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NOTIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS DE ESTUPEFACIENTES POR PARTE DE LAS OFICINAS Y SERVICIOS DE FARMACIA

Guía para la notificación Versión 15/1/2019

Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios

Fecha de publicación: 16 de enero de 2019

División de Sistemas de la Información

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Notificación de movimientos de estupefacientes por parte de las oficinas y servicios de farmacia

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MINISTERIO DE SANIDAD, CONSUMO Y BIENESTAR SOCIAL

Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios, AEMPS

ÍNDICE

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PRESENTACIÓN DE NOTIFICACIONES ...................................... 2

2. ACCESO AL PROCEDIMIENTO ................................................................................................... 3

3. NOTIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS DE ESTUPEFACIENTES ....................................................... 5

3.1 Declarante ......................................................................................................................... 5

3.2 Declaración ........................................................................................................................ 6

3.3 Medicamentos estupefacientes (expresados en nº de envases) ...................................... 6

3.4 Sustancias activas estupefacientes (expresadas en gramos) .......................................... 10

3.5 Enviar declaración ........................................................................................................... 13

4. MIS DECLARACIONES .............................................................................................................. 17

5. MI FARMACIA ......................................................................................................................... 18

5.1 Usuario ............................................................................................................................. 18

5.2 Farmacia .......................................................................................................................... 18

5.3 Titulares ........................................................................................................................... 19

6. GUARDAR Y RECUPERAR DATOS DE UNA SOLICITUD ............................................................ 22

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1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PRESENTACIÓN DE NOTIFICACIONES

El procedimiento se desarrolla en base a lo establecido en el punto 7 del artículo 17 del Real Decreto 1675/2012, de 14 de diciembre, por el que se regulan las recetas oficiales y los requisitos especiales de prescripción y dispensación de estupefacientes para uso humano y veterinario.

Esta guía se elabora con la intención de facilitar a los Servicios de Farmacia/Oficinas de Farmacia el envío de los datos de los movimientos de estupefacientes habidos anualmente.

Las Oficinas de Farmacia/Servicios de Farmacia (en adelante, OFs/SFs), podrán llevar a cabo la Notificación de los Movimientos de Estupefacientes, medicamentos o sustancias activas, a través del siguiente enlace, facilitado por la AEMPS:

https://labofar.aemps.es/labofar/estupefacientes/movimientos/farmacias/login.do

Es requisito indispensable disponer de usuario y contraseña que le será proporcionado por el organismo competente de su Comunidad Autónoma.

Estas notificaciones deberán ser realizadas por las OFs/SFs durante el mes de enero de cada año según lo establecido en el punto 4 del artículo 17 del Real Decreto 1675/2012, de 14 de diciembre, fuera del cual no será posible el acceso al formulario necesario para tal trámite.

A lo largo del mes de enero podrá realizar tantas notificaciones como sean necesarias, siempre teniendo en cuenta lo siguiente:

• Las notificaciones siempre harán referencia a todos los movimientos efectuados durante el año anterior al que se realiza la notificación.

• Podrá efectuar cuantas notificaciones sean precisas durante el periodo mencionado, si bien sólo se tendrá en cuenta los últimos datos enviados.


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2. ACCESO AL PROCEDIMIENTO

A través del enlace facilitado por la AEMPS se le mostrará al usuario una pantalla de login (véase Ilustración 1).

Ilustración 1: Acceso a la aplicación.

El proceso de autenticación implica seleccionar la Comunidad Autónoma (en adelante CA) a la que pertenece, e introducir los datos usuario y contraseña, proporcionados por su CA.

El enlace Cambiar contraseña le mostrará el formulario Cambiar Contraseña (véase Ilustración 2) donde podrá modificar su contraseña actual de acceso. Para ello deberá introducir todos los datos solicitados en el formulario.

Ilustración 2: Formulario de cambio de contraseña.

El enlace Recuperar contraseña le mostrará el formulario Recuperación de Contraseña (véase Ilustración 3) donde tras introducir el código de usuario y la CA a la que pertenece, el sistema le enviará un correo con las nuevas credenciales (véase Ilustración 4) a la dirección de correo electrónico que usted haya facilitado a los Servicios Responsables de su CA para tal fin.


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Ilustración 3: Formulario de obtención de nueva contraseña.

Ilustración 4: Formato de correo electrónico enviado por el sistema facilitando las credenciales de acceso a un usuario de OF/SF.

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3. NOTIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS DE ESTUPEFACIENTES

Una vez introducidos los datos de las credenciales de acceso al procedimiento, y después de pulsar sobre el botón Identificarse en la pantalla de login, la aplicación le mostrará el formulario para la Notificación de Movimientos de Estupefacientes remitidos por las OFs/SFs, medicamentos o sustancias activas (véase Ilustración 5).

Ilustración 5: Formulario de Notificación de Movimientos de Estupefacientes remitidos por las OFs/SFs.

Como se puede observar en la Ilustración 5, el formulario principal se encuentra estructurado en varias secciones que se explicarán en este manual de forma independiente para su mejor comprensión. Además de estas secciones podemos observar otros accesos o información facilitada en la parte superior del formulario. De izquierda a derecha,

• Código de OF/SF – Oficina/Servicio de Farmacia: Muestra información sobre el código de usuario y el tipo: Oficina o Servicio de Farmacia.

• Campaña 201_: Muestra información sobre la anualidad para la que se están declarando los movimientos.

• Mis declaraciones: Le permite obtener un documento con la relación de movimientos efectuados para cualquiera de las anualidades para las que ha realizado declaración (con o sin movimientos). Para más información ir al punto 4 de este manual.

• Mi farmacia: Muestra información sobre la Oficina o Servicio de Farmacia. Permite también proponer cambios sobre las misma a la Comunidad Autónoma (compente en la gestión de usuarios de Oficinas y Servicios de Farmacia y el tratamiento de sus datos). Para más información ir al punto 5 de este manual.

• Guía: Enlace para obtener este manual de usuario.

3.1 Declarante

Es la parte del formulario donde deben introducirse los datos de NIF, Nombre y Apellidos de la persona física que realiza la declaración.

Todos los datos son de carácter obligatorio.

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3.2 Declaración

En esta sección el usuario seleccionara la opción NO tengo movimientos de estupefacientes que declarar en el caso de que la OF/SF no mantenga stock ni haya realizado movimientos de medicamentos y/o sustancias estupefacientes. Elegirá la opción SI tengo movimientos de estupefacientes que declarar cuando la OF/SF tenga stock o haya realizado movimientos de medicamentos y/o sustancias estupefacientes durante el año que se declara.

En caso de marcar la opción SI tengo que presentar declaración se le mostrarán en la pantalla las secciónes Medicamentos Estupefacientes (expresados en nº de envases) y Sustancias Activas Estupefacientes (expresados en gramos) (véase Ilustración 6).

Ilustración 6: Formulario principal para el declarante con movimientos de estupefacientes.

3.3 Medicamentos estupefacientes (expresados en nº de envases)

Para incluir un movimiento relativo a medicamentos, debe pulsar sobre el icono para que la aplicación le dirija al formulario Movimiento del medicamento (véase Ilustración 7).

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Ilustración 7: Formulario Movimiento del medicamento.

Para buscar una presentación debe pulsar sobre el botón Buscar para dirigirse al formulario Búsqueda de presentaciones (véase Ilustración 8).

Ilustración 8: Formulario de búsqueda de presentaciones.

Para facilitar la búsqueda dispone de los parámetros nombre de la Presentación y Código Nacional del medicamento. Si desea obtener un listado que contenga todas las presentaciones existentes en los sistemas de la AEMPS, pulse el botón Buscar (véase Ilustración 9). Puede utilizar el símbolo % para delimitar la búsqueda.

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Ilustración 9: Formulario de búsqueda de presentaciones con resultados.

En el formulario de búsqueda de presentaciones están incluidos:

• Medicamentos estupefacientes registrados, tanto de uso humano como veterinario, con su correspondiente código nacional.

• Preparados estupefacientes: preparados más frecuentemente utilizados, a los que se les ha asignado un código específico exclusivo para este procedimiento, consistente en 4 dígitos numéricos en el rango de 1000-1999.

• Medicamentos estupefacientes en formato “UNIDOSIS”: con el objetivo de facilitar la notificación de movimientos de estupefacientes por parte de los Servicios de Farmacia Hospitalaria que registran la salida de estupefacientes por unidades y no por envases completos.

Es importante que tenga en cuenta que para poder notificar las salidas en unidades de envases que se fraccionan, el stock inicial o las entradas se deben introducir como presentaciones UNIDOSIS. Por ejemplo, la entrada de un envase de una presentación de 500 comprimidos, deberá introducirse como una entrada de 500 unidades del formato UNIDOSIS, y no como una entrada de 1 único envase de 500 comprimidos.

Una vez localizada la presentación deseada y para su selección, no tiene más que pulsar el botón Añadir (véase Ilustración 10). Puede pulsar el botón Cancelar (véase ilustración 7) en el caso de no querer añadir ninguna de las presentaciones existentes y con el objetivo de regresar al formulario Movimiento del Medicamento.

Una vez seleccionado el medicamento deberá introducir los datos correspondientes de Stock inicial, Entradas, Salidas (Dispensación Humana, Dispensación Veterinaria, Devoluciones/Otros) y el Stock Final (véase Ilustración 10).

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En el momento de cumplimentar los datos referidos anteriormente debe tener en cuenta lo siguiente:

• Solo se permiten números enteros.

• El stock inicial o las entradas deben tener un valor superior a cero.

• Ha de cumplirse la condición stock final = stock inicial + entradas - salidas.

• Es obligatorio especificar un medicamento.

En caso contrario, la aplicación le avisará de ello a a través de mensajes de error.

Cuando ya se hayan cumplimentado los datos relativos al movimiento de este medicamento, debe pulsar el botón Aceptar para guardar estos datos o Cancelar en caso de que desee prescindir de ellos (véase Ilustración 10).

Ilustración 10: Formulario Movimiento del medicamento cumplimentado.

En ambos casos la aplicación le devolverá al formulario principal, Notificación de Movimientos de Estupefacientes remitidos por las OFs/SFs, que contendrá los datos introducidos hasta el momento (véase Ilustración 11).

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Ilustración 11: Formulario principal con los datos cumplimentados hasta el momento.

3.4 Sustancias activas estupefacientes (expresadas en gramos)

Para incluir un movimiento relativo a sustancias, debe pulsar sobre el icono para que la aplicación le dirija al formulario Datos de la sustancia activa (véase Ilustración 12).

Ilustración 12: Formulario Datos de la sustancia activa.

Para buscar una sustancia debe pulsar sobre el botón Buscar para dirigirse al formulario Búsqueda de sustancias activas (véase Ilustración 13).

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Ilustración 13: Formulario Búsqueda de sustancias activas.

Para facilitar la búsqueda dispone del parámetro Sustancia Activa. Si desea obtener un listado que contenga todas las sustancias activas existentes en los sistemas de la AEMPS, pulse el botón Buscar (véase Ilustración 14). Puede utilizar el símbolo % para delimitar la búsqueda.

Ilustración 14: Formulario Búsqueda de sustancias activas con resultados.

Una vez localizada la sustancia activa deseada y para su selección, no tiene más que pulsar el botón Añadir (véase Ilustración 15). Puede pulsar el botón Cancelar (véase Ilustración 12) en el caso de no querer añadir ninguna de las sustancias activas existentes y con el objetivo de regresar al formulario Datos de la Sustancia Activa.

Una vez seleccionada la sustancia activa deberá introducir los datos correspondientes de Stock inicial, Entradas, Salidas (Dispensación Humana, Dispensación Veterinaria, Devoluciones/Otros) y el Stock Final (véase Ilustración 15).

En el momento de cumplimentar los datos referidos anteriormente debe tener en cuenta lo siguiente:

• Es obligatorio especificar una sustancia activa.

• Solo se permiten números enteros o reales con, como máximo, 7 dígitos en la parte entera y 8 en la decimal.

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• El stock inicial o las entradas deben tener un valor superior a cero.

• Ha de cumplirse la condición stock final = stock inicial + entradas - salidas.

En caso contrario, la aplicación le avisará de ello a a través de mensajes de error.

Cuando ya se hayan cumplimentado los datos relativos al movimiento de esta sustancia activa, debe pulsar el botón Aceptar para guardar estos datos o Cancelar en caso de que desee prescindir de ellos (véase Ilustración 15).

Ilustración 15: Formulario Datos de la sustancia activa cumplimentado.

En ambos casos la aplicación le devolverá al formulario principal, Notificación de Movimientos de Estupefacientes remitidos por las OFs/SFs, que contendrá los datos introducidos hasta el momento (véase Ilustración 16).

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Ilustración 16: Formulario principal con los datos cumplimentados hasta el momento.

3.5 Enviar declaración

Es importante recordar que además de los datos obligatorios en la sección Declarante es obligatorio, si ha marcado la opción SI tengo movimientos de estupefacientes que declarar incluir al menos un movimiento (de medicamento o sustancia activa estupefaciente) para poder formalizar una notificación. En caso de no cumplir esta condición la aplicación le avisará a través de un mensaje de error (véase Ilustración 17).

Ilustración 17: Error – No se han incluido movimientos de medicamentos y/o sustancias activas estupefacientes en la notificación.

Una vez cumplimentados los datos relativos a la declaración debe pulsar el botón Enviar para hacerlos llegar a la AEMPS.

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Si desea modificar los datos enviados, durante el plazo de notificaciones establecido, podrá acceder de nuevo al formulario de Notificación Movimientos de Estupefacientes remitidos por las OFs/SFs.

Cada vez que pulse el botón Enviar, y siempre dentro del plazo de notificación de cada anualidad, los datos guardados en la base de datos de la AEMPS serán reemplazados por los enviados en ese momento.

En cada envío, la aplicación generará un documento (véase Ilustración 19 e Ilustración 20) en el que se reflajan los datos declarado. Puede verse un ejemplo de este documento en la Ilustración 18.

Este documento también le será enviado a la dirección de correo electrónico asociada a la OF/SF que ha facilitado a los responsable de su Comunidad Autónoma y que puede consultar e incluso proponer un cambio de la misma en Mi farmacia. También podrá disponer del mismo siempre que lo desee en Mis declaraciones.

Ilustración 18: Formato de correo electrónico enviado por el sistema facilitando el Justificante de Notificación.

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Ilustración 19: Justificante de Notificación de Movimientos de Estupefacientes con movimientos.

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Ilustración 20: Justificante de Notificación de Movimientos de Estupefacientes sin movimientos.

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4. MIS DECLARACIONES

Se trata de un apartado al que podrá acceder en cualquier momento, también fuera del periodo de notificaciones, a través del icono Mis declaraciones situado en la parte superior derecha del formulario.

Se le permitirá obtener un documento por anualidad en el que se relacionan los movimientos de estupefacientes declarados (véase Ilustración 21).

Ilustración 21: Ventana de selección de anualidad para obtener documento con movimientos notificados.

El documento será como el mostrado en la Ilustración 19 en el que caso de que haya declarado movimientos en la anualidad seleccionada o como el de la Ilustración 20 en el que caso contrario.

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5. MI FARMACIA

El acceso a este apartado se hará a través del icono Mi farmacia situado en la parte superior derecha del formulario y estará disponible en todo momento, también fuera del periodo de notificación.

A través del mismo podemos visualizar toda la información relativa a nuestra farmacia (distinta para Oficinas y Servicios de Farmacia) de la que dispone la Comunidad Autónoma correspondiente y que explicaremos por secciones (véanse Ilustraciones 22 y 23 relativas a Oficinas y Servicios de Farmacia).

Ilustración 22: Datos relativos a una Oficina de Farmacia

Ilustración 23: datos relativos a un Servicio de Farmacia

5.1 Usuario

Se muestra la información relativa al usuario, la Comunidad Autónoma a la que pertenece y la dirección de correo electrónico a efectos de notificación de credenciales, Correo credenciales.

Para modificar estos datos, deberá ponerse en contacto con los responsables correspondientes de su Comunidad Autónoma. Dispone de una Lista de contactos del Servicio de Atención al Usuario a la que puede acceder a través del enlace con este nombre situado en la pantalla de Login (véase Ilustración 1).

5.2 Farmacia

Puede modificar los datos relativos a su farmacia (CIF, Razón social, Dirección, Provincia, Teléfono,

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Localidad, Código Postal o Email) directamente en esta sección.

Los datos de CIF, Razón social serán de obligado cumplimiento para Servicios de Farmacia mientras que serán opcionales para las Oficinas de Farmacia. La obligatoriedad para los Servicios tendrá lugar si estas quieren modificar alguno de los datos contenidos en esta sección.

5.3 Titulares

Solo disponible para Oficinas de Farmacia.

A través del icono podemos informar de un nuevo titular de nuestra farmacia (véase Ilustración 24).

Ilustración 24: Formulario para incluir un nuevo titular.

Tras indicar los datos solicitados se ha de pulsar sobre el botón Guardar o sobre el botón Cancelar en caso de querer regresar al formulario Mi farmacia (véase Ilustración 25).

Ilustración 25: Formulario con los datos de Mi farmacia.

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Para editar un titular debe pulsar sobre el icono situado en la parte derecha de cada Titular de la sección Titulares (véase Ilustración 26).

Ilustración 26: Formulario para editar un titular.

Es IMPORTANTE que observe que será a través de esta acción desde la que deberá informar de la baja de un titular a través del campo Titular hasta.

En caso de error al introducir un titular, la aplicación le permitirá eliminarlo a través del icono también situado en la parte derecha de cada Titular de la sección Titulares. La aplicación le solicitará confirmación (véase Ilustración 27).

Ilustración 27: Confirmación para eliminar un titular.

Tras realizar los cambios que estime oportunos respecto a Titulares o los datos de su Farmacia, debe pulsar sobre el botón Actualizar para que los datos se envíen a Comunidad Autónoma o Cerrar en caso de no querer enviar a esta los cambios realizados.

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En caso de pulsar Actualizar, los datos serán enviados a su Comunidad Autónoma para que esta pueda validarlos o rechazarlos. Es por ello por lo que en próximos accesos y hasta que la Comunidad Autónoma los admita o rechace observará el mensaje de la Ilustración 28 cada vez que acceda a Mi farmacia.

Ilustración 28: Mensaje informativo.

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6. GUARDAR Y RECUPERAR DATOS DE UNA SOLICITUD

La solicitud, únicamente con los datos relativos a los movimientos de medicamentos o sustancias activas, que hayan sido cumplimentados, podrá ser guardada en cualquier momento anterior a su envío, en un fichero XML. Para ello, bastará con hacer clic en el enlace Guardar en fichero los datos introducidos hasta el momento del formulario principal (véase Ilustración 29).

Ilustración29: Guardar solicitud en fichero XML.

A continuación, aparecerá una ventana de exploración de archivos para que pueda seleccionar la ubicación donde desee guardarlo. De igual modo, la solicitud con todos los datos que hayan sido cumplimentados, podrá ser recuperada en cualquier momento. Para ello, el fichero deberá haber sido descargado y guardado previamente en su ordenador a través de la aplicación. En este caso, se deberá hacer clic en el enlace Recuperar desde fichero solicitudes guardadas previamente del formulario principal (véase Ilustración 30).

Ilustración 30: Recuperar solicitud de fichero XML.

La aplicación sólo admitirá ficheros XML generados y descargados a través de la aplicación. En caso contrario, el sistema le informará mediante un mensaje de error.

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