Habilidades Sociales. Cuaderno del Alumno 3

UNIDAD DE TRABAJO 3

Conducción de reuniones

Cuaderno de________________________________________________________

Habilidades Sociales. Cuaderno del Alumno

José Ángel del Pozo Flórez - 2 -

UNIDAD DE TRABAJO 3 Conducción de reuniones

• REFLEXIÓN INICIAL. Unidad 3 • sección 1 LA REUNIÓN COMO TÉCNICA DE TRABAJO EN GRUPO

o EXPERIMENTA sección 1 La última reunión a la que asistí o EXPLORA sección 1 Codifica, Anota, Valora

o REFLEXIONA sección 1

o APLICA sección 1

• sección 2 TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO

o EXPERIMENTA sección 2 Autoinforme de temor a la comunicación o EXPLORA sección 2 Codifica, Anota, Valora

o REFLEXIONA sección 2

o APLICA sección 2

• CUESTIONARIO. Unidad 3 • BALANCE DE COMPETENCIAS. Unidad 3



Unidad de trabajo 3 CONDUCCIÓN DE

REUNIONES

REFLEXIÓN INICIAL. Unidad 3 • ¿Has participado en alguna reunión que se haya desarrollado de forma especialmente positiva?

Explica qué ocurrió. • ¿Sueles hablar en una reunión? En caso de que la respuesta sea negativa explica por qué. • ¿Tienes miedo a hablar en público? ¿Cómo reaccionas? ¿Qué sientes? ¿Qué se te pasa por la

cabeza? • Recuerda la última vez que te tuviste que enfrentar a una audiencia ¿Cómo te sentiste? ¿Cómo te

preparas cuando tienes que exponer un tema ante un grupo?



sección 1 LA REUNIÓN COMO TÉCNICA

DE TRABAJO EN GRUPO EXPERIMENTA sección 1 La última reunión a la que asistí… Recuerda la última reunión a la que asististe, reflexiona sobre cómo se desarrolló, finalmente, indica qué se debe hacer para que la reunión funcione mejor en una próxima convocatoria. Fecha: Duración: Convocada por:

Baja efectividad 1 2 3 4 5 Alta efectividad Falta de objetivos Objetivos claros y específicos

Falta de “orden del día” “Orden del día” completo Inicio y fin a destiempo Inicio y fin a tiempo

Hay interrupciones constantes Sin interrupciones Se sale de los temas constantemente Todo el tiempo se dedica al “orden del día”

No se hacen resúmenes ni conclusiones Se resume cada punto tratado Poca participación de los asistentes Alta participación de los asistentes

Poca satisfacción personal Alta satisfacción personal No se cumplen los objetivos Cumplimiento de los objetivos de la reunión

No se fija el seguimiento posterior Se fijan responsables y seguimiento Observaciones ¿Cómo se puede mejorar?



EXPLORA sección 1 (ver manual) Cuando hayas LEÍDO esta sección: Codifica, Anota y Valora

CODIFICA el texto resumiendo las principales ideas que has leído usando tus propias palabras ANOTA el texto escribiendo cuatro o cinco frases que expliquen algunas de sus ideas principales VALORA lo que has leído y escrito. ¿Qué parte de esta sección te ha parecido más interesante y por qué? ¿Qué más te gustaría aprender sobre este tema? Primero revisa lo que has escrito, luego compártelo y discútelo con otros y finalmente, lee y discute las respuestas de tus compañeros.



REFLEXIONA sección 1

• ¿Qué es lo más importante? Selecciona los elementos más importantes, aquellos que hacen que la experiencia que has vivido durante el desarrollo de esta sección sea única.

- Apunta las tres cosas que te hayan gustado más.

- Escribe una pregunta que te haya suscitado esta sección y argumenta por qué crees que es

importante.

- Haz una lista de las palabras-clave de la sección. Comenta por qué crees que son importantes.

• ¿Cómo me sentí? Describe qué emociones has experimentado durante el desarrollo de la sección y al finalizar esta. Recuerda que los sentimientos se van modificando con el paso del tiempo.

• ¿Que puedo sacar de todo esto? Analiza lo que has aprendido, las oportunidades para cambiar y mejorar que te ha dado esta experiencia.

• ¿Cómo puedo llevar a mi vida diaria lo que he aprendido en esta sección? Describe todo aquello que debes hacer o la ayuda que necesitas para ser capaz de aplicar en otros contextos las habilidades que has desarrollado.



APLICA sección 1 1. Convocatoria de una reunión a) Subraya la información más importante de la convocatoria Estimado/a Compañero/a:

Tengo el placer de invitarte a la reunión que se celebrará el próximo lunes 15 de Junio, a las 15.00 horas, en la sala de educadores. La duración aproximada de la misma será de 45 minutos. El tema de la reunión será la organización de una fiesta para celebrar el fin del trimestre y el objetivo fundamental consistirá en recoger tu opinión sobre las actividades que pueden realizarse.

El orden del día será el siguiente:

− Propuesta de actividades y fechas − Determinación de plazos − Reparto de tareas y responsabilidades − Ruegos y preguntas.

Te ruego que confirmes vía e-mail ([email protected]) la recepción de esta convocatoria, que llegues con puntualidad y que lleves tus notas y tus propuestas sobre el tema de la reunión. Sería conveniente que leyeras el documento que te adjunto.

Recibe un cordial saludo

b) Teniendo en cuenta la información de la reunión anterior, rellena el modelo de convocatoria adjunto. Señala la información que falta

PROGRAMACIÓN DE REUNIONES

Fecha:______________

Hora:_______________ Duración aproximada:________________

Lugar:_________________________________________________

Objetivos de la reunión

Información previa y material de apoyo

Actividades previas a la reunión

Actividades previstas durante la reunión. Orden del Día



2. Practica la habilidad de conducir una reunión

Conducir una reunión es una habilidad que mejora con la práctica y el autoanálisis. Te proponemos la siguiente escala de estimación para que autoevalúes tus habilidades para moderar reuniones.

• Busca una oportunidad coordinar una reunión • Pide a alguien que grabe tu intervención.

• Revisa la grabación y autoevalúate utilizando la plantilla que se muestra más abajo. Para

tener más información puedes pedir a otra persona que te observe y te dé retroalimentación usando la misma plantilla.

Escala de Estimación para la autoevaluación de las habilidades para dirigir reuniones Señale, para cada una de las afirmaciones, su grado de acuerdo según la escala central. Añada los comentarios que considere para reflexionar más detalladamente sobre la habilidad que ha valorado

cuantitativamente

Poco-Nada-Nunca Normal Bastante

Mucho- Siempre Comentarios

Tengo preparada la sala y sus materiales

Empiezo puntualmente

Favorezco que todos los asistentes toman parte en la discusión

Utilizo diferentes tipos de preguntas para favorecer la participación

Evito ser autócrata favoreciendo el brote de las ideas y su libre discusión

Mantengo la discusión sobre el tema evitando desviaciones

Escucho y dejo hablar al grupo

Animo constante a los asistentes a dar su opinión, teniéndola en cuenta y respetándola

Me abstengo de tomar partido en las controversias

Evito emitir juicios sobre las opiniones y las ideas provenientes del grupo

Resumo leal y brevemente, anotando los puntos de acuerdo y desacuerdo

Modero el diálogo

Mantengo constantemente despierta la atención de todos

Cuido mis propios gestos y actitudes

No salto ninguna etapa de lo



programado

Hago concluir al grupo y hago un plan común de acción

Elaboro un resumen de la discusión y de las decisiones tomadas

Termino la reunión a la hora prevista

Dedica unos minutos para reflexionar sobre tu intervención al final de una reunión que hayas

moderado. Lee cada afirmación y elige la valoración que mejor muestre tu grado de desempeño. Aplica este cuestionario en varias ocasiones diferentes para detectar tus puntos fortalezas y debilidades. Con los datos obtenidos elabora un listado de tus puntos fuertes y débiles. Finalmente, establece un plan de mejora para transformar progresivamente tus debilidades en fortalezas.

Mis Puntos fuertes son: Mis puntos débiles son:

Mi plan de mejora es:



sección 2

TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO

EXPERIMENTA sección 2 Autoinforme de temor a la comunicación. Este autoinforme, intenta medir el grado de ansiedad que se produce en cuatro situaciones concretas y específicas que hacen referencia a la comunicación personal en los siguientes momentos:

• Situaciones de grupo (ítems del 1 al 6) • Reuniones (ítems del 7 al 12) • Conversaciones (ítems del 13 al 18) • Hablar en Público (ítems del 19 al 24)

AUTOINFORME DE TEMOR A LA COMUNICACIÓN

(Personal Report of Communication Apprehension) PRCA-24 McCroskey, J. C. (1982) Conteste indicando al margen según esta escala el grado de acuerdo con estas afirmaciones: 1 = Totalmente de acuerdo; 2 = De acuerdo; 3 = Unas veces sí y otras no; 4 = En desacuerdo; 5 = Totalmente en desacuerdo. Existen frases muy parecidas, no se trata de ningún error, sino que debes contestar de forma rápida, sin pensar mucho a cada uno de los ítems. Item Grado 1. No me gusta participar en discusiones en grupo. 2. Generalmente me siento cómodo mientras participo en discusiones en grupo. 3. Estoy tenso y nervioso mientras participo en discusiones en grupo. 4. Me gusta implicarme en discusiones en grupo. 5. Enzarzarme en discusiones en grupo con gente no conocida me pone tenso y nervioso. 6. Me siento tranquilo y relajado mientras participo en una discusión en grupo. 7. Generalmente me pongo nervioso si tengo que asistir a una reunión. 8. Generalmente me siento tranquilo y relajado mientras participo en reuniones. 9. Me siento muy tranquilo y relajado si se me pide que exprese mi opinión en una reunión. 10. Me da miedo expresarme en reuniones. 11. Tener que hablar en reuniones me hace sentir incómodo. 12. Me siento muy relajado cuando contesto a preguntas en una reunión. 13. Mientras converso con un nuevo conocido me siento muy nervioso. 14. No me da miedo hablar en las conversaciones. 15. Normalmente estoy muy tenso y nervioso en una conversación. 16. Normalmente estoy muy tranquilo y relajado en las conversaciones. 17. Me siento muy relajado mientras converso con un nuevo conocido. 18. Me da miedo hablar en las conversaciones. 19. No me da miedo pronunciar un discurso. 20. Ciertas partes de mi cuerpo están tensas y rígidas mientras pronuncio un discurso. 21. Me siento relajado mientras pronuncio un discurso. 22. Mis ideas se nublan y vuelven confusas mientras estoy pronunciando un discurso. 23. Afronto con confianza la idea de pronunciar un discurso. 24. Mientras estoy pronunciando un discurso me pongo tan nervioso que olvido cosas que realmente sé.

Clave para la corrección del autoinforme

Vamos a obtener cinco puntuaciones diferentes. Una puntuación total de temor a la comunicación y cuatro puntuaciones pertenecientes a cada una de las subescalas. Su cálculo viene dado por las siguientes fórmulas: (Los números entre paréntesis se refieren a los ítems que pertenecen a cada subescala. El número 18 es una constante)



Subescala Fórmula Situaciones de grupo 18 - (1) + (2) -(3 )+ (4) - (5) + (6) Reuniones 18 - (7) + (8) + (9) - (10) - (11) + (12) Conversaciones 18 - (13) + (14) - (15) + (16) + (17) - (18) Hablar en Público 18 + (19) - (20) + (21) - (22) + (23) - (24) Total Suma de las cuatro puntuaciones anteriores. Interpretación

Subescala Puntuaciones

Situaciones de grupo • De 6 a 15 puntos: bajo temor ante las situaciones de grupo • De 16 a 30 puntos: alto temor ante las situaciones de grupo

Reuniones • De 6 a 16 puntos: bajo temor ante las situaciones de reunión • De 17 a 30 puntos: alto temor ante las situaciones de reunión

Conversaciones • De 6 a 14 puntos: bajo temor ante las situaciones de conversación • De 15 a 30 puntos: alto temor ante las situaciones de conversación

Hablar en Público • De 6 a 19 puntos: bajo temor ante las situaciones de hablar en público • De 20 a 30 puntos: alto temor ante las situaciones de hablar en público

Total

• De 24 a 52 puntos: bajo temor ante las situaciones de comunicación interpersonal

• De 53 a 74 puntos: temor medio ante las situaciones de comunicación interpersonal

• De 75 a 130 puntos: alto temor ante las situaciones de comunicación interpersonal

Analiza los resultados que has obtenido

Subescala Puntuación Comentario

Situaciones de grupo

Reuniones

Conversaciones

Hablar en Público

TOTAL

• ¿Cuál es tu opinión sobre los resultados que has obtenido? • ¿Te ves reflejado en los mismos?

• ¿Qué debes mejorar?



EXPLORA sección 2 (ver manual) Cuando hayas LEÍDO esta sección: Codifica, Anota y Valora

CODIFICA el texto resumiendo las principales ideas que has leído usando tus propias palabras ANOTA el texto escribiendo cuatro o cinco frases que expliquen algunas de sus ideas principales VALORA lo que has leído y escrito. ¿Qué parte de esta sección te ha parecido más interesante y por qué? ¿Qué más te gustaría aprender sobre este tema? Primero revisa lo que has escrito, luego compártelo y discútelo con otros y finalmente, lee y discute las respuestas de tus compañeros.



REFLEXIONA sección 2

• ¿Qué es lo más importante? Selecciona los elementos más importantes, aquellos que hacen que la experiencia que has vivido durante el desarrollo de esta sección sea única.

- Apunta las tres cosas que te hayan gustado más.

- Escribe una pregunta que te haya suscitado esta sección y argumenta por qué crees que es

importante.

- Haz una lista de las palabras-clave de la sección. Comenta por qué crees que son importantes.

• ¿Cómo me sentí? Describe qué emociones has experimentado durante el desarrollo de la sección y al finalizar esta. Recuerda que los sentimientos se van modificando con el paso del tiempo.

• ¿Que puedo sacar de todo esto? Analiza lo que has aprendido, las oportunidades para cambiar y mejorar que te ha dado esta experiencia.

• ¿Cómo puedo llevar a mi vida diaria lo que he aprendido en esta sección? Describe todo aquello que debes hacer o la ayuda que necesitas para ser capaz de aplicar en otros contextos las habilidades que has desarrollado.



APLICA sección 2 1. Practica la habilidad de hablar en público

Hablar en público no es algo que se hereda genéticamente sino que se puede aprender y mejorar con la práctica y el autoanálisis. Es importante no evitar la situación de enfrentarse a una audiencia, sino, al contrario, afrontarla. Si se va evitando la situación cuando llegue el día clave de una presentación, todavía va a ser mayor la ansiedad. Es preciso, por tanto, practicar y ensayar con personas de confianza o en contextos pequeños o menos importantes. A veces, simples ejercicios cotidianos como solicitar algo en una tienda, parar a una persona en la calle preguntándole la hora, etc. pueden ser momentos y oportunidades que ayudan a soltarse para ocasiones más significativas. Te proponemos la siguiente práctica:

• Busca una oportunidad para hablar en público. • Pide a alguien que grabe tu intervención.

• Revisa la grabación y autoevalúate utilizando la plantilla que se muestra más abajo. Para

tener más información puedes pedir a otra persona que te observe y te dé retroalimentación usando la misma plantilla.

Plantilla para el auto-análisis después de una presentación Volumen de la voz

El volumen con frecuencia es muy débil para ser escuchado por toda

la audiencia 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

El volumen es lo suficientemente alto para ser escuchado por toda la audiencia durante toda la presentación

Postura del Cuerpo Postura excesivamente cerrada o

tensa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tiene buena postura, se ve

relajado y seguro de sí mismo. Contacto Visual

No mira a las personas durante la presentación

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Establece contacto visual con todos durante la presentación

Entusiasmo Muy poco uso de expresiones

faciales o lenguaje corporal. No genera mucho interés en la forma

de presentar el tema. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Las expresiones faciales y el lenguaje corporal generan un fuerte interés y entusiasmo sobre el tema en la audiencia

Pausas Las pausas no se usaron durante

la presentación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Las pausas se usaron varias veces durante la presentación para mejorar el significado y/o el impacto dramático del mensaje

Oraciones Completas Raramente habla usando

oraciones completas. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Habla con oraciones completas siempre.

Habla Claramente A menudo habla entre dientes o no se le puede entender o tiene

mala pronunciación. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Habla claramente todo el tiempo y no tiene mala pronunciación.

Vocabulario Usa varias (5 o más) palabras o

frases que no son entendidas por la audiencia.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Usa vocabulario apropiado para la audiencia. Aumenta el vocabulario de la audiencia definiendo las palabras que podrían ser nuevas.



Dedica unos minutos para reflexionar sobre tu intervención al final de una presentación. Lee cada afirmación y elige la valoración que mejor muestre tu grado de desempeño. Aplica este cuestionario en varias ocasiones diferentes para detectar tus puntos fortalezas y debilidades. Con los datos obtenidos elabora un listado de tus puntos fuertes y débiles. Finalmente, establece un plan de mejora para transformar progresivamente tus debilidades en fortalezas.

Mis Puntos fuertes son: Mis puntos débiles son:

Mi plan de mejora es:



CUESTIONARIO. Unidad 3 1. ¿Qué afirmación de las que se presentan a continuación refleja mejor lo que es una reunión eficaz?

− La reunión es el procedimiento esencial de trabajo en equipo, es el espacio donde se toman decisiones consensuadas y que posibilita el intercambio de ideas, pensamientos o sentimientos entre los participantes.

− Una reunión la constituye un grupo de personas de parecido perfil profesional y/o con intereses comunes que, durante un tiempo determinado, comparten un espacio de encuentro con el fin de debatir algún tema y coordinar actuaciones posteriores.

− Al final de la reunión se debe elaborar un plan en el que se expliciten las tareas a realizar, las personas responsables, las actividades necesarias a desarrollar, sus responsables y los plazos de realización.

2. Una reunión cuya finalidad es estudiar soluciones a problemas que tiene planteado un equipo de trabajo, se denomina:

− Reunión consultiva − Reunión informativa − Reunión decisoria

3. Elige la afirmación correcta: − Cierto grado de ansiedad es normal a la hora de hablar en público − Algunas personas aumentan su ansiedad al hablar porque perciben al auditorio como amigable − En el momento de hablar en público el orador siempre piensa en cosas negativas − Los ejercicios de relajación son poco útiles para eliminar la ansiedad antes de dirigirse a un

auditorio 4. ¿Qué se debe evitar hacer si se desea tener éxito en una presentación oral ante una audiencia?

− Mantener contacto visual con la audiencia − Obstaculizar las ayudas visuales − Usar un lenguaje sencillo − Hablar con claridad y seguridad

5. Antes de convocar una reunión se debe determinar:

− El propósito de la reunión − Si es necesaria − Quiénes necesitan participar en la reunión − El plan de la reunión − Todas son correctas

6. Preparar una reunión implica:

− Controlar las interrupciones y las conversaciones paralelas entre los asistentes − Determinar si realmente es necesaria − Distribuir la convocatoria con suficiente antelación − Comenzar con puntualidad − Todas son correctas

7. Elaborar el plan de la reunión implica: − Redactar el tema − Fijar las sucesivas etapas − Establecer su duración − Todas son correctas

8. Una persona que en una reunión crea tensiones, pasa de discutir aspectos técnicos a ataques personales, desviando la atención del objetivo, está ejerciendo un rol:

− Discutidor − Liante − Obstinado − Preguntón



9. Recoger una opinión realizada por un participante y devolverla al grupo para su consideración, se denomina:

− Reflejo − Resumen − Reformulación − Reestimulación

10. La reestimulación se realiza cuando: − La aportación de un participante es interesante para la consecución de los objetivos de la reunión − Se necesita favorecer la interacción de los asistentes − Convenga tener en cuenta varias aportaciones y haya que entresacar lo que tienen en común o de

diferencia

11. Cuando el moderador de una reunión devuelve al participante su propia pregunta y le pide que sea él quien responda, está utilizando:

− La pregunta rebote − La pregunta eco − La pregunta recuerdo

12. Qué afirmación, en relación con la habilidad de hablar en público, es cierta: − Es fundamental detectar los posibles pensamientos positivos que pueden aumentar la ansiedad

y sustituirlos por instrucciones negativas. − Un poco de tensión disminuye la concentración del orador y resta eficacia al mensaje. − El público debe ser percibido por el orador como un grupo de personas con interés en el tema.

13. Algunas pautas que ayudan a realizar presentaciones con éxito son:

− Tener un guión de lo que se va a decir − Tener preparados algunos temas que se puedan utilizar en el caso de perder el hilo del discurso − Realizar algún ejercicio de relajación − Todas son correctas − Ninguna es correcta

14. Cuál de los siguientes pensamientos anticipa consecuencias negativas antes de empezar a hablar en público:

− “Qué lo mal que lo pasé la primera vez que hablé en público”, − “Me pongo de los nervioso con sólo pensar lo mal que se pasa” − “Ya verás cómo van a pensar que sólo digo tonterías y se van a reír de mí” − “A ver si esto acaba cuanto antes”, − “voy a ir lo más rápido que pueda para acabar pronto y pasar este mal rato” − “Odio tener que ponerme delante de la gente a hablar, no me gusta nada” − “Me estoy poniendo muy nervioso y se van a dar cuenta” − “Se están fijando constantemente en cómo me tiemblan las manos y la voz”

15. Cuál de las siguientes afirmaciones sobre las ayudas visuales de una presentación es incorrecta:

− Se debe comprobar que las ayudas visuales se puedan leer desde el asiento más lejano de la sala donde se realizará la presentación

− Los gráficos, diagramas y tablas deben ser sencillos y llenos de datos − Cada diapositiva debe contener una idea − Los gráficos de varios colores son más atractivos que las de blanco y negro − Los colores se deben elegir con cuidado, puede ser que abrume a su audiencia con un exceso

de colorido o combinaciones cromáticas que sean difíciles de leer − Todas son incorrectas



BALANCE DE COMPETENCIAS. Unidad 3 Una vez que has realizado la unidad de trabajo 3 te proponemos que realices un balance de las competencias que has adquirido. El resultado de aprendizaje correspondiente a esta unidad se compone de varios criterios de evaluación. Lea atentamente los criterios de evaluación. Para cada criterio de evaluación marca con una cruz el indicador de autoevaluación que considere más ajustado a tu grado de dominio. Los indicadores son los siguientes: 1. No sé hacerlo. 2. Lo puedo hacer con ayuda 3. Lo puedo hacer sin necesitar ayuda 4. Lo puedo hacer sin necesitar ayuda, e incluso podría formar a otra persona.

INDICADORES DE AUTOEVALUACIÓN

Resultado de aprendizaje 3: Conduzco reuniones analizando las distintas formas o estilos de intervención y de organización en función de las características de los destinatarios o destinatarias y el contexto 1 2 3 4 a) Describo los diferentes tipos y funciones de las reuniones. b) Describo las etapas del desarrollo de una reunión. c) Aplico técnicas de moderación de reuniones, justificándolas. d) Demuestro la importancia de la capacidad de exponer ideas de manera clara y concisa.

e) Describo los factores de riesgo, los sabotajes posibles de una reunión, justificando las estrategias de resolución.

f) Valoro la necesidad de una buena y diversa información en la convocatoria de reuniones.

g) Describo la importancia de la motivación y de las estrategias empleadas, para conseguir la participación en las reuniones.

h) Aplico técnicas de recogida de información y evaluación de resultados de una reunión.

i) Demuestro actitudes de respeto y tolerancia en la conducción de reuniones.

• Mi plan para mejorar mis puntos débiles es:

Quiero mejorar

Mediante (describe qué actividades, tareas o

acciones llevarás a cabo)

Durante (establece el

tiempo de inicio y fin de las

actividades)

Demostrando (determina los productos que

evidencien la mejora)



• Comentarios del formador:

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