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Con el fin de apoyar un buen proceso de empalme entre los mandatarios entrantes y salientes de las entidades territoriales, el Departamento Nacional de Planeacin (DNP) presenta esta gua con orientaciones conceptuales y metodolgicas.
El proceso de empalme, como soporte transversal de la Prosperidad Democrtica, es fundamental para el buen gobierno y la transparencia, y junto con los Programas de gobierno de los mandatarios electos para el perodo de gobierno local 2012-2015, constituyen la base para la elaboracin de los planes de desarrollo de las entidades territoriales.
Por lo tanto, lograr una transicin armoniosa entre la administracin que termina su periodo y el nuevo gobernante y su equipo de trabajo es el punto de partida de un buen gobierno y una de las claves del xito para el logro de los fines esenciales del Estado, y por lo tanto, para garantizar un mayor bienestar de la poblacin.
Gua para autoridades territoriales y ciudadana
Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios
territoriales 2011-2012
2
www.dnp.gov.co www.portalterritorial.gov.co
www.esap.edu.co
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ISSN 2248-62592
Guas para la gest in pbl ica terr i tor ial
Participacin
Derechos
Dem
ocra
ciaDes
arrollo
Libertad y OrdenRepblica de Colombia
-
Gua para autoridades territoriales y ciudadana
Recomendaciones para el proceso de empalme
de los mandatarios territoriales 2011-2012
Libertad y OrdenRepblica de Colombia
2
Participacin
Derechos
Dem
ocra
ciaDes
arrollo
ISSN 2248-6259
Guas para la gest in pbl ica terr i tor ial
-
En la elaboracin de esta gua participaron con importantes aportes y contribuciones funcionarios de diferentes entidades del orden nacional y agencias de cooperacin internacional, a quienes el
Departamento Nacional de Planeacin expresa sus agradecimientos:
Presidencia de la Repblica.
Ministerio de Proteccin Social.
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
- Direccin de Planeacin, Informacin y Coordinacin Regional.
- Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento.
- Viceministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial.
- Viceministerio de Ambiente.
Contadura General de la Nacin (UAE).
- Subcontadura General y de Investigacin.
- Subcontadura de Centralizacin de la Informacin.
- GIT - Control Interno.
Ministerio de Cultura.
Ministerio de Educacin Nacional.
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).
Polica Nacional.
Programa Cercapaz (GIZ).
Fondo de Poblacin de Naciones Unidas (UNFPA).
Programa Integral contra las Violencias de Gnero MDGF.
Agradecimientos y reconocimientos
Coordinacin editorial Departamento Nacional de PlaneacinDireccin de Desarrollo Territorial SostenibleOswaldo Aharn Porras VallejoGrupo de Gestin Pblica TerritorialMaritza Pomares QuimbayaAsesoresAlfredo Javier Rosero VeraDiana Carolina Franco MedinaIngrid Johana Neira BarreroJaime Alonso Osorio UsugaJos Oswaldo Espinosa CuervoLina Margarita Bravo ArdilaNorma Juliana Delgado Prezscar Ismael Snchez RomeroRafael Alberto Cern BravoSubdireccin de Finanzas Pblicas TerritorialesLuz Stella Carrillo SilvaSubdireccin de Ordenamiento y Desarrollo TerritorialLuz Helena Chamorro ArboledaGrupo de Anlisis al Financiamiento del Desarrollo TerritorialWilliam Augusto Jimnez Santa
Director NacionalHonorio Miguel Henrquez PinedoSubdirectora de Alto GobiernoMara Magdalena Forero MorenoSubdirectora de Proyeccin InstitucionalMargarita Mara Ricardo vilaSubdirector AcadmicoCsar Augusto Lpez MezaSubdirector Administrativo y FinancieroGermn Insuasty MoraSecretaria GeneralLuisa Fernanda Sierra AldanaJefe de la Oficina Asesora JurdicaEdna Julieta Riveros GonzlezJefe de la Oficina Asesora de PlaneacinJair Solarte PadillaJefe de Control InternoEurpides Gonzlez OrdezDecano Facultad de PregradoWilliam Espinosa SantamaraDecana Facultad de Postgrado (E)Riti Lucila Ahumada FarietaDecana Facultad de Investigaciones (E)Mara de Jess Martnez FarasColaboracin especial:Paola Andrea Vargas RojasEthel Carolina Cerchiaro Figueroa
ESAPSubdireccin de Alto GobiernoCalle 44 No. 53-37 CAN, Bogot, D.C.Pbx 2202790 ext. 7333 - [email protected]
Realizacin editorial Fundacin Nueva CulturaDireccin editorialJos Miguel Hernndez ArbelezFernando Chaves Valbuena Edicin y didactizacin Mariela Zuluaga GarcaMara Cristina RincnDiego Fernando lvarez Mnica Valds ArcilaNelson Ricardo Amaya Espitia Direccin grficaVictoria Eugenia Peters RadaDiagramacinMara Cristina Rueda TraslaviaVictoria Eugenia Prez PrezRubn Daro Rojas OlierIlustracinDaniel Alberto Fajardo BautistaVictoria Eugenia Peters RadaWilson Martnez MontoyaJorge Alberto vilaLuz Marina Camacho Turriago
Nota aclaratoriaEl uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre hombres y mujeres es una de las preocupaciones del equipo de trabajo que ha editado las Guas para la gestin pblica territorial. Sin embargo, con el fin de evitar la sobrecarga grfica que supondra utilizar siempre o/a para marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado por emplear expresiones genricas, como autoridades territoriales o ciudadana, en el entendido que se refiere siempre a ambos sexos. Se deja la mencin explcita del femenino cuando la oposicin de sexos sea relevante en el contexto.
Esta publicacin fue posible gracias al apoyo del gobierno de Estados Unidos a travs de su Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo los trminos del Contrato No. AID-514-C-11-00001.
Las opiniones expresadas en este material no representan aquellas de USAID y/o las del gobierno de Estados Unidos de Amrica.
Guas para la gestin pblica territorial No. 2ISSN 2248-6259
Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012. Gua para autoridades territoriales y ciudadana
Direccin GeneralHernando Jos Gmez Restrepo
Subdireccin GeneralJuan Mauricio Ramrez Corts
Secretara GeneralTatiana Milena Mendoza Lara
Direccin de Desarrollo Territorial SostenibleOswaldo Aharn Porras Vallejo
Direccin de Desarrollo EmpresarialMara Piedad Velasco
Direccin de Desarrollo Rural SostenibleNicols Prez Marulanda
Direccin de Desarrollo SocialJos Fernando Arias Duarte
Direccin de Desarrollo UrbanoJos Alejandro Bayona Chaparro
Direccin de Estudios EconmicosGabriel Armando Piraquive Galeano
Direccin de Evaluacin de Polticas PblicasDiego Rafael Dorado Hernndez
Direccin de Infraestructura y Energa SostenibleJean Philippe Pening Gaviria
Direccin de Inversiones y Finanzas PblicasDiana Margarita Quintero Cuello
Direccin de Justicia, Seguridad y GobiernoSonia Juliana Garca Vargas
Direccin de RegalasAmparo Garca Montaa
Subdireccin de Desarrollo Ambiental SostenibleCarolina Urrutia Vsquez
Grupo de Proyectos EspecialesClaudia Alejandra Glvez Ramrez
Grupo de Comunicaciones y Relaciones PblicasGiovanni Celis Sarmiento
Departamento Nacional de Planeacin, 2011Calle 26 No. 13-19 | PBX: (+57 1) 3815000Bogot, D. C., Colombiawww.dnp.gov.co
ImpresinImprenta Nacional de ColombiaImpreso y hecho en Colombia l Printed in Colombia
Participacin
Derechos
Dem
ocra
ciaDes
arrollo
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Departamento Nacional de Planeacin | 54 Presentacin
El Departamento Nacional de Planeacin (DNP) y la Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP), con el apoyo de la Presidencia de la Repblica de Colombia, presentan la serie Guas para la gestin pblica territorial, con el propsito de brindar elementos y orientaciones conceptuales, tcnicas, metodolgicas y normativas para contribuir al fortalecimiento de los procesos democrticos de desarrollo integral y gestin de lo pblico de las entidades territoriales del pas.
Esta serie de guas constituye el material bsico del Seminario de Induccin a la Administracin Pblica, al cual obligatoriamente y antes de su posesin segn el artculo 31 de la Ley 489 de 1998, deben asistir las autoridades departamentales, distritales y municipales electas para el perodo de gobierno 2012-2015.
Adems, en el marco del Programa para la Generacin y Fortalecimiento de Capacidades Institucionales para el Desarrollo Territorial, establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014: Prosperidad para todos (Ley 1450 de 2011, artculo 16), las guas se concretan como un medio para cualificar y alcanzar mayores niveles de desempeo de las administraciones pblicas departamentales, distritales y municipales, con el fin de hacer ms efectiva la gestin pblica territorial, lograr transformaciones institucionales que promuevan el bienestar de la poblacin y el crecimiento del pas, y generar las sinergias para el cumplimiento efectivo tanto de los planes de desarrollo nacional y territoriales, como de los fines esenciales del Estado establecidos en la Constitucin Poltica de 1991.
Es importante sealar que esta serie de guas no solo es el producto del trabajo y de la cooperacin, colaboracin y articulacin de diferentes entidades del nivel nacional, departamental, distrital y municipal, sino que tambin incluye en su elaboracin los aportes hechos por el sector privado, la academia y los organismos multilaterales y de cooperacin internacional.
De igual forma, los contenidos de las guas se trabajaron bajo un sello editorial propio, con el fin de hacerlos ms didcticos, facilitar el aprendizaje visual y lecto-escrito, e incorporar lenguaje ciudadano para que su lectura sea amena, sencilla y apta para todos los pblicos.
Estamos convencidos que la serie de Guas para la gestin pblica territorial ser un material de primera mano y de permanente consulta para las administraciones pblicas territoriales, a cuyos nuevos mandatarios desde ya les auguramos los mayores xitos durante el perodo de gobierno local 2012-2015.
Presentacin
Hernando Jos Gmez Restrepo Honorio Miguel Henrquez PinedoDirector General Director nacional
DnP eSaP
-
Departamento Nacional de Planeacin | 7
Con el fin de apoyar un buen proceso de empalme entre los mandatarios entrantes y salientes, el Departamento Nacional de
Planeacin, en cabeza de la Direccin de
Desarrollo Territorial Sostenible, presenta esta
gua como una herramienta para contribuir
con el empalme entre los equipos de gobierno
entrante y saliente de manera que se dejan
las bases para la formulacin de un plan de
desarrollo local que es fundamental para la
construccin de procesos de buen gobierno y
transparencia como soporte transversal de la
Prosperidad Democrtica.
El adecuado inicio de una
nueva administracin es
el punto de partida de un
buen gobierno y una de las
claves del xito para el logro
de los fines del Estado, por
tanto, garanta de un mayor
bienestar de la poblacin.
Introduccin Esta gua presenta un conjunto de recomendaciones y herramientas para realizar un proceso de empalme exitoso entre las administraciones saliente y entrante de las entidades territoriales.
Notas clavesEl Buen Gobierno es uno de los soportes transversales de la prosperidad democrtica planteados en las bases del Plan Nacional de Desarrollo (Ley 1450 de 2011). El Buen Gobierno es entendido como la capacidad del Estado de mejorar permanentemente su gestin, sus espacios de participacin y su interlocucin con los ciudadanos y el sector privado.
Reflexionen sobre los temas estratgicos.
Piensen las iniciativas de desarrollo.
Evalen los logros obtenidos.
Identifiquen los obstculos que tuvieron que enfrentar.
Aporten al diseo, ejecucin, seguimiento y evaluacin
de polticas pblicas ms efectivas.
El proceso de empalme es una oportunidad para que los gobernantes entrantes y salientes
El compromiso de los mandatarios salientesSi un gobierno saliente no entrega al nuevo mandatario y a su equipo
la informacin necesaria y suficiente durante el proceso de empalme,
limita la posibilidad de superar los obstculos ms importantes de
la gestin territorial o potenciar las posibilidades de desarrollo para
generar una mejor calidad de vida a la poblacin.
Los alcaldes salientes deben preparar informacin completa, pertinente,
veraz y clara sobre la situacin de la entidad territorial en materia de:
desarrollo econmico y social,
poltica financiera, presupuestal, contable y administrativa,
estado de los planes, programas y proyectos desarrollados durante su gestin.
Dnde dice? Constitucin Poltica de 1991,
artculo 2.
6 | Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Introduccin
-
Unidad 1 Aspectos generales del proceso de empalmeExplica el significado del proceso de empalme y las
condiciones que se requieren para adelantarlo.
Unidad 3
Informacin requerida para el empalmeHace un inventario de la informacin mnima que deben entregar y recibir las administraciones territoriales saliente y entrante.
Unidad 2 Recomendaciones para hacer el empalmePresenta una propuesta metodolgica para adelantar el proceso de empalme, vlida tanto para el equipo entrante como para el saliente.
Unidad 4
Acta de informe de gestinExplica los principales aspectos del acta de gestin que, por ley, debe entregar la administracin saliente al nuevo equipo de gobierno.
Unidad 5
El papel de los ciudadanos en el empalmeMuestra cmo la ciudadana puede y debe vincularse a la gestin local en el proceso de empalme.
Unidad 6
Marco normativo del empalmePresenta el marco legal en el cual est sustentado el proceso de empalme.
AnexosNormatividad y formatos
Gua 2Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012
Estructura de contenido Gua 2
Participacin
Derechos
Dem
ocra
ciaDes
arrollo
-
Unidad 1
Aspectos generales del proceso de empalme
1Unidad
Quines participan?
Cules son las responsabilidades de los participantes?
Qu es el empalme?
Caractersticas del proceso de empalme
Para qu sirve el empalme?
Condiciones para hacer un buen empalme
Cundo inicia y cundo finaliza?
-
Departamento Nacional de Planeacin | 1312 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
En esta unidadLos equipos de gobierno
podrn:
Precisar algunos conceptos sobre el proceso de empalme.
Saber cul es la importancia de llevar a cabo un buen
proceso de empalme.
Diferenciar los actores y las responsabilidades que tienen
frente al proceso.
Identificar las caractersticas que debe tener el empalme.
Conocer las condiciones mnimas para llevar a buen
trmino el proceso.
Para pensar y comentar Conoce la
responsabilidad que tienen
los funcionarios salientes
y entrantes de realizar
un proceso de empalme
oportuno, integral y efectivo?
Saba que una informacin oportuna,
veraz e integral es
fundamental para un
proceso de empalme exitoso?
Qu es el empalme? El empalme es un proceso de inters pblico, formal y obligatorio, a travs del cual se hace entrega y se recibe la administracin pblica de las entidades territoriales, y se formaliza con la entrega de un informe de gestin.
Notas claves
Recordemos que los procesos que hacen parte de la gestin pblica deben orientarse al logro de resultados que contribuyan con la visin colectiva de desarrollo, teniendo en cuenta la dinmica del territorio y la ciudadana.
Dnde dice? Ley 951 y Resolucin orgnica
de 2005.
Da cuenta del estado de la
entidad territorial en relacin
con sus recursos administrativos,
financieros, humanos y
tecnolgicos, as como de
la situacin en materia de
desarrollo econmico, social,
poltico, cultural, ambiental, de ordenamiento
territorial, seguridad y convivencia ciudadana,
orden pblico, etc.
Es un espacio de dilogo, interaccin y
comunicacin entre los equipos de gobierno
entrante y saliente, con el fin de conocer de manera
formal y oportuna la situacin de la entidad
territorial y de la administracin.
Como parte de este proceso, se entrega un informe
de gestin.
El empalme Lograr la transicin armoniosa
entre la administracin que
termina su periodo y el nuevo
gobernante y su equipo de trabajo,
con el fin de evitar traumatismos
en los procesos de gestin que
repercutan en el desarrollo
sostenible del territorio.
Permite la transicin
de una administracin
a otra.
En el marco de la gestin, es uno de los
insumos para orientar el desarrollo deseado
y posible definido en la visin colectiva.
El empalme es un proceso que
Cul es el objetivo principal?
-
Departamento Nacional de Planeacin | 1514 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
Para saber ms
El mandatario saliente
Como responsable
de entregar la
administracin y los
balances de su gestin. Los funcionariosComo servidores
pblicos y soporte de la
memoria institucional,
responsables de
organizar y entregar la
informacin a cargo de
su competencia.
Los rganos de control
Como responsables del
proceso auditor, de
vigilancia y control
fiscal.
La ciudadana
Como actor principal de
la gestin pblica, que
debe tener acceso a los
informes resultantes del
proceso de empalme.
La ciudadana es representada en este proceso por organizaciones de la sociedad civil, as como instancias de participacin municipal y departamental como el Consejo Territorial de Planeacin, las juntas de accin comunal, las asociaciones de mujeres, de jvenes, entre otras.
El mandatario electo
Como responsable de
guiar los destinos de la
Alcalda o Gobernacin
durante los prximos
cuatro aos y de orientar
el desarrollo del territorio
conforme al mandato
ciudadano.
Quines participan en el empalme?
-
Departamento Nacional de Planeacin | 1716 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
Proponer una agenda de trabajo que tenga como referente la visin y retos de desarrollo, liderada por el alcalde o gobernador y organizar un equipo responsable del proceso.
Elaborar y organizar documentos, informes, bases de datos, etc., que permitan conocer el estado de la entidad territorial y de la Administracin.
Entregar la Administracin, documentar el proceso de empalme que se adelante con el nuevo dirigente y su equipo as como prestar acompaamiento.
Brindar orientaciones y recomendaciones pertinentes a la nueva Administracin para el buen desarrollo de la gestin pblica.
Garantizar las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme.
Elaborar el informe de gestin, incluyendo una evaluacin de los temas estratgicos locales (es preciso considerar en este los diferentes grupos poblacionales) con sus respectivos documentos soporte,
luego debe entregarse al equipo entrante y a los rganos de control; tambin hay que socializarlo con
las comunidades y el Consejo Territorial de Planeacin.
Elaborar el documento de evaluacin y seguimiento del POT (para el caso de los municipios) donde se presente el balance de la ejecucin, especificando los temas que se deben fortalecer y aquellos
que deben ajustarse para garantizar una adecuada planeacin fsico-territorial del municipio.
Presentar estado de los procesos de gestin.
Designa vocero de empalme e informa al mandatario electo.
Prepara y organiza con anticipacin la informacin para el empalme.
Coordina las reuniones definidas con el equipo entrante.
Garantiza las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme.
Del gobernante saliente y sus funcionarios
Aunque habr distintas maneras de entender y plantear soluciones, el propsito es el mismo: asumir la responsabilidad colectiva por el desarrollo de la entidad territorial.
Cules son las responsabilidades de los participantes?
Conformar un equipo de trabajo con personas idneas y conocedoras de la situacin de los
habitantes del territorio, de los diferentes sectores
y reas temticas de inters para la nueva
administracin.
Acordar con el alcalde o gobernador saliente el plan de trabajo sobre los aspectos estratgicos de
la entidad territorial y de la Administracin que
quiere conocer e informarse.
Preparar los formatos que se requieran sobre informacin insumo para el plan de desarrollo.
Recibir, aprender y asumir los procesos que se adelantan en la Administracin y, de ser necesario,
ajustarlos de acuerdo con las prioridades, recursos,
competencias y la normatividad vigente.
Recibir el informe de gestin, revisarlo, analizarlo y verificar que la informacin all consignada se
encuentre libre de irregularidades.
Del gobernante entrante y sus asesores
Administracin Saliente Administracin EntrantePara saber ms En aquellos temas que requieren ajustes y cuando
as sea necesario, se deben elaborar o compilar los estudios tcnicos que permitan adelantar el proceso de revisin del POT a la siguiente Administracin (zonificacin de amenazas, actualizacin catastral, mapas de aptitud de uso de la tierra, entre otros).
Designa delegados para conformar comisin de empalme y oficializa ante administracin saliente.
Propone estrategia de empalme y coordina con equipo saliente (comisin).
Participa en las reuniones definidas y organiza la recepcin de informacin.
Analiza el contenido del informe de gestin y prepara observaciones de ser el caso.
Para saber ms Para mayor informacin
consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015, DNP
-
Departamento Nacional de Planeacin | 1918 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
La entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado es un proceso obligatorio tanto para los nuevos mandatarios como para los mandatarios salientes.
Caractersticas del proceso de empalmeContinuacin
Es un proceso formal y acordado
entre los equipos entrante y
saliente, donde se definen tiempos,
productos y responsables.
Es de obligatorio cumplimiento,
conforme con lo establecido en el
marco legal tanto para el equipo
saliente como para el entrante.
Es de inters pblico porque se
convierte en uno de los insumos
para adelantar los procesos
de rendicin de cuentas a la
ciudadana.
Conocer y revisar la informacin de empalme que se
socialice durante este proceso y analizar la coherencia de
la misma.
Los Consejos Territoriales como representantes de la
Sociedad civil tienen una responsabilidad importante
frente al proceso de empalme, relacionada no slo con la
revisin y validacin de la informacin presentada, sino
tambin con las recomendaciones que pueden aportar
frente a los programas y proyectos estratgicos que
deben tenerse en cuenta por la nueva administracin
De la ciudadana
Cumplir con la competencia establecida
en las leyes sobre control fiscal, inspeccin,
vigilancia, control y de auditora, que
garantice y contribuya con procesos de
empalme transparentes.
De los rganos de control
Cules son las responsabilidades de los participantes?
-
Departamento Nacional de Planeacin | 2120 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
Informar a la nueva administracin sobre el estado
en que se encuentra la entidad
territorial y hacer recomendaciones
de gestin basadas en su
experiencia.
Dar a conocer las polticas, programas o proyectos que
considera deben continuar una vez
finalizado su mandato y que son
fundamentales en el mediano y
largo plazo.
Rendir cuentas a los diferentes actores (sociedad civil, cuerpos
colegiados, organismos de control,
etc.).
Tener sistematizadas las lecciones aprendidas y buenas prcticas, las
cuales servirn de insumo para
futuras aspiraciones electorales.
Contar con un mayor voto de confianza por parte de la
comunidad, la cual reconoce en
estos actos un esfuerzo por mostrar
los resultados de la gestin.
Contar con informacin organizada ante cualquier
requerimiento posterior de los
organismos de control.
El proceso de empalme sirve para que la nueva administracin territorial inicie sin traumatismos el nuevo perodo de gobierno de la entidad territorial, le d continuidad a los procesos en curso y pueda poner en marcha sus nuevos proyectos en beneficio de la ciudadana.
Para qu sirve?
Conocer en detalle la situacin de la entidad territorial y de la Administracin en los aspectos de desarrollo y gestin.
Reflexionar sobre los temas estratgicos y normativos teniendo en cuenta los diferentes grupos poblacionales con un nfasis particular en quienes se encuentran en condicin de
vulnerabilidad por razones de sexo, edad, etnia, ubicacin geogrfica, pobreza, pobreza
extrema y condiciones de discapacidad o desplazamiento.
Identificar las apuestas de desarrollo, programas o proyectos exitosos y convenientes, que son armnicos con su programa de gobierno y cuya continuidad podra generarle victorias
tempranas a su administracin.
Tomar como referencia las lecciones aprendidas para la implementacin de nuevas polticas, programas o proyectos.
Contar con informacin especfica y actualizada y ms elementos para iniciar la formulacin del plan de desarrollo.
Identificar posibles indicadores y lneas de base y plantearse nuevas metas a partir de su programa de gobierno.
Orientar la integracin del POT y sus acciones previstas con la propuesta de desarrollo para el municipio.
Evaluar los recursos e instrumentos disponibles y la capacidad de la administracin territorial.
Generar espacios de dilogo y reflexin que retroalimenten los procesos de gestin pblica a partir de la experiencia del mandatario saliente.
Conocer los mandatos legales de su competencia y los procesos administrativos y judiciales que se encuentran vigentes y planificar los compromisos legales que tenga la entidad territorial.
Identificar los aliados estratgicos y los espacios de participacin social que pueden complementar la capacidad de la administracin local para abordar los problemas y
necesidades de la poblacin y del territorio.
Conocer la situacin financiera de la entidad territorial: activos, pasivos y patrimonio, e ingresos y gastos.
Al mandatario entrante
Para saber ms Se debe tener claridad sobre las apuestas territoriales
contenidas en el Plan de Ordenamiento Territorial del municipio (POT, PBOT o EOT), en materia de polticas, programas y proyectos que deben incluirse en el plan de desarrollo en el marco de la vigencia en la cual se encuentre el POT.
Palabras claves Grupos en condicin de vulnerabilidad son, por ejemplo,
las mujeres, los jvenes, las personas en situacin de desplazamiento y los grupos tnicos.
Le sirve paraLe sirve para
Al mandatario saliente
-
Departamento Nacional de Planeacin | 2322 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
Cundo inicia y cundo finaliza?
El empalme comienza despus de las elecciones y una vez los mandatarios entrante y saliente definen de comn acuerdo una agenda
de trabajo (programacin de reuniones, entrega de bienes muebles e
inmuebles, presentacin de informes, etc.).
Se recomienda que el mandatario saliente realice actividades previas de organizacin de la informacin y preparacin del empalme.
El proceso de empalme se cierra mediante un acto formal en donde se presenta el balance del proceso y se firma el Acta de Informe de Gestin,
la cual, de acuerdo con la Ley, debe entregarse a ms tardar a los 15 das
hbiles siguientes a la terminacin de la administracin saliente.
El empalme es un proceso de preparacin para el cambio de gobierno desde la proclamacin del candidato electo hasta la firma del acta de informe de gestin en la que se da cuenta de los recursos administrativos, financieros y humanos con los que se gobernar.
Conocer los resultados de la gestin del gobierno saliente y la lnea de base para hacerle
control social a la nueva administracin y
consolidar procesos de participacin en la gestin.
Prevenir rupturas en la gestin pblica que frenen el desarrollo del territorio.
Incrementar su confianza en la institucionalidad pblica.
Contar con informacin que facilite el ejercicio de control social en el nuevo periodo de gobierno.
Conocer algunos aspectos de la gestin de la administracin saliente y elaborar propuestas
para la continuidad de aspectos positivos o
correctivos, segn sea el caso.
Lograr una mayor y mejor participacin en los asuntos pblicos.
A la ciudadanaLe sirve para
Contar con informacin clara, veraz y oportuna para
realizar las labores de control
poltico, fiscal, etc.
Sustentar las investigaciones que se
deriven del ejercicio de sus
competencias.
A los organismos de control
Les sirve para
Para qu sirve?
Notas claves
Tenga en cuenta que la Procuradura General de
la Nacin expedir una circular con algunas de las
directrices que deben tener en cuenta los mandatarios
salientes y entrantes para el proceso de empalme.
Continuacin
-
Departamento Nacional de Planeacin | 2524 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
La informacin es clave durante el empalme que conlleva un corte de cuentas de la administracin saliente y una oportunidad de resolver inquietudes para la Administracin entrante.
Acuerdo formal
Es necesario acordar el alcance,
definir concertadamente la
forma como se va a desarrollar
el proceso y cumplirlo
cabalmente.
Organizado
Conformar un equipo para el
empalme, con participacin de ambas
administraciones (entrante, saliente).
Esto permite:
Tener una visin integral de la
situacin de la entidad territorial y de
la Administracin.
Transparente
La Administracin saliente debe estar en disposicin de
presentar informes sobre la totalidad de asuntos relacionados
con la gestin territorial, as como hacer un inventario y
entregar informacin y estadsticas bsicas que soporten dichos
informes; no solo porque es su obligacin legal, sino porque es
derecho del nuevo mandatario conocer el estado en que recibe
la nueva Administracin. En este sentido, es conveniente que se
haga pblica la copia del informe general del empalme.
Integral
El proceso de empalme debe cubrir
todas las reas del desarrollo y la
gestin territorial y debe llegar
al conocimiento de todos los
detalles que requiera la nueva
administracin.
Voluntad y liderazgo
La voluntad y disposicin del gobernante saliente en el empalme
y el liderazgo e inters del nuevo mandatario y su equipo son
aspectos claves para el logro de los objetivos del proceso.
Notas claves De la calidad y la claridad de la informacin
que se entregue depende el desarrollo de las polticas que se diseen para promover el desarrollo territorial y, por ende, generar mayor bienestar a la poblacin.
Condiciones para hacer un buen empalme
-
2Unidad
1 Reuniones de la comisin de empalme
2 Nombramiento de voceros
3 Programacin del encuentro de mandatarios
4 Reunin de mandatarios
5 Reuniones por dependencia o tema definido
6 Anlisis de la informacin
7 Aclaraciones y respuesta a inquietudes
8 Acta de informe de gestin
9 Reunin abierta con la comunidad
Un buen empalme
Un mal empalme
Consecuencias del empalme
Unidad 2
Recomendaciones para hacer el empalme
Nueve actividades claves para hacer un buen empalme
-
Departamento Nacional de Planeacin | 2928 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
9 actividades claves parahacer un buen empalme
Para pensar y comentar
Planear cmo se realizar el proceso de empalme
garantizar que este sea ms
sencillo y de mayor calidad.
Un proceso claro y acordado entre los dos equipos desde
el principio asegura un buen
cierre para los que se van y
un buen comienzo para los
que llegan.
Esta unidadle permitir:
A la administracin entrante:
Definir un esquema para garantizar un buen
desarrollo del empalme.
A la administracin saliente:
Preparar y organizar con anticipacin la informacin
que entregar al nuevo
mandatario.
El desarrollo de estas actividades ayudar a las administraciones entrante y saliente a realizar el empalme de manera organizada y en un clima de cooperacin que beneficie a la entidad territorial.
5
67
8
9
Nombramiento de voceros
para iniciar el proceso de
empalme.
Programacin del
encuentro de mandatarios.
Reunin de mandatarios
y conformacin de la Comisin
Oficial de Empalme.
Reuniones por
dependencia o
tema definido
para presentar y
entregar informacin.
Anlisis de la
informacin
en reuniones de la
Comisin de Empalme
del candidato electo
Aclaraciones y
respuesta a inquietudes
planteadas por el
equipo entrante.
Acta de informe de gestin:
la administracin saliente
la consolida, elabora y
entrega formalmente.
Reunin abierta con
la comunidad y la
administracin entrante.
Reuniones de la comisin
de empalme para analizar,
discutir y entregar la
informacin de cada
dependencia o tema definido.
Organizacin previa.
Acuerdos que establezcan los responsables de cada equipo.
Liderazgo de los mandatarios entrante y saliente (esto es fundamental).
2
1
3
4
Claves para llevar a buen trmino el empalme
-
Departamento Nacional de Planeacin | 3130 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
Se recomienda
Paso 1 1 Paso
Paso
2
3
Reuniones de la Comisin de Empalme Se hacen para analizar, discutir y entregar la informacin de cada dependencia o
tema definido. Se recomienda al mandatario actual, con el apoyo del Secretario
de Planeacin o quien haga sus veces
Es importante que haya un acercamiento entre el gobierno saliente y el entrante,
una vez elegido este ltimo. Y es importante que esto ocurra pronto para empezar el
empalme.
Nombramiento de voceros
Ambos voceros coordinan la fecha de encuentro
entre los dos mandatarios para oficializar el
inicio del proceso. Es importante que esto se haga
formalmente para evitar malos entendidos.
Programacin del encuentro de mandatarios
Notas claves Es importante preparar una presentacin del estado
actual de ejecucin del POT. Hay que precisar qu aspectos por desarrollar debe tener en cuenta la administracin entrante.
Se recomienda dejar un acta de inicio formal del proceso de empalme.
Palabras claves Vocero: es la persona que habla en
nombre de otra o de un grupo. Por eso es quien sirve de contacto, a quien hay que preguntar.
Como el empalme incluye
labores logsticas y operativas,
se recomienda a los alcaldes
y gobernadores salientes y
entrantes, que
Encarguen a una persona la coordinacin del
empalme en cada equipo.
Esta persona ser su vocero
y contacto.
Informen al otro equipo el nombre y los datos de su
vocero.
Realizar una reunin previa Con las diferentes dependencias e institutos
descentralizados.
Para sensibilizarlos y orientarlos sobre cmo organizar la informacin con el fin de adelantar el proceso de
empalme una vez sea elegido el nuevo mandatario.
Disear formatos estndar Servirn para preparar un documento y elaborar
diapositivas sobre la evolucin de los proyectos.
Elaborar resmenes ejecutivos y presentaciones sobre los avances y
problemas relacionados con:
El proceso de planeacin es integral y debe partir de los elementos legales existentes.
Facilitan el desarrollo de las sesiones de trabajo con el nuevo equipo de gobierno.
Incluir: contenido, avances y problemas enfrentados en su desarrollo.
Visin prospectiva del territorio
Planes estratgicos Planes de vida Plan
de Ordenamiento Territorial Plan bsico
esquema de ordenamiento territorial, entre otros.
Para saber ms Para mayor informacin consulte la cartilla
Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015 DNP
Importante porque
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Departamento Nacional de Planeacin | 3332 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
Paso
Definir las fechas de reuniones temticas o por
dependencias
Presentar al equipo de trabajo.
Entregar el resumen ejecutivo y la presentacin
que se ha preparado.
Abrir un espacio de dilogo despus de
la presentacin para: aclarar dudas y, si es
necesario, programar nuevas reuniones donde
se profundice en temas de inters de la futura
administracin.
En estas reuniones se presentar:
La situacin del municipio o departamento en la materia.
Las polticas que se han venido adelantando.
Los inconvenientes que se han tenido.
Las propuestas que se recomienda llevar a cabo en el corto, mediano y largo plazo.
Es importante presentar un anlisis de los
resultados de la gestin del mandatario saliente
y las dificultades que tuvo en la ejecucin de su
agenda programtica.
Se recomienda incluir la evaluacin frente a
las metas del pas, como primera infancia,
salud sexual y reproductiva, empleo, pobreza,
desigualdad, entre otras.
Reuniones por dependencia o tema definido
5 PasoAnlisis de informacin
6
El equipo del nuevo mandatario debe analizar la
informacin que se le ha entregado en cada una de
las reuniones temticas o por dependencias, para
PasoAclaraciones y respuestas a inquietudes En caso de que se generen inquietudes con respecto a la informacin entregada por el equipo saliente,
se recomienda programar reuniones especficas entre los dos equipos para aclarar las dudas que surjan
y reflexionar alrededor de ellas.
7
Objetivos de la reunin
Paso 4
En esta reunin de alcaldes o gobernadores se
conforma la Comisin Oficial de Empalme y se
hacen acuerdos para orientar el proceso.
Reunin de mandatarios
Instalar y formalizar la Comisin de Empalme, de la cual harn parte los voceros
de ambos equipos.
Concertar una agenda de trabajo.
Definir:
Los objetivos del proceso.
La metodologa, el cronograma y las
actividades que se realizarn para adelantar
el empalme y las sesiones de trabajo.
Los mecanismos para entregar la informacin:
documentos, manuales, archivos, bases de
datos, listas de chequeo, etc.
Programar sesiones temticas o por dependencias para presentar la informacin
que ha preparado la administracin saliente.
Contemplar nuevas reuniones para aclarar y atender solicitudes adicionales.
Notas claves
Es fundamental generar espacios de retroalimentacin y anlisis conjunto.
Pensar la situacin actual de la entidad territorial.
Considerar la forma en que la asumir la nueva administracin.
Resolver inquietudes
Organizar informacin que le servir para elaborar el nuevo Plan
de Desarrollo.
Una vez revisada la informacin, la
Comisin de Empalme del candidato
electo programar nuevas reuniones,
por medio de su vocero, si lo considera
pertinente.
-
Departamento Nacional de Planeacin | 3534 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
Consecuencias del empalme
PasoActa de informe de gestin
La administracin saliente
consolida y elabora el acta de
informe de gestin y la entrega
formalmente.
De manera complementaria al
proceso, previo de empalme,
el equipo tcnico de la entidad
territorial debe elaborar el acta
de informe de gestin para
entregarla formalmente a la
nueva administracin en los
trminos de la ley.
Se recomienda hacer pblica
la presentacin del acta en
una reunin abierta con la
comunidad y la administracin
entrante.
8
PasoReunin abierta con la comunidadSe recomienda a la administracin entrante realizar esta
reunin para que la ciudadana conozca los resultados del
proceso de empalme y entienda el enfoque que la nueva
administracin quiere dar a su gestin. De este modo se
generan confianza y vnculos entre los ciudadanos y el Estado,
representado por la nueva administracin.
9
Dnde dice? En la Ley 951 de 2005.
Asume la responsabilidad de los bienes, procesos y recursos que recibi.
Una transferencia exitosa es la garanta de una transicin armoniosa de
la administracin de un mandatario a la de otro. Es la forma de prevenir
rupturas que frenen los procesos de la gestin pblica y los objetivos de un
buen gobierno.
La administracin entrante puede solicitar informacin adicional cuando
requiera mayor anlisis.
Cuando el mandatario saliente No presente el informe.
No adelante el proceso de empalme conforme con lo establecido y a tiempo.
No comparezca a las citaciones de las Contraloras.
Cuando el mandatario entrante Recibe a conformidad el acta de
informe y NO verifica el estado de
veracidad de la informacin
Podr recibir una multa de hasta cinco (5) salarios devengados.
Podr ser sancionado disciplinariamente.
Un mal empalme
Un buen empalme
-
36 | Marco normativo del empalme - Unidad 6
Participacin ciudadana
Presupuestal y tributaria
Recursos fsicos y tecnolgicos
Procesos judiciales
Contable
Gestin para el desarrollo
territorial
Gestin financiera
Gestin administrativa
Gestin jurdica
Instrumentos y mecanismos de gestin
Fiscal y financiera
Recursos humanos
Contratacin
Informacin sectorial
Esquema de ordenamiento territorial (municipios)
Plan de desarrollo
3Unidad
Qu se debe entregar / pedir
Unidad 3
Informacin requerida para el empalme
-
Departamento Nacional de Planeacin | 3938 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
En esta unidad se presenta una clasificacin de los temas a entregar y recibir en el proceso de empalme. En el desarrollo de cada tema se presentan los elementos ms importantes que se deben tener en cuenta.
Temas claves para el proceso de empalme
Para pensar
y comentarLa informacin que la
administracin saliente
deje a la entrante se
convierte en un insumo
valioso para la formulacin
del nuevo plan de
desarrollo y para hacer ms
efectiva la gestin.
Esta unidadLe permitir:
A la administracin saliente conocer y organizar la informacin
que debe preparar por temas
y sectores
A la administracin entrante tener elementos para analizar la informacin
e incorporarla en los
prximos procesos de gestin
y planificacin para el
desarrollo del territorio.
A los dos equipos de trabajo (entrante y saliente) tener elementos
para organizar, presentar
y analizar la informacin
temtica
La administracin saliente tiene la responsabilidad de entregar al equipo que representa
al nuevo mandatario toda la
informacin que requiere para
iniciar su gestin.
De la misma
forma, la nueva
administracin
debe preocuparse
por la forma en
que asumir sus
responsabilidades,
de acuerdo con
las normas,
recursos, procesos e
instrumentos de los
cuales disponga.
El proceso de empalme, como insumo principal para los prximos
ejercicios de planificacin, debe dar cuenta de la situacin actual de la
entidad territorial. En este sentido, se recomienda organizar y entregar la
informacin segn las dimensiones del desarrollo (Poblacional, ambiental,
natural y construido, socio-cultural, econmica y poltico-administrativa).
Para saber msPara mayor informacin sobre las dimensiones y su relacin con los procesos de planeacin del desarrollo, consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015.
-
Departamento Nacional de Planeacin | 4140 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Conocer la visin que se tiene de la entidad territorial, para continuar con acciones que
promuevan su cumplimiento o reorientarla de acuerdo con la realidad actual.
Revisar las polticas que se aprobaron y los esfuerzos realizados para incorporarlos en el
nuevo ejercicio de planeacin. El lema no es empezar de cero. Desde los planes sectoriales y
poblacionales se deben continuar construyendo las bases para el desarrollo territorial.
Facilitar la identificacin de ideas, programas y proyectos que por su importancia deben
tener continuidad. Adems, contribuye a determinar cules son las problemticas que
persisten en la entidad territorial.
Conocer los proyectos de inversin que se ejecutaron en los ltimos aos y el nivel de recursos
invertidos, como insumo para la formulacin del Plan de desarrollo (2012-2015).
Complementar la informacin de seguimiento al Plan de desarrollo, desde la perspectiva de
los consejeros territoriales de planeacin, como representantes de la sociedad civil frente al
cumplimiento de las metas del Plan y la ejecucin del Sistema General de Participaciones.
Qu se debe entregar / pedir?
Acuerdo u Ordenanza por el cual se aprob el Plan de desarrollo (2008-
2011).
Acuerdos por los cuales se aprobaron planes sectoriales y poblacionales.
Informes de gestin presentados a la Asamblea o Concejo y organismos de
control.
Informes de seguimiento y autoevaluacin del Plan de desarrollo.
Informes de seguimiento a las metas del Plan de desarrollo emitido por el
Consejo Territorial de Planeacin.
En esta parte se presenta un balance de la informacin que debe prepararse para entregar al nuevo equipo de gobierno, en relacin con la gestin integral para el desarrollo. Esta debe organizarse a partir de los principales instrumentos de planificacin.
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
Plan de desarrollo
Para qu?
Notas claves
La administracin saliente puede organizar y entregar la informacin reportada por medio del SICEP (formatos L) y los informes de seguimiento al Plan de desarrollo que realiz la administracin.
No olvide que la cooperacin internacional es un instrumento de la poltica exterior de los pases, que contribuye, a travs del apoyo tcnico y financiero, al logro de los objetivos desarrollo. Es importante que se identifiquen los procesos y proyectos que se adelantaron en el periodo de gobierno con recursos de cooperacin.
-
Departamento Nacional de Planeacin | 4342 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Acuerdo mediante el cual se aprueba o aprob el POT, PBOT o EOT.
Estudios tcnicos de amenazas, riesgo y vulnerabilidad.
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
Plan o esquema de
ordenamiento territorial
Como soporte que justifique la recalificacin de reas de riesgo no mitigable y otras condiciones de restriccin diferentes de las originalmente adoptadas en el POT, PBOT
o EOT vigente y que deban ser tenidas en cuenta en el Plan de desarrollo y en la revisin y
ajuste del POT.
Identificar los requerimientos que deben ser incluidos en el Plan de desarrollo en materia de revisin y ajuste del POT, en el marco de lo dispuesto en el Decreto 4002 de
2004 y de acuerdo con el estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este
instrumento.
Identificar el modelo de ordenamiento adoptado para las zonas urbana y rural, al igual que los proyectos estratgicos que define el POT y que deben ser incluidos en el plan
de desarrollo. Se debe tener en cuenta el estado de avance y prioridades de los proyectos, as
como los que estn pendientes por ejecutar del POT.
Continuacin
Notas claves
Para el caso de los municipios.
Palabras claves
POT: Plan de ordenamiento territorial.PBOT: Plan bsico de ordenamiento territorial.EOT: Esquema de ordenamiento territorial.
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Departamento Nacional de Planeacin | 4544 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Informes de seguimiento al POT, PBOT o EOT vigente, avances en revisin y ajuste
conforme al artculo 28 de la Ley 388 de
1997 y lo reglamentado en el Decreto
4002 de 2004.
Documentos y actos administrativos que
reglamentan los instrumentos de gestin
y financiacin del desarrollo urbano que
el municipio ha venido implementando
(plusvala, valorizacin, transferencia
de derechos de construccin y desarrollo,
bancos inmobiliarios y similares).
Plan o esquema de
ordenamiento territorial
Instrumentos de gestin y financiacin
del desarrollo URBANO
Informar sobre el desarrollo e implementacin de instrumentos de gestin del suelo y financiacin del desarrollo urbano y la existencia y calidad de informacin relacionada con
cartografa, catastro, ordenamiento territorial, usos del suelo, normas urbansticas, programas
de reubicacin de asentamientos humanos, poltica de vivienda de inters social, entre otros, que
permitan identificar la dinmica y estudios existentes sobre la actividad de la construccin y lo que se
debe tener en cuenta en el Plan de desarrollo.
Establecer el dficit de espacios, equipamientos y servicios pblicos, y los estudios existentes y polticas de expansin de los mismos. Verificar la existencia de un plan vial o estudio
de movilidad (aplica para los departamentos) para articular el POT con los objetivos del Plan de
desarrollo.
Identificar los estudios, planes y proyectos ambientales, el inventario y estado actual del patrimonio arquitectnico, histrico y cultural, e identificar planes y proyectos existentes para
su conservacin, recuperacin y proteccin, con el fin de estudiar la necesidad de incluirlos en la
formulacin del plan de desarrollo de centros histricos.
Es importante que la administracin entrante reconozca los instrumentos que el municipio ha venido utilizando para implementar la adecuada gestin y financiacin del desarrollo urbano (vas, parques, equipamientos, proyectos de vivienda, entre otros), as como los resultados de este tipo de instrumentos. En este sentido, los nuevos alcaldes y concejales podrn
tener un conocimiento de los recursos provenientes de estas fuentes y su destinacin.
Por otra parte, si no se han venido utilizando esta serie de instrumentos que ofrece la Ley 388 de 1997, se debe informar a la nueva administracin municipal si estn incluidos como parte del POT del municipio para que priorice su reglamentacin en el Plan de desarrollo y, de
esta forma, encontrar mecanismos para financiar proyectos de desarrollo urbano, que de otra manera
la nueva administracin difcilmente podr adelantar con recursos propios.
Notas claves
De acuerdo al estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este instrumento (corto, mediano o largo plazo, segn el artculo 28 de la Ley 388 de 1997), se deben identificar los requerimientosque deben ser incluidos en el Plan de Desarrollo.
Para saber ms
Los instrumentos de gestin y financiacin del desarrollo urbano y territorial son aquellos definidos en la Ley 388 de 1997 y sus decretos reglamentarios, con el fin de posibilitar que los municipios cuenten con herramientas para gestionar y financiar los proyectos contenidos en el POT, PBOT o EOT.
Notas claves
Es importante tener en cuenta que el POT se ejecuta del Programa de Ejecucin, el cual debe estar articulado con el plan de inversiones del Plan de Desarrollo.
Con
tinu
acin
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
-
Departamento Nacional de Planeacin | 4746 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Informacin general sectores.
Documento que presente la organizacin y funcionamiento del Consejo de Poltica
Social.
Informacin sectorial
Para el anlisis de la informacin sectorial se recomienda comparar las estadsticas con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales vecinas. En el Anexo 1 se presentan algunos indicadores sectoriales a tener en cuenta.
Conocer la conformacin y funcionamiento del Consejo de Poltica Social, la agenda poltica y su cumplimiento, y los informes que el CPS, Consejo de Poltica Social,
present a la Asamblea o al Concejo.
Conocer las polticas, programas y proyectos ms importantes ejecutados, en ejecucin y aquellos que requieren continuidad, junto con las evaluaciones realizadas a estos.
Identificar proyectos innovadores que permitan avanzar en la visibilizacin de la ejecucin de la gestin pblica, atendiendo a principios de buen gobierno como equidad,
inclusin, transparencia y participacin ciudadana.
Establecer cules son las fuentes de financiamiento y la situacin financiera para el sector y su dinmica.
Saber cules son las condiciones que facilitaron el cumplimiento de metas y las razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron.
Estar al tanto de las estrategias de articulacin sectorial con otros niveles de gobierno, sectores y actores.
Determinar la articulacin de los Planes de vida, etnodesarrollo e integracin fronteriza con los planes sectoriales.
Conocer la informacin que deben rendir de manera sistemtica a entes de control y entidades departamentales y nacionales (SICEP, Procuradura, etc.)
Notas claves
Es importante conocer las polticas, programas y proyectos que aportan a disminuir la exclusin e inequidad y que se consideran importantes para dar continuidad.
Dnde dice?
En este punto debe tomarse en cuenta la Directiva 009 de 2006 del Procurador General de la Nacin, que establece que las entidades territoriales deben contar con estadsticas que se desglosen como mnimo por edad y sexo. Tambin deben tenerse presentes las directivas de la Procuradura General de la Nacin 007 de 2004 y la Directiva 002 de 2010.
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
-
Departamento Nacional de Planeacin | 4948 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Informacin general por grupos poblacionales.
Informacin poblacional
Conocer polticas, planes y programas que se han formulado o que estn en ejecucin para la primera infancia, infancia, adolescencia, juventud, persona mayor, situacin de
discapacidad, situacin de desplazamiento, grupos tnicos, entre otros.
Identificar estrategias y decisiones de poltica, tcnicas, financieras y de arquitectura institucional para gestionar estos asuntos por medio de la accin de poltica sectorial.
Saber cules son las estrategias de planificacin y ejecucin financiera para el cumplimiento de las competencias por grupos poblaciones.
Conocer los resultados poblacionales de acuerdo con las metas establecidas en el Plan de desarrollo.
Tener lecciones aprendidas y recomendaciones territoriales para optimizar la gestin de estos asuntos poblacionales.
Para el anlisis de la informacin poblacional, se recomienda comparar las estadsticas con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales vecinas.
En el caso de infancia y adolescencia se recomienda anexar el informe de gestin sobre infancia y adolescencia elaborado en el marco del proceso de rendicin pblica de cuentas.
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
-
Departamento Nacional de Planeacin | 5150 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Estratificacin
Documentos de
estratificacin urbana o
de la cabecera municipal,
centros poblados, zona rural,
fincas y viviendas dispersas
rurales.
Decretos municipales o
distritales por medio de
los cuales se adoptaron los
estratos.
Decreto de conformacin
del Comit permanente de
estratificacin.
Encuestas fsicas que son el
soporte del Sisbn, Base de
datos depurada y reporte de
las depuraciones realizadas
(municipio).
Sisbn
Instrumentos y mecanismos de
gestin
Conocer la situacin del municipio en la estratificacin, pues una clasificacin errada de esta acarrea responsabilidades fiscales. El incumplimiento de los deberes legales
en este tema es materia de investigacin por parte de la Procuradura General de la Nacin,
segn el rgimen establecido (Ley 732 de 2002).
Conocer quines lo integran y constatar que haya representantes de la comunidad y de las empresas de servicios pblicos domiciliarios.
Es un insumo clave en el momento de la formulacin de programas sociales. Es importante recordar que los funcionarios encargados de administrar el Sistema han recibido
entrenamiento especial en el tema, por ello se debe considerar estratgica su permanencia en
la Administracin.
Conocer el estado de las acciones que se han adelantado para actualizar y depurar las
personas registradas en el sistema y su clasificacin. Al respecto, se recomienda verificar si
se han realizado encuestas, utilizado controles de calidad y si se han generado correctivos.
Conocer el marco legal sobre el cual se adoptaron los estratos.
Continuacin
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
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Departamento Nacional de Planeacin | 5352 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Banco de programas y
proyectos BPI
Acuerdo, Ordenanza o Decreto
por el cual se crea el BPIM o BPID
(Banco de Proyectos de Inversin).
Manuales de procedimientos, de
usuario, instructivos de instalacin
y actualizacin.
Metodologa general ajustada,
MGA, para la identificacin,
preparacin y evaluacin de
proyectos de inversin, as como las
guas sectoriales.
Sistema de Seguimiento y
Evaluacin de Proyectos de
Inversin, Ssepi.
Reporte de proyectos radicados y
registrados en el BPI.
Reporte de los conceptos emitidos
sobre los proyectos de inters.
Estado del seguimiento y evaluacin
de los proyectos viabilizados en el
BPI que se encuentren en ejecucin.
Es necesario identificar si el Banco existe legalmente y si est en funcionamiento, e identificar los puntos claves para que realmente funcione como instrumento de planeacin y de gestin de proyectos.
Conocer el proceso de formulacin y evaluacin de proyectos de inversin pblica, que servirn de insumo para la ejecucin del Plan de desarrollo.
Dar cumplimiento a la Ley 152 de 1994 en relacin con la conformacin de la Red Nacional de Bancos de Proyectos.
Conocer los aspectos tcnicos de los diferentes proyectos y contar con criterios e informacin tcnica que facilite el proceso de toma de decisiones.
Esto le permite al mandatario y a la ciudadana en general, verificar el estado de avance o retroceso de los proyectos en ejecucin.
Analizar e identificar si los proyectos apuntan a los objetivos del Plan de Desarrollo.
Conocer los procedimientos as como tener la posibilidad de aclarar dudas e inquietudes.
Con
tinu
acin
Instrumentos y mecanismos de
gestin
El banco de proyectos debe estar ligado a la formulacin del plan porque todos los proyectos que apuntan a objetivos, estrategias o programas, deben estar formulados, evaluados, viabilizados y registrados en el BPI.
Notas claves
Continuacin
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
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Departamento Nacional de Planeacin | 5554 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Identificacin, estructuracin,
ejecucin y seguimiento de
proyectos
Conocer los antecedentes de la creacin e identificacin del proyecto, el problema que se busca solucionar y el impacto esperado.
Conocer informacin sobre la empresa o entidad que ejecuta el proyecto, el cronograma y los trminos y condiciones de calidad para la etapa de ejecucin.
Transferir informacin sobre las actividades de control que se han hecho a los proyectos en desarrollo y sobre las actividades de supervisin que se encuentran pendientes.
Estudios de la necesidad del proyecto.
Informes de control de los proyectos.
Estudios de diseo y estructuracin del proyecto (incluyendo el esquema
financiero).
Documentos contractuales de adjudicacin del proyecto.
Tener claridad sobre la informacin de los estudios de prefactibilidad y factibilidad del proyecto, para facilitar la transferencia de informacin sobre cmo se va a desarrollar el
proyecto durante de los aos de ejecucin.
Conocer los compromisos financieros de los actores del proyecto, el estado de vigencias futuras y la rentabilidad esperada al comenzar su operacin.
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
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Departamento Nacional de Planeacin | 5756 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Plan integral nico (PIU)
Acto administrativo por medio
del cual se conforma el Comit
departamental o municipal de
atencin integral a la poblacin
desplazada por la violencia.
Acto administrativo por medio
del cual se adopt o actualiz el
Plan integral nico (PIU). El acto
administrativo debe ir acompaado
del respectivo documento que
corresponde al PIU.
Informes o reportes de las acciones
adelantadas por la administracin
departamental o municipal sobre
las acciones de atencin integral
a la poblacin desplazada por la
violencia (Ley 1190 y Autos de
seguimiento 007 y 314 de la Corte
Constitucional).
Inventario de las figuras asociativas
a las cuales pertenece la entidad
territorial (objeto, proyectos, costos,
etc.).
Establecer si la poblacin desplazada por la violencia est debidamente organizada y si la entidad territorial cuenta con el Comit como instancia de participacin para la formulacin y seguimiento a la implementacin y ejecucin del PIU.
Establecer si la poblacin desplazada est recibiendo atencin integral para el goce efectivo de sus derechos.
Fomentar la creacin de instancias asociativas y orientar esfuerzos a las existentes. Las figuras asociativas (agencias de desarrollo econmico, convenios interinstitucionales, asociaciones de municipios, etc.) son mecanismos de gestin que
permiten a departamentos y municipios llevar a cabo proyectos estratgicos de desarrollo con
otras entidades territoriales u otros actores, mediante la unin de esfuerzos administrativos y
econmicos, el aprovechamiento de economas de escala que surjan de dichas alianzas y el
fortalecimiento de las iniciativas cooperativas de gestin.
Que la nueva administracin conozca los compromisos que tiene la entidad territorial y los tenga en cuenta en el ejercicio de planificacin.
Verificar si la administracin de la entidad territorial cuenta formalmente con el PIU como un instrumento de gestin para la atencin integral a la poblacin desplazada por la violencia.
Con
tinu
acin
Instrumentos y mecanismos de
gestin
Un ejemplo es el Convenio que firm el municipio con Accin Social a travs del cual se establecieron los compromisos relacionados con la Superacin de la Extrema Pobreza en el municipio, dentro del marco de la Red Unidos.
Notas claves
Convenios
y acuerdos
institucionales
Documento con informacin bsica
y compromisos existentes.
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
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Departamento Nacional de Planeacin | 5958 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Participacin ciudadana
Verificar si hay espacios, mecanismos y canales de participacin y comunicacin con los ciudadanos y si existe alguna motivacin para que ellos participen de lo pblico. Por
ejemplo: consejos consultivos o comits comunitarios de mujeres, consejos municipales de
juventud, entre otros.
Es importante, entonces, conocer los programas y proyectos orientados al fomento de la
participacin ciudadana y al apoyo de los consejos territoriales de planeacin.
Analizar la dinmica de la participacin en la gestin de la administracin saliente. Aqu se sugiere revisar si existe algn programa o proceso de formacin ciudadana.
Conocer la responsabilidad de la administracin con el Consejo Territorial de Planeacin, los procesos, procedimientos y la informacin relacionada con el nmero de miembros, los sectores que representan, sus nombres, decreto de nombramiento, direccin de
la sede, etc.
Conocer la lista de los consejeros para adelantar el proceso de renovacin conforme con lo establecido en la Ley 152 de 1994.
Saber cmo son las relaciones entre la Administracin y el Consejo Territorial de Planeacin y si esta le presta apoyo administrativo y logstico al Consejo.
Inventario de las organizaciones sociales y base de datos para convocatorias a la
ciudadana.
Acuerdo mediante el cual se conforma el Consejo territorial de planeacin.
Actas de reuniones del Consejo Territorial de Planeacin y proyectos de apoyo
La Ley 152 de 1994 establece que las autoridades de las entidades territoriales deben prestar apoyo administrativo y logstico para el funcionamiento de los Consejos Territoriales de Planeacin.
Notas claves
Continuacin
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
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Departamento Nacional de Planeacin | 6160 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Participacin ciudadana
Consultar si la comunidad participa activamente en los procesos de planificacin, ejecucin y seguimiento y evaluacin.
Verificar si existe informacin disponible, oportuna y accesible sobre la situacin de
la entidad territorial y la gestin de la administracin para que sea consultada por la
comunidad.
Verificar si existen conceptos y recomendaciones del Consejo Territorial de Planeacin para la
nueva administracin.
El Consejo Consultivo de Ordenamiento es una instancia asesora de la administracin municipal o distrital en materia de ordenamiento territorial, que debern conformar los alcaldes de municipios con poblacin superior a los treinta mil (30.000)
habitantes. Es importante que la administracin entrante verifique la existencia de dicho
Consejo y quines son sus miembros.
Este Consejo debe estar integrado por funcionarios de la Administracin y representantes de las organizaciones gremiales, profesionales, ecolgicas, cvicas y comunitarias vinculadas con el desarrollo urbano. Asimismo, los curadores urbanos forman
parte de este Cconsejo en las ciudades donde exista esta institucin.
Cuando no exista este Consejo en el municipio, es importante que se plantee su conformacin, teniendo en cuenta que entre sus funciones estn las de apoyar el seguimiento
al Plan de ordenamiento y proponer al alcalde sus ajustes y revisiones cuando sea del caso.
Actas de rendicin de cuentas a la ciudadana.
Conformacin del Consejo Consultivo de Ordenamiento.
El artculo 29 de la Ley 388 de 1997 establece la existencia de los Consejos Consultivos de Ordenamiento de Planeacin, como instancias asesoras.
Notas claves
Con
tinu
acin
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial
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Departamento Nacional de Planeacin | 6362 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
AnexosAnexos
Continuacin
Determinar si es necesario ajustar el presupuesto y tener claridad de las fuentes y recursos disponibles para la ejecucin del Plan de desarrollo.
Conocer la situacin financiera de la entidad territorial y establecer los objetivos y metas de la misma.
Verificar que el plan financiero contenga el informe sobre la situacin de los ingresos tributarios y no tributarios y de otras fuentes de recursos con las cuales haya contado la administracin (cooperacin internacional, aportes del sector privado, entre otros)
y conocer las proyecciones que se estn discutiendo.
Conocer un informe de los recursos que por diferentes conceptos haya recibido la Administracin por parte de otros niveles de gobierno, especialmente aquellos relacionados con la asignacin, giros y ejecucin del Sistema General de Participaciones,
indicando las destinaciones establecidas por la ley y la orientacin que la entidad territorial
ha dado a tales recursos.
El mandatario electo y su equipo deben conocer la realidad financiera de la entidad territorial, de una forma amplia y detallada, para lo
cual la administracin saliente les debe
suministrar la informacin necesaria
durante el proceso de empalme.
Se recomienda que el proceso de empalme sea particularmente objetivo, sustentado, detallado y estratgico en el tema fiscal, financiero y presupuestal, de tal manera que le
permita a los gobernantes identificar
las principales fuentes de recursos, sus
destinaciones especficas y los gastos
inflexibles. De esta forma se evidencia
cul es el monto que puede dedicarse a
inversin en programas y proyectos de
inters del nuevo mandatario en el marco
de la distribucin actual de competencias.
Conocerlo y revisar los ajustes que se hayan realizado.
Qu se debe entregar / pedir?
Plan plurianual de inversiones.
La elaboracin del plan de desarrollo debe partir de una identificacin racional y objetiva de los recursos con que contar la Administracin durante el periodo de gobierno.
Informacin sobre gestin financiera
Informacin fiscal y
financiera
Para qu?
Dnde dice?
Esta informacin se encuentra en la ejecucin presupuestal y en el Marco fiscal de mediano plazo (MFMP).
Dnde dice?
Ley 819 de 2003.
Marco fiscal de mediano plazo (MFMP) y plan financiero.
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Departamento Nacional de Planeacin | 6564 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Revisar la ejecucin del 2011 y la proyeccin para el 2012, de forma que la nueva administracin tenga elementos de los programas que se tiene previsto implementar en 2012
y definir el ajuste al presupuesto.
Conocer los procesos de ajuste y saneamiento fiscal que se hayan desarrollado en la entidad territorial y sus resultados a la fecha (en caso de que el departamento o municipio
haya realizado este proceso).
Conocer el estado de la deuda de corto, mediano y largo plazo, y la relacin de crditos desembolsados y en trmite. El mandatario saliente debe entregar copia de contratos, tablas
de amortizacin y estado actual de las operaciones de crdito pblico.
Cuando la entidad territorial se encuentre en Ley 550 de 1999 (intervencin econmica).
Informacin sobre gestin financiera
Plan operativo anual de inversiones.
Informe sobre los procesos de ajuste y saneamiento fiscal.
Informe sobre acuerdos de reestructuracin de deuda.
Estado de la deuda y vigencias futuras.
Informacin fiscal y
financiera
Con
tinu
acin
Para saber ms
La ley 550 de 1999 establece la intervencin financiera de las entidades territoriales, por parte del Estado nacional, cuando presentan un severo deterioro que amenaza su desarrollo armnico.
Continuacin
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Departamento Nacional de Planeacin | 6766 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Continuacin
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Se debe tener como insumo de la planeacin financiera que va a iniciar la nueva administracin. Es importante conocer las ejecuciones presupuestales aprobadas durante el
periodo de gobierno saliente.
Conocer las asignaciones presupuestales y orientar el ejercicio de planificacin.
Identificar acreedores y proveedores con quienes se tengan saldos pendientes.
Conocer la dinmica durante la vigencia del Plan anual mensualizado de caja (PAC) y establecer los compromisos de pagos que tendr la entidad al finalizar el ao y la
disponibilidad de recursos de tesorera.
Conocer el histrico de tarifas y el censo de contribuyentes por tipo de impuesto.
Es importante dar a conocer las gestiones que se han hecho o se vienen adelantando para
mejorar o potenciar los ingresos o rentas y recaudos de la entidad territorial.
Informacin sobre gestin financiera
Ejecuciones presupuestales.
Acuerdo o proyecto de presupuesto 2012.
Plan anual mensualizado de Caja, PAC.
Cuentas por pagar.
Bases de contribuyentes.
Informacin fiscal y
financiera
Con
tinu
acin
Para saber ms
Esta informacin se puede encontrar en el Sistema de informacin para la captura de la ejecucin presupuestal, SICEP.
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Departamento Nacional de Planeacin | 6968 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Respetar estos rubros
Los recursos asignados a proyectos en ejecucin.
Aquellos en cuya gestin se involucre a las
comunidades.
Los que representan el cumplimiento de compromisos
previamente contrados, como pueden ser convenios de
cooperacin tcnica y los acuerdos para el desembolso
de recursos de cofinanciacin o de crdito.
No intentar exceder los topes totales de recursos
presupuestales disponibles y su flujo proyectado de
ingreso durante la vigencia.
Informacin presupuestal
y tributaria
Informacin sobre gestin financiera
Para tener en cuenta
El nuevo mandatario podr recomendar al Concejo o Asamblea, la modificacin de algunos aspectos del presupuesto aprobado dentro del nuevo Plan de desarrollo (o los ajustes al plan vigente), con el fin de incluir las partidas presupuestales que le permitan poner en marcha los programas prioritarios del nuevo plan.
Toda modificacin representa un costo en organizacin, planificacin y capacidad de ejecucin. Por lo tanto, se debe procurar hacer solo los cambios imprescindibles y, sobre todo, respetar los siguientes rubros:
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Departamento Nacional de Planeacin | 7170 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Informacin sobre gestin financiera
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Estructura del rea financiera
Informacin contable
Conocer las gestiones adelantadas por la administracin anterior en relacin con la composicin y reestructuracin del rea financiera, y aquellas referidas a la puesta en
marcha de sistemas integrados de informacin, sealando las etapas ejecutadas y las que se
encuentren pendientes, as como los resultados de estos procesos.
Entre dichos documentos se encuentran los mecanismos de articulacin dentro de las
dependencias del rea presupuestal y financiera y de estas con las dems dependencias de la
administracin.
Conocer los siguientes documentos contables:
Balance general.
Estado de actividad financiera, econmica y social.
Estado de cambios en el patrimonio.
Formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN96.003 (revisar si hay actualizaciones).
Notas a los estados contables.
Balance de tesorera a 31 de diciembre de la vigencia.
Informe de gestin relativo al cumplimiento de los procedimientos relacionados con el saneamiento contable, conforme a la normatividad vigente.
Los libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos soporte. Los libros de contabilidad principales (diario y mayor) deben entregarse actualizados a la fecha
de corte en que se elaboren y presenten los estados contables y comprendern la totalidad
de los registros de las operaciones. Por su parte, los libros auxiliares deben entregarse
actualizados hasta el da en el que se produzca el cambio de representante legal.
Saldos actualizados con los respectivos informes de ejecucin presupuestal de ingresos y gastos, de manera que se puedan verificar con los registros efectuados en la Clase Cero.
Informes de control interno contable, as como la correspondencia existente entre la Contadura General de la Nacin y el Ente Pblico, precisando aspectos que se encuentren
pendientes por resolver.
Los comprobantes en medios magnticos de las operaciones que efectu la Administracin a travs del procesamiento electrnico de datos. No olvidar las claves de acceso.
Manuales de funciones, procedimientos del rea financiera y de usuarios del
sistema que estn emplendose.
Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos
complementarios.
Continuacin
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Departamento Nacional de Planeacin | 7372 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Continuacin
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
El mandatario saliente debe presentar un documento en donde detalle las partidas que dieron lugar al proceso de depuracin, tales como:
Saldos pendientes de conciliar.
Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigedad.
Acreedores y deudores no identificados.
Diferencias entre las existencias fsicas de bienes y derechos y los saldos contables.
Inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte, omisin en liquidacin de contratos, entre otros.
Igualmente, debe revelar el impacto patrimonial e indicar los criterios utilizados para mantener partidas en cuenta de orden. Se debe especificar el grado de avance en que se
encuentra el proceso de saneamiento contable.
El nuevo mandatario debe comprobar la existencia de archivos ordenados cronolgicamente con los documentos respectivos y solicitar:
Copia de la Tabla de Retencin Documental de la entidad por cada dependencia.
Acto administrativo de creacin del comit de archivos.
Relacin de carpetas fsicas de archivo o el archivo fsico, tanto histrico como central y de gestin.
Informacin sobre gestin financiera
Informe de saneamiento contable
Archivo documental
Con
tinu
acin
Informacin contable
Dnde dice?
Para guiar el proceso de administracin del archivo, se recomienda tener en cuenta la Ley 594 de 2000.
Listado de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Notas claves
Palabras claves
Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, que no afecta los estados financieros de la entidad. No obstante, es necesaria para registrar sus responsabilidades contingentes.
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Departamento Nacional de Planeacin | 7574 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Qu se debe entregar / pedir?
Para qu?
Cuentas bancarias y de ahorros. Se debe soportar y conciliar la informacin con los extractos bancarios a la fecha de presentacin de los estados contables, y con los reportes
diarios de bancos, para los das transcurridos entre la fecha de los estados contables y la del
cambio de representante legal.
La certificacin, mediante firma, de la informacin financiera, econmica y social que las entidades pblicas deben remitir a la Contadura General de la Nacin tienen que hacerla el representante legal y los dems funcionarios obligados, que se encuentren en
ejercicio de sus funciones en el momento de envo de la misma. Esto, aunque la informacin
se refiera al perodo inmediatamente anterior, en el cual el firmante no era el titular del
cargo. Lo mismo aplica en el caso de las liquidaciones.
Encargos fiduciarios. Relacionar con qu entidades fiduciarias se tienen estos encargos y explicar su objetivo.
Acreedores. Es necesario identificar claramente aquellos con quienes se tengan saldos por cancelar.
Copia del acto administrativo por el cual se constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2010 y su estado de ejecucin.
Inversiones. Es necesario hacer la entrega fiscal de los ttulos o de los respectivos certificados de depsito en custodia. Tambin se debe suministrar la informacin relativa a las
inversiones en ttulos desmaterializados que posea la entidad.
Clculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales. Debe indicarse si existe clculo actuarial vigente, si se est realizando el estudio, o si no se conoce el estado de esta
obligacin, e indicar las razones o inconvenientes que han impedido su clculo. As mismo,
el informe debe mencionar si existen pasivos laborales representativos. Adicionalmente,
se recomienda entregar la base de datos actualizada del PASIVOCOL, el estado del clculo
actuarial de los pasivos pensionales y el estado de cuenta en el Fonpet.
Informacin sobre gestin financiera
Informacin necesaria para la verificacin de los recursos, obligaciones
laborales e inversiones
Responsabilidad en la informacin financiera e informe de control interno
contable
Con
tinu
acin
Informacin contable
Palabras claves
Pasivocol: Es el Sistema del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, que hace seguimiento y actualizacin de los clculos actuariales del pasivo pensional de las entidades territoriales.Fonpet: es el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales.
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Departamento Nacional de Planeacin | 7776 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Proveen detalles sobre el tamao de la administracin.
Permiten estudiar si la entidad territorial cuenta con una estructura adecuada para el buen desempeo de las competencias a su cargo.
Permiten saber si el tamao de cada dependencia guarda relacin con las funciones que debe desempear.
Permiten analizar si el nmero de directivos, tcnicos y personal de servicio es adecuado para cada dependencia.
Permiten determinar el perfil y experiencia de los funcionarios de la entidad territorial, para establecer potencialidades y falencias.
Permiten determinar la magnitud de los gastos de personal y su composicin.
Permiten determinar la situacin actual de la vinculacin de los funcionarios y el cumplimento de las normas de carrera administrativa y de contratacin.
Permiten estudiar posibles estrategias para la racionalizacin de gastos.
Qu se debe entregar / pedir?
Organigrama, funcionarios y contratistas
Para llevar a cabo un completo proceso de empalme, es necesario definir el estado de los temas propios de la administracin y la organizacin interna de la entidad territorial.
Continuacin
Informacin sobre gestin administrativa
Recursos humanos
Para qu?
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Departamento Nacional de Planeacin | 7978 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Anexos
Con
tinu
acin
Recursos humanos Para garantizar un adecuado empalme en esta materia, se sugiere que adems de diligenciar el Formato 4 del Acta de Informe de Gestin (anexo 3), se presente, discuta y
entregue informacin de soporte sobre:
Listado de dependencias de la administracin y las relaciones jerrquicas entre ellas.
Listado de organismos descentralizados a que pertenecen.
Relacin del nmero de la planta de personal detallando su experiencia y grado de profesionalizacin. Para ello, se debe identificar: el nmero de personas de carrera
administrativa y los cargos de libre nombramiento y remocin, junto con sus escalas
salariales.
Listado de los contratistas y supernumerarios que se encuentren por fuera de la planta.
Listado de cargos de carrera que se encuentren vacantes.
El costo de la planta de personal por dependencia.
Funcionarios, docentes, directivos y administrativos a cargo de la entidad territorial, su ubicacin, escalafn, antigedad, costo y fuente de financiacin, en el
caso de los departamentos y municipios certificados.
Informe sobre reestructuraciones administrativas efectuadas y sus resultados.
Nmina de pensionados y trabajadores oficiales.
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Acto administrativo por medio del cual se fija la estructura de la
administracin territorial.
Planta de cargos vigente. Manuales de funciones por dependencia y cargo
Relacin de los contratos de prestacin de servicios y de consultora vigentes.
Inventario sector descentralizado (en caso de existir).
Informacin sobre gestin administrativaContinuacin
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Departamento Nacional de Planeacin | 8180 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
Para tener claros los procesos, manuales y sistemas de archivo; su nivel de actualizacin, custodia y manejo.
Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Reglamentos internos y manuales de funciones y procedimientos
Informacin sobre archivo municipal
Informacin sobre gestin administrativa
Recursos humanos
Continuacin
Con
tinu
acin
El nuevo mandatario no debe olvidar que una reestructuracin o reorganizacin de la nmina no es sinnimo de despidos. Este proceso consiste en identificar las fortalezas y potencialidades del personal disponible y ubicarlos en aquellos car