HOSPITAL SAM GABRIEL ARCANGEL ESEDepartamento del Putumayo

Reptiblica de Colombia

f{EsOLuciaN NO.Ooi5 DE 2019.

(Enero 18)

pORMEDioDELcuALsEADOpTALApOLmcADEGESTioNDocuMENTALENLAEMPRESAsOciALDELESTADoHospiTALsANGABRiELARCANGELDELMUNicipioDEviLLAGARzoN`DEPARTAMENTor,EL

PUTUMAYO.

EIGERENTEDELHOSPITALSANGABRIELARCANGELDELMUNICIploDEVILLAGAF£OH

PuTl"AYO,ENUS0DESuSFACuLTADESCONSTITUcloNALESYLEGALESENESPEciALLASCONFERIDAS POR EL ARTicuLO 4 DEL DECRETO 139 DE 1996, Y

CONSIDERANDO

Que la Empresa Social del Estado Hospital San Gabriel Arcangel dando cumplimiento al Decie!o 26{19 `]e

2012, ha iniciado la implementaci6n del Sistema de Gesti6n Documental y dentro de su clocumer,Tacion sehace necesano edoptar la politica del sistema,

Que de acuerdo con el artioulo 6 del Decreto 2609 de 2012` las entidades publicas deben torrula! tjia

politicadegesti6ndedocimentos,constituidaporlossigulentescompenentes

a)Marcoconceptualclaroparalagesti6ndelainformact6n(isicayelectronicadelasentrdadespubllcas

b)Coniuntodeestandaresparalagesttondelainformaci6nencualqurersoporte

c) Mctodologia general para la creaci6n, uso, mantenlmiento, retencion, acceso y preservac'on de lainfom`acich. independiente de su soporte y medio de creacl6n

a)Programadegestiondeinformaclonydociimentosquepuedaseraplicadoencadaen(idad

Lra 4tw_ { lf, E\ JJ\j`3r)i'ablo!l Emall c`c.h\i||d?ti(`id{,t...vi!ii(`F`` h i`` `-\`/\!eh €sf ht)s!`!{aj`ari9a(}i'if!! cii.t, `',L`

Villagdrz6n Oi,:jtri,:,`3

EtE.rmAK/_

e) La cooperaci6n, articulaci6n y coordinaci6n permanente entre las areas cle tecnotogia, !a chora de

Arcnivo, las oficinas de planeacien y los productores de la informacl6n

Que por to anteriormente expuesto`

RESUELVE

ARTicuLO PRIMERO: ADOPCION: Adoptar la politica del Sistema de Gesti6n Documental de la =mitresa

Social del Estado Hospital San Gabriel Arcangel, contemp!ada en documento anexo y que hace ]aileIntegral del presenle acto admirnstrativo

ARTICULO SEGUNDO: POLITICA: La Empresa Social del Estado Hospital San Gabriel Arcangel, t:omo

entidad publica se compromete a cumplir y aplicar las leyes, requisitos eslablecidos por el Decrelo 26(t9 de2012, la Ley 594 de 2000, siendo responsable de la gesti6n de docLimentos y de la administraci.n iJe !esarchivos.

La Empresa Social del Estado Hospital San Gabriel Arcangel se compromete a aplicar los cntenos le€alestdenicos y organizacionate§ dlreccionado para el desarrono de la gesli6n documental, a traves de los

procesos de planeaci6n, producclch, gesti6n y lramlte orga"zaci6n` transterencias, disposlcien final,preservaci6n y valoraci6n, garantizando la integndad, disponibilidad y con(idencialidad de la iniom.]ci6r.

producrda y recibida por la entidad\ en sus diferentes medios y soportes

De acuerdo con lo anterior, la entidad se compromete a cumplir los siguientes lineamientos

+' Conservacich de la memoria institucional

y' Proceso de Gesti6n Documental.

v' Gestibn de Documentos Fisicos y Electfonicos

+ Herramientas Archivlsticas y de Gesti6n Documenlal

/ Tran§ferencias Documentales

`Li ,i }`,.I i .`.` E Jijanpabk)lt .Email €*>h`il!a=I/ul.H.\jho\L.Tel 428J `j ~, i `

Web eseriospi(]'€+:3rii;tab".w €z:iv ce

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Son GabrielrcanE.S.E. HOSPITA

Empresasoch[Ofe[T:sedoHoipita[SanQabee[Zlrcdye[

NIT. 846. oo{.6ac-a°6citi6ne9rmouhci6nconcafichlghamanhaoj6rin

POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE CONTENIDO

lNTRODuCCI0N

1. J U ST I FICACI ON --------------------------- ~ -------------- ~-~ ----------- 32, ALCAN CE --------------------- ~---~ ----------------- ~ ----------- 43. OBJ ETIVO ------------------- ~ ------------------ ~ -------- ~ ------------- 54. ENTORNO Y ASPECTO INSTITUcloNAL ------------------------- ~6-75, POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL ------- ~ -------------------- 86. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA POLITICA DE GESTloN DOCUMENTAL-~--~--9

6.1, Conservaci6n de la memoria lnstitucional ------------------------ ~ ---- 96.2. Proceso de Gesti6n Documental -~ ------------- ~~ ------- 96.3. Gesti6n de Documentos fisicos y Electfonicos ----- ~~ ----------- 106.4. Hemamientas Archivistieas y de Gesti6n Documental ----- ~ -------------- 10S.5. Transferenctas Documentales -------------------------- ~ -------------- 10

7. MARCO CONCEPTUAL ---------- ~~ ------------ ~ ------------- 11-12

Cra. 4 N® 1-35 Barrio Juan Pablo 11. Pagina web: www.esehosD.rtalsamabriel.aov.co

Correo e!ectronieo: esevillaaarzon®esehosoitalsanoabriel.oov,co Contacto.. 310 2151051 -311232 0263. Vlhagarzdn -Putumayo.

Son GabrielrcanE.S.E. HOSPITA

T:mpresasochldiB{TutoHorpe(SanQabrie[2lnjdrge{

NIT. 846.oo(.62!o-an6di6ne9rmoued6nconcahichdyhuyrmnizaoi6nn

lNTRODUCCI0N

La implementaci6n de una Politica de Gestj6n Documental, es una obljgacibn de las instituciones, la

cual, debe alinearse con otros objetjvos como son la transparencia, acceso a la lnfomaci6n y el

buen gobiemo, puss los documentos son la base y el fundamento de un gobiemo abierto y el

soporte de los principios de transparencia, participaci6n ciudadana y colaboraci6n.

La Politica de Gesti6n Documental aplica a documentos que se realizan de manera maniial o

electr6nica y pretende ssr de utilidad para los aithivos de gestton, central o historicos, es decir,

abarca todo el ciclo vital del documento.

coneoeiefrdan,:oNi!:ii£:=::!ai:i!:!±Ei::::::STggB±1232o263VIllagarzdn - Putumayo.

Son Gabriel

E.S.E. HOSPITAL

Empro3aseda[ale[EstaJolfaspita[San6aine[2lr:rtye{NIT. 846.oo{.62!o-a

°G8sti6ne9nnouaoi6nconcariichJShumaniEeni6n"

1. JU STIFICACION

Las entidades pdblicas debefan formular una politica de gesti6n documental en cumplimiento a lo

establecido en el articulo 6 del Decreto 2609 de 2012, Esta politica debe estar ajustada a la

normativa que regula la entidad, alineada con el plan estrategico, el plan de acci6n y el plan de

Gestibn Documental.

El hospital San Gabriel Arcangel debe regirse por la nomatividad arohMstica expedida por el

Arohivo General de la Naci6n quien es el ente regulador a nivel nacional y expide reglamentos, fija

las peliticas archivisticas que se deben manejar a nivel nacional.

Cra.-a N° 1 -35 Barrio Juan Pablo 11. Pagina web: www.esehospitalsanqabriel.cov.co

Correo electrdnico: esevillaaarzon@esehosoitalsanciabriel.aov_.co Contacto. 310 2151051 -311232 0263VIllagarz6n - Putumayo.

Son Gabriel

E.S.E. HOSPITAL

I:mpransochmEstaalol+aspe{San6abeJtrwig8[

NIT. 846.ooi.62!oro"qedi6ne9ylyroimof6ncancalichdyhumnizaei6r}"

2. ALCANCE

Aplica para todo los documentos que la organizaci6n genere o reciba en ejercicio de los

prcoesos misionales, estrategicos, de apoyo o de seguimiento y control; igualmente para los

procedimientos de Ges{i6n Documental y lineamientos del Sistema de gesti6n jntegrado de laE.S.E. Definiendo, que la politica de Gestjdn Documental del Hospital San Gabriel Arcangel esta

contormada por el Programa de Gesti6n Documental PGD, las Tablas de Retenci6n Documental

ylosdemasinstruetivosaithivisticosrelecionadosconlosprogramas,planes,manuales,gulasycirculares establecidas por la entidad en tomo a la functon Archivistica .

Cra. 4 N° 1-35 Barrio Juan PabloCorreo electr6nieo:

VIllagarzon -Putumayo.0 2151051 -311232 0263

Son GabrielrcanE.S.E. HOSPITA

'fropresost]ciame[Zstaalotlospita{Sanpa_bn:e(fu?nge(

NIT. 846.ool.62!o-a"Qed6ne9ylriouaof6nconcacichdyhumanizhcidriu

3. a BJETIVO

Brindar los lineamientos requeridos por la entidad relacionados con los procesos arohivisticos de

producoi6n, recepci6n, distribuci6n, tramite, organizaci6n documental, consulta, conservaci6n ydisposicidn final de los documentos de la entidad.

Dotando a la entidad de una politiea institucional que sirva de guia clara y concisa para

direccionar el conjunto de politicas operativas, orientaciones, procesos, metodologias, instancias

e instrumentos tecnicos y administrativos diseFiados para garantizar la organizaci6n y

disponibilidad de la documentaci6n e infomaci6n que sirve como soporte al cumplimiento de la

misidn de la entidad, facmtando el acceso y consulta por parte de los usiiarios, apoyando la toma

de decisiones, la rendici6n de cuentas, Ia investigaci6n y la conformaci6n de la memoria

institucional, entre otros objetivos :

• Garantizar la seguridad y custodia de la informaci6n en soportes fisicos y electr6nicos.

• Administrar la documentaci6n mediante la implementaci6n del Programa de Gesti6n

Documental del Hospital,

• lmplementar los mecanismos necesarios para garantizar la conservaci6n de la

infomaci6n durante su ciclo vital (archivos de gesti6n, archivo central y archivo

historico).

• Brindar el sopone necesario a los responsables de las dependencias productoras

estimulando capacitaciones, inducciones y evaluaci6n del manejo archivistico y

documental.

Cra. 4 N° 1-35iramo Juan Pablo 11. Pagina web: www.esehosDitalsanciabriel.aov.co

Correo electrdnico: §sevillaQarzon®esehosoitalsanqabriel.aov.co Contacto: 310 2151051 -311232 0263VIIIagarz6n - Putumayo.

Son Gabrie Empresaswhme[Endotlospt¢I(SanQa4rie{Zlndnge(

NgT. 846.ool,62i]-aa&e3ti6negnnouaci6nconcawaJghajzedch"

4. ENTORNO Y ASPECTOS INSTITUCIONALES

MISION

"La E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel es una instituci6n prestadora de servicios de salud de baja

complejidad que contribuye al mejoramiento constante de la salild y el bienestar de la comunidad,

basados en estandares de calidad con un equipo profesional integral, idcheo y comprometido,

buscando la seguridad del paciente con una atenci6n humanizada"

VIsloN

"En el afro 2024 la E.S.E. Hospital San Gabriel Aroatgel sera reconocida como la instituci6n lider en

el departamento de Putumayo prestando servicios integrales de salud de baja complejidad con

enfasis en la promoci6n de la salud y prevenci6n de la enfermedad, con altos estandares de calidad

enlaatencidnyseguridaddelpaciente,conequilibriorentableecon6micoyscoial"

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

• UNIVERSALIDAD: Garantiza la atenci6n a todos los usiiarios que soliciten los servicios que

ofroce la E.S.E. Hospital San Gabn.el Arochgel, sin ninguna discriminacidn.

• ACCESIBILIDAD: Es la capacidad de acceder a los servicios de salud y recibir atenci6n,

que tienen los usuarios. Los factores a tener en ouenta para el acceso a los servicios desalud de los habitantes del Municipio de Villagarz6n y el area de jurisdicci6n de la E.S.E.

Hospital San Gabriel Arcangel, por considerarse con un gran porcentaje de poblaci6n rural

son: la distancia, transporte, horarios. Para dar mayor facilidad en ciianto a acceso a los

servicios de salud que presta el hospital esfa el programa de Vlsitas al Sector Rural que

tienen como fin desarrollar actividades de Promoci6n y Prevenci6n en las diferentes veredas

y corregimientos del area de jurisdicci6n. Se cuenta igualmente con el servicio de visjtasdomiciliarias en la parte Urbana, que tiene como objctjvo visitar al paciente directamente en

su residencia y brindar atenci6n a la familia,• CALIDAD DEL SERVICIO: Prestar un exceleme servicio mediante un trato humano

personalizado, oportuno, eficiente y con un alto grado de nesponsabiljdad social debe ser un

principio fundamental de todos los funcfonarios que laboran en la E.S.E. Hospital SanGabriel Ahangel, teniendo en cuenta que la Empresa tiene como fin tlltimo el servicio a la

comunidad.

• SOLIDARIDAD: El trabajo en equipo, la ayuda mutua, sensibilizaci6n frente a las

necesidades del compafiero de trabajo o del usuario, contribuye a mejorar las condiciones

de convivencia y relacienamiento laboral en la empresa.

Cra. 4 N® 1-35 Barno Juan PabloCorreo elecfronico:

VIllagarz6n - Putumayo.0 2151051 -311232 0263

Son Gabrie_I Ermpresaifechwe{Esta!;otlaspita{SonQabee[2Ifedrge

NIT. 84b.i]o{.6ac-an6edidrle9rmunci6nconcafiidilghamanhaof6}

Tinpresasodawe{Eul:otlaspitii{SanQabnd2Irednge(NIT. 84b.i]o{.6ac-a

n6edidrle9rmunci6nconcafiidilghamanhaofch"

• EFICIENCIA: Cumplir con los objetivos de la instituci6n. Ias tareas encomendadas y las

responsabilidades a cargo, utilizando de la mejor manera los recursos administrativos,

tecnol6gicos, financieros y el talento humano, ha fa de la E.S.E. Hospital San Gabriel

Arcangel un empresa eficiente en la prestaci6n de los servicios de salud y el cumplimiento

de su responsabilidad social.

• MEJORAMIENTO CONTIN00: mejorar constantemente nuestras acciones y actividades,

teniendo en cuenta la correcta aplicaci6n de las funciones, los prcoesos, procedimientos,

directivas, recomendaciones, y sobretodo respetando la opinion del usuario, es el camino

que debe conducir al mejoramiento permanente de nuestro servicio a la comunidad,• EQUIDAD: Esta dada por la prestaci6n de los servicios de salud a los grupos poblacionales

y usiiarios que est6n expuestos a mayores riesgos en su saliid, brindandoles protcoci6n yatencidn integral confome los servicios que presta la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcangel.

• PARTICIPAC16N: La institucidn es consciente que vive dentro de un entomo de comunidad

por ello la responsabilidad social que tiene con la misma comunidad es de sumaimportancia, par lo que se hard participe del progreso y desarrollo de las comunidades a

traves de la prestaci6n de iin buen servicio de salud que genere bienestar colectivo. En ese

orden los funcionarios de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcangel estaran prestos a la

participact6n de todas y cada una de las actividades que fortalezcan la buena imagen de laempresa, la eficiencia y el logro de los objetivos institucionales.

• SENTID0 DE PERTENENCIA: El funcionario de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcangel,

debe tener en cuenta que debe ser responsable en el desarrollo de su actividad ptlblica, por

ello debe:

o Hacer bilen uso del tiempo laboral: de manera responsable y de la forma mss

prod uctiva posible.o Aportar iniciativas: ssr proactivo desde su lugar de trabajo que contribuya en lograr

la forma mss eficiente de realizar siis funciones.

o Velar por la proteccidn de todos los bienes: esten o no est6n a su cargo, con lo cual

se salvaguarda el patrimonio institucional.

o Utilizar de manera razonable los materiales y bienes: que recite para el desempefio

de sus ]abores, procurando el maximo rendimiento y el ahorro permanente de los

recursos de la empresa.

• COMPROMISO: El funcionario de la E.S.E. Hospital san Gabriel Arcangel debe cumplir con

profesionalismo, vocaci6n, disciplina, diligencia y oportunidad todas las actividades que lenan sjdo encomendadas en cumplimiento de sus funciones laborales.

Cra. 4 N° 1-35 Bamo Juan Pablo IL Pagina web: www,esehosoitalsanqabriel.aov.co

Correo elecfronico: esevillaaarzon®esehosDitalsanoabrfel.aov.co Contactl: 310 2151051 -311232 0263VIIIagarz6n - Putumayo.

Son Gabriel

E.S.E. HOSPITA

Empresasoofa{derEitaaloltapifa[San6awRTcdrige[

NIT. 846.ool.62!o~ou6adi6negnnound6ncancalideidyhunaniz4"ice"

5. POLITICA DE GESTI0N DOCUMENTAL

EI Hospital San Gabriel Arcangel ESE, como entidad ptlblica se compromete a aplicar los criterioslegales, tecnicos y organizacionales direccjonado para el desarrollo de la Gesti6n Documental; atraves de los procesos de planeaci6n; prodilccjbn, gesti6n y tramite, organizaci6n, transferencias,disposici6n final, preservaci6n y valoraci6n; garantizando la integridad, disponibilidad yconfidencialidad de la informacibn producida y recibida por la entidad, en sus diferentes medios ysoportes; el cual tiene como fina[idad el cumplimiento enmarcado en el Sistema lntegrado deGesti6n y la Ley 594 de 200Or Ley General de Archivo" y en la Tabla de Retenci6nDocumental(TRD), desde la recepcidn y produccidn del documento hasta su conservaci6n temporalo permanente, a trav6s del manejo oportuno y eficiente del documento y de su informacich.

Para ello garantizar e impulsar a los colaboradores las capacitaciones, induccjones y evaluaci6n delmanejo arehivistico y documental; guiado por la responsabilidad y el compromiso de alcanzar con6xito el Sistema lntegrado de Gesti6n Dcoumental; el cual tiene como objetivo ejecutar la polltica; enel desarrolle de sus actividedes y se compromete a incorporar y mantener actualizado dentro de su

plan general de capacitacjon un programa especifico de gestidn documental a trav6s de la direcci6nde Talento Humano.

La respectiva politica de gestidn documental; adoptafa las mejores practicas de Gesti6n Documental

y ArchMstica, orientadas a la organizaci6n y custodia de sus documentos, a traves de la utiljzaci6nde las nuevas tecnologias de informacidn, programas de gestj6n electtonica de documentos,

elaboraci6n de fomatos e inventarios virtuales que permitan la iesuperacidn de la informaci6n en

tiempo real; manejo y segun.dad de la informaci6n garantizando su autenticidad, fiabilidad y

u§abilidad, en el manco del Sistema de Gesti6n de Calidad de la entidad, la estrategia de Gobiemo

en linea, la implementaci6n de estandares para la infomaci6n y documentaci6n en cualquier

soporte; al uso de metodologias para la creaci6n, mantenimiento] retencich, acceso y preservaci6n

de la infomaci6n; la implementaci6n del Programa de Gestidn Documental(PGD) y la articulacidn

permanente entre las dependencias, los programas y sistemas a fines, y los productores de lainformacidn de la entidad. Los principios de planeaci6n, eficiencia, economia, control, seguimiento,

oportunidad, protecci6n al medio ambiente, calidad, trabajo en equipo y transparencia se encuentran

alineados con los objetivos y valores institueionales. La entidad reconoce que sus documentos

constituyen una fuente hist6rica de infomaci6n y hacen parte del patrimonio cultural de la lnstituci6n,

par lo tanto, transferifa al Archivo Historico de la entidad de conformidad con el proceso devaloracibn; que adquieran trascendencia historica,

correoelec3:an,:ON;:::!=:=:;:!!a::a::::i±E::::a::::i::=:i:=:::a:::::##:#H320263VIllagarzdn - Putuma

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NIT. 846.oo{.6ac~o"Qed;6nc9nylouadinconcafiichdyhun'nanizaoi6y)"Rlge-i«jrca

E.S.E. HOSPITA

6. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA POLITICA DE GESTloN DOCUMENTAL.

A continuaci6n se sefialan los lineamientos generales de la Politica de Gesti6n Documental, los

cuales se desarrollan en el plan lnstitucional de Archivo, el Prograna de Gesti6n Documenta[ PGD,

el Plan de Atenci6n de Desastres de Archivo, las Tablas de Retenci6n Documental de la Entidad, la

Guia para la preservaci6n de documentos, Manual de Anchivo y la gesti6n electr6nica de

documentos, mediante iniciativas de la estrategia de cero papel y por ende los procesos y

procedimientos del subproceso de gesti6n documental y demas programas y documentos emitidos

par la entidad en tomo a la gesti6n documental y la funci6n archivistica.

6.1. Conservaci6n do la memoria ln§ctucional

Este proceso define a {raves del Sistema lntegrado de conservacidn los esfandares aplicados a los

documentos durante su gesti6n para garantizar su preservacidn en el tjempo, independientemente

de su medio y foma de registro o almacenamiento.

La preservacich de documentos en archivo de gesti6n, manejado medjante soportes electrdnicos y

en flsico, la admlnistracidn, estado y mantenimiento de las areas y depdsitos de arohivo de gesti6n y

del central o intermedio; se viene realizando una debida limpieza, desinfecci6n y saneamiento

ambiental de unidades de almacenamiento y depdsitos de archivo, garantizando la conservaci6n

preventiva, la custodia, la recuperacidn y disposici6n de la memoria institucional de la entidad,jmplementando las mejores pfacticas que permitan la mejora continua de los procesos de

conservaci6n.

6.2. Proceso de Gest6n Documental

El hospital San Gabriel Aroangel E.S,E. identificafa, definifa e implementafa las mejores pfacticas en

tomo a los procesos archivisticos y de gesti6n documental relacionedas con la elaboraci6n, tramite,

distribuci6n, organizacj6nf ordenaci6n, clasificaci6n, descripcj6n, consulta, custodia conservaci6n

preventiva y disposici6n final de los expedientes y los documentos de archivo independiente de susoporte y medio de creacidn. Por lo tanto, se debe aplicar las politicas de archivo de documentos de

gesti6n e histchcos, y de acuerdo a los objetivos del Subproceso, el cual establece los criterios parala respectiva valoraci6n, selecci6n y los plazos de retenci6n, eliminaci6n, conservaci6n y acceso de

los documentos.

La finalidad del Subproceso Gesti6n Documental, es la de organizar, recuperar y conservar la

documentaci6n que se encuentre en custodia en los depdsitos del archivo, promoviendo programas

especiales de sjstematizacj6n, restauracidn, mantenimiento preventivo y correctivo de la

documentacj6n en los casos que se requiera, en coordinacidn con las areas tecnicas que pudieren

aportar al proceso. Velar por la elaboracidn, actualizaci6n e implementacidn de las Tablas de

Cra. 4 N° 1-35 Barrio Juan Pablo 11. Pagina web: www.esehosDitalsanQabriel.aov.co

Correo elecfronico: esevillaaarzon@esehosoitalsanaabriel.ao\r.co Contacto: 310 2151051 -311232 0263Vlhagarzch - Putumayo.

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Tft Emprun:q:::n{:nfro:a:6'n''%%3%heu%%[nN

E.S.E. HOSPITAL

Retenci6n y Valoracidn Documental. Coordinar la prestacidn de los sewicios archMstieos que

requieran las diferentes areas de la entidad, los entes de control y la comunidad en general.

6.3. Gesti6n de Documentos fi8icos y Electr6nicos

La entidad incorporafa todos los documentos fisicos y electfonjcos generados en su aclividad como

parte de su sistema de gesti6n dceumental, identificandolos, tramitandolos, organizandolos usandosus tablas de retencidn documental, garantizando su trazabiljdad a traves de todo su ciclo de vital,

valofandolos para deteminar su djsposicidn final y garantizando su preservacibn a largo plazo, por

ello, se elaboran los formatos reglamentarios parametrizados bajo los lineamientos de sistema de

gesti6n de Calidad; el ciial tiene como finalidad mantener actualizados todos los dociimentos einstructivos, que determinan la metodologia para la creaci6n, uso, mantenimiento, reteiici6n, acceso

y preservaci6n de la informacidn, independiente de su soporte y medio de creacibn.

Se promovefa acciones encaminadas al cambio cultural en tomo a la correcta utjlizaci6n de los

expedientes fisicos y digitales, asi como el aprovechamiento de los recursos tecnol6gicos ofrecidos

por las TICS en el maico de la estrategia de Gobiemo en Linea y la politiea de cero pepel.

6.4. Ilemamjenfas Archivl'sticae y de Gesti6n Documental

Este instructivo abarca el cumplimiento de la normatividad archivistica y la adopci6n de los

llneamientos expedidos por el Archivo General de la Naci6n; donde se elaborafa, actualizafa e

implementara el Programa de Gestidn Dceumental PGD, la aplicacj6n de Tables de Retenci6n

Documental aprobadas, EI Plan de Atenci6n de Desastres de Archivo, EI plan lnstitucional de

Archivo, los Programas de Reprografia (proceso que pemite reproducir documentos impresos

mediante tecnieas como la fotocopia, el facsimil o la fotografia); la ciial pemiten la planificact6n

estrat6gica a corto, mediano y largo plazo de los procesos y pracedimientos de gesti6n documental

soportado en los diagndsticos, ahalisis, cronogramas y reoursos presupuestads.

6.5. Transferencias Do¢umentales

Este prcoeso hace referencia a los lineamientos para las actividades encaminadas a transferir los

documento§ durante las diferentes faces de archivo (Gesti6n, Central e Histdrico), se realizafa las

transferencias primarias y secundarias de confomidad con lo establecido en las Tables de

Retencidn Documental (TRD), mediante el tomato Formato Unico de lnventan.o Documental FUID,

verificando la correcta aplicacj6n de las TRD. En este proceso se desarrollafan politicas operativas

relativas a: La elaboraci6n revision y aprobaci6n del plan y el cronograma de transferencias

primarias y secundarias y por ende la preparaci6n y alistamiento de los expedientes para latransferencia, segtin el ciclo vital del documento.

correoeiec:roam:oNi!±i!£::::;lil:=::!!:lL£::;;:a::;;i;;:;;;;:;;;;::::::%##7#i232o263VIllagarz6n - Putumayo.

rcanE.S.E. HOSPITA

Empresasedame[EitachqJospita[San6abrie[2lrchnge[

NIT. 846.ool.62io~o"Gesti6ne9mouGof6ncovlcalichJyhumarlimci6n"

7. RARCO CONCEPTUAL

Este es el maroo conceptual basico usado en la formulaci6n de la politica de gesti6n documental del

hospital del San Gabriel Arcangel.

Acceso a documentos de arehivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la informaci6n queconservan los archivos ptlblicos, en los termjnos consagrados por la Ley.

Archivo General de la Naci6n: Establecimiento pdblico encargado de fomular, orientar y controlar

la politica archMstica nacional. Dirige y ccordina el Sistema Nacional de Arohivos y es responsable

de la salvaguarda del patrimonio documental de la naci6n y de la conservaci6n y la difusi6n del

acervo documental que lo integra y del que se le confia en custodia. .

ATchivo de Gesti6n: Archivo de la oficina productora que retlne su dociimen(aci6n en tfami{e,

sometida a continua utilizaci6n y con§ulta administrativa.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y coritrola el funcionamiento de los archivos de

gestidn y reane los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su tfamite y cuandosu consulta es constante.

Arehivo Hlst6rico: Archivo al cual se transfiere del archivo central a del archivo de gestich, la

documentaci6n que por decision del correspondiente Comite de Arohivo, debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacich, la ciencia y la culture. Este tipode archivo tambien puede conservar documentos hist6ricos recibjdos por donaci6n, depdsito

voluntan'o, adquisicidn o expropiacidn.

Ciclo de vital de log documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desdesu produccibn o recepcich] hasta su disposici6n final.

Comite lntemo de Archivo: Grupo asesor del alta Direcci6n, responsable de cumplir y verificar el

cumplimiento las politicas archivistieas, definir los programas de gesti6n de documentos y hacer

recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y tdenicos de los archivos.

Comunicaeiones oficiales: Comunieaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de

organizacidn de fondos acumulados es pertinente el uso del termino "correspondencia", hasta el

Cra. 4 N.1-35 Barrio Juan Pablo 11. Pagma web: www,esehosoitalsanqabriel.aov.coCorreo electrdnlco: ese\rillaoarzon@esehosDitaisanoabriel.aov.co Contacto: 310 2151051 -311232 0263

Vlhagarzch - Putumayo.

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E.S.E. HOSPITAL

momento en que se adopt6 la definici6n de "comunicaciones oficiales" seFialada en el Acuerdo 60 de

2001, expedjdo por el Archivo General de la Nacidn.

Claslficaci6n Documental: Fase del proceso de onganizaci6n documental, en la cual se identifican

y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructiira organico funcional de laentidad prod uctora.

Disposicl6n final de documentos: Decision resultante de la valoraci6n hecha en cualquier etapa

del ciclo vital de los dociimentos, registrada en las tablas de retencj6n y/o tablas de yaloraci6n

documental, con miras a su conservaci6n total, eliminaci6n, selecci6n y/o reproducci6n.

Documento: Documento de archivo: Registro de infomaci6n producida o recibida por una entidad

ptlblica o privada en raz6n de sus actividades o funciones.

Documento electr6nico de archivo: Registro de la informaci6n generada, recibida, almacenada, y

comunicada por medics electfonicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es

producida por Lina persona o entidad en raz6n de sus actividades y debe ser tratada confome a los

principios y procesos archMsticos.

Eliminacl6n Documental: Activided resultante de la disposici6n final sef`alada en las tablas de

retencidn o de valoracidn documental pare aquellos documentos que nan perdido sus valores

primarios y secundarios, sin periuicie de conservar so informacich en otros soportes.

Gestich Documental: Conjunto de actividades atministrativas y teonicas, tendientes a la

planificaci6n, manejo y organizaci6n de la documentaci6n producida y recibida por las entidade§,desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizaci6n y coriservaci6n.

Reprografia: Conjunto de tecnicas, como la fotografia, el fotocopjado, la microfilmaci6n y la

digitalizacich, que permiten copiar o duplicar documentos on.ginalmente consignados en papel.

Tables de Rctenci6n Dooumental: Listado de series, con sus comespondientes tipos

documen{ales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada ctapa del cicto vital de tosdocumentos.

Tabla§ de Valoraci6n Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se

asigna un tiempo de pemanencia en el archivo central, asi como una disposici6n final.

Valoraci6n Dooumental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su pemanencia en las diferentes fases del

ciclo vital.

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