HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS

EN LOS PROCESOS DE

CONTRATACIÓN

Metro de Madrid, S.A.

Septiembre 2011Vicente Somoano Casillas

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PROCESO DE CONTRATACIÓN Y HERRAMIENTAS QUE LO SOPOR TAN

- Ámbito: Gerencia de Contratación.-Herramienta:

-My SAP SRM-Perfil del Contratante

- Ámbito: Corporativo- Hta.: Work Flow de SAP R/3 de Solicitud de Concursos

- Ámbito: Corporativo- Herramienta: Work Flow de SAP R/3 de Contratación - Ámbito: Corporativo.

- Herramienta:- Módulo MM de SAP R/3

- Ámbito: Corporativo.- Herramienta: Módulo FI de SAP R/3

- Ámbito: Gerencia de Contratación.- Herramienta:

-Módulo MM de SAP R/3

- Ámbito: Gerencia de Contratación y Departamentos técnicos.-Herramienta:

-Work Flow de SAP R/3 de Solicitud de Concursos-Macro Excel para Valoración de ofertas

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación

previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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WORK FLOW DE CONVOCATORIA DE CONCURSOS

� Es un formulario con información general para la preparación de convocatoria de concursos.

� El Departamento Técnico indica:� Objeto, Responsables, Empresas…� Datos presupuestarios. Sin tener aprobado

el presupuesto no se permite realizar el WF.

� Se adjuntan los Pliegos de Condiciones Técnicas del Concurso.

� El formulario “viaja” a través de un flujo de aprobación.

� El formulario llega a la Gerencia de Contratación. Se comienza a trabajar en la preparación de la convocatoria.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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WEB DE LA EMPRESA. PERFIL DEL CONTRATANTEAcceso a la

instrucción interna en materia de contratación

Acceso a la Plataforma de Licitaciones

Preguntas frecuentes, noticias y comunicaciones

Acceso al Sistema de

Clasificación de Proveedores

Consulta de licitaciones en curso y

adjudicaciones

Acceso a la Plataforma de

Subastas Electrónicas

Notificaciones a los proveedores

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

Facturación electrónica

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Anuncios en la Web Perfil del Contratante y en Boletines oficiales.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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My SAP SRM. PLATAFORMA DE LICITACIONES

� Herramienta Web que permite la descarga de Pliegos de Condiciones y posterior presentación de ofertas.

� El acceso de los licitantes debe realizarse mediante firma digital (Según directiva)

� Se pone a disposición de los licitantes la documentación asociada al concurso.

� El sistema garantiza la transparencia evitando la apertura de ofertas antes de tiempo.

� Integración proTRANS – SRM, lo que facilita la selección de licitantes.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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FÁBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIEMBRE

Identificación para acceder a los pliegos mediante certificado digital.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

8

DOCUMENTACIÓN DEL CONCURSO

� Los pliegos y otra documentación relacionada con el concurso se deposita en un gestor documental vinculado a la licitación.

� Acceso a Empresas invitadas:� Descarga de los pliegos.� Carga de los ficheros de su

oferta.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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APERTURA DE LAS OFERTAS

� CARPETASLos licitantes han de introducir la siguiente documentación� Administrativa.� Oferta económica.� Oferta técnica.

� El sistema garantiza la transparencia evitando la apertura de ofertas antes de tiempo.

Una vez que lo permite el sistema, se realiza la descarga automática de las ofertas presentadas a un recurso de red seguro.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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SISTEMA DE CLASIFICACIÓN. REGISTRO DE PROVEEDORES

� REGISTRO BÁSICO Procesos de contratación

≤ 50.000 Obras ≤ 18.000 Servicios

y Suministros

� REGISTRO PROTRANSProcesos de contratación de importes superiores.

� SRM enlaza con proTRANS para la selección de proveedores a invitar en un concurso.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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MACRO EXCEL DE VALORACIÓN DE OFERTAS

� Valoración técnica� Realizada por el estamento proponente.� Durante la valoración técnica el Departamento Técnico desconoce la oferta

económica.� Valoración económica

� Realizada por la Unidad de Contratación.� Basada en haz de curvas de valoración. Estas curvas determinan la puntuación

económica en función del presupuesto de licitación y las ofertas de todos licitantes.

� Se realizan por separado.� Garantiza la transparencia mediante el aseguramiento de la inalterabilidad

de los documentos de valoración.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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WORK FLOW DE PROPUESTA DE CONTRATACIÓN

� Es un formulario con información para realizar la realización de un contrato/pedido.

� El Departamento Técnico indica:� Adjudicatario.� Datos económicos.� Informe de adjudicación.� Otros datos.

� El formulario “viaja” a través de un flujo de aprobación.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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MÓDULO MM DE SAP R/3

� Creación de Contratos y Pedidos.� Todos los contratos se crean a

partir de un pedido en SAP.� El gestor documental asociado a

la herramienta SAP R/3 crea el documento contractual.

� Se envía al proveedor, adjuntando el documento de Condiciones Generales del Pedido.

� A través del pedido se puede controlar:� Dirección facultativa.� Imputación económica.� Historial de aprobación.� Documentos anexos.� Comunicaciones.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

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INTERACCIÓN CON MÓDULO FI DE SAP R/3

En el Historial del Pedido, se hace el seguimiento d e la facturación y entrada de mercancías.

Proceso con licitación previa

Necesidad de convocatoria de concurso

Convocatoria de concurso

Proceso sin licitación previa

Propuesta decontratación

Contrato - Pedido

Seguimiento econ.

Seguimiento adm.

Recepción y valoración de

ofertas

Actualmente Metro de Madrid dispone de Facturación Electrónica accesible a través de la Web Perfil del Contratante.

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