"ZAPATITO Y ASOCIADOS"HOJA DE HALLAZGOSCODIGO: A.3

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Se encontr un faltante de $ 561.00 USD determinndose como nica responsable a la Srta. Cristina Lpez, valor dentro del cual se encuentra la identificacin de un billete de $ 50.00 USD falso, sabiendo que los reglamentos y normas internas de la empresa establecen la detencin y perforacin de todo billete falso o no autentico. La Srta. Lpez no realiz ningn tipo de confrontacin y acepto ser responsable de los valores no hallados.

Se hall un cheque posfechado por ventas realizadas del da 22 de mayo del 2015, el cheque tena fecha del 27 de diciembre del 2015, documento receptado por un empleado como forma de cancelacin de una venta, la empleada recibi sin autorizacin alguna de gerencia.

Se encontr un recibo por anticipo de sueldo al Sr. Gonzalo Ayala, documento que no gozaba de una solicitud de prstamo por parte del empleado y el pago correspondiente se emiti sin la autorizacin de un funcionario de recursos humanos, gerencia financiera o gerencia general.

Se hall una factura por la compra de una sumadora para la oficina, por el valor de $ 9.00 estas compras se la realizan a travs de caja chica, previo requerimiento por escrito determinando la responsabilidad posteriormente del custodio del equipo.

CRITERIO:

Se debe vigilar la custodia de los valores en efectivo de la empresa y realizar controles de manera peridica en el departamento de caja, con la finalidad de llevar los movimientos de efectivo de acuerdo al control interno, a los principios de contabilidad generalmente aceptados y los preceptos de auditoria. Para el faltante de $ 561.00 USD se propone realizar un asiento en el que se registre como cuentas por cobrar al empleado.

De acuerdo al actual reglamento de emisin de cheques, los emitidos con fecha posteriores a la actualidad son considerados como invlidos, corriendo determinados riesgo ya que se fija una fecha posterior de cancelacin por parte del cliente a travs de una cheque cuya efectivizacion se realizara en meses posteriores, por lo cual no representa un valor en efectivo, as mismo este documento fue receptado sin autorizacin alguna. Se propone realizar un asiento que identifique la cuenta por cobrar.

De acuerdo a reglamentos internos y normas de la institucin la caja no servir para realizar ningn tipo de pagos por anticipo de sueldo, estos se realizaran mediante cheques, previa solicitud del empleado que lo requieran. Se propone realizar una asiento que identifique el valor de anticipo para posteriormente se realice su debito en la fecha de pago de sueldo.

Se presente una factura por compra de equipos (sumadora), la caja no est autorizada para realizar pagos, estos se realizan a travs de cheques y con previa autorizacin del gerente o propietario de la empresa, adems no se realizaron los respectivos proceso de entrega y asignacin de responsabilidad de los equipos comprados.

CAUSA:

La Srta. Cristina Lpez no justifico el faltante por $ 561.00, valor en el que est incluido un billete falso de $ 50.00 USD. Lo que deduce la utilizacin de fondos ajenos para uso personal.

El Cheque por el valor $ 20.00 fue recibido por un cliente que solo dispona de una parte de efectivo, faltndole para completar su transaccin los $20.00, razn por la que accedi a receptar el cheque N 1234 del banco Universal con fecha de diciembre.

Se concedi un anticipo al Sr. Gonzalo Ayala por el valor de $ 70.00 USD, quien justifico solicito este valor de urgencia por encontrarse en una calamidad domstica, novedad que fue imprevista ya que no contaba con el dinero para poder afrontar su calamidad, y al momento en el que la solicito no estaban en la empresa ningn gerente o director de recursos humanos a quien poder solicitarle.

Se realiz la compra de una sumadora por el valor de $ 9.00 USD, equipos que no tiene la correspondiente asignacin de personal a cargo y que se requera de suma urgencia por las ventas en volmenes realizadas en el presente mes.

EFECTO:

Con las novedades encontradas se evidencia una falta de control interno en los procedimientos de custodia y manejo de efectivo, los faltantes de dinero son muy elevados.

El cheque posfechado fue recibido por la ventas de los productos de la compaa, lo cual producira que se agraven los ndices de liquidez y al empresa no tenga de como cancelar de forma oportuna a los proveedores.

No se realizan los procedimientos adecuados y de rigor para acceder a los prstamos o anticipos a empleados, emitiendo la documentacin necesaria, de acuerdo a los procedimientos de control interno y para el registro contable apropiado.

Las compras realizadas con valores de caja afectan a la programacin y buen uso del efectivo, existiendo un fondo determinado de caja chica para la compra de equipos de menor cuanta en la empresa, existiendo una persona autorizada que realice los debidos procedimientos de compra y asignacin de responsabilidad en la custodia del equipo.

CONSCLUSIN:

Es evidente que la Srta. Cristina Lpez ha usado recursos econmicos de la empresa sin autorizacin precia y sin poder justificar su accionar, a sabiendas de los controles internos y regulares realizados de forma concurrente por la administracin.

No se cumplen con las normativas y principios de control interno.

RECOMENDACIN:

Se deben establecer indicadores que evidencien si el personal capacitado en temas de manejo de recursos econmicos a travs del control interno, estn cantando toda la informacin concerniente y no se tienen dudas al momento de realizar registros y transacciones de efectivo.

Capacitar de manera peridica en normas y procedimientos de control internos.

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