Guía Práctica de Diseño de Procesos elaborada para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar...
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Guía Práctica de Diseño de Procesos elaborada para el Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar – ICBF
Bogotá D.C., Febrero de 2010
1
2
INDICE
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1: CONCEPTOS DEL MODELO DE PROCESOS
CAPÍTULO 2: ¿QUÉ ES UN PROCESO?
CAPÍTULO 3: ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
CAPÍTULO 4: LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
CAPÍTULO 5: IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
CAPÍTULO 6: RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS
CAPÍTULO 7: ANEXOS
5
CAPÍTULO 1: CONCEPTOS DEL MODELO DE PROCESOS
Ejemplo: Mapa de Procesos
Direccionamiento Técnico
Gestión de Tecnología de Información y Comunicaciones
Gestión Financiera Gestión Administrativa
Gestión de Contratación
Gestión Humana
Direccionamiento Estratégico
PROTECCIÓN Y RESTABLECIMIENTO DE LOS DERECHOS
ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR
MACROPROCESOS MISIONALES
PREVENCIÓN DE LA AMENZA O VULNERACIÓN DE LOS DERECHOS
Niñ
os,
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MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión Jurídico Administrativa Comunicaciones
MACROPROCESOS DE APOYO
Control Interno DisciplinarioEvaluación Independiente del Sistema de Control Interno
Evaluación de la GestiónMACROPROCESOS DE EVALUACIÓN
Revisión y Mejora
6
Debe responder a las preguntas:1. ¿Qué se hace?2. ¿Cómo se hace?3. ¿Para qué se hace?
OBJETIVODEL
PROCESO
Gestionar integralmente el talento humano mediante el esquema de competencias durante el ciclo de permanencia del empleado para mejorar la productividad y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Compañía.
1
2
3
7
•El modelo de competencias y valores es la base alrededor de la cual se gestiona el recurso humano en la organización de forma integral, alineando los procedimientos involucrados.
•La gestión del recurso humano está alineada con la estrategia del negocio.
•Las áreas que participan en el proceso establecen y se acogen a los Acuerdos de Niveles de Servicio definidos para garantizar el desempeño y la transversalidad del proceso.
•La realización de estudios de mercado salarial se puede realizar a través de un tercero, para lo cual la organización define los mercados de referencia y determina los criterios de competitividad y de equidad que se deben tomar en consideración para fijar la estructura salarial.
•El proceso Calidad y Mejoramiento Continuo define los procesos y los roles y responsabilidades a partir del modelo de operación lo cual es insumo fundamental para la gestión del talento humano.
8
PROCESO X
PROCESO a
PROCESO c
PROCESO b
Salida proceso x a proceso b
Entrada 1 a proceso xEntrada 2 a proceso x
Salida proceso x a proceso c
Salida 1 proceso cSalida 2 proceso c
Entrada a x
Salida proceso a
9
•Tiempo promedio de atención al usuario
•No. de horas de capacitación / mes
•Actas elaboradas por día
•Tiempo de asignación de contratos
SISTEMA DE INFORMACIÓN SOPORTE REQUERIDO
Sistema de Información de Recursos Humanos
1. Administrar la estructura organizacional y la planta.2. Administrar la información de los empleados de la
organización; de planta y supernumerarios3. Asignar los empleados a la estructura4. Administrar las competencias requeridas en los
diferentes cargos y el estado actual de las competencias de cada empleado
5. Administrar los planes de mejoramiento de las competencias
6. Administrar la Evaluación de la efectividad y el desarrollo de potencial
7. Administrar la liquidación de la nómina integrándose con las evaluaciones de desempeño.
8. Gestionar por autoservicio integrado a la intranet de la organización las solicitudes de vacaciones, certificados y demás trámites de RR.HH.
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CAPÍTULO 2: ¿QUÉ ES UN PROCESO?
RESULTADO PRODUCTO
ENTRADA TRANSFORMACIÓN
REQUERIMIENTOSREQUERIMIENTOS
● Mano de Obra (personas)● Materiales● Medios● Métodos● Medio Ambiente
Actividad 1 (P)
Actividad 2 (H)
Actividad 3 (H)
Actividad 4 (V)
Actividad 5 (A)
14
CAPÍTULO 3: ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
PROCED 1
PROCED 2
PROCED 3
PROCESO
INSTRUCTIVO
PROCED 1 Actividades secuenciales: qué, cómo y responsables
Documento que detalla cómo ejecutar una actividad dentro
de un procedimiento
INFORMACIÓN PRE-REQUISITO
• Formatos• Modelos de documentos• Especificaciones• Lineamientos• otros
Entradas para la ejecución de una o varias actividades. Son definidos y elaborados una vez. Se ajustan de ser necesario como mejoramiento al proceso
NombreNombre SímboloSímbolo FunciónFunción
INICIO / FININICIO / FIN
Es un rectángulo redondeado que identifica el
comienzo o el final de un proceso. “Inicio” o
“Fin” se indica dentro del símbolo.
En un diagrama de flujo solo debe existir un
inicio, pero se pueden presentar varios fines.
INICIO
FIN
ACTIVIDAD / OPERACIÓNACTIVIDAD / OPERACIÓN
Es un rectángulo que se usa para representar
una actividad o tarea determinada. La
descripción de la actividad se muestra dentro
del rectángulo.
ENTREGA A OTRO PROCEDIMIENTOENTREGA A OTRO PROCEDIMIENTO
Es un rectángulo con doble raya a los lados, que
indica que el flujo continúa en otro
procedimiento. Se indica el nombre del
procedimiento dentro del rectángulo.
NombreNombre SímboloSímbolo FunciónFunción
DECISIÓNDECISIÓN
Es un diamante que indica una decisión o un
punto de ramificación en el proceso. La
descripción de la decisión se escribe dentro del
símbolo, usualmente en forma de pregunta. La
respuesta a la pregunta determina el camino
que deberán tomar fuera del símbolo de
decisión. Se recomienda recorrer
completamente un camino y luego el otro.
LÍNEAS DE FLUJOLÍNEAS DE FLUJO
Indica el sentido y trayectoria de la actividad o
tarea. La punta de la flecha en la línea de flujo
indica la dirección del flujo del proceso.
DOCUMENTODOCUMENTO
Representa información escrita pertinente al
proceso, ya sea un formato o un reporte. El
título del documento se muestra dentro del
símbolo
SI
NO
NombreNombre SímboloSímbolo FunciónFunción
ALMACENAMIENTO Y ARCHIVOALMACENAMIENTO Y ARCHIVO
Es un triángulo invertido que indica que la
información o el documento producido es
archivado o el material manejado es
almacenado.
CONECTOR DE PÁGINACONECTOR DE PÁGINA
Es un pentágono invertido dentro del cual se
escribe un número consecutivo, indica que el
diagrama se conecta en una página siguiente.
CONECTOR DE ACTIVIDADCONECTOR DE ACTIVIDAD
Se trata de un círculo dentro del cual se escribe
una letra consecutiva, indica que la actividad
previa conecta con otra. El círculo se debe
dibujar luego de la actividad inicial y previo a la
actividad con la que conecta.
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CAPÍTULO 4: LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
21
CAPÍTULO 4: LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
...TRABAJAR POR PROCESOS ES TRABAJAR EN
EQUIPO NO SOLO AL INTERIOR DE UN ÁREA
SINO CON TODA LA ORGANIZACIÓN...
Elementos de entrada a A
Resultados de otros procesos
Resultado de A
Entrada a B
Resultados de otros procesos
Resultado de B
Entrada a D
Entrada a C
Resultado de C
Resultado de D
PROCESO A PROCESO B
PROCESO C
PROCESO D
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CAPÍTULO 5: IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
Seguimiento a la Operación
Alistamiento de requerimientos
Elaboración plan detallado
Definición de líderes de implementación
6
Inicio de Operación
Capacitación en procedimientos
7
Realización de ajustes a desviaciones
1
5
Planear
HacerVerificar
4Actuar
correctivamente
2
3
Seguimiento a la Operación
Alistamiento de requerimientos
Elaboración plan detallado
Definición de líderes de implementación
6
Inicio de Operación
Capacitación en procedimientos
7
Realización de ajustes a desviaciones
1
5
Planear
HacerVerificar
4Actuar
correctivamente
2
3
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FASE II: Procedimientos 4 y 5
FASE I : Procedimientos 1 y 2
Puesta en marcha
Puesta en marcha
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10 MES 11 MES 12
Evacuación de requerimientos
Evacuación de requerimientos
FASE III: Procedimiento 3
Puesta en marcha
Evacuación de requerimientos
27
CAPÍTULO 6: RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS
28
CAPÍTULO 6: RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS
CAPÍTULO 7: ANEXOS
• Diseño Conceptual – Propuesto por Remolina
Estrada Consultoría Gerencial S. A.
• Caracterización de Procesos – Definido de
acuerdo al SGC del ICBF (Ver archivo de Word
adjunto)
• Caracterización de Procedimientos - Definido de
acuerdo al SGC del ICBF (Ver archivo de Word
adjunto)
30
PM01 : Coordinación del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar
CAPÍTULO 7: ANEXOS – Modelo Conceptual
OBJETIVODEL PROCESO
xxx…
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
ALCANCE xxx…
PREMISAS GENERALES DEL PROCESO
Relación con los lineamientos estratégicos
• Xxx…
Estructura de operación (Descentralizada – centralizada- esquema de tercerización)
• Xxx…
Indicadores de resultado
• Xxx…
Modelos de gestión a adoptar
• Xxx…
Mecanismos de seguimiento y control
• Xxx…
Frecuencias de ciclo
• Xxx…
Soporte Tecnológico
• Xxx…
Instancia de toma de decisiones
• Xxx…
Requerimientos críticos de otros procesos
• Xxx…
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
DIAGRAMA DE INTERRELACIONES
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
PM01: Coordinación Nacional del
Sistema Nacional de Bienestar
Familiar
PE01: Direccionamiento Estratégico
PE02: Direccionamiento Técnico
PA01: Gestión Humana
PA03: Gestión Administrativa
• Xxx…• Xxx…
• Xxx…• Xxx…
• Xxx…• Xxx…
• Xxx…• Xxx…
• Xxx…• Xxx…
• Xxx…• Xxx…
• Xxx…• Xxx…
• Xxx…• Xxx…
INDICADORES
•Nombre del indicador
•Objetivo del indicador
•Fórmula
•Periodicidad o frecuencia de medición
•Fuentes de información
•Responsable de medición
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS
•Sistema de información
•Soporte requerido
PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar