Guia de Desarrollo de Un Proyecto de Access

8/18/2019 Guia de Desarrollo de Un Proyecto de Access

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Fundamentos de Bases de Datos en Access

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GUIA DE DESARROLLO DE UN PROYECTO DE ACCESS

PROBLEMASe desea sistematizar una tienda de venta de zapatos, para lo cual se realizara un bases de datos

que permita almacenar el stock de productos, los proveedores, los clientes, las facturas, asi como

las entradas y salidas de productos. Lo primero que debemos acer es determinar las entidades

que participaran en esta base, que dar!n ori"en a las respectivas tablas.

Para iniciar creemos una base de datos d!ndole el nombre zapateria.mdbx , como se aprecia en la

fi"ura#

$ora debemos crear las tablas que permitan almacenar todos los procesos de la venta de los

art%culos de calzado y zapateria#

CREAR LAS TABLASPara crear las tablas es recomendable realizarlo en modo dise&o, para lo cual iniciaremos creando

las primeras tablas.

Tabla Articulo: en esta tabla es indispensable definir re"las de validaci'n para el stockminimo,

stockma(imo y sockactual, definiendo que las mismas no deben ser menores de ).


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Tabla Proveedor:

Tabla Cliente:

Tabla Factura:


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Tabla Detallefactura:

RELACIONES ENTRE TABLASSe deben crear las relaciones entre tablas, para lo cual se debe comenzar aciendo clic en

Herramientas de bases de datos>Crear relaciones

Se deben a"re"ar las tablas y "enerar las respectivas relaciones#


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-espues de a"re"adas las tablas debemos a"re"ar las respectivas relaciones entre tablas, para lo

cual debemos tener en cuenta el definir la inte"ridad referencial y los modos de actualizaci'n y

borrado.

l resultado final de las tablas con las relaciones debe ser como el que se muestra en la fi"ura

si"uiente#


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-espu0s de creadas las tablas y relaciones debemos continuar al si"uiente paso, crear los

formularios que nos permitiesen in"resar la informaci'n a las tablas.

CREAR FORMULARIOS

Procederemos a crear los formularios en un respectivo orden, iniciando por el formulario de

administraci'n de proveedores, para lo cual debemos entrar en la tabla proveedor, y acer clic en

Crear>Formulario#

$l acer clic, se "enerara un formulario que muestra la informaci'n de los proveedores, como se

muestra en la fi"ura#


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2omo la tabla proveedor tiene relaci'n directa con la tabla art%culos, se "enera un panel que

muestra todos los art%culos que corresponden a ese proveedor.

Nota: no olvidemos "uardar el formulario, as% como todos aquellos elementos de la base de datosque vamos aciendo.

3amos a modificar el formulario, lo primero ser! ir a vista dise&o, como se muestra#


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$ora vamos a modificar el lo"otipo por uno mas acorde a nuestra empresa, aciendo clic

en lo"otipo. 5ambien podemos modificar el color del fondo, asi como el titulo del encabezado.

6ecordemos que tenemos un

panel de propiedades con

diversas pesta&as que nos

permite modificar nuestros

elementos.$qu% podemos

cambiar valores se"7n el

ob8eto, pero al"unos que se

destacan son tama&o de la

fuente, color y tipo, etc.

l resultado del encabezado asta el momento puede ser como el que se muestra a continuaci'n,

pero falta a"re"ar al"unos botones#


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3amos a se"uir modificando el formulario en la parte del detalle, cambiando los nombres de los

label de los campos.

l si"uiente paso es a"re"ar los botones que nos permiten realizar diversas operaciones como

a"re"ar nuevo re"istro, buscar re"istro, etc. Para a"re"ar un bot'n nuevo ay que acer clic en

para poder desple"ar la ventana que permite seleccionar la operaci'n del bot'n#

2ada una de las opciones permite realizar varias operaciones, por aora para este bot'n

buscaremos la opci'n de Buscar registro, lue"o damos clic en si"uiente. Lue"o deberemos

esco"er si mostraremos te(to en el bot'n o una ima"en.


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Para terminar damos clic en finalizar y el resultado ser! el mostrado en la ima"en del formulario.

ste formulario muestra el bot'n de buscar y las modificaciones en los label de los campos. n

este caso la funcionalidad del bot'n buscar permite consultar informaci'n del campo

seleccionado, para que retorne el re"istro basado en la condici'n propuesta#


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1) | U F P S

Los botones son importantes porque nos permiten manipular los formularios, en este caso la

b7squeda del re"istro. Pero para este caso faltan al"unos botones como re"istrar, eliminar, etc. l

resultado final sera el si"uiente#

2omo se puede observar, los botones pueden ser ubicados en distintos lu"ares.

$ora procederemos a crear el formulario de $rticulos, y aqu% conoceremos un elemento nuevo.

l proceso es el mismo, donde se podr! "enerar el formulario que se observa en la fi"ura#


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2omo se observa en la ima"en, cada articulo tiene un proveedor asi"nado, y abr%a que di"itar el

c'di"o del proveedor. n este caso es mas sencillo para el usuario el seleccionar un nombre de

proveedor de un cuadro desple"able. Un cuadro desple"able es un elemento que permite

seleccionar un campo de un con8unto de valores.

Crear combo desplegable

Para crear un combo desple"able en este caso, debemos seleccionar el campo de codproveedor y

cambiar el tipo a 2uadro combinado#


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-espues de cambiar el tipo debemos seleccionar la propiedad de Origen de la fila, donde se podr!

seleccionar la tabla o realizar un consulta

aciendo clic en el bot'n de , que me

permitir! realizar una consulta con los datos

necesarios para car"ar el combo desple"able.

$lli se encuentra una columna dependiente

que definir! el campo que se desea

almacenar al momento de seleccionar.

Si por al"una raz'n se desea seleccionar la informaci'n de una consulta se puede "enerar

aciendo clic en el bot'n . sto inicia el "enerador de consulta, donde podremos realizar una

consulta seleccionando los

campos que vamos a utilizar en

un orden especifico, primero lo

que deseamos mostrar y lue"o el

codi"o que "uardaremos.

n este caso primero sera el

nombre del proveedor y lue"o el

codi"o del proveedor, lue"o

damos clic en Cerrar , lo que nos

muestra un cuadro de dialo"o

pre"untando si deseamos "uardar

la consulta.

-espues de "uardar la consulta

seleccionamos el campo

dependiente, que en este caso sera la columna *, lo cual me muestra el nombre del proveedor,

pero me almacena el codi"o del mismo.

La fi"ura muestra el resultado anterior, donde se puede seleccionar el proveedor. $ora vamos a

se"uir editando el formulario. l resultado final ser! el si"uiente#


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1+ | U F P S

$ca colocamos el panel izquierdo en facturaci'n, cuando no se puedan mover, se debe acer

bot'n dereco y acer clic en diseño >quitar diseño.

Podemos crear el formulario para la facturaci'n#


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1 | U F P S

2omo se puede ver en esta ima"en, los clientes deben ser seleccionados y se presentan ocasiones

en las que no se encuentra re"istrado el mismo, por lo tanto podemos asociar el formulario de

re"istro de clientes, para eso seleccionamos el combo y en la propiedadFormulario de Edicion de

Elementos de Lista seleccionamos el formulario cliente, eso me "enera un bot'n nuevo en el

combo que al ser presionado abre el formulario#

-espu0s de tener todos los formatos es recomendable crear un formulario principal, que permita

vincular a todos los formularios, para lo cual creamos un formulario enFormulario en Blanco.

n este formulario se deben a"re"ar los botones para poder abrir los formularios de 2lientes,

Proveedores, $rt%culos y Facturaci'n, as% como el de cerrar la aplicaci'n.


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1/ | U F P S

$ partir de aca se debe comenzar a traba8ar en los reportes y las consultas.

CREAR INFORMES

Procederemos a crear los informes en un respectivo orden, iniciando por el informe de todos los

proveedores, para lo cual debemos entrar en la tabla proveedor, y acer clic enCrear>Informes#

ste es un formulario "en0rico que podremos ir modificando, accediendo al mismo en vista

dise&o, para lo cual podremos se"uir modificando el reporte, cambiando el valor de las etiquetas ydem!s elementos.

l resultado final del reporte debe ser el que se muestra en la ima"en#


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1 | U F P S

Lo mismo se puede acer con las otras tablas para poder "enerar los reportes#

Para poder realizar el informe de art%culos es necesario incluir no solo la tabla art%culos, sino

adem!s la tabla proveedores, ya que nos interesa colocar el nombre del proveedor en frente del

articulo. Para esto utilizaremos el $sistente de ;nformes#

sto nos desple"ara el asistente, el cual lo primero que pide son los campos que deseo mostrar#


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-e all% debo seleccionar las tablas art%culos y proveedor, para se"uir a"re"ando los respectivos

campos, el resultado debe ser el que se muestra en la fi"ura#

Lue"o de acer clic en si"uiente, se muestra la parte del asistente que permite seleccionar la

forma de a"rupaci'n de los re"istros, en este caso puede ser por articulo o por proveedor#


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n esta ocasi'n recomiendo seleccionar por art%culo, para que no se realice nin"una a"rupaci'n,

lue"o acemos clic en si"uiente. Se"uido de esto se debe seleccionar un campo para el orden#

Lue"o debe seleccionar la distribución y el estilo dando clic en siguiente asta lle"ar a la ventana

final#


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$veri"uar que es la distribuci'n y que son los estilos en el asistente de informes, que diferencias

ay y c'mo influyen en el informe.

$l acer clic en Finalizar le dar! la vista previa del informe, el resultado del informe es el mostrado

a continuaci'n#

ste reporte puede ser modificado en vista dise&o, para me8orarlo, cambiando el orden de los

campos, los tama&os, etc. Para eso deben cerrar la vista preliminar y acer clic en vista dise&o, el

resultado final podr%a ser el visto en la fi"ura#

ste informe es al"o sencillo, pero aora vamos a crear un informe que represente una factura de

venta, para lo cual deber%amos realizar primero una consulta.

CREAR CONSULTAS

Procederemos a crear una consulta que nos permita mostrar la informaci'n necesaria para poder

mostrar los datos de la factura, aunque ay varias formas de crear consultas, en esta ocasi'n

usaremos la vista de dise&o, para lo cual aremos clic en Crear>Diseo de consulta#


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*) | U F P S

sto desplie"a una ventana que permite adicionar las tablas, as% como mostrar propiedades de

campos y dem!s#

Lo primero en esta ventana es adicionar las tablas aciendo clic sobre cada una de ellas, en este

mismo espacio se pueden adicionar consultas, para este caso adicionaremos las tablas art%culo,

cliente, detallefactura y proveedor.


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*1 | U F P S

l resultado final de la consulta es el mostrado en la fi"ura, donde se pueden encontrar las tablas y

en la parte inferior los campos que fueron seleccionados para la consulta.

-eba8o de numfactura, en la parte de criterio aparece !nfactura", esto indica que se pedir! un

par!metro, es decir que al momento de e8ecutar la consulta saldr! un cuadro desple"able

solicitando un valor o que se debe pasar un valor desde el formulario que llame la consulta.


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*+ | U F P S

-espues de aber quitado el dise&o, procedemos a modificar el informe para convertirlo a un

dise&o parecido al si"uiente#

2omo se puede observar se a reacomodado los diversos campos, se adicionaron elementos y

nuevas etiquetas. =ay un proceso importante y es el de obtener el valor de la cantidad por el

precio unitario.

Opc!"# $ % Ed!&a#do la co#s'l&a

Para esto seleccionamos la consulta y le damos ver vista dise&o, y lue"o seleccionamos para ver

vista S>L.


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2omo se observa en la fi"ura, el resultado final es mostrar la consulta en S>L, la cual debe ser

modificada a"re"ando una sentencia de multiplicaci'n al final, como se observa en la l%nea

resaltada#

SELECT factura.numfactura, factura.fecha, cliente.nombre, cliente.direccion,

detallefactura.codarticulo, articulo.descricion, detallefactura.!alor, detallefactura.cantidad

, detallefactura.valor*detallefactura.cantidad AS total

F"O# $cliente %&&E" 'O%& factura O& cliente.idcliente(factura.idcliente) %&&E" 'O%& $articulo

%&&E" 'O%& detallefactura O& articulo.codarticulo(detallefactura.codarticulo) O&

factura.numfactura(detallefactura.numfactura *+E"E $$$factura.numfactura)(nfactura-))

sto adiciona un campo que lleva la multiplicaci'n de las unidades por el valor individual, de i"ual

forma si quisi0ramos traba8ar con el ;3$ lo podr%amos acer ac!. Lue"o ese campo es llevado al

formulario.

Para finalizar vamos al formulario y a"re"amos un nuevo campo de te(to y le damos en

propiedades como ori"en el campo total de la consulta#

Opc!"# ( % M'l&!pl!ca#do campos e# el )orm'lar!o2omo se observa en la si"uiente fi"ura, cada campo tiene un nombre, en este caso el campo

seleccionado se llama valorunit. ste campo sirve para acer referencia al ob8eto y puede ser

utilizado para realizar operaciones. n este caso se tomo el campo valor y el campo cantidad para

multiplicarlo. Para eso se deben buscar los nombres de los campos.


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*/ | U F P S

Se a"re"a un nuevo campo como se observa en la fi"ura#

$ este nuevo campo se le a"re"a en ori"en de control el valor !valorunit"#!Te$to%&", porque esos

son los nombres de los campos que tienen el precio unitario y las unidades, de esta forma se

obtiene el total al frente de cada fila.

2ualquiera de las dos es una forma para poder a"re"ar el campo de multiplicaci'n.

Agregar campos de &o&al!*ar )ac&'ra

Para a"re"ar un campo totalizador de la factura se deben acer dos cosas, primero a"re"ar

nuevamente un campo yasi"narle como ori"en de datos

el campo total#

Pero esta vez en la propiedades

debemos adicionar en Suma

continua? Sobre todo.

$dicional a esto debemos

marcar en visible el valor


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$ora para finalizar la factura a"re"amos un nuevo campo en la secci'n de pie de p!"ina y le

damos un formato distinto. $c! seleccionamos la opci'n de ori"en de control y ponemos el

nombre del acumulador.

l resultado final de la factura es el que se muestra en la si"uiente fi"ura#

n la si"uiente secci'n aprenderemos a vincular los informes a los respectivos formularios.

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