GUÍA PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO · 2019-11-21 · GUÍA PARA LA RADICACIÓN DE...
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BOGOTÁ, NOVIEMBRE DE 2019 GUÍA PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
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CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 2
2. ALCANCE .......................................................................................................................... 2
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2
4. PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ............................................................. 3
5. TRÁMITE PARA LA RADICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA LOS PAGOS DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ...................................................................................... 3
6. GUIA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS USOS PRESUPUESTALES................................. 9
7. REQUISITOS TÉCNICOS ................................................................................................... 14
8. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 14
9. REQUISITOS TÉNICOS ..................................................................................................... 14
10. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................ 14
11. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ................................................................................... 14
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1. OBJETIVO Orientar a las dependencias para el diligenciamiento y entrega de los documentos soporte para el pago a proveedores y contratistas, que prestan servicios en la Entidad.
2. ALCANCE Aplica a todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que requieran efectuar radicación en el Grupo de Central de Cuentas del Área Financiera, para trámite de pago a proveedores y contratistas.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES FORMATO: Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de un proceso o procedimiento. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Es la autorización máxima de gasto incluida en el anexo del Decreto de liquidación presupuestal para una entidad durante una vigencia determinada. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO: Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que solo se utilizará para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: Es la calificación del ingreso o del gasto de conformidad con la clasificación que se detalla en el presupuesto por códigos de acuerdo a las actividades del sector y según las necesidades de la administración. CERTIFICACIÓN DE PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL: La certificación de pago de parafiscales y seguridad social debe ser suscrita por Revisor Fiscal en sociedades anónimas o por Representante Legal cuando es un tipo de sociedad diferente a la anteriormente citada, siempre y cuando no esté obligada a tener Revisoría Fiscal. Si el contratista es persona natural sin personal a cargo, debe certificar su afiliación y cumplimiento en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social, indicando el nombre completo y número de cedula de ciudadanía y anexar las planillas de liquidación de pago de aportes en estado “pagada”. La certificación presentada debe indicar que se encuentra a paz y salvo y debe ser de fecha de expedición reciente al momento de radicación. Es obligación del supervisor verificar la validez de la información.
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4. PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Para efectuar el pago a proveedores y contratistas que prestan servicios en la Entidad se debe atender las disposiciones del Procedimiento P-GF-14 Ejecución presupuestal a partir de la actividad 7, para lo cual el supervisor responsable deberá revisar que los soportes para el pago cumplan con las obligaciones pactadas en el contrato de bienes, obras o servicios.
5. TRÁMITE PARA LA RADICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA LOS PAGOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Una vez revisados los soportes para el pago por parte del supervisor, se debe realizar el registro de la información en el Sistema de Contratos publicado en la Intranet de la Entidad, en el módulo “Supervisores - Certificaciones de Pago” en lo correspondiente a la información del Formato F-BS-33 “Certificación de ejecución de contrato para proveedores“, de aquellos contratos con recursos por parte del DAPRE, con la generación de la certificación debidamente firmada de forma digital o electrónica. El aplicativo de contratos se encuentra en la intranet del DAPRE:
Para el formato F-BS-34 “Certificación periódica de ejecución de contratos de prestación de servicios personales”, el diligenciamiento continúa realizándose de forma manual. Para el correcto diligenciamiento de los formatos, el supervisor del contrato debe apoyarse en los documentos que dieron origen al contrato y que hacen parte integral de este, como son: la oferta o propuesta presentada por el contratista, el certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal de compromiso, contrato suscrito, anexo técnico y/o cualquier otro documento necesario para el diligenciamiento de este documento, así como en los documentos requisito de pago.
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Cuando la imputación presupuestal del gasto afecte más de un rubro presupuestal, es necesario que el supervisor verifique e indique en la certificación de ejecución periódica de cumplimiento, los valores que deban ser afectados por cada vigencia (Reserva Presupuestal y actual) con el nuevo Código de Clasificación Presupuestal Desagregado, que empezó a regir a partir del enero de 2019, así como el control de los saldos presupuestales. Para el correcto diligenciamiento, tenga en cuenta lo siguiente:
F-BS-33 Certificación de ejecución de contrato para proveedores
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F-BS-34 Certificación Periódica de Ejecución de Contratos de Prestación de Servicios Personales
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Para efectuar la radicación de los documentos para el pago a proveedores y contratistas de manera eficiente y eficaz, es necesario que los supervisores tengan en cuenta la cláusula del contrato “Forma de Pago” en donde se establece los requisitos para trámite de pago, como son:
a) Contrato o Carta de Aceptación perfeccionado y/o legalizado.
b) Aprobación por parte de la Entidad de la Garantía Única que se obliga a constituir el contratista, cuando del contrato se desprenda dicha obligación.
c) Registro presupuestal del compromiso expedido por el Grupo de Presupuesto del Área Financiera.
d) Factura de Venta la cual debe cumplir con todos los requisitos establecidos en el Art. 617
del Estatuto Tributario como son:
Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con
la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Adicionalmente se debe solicitar a las personas naturales y jurídicas obligadas a facturar que, al momento de expedir la factura, se encuentre autorizada y vigente acorde con lo establecido en la resolución o formulario de autorización que expide la DIAN-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
e) Registro de ingreso al Almacén del Grupo de Recursos Físicos del DAPRE, cuando corresponda.
f) Para personas jurídicas, certificación reciente que acredite el pago de los aportes relativos
al sistema de seguridades sociales y parafiscales expedidas por el Representante Legal o Revisor Fiscal, según corresponda, conforme a lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Para personas naturales, un escrito dirigido al agente retenedor en el cual se certifique bajo la gravedad de juramento, que los documentos soporte del pago de aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social (Salud, Pensión y ARL) corresponden a los ingresos provenientes del contrato materia del pago sujeto a retención, anexando la planilla detallada en estado “pagada” y
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verificando que su liquidación se realizó sobre un IBC (Ingreso Base de Cotización) del 40% del ingreso.
g) Informe detallado de actividades elaborado por el contratista, según corresponda.
h) Cualquier otro documento que exija la forma del pago del contrato o que se requiera como soporte de trámite.
Otros documentos que deben ser verificados y revisados por el supervisor, acorde con el concepto o tipo de contrato suscrito:
a) Contratos con bolsa de repuestos mayores:
Informe técnico que exponga la necesidad de reponer los repuestos. Cotizaciones de los repuestos de cambio, cuando haya lugar. Autorización del supervisor para reponer los repuestos. Verificación de los ítems y sus valores, contra el anexo técnico del contrato.
b) Contratos con operador logístico:
Cuadro de presupuesto aprobado por el comité operativo designado. En caso de ítems adicionales, copia de los correos electrónicos aprobados por el supervisor,
cotizaciones, etc. Facturas y/o cuentas de cobro de los proveedores, según corresponda.
c) Contrato de Obra
Acta de Inicio de Obra suscrita. Actas parciales de avance de obra y definitivas para el pago final, suscritas y aprobadas por
las partes que correspondan. Para el pago final, aprobación de la póliza de amparo de estabilidad de obra, si así lo exige
el contrato. Entrada al almacén del Grupo de Recursos Físicos, si se adquirieron elementos que deban
ser ingresados.
d) Órdenes de Compra a través de Colombia Compra Eficiente:
Validar los requisitos para el pago, contemplados en el Acuerdo Marco de Precios. Publicación de la factura en el portal de Colombia Compra Eficiente.
Nota: es necesario tener en cuenta la Directiva Presidencial 001 del 10 de febrero de 2016, referente a la reducción de los gastos generales en la racionalización de las fotocopias e impresiones, para
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que los documentos y soportes radicados en la utilización del papel se realice a dos caras y a blanco y negro.
6. GUIA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS USOS PRESUPUESTALES Para el manejo del Presupuesto General de la Nación, el Nuevo Catálogo de Clasificación Presupuestal – CCP maneja los siguientes numerales de gasto: 01 Gastos de Personal
02 Adquisición de Bienes y Servicios
03 Transferencias Corrientes
04 Transferencias de Capital
05 Gasto de Comercialización
06 Adquisición de Activos Financieros
07 Disminución del pasivo
08 Gastos por tributos, multas, sanciones e intereses de mora.
De los cuales el DAPRE por su naturaleza solo puede utilizar los siguientes:
01 Gastos de Personal
02 Adquisición de Bienes y Servicios
03 Transferencias Corrientes
08 Gastos por tributos, Multas, sanciones, e intereses de mora.
En relación con el numeral A-02 Adquisición de Bienes y Servicios el Clasificador presupuestal
establece la siguiente desagregación:
A-02-01-01 ACTIVOS FIJOS
A-02-02-01 MATERIALES Y SUMINISTROS
A-02-02-02 SERVICIOS
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Este Catálogo de Clasificación Presupuestal – CCP, utiliza la clasificación de Central de Productos
del DANE, en consecuencia, cuando se realicen compras o adquisición de servicios, es necesario
que para clasificar los bienes o servicios adquiridos se tenga en cuenta a que grupo corresponden
en el catálogo del DANE, una vez se identifican los bienes y/o servicios en la clasificación detallada
de los códigos del DANE, se debe consultar por su nombre en el CCP, para así obtener el código
presupuestal correspondiente para este tipo de gasto.
Es importante señalar que por política de la Entidad, el DAPRE maneja los bienes no fungibles, los
que no se agoten con el primer uso y cuyo valor de adquisición sea igual o superior a un SMMLV
como activos no financieros, por tanto se clasifican como Adquisición de Activos Fijos; para aquellos,
que su valor sea menor a un SMMLV o se extingan con el primero uso o sean fungibles, se clasifican
como bienes de consumo, en consecuencia, se deben registrar por el rubro de materiales y
suministros, siempre ampliando el máximo nivel de desagregación.
Para facilitar este ejercicio, se presenta el siguiente ejemplo:
El DAPRE, adquiere un Horno Microondas por valor de $1.200.000.
1. Abrir el archivo de excel del DANE llamado:
2. Buscamos el elemento en la lista (Ctrl + B) :
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3. Ubicamos a que “Título” hace parte el elemento y lo copiamos (Ctrl + C):
4. Abrirmos el Catálogo Presupuestal CCP y buscamos el título (Ctrl+ V):
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5. Se despliegan dos Usos con el mismo título:
Para seleccionar el uso presupuestal correcto, es decir entre las dos opciones que se desplegaron:
A-02-01-01 – Activo Fijo y A-02-02-01 Materiales y Suministro, se debe tener en cuenta el VALOR
UNITARIO del bien que se está adquiriendo, para nuestro ejemplo es de $1.200.000.
Así las cosas, el bien corresponde a un ACTIVO FIJO por lo tanto el USO PRESUPUESTAL es: A-02-
01-01-004-004-08.
Es necesario verificar contra el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, los usos presupuestales
allì registrados, previo a la expedición de la certificación de supervisión.
Una vez realizado el proceso anterior, en el momento de proceder a elaborar las Certificaciones de
supervisión, formatos F-BS-33 y F-BS-34, para radicar la cuenta en el Grupo de Central de Cuentas,
se deben realizar las siguientes actividades:
El Valor por cada RUBRO presupuestal a afectar, debe registrarse en el ítem Nro. 25 Observaciones,
del Formato F-BS-33 y en la casilla de Código de Clasificación Presupuestal Desagregado del formato
F-BS-34:
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1. Máximo nivel de desagregación del USO PRESUPUESTAL, se debe registrar en la casilla 16
del Formato F-BS-33:
A-02-02-01-000
A-02-02-01-002
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Recuerde que el Total Registrado en el ítem 16 USOS PRESUPUESTALES, debe ser igual a la sumatoria
registrada en el ítem 25. Observaciones para cada uno de los rubros presupuestales utilizados.
No pueden reportarse USOS PRESUPUESTALES negativos.
Es importante recordar que antes de adquirir un bien o servicio se debe consultar el Plan Anual de
Adquisiciones, para conocer si se cuenta con recursos disponibles.
7. REQUISITOS TÉCNICOS El horario de radicación de cuentas es de lunes a viernes de 8:00 am a 5:45 pm jornada continua, de acuerdo a lo establecido en la CIR14-00000008 de fecha 30 de julio de 2014, suscrita por el Jefe del Área Financiera.
8. MARCO LEGAL Las normas y documentos que rigen la gestión financiera en el DAPRE, se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de Procesos- Proceso Gestión Financiera – Normograma.
9. REQUISITOS TÉNICOS Norma Técnica Colombiana NTC- ISO 9001:2015 Numeral 7.1 “Recursos”.
10. DOCUMENTOS ASOCIADOS - F-BS-33 Certificación de ejecución de contrato para proveedores. - F-BS-34 Certificación periódica de ejecución de contrato de prestación de servicios personales.
11. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe del Área Financiera
