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Banco Interamericano de Desarrollo

Representación Bolivia

GUIA DE USUARIO DOCUMENTO ESTANDAR

TIPO DE ADQUISICIÓN; SELECCIÓN DE CONSULTOR INDIVIDUAL MÉTODO DE CONTRATACIÓN: SELECCIÓN POR CONCURSO (público o por invitación) MONTOS APLICABLES: SIN LÍMITE DE MONTOS

(v. octubre 2012)

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CONTENIDO

Guía del Usuario

Doc-1.B Modelo de Convocatoria Pública

Doc-A Acta de Cierre de Recepción de Postulaciones

Doc-B Solicitud complementación información

Doc-C Informe de Calificación

Doc-D Solicitud no objeción a evaluación

Doc-E Notificación de resultados

Doc-F Solicitud de registro en el sistema PRISM

Anexo Lista de control de proceso y documentos para procesos con revisión ex post

GLOSARIO

PA Plan de Adquisiciones SEPA Sistema de Ejecución de Planes de Adquisición (www.iniciativasepa.org) SICOES Sistema de Contrataciones Estatales (www.sicoes.gob.bo)

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GUIA DEL USUARIO

1. Introducción

1.1 El Documento Estándar de Selección de Consultores Individuales debe ser utilizado en los procesos de selección y contratación en los que se aplique la selección competitiva y por cualquier monto.

1.2 Se entiende por consultorías a aquellas actividades que están relacionadas con trabajos de carácter intelectual y de asesoramiento, y que son diferentes de los servicios relacionados con actividades predominantemente físicas, cuya producción física es cuantificable.1

1.3 En la preparación de un proceso de selección, deben considerarse los aspectos referidos a la contratación de consultores individuales del documento GN-2350-7 (o la versión indicada en el contrato de financiamiento).

1.4 Bajo la premisa de su uso sin modificación, con este documento se aplica el procedimiento simplificado, por el cual en los procesos con revisión ex ante el Ejecutor solicitará la no objeción del BID únicamente después concluir la evaluación de las hojas de vida y previo a la firma de contrato,.

1.5 Será necesario solicitar la no objeción del BID previo a utilizar el documento modificado, solo cuando se requiera incluir modificaciones sustanciales al Documento Estándar.

1.6 El método de Contratación Directa, utilizado bajo las consideraciones del numeral 5.4 del documento GN-2350-7, necesariamente requiere la revisión ex ante del BID, desde el inicio del proceso2

1.7 No se realizará la contratación de consultores individuales para consultorías en las que se requiere contar con un equipo de personal y se necesite apoyo profesional externo.

1.8 Si debido al alto número de consultores individuales, la coordinación, la administración y la responsabilidad colectiva se hicieran difíciles, también será preferible contratar una firma consultora.

2. Procedimiento de Selección y Contratación

2.1 Inicio.

Para dar inicio al proceso de selección el Ejecutor debe verificar que el proceso esté incluido en el Plan de Adquisiciones aprobado en el SEPA3.

2.2 El Banco debe haber otorgado su no objeción a los Términos de Referencia en procesos con revisión ex ante y ex post, en este último caso, lo anterior puede ser innecesario si el Jefe de Proyecto y el Ejecutor lo acuerdan.

2.3 Preparación de los documentos

Este Documento Estándar de Consultores individuales debe ser diligenciado de acuerdo a los requisitos específicos del concurso, modificando únicamente las partes sombreadas y/o entre paréntesis ( ) para particularizar la información de cada proceso, eliminado las instrucciones a los Ejecutores.

Los criterios de evaluación deberán tener correspondencia con el perfil solicitado en los Términos de Referencia, deben estar claramente definidos antes de la invitación o publicación y deben ser incluidos en los cuadros sombreados en gris de los numerales 1 y 2 del DOC-5; no se deberán añadir nuevos criterios o requisitos durante el proceso de evaluación.

No deben solicitarse garantías de mantenimiento de oferta.

No se deben solicitar ni evaluar propuestas técnicas.

Si eventualmente se considera necesaria la realización de entrevistas, en tal caso:

(i) no se asignará puntuación

(ii) ésta solo servirá para aclarar algún aspecto de la experiencia evaluada o para verificar antecedentes, y

(iii) no se inhabilitará a ningún proponente por no asistir a la entrevista

2.4 Definición del tipo de contrato más adecuado a la consultoría:

Contratos por producto o suma global: se utilizará para consultorías con productos y plazos de ejecución claramente definidos. Cada pago será definido en función del valor asignado a cada fase, producto o informe a presentar.

Contratos por locación de servicios o por tiempo trabajado (llamado “de línea”): en esta modalidad las tareas desarrolladas son continuas y cotidianas, el monto total del contrato es calculado en base al monto mes que se pagará al consultor.

2.5 Definición de la forma de convocatoria:

Los procesos competitivos de selección de consultores individuales pueden ser realizados de las siguientes maneras:

1 No se consideran servicios de consultoría las tareas secretariales, de choferes, porteros, mensajeros

2 Si los Ejecutores requieren los servicios de secretarias, choferes, porteros, mensajeros en el Plan de Adquisiciones, su contratación será

directa, en calidad de prestadores de servicios de no consultoría, y será el único caso de contratación directa sujeta a revisión ex post del Banco.

3 En caso de planes no gestionados en el SEPA, el PA deberá haber obtenido la no objeción escrita del Banco.

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Concurso por Invitación (DOC-1 Alternativa “A”). Estos procesos deben cumplir las siguientes condiciones:

(i) conformar una lista competitiva compuesta mínimamente por 3 consultores que posean antecedentes uniformes o comparables y cumplan los requisitos mínimos.

(ii) invitar simultáneamente a los 3 o más candidatos, adjuntando la documentación para la presentación de antecedentes y asegurando de contar con el acuse de recepción de la invitación.

(iii) asegurar la participación de por lo menos 3 candidatos, que cumplan con las calificaciones mínimas exigidas.

Concurso público (DOC-1 Alternativa “B”):

(i) Se realizará al menos una (1) publicación en un medio de amplia difusión y/o en el SICOES para el sector público.

(ii) La documentación para la presentación de antecedentes deberá estar disponible en la dirección indicada en la convocatoria y en el SICOES (en convocatorias del sector público). También deberá ser entregada vía correo electrónico a los postulantes que lo soliciten.

El tiempo mínimo para la presentación de Hojas de Vida, será de 5 días hábiles después de la entrega de la invitación o de la publicación. Para las selecciones en las que se prevee la participación de consultores internacionales, deberá concederse mayor tiempo. En caso de necesidad de ampliar el plazo para la presentación de documentos, si el proceso es realizado por invitación el Ejecutor comunicará por escrito esta situación a los candidatos invitados, debiendo confirmar que el candidato recibió la información; en caso de convocatorias públicas utilizará el mismo medio de difusión de la convocatoria.

2.6 Recepción y evaluación de las hojas de vida de los candidatos.

La Comisión de Calificación recibirá las postulaciones de los candidatos dentro del plazo límite indicado en la carta de invitación o publicación y elaborará el acta de cierre de recepción de postulaciones (DOC-A).

En Concursos por Invitación, se deberá verificar que se han recibido por lo menos 3 postulaciones que cumplen con las calificaciones mínimas exigidas.

Si se recibieron menos de 3 antecedentes, o si menos de 3 antecedentes cumplen los requisitos mínimos, el proceso será declarado desierto. Excepcionalmente y únicamente en procesos con revisión ex ante, se podrá solicitar al BID no objeción para continuar el proceso de selección con menos postulantes, si existe una justificación aceptable. Si el proceso se realiza a través de concurso público y se reciben menos de 3 postulaciones, el proceso podrá continuar sin requerir la no objeción del BID.

El Ejecutor evaluará la hoja de vida de los candidatos, la cual se considera una declaración jurada, junto con la información de soporte si se hubiere exigido, de acuerdo a los criterios de calificación establecidos para la selección (DOC-5), no se incluirán criterios que no hayan sido pre-establecidos antes de emitir la invitación o publicación, y asignará los puntajes correspondientes en los espacios marcados en gris en el formulario de Hoja de vida de cada postulante.

Si la Comisión de Calificación precisare revisar documentación de respaldo de la formación profesional, de la experiencia de trabajo u otra documentación y el postulante no la hubiera acompañado, el Ejecutor deberá solicitarla por escrito (DOC-B) para ser allegada en un tiempo prudente. El análisis de la documentación de soporte de la hoja de vida deberá realizarse junto con la información referenciada en ella, y si existieren inconsistencias, vacíos o errores, el ejecutor deberá solicitar la aclaración correspondeinte (DOC-B), de no hacerlo, deberá realizarse la evaluación tomando como base la información referenciada en la hoja de vida.

El Ejecutor elaborará el Informe de Calificación (DOC-C), con base en la información de la Hoja de Vida (DOC-5) de cada postulante y adjuntando el DOC-C.1.

La información relativa a la evaluación de las postulaciones y la recomendación de adjudicación será confidencial y no podrá ser divulgada a los postulantes o a personas que no tengan participación oficial en la selección hasta la publicación de los resultados del proceso. La violación a esta regla podrá ser motivo para rechazar postulaciones o para cancelar el proceso. Toda comunicación entre los postulantes y el Ejecutor se hará por escrito.

No podrán ser seleccionados los consultores que no cumplan los requisitos mínimos ni alcancen las puntuaciones mínimas establecidas en los criterios de evaluación.

En caso de empate, y salvo que se indique expresamente otra cosa en las reglas y criterios de la selección, se adjudicará el contrato al postulante que tenga mayor puntuación en la experiencia específica y si persistiere el empate, en la formación académica.

La evaluación de las propuestas técnicas deberá ser realizada dentro de los 10 días posteriores al cierre de recepción de postulaciones; salvo casos justificados, tales como ser necesario solicitar aclaraciones de los consultores.

2.7 Solicitud de No Objeción a Banco a la adjudicación

El ejecutor solicitará la no objeción del BID a la evaluación y adjudicación del contrato al postulante mejor evaluado (DOC-D) unicamente en procesos sujetos a revisión ex ante y previo a la firma de contrato acompañando copia de la siguiente documentación:

Cartas de la invitación con evidencia de recepción (alternativa “A”) o publicación del aviso de concurso público (alternativa “B”).

Acta de cierre de recepción de postulaciones (DOC-A).

Informe de Calificación con recomendación de contratación junto con los cuadros individuales de calificación de los consultores DOC-C y DOC-C.1

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Comunicaciones con los postulantes, incluyendo solicitudes de aclaraciones y sus respectivas respuestas.

Postulaciones: mínimamente se adjuntará la carta de postulación, hoja de vida y Certificado de Elegibilidad.

Borrador del contrato incluyendo términos de referencia como anexo

En procesos sujetos a revisión ex post, el ejecutor deberá conservar ordenada y completa la mencionada documentación, para su revisión en visita de supervisión del BID.

2.8 Suscripción del Contrato y registro en el PRISM

El Ejecutor invitará al profesional mejor calificado a suscribir el contrato (DOC-E), previa presentación de la documentación necesaria para el efecto. Si eventualmente no se llegara a suscribir el contrato, se respaldará documentalmente esta circunstancia y se invitará al siguiente postulante mejor evaluado y así sucesivamente. Los candidatos elegibles para suscribir el contrato deberán haber superado el puntaje mínimo exigido en la convocatoria.

Una vez firmado el contrato con el consultor, éste debe ser enviado al BID, para su registro en el sistema PRISM. Solo en casos de procesos con revisión ex ante, se enviará junto con el contrato firmado, la copia de la notificación de los resultados del concurso a todos los postulantes, con acuse de recepción. Caso contrario esta documentación deberá ser conservada en archivo.

2.9 Comunicación de resultados.

Los resultados del concurso podrán ser publicados en el SICOES y/o en la página Web del Ejecutor; sin embargo y de manera obligatoria, los resultados deberán ser notificados a todos los postulantes que participaron (DOC-F), pudiendo utilizar mensajes electrónicos. En cualquier caso se deberá obtener el acuse de recepción de la notificación.

2.10 Declaratoria de desierta.

El proceso será declarado desierto si:

No se suscribe el contrato con ninguno de los profesionales que hubieran alcanzado un puntaje igual o mayor al mínimo establecido en los criterios de evaluación, luego de seguir el orden de elegibilidad resultante de la evaluación.

En concursos por invitación, se reciben menos de 3 postulaciones que cumplen los requisitos mínimos solicitados; salvo lo indicado en el tercer bullet del numeral 2.6

Ninguno de los postulantes cumple los requisitos mínimos establecidos.

En procesos con revisión ex ante, podrán iniciar un nuevo proceso luego de que el BID haya emitido su no objeción a la declaración desierta del proceso anterior.

3. Información sobre la puntuación del postulante

En caso de que alguno de los postulantes desee conocer las causas por las cuales no fue seleccionado, el Ejecutor deberá proporcionarle la explicación pertinente, por escrito y/o en una reunión para analizar o discutir exclusivamente la postulación del consultor y no así las otras postulaciones. Deberá suscribirse un acta de la reunión.

4. Modificaciones a los contratos

4.01 El plazo y monto de los contratos de consultoría por plazo podrán ser modificados a través de contratos modificatorios o enmiendas a los contratos, previa evaluación del cumplimiento de los Términos de Referencia.

4.02 Las contrataciones directas, basadas en el numeral 5.4(b) del documento GN-2350-7 (Políticas de Selección de Consultores) no podrán ser ampliadas en monto ni en plazo.

4.03 En contratos por producto será aceptable la modificación del plazo de contrato, si existe una justificación aceptable y no incrementa el monto. Excepcionalmente se aceptará la modificación del monto, si los alcances y productos a presentar se modifican justificadamente.

4.04 Los contratos modificatorios deberán ser gestionados y firmados antes del vencimiento del contrato vigente.

4.05 En procesos con revisión ex ante, no será necesario solicitar la no objeción del BID a la modificación de contratos si se trata de la primera modificación por plazo, y en el caso de monto, éste no excede el 15% del monto original y/o del plazo original; posteriores o mayores modificaciones sí deberán ser enviadas a no objeción del Banco. En cualquier caso, se deberá enviar al BID toda modificación que se haga a los contratos, para su registro y archivo.

4.06 En procesos con revisión ex post, no será necesaria la no objeción del BID a la modificación de contratos; sin embargo deberá enviar al BID, para sus archivos, toda modificación al contrato que se efectúe.

5. Procesos de selección con esquema de revisión ex post.

5.01 Los procesos con revisión ex ante y ex post son idénticos, salvo que en los procesos con revisión ex post, se deberá omitir las solicitudes de no objeción del BID durante el proceso y la ejecución de los contratos.

5.02 Siendo la base de la revisión ex post el acuerdo de documentos estándar, cualquier modificación necesaria de estos documentos deberá requerir la no objeción del BID.

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DOC-1.B

PUBLICACIÓN [NOMBRE DEL EJECUTOR O BENEFICIARIO]

CONCURSO PÚBLICO Nº CI- [indicar]

Programa [nombre del Programa]

Contrato de Préstamo Nº [indicar] o Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable Nº [indicar] (lo que corresponda) (Para las adquisiciones del Sector Público incluir el número CUCE del SICOES)

CONVOCATORIA A PRESENTACIÓN DE ANTECEDENTES

(Párrafo para los Ejecutores del Sector Público) El Estado Plurinacional de Bolivia ha recibido un financiamiento del Banco Interamericano de Desarrollo para financiar parcialmente el Programa [nombre del Programa] mediante el [Contrato de Préstamo Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable] N° [indicar número]. El [nombre del Organismo Ejecutor] es el responsable de la ejecución del Programa, en el marco del cual se invita a los profesionales interesados a presentar sus postulaciones para efectuar la consultoría:

(Párrafo para los Ejecutores del Sector Privado elegir este) El [nombre del O.E. o Beneficiario] ha recibido una donación del [Banco Interamericano de Desarrollo o FOMIN] para financiar parcialmente el Programa [nombre del Programa] mediante el Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable Nº [indicar número]; en el marco del cual se requiere contratar la consultoría:

[Nombre de la Consultoría]

La citada consultoría se realizará en el ámbito del Componente [número y nombre del componente] y su objetivo general es [describir brevemente el objetivo de la consultoría]. El contrato será por [elegir una de las alternativas] producto / el plazo de [indicar] meses y cuenta con un presupuesto de [indicar].

Para el efecto, se invita a profesionales originarios de países miembros del BID, con el siguiente perfil profesional mínimo, presentar sus hojas de vida:

a. Formación Académica: [Copiar lo descrito en los términos de referencia]. b. Experiencia Profesional General: [Copiar en forma resumida lo descrito en los términos de referencia]. c. Experiencia Profesional Específica: [Copiar en forma resumida lo descrito en los términos de referencia]. d. Otros conocimientos y/o destrezas: [Copiar en forma resumida lo descrito en los términos de referencia].

Los Términos de Referencia y otros documentos para la presentación de postulaciones podrán ser recabados, en horario de trabajo, en las oficinas de [nombre Ejecutor o Beneficiario], en la siguiente dirección [indicar dirección] en la ciudad de [indicar ciudad], o solicitados al correo electrónico: [indicar dirección de correo electrónico] a partir del día [indicar fecha y hora]. Los profesionales interesados deberán presentar la documentación solicitada, en la dirección antes indicada, a más tardar hasta el día [indicar fecha límite] a horas [indicar hora límite]. No se devolverá la documentación recibida. Se aceptará el envío postulaciones vía correo electrónico; la documentación debidamente escaneada podrá ser enviada a la dirección: [indicar correo electrónico]4

[Insertar nombre y cargo de la persona que emite la convocatoria]

[Insertar nombre de la ciudad y fecha] [Indicar correo electrónico]

4 El O.E. definirá si acepta o no el envío de postulaciones vía correo electrónico.

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DOC-A ACTA DE CIERRE DE RECEPCIÓN DE POSTULACIONES

[NOMBRE DEL PROGRAMA]

[NOMBRE DE LA CONSULTORÍA]

Concurso por Invitación/Concurso Público (elegir el que corresponda) Nº CI-[indicar número]

En la ciudad de [indicar ciudad] a horas [indicar hora] del día [indicar fecha], en las oficinas de [nombre del Ejecutor o Beneficiario] se llevó a cabo el cierre de recepción de las postulaciones, habiéndose recibido las hojas de vida de los siguientes postulantes:

No NOMBRES Y APELLIDOS DEL POSTULANTE FECHA DE RECEPCIÓN (dd/mm/aa)

HORA DE RECEPCIÓN

(hh:mm)

SISTEMA DE ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA QUE

ENTREGA LA DOCUMENTACION PERSONAL COURIER

La Comisión de Calificación:

(Nombres, cargos, firmas)

OBSERVACIONES:

[Lugar y fecha]

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DOC-B

Solicitud complementación información (utilizar si se requiere solicitar complementación a la información recibida)

(Lugar y fecha)

Nº …….

Señor ….(nombre)

……… (dirección)

La Paz.-

Ref.: Solicitud de aclaraciones - consultoría ….(nombre)

De nuestra consideración:

Como resultado de la evaluación de su Hoja de Vida, la Comisión de Calificación le solicita por la presente las siguientes aclaraciones / documentación complementaria:

………………………...

Estas aclaraciones son solicitadas en el entendido de que la corrección de errores u omisiones subsanables no será utilizada para alterar la información presentada en su Hoja de Vida. Las aclaraciones solicitadas deben ser presentadas a más tardar a hrs. ……. del día ……………... Sin otro particular, saludamos a ustedes atentamente.

Nombre y firma

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DOC-C INFORME DE CALIFICACIÓN Y SELECCIÓN

A : (Autoridad que aprueba el informe) De : COMISION DE CALIFICACIÓN Ref : [NOMBRE DE LA CONSULTORÍA] - [NOMBRE DEL PROGRAMA] Concurso por Invitación/Concurso Público (elegir el que corresponda) Nº CI- [indicar número] Fecha : [indicar lugar y fecha]

1. Antecedentes

Nombre de la Consultoría: [indicar nombre] [si es por Concurso por invitación elegir] Modalidad: Fecha de entrega de en Cartas de invitación Consultores invitados [si es por Convocatoria pública elegir] Modalidad: Publicación de convocatoria: Fecha de publicación:

Concurso por invitación [indicar ] [indicar nombres] Concurso por Convocatoria pública [indicar nombre medio de publicación] [indicar fecha]

Fecha y hora límite de entrega de antecedentes:

[indicar fecha y hora]

2. Postulaciones recibidas

El cierre de recepción de antecedentes se realizó en la fecha y horas límite, conforme se señala en el Acta correspondiente. Dentro del plazo establecido, presentaron sus postulaciones los siguientes consultores:

1. Nombres y apellidos 2. Nombres y apellidos 3. Nombres y apellidos n. Nombres y apellidos

3. Calificación de las Postulaciones La Comisión de Calificación realizó la evaluación y calificación aplicando los criterios de calificación detallados en el DOC-5, con el siguiente resultado:

(completar/adecuar de acuerdo a los resultados del DOC-6)

Orden de prelación 1 2 3 n

Nombres y Apellidos

Nacionalidad

1. Formación profesional

Cumple / No Cumple

Máximo: 20 puntos

2. Experiencia Profesional

Cumple / No Cumple

Máximo: 80 puntos

Calificación final Total

Cumple / No Cumple

Mínimo: [55-70] puntos Máximo: 100 puntos

Se adjunta al presente informe el cuadro de evaluación individual de cada postulante (DOC-6)

4. Observaciones (Si es el caso explicar si existieron: postulaciones rechazadas, actos de fraude, corrupción o protestas y como se resolvieron estas últimas; si se solicitaron por escrito aclaraciones y sus respuestas)

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5. Conclusiones y Recomendaciones De la calificación de las postulaciones presentadas, se concluye que [anotar la conclusión que corresponda, por ejemplo: Los siguientes consultores individuales cumplen a cabalidad los requisitos solicitados en los Términos de Referencia de la consultoría y además han obtenido las mayores calificaciones:] En consecuencia, la Comisión de Calificación y Selección recomienda [anotar por ejemplo “adjudicar el contrato de esta consultoría a …. por haber obtenido el mayor puntaje en la calificación de sus antecedentes profesionales y laborales, [en procesos con revisión ex ante añadir] luego de obtener la no objeción del BID a la evaluación] [o], declarar desierto el presente proceso e iniciar un nuevo concurso, [en procesos con revisión ex ante añadir] luego de obtener la no objeción del BID a la evaluación. [] La Comisión de Calificación: (Nombres, cargos y firmas) _______________________ ______________________

Aprobado: Nombre, cargo y firma de la máxima autoridad

Fecha:

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DOC-C.1

CUADRO RESUMEN DE CALIFICACIÓN INDIVIDUAL DE LOS CONSULTORES

La información de este cuadro se basa en la calificación realizada en la Hoja de Vida (DOC-5) y los requisitos y puntuaciones señaladas allí: (el cuadro debe ser adecuado a los requisitos establecidos en el DOC-5) NOMBRE DEL CONSULTOR: (indicar)

Factores de evaluación Resultado de la evaluación

Cumple / no cumple Puntuación obtenida

1. FORMACIÓN PROFESIONAL

1.1. Título de grado (indicar cumple/no cumple)

1.2 Maestría

(indicar cumple/no cumple) Indicar puntuación

1.3 Postgrado/Diplomado Indicar puntuación

1.4 Otros cursos, seminarios, talleres, etc., Indicar puntuación

Total evaluación de la formación profesional

(indicar cumple/no cumple) Suma total 1

2. EXPERIENCIA PROFESIONAL

2.1 Experiencia profesional general (indicar cumple/no cumple)

Indicar puntuación

2.2. Experiencia profesional específica 1

( indicar cumple/no cumple) Indicar puntuación

2.3 Experiencia profesional específica 2

(indicar cumple/no cumple, si es requisito habilitante )

Indicar puntuación

2.3 Experiencia profesional específica 3

Indicar puntuación

Total evaluación de la experiencia profesional (indicar cumple/no cumple) Suma total 2

PUNTUACIÓN TOTAL OBTENIDA: los postulantes deberán obtener mínimamente xx puntos en el proceso

de selección de acuerdo al numeral 5a del DOC - 5 (indicar cumple/no cumple )

SUMA TOTAL

NOTAS:

- No podrán ser seleccionados los consultores que no cumplan los requisitos mínimos ni alcancen las puntuaciones mínimas

establecidas. - En caso de empate, se adjudicará el contrato al postulante que tenga mayor puntuación en la experiencia específica.

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DOC-D Modelo de solicitud de no objeción a evaluación y adjudicación

(solo para procesos con revisión ex ante)

Lugar y fecha) Nº …….

Señor …………. Especialista Sectorial Banco Interamericano de Desarrollo Presente.-

Ref: (Préstamo BID/FOMIN N° _________. Programa: ______________________________________ Consultoría: ___________

Solicitud no objeción a evaluación y adjudicación de consultoría / declaración desierta de proceso de selección

De nuestra consideración:

Para la contratación de la consultoría de referencia que se encuentra registrada en el Plan de Adquisiciones vigente, y utilizando el Documento Estándar de Selección de Consultores Individuales de la Representación del BID, se ha llevado adelante un proceso de selección. Concluida la evaluación de las Hojas de Vida recibidas, solicitamos la no objeción a los siguientes resultados:

(copiar la información del cuadro del DOC-C)

Orden de prelación

Nombres y Apellidos Puntuación obtenida (sobre 100 puntos)

Observaciones

1

2

3

n

En caso de obtener su no objeción, se convocará al consultor que obtuvo la mejor evaluación para la firma de contrato, cuyo borrador ponemos a su consideración, manifestando que el mismo es idéntico al incluido en el Documento Estándar, en el que únicamente se añadió información relativa al oferente adjudicado, plazos y montos (si por alguna circunstancia especial se realizaron modificaciones al contrato, detallar las cláusulas y modificaciones realizadas). Si eventualmente el consultor no firmara el contrato, convocaremos al segundo mejor evaluado y así sucesivamente. El detalle de la contratación es el siguiente:

Consultoría Duración

Monto mes

(moneda) (eliminar si es consultoría por producto)

Monto total

(moneda)

(nombre de la consultoría)

…… meses o De… (fecha) a…… (fecha)

Para los propósitos de esta nota, adjuntamos a la presente copia de los siguientes documentos:

o (elegir) Publicación / cartas de invitación con acuse de recepción o Documento de Selección utilizado o Presupuesto de la consultoría (para consultorías por producto) o Acta de cierre de recepción de antecedentes o Hojas de Vida recibidas o Informe de la evaluación de la comisión de calificación y cuadros de evaluación o Borrador de contrato

Una vez suscrito el contrato enviaremos al BID este documento para su registro en el sistema PRISM.

Sin otro particular nos despedimos de usted, atentamente

Nombre y firma

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DOC-E Notificación de selección

Lugar y fecha) Nº …….

Señor …… ……………………. Presente.-

Ref: (Préstamo BID/FOMIN N° _________. Programa: ______________________________________ Consultoría: ___________ Comunicación de selección del consultor

De nuestra consideración: Por la presente, ponemos a su conocimiento que como resultado del proceso de selección de la referencia usted ha sido seleccionado al haber obtenido la mayor puntuación. Por lo indicado, invitamos a usted a presentar la siguiente documentación dentro de los cinco (5) días hábiles de recibida esta nota:

(El Ejecutor debe listar los documentos requeridos para la firma del contrato) Sin otro particular nos despedimos de usted, atentamente.

Nombre y firma

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DOC-F Notificación de resultado

Lugar y fecha) Nº …….

Señor …… ……………………. Presente.-

Ref: (Préstamo BID/FOMIN N° _________. Programa: ______________________________________ Consultoría: ___________ Comunicación de resultados del Concurso para selección de consultor

De nuestra consideración: Por la presente, ponemos a su conocimiento que el resultado del proceso de selección de la referencia es el siguiente:

(copiar del DOC-C)

Orden de prelación

Nombres y Apellidos

1

2

3

n

Sin otro particular y agradeciendo su participación en el proceso indicado nos despedimos de usted, atentamente.

Nombre y firma

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DOC-F

Modelo de solicitud de registro en el sistema PRISM

Lugar y fecha) Nº …….

Señor …………. Especialista Sectorial Banco Interamericano de Desarrollo Presente.-

Ref: (Préstamo BID/FOMIN N° _________. Programa: ______________________________________ Proceso: Consultoría ___________ Solicitud registro en el sistema PRISM

De nuestra consideración:

Adjunto a la presente le enviamos el contrato firmado mencionado en la referencia, para su registro en el sistema PRISM del Banco.

La información del proceso es la siguiente:

No. de identificación en el SEPA: ……….

Revisión: ex post / ex ante

Fecha de suscripción del contrato: ……….

Fecha de conclusión del contrato: ……….

Monto de contrato: ……….

Nombre del consultor: ……….

(elegir el párrafo que corresponda):

Tratándose de un proceso de contratación con revisión ex ante, la documentación del proceso ha sido enviada al Banco a tiempo de solicitar las no objeciones correspondientes. Adjuntamos a la presente las comunicaciones de notificación de los resultados a los consultores que participaron del proceso.

Tratándose de un proceso de contratación con revisión ex post, resguardaremos la documentación original de este proceso para su revisión por parte del Banco.

Sin otro particular nos despedimos de usted, atentamente

Nombre y firma

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ANEXO LISTA DE CONTROL DE PROCESO Y DOCUMENTOS EN PROCESOS DE

SELECCION COMPETITIVA DE CONSULTORES INDIVIDUALES CON REVISIÓN EX POST

A continuación se incluye un check list o lista de control, elaborada con el objetivo de apoyar al trabajo de los especialistas en adquisiciones de las unidades ejecutoras, en el cumplimiento de puntos de control de los procesos de adquisiciones. La lista sugiere documentos y actividades (proceso) mínimos que deben contener y realizarse en los procesos de selección de consultores individuales y con revisión ex post. Este listado tiene carácter referencial, por lo que su uso está sujeto al criterio profesional y como material complementario, no a la aplicación rígida del mismo.

Descripción Documento Proceso

1 INICIO DEL PROCESO

1.1 Incluido en Plan de Adquisiciones vigente y aprobado si

1.2 Perfil Profesional definido si

1.3 Términos de Referencia, Plazo/cronograma y Presupuesto claros y completos si

1.4 La consultoría no requiere un equipo para su realización si

1.5 Documento de selección respeta el estándar acordado con el Banco

si

2 PUBLICACIÓN/INVITACION

2.1a Publicación de la Convocatoria en el SICOES/prensa si

2.1b Mínimo 3 cartas de invitación (si no hubo publicación) si

2.2b Acuse de recepción de las cartas de invitación si

2.3 Plazo mínimo de 5 días hábiles para presentar postulación (posibles excepciones) si

3 APERTURA Y EVALUACION DE PROPUESTAS

3.1 Acta de Cierre de Recepción de Propuestas si

3.2 Solicitudes escritas de aclaraciones (si se requiere información adicional) si

3.3 Respuestas de los postulantes si

3.4 Se aplicaron únicamente requisitos pre establecidos si

3.5b Mínimo 3 postulaciones cumplen los requisitos mínimo (si no hubo publicación) si

3.6 Informe de evaluación, recomendación de Adjudicación o Declaración Desierta si

3.7 La recomendación de contratación es para el consultor mejor evaluado en estricta aplicación de los criterios de evaluación; o, se justifica una decisión diferente

si

3.8 Documentos de antecedentes (hoja de vida, soportes sí se exigieron)

si

3.9 El postulante es elegible (pertenece a un país miembro del BID, no se encuentra en “lista negra” del Banco, no tiene incompatibilidad)

si

4 FIRMA DEL CONTRATO

4.1 Comunicación de los resultados del proceso a los participantes incluyendo orden de selección si

4.2 Acuse de recibo de los postulantes y adjudicatario si

4.3 Contrato original firmado no modifica el modelo de contrato inicial (si hubo modificaciones se contó con autorización del Banco)

si

4.4 Certificado de Elegibilidad firmado si

4.5 Envío al BID de contrato para registro en PRISM si

5 PROTESTAS

4.1 Si se recibió solicitud de aclaración de resultados, se realizó reunión de aclaración con el postulante involucrado

si

4.2 Acta de reunión si

4.3 Documentación original que contiene todo el trámite de protesta adelantado por la entidad, sin que se hubieren aplicado restricciones o barreras al reclamante (no se estableció plazo límite ni se requirió boletas o póliza de garantía)

si

4.4 Otros documentos de la resolución de la protesta, si corresponde

si

5 EJECUCIÓN DEL CONTRATO

5.1 Contrato Original y Orden de inicio (si corrresponde) de acuerdo a contrato si

5.2 Contratos modificatorios en documentos originales (si corresponde) si

5.3 Envío al BID de contratos modificatorios para registro en PRISM si

5.4 Formulario de evaluación del consultor a la finalización del contrato (formato BID) si