UNIDAD 10

DE LA REALIZACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA

1. Actividades de la Auditoria Operativa:

Se refiere al conjunto de acciones por parte del equipo de trabajo, con el objetivo de obtener

información y evidencia suficiente y competente que permitirá al auditor conocer el negocio del

cliente, de sus departamentos o del proyecto sometido a revisión, así como una seria de datos y

conclusiones que conducirán a la emisión del informe de auditoría.

2. Flujo de Procesos y relación con las fases de auditoria:

PROCESOS FASES

Entendimiento del Negocio y su Entorno DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Identificación de Actividades, Procesos y Resultados

Identificación de Factores de Riego EXAMEN Y EVALUACION

DE AREAS CRÍTICAS

Ejecución de Pruebas de Control y Sustantivas

Conclusiones y Recomendaciones COMUNICACIÓN

Y SEGUIMIENTO

El grafico anterior, pretende resumir el tipo de actividades que se realizaran durante la ejecución

de una Auditoria Operativa relacionadas con las fases en las que se ejecutaran las mismas.

La totalidad de Actividades de Auditoria, deben estar plasmadas en Papeles de Trabajo (PTs)

3. Programas y Papeles de Trabajo:

PROGRAMA DE AUDITORIA

Es aquel documento que se constituye en un plan formulado por anticipado de lo que se pretende

hacer y sirven para controlar las actividades de auditoria.

Poseen las siguientes características:

- Se preparan con anticipación a las actividades y de manera progresiva.

- Su preparación depende de muchos factores (naturaleza del negocio, rubro de la

organización, complejidad de las operaciones).

- Son secuenciales es decir que las conclusiones de un programa, llevaran al desarrollo de

otro.

BENEFICIOS DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA:

- Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a ser aplicados.

- Permiten la asignación de responsabilidades a los distintos miembros del equipo de

auditoria.

- Permiten efectuar el seguimiento en los plazos establecidos.

- Facilita la supervisión del trabajo por parte de los seniors y gerentes del equipo de

auditoria.

- Ayudan a identificar responsables a través de firmas y marcas que realizan los distintos

miembros del equipo, de manera que se puede respaldar el trabajo realizado.

CARACTERISTICAS DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA: El contenido de Programas de Auditoria se

divide en dos áreas:

Área de Identificación: Debe contener Nombre o Razón Social de la organización, Nombre

del Programa, Responsable, Revisor, Fechas.

Área de Análisis: Debe contener Propósito del examen (Objetivos o productos que se

pretende alcanzar), Procedimientos a desarrollar (pasos o procedimientos a desarrollar)

La ejecución de los Programas de Auditoria se realiza a través de Papeles de Trabajo mediante

técnicas de auditoria

PAPELES DE TRABAJO

Constituyen la evidencia que posee el auditor sobre el cumplimiento de programas de auditoria en

cuanto a procedimientos aplicados, evaluaciones realizadas y conclusiones.

PROPOSITOS:

- Proporcionar un registro sistemático del trabajo realizado.

- Brindar un registro de evidencias.

- Ayudan en la supervisión de los programas.

- Sirven como guías para futuras auditorias.

- Los resultados y conclusiones de cada papel, sirven como base para efectuar programas

de auditoria futuros.

CARACTERISTICAS:

Áreas de Identificación: Nombre o Razón, Titulo del papel, Periodo, Propósito del papel,

responsable y revisor.

Área de Registro de Información, evidencia y labor realizada: Se describe el trabajo

realizado a través de narraciones, cálculos, graficas etc. Se debe aplicar técnicas de

referenciacion, símbolos y tildes.

ARCHIVO:

Los papeles de trabajo se registran en dos tipos de archivos:

- Archivo Permanente: En este archivo se guarda todo tipo de información que será de

ayuda en futuras auditorias, puesto que este tipo de información no variara mucho a lo

largo del tiempo (escrituras de constitución, actas, datos generales de la organización etc.)

- Archivo Actual: En este archivo se guarda toda la información relacionada con datos de la

auditoria en curso y que muy probablemente cambiara de periodo a periodo.

TECNICAS DE AUDITORIA:

La ejecución de Papeles de Trabajo se realiza a través de técnicas de Auditoria, las mismas son las

mismas que se aplican para cualquier tipo de auditoria (inspección, observación, indagaciones,

comparación, regresiones, etc.)

4. Actividades y Documentación empleado durante cada Fase de Auditoria:

a. DIAGNOSTICO PRELIMINAR: El flujo de actividades y documentos es el siguiente:

1. Invitación o requerimiento de servicios de Auditoria Operativa por parte de una

entidad a través de un documento de Términos de Referencia en el que se detallan

aspectos muy generales de la necesidad de una Auditoria Operativa, requisitos de los

postulantes y datos de la organización auditada.

2. Presentación de la firma de auditoría a través de una Propuesta de Servicios de

Auditoria que contendrá información acerca de la firma, propuesta técnica del trabajo

(objetivo, alcance, metodología, informes y cartas) y propuesta económica. Si se

acepta la propuesta se procede a redactar la Carta Compromiso y luego se comienzan

las actividades del Diagnostico Preliminar propiamente dicho.

3. Definición del Propósito: Se refiere a la definición del enunciado de la auditoria, se lo

realiza a través de una carta dirigida a la directiva o a la gerencia donde se menciona la

aceptación del trabajo y requerimientos de información iniciales. Se detallan los

antecedentes de la auditoria es decir los factores que llevaron a la organización a

requerir un servicio de auditoria operativa. Finalmente se concluye definiendo y

redactando el propósito de la auditoria

4. Familiarización: Esta fase que consiste en obtener conocimiento del negocio del

cliente y su entorno, se verá plasmada en la confección de un papel de trabajo que

será el Formulario de Entendimiento del Cliente que contendrá como mínimo datos

acerca de los objetivos principales de la empresa, datos generales, convenio, clientes,

competencia, proveedores, estructura, aspecto operativos. A este formulario se

anexaran papeles como análisis Porter, FODA, flujogramas, análisis vertical, horizontal

etc.

Asimismo es de vital importancia realizar la evaluación del Control Interno durante

esta etapa de familiarización. La evaluación de CI debe abarcar:

- Objetivos: Condiciones futuras que se espera lograr.

- Acciones: Actividades planificadas para lograr objetivos.

- Recursos: asignaciones materiales y humanas en clase y cantidad.

- Implantación: Asignaciones al personal.

Para que el control sea eficaz es necesario:

- Desarrollar estándares para las distintas variables.

- Contar con sistemas de información.

- Acciones Correctivas.

El análisis del control interno se lo puede hacer de acuerdo a los distintos informes vistos en

clase (COSO I, COSO II, ERM, NIAs), para el caso utilizaremos los requerimientos del COSO I:

La evaluación del Control Interno se lo puede realizar a través de distintos métodos siendo los

mas populares:

- Cuestionario de Control Interno, consiste en una encuesta sistemática respecto a aspectos

básicos.

- Narrativos, descripción literal narrada del entendimiento de los procesos de control

interno instaurados por la entidad.

- Diagramas de Flujo, representación gráfica de aspectos operativos de cada procedimiento

de la entidad donde también se detallan los controles aplicables.

a. Ambiente de Control: a través de papeles de trabajo como ser cuestionarios, se debe

evaluar factores como la ética, los valores, compromiso con la competencia etc.

b. Evaluación del Riesgo: Cuestionarios que realicen interrogaciones respecto a cambios

tecnológicos, aspectos sociales, competencia, normativa, reestructuraciones o cualquier

otro factor que pudiera influir en el logro de objetivos.

c. Actividades de Control: a través de evaluaciones de desempeño, controles de

procesamiento de información, inspecciones físicas y verificación de segregación de

funciones.

d. Información y Comunicación: Los papeles de trabajo deberán evaluar si la información es

relevante, oportuna, precisión, clara e inteligible.

e. Supervisión: Cuestionarios que detallen aspectos relevantes de la evaluación del CI, si

existe unidad de auditoria interna, revisión de las recomendaciones de auditoria interna

etc.

Con toda la información obtenida durante la etapa de familiarización se procede a establecer

parámetros o estándares (normas, indicadores, ratios, etc) que facilitaran el examen en términos

matemáticos. El escenario ideal ocurre cuando la entidad cuenta con ciertos estándares

establecidos, de no ser asi se debe diseñar parámetros en coordinación con la directiva.

Algunos índices o ratios conocidos: cuota de mercado, liquidez corriente, prueba acida, liquidez

inmediata, rotación de activos, apalancamiento, ROA, ROE etc.

5. Estudios Preliminares: Se trata de obtener conclusiones preliminares, que se verán

plasmadas en un documento, las conclusiones servirán como base para el desarrollo

del Memorándum de Planificación de Auditoria.

b. EXAMEN Y EVALUACION DE AREAS CRITICAS:

Desarrollo de programas: Se identifican áreas críticas que usualmente son aquellas

vinculadas con la estructura organizacional que la entidad impuso y se las puede apreciar a

través del organigrama. Una estructura clásica contiene:

a. Producción: Compras, almacenamiento, conversión de materia prima, embarque.

b. Ventas: Mercadotecnia, logística.

c. Finanzas: Inversiones, financiamiento, tesorería,

d. Administrativa: Recursos Humanos, mantenimiento, sistemas.

Con esta información se desarrolla el MPA documento que debe contener como mínimo:

- Entendimiento de la Entidad y su entorno.

- Evaluación de Riesgos

- Enfoque de Auditoria Global

- Enfoque para cada área critica.

Asimismo se deben desarrollar programas para cada área crítica identificada y cada

subproceso significativo.

Trabajo de Campo: Es el cumplimiento de los programas establecidos, para cada proceso y

subproceso significativo encontrado, se deberán analizar como minimo los siguientes

aspectos:

1. Naturaleza del Proceso: Entendimiento del proceso, de que se trata, que se realiza,

cuales son los objetivos.

2. Análisis de Objetivos y Políticas: Se trata de verificar la congruencia de los objetivos y

políticas, un auditor operativo debe ser capaz de determinar la coherencia,

oportunidad y aplicabilidad de políticas.

3. Entendimiento del Proceso: A través de flujogramas, narrativos, pruebas de recorrido.

4. Segregación de Funciones: Verificar que en la ejecución de cualquier procedimiento,

una persona no lleve a cabo de principio a fin todas las actividades.

5. Ejecución de Pruebas de Controles.

6. Análisis de parámetros (índices, ratios, etc.)

7. Identificación de eventos críticos, se refiere a aquellas transacciones o hechos

ocurridos en algún momento de la gestión que llaman la atención del auditor al

tratarse de hechos muy relevantes y de difícil comprensión (como los casos vistos en

clase)

8. Ejecución de Pruebas Sustantivas.

9. Conclusiones y Recomendaciones.

A lo largo de las últimas clases se fue desarrollando de manera muy genérica algunos de aspectos

mencionados anteriormente respecto a cada subproceso identificado, a continuación como

ejemplo tenemos la primera área evaluada:

Auditoria al área de ventas

Sub proceso – Comercialización

1. Naturaleza: Se refiera al conjunto de técnicas que utiliza la empresa para llegar a obtener el máximo beneficio en la venta de sus productos. Mediante estudios de mercado establece a que mercado debe llegar el producto, con qué precio y de qué manera.

2. Análisis de Objetivos y Políticas: deben tender principalmente a aumentar las ventas o llegar a mayor mercado. Ejemplos.

Aumentar las ventas en un 5% a través de campañas publicitarias Diferenciar los productos acaparando un mercado de 5% Aumentar el margen de ganancia en un 2% Las políticas deben estar de acuerdo al rubro en cuanto a la difusión del producto y límites de gasto ejemplos: No efectuar campañas en medios de tv, etc. Establecer contacto personal con el cliente, ser amable, respetuoso etc. No se debe gasta más de 500.000 Bs en campañas publicitarias.

3. Entendimiento del Proceso: El flujo en el área de marketing sugerido es el siguiente: REQUERIMIENTO – AUTORIZACION – INICIO - INVESTIGACION DE MERCADO - DEFINICION DE MERCADO - DEFINIR EL PRECIO - ESTRATEGIA PUBLICIATIRA - CONTROL DEL MARKETING Personal Involucrado para lograr una correcta segregación de funciones:

- Gerente de marketing quien realiza el requerimiento - Gerencia general y directiva aprueban el requerimiento - Departamento de investigación de mercado, o agencias publicitarias quienes llevaran a

cabo la investigación de mercado, la estrategia publicitaria y el control de marketing. - Contabilidad y presupuesto, para efectuar los registros correspondientes.

4. Pruebas de Controles: Verificación de autorizaciones, controles de rendimiento, etc. 5. Análisis de Parámetros: Por ejemplo Costos de Investigación/ Ventas, Ventas

reales/ventas presupuestadas.

Las áreas evaluadas hasta el momento fueron: Ventas (comercialización, créditos y logística) y Finanzas (Inversión, Cobranzas y financiamiento). Para cada proceso y subproceso requeriré que hayan entendido principalmente la naturaleza de la actividad, es decir de que se trata la actividad, para que sirve, cual su objetivo y asimismo requeriré que hayan entendido y sean inventivos en lo que es el análisis de parámetros (ratios, índices etc).