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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO
GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
Cód. P16200-01/15.V7
Fecha Abril de 2015
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TABLA DE CONTENIDO
N° de pág.
1. OBJETIVO 1
2. ALCANCE 1
3. RESPONSABILIDADES 1
3.1. DE LA JEFATURA DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN 1
3.2. DEL DIRECTOR TERRITORIAL 1
3.3. DEL PROFESIONAL CON FUNCIONES DE PAGADOR 1
3.4. DEL FUNCIONARIO ENCARGADO DE FACTURACIÓN 2
3.5. DEL FUNCIONARIO ENCARGADO DE PUBLICACIONES EN CONSIGNACION 2
3.6. DEL FUNCIONARIO CENTRO DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA Y VENTANILLA DE
CONSERVACIÓN 2
3.7. DEL FUNCIONARIO DE LA UNIDAD OPERATIVA DE CATASTRO 2
3.8. DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS Y PRESTADORAS DE SERVICIOS 2
3.9. DE LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA 3
4. GLOSARIO 3
5. NORMAS 3
5.1. LEGALES 3
5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4
6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 5
7. PROCEDIMIENTO – PASO A PASO 6
8. ANEXOS 10
9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 10
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1. OBJETIVO
Establecer los pasos necesarios para suministrar al cliente mediante la venta de contado o por consignación los productos y/o servicios elaborados por las diferentes dependencias del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.
2. ALCANCE
Este manual aplica para la venta los productos y/o servicios del IGAC ofrecidos por las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro. Inicia con la solicitud del producto y/o servicio por parte del cliente y/o la realización de las visitas para ventas en consignación a los establecimientos seleccionados y así establecer el vínculo comercial y finaliza con la entrega del producto y/o servicio o con la consignación del recaudo del convenio.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. DE LA JEFATURA DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN
Establecer las políticas y directrices relacionadas con la difusión y comercialización de los productos y/o servicios ofrecidos por el IGAC.
Designar al (los) funcionario(s) que debe(n) asistir a los eventos en los cuales participe el Instituto.
Tomar la decisión de establecer el vínculo comercial con los establecimientos seleccionados para la venta por consignación, evaluando la viabilidad comercial y la conveniencia para el IGAC.
3.2. DEL DIRECTOR TERRITORIAL
Velar por el cumplimiento del presente manual de procedimiento.
Firmar los convenios de publicaciones dadas en la modalidad de consignación.
Designar al funcionario administrador del sistema de facturación.
Designar al funcionario encargado de las publicaciones en consignación.
Designar al (los) funcionario(s) que debe(n) asistir a los eventos en los cuales participe el Instituto.
Tomar la decisión de establecer el vínculo comercial con los establecimientos seleccionados para la venta por consignación, evaluando la viabilidad comercial y la conveniencia para el IGAC.
Coordinar con las distintas dependencias de la Dirección Territorial las actividades necesarias para ofrecer un servicio oportuno y eficiente al cliente. Así mismo, solicitar oportunamente los productos y/o servicios a la Sede Central cuando se requiera.
Verificar que a todas las sugerencias, quejas y reclamos se les dé el trámite necesario y oportuno, siguiendo el procedimiento “Trámite de Derechos de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias” vigente establecido por la Secretaría General.
Utilizar las sugerencias y observaciones hechas por los clientes en los formatos “Sugerencias” y “Evaluación Servicio al Cliente” vigentes, para hacer los correctivos o mejoras que sean de su competencia, de lo contrario enviarlos a la Secretaría General quien implementará los correctivos del caso.
Velar por la eficiente atención al ciudadano, mediante el conocimiento de los pasos a seguir para la Recepción de Muestras para Análisis en el Laboratorio.
3.3. DEL PROFESIONAL CON FUNCIONES DE PAGADOR
Remitir el informe del recaudo mensual de la Dirección Territorial por concepto de la venta de productos y/o servicios a la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información, lo mismo que a los grupos internos de trabajo (GIT) de Contabilidad y Tesorería.
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Requerir a las Unidades Operativas de Catastro el importe mensual de recaudos y consignaciones con sus respectivos soportes.
3.4. DEL FUNCIONARIO ENCARGADO DE FACTURACIÓN.
Generar de manera individual las órdenes de consignación y las facturas de venta por medio del módulo de facturación e inventarios, a excepción de las generadas en el laboratorio nacional de suelos.
Reportar al administrador funcional del sistema de facturación en la Sede Central, cualquier falla presentada en el sistema.
3.5. DEL FUNCIONARIO ENCARGADO DE PUBLICACIONES EN CONSIGNACION
Realizar visitas a los establecimientos con vínculo comercial de publicaciones en consignación, hacer el seguimiento mensual de las mismas, cortes, pagos, remisiones, reposiciones, y/o devoluciones.
3.6. DEL FUNCIONARIO CENTRO DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA Y VENTANILLA DE CONSERVACIÓN
Atender con diligencia, eficacia e imparcialidad el servicio a prestar.
Informar y asesorar al cliente para determinar correctamente que producto y/o servicio requiere y la forma de solicitarlo.
Conocer lo dispuesto en el Manual de procedimiento “Recepción de Muestras para Análisis en el Laboratorio” con relación a los servicios ofrecidos por el laboratorio Nacional de Suelos.
Publicar la resolución de precios vigente en todos los puntos de atención al cliente.
Mantener actualizado el inventario de publicaciones.
Tramitar e Informar a la Secretaría General sí en el proceso de venta un cliente manifiesta una queja o inconformidad, según lo establecido en el Manual de Procedimientos “Tramite de derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias” vigente.
3.7. DEL FUNCIONARIO DE LA UNIDAD OPERATIVA DE CATASTRO
Informar y asesorar al cliente para determinar correctamente que producto y/o servicio requiere y la forma de solicitarlo.
Liquidar el valor del producto y/o servicio, elaborar la orden de consignación y la factura de venta.
Solicitar el producto y/o servicio a la Sede Central por intermedio de la Dirección Territorial correspondiente, cuando ello sea necesario.
3.8. DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS Y PRESTADORAS DE SERVICIOS
Elaborar las cotizaciones solicitadas (de acuerdo al módulo de facturación) por los clientes y responder por las descripciones de los productos y/o servicios contenidos en las mismas.
Responder por la calidad y oportunidad en la entrega de los productos y/o servicios requeridos por los clientes.
Comprobar que se realicen los correctivos del caso, de acuerdo con las sugerencias y observaciones hechas por los clientes.
Realizar encuestas de evaluación del servicio al cliente, con miras a verificar su satisfacción y la eficiencia operacional del proceso en la prestación del servicio.
Aplicar el manual de procedimiento “Control del producto y/o servicio no conforme” vigente.
Dejar evidencia de la insatisfacción del cliente en cuanto al producto recibido y/o el servicio prestado, con el fin de minimizar futuras inconformidades.
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3.9. DE LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA
Despachar correcta y oportunamente los productos y/o servicios a las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro.
4. GLOSARIO
Áreas Proveedoras Dependencias encargadas de elaborar los productos y/o servicios solicitados por el cliente.
Cliente Cualquier persona natural o jurídica, hacia la cual está dirigido el producto y/o servicio resultante de un proceso.
Devoluciones Remesas devueltas por los clientes, por estimar que el IGAC no se ajusta a las condiciones pactadas en el pedido.
Especificación Estándar que fija requisitos técnicos o tecnológicos de procesos, productos y/o servicios.
Producto Resultado tangible o intangible de un proceso que se entrega a un cliente interno o externo y que contribuye a la satisfacción de una necesidad.
Propiedad del cliente
Término dado a todos los datos, información y bienes que son propiedad del cliente, suministrados para la utilización o incorporación dentro del producto y/o servicio prestado y como tal debe identificarse, verificarse, protegerse y salvaguardarse. Para el presente manual se entenderá como propiedad del cliente los datos personales suministrados por los usuarios como son el nombre y el número de cédula y los documentos entregados por los terceros.
Servicio al cliente Conjunto de actividades orientadas a crear interacciones con los clientes en forma personal o por medio de telecomunicaciones o correo. Estas actividades deben buscar lograr dos objetivos: la satisfacción del cliente y la eficiencia operacional.
Servicio postventa Consiste en todos los esfuerzos realizados después de la venta para satisfacer al cliente, y si es posible, asegurar una compra regular o repetida.
Ventas en Consignación
Transacción económica mediante la cual el consignador envía las mercancías al consignatario para ser vendidas, conservando el dominio de las mismas hasta que se vendan.
5. NORMAS
5.1. LEGALES
Ley vigente sobre Reforma Tributaria
Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa”.
Ley 489 de diciembre 29 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
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Ley 734 de febrero 5 de 2002. Código Disciplinario Único.
Artículo 34. “Deberes de todo servidor público” Numeral 2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. Numeral 6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio. Numeral 15. Ejercer sus funciones consultando permanentemente los intereses del bien común, y teniendo siempre presente que los servicios que presta constituyen el reconocimiento y efectividad de un derecho y buscan la satisfacción de las necesidades generales de todos los ciudadanos. Numeral 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.
Artículo 35. Prohibiciones. Numeral 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
Artículo 55. Sujetos y faltas gravísimas. Numeral 4. Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.
Ley 962 de julio 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.
Ley 1474 de julio de 2011 Estatuto anticorrupción “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”
Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”
Decreto 2150 de 1995, Supresión de trámites en la Administración Pública.
Resolución vigente de precios de productos y servicios que produce y comercializa el IGAC.
Directiva presidencial N° 7 de 1998, mediante la cual la Presidencia de la República ordena adoptar el Decálogo de transparencia a la Administración Pública.
5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El horario de atención al público para las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro será establecido por la Dirección General.
El IGAC está obligado a cobrar el valor del IVA sobre aquellos productos definidos por ley, situación que debe ser clara para el cliente dentro de la Resolución de precios.
Los listados de precios que utilicen los funcionarios en el Centro de Información Geográfica, en la Ventanilla de Conservación y en las Unidades Operativas de Catastro deben incluir en todas las hojas el número y la fecha de la resolución con la cual se establecen dichos precios.
Las ordenes de consignación y las facturas de venta deben ser impresas del el módulo de facturación e inventarios y el aplicativo desarrollado para la expedición de Certificados Catastrales..
Los campos de la orden de consignación deben ser diligenciados en su totalidad.
Se debe expedir una orden de consignación y una factura original por cliente.
Las ordenes de consignación que efectivamente sean canceladas en la entidad bancaria autorizada, deben archivarse en orden consecutivo de menor a mayor.
Todo producto y/o servicio se elabora de acuerdo a los requerimientos del cliente.
Todos los productos y/o servicios deben ser atendidos o elaborados en el orden consecutivo de llegada de la solicitud.
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Ninguna dependencia de la Dirección Territorial procede a elaborar y/o entregar un producto y/o servicio sin la factura de venta original.
Cuando el Centro de Información Geográfica de la Dirección Territorial requiera solicitar publicaciones para la venta, esta debe ser tramitada mediante el formato F16200-06 “Solicitud de publicaciones para venta” vigente y enviarla por correo electrónico debidamente escaneada con las respectivas firmas al funcionario responsable de la bodega principal del GIT de Comercialización y Ventas de la Sede Central.
Para efectos de control no se hace entrega parcial de productos y/o servicios facturados.
Todo producto y/o servicio no conforme debe identificarse y relacionarse en el formato “Control de producto no conforme” vigente, antes de ser liberado al cliente.
En los casos en que el cliente extravié la factura o presente una fotocopia de la factura al momento de reclamar el producto y/o servicio debe presentar los siguientes documentos de soporte:
Persona natural:
Autorización escrita a la persona que reclama el producto y/o servicio firmada por el cliente que
figura en la factura.
Fotocopia de la cedula de ciudadanía del cliente que figura en la factura.
Fotocopia de la cedula de ciudadanía de la persona autorizada.
Persona Jurídica:
RUT o copia del registro de cámara de comercio
Autorización escrita a la persona que reclama el producto y/o servicio firmada por el Representante
Legal de la empresa que figura en la factura.
Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la empresa que figura en la
factura.
Fotocopia de la cedula de ciudadanía de la persona autorizada.
El funcionario del Centro de Información Geográfica debe relacionar los documentos soporte al momento de la entrega de producto y/o servicio en el formato “Entrega de productos y servicios sin factura original” vigente para confirmar la entrega a satisfacción del mismo.
Verificar que los formatos utilizados estén correctamente diligenciados y firmados.
Constatar que todas las solicitudes son atendidas en el orden de llegada.
Las áreas proveedoras controlan la calidad y tiempos de respuesta ofrecidos al cliente y propenden por mejorarlos continuamente.
El profesional con funciones de Pagador o el funcionario encargado del Centro de Información Geográfico, verifica el consecutivo de las órdenes de consignación y la liquidación de los valores establecidos en la Resolución de precios vigente.
Comprobar que de acuerdo con las sugerencias y observaciones hechas por los clientes, se hacen los correctivos del caso.
6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES
F16200-03 “Control entrega de productos y/o servicios sin factura original”
F16200-05 “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”
F16200-06 “Solicitud de publicaciones para venta”
Orden de Consignación (generada por el módulo de Facturación e inventarios)
Factura de venta (generada por el módulo de Facturación e inventarios)
Reportes El modulo de facturación e inventarios genera reportes con información necesaria para desarrollar el proceso, medir la gestión y realizar mejoras.
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7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO
7.1. VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Funcionario Centro de Información Geográfica -
Ventanilla de Conservación / Unidad Operativa de Catastro
1. Asesora al cliente para determinar
correctamente el producto y/o servicio deseado.
Diligenciar con detalle los requerimientos del cliente en la orden de consignación para evitar malos entendidos y devoluciones.
2. Si requiere cotización la genera en el módulo de
facturación.
3. Si se trata de un análisis de suelos brinda
recomendaciones para la toma de muestras,
informa las tarifas vigentes y tiempo de entrega.
Así mismo indica la forma de hacer contacto
directo con el Laboratorio Nacional de Suelos en
la Sede Central cuando desee cancelar
mediante Orden de Trabajo o Contrato.
Suministrar formato F40600-23 “Cotización servicio de análisis de laboratorio”
4. Si el cliente desea comprar planchas de suelos,
productos cartográficos, fotográficos, copias
heliográficas, publicaciones, información
geodésica o información catastral incluido el
certificado departamental y municipal, liquida el
valor del producto y/o servicio y diligencia la
orden de consignación, detallando los
requerimientos del cliente.
Incluir en la liquidación los portes de correo, si el producto es elaborado por otra Dirección Territorial o en la Sede Central.
5. Entrega la orden de consignación y comunica al
cliente la fecha de entrega del producto y/o
servicio.
Sugerir al cliente revisar que en la orden de consignación se detalle el producto y/o servicio solicitado y firmar siempre y cuando esté de acuerdo.
6. Recibe la orden de consignación y genera la
respectiva factura de venta
Verificar el sello de cancelado por parte de la entidad bancaria en la orden de consignación.
7. Entrega el original de la factura al cliente y
conserva la orden de consignación.
Si se trata de un producto y/o servicio catastral
incluyendo el certificado catastral a nivel
nacional, continúa en el paso 10.
Si la elaboración del producto y/o servicio
corresponde a la Sede Central u otra Dirección
Territorial, comunica al Director Territorial para
continuar en el paso 12.
Si se trata de un producto y/o servicio
suministrado por el Centro de Información
Geográfica, entrega inmediatamente al cliente
para continuar en el paso 20.
8. Archiva temporalmente la orden de consignación
para rendición de cuentas.
Realizar esta actividad de archivo en orden consecutivo.
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7.1. VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Área de Conservación
9. Consulta permanentemente en el aplicativo de
facturación la correspondiente cancelación y
elabora el producto y/o servicio solicitado.
10. Entrega el producto y/o servicio al Centro de
Información Geográfica para continuar en el
paso 19.
Elaborar el producto o servicio dentro de las fechas señaladas en la factura y hacerlo con calidad para evitar devoluciones.
Funcionario Centro de Información Geográfica -
Ventanilla de Conservación / Unidad Operativa de Catastro
11. Ingresa la información del producto y/o
servicio solicitado por el cliente al ERP de
Facturación para que posteriormente sea
descargada la orden de producción por el área
proveedora.
Ingresar la información de la siguiente manera:
Análisis de suelos, al GIT de Laboratorio
Nacional de Suelos (Envía mediante
mensajería la muestra si así lo solicita el
cliente).
Información Geodésica, al GIT de Geodesia
Fotografías Aéreas, copias heliográficas,
productos de laboratorio fotográfico y
publicaciones, a la Oficina de Difusión y
Mercadeo de Información.
Área Proveedora de la Sede Central
12. Descarga la solicitud del sistema de facturación, recibe la solicitud y elabora el producto y/o servicio con base en la descripción contenida en la factura, atendiendo los tiempos de respuesta comprometidos en la misma.
Elaborar los productos y/o servicios siguiendo el orden consecutivo de llegada bajo los parámetros de calidad para evitar devoluciones.
13. Si se trata de un análisis de suelos y si así lo solicitó el cliente, envía por correo electrónico los resultados con copia al Director Territorial para continuar en el paso 19.
14. Envía al área de Correspondencia junto con la
comunicación de envío. (Para los demás
productos y/o servicios)
Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Servicios
Administrativos / Área de Correspondencia
15. Recibe, radica la comunicación de envío y
despacha por correo el producto a la Dirección
Territorial o Unidad Operativa de Catastro
Velar por el correcto envío del producto y/o servicio.
Tener en cuenta el Manual de procedimiento P20601-01 “Registro, Radicación y Distribución de Correspondencia”.
16. Archiva copia y antecedentes de la comunicación según las Tablas de Retención Documental TRD vigentes.
Secretaría / Director Territorial / Unidad Operativa de
Catastro
17. Recibe el producto, radica y entrega al funcionario del Centro de Información Geográfica o al de la Ventanilla de Conservación.
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7.1. VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Centro de Información Geográfica / Ventanilla de
Conservación / Unidad Operativa de Catastro
18. Recibe el producto e informa al cliente telefónicamente o por correo electrónico, en la fecha prevista o antes si el producto y/o servicio está listo para su entrega.
Verificar que el producto y/o servicio esté de acuerdo con lo registrado en la solicitud.
Centro de Información Geográfica / Ventanilla de
Conservación / Unidad Operativa de Catastro
19. Entrega el producto y/o servicio solicitado por el cliente.
Exigir el original de la factura, sí no la tiene, diligenciar el formato F16200-03 “Control entrega de productos y/o servicios sin factura original” como acción de control.
20. Sella el original de la factura como ENTREGADO o devuelve el producto y/o servicio al área proveedora para la respectiva corrección. (devuelve al paso 10 ó 12).
Identificar el producto y/o servicio que no cumpla con los requisitos y registrarlo en el formato F12100-08 “Control de producto y/o servicio no conforme” vigente. (si aplica)
7.2. VENTAS EN CONSIGNACIÓN
RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Funcionario encargado de los productos en consignación
1. Realiza las visitas necesarias a los establecimientos seleccionados con anterioridad y sugiere al Director Territorial entablar o no el vínculo comercial, evaluando la viabilidad y la conveniencia para la entidad.
Establecer un plan de visitas previas con el fin de seleccionar el mercado potencial.
2. Informa al Director Territorial si el establecimiento visitado se interesa por vender los productos del IGAC.
Director Territorial
3. Elabora y aprueba el documento de compromiso
en el que figuran las condiciones bajo las cuales
se rige este tipo de ventas.
Verificar que el documento lleve las firmas correspondientes de las dos partes.
Funcionario Centro de Información Geográfica
4. Ingresa al módulo de facturación e inventarios
los datos generales para crear bodega o librería
(punto de venta), responsables de convenio,
terceros, aprobación entregas o remisiones,
costos, aprobaciones, pagos o recibos de caja.
Establecimiento comercial
5. Elabora y entrega solicitud de productos al
Centro de Información Geográfica.
Detallar cada uno de los productos requeridos.
ENTREGADO
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7.2. VENTAS EN CONSIGNACIÓN
RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Funcionario Centro de Información Geográfica
6. Recibe, revisa e ingresa en el módulo de
facturación e inventarios los datos relacionados
en la solicitud, alista los productos y los entrega
al funcionario designado para tal fin.
Verificar que lo entregado corresponde con lo solicitado.
Establecimiento comercial
7. Recibe y confirma que lo entregado se ajusta a
la remisión. Mensualmente informa el
movimiento detallado de cada uno de los
productos dejados en consignación y envía por
fax o correo un informe con corte mensual.
Funcionario Centro de Información Geográfica
8. Ingresa en el módulo de Facturación e
inventarios los datos con base en el reporte
mensual, elabora las facturas correspondientes
de los productos vendidos y las entrega al
establecimiento.
Entregar el original de la factura.
9. Reclama el cheque y/o efectivo dentro de los
tiempos establecidos y realiza la consignación
en la cuenta de Recursos Propios del IGAC.
Consignar inmediatamente el recaudo.
7.3. VENTAS EN FERIAS Y EVENTOS (Donde no exista la infraestructura informática adecuada para la venta)
RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Jefe Oficina de Difusión y Mercadeo de Información o
Director Territorial
1. Designa a un funcionario del CIG o
Comercializador, para que asista a la feria o
evento programado.
Funcionario CIG o Comercializador
2. Solicita los productos a la bodega de ventas
de la Dirección Territorial.
3. Genera la orden de salida de los productos y
remite para firma al Director Territorial.
Diligenciar el formato salida de bienes del instituto vigente
4. Se desplaza al sitio del evento. Solicitar mediante formato F20603-04 “Solicitud servicio de transporte” vigente
5. Recauda el dinero producto de las ventas
6. Solicita y registra los datos del cliente. Diligenciar el formato F16200-05 “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”
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7.3. VENTAS EN FERIAS Y EVENTOS (Donde no exista la infraestructura informática adecuada para la venta)
RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Funcionario CIG o Comercializador
7. Elabora la orden de consignación una vez
retorna a la Dirección Territorial, mediante el
aplicativo de facturación.
8. Consigna los dineros recaudados en la entidad
financiera autorizada
9. Genera las respectivas facturas de venta
según la información relacionada en el formato
“Venta de productos y/o servicios en ferias y
eventos”
10. Envía la factura a los clientes en formato PDF. Verificar el medio de envío descrito en el formato F16200-05 “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”
11. Devuelve los productos no vendidos a la
bodega principal de la Dirección Territorial.
Solicitar el comprobante de traslado respectivo.
8. ANEXOS
Flujograma del procedimiento
9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA
6
3. Se redefinieron algunas responsabilidades del funcionario centro de información geográfica y ventanilla de conservación, de acuerdo con los nuevos lineamientos de facturación a nivel nacional.
Noviembre de 2012
5.1 Se incluye el Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”
5.3 Se redefinieron normas de procedimiento de acuerdo con los nuevos lineamientos de facturación a nivel nacional.
9. El procedimiento paso a paso se ajusto de acuerdo con los nuevos procedimientos de facturación a nivel nacional.
7
Generalidad Se ajusta de acuerdo con manual de procedimientos “Elaboración, actualización y control de documentos y formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado „SGI”
Abril de 2015 3.1.
Se incluye la responsabilidad de “Designar al (los) funcionario(s) que debe(n) asistir a los eventos en los cuales participe el Instituto”
3.2. Se incluye la responsabilidad de “Tomar la decisión de establecer el vínculo comercial con los establecimientos seleccionados para la venta por consignación, evaluando la viabilidad comercial y la conveniencia para el IGAC”
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VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA
7
3.3.
Se eliminan las siguientes responsabilidades del Profesional con funciones de Pagador: - Autorizar el pago de productos y/o servicios mediante cheque, los cuales serán entregados al cliente una vez sea verificado el canje respectivo y se cumplan los tiempos de entrega respectivos.
- Consignar en la entidad bancaria autorizada (cuenta de Recursos Propios del IGAC), el recaudo diario que se realiza directamente en el Centro de Información Geográfica por parte del funcionario designado por el Director Territorial, esto para las Direcciones Territoriales o Unidades Operativas de Catastro que no cuenten con una entidad bancaria donde puedan efectuar el recaudo
Abril de 2015
3.4
Se hace la siguiente claridad en la responsabilidad del funcionario encargado de facturación:
- Generar de manera individual las órdenes de consignación y las facturas de venta por medio del módulo de facturación e inventarios, a excepción de las generadas en el laboratorio nacional de suelos.
REVISÓ Y ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACION Y VENTAS
Orlando Buitrago Ropero
VERIFICÓ METODÓLOGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Didier Moreno Ariza
VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
Cesar Augusto Boxiga Sánchez
VALIDÓ Y APROBÓ OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN
Ana María Guevara Reina
OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
Martha Patricia Camacho Hernández
ANEXO 1
FLUJOGRAMA VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO
OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN
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Fecha Abril de 2015
PROCESOS MISIONALES
Funcionario Centro de Información
Geográfica - Ventanilla de
Conservación / Unidad Operativa de
Catastro
Funcionario Centro de Información
Geográfica - Ventanilla de
Conservación / Unidad Operativa de
Catastro
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
Funcionario Centro de Información
Geográfica - Ventanilla de
Conservación / Unidad Operativa de
Catastro
Área de Conservación
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓNPROCESOS MISIONALES
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
Área Proveedora de la Sede Central
Asesorar al cliente para determinar correctamente el
producto y/o servicio
1
Inicio
F40600-23 “Cotización servicio de análisis de laboratorio”
¿Requiere información del
Laboratorio Nacional de
Suelos?
Recibir la orden de consignación y generar la
respectiva factura de venta
6
Entregar la orden de consignación y comunica al
cliente la fecha de entrega del
producto y/o servicio
5
Liquidar el valor del producto y/o servicio y diligenciar la
orden de consignación
4
Generar cotizaciónen en el módulo de facturación.
2
Brindar recomendaciones para la toma de muestras, informar las tarifas vigentes y tiempo de
entrega.
3 Enviar junto con la comunicación de envío (Para
los demás productos y/o
servicios)
14
Si se trata de un análisis de suelos enviar por correo
electrónico los resultados y
continuar en el paso 19
13
Descargar la solicitud del sistema de facturación, recibir
la solicitud y elaborar el
producto y/o servicio
12
Ingresar la información al ERP de Facturación para que
posteriormente sea descargada
la orden
11
Entregar el producto y/o servicio al Centro de
Información Geográfica
10
Consultar en aplicativo y elaborar el producto y/o
servicio solicitado
9
Archivar temporalmente la orden de consignación para
rendición de cuentas
8
Entregar el original de la factura al cliente y conservar la
orden de consignación
7
SI
NO
2
ANEXO 1
FLUJOGRAMA VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO
OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN
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Fecha Abril de 2015
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
Grupo Interno de Trabajo de Gestión
de Servicios Administrativos / Área de
Correspondencia
Secretaría / Director Territorial / Unidad
Operativa de Catastro
Centro de Información Geográfica /
Ventanilla de Conservación / Unidad
Operativa de Catastro
Centro de Información Geográfica /
Ventanilla de Conservación / Unidad
Operativa de Catastro
Fin
Entregar el producto y/o servicio solicitado por el cliente
19
Sellar el original de la factura como ENTREGADO o devolver
el producto y/o servicio al área
proveedora
20
Recibir el producto e informar al cliente telefónicamente o
por correo electrónico.
18
Recibir el producto, radicar y entregar al funcionario
correspondiente
17
Archivar copia y antecedentes de la comunicación
16
Recibir, radicar la comunicación de envío y despachar por
correo el producto a la
Dirección Territorial o UOC
15
1
ANEXO 1
FLUJOGRAMA VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO
OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN
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Fecha Abril de 2015
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓNESTABLECIMIENTO COMERCIAL
Funcionario encargado de los
productos en consignación Director Territorial
Funcionario Centro de Información
GeográficaEstablecimiento comercial
Realizar las visitas necesarias a los establecimientos
seleccionados
1
Informar al Director Territorial si el establecimiento se interesa por vender los
productos del IGAC
2
Elaborar y aprobar el documento de compromiso
3
Reclama el cheque y/o efectivo dentro de los tiempos
establecidos y realiza la
9
elabora las facturas correspondientes de los productos vendidos y las
entrega al establecimiento.
8
Recibe y confirma que lo entregado se ajusta a la
remisión.
7Recibir, revisar e ingresar en el
módulo de facturación e inventarios los datos
relacionados en la solicitud, alistar y entregar los productos
6
Elabora y entrega solicitud de productos al Centro de Información Geográfica
5
Ingresar al módulo de facturación e inventarios, los
datos generales para crear
bodega o librería
4
Inicio
Fin
ANEXO 1
FLUJOGRAMA VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO
OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN
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Fecha Abril de 2015
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
Jefe Oficina de Difusión y Mercadeo
de Información o Director TerritorialFuncionario CIG o Comercializador Funcionario CIG o Comercializador
Designar a un funcionario para que asista a la feria o evento
programado
1
Inicio
Solicitar los productos a la bodega de ventas de la
Dirección Territorial
2
Generar la orden de salida de los productos y remitir para
firma
3
Se desplaza al sitio del evento.
4
Recaudar el dinero producto de las ventas
5
Solicitar y registrar los datos del cliente.
6
Elaborar la orden de consignación
7
Consignar los dineros recaudados en la entidad
financiera autorizada
8
Generar las respectivas facturas de venta
9
Enviar la factura a los clientes en formato PDF
10
Devolver los productos no vendidos a la bodega principal
de la Dirección Territorial
11
Fin