Guía No.2 grado 8

L.F.1813 de octubre 20 de 2003

COMUNIDAD FRANCISCANA PROVINCIA DE LA SANTA FECOLEGIO FRANCISCANO DE SAN LUIS BELTRAN

CódigoPGF 02 R-04

Proceso GESTION DE FORMACION

ProcedimientoDISEÑO CURRICULAR

GUIA No.2 DE TECNOLOGIA E INFORMÁTICA

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GRADO 8º CURSO 1-2-3 PERIODO: I FECHA 25 de Febrero de 2013

ALUMNO_________________________________________________________________________________

DOCENTE: Lic. GREGORIO PEÑA CORONADO

DESEMPEÑO

Identificar y conocer el programa de Microsoft Excel como herramienta de apoyo para la realización de operaciones matemáticas, estadísticas y financieras

INDICADOR DE DESEMPEÑO

Utiliza el asistente para funciones, ordena y filtra los datos en Excel. Aplica la configuración de las páginas en una hoja de cálculo Crea gráficos a partir de tablas de datos en la hoja de cálculo Excel.

CONTENIDOS:

MICROSOFT EXCEL

EL ASISTENTE PARA FUNCIONES

Excel posee una serie de funciones que permiten generar fórmulas para cálculos, financieros, matemáticos, estadísticos y trigonométricos, entre otros. El asistente está compuesto por dos cuadros de diálogo en los que se especifican la función y los argumentos que ésta requiere. Como ejemplo se calculará el valor máximo.

Para crear la fórmula, realice los siguientes pasos

1. Ingreso los datos en la hoja de trabajo 2. Ubíquese en la celda en la que se incluirá la fórmula3. oprima el botón Asistente para funciones 4. aparece el cuadro de diálogo Asistente para funciones5. En la lista categoría elija la opción estadísticas y en la función

seleccione MAX6. pulse el botón Aceptar 7. Aparece el cuadro llamado argumento de función con el rango de

los datos que se encuentra en la hoja de trabajo.8. por último presione el botón aceptar

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ORDENAR DATOS EN EXCEL

Esta operación consiste en ordenar registros dependiendo del tipo de información (alfabética o numérica) en forma ascendente o descendente.

Para efectos de la explicación, se tomará la siguiente hoja de datos donde se han escrito nombres de productos sin tener en cuenta el orden alfabético.

PRODUCTO VALORLibretas 2000Cuadernos 2500Calculadoras 12.500Lápices 350Tintas 300Portaminas 1800Pinceles 500Marcadores 18000Reglas 2000

El procedimiento para ordenar los datos alfabéticamente por producto en la tabla es el siguiente:

1. Seleccione una celda de la columna que se usará para establecer el criterio de orden y escoja la opción Ordenar en la pestaña Datos.

2. Aparece el cuadro de diálogo con las siguientes características

a) Para seleccionar la columna criterio de la tabla que determinará el orden prioritario de los registros, despliegue la lista del recuadro Primer Criterio, por defecto, aparece la asociada a la celda activa.

b) El botón Opciones. Despliega el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, donde se personaliza la prioridad de los datos para características como orientación y coincidencia entre mayúsculas y minúsculas.

c) En la lista del área Segundo Criterio puede escoger una segunda columna como criterio de ordenamiento cuando existan elementos con igual valor en el primer criterio

d) La manera de establecer el Tercer criterio es similar a los criterios anteriores.e) Con las opciones del área Existen fila de títulos puede establecer si la primera fila se tendrá en cuenta o

no en el ordenamiento.

3. Para el Primer Criterio verifique que se encuentre en la columna Producto y que la opción Ascendente se encuentre activa. Además, para evitar que se tengan en cuenta los encabezados de columnas en el ordenamiento, seleccione la opción Si en el área Existe fila de títulos.

4. Oprima el botón aceptar y los registros se ordenarán alfabéticamente.

FILTRAR DATOS

Un filtro es la forma más práctica de seleccionar, visualizar o manipular datos de una lista que cumplen cierta condición

A continuación se describen los pasos para crear un filtro automático y las ventajas de su utilización.

1. Haga clic sobre cualquiera de las celdas de la fila de datos a la que se creará el filtro; despliegue el menú Datos, seleccione Filtros.

2. Los encabezados de columna o títulos aparecerán acompañados por unos botones de lista desplegable denominados Botones de Filtro

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Los filtros funcionan de la misma forma que en una lista desplegable (como Fuente o Tamaño de fuente de la barra de herramienta Formato) ya que agrupan diferentes opciones que facilitan la ubicación de determinada información, por ejemplo, para visualizar únicamente los productos cuyo valor es 2000.

1. Haga clic en el botón de filtro de campo Valor y se despliega una lista con los criterios para filtrar los datos de la tabla

2. Seleccione la opción la ventana 2000 y la ventana sólo mostrará los productos de coincidan con este valor.

Además cuando requiera ubicar registros que cumplan más de un criterio de selección puede personalizar la búsqueda. Por ejemplo suponga que desea listar todos los productos cuyo valor sea mayor o igual que 300 y menor que 2000 se hace de la siguiente manera:

1. Escoja la lista desplegable y seleccione la opción filtro de texto y aparece filtro personalizado

a) Las listas del lado izquierdo del cuadro de diálogo contienen los operadores relacionales disponibles =(igual), > (mayor que), < (menor que), >=(mayor o igual que), <=(menor o igual que) y <> (diferente).

b) Las listas de derecha de la ventana contienen todos los datos asociados al campo seleccionado.c) Si activa la opción O sólo será necesario que una de las dos condiciones establecidas se cumpla para

mostrar el registro.d) Al activar la opción Y las dos condiciones especificadas a través de las listas deben cumplirse para que

los registros se visualicen.

2. En la lista superior de operadores seleccione el signo >= (mayor o igual que)3. En la lista superior de la derecha seleccione o escriba el valor 300.4. En las lista inferiores seleccione el signo <(menor que) y el valor 2000. Además, active la opción Y para que

necesariamente se deban cumplir las dos condiciones.5. Oprima el botón Aceptar y la lista de datos mostrará sólo aquellos productos que se encuentran en el rango

de valores 300 y 2000.

PREPARAR UNA PÁGINA

Preparar una página consiste en establecer los márgenes, el tamaño de papel y otras las características que deben tenerse en cuenta durante la impresión. Por ejemplo.

Para realizar esta operación debes hacer los siguientes pasos:

1. Seleccione en la barra de menú la pestaña Diseño de página y aparecerá las opciones márgenes, orientación, tamaño, etc.

2. Active la opción márgenes y después márgenes personalizados 3. Aparece una ventana llamada configurar páginas, el cual puedes asignar los valores a los márgenes

superior, inferior, izquierdo, derecho, encabezado y pie de página. 4. En la opción orientación puedes cambiar el diseño de la página entre horizontal y vertical.5. Y en la opción tamaño nos presenta varios tipos de papel para asignarle al archivo.

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6. Después de realizar todos los cambios que listo el archivo para poder imprimirse.

VISTA DE DISEÑO DE PÁGINAS

Para poder cambiar las vitas de las páginas se debe realizar los siguientes pasos:

1. En la barra de menú seleccione la pestaña Vista 2. Escoja la opción Diseño de página. Desde esta vista

podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo, la única diferencia es que sabemos cómo quedará la hoja al imprimirla.

También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los márgenes de forma sencilla. Arrastrando sus límites. La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar.

Otra opción muy utilizada es la de Zoom. Con esta se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores. La opción central devuelve la vita al 100%, es decir, al tamaño real y ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado.

IMPRIMIR UN LIBRO DE TRABAJO

Después de ajustar las características de las páginas, se procede a imprimir el archivo de la siguiente manera:

1. Haga clic en el botón de office 2. Luego oprima la opción imprimir3. Aparece la ventana de imprimir con las siguientes

características: Nombre de la impresora, intervalos de páginas e imprimir.

4. Active la casilla intervalos de página donde puedes imprimir todas las hojas o seleccionar el número de hojas.

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5. También puedes asignar el número de copias que deseas imprimir asignándole el número o utilizando la flecha de aumentar.

6. En la opción imprimir aparecen varias opciones como por ejemplo selección, hoja activas, todo el libro, etc.7. En la opción vista previa te muestra cómo va a quedar la impresión.8. Por último presione el botón aceptar para empezar a imprimir.

GRÁFICO EN EXCEL

Un gráfico es la representación gráfica de datos, son muy útiles al momento de analizar información y ayudan en el proceso de toma de decisiones, puesto que es más fácil observar una imagen gráfica que una tabla de datos.

Antes de insertar un gráfico en Excel debemos tener en cuenta los siguientes aspectos: Los gráficos son objetos que se pueden insertar en una hoja de una manera incrustada o se puede crear

una hoja nueva de gráfico que sería una hoja especial.

Hay diferentes tipos de gráficos, y su uso está relacionado con la información que se quiere analizar.

Debemos tener en cuenta que tipo de información vamos analizar para saber de antemano que tipo de gráfico debemos usar y de esta manera ahorrar tiempo y ser más eficientes.

CREAR UN GRÁFICO

Para ejemplificar la forma de representar datos en gráficos, se supondrá que tiene la siguiente hoja de de datos:

Para crear un gráfico en Excel hay que realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de datos que desea analizar y graficar 2. Activa la ficha Insertar

3. Ir al grupo lógico gráficos de la ficha insertar

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4. Hacemos clic en el tipo de gráfico que queremos insertar, al hacer clic en el comando del tipo de gráfico aparece un menú de opciones con los diferentes tipos de gráficos disponibles, para la práctica escogemos el tipo de gráfico Columna, luego vamos Columna en 2-D y hacemos clic en Columna agrupada

5. Debe aparecer el gráfico insertado de acuerdo al rango de datos seleccionado en la hoja de cálculo Excel.

6. Ya tenemos nuestro gráfico incrustado en nuestra hoja de Excel, ahora podemos mejorar la presentación del mismo y arreglar los datos que nos hagan falta, como podemos apreciar en la parte derecha nos aparece como leyenda Series1, Series2 y Series3 y como sabemos los nombres correctos de las leyendas son 2005, 2006 y 2007, en el siguiente paso está la manera de hacerlo.

a. Hacemos clic en el gráfico para activar las fichas contextuales, luego hacemos clic en la ficha Diseño y vamos al grupo lógico Datos.

b. Buscamos el comando Seleccionar datos en el grupo lógico Datos y al hacer clic en este comando se debe abrir el cuadro de dialogo Seleccionar Datos, a través de este cuadro de diálogo podemos cambiar, modificar los datos para el rango de datos del gráfico.

c. Debemos cambiar los valores para las leyendas del gráfico, en este ejercicio vamos a editar las series, donde dice Serie1, Serie2 ySerie3 debe contener las leyendas del gráfico que son 2005, 2006 y 2007 respectivamente.

d. Seleccionamos del lado izquierdo en la opción Entradas de leyenda(Series) en el primer valor Series1 y luego hacemos clic en el botón Editar y debe aparecer la siguiente ventana Modificar serie

e. .Hacemos clic en el botón para la opción del campo Nombre de la serie para seleccionar el valor de la serie, en este ejercicio seleccionar la opción B1 donde el valor de la celda es 2005.

f. Luego de seleccionar el valor para la serie hacemos clic en el botón del cuadro de la ventana Modificar serie y debe mostrar nuevamente la ventana Modificar serie y hacemos clic en el botón aceptar.

g. Debe aparecer nuevamente le cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos pero en esta oportunidad hemos cambiado el valor para serie, donde decía Serie1 ahora aparece 2005 que es el valor real para esta serie, hacemos clic en el botón aceptar y el gráfico debe mostrar el valor 2005 en su leyenda.

h. Repetimos los pasos anteriores para cambiar las dos serie, Serie 2 y 3, para cambiarla a los valores reales 2006 y 2007 respectivamente

i. Por último presione el botón aceptar para realizar los cambios a las leyendas.

MODIFICAR GRÁFICOS

Muchas veces al crear un gráfico se obtiene una apariencia, no deseada. Para variar cualquier característica como el tipo de gráfico (circular, anillos, líneas, etc.) los colores, los títulos, las etiquetas de los ejes y los bordes entre otros, proceda de la siguiente manera:

1. Haga doble clic sobre el gráfico y aparecerá un borde alrededor, que indica su activación 2. Presione el botón derecho del mouse sobre cualquier parte del gráfico y en el menú que aparece, seleccione

la opción tipo de gráfico3. Aparecerá el cuadro de diálogo Tipo de gráfico donde puede seleccionar otro tipo de gráfico y después

presione el botón aceptar y el gráfico cambiara de aspecto.

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DISEÑO, PRESENTACIÓN Y FORMATO PARA GRÁFICOS

Las fichas contextuales para el objeto gráfico nos permiten cambiar, modificar y arreglar el gráfico a nuestro gusto y necesidades, y las fichas Diseño, Presentación y Formato nos permite hacer cambios al gráfico.

FICHA DISEÑO

Para esta se hará una breve explicación de la ficha y de los comandos y grupos lógicos más importantes.

Cambiar el tipo de gráfico: Cambiar el tipo de gráfico con un solo clic

Cambiar como plantilla: Crear un archivo de plantilla de gráficos, su extensión es crtx, esto nos ayuda crear un gráfico personalizado para su uso posterior

Cambiar entre filas y columnas: Alternar los ejes X y Y del gráfico

Seleccionar datos: Cambiar el rango de los datos del gráfico

Cambiar el diseño del gráfico y 11 opciones diferentes

Permite mover el gráfico a una nueva hoja

FICHA PRESENTACIÓN

Permite seleccionar diversas partes del gráfico para cambiar y modificar sus formatos.

Permite cambiar el título, rótulos y leyenda del gráfico de igual manera podemos activar las etiquetas y tabla de datos.

Ejes: Cambia el formato de los ejes X y Y Línea de la cuadricula: Activa o desactiva las líneas de división de valores para los ejes.

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ACTIVIDAD EN CLASE

1. Practicar los ejercicios en la clase con ayuda del docente

ACTIVIDAD EXTRACLASE

1. ¿Qué son filtros avanzados?

2. ¿Cuál es la diferencia entre clasificar y ordenar? Dé ejemplos

3. ¿Qué significa el asterisco y la interrogación en un filtro?4.5. ¿Qué son fórmulas absolutas, relativas y mixtas?

6. ¿Qué son, para qué sirven y cómo se utilizan las funciones que aparecen a continuación?

Función Aplicación Ejemplo Categoría Argumento

Izquierda( )

Concatenar ( )

Buscar ( )

Coincidir ( )

Índice ( )

Valor ( )

BIBLIOGRAFIA

TIZNADO. Marco Antonio. Password 8. Editorial Mc Graw Hill.Manuales disponibles en Internet

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