1KARIN Y

ONAHIRA

ARIAS S

ANTOS

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TECNOLOGÍA GESTIÓN

DOCUMENTAL

BRINDAR ASESORÍA EN EL

PROCESO DOCUMENTAL A GREMIOS DEL MUNICIPIO

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ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE

ACUERDO CON NORMATIVIDAD

VIGENTE Y POLÍTICAS

INSTITUCIONALES

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GUÍA DE APRENDIZAJEPrograma de Formación  TECNOLOGO GESTION DOCUMENTAL 

 Duración: 18 MESES

Proyecto formativo: brindar asesoría en el proceso documental a gremios del municipio Fase del proyecto: planeaciónActividades del proyecto:Realizar las actividades concernientes a la competencia sobre el área del procedimiento de gestión documental.  

Duración:    80

Competencia; Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.

Duración:350

Resultados de aprendizaje  Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la legislación vigente.

Actividad de Aprendizaje: Realizar el diagnóstico para identificar los fondos acumulados y clasificar los documentos de archivo aplicando la legislación vigentes y normatividad de calidad   

Acompañamiento directo 20Trabajo autónomo 20

 Estrategia metodológica: Desarrollo de actividades pedagógicas en el aula, haciendo uso del acrílico, videos, simulación en empresas certificadas y visitas empresariales. 

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Evidencias de Aprendizaje:

EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

CRITERIOS DE EVALUCION

TECNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACION

Evidencia de conocimiento: 

Realizar el diagnóstico para identificar los fondos acumulados y clasificar los documentos de archivo aplicando la legislación vigentes y normatividad de calidad  

Técnica de Evaluación:Formulación de preguntasInstrumento de Evaluación:Cuestionario

Evidencia de desempeño: Desarrollo de una actividad practica en empresa donde utilicen los conocimientos adquiridos en la competencia.

Técnica de Evaluación:Observación sistemáticaInstrumento de Evaluación:Lista de Chequeo

Evidencia de producto: Verificación de los resultados obtenidos en la práctica empresarial teniendo en cuenta los AA.

Técnica de Evaluación:Valoración de productoInstrumento de Evaluación:Lista de Verificación

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Forma de entrega: Digital

Orientaciones generales:Por el instructor así como las visitas permanentes en el área donde se ejecuten las prácticas empresariales no mayores de 60 horas. Ambientes/Recursos educativos y Material de Apoyo:Los que proporcionen el Centro y las empresas que faciliten este ejercicio Bibliografía/Ciber grafía:En la carpeta de material de apoyo y documentos complementarios.

 Elaborada por: MARTHA JANETH DULCEY PARRAFecha: Febrero de 2011

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GUÍA 1

HISTORIA DEL

ARCHIVO

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ACTIVIDAD BÁSICA

ARCHIVO

Comprende el conjunto de ideas, o el conjunto de documentos, de cualquier fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que lo produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

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TÉRMINOS Investigación: indagar, buscar.Procesar: es el paso a paso en la realización de una actividad.Conocimiento: saber. Idea concreta.Ciencia: proceso para acumular ideas.Formación: enseñanza formativa. Dar instrucciones. Sistema: paso.Modelo: guía, orientación. Persona o cosa a imitar. Tecnología: ampliar, variar, diversificar.Aprendizaje: fuente o instrumento pedagógico. Documentos: datos.Normatividad: procedimientos.Habilidad: destreza, talento.Currículo: estudio de algo. Sistema de ideas para programar algo.Evaluación: valoración, método, procedimiento, prueba. Educación: base.Capacitación: método, refuerza de un conocimiento, suministro de ideas.  

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ACTIVIDAD LIBRE TÉRMINOS Paleografía: mencionan las artes que estudia las escrituras que podían ser denominadas con este neologismo. Cuando se latiniza se añade el sufijo “ía”, que significa “ciencia” o “estudios” .es definida como la ciencia que estudia las letras antiguas sobre materias blandas. Es la ciencia que trata del conocimiento y la interpretación de la escritura, y que estudia sus orígenes y evolución. Diplomática: la archivística mantiene una gran relación con los testimonios escritos en sí mismos, uno por uno. Es la ciencia que estudia las partes, la estructura del documento, analiza sus aspectos externos e internos para establecer las diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias; todo con el fin de determinar la autenticidad de los documentos.

Sigilografía: es la disciplina encargada del estudio de los sellos empleados para autorizar documentos, cerrar pliegos, etc. Es auxiliar de la archivística en cuanto que el sello es parte de los documentos de archivo, a los que valida, cierra o marca. Como tal debe ser conocido por la archivística para ser recogido, conservado, descrito y servido en el archivo.

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Historia: Narración y exposición de los acontecimientos pasados y dignos de memoria, sean públicos o privados. || Disciplina que estudia y narra estos sucesos.

Genealogía: historia de los ascendientes de una familia representados a menudo en forma ramificada (árbol de familia) en el orden de sucesión, con el ascendiente más lejano a la cabeza y las últimas generaciones situadas en líneas de ascendencia directa y colateral (indirecta).

Cronología: es aquella disciplina que trata del cómputo del tiempo de los acontecimientos históricos. No siempre se ha medido el tiempo de igual forma, según los pueblos o países según las épocas. Hay que destacar su necesidad para el archivero en cuento que la fecha en le documento es uno de los elementos indispensables para su identificación.  Onomástica: Perteneciente o relativo a los nombres, y especialmente a los nombres propios. ||. Ciencia que trata de la catalogación y estudio de los nombres propios. ||. Conjunto de nombres propios de un lugar o de un país.  

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Metrología: ciencia que tiene por objeto el estudio de las unidades y de las medidas de las magnitudes; define también las exigencias técnicas de los métodos e instrumentos de medida. Informática: conjunto de conocimientos científicos y de técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de computadoras. La informática combina los aspectos teóricos y prácticos de la ingeniería, electrónica, teoría de la información, matemáticas, lógica y comportamiento humano. Los aspectos de la informática cubren desde la programación y la arquitectura informática hasta la inteligencia artificial y la robótica.Biblioteconomía: disciplina encargada de la conservación, organización y administración de las bibliotecas. Documentación: documento o conjunto de documentos, preferentemente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo. 

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GUÍA 2PROCESO

ADMINISTRATIVO

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LA EMPRESA

ACTIVIDAD

TAMAÑO

PROCEDENCIA DE CAPITAL

NÚMERO DE PROPIETARIOS

MINERAS

INDUSTRIALES

AGROPECUARIAS

COMERCIALES

SERVICIOS

GRAN EMPRESA

MEDIANA EMPRESA

PEQUEÑA EMPRESA

PRIVADAS

OFICIALES O PÚBLICAS

ECONOMÍA MIXTA

INDIVIDUALES

SOCIEDADES

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN

OPERACIÓN

ACCIÓN

PLAN ESTRATÉGICO

CRONOGRAMAS

PLANES DE ACCIÓN

CONCERTACIÓN DE OBJETIVOS

PLANES DE COMPRAS

PLANES DE CAPACITACIÓN

PLANES DE MEJORA EMEJORA

MAPA DE PROCESOS

CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

MÉTODOS ANALÍTICOS O DE ENSAYO

FORMATO PARA REGISTRAR ACTIVIDADES

CONTROL DEL RODUCTO NO CONFORME

IMPLEMENTAR ACCIONES DE MEJORA

AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROCESOS

CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME

ATENCIÓN DE QUEJAS DE LOS CLIENTES

ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN

MAPA DE RIESGOS OPERATIVOS

VERIFICACIÓN

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CONTRATO DE SOCIEDAD

 AGRUPACIÓN DE PERSONAS

CLASIFICACIÓN DE LAS SOCIEDADES

PERSONAS

CAPITAL

MIXTAS

COLECTIVA

COMANDITA SIMPLE

ANÓMIMAS

COMANDITA POR ACCIONES

RESPONSABILIDAD LIMITADA

SIN ÁNIMO DE LUCRO

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TEORÍA DE A ORGANIZACIÓN

Y CALIDAD

GUÍA 3

UNIDAD 1

UNIDAD 2

UNIDAD 3

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MECIModelo Estándar

de Control Interno

Guía 4

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MECI: Modelo Estándar de Control Interno  MECI es aquel esquema de organización y el conjunto de planes, principios, fundamentos, reglas, acciones, instrumentos, métodos, normas, mecanismos de verificación y evaluación y procedimientos adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas institucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.MECI es el Modelo Estándar de Control Interno que permite el diseño desarrollo y operación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado Colombiano. El propósito de MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos e los fines esenciales del Estado, por lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control. 

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PRINCIPIOS DE MECI

AUTORREGULACIÓN: Establecer de manera participativa las normas, procesos y procedimientos bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

AUTOGESTIÓN: Interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada.

AUTOCONTROL: Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico, para controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y garantizar los resultados que se esperan en el desarrollo de su función.

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EMPRESAS AGREMIADAS CAJASAN SUPERMERCADO: agremiada a FENALCO. Cajasan supermercado es una entidad que cuenta con varios productos a su venta, gracias a que es una empresa comerciante y se encuentran establecimientos en diferentes localidades de la región; y su sede principal está en la ciudad de Bucaramanga.Como su principal objetivo es la comercialización, para que exista una buena llegada a sus clientes es necesario la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, que le permitirá una mayor organización y crecimiento a nivel empresarial.Con el Sistema de Gestión de Calidad en la institución, se proporcionará una mayor satisfacción a las expectativas de los clientes, mejorando los ingresos de la entidad. HOSPITAL REGIONAL DE SAN GIL. SAN JUAN DE DIOS Es una entidad pública que presta los servicios de salud a la comunidad en general.Si se implementará el Sistema de Gestión de Calidad en ésta institución existiría una mayor organización y crecimiento. Los servicios que brindará serían mucho más eficientes, eficaces, factibles y por supuesto los clientes estarían mucho más conformes con sus servicios.

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MECI

PRINCIPIOS

OBJETIVOS

AUTOREGULACIÓN

AUTOGESTIÓN

AUTOCONTROL

Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano

Establecer el reglamento en la institución bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

Interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada.

Capacidad de cada servidor público de controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y garantizar los resultados.

GENERAL

ESPECÍFICOS

Establecer las políticas, los métodos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento permanente de la entidad pública, que le permiten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la finalidad social del Estado en su conjunto.

Control estratégico

Control de ejecución

Control de evaluación

Control de cumplimiento

Control de información

Organización, planeamiento, gestión humana, prevención de riesgos.

Generación de políticas, operación de la entidad, orientación de diseño y mecanismos de autocontrol y autoevaluación.

Seguimiento, verificación y evaluación, auditorías internas, mejoramiento.

Verificación al cumplimiento del reglamento establecido.

Generación de mecanismos para producir información base para reportes, generación de información legalmente establecida.

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SUBSISTEMAS

CONTROL ESTRATÉGICO

CONTROL DE GESTIÓN

CONTROL DE EVALUACIÓN

*Esquema de organización*Planes*Principios*Normas

*Métodos*Procedimientos*Actuaciones*Acciones*Administración de Información*Administración de Recursos

*Mecanismos de evaluación y verificación

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TÉRMINOS UNIDAD: Propiedad de todo ser, en virtud de la cual no puede dividirse sin que su esencia se destruya o altere. || Singularidad en número o calidad. || Unión o conformidad. || Cualidad de la obra literaria o artística en que solo hay un asunto o pensamiento principal, generador y lazo de unión de todo lo que en ella ocurre, se dice o representa. || Cada uno de los elementos que forman un convoy, un tren, etc. || Cantidad que se toma por medida o término de comparación de las demás de su especie. || Fracción, constitutiva o independiente, de una fuerza militar. || Apartamento en un edificio. SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.  SUBSISTEMA: parte del sistema.

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ELEMENTO: ffundamento, móvil o parte integrante de algo ||. En una estructura formada por piezas, cada una de estas ||.Componente de una agrupación humana ||. Cada uno de los componentes de un conjunto || .Fundamentos y primeros principios de las ciencias y artes.  CALIDAD: grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.

 INHERENTE: respecto a su significado en calidad. En contraposición a asignado, significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente. CALLIBRACIÓN: conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patones. La calibración permite bien sea asignar a los indicadores los valores de las magnitudes por medir, o determinar las correcciones con respecto a las asignaciones. También puede determinar otras propiedades metodológicas tales como el efecto de las magnitudes de influencia.El resultado de una calibración de puede registrar en un documento que a veces se llama certificado de calibración o informe de calibración. 

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DOCUMENTO: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas. DOCUMENTACIÓN: Documento o conjunto de documentos, preferentemente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo.   IMPLEMENTACIÓN: conjunto de acciones encaminadas a poner en práctica y aplicación las disposiciones planificadas y diseñadas por la Entidad. DIVULGACIÓN: conjunto de acciones de tipo comunicacional y de transferencia de conocimientos, ejecutada por diversos medios, que permiten que los Servidores públicos tengan acceso a las disposiciones planificadas, con el fin de mejorar su nivel de conocimientos y por lo tanto de competencia. La acción de divulgar tiene carácter masivo, no es entre dos, es entre muchos.  

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SOCIALIZACIÓN: actividad que tiene como objetivo la puesta en consideración de una situación, un caso, una propuesta. La actividad de socialización está acompañada de la posibilidad inmediata de una tesis que puede ser controvertida. La socialización se genera para llegar a acuerdos o para decidir que la posición del otro es coherente con nuestras políticas y pensamientos.  COMUNICACIÓN: conjunto de prácticas y procedimientos establecidos por una organización para intercambiar información, establecer consultas y transmitir directrices con un objetivo determinado. 

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PLANIFICARHACER VERIFICAR ACTUAR

Diagnóstico

Planeación Capacitación Diseño Implementación Evaluación

*Definir la estructura organizativa.*Designar miembros de la estructura.*Cronograma general.*Determinar actividades a efectuar.*Validar y ajustar el plan de actividades detalladas.*plan de comunicaciones.

*Personal de la entidad.*Designar el grupo responsable (conocimiento).*Identificar los recursos necesarios y su sostenibilidad.*Socializar el diagnóstico.

*Identificar público objetivo.*Definir horarios, fechas y docentes.*Conformar grupos.*Realizar capacitación en fundamentos.*Definir material didáctico.

*Definir soluciones.*Identificar procesos de SGC.*Definir metodología de documentación. *Elaborar soporte documental.*Definir procesos relacionados con clientes*Determinar instrumentos de medición.

*Ejecución de lo planteado. Llevar a la práctica.*Control de los documentos y registros.*Divulgación y aplicación de soporte documental.*Verificar el cumplimento de los perfiles definidos.*Dejar evidencia de lo realizado.*Aplicar instrumento para conocer la satisfacción de los clientes (encuesta).

*Se verifica la ejecución de lo planteado.*Se realizan auditorías internas y externas.*Revisión de dirección SGC.*Identificación, toma e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.*Auditorias de certificación.

IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA

NTCGP 1000:2004

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SUBSISTEMAS DEL

CONTROL INTERNO

GUÍA 5

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CONTROL ESTRATÉGICOCONTROL ESTRATÉGICO

CONTROL DE GESTIÓNCONTROL DE GESTIÓN

AMBIENTE DE CONTROLAMBIENTE DE CONTROL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

AMINISTRACIÓN DE RIESGOS

AMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROLACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN PÚBLICACOMUNICACIÓN PÚBLICA

*Acuerdos, compromisos o protocolos éticos. *desarrollo del talento humano. *estilo de dirección*Acuerdos, compromisos o protocolos éticos. *desarrollo del talento humano. *estilo de dirección

*planes y programas. * Modelo de operación por procesos. * Estructura organizacional.*planes y programas. * Modelo de operación por procesos. * Estructura organizacional.

*contexto estratégico. * Identificación de riesgos. * Análisis de riesgos. * Valoración de riesgos. * Políticas de administración de riesgos.*contexto estratégico. * Identificación de riesgos. * Análisis de riesgos. * Valoración de riesgos. * Políticas de administración de riesgos.

*políticas de operación.* procedimientos. * Controles. *indicadores. *manuales de operación.*políticas de operación.* procedimientos. * Controles. *indicadores. *manuales de operación.

*información primaria. *información secundaria. *sistema de información.*información primaria. *información secundaria. *sistema de información.

*comunicación organizacional. *comunicación informativa. *medios de comunicación.*comunicación organizacional. *comunicación informativa. *medios de comunicación.

CONTROL DE EVALUACIÓNCONTROL DE EVALUACIÓN

AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓN

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

*auto evaluación de control. *auto evaluación de gestión*auto evaluación de control. *auto evaluación de gestión

*evaluación del Sistema de Control Interno. * Auditoría interna.*evaluación del Sistema de Control Interno. * Auditoría interna.

*Plan de mejoramiento institucional. *Plan de mejoramiento funcional. *Plan de mejoramiento individual.*Plan de mejoramiento institucional. *Plan de mejoramiento funcional. *Plan de mejoramiento individual.PLAN DE

MEJORAMIENTO

PLAN DE MEJORAMIENTO

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

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¿Qué componentes contiene? Qué importancia tienen los documentos?

Los documentos son muy importantes porque en ellos se consignó información valiosa que puede ser de gran utilidad para cualquier persona o entidad, ya sea como soporte de un suceso que permita justificarlo o simplemente como fuente de información.En el caso que estamos trabajando respecto a MECI podemos hacer documentos que permitan sustentar y ser evidencia de lo que se está realizando; a parte de ello puede ser un medio para recordar todo el proceso que se ha llevar a cabo y lo que falta por hacer. Si se estudian paso a paso los documentos creados se podría detectar cualquier error cometido, mientras que si no se tiene un documento, lo más probable es que no se pueda analizar lo realizado y por ende no poder corregir las falencias.  

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¿Qué elementos generan los subsistemas? Porque es tan importante el registro documental en el subsistema?

 

El registro documental es muy importante porque este ofrece la validez de un documento. Por ello al momento de realizar un programa o un acuerdo es indispensable efectuar y hacer válido un documento, para evitar inconvenientes futuros respecto a los resultados obtenidos o a cualquier acontecimiento o suceso ocurrido.  

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TÉRMINOS

 Acuerdos: convenio entre dos o más personas. Conciliación. Compromisos: obligación contraída. Promesa, convenio. Protocolos: serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.||. Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático. ||. Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre. ||. Plan escrito y detallado de un experimento científico, un ensayo clínico o una actuación médica. Manuales: Libro en que los hombres de negocios van anotando provisionalmente y como en borrador las partidas de cargo o data, para pasarlas después a los libros oficiales, si están obligados a llevarlos, por ejercer el comercio. Estilos de dirección:

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Títulos valores: término utilizado en economía y en las finanzas con dos significados: por una parte, designa algo dado por un prestatario a la persona que presta para asegurar un préstamo, es decir, algo que el prestador puede vender y así recuperar el dinero adeudado si el prestatario no devuelve lo prestado; por otra, designa una participación en los fondos propios (el activo menos el pasivo) de una empresa.

Activos corrientes:

Otros activos:

Pasivos a largo: los pasivos a largo plazo son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (empréstitos, obligaciones).  Corto: dicho de una cosa: que es pequeña en comparación con otras de su misma especie. ||. De poca duración, estimación o entidad. Mediano plazo:  

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Patrimonio para empresas comerciales y solidarias: Activo y pasivo: riqueza de una empresa y las deudas que pesan sobre sus bienes. Capital: término genérico que designa un conjunto de bienes y una cantidad de dinero de los que se puede obtener, en el futuro, una serie de ingresos. En general, los bienes de consumo y el dinero empleado en satisfacer las necesidades actuales no se incluyen en la definición económica de la teoría del capital. Por lo tanto, una empresa considerará como capital la tierra, los edificios, la maquinaria, los productos almacenados, las materias primas que se posean, así como las acciones, bonos y los saldos de las cuentas en los bancos. No se consideran como capital, en el sentido tradicional, las casas, el mobiliario o los bienes que se consumen para el disfrute personal, ni tampoco el dinero que se reserva para estos fines.