GUÍA TÉCNICA

PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DEL H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE

ECATEPEC DE MORELOS, MÉXICO

H. Ayuntamiento Constitucional de Ecatepec de Morelos 2006 - 2009

Departamento de Innovación Tecnológica e Implementaciones

1

• La importancia de contar con Manuales Administrativos que reflejen las atribuciones de titulares de las Unidades Administrativas, no sólo es dar cumplimiento al marco legal y administrativo, también está el de asumir el compromiso administrativo de la Unidad que lo emite, con toda la Administración Pública Local y con los ciudadanos.

• Por lo anterior, la Contraloría Municipal y el departamento de Innovación Tecnológica e Implementaciones del H. Ayuntamiento constitucional de Ecatepec de Morelos, México, se han dado a la tarea de elaborar la presente Guía Técnica para la Elaboración de Manuales Administrativos, que tiene el propósito de constituirse como un instrumento dinámico, accesible y eficaz puesto al servicio de todas las Unidades Administrativas que integran este H. Ayuntamiento para que elaboren, actualicen y presenten sus Manuales de acuerdo con las normatividades en materia.

2

Presentación.

CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

3

El Manual Administrativo es el documento que contiene en forme breve, clara, descriptiva y explícita información y/o instrucciones referentes a la historia, fundamento legal y administrativo, objetivos generales y/o específicos, atribuciones, funciones, políticas y normas generales y/o especificas de operación, estructura orgánica y organigrama, así como la descripción narrativa y gráfica de los procedimientos de cada Unidad Administrativa.

Concepto.

Es el documento que contiene información detallada referente a los antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura y funciones de las Unidades Administrativas y de Apoyo Técnico- Operativo que integra un organismo.

4

Manual de Organización.

Presentación

Es el documento en que se consignan las apariciones o actividades que deben seguirse para la realización de las funciones sustantivas de las Unidades Administrativas y de Apoyo Técnico- Operativo que integran una dependencia, de acuerdo a sus atribuciones que marca la normatividad aplicable.

5

Manual de Procedimientos.

Concepto Organización Procedimientos

Portada X X

Índice X X

Presentación X

Antecedentes X

Marco Jurídico-Administrativo X

Objetivo General X

Áreas de Aplicación X

Organigrama X

Alcance y funciones X

Responsable X

Procedimientos X

Objetivo del Procedimiento X

Políticas o Normas de Operación X

Descripción Narrativa X

Diagrama de Flujo X

Formatos de Oficios X

6

Contenido.

Es la representación gráfica de la estructura orgánica dictaminada

de la Unidad Administrativa, identificando claramente sus respectivos niveles jerárquicos, relaciones, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría que guardan entre sí las Unidades Administrativas y las de Apoyo Técnico-Operativo que la integran.

Procedimientos.Para efecto de integrar el Manual de Procedimientos se sugiere identificar e incluir procedimientos que, en forma breve y clara, muestren secuencial y ordenadamente la forma de realizar un trabajo que sea ejecutado por las áreas de la Unidad Administrativa.

7

Organigrama.

Objetivo General.

Se iniciará con un verbo en infinitivo y describirá el propósito y la finalidad que se pretende alcanzar durante el desarrollo de las actividades, operaciones y/o tareas que son parte del procedimiento, es decir, el “qué” y “para qué”.

8

Las políticas son lineamientos de carácter general que orientan la toma de decisiones.

Las Normas de Operación son lineamientos imperativos y específicos de acción que regulan el curso de las actividades.

9

Políticas y/o Normas de Operación.

Es la descripción de la secuencia lógica de las actividades a realizar, definiendo en forma clara, precisa y concisa, quién, cómo, cuándo y dónde se ejecutan dichas actividades.

Se deberán numerar las actividades en forma progresiva, además de describir el tiempo necesario de ejecución.

10

Descripción Narrativa.

Deberá presentar en forma gráfica la secuencia en que se realizan las actividades de un determinado procedimiento y/o itinerario de las personas, formas y materiales utilizados; asimismo, mostrar en cada columna, según el orden de aparición, las Unidades Administrativas y/o las de Apoyo Técnico-Operativo que intervienen en la ejecución del procedimiento.

11

Diagrama de Flujo.

12

Terminal.- Indica el inicio o la terminación del flujo Operación.- Representa la realización de una operación o actividad (Es el único símbolo que se numera)

Documento.-Representa cualquier tipo de documento que se genere en los procedimientos.

Decisión o alternativa.- Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.

Conector.- Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página.- Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo

Almacenamiento.-Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto en un almacén.

Simbología.