Hoja de clculo

Una hoja de clculo es una herramienta muy til para las personas que trabajan con nmeros y que necesitan realizar clculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de nmeros y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar clculos matemticos, estadsticos, tcnicos y financieros.

La hoja de clculo es una herramienta muy importante para la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables ocasionan en el resultado buscado.

La estructura principal que utiliza este software para almacenar y organizar la informacin es un rea de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por un nmero determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de clculo.

ExcelExcel es uno de los productos estrellas de Microsoft Office. Excel, no es ms que una hoja de clculo, la cual contiene aproximadamente 65.000 lneas, 256 hojas por carpeta 256 columnas. Lo que realiza esta hoja de clculo, o sea Excel, son ejercicios aritmticos. Como por ejemplo, balances, clculos de calificaciones escolares o universitarias y todo aquello similar a estos procedimientos.Filas, columnas y celdas Filas: En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo. Las filas se identifican mediante un nmero que se encuentra en la parte izquierda del documento. Este nmero se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a 65.536. En total hay 65.536 filas en cada hoja de clculo Excel. Las filas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta la posicin actual. Columnas: En Excel, una columna es una agrupacin de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A, B, C, Z. AA, AB, ZZ. En total hay 256 columnas en versiones previas de Excel (97-2003). Excel 2007 tienen 16384 columnas. Las columnas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde arriba hacia hasta la posicin actual.

Celdas: Una celda en Excel es la interseccin de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, nmeros, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. Tambin se puede combinar el clculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y un nmero/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre nico, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).

Cuadro de nombres y barra de frmulas Cuadro de nombres: el cuadro de nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para un rango, solo se muestra la celda de referencia arriba a la izquierda. Cuando una celda con un nombre es seleccionada, como TotaldeIngresos1998, el cuadro de nombres se ve como: . Tener celdas con nombres y rangos es prctico para navegar por las hojas de clculo extendidas. Los Nombres tambin son tiles para crear algunos tipos de frmulas y pruebas lgicas.Un nombre debe comenzar por una letra o un carcter subrayado y puede incluir solo letras, nmeros, puntos y caracteres subrayados. No se permiten espacios en los nombres. Un nombre no puede ser el mismo que una celda de referencia. Barra de frmulas: es un elemento de suma importancia. Es a travs de esta barra que podemos introducir el contenido de una celda as como modificarlo. Adems nos facilita la insercin de frmulas dentro del programa. Se encuentra ubicada entre la cinta de opciones y el rea de trabajo de la hoja. Esta barra despliega los datos o las frmulas contenidas en la celda activa y nos permite hacer una edicin de esos datos o frmulas. En el siguiente ejemplo la barra de frmulas muestra el valor de la celda B1.

En este otro ejemplo vemos que la barra de frmulas despliega la frmula que est contenida en la celda C1 mientras que el resultado de dicha frmula es mostrado dentro de la celda.

En las imgenes anteriores tambin puedes observar el cuadro de nombres que se encuentra a la izquierda de la barra de frmulas y despliega en todo momento la direccin de la celda activa.Barra de herramienta estndar y barra de herramienta formato de Microsoft Excel Barra de herramienta estndar: La barra de Herramientas Estndar, permite llevar a cabo alguno de los comandos que existen en la barra de men, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el men Ver, luego ubique la opcin Barra de herramientas y haga clic sobre la opcin Estndar. Otros Sistemas de software usan botones muy parecidos para los mismos tipos de comandos. La mayora de estos son fciles de entender y de usar. Las barras de herramientas se ven planas hasta que el puntero pasa encima de un botn. Entonces, ese botn toma un aspecto de 3D. Contiene los comandos ms habituales para la edicin y creacin de hojas de clculo.

Los botones son los siguientes:Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografa, Cortar, Copiar, Pegar, Copiar Formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervnculo, Autosuma, Pegar funcin, Orden ascendente, Orden descendente, Asistente para grficos, Dibujo, Zoom, Ayuda de Microsoft Excel Barra de herramienta de formato: Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de clculo y de sus nmeros. Como los nmeros representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de clculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formatofuncionan como se espera.Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. Tambin puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamao de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de nmeros, alineamientos y sangras solo se aplican a la celda ntegra. Los alineamientos y sangras son aplicados solo dentro de la celda y no a travs de toda la pgina u hoja de clculo. La barra de herramientas Formato contiene comandos para aplicar una determinada clase de formato a la celda seleccionada, tales como: Fuente, Estilo, Tamao, Alineacin, Bordes, Color de relleno, entre otros.

Semejanzas y Diferencias entre Excel y Calc

Semejanzas:1. Calc es una hoja de clculo similar a Microsoft Excel, con un rango de caractersticas ms o menos equivalente.

1. Calc puede abrir y guardar las hojas de clculo en formato de archivos de Microsoft Excel. El formato por defecto de OpenOffice.org 2.0 Calc se puede fijar para que sea el de Microsoft Excel.

1. Excel y Calc tienen la opcin Proteger. La nica opcin comn entre los dos programas es Imprimir.

1. En ambos, Excel y Calc, el controlador relleno se puede utilizar para copiar el contenido de una celda hacia abajo o hacia la derecha.

Diferencias:1. Excel utiliza " interfaz de documento mltiple" o MDI, en el que todos los documentos abiertos se muestran dentro de una pgina principal. En cambio en Calc utiliza una interfaz llamada "interfaz de documento simple" o SDI. Esto significa que cada documento tiene su propia ventana.

1. Excel, despus de seleccionar la celda o el rango que se mueve, tiene que colocar el puntero con bastante precisin en el borde de la celda o el rango de arrastrar y soltar para estar disponible. En Calc, despus de seleccionar la celda o rango, puede colocar el puntero en cualquier lugar dentro de la gama.

1. En Calc es posible que el direccionamiento relativo de las hoja. En Excel esto no es posible.

1. En Excel al oprimir la tecla suprimir borra instantneamente los contenidos de la seleccin. En Calc al oprimir aparece un cuadro de dialogo donde se puede especificar lo que se desea borrar.