Gua para documentar Caso de Negocio

CVG Electrificacin del Caron, C. A.

CVG EDELCA

Divisin de Desarrollo de la Organizacin

Cdigo: 100 Pg.: 1 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

CONTENIDO Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

CONTENIDO

Pg.

DESCRIPCION GENERAL 2

Objetivo 2

Alcance 2

Marco Regulatorio 2

Definicin de Trminos Claves 3

INSTRUCCIONES 8

Instrucciones Generales 8

Instrucciones Especficas 9

1. Antecedentes y Diagnstico de la Situacin 9

2. Objetivos de la Empresa 10

3. Premisas y Restricciones 10

4. Anlisis del Mercado 11

5. Planteamiento de Opciones 12

FORMULARIO 13

26-001_Plantilla Caso de Negocio 13

Cdigo: 100 Pg.: 2 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

DESCRIPCION GENERAL Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

OBJETIVO

Presentar un instrumento a las Unidades Organizativas que sirva de gua para la

elaboracin del documento Caso de Negocio.

ALCANCE

Contiene la descripcin de cada uno de los puntos que conforman el Caso de

Negocio (documento compuerta de la Fase 1 del Ciclo de Vida de los Proyectos de

EDELCA). El Caso de Negocio describe un anlisis de la necesidad/oportunidad que

se est presentando y en el mismo se describen los aspectos tcnicos, comerciales,

legales, econmicos y administrativos que sirven de soporte en la toma de decisin

para aprobar el inicio de un proyecto.

MARCO REGULATORIO

Referencias Internas

081-Normas e Instrucciones para la Gestin de Proyectos

Gua de Procesos de Gerencia de Proyectos;

http://intranet2.edelca.com.ve/pgp/home.htm

Cdigo: 100 Pg.: 3 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

DESCRIPCION GENERAL Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

DEFINICIN DE TRMINOS CLAVES

Definicin del Proyecto (Front End Loading):

Grado de desarrollo del proyecto que permite al nivel aprobatorio correspondiente

evaluar los riesgos y tomar la decisin de comprometer recursos, maximizando as las

probabilidades de xito del proyecto. Generalmente comprende las tres (3) primeras

fases: Planificacin, Anlisis de Alternativas y Definicin.

Equipo Multifuncional:

Equipo conformado por personal proveniente de diversas unidades funcionales de la

Empresa.

Estimado:

Valoracin del probable resultado cuantitativo, generalmente aplicado a los costos y

duracin del proyecto. Debe incluir alguna indicacin sobre la precisin del estimado

(por ejemplo, +/- equis (X) en porcentaje).

Fases del Proyecto:

Etapas que conforman el ciclo de vida de un proyecto, relacionadas lgicamente y que

concluyen con una o ms entregas principales. En CVG EDELCA estas fases se

denominan: Planificacin, Anlisis de Alternativas, Definicin, Implementacin y

Evaluacin.

Cdigo: 100 Pg.: 4 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

DESCRIPCION GENERAL Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Gerencia de Proyectos:

Aplicacin de conocimientos, destrezas, herramientas y tcnicas a las actividades de un

proyecto, a fin de satisfacer los requerimientos del mismo.

Gerente de Proyecto:

Individuo responsable por la Gerencia del Proyecto en su conjunto y de sus

componentes, controla la planificacin y la ejecucin de las actividades y la planificacin

y uso de los recursos con el fin de asegurar que se logren los objetivos de tiempo, costo,

calidad y rendimiento establecidos en el proyecto.

Parte interesada (Stakeholder):

Individuos u organizaciones involucradas activamente en el proyecto, cuyos intereses

pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecucin o de la

culminacin del proyecto y pudiendo a la vez ejercer influencia sobre el mismo y sus

resultados.

Cdigo: 100 Pg.: 5 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

DESCRIPCION GENERAL Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Patrocinador (Sponsor):

Individuo de la alta gerencia, cuya responsabilidad es identificar la necesidad y/u

oportunidad de negocios, coordinando la elaboracin del Caso de Negocios, y

aportando lineamientos para el desarrollo del proyecto. El rol del Patrocinador es

necesario para el soporte y aprobacin requerida para iniciar, continuar o dar por

finalizado el proyecto y facilitar el contacto con los niveles ejecutivos pertinentes para

corroborar que los recursos de la Empresa estn siendo utilizados adecuadamente. El

patrocinador imparte orientacin en cuanto a:

Establecimiento de objetivos.

Establecimiento de prioridades.

Estructura organizativa del proyecto.

Procedimientos y polticas del proyecto.

Participacin en la elaboracin del cronograma maestro del proyecto.

Planificacin inicial.

Dotacin de personal clave.

Ultima instancia del monitoreo de la ejecucin del proyecto y resolucin de conflictos.

Cdigo: 100 Pg.: 6 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

DESCRIPCION GENERAL Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Proyecto:

Esfuerzo temporal para crear un nico producto o servicio. Se caracteriza por:

Tener un principio y un fin.

Tener un calendario definido de ejecucin.

Necesitar la concurrencia de varias personas en funcin de unas necesidades

especficas.

Contar con los recursos necesarios para su desarrollo.

Iniciativa:

Proyectos o familia de proyectos que tienen por finalidad modificar la situacin de la

Empresa en funcin del logro de su Visin y constituyen los medios para lograr los

Objetivos Estratgicos.

Proyecto de Mejora:

Aquel proyecto dirigido a mejorar el desempeo de un indicador aprovechando la

capacidad del proceso y se asocia a indicadores de eficiencia, efectividad y satisfaccin

del cliente.

Se exceptan, los proyectos de mejora asociados al Modelo de Excelencia de Gestin

de EDELCA, en cuyo caso se utilizar la metodologa establecida para tal fin.

Cdigo: 100 Pg.: 7 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

DESCRIPCION GENERAL Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Proyecto de Inters Nacional por Mandato:

Proyecto requerido por el Ejecutivo Nacional o por los Accionistas de la Empresa.

Cdigo: 100 Pg.: 8 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

INSTRUCCIONES Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Instrucciones Generales

1. La Divisin de Gestin Corporativa de Proyectos ser la encargada de suministrar

asesora en la elaboracin del Caso de Negocio a las unidades organizativas que

as lo requieran.

2. El Patrocinador del Proyecto es responsable de documentar el Caso de Negocio

con el apoyo del Equipo Multifuncional, en los casos que aplique.

3. El Patrocinador del Proyecto es responsable de presentar y obtener la aprobacin

del Caso de Negocio, segn la tabla siguiente:

COSTO ESTIMADO (Unidades Tributarias) NIVEL DE APROBACIN

Hasta 7.000 Gerente de la Divisin correspondiente

Ms de 7.000 hasta 20.000 Gerente de la Direccin correspondiente

Ms de 20.000 hasta 60.000 Presidente

Ms de 60.000 Presidente, o quien designe la Junta Directiva

4. Todo Caso de Negocio debe estar documentado en formato 26-001 Plantilla Caso

de Negocio.

Cdigo: 100 Pg.: 9 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

INSTRUCCIONES Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Instrucciones Especficas

1. Antecedentes y Diagnstico de la situacin

1.1. Antecedentes

1.1.1. Describe cmo ha evolucionado la necesidad / oportunidad y qu intentos

de solucin (proyectos/actividades) se han presentado anteriormente o

estn en curso y que han tratado o tratan la misma necesidad / oportunidad

o parte de ella.

1.2. Identificacin del problema: identificacin de necesidades u oportunidades

1.2.1. Declaracin, en trminos claros, de la necesidad u oportunidad existente. La

misma debe reflejar: sntomas, causas, consecuencias y la situacin

deseada.

1.3. Identificacin de involucrados

1.3.1. Permite conocer los entes que estn involucrados directa o indirectamente

en el proyecto, o aquellos cuyos intereses se pueden ver afectados positiva

o negativamente.

1.3.2. Internos:

Identificacin del equipo de trabajo.

Identificacin de las reas funcionales de la organizacin.

Cdigo: 100 Pg.: 10 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

INSTRUCCIONES Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Otros.

1.3.3. Externos:

Identificacin de las Instituciones

Identificacin de la poblacin afectada.

Otros.

2. Objetivos de la Empresa

2.1. Describe el (o los) objetivo(s) de la empresa a los cuales est alineado el proyecto

y cmo impacta a el (o los) indicador(es) que miden dichos objetivos.

2.2. Definicin de Metas e indicadores que muestren como el proyecto contribuye a

alcanzar las metas de empresa.

3. Premisas y Restricciones

3.1. Las premisas son factores considerados como ciertos para los propsitos de

planificacin; y las restricciones son limitantes que puede tener la empresa para

plantear la solucin, tales como:

Cdigo: 100 Pg.: 11 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

INSTRUCCIONES Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Tecnolgicos

Financieros

Legales

Ambientales

De Recursos Humanos

Otros

4. Anlisis del Mercado

4.1. Consiste en un anlisis minucioso y sistemtico de los factores que intervienen en

el mercado y que ejercen influencia sobre la solucin o proyecto. Aplica si es un

nuevo negocio, o si la solucin afecta el mercado actual. Abarca el desarrollo de:

4.1.1. Perfil del Mercado

Identificacin de las fortalezas y debilidades de CVG EDELCA para

ejecutar la solucin o proyecto.

Cuantificacin de la Oferta (no aplica para proyectos blandos).

Cdigo: 100 Pg.: 12 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

INSTRUCCIONES Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

Identificacin y caracterizacin de los beneficiarios de la solucin o

proyecto.

Cuantificacin de la Demanda (no aplica para proyectos blandos).

4.1.2. Anlisis de la Competencia

4.1.2.1. Se refiere a identificar si existe alguna institucin o Empresa,

diferente a CVG EDELCA, en capacidad de ejecutar la solucin o

proyecto.

5. Planteamiento de Opciones

5.1. Se describen de forma general cada una de las posibles opciones de solucin,

considerando aquellas en las que no se requiere invertir capital. Este

planteamiento se har con base, por lo menos, en los siguientes tpicos:

5.2. Dimensionamiento

5.2.1. Dimensionar en forma general la capacidad efectiva de produccin,

transmisin u otros de acuerdo al nivel de utilizacin.

5.3. Costos y Tiempo

Cdigo: 100 Pg.: 13 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

INSTRUCCIONES Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

5.3.1. Estimado de los costos con una precisin de +/- 50% y del tiempo total en

los que ser necesario incurrir para la ejecucin del proyecto.

5.4. Beneficios

5.4.1. Identificacin a grandes rasgos de los posibles beneficios, cuantitativos o

cualitativos, que se deriven de la propuesta de solucin.

Cdigo: 100 Pg.: 14 de 19 Rev.: 00

CVG EDELCA

FORMULARIO Proceso: Gua para documentar Caso de Negocio

Sustituye a:

N/A

Aprobado Segn:

DGCP/0572/2005

Fecha de Vigencia:

13 de octubre de 2005

D.DDLO/Octubre05 ym

FORMULARIO

Plantilla Caso de Negocio. Cdigo: 26-001 (ver anexo)

CVG EDELCA

ANEXO

CASO DE NEGOCIO

(Colocar el Nombre del Proyecto)

Colocar la fecha

CASO DE NEGOCIO

Versin: XX Pgina: 1 de 19

26-001_D.DDLO/OCT.05 Revisin: 0

CVG EDELCA

ANEXO

Ficha Descriptiva del Proyecto

Nombre del Proyecto:

Cdigo del Proyecto:

Tipo de Proyecto

Iniciativa Mejora Inters Nacional

Costo Estimado

Ubicacin Geogrfica del Proyecto

Unidad Organizativa Responsable

Cdigo

Cdigo de Unidades Organizativas Involucradas

Patrocinador

Gerente del Proyecto

Patrocinador

Firma

Fecha: / /

Gerente del Proyecto

Firma

Fecha: / /

Nivel Aprobatorio

Firma

Fecha: / /

CASO DE NEGOCIO

Versin: XX Pgina: 2 de 19

26-001_D.DDLO/OCT.05 Revisin: 0

CVG EDELCA

ANEXO

CONTENIDO

1. ANTECEDENTES Y DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN

1.1. Antecedente

1.2 Identificacin del problema: identificacin de necesidades u

oportunidades

1.3 Identificacin de involucrados

a) Internos

b) Externos

2. Objetivo de la Empresa

Definicin de Metas e Indicadores

3. Premisas y Restricciones

4. Anlisis del Mercado

Perfil del Mercado

Anlisis de Competencia

5. Planteamiento de Opciones

CASO DE NEGOCIO

Versin: XX Pgina: 3 de 19

26-001_D.DDLO/OCT.05 Revisin: 0

CVG EDELCA

ANEXO

Dimensionamiento

Costos y Tiempo

Beneficios