Guia externa de justificació FOAP 2013€¦ · criteris d’imputació de les despeses. 2. Marc...
22
GS222014QP10101 1 Guia externa de justificació FOAP 2013 Setembre 2014 Versió 1
Transcript of Guia externa de justificació FOAP 2013€¦ · criteris d’imputació de les despeses. 2. Marc...
GS
222
01
4Q
P1
010
1
1
Guia externa de justificació FOAP 2013
Setembre 2014
Versió 1
GS
222
01
4Q
P1
010
1
2
ÍNDEX:
1. Introducció
2. Marc jurídic
3. Eina de suport
4. Terminis de presentació
5. Lloc de presentació de la documentació
6. Documentació tècnica i econòmica de la justificació de les accions formatives
6.1 Documentació tècnica
6.2 Documentació de la justificació econòmica
7. Còmput d’alumnes subvencionables
8. Subcontractació
9. Període d’execució
10. Despeses subvencionables
11. Despeses no subvencionables
12. Altres obligacions de les entitats beneficiàries
13. Justificació de les despeses salarials de personal en nòmina
13.1 Com acreditar i calcular aquests valors.
13.2 Com introduir les dades a l’aplicació informàtica JERjes.
14. Presentació de la relació de despeses a través de l’aplicatiu informàtic JERjes
15. Instruccions per a l’informe d’ús de fons públics elaborat per una auditor/a de comptes.
15.1Objecte.
15.2 Elecció de l’auditor/a
15.3 Normes d’actuació dels auditors/es
15.4 informe de l’auditoria
16. Impresos.
GS
222
01
4Q
P1
010
1
3
1. Introducció
Aquesta Guia és d’aplicació per a la justificació de les accions de formació d’oferta en àrees
prioritàries (FOAP), adreçades preferentment a treballadors/res desocupats/des que promou el
Servei d’Ocupació de Catalunya, per a la convocatòria de l’any 2013.
L’objectiu és clarificar la forma i els requisits que s’han de seguir per la justificació de la realització
de cadascuna de les accions subvencionades, així com de les despeses generades per les accions
esmentades i la correcta aplicació dels fons percebuts.
La justificació de les entitats subvencionades determinarà la liquidació econòmica, a partir de la
comprovació de la correcta acreditació de les despeses finançades per la subvenció.
A l’Annex 4 de l’Ordre de bases es detalla la documentació que ha de contenir la justificació
econòmica, l’Annex 5 conté una relació de les despeses subvencionables i a l’Annex 6 trobareu els
criteris d’imputació de les despeses.
2. Marc jurídic
Al web del Servei d’Ocupació de Catalunya (SOC) es poden consultar els enllaços per accedir a
l’Ordre de bases de la convocatòria publicada al DOGC (EMO/248/2013, de 14 d’octubre) i la resta
de normativa així com als documents necessaris per a la justificació de FOAP 2013.
3. Eina de suport
Per a la realització de la relació de despeses del compte justificatiu, s’utilitzarà l’aplicatiu JERjes.
4. Terminis de presentació
El termini per a la presentació de la justificació relativa a aquesta subvenció és el comprés entre els
dies 1 al 30 de novembre de 2014.
5. Lloc de presentació de la documentació
La justificació s’ha de presentar en suport paper al registre d’entrada del Servei d’Ocupació de
Catalunya, conjuntament amb la documentació que preveu el punt 6 d’aquesta Guia sens perjudici
del que preveu l’article 39.4 de la Llei 30/1992.
Les adreces de les direccions territorials són les següents:
Direcció Territorial del Servei d’Ocupació de Catalunya a Barcelona
Llull 297-307
08019 Barcelona
Direcció Territorial del Servei d’Ocupació de Catalunya a Tarragona
C. Pompeu Fabra, 1
GS
222
01
4Q
P1
010
1
4
43004 Tarragona
Direcció Territorial del Servei d’Ocupació de Catalunya a Girona
Plaça Pompeu Fabra, 1
17002 Girona
Direcció Territorial del Servei d’Ocupació de Catalunya a Lleida
General Britos, 3
25007 Lleida
Servei Territorial d’Empresa i Ocupació a les Terres de l’Ebre
Carrer de la Rosa, 9
43500 Tortosa
6. Documentació tècnica i econòmica de la justificació de les accions formatives
6.1 Documentació de la justificació tècnica.
Acreditació del compliment de les condicions imposades a la concessió de la subvenció, amb
indicació de les activitats realitzades i els resultats obtinguts. Per justificar aquest apartat es
requereix la presentació de:
Memòria anual sobre la gestió de la formació impartida: l’entitat haurà de presentar una memòria
que es presentarà entre els dies 1 al 30 de novembre de 2014. Serà una única memòria per a la
totalitat de les accions.
En l’annex 3 de la Guia per a la gestió de les accions de formació per a l’ocupació, convocatòria
FOAP 2013 hi ha un guió per a l’elaboració d’aquesta memòria.
6.2 Documentació de la justificació econòmica.
El compte justificatiu ha d’incloure, sota responsabilitat del beneficiari, la informació necessària per
acreditar el compliment de l’objecte de la subvenció.
Per a aquesta convocatòria s’acceptaran les següents modalitats de justificació econòmica:
Compte justificatiu amb informe d’auditor per als atorgaments superiors a 60.000 euros.
Compte justificatiu simplificat per als atorgaments inferiors a 60.000 euros.
Documentació a presentar:
1.Document G146NFO-307 de sol·licitud d’acceptació de la justificació: Instància de presentació de
la justificació econòmica. Aquest document inclou:
Les declaracions per a la justificació següents:
1. Que l’activitat formativa ha finalitzat de conformitat amb la resolució d’atorgament.
GS
222
01
4Q
P1
010
1
5
2. Declaració que els pagaments corresponen a accions formatives correctament realitzades i
justificades mitjançant factures pagades o d’altres documents comptables de valor probatori
equivalent abans de la finalització del període de justificació.
3. Que els imports i hores justificades són les que es detallen en la relació de despeses adjunta.
4. Que per realitzar el repartiment just i equitatiu de les despeses generals entre les accions
subvencionades s’ha utilitzat el mètode proporcional o algun altre. En el supòsit que no
s’indiqui, s’entendrà que el repartiment és proporcional.
5. Que per al finançament de l’activitat subvencionada no s’ha rebut cap altre ingrés o
subvenció, o, i si se n’ha rebut algun, cal detallar-ne l’import i procedència.
6. Que durant el període d’ impartició de les accions formatives, i als efectes de l’IVA, l’entitat
beneficiària es troba en alguna de les situacions següents:
L’única activitat que ha desenvolupant ha estat la de formació, per la qual cosa, i
d’acord amb el que estableix la normativa vigent, les seves operacions estan exemptes
d’aquest impost.
Que ha estat subjecta al règim de prorrata general o bé especial, i de les quotes
efectivament suportades i no deduïbles i indica el percentatge que representen.
7. Que la documentació justificativa s’ha estampillat amb el % d’imputació de la despesa, l’any
de la subvenció i el programa subvencionat, excepte les factures electròniques, i les nòmines i
els documents TC2 de la Seguretat Social que hagin servit com a base per al càlcul del
cost/hora del personal.
8. Que resta arxivada tota la documentació original justificativa de la subvenció (rebuts,
factures, justificants de pagament, comptabilitat, etc.), que estarà disponible a requeriment de
l’administració i fins el 31.12.2021.
9. Declaració que l’entitat no té cap vinculació amb aquelles empreses que ha subcontractat
per a l’externalització de la docència, entenent vinculació la establerta al reglament de la Llei
38/2003, General de Subvencions, llevat de disposar d’autorització expressa del Servei
d’Ocupació de Catalunya.
10. En el cas que concorri el supòsit d’obligatorietat de presentar un mínim de tres ofertes
establert a l’apartat b) de l’Annex 6 de l’Ordre, declaració que l’entitat beneficiària ha elegit
entre tres ofertes presentades, conforme els criteris d’eficiència econòmica.
Només si s’escau, renúncia de fons públics percebuts com a bestreta i no aplicats a l’objecte
de la subvenció, i declaració que ha presentat comprovant del reintegrament de l’import de la
renúncia, així com els interessos legals que se’n derivin a comptar des de l’endemà del termin i
de finalització de la justificació econòmica.
2. Relació de despeses de la justificació econòmica. Document PDF JERjes. Una relació classificada
de totes les despeses subvencionables al desenvolupament de les accions formatives. Es obligatori
informar com a mínim, els camps de dades que indica el punt 1 de l’annex 4 de l’Ordre
EMO/248/2013, de 14 d’octubre, amb identificació del creditor i el document, la descripció de la
despesa, l’ import, la data d’emissió, la data de pagament i la forma de pagament. En el cas de les
GS
222
01
4Q
P1
010
1
6
depeses del personal formador, s’ha d’indicar també el preu o cost/ hora, calculat tal com s’indica a
l’apartat 13 d’aquesta guia.
Aquesta relació classificada es pot realitzar sense haver d’esperar que finalitzin totes les accions
formatives subvencionades i es presentarà telemàticament mitjançant l’aplicatiu informàtic JERjes,
disponible a la web del Servei d’Ocupació de Catalunya, a l’apartat per a entitats col·laboradores,
accés a JERjes, (consulteu l’apartat 14 d’aquesta Guia) Un cop validada telemàticament la relació
de despeses, s’ha d’imprimir el document codificat en format PDF i presentar-lo per registre
d’entrada, tal i com preveu l’apartat 5 d’aquesta Guia, juntament amb la resta de documentació que
ha de contenir la justificació.
Es presentarà una sola relació de despeses per expedient atorgat.
Si cal esmenar aquesta relació de despeses per una incidència o errada detectada podeu presentar
el document model G146NFO-330 (Sol·licitud retorn justificació econòmica) per sol·licitar el retorn de
la relació de despeses errònia i presentar la correcta telemàticament en el JERjes i per registre del
SOC.
3. Original o còpia compulsada del rebut de pagament de l’assegurança d’accidents dels
participants
4. Document G146NFO-311: L’informe auditor
En el supòsit del compte justificatiu amb informe d’auditor, s’ha d’incloure aquest informe de revisió
del compte justificatiu que ha de realitzar un auditor de comptes inscrit com a exercent al Registre
oficial d’auditors de comptes dependents de l’ Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes, que
ha de garantir, mitjançant un examen independent, que les despeses són elegibles segons el que
s’estableix a l’Ordre, que estan pagades, comptabilitzades i degudament identificades com a
despeses finançades per fons comunitaris. Aquest informe ha de fer referència a la codificació de la
relació de despeses presentada telemàticament.
5. En el supòsit de justificar despeses de personal propi, s’ha de presentar:
Document G146NFO-331: Temporalització mensual del personal adscrit a l’execució de les
actuacions.
S’ha d’adjuntar una temporalització mensual de les hores invertides en cada tasca. En aquesta
temporalització s’hi ha de fer constar la descripció de cadascuna de les tasques desenvolupades i
ha d’estar signada tant per l’entitat beneficiària com per la persona responsable de la seva execució.
S’admet que aquesta temporalització mensual sigui el resum de la temporalització diària o setmanal,
la qual quedarà a disposició dels òrgans de control corresponents.
Document G146NFO-332. Sistema de càlcul del cost/hora segons model normalitzat.
Document G146NIA-192. Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la
retenció de l’IRPF de les persones treballadores pròpies imputats com a despesa, amb indicació del
perceptor, els imports liquidats, les dates i la forma de pagament, amb l’objectiu de facilitar el
seguiment de la traçabilitat de la subvenció o de la pista d’auditoria.
6. En el supòsit de presentar despeses de personal extern, que s’imputi en concepte de preparació,
impartició, tutoria i avaluació de la formació, també caldrà presentar el Document G146NIA-193,
GS
222
01
4Q
P1
010
1
7
corresponent a la declaració dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l’IRPF en
concepte de factures.
7. Memòria justificativa de l’elecció d’un proveïdor entre tres ofertes, en el supòsit de
subministrament de bens d’equip o prestació de serveis per a empreses de consultoria o assistència
tècnica, quan l’import de les despeses subvencionables superi la quantia de 18.000 euros.
8. Si es justifiquen despeses de lloguer s’haurà d’ajuntar detall dels càlculs efectuats per a la
determinació de la despesa imputable. La seva imputació s’ha de fer d’acord amb el període
d’utilització i l’espai utilitzat, en el cas de locals, o bé persones usuàries, en el cas d’equipaments. El
punt g) de l’Annex 6 de l’Orde recull les instruccions per justificar aquesta despesa.
9. Si es justifiquen despeses d’amortització, s’haurà d’aportar detall dels càlculs efectuats per a la
determinació de la despesa imputable, d’acord amb les instruccions que es recullen al punt f) de
l’annex 6.
7. Còmput d’alumnes subvencionables
Còmput d’alumnes
Són alumnes subvencionables els següents:
- Els que tinguin un 75% d’assistència, tant si han finalitzat el curs com si han causat baixa
durant l’acció formativa.
- Els alumnes que causin baixa per col·locació desprès del 25% de la durada del mòdul
formatiu en cas de certificats de professionalitat (en endavant CP) o de l’especialitat en cas
de no CP. El Servei d’Ocupació de Catalunya verificarà que efectivament hi ha hagut
col·locació mitjançant la consulta de les dades de contractació/cotització.
Els alumnes han de complir els requisits establerts a l’Ordre de bases i per calcular el còmput es
tindrà en compte la no acreditació del compliment dels requisits exigits a la data d’incorporació a
l’acció.
Com a màxim se subvencionaran el nombre d’alumnes establert a la resolució d’atorgament.
Aclariment dels alumnes subvencionables en el cas de certificats de professionalitat.
S’ha d’entendre que tots els alumnes que finalitzin o almenys completin el 75% d’una acció són
subvencionables. A aquests efectes, les especialitats CP estan dividides en tres blocs formatius: el
conjunt de mòduls formatius (identificada amb el sufix “CEN)”, el mòdul de formació pràctica i el
mòdul de formació complementària. Cada bloc es justifica separadament perquè té assignada una
subvenció independent i es gestiona de manera diferenciada.
En el cas del bloc identificat com a “CEN”, que pot incloure diversos mòduls, seran subvencionables
els alumnes que completin (o facin un mínim del 75%) un o més d’un mòdul. La subvenció serà
proporcional a les hores del mòdul o mòduls cursats per l’alumne. Així, per exemple, si un alumne
només fa un mòdul, es subvencionarà l’import d’aquest mòdul, no la totalitat del bloc “CEN”.
Aquesta casuística no és aplicable a les especialitats no CP, ni de CP antics (anteriors al RD
34/2008) ja que estan programades com a especialitats senceres i no permeten acreditacions
parcials acumulables.
GS
222
01
4Q
P1
010
1
8
El percentatge d’assistència es calcula tenint en compte els dies que l’alumne ha assistit realment al
curs d’acord amb les signatures d’aquest que constin en els controls d’assistència que ha de tenir
el centre i que han d’estar informats a l’aplicació informàtica GIA.
Causes de revocació per incompliment de l’objectiu de l’activitat que fonamenta la concessió de la
subvenció.
Les causes de revocació i la normativa reguladora estan contemplades a l’Ordre de bases.
Els incompliments parcials o totals dels requisits o les obligacions de les entitats beneficiàries,
l’execució incorrecta de les accions que es posin de manifest en la verificació administrativa o en la
verificació in situ de les accions subvencionades, així com també la justificació d’una quantia inferior
a la quantia atorgada inicialment, implicaran l’inici d’un procediment de revocació parcial o total de
les subvencions concedides, que pot comportar la minoració de l’import pendent de pagament i/o el
reintegrament, per part de l’entitat beneficiària, de les quantitats pagades (bestretes) amb els
interessos de demora corresponents, des del moment del pagament de la subvenció i fins la data
en què s’acordi la procedència del reintegrament.
Si els òrgans de control aprecien algun motiu d’infracció hauran d’instar l’inici del procediment
sancionador, d’acord amb el que preveu la secció cinquena del capítol 9 de la Llei de finances
públiques de Catalunya i el que preveu la Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de
subvencions. Així mateix, si la Intervenció General durant els controls que dugui a terme es troba
amb una conducta per part del subjecte controlat tendent a entorpir, dilatar o impedir la seva
actuació, proposarà a l’òrgan competent l’inici del procediment de revocació i sancionador.
Si s’escau minorar la subvenció per raons d’incompliment que afecti al nombre d’alumnes que han
realitzat la formació o les hores lectives efectivament impartides, es tindrà en compte la següent
fórmula per realitzar el càlcul:
Preu màxim subvencionat = hores * nombre d’alumnes atorgats * import mòdul econòmic de
l'especialitat
També serà causa de revocació total de la subvenció la no presentació o no mecanització a GIA de
la informació/documentació següent:
- La relativa a la totalitat dels o de les alumnes.
- La relativa a la totalitat de la durada del curs de l’assegurança de l’alumnat.
- DL1, DL2 amb les corresponents fitxes de tots els alumnes.
- IFA de tots els alumnes.
- Acta d’avaluació de tots i totes les alumnes.
- Totes les fitxes d’experts i d’expertes.
- Fitxa de comprovació de DONO si afecta tots els i les alumnes.
GS
222
01
4Q
P1
010
1
9
Serà causa de revocació parcial de la subvenció la no presentació o no mecanització a GIA de la
informació/documentació relativa a una part dels o de les alumnes o a una part de la durada del
curs:
- Si falta alguna fitxa d’expert o d’experta o no reuneix els requisits, no serà subvencionable
l’import de les hores impartides per aquest.
- Si manca el DL1 o el DL2 d’alta d’algun alumne, aquest o aquesta no serà subvencionable.
- Si manca la documentació mensual, les hores de classe impartides durant el mes que no
s’ha presentat la documentació no es consideraran subvencionables.
- Si manca la documentació de les pràctiques o no es pot comprovar la seva realització, no es
considerarà subvencionable la despesa corresponent.
D’acord amb la base 17.10 de l’Ordre de bases, la manca de presentació de la justificació en el
termini establert serà causa de revocació total de la subvenció atorgada.
8. Subcontractació
La convocatòria contempla, a la base 13, la possibilitat de poder subcontractar part de les
actuacions subvencionades, complint les condicions següents.
Només es pot subcontractar, parcialment o en la seva totalitat, les despeses vinculades a la
retribució de formadors en l’exercici de les activitats de preparació, impartició, tutoria i avaluació als
participants de les accions formatives.
L’import màxim que es pot subcontractar és un 80% de la subvenció atorgada per cada acció
formativa. L’ import imputat per a aquesta despesa que superi aquest tant per cent no serà
subvencionable.
És molt important que la subcontractació estigui correctament informada a l’aplicació informàtica
GIA i que constin totes les dades de l’empresa subcontractada, sigui una o varies per acció
formativa.
L’annex 3 de l’Ordre EMO/248/2013 de 14 d’octubre, recull totes les condicions i requisits en cas de
subcontractació de la docència.
Per que sigui subvencionable la despesa subcontractada, a més de complir amb el que estableix
l’annex 3 esmentat, aquesta ha d’haver estat autoritzada pel SOC.
9. Període d’execució
GS
222
01
4Q
P1
010
1
10
Es considera període d’execució el que va des d’un mes abans de l’inici de la primera acció i un
mes desprès de la finalització de l’última acció. Les dates de les factures i els conceptes facturats
relatius a les despeses subvencionables han d’estar dins d’aquest període d’execució.
10. Despeses subvencionables
Són subvencionables aquelles despeses que s’imputin al desplegament de les accions per
respondre de manera inequívoca a llur naturalesa, que s’hagin realitzat durant el període d’execució
de l’actuació, i hagin estat efectivament pagades pel beneficiari abans de la presentació de la
justificació econòmica.
Les despeses dels formadors/ores s’han d’imputar al període de durada de l’acció formativa.
L’Annex 5 de l’Ordre especifica les despeses directes, les indirectes i les altres despeses
subvencionables.
L’Annex 6 especifica els criteris d’imputació de les despeses.
Les despeses directes s’han d’imputar a l’acció formativa a què correspongui o, si afecten diverses
accions, de manera proporcional entre les accions afectades. Els percentatges màxims següents,
establerts per la convocatòria, es calcularan sobre imports totals de l’expedient, i no per cada acció
formativa:
Despeses de docència: mínim el 40% de la despesa total justificada. L’ import imputat per a
aquesta despesa que no arribi a aquest tant per cent no es podrà imputar a un altre concepte i
per tant serà objecte de minoració de la subvenció.
Despeses de preparació i seguiment de la formació (avaluació i tutoria): màxim el 20% de les
despeses totals de docència. L’ import imputat per a aquesta despesa que superi aquest tant
per cent no serà subvencionable.
Les despeses indirectes s’imputen mitjançant un tant alçat, vinculat a cada acció formativa.
Aquest percentatge de tant alçat, es calcularà sobre les sumes de les despeses directes més la
despesa vinculada a l’informe d’auditor, exceptuant les despeses d’amortització d’equips didàctics i
plataformes tecnològiques, i el lloguer o arrendament financer d’aquests. També s’exceptua les
depeses de transport, manutenció i allotjament per les persones treballadores ocupades que
participin en les accions formatives.
Aquest percentatge no podrà superar el 10% de les despeses esmentades justificades de l’activitat
formativa, no obstant podrà arribar al 15% en les accions en què per a la seva execució no s’hagi
incorregut a la subcontractació prevista a la base 13 de l’Ordre EMO/248/2013, de 14 d’octubre.
L’import de tant alçat finalment acceptat es calcularà sobre les despeses indicades anteriorment,
correctament verificades.
A continuació figura un quadre que resumeix les despeses directes i els altres costos
subvencionables, la manera de desglossar-los i la documentació acreditativa. En cas de dubte
sempre cal consultar la normativa reguladora, és a dir, l’Ordre de bases i convocatòria corresponent.
GS
222
01
4Q
P1
010
1
11
GS
222
01
4Q
P1
010
1
12
DESPESES DIRECTES
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS OBSERVACIONS
Retribucions de
formadors/ores
Aquesta despesa ha
de ser un mínim del
40% del total justificat.
Despeses derivades
de l’exercici de les
activitats dels
formadors/ores
interns o externs.
Aquestes despeses
inclouen les de
preparació,
impartició, tutoria i
avaluació de la
formació.
Impartició de docència: Cal
detallar les depeses, mes a
mes, dins l’apartat del
JERjes. Només s’admeten
despeses imputades pel
període de durada de
l’acció formativa.
Preparació, tutoria i
avaluació: Cal detallar les
despeses, mes a mes, dins
l’apartat del JERjes
(preparació, seguiment i
tutoria). No poden superar
el 20% de la despesa
justificada en la partida de
formadors/ores.
Tutoria per al mòdul de
formació pràctica en
centres de treball dels
certificats de
professionalitat.
Les despeses s’han
d’imputar al mòdul de
pràctiques i el preu és de 1,5 € per alumne que ha
realitzat com a mínim el
75% del mòdul i per hora
realitzada.
DESPESA PRÒPIA
Personal en nòmina:
Nòmina, TC1 i TC2.
Acreditació de pagament.
Temporalització horària.
Acreditació càlcul cost/hora treballador
Document de declaració responsable
dels imports liquidats amb Hisenda pel
que fa a la retenció de l’IRPF.
Personal extern:
Factura
Acreditació de pagament.
Document de declaració responsable
dels imports liquidats amb Hisenda pel
que fa a la retenció de l’IRPF.
La factura ha de contenir les següents
dades del formador: Nom i cognoms,
DNI, hores d’impartició i hores de
preparació, així com el cost de la
impartició i de la preparació.
DESPESA SUBCONTRACTADA
Factura
Acreditació de pagament.
La factura ha de contenir les següents
dades per cada formador:
Nom i cognoms, DNI, sou brut,
seguretat social, hores d’ impartició i
les de preparació, així com el cost
Les despeses de formadors/ores, tant propis
com externs s’han de desglossar per acció
formativa, hores dedicades exclusivament a la
impartició de la docència i les de preparació i
seguiment, i incloure també el cost/hora.
Quan l’import de la contractació d’una
despesa subvencionada superi els 18.000 €,
el beneficiari ha de sol·licitar prèviament a la
contractació tres ofertes de diferents
proveïdors.
En el supòsit de subcontractació (servei
extern de formació): la factura que justifica els
serveis ha d’incloure de forma desglossada
per a cadascun d’ells, l’acció formativa, les
hores dedicades exclusivament a la impartició
i el cost/hora.
Les despeses del personal que fa la tutoria de
les pràctiques, tant propis com externs, s’han
d’indicar en l’acció corresponent a les
pràctiques i desglossar les hores dedicades a
aquesta activitat.
Els alumnes que realitzin aquest mòdul de
pràctica sense reunir els requisits exigits no
es consideraran subvencionables.
Aquestes despeses del personal que fa la
tutoria de les pràctiques, no es
comptabilitzaran als efectes del compliment
dels percentatges mínims establerts per a la
GS
222
01
4Q
P1
010
1
13
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS OBSERVACIONS
(cost/hora) de la impartició i de la
preparació. despesa destinada a docència ni per a la
destinada a preparació, tutoria i avaluació.
Dietes. Les despeses de dietes han
d’estar desglossades de
forma separada del sou de
les formadores o dels
formadors.
Rebut comptabilitzat de dietes. No es podran admetre tiquets de transport,
gasolina o pàrquing per justificar les dietes
dels formadors o de les formadores. Aquests
conceptes estaran recollits en un rebut de
dieta, signats pel treballador/a.
Amortització
Amortització d’equips
didàctics i plataformes
tecnològiques amb
una vida útil més enllà
d’un exercici
pressupostari.
Cal detallar l’equip adquirit i
que s’hagi utilitzat per a la
realització del curs.
Cal imputar-lo per acció
formativa. Si l’ús és
individual s’ha d’imputar pel
nombre d’alumnes.
Factura
Acreditació de pagament dels
elements amortitzables.
Quadre financer de l’amortització i
detall dels càlculs realitzats per a
determinar l’import amb indicació del
percentatge imputat de cadascuna de
les factures.
El material amortitzat ha d’estar relacionat
amb l’especialitat del curs.
Els elements amortitzables han de tenir una
relació directa amb el contingut de l’acció i
assentaments comptables de les
amortitzacions.
L’amortització es farà d’acord amb les taules
de la Hisenda Pública (RD 1777/2004,
Reglament impost societats).
L’amortització ha de ser proporcional a l’ús
temporal i espacial que es faci del bé en la
realització de l’acció.
No són subvencionables les despeses
d’amortització d’instal·lacions o equips
adquirits amb subvencions.
Mitjans didàctics
Adquisició de mitjans i
material didàctic, així
com despeses de
bens consumibles.
S’inclou el material de
protecció i seguretat.
Cal detallar el tipus de
mitjà/material adquirit.
Cal imputar-lo per hores
d’utilització per acció
formativa o per alumnes si
es d’ús individual.
Factura pagada
Acreditació de pagament
El mitjà/material adquirit ha d’estar relacionat
amb l’especialitat del curs.
Quan l’import de la contractació d’una
despesa subvencionada superi els 18.000€, el
beneficiari ha de sol·licitar prèviament a la
contractació tres ofertes de diferents
proveïdors
GS
222
01
4Q
P1
010
1
14
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS OBSERVACIONS
Lloguer i arrendament
financer
d’equipaments i locals
Lloguer o arrendament
financer de locals o
d’equips i plataformes
destinats a les accions
formatives, excloses
les despeses
financeres.
Cal especificar el bé o
equip llogat.
Cal detallar els metres
quadrats utilitzats.
Contracte de lloguer.
Rebut amb els diferents conceptes del
lloguer desglossats (material, període,
etc.)
Extracte bancari o els rebuts
acreditatius del pagament.
IVA (model 303 i 390), IRPF (model
115 i 180) i documents acreditatius
d’Hisenda si hi ha exempcions.
Lloguer de locals:
No són despesa subvencionables conceptes
com l’IBI o despeses de la comunitat.
Lloguer i arrendament financer:
La seva imputació ha de ser proporcional a
l’ús temporal i espacial que es faci del bé en
la realització de l’acció, així com dels alumnes
si és un bé d’ús individual.
Ens aquest sentit, s’han de poder acreditar els
càlculs dels valors imputats.
No són elegibles les despeses en concepte
d’interessos, ni les despeses d’assegurances,
ni l’IVA (llevat que representi un cost afegit per
l’entitat).
Només és elegible la part neta de la
mensualitat.
Arrendament financer. Només es imputable la part
que correspon a capital i no
es poden imputar els
interessos.
Contracte de renting o lising (o altres
tipus d’arrendament financer).
Quadre financer i acreditació de
pagament.
Assegurança
Assegurança
d’accidents obligatòria
per a tots l’alumnat.
Cal detallar el nombre
d’alumnes participants.
Pòlissa d’assegurança amb les
condicions i l’acreditació de pagament. Aquesta despesa té caràcter obligatori i s’ha
de presentar original o còpia compulsada,
juntament amb la sol·licitud de la justificació
econòmica.
Transport, manutenció
i allotjament de
persones
treballadores
ocupades
Despeses generades
per l’entitat per al
pagament de beques
per a alumnes
treballadors i
treballadores en actiu
que participin en les
Els límits són els següents:
Locomoció: 0,19 € per
quilòmetre.
Manutenció: 26,67 € per
dia.
Manutenció i allotjament:
Justificació del dret a rebre la beca i
rebut comptabilitzat. Només es podrà imputar quan el pagament
l’hagi efectuat l’entitat beneficiària.
Caldrà identificar l’alumne beneficiari i el motiu
pel qual se li ha pagat la beca.
GS
222
01
4Q
P1
010
1
15
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS OBSERVACIONS
accions de formació. 53,34 € per dia.
Publicitat
Despeses de publicitat
per l’organització i
difusió de les accions
formatives.
Factura pagada i acreditació de
pagament.
Suport de la publicitat (anunci de
premsa, tríptic, placa, newsletters,
webs i altres mitjans de difusió).
Cal recordar l’obligatorietat de notificar la
publicitat al tècnic o a la tècnica de verificació
i incloure sempre els logotips oficials de l’FSE,
Ministeri, SOC i Generalitat.
Les plaques només es podran imputar en una
única subvenció.
ALTRES DESPESES SUBVENCIONABLES
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS OBSERVACIONS
Informe d’auditor/a
Despeses derivades
de la realització de
l’informe d’auditor/a.
Cal imputar les despeses
de forma proporcional a la
subvenció obtinguda.
Factura.
Acreditació de pagament.
L’import ha de suposar un mínim de 15 hores
de treball i no pot superar l’1% de la
subvenció.
Ha de fer referència a la codificació de la
relació de despeses presentades
telemàticament pel JERjes i s’ha de penjar en
format PDF dins l’apartat d’informe auditor.
Quan l’import de la contractació d’una despesa subvencionada superi els 18.000€,
el beneficiari ha de sol·licitar prèviament a la
contractació tres ofertes de diferents
proveïdors.
GS
222
01
4Q
P1
010
1
16
TIPUS DE
DESPESA
DEFINICIÓ
BÀSICA
COM DESGLOSSAR
LES DESPESES
DOCUMENTS ACREDITATIUS OBSERVACIONS
Activitats
d’avaluació i control
(qüestionaris
d’avaluació)
Despeses generades
per les activitats
d’avaluació i control.
Cal detallar el tipus de
despeses ocasionades.
Personal en nòmina:
Nòmina, TC1, TC2.
Acreditació de pagament.
Temporalització horària.
Document de declaració responsable
dels imports liquidats amb Hisenda pel
que fa a la retenció de l’IRPF.
Personal extern:
Factura.
Acreditació de pagament.
Cost (preu/hora) de l’ import imputat.
Document de declaració responsable
dels imports liquidats amb Hisenda pel
que fa a la retenció de l’IRPF.
L’import màxim imputable serà del 3% del
total de les despeses directes correctament
verificades.
Quan l’import de la contractació d’una despesa subvencionada superi els 18.000€,
el beneficiari ha de sol·licitar prèviament a la
contractació tres ofertes de diferents
proveïdors.
Matrícula o dret
d’examen
Generades per la
participació dels/de
les alumnes en proves
reconegudes de
certificació de nivell
equivalent al Marc
Europeu Comú.
Cal detallar els alumnes
participants.
Factures o rebut a nom de l’entitat
beneficiària.
Condicions: Que sigui una especialitat
formativa inclosa a l’Annex 8 de l'Ordre.
Hi hagi compromís de l’entitat des del
moment de la sol·licitud de facilitar aquesta
prova. L’entitat ha assumit el cost. No s’ha
generat cost per l’alumne. Les proves s’han
de fer en entitats certificadores reconegudes.
Els alumnes tenen una avaluació positiva.
No es subvencionen taxes.
000000
17
11. Despeses no subvencionables
Dins del punt C de l’Annex 5 de l’Ordre es troba el llistat de les despeses no subvencionables.
12. Altres obligacions de les entitats beneficiàries
Cal guardar fins el 31 de desembre de l’any 2021 els originals de les factures i la resta de
documents acreditatius de les despeses imputades a l’acció subvencionada, a disposició dels
òrgans de gestió i control competents a comptar des de la finalització de l’expedient, en
compliment de l’article 90 del Reglament (CE) 1083/2006, del Consell, d’11 de juliol de 2006. Els
beneficiaris que, abans d’aquesta data, decideixin suspendre l’activitat o dissoldre’s, hauran de
remetre els originals o còpia compulsada dels justificants de la realització de l’activitat
subvencionada a l’òrgan concedent.
S’han d’incloure en la comptabilitat les despeses imputades a cadascuna de les accions de
forma separada o per qualsevol mitjà que en permeti la identificació.
Cal estampillar els documents original de despesa amb un segell de l’entitat o de l’auditor/a de
comptes, segons la modalitat de compte justificatiu, on hi consti el percentatge i el programa als
quals s’ha imputat la subvenció i el cofinançament del Fons Social Europeu.
No s’han de segellar les factures electròniques, ni les nòmines de personal propi i els documents
TC2 de la Seguretat Social que hagin servit com a base per realitzar el càlcul del cost/hora del
personal.
Cal presentar a requeriment del Servei d’Ocupació de Catalunya o dels òrgans de control
corresponents, la documentació material justificativa i els antecedents que es creguin necessaris
per comprovar l’aplicació de la subvenció.
13. Justificació de les despeses salarials de personal en nòmina
La convocatòria de FOAP 2013 preveu a l’annex 6, els criteris d’imputació de les diferents
despeses subvencionables.
Pel que respecta a les despeses de personal propi, aquesta normativa estableix que la
justificació es realitzarà mitjançant la següent fórmula:
hores realitzades (1) x cost/hora del treballador (2)
13.1 Com acreditar i calcular aquests valors:
(1) Hores realitzades per cada treballador i treballadora. L’acreditació de les hores realitzades es
fa mitjançant les temporalitzacions que es presenten juntament amb la justificació econòmica.
Aquesta temporalització és un resum mensual de l’assistència diària.
En la temporalització diària dels formadors hi ha de constar una descripció de les tasques
realitzades, el total d’hores dedicades al projecte o acció que es justifica, i a quin concepte
justificable corresponen. Cal diferenciar específicament les tasques de docència de la resta.
000000
18
El document ha d’estar signat tant pels treballadors i treballadores, com per la persona
responsable de l’entitat beneficiària.
No són subvencionables les hores de treballadors i treballadores que estiguin de baixa.
Aquests fulls d’assistència diària es conservaran a l’entitat beneficiària i hauran d’estar a
disposició del personal del SOC o dels òrgans de control corresponents per a qualsevol
requeriment que aquest pugui realitzar.
(2) Cost/hora corresponent a cada treballador/a. L’acreditació del cost/hora és un càlcul que té
en compte el Cost salarial del treballador, la Seguretat Social a càrrec de l’empresa i les hores
anuals segons conveni. Tanmateix, cal tenir en compte els conceptes salarials i de Seguretat
Social que són subvencionables i els que no ho són, d’acord amb el que es recull a l’Annex 5 de
l’Ordre de bases.
Cost/hora= (Cost salarial + SS empresa) / Hores anuals Conveni
El Cost salarial més la Seguretat Social de l’empresa són el Cost laboral (numerador de la
fórmula).
El Cost salarial és el salari brut, incloent les pagues extraordinàries, més els complements
salarials que es trobin fitxats en el conveni col·lectiu, i que són subvencionables tal com s’indica
en l’Annex 5 de l’Ordre de bases.
No són subvencionables els costos dels treballadors/es que estiguin de baixa (tant despeses
salarials com de Seguretat Social). Per tant, per obtenir el cost/hora en aquests casos, el Cost
laboral (Cost salarial més Seguretat Social de l’empresa) i les hores segons conveni s’hauran de
calcular en la proporció que correspongui, sense tenir en compte el període de baixa.
Les despeses de personal propi es calcularan de la següent forma:
Cost/hora multiplicat pel total d’hores justificades en la temporalització horària per tasca i
treballador/a.
Tot seguit, es descriu com calcular el cost laboral i les hores de conveni:
(I): Càlcul Cost laboral
Cost laboral = Cost salarial + SS empresa.
Per a calcular el Cost laboral, i depenent de l’antiguitat de la persona contractada, es poden
donar tres supòsits de càlcul:
a) Personal contractat amb una antiguitat superior a un any. Es considerarà el cost salarial i la
Seguretat Social a càrrec de l’empresa que correspongui dels 12 mesos anteriors a comptar
des del darrer mes de realització de la formació per part del treballador o treballadora.
b) Personal contractat amb antiguitat inferior a un any. Es considerarà el cost salarial i la
Seguretat Social a càrrec de l’empresa que correspongui de la totalitat dels mesos des de
l’inici del contracte fins a la data de finalització de les actuacions subvencionades.
c) Personal contractat exclusivament per l’execució del projecte. Es considerarà el cost salarial i
la Seguretat Social a càrrec de l’empresa que correspongui dels mesos de duració del
contracte.
000000
19
(II): Hores anuals conveni: es tindran en compte les hores anuals establertes en el conveni
col·lectiu que correspongui, o les proporcionals al període que correspongui computar.
S’adjunta model de resum de nòmines, indicatiu del càlcul del cost/hora.
13.2. Com introduir les dades a l’aplicatiu JERjes
A l’hora d’introduir les dades relatives a les nòmines, l’aplicatiu demana, entre d’altres dades,
l’import imputat, el cost/hora i el número d’hores. En aquestes caselles, caldrà informar el
següent:
Número d’hores: s’indicaran les hores reals, justificades mitjançant la temporalització.
Cost/hora: s’indicarà el cost/hora calculat segons s’ha indicat a l’apartat 13.1 (2).
Import imputat: s’indicarà l’import resultant d’aplicar el cost/hora al número d’hores.
14. Presentació de la relació de despeses a través de l’aplicatiu informàtic JERjes
El JERjes és l’aplicatiu informàtic que el SOC ha posat a disposició de les entitats
col·laboradores per a la presentació telemàtica de la relació de despeses elegibles de les
accions subvencionades en matèria de polítiques actives d’ocupació.
Cada persona usuària registrada al sistema (en principi s’ha d’estar donat d’alta a l’aplicatiu GIA
– Gestió Integral d’Accions-) utilitzarà com accés al JERjes el mateix usuari definit pel GIA i ha
d’informar-hi les despeses corresponents que es regulen en cada convocatòria o programa.
Un cop s’hagi accedit al JERjes l’entitat ha de relacionar totes les despeses (factures, nòmines,
lloguers...), i imputar els imports a les diferents accions atorgades. Posteriorment, ha de realitzar
la validació de la justificació emplenada per trametre-la telemàticament al SOC.
Cada despesa introduïda es pot imputar de diferents maneres: fer un repartiment proporcional
entre totes les accions formatives (s’exclou el mòdul de formació pràctica en empreses), o bé
imputar diferents imports de la despesa a una o més accions.
Les despeses que estiguin clarament relacionades amb una acció formativa s’han d’imputar en
aquesta.
Les despeses de les persones formadores, així com de les persones que fan la tutoria de la
formació pràctica, tant personal propi com extern, s’han de desglossar per cada acció formativa.
També s’ha d’informar les hores dedicades exclusivament a la impartició de la docència i les de
preparació i seguiment (que inclou preparació, tutoria i avaluació) i informar el cost/hora.
A l’aplicatiu es pot trobar un manual d’instruccions i un apartat amb respostes dels dubtes més
freqüents.
Accés JERjes
000000
20
15. Instruccions per a l’informe d’ús de fons públics elaborat per una auditor/a de comptes
15.1 Objecte
En aquestes instruccions es detallen els requeriments que ha d’incloure l’informe de l’auditor/a
adjunt als comptes justificatius amb informe d’auditor/a.
15.2 Elecció de l’auditor/a
L’entitat pot escollir l’auditor/a que haurà d’efectuar l’informe corresponent, que, segons estableix
l’article 74 del Reglament de la Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions,
aprovat mitjançant Reial decret 887/2006, de 21 de juliol, ha d’estar inscrit com a actiu en el
Registre Oficial d’Auditors de Comptes depenent de l’Institut de Comptabilitat i Auditoria de
Comptes.
La revisió s’ha de realitzar seguint les normes d’actuació i supervisió establertes, a aquests
efectes, en aquestes instruccions tècniques.
- En el cas que l’entitat beneficiària estigui obligada a auditar els comptes anuals per un
auditor/a sotmès a la Llei 19/1988, de 12 de juliol, d'auditoria de comptes, la revisió del
compte justificatiu l’ha de portar a terme el mateix auditor/a. En cas excepcional, i
sempre que es justifiqui, es podrà acceptar un auditor/a diferent. En el supòsit que l’ens
beneficiari no estigui obligat a auditar els comptes anuals, la designació de l'auditor/a la
farà ell mateix.
- L'actuació dels auditors/es de comptes, en la realització dels treballs de revisió de
comptes justificatives de subvencions, s’ha de fer de conformitat amb el que s'estableix
a l'Ordre EHA/1434/2007, de 17 de maig, per la qual s'aprova la norma d'actuació dels
auditors/es de comptes en la realització dels treballs de revisió de comptes justificatius
de subvencions en l'àmbit del sector públic estatal, que preveu l'article 74 del Reglament
de la Llei 38/2008, de 17 de novembre, general de subvencions, aprovat per Reial decret
887/2006, de 21 de juliol.
15.3 Normes d’actuació dels auditors/es
Per tal d’elaborar l’informe, l’auditor/a ha de fer les següents comprovacions:
a) De caràcter general:
- Anàlisi de la normativa reguladora de la subvenció concedida, sol·licitud d’ajut, resolució
d’atorgament i d’altres instruccions que hi pugui haver, relatives a la concessió de la
subvenció.
- Sol·licitud del compte justificatiu a l’entitat beneficiària, que ha de contenir tota aquella
documentació establerta a les bases reguladores i que s’estableixen en aquestes
instruccions.
- En el supòsit que l’entitat beneficiària hagi realitzat una auditoria de comptes de l’exercici
2013, ha de sol·licitar el corresponent informe per tal de comprovar si hi ha alguna incidència
que pugui afectar directament la tasca de verificació del compte justificatiu.
b) De caràcter específic:
000000
21
- Revisió de la documentació justificativa del desenvolupament de l’acció formativa. L’objectiu
d’aquesta revisió no és el d’establir la correcta execució de l’activitat formativa sinó la de
situar la justificació econòmica dins el marc de l’actuació formativa corresponent, a través de
la memòria anual sobre la gestió de la formació impartida.
- Revisió de la justificació de les despeses de l’acció formativa. Aquesta revisió comporta la
verificació de la totalitat de les despeses imputades en l’execució de l’activitat formativa i es
concretarà en:
Verificació que les despeses responen de forma inequívoca a l’acció subvencionada.
Verificació que la totalitat de les factures i despeses imputades, així com els
corresponents comprovants de pagament, compleixen el que s’estableix a les bases
reguladores, així com que la seva emissió és dins del període elegible i el seu
pagament s’ha fet amb anterioritat a la presentació de la justificació econòmica i la
comptabilització d’aquests documents.
Verificar el compliment, per part del beneficiari, de les seves obligacions fiscals i
amb la Seguretat Social.
Verificar que l’entitat beneficiària disposa dels documents originals acreditatius de
les despeses, fent-hi constar el percentatge d’imputació de la subvenció amb el
segell d’estampillat corresponent. No s’han de segellar les factures electròniques, ni
les nòmines de personal propi i altres documents de despesa que hagin servit com a
base per realitzar el càlcul del cost/hora del personal.
Verificar que el percentatge dels costos indirectes que s’imputa l’entitat no supera el
percentatge dels costos directes establert a la normativa reguladora.
Verificar la correcta imputació de l’IVA.
Verificar que no s’han realitzat pagaments en efectiu per un valor total superior a
3.000 € per atorgament.
Verificar que l’entitat disposa d’ofertes de diferents proveïdors, en els supòsits
previstos a l’article 31.3 de la Llei 38/2003, general de subvencions, i d’una memòria
que justifiqui l’elecció.
En el supòsit de subcontractació, verificar que aquesta ha estat autoritzada
mitjançant resolució d’atorgament i que s’ha realitzat seguint les directrius
establertes a l’Ordre de bases.
15.4 Informe de l’auditor/a
L’informe de justificació econòmica que cal presentar s’ha d’ajustar al model G146NFO-311 i ha
de contenir les especificitats adients, segons l’entitat i el desenvolupament que correspongui.
Aquest informe ha de fer referència a la codificació identificativa de la relació de despeses
presentada telemàticament.
16. Impresos
000000
22
- G146NFO-307 Sol·licitud d’acceptació de la justificació econòmica
- G146NFO-330 Sol·licitud de retorn de relació de despeses
- G146NFO-331 Temporalització mensual del personal adscrit a l’execució de les actuacions
- G146NFO-332 Resum nòmines càlcul del cost/hora
- G146NIA-192. Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la
retenció de l’IRPF dels treballadors
- G146NIA-193. Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la
retenció de l’IRPF de factures
- G146NFO-311 Informe d’auditor/a
Els impresos estan disponibles al Catàleg del Departament d’Empresa i Ocupació dins de
l’apartat formularis i documents. Hi ha documents que no es troben dins de l’apartat de la
convocatòria ja que són comuns a diverses convocatòries. En aquests casos es pot utilitzar el
cercador del Catàleg del Departament indicant el codi del document (G146NFO-000).
