REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

ESCUELA TÉCNICA AGROPECUARIA ROBINSONIANA “SANTA BÁRBARA”

ASIGNATURA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y MERCADEO

GRADO: 6º Año.

SECCIÓN: “A.B.C.D”

UNIDAD: I, II, III,V

PROFESOR: RONNY PEÑA

La Administración de Empresas: es una ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.

La administración: es un conjunto de dos o más personas que trabajan juntas y de forma estructurada para alcanzar una meta u objetivo de la organización.

La administración: se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

Objetivos De La Administración.

1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos o metas de la organización.

Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas

Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.

2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla.

3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados, es decir, obtener utilidades o beneficios. Para empresas una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes.

En una organización no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto a las utilidades totales del negocio, también tienen metas y deben esforzarse por lograrlas con el mínimo de recursos o alcanzarlas hasta donde sea posible con los recursos disponibles.

Importancia De La Administración: La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica porque una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.

Importancia de la Administración: No sería suficiente con decir que sin una buena administración ninguna organización tendrá éxito; por lo cual mencionaremos algunos hechos para mencionar su importancia:

1- La administración no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.

2- Donde exista un organismo social allí estará presente la administración.

3- No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicación, si lo todo lo anterior no va acompañado del elemento humano necesario para dirigir las actividades, o sea que la administración es importante para alcanzar objetivos de la organización.

4- En las grandes empresas la administración científica o técnica es esencial ya que no podrían existir sin una buena administración.

5- La administración es un proceso universal ya que no solo se da en los países capitalistas, sino que también en los países socialistas o de cualquier tipo que sean, la administración es importante tanto en las pequeñas como en las grandes empresas.

6- Otro hecho importante es que por medio de la administración se puede elevar la productividad y los niveles de vida en los países en vías de desarrollo.

7- La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.

8- Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad.

Para concluir podemos decir que la administración es importante porque se aplica en cualquier tipo de organización con deseos de aumentar su productividad y el éxito, dependiendo para esto del elemento humano y material.

Proceso Administrativo: es planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de un ente económico para alcanzar unos fines claramente determinados. Para poder ejercer sus funciones se apoya en otras ciencias como Economía, Derecho, Ciencia Política, Psicología, Matemáticas, Estadística y Sociología.

La Administración: Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se

pueda desempeñar entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados.

El proceso de administración: administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.

Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas. Y además verifica que se esté llevando a cabo lo planificado.

Característica de la Administración.

1- Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

2- Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente distintas.

3- Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

4- Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo". Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

5- Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos.

6- Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.

7- Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.

Administración Pública: Es aquella que tiene su campo de acción o aplicación al estado. Ejemplo: Escuelas, Universidades, Hospitales, Servidores Públicos entre otros.

Administración Privada: Es aquella que tiene su campo de acción o aplicación a organismos que no pertenecen al estado. Ejemplo: Empresas privadas, Fincas, Centro comerciales entre otros.

Planificación: Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de

rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para

adaptarse al cambio. La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la

organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos,

métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo

además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.

¿Qué es planificación? - Planificación es pensar en el futuro. - Planificar es controlar el futuro. Vale decir, actuar sobre ese futuro. - Planificar es tomar decisiones. Es decir, determinar con anterioridad que se va a hacer para alcanzar un objetivo.

¿Qué se entiende por Planificación?.

La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

Importancia de la planificación: En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cómo organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuándo ni dónde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio fútil. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organización. La planificación es fundamental, ya que esta:

1.- Permite que la empresa este orientada al futuro

2.- Facilita la coordinación de decisiones

4.- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.

5.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.

6.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.

Elementos de la planeación: Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa".

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años). Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo plantead.

Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.

Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría ser "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.

La toma de decisiones: es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración), etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).

Importancia de tomar decisiones: Las decisiones se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, como lo es la frecuencia con la que se presentan. Se clasifican en cuanto a las circunstancias que afrontan estas decisiones sea cual sea la situación para decidir y como decidir (Lander Ramos Bazan).

Decisiones programadas: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.

Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el ramo salarial de un empleado recién contratado porque, por regla general, las organizaciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas rutinarios.

Decisiones no programadas: También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto.

Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada. Problemas como asignar los recursos de una organización, qué hacer con una línea de producción que fracasó, cómo mejorar las relaciones con la comunidad –de hecho, los problemas más importantes que enfrentará el gerente –, normalmente, requerirán decisiones no programadas.

Definición de Organización: Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa.

Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deberá de incorporar:

1- Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación.

2- Una idea clara de los principales deberes o actividades.

3- Una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos.

Importancia de la Organización: Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

En síntesis, el propósito de la Organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.

Características de la Organización.

1- Complejidad: Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a través de la interacción indirecta. Las empresas pequeñas las actividades las realizan interactuando directamente con las personas.

2- Anonimato: Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.

3- Rutina Estandarizada: Son procesos y canales de comunicación que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar sub-colectividades o grupos informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ellas.

4- Estructura especializada no oficiales: Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.

5- Tendencia a la especialización y a la proliferación de funciones: Pretende distanciar la autoridad formal de las de idionidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un modelo extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.

Tipos de organizaciones

Organización formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la

estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo.

Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aun cuando contribuya a resultados conjuntos. El ejemplo de una organización informal son las personas que juegan ajedrez.

Delegación de Autoridad: La definición de delegación es dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representación. Otra posible dirección sería el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado.

Delegación de la autoridad: Es la cesión y transferencia de la autoridad por parte de quien la posee hacia otras personas con el fin de tomar decisiones y emitir instrucciones. Se delega el trabajo y la autoridad, pero nunca se delega la responsabilidad final respecto a los resultados. La distribución de la autoridad entre los diferentes niveles dentro de la organización es lo que se llama sistemas de dirección. Si no hay delegación de autoridad se habla de sistema de dirección centralizado. No puede existir un sistema de dirección totalmente descentralizado o centralizado.

Delegar: es transferir a otros la autoridad y responsabilidad para desarrollar ciertos trabajos. La delegación satisfactoria implica que aquellos en los que se delegan las tareas saben lo que se ha de conseguir, quieren lograrlo, tienen medios para hacerlo y capacidad para conseguirlo.

La delegación implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuentas al superior de las tareas que han sido delegadas.

Ventajas de la delegación:Directivo: Ahorra tiempo y gestiónPotencia capacidades gerencialesLibera sobre la presión del trabajo inmediatoReduce costes de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse a Otras funciones.Empleado: Incrementa la participación, Incrementa motivación

Desventajas de la delegación:

Son frecuentes en un tipo de Dirección autoritaria.La mala delegación puede llevar al fracaso del directivo, puede pensar que está perdiendo autoridad o no confía en sus subordinados.La delegación de tareas sin justificación.Para que la delegación sea efectiva, deben darse las siguientes condiciones:

Definir claramente la tarea a realizar, objetivos que se quieren conseguir, plazos y autoridad asociada.

Aceptación voluntaria, ya que los trabajos delegados normalmente no forman parte del conjunto de tareas que forman parte del puesto de trabajo del empleado.

Supervisión de la tarea delegada según sea su importancia y dificultad al final de la misma o durante su proceso en diferentes etapas.

Unidad de mando: El principio de unidad de mando fue bastante demostrado por Farol y los demás autores anatomistas. Este principio hace énfasis en que cada subordinado debe rendir cuentas a un solo superior. La finalidad de este principio es evitar posibles conflictos resultantes de la delegación simultánea de las funciones de varios superiores en un solo subordinado, sin que ninguno de ellos efectúe un control amplio sobre las actividades de éste. Este principio también se denomina principio de autoridad única, y es bastante valioso para el esclarecimiento de las relaciones de autoridad y responsabilidad.

El principio de unidad de mando se aplica a los procesos de organización y dirección. Se funda en el supuesto de que el subordinado tiene más facilidad de rendir cuentas a un solo superior, y trabaja mejor de este modo, pues evita dividir la lealtad, enfrentar problemas de prioridad y recibir órdenes contradictorias. El conjunto de esfuerzos individuales que todo administrador debe manejar para cumplir una tarea por intermedio de otras personas no permite ninguna interferencia interna en la supervisión de subordinados.

Amplitud de Mando: se refiere a la cantidad de personas que un jefe puede supervisar y en las cuales puede delegar su autoridad. Existe un límite del número de personas que un jefe puede supervisar con eficiencia. La amplitud de control se refiere a la cantidad de subordinados que cada órgano o cargo puede tener, de modo que pueda influir en ellos de manera adecuada. Cuanto mayor sea el grado de amplitud, mayor será el número de subordinados y, en consecuencia, menor el grado de atención y control que el superior puede ejercer sobre ellos.

Organigrama: (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico) es la gráfica que representa la organización de una empresa, o sea, su estructura organizacional.

Es la gráfica estadística, esto es, corresponde a la radiografía de la empresa y muestra su esqueleto y su constitución interna, pero no su funcionamiento ni su dinámica. También son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.

Los organigramas: son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de

que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

Tipos de Organigramas:

Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

o Macroadministrativos: Involucran a más de una organización .

o Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A .

o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2]. Ejemplo:

o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes Ejemplo:

o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general Ejemplo:

o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].

o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].

o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].

o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles

jerárquicos

o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por

las líneas que unen las figuras

CONTROL

La palabra control tiene varios significados en administración; los tres principales son:

1. Control como función restrictiva y coercitiva: utilizado para evitar ciertos desvíos

indeseables o comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene carácter

negativo y limitante y muchas veces se interpreta como coerción, delimitación,

inhibición y manipulación. Es el denominado control social aplicado en la sociedad y en

las organizaciones para inhibir el individualismo y la libertad personal.

2. Control como sistema automático de regulación: utilizado para mantener cierto

grado constante de flujo de modo automático en las refinerías de petróleo y las

industrias químicas de procesamiento continuo y automático. El mecanismo de control

detecta posibles desvíos o irregularidades y proporciona, automáticamente, la

regulación necesaria para volver a la normalidad. Cuando algo está bajo control,

significa que está dentro de lo normal.

3. Control como función administrativa: forma parte del proceso administrativo, junto

con la planeación, la organización y la dirección.

Finalidad del Control

Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos

escritos o programas de producción.

Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilización,

mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de

responsabilidades.

Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante

entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de

incentivos.

Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles

organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y

reglamentos y sistemas de auditoría.

Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de

desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida la información

sobre producción por empleado o sobre pérdidas por desperdicio por empleado, etc.

Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulación de éstos en la planeación,

puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del comportamiento de

los individuos para conseguir los resultados deseados..

Lo esencial en cualquier sistema de control es:

1. Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una

norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

2. Un medio para medir la actividad desarrollada.

3. Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados

deseados.

Fases del Control

El control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:

1. Establecimiento de estándares y criterios: Los estándares representan el desempeño

deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones. Proporcionan

medios para establecer lo que debe hacerse como normal o deseable. Constituyen los

objetivos que el control deberá garantizar o mantener. La función más importante del

control es determinar cuáles deberían ser los resultados o, por lo menos, qué esperar

de determina acción. Los estándares o normas proporcionan un método para

establecer qué debe hacerse. Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero,

calidad, unidades físicas, costos o índices. La administración científica se preocupó por

desarrollar técnicas que proporcionen buenos estándares, como el tiempo estándar en

el estudio de tiempos y movimientos. Entre los ejemplos de estándares o criterios

podemos mencionar el costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de

volumen de producción. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las

operaciones a determinados estándares establecidos de antemano; funciona de

acuerdo con la información que recibe. En consecuencia el control debe definirse de

acuerdo con los resultados que se pretende obtener con base en los objetivos, planes,

políticas, organigramas, procedimientos, etc. El control implica una comparación con

estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva

cuando se presenta un desvío inaceptable. Esta acción puede incluir el ejercicio de

autoridad y de la dirección, aunque no necesariamente en todos los casos. También

pueden revisarse y modificarse los estándares fijados (si no fueron establecidos de

manera apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos o a las posibilidades de

la empresa.

a. Naturaleza variada de los estándares de control:

i. Estándares éticos: estándares de comportamiento esperados del personal

y de la dirección.

ii. Estándares de programación: datos esperados al término de las

actividades.

iii. Estándares de desempeño técnico: niveles deseados de desempeño.

iv. Costos estándar: Costos normativos en que se incurre durante las fases

de operación.

v. Indicadores financieros: Índices que señalan relaciones entre elementos

o actividades y recursos financieros aplicados (como rotación de

inventarios).

vi. Presupuestos: Esquemas de planeación que contienen estándares

aprobados para el control (como presupuestode caja o previsión de

gastos).

vii. Retorno sobre la inversión: Control para evaluar el desempeño de

aplicaciones financieras.

viii. Criterios mixtos: Estándares empleados para evaluar el desempeño de la

empresa a largo plazo, como:

a. Filosofía y calidad de la gerencia.

b. Posición en el mercado.

c. Imagen de la empresa.

d. Viabilidad de la empresa.

e. Moral de la empresa.

f. Relaciones con los clientes y el público.

g. Entrenamiento y desarrollo del personal.

h. Innovación e investigación. i. Conservación del patrimonio.

2. Observación del desempeño: Para controlar el desempeño, es necesario por lo

menos conocer un poco de éste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las

operaciones a estándares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la

información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del resultado

busca obtener información precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema de

control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores,

transmitida a quienes tienen poder para introducir cambios. La unidad de medida

deberá concordar con el criterio predeterminado y deberá expresarse de modo que

permita efectuar una comparación sencilla. El grado de exactitud de la medida

dependerá de las necesidades específicas de aplicación de esa medida.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Toda actividad

experimenta algún tipo de variación, error o desvío. Es importante definir los límites

dentro de los cuales esa variación se considera normal o deseable. No todas las

variaciones requieren corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los límites de los

criterios de especificación. El control separa lo normal de lo excepcional para que la

corrección se concentre en las excepciones o los desvíos. Este aspecto recuerda

mucho el principio de la excepción propuesto por Taylor. Para concentrarse en las

excepciones, el control debe disponer de técnicas que señalen con rapidez dónde se

origina el problema. Al comparar los resultados con los estándares establecidos, la

evaluación debe enviarse siempre a la persona o al órgano responsable. La

comparación del desempeño real con el proyectado no sólo busca localizar las

variaciones, errores o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros. Además

de proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de control permite localizar

posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro. Aunque no se

puede modificar el pasado, comprenderlo – partiendo del presente- puede ayudar a

crear condiciones para obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En

general, la comparación de los resultados reales con los planeados se lleva a cabo

mediante presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes, medidas

estadísticas, etc. Estos medios de presentación exigen que el control disponga de

técnicas que le permitan tener mayor información sobre lo que debe controlarse.

4. Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño

esperado: Las medidas y los informes de control indican cuándo las actividades que

se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para

poner en marcha la acción correctiva. El objetivo del control es indicar cuándo, cuánta,

cómo y dónde debe ejecutarse la corrección. La acción necesaria se emprende con

base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de

control. Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la

culminación del proceso de control. La acción correctiva que ajusta las operaciones a

los estándares preestablecidos es la esencia del control, y su base es la información

que reciben los gerentes.

Características del Control

1. Principio de garantía del objetivo: el control debe contribuir a la consecución de

objetivos mediante la verificación oportuna de las discordancias con los planes a

emprender la acción correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad

alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones

existentes en los planes para indicar las correcciones que deben aplicarse para

conseguir los objetivos.

2. Principio de definición de los estándares: el control debe hacerse en estándares

objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijación de estándares de

desempeño y de calidad, cuando éstos se establecen con objetividad y se definen con

precisión, facilita la aceptación de quien debe responder por la tarea y permite

emprender una acción de control más fácil y seguro.

3. Principio de excepción: este principio fue formulado por Taylor. Cuanto más

concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvíos y excepciones, más

eficientes serán los resultados de ese control. El administrador debe preocuparse más

por los desvíos importantes que por las situaciones relativamente normales.

4. Principio de acción: el control sólo se justifica cuando indica disposiciones capaces

de corregir los desvíos detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas

disposiciones deben justificar la acción de control, que generalmente implica cierta

inversión de tiempo, personal y otros elementos más. Este principio también se halla

correlacionado con el costo de control. Cuando éste es mayor que el costo ocasionado

por los desvíos de la situación controlada, no se justifica el control. El control es una

acción eminentemente utilitaria y pragmática: sólo debe realizarse cuando vale la pena.

Requisitos previos de un sistema de control

El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen sus

resultados.

Debe anticipar e informar los desvíos a tiempo para emprender la acción correctiva antes

de que ocurran desvíos más graves.

Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios del ambiente

organizacional.

Debe ser económico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del sistema de

control.

Debe indicar la naturaleza de la acción correctiva para que su ejecución concuerde con el

plan.

Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas u otros modelos) que permita una

rápida visualización y sea de fácil comprensión.

Debe desarrollarse mediante la participación activa de todos los gerentes involucrados