Guía para el diseño y elaboración de Planes de Sistemas en...
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© ATOS ORIGIN Sociedad Anónima Española 2007. Este documento ha sido generado y es propiedad de ATOS ORIGIN Sae para uso exclusivo de CELEM y para los fines expresamente previstos en el mismo. Su contenido es confidencial, por lo que no puede ser difundido a terceros no autorizados expresamente por Atos Origin Sae. ® ATOS y ATOS ORIGIN son marcas registradas. Metodología ISIS Guía para el diseño y elaboración de Planes de Sistemas en asociaciones de mujeres 1
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Abril 2007 | ISIS | v11
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Metodologiacutea ISIS Guiacutea para el disentildeo y elaboracioacuten de Planes de Sistemas en
asociaciones de mujeres
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PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA 3 1 INTRODUCCIOacuteN 5
11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven 5 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres 6
2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS 9
21 Introduccioacuten- 9 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten 13
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten 13 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos 21
231 Introduccioacuten 21 232 Programas y proyectos 23 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten 28 234 Gestioacuten del conocimiento 29 235 Recursos humanos 30
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES 32
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea 32
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten 32 3111 Un equipo de gestioacuten de TI 32 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI 34 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI 37
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS 38 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 39 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 41 323 Calendario de actividades previsto 41 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos 41 325 Plan de contratacioacuten 42 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio 42 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos 43
33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema 44 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- 46
41 Pasos para la elaboracioacuten del primer Plan Isis- 48 42 Soportes metodoloacutegicos para realizar el diagnoacutestico de situacioacuten 54 43 Definiendo nuestro plan de sistemas organizacioacuten y modelo de referencia 65 44 Operativizando el plan de sistemas 69
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0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA Las Nuevas Tecnologiacuteas y las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y la Comunicacioacuten (NNTT y TIC) son todas aquellas tecnologiacuteas basadas en la electroacutenica y dirigidas a la recogida tratamiento almacenamiento administracioacuten yo buacutesqueda de de la informacioacuten1 En el contexto actual se ha demostrado que la apuesta de las organizaciones por la incorporacioacuten de las NNTT y TIC en sus estrategias planes y procesos de trabajo ha redundando en mejoras que les han permitido optimizar sus recursos la calidad de los servicios que realizan crecer y desarrollarse Son ademaacutes un aspecto clave para la inclusioacuten social En Espantildea tanto el sector privado como el sector puacuteblico ya hace tiempo que desarrollan acciones encaminadas a incorporar estas innovaciones en su trabajo diario con la finalidad de aprovechar sus utilidades para la mejora continuacutea de la labor que realizan Por el contrario el acceso de las organizaciones del Tercer Sector y en especial de asociaciones de mujeres a las NNTT y las TIC es todaviacutea muy incipiente A pesar de la importancia de su papel y del crecimiento del sector estas asociaciones recogen ciertos siacutentomas de la denominada ldquobrecha digitalrdquo2 contando con carencias de disponibilidad de recursos tecnoloacutegicos de equipamiento de formacioacuten y de la posibilidad de incorporar metodologiacuteas y herramientas ya existentes a un coste asequible para su capacidad econoacutemica Con la intencioacuten de contribuir a la reduccioacuten de la brecha digital el Proyecto ISIS en el marco de la Convocatoria de Subvenciones del Plan Avanza 2006 para el fomento de la igualdad de geacutenero en la sociedad de la informacioacuten planteoacute la posibilidad de acercar los PESIs o Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten a las asociaciones de mujeres Esta Guiacutea es fruto de esa primera experiencia de acercamiento El documento comienza explicando la significacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten y su utilidad para las asociaciones de mujeres A continuacioacuten plantea un modelo tecnoloacutegico y funcional comuacuten a las asociaciones de mujeres como punto de partida a la hora de disentildear planes de sistemas de informacioacuten Despueacutes partiendo de dicho modelo la Guiacutea orienta sobre los pasos a seguir para el disentildeo de planes de sistemas programas y proyectos tecnoloacutegicos y para poder iniciar la implantacioacuten de los mismos Por uacuteltimo la Guiacutea facilita una serie de soportes a partir de los cuales una asociacioacuten puede
1VVAA Las poliacuteticas puacuteblicas en materia de nuevas tecnologiacuteas las ONGs de accioacuten social y los colectivos desfavorecidos Diagnoacutestico y Propuestas Fundacioacuten Luis Vives Madrid enero 2007 2 La brecha digital se refiere a la distancia entre quienes acceden y manejan las TIC y quienes van quedando marginados de su uso (iacutedem) Se trata en definitiva de un indicador de exclusioacuten social
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- Realizar un diagnoacutestico de su situacioacuten en teacuterminos de
o Objetivos y planificacioacuten estrateacutegica o Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
- Identificar procesos criacuteticos - Plantear liacuteneas de trabajo de un plan de sistemas de informacioacuten - Identificar proyectos tecnoloacutegicos
La Guiacutea tambieacuten da pistas sobre los cambios que una asociacioacuten deberaacute prever en caso de implantar sistemas de informacioacuten y sugiere posibilidades que permitan unir esfuerzos y ahorrar recursos
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1 INTRODUCCIOacuteN
11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven Los sistemas de informacioacuten son herramientas tecnoloacutegicas que facilitan la ordenacioacuten sistematizacioacuten y canalizacioacuten de la informacioacuten que emplea una organizacioacuten en base a los objetivos estrateacutegicos de la misma Los sistemas de informacioacuten se estructuran a partir de un Plan Dicho plan se desglosa en programas y proyectos tecnoloacutegicos que se realizan en fases de acuerdo a los objetivos estrateacutegicos y las necesidades de la organizacioacuten adaptaacutendose a la vez a los recursos disponibles Las posibilidades que ofrecen los planes de sistemas de informacioacuten a las organizaciones son muacuteltiples Ademaacutes de organizar la informacioacuten y facilitar los procesos establecen sinergias y funcionalidades entre ellos De este modo agregan valor al trabajo Se destacan las siguientes ventajas
- Responden a la misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos de cada organizacioacuten - Ordenan y priorizan la informacioacuten de acuerdo a dicho marco estrateacutegico - Facilitan los procesos de trabajo con la informacioacuten identificando procesos criacuteticos y
mejoraacutendolos - Facilitan el almacenaje clasificacioacuten y codificacioacuten de la informacioacuten - Permiten la sistematizacioacuten de la informacioacuten - Permiten el uso de la informacioacuten para fines de investigacioacuten - Alivian la carga de trabajo propia de los procesos administrativos - Proporcionan herramientas de seguimiento y evaluacioacuten teacutecnica y administrativa del trabajo - En suma facilitan el uso oacuteptimo de la informacioacuten - Ahorran tiempo - Contribuyen a mejorar la calidad del trabajo realizado y de los servicios prestados - Son adaptables a las necesidades especiacuteficas de cada organizacioacuten - Son una inversioacuten rentable en teacuterminos de optimizacioacuten de los recursos y tiempo disponibles
Los planes de sistemas de informacioacuten son idoacuteneos para organizaciones que reuacutenen las siguientes caracteriacutesticas
- Entidades de tamantildeo medio-grande yo en crecimiento- - Entidades con una estructura organizativa compleja- Por ello se entiende que la entidad en
cuestioacuten requiere de una organizacioacuten compleja del trabajo con la informacioacuten para lograr
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alcanzar los objetivos estrateacutegicos que persigue Este tipo de organizacioacuten contaraacute con una o varias de las siguientes caracteriacutesticas
o la participacioacuten de distintas unidades territoriales o la participacioacuten de una plantilla de trabajadores amplia o la participacioacuten de una clientela estable y cuantiosa y o la participacioacuten de un nuacutemero importante de proveedores
- Entidades que impliquen una estructura igualmente compleja de
o toma de decisiones o canalizacioacuten de procesos o gestioacuten de servicios internos y externos
En caso de tratarse de organizaciones de tamantildeo menor pero con objetivos y estructuras de trabajo similares es posible la unioacuten de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean uacutetiles a todas ellas y se desarrollen de manera compartida Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacioacuten de mayor o menor complejidad a sus procesos de trabajo ministerios organismos de Naciones Unidas hospitales ONGDs empresa consultoras empresas de mensajeriacutea urgente centros bibliograacuteficos museos etc
12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres Actualmente las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas tecnologiacuteas Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacioacuten informaacutetica La mayoriacutea cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office Por uacuteltimo las maacutes avanzadas emplean correo electroacutenico y aplicaciones maacutes complejas como son los sistemas de bases de datos y los de gestioacuten contable Ademaacutes este grupo de asociaciones cuenta normalmente con una web corporativa La adaptacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten a las necesidades de las asociaciones de mujeres contribuiraacute a la reduccioacuten de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan desempentildear mejor su labor permitieacutendoles una mayor sistematizacioacuten de la informacioacuten y el conocimiento que generan una mejor ordenacioacuten y disponibilidad de tal informacioacuten y la creacioacuten de espacios comunes de comunicacioacuten e interaccioacuten a traveacutes de las nuevas tecnologiacuteas que faciliten la
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comunicacioacuten y participacioacuten interna y externa En suma ofreceraacute a las asociaciones de mujeres la inmersioacuten en aacutembitos tecnoloacutegicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologiacutea de los sistemas de informacioacuten a las asociaciones de mujeres
- Aplicaciones tecnoloacutegicas para la gestioacuten y la evaluacioacuten de programas y proyecto- Los planes de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar sus programas y proyectos de forma maacutes efectiva Se trata de aplicaciones que dotan de instrumental para dar seguimiento temporal y econoacutemico a los programas que alertan sobre incidencias y riesgos en la ejecucioacuten que sistematizan informacioacuten y que agilizan la creacioacuten y redaccioacuten de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y proyectos
- Aplicaciones de seguimiento y control financiero - Se trata de herramientas que permiten a la asociacioacuten una contabilidad automatizada la sistematizacioacuten de la informacioacuten econoacutemica y el cruce de datos de este tipo de informacioacuten Permite tambieacuten la emisioacuten de informes econoacutemicos Se trata de aplicaciones muy uacutetiles para el control financiero y la gestioacuten de gastos e ingresos Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las subvenciones puacuteblicas y de las cuotas de socias asociadas y donantes La tendencia actual de las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos capiacutetulos supone una gestioacuten cada vez maacutes compleja de todos los aspectos econoacutemicos asociados
- Aplicaciones para la gestioacuten de los rrhh socias asociadas y voluntariado- El rubro de recursos humanos que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada organizacioacuten genera muchas implicaciones contables y de gestioacuten La gestioacuten de las cuotas de socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envioacute cartas renovacioacuten de cuota enviacuteo informaciones y memoria anual convocatoria a asamblea general y enviacuteo documentacioacuten etc) Por uacuteltimo el voluntariado puede mejorar a traveacutes de aplicaciones que faciliten su gestioacuten y abran la posibilidad del voluntariado on-line
- Aplicaciones para la gestioacuten del conocimiento y la informacioacuten y para la comunicacioacuten interna - En este capiacutetulo los sistemas de informacioacuten permiten que las asociaciones de mujeres puedan dar un valor agregado a su saber permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de los documentos existentes permiten difundir internamente dicho conocimiento y permite ademaacutes trabajar sobre eacutel a partir de la creacioacuten de espacios en los que compartir el conocimiento tangible e ldquointangiblerdquo De igual forma permiten que la informacioacuten sea accesible a
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todas las personas de la organizacioacuten al mismo tiempo y la creacioacuten de espacios y niveles de acceso a informacioacuten cuando dichos niveles sean pertinentes
- Aplicaciones para la difusioacuten de informacioacuten y la comunicacioacuten- Los sistemas de informacioacuten permiten tambieacuten la mejora de la difusioacuten de informacioacuten de las asociaciones de mujeres a partir del enviacuteo de newsletter y boletines on-line a socias usuarias y proveedores Pueden ademaacutes ayudar a que la comunicacioacuten externa fluya de manera maacutes eficaz y eficiente abriendo espacios para que la ciudadaniacutea se acerque a las asociaciones e interactuacutee con ellas foros blogs etc
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2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
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Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
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i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA 3 1 INTRODUCCIOacuteN 5
11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven 5 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres 6
2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS 9
21 Introduccioacuten- 9 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten 13
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten 13 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos 21
231 Introduccioacuten 21 232 Programas y proyectos 23 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten 28 234 Gestioacuten del conocimiento 29 235 Recursos humanos 30
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES 32
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea 32
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten 32 3111 Un equipo de gestioacuten de TI 32 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI 34 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI 37
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS 38 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 39 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 41 323 Calendario de actividades previsto 41 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos 41 325 Plan de contratacioacuten 42 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio 42 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos 43
33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema 44 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- 46
41 Pasos para la elaboracioacuten del primer Plan Isis- 48 42 Soportes metodoloacutegicos para realizar el diagnoacutestico de situacioacuten 54 43 Definiendo nuestro plan de sistemas organizacioacuten y modelo de referencia 65 44 Operativizando el plan de sistemas 69
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0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA Las Nuevas Tecnologiacuteas y las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y la Comunicacioacuten (NNTT y TIC) son todas aquellas tecnologiacuteas basadas en la electroacutenica y dirigidas a la recogida tratamiento almacenamiento administracioacuten yo buacutesqueda de de la informacioacuten1 En el contexto actual se ha demostrado que la apuesta de las organizaciones por la incorporacioacuten de las NNTT y TIC en sus estrategias planes y procesos de trabajo ha redundando en mejoras que les han permitido optimizar sus recursos la calidad de los servicios que realizan crecer y desarrollarse Son ademaacutes un aspecto clave para la inclusioacuten social En Espantildea tanto el sector privado como el sector puacuteblico ya hace tiempo que desarrollan acciones encaminadas a incorporar estas innovaciones en su trabajo diario con la finalidad de aprovechar sus utilidades para la mejora continuacutea de la labor que realizan Por el contrario el acceso de las organizaciones del Tercer Sector y en especial de asociaciones de mujeres a las NNTT y las TIC es todaviacutea muy incipiente A pesar de la importancia de su papel y del crecimiento del sector estas asociaciones recogen ciertos siacutentomas de la denominada ldquobrecha digitalrdquo2 contando con carencias de disponibilidad de recursos tecnoloacutegicos de equipamiento de formacioacuten y de la posibilidad de incorporar metodologiacuteas y herramientas ya existentes a un coste asequible para su capacidad econoacutemica Con la intencioacuten de contribuir a la reduccioacuten de la brecha digital el Proyecto ISIS en el marco de la Convocatoria de Subvenciones del Plan Avanza 2006 para el fomento de la igualdad de geacutenero en la sociedad de la informacioacuten planteoacute la posibilidad de acercar los PESIs o Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten a las asociaciones de mujeres Esta Guiacutea es fruto de esa primera experiencia de acercamiento El documento comienza explicando la significacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten y su utilidad para las asociaciones de mujeres A continuacioacuten plantea un modelo tecnoloacutegico y funcional comuacuten a las asociaciones de mujeres como punto de partida a la hora de disentildear planes de sistemas de informacioacuten Despueacutes partiendo de dicho modelo la Guiacutea orienta sobre los pasos a seguir para el disentildeo de planes de sistemas programas y proyectos tecnoloacutegicos y para poder iniciar la implantacioacuten de los mismos Por uacuteltimo la Guiacutea facilita una serie de soportes a partir de los cuales una asociacioacuten puede
1VVAA Las poliacuteticas puacuteblicas en materia de nuevas tecnologiacuteas las ONGs de accioacuten social y los colectivos desfavorecidos Diagnoacutestico y Propuestas Fundacioacuten Luis Vives Madrid enero 2007 2 La brecha digital se refiere a la distancia entre quienes acceden y manejan las TIC y quienes van quedando marginados de su uso (iacutedem) Se trata en definitiva de un indicador de exclusioacuten social
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- Realizar un diagnoacutestico de su situacioacuten en teacuterminos de
o Objetivos y planificacioacuten estrateacutegica o Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
- Identificar procesos criacuteticos - Plantear liacuteneas de trabajo de un plan de sistemas de informacioacuten - Identificar proyectos tecnoloacutegicos
La Guiacutea tambieacuten da pistas sobre los cambios que una asociacioacuten deberaacute prever en caso de implantar sistemas de informacioacuten y sugiere posibilidades que permitan unir esfuerzos y ahorrar recursos
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1 INTRODUCCIOacuteN
11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven Los sistemas de informacioacuten son herramientas tecnoloacutegicas que facilitan la ordenacioacuten sistematizacioacuten y canalizacioacuten de la informacioacuten que emplea una organizacioacuten en base a los objetivos estrateacutegicos de la misma Los sistemas de informacioacuten se estructuran a partir de un Plan Dicho plan se desglosa en programas y proyectos tecnoloacutegicos que se realizan en fases de acuerdo a los objetivos estrateacutegicos y las necesidades de la organizacioacuten adaptaacutendose a la vez a los recursos disponibles Las posibilidades que ofrecen los planes de sistemas de informacioacuten a las organizaciones son muacuteltiples Ademaacutes de organizar la informacioacuten y facilitar los procesos establecen sinergias y funcionalidades entre ellos De este modo agregan valor al trabajo Se destacan las siguientes ventajas
- Responden a la misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos de cada organizacioacuten - Ordenan y priorizan la informacioacuten de acuerdo a dicho marco estrateacutegico - Facilitan los procesos de trabajo con la informacioacuten identificando procesos criacuteticos y
mejoraacutendolos - Facilitan el almacenaje clasificacioacuten y codificacioacuten de la informacioacuten - Permiten la sistematizacioacuten de la informacioacuten - Permiten el uso de la informacioacuten para fines de investigacioacuten - Alivian la carga de trabajo propia de los procesos administrativos - Proporcionan herramientas de seguimiento y evaluacioacuten teacutecnica y administrativa del trabajo - En suma facilitan el uso oacuteptimo de la informacioacuten - Ahorran tiempo - Contribuyen a mejorar la calidad del trabajo realizado y de los servicios prestados - Son adaptables a las necesidades especiacuteficas de cada organizacioacuten - Son una inversioacuten rentable en teacuterminos de optimizacioacuten de los recursos y tiempo disponibles
Los planes de sistemas de informacioacuten son idoacuteneos para organizaciones que reuacutenen las siguientes caracteriacutesticas
- Entidades de tamantildeo medio-grande yo en crecimiento- - Entidades con una estructura organizativa compleja- Por ello se entiende que la entidad en
cuestioacuten requiere de una organizacioacuten compleja del trabajo con la informacioacuten para lograr
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alcanzar los objetivos estrateacutegicos que persigue Este tipo de organizacioacuten contaraacute con una o varias de las siguientes caracteriacutesticas
o la participacioacuten de distintas unidades territoriales o la participacioacuten de una plantilla de trabajadores amplia o la participacioacuten de una clientela estable y cuantiosa y o la participacioacuten de un nuacutemero importante de proveedores
- Entidades que impliquen una estructura igualmente compleja de
o toma de decisiones o canalizacioacuten de procesos o gestioacuten de servicios internos y externos
En caso de tratarse de organizaciones de tamantildeo menor pero con objetivos y estructuras de trabajo similares es posible la unioacuten de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean uacutetiles a todas ellas y se desarrollen de manera compartida Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacioacuten de mayor o menor complejidad a sus procesos de trabajo ministerios organismos de Naciones Unidas hospitales ONGDs empresa consultoras empresas de mensajeriacutea urgente centros bibliograacuteficos museos etc
12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres Actualmente las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas tecnologiacuteas Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacioacuten informaacutetica La mayoriacutea cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office Por uacuteltimo las maacutes avanzadas emplean correo electroacutenico y aplicaciones maacutes complejas como son los sistemas de bases de datos y los de gestioacuten contable Ademaacutes este grupo de asociaciones cuenta normalmente con una web corporativa La adaptacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten a las necesidades de las asociaciones de mujeres contribuiraacute a la reduccioacuten de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan desempentildear mejor su labor permitieacutendoles una mayor sistematizacioacuten de la informacioacuten y el conocimiento que generan una mejor ordenacioacuten y disponibilidad de tal informacioacuten y la creacioacuten de espacios comunes de comunicacioacuten e interaccioacuten a traveacutes de las nuevas tecnologiacuteas que faciliten la
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comunicacioacuten y participacioacuten interna y externa En suma ofreceraacute a las asociaciones de mujeres la inmersioacuten en aacutembitos tecnoloacutegicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologiacutea de los sistemas de informacioacuten a las asociaciones de mujeres
- Aplicaciones tecnoloacutegicas para la gestioacuten y la evaluacioacuten de programas y proyecto- Los planes de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar sus programas y proyectos de forma maacutes efectiva Se trata de aplicaciones que dotan de instrumental para dar seguimiento temporal y econoacutemico a los programas que alertan sobre incidencias y riesgos en la ejecucioacuten que sistematizan informacioacuten y que agilizan la creacioacuten y redaccioacuten de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y proyectos
- Aplicaciones de seguimiento y control financiero - Se trata de herramientas que permiten a la asociacioacuten una contabilidad automatizada la sistematizacioacuten de la informacioacuten econoacutemica y el cruce de datos de este tipo de informacioacuten Permite tambieacuten la emisioacuten de informes econoacutemicos Se trata de aplicaciones muy uacutetiles para el control financiero y la gestioacuten de gastos e ingresos Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las subvenciones puacuteblicas y de las cuotas de socias asociadas y donantes La tendencia actual de las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos capiacutetulos supone una gestioacuten cada vez maacutes compleja de todos los aspectos econoacutemicos asociados
- Aplicaciones para la gestioacuten de los rrhh socias asociadas y voluntariado- El rubro de recursos humanos que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada organizacioacuten genera muchas implicaciones contables y de gestioacuten La gestioacuten de las cuotas de socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envioacute cartas renovacioacuten de cuota enviacuteo informaciones y memoria anual convocatoria a asamblea general y enviacuteo documentacioacuten etc) Por uacuteltimo el voluntariado puede mejorar a traveacutes de aplicaciones que faciliten su gestioacuten y abran la posibilidad del voluntariado on-line
- Aplicaciones para la gestioacuten del conocimiento y la informacioacuten y para la comunicacioacuten interna - En este capiacutetulo los sistemas de informacioacuten permiten que las asociaciones de mujeres puedan dar un valor agregado a su saber permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de los documentos existentes permiten difundir internamente dicho conocimiento y permite ademaacutes trabajar sobre eacutel a partir de la creacioacuten de espacios en los que compartir el conocimiento tangible e ldquointangiblerdquo De igual forma permiten que la informacioacuten sea accesible a
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todas las personas de la organizacioacuten al mismo tiempo y la creacioacuten de espacios y niveles de acceso a informacioacuten cuando dichos niveles sean pertinentes
- Aplicaciones para la difusioacuten de informacioacuten y la comunicacioacuten- Los sistemas de informacioacuten permiten tambieacuten la mejora de la difusioacuten de informacioacuten de las asociaciones de mujeres a partir del enviacuteo de newsletter y boletines on-line a socias usuarias y proveedores Pueden ademaacutes ayudar a que la comunicacioacuten externa fluya de manera maacutes eficaz y eficiente abriendo espacios para que la ciudadaniacutea se acerque a las asociaciones e interactuacutee con ellas foros blogs etc
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2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
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Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
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i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
47
48
41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA Las Nuevas Tecnologiacuteas y las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y la Comunicacioacuten (NNTT y TIC) son todas aquellas tecnologiacuteas basadas en la electroacutenica y dirigidas a la recogida tratamiento almacenamiento administracioacuten yo buacutesqueda de de la informacioacuten1 En el contexto actual se ha demostrado que la apuesta de las organizaciones por la incorporacioacuten de las NNTT y TIC en sus estrategias planes y procesos de trabajo ha redundando en mejoras que les han permitido optimizar sus recursos la calidad de los servicios que realizan crecer y desarrollarse Son ademaacutes un aspecto clave para la inclusioacuten social En Espantildea tanto el sector privado como el sector puacuteblico ya hace tiempo que desarrollan acciones encaminadas a incorporar estas innovaciones en su trabajo diario con la finalidad de aprovechar sus utilidades para la mejora continuacutea de la labor que realizan Por el contrario el acceso de las organizaciones del Tercer Sector y en especial de asociaciones de mujeres a las NNTT y las TIC es todaviacutea muy incipiente A pesar de la importancia de su papel y del crecimiento del sector estas asociaciones recogen ciertos siacutentomas de la denominada ldquobrecha digitalrdquo2 contando con carencias de disponibilidad de recursos tecnoloacutegicos de equipamiento de formacioacuten y de la posibilidad de incorporar metodologiacuteas y herramientas ya existentes a un coste asequible para su capacidad econoacutemica Con la intencioacuten de contribuir a la reduccioacuten de la brecha digital el Proyecto ISIS en el marco de la Convocatoria de Subvenciones del Plan Avanza 2006 para el fomento de la igualdad de geacutenero en la sociedad de la informacioacuten planteoacute la posibilidad de acercar los PESIs o Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten a las asociaciones de mujeres Esta Guiacutea es fruto de esa primera experiencia de acercamiento El documento comienza explicando la significacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten y su utilidad para las asociaciones de mujeres A continuacioacuten plantea un modelo tecnoloacutegico y funcional comuacuten a las asociaciones de mujeres como punto de partida a la hora de disentildear planes de sistemas de informacioacuten Despueacutes partiendo de dicho modelo la Guiacutea orienta sobre los pasos a seguir para el disentildeo de planes de sistemas programas y proyectos tecnoloacutegicos y para poder iniciar la implantacioacuten de los mismos Por uacuteltimo la Guiacutea facilita una serie de soportes a partir de los cuales una asociacioacuten puede
1VVAA Las poliacuteticas puacuteblicas en materia de nuevas tecnologiacuteas las ONGs de accioacuten social y los colectivos desfavorecidos Diagnoacutestico y Propuestas Fundacioacuten Luis Vives Madrid enero 2007 2 La brecha digital se refiere a la distancia entre quienes acceden y manejan las TIC y quienes van quedando marginados de su uso (iacutedem) Se trata en definitiva de un indicador de exclusioacuten social
3
- Realizar un diagnoacutestico de su situacioacuten en teacuterminos de
o Objetivos y planificacioacuten estrateacutegica o Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
- Identificar procesos criacuteticos - Plantear liacuteneas de trabajo de un plan de sistemas de informacioacuten - Identificar proyectos tecnoloacutegicos
La Guiacutea tambieacuten da pistas sobre los cambios que una asociacioacuten deberaacute prever en caso de implantar sistemas de informacioacuten y sugiere posibilidades que permitan unir esfuerzos y ahorrar recursos
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1 INTRODUCCIOacuteN
11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven Los sistemas de informacioacuten son herramientas tecnoloacutegicas que facilitan la ordenacioacuten sistematizacioacuten y canalizacioacuten de la informacioacuten que emplea una organizacioacuten en base a los objetivos estrateacutegicos de la misma Los sistemas de informacioacuten se estructuran a partir de un Plan Dicho plan se desglosa en programas y proyectos tecnoloacutegicos que se realizan en fases de acuerdo a los objetivos estrateacutegicos y las necesidades de la organizacioacuten adaptaacutendose a la vez a los recursos disponibles Las posibilidades que ofrecen los planes de sistemas de informacioacuten a las organizaciones son muacuteltiples Ademaacutes de organizar la informacioacuten y facilitar los procesos establecen sinergias y funcionalidades entre ellos De este modo agregan valor al trabajo Se destacan las siguientes ventajas
- Responden a la misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos de cada organizacioacuten - Ordenan y priorizan la informacioacuten de acuerdo a dicho marco estrateacutegico - Facilitan los procesos de trabajo con la informacioacuten identificando procesos criacuteticos y
mejoraacutendolos - Facilitan el almacenaje clasificacioacuten y codificacioacuten de la informacioacuten - Permiten la sistematizacioacuten de la informacioacuten - Permiten el uso de la informacioacuten para fines de investigacioacuten - Alivian la carga de trabajo propia de los procesos administrativos - Proporcionan herramientas de seguimiento y evaluacioacuten teacutecnica y administrativa del trabajo - En suma facilitan el uso oacuteptimo de la informacioacuten - Ahorran tiempo - Contribuyen a mejorar la calidad del trabajo realizado y de los servicios prestados - Son adaptables a las necesidades especiacuteficas de cada organizacioacuten - Son una inversioacuten rentable en teacuterminos de optimizacioacuten de los recursos y tiempo disponibles
Los planes de sistemas de informacioacuten son idoacuteneos para organizaciones que reuacutenen las siguientes caracteriacutesticas
- Entidades de tamantildeo medio-grande yo en crecimiento- - Entidades con una estructura organizativa compleja- Por ello se entiende que la entidad en
cuestioacuten requiere de una organizacioacuten compleja del trabajo con la informacioacuten para lograr
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alcanzar los objetivos estrateacutegicos que persigue Este tipo de organizacioacuten contaraacute con una o varias de las siguientes caracteriacutesticas
o la participacioacuten de distintas unidades territoriales o la participacioacuten de una plantilla de trabajadores amplia o la participacioacuten de una clientela estable y cuantiosa y o la participacioacuten de un nuacutemero importante de proveedores
- Entidades que impliquen una estructura igualmente compleja de
o toma de decisiones o canalizacioacuten de procesos o gestioacuten de servicios internos y externos
En caso de tratarse de organizaciones de tamantildeo menor pero con objetivos y estructuras de trabajo similares es posible la unioacuten de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean uacutetiles a todas ellas y se desarrollen de manera compartida Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacioacuten de mayor o menor complejidad a sus procesos de trabajo ministerios organismos de Naciones Unidas hospitales ONGDs empresa consultoras empresas de mensajeriacutea urgente centros bibliograacuteficos museos etc
12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres Actualmente las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas tecnologiacuteas Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacioacuten informaacutetica La mayoriacutea cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office Por uacuteltimo las maacutes avanzadas emplean correo electroacutenico y aplicaciones maacutes complejas como son los sistemas de bases de datos y los de gestioacuten contable Ademaacutes este grupo de asociaciones cuenta normalmente con una web corporativa La adaptacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten a las necesidades de las asociaciones de mujeres contribuiraacute a la reduccioacuten de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan desempentildear mejor su labor permitieacutendoles una mayor sistematizacioacuten de la informacioacuten y el conocimiento que generan una mejor ordenacioacuten y disponibilidad de tal informacioacuten y la creacioacuten de espacios comunes de comunicacioacuten e interaccioacuten a traveacutes de las nuevas tecnologiacuteas que faciliten la
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comunicacioacuten y participacioacuten interna y externa En suma ofreceraacute a las asociaciones de mujeres la inmersioacuten en aacutembitos tecnoloacutegicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologiacutea de los sistemas de informacioacuten a las asociaciones de mujeres
- Aplicaciones tecnoloacutegicas para la gestioacuten y la evaluacioacuten de programas y proyecto- Los planes de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar sus programas y proyectos de forma maacutes efectiva Se trata de aplicaciones que dotan de instrumental para dar seguimiento temporal y econoacutemico a los programas que alertan sobre incidencias y riesgos en la ejecucioacuten que sistematizan informacioacuten y que agilizan la creacioacuten y redaccioacuten de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y proyectos
- Aplicaciones de seguimiento y control financiero - Se trata de herramientas que permiten a la asociacioacuten una contabilidad automatizada la sistematizacioacuten de la informacioacuten econoacutemica y el cruce de datos de este tipo de informacioacuten Permite tambieacuten la emisioacuten de informes econoacutemicos Se trata de aplicaciones muy uacutetiles para el control financiero y la gestioacuten de gastos e ingresos Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las subvenciones puacuteblicas y de las cuotas de socias asociadas y donantes La tendencia actual de las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos capiacutetulos supone una gestioacuten cada vez maacutes compleja de todos los aspectos econoacutemicos asociados
- Aplicaciones para la gestioacuten de los rrhh socias asociadas y voluntariado- El rubro de recursos humanos que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada organizacioacuten genera muchas implicaciones contables y de gestioacuten La gestioacuten de las cuotas de socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envioacute cartas renovacioacuten de cuota enviacuteo informaciones y memoria anual convocatoria a asamblea general y enviacuteo documentacioacuten etc) Por uacuteltimo el voluntariado puede mejorar a traveacutes de aplicaciones que faciliten su gestioacuten y abran la posibilidad del voluntariado on-line
- Aplicaciones para la gestioacuten del conocimiento y la informacioacuten y para la comunicacioacuten interna - En este capiacutetulo los sistemas de informacioacuten permiten que las asociaciones de mujeres puedan dar un valor agregado a su saber permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de los documentos existentes permiten difundir internamente dicho conocimiento y permite ademaacutes trabajar sobre eacutel a partir de la creacioacuten de espacios en los que compartir el conocimiento tangible e ldquointangiblerdquo De igual forma permiten que la informacioacuten sea accesible a
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todas las personas de la organizacioacuten al mismo tiempo y la creacioacuten de espacios y niveles de acceso a informacioacuten cuando dichos niveles sean pertinentes
- Aplicaciones para la difusioacuten de informacioacuten y la comunicacioacuten- Los sistemas de informacioacuten permiten tambieacuten la mejora de la difusioacuten de informacioacuten de las asociaciones de mujeres a partir del enviacuteo de newsletter y boletines on-line a socias usuarias y proveedores Pueden ademaacutes ayudar a que la comunicacioacuten externa fluya de manera maacutes eficaz y eficiente abriendo espacios para que la ciudadaniacutea se acerque a las asociaciones e interactuacutee con ellas foros blogs etc
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2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
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Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
- Realizar un diagnoacutestico de su situacioacuten en teacuterminos de
o Objetivos y planificacioacuten estrateacutegica o Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
- Identificar procesos criacuteticos - Plantear liacuteneas de trabajo de un plan de sistemas de informacioacuten - Identificar proyectos tecnoloacutegicos
La Guiacutea tambieacuten da pistas sobre los cambios que una asociacioacuten deberaacute prever en caso de implantar sistemas de informacioacuten y sugiere posibilidades que permitan unir esfuerzos y ahorrar recursos
4
1 INTRODUCCIOacuteN
11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven Los sistemas de informacioacuten son herramientas tecnoloacutegicas que facilitan la ordenacioacuten sistematizacioacuten y canalizacioacuten de la informacioacuten que emplea una organizacioacuten en base a los objetivos estrateacutegicos de la misma Los sistemas de informacioacuten se estructuran a partir de un Plan Dicho plan se desglosa en programas y proyectos tecnoloacutegicos que se realizan en fases de acuerdo a los objetivos estrateacutegicos y las necesidades de la organizacioacuten adaptaacutendose a la vez a los recursos disponibles Las posibilidades que ofrecen los planes de sistemas de informacioacuten a las organizaciones son muacuteltiples Ademaacutes de organizar la informacioacuten y facilitar los procesos establecen sinergias y funcionalidades entre ellos De este modo agregan valor al trabajo Se destacan las siguientes ventajas
- Responden a la misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos de cada organizacioacuten - Ordenan y priorizan la informacioacuten de acuerdo a dicho marco estrateacutegico - Facilitan los procesos de trabajo con la informacioacuten identificando procesos criacuteticos y
mejoraacutendolos - Facilitan el almacenaje clasificacioacuten y codificacioacuten de la informacioacuten - Permiten la sistematizacioacuten de la informacioacuten - Permiten el uso de la informacioacuten para fines de investigacioacuten - Alivian la carga de trabajo propia de los procesos administrativos - Proporcionan herramientas de seguimiento y evaluacioacuten teacutecnica y administrativa del trabajo - En suma facilitan el uso oacuteptimo de la informacioacuten - Ahorran tiempo - Contribuyen a mejorar la calidad del trabajo realizado y de los servicios prestados - Son adaptables a las necesidades especiacuteficas de cada organizacioacuten - Son una inversioacuten rentable en teacuterminos de optimizacioacuten de los recursos y tiempo disponibles
Los planes de sistemas de informacioacuten son idoacuteneos para organizaciones que reuacutenen las siguientes caracteriacutesticas
- Entidades de tamantildeo medio-grande yo en crecimiento- - Entidades con una estructura organizativa compleja- Por ello se entiende que la entidad en
cuestioacuten requiere de una organizacioacuten compleja del trabajo con la informacioacuten para lograr
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alcanzar los objetivos estrateacutegicos que persigue Este tipo de organizacioacuten contaraacute con una o varias de las siguientes caracteriacutesticas
o la participacioacuten de distintas unidades territoriales o la participacioacuten de una plantilla de trabajadores amplia o la participacioacuten de una clientela estable y cuantiosa y o la participacioacuten de un nuacutemero importante de proveedores
- Entidades que impliquen una estructura igualmente compleja de
o toma de decisiones o canalizacioacuten de procesos o gestioacuten de servicios internos y externos
En caso de tratarse de organizaciones de tamantildeo menor pero con objetivos y estructuras de trabajo similares es posible la unioacuten de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean uacutetiles a todas ellas y se desarrollen de manera compartida Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacioacuten de mayor o menor complejidad a sus procesos de trabajo ministerios organismos de Naciones Unidas hospitales ONGDs empresa consultoras empresas de mensajeriacutea urgente centros bibliograacuteficos museos etc
12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres Actualmente las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas tecnologiacuteas Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacioacuten informaacutetica La mayoriacutea cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office Por uacuteltimo las maacutes avanzadas emplean correo electroacutenico y aplicaciones maacutes complejas como son los sistemas de bases de datos y los de gestioacuten contable Ademaacutes este grupo de asociaciones cuenta normalmente con una web corporativa La adaptacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten a las necesidades de las asociaciones de mujeres contribuiraacute a la reduccioacuten de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan desempentildear mejor su labor permitieacutendoles una mayor sistematizacioacuten de la informacioacuten y el conocimiento que generan una mejor ordenacioacuten y disponibilidad de tal informacioacuten y la creacioacuten de espacios comunes de comunicacioacuten e interaccioacuten a traveacutes de las nuevas tecnologiacuteas que faciliten la
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comunicacioacuten y participacioacuten interna y externa En suma ofreceraacute a las asociaciones de mujeres la inmersioacuten en aacutembitos tecnoloacutegicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologiacutea de los sistemas de informacioacuten a las asociaciones de mujeres
- Aplicaciones tecnoloacutegicas para la gestioacuten y la evaluacioacuten de programas y proyecto- Los planes de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar sus programas y proyectos de forma maacutes efectiva Se trata de aplicaciones que dotan de instrumental para dar seguimiento temporal y econoacutemico a los programas que alertan sobre incidencias y riesgos en la ejecucioacuten que sistematizan informacioacuten y que agilizan la creacioacuten y redaccioacuten de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y proyectos
- Aplicaciones de seguimiento y control financiero - Se trata de herramientas que permiten a la asociacioacuten una contabilidad automatizada la sistematizacioacuten de la informacioacuten econoacutemica y el cruce de datos de este tipo de informacioacuten Permite tambieacuten la emisioacuten de informes econoacutemicos Se trata de aplicaciones muy uacutetiles para el control financiero y la gestioacuten de gastos e ingresos Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las subvenciones puacuteblicas y de las cuotas de socias asociadas y donantes La tendencia actual de las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos capiacutetulos supone una gestioacuten cada vez maacutes compleja de todos los aspectos econoacutemicos asociados
- Aplicaciones para la gestioacuten de los rrhh socias asociadas y voluntariado- El rubro de recursos humanos que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada organizacioacuten genera muchas implicaciones contables y de gestioacuten La gestioacuten de las cuotas de socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envioacute cartas renovacioacuten de cuota enviacuteo informaciones y memoria anual convocatoria a asamblea general y enviacuteo documentacioacuten etc) Por uacuteltimo el voluntariado puede mejorar a traveacutes de aplicaciones que faciliten su gestioacuten y abran la posibilidad del voluntariado on-line
- Aplicaciones para la gestioacuten del conocimiento y la informacioacuten y para la comunicacioacuten interna - En este capiacutetulo los sistemas de informacioacuten permiten que las asociaciones de mujeres puedan dar un valor agregado a su saber permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de los documentos existentes permiten difundir internamente dicho conocimiento y permite ademaacutes trabajar sobre eacutel a partir de la creacioacuten de espacios en los que compartir el conocimiento tangible e ldquointangiblerdquo De igual forma permiten que la informacioacuten sea accesible a
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todas las personas de la organizacioacuten al mismo tiempo y la creacioacuten de espacios y niveles de acceso a informacioacuten cuando dichos niveles sean pertinentes
- Aplicaciones para la difusioacuten de informacioacuten y la comunicacioacuten- Los sistemas de informacioacuten permiten tambieacuten la mejora de la difusioacuten de informacioacuten de las asociaciones de mujeres a partir del enviacuteo de newsletter y boletines on-line a socias usuarias y proveedores Pueden ademaacutes ayudar a que la comunicacioacuten externa fluya de manera maacutes eficaz y eficiente abriendo espacios para que la ciudadaniacutea se acerque a las asociaciones e interactuacutee con ellas foros blogs etc
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2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
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Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
1 INTRODUCCIOacuteN
11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven Los sistemas de informacioacuten son herramientas tecnoloacutegicas que facilitan la ordenacioacuten sistematizacioacuten y canalizacioacuten de la informacioacuten que emplea una organizacioacuten en base a los objetivos estrateacutegicos de la misma Los sistemas de informacioacuten se estructuran a partir de un Plan Dicho plan se desglosa en programas y proyectos tecnoloacutegicos que se realizan en fases de acuerdo a los objetivos estrateacutegicos y las necesidades de la organizacioacuten adaptaacutendose a la vez a los recursos disponibles Las posibilidades que ofrecen los planes de sistemas de informacioacuten a las organizaciones son muacuteltiples Ademaacutes de organizar la informacioacuten y facilitar los procesos establecen sinergias y funcionalidades entre ellos De este modo agregan valor al trabajo Se destacan las siguientes ventajas
- Responden a la misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos de cada organizacioacuten - Ordenan y priorizan la informacioacuten de acuerdo a dicho marco estrateacutegico - Facilitan los procesos de trabajo con la informacioacuten identificando procesos criacuteticos y
mejoraacutendolos - Facilitan el almacenaje clasificacioacuten y codificacioacuten de la informacioacuten - Permiten la sistematizacioacuten de la informacioacuten - Permiten el uso de la informacioacuten para fines de investigacioacuten - Alivian la carga de trabajo propia de los procesos administrativos - Proporcionan herramientas de seguimiento y evaluacioacuten teacutecnica y administrativa del trabajo - En suma facilitan el uso oacuteptimo de la informacioacuten - Ahorran tiempo - Contribuyen a mejorar la calidad del trabajo realizado y de los servicios prestados - Son adaptables a las necesidades especiacuteficas de cada organizacioacuten - Son una inversioacuten rentable en teacuterminos de optimizacioacuten de los recursos y tiempo disponibles
Los planes de sistemas de informacioacuten son idoacuteneos para organizaciones que reuacutenen las siguientes caracteriacutesticas
- Entidades de tamantildeo medio-grande yo en crecimiento- - Entidades con una estructura organizativa compleja- Por ello se entiende que la entidad en
cuestioacuten requiere de una organizacioacuten compleja del trabajo con la informacioacuten para lograr
5
alcanzar los objetivos estrateacutegicos que persigue Este tipo de organizacioacuten contaraacute con una o varias de las siguientes caracteriacutesticas
o la participacioacuten de distintas unidades territoriales o la participacioacuten de una plantilla de trabajadores amplia o la participacioacuten de una clientela estable y cuantiosa y o la participacioacuten de un nuacutemero importante de proveedores
- Entidades que impliquen una estructura igualmente compleja de
o toma de decisiones o canalizacioacuten de procesos o gestioacuten de servicios internos y externos
En caso de tratarse de organizaciones de tamantildeo menor pero con objetivos y estructuras de trabajo similares es posible la unioacuten de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean uacutetiles a todas ellas y se desarrollen de manera compartida Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacioacuten de mayor o menor complejidad a sus procesos de trabajo ministerios organismos de Naciones Unidas hospitales ONGDs empresa consultoras empresas de mensajeriacutea urgente centros bibliograacuteficos museos etc
12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres Actualmente las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas tecnologiacuteas Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacioacuten informaacutetica La mayoriacutea cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office Por uacuteltimo las maacutes avanzadas emplean correo electroacutenico y aplicaciones maacutes complejas como son los sistemas de bases de datos y los de gestioacuten contable Ademaacutes este grupo de asociaciones cuenta normalmente con una web corporativa La adaptacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten a las necesidades de las asociaciones de mujeres contribuiraacute a la reduccioacuten de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan desempentildear mejor su labor permitieacutendoles una mayor sistematizacioacuten de la informacioacuten y el conocimiento que generan una mejor ordenacioacuten y disponibilidad de tal informacioacuten y la creacioacuten de espacios comunes de comunicacioacuten e interaccioacuten a traveacutes de las nuevas tecnologiacuteas que faciliten la
6
comunicacioacuten y participacioacuten interna y externa En suma ofreceraacute a las asociaciones de mujeres la inmersioacuten en aacutembitos tecnoloacutegicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologiacutea de los sistemas de informacioacuten a las asociaciones de mujeres
- Aplicaciones tecnoloacutegicas para la gestioacuten y la evaluacioacuten de programas y proyecto- Los planes de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar sus programas y proyectos de forma maacutes efectiva Se trata de aplicaciones que dotan de instrumental para dar seguimiento temporal y econoacutemico a los programas que alertan sobre incidencias y riesgos en la ejecucioacuten que sistematizan informacioacuten y que agilizan la creacioacuten y redaccioacuten de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y proyectos
- Aplicaciones de seguimiento y control financiero - Se trata de herramientas que permiten a la asociacioacuten una contabilidad automatizada la sistematizacioacuten de la informacioacuten econoacutemica y el cruce de datos de este tipo de informacioacuten Permite tambieacuten la emisioacuten de informes econoacutemicos Se trata de aplicaciones muy uacutetiles para el control financiero y la gestioacuten de gastos e ingresos Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las subvenciones puacuteblicas y de las cuotas de socias asociadas y donantes La tendencia actual de las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos capiacutetulos supone una gestioacuten cada vez maacutes compleja de todos los aspectos econoacutemicos asociados
- Aplicaciones para la gestioacuten de los rrhh socias asociadas y voluntariado- El rubro de recursos humanos que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada organizacioacuten genera muchas implicaciones contables y de gestioacuten La gestioacuten de las cuotas de socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envioacute cartas renovacioacuten de cuota enviacuteo informaciones y memoria anual convocatoria a asamblea general y enviacuteo documentacioacuten etc) Por uacuteltimo el voluntariado puede mejorar a traveacutes de aplicaciones que faciliten su gestioacuten y abran la posibilidad del voluntariado on-line
- Aplicaciones para la gestioacuten del conocimiento y la informacioacuten y para la comunicacioacuten interna - En este capiacutetulo los sistemas de informacioacuten permiten que las asociaciones de mujeres puedan dar un valor agregado a su saber permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de los documentos existentes permiten difundir internamente dicho conocimiento y permite ademaacutes trabajar sobre eacutel a partir de la creacioacuten de espacios en los que compartir el conocimiento tangible e ldquointangiblerdquo De igual forma permiten que la informacioacuten sea accesible a
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todas las personas de la organizacioacuten al mismo tiempo y la creacioacuten de espacios y niveles de acceso a informacioacuten cuando dichos niveles sean pertinentes
- Aplicaciones para la difusioacuten de informacioacuten y la comunicacioacuten- Los sistemas de informacioacuten permiten tambieacuten la mejora de la difusioacuten de informacioacuten de las asociaciones de mujeres a partir del enviacuteo de newsletter y boletines on-line a socias usuarias y proveedores Pueden ademaacutes ayudar a que la comunicacioacuten externa fluya de manera maacutes eficaz y eficiente abriendo espacios para que la ciudadaniacutea se acerque a las asociaciones e interactuacutee con ellas foros blogs etc
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2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
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Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
31
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
38
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
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- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
alcanzar los objetivos estrateacutegicos que persigue Este tipo de organizacioacuten contaraacute con una o varias de las siguientes caracteriacutesticas
o la participacioacuten de distintas unidades territoriales o la participacioacuten de una plantilla de trabajadores amplia o la participacioacuten de una clientela estable y cuantiosa y o la participacioacuten de un nuacutemero importante de proveedores
- Entidades que impliquen una estructura igualmente compleja de
o toma de decisiones o canalizacioacuten de procesos o gestioacuten de servicios internos y externos
En caso de tratarse de organizaciones de tamantildeo menor pero con objetivos y estructuras de trabajo similares es posible la unioacuten de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean uacutetiles a todas ellas y se desarrollen de manera compartida Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacioacuten de mayor o menor complejidad a sus procesos de trabajo ministerios organismos de Naciones Unidas hospitales ONGDs empresa consultoras empresas de mensajeriacutea urgente centros bibliograacuteficos museos etc
12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres Actualmente las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas tecnologiacuteas Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacioacuten informaacutetica La mayoriacutea cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office Por uacuteltimo las maacutes avanzadas emplean correo electroacutenico y aplicaciones maacutes complejas como son los sistemas de bases de datos y los de gestioacuten contable Ademaacutes este grupo de asociaciones cuenta normalmente con una web corporativa La adaptacioacuten de los planes de sistemas de informacioacuten a las necesidades de las asociaciones de mujeres contribuiraacute a la reduccioacuten de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan desempentildear mejor su labor permitieacutendoles una mayor sistematizacioacuten de la informacioacuten y el conocimiento que generan una mejor ordenacioacuten y disponibilidad de tal informacioacuten y la creacioacuten de espacios comunes de comunicacioacuten e interaccioacuten a traveacutes de las nuevas tecnologiacuteas que faciliten la
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comunicacioacuten y participacioacuten interna y externa En suma ofreceraacute a las asociaciones de mujeres la inmersioacuten en aacutembitos tecnoloacutegicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologiacutea de los sistemas de informacioacuten a las asociaciones de mujeres
- Aplicaciones tecnoloacutegicas para la gestioacuten y la evaluacioacuten de programas y proyecto- Los planes de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar sus programas y proyectos de forma maacutes efectiva Se trata de aplicaciones que dotan de instrumental para dar seguimiento temporal y econoacutemico a los programas que alertan sobre incidencias y riesgos en la ejecucioacuten que sistematizan informacioacuten y que agilizan la creacioacuten y redaccioacuten de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y proyectos
- Aplicaciones de seguimiento y control financiero - Se trata de herramientas que permiten a la asociacioacuten una contabilidad automatizada la sistematizacioacuten de la informacioacuten econoacutemica y el cruce de datos de este tipo de informacioacuten Permite tambieacuten la emisioacuten de informes econoacutemicos Se trata de aplicaciones muy uacutetiles para el control financiero y la gestioacuten de gastos e ingresos Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las subvenciones puacuteblicas y de las cuotas de socias asociadas y donantes La tendencia actual de las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos capiacutetulos supone una gestioacuten cada vez maacutes compleja de todos los aspectos econoacutemicos asociados
- Aplicaciones para la gestioacuten de los rrhh socias asociadas y voluntariado- El rubro de recursos humanos que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada organizacioacuten genera muchas implicaciones contables y de gestioacuten La gestioacuten de las cuotas de socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envioacute cartas renovacioacuten de cuota enviacuteo informaciones y memoria anual convocatoria a asamblea general y enviacuteo documentacioacuten etc) Por uacuteltimo el voluntariado puede mejorar a traveacutes de aplicaciones que faciliten su gestioacuten y abran la posibilidad del voluntariado on-line
- Aplicaciones para la gestioacuten del conocimiento y la informacioacuten y para la comunicacioacuten interna - En este capiacutetulo los sistemas de informacioacuten permiten que las asociaciones de mujeres puedan dar un valor agregado a su saber permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de los documentos existentes permiten difundir internamente dicho conocimiento y permite ademaacutes trabajar sobre eacutel a partir de la creacioacuten de espacios en los que compartir el conocimiento tangible e ldquointangiblerdquo De igual forma permiten que la informacioacuten sea accesible a
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todas las personas de la organizacioacuten al mismo tiempo y la creacioacuten de espacios y niveles de acceso a informacioacuten cuando dichos niveles sean pertinentes
- Aplicaciones para la difusioacuten de informacioacuten y la comunicacioacuten- Los sistemas de informacioacuten permiten tambieacuten la mejora de la difusioacuten de informacioacuten de las asociaciones de mujeres a partir del enviacuteo de newsletter y boletines on-line a socias usuarias y proveedores Pueden ademaacutes ayudar a que la comunicacioacuten externa fluya de manera maacutes eficaz y eficiente abriendo espacios para que la ciudadaniacutea se acerque a las asociaciones e interactuacutee con ellas foros blogs etc
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2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
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Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
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i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
comunicacioacuten y participacioacuten interna y externa En suma ofreceraacute a las asociaciones de mujeres la inmersioacuten en aacutembitos tecnoloacutegicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologiacutea de los sistemas de informacioacuten a las asociaciones de mujeres
- Aplicaciones tecnoloacutegicas para la gestioacuten y la evaluacioacuten de programas y proyecto- Los planes de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar sus programas y proyectos de forma maacutes efectiva Se trata de aplicaciones que dotan de instrumental para dar seguimiento temporal y econoacutemico a los programas que alertan sobre incidencias y riesgos en la ejecucioacuten que sistematizan informacioacuten y que agilizan la creacioacuten y redaccioacuten de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y proyectos
- Aplicaciones de seguimiento y control financiero - Se trata de herramientas que permiten a la asociacioacuten una contabilidad automatizada la sistematizacioacuten de la informacioacuten econoacutemica y el cruce de datos de este tipo de informacioacuten Permite tambieacuten la emisioacuten de informes econoacutemicos Se trata de aplicaciones muy uacutetiles para el control financiero y la gestioacuten de gastos e ingresos Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las subvenciones puacuteblicas y de las cuotas de socias asociadas y donantes La tendencia actual de las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos capiacutetulos supone una gestioacuten cada vez maacutes compleja de todos los aspectos econoacutemicos asociados
- Aplicaciones para la gestioacuten de los rrhh socias asociadas y voluntariado- El rubro de recursos humanos que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada organizacioacuten genera muchas implicaciones contables y de gestioacuten La gestioacuten de las cuotas de socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envioacute cartas renovacioacuten de cuota enviacuteo informaciones y memoria anual convocatoria a asamblea general y enviacuteo documentacioacuten etc) Por uacuteltimo el voluntariado puede mejorar a traveacutes de aplicaciones que faciliten su gestioacuten y abran la posibilidad del voluntariado on-line
- Aplicaciones para la gestioacuten del conocimiento y la informacioacuten y para la comunicacioacuten interna - En este capiacutetulo los sistemas de informacioacuten permiten que las asociaciones de mujeres puedan dar un valor agregado a su saber permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de los documentos existentes permiten difundir internamente dicho conocimiento y permite ademaacutes trabajar sobre eacutel a partir de la creacioacuten de espacios en los que compartir el conocimiento tangible e ldquointangiblerdquo De igual forma permiten que la informacioacuten sea accesible a
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todas las personas de la organizacioacuten al mismo tiempo y la creacioacuten de espacios y niveles de acceso a informacioacuten cuando dichos niveles sean pertinentes
- Aplicaciones para la difusioacuten de informacioacuten y la comunicacioacuten- Los sistemas de informacioacuten permiten tambieacuten la mejora de la difusioacuten de informacioacuten de las asociaciones de mujeres a partir del enviacuteo de newsletter y boletines on-line a socias usuarias y proveedores Pueden ademaacutes ayudar a que la comunicacioacuten externa fluya de manera maacutes eficaz y eficiente abriendo espacios para que la ciudadaniacutea se acerque a las asociaciones e interactuacutee con ellas foros blogs etc
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2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
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Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
todas las personas de la organizacioacuten al mismo tiempo y la creacioacuten de espacios y niveles de acceso a informacioacuten cuando dichos niveles sean pertinentes
- Aplicaciones para la difusioacuten de informacioacuten y la comunicacioacuten- Los sistemas de informacioacuten permiten tambieacuten la mejora de la difusioacuten de informacioacuten de las asociaciones de mujeres a partir del enviacuteo de newsletter y boletines on-line a socias usuarias y proveedores Pueden ademaacutes ayudar a que la comunicacioacuten externa fluya de manera maacutes eficaz y eficiente abriendo espacios para que la ciudadaniacutea se acerque a las asociaciones e interactuacutee con ellas foros blogs etc
8
2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
9
Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
13
servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
21 Introduccioacuten Los sistemas de informacioacuten surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacioacuten y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y puacuteblicas que gestionan un volumen de datos e informacioacuten alto y complejo ya sea en teacuterminos de procesos de personal de produccioacuten o de todos a la vez
Si bien existen numerosos meacutetodos aplicables a grandes empresas (COBIT ITIL CMMI etc) estos no resultan adecuados para organizaciones de tamantildeo medio o pequentildeo con lo que se hace necesaria su adaptacioacuten
Por tanto el modelo de metodologiacutea que se presenta en esta Guiacutea supone una adaptacioacuten de estos meacutetodos a los objetivos y el tamantildeo propios de las asociaciones de mujeres
Este modelo de metodologiacutea se ha denominado Metodologiacutea ISIS y consiste en un conjunto de directrices praacutecticas y meacutetodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estrateacutegicos de Sistemas de Informacioacuten (PESI)
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodoloacutegico de planes de sistemas de informacioacuten comuacuten para todas ellas En otras palabras las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologiacutea ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracioacuten de PESIs sino tambieacuten un modelo de referencia tecnoloacutegico y funcional comuacuten del cual partir (como se explicaraacute en los siguientes capiacutetulos)
A partir de las ideas dadas por la Guiacutea sobre estos aspectos comunes las asociaciones pueden adaptar la metodologiacutea detallando las particularidades necesarias en cada caso para disentildear proyectos de planes de sistemas que podraacuten ser realizados en comuacuten o separadamente
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Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Cuadro 1- iquestQueacute diferencia hay entre plan de sistemas programa tecnoloacutegico y proyecto tecnoloacutegico
Proyecto tecnoloacutegico- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacioacuten que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucioacuten a las mismas Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo Puede formar parte de un programa tecnoloacutegico y de tambieacuten de un PESI
Programa tecnoloacutegico- Es un conjunto de proyectos tecnoloacutegicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacioacuten y da solucioacuten a las mismas priorizaacutendose sus distintos proyectos en antildeosetapas de ejecucioacuten Puede formar parte de un PESI
Plan de Sistemas de Informacioacuten- Es un conjunto de programas y proyectos tecnoloacutegicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos antildeosetapas de ejecucioacuten por una entidad
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten en cada asociacioacuten Las ventajas de ello son tanto organizativas como econoacutemicas Por un lado el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitaraacute una mejor definicioacuten de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades Ademaacutes permitiraacute una interlocucioacuten maacutes aacutegil con las personasentidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnoloacutegicas a las propuestas de cada asociacioacuten Por otro supondraacute un ahorro econoacutemico que haga maacutes factible el disentildeo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en praacutectica La metodologiacutea ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes
1 A traveacutes de la identificacioacuten de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disentildear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave
2 A traveacutes de la identificacioacuten de tareas especiacuteficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el disentildeo de un plan de sistemas de informacioacuten La Guiacutea orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitariacutean esta tarea a las organizaciones
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
12
La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
13
servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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3 A traveacutes de la identificacioacuten de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres aquellas relativas a las soluciones tecnoloacutegicas que aporta un plan de sistemas de informacioacuten
La Metodologiacutea ISIS parte del anaacutelisis de la situacioacuten tecnoloacutegica y las necesidades tecnoloacutegicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM la Asociacioacuten de Mujeres Juristas Themis la Federacioacuten de Mujeres Progresistas la Comisioacuten para la Investigacioacuten de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracioacuten de esta metodologiacutea partiendo de una serie de requisitos teacutecnicos iniciales necesarios para poder adaptar el disentildeo de planes de sistemas a este tipo de entidades Dichos requisitos fueron los siguientes
- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas
o Aplicaciones de gestioacuten contable o Aplicaciones de gestioacuten de programas y proyectos o Aplicaciones de gestioacuten de recursos humanos o Aplicaciones de gestioacuten del voluntariado o Aplicaciones de gestioacuten de sociasos o Aplicaciones de gestioacuten de usuariasos o Aplicaciones de gestioacuten del conocimiento (documentacioacuten publicaciones etc)
- Estructura organizativa relativamente compleja en teacuterminos de recursos humanos y localizacioacuten
o Recursos humanos-
Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacioacuten
o Localizacioacuten-
Una estructura central grande- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas aacutereas y departamentos y una cierta complejidad en teacuterminos de volumen de actividad y de divisioacuten y coordinacioacuten de partes de la organizacioacuten dedicadas especiacuteficamente al desarrollo de actividades (Ej Aacuterea de atencioacuten juriacutedica y psicoloacutegica Aacuterea de proyectos Aacuterea de RRHH Aacuterea de Control de Gestioacuten etc)
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Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
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La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Una estructura descentralizada grande- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografiacutea espantildeola es decir con sedes permanentes en distintos territorios
- Trabajo que implique contacto habitual con usuariasos y proveedores de servicios-
o La asociacioacuten que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendraacute maacutes necesidad de implantar sistemas de informacioacuten que aquella que no tenga este tipo de actividad A mayor volumen de gestioacuten mayor utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
o Aquella asociacioacuten que cuente con mayor nuacutemero de empleadasos y voluntariado necesitaraacute tambieacuten de un sistema de gestioacuten de dichos recursos maacutes complejo y por tanto mayor seraacute la utilidad del plan de sistemas de informacioacuten
- Actividades con socias y asociadas-
o De igual forma a mayor volumen de sociosas y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos maacutes idoacuteneo seraacute el uso de planes de sistemas de informacioacuten
- Actividades que requieran la gestioacuten de conocimiento-
o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacioacuten es la gestioacuten del conocimiento de las organizaciones Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades documentacioacuten publicaciones jornadas y encuentros metodologiacuteas de trabajo sistematizacioacuten de experiencias etc Incluye tambieacuten la comunicacioacuten de dicha informacioacuten en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas Aquellas asociaciones que generen yo gestionen un volumen importante de conocimiento podraacuten aprovechar mejor un plan de sistemas de informacioacuten
Las asociaciones seleccionadas cumpliacutean la mayoriacutea de los requisitos estribando la principal diferencia en el nordm de personas contratado que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido Sin embargo dado su caraacutecter de Coordinadora se consideroacute interesante que el Meacutetodo ISIS contemplara tambieacuten a esta asociacioacuten
12
La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
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servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
47
48
41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
La eleccioacuten de estas entidades y no de otras de menor tamantildeo estuvo motivada por el hecho de que no habiacutea sistemas de informacioacuten previamente implantados en ninguna asociacioacuten Al no existir este uso previo de sistemas de informacioacuten en las asociaciones de mujeres se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sentildealados arriba permitieran una visioacuten amplia sobre las posibilidades que los PESI podriacutean ofrecer a las entidades
En todo caso es necesario tener en cuenta que un PESI no soacutelo seraacute uacutetil a una asociacioacuten grande o de tamantildeo medioPara aquellas asociaciones de mujeres de tamantildeo pequentildeo existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacioacuten que pasan por la articulacioacuten de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensioacuten en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacioacuten En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacioacuten que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacioacuten esta caracteriacutestica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red
22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
Para elaborar la Metodologiacutea ISIS el primer paso que se realizoacute fue el Diagnoacutestico de Situacioacuten de las asociaciones seleccionadas El anaacutelisis de dicho diagnoacutestico se recoge a continuacioacuten
221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misioacuten objetivos estructura estrategias y organizacioacuten Ello ha permitido que la Metodologiacutea ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnoloacutegicos vaacutelidos para todas ellas o por decirlo de otro modo ldquotransferiblesrdquo
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin aacutenimo de lucro que tienen como objetivo comuacuten lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visioacuten global poliacutetica juriacutedica u otras
En tanto que asociaciones se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las maacutes pequentildeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la maacutes grande) La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caracteriacutesticas de la labor de las entidades y tambieacuten por su volumen de recursos En base a estas tres razones se da un nuevo rasgo comuacuten a todas ellas consistente en la alta externalizacioacuten de servicios entre los que se incluyen los
13
servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
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i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
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- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
servicios de gestioacuten econoacutemica y de recursos humanos y tambieacuten los de comunicacioacuten investigacioacuten y soporte y mantenimiento informaacutetico y tecnoloacutegico Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable
raquo Servicios externalizados de uso permanente - Gestioacuten financiera (contabilidad rrhh etc) - Gestioacuten soporte informaacutetico - Gestioacuten comunicacioacuten (mantenimiento y alojamiento paacutegina web
etc)
raquo Servicios externalizados de uso puntual o variable - Gestioacuten investigacioacuten - Gestioacuten formacioacuten - Gestioacuten de proyectos - Otros (impresioacuten documentos difusioacuten campantildeas etc)
Los tipos baacutesicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son
- Asociaciones- - Coordinadoras de asociaciones- - Federaciones de asociaciones-
En relacioacuten al disentildeo de planes de sistemas este aspecto es muy importante ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos equipos o personal informaacutetico dedicado especiacuteficamente a soporte y tambieacuten a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologiacuteas La Guiacutea propondraacute cambios y mejoras en este sentido Los recursos econoacutemicos de las asociaciones de mujeres provienen en al menos un 60 de los casos de subvenciones o convenios con las AAPP El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucioacuten de sus programas y proyectos
- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucioacuten de las actividades y programas - Costes indirectos
En menor medida estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnoloacutegicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado Las asociaciones de mujeres
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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
28
2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
31
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
38
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
41
325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
tienen dificultadas para poder invertir en NTIC Por un lado la mayoriacutea de sus ingresos estaacuten vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucioacuten de proyectos de atencioacuten directa Por otro aun son escasas las liacuteneas de financiacioacuten puacuteblica dirigidas a promover la modernizacioacuten tecnoloacutegica de las asociaciones de mujeres Las usuariasos y beneficiariasos a las que se dirigen tambieacuten tienen puntos en comuacuten Todas las asociaciones dirigen su actuacioacuten hacia las mujeres residentes en Espantildea con especial atencioacuten a aquellas que se encuentran en situacioacuten de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucioacuten con la Administraciones Puacuteblica En liacuteneas globales estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accioacuten que se resumen en las siguientes liacuteneas de trabajo
Incidencia poliacutetica y movilizacioacuten social
Atencioacuten directa
Asesoriacutea directa
Difusioacuten del conocimiento adquirido Dichas liacuteneas dan lugar a programas y proyectos diversos El tratamiento de estas liacuteneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temaacuteticas que tratan Las actuaciones de incidencia poliacutetica suelen dirigirse a la Administracioacuten Puacuteblica a las mujeres y de manera puntual a otros grupos objetivo La liacutenea de atencioacuten y asesoriacutea directa suele incluir servicios juriacutedicos y psicoloacutegicos en el caso de todas y en ocasiones asesoriacutea laboral y acciones de formacioacuten Por uacuteltimo la difusioacuten del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias a asociaciones a Administraciones Puacuteblicas colectivos de mujeres y a puacuteblico en general La organizacioacuten de estas tareas depende de los objetivos especiacuteficos y de los recursos de las asociaciones Cuanto mayor el tamantildeo mayor es la divisioacuten en aacutereas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusioacuten de personas especiacutefico dedicado a la gestioacuten de proyectos la supervisioacuten etc Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de liacuteneas de trabajo se adjuntan a continuacioacuten un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamantildeo medio y grande
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Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
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En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
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necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Cuadro 2- Asociaciones de tamantildeo medio
Equipo Administrativo
Junta de Gobierno
Servicios permanentes externalizados
Servicios externalizados variables
Asamblea
Equipo Teacutecnico
Directora
Cuadro 3- Asociaciones de tamantildeo grande
Aacuterea de programas
Junta de Gobierno
Servicios permanentes
externalizados
Servicios externalizados
variables
Asamblea
Aacuterea de desarrollo de programas
Directora
Coordinadoras ejecucioacuten programas
Directoras de programas
Equipo Teacutecnico Equipo administrativo Equipo administrativo
Aacuterea financiera y administrativa
Responsable
Equipo administrativo
16
En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
17
La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
18
o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
19
Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
20
23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
21
necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
22
232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
23
Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
24
El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
En teacuterminos de planificacioacuten las asociaciones se caracterizan por establecer
Una planificacioacuten fruto de la misioacutenobjetivos estrategias de accioacuten y adaptacioacuten al medio
Una planificacioacuten de continuidad con las acciones previas ldquoque funcionanrdquo
Una planificacioacuten que normalmente estaacute poco sistematizada y que se revisa anualmente
Una planificacioacuten fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacioacuten (doble viacutea influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacioacuten a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacioacuten y a la vez adaptacioacuten a cambios y criterios de las fuentes de financiacioacuten)
No obstante y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector comienza a haber cambios en este tipo de planificacioacuten Asiacute ya hay entidades que se encuentran en una etapa de disentildeo de planes estrateacutegicos y planes de accioacuten a largo plazo Los espacios o aacutembitos de actuacioacuten de las entidades son locales autonoacutemicos y nacionales Ademaacutes las entidades participan normalmente en acciones internacionales bien como gestoras de acciones de cooperacioacuten internacional en diversas materias bien en tanto que integrantes de redes socialesde mujeres con proyeccioacuten internacional La formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterogeacutenea y en liacuteneas generales escasa Existe un alto intereacutes de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacioacuten adquirida Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacioacuten muestran Los puestos teacutecnicos y administrativos conocen en su mayoriacutea el uso del Paquete Office Internet y correo electroacutenico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC mayores sus conocimientos especiacuteficos sea en programas de bases de datos de gestioacuten econoacutemica o de elaboracioacuten de o administracioacuten de paacuteginas web3 El equipamiento informaacutetico y tecnoloacutegico de las entidades es muy baacutesico Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayoriacutea) y el Pentium IV El 80 de ellos tiene maacutes de tres antildeos Tambieacuten hay al menos un portaacutetil en cada asociacioacuten
3 En este sentido existen experiencias transferibles como la formacioacuten de las profesionales de las asociaciones a traveacutes de iniciativas de alfabetizacioacuten digital como Red Conecta (wwwredconectanet wwwfundacionesplaiorg )
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La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
21
necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
22
232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
23
Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
La mayoriacutea de las asociaciones tienen conexioacuten en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III Tambieacuten cuentan con servidores de correo electroacutenico En cuanto a las aplicaciones informaacuteticas las asociaciones usan el Paquete Office versiones 1998 a 2003 En algunos casos emplean programas de disentildeo de paacuteginas web y de gestioacuten de contenidos web Todas ellas cuentan ademaacutes con alguacuten programa de gestioacuten contable baacutesico Aquellas que realizan atencioacuten directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacioacuten de datos Todas las asociaciones que formaron parte de diagnoacutestico cuentan con una paacutegina web Si bien el contenido lo facilitan ellas la actualizacioacuten de los mismos y el alojamiento de las paacuteginas estaacuten externalizados Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacioacuten son los siguientes - Mejora de la comunicacioacuten interna y externa
o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacioacuten interna maacutes aacutegiles y constantes para la difusioacuten de informacioacuten interna la toma de decisiones la ejecucioacuten de programas y actividades y la formacioacuten (entre juntas de gobierno y socias entre profesionales y socias entre unidades territoriales entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos etc)
o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacioacuten externa para la comunicacioacuten inter-asociaciones la difusioacuten de informacioacuten la ejecucioacuten de acciones conjuntas y la comunicacioacuten con poblacioacuten y grupos objetivo (mujeres AAPP etc)
- Mejora de la gestioacuten del conocimiento y del uso del espacio- necesidad de informatizacioacuten de
archivos ordenacioacuten y organizacioacuten de la informacioacuten mejora de la sistematizacioacuten gestioacuten y uso de la informacioacuten generada por los programas y proyectos Todo ello unido a varias cuestiones fundamentales
o Un cambio que promueva la reduccioacuten del uso del papel y la optimizacioacuten del espacio fiacutesico
en las asociaciones o Una ordenacioacuten y planteamiento de la informacioacuten que la haga accesible faacutecilmente
localizable uacutetil y segura - Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de atencioacutenasesoriacutea directa-
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o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
19
Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
21
necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
23
Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
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i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
o Necesidad de mejora de la atencioacuten directa a partir de un uso eficiente de la informacioacuten-
Por ejemplo bases de datos de atencioacuten a usuarias necesidad de bbdd comunes accesibles ndasha perfiles definidos- flexibles completas uacutetiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacioacuten y uso de la informacioacuten generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusioacuten de datos de caraacutecter personal que pudieran identificar a las usuarias)
o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos expliacutecitos y documentados y conocimientos impliacutecitos o intangibles del personal socias voluntariado de las organizaciones)
- Mejora de la gestioacuten y el uso de la informacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica-
o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas praacutecticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones etc)
- Mejora de la gestioacuten de programas y proyectos ciclo de proyectos completo-
o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucioacuten y seguimiento de los proyectos su evaluacioacuten y alerta sobre riesgos e incidencias Necesidad tambieacuten de poder organizar y hacer accesible la informacioacuten sobre informes y documentacioacuten relativa a la justificacioacuten de fondos (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones puacuteblicas)
- Asegurar que la informacioacuten disponible cumple con la legislacioacuten en materia de proteccioacuten de datos-
o Necesidad de contar con los maacutes altos estaacutendares de seguridad en materia de proteccioacuten de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de caraacutecter personal tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen
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Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
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23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
21
necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
23
Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
24
El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Cuadro 4- Caracteriacutesticas de la informacioacuten de las asociaciones de mujeres
- Informacioacuten sujeta a legislacioacuten proyectos provenientes de fondos puacuteblicos y sujetos a auditoria (5 antildeos) gestioacuten datos caraacutecter personal de las usuarias (datos sensibles)
- Informacioacuten en papelinformatizada investigaciones informes proyectos justificaciones de proyectos etc
- Informacioacuten recurrente actas juntas gobiernos actas reunioacuten memoria anual documentos de proyecto cartas a asociadas por asamblea aumento de cuota informativas
- Informacioacuten viva expedientes de usuarias proyectos con un ciclo de vida concreto fichas de datos que no son permanentes
20
23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
21
necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
22
232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
23
Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
24
El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
38
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
40
Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
231 Introduccioacuten
El anaacutelisis de este diagnoacutestico de situacioacuten permitioacute la elaboracioacuten del Modelo de Referencia tecnoloacutegico y funcional que se presenta a continuacioacuten El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempentildeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologiacutea asiacute como los soportes tecnoloacutegicos que se pueden prever Consta de dos apartados el modelo funcional y el modelo tecnoloacutegico El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempentildear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos El segundo el modelo tecnoloacutegico sentildeala el soporte tecnoloacutegico adecuado
Cuadro 5- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag66 )
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacioacuten que pueden ser uacutetiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucioacuten tecnoloacutegica Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacioacuten A continuacioacuten se establece un cuadro con el proceso de anaacutelisis desarrollado y se explica coacutemo se ha llegado a la identificacioacuten de los 6 programas o grupos de sistemas de informacioacuten Unido a estas consideraciones la Guiacutea tambieacuten identifica el modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas que
21
necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
22
232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
23
Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
31
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
38
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
necesitariacutean las asociaciones de mujeres para a partir de estos programas disentildear proyectos tecnoloacutegicos y para pasar a la fase una vez hecho ese disentildeode implantacioacuten de dichos proyectos
Por lo tanto el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres puntos que tienen en comuacuten y que requeririacutean unas soluciones tecnoloacutegicas similares A continuacioacuten se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones teacutecnicas que se aportan
Cuadro 5- Proceso de identificacioacuten soluciones tecnoloacutegicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional Modelo Tecnoloacutegico
- Programas y proyectos - Comunicacioacuten e informacioacuten - Gestioacuten del conocimiento - Recursos Humanos
- Sistema de gestioacuten de Programas y proyectos - Sistema de gestioacuten de Comunicacioacuten e informacioacuten - Sistema de Gestioacuten del conocimiento - Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos
Programas de sistemas de informacioacuten identificados
1 Portal de gestioacuten de proyectos
2 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
3 Canal intranet
4 Canal internet
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento- Portal de conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Modelo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia
bull Equipo de Gestioacuten de TI
bull Equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
bull Oficina de Gestioacuten de Proyectos
bull Referencias a COBIT y a OCTAVE funcionamiento organizacioacuten y seguridad de la informacioacuten
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
33
Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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48
41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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232 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un aacutembito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestioacuten de los programas y proyectos y con la temaacutetica general de los mismos Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos La gestioacuten de programas y proyectos lleva impliacutecita la gestioacuten de recursos econoacutemicos en todo su ciclo y la gestioacuten de las actividades planeadas en todo su ciclo La gestioacuten de los recursos econoacutemicos implica la buacutesqueda de fondos especialmente a traveacutes de subvenciones puacuteblicas y cuotas de asociadas la gestioacuten de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos El ciclo de vida de un proyecto implica la gestioacuten de inicio de proyecto y fin de proyecto y gestioacuten del ciclo de vida del proyecto Por ejemplo gestioacuten anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco antildeos Ejecucioacuten del calendario ejecucioacuten del gasto y de la actividad informes de seguimiento y evaluacioacuten presentacioacuten de memoria final y archivo de documentacioacuten Ademaacutes el Modelo recoge dos aacutembitos temaacuteticos comunes a la mayoriacutea de las asociaciones el aacutembito de la incidencia poliacutetica y la movilizacioacuten social y el de la atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Ambas temaacuteticas suelen ser tratadas en forma de programas y proyectos encontrando similitudes entre ambas En cuanto a las diferencias el modelo identifica dos que seraacute necesario tener en cuenta de cara a la elaboracioacuten de proyectos tecnoloacutegicos - La necesidad de mejorar procesos de gestioacuten y sistematizacioacuten de expedientes en los proyectos de
atencioacuten directa y asesoriacutea a usuarias- - La ausencia de sistematizacioacuten de los programas de incidencia poliacutetica y las acciones de
movilizacioacuten-
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Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
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La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Cuadro 6- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4
Programas y servicios permanentes
Atencioacuten Directa - Atencioacuten psicoloacutegica
- Atencioacuten juriacutedica
- Otros
Asesoriacutea - Asesoriacutea juriacutedica
- Asesoriacutea laboral
- Otras
Incidencia poliacutetica - Acciones de incidencia poliacutetica
- Acciones de movilizacioacuten social
Otros servicios y servicios no permanentes
Formacioacuten -Distintas temaacuteticas
Difusioacuten de informacioacuten - Campantildeas
- Boletines notas prensa ruedas de prensa
La solucioacuten tecnoloacutegica que propone la Metodologiacutea ISIS para la gestioacuten de programas y proyectos es un Sistema de gestioacuten de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnoloacutegicos un proyecto tecnoloacutegico y un cambio organizativo
- Una Oficina de Gestioacuten de Proyectos (el cambio organizativo)
- Un portal de gestioacuten de proyectos (programa tecnoloacutegico 1)
- Una herramienta de Gestioacuten de Expedientes (programa tecnoloacutegico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacioacuten (proyecto tecnoloacutegico)
2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones Se trata de servicios que suelen prestar todas a veces todos ellos otras alguno o algunos de ellos
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El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
28
2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
38
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
40
Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
El uso de herramientas tecnoloacutegicas para la gestioacuten de programas y proyectos sociales (de incidencia poliacutetica atencioacuten asesoriacutea etc) requeriraacute de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes liacuteneas de trabajo
bull Soportar y proporcionar formacioacuten personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnoloacutegicas- Ello exigiraacute que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estaacutendares de documentacioacuten homogeacuteneos (informes de seguimiento memorias teacutecnicas justificacioacuten de subvenciones informes de finalizacioacuten etc) Ademaacutes seraacute de utilidad que sea personal experto en metodologiacuteas de gestioacuten de proyectos tales como Marco Loacutegico o PMBOK5 En esta liacutenea la Oficina ofreceriacutea informacioacuten y formacioacuten sobre las herramientas de gestioacuten de proyectos y la documentacioacuten asociada a los mismos
bull Sistematizar la informacioacuten de programas y proyectos sociales y facilitar una visioacuten global - En este apartado las Oficina realizariacutea las siguientes tareas
a Fomentar la difusioacuten de informacioacuten de intereacutes de proyectos Organizar reuniones perioacutedicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos Publicar un boletiacuten con informacioacuten de intereacutes sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha
b Organizar un archivo comuacuten con los dossier de todos los proyectos finalizados con los debidos privilegios de acceso
c Facilitar la gestioacuten documental de los proyectos homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida publicaacutendolas en el portal de gestioacuten de proyectos que se comenta abajo
d Editar y publicar la normativa aplicable especialmente en lo relativo a la gestioacuten de las subvenciones Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestioacuten de proyectos orientados a la gestioacuten de la calidad y la mejora continua y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacioacuten ISO 9000
e Preparar resuacutemenes con informacioacuten agregada sobre la situacioacuten de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestioacuten maacutes oacuteptima Dicha informacioacuten permitiriacutea que las personas directivas tuvieran una visioacuten global de los proyectos a partir de la gestioacuten previa realizada con ayuda de las tecnologiacuteas Por ejemplo se podriacutea conocer el grado de ejecucioacuten de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan soacutelo ldquoapretando un botoacutenrdquo
5 PMBOK- Se trata de una metodologiacutea de gestioacuten de proyectos aplicable a la gestioacuten de proyectos tecnoloacutegicos y a la gestioacuten de proyectos sociales
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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bull Ser viacutenculo con la gestioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos que se derivaran de la implantacioacuten de un PESI No hay que olvidar que aparte de los proyectos sociales habriacutea otros proyectos derivados del PESI de iacutendole tecnoloacutegica cuya gestioacuten deberiacutea hacerse desde las propias asociaciones Las responsables de la Oficina de Proyectos deberaacuten tener conocimientos en la materia y actuar de viacutenculo con el equipo de gestioacuten de las tecnologiacuteas de la informacioacuten como se explicaraacute en apartados posteriores
iquestCoacutemo conformar la Oficina de Gestioacuten de Proyectos
La Metodologiacutea ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres con liderazgo en rotacioacuten anual y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacioacuten completa para desarrollar las funciones descritas anteriormente Esta figura permitiriacutea compartir recursos y economizar ademaacutes de lograr la formacioacuten en la materia de un grupo de personas de cada asociacioacuten Otra posibilidad consistiriacutea en la puesta en praacutectica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones Tendriacutea un mayor coste pero se justificariacutea en el caso de asociaciones de tamantildeo medio grande o en proceso de crecimiento Tambieacuten tendriacutea sentido para asociaciones que actuacuteen como coordinadoras o como federaciones de asociaciones B Portal de Gestioacuten de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestioacuten de Proyectos podriacutean realizarse manualmente sin ayuda de sistemas informaacuteticos especiacuteficos No obstante la propuesta de la Metodologiacutea ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestioacuten de Proyectos que contara con
bull Herramientas de e-learning para la formacioacuten a distancia en gestioacuten de proyectos- La Oficina de proyectos podriacutea aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las teacutecnicas en marco loacutegico y otras metodologiacuteas
bull Sistema de gestioacuten documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada Por ejemplo buacutesqueda por Asociacioacuten de Mujeres gt Liacutenea de Actuacioacuten gt Proyecto gt Informacioacuten General etc
bull En una zona especiacutefica se podriacutea publicar toda la informacioacuten relativa a meacutetodos y praacutecticas (plantillas de Word Excel y Project manuales ejemplos etc)
bull En otra zona podriacutean pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacioacuten de mujeres
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bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
31
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
33
Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
bull La Oficina de proyectos tambieacuten podriacutea tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones plazos de justificacioacuten y presentacioacuten de informes y otra informacioacuten relevante
C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
La operativa especiacutefica de la Gestioacuten de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestioacuten de proyectos Puede considerarse que un ldquoexpedienterdquo es un ldquoproyectordquo porque tiene un inicio y un fin concretos unos objetivos marcados unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacioacuten que exige cerrar y entregar una determinada documentacioacuten Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado que se puede mecanizar con ayuda de herramientas y la informacioacuten generada tiene intereacutes para la investigacioacuten Los sistemas de gestioacuten de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access Son vistos como indispensables especialmente en los programas de atencioacuten y asesoriacutea directa a usuarias Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacioacuten Por ejemplo una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesoriacutea juriacutedica El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencioacuten juriacutedica especiacutefica Puede que a la par se requiera un trabajo de atencioacuten psicoloacutegica con la usuaria En cada paso la usuaria seraacute atendida por distintas personas y su expediente pasaraacute por las manos de todas ellas El diagnoacutestico de situacioacuten identificoacute una serie de procesos criacuteticos y de oportunidades que motivan la recomendacioacuten de la solucioacuten tecnoloacutegica de establecer un sistema de gestioacuten de expedientes
bull No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios Esto dificulta el seguimiento y sistematizacioacuten de la informacioacuten En teacuterminos de servicio dificulta una atencioacuten integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visioacuten global de su caso y luego se centren en la materia especiacutefica en que van a darle servicio
bull Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacioacuten se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homogeacutenea La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitiraacute evitar esta situacioacuten y lograr un ahorro de papel
bull Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de disentildeo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan
El sistema de gestioacuten de expedientes que se propone por tanto ha de tener en cuenta todos estos aspectos Si bien en el mercado existen herramientas denominadas ldquomotores de workflowrdquo las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de alguacuten sistema de gestioacuten de expedientes a
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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
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2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
31
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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48
41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seriacutean generalizables para el resto de asociaciones y cuaacutel seriacutea su coste Como mejora necesaria la Metodologiacutea identifica
- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacioacuten clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacioacuten y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones
- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos disentildeos la maacutes alta proteccioacuten de datos garantizando el cumplimiento de la legislacioacuten vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias
D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
La ausencia de sistematizacioacuten de las acciones de movilizacioacuten supone una peacuterdida de oportunidad para las asociaciones Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accioacuten de movilizacioacuten o una de incidencia poliacutetica El sistema se concibe como un proyecto tecnoloacutegico que establece el inicio y fin de una accioacuten de movilizacioacuten Cada accioacuten se abririacutea se desarrollariacutea y una vez cerrada pasariacutea a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas
233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
La comunicacioacuten interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas Tambieacuten lo puede hacer la difusioacuten de informacioacuten El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacioacuten entre el personal de cada entidad tanto profesional como de juntas de gobierno por un lado y entre las asociaciones por otro Se trata de lograr que la informacioacuten fluya esteacute disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas
Por otro lado muchas asociaciones ya cuentan con paacutegina web como herramienta de difusioacuten de informacioacuten Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacioacuten externa a traveacutes de ella viacutea ampliacioacuten de contenidos especiacuteficos para asociadas (desarrollos especiacuteficos para soporte gestioacuten asambleas de socias tramitacioacuten cuotas on-line y otros servicios etc) medios de comunicacioacuten y puacuteblico en general
Las soluciones tecnoloacutegicas que plantea la Metodologiacutea ISIS se explican a continuacioacuten
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2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
38
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
40
Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres En un principio las categoriacuteas de informacioacuten publicable seriacutean
bull Informacioacuten sobre Juntas Ordinarias Gestioacuten de Convocatorias publicacioacuten y registro de actas
bull Informacioacuten para Directivas Decisiones documentadas
bull Informacioacuten de RRHH Funciones y responsabilidades por perfil
bull Informacioacuten inter-asociaciones Uso compartido de documentos entre teacutecnicas de las distintas entidades Por ejemplo un boletiacuten electroacutenico comuacuten o el intercambio de boletines de cada asociacioacuten tabloacuten de anuncios sobre jornadas convocatorias presentacioacuten de estudios etc
B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
Se tratariacutea de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusioacuten a asociadas y puacuteblico general Las asociadas podriacutean pagar sus cuotas por Internet y ademaacutes podriacutean organizarse contenidos adicionales a los que ya existen especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas pero sin olvidar los contenidos especiacuteficos para medios de comunicacioacuten y sociedad en general
234 Gestioacuten del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar poner en comuacuten y dar la maacutexima utilidad a la informacioacuten que generan alentando investigaciones y difundiendo dicha informacioacuten
Tambieacuten es importante dinamizar la generacioacuten y difusioacuten de ideas entre grupos especiacuteficos de intereacutes Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comuacuten y formacioacuten que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas promoviendo asiacute un mayor acceso de todas a este tipo de recursos Necesitan por uacuteltimo contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la praacutectica de los servicios y programas de atencioacuten directa asesoriacutea e incidencia poliacutetica
29
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
31
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
32
tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
33
Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
ioacuten logiacutea ISIS consiste en un sistema de gestioacuten del a soluc tecnoloacutegica que plantea la MetodoL
conocimiento (programa tecnoloacutegico 5) que incluya
Herramientas para la investigacioacuten
ndash Repositorio de informes y herramienta que permita utilizar la informacioacuten que generan las
ndash rtido por todas las asociaciones y que permita
lataforma de formacioacuten on-line
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones Con ello se optimizariacutea el uso de esta informacioacuten facilitando una retroalimentacioacuten para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad Ej- Datos sobre la situacioacuten de las mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero en una Comunidad Autoacutenoma__ sistematizacioacuten de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacioacuten de investigaciones__ resultados de investigacioacuten permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemaacutetica que se trata
Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacioacuten
P - En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacioacuten que ofrecen este servicio para entidades sin aacutenimo de lucro con costes econoacutemicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector La Guiacutea recomienda el estudio previo de estas opciones6
Activacioacuten de grupos especiacuteficos de intereacutes o difundir las ideas de determinadas personas blogs
35 Recursos humanos
todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestioacuten administrativa relativa
adecuado
biblioteca virtual gestioacuten de comunidades y grupos especiacuteficos de intereacutes (foros de debate publicacioacuten de noticias y contenidos formacioacuten a distancia etc)
2
i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (noacutemina seguros sociales etc) existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas a diacutea de hoy mayores de lo que consideran
6 Por ejemplo la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) cuenta con una liacutenea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacioacuten on-line y otras actividades relativas a la potenciacioacuten del uso de las nuevas tecnologiacuteas en estas entidades
30
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
31
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
32
tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
33
Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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48
41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
49
PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
La solucioacuten que propone la Metodologiacutea ISIS es la siguiente
2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar
or generacioacuten
Este sistema no debe gestionar las noacuteminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras) Se propone un sistema a medidas
entre otras la operativa de contratacioacuten (eg comunicacioacuten a la gestoriacutea de altas y bajas)
Este sistema tambieacuten podriacutea mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado Podriacutea alimentarse y mantenerse la informacioacuten en este sistema para la posteriautomaacutetica de un documento que pueda publicarse en la Intranet
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3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
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tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
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Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
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Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
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bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten se podriacutea empezar el disentildeo de planes de sistemas de informacioacuten para cada asociacioacuten o para una agrupacioacuten de asociaciones en concreto La Metodologiacutea ISIS propone guiarse por los seis programas tecnoloacutegicos identificados para a partir de ellos empezar a pensar en proyectos tecnoloacutegicos especiacuteficos
A continuacioacuten la Guiacutea propone un Modelo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas que permitiriacutea a las asociaciones de mujeres pasar del disentildeo de un plan de sistemas a su puesta en praacutectica
311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
3111 Un equipo de gestioacuten de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimaacutetica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estaacuten externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestioacuten del sitio Web correo electroacutenico compra de equipamiento mantenimiento etc)
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener La Guiacutea recomienda que se trabaje sobre eacutel en busca de una estrategia de consolidacioacuten de la demanda para abaratar los servicios por un lado y para imponer una relacioacuten basada en niveles de servicio y estaacutendares de calidad En suma contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados
En todo caso estos servicios que actualmente se contratan no seriacutean suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacioacuten Para ello la Metodologiacutea ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres Ademaacutes de introducir la Oficina de Gestioacuten de Proyectos (pag 26) se propone la introduccioacuten de dos nuevos equipos de trabajo vinculados a las nuevas tecnologiacuteas
bull Un equipo de Gestioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten (TI)
bull Un equipo de Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten
En un principio ambos equipos podriacutean estar unidos hasta que la operativa tomara un determinado volumen Este equipo conjunto estariacutea dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
32
tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
33
Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
tecnologiacuteas de la informacioacuten y ademaacutes tendriacutea las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnoloacutegicos y de gestionar la seguridad de la informacioacuten utilizada
El equipo deberiacutea estar compuesto por 2-3 personas con dedicacioacuten completa Los perfiles deberiacutean tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacioacuten No se necesitariacutea que fueran licenciadas en informaacutetica si bien cuanto mayor bagaje tecnoloacutegico tanto mejor Las funciones seraacuten principalmente las siguientes
bull Gestioacuten de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimaacutetica- El equipo se encargariacutea de la negociacioacuten de compras de equipos contratos renovaciones ampliaciones de software medicioacuten de la calidad de los servicios etc con los proveedores de dichos servicios
bull Gestioacuten de los Proyectos Tecnoloacutegicos- La gestioacuten de TI implicariacutea la elaboracioacuten perioacutedica de PESIs o sistemas de informacioacuten y posteriormente la ejecucioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos identificados) hasta su puesta en produccioacuten (por ejemplo una vez identificado el Canal Intranet desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7
bull Gestioacuten de Riesgos en la Seguridad de la Informacioacuten- El equipo se encargariacutea de la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten con especial atencioacuten a la informacioacuten de caraacutecter sensible y de acuerdo a la legislacioacuten vigente sobre la materia Como se sentildealaba antes el meacutetodo que propone la Metodologiacutea ISIS es el denominado Meacutetodo OCTAVE
Al igual que sucediacutea con la Oficina de Gestioacuten de Proyectos la Guiacutea propone que el Equipo de Gestioacuten de TI y de Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten pudiera ser compartido por todas las asociaciones La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado Tambieacuten lo da el hecho de que de este modo se ahorrariacutean recursos
En todo caso la figura tambieacuten es vaacutelida para una asociacioacuten en concreto de nuevo siempre que tenga un tamantildeo adecuado o se encuentre en fase de crecimiento El esquema siguiente muestra de manera sinteacutetica este cambio organizativo y orienta sobre cuaacutel seriacutea el funcionamiento que tendriacutean la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI y Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten entre ellos y en relacioacuten a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios teacutecnicos y tecnoloacutegicos
7 Despueacutes vendraacute el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacioacuten continuada de los sistemas
33
Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
38
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
40
Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
Directivas
PMO
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
Directivas
PMOPMO
Equipo Seguridad
Equipo Seguridad
Equipo TI
Gestioacuten Proyectos TI
Gestioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Teacutecnicas
Ejecucioacuten ProyectosSociales
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TI
Proveedores TI
Ejecucioacuten Proyectos TIGestioacuten de RiesgosSeguridad de la Informacioacuten
SoporteSgto
3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI Una forma muy sencilla de representar la funcioacuten de un equipo dedicado a la Gestioacuten de la Tecnologiacutea y la Informacioacuten es la siguiente
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacioacuten el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla y la informacioacuten resultante debe tener una serie de propiedades para que sea uacutetil para dicho servicio (informacioacuten y datos no son la misma cosa) El diagrama explicativo de estas funciones seriacutea el siguiente
34
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
36
bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
38
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
40
Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
41
325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Figura 2- Los recursos de TI y su traduccioacuten de eventos del servicio en informacioacuten
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
SISTEMAS DEINFORMACIOacuteN
DATOS
TECNOLOGIacuteA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIOacuteNEVENTOS Efectiva
EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible
Objetivos de NegocioOportunidades de NegRequisitos ExternosReglamentacioacutenRiesgos
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones
bull Sistemas de Informacioacuten Procedimientos automaacuteticos para gestionar la informacioacuten (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas es decir aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar introducir o rescatar la informacioacuten para darle una utilidad maacutes allaacute de la producida por el sistema de informacioacuten)
bull Datos No son soacutelo los elementos de una base de datos sino objetos de informacioacuten en su maacutes amplio sentido externos e internos estructurados y no estructurados graacuteficos sonidos etc
bull Tecnologiacutea Incluye el hardware los sistemas operativos las bases de datos las redes el software de base etc
bull Instalaciones Seriacutean todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacioacuten
bull Personas Personal con conocimientos teacutecnicos y otra serie de habilidades y la responsabilidad y capacidad para planificar organizar adquirir entregar soportar y monitorizar sistemas de informacioacuten y servicios relacionados
Las propiedades de la informacioacuten que ha de ponerse a disposicioacuten de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes
bull Efectiva Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta consistente y de manera que pueda utilizarse
bull Eficiente La informacioacuten ha de proporcionarse mediante el uso oacuteptimo de los recursos (de la forma maacutes productiva y econoacutemica posible)
bull Conforme Debe cumplir la ley reglamentacioacuten y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas
35
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
40
Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
41
325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
bull Fiable Debe ser apropiada para que la direccioacuten pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad)
bull Confidencial La informacioacuten sensible debe protegerse contra su divulgacioacuten no autorizada
Integrabull l La informacioacuten debe ser precisa completa y vaacutelida en los teacuterminos esperados por las asociaciones de mujeres
bull Disponible Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan ahora y en el futuro
La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestioacuten y control de I se guiacutee por el modelo consensuado de gestioacuten denominado COBIT (Control Objectives for Information
ujo baacutesico en la gestioacuten continua de TI que propone dicho Modelo Las asociaciones de mujeres podriacutean
todologiacutea ISIS recomienda que el equTand related Technology)
Cuadro 8- Modelo COBIT
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamantildeo medio siacute es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos baacutesicos del modelo
bull Planificacioacuten y Organizacioacuten Cada cierto tiempo hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacioacuten
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
IT GOVERNANCE
IT RESOURCES
INFORMATION
bull effectivenessbull efficiencybull compliancebull reliability
bull confidentialitybull integritybull availability
bull peoplebull application
systems
bull technology bull facilitiesbull data
BUSINESS OBJECTIVES
MONITORING
DELIVERY ANDSUPPORT
PLANNING ANDORGANISATION
MONITORINGM1M2M3M4
monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit
define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations
DELIVERY amp SUPPORTDS1
DS2DS3
DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10
DS11DS12DS13
PLANNING amp ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11
define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality
ACQUISITION amp IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6
identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes
ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability
NSYSTEMSAPPLICATIO
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks
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bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
37
- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
bull Adquisicioacuten e Implementacioacuten Los proyectos tecnoloacutegicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos)
bull Suministro y Soporte Los nuevos sistemas de informacioacuten hay que ponerlos en produccioacuten y mientras funcionen hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp
bull
ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el miacutenimo tiempo y con el menor impacto
Monitorizacioacuten Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos
Este seriacutea do a las necesidades de las asociaciones de mujeres
uadro 9- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres
el modelo adapta
C
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
RECURSOS DE TI
INFORMACIOacuteN
bull efectivabull eficientebull conformebull fiable
bull confidencialbull iacutentegrabull disponible
1 PLANIFICACIOacuteNY ORGANIZACIOacuteN
4 MONITO-RIZACIOacuteN
3 SUMINISTROY SOPORTE
2 ADQUISICIOacuteN EIMPLEMENTACIOacuteN
bull personasbull Sistemas de
informacioacuten
bull tecnologiacutea bull infraestructurasbull datos
3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
Como se vio en el diagnoacutestico de situacioacuten en teacuterminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos la Guiacutea recomienda
o sentildealar que los proyectos tecnoloacutegicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicariacutean necesariamente un cambio de equipamiento Por ejemplo
con un eq ipamiento e infraestructura informaacutetico baacutesicos En teacutermuna actualizacioacuten de las versiones del Paquete Office una mejora de la conexioacuten de datos y de la los discos de memoria Todo ello daraacute maacutes agilidad y capacidad de gestioacuten de informacioacuten al trabajo diario de las asociaciones Dicho esto es necesaride
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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- Los Sistema de Gestioacuten de Expedientes las experiencias de la Asociacioacuten Themis o de la FMP en este sentido deberiacutean estudiarse y podriacutean ser vaacutelidas para otras entidades Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen -El Sistema de Gestioacuten del Conocimiento los servidores para la gestioacuten del conocimiento podriacutean contratarse de manera externa con iniciativas como la sentildealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio -El Canal Intranet las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting y asiacute se podriacutea mantener la figura El hecho de crear un Equipo de Gestioacuten de TI permitiriacutea estudiar las opciones maacutes viables para las asociaciones en teacuterminos de equipamiento e infraestructuras informaacuteticas La compra de equipamiento seriacutea una de sus responsabilidades A la hora de organizar un PESI este equipo definiriacutea si un determinado proyecto tecnoloacutegico (por ejemplo un nuevo Sistema de gestioacuten de expedientes) necesitariacutea de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiriacutean la opcioacuten que maacutes se ajustara a las posibilidades de las asociaciones
32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologiacutea ISIS deberaacute tomar en consideracioacuten una serie de condicionantes prioridades y oacuterdenes de coste En este capiacutetulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas
A lo largo del la presente Guiacutea se han identificado 6 grupos de sistemas de informacioacuten o programas tecnoloacutegicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres
1 Canal Intranet
2 Canal Internet
3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Consecuentemente el PESI resultante deberiacutea incorporar estos programas tecnoloacutegicos como punto de partida desde el cual disentildear proyectos tecnoloacutegicos concretos La Guiacutea tambieacuten ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacioacuten de una Oficina de Gestioacuten de Proyectos y un Equipo de Gestioacuten de TI y de gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten La incorporacioacuten de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el disentildeo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados Seriacutean estos equipos junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disentildeariacutean los proyectos tecnoloacutegicos La experiencia apunta a que con este formato el peso del servicio o negocio frente a la tecnologiacutea quedariacutea asegurado La siguiente accioacuten de envergadura que deberiacutean realizar estos mismos equipos seriacutea la identificacioacuten contratacioacuten y la gestioacuten de un proyecto tecnoloacutegico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Guiacutea Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seriacutean muy rentables de cara al futuro y seriacutean un elemento de control en la gestioacuten del cambio El documento de Plan de Sistemas que deberiacutea servir para dirigir las primeras actuaciones tendriacutea que desarrollar como miacutenimo los siguientes puntos por cada liacutenea o programa de actuacioacuten de actuacioacuten
1 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo 2 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto 3 Calendario de actividades 4 Mapa de interdependencias con otros proyectos 5 Plan de contratacioacuten 6 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
Es decir Documento plan de sistemas- Programa tecnoloacutegico- Proyectos dentro del programa tecnoloacutegico- Pasos 1 a 6
321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
La agrupacioacuten de asociaciones o la asociacioacuten que decidiera llevar a cabo el disentildeo e implantacioacuten de proyectos tecnoloacutegicos deberiacutea empezar por una definicioacuten de los proyectos a realizar en un antildeo a partir de los programas identificados por la Guiacutea siguiendo estos pasos
o Diagnoacutestico de situacioacuten
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
40
Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
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- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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Necesidades Identificacioacuten de procesos criacuteticos de toma de decisionestrabajo Identificacioacuten de recursos disponibles Identificacioacuten de situacioacuten tecnoloacutegica
o Anaacutelisis del diagnoacutestico o Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos o Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos
- Diagnoacutestico de situacioacuten- Se podriacutean elegir uno o varios de los programas identificados por la Guiacutea A partir de ahiacute se iniciaraacute el diagnoacutestico de situacioacuten Dependiendo de la asociacioacutenagrupacioacuten de asociaciones se podriacutean realizar uno o maacutes proyectos tecnoloacutegicos relacionados con ese programa Por ejemplo se decide que la prioridad estrateacutegica es avanzar en los sistemas de gestioacuten del conocimiento Una vez decidido habriacutea que hacer un diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidadentidades en este sentido recabando
bull Necesidades- Queacute carencias se dan en este aacutembito queacute cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidadesentidad y aun no se han hecho
bull Procesos criacuteticos- Queacute aspectos concretos del proceso de trabajo en gestioacuten del conocimiento que ya se realizan no estaacuten funcionando como se esperaba
bull Recursos disponibles- Queacute recursos humanos y materiales (equipamiento e infraestructura informaacutetica y otros) existen a disposicioacuten de la gestioacuten del conocimiento en la entidadentidades actualmente
- Anaacutelisis del diagnoacutestico- Extraccioacuten de pautas y conclusiones Por ejemplo no existe un sistema de clasificacioacuten de la documentacioacuten soacutelo los equipos A y B comparten la informacioacuten existe un archivo informaacutetico del departamento C que podriacutea replicarse en el resto de la organizacioacuten es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencioacuten directa a usuarias etchellip Propuesta de soluciones a traveacutes de proyectos tecnoloacutegicos- Para queacute se quieren introducir los sistemas de informacioacuten en teacuterminos de a queacute tareas se entiende que contribuiriacutean y queacute resultados se cree que podriacutean facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestioacuten para lograrcontribuir a los objetivos de la asociacioacutenasociaciones) Por ejemplo se quiere clasificar toda la informacioacuten de la organizacioacuten se quiere hacer accesible la informacioacuten con niveles de restriccioacuten seguacuten perfiles de trabajo se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geograacuteficas
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Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Es recomendable que en estas tareas del diagnoacutestico de situacioacuten se empleara una metodologiacutea que permitiera la participacioacuten de todas las personas de la organizacioacuten que pudieran aportar al diagnoacutestico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del disentildeo e implantacioacuten del proyecto tecnoloacutegico de que se tratara
bull Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos- Entre las responsables de los proyectos sociales la Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se identificariacutean uno o varios proyectos tecnoloacutegicos Las responsables de los proyectos sociales definiriacutean las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiriacutean calendario anual y posibles fases de elaboracioacuten del proyectoproyectos tecnoloacutegicos en dicho periodo
322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
La justificacioacuten de la necesidad tendriacutea dos motivaciones Por un lado explicar y avalar la necesidad de cada proyecto Por otro aterrizar el anaacutelisis del diagnoacutestico de situacioacuten a una propuesta de trabajo concreta que defina
bull Responsables y funciones
bull Resultados esperados
bull Estimacioacuten econoacutemica
323 Calendario de actividades previsto
Como todo proyecto un proyecto tecnoloacutegico tendraacute su ciclo de vida y necesitaraacute de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas
324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnoloacutegicos como si ya existen proyectos tecnoloacutegicos desarrollados es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros Por ejemplo se disentildea un proyecto tecnoloacutegico para la implantacioacuten de un gestor documental que va a tener relacioacuten con un proyecto tecnoloacutegico que facilite formacioacuten on-line y con otro proyecto tecnoloacutegico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacioacuten y los enviacutea automaacuteticamente a las socias de la entidad Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacioacuten que hace la Guiacutea del ldquoModelo de Referenciardquo que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos
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325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
325 Plan de contratacioacuten
Este apartado detallariacutea las tareas que se requiere contratar el presupuesto maacuteximo que se podriacutea invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitariacutean La Oficina de Gestioacuten de Proyectos y el Equipo de TI se encargariacutean de esta labor
326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
El disentildeo y la implantacioacuten de sistemas de informacioacuten es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al diacutea a diacutea de la gestioacuten de cualquier entidad Un buen plan de comunicacioacuten sobre el sistema de informacioacuten y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades cambios sinergias etc) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo El acompantildeamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacioacuten especialmente en el trabajo de las personas maacutes directamente involucradas en el tambieacuten es determinante para una adecuada incorporacioacuten del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuaraacute y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan Por ello se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio Dicho plan se centrariacutea en establecer
bull La difusioacuten del proyecto de los proyectos tecnoloacutegicos
bull La formacioacuten relacionada con los proyectosprocesos tecnoloacutegicos
bull El acompantildeamiento a la gestioacuten del cambio Es recomendable que una vez tomada la decisioacuten de comenzar el disentildeo de un proyecto tecnoloacutegico eacutesta fuera comunicada a toda la organizacioacuten indicando las aacutereas de trabajo encargadas de su realizacioacuten los plazos de ejecucioacuten y solicitando la colaboracioacuten de todas las personas que quisieran hacer aportaciones A continuacioacuten se tratariacutea de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunioacuten para lograr que el diagnoacutestico de situacioacuten fuera lo maacutes rico posible Por uacuteltimo los avances hechos en el resto de pasos podriacutean comunicarse seguacuten el grado de intereacutes Por ejemplo se podriacutean establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran yo utilizaran otros sistemas de informacioacuten ya disponibles A la par se podriacutea enviar a toda la organizacioacuten una comunicacioacuten del estado de situacioacuten del proceso de disentildeo o del proceso de implantacioacuten cada vez que se completara una fase de trabajo Por uacuteltimo se realizariacutean sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
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estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
43
33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
estableceriacutea un plan de incorporacioacuten gradual del sistema en la gestioacuten diaria de las personas involucradas en su administracioacuten y uso
327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos Se sentildealan aquiacute algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios para la elaboracioacuten de software a medida con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos y llamar la atencioacuten sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos
En los proyectos tecnoloacutegicos
bull La gestioacuten de los requerimientos no puede cerrarse al principio sino que hay que mantenerla viva durante gran parte del proyecto A medida que se avanza en el disentildeo pueden aparecer cambios o procesos criacuteticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final De acuerdo a la experiencia y dicho en otras palabras en los proyectos tecnoloacutegicos es faacutecil saber lo que no se quiere desde un primer momento pero no se sabe lo que se quiere de inmediato
bull ldquoEl software no se verdquo- El control del avance deberiacutea realizarse sobre partes del sistema funcionando pero esto exige una gestioacuten del proyecto conforme al meacutetodo de ciclo de vida ldquoiterativo incrementalrdquo al que los proveedores suelen ser reacios Lo maacutes frecuente es encontrar proyectos con ciclo de vida ldquoen cascadardquo en los cuales se cierran secuencialmente las fases de requisitos disentildeo implementacioacuten y pruebas La primera visioacuten del software se obtiene al final lo que supone mucho riesgo
bull El producto de un proyecto tecnoloacutegico seriacutea un nuevo sistema de informacioacuten propiedad de las asociaciones de mujeres
bull La calidad del sistema supone generalmente su aceptacioacuten despueacutes de la certificacioacuten mediante una serie de pruebas teacutecnicas que hay que especificar y supervisar
bull Gestioacuten de configuracioacuten del software Para que el diacutea de mantildeana otro proveedor pueda modificar el sistema de informacioacuten es necesario conservar no soacutelo los elementos de la instalacioacuten final sino tambieacuten los productos intermedios y el coacutedigo fuente Todos estos elementos son necesarios para cualquier modificacioacuten que se quiera realizar sobre el sistema Conservarlos significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacioacuten de los cambios o ampliaciones que se quisieran hacer sobre el sistema Por ello es muy importante gestionar las versiones adecuadamente y guardar copias de seguridad
bull Las o la asociacioacuten de mujeres en cuestioacuten tendriacutea derecho a la reparacioacuten de los fallos -mantenimiento correctivo- de manera gratuita durante el periodo de garantiacutea que suele ser de 6 meses Despueacutes suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas funcionalidades
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
44
bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
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- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema La administracioacuten de la informacioacuten almacenada electroacutenicamente requiere de unos estaacutendares de seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad integridad y disponibilidad de dicha informacioacuten Se trata de que la informacioacuten pueda estar protegida y se evite su divulgacioacuten modificacioacuten peacuterdida destruccioacuten o tambieacuten la interrupcioacuten en el servicio que representa
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las asociaciones y la confianza de las usuarias Ademaacutes existen condicionantes legales que obligan a las organizaciones a considerar seriamente la gestioacuten de la seguridad de la informacioacuten En Espantildea es la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal la que marca el paso en este sentido8
Por lo tanto para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos es criacutetico garantizar la confidencialidad integridad y disponibilidad de la informacioacuten sobre la que trabajan en muchas ocasiones de caraacutecter personal y sensible (es el caso por ejemplo del tratamiento de datos sobre usuarias viacutectimas de violencia de geacutenero de usuarias que se encuentran inmersas en traacutemites juriacutedicos relacionados con separaciones matrimoniales guarda y custodia de hijosas u otros o de usuarias que estaacuten siguiendo una terapia psicoloacutegica)
La Metodologiacutea ISIS propone la consideracioacuten del Meacutetodo OCTAVE como herramienta de gestioacuten de la seguridad de los sistemas de informacioacuten que deseen llevar a la praacutectica las asociaciones de mujeres El meacutetodo OCTAVE (Operationally Critical Threat Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por el CERT9 al SEI o Instituto de Ingenieriacutea de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie Mellon Se liberoacute en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versioacuten para PYMES que podriacutea ser utilizable por parte de las asociaciones de mujeres Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros meacutetodos conocidos - como es el caso del Meacutetodo MAGERIT empleado en el sector puacuteblico espantildeol- son principalmente las siguientes
bull Es un meacutetodo operativo orientado a resultados despueacutes de la primera iteracioacuten (2-3 meses) se obtiene un plan a corto plazo y un plan estrateacutegico a largo plazo para mitigar los riesgos detectados En la siguiente iteracioacuten (despueacutes de 6 meses o un antildeo) se parte de los resultados de la implantacioacuten de las acciones anteriores
8 Existen otras leyes que tendriacutean relacioacuten con el tratamiento de dichos datos a nivel informaacutetico como es la Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten y de comercio electroacutenico 9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet Fue creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988 en respuesta a las necesidades requeridas durante un famoso incidente conocido como el Gusano de Internet
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bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
bull Se dirige de los servicios a los sistemas y no al reveacutes proponiendo un equipo de trabajo mixto entre personal encargado de la gestioacuten de los servicios y personal teacutecnico informaacutetico de sistemas Estaacute asiacute pensado porque son las teacutecnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacioacuten El personal teacutecnico informaacutetico aporta la cobertura de los sistemas y la medicioacuten de las vulnerabilidades que puede sufrir la informacioacuten Otros sistemas de gestioacuten de riesgos de la seguridad partiacutean del esquema inverso analizando vulnerabilidades de la infraestructura teacutecnica Esto entorpeciacutea el desarrollo de acciones eficaces por dos motivos 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacioacuten importante y 2) la creacioacuten de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el aacuterea de TI
bull Propone una metodologiacutea muy bien detallada con unos pasos muy claros y definidos proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas ejemplos etc) y asumiendo todas las buenas praacutecticas de las normas y estaacutendares actuales
bull Las asociaciones de mujeres podriacutean asumir las actividades de aplicacioacuten de OCTAVE con autonomiacutea despueacutes del soporte de un proveedor para la primera iteracioacuten Ello evitariacutea una externalizacioacuten de la evaluacioacuten de riesgos en seguridad de la informacioacuten formato en el que
ndash las organizaciones no tendriacutean forma de saber si la evaluacioacuten del riesgo es adecuada o no
ndash para los expertos externos es muy difiacutecil si no imposible asumir las perspectivas de la organizacioacuten
ndash despueacutes de la evaluacioacuten los expertos se van Lo que deberiacutea ser una gestioacuten continua se convierte en auditorias puntuales
ndash Supondriacutea un coste antildeadido para las asociaciones
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4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
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Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI- HERRAMIENTAS DE ANAacuteLISIS Y ELABORACIOacuteN DE LA METODOLOGIacuteA DE PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN Presentacioacuten El siguiente conjunto de soportes metodoloacutegicos facilitaraacute a las asociaciones de mujeres la tarea de disentildeo de un Plan Sistemas de Informacioacuten partiendo de las recomendaciones de la Guiacutea del Modelo de Referencia y los 6 Programas Tecnoloacutegicos identificados En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios
- el escenario actual de las asociaciones de mujeres con una infraestructura y operativa informaacutetica baacutesica y con servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten completamente externalizados
- un posible escenario futuro que siguiendo las recomendaciones de la guiacutea introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodoloacutegicos e incorporara servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten internos y una parte operativa de servicios de TIC externalizada
A continuacioacuten se detalla el planteamiento de las asociaciones personas involucradas y acciones a desarrollar para disentildear el primer proyecto tecnoloacutegico y un Primer Plan de Sistemas de Informacioacuten en el escenario actual Este planteamiento propone
- el disentildeo de un PESI a tres antildeos que se centre en la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de Referencia de la Guiacutea ( Canal intranet Canal internet Sistema de Gestioacuten de Expedientes Portal de Proyectos Sistema de Gestioacuten del Conocimiento Sistema de Gestioacuten de Recursos Humanos)
- la definicioacuten de tres proyectos tecnoloacutegicos a disentildear en tres antildeos Antildeo1 Antildeo 2 y Antildeo 3 - la planificacioacuten de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI - la definicioacuten y publicacioacuten del PESI (la estrategia)
46
Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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48
41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
54
1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
55
o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
Es necesario tener en cuenta que en el escenario actual la asociacioacuten de mujeres que inicie esta labor no podraacute realizar los dos uacuteltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisioacuten y mantenimiento estrategia) necesitaraacute el servicio de proveedores de TI externo que aporten ademaacutes de la infraestructura y la operativa las soluciones especiacuteficas para el disentildeo de proyecto tecnoloacutegico yo PESI creado por la asociacioacuten Por uacuteltimo se facilitan los soportes metodoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la asociacioacuten de mujeres puede llevar a cabo autoacutenomamente Dichos soportes son
- Entrevista a personal asociaciones de mujeres - Entrevista a personal informaacutetico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres - Modelo de Referencia - Plantilla estrategia-servicios-soportes - Plantilla de anaacutelisis DAFO- Esta plantilla se podraacute emplear tanto para establecer la visioacuten
futura del proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y del PESI como para conocer el estado de situacioacuten de las TIC en la actualidad
- Plantilla recursos humanos y materiales - Plantilla planificacioacuten PESI
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48
41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
48
41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
A ESCENARIO GENERAL LOS 8 PASOS B ESCENARIO PARTICULAR LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIOacuteN
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
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PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
A Escenario General los Ocho pasos
PASO 4
PASO 6
PASO 7
PASO 8
PASO 5
PASO 1 PASO 2
PASO 3
49
PLANIFICAR ESTUDIO
VALORAR SITUACIOacuteN
ACTUAL
ESTABLECER VISIOacuteN
FUTURA
ESTABLECER CONTEXTO NEGOCIO SERVICIO
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
DEFINIR EL PLAN
ESTRATEacuteGICO
PUBLICAR ESTRATEGIA
REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Propuesta PESI
Diagnoacutestico de Situacioacuten
Diagnoacutestico de situacioacuten
Planteamiento PESI a tres antildeos con proyectos tecnoloacutegicos a desarrollar en 1 antildeo1 antildeo 2 y antildeo 3
Escenario sobre proyecto Tecnoloacutegico antildeo 1
Detallar pasos PESI (antildeo 1 antildeo 2 antildeo 3)
Publicacioacuten Plan estrateacutegico PESI
Calendario acciones Involucrar personal implicado Preparacioacuten de soportes Guiacutea Metodologiacutea ISIS Responsable Directora de estudio Responsables de aacutereasdptos (Directoras y teacutecnicas)
Misioacuten Visioacuten Estrategia Objetivos servicios resultados esperados planificacioacuten de la direccioacuten Entrevistas a Junta de gobiernos y a Directoras
Objetivos servicios resultados visioacuten de las gestoras Entrevistas a teacutecnicas y administrativas voluntariado y socias (estas dos uacuteltimas opcional) Entrevistas a personal informaacutetico asociaciones (interno o subcontratado)
Identificacioacuten programaprogramas 1 a 6 de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS u otros programas por parte de Directoras Identificacioacuten de proyectos antildeo 1 antildeo 2 y antildeo 3 a desarrollar a partir programa tecnoloacutegico seleccionado Decisioacuten conjunta Directoras teacutecnicas
Identificacioacuten Recursos humanos Y materiales Necesarios internos Y externos Disponibles y nuevos Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y administrativas
Objetivo Resultados esperados Actividades previstas Indicadores Acompantildear de Plan De Comunicacioacuten y Gestioacuten del cambio Equipos de trabajo (Mixtos) Directoras teacutecnicas y Administrativas Apoyo externo proveedor TI
ESCENARIO ACTUAL
POSIBLE ESCENARIO FUTURO (SIGUIENDO RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGIacuteA ISIS
Propuesta PESI 2 Responsables Directora estudio Oficina Gestioacuten Proyectos Equipo TI
IDEM
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Planteamiento PESI bajo gestioacuten y orientacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
IDEM bajo direccioacuten y gestioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Directoras y equipo teacutecnico + Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Aacuterea Comunicacioacuten con apoyo Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI
Realizacioacuten Oficina Gestioacuten Proyectos y Equipo TI con consulta equipos teacutecnicos y de toma decisioacuten
ESCENARIO TRABAJO PESIs
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
B Escenario de trabajo de un Plan Estrateacutegico de PESI en el escenario actual PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PLAN ESTRATEacuteGICO DE PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 1 PLANIFICAR ESTUDIO
La asociacioacuten se plantea la necesidad de incorporar soluciones tecnoloacutegicas a su gestioacuten
Decidir Directora del estudio Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el estudio Preparar los soportes metodoloacutegicos de la Guiacutea
PASO 2 ESTABLECER CONTEXTO DE NEGOCIOSERVICIO
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice su situacioacuten actual (sus objetivos de trabajo resultados y orientaciones recursos necesidades etc) y la situacioacuten de las organizaciones del entorno (otras asociaciones de mujeres Tercer Sector etc)
Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocioservicios Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directoras y miembros de Junta de Gobierno de la asociacioacuten
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
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PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
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53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
56
o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
57
58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 3 VALORAR SITUACION ACTUAL
La asociacioacuten inicia el estudio a partir de un diagnoacutestico de situacioacuten en que se analice de su situacioacuten actual ( su gestioacuten diaria resultados y orientaciones recursos necesidades etc)
Entrevistar a teacutecnicas y administrativas para conocer la situacioacuten actual de la gestioacuten de los servicios programas etc Entrevistar a personal informaacutetico para conocer estado de las tecnologiacuteas en la asociacioacuten Analizar la informacioacuten y establecer conclusiones del diagnoacutestico Soportes entrevistas Guiacutea Metodologiacutea ISIS a gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal informaacutetico de la asociacioacuten
PASO 4 ESTABLECER VISIOacuteN FUTURA
La asociacioacuten se plantea el disentildeo de un PESI a tres antildeos con tres proyectos tecnoloacutegicos (uno por antildeo) Lo hace apoyaacutendose en las conclusiones del diagnoacutestico de situacioacuten y en los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Guiacutea Metodologiacutea ISIS
A partir de las conclusiones del diagnoacutestico de la documentacioacuten recabada en las entrevistas (organigrama estatutos memoria actividades etc) y de los programas tecnoloacutegicos propuestos por la Metodologiacutea ISIS la asociacioacuten define
bull Programas tecnoloacutegicos del PESI sobre los que trabajar (sean los de la Guiacutea u otros que resulten maacutes necesarios de acuerdo al anaacutelisis del diagnoacutestico)
bull Proyectos tecnoloacutegicos a disentildear dentro de dichos programas
bull Planificacioacuten desarrollo de los programas y proyectos del PESI a
tres antildeos Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3 Soportes Modelo de Referencia de la Guiacutea Metodologiacutea ISIS y explicacioacuten sobre el mismo que aparece en la Guiacutea Plantilla anaacutelisis DAFO
51
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
52
53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
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o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
56
o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
57
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 5 DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO
La asociacioacuten define el escenario de disentildeo del PESI a partir del anaacutelisis de la situacioacuten de la organizacioacuten para disentildear y realizar dicho PESI y preveacute los posibles cambios que seriacutean necesarios para llevar a cabo el proyecto
Definicioacuten del escenario para la realizacioacuten del PESI a partir de la identificacioacuten de procesos clave y de la identificacioacuten de los recursos humanos y materiales necesarios para realizarlo Soportes Plantilla recursos consejos Guiacutea en materia recursos necesarios para la gestioacuten de Proyectos tecnoloacutegicos
PASO 6 DEFINIR EL PLAN ESTRATEacuteGICO
La asociacioacuten establece un Plan Estrateacutegico de PESI Una vez hecho esto incluye en la planificacioacuten un plan de comunicacioacuten sobre la propuesta de PESI Ademaacutes incluye la planificacioacuten de acciones de gestioacuten del cambio que acompantildeen al proceso de disentildeo y elaboracioacuten del PESI
Detallar Estrategia PESI a tres antildeos con sus tres proyectos tecnoloacutegicos Incluir anaacutelisis y previsioacuten recursos humanos y materiales necesarios para elaboracioacuten Plan Estrateacutegico Realizar estimacioacuten planificacioacuten recursos necesarios para hacer PESI Contratar proveedor TI que aporte la solucioacuten tecnoloacutegica especiacutefica para realizacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 y PESI Elaborar documento de Plan Estrateacutegico que incluye disentildeo elaborado por asociaciones maacutes plan comunicacioacuten maacutes plan gestioacuten cambio maacutes solucioacuten tecnoloacutegica proveedor TI Soportes Plantilla planificacioacuten PESI plantilla planificacioacuten proyecto tecnoloacutegico Antildeo 1 plantilla plantilla recursos (para planificar recursos PESI) plantilla estrategia-servicios-soportes
52
53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
55
o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
56
o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
53
PASOS PARA EL DISENtildeO DE UN PESI PASO PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIOacuteN ACCIONES DE LA ASOCIACIOacuteN PASO 7 PUBLICAR ESTRATEGIA
La asociacioacuten publica Plan estrateacutegico
PASO 8 REVISAR Y MANTENER ESTRATEGIA
Una vez se iniciara el PESI seriacutea necesario revisar la estrategia y hacer los cambios y antildeadiduras que fueran necesarias
Este paso se realizariacutea una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
55
o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
56
o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
57
58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
1 Modelo de Entrevista para10
11 Aspectos organizativos 12 Aspectos tecnoloacutegicos
2 Diagnoacutestico de la situacioacuten tecnoloacutegica11
3 Anaacutelisis DAFO de los Sistemas de informacioacuten
10 Dirigidos a Miembros de Juntas de Gobierno Directoras Teacutecnicas y Administrativas de las Asociaciones de Mujeres 11 Dirigidos a personal informaacutetico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio externalizado)
54
1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
55
o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
56
o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
57
58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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1 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Cargo- 1 Aspectos organizativos-
- iquestCuaacuteles son los objetivos de la asociacioacuten - iquestCoacutemo se organiza la toma de decisiones en esta asociacioacuten iquestQueacute oacuterganos de
representacioacuten y queacute oacuterganos de direccioacuten tiene - iquestCoacutemo se estructura el trabajo de la asociacioacuten (aacutereas de trabajo tareas trabajos
productos actividades que desarrolla cada aacutereapersona y su interrelacioacuten con la labor de otras aacutereaspersonas)
- iquestCuaacuteles son las funciones clave del personal de la asociacioacuten dentro de dicha estructura iquestExiste una distribucioacuten en la ejecucioacuten de dichas funciones iquestCoacutemo se organizan
- iquestQueacute programas y queacute aacutereas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracioacuten de su aacuterea de
trabajo para la consecucioacuten de sus objetivos A la inversa iquestqueacute programas o aacutereas necesitan de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos
- iquestQuieacutenes entiende que son las usuariasos de los servicios que presta la asociacioacuten o Usuariasos - cliente interno- o Usuariasos- cliente externo-
- iquestCoacutemo es la estructura de personalrrhh de su entidad
o Nordm contratados permanentes o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo permanentes
55
o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
57
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
o Nordm contratados tiempo parcialtiempo completo temporales o Nordm de voluntarios o Perfil personal contratado (teacutecnico administrativo directivo etc) o Perfil personal voluntario
- iquestCuaacuteles son los principales proveedores yo trabajos subcontratados por su organizacioacuten - iquestCuenta su asociacioacuten con un plan estrateacutegico - iquestPuede contarnos brevemente en queacute consiste y coacutemo se lleva a la praacutectica - iquestCoacutemo se adecuan las acciones del plan estrateacutegico con la estructura de su asociacioacuten - iquestCuaacutel es el papel que desempentildean las siguientes figuras de su entidad en relacioacuten a la
planificacioacuten estrateacutegica y la planificacioacuten anual de su organizacioacuten
o JuntaComiteacute ejecutivoPresidencia y Secretariacutea General (oacuterganos de representacioacuten de la entidad)
o Directivas o Teacutecnicas o Administrativas o Voluntariado
- iquestCoacutemo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacioacuten iquestQueacute aspectos considera que necesitan mejorar iquestQueacute aspectos suprimiriacutea iquestQueacute aspectos antildeadiriacutea Por favor detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados
o Dentro de un mismo departamento
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre departamentos Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
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o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
57
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
o Con otras asociaciones
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con clientesusuariosas
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con proveedores
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Entre profesionales y junta de gobierno
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Con voluntariado Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
o Otros
Procesos a mejorar Procesos a suprimir Procesos a antildeadir
- iquestQueacute papel tiene el voluntariado en su organizacioacuten - Queacute papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacioacuten iquestCuaacutentos son - iquestDe doacutende proceden los recursos econoacutemicos de la asociacioacuten - iquestTiene la asociacioacuten una poliacutetica activa de buacutesqueda de fondos iquestCoacutemo se articula
- iquestLa asociacioacuten recibe donativos iquestCoacutemo se gestionan
2 Solicitud documentacioacuten-
- Por favor necesitariacuteamos contar con la siguiente documentacioacuten de su organizacioacuten
o Estatutos o Estructura junta directiva o Organigrama profesional o Planes de trabajo actuales y futuros a corto y a largo plazo (plan estrateacutegico planes
de accioacuten)
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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58
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
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- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
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o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
12 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLOacuteGICOS Y TEacuteCNICOS DE LA ENTIDAD
- iquestCoacutemo o en queacute cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacioacuten iquestA queacute ayudariacutea - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tiene su asociacioacuten en la actualidad - iquestQueacute necesidades de nuevas tecnologiacuteas cree que tendraacute su asociacioacuten en el futuro (5-10
antildeos) - iquestQueacute uso cree que hace su asociacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas
o Alto o Normal o Regular o Bajo
- Por favor explique el uso que en su opinioacuten hace su asociacioacuten de las siguientes herramientas tecnoloacutegicas y antildeada aquellas que no aparezcan sentildealadas
o Ordenador (nordm de ordenadores actualizacioacuten etc) o Programas o Impresora o Fax o Internet o Moacuteviles o Gestores de informacioacuten y procesamiento de datos
- En su opinioacuten iquestNecesita su organizacioacuten del uso de herramientas tecnoloacutegicas complejas
como gestores contables gestores de proyectos o de socios informatizados pasarelas electroacutenicas etc Por favor razone su respuesta
- En su opinioacuten iquestqueacute aspectos tecnoloacutegicos necesitan mayor desarrollo en su entidad
o Aspectos de gestioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de informacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de comunicacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute
59
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
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- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
o Aspectos de seguimiento y evaluacioacuten- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten interna- Enumere cuaacuteles y por queacute o Aspectos de coordinacioacuten externa- Enumere cuaacuteles y por queacute
- iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha contratado su organizacioacuten - iquestCuenta su organizacioacuten con empleados que sepan gestionar estas herramientas
tecnoloacutegicas adecuadamente Por favor explique
- iquestCuenta su organizacioacuten con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta
tecnologiacutea - iquestQueacute herramientas tecnoloacutegicas ha subcontratado su organizacioacuten - iquestQuieacuten realiza tareas de soporte informaacutetico para la organizacioacuten y queacute perfil profesional
tiene
- iquestQuieacuten realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y queacute perfil profesional tiene
- iquestQueacute o perfiles relacionados con el aacutembito tecnoloacutegico trabajan para su organizacioacuten Por favor de detalle de todos los perfiles existentes
o Como contratados- o Como subcontratados-
- iquestQueacute capacitacioacuten en nuevas tecnologiacuteas tiene su personal - iquestQueacute formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas se le exige a su personal
60
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
61
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
- iquestAlienta su organizacioacuten la formacioacuten en nuevas tecnologiacuteas de su personal contratado y voluntario iquestCoacutemo
- En su opinioacuten iquestel personal contratado y voluntario de su organizacioacuten demanda formacioacuten en
nuevas tecnologiacuteas Si es asiacute iquestQueacute es lo que maacutes se demanda - iquestCree que en el futuro proacuteximo su organizacioacuten necesitaraacute contar con personal con una alta
calificacioacuten en el manejo de herramientas tecnoloacutegicas
- La Guiacutea Metodoloacutegica identifica 6 Programas tecnoloacutegicos a partir de los cuales desarrollar
proyectos tecnoloacutegicos Se trata de 6 grandes grupos en los que cabriacutean las posibilidades que cada asociacioacuten de mujeres decida construir en forma de proyecto La Guiacutea recomienda planificar de forma anual cada proyecto iquestQueacute programa seriacutea prioritario para su asociacioacuten
o A validar por teacutecnicas y administrativas directivas y miembros de junta de gobierno
SISTEMA radic Sistema de Programas y Proyectos Portal de gestioacuten de proyectos Sistema de gestioacuten de expedientes Gestor de acciones de movilizacioacuten Sistema de gestioacuten de informacioacuten Canal intranet Canal internet Sistema de gestioacuten del conocimiento Portal de gestioacuten del conocimiento Sistema de gestioacuten de RRHH Otros programas no identificados en la Guiacutea
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
2 DIAGNOacuteSTICO DE LA SITUACIOacuteN TECNOLOacuteGICA DE LA ENTIDAD Persona de contacto- Tipo de puesto-
1 Soporte informaacutetico y equipamiento-
- iquestQueacute soportes y equipamiento informaacuteticos utiliza esta entidad servidores ordenadores
etc Por favor de datos detallados de cada elemento - iquestCree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades
de la entidad - iquestQueacute capacidad tienen los soportes en teacuterminos de memoria prestaciones y utilidades Por
favor detalle - iquestQueacute aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitariacutean ser mejorados
- iquestCree que la entidad necesitar una mayor dotacioacuten de soportes informaacuteticos y de
equipamiento Por favor explique su respuesta
- iquestCuenta la entidad con soporte informaacutetico capaz de dar servicio a sistemas de informacioacuten
En caso afirmativo detalle los soportes existentes y sus prestaciones 2 Programas informaacuteticos-
- iquestQueacute programas informaacuteticos utiliza la entidad
- iquestSe adecuan los programas informaacuteticos a las necesidades de la entidad
- iquestQueacute aspectos relativos a los programas informaacuteticos que utiliza la entidad cree que deberiacutean
ser mejorados
- iquestCuenta la entidad con programas informaacuteticos adecuados para desarrollar sistemas de
informacioacuten En caso afirmativo detalle los programas existentes y sus prestaciones En caso negativo sentildeale queacute programas seriacutean necesarios para desarrollar sistemas de informacioacuten uacutetiles para la entidad
62
3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
63
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
64
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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3- Sistemas de planificacioacuten de la informacioacuten-
- iquestCoacutemo cree que podriacutea ayudar una metodologiacutea de sistemas de informacioacuten a mejorar el
trabajo que realiza la entidad
- iquestQueacute procesos de la entidad deberiacutean estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan
de sistemas de informacioacuten
- iquestTienen necesidad de establecer la informacioacuten en red entre las oficinas de su entidad en una misma ciudad
- iquestTiene la asociacioacuten necesidad de establecer la informacioacuten en red con las socias vivan en Madrid u otras Comunidades Autoacutenomas
- iquestTiene alguna sugerencia o indicacioacuten sobre coacutemo deberiacutea realizarse esa metodologiacutea de plan de sistemas de informacioacuten
4 Formacioacuten en uso de soportes sistemas y programas informaacuteticos
- iquestConoce el grado de formacioacuten informaacutetica de las trabajadorasos de la entidad en soportes y programas informaacuteticos
- iquestCree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestioacuten que se le
solicita al equipo informaacutetico
- Si existiera la posibilidad de recibir formacioacuten informaacutetica por parte de la plantilla de la entidad
iquesten queacute aspectos informaacuteticos cree que se necesita maacutes
- iquestCree que con la formacioacuten existente en la actualidad la plantilla podriacutea gestionar sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta y de ejemplos concretos
- iquestQueacute proveedores necesitariacutea la entidad para el disentildeo y puesta en marcha de sistemas de informacioacuten Por favor detalle su respuesta
Muchas gracias por su colaboracioacuten
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3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
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PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
3 ANAacuteLISIS DAFO PARA LA ELABORACIOacuteN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD-
Por favor detalle en el cuadro a continuacioacuten las Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas que en su opinioacuten tienen su asociacioacuten en la actualidad en relacioacuten a los planes de sistemas de informacioacuten Queacute se entiende porhellip Fortalezas- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos Oportunidades- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas en teacuterminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan Debilidades- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente Amenazas- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
65
43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
Una vez establecido el Diagnoacutestico de la situacioacuten de la entidad podemos enmarcar el Plan de Sistemas de nuestra asociacioacuten que debe estar alienado con la Misioacuten los Objetivos las Estrategias y las Liacuteneas de Trabajo Acciones de Servicios de la misma 1 La Organizacioacuten El Plan de Sistemas de Informacioacuten es una planificacioacuten que se alinea con la planificacioacuten estrateacutegica de la asociacioacuten en la que se implanta Por ello habraacute que tener presente esta planificacioacuten estrateacutegica y visualizar en todo momento el siguiente esquema
VISIOacuteN La visioacuten son las creencias de la asociacioacuten y aspiraciones de la organizacioacuten
MISIOacuteN La misioacuten es lo que la asociacioacuten quiere hacer para transformar su visioacuten realidad
OBJETIVOS O METAS Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajaraacuten para lograr contribuir a la misioacuten
ESTRATEGIAS Las estrategias son las liacuteneas de trabajo de la asociacioacuten a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS Los servicios son las acciones que desarrollan las liacuteneas de trabajo o estrategias de la asociacioacuten Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacioacuten para hacer posible el desarrollo ejecucioacuten seguimiento evaluacioacuten y sistematizacioacuten de los servicios que desarrolla la asociacioacuten Se entiende soportes
materiales
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
66
Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente Se recogen algunos ejemplos ESTRATEGIAS Y LIacuteNEAS DE TRABAJO PROGRAMAS Y PROYECTOS ACCIONES O SERVICIOS SOPORTES TECNOLOacuteGICOS (necesarios o deseables)
1 Participacioacuten de las mujeres en el aacutembito de la toma de decisiones poliacuteticas
Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
Intranet comuacuten a asociaciones de mujeres con repositorio de documentos acordados y reuniones con comisioacuten parlamentaria
2 Atencioacuten a las mujeres en situacioacuten de vulnerabilidad
Programa de asesoramiento juriacutedico a mujeres separadas con cargas familiares
Sistema de gestioacuten e informatizacioacuten de expedientes de casos atendidos
3 Lucha contra la violencia de geacutenero
Programa de atencioacuten integral a mujeres viacutectimas de la violencia de geacutenero
Portal web de contacto e informacioacuten sobre atencioacuten a mujeres viacutectimas de violencia de geacutenero
4 Empoderamiento de las mujeres en todos los aacutembitos sociales y fomento de una sociedad maacutes igualitaria
Cursos de formacioacuten en diversos temas dirigidos a mujeres
Herramienta de formacioacuten on-line
67
2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
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Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
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- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
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- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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2 El Modelo de Referencia Para que pueda serviros de ayuda ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el diagnoacutestico de situacioacuten de diversas Asociaciones de Mujeres El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnoloacutegicos base
1 Canal Intranet 2 Canal Internet 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento-Portal del conocimiento 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
68
Modelo de Referencia
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
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44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS 44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS 4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO
69
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Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
70
Por uacuteltimo necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas Para ello ISIS sugiere
- Encajar nuestras necesidades (Aptdo 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo 4) - A partir de ahiacute ordenar y priorizar los Proyectos Tecnoloacutegicos que vamos a planificar para los
proacuteximos 3 antildeos en funcioacuten de o Nuestras prioridades y estrategias o Nuestros recursos o Nuestra capacidad econoacutemica
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
44 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLOacuteGICOS
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Otros Proyectos (no contemplados)
71
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
-
- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
-
- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
-
- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
-
- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
-
- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
-
- 235 Recursos humanos
-
- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
-
- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
-
- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
-
- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
-
- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
-
- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
-
- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
-
- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
-
- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
-
- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
-
PROGRAMAS Y PROYECTOS MODELO DE REFERENCIA
PROYECTOS DE LA ASOCIACIOacuteN COSTE ESTIMADO PRIORIDAD
Programa 1 Canal Intranet
Intranet para una Federacioacuten que agrupa 40 asociaciones provinciales
Disentildeo e instalacioacuten 80000 euro Mantenimiento 3000 euromes
Antildeo 1 Antildeo 2 Antildeo 3
Programa 2 Canal Internet
Foro web de autoayuda para mujeres viacutectimas de violencia
DisentildeoInstalacioacuten 3000 euro Mantenimiento 6000 euroantildeo
Proyecto 3 Portal de Gestioacuten de Proyectos
Sala virtual de reuniones para gestioacuten proyectos y subvenciones entre Sede central y Sedes provinciales de una asociacioacuten
Programa 4 Sistema de Gestioacuten de Expedientes
Sistema de gestioacuten y archivo compartido de expedientes de usuarias de los programas de atencioacuten y asesoriacutea juriacutedica labora y psicoloacutegica
Programa 5 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
Gestor de documentacioacuten on-line de la asociacioacuten
Programa 6 Sistema de Gestioacuten de RRHH
Gestor de noacuteminas de la asociacioacuten
Otros Proyectos (no contemplados)
72
Algunos ejemplos
Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
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- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
-
- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
-
- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
-
- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
-
- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
-
- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
-
- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
-
- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
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- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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Atos Origin
Cliente Coordinadora Espantildeola para el Lobby Europeo de Mujeres (CELEM)
Documento Guiacutea Metodologiacutea ISIS- Versioacuten def Proyecto Metodologiacutea ISIS
73
44 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLOacuteGICO Coste recursos
existentes Coste nuevos recursos
Coste total
Contrataciones y servicios Personal tiempo completo Personal tiempo parcial
Servicios externalizados12 Acceso y conexioacuten a internet
Otros Recursos materiales Ordenadores Servidores Programas Materiales difusioacuten Otros Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnoloacutegico La asociacioacuten de mujeres incluiraacute en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnoloacutegico que no puede desarrollar con sus recursos propios Por ejemplo disentildeo de los elementos tecnoloacutegicos del proyecto alojamiento y mantenimiento del servicio tecnoloacutegico solucioacuten de incidencias teacutecnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones etc
- 0 PRESENTACIOacuteN DE LA GUIacuteA
- 1 INTRODUCCIOacuteN
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- 11 iquestQueacute son los Sistemas de Informacioacuten y para queacute sirven
- 12 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres
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- 2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIOacuteN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES LA METODOLOGIacuteA ISIS
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- 21 Introduccioacuten
- 22 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres diagnoacutestico de situacioacuten
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- 221 Anaacutelisis Diagnoacutestico Situacioacuten
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- 23 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnoloacutegicos
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- 231 Introduccioacuten
- 232 Programas y proyectos
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- 2321 Sistema de Gestioacuten de Programas y Proyectos
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- A Oficina de Gestioacuten de Proyectos (OGP)
- B Portal de Gestioacuten de Proyectos
- C Sistema de Gestioacuten de Expedientes
- D Sistema de Gestioacuten de Acciones de Movilizacioacuten e Incidencia Poliacutetica
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- 233 Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- 2331 Sistema de Gestioacuten de Comunicacioacuten e Informacioacuten
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- A Canal Intranet (programa tecnoloacutegico 3)
- B Canal Internet (programa tecnoloacutegico 4)
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- 234 Gestioacuten del conocimiento
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- 2341 Sistema de Gestioacuten del Conocimiento
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- 235 Recursos humanos
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- 2351 Sistema de Gestioacuten de RRHH (programa tecnoloacutegico 6)
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- 3 PROCESO DE DISENtildeO E IMPLANTACIOacuteN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA PRIMER PLAN ISIS CONSIDERACIONES INICIALES
-
- 31 iquestQueacute recursos se necesitariacutean par a disentildear un plan de sistemas de informacioacuten El modelo de gestioacuten de la tecnologiacutea
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- 311 Los recursos humanos y teacutecnicos y los fundamentos de su gestioacuten
-
- 3111 Un equipo de gestioacuten de TI
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- Figura 1- Cambio organizativo propuesto equipo gestioacuten TI seguridad y Oficina Gestioacuten Proyectos
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- 3112 Fundamentos de la Gestioacuten de TI
- 3113 Los recursos teacutecnicos necesarios para la gestioacuten de TI
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- 32 Pasos y recomendaciones para el disentildeo e implantacioacuten del Primer Plan ISIS
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- 321 Definicioacuten de los proyectos tecnoloacutegicos del plan a desarrollar en un antildeo
- 322 Justificacioacuten de la necesidad de cada proyecto
- 323 Calendario de actividades previsto
- 324 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnoloacutegicos
- 325 Plan de contratacioacuten
- 326 Plan de comunicacioacuten y gestioacuten del cambio
- 327 Algunos apuntes sobre la Gestioacuten de Proyectos Tecnoloacutegicos
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- 33 La seguridad de la informacioacuten y del propio sistema
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- 4 ANEXOS PRAacuteCTICOS PARA ELABORAR UN PESI-
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- 41 PASOS PARA LA ELABORACIOacuteN DEL PRIMER PLAN ISIS
- 42 SOPORTES METODOLOacuteGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNOacuteSTICO DE SITUACIOacuteN
- 43 DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS ORGANIZACIOacuteN Y MODELO DE REFERENCIA
- 44 OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS
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![OM Zealot S15 ES[1] - cdn.ospreyeurope.com](https://static.fdocuments.co/doc/165x107/62c6a9ce1958af478e5463a7/om-zealot-s15-es1-cdn-.jpg)
