Guia archivistica para la documentacion de la ejecucion de Proyectos - EMAGUA

GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS GENERADOS EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

I. EXPEDIENTE DE PROYECTO.

Toda la documentación de un proyecto se organizará obligatoriamente tomando en cuenta lo siguiente:

a) Se formará un expediente por proyecto; es decir cada proyecto puede tener varias carpetas (o divisiones) que formarán un expediente, como se observa en el gráfico siguiente:

b) El expediente del proyecto, estará conformado en su interior en carpetas o divisiones.

Ej: Un expediente de proyecto durante su EJECUCIÓN (obra) tendrá:

- Una carpeta o división para la Fiscalización

- Una carpeta o división para la Supervisión- Una carpeta o división para Descom / ATI - Una carpeta o división Ambiental.-

c) Para la ordenación de cada carpeta o división, se debe aplicar obligatoriamente la “Tabla de Formación de Expedientes de Proyectos”, la misma que tiene incluida las secciones.

(Ver anexo 1)(Tablas de carpetas: Fiscalización, Supervisión, Descom/ATI y Ambiental)

d) Para separar las secciones dentro de cada carpeta, se utilizarán necesariamente separadores o pestañas (ver modelos adjuntos).

e) Para las carpetas de palanca se emplearán los formatos de lomos prediseñados (ver formatos adjuntos). Opcionalmente se puede emplear papel de colores según el siguiente detalle:

- Carpeta de Fiscalización - color azul

- Carpeta de Supervisión - color blanco

- Carpeta de Descom/ATI – color amarillo

- Carpeta de Ambiental – color verde

f) Cada funcionario y Técnico Profesional que genere documentación como Carta, Informe, Nota Interna, Informe Técnico, Memorándum, Certificación, Cheklist, Resolución, Acta, Instructivo, Circular y otros deberá generar en dos originales y una copia (o fotocopia). Las mismas que se distribuirán, de acuerdo al siguiente detalle:

- Un original para el destinatario- Un original para el archivo en el expediente de proyecto- La copia o fotocopia para la Secretaria de Gerencia Dptal. (quien

ordenará por el Nº de CITE del documento otorgado por el Sistema de Seguimiento y Control de Correspondencia).

g) La correspondencia y documentación externa de los proyectos que llegue a los técnicos profesionales, estos archivarán obligatoriamente en su expediente de proyecto de acuerdo a los acápites b) y c) arriba señalados.

h) La Gerencia Departamental, así como los técnicos profesionales, deben comunicar y exigir a las consultorías externas, empresas constructoras, empresas o responsable de supervisión, de fiscalización y otros que trabajan con los

proyectos, que la documentación que remitan a EMAGUA debe tener las siguientes características mínimas:

- El contenido e información debe ser individualizado por proyecto (no aceptar un documento referido a varios proyectos).

- La documentación entregada, como planillas, órdenes de cambio, contratos modificatorios y otros deben ser en 4 (cuatro) ejemplares originales y en versiones finales, los mismos que se distribuirán de acuerdo al siguiente detalle:

Un Original para el trámite en Finanzas Un Original para la Supervisión (al expediente de proyecto) Un Original para la Fiscalización (al expediente de proyecto) Un Original para devolución a la empresa Contratista (será

devuelta por el técnico inmediatamente aprobada).

- El formato y datos de la documentación debe ser fácilmente identificable y legible, que no genere confusión en la carátula, fechas, título completo, logotipo, periodo, versión, cantidad, etc. (sea anillado, carpeta, planos, mapas, dvd y otros).

- El nombre del proyecto debe ser completo y claro, con el código SISIN visible.

i) Sobre la Digitalización de documentos de proyectos. Siendo este proceso muy similar a la parte física de archivo. Deberá mantener ciertos principios:

- Se debe crear una carpeta con el nombre del proyecto, bajo los mismos criterios señalados en los acápites a), b) c), f) y g) y “Guardar” el archivo en PDF, en la indicada carpeta (tal como si fuera físicamente real).

- El nombre del archivo PDF generado de la digitalización, debe ser claramente identificable por uno de estos elementos: su cite, código sisin o título de documento.

- Se debe coordinar con la Unidad de Archivo Central, todos los aspectos concernientes a la metodología de digitalización que se viene implementando.

II. GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN GERENCIA DEPARTAMENTAL

SECRETARÍA DE GERENCIA DEPARTAMENTAL.

La Secretaria de la Gerencia Departamental, tiene funciones definidas en el manual de funciones de la Entidad.

Como funciones adicionales y apoyo a la Gerencia Departamental, son las siguientes:

a) Aplicar los lineamientos de la presente guía y los procedimientos específicos de secretariado y gestión de documentos.

b) Administrar y Gestionar toda la correspondencia externa e interna que le deriven de otras unidades o áreas.

c) Aplicar eficazmente los instrumentos de identificación, registro y flujo de la correspondencia externa e interna (Hoja de Ruta Interna, Hoja de Ruta Externa, cuadernos de registro y otros)

d) Aplicar eficientemente el Sistema de Seguimiento y Control de Correspondencia - SSCC.

e) Organizar y administrar el Archivo de Gestión de la Departamental de acuerdo a los lineamientos de la “Tabla de Formación de Series, Sub-series y Expedientes” (ver adjunto).

f) Aplicar la Clasificación, Ordenación y Descripción de la documentación en los archivadores de palanca, etc.

g) Aplicar los instrumentos definidos por el Archivo Central, como:

Formatos de Lomos (prediseñados) Localizador de Documentos Modelo de Inventario para Documentación Hoja de Registro de Préstamos Cuaderno de Ingreso y Salida de Trámites Formulario de Transferencia de Documentación al Archivo

Central (A-002) Otros.

ÁREA DE RECEPCIÓN Y CORRESPONDENCIA.

El Área de Recepción y Correspondencia, se constituye en la única instancia de registro y control de la recepción y despacho de la correspondencia externa oficial e institucional.

Son funciones del Área de Recepción y Correspondencia:

a) Aplicar los lineamientos de la presente guía y sus procedimientos específicos.

b) Administrar y gestionar eficientemente toda la correspondencia externa que ingresa y sale de la Gerencia Departamental, a través de la empresa de Courier.

c) Aplicar eficazmente los instrumentos de identificación, registro y flujo de la correspondencia externa (Hoja de Ruta Interna, Hoja de Ruta Externa, SSCC, cuadernos de registro y otros).

d) Realizar el control y monitoreo de la correspondencia ingresada a la Departamental, así como la correspondencia despachada fuera de la entidad.

e) Ofrecer servicios de información sobre la correspondencia a beneficiarios y personal de EMAGUA.

f) Archivar los cuadernos de registros de correspondencia externa; las guías de Courier y sus reportes1.

g) Emitir reportes periódicos a requerimiento de instancias autorizadas.h) El Área de Recepción y Correspondencia, no archiva trámites, ni copias, ni hojas de

ruta, ni documentación interna ni externa.

(ANEXO 1)

1 Nota.- El Área de Recepción y Correspondencia, no archiva trámites, ni copias, ni documentación interna ni externa.

TABLA DE FORMACIÓN DE EXPEDIENTES DE PROYECTOS

CARPETA DE FISCALIZACIÓN

1 DOCUMENTOS DE : CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA ORDENAMIENTO

1.1 Correspondencia Externa Recibida y Despachada C1.2 Correspondencia Interna Recibida y Despachada C

2 DOCUMENTOS DE AVANCE: (Planillas, Órdenes de Cambio y Contratos Modificatorios)

ORDENAMIENTO

2.1 Planilla de pago 1 N2.2 Planilla de pago 2 N2.3 Planilla de pago…. n N2.4 Orden de Cambio 1 N2.5 Orden de Cambio 2 N2.6 Orden de Cambio…. n N2.7 Contrato Modificatorio 1 N2.8 Contrato Modificatorio 2 N2.9 Contrato Modificatorio…. n N2.10 Planilla de Cierre C

3 DOCUMENTOS BÁSICOS: (Documentos Formales del Proyecto) ORDENAMIENTO

3.1 Convenio C3.2 Contrato N3.3 Licencia Ambiental (o documento similar) C3.4 Memorándum de Designación N3.5 Orden de Proceder N3.6 Acta de Recepción Definitiva

Acta de Recepción ProvisionalC

C = Cronológico (basado en la fecha del documento)N = Numérico (basado en el número del documento)

CARPETA DE SUPERVISIÓN



2 DOCUMENTOS DE AVANCE: (Planillas, Órdenes de Cambio y Contratos Modificatorios)

ORDENAMIENTO

2.1 Planilla de pago 1 N2.2 Planilla de pago 2 N2.3 Planilla de pago…. n N2.4 Orden de Cambio 1 N2.5 Orden de Cambio 2 N2.6 Orden de Cambio…. n N2.7 Contrato Modificatorio 1 N2.8 Contrato Modificatorio 2 N2.9 Contrato Modificatorio…. n N2.10 Planilla de Cierre C


3.1 Convenio N3.2 Contrato N3.3 Licencia Ambiental (cuando corresponda) C3.4 Memorándum de Designación N3.5 Orden de Proceder N3.6 Acta de Recepción Definitiva

Acta de Recepción ProvisionalC


CARPETA DESCOM / ATI



2 DOCUMENTOS DE AVANCE: (…………………….. ORDENAMIENTO

2.12.22.32.42.5


3.1 Convenio N3.2 Contrato N3.3 Licencia Ambiental C3.4 Memorándum N3.5 Orden de Proceder N


CARPETA AMBIENTAL



2 DOCUMENTOS DE AVANCE: (…………………….. ORDENAMIENTO

2.12.22.32.42.5


3.1 Convenio N3.2 Contrato N3.3 Licencia Ambiental C3.4 Memorándum N3.5 Orden de Proceder N


UNIDAD GERENCIA DEPARTAMENTAL(Secretaria)

Tabla de Formación de Series, Sub-series y Expedientes

1 SERIE DE : CORRESPONDENCIA INTERNA ORDENAMIENTO

1.1 Carpeta(s) de Correspondencia Interna Recibida por Hoja de Ruta Interna N1.2 Carpeta(s) de Correspondencia Interna Despachada por Número de CITE N1.3 Carpeta(s) de Informes (ordenados por CITE)

Carpeta(s) de Notas Internas (ordenados por CITE)N

1.4 Carpeta o División de Memorándums (ordenados por CITE) N1.5 Carpeta o División de Instructivos (ordenados por CITE) N1.6 Carpeta o División de Circulares (ordenados por CITE) N1.7 Cuaderno de Registro (correspondencias) N1.8

2 SERIE DE : CORRESPONDENCIA EXTERNA ORDENAMIENTO

2.1 Carpeta(s) de Correspondencia Externa Recibida por Hoja de Ruta Externa N2.2 Carpeta(s) de Correspondencia Externa Despachada por CITE (Divisiones por

Fecha)N


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