Guía para elegir software de atención al cliente para la empresa

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Guía para elegir software de atención al cliente para la empresa

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Guía para elegir software de atención al cliente para la empresa

 

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Índice  

Introducción................................................................................................................................. 3  

Por  qué  el  software  de  atención  al  cliente  debe  cambiar  para  no  quedarse  atrás ......................... 4  Los  clientes  eligen  la  forma  de  comunicarse  con  usted ................................................................................... 4  Escuchar  puede  ser  muy  rentable ..................................................................................................................... 4  Los  clientes  esperan  respuestas  más  rápidas  que  nunca ................................................................................. 4  Invertir  en  un  software  de  asistencia  interminable  y  costoso  ya  es  historia .................................................. 5  Los  usuarios  rechazarán  un  paquete  de  asistencia  poco  manejable ............................................................... 5  Todos  trabajan  en  asistencia............................................................................................................................. 5  

Tres  de  las  mejores  prácticas  para  elegir  software  de  asistencia  técnica ....................................... 5  1.  La  solución  debe  estar  diseñada  para  permitir  su  aplicación  de  manera  rápida  y  sencilla ........................ 6  2.  La  solución  debe  basarse  en  las  realidades  de  la  asistencia  moderna ....................................................... 7  3.  Debe  estar  diseñado  teniendo  en  cuenta  la  empresa................................................................................. 9  

Manejabilidad.................................................................................................................................................. 10  Flujo  de  trabajo ............................................................................................................................................... 10  Inteligencia  empresarial.................................................................................................................................. 11  Integración....................................................................................................................................................... 11  

Conclusión.................................................................................................................................. 12  

Cómo  empezar ........................................................................................................................... 12  

Sobre  Zendesk............................................................................................................................ 12    

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

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Introducción Durante   los   últimos   años,  muchas   empresas   se   han   topado   con   una   presión   cada   vez  mayor,   por   parte   de   los  consumidores,   para   brindar   un  mejor   servicio   al   cliente   por  medio   de   una   variedad   de   vías   de   comunicación,  incluyendo   la  web,   correo   electrónico,   redes   sociales   y   dispositivos   móviles,   entre   otros.   En   este   documento  ilustramos   algunas   de   las   nuevas   dinámicas   que   actualmente   influyen   las   actividades   empresariales   y  presentamos,  asimismo,  un  conjunto  de  tres  principios  esenciales  que  le  ayudarán  a  que  su  empresa  prospere  en  este  nuevo  entorno.  

Comenzaremos  examinando   las   expectativas   relacionadas   con  atención  al   cliente   y   cómo  éstas   son  mucho  más  altas  que  hasta  hace  poco.  Sus  clientes  esperan  poder  comunicarse  con  usted  a  cualquier  hora  del  día  y  a  través  de  diferentes  medios,   como  medios   sociales,   teléfono,   la  web,   chat,   correo   electrónico,   etcétera,   y   además   esperan  que  se  hará  un  seguimiento  de  todas  las  interacciones,  sin  importar  cómo  comenzaron  o  continuaron.    

Al   mismo   tiempo,   sus   empleados   (ya   sean   ejecutivos   o   personal   de   soporte)   tienen   la   convicción   de   que   el  software  del  centro  de  ayuda  dará  una  imagen  coherente  del  cliente  y  presentará  esta   información  en  cualquier  plataforma   o   dispositivo.   A   pesar   de   estas   altas   expectativas,   la   dirección   a  menudo   no   es   capaz   de   invertir   el  tiempo,  los  recursos  y  la  formación  que  se  suelen  requerir  para  ampliar  o  mejorar  el  servicio  al  cliente.    

Las  empresas  medianas  y  grandes  son  especialmente  propensas  a  sufrir  estas  nuevas  presiones,  dada  la  cantidad  —entre  miles  y  millones—  de  clientes  a   los  que  prestan  asistencia,  el  número  de   transacciones  de  soporte  que  procesan,   su   fuerza   de   trabajo   multinacional   y   multilingüe   y   unas   restricciones   presupuestarias   que   impiden  añadir  personal  al  mismo  ritmo  en  el  cual  que  se  suman  clientes.    

Tras  esbozar  esta  penosa  imagen  del  panorama  actual,  demostraremos  cómo  la  tecnología  de  servicio  al  cliente,    construída   usando   tres   principios   básicos,   puede   ayudar   a   que   empresas   de   todo   tamaño   transformen   estos  obstáculos   en   ventajas   competitivas.   Asimismo,   se   mejorará   tanto   la   probabilidad   de   ofrecer   una   respuesta  satisfactoria   como   la   satisfacción   del   cliente.     Los   tres   principios   del   software   de   servicio   al   cliente   son   los  siguientes:  

• Debe  ser  fácil  de  usar.  

• Debe  estar  diseñado  en  función  a  las  realidades  de  asistencia  moderna.  

• Debe  estar  diseñado  teniendo  en  cuenta  la  empresa.  

Haremos  una  demostración  de  cómo  Zendesk  ha  puesto  en  práctica  estos  principios  que  ha  ayudado  a  que  miles  de  empresas  presten  un  mejor  servicio  y  conviertan  su  servicio  de  atención  al  cliente  en  una  ventaja  estratégica.  

Este  documento  va  dirigido  a  cualquier  persona  responsable  de  velar  por  que  los  clientes  continúen  satisfechos,  así   como  a  aquellos  en   IT  y  otros  profesionales  encargados  de  evaluar  o   implementar   software   de  asistencia  al  cliente  para  la  empresa.      

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Por qué el software de atención al cliente debe cambiar para no quedarse atrás Muchas  empresas  han  descubierto  (a  veces  a  base  de  golpes)  que  su  clientela  es  más  sofisticada,  está  mucho  más  conectada   con   su   entorno   y   firmemente   aferrada   a   sus   ideas.   Como   era   de   esperar,   esta   evolución   también   ha  llegado  al  nivel  de  los  empleados.  Veamos  el  impacto  que  ha  tenido  esta  evolución  tanto  en  el  proceso  de  servicio  al  cliente  como  en  el  software  necesario  para  llevar  a  cabo  esta  tarea.        

Los clientes eligen la forma de comunicarse con usted Actualmente,  ya  no  es  posible  decirles  a  los  clientes  cómo  uno  desea  proveer  ayuda:  son  ellos  quienes  escogen  sus  propios  medios  de  comunicacion  para  relacionarse  con  usted.  Además  de  los  tradicionales  medios,  como  correos  electrónicos  y  llamadas  telefónicas,  también    se  cuentan  con  los  siguientes  medios:  

• Chat  

• Dispositivos  móviles  

• Mensajes  de  texto  

• Medios  de  comunicación  social  

• La  web  

Este  fenómeno  está  particularmente  extendido  a  empresas  que  prestan  asistencia  al  mercado  de  masas,  los  cuales  a  menudo  atienden  a  millones  de  clientes.  Por  más  que  esta  clientela  bombardee  al  equipo  de  asistencia  desde  todas  las  direcciones,  ellos  esperan  que  se  lleve  un  registro  de  todas  las  interacciones,  incluso  si  la  conversación  comienza  en  un  medio  y  continúa  en  otro.  

Algunas   empresas   han   intentado   poner   orden   a   este   caos   publicando   una   política   oficial   de   asistencia   y  estableciendo  vias  de  comunicación  autorizadas.  Por  desgracia,  los  clientes  normalmente  no  leen  esas  políticas  y  se  limitan  a  utilizar  la  web  o  los  medios  sociales  para  quejarse  (por  lo  general,  enérgicamente).  

Escuchar puede ser muy rentable Abrumadas   por   una   cacofonía   de   comunicaciones   con   clientes,   muchas   empresas   se   dedican   simplemente   a  identificar   los   canales   por   los   cuales   se   presentan   las   quejas   y   solo   «escuchan»   para   intentar   catalogar   los  problemas  de   los  usuarios.  No  conseguir  hacer  ni  siquiera  este  mínimo  esfuerzo  puede   llevar  a  que  queden  sin  respuesta  diálogos  embarazosos  y  enfurecidas  diatribas  sobre  el  producto  o  servicio  ofrecido,  con  lo  cual  lo  único  que  se  consigue  es  que  un  problema  sin  mayor  importancia  pase  a  ser  un  fiasco  mayúsculo  de  relaciones  públicas.      

Por   otro   lado,   mostrando   una   actitud   emprendedora   se   puede   dar   la   imagen   de   ser   una   empresa   a   la   que   le  importa   la   atención   al   cliente.   Este   enfoque   entusiasta   aporta   un   enorme   valor   y   a   la   vez   disminuye   en   gran  medida  el  esfuerzo  requerido  para  corregir  un  problema  que  de  otro  modo  podría  irse  de  las  manos  por  falta  de  vigilancia.  

Los clientes esperan respuestas más rápidas que nunca Independientemente  de  cómo  hayan  iniciado  una  conversación,  los  clientes  ahora  también  han  acortado  el  tiempo  de  espera  para  las  respuestas.  Mientras  que  algunas  de  estas  pueden  ser  sincrónicas  (es  decir,  transmitidas  como  

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parte  de  una  conversación  activa  con  un  cliente)  y  otras  asincrónicas  (enviadas  en  algún  momento  posterior),  ya  no  es  aceptable  en  ningún  caso  que  transcurra  un  largo  intervalo  desde  que  se  presenta  un  problema  hasta  que  se  resuelve.   De   hecho,   la   cantidad   de   tiempo   que   se   tarda   en   contestar   a   una   pregunta   es   a   menudo   igual   de  importante  que  la  calidad  de  la  respuesta.  

Invertir en un software de asistencia interminable y costoso ya es historia Así   como   las   empresas   trabajan   para   actualizar   la   infraestructura   de   su   software   de   asistencia   para   estar   a   la  altura  de  las  expectativas  de  los  exigentes  clientes  de  hoy,  ya  no  están  dispuestas  a  hacer  las  grandes  inversiones  en  hardware,  software,  servicios  profesionales  y  formación  que  venían  dictadas  antiguamente  por  los  vendedores  de  software  empresarial.    

Esta  nueva  idea  de  parquedad,  junto  con  lo  poco  dispuestas  que  están  las  empresas  a  dedicar  de  seis  a  doce  meses  a  la  instalación  y  la  personalización  antes  de  entrar  en  funcionamiento,  ha  servido  de  acicate  para  que  muchas  se  hayan  pasado  a  soluciones  de  software  SaaS  (software  como  servicio)  basado  en  la  computación  en  la  nube.  Esta  se  ha  convertido  en  una  atractiva  alternativa  a   la  compra  de  paquetes  «de  la  casa»  o  a   los   intentos  de  construir  aplicaciones  «de  cosecha  propia».  

Los usuarios rechazarán un paquete de asistencia poco manejable No   basta   con   que   el   software   de   asistencia   técnica   sea   rentable   y   se   pueda   poner   en   funcionamiento    inmediatamente:  también  debe  ser  intuitivo  y  sencillo  de  usar.  Los  empleados  más  jóvenes,  que  predominan  entre  el  personal  de  atención  al  cliente,  han  crecido  con  software   fácil  de  comprender  y  orientado  al  consumidor,  que  funciona   en  muchos   dispositivos,   y   no   esperan  menos   del   software   que   usan   en   el   trabajo   para   ayudar   a   sus  clientes.  Esta  idea  resulta  tanto  más  apremiante  cuanto  que  la  tasa  de  rotación  del  personal  de  asistencia  es  muy  alta,  lo  que  significa  que  una  curva  de  aprendizaje  muy  larga  no  es  viable:  los  usuarios  deben  ser  productivos  casi  inmediatamente,  con  una  mínima  formación.  

Todos trabajan en asistencia Finalmente,   ya   que   las   empresas   progresistas   reconocen   que   cada   empleado   tiene   la   responsabilidad   de  garantizar   la  satisfacción  del  cliente,  resulta  evidente  que  el  software  de  asistencia  técnica  va  ahora  mucho  más  allá  de  la  mera  asistencia.  Como  veremos  muy  pronto,  al  favorecer  la  interacción  con  la  clientela  mediante  datos  orientados  a  la  prestación  de  ayuda,  se  crean  ramificaciones  muy  importantes  para  el  proceso  de  selección  de  la  tecnología  que  permita  contribuir  al  proceso  de  asistencia.      

Tres de las mejores prácticas para elegir software de asistencia técnica Si  bien  ha  surgido  un  gran  número  de  desafíos  que  hacen  que  prestar  asistencia  técnica  de  alta  calidad  sea  más  difícil   que   nunca,   unas   pocas   directrices   sencillas   pueden   resultar   de   gran   ayuda   a   la   hora   de   salvar   estos  obstáculos.  

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

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1.   La   solución   debe   estar   diseñada   para   permitir   su   aplicación   de   manera   rápida   y  sencilla  Como   observamos   anteriormente,   pocas   empresas   siguen   dispuestas   a   aguantar   la   habitual   instalación   de  software  empresarial  que  dura  meses  y  viene  acompañada  de  una  legión  de  asesores  carísimos.  Han  aprendido  a  base  de  golpes  que  los  gastos  en  hardware,  software,  personalización,  formación  y  asistencia  se  deben  controlar  rigurosamente  para  evitar  que  se  excedan  los  costes  previstos  y  se  alteren  una  y  otra  vez  las  fechas  programadas,  que  han  sido  la  maldición  de  tantas  iniciativas  de  aplicación  de  software.    

Los  proyectos  piloto  y  las  pruebas  de  concepto,  que  a  menudo  emplean  soluciones  SaaS  basadas  en  computación  en  la  nube,  constituyen  una  vía  excelente  para  gestionar  el  riesgo  y  demostrar  el  valor  con  gran  rapidez.  Zendesk  ha  adoptado  este  enfoque:   la  gran  mayoría  de  sus  más  de  5000  clientes  comenzaron  con  un  periodo  de  prueba  gratuito  y  pronto  se  pasaron  al  modelo  de  producción  a  plena  capacidad.      

Tratándose   de   una   solución   SaaS   pura   y   dura,   Zendesk   no   impone   a   las   empresas   la   compra   de   hardware   ni  requiere   la   instalación  de  ningún  software  en   los  ordenadores,  sino  que   los  usuarios   interactúan  con  Zendesk  a  través  de  un  navegador  web  o  usando  la  plataforma  móvil  que  elijan,  como  teléfonos  inteligentes  (smartphones),  tablets,   etcétera.   De   hecho,   para   iPad   está   disponible   la   aplicación   completa   de   Zendesk,   y   no   un   subconjunto  mínimo,  lo  cual  demuestra  nuestro  compromiso  con  el  uso  de  aplicaciones  multimodales.  

Tanto   los   empleados   como   los   clientes   salen  beneficiados   al   interactuar   con   la   interfaz  de  usuario  de  Zendesk,  intuitiva  y  fácil  de  entender;  y,  en  efecto,  la  calidad  de  su  diseño  ha  sido  un  importante  factor   que   ha   contribuido   a   la   impresionante   tasa   de   adquisición   de   clientes   de  Zendesk,   los     cuales   reconocen   que   proporcionar   estas   dos   características  fundamentales   con   herramientas   productivas   y   bien   diseñadas   constituye   el   primer  paso  para  dar  un  gran  servicio  al  cliente.  

Muchos  casos  de  aplicación  de  software  de  asistencia  se  quedan  atascados  durante   la  configuración   inicial,   ya   que   se   requiere   un   proceso   de   personalización   interminable    para  que   la  solución  se  adapte  a   las  necesidades  del   cliente.  En  cambio,  Zendesk  está  diseñado   para   funcionar   desde   el   primer   momento,   con   muy   poca   o   ninguna  modificación,   al   ofrecer   formularios  web   de   solicitudes   de   clientes   listos   para   usar,  foros  de  comunidades  preorganizados  y  un  depósito  de  conocimientos.  Gracias  a  esta  infraestructura   prefabricada,   uno   está   listo   para   empezar   a   trabajar   en   cuestión   de  minutos  y  puede  integrarla  en  seguida  con  los  actuales  sistemas  de  gestión  de  clientes  (CRM),   sistemas   de   gestión   empresarial   (ERP)   y   otros   sistemas   internos.   Si   usted  necesitara   personalizar   el   comportamiento   de   Zendesk,   su   apariencia,   sus   reglas   y  demás,   puede   hacerlo   fácilmente   sin   tener   que   recurrir   a   ninguna   programación  compleja.  

Dada   la   gran   cantidad   de   tiempo   requerido   para   personalizar   muchos   procesos   de  instalación  de  software  de  ayuda,  algunas  empresas  han  optado  por  embarcarse  en  una  iniciativa  de  fabricación  de  una  aplicación  de  asistencia  «de  su  propia  cosecha»  que  dé  respuesta   sus   necesidades   particulares.   Sin   embargo,   en   Zendesk   se   ha   adoptado   un  enfoque   más   eficiente   que   evita   tener   que   adquirir   hardware   y   software   de   infraestructuras   de   apoyo,   como  pueden  ser  sistemas  operativos,  bases  de  datos,  servidores  de  aplicaciones,  etcétera.    Los  años  de  experiencia  de  Zendesk   le  brindan  a  usted   la  oportunidad  de  centrarse  en  su   línea  principal  de  actividad,  en  vez  de   tener  que  intentar  fabricar  y  gestionar  un  software  empresarial  que  va  destinado  a  cumplir  una  función  esencial.  

“Al  cabo  de  quince  minutos  

teníamos  nuestro  soporte  

técnico  personalizado  en  

funcionamiento  y  listo  para  

procesar  incidencias.  Puedes  ir  

aprendiendo  sobre  la  marcha  y  

usar  Zendesk  desde  el  primer  

momento,  e  ir  

acostumbrándote  a  las  

características  avanzadas  sin  

problemas  y  a  tu  propio  

ritmo”.  

–  PAUL  BICKNELL,    

DIRECTOR  DE  OPERACIONES  

PREVIA  SOLICITUD  DE  SAP  

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

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2.  La  solución  debe  basarse  en  las  realidades  de  la  asistencia  moderna  No  solo  resulta   imprescindible  que  el  software  de  asistencia   técnica  que  elija  usted   funcione  rápidamente  y  sea  sencillo,  sino  que  es  igualmente  fundamental  que  esté  diseñado  para  adaptarse  a  los  cambios  que  se  producen  en  el  ámbito  de  la  ayuda  al  cliente  que  mencionamos  al  inicio  de  este  documento.  Recordemos  que  la  clientela  espera  poder  notificarle  todo  problema  que  surja  a  cualquier  hora  del  día  o  de  la  noche,  empleando  el  dispositivo  de  su  elección.  Una  vez  que  el  cliente  ha  transmitido  su  queja,  da  por  supuesto  que  recibirá  una  respuesta  en  seguida  y  no  se  contentará  con  sentarse  a  esperar  a  que  sean  horas  de  oficina.  

Los  medios   de   comunicación   social   se   han   convertido   en   una   de   las   vías  más   populares   para   establecer   estos  nuevos  tipos  de  contacto  asistencial.  Por  desgracia,   la  mayoría  de  las  empresas  no  conservan  ni  organizan  estas  valiosas  conversaciones,  lo  que  significa  que  pierden  para  siempre  la  oportunidad  de  aprender  de  los  problemas.  Además,   hay   demasiadas   empresas   que   restringen   el   acceso   interno   a   sus   soluciones   de   asistencia,   lo   cual  establece  una  barrera  artificial  que  hace  más  difícil  lograr  buenos  niveles  de  efectividad,  en  vista  de  que  todas  las  personas  tienen  una  función  que  desempeñar  en  el  proceso  de  asistencia  técnica.  Así,  por  ejemplo,  un  analista  de  marketing  tal  vez  desee  abrir  un  caso  basado  en  un  tweet  de  un  cliente,  mientras  que  un  administrativo  financiero  puede  querer  hacer  lo  mismo  con  una  queja  de  facturación.    

En   lugar   de   replantear   un   sistema   que   va   a   quedar   obsoleto   o   añadir   nuevas   características   por   si   acaso,   los  creadores  de  Zendesk  han  optado  por  adoptar  una  perspectiva  novedosa  al  crear  su  producto.  Esta  nueva  línea  de  pensamiento  queda  patente  a  lo  largo  de  toda  la  aplicación.  

Ya  que   los  clientes  ahora  pueden  comunicar  un   incidente  en   la  asistencia  a   través  de  muchos  canales  distintos,  Zendesk   tiene   la   capacidad   de   abrir   casos   que   lleguen   por   las   vías   tradicionales,   así   como   por   los   siguientes  medios:  

• WebCorreo  electrónicoChatMedios  socialesForos  de  comunidades

Zendesk  también  es  compatible  con  la  amplia  gama  de  dispositivos  móviles  que  los  clientes  usan  hoy  en  día,  como  los  siguientes:  

• iPhone  

• BlackBerry  

• Android    

Independientemente  de  cómo  comunique  un  problema  el  cliente,  Zendesk  crea  y  mantiene  un  registro  sistemático  de  ese  cliente.  Por  ejemplo,  uno  puede  comenzar  una  conversación  a  través  de  Facebook,  pero  usted  tal  vez  desee  continuar  el  debate  por  correo  electrónico  por  motivos  de  privacidad  y,   con   independencia  de  cómo  prosiga   la  interacción,  Zendesk  llevará  un  registro  con  todo  detalle.  

Imagen  1:  Vista  de  un  agente  de  asistencia  de  la  interfaz  de  Zendesk  empleado  para  convertir  un  tweet  en  un  parte  de  incidencia  

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

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Imagen  1:  Vista  de  un  agente  de  asistencia  de  la  interfaz  de  Zendesk  empleado  para  convertir  un  tweet  en  un  parte  de  incidencia  

Gracias  a  su  sistema  de  asistencia  multidispositivo  y  fácil  de  usar,  así  como  a  su  forma  de  ver  a  los  clientes  y  sus  problemas   aplicando   la   lógica,   Zendesk   ha   transformado   el   proceso  de   atención   a   la   clientela;   de   hecho,   ahora  muchos  de  nuestros   clientes  pueden  ofrecer  mayores  niveles  de  asistencia   fuera  del  horario  normal  de  oficina.    Este  nivel  superior  de  atención  al  cliente  se  consigue  fácilmente  y  con  mayor  fluidez.    

Zendesk  también  ha  revolucionado  la  forma  en  que  la  interacción  interdepartamental  puede  agilizar  la  asistencia  al  cliente  y  acortar  los  ciclos  de  respuesta.  Por  ejemplo,  el  equipo  de  ingenieros  puede  visualizar  los  problemas  de  asistencia  técnica  y  gestionarlos  con  comodidad  de  manera  activa,  en  lugar  de  esperar  pasivamente  a  que  se  les  notifiquen  dichos  problemas  antes  de  actuar.    

 

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

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 Imagen  2:  Asistencia  técnica  por  chat  en  la  interfaz  de  Zendesk  

 

3.  Debe  estar  diseñado  teniendo  en  cuenta  la  empresa.  Una  aplicación  fácil  de  usar  que  sea  compatible  con  el  modo  actual  de  comunicarse  por  múltiples  canales  es  solo  el   principio:   las   empresas   medianas   y   grandes   tienen   otras   necesidades   que   superan   las   capacidades   de   las  soluciones   que   se   habían   empleado   hasta   ahora   para   actualizar   el   diseño   o   modificar   las   características,   y   a  menudo   es   imposible   darles   respuesta   con   una   aplicación   “casera”.   Entre   estas   necesidades   se   cuentan   las  siguientes:  

• Mayor  número  de  clientes  a  los  que  asistir  

• Líneas  de  productos  considerablemente  mayores  

• Más  empleados,  organizados  en  múltiples  equipos  

• Ubicaciones  geográficas  dispersas  

“Zendesk  nos  ayuda  a  atender  

a  los  clientes  de  nuestras  

cabinas  de  aparcamiento  en  

más  de  cien  ciudades  ,  campus  

universitarios  y  

estacionamientos  privados  

estadounidenses.    El  chat  de  

Zendesk  constituye  para  nosotros  una  forma  más  de  

resolver  rápidamente  los  

problemas  del  cliente  y  así  

podemos  aumentar  el  tiempo  

de  operación  de  los  equipos  del  

aparcamiento,  garantizar  que  

el  cliente  se  ajuste  a  los  

programas  del  aparcamiento  y  

mejorar  las  líneas  

fundamentales  de  cualquier  

operación  de  

estacionamiento”.  

–  FOREST  ANDERSON,  

AGENTE  DE  ATENCIÓN  AL  

CLIENTE  DE  CALE  PARKING  

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• Operaciones  plurilingües  

• Complejo  flujo  de  trabajo  

Si   bien   puede   comenzarse   como  proyecto   piloto   una   iniciativa   para   crear   una   solución   de   asistencia   técnica,   a  menudo  esta  crece  rápidamente  hasta  abarcar  a  cientos  o  miles  de  usuarios,  lo  que  significa  que  estas  funciones  deben  estar  presentes  en  el  producto  básico  sin  que  haya  que  comprarlas  (o  desarrollarlas)  más  tarde.  Puesto  que  Zendesk  fue  creado  para  reforzar  el  modo  en  que  se  organiza  actualmente  la  atención  al  cliente,  las  características  de  tipo  empresarial  se  incluyeron  desde  el  principio.  Vamos  a  examinarlas  en  los  contextos  de  manejabilidad,  flujo  de  trabajo,  inteligencia  empresarial  e  integración.    

Manejabil idad Para   ayudar   a   los   administradores   a   realizar   sus   tareas   diarias   de  manera  más   eficaz,   Zendesk   presenta   estas  particularidades:    

• Infraestructura   segura.   Zendesk   se   aloja   en   ubicaciones   físicas   sumamente   seguras   que   están  protegidas  por  múltiples  capas  de  seguridad,  además  de  contar    con  fuentes  adicionales  de  conectividad  en  red,  electricidad  y    refrigeración.  

• Controles   de   visibilidad.   Los   administradores   tienen   un   grado   de   control   considerable   sobre   quién  puede  ver  los  datos.  

• Registro  único.  Los  usuarios  pueden  acceder  a  Zendesk  a  través  de  servicios  de  terceros  de  verificación  de  usuarios  o  de  acceso  a  directorios,  como  Microsoft  Active  Directory.  

• Codificación.  Toda  comunicación  con    Zendesk  se  realiza  por  SSL.  

• Ajustes   del   moderador.   Se   puede   conceder   este   nivel   de   acceso   a   usuarios   de   confianza,   lo   que   les  permite  administrar  foros.  

• Personalización  de  la  interfaz  del  usuario.  Usted  es  libre  de  cambiar  el  aspecto  de  Zendesk  mediante  CSS  y  plantillas  de  correo  electrónico.  Puede  utilizar  Zendesk   tal   cual  o  personalizar  por  completo  su  apariencia  para  satisfacer  las  necesidades  de  su  empresa.  

• Auditoría.  Zendesk  mantiene  un  registro  permanente  de  los  cambios  que  han  experimentado  sus  datos.  

Flujo de trabajo Para  garantizar  la  compatibilidad  con  productos  y  servicios  diversos  y  complejos  es  preciso  contar  con  un  software   flexible  y  adaptable  que  esté  a   la  altura  de   los  procedimientos  que  se  empleen  en  su  actividad  empresarial.  En  este  sentido,  entre  las   capacidades  de  Zendesk  orientadas  a  gestionar  el   flujo  de   trabajo   se   cuentan  las  indicadas  a  continuación:  

• Motor  de  reglas.  El  motor  de  reglas  de  Zendesk  facilita  la  automatización  de  los  procesos  importantes,  como  la  notificación  de  partes  de  incidencias  y  su  remisión  a  niveles  superiores  de  gestión.  Se  puede  personalizar  estas  

“Los  informes  de  Zendesk  nos  han  

motivado  mucho.    Nos  gusta  saber  

que  hemos  aumentado  nuestra  

productividad  en  un  tanto  por  

ciento  mes  a  mes.    Los  informes  se  

pueden  configurar  totalmente,  así  

que  puedo  poner  exactamente  los  

datos  que  necesito  mostrarles  a  

mis  colegas  y  superiores  de  forma  

regular  ”.    

–  CATHY  MCCANN,    

SUPERVISORA  DE  ASISTENCIA  

TÉCNICA  DEL  DEPARTAMENTO  

DE  PSICOLOGÍA  DE  LA  UCLA    

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

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reglas  en  función  de  las  preferencias  de  cada  uno,  dentro  de  unos  límites  establecidos.  

• Personalización  y  extensión  de  datos.  Usted  tiene  total  libertad  para  agregar  sus  propios  campos  a  los  partes  de  incidencias  de  Zendesk,  campos  que  están  disponibles  asimismo  para  el  motor  de  reglas.  

• Interacción   con   el   cliente.   Sus   clientes   también   pueden   participar   votando   a   sus   respuestas   de  asistencia  favoritas,  y  usted  decide  lo  que  finalmente  va  a  publicarse.  

• Localización.  Zendesk  permite  su  uso  en  más  de  40  idiomas  y  está  concebido  para  aplicarse  en  cualquier  parte  del  mundo.  

• Macros.   Los   usuarios   pueden   guardar   sus   partes   de   incidencias   e   interacciones   más   frecuentes   con  Zendesk   en   forma   de   macros,   que   pueden   repetirse   después   para   facilitar   así   que   se   responda   con  coherencia   en   menos   tiempo.   Las   macros   se   pueden   automatizar   y   personalizar   para   dar   respuestas  individualizadas  a  cuestiones  habituales.  

Inteligencia empresarial Todo  lo  que  pueda  hacerse  para  organizar  la  avalancha  de  datos  generados  por  el  cliente  y  aprender  de  ellos  es  susceptible  de  reportar   increíbles  beneficios.  Para  este   fin,  Zendesk  ofrece  unas  capacidades   impresionantes  de  inteligencia  empresarial,  como  las  siguientes:  

• Búsqueda.   Zendesk   presenta   una   interfaz   de   búsqueda   unificada   en   la   que   los   usuarios   pueden  preguntar   por   partes   de   incidencias,   temas,   hilos   de   foro,   grupos   y   organizaciones.   También   está  disponible  la  ayuda  avanzada  de  sintaxis.  

• Filtrado.   Pueden   configurarse   las   vistas   para   restringir   los   resultados   de   búsqueda   que   aparecen   al  consultar  objetos  como  partes  de  incidencias,  tweets  y  demás  información  aportada  por  el  cliente.  

• Generador   de   informes.   Zendesk   incorpora   una   plataforma   de   información   dotada   de   todas   las  funciones,   con  una   colección  de  útiles   informes   estándar   y   la   capacidad  de  que  usted  defina   su  propio  conjunto  de  informes  de  la  clientela.  

• Analítica.   Además   de   sus   capacidades   ya   integradas   de   análisis   y   generación   de   informes,   Zendesk  también  permite  la  integración  con  GoodData,  lo  que  hace  posible  la  presentación  de  abundantes  paneles  y  análisis  avanzados.  

• Ecosistema.  En  torno  a  la  plataforma  de  Zendesk  ha  surgido  todo  un  ecosistema  compuesto  por  docenas  de  soluciones  con  valor  añadido.    

Integración Puesto   que   una   aplicación   de   asistencia   constituye   tan   solo   una   parte   de   una   cartera  más   grande   de   software  empresarial,   resulta   crucial   que   la   información   sea   accesible   desde   esas   otras   aplicaciones.   Por   ello   Zendesk  ofrece  integración  con  las  principales  aplicaciones  en  nube  para  empresas,  como  Salesforce.com,  NetSuite,  Google  Analytics  y  más  de  60  otras,  gracias  a  lo  cual  es  sencillo  disponer  de  una  integración  de  doble  sentido  gracias  al  sistema  gestor  de   relaciones   con  el   cliente   (CRM).  Usted   también  puede   crear   sus  propias   integraciones  usando  REST,  el  correo  electrónico  y  la  interfaz  de  programación  de  aplicaciones  (API)  JavaScript  de  Zendesk.  Este  último  permite,  asimismo,  integrar  diferentes  aplicaciones  web  y  fuentes  de  datos,  y  pueden  crearse  fácilmente  widgets  en  Zendesk  que  hagan  posible  compartir  datos  entre  aplicaciones.  Por  último,  usted  es  libre  de  exportar  toda  su  información  de  Zendesk  siempre  que  quiera  usando  formatos  de  archivo  XML  y  CSV.  

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Guía  para  elegir  software  de  atención  al  cliente  para  la  empresa  

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Conclusión Para  que  su  empresa  mantenga  el  ritmo  de  sus  competidores,  el  sistema  de  atención  al  cliente  debe  cambiar.  Su  clientela  tiene  unas  expectativas  mucho  mayores  sobre  cómo  y  cuándo  va  usted  a  ayudarle  y  espera  que  se  lleve  un  registro  de  todas  las  interacciones.  Al  mismo  tiempo,  sus  empleados  necesitan  que  el  software  de  asistencia  sea  de  la  misma  calidad  y  facilidad  de  uso  que  aquella  de  la  que  están  acostumbrados  a  disponer  en  sus  smartphones  y  navegadores  web.  También  quieren  tener  acceso  a  sus  datos  desde  cualquier  parte  y  a  cualquier  hora,  y  dependen  de   una   aplicación   de   asistencia   que   ate   todos   los   cabos,   de   forma   automática   y   lógica,   de   esta   experiencia   de  atención  al  cliente.  

Zendesk  fue  creado  desde  cero  teniendo  en  cuenta  estas  nuevas  realidades.  En  ella  se  ha  tenido  en  cuenta  que  los  clientes   quieren   atención   y   desean   asimismo   elegir   el   lugar,   el   modo   y   la   hora,   y   que   es   importante   que   los  usuarios  del  software  de  servicio  técnico  realmente  disfruten  de  esta  tecnología  que  tan  esencial  resulta.  Por  otra  parte,  Zendesk  es  consciente  de  que  pocas  empresas  están  dispuestas  a  comprar  conjuntos  de  servidores  y  otras  infraestructuras  para  presentar  una  iniciativa  de  software  de  atención  al  cliente,  motivo  por  el  cual  la  solución  por  la  que  optan  es  una  aplicación  que  no  necesite  instalación,  que  esté  basada  en  la  nube  y  que  aun  así  ofrezca  unas  capacidades  de  nivel  empresarial.    

Cómo empezar Si  desea  registrarse  y  obtener  una  versión  gratuita  de  prueba  válida  durante  30  días  que  le  dará  pleno  acceso  a  todas   las  características,  visítenos  en  www.zendesk.com/signup.  Para  comenzar,  contacte  con  Zendesk  en  el  +1  (415)  418-­‐7506  o  +44  20  3355  7960  o  por  correo  electrónico  en  [email protected].  

Sobre Zendesk Zendesk   es   uno   de   los   principales   proveedores   de   software   de   asistencia   técnica   basado   en   la  web,   que   está  reinventando  la  forma  en  que  las  empresas  se  relacionan  con  sus  clientes.  La  compañía  presta  sus  servicios  a  más  de  10  000  empresas,   pequeñas   y   grandes,   entre   las  que   se   encuentran  Groupon,  MSNBC   y  Rackspace  Cloud.   Los  productos  de  Zendesk  son   fáciles  de  personalizar,   integrar  y  usar,  por   lo  que   las  empresas  pueden  empezar  en  seguida   a   ofrecer   un   mejor   soporte   al   cliente.   Fundada   en   2007,   Zendesk   está   financiada   por   Charles   River  Ventures,  Benchmark  Capital  y  Matrix  Partners.  Puede  obtener  más  información  en  www.zendesk.com.    

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