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Guía de usuario
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Contenido
INTRODUCCIÓN 3
REQUERIMIENTO BÁSICO DEL SISTEMA 6
ANTECEDENTES 7
CICLO DE UN PROYECTO 8
MATRIZ DE PROYECTO: CONVOCATORIA DE FUNDACIONES PRODUCE 9
COMO SER PARTICIPANTE EN LA CONVOCATORIA 13
LLENADO DE UN PROYECTO EN EXTENSO 20
LLENADO DEL SEGUIMIENTO TÉCNICO Y FINANCIERO 36
BIBLIOGRAFÍA 41
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Introducción
La presente guía tiene la finalidad de ayudar a los promotores de proyectos de los países en desarrollo y a
otros interesados directos a preparar propuestas de financiación que cumplan las normas de los proveedores
de fondos internacionales. Es posible lograr mejores proyectos, aumentar la financiación y reducir los ciclos de
financiación con instrumentos como programas informáticos financieros que sean accesibles tanto a los
promotores de proyectos como a los proveedores de fondos. Confiamos en que esta guía y los modelos que se
anexan mejoren la comunicación entre estos dos grupos y, en consecuencia, fomenten la difusión de
tecnología inocua para el clima.
Bienvenidos a “Preparación y presentación de propuestas”. Esta guía tiene un único propósito: aumentar las
probabilidades de que las buenas ideas atraigan los recursos necesarios para una aplicación fructífera.
Hay muchas ideas buenas. Por desgracia, la mayoría no pasa de esa etapa porque muy rara vez puede una
persona sola reunir todos los recursos necesarios para realizar todo el trabajo que se requiere y convertir una
idea en realidad. Para obtener esos recursos, debemos explicar la idea que tenemos en mente con mucha
claridad, ser convincentes en cuanto a la posibilidad de ponerla en práctica y saber qué se necesita para
concretarla. Eso es lo que se hace mediante una propuesta.
Una propuesta consiste en un plan para hacer algo combinado con una solicitud de recursos.
Aunque no hay una fórmula o modelo único para preparar una buena propuesta, casi todas las propuestas
bien elaboradas tienen ciertos ingredientes en común. Si se comprenden esos ingredientes en común y
demuestra un buen dominio de ellos, y eso se combina con un conocimiento del público al que va dirigida la
propuesta, las probabilidades de éxito aumentan considerablemente. En esta guía se explican estos
ingredientes en común por medio de un modelo de preguntas y respuestas.
¿Qué?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Por qué?, ¿Qué pasa si?, ¿A quién?
A los periodistas les enseñan a asegurarse de que sus informes respondan a las preguntas ¿quién?, ¿qué?,
¿cuándo?, ¿dónde?, y ¿por qué? Una propuesta completa debe responder una lista similar de preguntas:
¿Qué es lo que se propone? El concepto central
¿Dónde se aplicará la propuesta? El lugar
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¿Quién será el promotor de la propuesta y se ocupará de llevarla a cabo, y quiénes más participarán?
El equipo
¿Cómo se aplicará la propuesta? Planes de aplicación
¿Por qué es importante la propuesta y por qué habría que prestarle apoyo? Expectativas
¿Qué pasa si las cosas no salen según lo planeado? Imprevistos
¿A quién está dirigida la propuesta? El público
Una propuesta que tenga en cuenta estos interrogantes cumplirá con los requisitos de prestamistas,
inversionistas, donantes, entidades de subsidios, especialistas en mercados de carbono y los prestadores de
servicios. El desafío es hacer un buen trabajo con todos y cada uno de estos puntos, en vez de preparar en
exceso algunas de las respuestas y descuidar otras.
En esta guía se detalla cada uno de estos temas y se ofrecen sugerencias para entender mejor al público al que
va dirigida la propuesta.
El SIFP es una herramienta que permite administrar los proyectos de Investigación y Transferencia de
Tecnología, realizar el seguimiento administrativo de los proyectos y difundir las tecnologías generadas y/o
transferidas.
El objetivo del SIFP es la homologación del proceso de convocatoria de proyectos de innovación tecnológica
entre las 32 fundaciones produce.
El objetivo que se persigue con la aplicación del presente manual es:
Dar a conocer a los usuarios finales las características y las formas de funcionamiento del software.
Organización de la guía
Esta guía se elaboró con el propósito de extraer información de las muchas experiencias que han
compartido diversos promotores y habilitadores. La mayor parte de este intercambio se origina en
situaciones de la vida real en que se intentó presentar una propuesta y conseguir resultados positivos.
Lo valioso que contiene esta guía provino de esta colección de experiencias compartidas por
promotores y habilitadores.
Capítulos
El capítulo 1 es un resumen de toda la guía. Toca todos los temas que siguen y brinda orientación para
ubicar explicaciones e información adicionales.
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El capítulo 2, “Pasos previos a la elaboración de una propuesta”, presenta el enfoque de las siete
preguntas en más detalle, introduce importantes conceptos de contabilidad y finanzas, y pide al
promotor que evalúe su experiencia y su motivación.
El capítulo 3, “Elaboración de una propuesta”, presenta un enfoque paso por paso de los temas que se
deben abordar y los interrogantes que hay que responder. La información reunida a partir de este
análisis forma el núcleo de una propuesta equilibrada y bien elaborada.
El capítulo 4, “Presentación de una propuesta”, plantea los requisitos necesarios para presentar una
propuesta bien elaborada al público adecuado.
El capítulo 5, “Adaptación de una propuesta”, trata sobre las necesidades de las propuestas
especialmente destinadas a donantes que exigen una presentación en un marco lógico, para
especialistas en mercados de carbono que requieren información especial y para propuestas hechas
para entidades de préstamo e inversión.
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Requerimientos Básico del Sistema
Computadora con acceso a internet.
Tener instalado el navegador de internet, Explorer en cualquiera de sus versiones
Velocidad de conexión mínima de 56 Kbps (modem telefónico)
Tener una cuenta de correo electrónico.
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Antecedentes
Las Fundaciones PRODUCE son organizaciones de productores con la encomienda por parte del
Gobierno Federal de Planear, Administrar, Articular el ejercicio del Componente de Investigación y
Transferencia de tecnología, del Programa Soporte de la SAGARPA.
Para lograr su encomienda han diseñado una estrategia general basada en cinco acciones:
1 – Planeación: Elaboran una Agenda de Innovación Estatal en dónde se identifican y priorizan las
necesidades, los problemas y las oportunidades en materia de investigación y transferencia de
tecnología de los sistemas producto prioritarios y temas estratégicos para el sector rural por Entidad
Federativa. (Disponibles en www.cofupro.org.mx)
2 – Convocatoria: Derivado del análisis y priorización de las demandas, necesidades y oportunidades
captadas se diseña, elabora y publica la convocatoria, las bases y los términos de referencia y se
elaboran las matrices de los proyectos que serán convocados bajo la metodología de Marco Lógico.
3 - Integración y ejecución de un Programa Operativo Anual: El proceso de evaluación se divide en
dos etapas: Evaluación de pertinencia, realizada por productores y la Evaluación Técnica realizada por
Investigadores, representantes de instancias gubernamentales, productores líderes y representantes
de organizaciones empresariales. Una vez evaluados los proyectos se comunica al director del
proyecto el dictamen de su propuesta. Una vez realizado el proceso de evaluación y conociendo el
techo presupuestal se integra el Programa Operativo Anual.
4 – Difusión de avances y resultados: La estrategia de difusión de los avances y resultados de los
proyectos financiados por las Fundaciones Produce está integrada principalmente por: Organización
de días demostrativos, Publicación de Revistas, Boletines electrónicos, Tarjetas electrónicas, Sistema
de Administración del Conocimiento www.sifp-siac.org.mx, Sitios web de las Fundaciones Produce,
Programas de radio, Publicaciones en periódicos y Videos.
5 – Evaluación de Impactos: La estrategia está basada principalmente en la medición de los impactos
económicos, sociales, tecnológicos y ambientales de las tecnologías generadas y el grado de adopción
por parte de los productores.
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Ciclo de un proyecto
¿Qué es un proyecto?
Se entiende por proyecto una tarea innovadora que tiene un objetivo definido, debiendo ser
efectuada en un cierto período, en una zona geográfica delimitada y para un grupo de beneficiarios;
solucionando de esta manera problemas específicos o mejorando una situación... (Agencia Alemana
de Cooperación Técnica para el Desarrollo)
A efectos demostrativos, en el siguiente gráfico se ilustra desde el punto de vista del enfoque del
marco lógico (EML) el ciclo de un proyecto.
Fuente: El enfoque del Marco Lógico; 10 casos prácticos. ACCIONES DE DESARROLLO Y COOPERACIÓN, Madrid, España
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Matriz de proyectos; Convocatoria Fundaciones PRODUCE
CADENA: 1
FOLIO ESLABÓN TIPO TITULO DEMANDA QUE
ATIENDE FINALIDAD PROPÓSITO
PRODUCTOS / RESULTADOS
GPO. DE INTERÉS
2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Cadena: La cadena agroalimentaria involucra un número de etapas interconectadas, a través del
eslabonamiento producción-transformación-consumo, que implica considerar los distintos procesos
productivos y relaciones económicas que se producen entre la oferta inicial y la demanda final.
(ISNAR; 2003). Para efectos de este documento adoptaremos el concepto de cadena agroalimentaria
como un sinónimo de sistema producto.
2. Folio: El folio está compuesto por tres partes el primera se refiere a la identificación de la entidad
federativa de acuerdo al INEGI, la segunda se refiere al año de convocatoria y el tercero al
consecutivo nacional. Por ejemplo 30-2008-1239 el primer número se refiere al estado de Veracruz,
el segundo número a la Convocatoria del año 2008 y el tercer número se refiere a que el proyecto es
el número 1239 a nivel nacional.
3. Eslabón: El eslabón es la tapa que enlazada con otras integra una cadena. Las etapas y/o eslabones
considerados en el SIFP son producción, servicios, industrialización, comercialización, consumo.
4. Tipo: Se refiere a la clasificación de proyectos; los considerados en el SIFP son:
*TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA: Los proyectos de transferencia de tecnología están
encaminados a inducir la adopción de tecnologías que permitan incrementar la productividad
de las cadenas agroindustriales con criterios de equidad social y la conservación de los
recursos naturales y del medio ambiente - Están encaminados a divulgar información,
productos o resultados de la investigación y/o validación, e inducir la adopción de tecnología
que permita incrementar la productividad de las cadenas agroindustriales, con criterios de
equidad social y de la conservación de los recursos naturales y del medio ambiente
*VALIDACIÓN: Continum de la investigación aplicada donde se valida la tecnología disponible
en ambientes diferentes de donde fue desarrollada - Realizado para verificar o constatar
mediante un paquete tecnológico para alta productividad y rentabilidad, resultados producto
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de la investigación que, por su impacto científico, tecnológico, económico, social y ambiental,
es viable realizarse en diferentes microregiones.
*INVESTIGACIÓN APLICADA: Actividad (es) realizada (s) para la adquisición de nuevos
conocimientos, dirigida hacia un objetivo o fin práctico y que responda a una demanda
específica determinada por los actores de la cadena agroindustrial - Realizado para la
generación y desarrollo de nuevos conocimientos con enfoque productivo y rentable, con
contenido innovador de productos o procesos de alta apropiabilidad, dirigida hacia un
objetivo o fin práctico y que responda a una demanda especifica determinada por los actores
de la cadena agroindustrial, que puede beneficiar a una comunidad o grupo social.
*(Fuente: Aportación de la Fundación Produce Nuevo León y la Fundación Produce Sinaloa,
A.C. Taller de Marco Lógico realizado en la ciudad de México, D.F. el 15 de Enero de 2007)
5. Titulo: El título del proyecto debe surgir directamente de la definición del Propósito.
6. Demanda que atiende: Que se atiende con el proyecto una necesidad, una oportunidad o un
problema.
7. Finalidad: Es una descripción de la solución a problemas de nivel superior e importancia nacional,
sectorial o regional que se han diagnosticado. Se encuentra fuera del ámbito de actuación de la
intervención (resulta más ambicioso y sólo puede ser alcanzado por una combinación de proyectos),
pero orienta nuestra iniciativa. Nuestra contribución al logro de ese objetivo es un criterio esencial
para valorar la calidad de cualquier proyecto. (La redacción de la finalidad sugerida debe considerar:
CONTRIBUIR A - MEDIANTE QUE -COMO)
8. Propósito: Es la declaración de intención específica del proyecto que describe lo que los socios del
proyecto esperan lograr al final. Debe identificar a los beneficiarios previstos. Es el cambio que
fomentará el proyecto. El propósito debe ser uno; cada propósito justifica la realización de otra
matriz y, por lo tanto, de otro proyecto. Es importante expresar el Propósito como una situación
alcanzada, no como un resultado deseado. Se recomienda formularlo en el tiempo verbal “Participio
perfecto1” En la metodología marco lógico, el propósito se refiere a logros, éxitos y metas cumplidas.
1 El pretérito perfecto expresa acciones realizadas en el pasado y que perduran en el presente. (ejemplo: trabaj-ado, com-
ido, viv-ido).
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No son trabajos por realizar o tareas por cumplir. Por ejemplo, al definir un propósito, hay una gran
diferencia entre, decir “Productores capacitados” y “capacitar productores”. (El enunciado redactado
lleva un SUJETO (población objetivo, tecnología, etc.), un VERBO (son, están, etc.) y un
COMPLEMENTO (resultado a lograr))
¿Cómo saber si el propósito es el adecuado?
a) ¿Es único? (Se reitera aquí que en la versión ortodoxa del enfoque del marco lógico el objetivo
del proyecto o específico debe ser único; mientras que puede haber varios objetivos
generales. No obstante, lo esencial es que exista una relación causal explícita y comprobable
entre Actividades, Resultados, Propósito, y Finalidad).
b) ¿Aparecen los beneficiarios directos relacionados con él?
c) ¿Contribuye significativamente el logro de la finalidad?
d) ¿Es realista?
e) ¿Está fuera del control inmediato del proyecto? Es decir, es algo más ¿que la simple suma de
los productos y/o resultados?
f) ¿Es verificable?
g) ¿Es concreto?
h) ¿Representa su logro una significativa, duradera y directa mejora para la calidad de vida de los
beneficiarios directos?
9. Productos y/o Resultados: Son los medios necesarios para alcanzar el propósito. Constituyen el
conjunto de bienes y servicios que entrega el proyecto durante o al finalizar su ejecución. Los
objetivos y resultados tienden a ser redactados como situaciones ya alcanzadas, (como obras
terminadas, estudios terminados, capacitación terminada).
¿Son adecuados los resultados?
a) ¿Son suficientes y necesarios –más los supuestos correspondientes- para el logro del
propósito?
b) ¿Solamente son producidos por las actividades del proyecto?
c) ¿Son concretos y verificables?
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10. Grupo de interés: Los criterios para la selección de los beneficiarios son específicos en cada
ocasión y dependen de las prioridades que cada persona o cada institución establezcan.
• ¿Quién o quiénes se encuentran en situación de mayor necesidad?
• ¿Quién o quiénes parecen tener mayores posibilidades de aprovechar los beneficios generados por
la intervención?
• ¿Qué conflictos puede suponerse que ocurrirán al apoyar a determinados grupos?
En resumen; el análisis de la Matriz de Marco Lógico (MML) de un proyecto permite responder a las
siguientes preguntas:
¿Cuál es la finalidad que se persigue con su ejecución?
¿Qué impacto concreto se espera alcanzar?
¿Qué bienes o servicios deberán ser producidos?
¿Cómo se va a hacer para producir dichos bienes o servicios?
¿Cuánto nos va a costar producirlos?
¿Cómo sabremos si se han cumplido los objetivos?
¿Qué factores externos pueden comprometer el éxito?
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¿Cómo ser participante en la Convocatoria?
La participación en el proceso de convocatoria y seguimiento administrativo de proyectos de las
Fundaciones PRODUCE se realiza a través de la aplicación del Sistema Integral de las Fundaciones
PRODUCE (SIFP) cuya dirección electrónica es http://www.sifp.org.mx; Automáticamente se visualizará
lo siguiente:
En la columna del lado derecho
encontrará el Acceso SIFP,
visualizará tres accesos el primero se
refiere al tipo de usuario del
sistema; el segundo es para su
nombre de usuario en el sistema y el
tercero para su contraseña.
Si usted es usuario nuevo y desea
participar en alguna de las
convocatorias de las Fundaciones PRODUCE deberá seleccionar la primer opción “PROPONENTE DE
PROYECTO” en el link “Tipo de usuario”; En la columna del lado izquierdo encontrará el “Menú SIFP”
como usuario nuevo del SIFP deberá ingresar en la liga “REGISTRATE”.
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Verificar su dirección de correo
electrónico porque a través de
él estaremos en contacto con
usted.
Usted visualizará la siguiente ventana:
En esta primera sección del registro
usted deberá anotar los datos personales
de contacto; Nombre completo, Estado,
Municipio, Grado académico,
Especialidad, CURP, RFC, Domicilio,
Teléfono, Fax, Celular, Correo electrónico
y la institución en la que colabora.
Una vez hecha la captura tus datos
personales, escribe el usuario y
contraseña que deseas utilizar, los cuales
elige libremente.
Es IIMMPPOORRTTAANNTTEE que el CURP sea el oficial ya que en caso de olvidar su nombre de usuario o
contraseña el CURP es la única forma de recuperar su información de acceso.
Para las personas que deseen participar y sean de nacionalidad extrajera el sistema generará un
“CURP” no oficial; esté solo le servirá para el acceso al SIFP. Para generar está clave tiene que
ingresar en
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Para Actualizar la información de la
institución responsable es
necesario ponerse en contacto con
el ADMINISTRADOR DEL SISITEMA.
Si su Institución no aparece en el catalogo de Instituciones: seleccione la opción “AGREGAR NUEVA
INSTITUCIÓN” el sistema le mostrara la siguiente pantalla:
En esta ventana tiene que ingresar
todos los datos que le solicita el
Administrador que se refieren a los
datos de la institución a la que
usted pertenece, después que
haya terminado presione el botón
“ENVIAR”
El Administrador recibirá su solicitud de ingreso y procederá a la evaluación y verificación de los
datos. Después de esto, el Administrador le enviará la confirmación de su registro como usuario a la
cuenta de correo electrónico que usted registró.
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Una vez que ya tenga su Usuario y Contraseña, ya está listo para ingresar al Sistema Integral de las
Fundaciones PRODUCE (SIFP).
En la pantalla principal; en el Menú
“Acceso SIFP” seleccione el tipo de
usuario “PROPONENTE DE PROYECTO”
ingrese su nombre de usuario y su
contraseña, después que presione el
botón
El navegador le mostrara la siguiente ventana, donde encontrará las siguientes opciones principales:
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GGEENNEERRAALLEESS
Perfil de usuario:
Aquí encontrará la
información con la
que está registrado
usted como usuario;
es IMPORTANTE
mantener
actualizada esta
sección recuerde es
su tarjeta de
contacto de usted con las Fundaciones PRODUCE. Para actualizar la información presione el botón:
PPRROOYYEECCTTOOSS
Admon de proyectos: En
esta sección usted verá
un resumen de su
participación en las
convocatorias por
proyecto.
¿Qué significan los iconos?
Vista de proyecto convocado
Ficha de Fortaleza
Institucional
Proyecto en extenso
Resultados de
evaluación
Seguimiento Técnico
Seguimiento Financiero
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Convocatorias:
En esta sección usted
podrá consultar y
revisar las
Convocatorias, las
bases y los términos
de referencia
publicados por las
Fundaciones Produce.
Es importante leer detenidamente estos documentos ahí encontrará las “Reglas” para participar en el
proceso de convocatoria, Los Términos de referencia y las Bases de cada una de las convocatorias; ya
que contienen las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo participar en la ejecución
de proyectos.
Describen los detalles de elegibilidad;
Resumen la estructura y características de las propuestas;
Definen los rubros financiables;
Detallan los criterios de evaluación;
Detallan el proceso de asignación de recursos;
Y por último, pero no por eso menos importante, hacen referencia a la Confidencialidad,
Propiedad, Reconocimientos y Difusión de los resultados de los proyectos.
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Reportes:
El modulo de reportes le permitirá conocer
los proyectos que se están desarrollándose
con financiamiento de las Fundaciones
PRODUCE, usted podrá elaborar el reporte
eligiendo las variables que usted quiere que
aparezcan en el reporte.
Por sector (Agrícola, Pecuario, Forestal), Por
eslabón (Producción, Industrialización,
Comercialización, Servicios, Distribución,
Consumo), Por tipo de proyecto (Investigación
aplicada, Validación de tecnología,
Transferencia de tecnología), Por año de
convocatoria, Por sistema producto y por entidad federativa.
SSOOPPOORRTTEE YY AAYYUUDDAA
Ayuda SIFP: Si usted necesita soporte técnico; este
modulo es el medio para ponernos en contacto y
brindarle el apoyo que necesite; (asesoría en la
metodología Marco Lógico, Errores del sistema,
Sugerencias al sistema, Problemas con la validación y
cierre de los proyectos). En este modulo también está
disponible un directorio actualizado con los datos de contacto de las 32 Fundaciones Produce de país.
Contacto SIFP: al ingresar al link usted podrá comunicarse vía correo electrónico
directamente con cualquiera de las 32 Fundaciones Produce del país.
SSAALLIIRR
Al presionar este link usted dejará la sesión de trabajo en el Sistema.
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Llenado del proyecto en extenso
Una vez que ha revisado la convocatoria, los términos de referencia, las bases y la matriz del proyecto
en el que va a participar iniciamos el llenado del formato.
El primer paso es ingresar al modulo “CONVOCATORIAS” (localizado en el menú del lado izquierdo de
la pantalla), elija la opción de la Fundación en la que va a participar, el sistema le mostrará la
siguiente ventana:
Seleccione la cadena
y/o sistema producto,
el SIFP le mostrará las
matrices de los
proyectos convocados
para ese Sistema
Producto, de esta
manera se desplegará
una ventana como ésta:
Revise cuidadosamente las matrices de proyectos publicados y elija en la que usted va a participar
ingresando en
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El sistema le hará una pregunta para confirmar su participación en el proyecto elegido, una vez que
usted de respuesta afirmativa, el sistema cargará la siguiente pantalla; La estructura general de esta
sección muestra del lado izquierdo el menú de navegación y del lado derecho información general
para el llenado del formato.
Revisemos rápidamente el menú de navegación que aparece del lado izquierdo
de la pantalla:
El formato que debe usted llenar como requisito para presentar su propuesta
está dividido en cuatro grandes módulos: FORTALEZA INSTITUCIONAL,
GENERALES, MARCO LÓGICO, INFORMACIÓN FINANCIERA y SEGUIMIENTO.
Cada modulo tiene de tres a cinco ventanas de trabajo, es IMPORTANTE que
conforme vaya ingresando la información guarde los cambios si usted cambia de
ventana de trabajo y no realizo esa operación, el sistema no reconocerá lo que
usted haya escrito y eliminará la información.
No es necesario que termine el llenado del formato en una sola sesión de
trabajo, usted puede dejar la sesión seleccionando la opción salir, el sistema lo
enviará a la pantalla de administración de proyectos, en esa sección debe dar clic
nuevamente en “Salir”. En ese momento usted saldrá del sistema y podrá
ingresar nuevamente cuando usted lo desee.
Una vez que el llenado del formato este completo, le sugerimos hacer una
impresión y revisar cuidadosamente su propuesta, si está listo el documento;
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presione “Validar y enviar”. Una vez hecha esta operación no podrá realizar ningún cambio en el
formato, a menos que el sistema detecte alguna incongruencia.
Iniciemos el llenado de la propuesta:
MMoodduulloo 11.. FFOORRTTAALLEEZZAA IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL
De clic en la opción “FICHA
INSTITUCIONAL”
En este modulo le sugerimos describir
detalladamente su experiencia en el
tema, mencionar ____
Fortaleza_______________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_________________
Recuerde presionar antes de pasar a la siguiente ventana “COLABORADORES”
En esta sección desarrolle la
participación activa de los
colaboradores involucrados;
durante la vida del proyecto.
¿Qué instituciones y
despachos de profesionistas
participarán? ¿Qué papel
desempeñarán para ayudar a
desarrollar la estrategia
propuesta y el logro de los
objetivos? ¿Cuáles son las actividades que ejecutará en el proyecto en conjunto con la organización?,
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En caso de que la institución no esté registrada en el catalogo de instituciones es necesario enviar
una solicitud de ingreso al catalogo de instituciones vía correo electrónico a [email protected].
Después de escribir los datos de los colaboradores del y su participación en el proyecto; presione el
link “EXPERIENCIA”, aquí debe ingresar un breve currículo en el que resalte la experiencia
relacionada con el tema en el que participa y sobre todo los resultados obtenidos.
En la sección “CARTA
INSTITUCIONAL”
usted podrá subir el
archivo (formato
PDF) que se refiere a
la carta institucional;
este documento
aclara que la
institución a la que
usted pertenece está
enterada de su
participación en el proceso de convocatoria, otorgando su respaldo y lo reconoce como adjunto, la
carta debe ser dirigida al Presidente del Consejo Directivo de la Fundación Produce de la entidad
federativa en la cual participa, en papel membretado de la institución y firmado por el representante
legal de la misma.
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MMoodduulloo 22.. GGEENNEERRAALLEESS
Recuerde que en algunas Fundaciones solo se da
financiamiento por un año. El resumen ejecutivo se
refiere a la descripción del problema abordado, los resultados
esperados y la metodología a seguir. Se deberá describir el perfil
de los beneficiarios, impacto productivo e impacto socio
económico; No se debe entrar en detalles, hay que captar el
espíritu, el meollo de las conclusiones y de las recomendaciones
Entendemos por metodología la descripción
detalladamente las actividades a realizar para la
obtención de los productos y/o resultados.
Recuerde presionar antes de pasar
a la siguiente ventana “BENEFICIARIOS DIRECTOS”.
El SIFP desplegará la siguiente pantalla, en la que
deberá ingresar los datos de contacto de los productores cooperantes en el proyecto, los datos de los
productores deben ingresándose uno por uno, presione , los datos registrados irán
apareciendo en la tabla “Beneficiarios capturados”.
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Debe ingresar un impacto por
producto, de lo contrario el Sistema
NO le permitirá cerrar y enviar el
proyecto.
Presione la liga de acceso “EX
ANTE”. Esta sección se refiere a la
evaluación que se realiza durante
la etapa de preparación del
proyecto, el contexto
socioeconómico e institucional:
los problemas identificados, las
necesidades detectadas, la
población objetivo, los insumos,
las estrategias de acción.
“Impactos” en este apartado usted deberá describir los impactos que generará el proyecto por cada
uno de los productos obtenidos.
Los impactos son los cambios positivos y negativos producidos
directa o indirectamente, como resultado del proyecto.
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En el campo “ENTREGA DE PRODUCTOS” usted
deberá calendarizar la fecha de inicio y entrega
de cada uno de los productos y/o resultados;
recuerde que esta información debe coincidir
con la fecha de la duración del proyecto que
usted definió en link “Información general”
Luego debe hacer clic en el botón
.
MMóódduulloo 33 MMAARRCCOO LLÓÓGGIICCOO
Presione la opción “ACTIVIDADES” en la ventana que aparece usted describirá en forma detallada las
acciones a implementar durante el proyecto para la obtención de cada uno de los productos, los
productos deben tener al menos una actividad, estas deben de ingresarse una a una, seleccione el
producto, redacte la actividad, Al terminar la redacción de cada actividad presione el botón
estas irán apareciendo en la parte inferior del producto al que
corresponden. No hay límite en el número de actividades por producto.
Una actividad es una
acción necesaria para
transformar insumos o
recursos en resultados
planificados dentro de
un periodo de tiempo
especificado.
Como ya se menciono
para cada resultado
habrá más de una actividad. Las actividades deberán estar orientadas a una meta, debemos
asegurarnos que estén incluidas todas las actividades esenciales y necesarias para producir los
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resultados, el tiempo disponible para cada una de ellas sea realista y que estén planteadas en
términos de acciones que se emprenden y no en términos de resultados alcanzados.
Una vez que haya ingresado las actividades pase a link “INDICADORES”, primero seleccione el nivel
de objetivo (Finalidad, Propósito y Resultados) capture la información uno a uno para cada nivel de
objetivos vaya presionando el botón puede ser necesario formular más de un
indicador para cada nivel de objetivo.
Para redactar los indicadores considere que debe tener cuatro atributos básicos: Calidad, Cantidad,
Tiempo y Cobertura.
El atributo de calidad se refiere a la variable empleada; por ejemplo tasa de mortalidad, pequeños
productores, ingreso per cápita, hectáreas reforestadas; el atributo de cantidad se refiere a la
magnitud del objetivo que se espera alcanzar; por ejemplo: reducción de costos de producción de 25
mil a 22 mil, incremento en el rendimiento de maíz en un 10%, el atributo de tiempo se refiere al
periodo en el cual se espera alcanzar el objetivo y usualmente está vinculado a la duración del
proyecto y el atributo de cobertura se refiere a delimitar el lugar de impacto.
Los pasos para construir un indicador son:
1. Identificar el indicador: pequeños
productores obtienen incrementos en
los rendimientos de arroz.
2. Establecer la cantidad: 100
pequeños agricultores (propiedad de
1.5 Ha. o menos) aumentan la
producción de arroz en un 10%
3. Establecer la calidad: se mantiene
la calidad requerida por la industria
en el ciclo 2008
4. Establecer el periodo: entre octubre de 2009 y octubre de 2010
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Es importante verificar que los
indicadores no sean un resumen de los
productos, sino una medida del resultado
de tenerlos en operación y son diferentes
en cada nivel de objetivos (finalidad,
propósito y productos).
5. Delimitar el lugar: en el municipio de en el estado de Campeche.
“100 pequeños agricultores (propiedad de 1.5 Ha. o menos)
en el municipio de en el estado de Campeche, obtienen un
incremento del 10% en los rendimientos de arroz entre
octubre de 2009 y octubre de 2010, manteniendo la calidad
de la cosecha de 2008”.
En los indicadores es necesario asegurarse que:
1. Sean específicos en cantidad, calidad, tiempo y cobertura.
2. Se disponga de un medio de verificación (estadística, registros, etc.)
3. Si no se dispone de este medio, si se puede generar la información a un costo razonable.
4. Sea relevante como una medición del logro de los objetivos.
5. El medio de verificación sea confiable y este actualizado
6. La recopilación, análisis y almacenamiento de la información sea una actividad del
proyecto y los insumos necesarios para ello estén especificados en la matriz de
planificación.
En el contexto del marco lógico, los indicadores se clasifican en las cuatro categorías:
Indicadores de Impacto, que son medidas de desempeño para los objetivos del nivel más alto
(finalidad) a los cuales apunta un proyecto. Por este motivo, los indicadores de este nivel
pueden ir más allá del alcance del proyecto.
Indicadores de Propósito, que muy a menudo definen el cambio en el comportamiento de los
beneficiarios del proyecto o el cambio en la manera en que funcionan las instituciones como
resultado del proyecto.
Indicadores de Productos, los cuales establecen los marcos de referencia para la evaluación
de los resultados del proyecto, ya que corresponde a la institución ejecutora producir los
resultados esperados.
Indicadores de Proceso, que son los indicadores del cumplimiento de las actividades
programadas por el proyecto, con la pertinencia y calidad esperada. Adicionalmente, y sobre
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todo para efectos del control administrativo, se habla de indicadores de insumos, los cuales se
refieren a los insumos o costos relacionados a la ejecución de actividades
Una vez definidos los indicadores pasamos a “MEDIOS DE VERIFICACIÓN”, estos también deben ser
ingresados uno a uno seleccionando el nivel de objetivo (Finalidad, prosigo y Resultados),
Los medios de verificación describen las fuentes
de información necesarias para la recopilación
de los datos que permiten el cálculo de los
indicadores. Por lo tanto, esta columna del
marco lógico constituye la base del sistema de
monitoreo del proyecto.
Por norma un buen indicador debe ser
verificable por algún medio. Por tanto, el valor
de un indicador se limita o amplía por los medios
que se dispongan para verificarlo. Si se requiere
una encuesta amplia para obtener los datos
necesarios para verificar el indicador y si el proyecto no tiene fondos para pagar la encuesta,
entonces debiera buscarse otro indicador. La verificación de algunos indicadores podría requerir
simplemente de una rápida revisión de registros en campo (fuentes secundarias de información),
mientras que otros requieren para su verificación de la recolección y análisis sofisticados de datos
(fuentes primarias de información) bitácoras de campo, análisis de suelos, análisis sensoriales,
análisis de laboratorio, estimación de rendimientos, registros contables, etc.
Algunas consideraciones finales acerca de los medios de verificación:
• Si no es posible identificar un medio de verificación existente para el cálculo de un indicador, será
necesario estudiar la posibilidad de incorporar al proyecto actividades que permitan obtener los
datos necesarios.
• Si no se puede conseguir la información pues no existe un medio de verificación ni se pueden
incorporar actividades para conseguirla, será necesario cambiar el indicador (usar un indicador
indirecto (“proxy”)).
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• Si hay más de una fuente de información disponible para obtener los datos necesarios pueden
indicarse todas, pero deberá especificarse cual se utilizará de preferencia, empleando las demás para
verificar la consistencia de los datos.
Presione el modulo
“SUPUESTOS” la mecánica es la
misma que en los casos
anteriores debe ingresarlos uno
por uno seleccionando primero
el nivel de objetivo (Propósito,
Productos y Actividades)
recuerde cada vez que escriba el
supuesto presione el botón , la información aparecerá de acuerdo la valla
ingresando en la parte inferior.
Los supuestos se refieren a los riesgos que puede enfrentar el proyecto y que escapan al ámbito de
control del equipo del proyecto son por lo general múltiples. Para su identificación es recomendable
considerar al menos las siguientes posibles fuentes de riesgo:
Un proyecto nunca se ejecuta en el vacío social, ni es un experimento de laboratorio en el cual se
puedan determinar a voluntad las variables que intervienen en el proceso. Por el contrario, todo
proyecto afronta riesgos, ya sea de carácter natural, político-social, cultural o de otra índole, que
podrían ocasionar el fracaso del proyecto, pese a su buena gerencia. El marco lógico permite la
incorporación de estas condiciones del entorno en el diseño del proyecto, a través de la columna de
supuestos.
Los supuestos son enunciados sobre la incertidumbre que existe en cada uno de los niveles de la
jerarquía de objetivos. Representan condiciones que deben existir para que el proyecto tenga éxito,
pero que no están bajo el control directo de la institución ejecutora. Los supuestos son, por ende,
variables exógenas, y suelen expresarse en frases tales como las siguientes:
“Los precios agrícolas se mantendrán estables”
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“Los productores no se opondrán a la introducción de cambios tecnológicos”
“No habrá rotación del personal capacitado”
Debe tenerse siempre presente que los riesgos se refieren a situaciones negativas que puedan
presentarse en el entorno del proyecto, en la dinámica de la población objetivo o la entidad
ejecutora, y que pueden eventualmente impedir el logro de los objetivos. La función de la columna
de supuestos es tener una visión clara de las dificultades de este tipo, así como de sus posibles
medios de neutralización.
La ocurrencia de una crisis económica que afecte el desarrollo del proyecto. Por ejemplo,
haciendo subir el costo de los insumos importados, como resultado de una devaluación, muy
por sobre lo presupuestado.
Inestabilidad política, ya que cambios de autoridades pueden conllevar cambios en las
prioridades. Si el proyecto deja de ser prioritario, es probable que no cuente con los recursos
requeridos en la cantidad y con la oportunidad necesaria para cumplir las metas.
Inestabilidad social que pueda afectar al proyecto. Por ejemplo, como resultado de huelgas o
de la ocurrencia de hechos de violencia.
Problemas presupuestales en la entidad que financia el proyecto, obligando a esta a recortar
los fondos asignados. O bien, atrasos en la entrega de los recursos comprometidos, lo que
seguramente redundaría en que se atrase la ejecución del proyecto.
Eventos de la naturaleza tales como lluvias torrenciales, huracanes, sismos, sequía, plagas,
etc.
• Problemas con el suministro de insumos, por ejemplo como resultado de trabajar con
proveedores desconocidos
Conflictos internacionales que puedan afectar los insumos o el financiamiento del proyecto.
Los factores externos deben analizarse y ver si son importantes y si son probables. Si se identificara a
alguno de los factores como muy importante para el proyecto, pero improbable de que ocurriera,
sería un “Factor letal”. Y si hay factores letales, hay que cambiar o renunciar al proyecto, ya que
desde el comienzo se conoce ya que va a fracasar.
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Ingrese las cantidades solo con
números, NO utilice signos de
puntuación y signo de pesos.
Ejemplo de factor letal: imaginemos que el proyecto pretende iniciar una producción de tomate en el
desierto de Sonora. Entonces el supuesto sería “Buen temporal durante el ciclo del cultivo” y como lo
más probable es que no llueva, sería entonces un factor letal, porque el proyecto estaría abocado al
fracaso desde el principio.
MMóódduulloo 44 IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN FFIINNAANNCCIIEERRAA
Este modulo está dividido en cinco secciones: Presupuesto, Aportación de productores, Aportación
Institucional, Partidas y
Calendograma.
Ingrese en la opción
“PRESUPUESTO”, escriba la
cantidad solicitada por año a la Fundación PRODUCE para el co-financiemiento del proyecto.
La segunda sección se refiere a la
aportación que harán lo productores
cooperantes (“APORTACIÓN DE
PRODUCTORES”) durante la vida del
proyecto, está puede ser en efectivo,
y/o en especie (hectáreas, equipo e infraestructura, animales, material vegetativo, etc.), es
importante poner el valor estimado de la aportación en especie, ponga la información por tipo de
aportación (ingreso uno por uno).
Para ingresar la aportación
complementaria por parte de la o las
instituciones participantes es la
misma mecánica que en la sección
aportación de productores,
seleccionando el link “APORTACIÓN INSTITUCIONAL”
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IMPORTANTE verificar que la suma del desglose por
concepto de gasto y en el desglose en el calendograma
coincida con el monto solicitado en la sección PRESUPUESTO.
Recuerde solo ingresar número, el sistema no le permite el
uso de signos de puntuación y/o signo de pesos.
En la sección “PARTIDAS” es importante describir detalladamente la justificación del monto
solicitado a la Fundación PRODUCE para el financiamiento del proyecto por concepto de gasto. El
sistema automáticamente calcula el porcentaje al que equivale la partida presupuestal con respecto
al monto solicitado en el año.
En la quinta y última sección del Módulo Información financiera, se debe hacer una programación de
las ministraciones del presupuesto, esto con la finalidad de calendarizar las necesidades de recursos
económicos durante un año.
Una vez que ingrese la información recuerde presionar el botón
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MMóódduulloo 55 SSEEGGUUIIMMIIEENNTTOO
Acciones de transferencia de tecnología, seguimiento técnico y seguimiento financiero
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VVAALLIIDDAARR YY EENNVVIIAARR
Una vez terminado el llenado del formato en
extenso imprima su proyecto, revíselo
cuidadosamente; está a tiempo de realizar
modificaciones; si está satisfecho con su
propuesta de un click en el botón
; una vez hecho esto; el SIFP
realizará una validación rápida del contenido
de los campos y emitirá un resultado de
validación, en caso de faltar información el
proyecto no podrá ser considerado como
terminado, el sistema no podrá cerrar la
sesión de trabajo y no llegará su solicitud en
forma oficial al servidor de la Fundación
PRODUCE.
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Llenado del seguimiento técnico y financiero
Todo proceso de planeación, implementación y financiamiento de proyectos requiere ser
retroalimentado. Para tal efecto, Una vez autorizado el proyecto para ser co-patrocinado por la
Fundación, en el Convenio firmado se prevén mecanismos de seguimiento y control del proyecto que
permiten a la Fundación PRODUCE efectuar la comparación de la planeación con la ejecución del
proyecto y determinar el logro de los objetivos del proyecto.
Dichos mecanismos incluyen entre otros:
Informes Trimestrales y/o Semestrales y Finales: que sirven a la Fundación a evaluar el desempeño
del proyecto cada tres o seis meses y determinar las medidas necesarias para asegurar una adecuada
ejecución y consecuente logro de objetivos.
Visitas de inspección del proyecto; tanto técnicas como contables y/o financieras que son realizadas
periódicamente por personal operativo de la Fundación PRODUCE, realizadas generalmente cuando se
llega a un 50% de desembolsos del proyecto y que tienen por objeto evaluar parcialmente el logro de
objetivos y las condiciones de ejecución para determinar, en caso que correspondiese, las medidas
necesarias para encaminar al proyecto hacia el logro de sus objetivos.
Los resultados del seguimiento y control efectuados a través de los mecanismos señalados
anteriormente determinarán que la Fundación PRODUCE continúe financiando el proyecto o requiera
que la Fundación tome medidas para mejorar la ejecución del proyecto. En caso que la Fundación
encuentre que existen circunstancias especiales que determinen que la ejecución o el logro de
objetivos del proyecto no son posibles de cumplir, podrá considerar la cancelación de los recursos no
utilizados de la porción del financiamiento de la Fundación.
Una vez que recordamos la importancia de este proceso; iniciemos el trabajo dentro del SIFP, inicie
su sesión de trabajo en el SIFP (www.sifp.org.mx), le aparecerá la siguiente pantalla:
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MMóódduulloo 11 SSEEGGUUIIMMIIEENNTTOO TTÉÉCCNNIICCOO
El SIFP, cumple con las funciones de recibir propuestas, monitorear los procesos de evaluación y
aprobación, así como el desarrollo operativo y cierre de cada uno de los proyectos.
Para tener acceso a este modulo su proyecto debe tener la leyenda
En el menú de la columna izquierda ingrese en el link en el menú “Proyectos” en
pantalla aparece lo siguiente:
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Usted de click en el icono ; icono que le dará ingreso al formato de seguimiento técnico, el
sistema lo enviará a la siguiente pantalla.
Este módulo le permite la captura del informe y su envío en línea a la
Fundación, el contenido de este formato es:
Informe técnico: contiene lo siguiente: programa de actividades por
trimestre, su cumplimiento, avances físico en porcentaje del proyecto de
acuerdo con calendograma de actividades. En este modulo la información
que debe ingresar es el avance porcentual que lleva por cada actividad
propuesta dentro de su metodología, una vez capturado el avance
porcentual real, deberá determinar la situación de su actividad, esto si se
encuentra realizada en tiempo, atrasada, adelantada, suspendida y/o
cancelada. Recuerde presionar el botón guardar una vez que termino de
capturar su información; después presione el botón siguiente, para llenar la
información para el resto de los productos.
Acciones canceladas: En caso de alguna cancelación la Fundación necesita la justificación y fecha de
dicha cancelación, es importante que la causa de la cancelación de la actividad haya sido considerada
en el protocolo original en el modulo de los supuesto, si no fue así describa detalladamente las
casusas que lo llevaron a tomar la decisión de cancelar esas actividades.
Observaciones Técnicas: En esta ventana de trabajo usted debe describir de forma detallada las
principales actividades desarrolladas durante el proyecto, los avances y logros más importantes. En
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caso de haber ocurrido situaciones críticas durante el periodo informado también deberá describirlas
y las acciones que implemento para dar solución y/o corregir esa situación.
Actividades de transferencia de tecnología: En esta sección se registraran las actividades de
transferencia (cursos de capacitación, parcelas y/o módulos demostrativos, días demostrativos, giras
de intercambio tecnológico, publicaciones) relacionadas con el proyecto, así como también el registro
de sus beneficiarios. Es importante que describa cual fue el objetivo de la actividad y du descripción.
Productos adicionales: en caso de existir; en esta sección podrán registrar los productos adicionales a
los comprometidos que se generen en el transcurso del proyecto.
Anexo Técnico: en caso de tener material de apoyo para dar mayo soporte técnico a su informe,
podrá adjuntar en formato PDF información complementaria a lo registrado en el módulo de
seguimiento técnico.
Una vez requisitada la información, recuerde darle una última revisada, imprima su informe y de click
en la liga , el sistema realizará una validación rápida de la información y le
preguntara si está seguro de hacer el envío, también le mostrara un mensaje de confirmación de que
el informe ha sido enviado y recibido por la Fundación PRODUCE patrocinadora.
MMóódduulloo 22 SSEEGGUUIIMMIIEENNTTOO FFIINNAANNCCIIEERROO
En el menú de la columna izquierda ingrese en el link en el menú “Proyectos” en
pantalla aparece lo siguiente:
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Usted de click en el icono ; icono que le dará ingreso al formato de seguimiento financiero, el
sistema lo enviará a la siguiente pantalla.
Este módulo le permite la captura del informe financiero y su envío en línea
a la Fundación, el contenido de este formato es:
Aplicar ejercicio: Esta sección es el resumen de control de gasto, en tabla
está el monto autorizado, el monto ministrado, el saldo (Diferencia entre lo
autorizado y lo ministrado) “ejercido real” (casilla que usted debe llenar) y
saldo real (diferencia entre el monto ministrado y ejercido real).
Observaciones Financieras: En esta sección usted podrá describir
detalladamente el ejercicio del recurso financiero, indicando las
aportaciones recibidas y explicando en su caso los cambios de partida y la
comprobación correspondiente tanto del gasto corriente como del gasto de
inversión; referente al gasto de inversión, se deberá hacer un listado de los materiales y equipos
adquiridos.
Anexo financiero: en esta sección usted puede adjuntar un documento en formato PDF, pueden ser
recibos fiscales, facturas, cartas que justifiquen cambios en los conceptos de gasto, etc.
Una vez que ha terminado el llenado del este modulo, imprima su información revisela, si
estásatisfecho de clik en validar y enviar, para que su informe le llegue a la Fundación PRODUCE.
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Bibliografía
