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GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES

DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 V02.00

Fecha: 02/07/2015

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 55

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES

Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v02.00

Fecha 02/07/2015

Versión v02.00

Cliente Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP

Asunto / Detalle GUÍA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo- República Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio

v00.00 24 15/12/2014 Creación del documento

V00.01 26 22/12/2014 Revisión del documento

V00.02 58 28/01/2015 Adaptación del documento con el sistema

V01.00 58 29/01/2015 Revisión final del documento

V02.00 55 02/07/2015 Revisión final del documento

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

Sandra Santana Tecnología

mailto:[email protected]


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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma:

Gianina Cáceres

Marianelly Aparicio

Fecha:



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INDICE

1. PROCESO DE COMPRAS MENORES ...................................................................... 5 2. CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES ...................................... 6 3. SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES .................................... 10 4. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) ............................................... 32 5. EVALUACIÓN .......................................................................................................... 36 6. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) ............................................................................... 41 7. CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 47



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1. PROCESO DE COMPRAS MENORES

El objetivo del procedimiento de compras menores es realizar las compras y

contrataciones de bienes y servicios bajo un procedimiento simplificado, que permita

eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la ley.

Creación del Procedimiento

Borrador Planeación Apertura de

Ofertas (Sobre Económico)

Evaluación Selección

(Adjudicación)

Creación del Contrato



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2. CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES

La creación del procedimiento en el sistema inicia con:

1. Registrarse con el usuario y clave asignado.

2. Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo se deberá continuar con los

siguientes pasos:

Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio

Ir a Menú del Comprador

Hacer clic en “Tipos de procesos”

Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores

Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras Menores

son:

A. *Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en “Tipos de procesos”

Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores



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B. *Hacer clic en el botón “Ir a” que está ubicado en el barra de menú de inicio *Hacer clic en el botón de Compras Menores”


C. *Hacer clic en el botón “Menú” que está ubicado en la barra de menú de inicio *Seleccionar la opción “Procesos de la Unidad de Compras” *En este paso se podrá visualizar las compras realizadas y tendrá incluido el botón “Crear nuevo proceso” para realizar una nueva compra.


Imagen 5. Continuación de la Ruta número 4 para Crear un proceso de Compras Menores



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D. *Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en el menú de inicio. *Seleccionar el botón “Procesos de la Unidad de Compras” *En este paso se podrá visualizar las compras realizadas y tendrá incluido el botón “Crear nuevo proceso” para realizar una nueva compra.


Imagen 7. Continuación de la Ruta número 5 para Crear un proceso de Compras Menores

3. Después de haber ingresado a la página de procesos de compras deberá

iniciar con el proceso de Compras Menores.

Nota: recordar que antes de la creación de proceso de compras menores

deberá asegurarse de tener un equipo creado para el mismo. (Consultar

Manual Creación de Procesos / Creación de Equipos).

Imagen 8. Proceso de Compras Menores



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4. Una vez pulsado el botón “Crear” se abrirá un cuadro, donde se tendrá que

completar las informaciones relacionadas al proceso.

Imagen 9. Crear Proceso Compras Menores

Las informaciones que deberá completar son las siguientes:

Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto

Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Ej.: Compra

de Suministros gastables.

Unidad de requisición: será el área o unidad de compra que realiza el

proceso.

Equipo: es el equipo de trabajo (usuarios o grupos) que intervendrán en el

proceso completo. El sistema lo traerá por defecto.

5. Una vez completados estos datos pulsar el botón , el sistema guardara

la información suministrada y traerá un formulario dividido en bloques donde

deberá completar la información del proceso.

Imagen 10. Crear Proceso Compras Menores Completado



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3. SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES

Una vez completado con el procedimiento de la creación de compras menores le mostrará

un formulario dividido en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados.

En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible:

Tipo de procedimiento Referencia del procedimiento Nombre de la compra Unidad de requisición Equipo

Imagen 11. Post-it

Para completar el formulario de creación de Compras Menores deberá completar los siguientes

pasos:

Imagen 12. Bloques de procesos



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Paso 1: Información General

Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques:

Bloque 1. Información General: este bloque se deberá completar la siguiente información:

• Referencia del procedimiento: este pasó esta completado automáticamente por el sistema.

• Nombre: nombre de la compra que se está realizando.

• Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando.

• Relacionar con otro procedimiento: en este campo se elegirá si se quiere asociar el proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente.

Imagen 13. Bloques de procesos

Bloque 1:

Información General

Bloque 2: Información del

Contrato

Bloque 3:

Ubicación del Contrato

Bloque 4: Configuración de Equipo y Flujos

Bloque 5: Documentos

Internos

Bloque 6:

Bloque de fase de observación



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Bloque 2. Información de Contrato: este bloque se compone de la siguiente

manera:

• Objeto: se deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones están Bienes y Servicios.

Bienes: En caso de elegir Bienes el sistema desplegara una justificación de la modalidad de contratación donde se deberá elegir entre:

Decreto presidencial Resolución de la Máxima Autoridad Organismo de Financiación Externo

Imagen 14. Objeto del contrato -Bienes

Este paso se elegirá duración estimada del contrato como muestra en la imagen 14.

Imagen 15. Información del Contrato- Objeto Bienes

Servicios: si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato,

deberá seleccionar una de estas opciones:

Servicios

Consultorías

Consultorías basada en la calidad de los servicios

Imagen 16. Objeto del contrato -Servicios



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En este paso se elegirá la justificación de la modalidad y la duración estimada del contrato

como muestra en la imagen 17.

Imagen 17. Información del Contrato- Objeto Servicios

Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de

requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el sistema dará la posibilidad de

definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los

clasificadores geográficos.

Imagen 18. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección

Imagen 19. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección



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Bloque 4. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación: En este paso el

equipo y flujo de aprobación esta predeterminado según como se ha configurado en

la entidad.

Imagen 20. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación

Bloque 5. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que

estará disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del

procedimiento.

Imagen 21. Documentos Internos

Imagen 22. Buscar Documentos Internos

Imagen 23. Documentos Internos anexados



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Después de añadir todos los datos hacer clic en el botón “Guardar y Cerrar expediente del procedimiento”.

Bloque 6. Fase de observaciones: En este bloque se deberá seleccionar las opciones SI o No. La opción No deberá quedar seleccionada por defecto si no se va a realizar la fase de observación (Borrador). Si selecciona la opción SI el procedimiento tendrá dos fases (Fase de observación y la Fase de Selección). Nota: Un procedimiento con fase de observaciones tendrá la posibilidad de hacer aclaraciones/observaciones del proceso de compras. En la fase de observación los proveedores no podrán presentar ofertas.

Imagen 24. Fase de Observaciones

Después de añadir todos los datos se deberá hacer clic en el botón “Guardar” y después hacer clic en el botón “Continuar procedimiento”, inmediatamente se habilitará los pasos siguientes para completar.



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Paso 2: Configuraciones del Procedimiento

En este paso se establecerá las fechas, horas, forma de pago, si se limita o no a pymes y presupuesto del proceso de compras. El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a continuación:

Bloque 1. Cronograma: este bloque se compone de la siguiente forma:

Zona horaria

Fecha de publicación del aviso de convocatoria

Adquisición de Pliego de Condiciones Específicas

Presentación de aclaraciones al Pliego de Condiciones / Especificaciones Técnicas

/ Términos de Referencia

Reunión Aclaratoria

Plazo máximo para expedir Emisión de Circulares, Enmiendas y/o Adendas.

Presentación de Oferta Económica

Bloque 1. Cronograma

Bloque 2. MiPymes

Bloque 3. Pago de Anticipos

Bloque 5. Visita al lugar de ejecución

Bloque 6. Lotes

Bloque 7. Observaciones

Bloque 8. Configuraciones Avanzadas



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Apertura del Sobre Económica

Acto de Adjudicación

Notificación de Adjudicación

Constitución de Garantía de Fiel Cumplimiento

Suscripción de Orden de Compras / Orden de Servicios

Publicación de Orden de Compras / Orden de Servicios

Plazo de validez de las ofertas

Imagen 25. Cronograma



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Bloque 2. Mi Pymes: este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de

compras especialmente a Pymes o Mi Pymes Mujeres.

En caso de seleccionar que no el sistema le mostrará una pantalla como muestra

la imagen.

Imagen 26. Limitar proceso a Mi pymes respuesta NO

Si elige si, el campo “Limitar este proceso a Mi pymes” va a quedará visible y el proceso

va a ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres

Imagen 27. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI

Bloque 3. Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del

proceso, el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no desea

pagar anticipo.

Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el

porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen

Imagen 28. Pago de Anticipos

En caso de seleccionar NO el sistema le mostrará una pantalla como muestra la imagen

25.



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Imagen 29. Pago de Anticipos opción No

Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones “SI o

No” en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de

compras.


En caso de seleccionar la opción SI deberá completar los datos solicitados como muestra

la imagen 29.


Bloque 5. Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones “SI o NO”

(campo obligatorio).

La opción “NO” estará marcada por defecto.

Imagen 32. Lotes con respuesta NO

Si se selecciona la opción “SI” deberá definir la cantidad y nombres de los lotes.



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Imagen 33. Lotes con respuesta SI

Bloque 6. Observaciones: este bloque se podrá poner cualquier observación

relacionado al proceso de compras.

Imagen 34. Observaciones

Bloque 7. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción

SI el sistema le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y

el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas.

Imagen 35. Configuraciones avanzada respuesta NO

Imagen 36. Configuraciones avanzada respuesta SI



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Paso 3: Artículos y Preguntas

En este paso se facilitará la descripción, cantidad, código UNSPSC, precio unitario y

precio total del proceso de compras, por igual se establecerá preguntas dirijas al

proveedor para que se complete cuando se realice la oferta.

Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad

de crear tantas preguntas como la entidad necesite. La pantalla en que se puede

Imagen 37. Formulario de respuesta

Paso 4. Evaluación

En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a

este proceso. El sistema hace la pregunta:

Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:

Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable).

Imagen 38. Evaluación respuesta que NO

En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá

configurar la evaluación:

Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable).



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Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).

Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No”

esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de

evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado.

Imagen 39. Evaluación respuesta que SI

Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo

de evaluación deberá pulsa el botón , el sistema habilita los campos para describir los

criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de

ponderación que dará a cada uno.

Imagen 40. Configuración del modelo de evaluación

Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el sistema le traerá una línea para escribir los

criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado

que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el

porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.



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Imagen 41. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado

Imagen 42. Configuración del modelo de evaluación

Paso 5. Documentos del procedimiento:

Bloque Comentarios externos En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores.

Imagen 43. Comentarios externos



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Bloque Documentos En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones:

Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el

menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el

documento que desea borrar.

Imagen 44. Opciones de pago

Paso 6. Documentos Habilitantes

Contiene los siguientes bloques:

Bloque Documentos Habilitantes En este bloque el sistema mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.

Imagen 45. Documentos Habilitantes



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Bloque otros documentos Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos).

Imagen 46. Bloque otros documentos

Paso 7. Invitación

Una vez completado toda la información del proceso de compras se deberá guardar la

información y hacer clic en el botón Finalizar Consulta para que el paso de Invitación y

Configuración del presupuesto. En este paso se deberán invitar mínimo 3 proveedores.

Imagen 47. Invitación de Proveedores



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El sistema automáticamente agregará a los proveedores que pertenecen al código UNSPSC.

También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar, El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee y que estén registrados en la plataforma. Deberá pulsar el botón Buscar y el sistema traerá la lista de todos los proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere debe invitar

finalmente hacer clic en el botón azul que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora

y pulsando .

Imagen 48. Buscar y Añadir Proveedores



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Paso 8. Configuración del Presupuesto

El paso Configuración del presupuesto estará disponible en la fase de selección y solamente queda desbloqueado después de hacer clic en “Finalizar Consulta” y antes de la publicación del proceso.

Imagen 49. Configuración del Presupuesto

Este apartado tiene los siguientes bloques:

Bloque configuración del presupuesto

Destino del gasto: se deberá seleccionar entre las opciones: Funcionamiento Inversión

Imagen 50. Destino del Gasto

Origen de los recursos: en este apartado se seleccionará entre las opciones desplegables una de las siguientes opciones:

Fuente general Fuentes con destino específico Fuentes de recursos propios Transferencias Crédito interno Fuentes de terceros



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Comprobantes en proceso de pagos (pasivos financieros) Fuentes contables Crédito externo Donación externa

Imagen 51. Origen de los recursos

Integración manual: este campo no es editable. El sistema definirá automáticamente si es una integración automática o manual.

Imagen 52. Integración Manual

Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en este apartado se colocará el código Autorización de disponibilidad presupuestal.

Imagen 53. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal



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Documento Justificativo: este apartado es obligatorio cuando la integración es manual.se tendrá que añadir un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es automática este campo no queda visible.

Imagen 54. Documento Justificativo

Total estimado: en esta opción es copiado del paso 2. Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son

editables. El sistema presentará la información que fue cargada en la lista de precios. La grilla tendrá 3 columnas:

Cuenta presupuestaria: número de la cuenta Valor: valor de ser consumido de la cuenta Estado: estado de integración

Imagen 55. Total estimado y Grilla de las cuentas presupuestarias

A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente.

Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso. Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la

información. Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción “Publicar si faltará

por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir.

Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.

- si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes;

- si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.

Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”



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Publicación Diferida

Al pulsar el botón Publicar una vez completados los pasos de la creación del procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.

Una vez publicado el procedimiento

-Es de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información del mismo. -Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado. - Cancelar proceso: el sistema obligará a que el usuario justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). Esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. -Una vez que se realiza la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones:

Consultas activas (sin estar logueado) Búsqueda de procedimientos de acceso público (estando logueado) El pliego de condiciones específicas podrá ser retirado por todo interesado a través

de la plataforma.



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Declaración Desierto

Imagen 56. Declaración Desierta

Si no se presentase ningún interesado a retirar los Pliegos de Condiciones Específicas, el proceso deberá ser declarado desierto, mediante Resolución del Comité de Compras y Contrataciones debidamente motivada. Esto se realizará a través de la herramienta de Mensajes, seleccionando la opción “Mensaje público”. -En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando el procedimiento y haciendo una copia del mismo o creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento.

Imagen 57. Aviso de Declaración Desierta



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4. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO)

Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptado sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la opción Fases de Apertura del expediente tendrá la opción para iniciar el proceso de apertura, botón “Abrir”. Sólo se tendrá acceso al contenido del Sobre Económico. Apertura y evaluación de sobre económico El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. El sistema publica la lista de oferentes que presentaron ofertas económicas.

Imagen 58. Sobre desencriptados

Los Oferentes que no integren en su Propuesta Económica la Garantía de Seriedad de Oferta conforme lo establezca el Pliego de Condiciones Específicas quedan excluidos. La exclusión se realizará en la Fase de apertura, en la opción Excluir, y justificando la causa de exclusión.

Imagen 59. Fase de apertura admitir o excluir



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Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: Vía 1:

Imagen 60. Vía 1 para evaluación economica

Vía 2:

Imagen 61. Vía 2 para evaluación economica



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La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. La unidad operativa de compras y contrataciones genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios que podrán ser adjuntados en el paso documentos correspondientes a la fase de apertura, de esta forma peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas en la plataforma

Imagen 62. Evaluación económica

Imagen 63. Análisis de la evaluación económica



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Imagen 64. Reporte de la evaluación económica



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5. EVALUACIÓN

Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento; Se puede realizar la evaluación en la plataforma o fuera de la plataforma; En la plataforma hay dos opciones distintas para hacer la evaluación:

1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, hay la opción “evaluación” 2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget “evaluación”.

Al hacer el clic en el botón “Evaluación” el sistema muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos:

Bloque detalles del proceso:

Id procedimiento (relleno automático)

Id técnico (relleno automático).

Imagen 65. Bloque detalle del proceso de evaluación

Bloque información general:

Referencia de la evaluación (campo obligatorio)

Nombre de la evaluación

Imagen 66. Bloque Información general de evaluación

Después se le dará clic al botón crear.



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Imagen 67. Evaluación creada

Se le dará clic al botón “Crear análisis” para hacer el análisis de la evaluación.

Imagen 68. Crear análisis



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Imagen 69. Análisis de evaluación

Imagen 70. Evaluación comparativa creada



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Imagen 71. Análisis de la evaluación proveedores

Imagen 72. Puntuación de evaluación



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Imagen 73. Finalizar evaluación

Imagen 74. Evaluación admitida



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6. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN)

La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:

En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación.

A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad

tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.

A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese

análisis.

En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación.

Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID

de la adjudicación).

Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos:

1. Paso Información General

Bloque Título

• Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. • Tipo de Selección: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. • Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la

plataforma. no editable.

Imagen 75. Bloque titulo



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Bloque Resumen

• Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable.

Imagen 76. Bloque Resumen

Bloque Datos Generales

• Referencia del Procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Proceso de selección: campo rellenado automáticamente por la plataforma. • Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable.

Imagen 77. Bloque Datos Generales



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Bloque Información del Contrato

• Tipo de Contrato: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Lugar de Ejecución: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la

plataforma. No editable. • Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Imagen 78. Bloque Información del Contrato

Bloque Comentarios sobre Selección

• Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación.

Imagen 79. Bloque Comentarios a la Selección

Bloque Anexos procesos de selección El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir

Documento.”

Imagen 80. Bloque Anexos a la Adjudicación



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Bloque Configuración del Presupuesto

• Destino del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado

automáticamente por la plataforma. No editable. • Documento justificativo: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Imagen 81. Bloque Configuración del Presupuesto

Bloque de la Unidad de Compras

Imagen 82. Bloque Unidad de Compras

Bloque Aprobadores para la apertura

Imagen 83. Bloque Aprobadores para la apertura



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Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:

• Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.)

• Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o

excluir. • Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los

proveedores. • Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un

comentario para una oferta en concreto. • Opción para ver el detalle de la oferta.

Imagen 84. Clasificación

Bloque Lista Cantidades Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los

adjudicatarios, con la siguiente información:

• Nombre del proveedor • Descripción de los lotes (si existen) • Nº de artículos adjudicados • Precio total de adjudicación • Precio base total • Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su

referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato). • Opción para evaluar el proveedor • Opción para ver la lista de los artículos • Borrar.



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Imagen 85. Lista de Cantidades

Seleccionado el proveedor se dará clic al botón agregar artículos y luego hacer clic en agregar seleccionado el sistema habilitará un bloque Artículos a Seleccionar.

Imagen 86. Artículos a Seleccionar

Luego de seleccionar el proveedor hacer clic en el botón Confirmar para que habilite en informe final del proceso de compras.

Imagen 87. Informe Final



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7. CREACIÓN DEL CONTRATO

Una vez creada la adjudicacion es posible crear el contrato con el proveedor o proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la adjudicacion seran automaticamente completados en el contrato.

Podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.

Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento.

El proveedor recibe el contrato solo con el estado aceptado como opcion , es decir , el proveedor no podra rechazar dicho contrato.

Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato.

A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente;

Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.

Los estados del contrato son:

Creado (en edición) Terminado(confirmado); Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido

Para realizar la creación de los contratos deberá realizar los siguientes pasos:

Una vez adjudicado el proceso de compras se generara el paso de contrato el cual tendrá los siguientes pasos disponible:

1. Información general 2. Condiciones 3. Bienes y servicios 4. Documentos de proveedor 5. Documentos del contrato 6. Ejecución de contrato 7. Modificaciones del contrato 8. Incumplimientos



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Información del contrato:

En este paso se encontrará el estado del contrato, fecha de inicio de contrato, fecha de terminación de contratación, obligaciones ambientales, obligaciones pos consumo, Reversión.

Imagen 88. Información del contrato



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Condiciones :

En este paso se seleccionará las condiciones y entrega del contrato.

Imagen 89. Condiciones



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Bienes y servicios:

Este paso mostrará un breve detalle de la lista de precios del proceso de compras. En este apartado especificará los precios unitarios y el precio total ofertado por el proveedor.

Imagen 90. Bienes y servicios



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Documentos del proveedor

Son los documentos solicitados al proveedor para la acreditación de los requisitos habilitantes. Estos documentos el proveedor tendrá que adjuntarlo en fase de habilitación o en la fase de contratación.

Imagen 91. Documentos de Proveedor



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Documentos del contrato

Documentos anexados para el proceso de compras.

Imagen 92. Documentos del contrato

Configuración del presupuesto

Información de Presupuesto del proceso de compras

Imagen 93. Configuraciones del Presupuesto



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Ejecución de contrato

En este paso se establecerá el plan de cómo se entregara la mercancía.

Imagen 94. Ejecución de Contrato



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Modificación del contrato

En este paso se modificará cualquier proceso del contrato, tales como: suspensión del contrato, caducar contrato, terminar el contrato, adición en valor

Imagen 95. Opciones de Modificaciones de contrato



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Incumplimientos

Este paso se sancionará a los proveedores que incumpliera con el proceso de compras.

Imagen 96. Incumplimiento

Imagen 97. Ruta de Incumplimiento

Una vez que se apruebe los contratos el proceso de compras queda adjudicado.


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