Guia de aprendizaje 10 Ofimática

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GUÍA DE CLASE - 10

Código: GC-DC-OF-10 Versión: 1 Página 1 de 17

Ofimática - Guía de Clase 10 - 1 -

OFIMÁTICA CONTENIDO

1. MICROSOFT EXCEL 2

1.1 COMO INGRESAR A MICROSOFT EXCEL 2

1.2 CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL 3

1.2.1 Como ingresar información a las celdas 6

1.2.2 Como ingresar Formulas a las celdas 7

1.2.3 Uso de paréntesis 8

1.2.4 Mensajes de error 9

1.2.5 Como borrar el contenido de una celda. 10

1.2.6 Como copiar el contenido de una celda y formulas 10

1.2.7 Como modificar el contenido de una celda 10

1.2.8 Barra fórmulas 11

1.2.9 Como insertar filas y columnas 11

1.2.10 Como eliminar filas y columnas 11

1.2.11 Establecer el ancho de la columna 12

1.2.12 Centrar títulos en varias columnas 12

1.2.13 Suma Automática de Celdas 13

1.2.13.1 Realizar auto suma en rangos diferentes 13

EVALUACIÓN 14

TALLER PRÁCTICO 15

TALLER DE PROFUNDIZACIÓN 17

Módulo de Formación: OFIMÁTICA

Unidad de aprendizaje 1: Manejar plataformas tecnológicas y herramientas de redes sociales.

Resultado de Aprendizaje3: Crear, diseñar, dar formato y editar un documento a través de la hoja de cálculo.

Módulo de Formación: MATEMATICAS

Unidad de aprendizaje 1: Los números naturales y propiedades de las operaciones con los mismos

Resultado de Aprendizaje: Aplica de manera exacta las propiedades de las operaciones con números naturales.


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1. MICROSOFT EXCEL

Es un programa especializado en el manejo y elaboración de todo tipo

de hojas de cálculo que permite incluir operaciones y fórmulas

matemáticas, financieras, estadísticas, entre otras. Este es uno de los

programas más utilizados comercialmente ya que tiene gran variedad de

funciones y aplicaciones.

La hoja de cálculo de Microsoft Excel versión 2010, tiene 1.048.576 filas

y 16.384 columnas llegando a la columna XFD, convirtiéndose en una

hoja extensa y amplia.

1.1 COMO INGRESAR A MICROSOFT EXCEL

1. Clic en inicio 2. Desplazarnos a la opción Programas o todos los programas. 3. Desplazarnos a la opción Microsoft Office 4. Clic en Microsoft Excel 2010

1.2 CELDAS

Sabías que: La versión 2003 posee 65.536 filas y 256 columnas, llegando a la columna (IV).

Ventana de Microsoft Excel 2010


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Cada casilla de la hoja de cálculo recibe el nombre de celda y esta se encuentra representada por la letra de la columna y el número de la fila ejemplo: (C7, B2, etc.). 1.3 CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL

Columna: es la que se encuentra de forma vertical en el área De trabajo o cuadricula cada una de estas tiene asignada Una o varias letras.

Fila: es la que encontramos de forma horizontal en nuestra área de trabajo o cuadricula cada una de estas tiene asignado un número.

Celda La intersección entre una fila y columna se conoce como “celda”, el nombre de cada celda aparece en el “cuadro de nombre de celda”, el nombre de la celda está representado por la letra de la columna y el número de la fila de donde estemos ubicados ejemplo: (B3, C7, etc). La hoja de cálculo de Excel versión 2010, tiene 17.179’869.184 celdas.

Como seleccionar una celda: Existen dos formas de hacerlo La primera forma Hacer clic con el mouse en la celda a seleccionar La segunda forma con las flechas de desplazamiento ir hasta la misma:

Como seleccionar toda una fila o columna: Existen varias formas de hacerlo

Hacer clic con el mouse sobre el encabezado de la fila o columna a seleccionar. Tecla Shift + barra espaciadora para la fila. Tecla Ctrl + barra Espaciadora para la columna.

Observe que de acuerdo a la posición de la celda activa el título de la columna y el número de la fila sale de un color naranja o azul oscuro.

CELDAS La celda que aparece de un color más oscuro, recibe el nombre de CELDA ACTIVA y se utiliza para posicionarnos e ingresar información a

las celdas

Posición de la celda activa


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Rango Un “rango” hace referencia a un conjunto de varias celdas que se han seleccionado.

Como Seleccionar un rango: Para seleccionar un rango se hace clic con el mouse sobre la celda donde se quiere iniciar la selección, y sin soltarlo se arrastra hasta la última celda que se seleccione como final del rango. También se puede seleccionar más de un rango, para esto se selecciona el primer rango, se oprime la tecla Ctrl y selecciona cuantos rangos desee.

En este caso se ha seleccionado toda

la columna B.

En este caso se ha seleccionado toda la fila 4.

Celda final

Celda inicial

Rango

Rango 1

Rango 2

Rango 4

Rango 3


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Hoja La hoja de cálculo es la cuadricula, es la encargada de albergar o almacenar los datos y sus fórmulas; debido a esto es posible relacionarlas entre sí, compartir la información que se guarda en ellas entre otras. Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un clic sobre el nombre de la misma; ésta se encuentra en la parte inferior de la pantalla por lo regular cuando abre un libro nuevo en Excel aparecen por defecto 3 hojas de cálculo, todas aparecen inicialmente como Hoja más el numero en orden ascendente.

Como cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja

2. Digitar el nuevo nombre

3. Pulsar Enter

Como insertar una hoja de cálculo

Clic en el icono insertar hoja de cálculo, que se encuentra ubicado en

la parte inferior izquierda de Excel 2007.

Mover o cambiar de posición una hoja de cálculo

1. Con clic sostenido sobre el nombre de la hoja de cálculo

2. Aparecerá una hoja y una flecha que nos indicarán donde quedará ubicada nuestra hoja

de cálculo, desplazarnos con clic sostenido.

Como eliminar una hoja de cálculo

1. Clic con el botón derecho del Mouse sobre la hoja que se desea eliminar.

2. Clic en eliminar

Estas son las hojas que crea Excel automáticamente cuando se abre el libro o archivo.


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Libro Los archivos que se guardan desde Microsoft Excel se denominan libros. Cada uno de estos libros se compone de una serie de hojas de cálculo donde se encuentra albergada la información; un libro puede llegar a tener las hojas de cálculo que se deseen. Nota: recuerde que cuando guarda el libro es lo mismo que guardar un archivo por tal razón se guarda en Excel de la misma forma que en Microsoft Word.

1.2.1 Como ingresar información a las celdas:

1. Ubicar la celda activa en la celda donde desea ingresar el dato.

2. Digitar el dato o texto.

3. Pulsar Enter.

Ejemplo: Introduzca los siguientes datos según la imagen.

EN A2 10 EN B1 40 EN C2 20 EN C4 JUAN EN D4 5 EN B5 30 EN A7 20 EN C7 50 EN D8 10

Sabías que: para borrar datos o fórmulas de las celdas simplemente ubique en la celda donde desea borrar el dato o formula y presione la tecla suprimir.


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1.2.2. Como ingresar formulas a las celdas

2. Ubicar la celda activa, en la celda donde desea introducir la fórmula para este ejercicio ubíquese en la celda E1.

3. Digitar el signo igual =. Nota: recuerde que si no se digita el igual antes de escribir la formula no habrá un posible resultado.

4. Digitar la formula, teniendo en cuenta que en lugar de digitar el dato o contenido de la celda, se debe digitar los nombres de las celdas.

5. Pulsar enter. Ejemplo: Sume los números que se encuentran en las celdas A2 y B1.

Nota: Observe que las celdas a las que hace referencia, cambian de color, así podemos verificar

que se está realizando la operación con las celdas deseadas.

Ejercicio en clase:

Realice las siguientes operaciones teniendo en cuenta lo anteriormente explicado.

En la celda E2 multiplique las celdas A7 y D4

En la celda E3 reste las celdas C7 y B5

En la celda E4 divida las celdas D8 y C2

En la celda E5 sume las celdas A7 y D4 y luego el resultado multiplíquelo por la celda B5

En la celda E6 divida las celdas B1 y C2 y luego al resultado súmele la celda D8

En la celda E7 multiplique las celdas C4 y D4

En la celda E8 divida las celdas D8 y B7

Esta es la forma correcta de escribir las

formulas.


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Nota: Estos son los resultados con sus respectivas formulas.

1.2.3 Uso de paréntesis

Debemos tener en cuenta que cuando se realizan operaciones o cálculos matemáticos, los

paréntesis nos permiten romper la jerarquía de las operaciones. Generalmente hay cuatro

operaciones básicas que son la suma, la resta, la multiplicación y la división. De estas cuatro la

multiplicación y la división se consideran como superiores, la suma y la resta se consideran

inferiores, es decir que primero se realizarían las operaciones superiores y luego las inferiores. Los

paréntesis pueden romper esa jerarquía de acuerdo con lo que se desea en la operación.

Operaciones de Orden Superior Operaciones de Orden Inferior

División Multiplicación Suma Resta

/ * + -

Ejemplo:

Si revisamos la fórmula de la celda E5 en el ejercicio anterior, la formula originalmente está escrita

asi =A7+D4*B5 y su resultado es 170, luego de ubicarle los paréntesis a la suma esta que da escrita

de la siguiente forma =(A7+D4)*B5 y su resultado es 750 esto se conoce como romper la jerarquía

de las operaciones lo cual se explica en la parte anterior.

Resultado

Formulas

En este caso cuando se combinan las operaciones de primer nivel con las de segundo nivel Excel realizara primero la operación de primer nivel que está en medio de B y C que es la multiplicación, esto cambiara totalmente el resultado de la formula.

=A+B*C

=(A+B)*C

En este caso que la formula tiene los paréntesis en la operación de segundo nivel, es decir la suma, Excel realizara primero la suma y luego el resultado será multiplicado, es decir la formula se hará

en orden y gracias a los paréntesis.


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1.2.4 Mensajes de error:

Muchas veces cuando realizamos operaciones sobre las celdas, nos aparecen ciertos mensajes de

error, lo que nos indican que realizamos mal las operaciones de las celdas o simplemente

escribimos mal las formulas. Antes de borrar el error y volver a escribir la formula, se recomienda

revisar porque salió el error, es decir mire el contenido de las celdas y la formula para verificar que

salió mal.

Mensajes más comunes:

# ¡DIV/0!: Este error aparece cuando tratas de dividir una celda cuyo valor es cero.

# ¡VALOR!: Este error aparece cuando tratas de dividir una celda cuyo valor es un texto o no es un

dato valido.

# ¡REF!: Este error aparece cuando las celdas que se utilizaron para el resultado de la formula,

fueron eliminadas o borradas.

# ¡NOMBRE!: Este error aparece cuando en la formula falto especificar un nombre de una celda.

# ¡N/A!: No es propiamente un error, pero aparece cuando estamos buscando un dato en una hoja o

celdas y no se encuentra, entonces el programa muestra el erro que significa no disponible.

######: Cuando aparece esto en las celdas, quiere decir que el resultado de la formula no cabe en

las celdas, allí debemos ampliar la columna para ver el resultado.

Ejercicio del boletín de notas: realice la siguiente tabla en Excel, tenga en cuenta de realizar

hasta la nota 4 y digite los títulos de los porcentajes y la nota final. Después de realizar las

formulas compare los resultados, deben de coincidir con los que está en la grafica.

Datos con los que se realizaran las formulas.

Resultados de las formulas.


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+

Realice los cálculos de la siguiente manera:

El porcentaje 1 se calcula sacándole el 10% a la nota 1.




La nota final se calcula sumando los porcentajes.

1.2.5 Como borrar el contenido de una celda.

1. Ubicarnos en la celda donde se desea borrar el dato.

2. Pulsar la tecla espaciadora o la tecla suprimir.

1.2.6 Como copiar el contenido de una celda y formulas

Esta opción le permite que a partir de un solo dato, este sea copiado automáticamente a varias de

las celdas que nos interesan. Esto mismo se puede realizar con formulas, números consecutivos y

fechas. En Excel esto recibe el nombre de referencia relativa o arrastrar formula.

1. Digite la formula en la primera celda donde comenzará a copiarla.

2. Ubicar la celda activa en la celda donde se encuentra la formula que se

desea copiar.

3. Ubicar el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que se

convierta en un más + delgado y negro.

4. Dar clic sostenido hasta las celdas a las cuales desea copiar la formula.

1.2.7 Como modificar el contenido de una celda

Mediante esta opción podemos cambiar el contenido de las celdas, sin tener la necesidad de borrar

todo el contenido. Esto nos permitirá ahorrar tiempo.

1. Ubicarnos en la celda que se desea modificar.

2. Oprimir la tecla F2.

3. Con las flechas de desplazamiento ubicar el cursor en el sitio donde se desea modificar el

contenido o formula de la celda.

4. Pulsar entre.

Nota: También podemos modificar el contenido, directamente desde la barra de formulas o

ubicándose en la celda y haciendo doble clic sobre ella.


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1.2.8 Barra formulas

La barra de fórmulas, nos permite ver el contenido de las celdas, ya sea datos o formulas, para

cuando haya necesidad de verificar errores o cambiar el contenido de las celdas.

1.2.9 Como insertar filas y columnas

A veces cuando cometemos errores, o no ingresamos los datos completos, es necesario introducir

filas o columnas para completar la información.

1. Ubicar el puntero del mouse en el número inferior de la fila o en la columna derecha, donde se

desea insertar la nueva fila o Columna.

2. Dar clic derecho.

3. En el menú que aparece, dar clic en insertar.

Notas:

o Si es una columna ubicamos el puntero del mouse en la letra de la derecha donde ira la nueva

columna y hacemos lo mismo de la fila.

o En Excel 2003 se Insertan filas y columnas a través del menú Edición.

Nota: Si al momento de tratar de insertar las filas o las columnas, aparece el mensaje de que no se

pueden desplazar las celdas por fuera del rango de la hoja, indica que no se pueden insertar

mas, se recomienda eliminar filas o columnas desocupadas para que les permita insertar mas.

1.2.10 Como eliminar filas y columnas

A veces cuando cometemos errores, es necesario eliminar filas o columnas para terminar la

información.

1. Ubicar el puntero del mouse en cualquier celda de la fila o de la columna, que se desea eliminar.

2. Dar clic derecho.

3. En el menú que aparece, dar clic en eliminar y luego seleccionar toda la fila o columna y clic en

aceptar.

Barra de formulas


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1.2.11 Establecer el ancho de la columna o fila

1. Ubique el puntero en la línea de división de la letra de la columna o número de fila, que se desea

ampliar o reducir.

2. Cuando se convierta en doble flecha con clic sostenido ampliar o reducirla

Nota: El ancho de la columna o fila aparecerá en milímetros en un recuadro sobre la ubicación del

puntero.

1.2.12 Centrar títulos en varias columnas

Normalmente en Microsoft Excel podemos utilizar el botón de centrado pero este sólo centrará

dentro de una sola celda, en este caso centraremos textos en varias columnas de la hoja de cálculo.

1. Ubicarnos en la primera celda donde se comenzará a centrar y digitar el texto, pulse Enter

2. Seleccione todas las celdas donde desea centrar el texto

3. En el grupo alineación (de la ficha Inicio) dar clic en el botón combinar y centrar)

ANTES

DESPUÉS

Ejercicio en clase: realice la siguiente relación de facturas teniendo en cuenta los enunciados para

los cálculos de las columnas.

En la columna En la fila


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DESARROLLO DE LA FACTURA

Valor total: El valor total se calcula multiplicando las celdas de valor unitario por las cantidades. Descuento: es el valor total de la factura por el 10%.

Iva: es el valor total, por 16%.

Valor a pagar: Se calcula con valor total menos descuento más iva.

1.2.13 Suma automática de celdas

Esta opción le permite sumar automáticamente un gran número de celdas que desee el usuario.

1. Ubicarnos con la flecha de desplazamiento en la celda donde aparecerá el resultado de la suma.

2. Clic en el botón Autosuma.

3. Verificar que aparezca seleccionado el rango que se desea sumar. Si no aparece, haga clic

sostenido sobre el rango a sumar.

4. Pulsar la tecla enter.

1.2.13.1 Realizar auto sumas de rangos diferentes

1. Ubíquese en la celda donde ingresará el resultado de la suma.

2. Clic en el botón auto suma.

3. Seleccione el primer rango que desea sumar.

4. Digite punto y coma (;) para continuar con el siguiente rango.

5. Seleccione el siguiente rango que desea sumar.

6. Pulse enter.

Formula = Suma (CI:CF;CI:CF)

Ejemplo = Suma (A2:A8;B2:B8)

Rango a sumar

Formula de la suma


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EVALUACIÓN

EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

CRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICAS E

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

Evidencias de conocimientos

• Manejo de la hoja de cálculo. • Interpreta conceptos básicos de

Excel

• Define que es una hoja de cálculo. • Identifica las partes de la pantalla de la hoja de

cálculo. • Aplica los aspectos del diseño de página. • Interpreta los principales conceptos: hoja de

cálculo, celda, fila, columna, dato, tabla

Responde preguntas sobre: • La hoja de cálculo. • Conceptos básicos de

hoja de cálculo

Evidencias de Desempeño • En varias ocasiones totaliza los

datos de las celdas. • En varias ocasiones realiza formulas

aritméticas y emplea los conceptos básicos de edición en las hojas de calculo

• Crea, modifica, elimina y aplica formato a tablas y textos.

Actividad

(Taller práctico y de

profundización )

MODULO DE MATEMÁTICAS

Evidencias de conocimientos

Evaluación que permita determinar el conocimiento pertinente que debe tener el estudiante en relación a las operaciones básicas que incluyan números decimales.

• Aplica adecuadamente las propiedades de las operaciones básicas con números naturales

Actividad

(taller práctico )

Evidencias de Desempeño Observación directa verificando los procesos seguidos por el estudiante

• Talleres de profundización sobre los temas

• Ejercicios de aplicación al final de cada unidad del modulo


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TALLER PRACTIVO

1. CON LOS EJERCICIOS REALIZADOS EN CLASE, AGREGUE R BORDES A LAS

TABLAS

Recordemos que en Word, cuando realizamos las tablas le quitábamos las líneas a las tablas y

salían o quedaban unas grises, observemos que en Excel aparecen de primero las líneas y

generalmente lo que debemos hacer es insertarlas.

1. Clic en el la ficha inicio.

2. clic en la punta de flecha del grupo fuente.

3. En la ventana que se abre hacer clic en la

ficha bordes

4. Seleccionar el estilo de borde y línea

deseados.

5. Si desea de clic en las opciones contorno

e interior que se encuentran en la opción

preestablecidos para aplicarle el color al

borde.

6. En la opción color, elegir el color deseado para el borde.

7. Clic en aceptar.

1

3

6

5

2

4

7


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2. MEJORE LA PRESENTACIÓN DE LOS EJERCICIOS PROPUESTOS EN ESTA GUIA

También Excel cuenta con herramientas para mejorar la presentación de las tablas u hojas de

cálculo así como Microsoft Word, donde es posible agregarle a las celdas seleccionadas o utilizadas

color de relleno con una gran variedad de estilos. Esta herramienta se conoce como estilos de tabla.

Aplicar estilos de celda

1. Seleccione las celdas deseadas

2. Dar clic en la ficha inicio

3. En el grupo Estilos dar clic en la opción Estilos de celda.

4. Aparecerá un listado de celdas con los estilos pase el puntero

sobre las celdas de los estilos para pre visualizar sobre la selección el estilo deseado.

Notas:

Así cómo ve el texto, el contorno y el relleno de celda en la muestra si quedara en la

hoja de cálculo una vez se aplique el estilo.

Para quitar el estilo seleccione las celdas deseadas y dar clic en el estilo normal.

Por último dar clic sobre el estilo

Devuelve la celda y su contenido a su apariencia normal.

Estilos de celda


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TALLER DE PROFUNDIZACIÓN

1. Consulte que otros programas se utilizan actualmente en el mercado y en las empresas para

la creación de libros y manejo de cálculos, similares a Microsoft Excel

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