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Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel Página 1

GUIA DE OPERACIÓN HERRAMIENTA

DE CAPTURA PARA EL FUT

PREPARADO POR:

COMISION INTERSECTORIAL DEL FUT

VERSION 2.2

Diciembre de 2012


1. TABLA DE CONTENIDO

2. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 4

3. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................................... 4

3.1 Cambios de la versión ................................................................................................................ 5

4. ALCANCE ......................................................................................................................................... 5

5. MANUAL DE INSTALACION .............................................................................................................. 6

5.1 Prerrequisitos ............................................................................................................................ 6

5.2 Configuración de la Seguridad de Excel .................................................................................... 6

5.2.1 Para Excel 2002 y 2003....................................................................................................... 6

5.2.2 Para Excel 2007 y 2010....................................................................................................... 7

5.3 Instalación ............................................................................................................................... 10

6. MANUAL DE OPERACIÓN .............................................................................................................. 15

6.1 Acceso a la Herramienta. ........................................................................................................ 15

6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad .................................................................................. 17

6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte. ............................................................................. 17

6.4 Ver periodos en proceso o reportados. ................................................................................... 21

6.5 Importar Archivos Planos ........................................................................................................ 23

6.6 Búsquedas en la herramienta .................................................................................................. 25

6.7 Utilización de la herramienta .................................................................................................. 26

6.7.1 Categoría de Información de Ingresos ............................................................................. 27

6.7.2 Categoría de Información de Gastos de Funcionamiento ................................................ 36

6.7.3 Categoría de Información de Gastos de Inversión ........................................................... 44

6.7.4 Categoría de Información de Servicio de la Deuda .......................................................... 49

6.7.6 Categoría de Información de Reservas ............................................................................. 51

6.7.6 Categoría de Información para las Cuentas Por Pagar .................................................... 55


6.7.8 Categoría de Vigencias Futuras ........................................................................................ 58

6.7.9 Categoría de Excedentes de Liquidez ............................................................................... 63

6.7.10 Fondos de Salud .............................................................................................................. 69

6.7.11 Cierre Fiscal .................................................................................................................... 73

6.7.12 Categoría de Información de Deuda Pública .................................................................. 76

6.7.13 Categoría de regalías 1 .................................................................................................. 80

6.7.13.1 Cuenta única regalías .................................................................................................. 81

6.7.14 Categoría de regalías 2 .................................................................................................. 84

6.7.15 Categoría de Información de Ingresos SGR .................................................................... 87

6.7.16 Categoría de Información de Transferencias SGR .......................................................... 91

6.7.16.1Transferencias Recibidas SGR....................................................................................... 91

6.7.16.2Transferencias Enviadas SGR ....................................................................................... 93

6.7.17 Categoría de Información de Gastos SGR ...................................................................... 94


2. OBJETIVO Tener una guía que permita a las entidades del nivel territorial el uso de la

herramienta soportada en Excel que facilite la recolección de la información en los diferentes formatos que se encuentran disponibles para Formulario Único Territorial (FUT) y la generación de los archivos planos necesarios para su cargue a

través del canal único CHIP administrado por la Contaduría General de la Nación.

3. ASPECTOS GENERALES En cumplimiento del Decreto 3402 de septiembre de 2007 se diseñó el Formulario Único Territorial, mediante el cual se recolectarán los datos sobre la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, para efectos del monitoreo, seguimiento,

evaluación y control de las entidades territoriales. El Formulario Único Territorial será de obligatorio diligenciamiento y presentación

por el sector central de los Departamentos, Distritos y Municipios. El corte del reporte de información se hará en periodos trimestrales de acuerdo a las siguientes fechas:

Fecha de Corte para la Información

Corte Reporte oportuno Reporte

extemporáneo, hasta

31 de marzo 30 de abril 30 de mayo

30 de junio 31 de julio 31 de agosto

30 de septiembre 31 de octubre 30 de noviembre

31 de diciembre 15 de marzo del año

siguiente

15 de abril


Se asume que el usuario de la entidad territorial conoce y ha operado el sistema CHIP y lo tiene instalado en su computador de manera local, por lo tanto la guía

solamente incluye la forma de diligenciamiento de la información presupuestal y no su instalación en el sistema CHIP.

Cada uno de los formatos cuenta con celdas formuladas las cuales no permiten digitación, las celdas que si lo permiten corresponden a las del último nivel de

detalle se encuentran identificadas con filas de color blanco. Diligencie cada uno de los formatos y cuando haya finalizado guarde el libro y cierre del documento.

Los formatos contienen cifras de control que deben ser diligenciadas al inicio del proceso de captura de datos y al final deben ser iguales al total del presupuesto para cada uno de los momentos presupuestales.

Cado de uno de los formatos tiene un número de variables y conceptos diferentes, adicionalmente durante el proceso de registro, la herramienta puede generarle

alertas sobre posibles inconsistencias en el reporte de información; cada de una de las alertas se ilumina de color rojo sobre la celda que genere la inconsistencia.

Las cifras de reporte son en miles de pesos.

3.1 Cambios de la versión El documento “cambios de la versión” enumera los cambios de la versión de las

herramientas de Excel:

4. ALCANCE El alcance de esta guía contempla el detalle del proceso del reporte de Información de las categorías presupuestales residentes en el FUT.


5. MANUAL DE INSTALACION

5.1 Prerrequisitos

Conexión a Internet

Excel (Puede ser Excel 2002 o superior) Si trabaja en red, necesitara un usuario administrador de su máquina para

poder cambiar la configuración de la seguridad de las macros

Versión instalada y actualizada del Chip Local.

5.2 Configuración de la Seguridad de Excel Para que la herramienta funcione adecuadamente, es necesario revisar y/o

cambiar la seguridad de las macros de Excel; así:

5.2.1 Para Excel 2002 y 2003.

La configuración de seguridad de macros determina qué grado de permisividad debe tener Excel para permitir la ejecución de macros en su equipo. Hay cuatro niveles de seguridad: Muy alto, Alto, Medio y Bajo. Los niveles se controlan desde

el cuadro de diálogo Menú Herramientas - Comando Opciones - Ficha Seguridad - Botón Seguridad de macros. El cuadro de dialogo presentado es el que se muestra en la ilustración 1. Seguridad -


Ilustración 1 Opciones de Seguridad (Excel Versiones 2002 y 2003) Para la utilización de las herramientas captura para el Formato Único Territorial, debe seleccionar el nivel de seguridad medio o bajo (se recomienda medio para evitar la transmisión de virus), tal como lo presenta la Ilustración 2:

Ilustración 2 Opciones de Seguridad de Macros (Excel Versiones 2002 y 2003)

5.2.2 Para Excel 2007 y 2010.

La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja en una red administrada, recuerde que necesita

el usuario administrador para realizar los cambios. Para realizar los cambios siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de

Excel (Tal como se presenta en la Ilustración 3)


Ilustración 3 Opciones de Excel Versión 2007

2. Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a

continuación, en Configuración de Macros (Ver Ilustración 4, Ilustración 5 e Ilustración 6).

Ilustración 4 Acceso al Centro de Confianza


Ilustración 5 Configuración del Centro de Confianza

Ilustración 6 Acceso a la Configuración de Macros Excel Versión 2007

3. Seleccione la opción Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente peligroso). Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten todas las macros; además seleccione el control de

chequeo de Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA. Asegúrese que la configuración sea la que se presenta en la Ilustración 7:


Ilustración 7 Configuración de Macros

5.3 Instalación Desde la página del chip: http://www.chip.gov.co/ : Información de la Categoría: Archivos de ayuda FUT, le aparecerá la siguiente pantalla:

Ilustración 8 Ingreso al CHIP

De acuerdo al ámbito al cual usted pertenezca seleccione el Instalador e Instructivo de ayuda para bajarlo. En el momento de ejecutar la descarga aparecerán las siguientes opciones

http://www.chip.gov.co/


Ilustración 9 Pantalla de Instalación de la Herramienta

Las tres opciones son Ejecutar, Guardar y Cancelar. Las dos primeras se

explicarán a continuación: Si digita Cancelar, se aborta el proceso de instalación y no se hará nada.

1. Opción Ejecutar 1.1. Le aparecerá la siguiente pantalla:

Ilustración 9 Progreso de la Instalación

Esto tomará uno minutos mientras el sistema baja el programa y lo ubica en el disco duro de su computador, le aparecerá la siguiente pantalla:


Ilustración 10 Ejecutable del programa

Si digita No ejecutar, abortara la instalación de inmediato.

1.2. Al digitar Ejecutar, aparece lo siguiente:

Ilustración 11 Instalador de la Herramienta

1.3 Vaya al siguiente paso (botón siguiente)


Ilustración 12 Instructivo de Instalación

1.4 Vaya al siguiente paso (botón siguiente), es posible modificar la ruta de

instalación, con el botón de examinar, si lo hace tenga en cuenta que la

herramienta quedará instalada en dicha ruta

Ilustración 13 Finalización de la Instalación

1.5 Finalice la instalación (botón de finalizar)

Para verificar la instalación de la herramienta en su computador, revise en el

explorador de Windows la siguiente ruta: C:\FUT_Herramienta (ruta por defecto) o la que haya seleccionado en el momento de la instalación, allí encontrará instalada la herramienta.


2. Opción Guardar. Permite almacenar el aplicativo de instalación en su computador para su posterior ejecución; al utilizar esta opción se le presentará la siguiente ventana

Ilustración 14 Guardar el archivo de la instalación

2.1. Para iniciar el proceso de descarga utilice la opción de Guardar. 2.2. Cuando haya finalizado la operación, digite doble Clic en el programa que

acabo de guardar, le aparecerá la siguiente pantalla, siga las instrucciones del 1.2 al 1.6 del Manual de Instalación.

Ilustración 15 Alerta de seguridad de los vínculos para Excel


6. MANUAL DE OPERACIÓN

6.1 Acceso a la Herramienta. Una vez finalizado el proceso de instalación, en su computador ingrese al Menú de

Inicio, con la siguiente ruta: Inicio- Todos los Programas - Formato de Captura FUT - Formato de Captura FUT,

tal como se presenta en la Ilustración 16.

Ilustración 16 Ejecución de la herramienta

Al iniciar la aplicación, se ejecutará Excel solicitándole la confirmación de macros,

tal como se presenta en la siguiente ilustración (solo si está trabajando en office 2002 y/o 2003):


Ilustración 17 Seguridad de Macros

Debe utilizar la opción de Habilitar macros lo que le permitirá ejecutar los programas internos de generación de salidas de información al CHIP de la Contaduría General de la Nación.

Si está trabajando en office 2007 y/o 2010 debe habilitar los contenidos que generalmente aparecen en la parte superior de Excel, para cada una de las hojas

de la herramienta.

Ilustración 17a Habilitar Contenidos


6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad

Ilustración 18 Ventana de Inicio

Código Entidad Territorial: Ingrese el código CGN asignado a su entidad Periodo del Reporte: Seleccione el periodo de reporte de la lista que le presenta la

herramienta (los periodos de reporte son trimestrales). Año del Reporte: Ingrese el año del periodo del reporte

Al finalizar el registro de la entidad y los datos para el periodo de reporte, puede seleccionar la opción de “Crear Nuevo periodo de Reporte” o “Ver periodos en proceso o reportados”. Las dos opciones se explicarán a continuación:

6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte.

Cuando la plantilla esté abierta tendrá una vista tal como aparece en Ilustración 19


Ilustración 19 Ventana de Inicio – Opción Crear Periodo de Reporte

Para iniciar el proceso de registro lo primero que debe hacer es crear un nuevo periodo de reporte el cual crea un ambiente de trabajo que le permitirá la captura de información de las diferentes categorías de información. Para crear un nuevo

periodo de reporte digite la siguiente información: Después de completar los datos correspondientes al código de la entidad territorial

y para el año y periodo de reporte utilice la opción Crear Nuevo Periodo de Reporte (Ver Ilustración 19). Dicho ambiente hará una copia de la herramienta a una carpeta independiente nombrada con el periodo y año de reporte, por ejemplo

Enero – Marzo – 2011 en el caso que el ambiente creado sea para dicha fecha de corte (Ver Ilustración 20).


Ilustración 20 Vista del Explorador de Windows

La carpeta contiene los archivos que corresponden al formato de inicio y los archivos asociados a las categorías presupuestales FUT. Adicionalmente se activan las opciones de registro de las diferentes categorías de información (Ver Ilustración 21).


Ilustración 21 Ambiente de Trabajo de la Herramienta de Recolección de Información


6.4 Ver periodos en proceso o reportados. Cada vez que desee ingresar a un periodo de reporte, puede hacerlo de la

siguiente manera: 1. En la hoja de inicio de la herramienta utilice el siguiente botón:

Ilustración 22

2. Si la herramienta no tiene periodos de reporte la herramienta le presentará al

usuario la una alerta en la que le advierte que no existen periodos de reporte

registrados (Ver Ilustración 23), en caso contrario le presentará una ventana con los periodos de reporte que se encuentran creados (Ver Ilustración 24).

Ilustración 23 Alerta de la no existencia de periodos de reporte


Ilustración 24 Listado de los periodos de reporte

Seleccione el periodo de reporte y consúltelo.

Nota. De acuerdo al tipo de seguridad de la herramienta Excel, es posible que en el momento de abrir el vínculo correspondiente al periodo de corte, le presente el siguiente mensaje.

Ilustración 25 Alerta para la protección de vínculos

Dado que este es un vínculo programado por la herramienta, siempre debe aceptar (utilizar el botón Sí) para tener acceso a los datos del reporte.


6.5 Importar Archivos Planos

La herramienta cuenta con la opción de importar los archivos planos que

provengan de otras herramientas y/o de periodos anteriores de reporte. Los

archivos planos deben respetar el protocolo de comunicaciones establecido por el

CHIP, es decir la primera fila del archivo debe ser un encabezado que inicia por la

letra S y las demás filas de detalle deben comenzar por una letra D.

Para realizar la importación, se debe ejecutar una de las opciones de creación de

un nuevo periodo de reporte o seleccionar un periodo de reporte anterior, con lo

cual se presentarán dos botones al final de la lista de reporte de la entidad (Ver

Ilustración 26). La selección establece el periodo sobre el cual se hará la

importación.

Ilustración 26 Opciones al abrir o crear un periodo de reporte

Seleccione el botón de Importar archivos, sin necesidad de seleccionar alguno de

los elementos de la lista, la herramienta le presentará una ventana que le

permitirá seleccionar una carpeta que contiene los archivos a cargar (Ver

Ilustración 27).


Ilustración 27 Selección de la carpeta de importación

Después de seleccionar la carpeta continué el cargue utilizando el botón de

siguiente, la herramienta le presentará la lista de archivos disponibles para el

cargue (Ver Ilustración 28).

Ilustración 28 Listado de archivos a importar


La herramienta alerta sobre posibles inconsistencias en el archivo, señalando en

color rojo sostenido las características erróneas del archivo de cargue, en la

Ilustración 28 se presentan en rojo los siguientes campos: (1) Nombre del Archivo,

(2) Año y (3) Periodo; indicando que se pretende cargar en el periodo de Marzo –

Junio y reporte de Enero – Marzo. Si el usuario está seguro del cargue, se finaliza

el proceso con el botón de finalizar.

La herramienta después de procesar los archivos de indicará que el cargue se

realizó con éxito y que es posible realizar las consultas sobre los datos cargados.

6.6 Búsquedas en la herramienta Para realizar una búsqueda en cualquiera de los formatos, tenga en cuenta que en

la mayoría de ellos los valores son el resultado de una fórmula, por lo tanto la acción de buscar de Excel debe estar configurada de la siguiente manera.

Ilustración 29 Búsqueda de datos en las categorías de información

En el campo Buscar dentro de, debe asegurarse que se encuentra seleccionada la opción Valores.


6.7 Utilización de la herramienta El procedimiento de registro es el siguiente:

Después de abrir o crear un nuevo periodo de reporte, la herramienta le mostrará los vínculos a los formatos de ejecución presupuestal así como la selección de las

opciones de generación de archivos planos para el CHIP (Ver Ilustración 30).

Ilustración 30 Vínculos para la selección de Categorías de Información

Para iniciar la recolección de datos seleccione el vínculo correspondiente a la categoría que desee registrar. Para cada una de las categorías presentes en el FUT y que se encuentran parametrizadas en la herramienta se detallará en los

siguientes ítems el procedimiento de reporte de información.


6.7.1 Categoría de Información de Ingresos

Es la categoría que permite el registro del total de los ingresos corrientes y de capital. Los conceptos que hacen parte de la categoría de ingresos se encuentran

clasificados de acuerdo al tipo de entidad territorial (Departamento y Municipio), considerando como entidades de reporte especial a Bogotá y el Departamento de San Andrés y Providencia.

A partir del primer trimestre de 2011, la categoría de ingresos incluye un formulario adicional a la de la ejecución presupuestal denominado Transferencias

recibidas, el cual busca en principio detallar las transferencias hechas por las demás entidades y constituyen un ingreso para la entidad reportarte.

A partir del primer trimestre de 2012, la categoría de ingresos no incluye los recursos que amparan reservas, dichos conceptos se encuentran en la categoría de

reservas presupuestales (Ver el archivo de cambios de 2012 para mayor información)

A continuación se describen los formularios de reporte de la ejecución presupuestal de ingresos y el detalle de la información de las transferencias recibidas

6.7.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos

La categoría de ingresos parametrizada en el CHIP como FUT_INGRESOS, cuenta con un formulario denominado REGISTRO_INGRESOS, en el cual las filas

corresponden a los conceptos y las columnas corresponden a las variables que explican el comportamiento de la ejecución presupuestal.

El formato de ingresos está diseñado de tal manera que el usuario solo digite la información necesaria para el reporte de información y auto-completa las celdas que no dependen del registro de cifras.


Ilustración 31 Formato Excel de la categoría de Ingresos

Los conceptos cuentan con una descripción para facilitar su comprensión en el momento del reporte y se encuentran a disposición de la entidad territorial.

Las variables se encuentran asociadas a la etapa presupuestal y al detalle de las destinaciones específicas adoptadas mediante un acto administrativo de la entidad

territorial fuera de las establecidas en el marco legal. A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario:

Variables de las etapas del presupuesto de Ingresos. Son variables de tipo cuantitativo,

Presupuesto Inicial. Corresponde a los valores que estima recaudar durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del organismo

competente. Presupuesto Definitivo. Corresponde a los valores que estima recaudar durante

la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del organismo competente, afectándose con las modificaciones presupuestales aprobadas de acuerdo con las normas que sean aplicables en cada caso.


Recaudo Efectivo. Representa el valor recaudado en efectivo durante la vigencia por concepto de los ingresos.

Sin Situación de Fondos: Representa el valor recaudado sin situación de fondos

durante la vigencia por concepto de los ingresos. Recaudo Total. Corresponde a la suma del recaudo efectivo más el recaudo sin

situación de fondos. Variables de detalle para la destinación específica mediante acto administrativo

adoptado por la entidad territorial. Tiene Documento Soporte: Variable de tipo cualitativo en la cual la entidad

establece si existe una destinación específica, respecto de cada renta que se esté diligenciando en el FUT; para lo cual debe señalar tal situación en el campo respectivo de la variable de chequeo.

Numero Documento: Variable cualitativa que permite registrar el número del acto administrativo mediante el cual la entidad otorgó la destinación específica

respecto de cada renta que se esté diligenciando en el FUT. Si la renta tiene una destinación específica se deben diligenciar las dos variables

que están a continuación en el formato y que permiten establecer o el valor de la destinación, cuando se estable que la destinación es un valor fijo, o el porcentaje de la destinación cuando la destinación se establece como proporción de la renta.

Si la renta no tiene destinación específica debe registrar en el campo “Numero Documento” el valor NA.

% de la Destinación: Variable de tipo cuantitativo en la que se registra el porcentaje de la destinación específica cuando la destinación se establece como proporción de la renta. En el caso en que la renta no tenga destinación específica,

se debe registrar cero (0). Valor Destinación: Variable de tipo cualitativo en la que se registra el Valor de la

destinación específica cuando se estable que la destinación es un valor fijo. En el caso en que la renta no tiene destinación específica, se debe registrar cero (0).

Validaciones A continuación se enumeran las alertas:


Inconsistencia en la cifra de control. Inicialmente el registro de las cifras de control generará alertas en cada momento presupuestal de dicho concepto, sin embargo cuando se finalice el registro de todas las cifras

dichas alertas deben desaparecer en la medida que el valor coincida con el total del presupuesto calculado (Ver Ilustración 32).

Ilustración 32 Error en la cifra de control del Recaudo Efectivo

Completitud sobre la variable de Tiene documento Soporte. Cuando inicie el registro de una fila tenga en cuenta que debe diligenciar la columna de tiene documento soporte, la cual quedara habilitada si

tiene registro de información


Ilustración 33 Alertas en los errores suministrados por la herramienta

Datos de destinación específica. Si registra en la columna Tiene

documento soporte con el valor de NO, las columnas de número de

documento, % de la destinación y valor de la destinación se inactivarán, la herramienta ilumina dichas celdas en color verde que indican que los datos no se deben llenar. En el caso que registre el valor de SI en la

columna Tiene documento soporte, debe diligenciar el o los números de documentos de soporte separados por comas, el valor y/o porcentaje de aplicación (Ver Ilustración 34).

Nota. Recuerde que en las destinaciones específicas se deben registrar aquellas que sean designadas por un acto administrativo de la entidad territorial, las disposiciones dadas por leyes o decretos del legislativo o ejecutivo nacional no

deben ser registradas.


Ilustración 34 Registro de las destinaciones específicas

Igualdad entre las transferencias recibidas y el recaudo Total.

Al registrar información en cualquiera de los conceptos que se

encuentran asociados con el formulario de transferencias recibidas, la herramienta efectúa una validación que exige la igualdad entre el valor reportado en la columna del total de los ingresos con la sumatoria para

cada concepto del valor girado del formulario de transferencias recibidas. El procedimiento es el siguiente:

o Al registrar información sobre TI.A.2.6.1.3.2 - Cuotas de

fiscalización - Provenientes de Establecimientos públicos. Sobre cada variable del formulario, se activa la validación sobre el valor total de los ingresos (Ver Ilustración 35). Si los valores de los

formularios no coinciden, se ilumina en color rojo la celda del valor total de los ingresos y se activa el comentario que indica que es necesario ir al formulario de transferencias para actualizar

los datos.

Ilustración 35 Transferencias recibidas en el reporte de ingresos

Nota. En el momento de registrar la información en el formulario de transferencias la nota desaparece si existe igualdad entre los dos.


Validaciones Chip - Formulario de Reporte de Ingresos

Ilustración 36 Validaciones Chip - formulario reporte de ingresos

6.7.1.2. Transferencias recibidas – Ingresos A medida que el usuario va registrando los datos en el formulario de la ejecución presupuestal de ingresos, se aplican formulas que permiten establecer los valores

a justificar en el formulario de transferencias recibidas. Los conceptos de la categorías corresponden a los rubros de transferencias de las

cuales se desconoce su origen de manera directa (se excluyen los provenientes del SGP porque su origen está claramente determinado.

NOMBRE EXPRESION DE

VALIDACIÓNMENSAJE DE VALIDACIÓN MENSAJE

CIFRA DE CONTROL

VERIFIQUE QUE LAS CIFRAS DE CONTROL SEAN IGUAL A

LOS TOTALES Y EVITA QUE SE ENVIEN FORMULARIOS

VACIOS

NO PERMISIBLE

COMPARATIVO DE VARIABLESRESTRICCIONES SOBRE LAS ETAPAS DEL PRESUPUESTO

Y SOBRE LAS OTRAS DESTINACIONES ESPECÍFICASNO PERMISIBLE

DETALLE DE CUENTAS NO

INCLUIDAS EN EL FUT

CUENTAS NO INCLUIDAS EN EL FUT CON VALIDACIONES

PERMISIBLES Y COMENTARIOS PARA DETERMINAR SU

ORIGEN

PERMISIBLE

SOBRETASA Y PARTICIPACIÓN

AMBIENTAL

EVITA DOBLE REGISTRO DE LA SOBRETASA Y LA

PARTICIPACION AMBIENTALPERMISIBLE

VALIDA INGRESOS REQUERIDOSGARANTIZA QUE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS, NO

TRIBUTARIOS, DE CAPITAL Y SGP SEAN MAYOR A CEROPERMISIBLE

CONTROLA REPORTE VS

TRANSFERENCIAS DEPTOS

CONTROLA QUE LAS TRANSFERENCIAS DECLARADAS EN

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS SEA IGUALES A LAS

INCLUIDAS EN EL EREPORTE DE INFORMACIÓN DE

INGRESOS.

NO PERMISIBLE

CONTROLA SUMA INGRESO TOTAL

VALIDA QUE EL INGRESO TOTAL SEA IGUAL A LA SUMA DE

RECAUDO EFECTIVO MÁS RECAUDO SIN SITUACIÓN DE

FONDOS.

NO PERMISIBLE


Las variables que hacen parte del reporte de transferencias recibidas, se presenta en la Ilustración 37)

Ilustración 37 Formulario de transferencias recibidas.

A continuación se relacionan las variables incluidas en el formulario:

Entidad Giradora. La herramienta proporciona un listado detallado de las entidades que pueden llegar a transferir fondos a la entidad territorial que efectúa el reporte. En la medida que el usuario escriba una parte del nombre de la entidad

giradora, la herramienta le presenta un listado que cumple con una parte del nombre o si solamente existe una lo selecciona de inmediato. Por ejemplo, si la persona escribe la palabra ESP Antioquia, en la variable de entidad giradora, la

herramienta le presentará una ventana similar a la presentada en la Ilustración 38.


Ilustración 38 Presentación del listado de entidades giradoras

Valor del Giro. Corresponde al monto girado por entidad y concepto.

Nota. Es importante decir que solamente se debe registrar una entidad por concepto, por lo tanto se debe agregar la información para poderla reportar.

Adicionalmente la herramienta verifica que el total reportado en el ingreso sea el igual a la sumatoria de los detalles en la transferencia.

Validaciones Las validaciones del formulario de transferencias recibidas se enumeran a continuación:

Igualdad entre las transferencias recibidas y el recaudo Total. Es la misma restricción que aplica para el formulario de reporte de los ingresos, es posible iniciar el registro de la información directamente sobre el formulario de transferencias recibidas, pero en el momento en

que la información de la sumatoria de transferencias por concepto no sea igual a la del formulario de reporte se ejecuta la validación. (Ver Ilustración 39). Sobre la columna de recaudo total se deja disponible un

vínculo que envía el control al formulario de reporte para corregir las cifras.


Ilustración 39 Validación de las transferencias recibidas

Validaciones Chip - formulario de transferencias recibidas

Ilustración 40 Validaciones - Chip formulario transferencias recibidas

6.7.2 Categoría de Información de Gastos de Funcionamiento

Categoría que permite el registro de los gastos de funcionamiento que fueron ejecutados por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia.

A partir del primer trimestre de 2011, la categoría de gastos de funcionamiento

incluye un formulario adicional a la de la ejecución presupuestal denominado Transferencias comprometidas, el cual busca en principio detallar las transferencias hechas a otras entidades (en especial los descentralizados).

A partir del tercer trimestre de 2011, las categorías de gastos de funcionamiento y gastos de inversión no tienen las cuentas de gastos de reservas presupuestales,

dichos conceptos se encuentran solamente en la categoría de reservas presupuestales y deben ser diligenciados en dicha categoría.

A continuación se describen los formularios de reporte de la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento y el detalle de la información de las transferencias comprometidas.

Entidad Giradora Valor del Giro RecaudoTotal

100.000 0.000

JUNTA MUNICIPAL DE DEPORTES - MONIQUIRA 100.000

NOMBRE EXPRESION DE


CONTROLA VALOR

TRANSFERENCIAS EN

FORMULARIO TRANSFERENCIAS

RECIBIDAS

OBLIGA A QUE LOS VALORES DE TRANSFERENCIAS

REPORTADOS EN LOS FORMULARIOS

TRANSFERENCIAS_RECIBIDAS Y REPORTE_INFORMACION

SEAN IGUALES.

NO PERMISIBLE

CONTROLA REPORTE EN

CONCEPTOS NO PERMITIDOSEVITA EL REPORTE EN CONCEPTOS NO PERMITIDOS NO PERMISIBLE


6.7.2.1. Ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento La categoría de gastos de funcionamiento cuenta con un formulario denominado

GASTOS_FUNCIONAMIENTO. El formulario tiene varias hojas, donde están la Unidades Ejecutoras permitiendo

reportes independientes para cada una de ellas, dependiendo del ámbito de aplicación en el que se esté trabajando.

En cada concepto solamente se encuentran detalladas las fuentes de financiación permitidas en cada unidad ejecutora para los gastos de funcionamiento.

A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario (Ver Ilustración 41):

Presupuesto Inicial: Corresponde a los valores que se estima gastar en funcionamiento durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto un acto

administrativo proferido por el concejo o la asamblea según sea el ámbito de aplicación.


Ilustración 41 Formato de registro de la ejecución presupuestal de los gastos de funcionamiento.

Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del

presupuesto Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros

presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de desarrollar las funciones propias del funcionamiento.

Obligaciones: Registro de las obligaciones causadas derivadas de anticipos pactados en los contratos o a bienes y servicios que ya se recibieron a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de funcionamiento.

Pagos: Registro de los pagos realizados de anticipos pactados y de bienes y servicios recibidos a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los

gastos de funcionamiento. Validaciones


Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de

control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato en

cada una de las unidades ejecutoras. El funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la del formato de ingresos (Ver Ilustración 42).

Ilustración 42 Cifras de control en el formato de gastos de funcionamiento

Compromisos – Presupuesto Definitivo. Cuando el compromiso es

superior al presupuesto definitivo la herramienta Excel genera una alerta para que el usuario corrija dicha situación.

Ilustración 43 Alerta por inconsistencias de las cifras de compromisos y presupuesto definitivo

Compromiso – Obligaciones. Cuando la obligación es superior al compromiso la herramienta Excel genera una alerta para que el usuario corrija dicha situación.

Ilustración 44 Alerta por inconsistencias de las cifras de compromisos y obligaciones

Compromiso – Pagos. Cuando el pago es superior al compromiso la herramienta Excel genera una alerta para que el usuario corrija dicha

situación.


Igualdad entre las transferencias comprometidas y los

compromisos. Al registrar información en cualquiera de los conceptos

que se encuentran asociados con el formulario de transferencias comprometidas, la herramienta efectúa una validación que exige la

igualdad entre el valor reportado en la sumatoria de la columna de los compromisos con la sumatoria para cada concepto del valor del formulario de transferencias comprometidas. El procedimiento es el

siguiente: Al registrar información sobre 1.3.2- Cuotas Partes de Mesada

Pensional, se activa la validación sobre el valor la suma total de las fuentes del compromiso (Ver Ilustración 45). Si los valores de los formularios no coinciden, se ilumina en color rojo la celda del valor de

compromisos y se activa el comentario que indica que es necesario ir al formulario de transferencias para actualizar los datos.

Ilustración 45 Registro de las transferencias comprometidas en el registro de la ejecución presupuestal


Validaciones Chip formulario gastos de funcionamiento

Ilustración 46 Validaciones Chip - formulario gastos de funcionamiento

6.7.2.2. Transferencias Comprometidas –Gastos de funcionamiento A medida que el usuario va registrando los datos en el formulario de la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento, se aplican formulas que permiten

establecer los valores a justificar en el formulario de transferencias comprometidas.

Los conceptos del formulario corresponden a los rubros de transferencias que puede realizar la entidad territorial a otras entidades (en especial las

descentralizadas)

NOMBRE EXPRESION DE


COMPARATIVO ETAPAS DEL

PRESUPUESTO

COMPARA LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PRESUPUESTO

Y EVITA QUE EL FORMULARIO SE ENVIE VACIONO PERMISIBLE

CIFRAS DE CONTROL

VERIFIQUE QUE LAS CIFRAS DE CONTROL SEAN IGUAL A

LOS TOTALES Y EVITA QUE SE ENVIEN FORMULARIOS

VACIOS

NO PERMISIBLE

VENTA DE ACTIVOS FONPET

15% DE LOS INGRESOS DE VENTA DE ACTIVOS AL SECTOR

PRIVADO Vs EL VALOR DE LA CUENTA FONDO NACIONAL

DE PENSIONES TERRITORIALES FONPET - DE VENTA DE

ACTIVOS (1.3.12.3)

PERMISIBLE

TRANSFERENCIAS PAGOS

PENSIONALES

EL VALOR CORRESPONDIENTE AL CONCEPTO MESADAS

PENSIONALES (1.3.1.) EN GASTOS DE LA FUENTE

TRANSFERECNIAS DE OTRAS ENTIDADES PARA PAGO DE

PENSIONES NO PUEDE SER SUPERIOR AL VALOR DE LAS

TRANSFERENCIAS DE OTRAS ENTIDADES PARA PAGO DE

PENSIONES

PERMISIBLE

GASTOS DEL IMPUESTO DE

REGISTRO - DEPARTAMENTOS

EL VALOR EN GASTOS DE FONDO NACIONAL DE

PENSIONES TERRITORIALES FONPET - DE REGISTRO Y

ANOTACIÓN (1.3.12.1) DEBE SER IGUAL AL 20% DE LOS

INGRESOS (TI.A.1.13) DEL IMPUESTO DE REGISTRO

PERMISIBLE

FUENTES NO VALIDASFUENTES NO VALIDAS PARA EL AMBITO, ADEMÁS DE LAS

RESTRICCIONES DE FORMULARIO VACIOPERMISIBLE

CONTROLA GASTOS

FUNCIONAMIENTO VS

TRANSFERENCIAS


GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEAN IGUALES A LAS

TRANSFERENCIAS COMPROMETIDAS.

PERMISIBLE

REQUIERE COMENTARIO POR

TRANSFERENCIAS DE CAPITAL

CONTROLA QUE TIPOS DE TRANSFERENCIA DE CAPITAL

HACE LA ENTIDAD PERMISIBLE

TOTAL GF UNIDADES EJECUTORAS

VS GF ADMINISTRACION CENTRAL

EL TOTAL DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE CADA UNA

DE LAS UNIDADES EJECUTORAS TOMADAS POR

SEPARADO NO PUEDE SER SUPERIOR AL TOTAL DE LA

ADMINISTRACION CENTRAL

PERMISIBLE


Las variables que hacen parte del reporte de transferencias comprometidas, se presenta en la Ilustración (47):

Ilustración 47 Formulario de transferencias recibidas.

Entidad Receptora. La herramienta proporciona un listado detallado de las entidades a las cuales se les puede llegar a transferir fondos. Al igual que el

formulario de ingresos, en el instante de escribir una parte del nombre, la herramienta efectúa la búsqueda de las entidades que cumplan con el filtro (Ver Columna de entidad giradora en el formato de ingresos).

Valor Comprometido. Corresponde al monto comprometido en cada concepto.

Nota. Es importante decir que solamente se debe registrar una entidad por concepto, por lo tanto se debe agregar la información para poderla reportar. Adicionalmente la herramienta verifica que el total reportado en los gastos de

funcionamiento sea el igual a la sumatoria de los detalles en la transferencia.


Validaciones Las validaciones del formulario de transferencias recibidas se enumeran a continuación:

Igualdad entre las transferencias comprometidas y valor de los compromisos en la ejecución presupuestal. Es la misma restricción que aplica para el formulario de reporte de los gastos de funcionamiento, es posible iniciar el registro de la información

directamente sobre el formulario de transferencias comprometidas, pero en el momento en que la información de la sumatoria de transferencias por concepto no sea igual a la del formulario de reporte se ejecuta la

validación. (Ver Ilustración 48). Sobre la columna de compromisos se deja disponible un vínculo que envía el control al formulario de reporte para corregir las cifras.

Ilustración 48 Validación de las transferencias comprometidas

Validaciones Chip formulario transferencias comprometidas

Ilustración 49 Validaciones Chip formulario transferencias comprometidas

NOMBRE EXPRESION DE


CONTROLA LLENAR SOLO

CONCEPTOS TRANSFERENCIAS

SOLO PERMITE LLENAR LOS CONCEPTOS DE

TRANSFERENCIAS NO PERMISIBLE

CONTROLA TRANSFERENCIAS VS

GASTOS FUNCIONAMIENTO


GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEAN IGUALES A LAS

TRANSFERENCIAS COMPROMETIDAS

NO PERMISIBLE


6.7.3 Categoría de Información de Gastos de Inversión

Ilustración 50 Formulario de Gastos de Inversión

Categoría que permite el registro de los gastos de inversión que fueron ejecutados por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia.

La categoría de gastos de Inversión cuenta con un formulario denominado GASTOS_DE_INVERSION. El formulario debe detallarse de acuerdo a las fuentes

de financiación.

El formulario permite adicionar hasta 10 fuentes de financiación diferentes en cada uno de los conceptos. No es posible tener fuentes repetidas, el reporte debe ser agregado por fuente y concepto.


Si desea agregar nuevos detalles a una fuente por concepto:

Ilustración 51 Registro de los detalles para las fuentes de inversión

Clic sobre registrar detalle:


Ilustración 52 Registro de la fuente de financiación en los gastos de inversión

Se le habilitan 10 líneas de detalle, en la siguiente columna le aparecerán las

fuentes permitidas para ese concepto, debe seleccionar la que se ajusta al detalle que está creando, los demás columnas las debe llenar, tomando en cuenta las definiciones de cada una de las variables, que se definen a continuación:


Ilustración 53 Actualización de la lista de fuentes en los gastos de inversión

El programa automáticamente le totaliza las fuentes por concepto.

Presupuesto Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar en inversión

durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo de la asamblea o concejo.

Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto.

Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de ejecutar los

proyectos de inversión.


Obligaciones: De los compromisos anteriores se deben registrar las obligaciones causadas derivadas de anticipos pactados en los contratos o bienes y servicios que ya se recibieron a satisfacción o por una relación laboral adquirida dentro de los

gastos de inversión.

Pagos: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos realizados de anticipos pactados y de bienes y servicios recibidos a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de inversión.

Validaciones Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las

etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la del formato de gastos de funcionamiento

Nota: Las alertas que se enumeraron en el formato de gastos de funcionamiento, aplican de la misma forma para las categorías de inversión y servicio de la deuda.

Validaciones Chip - formulario gastos de inversión

Ilustración 54 Validaciones Chip - formulario gastos de inversión

NOMBRE EXPRESION DE


VALOR DIFERENTE A LA CIFRA DE

CONTROL

VERIFIQUE QUE EL TOTAL DE LA INVERSION PARA EL

MOMENTO PRESUPUESTAL CORRESPONDA A LA CIFRA DE

CONTROL

NO PERMISIBLE

FORMULARIO VACIO VERIQUE QUE EL FORMULARIO CONTENGA DATOS NO PERMISIBLE

INCONSISTENCIA FUENTE DE

FINANCIAMIENTO EN EL SECTOR

EDUCACIÓN

VERIFIQUE QUE PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS

EN EL SECTOR EDUCACIÓN NO SE HAYA SELECCIONADO

LA FUENTE DE FINANCIACIÓN SGP-SALUD

NO PERMISIBLE

INCONSISTENCIA FUENTE DE

FINANCIAMIENTO EN EL SECTOR

SALUD

VERIFIQUE QUE PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS

EN EL SECTOR SALUD NO SE HAYA SELECCIONADO LA

FUENTE DE FINANCIACIÓN SGP-EDUCACIÓN

NO PERMISIBLE

OTRAS FUENTES DE

FINANCIAMIENTO

PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS CON LA FUENTE

OTRAS FUENTES DFERENTES A LAS ANTERIORES INDIQUE

CUAL ES LA FUENTE ORIGEN DE LOS RECURSOS

PERMISIBLE

PAGOS + CUENTAS POR PAGAR >

COMPROMISOS

EL VALOR DE LOS PAGOS Y LAS CUENTAS POR PAGAR

SUPERA EL VALOR DE LOS COMPROMISOS. PERMISIBLE

PRESUPUESTO DEFINITIVO VS

COMPROMISOS EL VALOR COMPROMETIDO SUPERA EL PRESUPUESTADO. PERMISIBLE

TOTALES EN CEROVERIQUE QUE EL TOTAL DE LA INVERSIÓN SEA DIFERENTE

A CERONO PERMISIBLE


6.7.4 Categoría de Información de Servicio de la Deuda

Categoría que permite el registro de la deuda de las entidades territoriales entre el

1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia. La categoría de servicio de la deuda cuenta con un formulario denominado

SERVICIO_DEUDA.

Al igual que los Gastos de Inversión, cada concepto de deuda permite registrar hasta 10 fuentes de financiación por concepto las cuales no se pueden repetir.

Si su entidad no tiene Deuda, antes de mostrarle el formato respectivo se le habilita la siguiente pantalla:

Ilustración 55 Ventana principal de la categoría de deuda en la herramienta

Eso le permite a la herramienta crear una estructura con totales de control en cero

y el chip entenderá que la entidad NO POSEE saldos de deuda pública. En caso de presentar Deuda, a continuación se definen las variables que hacen

parte del formulario:

Registro: Utilice el Botón de Registrar Detalle para incluir nuevas registros de tipo

de deuda, operación y/o fuente Tipo de Deuda: Corresponde al Origen de los recursos del crédito. Deuda Interna

o Deuda Externa

Tipo de Operación: Determina el componente del pago a ejecutar (Intereses,

Amortización, Comisiones y Otros). Fuente: Permite establecer el origen de la fuente de los recursos para el servicio

de la deuda.


Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar en el pago de la deuda durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del concejo o de la asamblea

Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las

modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto Compromiso: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros

presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto cubrir el servicio de la deuda

Obligaciones: Registre de las obligaciones causadas derivadas de un compromiso de pago de las operaciones financieras o que tengan relación con el servicio de la deuda.

Pagos: Registre de los pagos relacionados con obligaciones de deuda

Ilustración 56 Formulario de registro para el servicio de la deuda


Validaciones

Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la del formato de gastos de inversión.

Las alertas que se enumeraron en el formato de gastos de funcionamiento, aplican de la misma forma para las categorías de inversión y servicio de la deuda.

Validaciones Chip - formulario servicio de la deuda

Ilustración 57 Validaciones Chip - formulario servicio de la deuda

6.7.6 Categoría de Información de Reservas

El formato de reservas a partir del primer trimestre del año 2011, cambia con el

objeto de ofrecerle a las entidades territoriales mayor claridad sobre el reporte y ajustarla a las condiciones de una ejecución presupuestal. Cabe mencionar que a través de la Circular Externa 43 de diciembre 22 de 2008 del Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, se dieron las orientaciones respecto a la existencia de las reservas presupuestales de forma excepcional, así como los mecanismos de control de su ejecución.

A partir del primer trimestre de 2012, la entidad territorial que constituya reservas, debe registrar en el formulario de reservas los ingresos que amparan

reservas presupuestales. Dichos conceptos ya no se encuentran disponibles en el formato de ingresos.

NOMBRE EXPRESION DE


FORMULARIO VACIOEL FORMULARIO NO PUEDE ESTAR VACIO, POR FAVOR,

DILIGENCIE EL CONCEPTO FVAC.NO PERMISIBLE

CIFRAS DE CONTROLCOMPARATIVO ENTRE LA CIFRA DE CONTROL Y EL TOTAL

DE CADA UNA DE LAS ETAPAS DEL PRESUPUESTONO PERMISIBLE

OBLIGACIONES - COMPROMISOS

EL VALOR DE LA OBLIGACIÓN NO DEBE EXCEDER EL

VALOR DEL COMPROMISO PARA CADA CONCEPTO Y

FUENTE

NO PERMISIBLE

OBLIGACIONES - PAGOS

EL VALOR DE LOS PAGOS NO DEBE EXCEDER EL VALOR

DE LAS OBLIGACIONES PARA CADA CONCEPTO Y CADA

FUENTE

NO PERMISIBLE

PRESUPUESTO DEFINITIVO -

COMPROMISOS

EL VALOR DEL COMPROMISO NO DEBE EXCEDER EL

VALOR DEL PRESUPUESTO DEFINITIVO PARA CADA

CONCEPTO Y CADA FUENTE

NO PERMISIBLE


El formato de reservas es obligatorio para todas las entidades territoriales, dado que es necesario informar que la entidad constituyó o no reservas y además en el

evento que la entidad haya constituido reservas definir de que manera lo hizo.

Para la primera hoja de formato de reservas se le solicita a la entidad territorial la siguiente información (Ver Ilustración 58):

Ilustración 58 Informe sobre la constitución de reservas presupuestales

1. Si la entidad No constituyó reservas presupuestales durante la vigencia, debe

informarlo con la selección de la casilla de verificación que encuentra al lado de dicha pregunta. En dicho caso la entidad no debe registrar información adicional, simplemente guarda el formulario y genera el archivo de no reporte

con el cual se certifica la información de reservas en la hoja principal de la herramienta de Excel.

2. Si la entidad constituyó reservas presupuestales, debe informar la forma como fueron constituidas:

a. A través de una ejecución separada. Es decir que las reservas no fueron

incorporadas al presupuesto de la siguiente vigencia y se lleva el control de la reservas por medio de una ejecución separada.

b. Se incorporaron las reservas presupuestales en el presupuesto de la

siguiente vigencia, con lo cual se informan las cuentas afectadas. Es


necesario aclarar que el formato de reservas es un informe de reporte de información y no exige una separación de la ejecución de reservas presupuestales.

Para el registro de los gastos de reservas se debe diligenciar el formulario de

Reservas Presupuestales con las siguientes variables. (Ver Ilustración 59). Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10

fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.

Tipo de acto administrativo de constitución de las reservas presupuestales: Elija el tipo de acto administrativo promulgado por la Asamblea Departamental, el Concejo Municipal, el Gobernador, el Alcalde, o cualquier otra

autoridad administrativa con la competencia pertinente. Pueden ser: Ordenanza, acuerdo, Decreto, Resolución, Otro.

Número del acto administrativo de constitución de las reservas presupuestales: Escriba el número de acto administrativo.

Fecha del acto administrativo de constitución de las reservas presupuestales: Escriba la fecha del acto administrativo.

Valor de reservas constituidas: Corresponde a los valores determinados al cierre de la vigencia fiscal anterior como reservas presupuestales (compromisos adquiridos que al 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior no se cumplieron),

sin tener en cuenta si fueron incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de una ejecución separada.

Obligaciones por reservas presupuestales: De las reservas presupuestales constituidas se deben registrar las obligaciones acumuladas derivadas de bienes y servicios que ya se recibieron a satisfacción, sin tener en cuenta si fueron

incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de una ejecución separada.

Pagos por reservas presupuestales: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos acumulados de reservas presupuestales constituidas, sin tener en cuenta si fueron incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de

una ejecución separada.


Ilustración 59 Formulario de registro para los gastos de reservas presupuestales

Para el registro de los ingresos que amparan reservas, se deben diligenciar la siguiente variable:

Ingresos que amparan reservas: Registro de los conceptos de ingresos que amparan reservas de acuerdo a lo dispuesto en la ley 819 de 2009.

Ilustración 59a Formulario de registro para los ingresos de reservas


Validaciones

Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos

anteriores.

Validaciones Chip - formulario de reservas

Ilustración 60 Validaciones Chip - formulario de reservas

6.7.6 Categoría de Información para las Cuentas Por Pagar

A partir del primer trimestre de 2011 se incluye el reporte de la ejecución presupuestal de la cuentas por pagar. Los conceptos corresponden al segundo

nivel de agregación en los gastos de funcionamiento y al tercer nivel de agregación de los gastos de inversión.

El formato de cuentas por pagar, es un reporte obligatorio y en su primera hoja se especifica el cómo se debe hacer el reporte (Ver Ilustración 61).

NOMBRE EXPRESION DE


VALIDA FVAC- FRSEP - FRINC NO

ESTEN VACIOS

SIMULTANEAMENTE

CONTROLA QUE LOS CONCEPTOS FVAC Y FRSEP Y FRINC

NO ESTEN VACIOS SIMULTANEAMENTE NO PERMISIBLE

VALIDA DILIGENCIAMIENTO FVAC

NO SIMULTANEO FRSEP-FRINC

IMPIDE QUE, SI SE DILIGENCIA EL CONCEPTO FVAC, SE

ASIGNEN VALORES TAMBIÉN A FRSEP Y FRINC.NO PERMISIBLE

VALIDA DILIGENCIAMIENTO FRSEP

NO SIMULTANEO FRINC

IMPIDE QUE SI, SE DILIGENCIA EL CONCEPTO FRSEP, SE

ASIGNEN VALORES TAMBIEN FRINC.NO PERMISIBLE

VALIDA NO APLICA TIPO ACTO O

FUENTE

EVITA ASIGNAR NO APLICA AL TIPO DE ACTO

ADMINISTRATIVO O A LA FUENTE DE FINANCIACIÓN.NO PERMISIBLE

VALIDA CIFRAS DE CONTROLVALIDA QUE LOS TOTALES COINCIDAN CON LAS CIFRAS

DE CONTROLNO PERMISIBLE

SOLICITA OTRO ACTO

ADMINISTRATIVO Y MOMENTOS

PRESUPUESTALES

OTRO ACTO ADMINISTARTIVO PERMISIBLE

OBLIGA DILIGENCIAR CONCEPTOS

RESERVAS

OBLIGA QUE SE DILIGENCIE UNO DE LOS CONCEPTOS

FRSEP o FRINC, SE ASIGNEN VALORES A LOS CONCEPTOS

DE RESERVAS

NO PERMISIBLE


Ilustración 61 Registro de las Cuentas por Pagar

En el evento que la entidad territorial no constituya las cuentas por pagar, debe

seleccionar la casilla de verificación correspondiente y posteriormente en la hoja principal de la herramienta de Excel generar el archivo plano de no constitución de las cuentas por pagar.

Si la entidad territorial tiene cuentas por pagar, debe proceder a diligenciar el

formualrio, la cual le solicita información para los conceptos en las siguientes variables (Ver Ilustración 62).

Tipo de acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar: Elija el tipo de acto administrativo promulgado la autoridad administrativa con la competencia pertinente. Pueden ser: Decreto, Resolución, Otro.

Número del acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar: Escriba el número de acto administrativo

Fecha del acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar: Escriba la fecha del acto administrativo

Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10 fuentes de financiación a las cuentas por pagar constituidas. El funcionamiento del


detalle de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.

Valor Constituido: Corresponde al monto constituido de las cuentas por pagar por cada concepto y fuente de financiación.

Valor Pagado: Corresponde al valor acumulado de los pagos a la fecha de corte de la cuenta por pagar constituida.

Ilustración 62 Formulario de Registro para las cuentas por pagar constituidas

Validaciones


anteriores.


Validaciones Chip - formulario de cuentas por pagar

Ilustración 63 Validaciones Chip - formulario cuentas por pagar

6.7.8 Categoría de Vigencias Futuras

Al igual que la categoría de cuentas por pagar, se incluye para el primer trimestre de 2011 la categoría de vigencias futuras. La categoría de vigencias futuras se

estructuró con dos formatos: (1) Autorizaciones y (2) Ejecución. Al ingresar a los formularios reporte, el usuario encontrará una hoja inicial con el

menú de opciones de reporte el cual le solicita si existen autorizaciones de vigencias futuras o por el contrario no se establecieron dichas autorizaciones (Ver Ilustración 64).

NOMBRE EXPRESION DE


CIFRA DE CONTROL LA CIFRA DE CONTROL NO CORRESPONDE A LOS

TOTALES NO PERMISIBLE

FUENTE INVALIDA

LA FUENTE "NO APLICA" O EL TIPO DE ACTO

ADMINISTRATIVO "NO APLICA" SOLAMENTE SE PUEDEN

USAR PARA LOS CONCEPTOS FVAC Y VAL

NO PERMISIBLE

CONTROLA PAGOS MAYORES QUE

CXP

PIDE JUSTIFICACIÓN SI SE REPORTAN PAGOS MAYORES

QUE LAS OBLIGACIONES CONSTITUIDASPERMISIBLE


Ilustración 64. Opciones de reporte de los formularios de vigencias futuras.

Para el caso de no autorizaciones para vigencias futuras, registre el hecho en la casilla de verificación correspondiente. Para el caso en el que la entidad presenta

autorizaciones de vigencias futuras pero no tiene ejecución para el trimestre de reporte solamente debe diligenciar el formulario de autorizaciones.

A continuación se describen los formularios de reporte para las vigencias futuras.

6.7.8.1. Autorizaciones de Vigencias Futuras

El formulario se autorizaciones de vigencias solicita el reporte de las siguientes

variables (Ver Ilustración 65):


Ilustración 65 Formulario registro de autorizaciones de vigencias futuras

Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10 fuentes de financiación. El funcionamiento del detalle de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.

Número del Acto Administrativo de Autorización de Vigencias Futuras: Escriba el número de acto administrativo

Fecha del Acto Administrativo de Autorización de Vigencias Futuras: Escriba la fecha del acto administrativo.

Concepto del Gasto: Registre el concepto del gasto autorizado establecido en el acto administrativo.

Monto Autorizado: Corresponde al monto del gasto autorizado con vigencias futuras.


Montos Aprobados (2012 – 2031). Para cada año, debe registrar el monto aprobado por vigencia

Validaciones


anteriores.

Validaciones Chip - formulario autorizaciones vigencias futuras

Ilustración 66 Validaciones Chip - formulario autorizaciones vigencias futuras

6.7.8.2. Ejecución de las vigencias Futuras

Para cada periodo de corte, se debe registrar la ejecución acumulada de las

vigencias futuras. Las variables solicitadas son (ver Ilustración 67):

NOMBRE EXPRESION DE


CIFRA DE CONTROL VALIDACIÓN DE LA CIFRA DE CONTROL FRENTE A LA

SUMATORIA DE LOS TOTALES NO PERMISIBLE

VERIFICAR EL MONTO AUTORIZADO

VERIFICA QUE EL MONTO AUTORIOZADO SEA IGUAL A LA

SUMA DE LAS AUTORIZACIONES DE LOS AÑOS

PROYECTADOS

PERMISIBLE

FORMULARIO VACIO

AUTORIZACIONES

VALIDA QUE EL FORMULARIO DE AUTORIZACIONES NO

VENGA VACIONO PERMISIBLE

USO DE NO APLICA

AUTORIZACIONES

VERIFICA EL CORRECTO LLENADO DE LA FUENTE NO

APLICA EN EL REGISTRO DE CONCEPTOS ESPECIALESNO PERMISIBLE


Ilustración 67 Formulario registro de ejecución de las vigencias futuras

Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10

fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.

Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos que la entidad territorial adquirió con autorizaciones de vigencias futuras

Obligaciones: De los compromisos asumidos con autorización de vigencias futuras se deben registrar las obligaciones acumuladas derivadas de bienes y servicios que ya se recibieron a satisfacción

Pagos: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos acumulados con autorizaciones de vigencias futuras

Validaciones


anteriores.


Validaciones Chip - formulario ejecución vigencias futuras

Ilustración 68 Validaciones Chip - formulario ejecución vigencias futuras

6.7.9 Categoría de Excedentes de Liquidez

A partir del reporte del tercer trimestre de 2009 se incorpora al FUT la categoría de

excedentes de Liquidez que tiene como objetivo la recolección de los datos correspondientes a los portafolios de inversión por fuente de recursos, tipos y plazos de la inversión, entidades financieras empleadas como contraparte, valores

tanto nominales como de mercado, y rendimientos financieros. El reporte al igual que la demás categorías del FUT es de carácter trimestral y

consta de dos hojas; la primera es de Saldos_Disponibles, que pretende recoger la información de los saldos de las operaciones financieras que involucran excedentes de liquidez y la segunda es de Inversiones_Temporales, que tiene

como objeto recolectar cada una de las operaciones asociadas a las inversiones temporales.

6.7.9.1. Saldos Disponibles

La hoja esta divida en 2 partes: Depósitos a la vista, que incluye los siguientes campos:

En cuentas corrientes: Registre el saldo de cuentas corrientes disponible en entidades bancarias.

NOMBRE EXPRESION DE


USO DEL CONCEPTO DE CIFRA DE

CONTRO EJECUCIÓN

VALIDACIÓN DE LA CIFRA DE CONTROL FRENTE A LA

SUMATORIA DE LOS TOTALESNO PERMISIBLE

VERIFICAR MOMENTOS

PRESUPUESTALES

VALIDACIÓN QUE VERIFICA LOS MOMENTOS

PRESUPUESTALES EN EL FORMULARIO DE EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL

NO PERMISIBLE

FORMULARIO VACIO EJECUCIÓNVALIDA QUE EL FORMULARIO DE EJECUCIONES NO VENGA

VACIONO PERMISIBLE

USO DE NO APLICA EJECUCIÓNVERIFICA EL CORRECTO LLENADO DE LA FUENTE NO

APLICA EN EL REGISTRO DE CONCEPTOS ESPECIALESNO PERMISIBLE


En cuentas de ahorros: Registre el saldo de cuentas de ahorro disponible en entidades bancarias.

En encargos fiduciarios: Registre los saldos disponibles en fondos a la vista

(Cuentas corrientes o de ahorro) en encargos fiduciarios. El portafolio de

inversiones de dichos encargos debe registrarse en el formulario de inversiones

temporales.

Depósitos INFIS: Registre el saldo de los depósitos a la vista (Cuentas corrientes

o de ahorro) en Institutos de Fomento y Desarrollo. Las inversiones en otros

instrumentos como CDT deben registrarse en “otras inversiones” del formato de

inversiones temporales.

Otros: Si la entidad territorial cuenta con depósitos en entidades que tengan una clasificación diferente a los anteriores registre el saldo en esta columna, si no,

registre cero. (ej: entidades con regímenes especiales contempladas en la parte X del Est. Orgánico del Sistema Financiero). En que Entidades?: Si registró saldo disponible en otros, indique entidad y saldo.

Si existe más de una entidad, para cada una registre el nombre y el saldo del

depósito correspondiente separado por comas. Pe. (Entidad_1 saldo 3000,

Entidad_2 8000).

Rendimientos Financieros Efectivos al corte: Indique el valor de los

rendimientos financieros efectivos recibidos por la entidad a la Fecha de corte.


Ilustración 69 Formulario – Excedentes de Liquidez – Saldos Disponibles

Las demás variables del formato se explican a continuación:

CDT´s: Registre el saldo de las inversiones en CDT con entidades bancarias a la fecha de corte.

TES: Registre el saldo de las inversiones en TES en poder de la entidad valoradas a la fecha de corte.

Carteras Colectivas del mercado monetario sin pacto de permanencia: Registre el saldo de las participaciones en carteras colectivas de sociedades

Fiduciarias. Otras Inversiones: En el caso que existan inversiones temporales diferentes a

las anteriores registre el saldo de la inversión


Ilustración 70 Continuación Formulario – Excedentes de Liquidez – Inversiones Temporales

6.7.9.2. Inversiones Temporales

En el formulario de inversiones temporales se debe detallar cada una de las operaciones con las que cuente la entidad territorial y deben ser consistentes con el reporte de los saldos. Las variables del formulario se relacionan a continuación:

1. Tipo de Inversión: Corresponde al tipo de inversión efectuada. Registre el

portafolio de inversiones a nombre de la entidad independientemente de quién

lo administre


a. Otras Inversiones (CDT´s entidades con regímenes especiales parte X

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, CDT´s INFIS, inversiones de

excedentes en moneda extranjera p.e. Bonos Globales).

Moneda: Identifique la moneda o unidad de valor de la inversión.

Entidad Emisora: Nombre exacto del emisor del instrumento de Inversión, sea el

Gobierno Nacional (para el caso de TES) o la entidad registrada en el RNVE.

Entidad Intermediaria: Relacione el banco o entidad financiera intermediaria con

la que se realizó la compra del instrumento.

Plazo: Plazo original del instrumento o plazo pactado para la inversión en meses.

Tasa Cupón: Tasas de interés periódica que el emisor de un título promete pagar

al tenedor hasta el vencimiento del título. Se expresa como un porcentaje anual

sobre el valor nominal del título. La periodicidad de pago del cupón puede variar

según el tipo de bono. No aplica para el caso de CDT o carteras colectivas.

Fecha de Emisión: Fecha de emisión original del título valor. Este valor no aplica para las carteras colectivas del mercado sin pacto de permanencia, en cuyo caso dicha fecha no se debe registrar.

Fecha de Compra: Escriba la fecha efectiva de la Inversión (DD-MM-AA).

Valor Nominal: Es el monto indicado en el título valor que se toma como base

para el cálculo de los intereses o cupones de intereses.

Tasa de Compra: Tasa de rentabilidad con la cual se adquiere el titulo de acuerdo con las condiciones de mercado. Este campo no aplica para las carteras colectivas del mercado sin pacto de permanencia, en cuyo caso la fecha no debe ser

registrada. Valor Giro: Es el valor de giro pagado al precio negociado

Fecha de Vencimiento o redención: Es la fecha (DD-MM-AA) en que termina la vigencia del título valor.

Inversión Vendida: Indica si la inversión ha sido vendida durante el año de

reporte. Si el título no ha sido vendido no diligencie las columnas de valor de

venta, fecha de venta y tasa de venta. Si se diligencia no se inhabilitan los tres

campos siguientes.


Valor de la Venta: Valor de giro efectivamente recibido por el título valor. Si la inversión no ha sido vendida registre el valor como CERO (0).

Fecha de Venta: Fecha (DD-MM-AA) en la cual se negoció y vendió el título valor.

Tasa de Venta: Tasa de rentabilidad con la cual se efectuó la venta del título. Solo se debe diligenciar cuando se venda el título. Si la inversión no ha sido

vendida, registre como valor CERO (0). Tasa de Valoración: Registre la tasa actualizada de mercado del título a la fecha

de corte. Aplica sólo para títulos de renta fija.

Rendimientos financieros efectivos recibidos al corte: Son los rendimientos

efectivamente recibidos (pagados por el emisor del título) por la entidad territorial

expresada en miles de pesos.

Ilustración 71 Formulario – Excedentes de Liquidez – Inversiones Temporales


Validaciones


control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos

anteriores.

Validaciones Chip – excedentes de liquidez

Ilustración 72 validaciones Chip - formulario – Excedentes de Liquidez

6.7.10 Fondos de Salud

El reporte de información de los fondos de salud está definido en dos categorías de información: (1) Ejecución presupuestal del Fondo de Salud y (2) Tesorería del

Fondo de salud.

6.7.10.1. Ejecución presupuestal del Fondo de Salud

La ejecución presupuestal del fondo en su gran mayoría de conceptos es calculada a partir del reporte de información de las siguientes categorías presupuestales: (1)

Ingresos, (2) Gastos de Funcionamiento y (3) Gastos de Inversión. Para facilitar el reporte de información del Fondo de salud, es necesario que la

entidad territorial diligencie los formatos que ejecutan el cálculo de los conceptos y solamente debe registrar los conceptos que se encuentran en color amarillo, los cuales no se encuentran formulados y corresponden al esfuerzo propio de la

entidad. La configuración de las variables es similar a una ejecución presupuestal y su

estructura es la siguiente:

NOMBRE EXPRESION DE


FORMULARIO VACIOEL FORMULARIO NO PUEDE ESTAR VACIO, POR FAVOR,

DILIGENCIE EL CONCEPTO FVAC.NO PERMISIBLE

CIFRA DE CONTROL VERIFICA EL ESTADO DE LA CIFRAS DE CONTROL NO PERMISIBLE


Ilustración 73 Categoría de ejecución presupuestal del Fondo de Salud

Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar durante la vigencia fiscal con cargo al fondo de salud

Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto

del fondo de salud. Ejecutado: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros

presupuestales) que la entidad territorial adquirió con cargo al fondo de salud

Validaciones Chip – ejecución fondo de salud

Ilustración 74 validaciones Chip formulario – ejecución fondo de salud

NOMBRE EXPRESION DE


CONTROLA EJECUTADO VS

PRESUPUESTO DEFINITIVO

EXPLIQUE PORQUE EL VALOR EJECUTADO ES MAYOR QUE

EL PRESUPUESTO DEFINITIVOPERMISIBLE

VALIDACION DE FORMULARIO

VACIO

EL FORMULARIO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LOS

FONDOS DE SALUD NO PUEDE VENIR VACIO.NO PERMISIBLE

BALANCE DE EJECUCIÓN

EN EL PRESUPUESTO INICIAL, JUSTIFIQUE PORQUE EL

TOTAL DE LOS INGRESOS ES INFERIOR QUE EL TOTAL DE

LOS GASTOS.

PERMISIBLE


6.7.10.2. Tesorería del Fondo de Salud

El reporte de la tesorería del fondo es el registro del saldo de los fondo

cuenta asociados a Salud, el formulario parte de un saldo inicial e incluye los conceptos detallados de los ingresos y de pagos agregados para

inversión y funcionamiento para lograr finalmente el cálculo del saldo final de la vigencia.

Las variables corresponden a las cuentas autorizadas por ley para el sector

salud (Ver Ilustración 75):

Ilustración 75 Reporte de la tesorería del Fondo de Salud

Régimen Subsidiado: Registre el saldo para cada concepto asociado a la

cuenta de régimen subsidiado.

Salud Pública Colectiva: Registre el saldo para cada concepto asociado a la cuenta de salud pública colectiva.

Prestación del Servicio - Oferta: Registre el saldo para cada concepto

asociado a la cuenta del prestación del servicio.

Otros Gastos en Salud - Inversión: Registre el saldo para cada concepto asociado para los demás gastos de salud de inversión.


Otros Gastos en Salud - Funcionamiento: Registre el saldo para cada

concepto asociado para los demás gastos de salud para el funcionamiento.

Saldo Pendiente para transferir: Saldo de cuentas recaudadoras pendientes de transferir a cuentas maestras.

Validaciones Chip – tesorería fondo de salud

Ilustración 76 validaciones Chip formulario – tesorería fondo de salud

Una vez haya ingresado los datos en cada uno de los formatos, puede

proceder a generar los archivos planos para la validación del CHIP local y para el posterior envío a la Contaduría y validación.

NOMBRE EXPRESION DE


CONTROLA SALDO FINAL

PARA TODAS LAS VARIABLES, VERIFICA QUE EL SALDO

FINAL SEA IGUAL AL SALDO INICIAL MAS EL TOTAL DE

INGRESOS MENOS LOS PAGOS TOTALES.

NO PERMISIBLE

VALIDACIÓN FORMULARIO VACIOVERIFIQUE QUE EL FORMUALRIO DE TESORERIA DEL

FONDO DE SALUD NO VENGA VACIO.NO PERMSIISBLE

VALIDACIÓN TOTAL POR FILA VERIFIQUE LAS SUMAS DE LAS CUENTAS ASOCIADAS A

LOS COMPONENTES EN EL CONCEPTO.NO PERMISIBLE


Ilustración 77 Generación de los planos para el CHIP

6.7.11 Cierre Fiscal

El cierre fiscal solo se solicita para la última vigencia de reporte, es decir el periodo de corte de Septiembre a Noviembre.

Las variables que se solicitan para el cierre fiscal son (Ver Ilustración 78):


Ilustración 78 Formato de reporte para el cierre Fiscal

Saldo de Caja y Bancos. Saldo a 31 de diciembre en caja y bancos Saldo en encargos fiduciarios. Saldo a 31 de diciembre en recursos

administrados a través de encargos fiduciarios. Inversiones Temporales. Saldo a 31 de diciembre de los recursos colocados en

títulos valores constituidos y exigibles en el corto plazo. Total de Disponibilidades. Corresponde a la suma de saldo en caja y bancos,

saldo en encargos fiduciarios e inversiones temporales. Recursos de Terceros. Saldo a 31 de diciembre de los recaudos disponibles que

la entidad territorial ha efectuado y que pertenecen a terceros o a otras entidades públicas por autorización legal, convenios o contratos.

Cheques Cobrados. Saldo a 31 de diciembre de los cheques girados por la entidad territorial y no cobrados por su beneficiario.

Cuentas por pagar vigencia. Saldo a 31 de diciembre de las obligaciones causadas durante la vigencia que se cierra y derivadas de la entrega, a la entidad


territorial, de bienes y servicios a satisfacción, o de anticipos pactados en contratos.

Cuentas por Pagar de vigencias anteriores. Saldo a 31 de diciembre de las cuentas por pagar acumuladas y causadas en vigencias anteriores a la que se está

cerrando. Otras Exigibilidades. Saldo a 31 de diciembre de cualquier exigibilidad diferente

a las definidas en las columnas anteriores. Reservas Presupuestales. Son los compromisos adquiridos que al 31 de

diciembre de cada vigencia fiscal no se han cumplido pero que están legalmente constituidos, se han registrado presupuestalmente y desarrollan el objeto de la apropiación.

Total Exigibilidades Reservas. Corresponde a la suma de las exigibilidades y las reservas presupuestales.

Superávit o déficit. Resultado del total de las disponibilidades menos el total de las exigibilidades, que determina el superávit o déficit fiscal del periodo y

acumulado. Validaciones


control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El

funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos anteriores.

Validaciones Chip – Cierre Fiscal

Ilustración 79 validaciones Chip formulario – cierre fiscal

NOMBRE EXPRESION DE


VALIDACION CIFRA DE CONTROL VERIFICA SI LAS CIFRAS DE CONTROL COINCIDE CON LOS

TOTALES NO PERMISIBLE

FORMULARIO VACIO VERIFICA QUE EL FORMULARIO TENGA DATOS NO PERMISIBLE

ERROR SUBTOTALES

IDENTIFICA INCONSISTENCIAS EN LOS SUBTOTALES DE

DISPONIBILIDADES, EXIGIBILIDADES Y RESERVAS Y

SUPERAVIT O DEFICIT.

NO PERMISIBLE


6.7.12 Categoría de Información de Deuda Pública

A partir del cuarto trimestre de 2011, se incluyen los formularios de: Créditos, en el cual se deben detallar los créditos que ha adquirido la entidad territorial; en el

formulario de créditos por sector se detallan los créditos por los diferentes sectores y en el formulario de Renta Pignorada se detallan los créditos por

fuente. En caso de presentar Deuda Pública, a continuación se definen las variables que

hacen parte del formulario de créditos:

Número de crédito en el registro de deuda pública-Minhacienda: Numero asignado al crédito en el registro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-Dirección General de Crédito Público, en virtud de lo establecido en el artículo 13

de la Ley 533 de 1999. Sector: Sector al que corresponde el proyecto de inversión a financiar con los

recursos del crédito según las competencias legales y constitucionales de la entidad territorial. Si son varios sectores detallarlos en el formulario Créditos por sector.

Renta en garantía: Seleccione la renta dada en garantía para la financiación del servicio de la deuda según lo estipulado en el contrato. Si son varias rentas

detallarlas en el formulario Renta Pignorada. Tipo de Deuda: corresponde a las obligaciones originadas en la contratación de

empréstitos con plazo para su pago superior a un año. Deuda INTERNA si se celebran con residentes del territorio colombiano o EXTERNA si es con no

residentes. Descripción, Objeto, Proyectos Financiados: Corresponde a la descripción del

proyecto de inversión a financiar con los recursos del crédito según las competencias legales y constitucionales de la entidad territorial.

Entidad Financiera, Nación o INFIS: Entidad prestamista con la cual se celebró el contrato de empréstito.

Fecha de Firma del Contrato: Fecha en la cual se firmó el contrato de empréstito.

Reestructurada: Si se han realizado operaciones de manejo de deuda pública establecidas en el artículo 5 del Decreto 2681 de 1993.


Fecha de Reestructuración: Fecha en la cual se celebró la última operación de manejo de deuda.

Moneda: Nacional o extranjera estipulada en el contrato de empréstito. Monto Aprobado (en la moneda del crédito): Monto del crédito otorgado en la

moneda nacional o extranjera estipulada en el contrato de empréstito. Monto Aprobado: Monto del crédito otorgado en moneda nacional (en miles de

pesos colombianos de la fecha del contrato). Valor Desembolsado al Cierre de la Vigencia: Monto de los desembolsos

efectuados, provenientes del contrato de empréstito, en miles de pesos colombianos.

Plazo: En meses para el pago del crédito según lo estipulado en el contrato. Periodo de Gracia: En meses según lo estipulado en el contrato

Periodo de Vencimiento: Período pactado para el pago del servicio de la deuda (mensual, bimestral, trimestral, semestral, Anual) según lo estipulado en el

contrato. Tipo Tasa Interés: Tasa referencia pactada para la liquidación y pago de los

intereses según lo estipulado en el contrato. Tasa Interés Porcentaje Adicional: Los puntos adicionales a la tasa de

referencia pactados para la liquidación y pago de los intereses según lo estipulado en el contrato.

Renta en Garantía: Renta dada en garantía para la financiación del servicio de la deuda según lo estipulado en el contrato. Si son varias rentas detallarlas en el formulario Renta Pignorada.

Valor Pignorado: Use esta variable cuando la pignoración se haya pactado por un valor anual específico. Reporte este valor calculado para la vigencia actual.

Porcentaje de Pignoración: Use esta variable cuando la pignoración se haya pactado por un porcentaje del recaudo anual esperado de la(s) renta(s) en

garantía. Reporte este porcentaje calculado para la vigencia actual. Porcentaje Garantizado por la Nación: Porcentaje del crédito que está

garantizado por la Nación.


Saldo al Cierre de la Vigencia Anterior: Saldo del crédito en miles de pesos colombianos al cierre de la vigencia anterior.

Desembolsos en la vigencia: Monto del crédito desembolsado en la vigencia en miles de pesos colombianos.

Intereses Pagados en la Vigencia: Monto de los intereses pagados en la vigencia en miles de pesos colombianos.

Comisiones pagadas en la Vigencia: Monto de las comisiones pagadas en la vigencia en miles de pesos colombianos.

Amortizaciones Pagadas en la Vigencia: Monto de las amortizaciones pagadas en la vigencia en miles de pesos colombianos.

Saldo de la Deuda al Cierre de la Vigencia Actual: Saldo del crédito en miles de pesos colombianos al cierre de la vigencia actual

Intereses Proyectados para la Siguiente Vigencia: Monto de los intereses proyectados para la siguiente vigencia en miles de pesos colombianos.

Proyección Servicio de la Deuda (Amortizaciones 2012 – 2036): Para cada año, debe registrar el monto aprobado por vigencia de las amortizaciones

proyectadas en miles de pesos colombianos.

En el formulario de créditos por sector se describen las siguientes variables:

Número de crédito en el registro de deuda pública-Minhacienda: Numero asignado al crédito en el registro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-Dirección General de Crédito Público, en virtud de lo establecido en el artículo 13

de la Ley 533 de 1999. Sector: Sector al que corresponde el proyecto de inversión a financiar con los

recursos del crédito según las competencias legales y constitucionales de la entidad territorial. Si son varios sectores detallarlos en el formulario Créditos por sector.

Descripción / Objeto / Proyectos Financiados: Registre el proyecto de inversión a financiar con los recursos del crédito según las competencias legales y

constitucionales de la entidad territorial.


Porcentaje de Participación: De los recursos destinados al sector respecto al total del crédito.

Variables del Formulario de Renta Pignorada

Número de crédito en el registro de deuda pública-Minhacienda: Numero asignado al crédito en el registro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-

Dirección General de Crédito Público, en virtud de lo establecido en el artículo 13 de la Ley 533 de 1999.

Renta Pignorada: Seleccione la renta dada en garantía para la financiación del servicio de la deuda según lo estipulado en el contrato.

Valor Pignorado: Use esta variable cuando la pignoración se haya pactado por un valor anual específico. Reporte este valor calculado para la vigencia actual.

Porcentaje de participación: De los recursos destinados al sector respecto al total del crédito.

Validaciones Chip - formulario de Deuda Pública

Ilustración 80 Validaciones Chip - formulario Deuda Pública

NOMBRE EXPRESION DE

VALIDACIÓNMENSAJE DE VALIDACION MENSAJE

FORMULARIO VACIOEL FORMUALIO NO PUEDE ESTAR VACION, POR FAVOR,

DILIGENCIA EL CONCEPO FVACNO PERMISIBLE

CIFRAS DE CONTROLCOMPARATIVO ENTRE LA CIFRA DE CONTROL Y EL TOTAL DE

CADA ETAPANO PERMISIBLE

OTRAS FUENTES

DEBE HACER UN COMENTARIO PARA DETALLAR LAS OTRAS

FUENTES UTILIZADAS.PERMISIBLE

VARIAS FUENTES

DEBE INGRESAR LAS FUENTES EN EL FORMULARIO RENTA

PIGNORADA.PERMISIBLE

OTRAS MONEDAS

DEBE HACER UN COMENTARIO PARA DETALLAR LAS OTRAS

MONEDAS UTILIZADAS.PERMISIBLE

TIPO TASA INTERES FIJA

EL VALOR EN LA VARIABLE TASA PORCENTAJE ADICIONAL O

PTOS DEBE SER MAYOR A 1.NO PERMISIBLE

VALIDACION SALDO DEUDA

EL SALDO CIERRE DEUDA VIGENCIA ACTUAL DEBE SER IGUAL

SALDO CIERRE VIGENCIA ANTERIOR + DESEMBOLSOS EN

LA_VIGENCIA - AMORTIZACIONES PAGADAS VIGENCIA.

NO PERMISIBLE

VARIOS SECTORES

DEBE INGRESAR LOS SECTORES EN EL FORMULARIO CREDITOS

POR SECTOR.PERMISIBLE


6.7.13 Categoría de regalías 1

Para el reporte de información de Diciembre de 2012 de la categoría de Regalìas-1 se eliminaron los formularios de RELACION _GIROS, REGALIAS_SANEAMIENTO_FISCAL y MATERIALES_DE CONSTRUCCION.

La categoría de regalías 1 parametrizada en el CHIP como REGALIAS-1, a partir

del reporte de información de diciembre 2012, cuenta con dos (2) formularios, en los cuales se recopila información general de las entidades territoriales que fueron beneficiarias de recursos de regalías y compensaciones causados a 31 de

diciembre de 2011, y que se encuentren ejecutando dichos recursos.

Para la primera hoja de la categoría se le solicita a la entidad territorial la siguiente información (Ver Ilustración 81):

Ilustración 81 Ventana principal de las categorías de Regalías 1 y 2 en la herramienta

Cada opción de verificación da la posibilidad a la entidad territorial de reportar la

información de acuerdo a las condiciones que las caracterizan por ejemplo, si durante el periodo la entidad no ha comprometido recursos de regalías y


compensaciones, selecciona la segunda celda de verificación para no remitir información en este formulario.

Es importante que la entidad verifique que la información reportada para las categorías de regalías sea consistente con el reporte que realizó a través de los

diferentes formularios del FUT, y aquella que se encuentre en sus archivos, dado que el reporte de información es objeto de monitoreo por parte del Sistema de Monitoreo, seguimiento, Control y evaluación y su reporte incompleto, erróneo o

inconsistente es objeto de medidas de tipo preventivo

6.7.13.1 Cuenta única regalías Este formulario identificado en el CHIP como CUENTA_UNICA_REGALIAS, permite

registrar la Información referente a la cuenta única autorizada para el manejo exclusivo de los recursos de regalías y compensaciones de acuerdo con el Decreto

416 de 2007 en su artículo 33.

En la columna de descripción encontrara las dos opciones del tipo de cuenta que fue autorizada, “cuenta recaudadora” y “cuenta giradora”. En caso tal, que exista

en la entidad las dos cuentas deberá proceder con el registro de información para cada una de las variables.

En las variables de este formulario se solicita información general de la cuenta, así como la relación de los rendimientos financieros generados.

A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario:

Banco. Despliega la lista de banco en el cual se depositaron los recursos de

regalías y compensaciones durante la vigencia reportada.

Tipo de Cuenta. Muestra la lista del tipo al cual pertenece la cuenta bancaria en

la cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la

vigencia fiscal reportada.

Número Cuenta. Corresponde al número de la cuenta bancaria en la cual se

depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia fiscal

reportada.


Nombre de la cuenta. Permite registrar el nombre de la cuenta bancaria en la

cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia

fiscal reportada

Titular de la Cuenta. Solicita el registro del nombre del titular de la Cuenta

bancaria en la cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones

durante la vigencia fiscal reportada.

Sucursal: corresponde al registro de la sucursal del banco donde se da apertura a

la cuenta bancaria en la cual se depositaron los recursos de regalías y

compensaciones durante la vigencia fiscal reportada.

Genera Rendimientos. Permite señalar si la cuenta bancaria en la cual se

depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia fiscal

reportada generó rendimientos financieros.

Rendimientos generados. Permite registrar el valor de los rendimientos

financieros generados en la cuenta giradora o recaudadora de regalías durante el

periodo.

Ilustración 82 Formato Excel de la categoría regalías- formulario cuenta regalías-

6.7.13.2 Modificaciones Presupuesto Ingresos Regalías y

Compensaciones

Este formulario se identifica como MODIFICACIONES_PRESUPUESTALES, y utiliza

como insumos todos aquellos actos administrativos mediante los cuales la entidad territorial establece y modifica su presupuesto de ingresos y gastos de los recursos de regalías y compensaciones causados a 31 de diciembre de 2011

A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario

(ilustración 83):


Tipo de Acto Administrativo. En esta celda de registro se debe seleccionar de la

lista el tipo de acto administrativo que ha afectado el presupuesto de ingresos y

gastos. La opción “NO APLICA” no debe escogerse en este variable, puesto que las

aprobaciones y modificaciones al presupuesto siempre deben hacerse por medio

de un acto administrativo.

Número del acto administrativo. En esta celda de registro, escriba el número

asignado por la entidad territorial al acto administrativo mediante el cual se realizó

la aprobación o modificación al presupuesto de ingresos y gastos

Fecha de expedición. Registre la fecha en la que se expidió el acto

administrativo por medio del cual se aprobó o modificó el presupuesto de ingresos

y gastos de la vigencia reportada siguiendo el formato dd-mm-aaaa.

Tipo de Modificación. Escoja de la lista el tipo de modificación que corresponde

al acto administrativo por medio del cual se aprobó o modificó el presupuesto de

ingresos y gastos. Las opciones válidas pueden ser: Aprobación presupuesto

inicial, adición, reducción, traslado y liquidación presupuesto, escoja el que aplique

para cada caso, y omita las demás opciones.

Valor. Registre el valor de cada acto modificatorio en miles de pesos. Recuerde

que sólo debe hacer mención a la aprobación, liquidación y modificaciones del

presupuesto de ingresos y gastos con recursos de regalías y compensaciones y que

el valor asignado a la reducción presupuestal debe registrarse en número

negativo.

Ilustración 83 Formato Excel de la categoría regalías- formulario modificaciones presupuestales-


Validaciones Chip – Regalías 1

Ilustración 84 validaciones Chip formularios – Regalías 1

6.7.14 Categoría de regalías 2

Para el reporte de información de Diciembre de 2012 de la categoría de Regalìas-2

se eliminó el formulario INVERSION_DEPARTAMENTAL_POR_MUNICIPIOS

La categoría de regalías 2 del Formulario Único territorial, recopila la información

de las inversiones realizadas con recursos de regalías y compensaciones causados

a 31 de diciembre de 2011

De esta forma, para esta categoría a partir del reporte de información de

diciembre 2012, cuenta con un formulario, así:

RELACIÓN_INVERSIONES

6.7.14.1 Relación de Inversiones

El objetivo de este formulario es registrar los contratos, órdenes de servicios u

órdenes de pago realizados durante la vigencia con recursos de regalías y

compensaciones causados a 31 de diciembre de 2011

Código Rubro. En esta variable registre el código del rubro presupuestal afectado

al que pertenece el contrato, la orden de servicio u orden de pago.


RP No. Digite el número de registro presupuestal correspondiente a cada contrato,

orden de servicio u orden de pago.

Tipo de Contrato. Escoja de la lista el tipo de contrato al cual pertenece la orden

de servicio, orden de pago o contrato. Ejemplo: obra pública, interventoría,

suministro, prestación de servicios, arrendamiento, empréstito en virtud de una

operación de crédito público, consultoría, compraventa de bienes muebles,

resoluciones de gastos, órdenes de compra, órdenes de servicio, saneamiento

fiscal, convenios interadministrativos y fiducia, entre otros.

Número de contrato. Registre el número del contrato, orden de servicio u orden

de pago realizado durante la vigencia en la que se comprometieron recursos de

regalías y compensaciones. Señale como orden de pagos únicamente aquellas que

correspondan a pagos no amparados por contrato, órdenes de prestación de

servicios u orden de compra.

Fecha de suscripción del contrato. Registre la fecha siguiendo el formato dd-

mm-aaaa en que fue suscrito el contrato, orden de servicio u orden de pago.

Marque si ejecuta reserva presupuestal. Señale si el contrato, la orden de

servicio u orden de pago, corresponde a la ejecución de una reserva presupuestal

constituida en la vigencia anterior a la reportada.

Programa. Registre el programa al cual pertenece el contrato, orden de servicio u

orden de pago registrada. Si no tiene identificación registre el sector.

Proyecto. Registre el nombre completo del proyecto al cual pertenece el contrato,

orden de servicio u orden de pago, tal y como fue registrado en la ejecución

presupuestal.

Objeto. Registre adecuadamente el objeto de inversión o motivo que originó el

contrato, orden de servicio u orden de pago.

Valor total (ml). Registre el valor total del contrato, orden de servicio u orden de

pago incluyendo todas las fuentes de financiación.

Valor total regalías (ml). Registre el valor de regalías y compensaciones que se

destinó para financiar el contrato, orden de servicio u orden de pago.

Valor total pagado en la vigencia (ml). Valor total del contrato, orden de pago

u orden de servicio pagado en la vigencia con todas las fuentes de financiación.


Valor de regalías pagado en la vigencia (ml). Valor total del contrato, orden

de pago u orden de servicio pagado en la vigencia con recursos de regalías y

compensaciones.

Identificación Contratista. Seleccione de la lista desplegable el tipo de

identificación del contratista.

No. Identificación contratista. Registre el número de identificación del

contratista.

Nombre Contratista. Registre el nombre del contratista que ejecutó el contrato,

orden de servicio u orden de pago.

Fecha de iniciación. Registre la fecha siguiendo el formato dd-mm-aaaa en la

cual se dio inicio a la orden de iniciación del contrato, orden de servicio u orden de

pago.

Plazo. Diligencie el plazo contractual establecido (en meses).

Total días de Suspensión; Diligencie el número de días en los que fue

suspendida la ejecución del contrato, orden de servicio u orden de pago.

Total días de prorroga; Diligencie el número de días en que fue prorrogado el


Fecha estimada de finalización. Fecha estimada de finalización. Diligencie la

fecha siguiendo el formato dd-mm-aaaa en que se estima finaliza la ejecución del

contrato, orden de servicio u orden de pago, teniendo en cuenta la fecha de

iniciación y el plazo establecido.

Representante Legal del contratista. En caso de tratarse de una persona

jurídica, especifique el nombre del representante legal del contratista.

Interventor Técnico o supervisor del contrato. Especifique el nombre del

interventor técnico contratado o del supervisor designado por la entidad territorial.

% de avance físico. Especificar el porcentaje de avance físico en la ejecución del



Visitas realizadas. Cuando la interventoría técnica no fue contratada, registrar el

número de visitas realizadas por el funcionario designado para realizar la

supervisión del contrato, orden de servicio u orden de pago.

Validaciones Chip – Regalías 2

Ilustración 85 validaciones Chip formularios – Regalías 2

6.7.15 Categoría de Información de Ingresos SGR

La categoría de Ingresos del Sistema General de Regalías parametrizada en el CHIP como SGR-INGRESOS cuenta con un (1) formulario, en el que se recopila la información presupuestal de ingresos de las entidades públicas designadas como

ejecutoras de proyectos aprobados por los OCAD y el registro de los recursos para el funcionamiento de las secretarias de planeación y técnicas del OCAD.

De este modo, las entidades públicas deben reportar información en esta categoría siempre que cuenten con proyectos aprobados por el OCAD y sean las entidades ejecutoras designadas. Así mismo, deben reportar información las entidades

territoriales que hayan recibido recursos para el funcionamiento de las secretarias de planeación y técnicas del OCAD.

Es importante que la entidad verifique que la información reportada para las categorías del Sistema General de Regalías sea consistente con aquella que se encuentre en sus archivos, dado que el reporte de información es objeto de

monitoreo por parte del Sistema de Monitoreo, seguimiento, Control y evaluación y

NOMBRE EXPRESION DE


VALORES MAYORES A CERO

EL VALOR REPORTADO PARA EL VALOR TOTAL

CONTRATO, VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIAS,

TOTAL PAGADO EN LA VIGENCIA, TOTAL PAGADO

VIGENCIA CON Y EL PLAZO EN CUALQUIER CONTRATO

DEBEN SER SUPERIORES A CERO.

NO PERMISIBLE

CONTROLA VALOR TOTAL

FINANCIADO CON REGALIAS CON

VALOR TOTAL

EL VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIAS NO DEBE

SER SUPERIOR AL VALOR TOTAL.NO PERMISIBLE

CONTROLA TOTAL PAGADO EN LA

VIGENCIA CON VALOR TOTAL

FINANCIADO CON REGALIASEL VALOR TOTAL PAGADO CON REGALIAS NO PUEDE SER

SUPERIOR AL VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIASNO PERMISIBLE

CONTROLA FECHA DE

FINALIZACION CON FECHA DE

INICIACION

LA FECHA DE FINALIZACIÓN DE CUN CONTRATO NO DEBE

SER ANTERIOR A SU FECHA DE INICIACIÓN NO PERMISIBLE


su reporte incompleto, erróneo o inconsistente es objeto de medidas de tipo preventivo

Para la primera hoja de la categoría se le solicita a la entidad territorial la siguiente información (Ver Ilustración 86):

Ilustración 86 Opciones de reporte de los formularios de SGR

Cada opción de verificación da la posibilidad a la entidad territorial de reportar la información de acuerdo a las condiciones que las caracterizan por ejemplo, si

durante el periodo la entidad no ha sido designada como ejecutora de proyectos aprobados por el OCAD, selecciona la primera celda de verificación para no remitir información en este formulario.

En el formulario SGR_INGRESOS, las filas corresponden a los conceptos y las

columnas corresponden a las variables que explican el comportamiento de la ejecución presupuestal.


Ilustración 87 Formato Excel de la categoría de SGR Ingresos

Conceptos

Código Nombre Descripción

TI INGRESOS TOTALES Corresponde al Total de los ingresos

TI.A ASIGNACIONES DIRECTAS

Corresponde a los ingresos recibidos para la financiación de proyectos de inversión cuya fuente son los recursos de Asignaciones Directas

TI.A.1 ASIGNACIONES DIRECTAS DE LA ENTIDAD TERRITORIAL

Corresponde a los ingresos recibidos para la financiación de proyectos de inversión cuya fuente son los recursos de Asignaciones Directas de la entidad territorial

TI.A.2

TRANSFERENCIAS PROVENIENTES DE ASIGNACIONES DIRECTAS DE OTRAS ENTIDADES

Corresponde a los ingresos recibidos para la financiación de proyectos de inversión cuya fuente son los transferencias provenientes de asignaciones directas de otras entidades territoriales.

TI.B RECURSOS FONDOS SGR

Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos de inversión con cargo a los fondos de compensación regional, desarrollo regional y ciencia y tecnología

TI.B.1 FONDO DE COMPENSACION REGIONAL

Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos de inversión con cargo al fondo de compensación regional.



TI.B.1.1 FONDO DE COMPENSACION REGIONAL 60%

Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos de inversión con cargo al fondos de compensación regional 60% (Departamentos receptores por criterio de pobreza)


Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos de inversión con cargo al fondos de compensación regional 30% (Proyectos de impacto local en los municipios más pobres del país)


Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos de inversión con cargo al fondos de compensación regional 10%

TI.B.2 FONDO DE DESARROLLO REGIONAL

Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos de inversión con cargo al fondo de desarrollo regional.

TI.B.3 FONDO DE CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos de inversión con cargo al fondo de ciencia, tecnología e innovación.

TI.D

RECURSOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA (FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA DEL OCAD)

Recursos asignados a la entidad para el fortalecimiento de las secretarías de planeación y las secretarías técnicas del OCAD

TI.E RECURSOS DE CAPITAL Corresponde al total de los recursos de capital

TI.E.1 RECURSOS DEL CRÉDITO

Corresponde a los recursos del crédito financiado con recursos del Sistema General de Regalías

TI.E.1.1 CREDITO INTERNO Corresponde a los recursos del crédito interno financiado con recursos del Sistema General de Regalías

TI.E.1.2 CREDITO EXTERNO Corresponde a los recursos del crédito externo financiado con recursos del Sistema General de Regalías

TI.E.2

RENDIMIENTOS FINANCIEROS POR ASIGNACIONES DIRECTAS

Registre los rendimientos financieros generados con recursos de asignaciones directas durante el periodo

Las variables se encuentran asociadas a la etapa presupuestal. Son variables de tipo cuantitativo:

Valor Aprobado por el OCAD. Corresponde al valor aprobado de recursos del

SGR por el OCAD en el período por cada concepto. Recaudo de Recursos Aprobados. Corresponde al recaudo efectivo de los

recursos del SGR aprobados para el proyecto en el período por cada concepto.


Validaciones Chip - Formulario SGR Ingresos

NOMBRE EXPRESION DE VALIDACION MENSAJE DE VALIDACION


El valor reportado para el Valor aprobado por el OCAD y para Recaudo Efectivo de recursos aprobados para el proyecto deben ser debe ser cero o mayores que cero para todos los conceptos.

VALIDACION VALOR APROBADO Vs RECAUDO

El recaudo efectivo no debe superar el valor aprobado por el OCAD.

Ilustración 88 validaciones Chip formularios – SGR Ingresos

6.7.16 Categoría de Información de Transferencias SGR

La categoría de Transferencias parametrizada en el CHIP como SGR-

TRANSFERENCIAS cuenta con dos (2) formularios, en los cuales se recopila

información referente al registro de las transferencias de recursos provenientes del

Sistema General de Regalías

A continuación se describen el detalle de la información de los formularios de la

categoría TRANSFERENCIAS_SGR

6.7.16.1Transferencias Recibidas SGR Este formulario identificado en el CHIP como TRANSFERENCIAS_RECIBIDAS_SGR

permite registrar las transferencias recibidas provenientes de asignaciones directas

a las entidades públicas designadas como ejecutoras de proyectos por los Organos

Colegiados de Administración y Decisión.

De esta forma, este formulario debe ser diligenciado por aquellas entidades

públicas que han sido designadas como ejecutoras de proyectos del SGR

aprobados por el OCAD y cuya fuente de financiación son recursos de asignaciones

directas transferidos por otras entidades territoriales


A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario (ilustración 89):

Ilustración 89 Formato Excel de la categoría regalías- formulario modificaciones presupuestales

Código BPIN del SGR. Corresponde al Código BPIN asignado a cada uno de los proyectos aprobados

Nombre del Proyecto. Corresponde al nombre de cada uno de los proyectos aprobados

Entidad que realiza el giro. Corresponde a la entidad territorial que le transfirió los recursos provenientes de asignaciones directas para la ejecución del Proyecto.

Valor de la Transferencia Recibida. Es una variable cuantitativa. Registra el monto de recursos recibidos para la ejecución del proyecto.

Validaciones Chip - Formulario SGR Transferencias Recibidas

NOMBRE EXPRESION DE VALIDACION

MENSAJE DE VALIDACION

Valores Mayores o iguales a Cero El valor reportado para el Valor de la transferencia recibida, deben ser mayor o igual que cero.

El Código BPIN del SGR no debe estar vacio


El nombre del proyecto no debe estar vacio


Ilustración 90 validaciones Chip formulario SGR - Transferencias Recibidas


6.7.16.2Transferencias Enviadas SGR

Este formulario identificado en el CHIP como TRANSFERENCIAS_REALIZADAS_SGR permite registrar las transferencias realizadas por las entidades territoriales de los

recursos provenientes de asignaciones directas a las entidades públicas designadas como ejecutoras de proyectos por los Órganos Colegiados de Administración y Decisión.

De esta forma, este formulario debe ser diligenciado por las entidades territoriales que transfirieron recursos de asignaciones directas a entidades públicas que fueron

designadas como ejecutoras de los proyectos aprobados por el OCAD: A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario

(ilustración 91):

Ilustración 91 Formato Excel de la categoría regalías- formulario modificaciones presupuestales

Código BPIN del SGR. Corresponde al Código BPIN asignado a cada uno de los proyectos aprobados por el OCAD.

Nombre del Proyecto. Corresponde al nombre de cada uno de los proyectos aprobados por el OCAD

Entidad que realiza el giro. Corresponde a la entidad territorial que le transfirió los recursos provenientes de asignaciones directas para la ejecución del Proyecto

aprobado por el OCAD.


Valor de la Transferencia Realizada. Es una variable cuantitativa. Registra el monto de recursos transferidos para la ejecución del proyecto.

Validaciones Chip - Formulario SGR Transferencias Realizadas NOMBRE EXPRESION DE

VALIDACION MENSAJE DE VALIDACION

Valores Mayores o iguales a Cero El valor reportado para el Valor de la transferencia realizada, deben ser mayor o igual que cero.





Ilustración 92 validaciones Chip formulario SGR - Transferencias Realizadas

6.7.17 Categoría de Información de Gastos SGR

La categoría de Gastos del Sistema General de Regalías parametrizada en el CHIP

como SGR-GASTOS cuenta con un (1) formulario, en el que se recopila la

información presupuestal referente al registro de las inversiones con recursos

provenientes del Sistema General de Regalías, de las Entidades beneficiarias de

asignaciones directas y de las entidades públicas designadas como ejecutoras de

proyectos por los OCAD.

El objetivo de este formulario es registrar los proyectos realizados durante la vigencia con recursos del Sistema General de Regalias El formulario debe detallarse de acuerdo a las fuentes de financiación.

El formulario permite adicionar hasta 250 proyectos por cada concepto

Conceptos


A.1 TOTAL GASTOS DE INVERSION Corresponde al Total de Gastos

A.1.1 INVERSIÓN Corresponde a los proyectos de inversión financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.1.2 INTERVENTORÍA Corresponde a los proyectos de interventoria financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.2 GASTOS OPERATIVOS DE INVERSION (FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE

Corresponde al total de gastos operativos de inversión financiados con recursos del Sistema General de Regalías



PLANEACIÓN Y TÉCNICA DEL OCAD)

A.2.1 GASTOS DE PERSONAL Corresponde al total de gastos de personal financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.2.2 GASTOS GENERALES Corresponde al total de gastos de generales financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.3 SERVICIO DE LA DEUDA DE CREDITOS CONTRATADOS EN VIGENCIA DEL NUEVO SGR

Corresponde al total del servicio de la deuda de creditos contratados en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías.

A.3.1 DEUDA INTERNA Corresponde al total del servicio de la deuda interna en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías.

A.3.1.1.1 AMORTIZACIONES Corresponde a las amortizaciones del servicio de la deuda interna en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías para cada proyecto.

A.3.1.1.2 INTERESES Corresponde a los intereses del servicio de la deuda interna en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías para cada proyecto.

A.3.1.1.3 COMISIONES Corresponde a las comisiones del servicio de la deuda interna en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías para cada proyecto.

A.3.2 DEUDA EXTERNA Corresponde al total del servicio de la deuda externa en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías.

A.3.2.1.1 AMORTIZACIONES Corresponde a las amortizaciones del servicio de la deuda externa en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías para cada proyecto.

A.3.2.1.2 INTERESES Corresponde a los intereses del servicio de la deuda externa en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías para cada proyecto.

A.3.2.1.3 COMISIONES Corresponde a las comisiones del servicio de la deuda externa en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías para cada proyecto.

A.4 COMPROMISOS ADQUIRIDOS ANTES DEL 31 DE DICIEMBRE 2011

Corresponde al total de compromisos adquiridos antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.4.1

SERVICIO DE LA DEUDA DE CREDITOS CONTRATADOS ANTES DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

Corresponde al servicio de la deuda adquirida antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.4.1.1 AMORTIZACIONES

(ESPECIFICAR POR CRÉDITO)

Corresponde a las amortizaciones del servicio de la deuda adquirida antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.4.1.2 INTERESES (ESPECIFICAR

POR CRÉDITO)

Corresponde a los intereses del servicio de la deuda adquirida antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.4.1.3 COMISIONES (ESPECIFICAR Corresponde a las comisiones del servicio de la deuda



POR CRÉDITO) adquirida antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.4.2

ACUERDOS DE REESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL

Corresponde a los acuerdo de restructuración de pasivos o programas de saneamiento fiscal adquiridos antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con recursos del Sistema General de Regalías

A.4.3 PAGO DE OBLIGACIONES ASUMIDAS CON REGALÍAS A 31 DE DICIEMBRE DE 2011

Corresponde a los pagos de obligaciones adquiridos antes del 31 de diciembre de 2011 con el lleno de requisitos legales

Las variables se encuentran asociadas a la etapa presupuestal y al detalle del

proyecto (Código BPIN, Nombre del proyecto), de las fuentes de financiación del SGR y del sector o sectores que impacte ese proyecto.

A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario: Variables Cualitativas:

Código BPIN del SGR. Corresponde al Código BPIN asignado a cada uno de los proyectos.

Nota: Si se diligencia la información directamente en el chip Local, tenga en cuenta que para los conceptos: A.2 “GASTOS OPERATIVOS DE INVERSION

(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA DEL OCAD)”; A.2.1 “GASTOS DE PERSONAL” A.2.2 “GASTOS GENERALES” A.4.2 “ACUERDOS DE REESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE

SANEAMIENTO FISCAL” se debe diligenciar el número cero- 0 en código BPIN del SGR.

Nombre del Proyecto. Corresponde al nombre de cada uno de los proyectos aprobados por el OCAD

Nota: Si se diligencia la información directamente en el chip Local, tenga en cuenta que para los conceptos: A.2 “GASTOS OPERATIVOS DE INVERSION (FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA

DEL OCAD)”; A.2.1 “GASTOS DE PERSONAL” A.2.2 “GASTOS GENERALES” A.4.2 “ACUERDOS DE REESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL” se debe diligenciar NA en Nombre del Proyecto.

Fuentes de Financiación del SGR. Corresponde a la fuente de financiación del Sistema General de Regalías, utilizada en la financiación del proyecto. Si son


varias fuentes genere un nuevo registro para el proyecto por cada fuente destinada a su financiación.


(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA DEL OCAD)”; A.2.1 “GASTOS DE PERSONAL” A.2.2 “GASTOS GENERALES” se debe diligenciar RECURSOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA DEL OCAD), en Fuentes de Financiación del SGR.

Sector. Corresponde al sector en el cual se ubica el proyecto financiado con recursos del Sistema General de Regalías. Se debe guardar consistencia entre el sector registrado en BPIN y el seleccionado en la lista.


(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA DEL OCAD)”; A.2.1 “GASTOS DE PERSONAL” A.2.2 “GASTOS GENERALES” se debe diligenciar FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL en Sector.

Así mismo, en el concepto A.4.2 “ACUERDOS DE REESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL se debe diligenciar

ACUERDOS DE RESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL en Sector.

Variables Cuantitativas: Valor Aprobado por el OCAD. Corresponde al monto de recursos aprobados por

el OCAD para cada Fuente de Financiación del SGR e Incorporado al presupuesto. Total Compromisos. Corresponde al monto total de compromisos (Registros

Presupuestales) asumidos con la fuente registrada para la ejecución del proyecto aprobado por el OCAD y/o autorizado por el DNP.

Valor de los Bienes y Servicios Recibidos a Satisfacción. De los compromisos anteriores registre el valor de las obligaciones derivadas de los bienes y servicios recibidos a satisfacción por la entidad

Valor Pagado en el Periodo. De las obligaciones anteriores registre el valor de los pagos efectivos realizados por los bienes y servicios recibidos a satisfacción por

la entidad.


Validaciones Chip - Formulario SGR Gastos

NOMBRE EXPRESION DE VALIDACION

MENSAJE DE VALIDACION


El valor reportado para el Valor aprobado por el OCAD, Total compromisos, Valor de los bienes y servicios recibidos a satisfacción y valor pagado en el periodo, deben ser cero o mayores que cero para todos los conceptos.

TOTAL COMPROMISOS El total de compromisos no puede ser superior al valor aprobado por el OCAD

VALOR DE LOS BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS A SATISFACCION

El valor de los bienes y servicios recibidos a satisfacción no puede ser superior al Total de compromisos

VALOR PAGADO EN EL PERIODO El valor pagado en el periodo no puede ser superior al Total de compromisos

VALIDACION GASTOS OPERATIVOS

Digite cero (0) en el código BPIN, digite NA en el nombre del proyecto, Seleccione en sector Fortalecimiento Institucional y en fuente: Recursos para el funcionamiento del sistema (fortalecimiento de las secretarías de planeación y técnica del OCAD)

VALIDACION ACUERDOS DE REESTRUCTURACION

Digite cero (0) en el código BPIN, digite NA en el nombre del proyecto, Seleccione en sector ACUERDOS DE RESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL

Ilustración 92 validaciones Chip formulario SGR - Gastos

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