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I N D I C E

1. UNIFORMIZAR LA PRESENTACIÓN DE OFICINAS ZONALES EN PROVINCIAS

2. INTERNAMIENTO Y DISPOSICIÓN FINAL DE PRENDAS USADAS

3. CAPTACIÓN DE AGENTES 4. ATENCION DE SINIESTROS A NIVEL NACIONAL 5. USO DE VEHICULOS - CONTROL DE COMBUSTIBLES Y

MANTENIMIENTO 6. CONTROL DE ARMAMENTO Y MUNICIONES 7. ENVIO DE EMCOMIENDAS Y SOBRES 8. APLICACIÓN DE SANCIONES 9. CESE DE PERSONAL 10. USO DE LA CAJA CHICA 11. DISPOSICIONES DE LA GERENCIA GENERAL 12. ANEXOS

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DIRECTIVA UNICA - CI-GG-ESVICSAC-2012

DIRECTIVA PARA UNIFORMIZAR LA PRESENTACIÓN DE OFICINAS ZONALES EN PROVINCIAS, INTERNAMIENTO Y DISPOSICIÓN FINAL DE PRENDAS USADAS,

PROCEDIMIENTO DE CAPTACIÓN DE AGENTES, PROCEDIMIENTO PARA ATENDER SINIESTROS A NIVEL NACIONAL, USO DE VEHICULOS - CONTROL DE

COMBUSTIBLES Y MANTENIMIENTO, PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA CONTROL DE ARMAMENTO Y MUNICIONES, ENVIO DE EMCOMIENDAS Y SOBRES,

APLICACIÓN DE SANCIONES, CESE DE PERSONAL y USO DE LA CAJA CHICA.

I. OBJETIVO Establecer normas, procedimientos y políticas internas para uniformizar la presentación de oficinas zonales en provincias, internamiento y disposición final de prendas usadas, procedimiento de captación de agentes y procedimientos para atender siniestros a nivel nacional, uso de vehículos - control de combustibles y mantenimiento, procedimiento operativo para control de armamento y municiones, envió de encomiendas y sobres, para aplicación de sanciones y cese de personal y uso de la caja chica. Así como, asignar responsabilidades para el cumplimiento de estas disposiciones.

II. ALCANCE La presente directiva será de estricto cumplimiento por las Gerencias de Administración y Finanzas, Gerencia de Operaciones, Jefes de Departamento, Oficinas Zonales y personal de Supervisores, AVP`s y SEA`s que laboran en la empresa en el ámbito del territorio nacional.

III. DEFINICIONES Supervisor Zonal Persona designada por la Gerencia de Operaciones para administración y supervisión de las operaciones de la empresa en un determinado sector de responsabilidad. Zona Área geográfica previamente definida que agrupa diversos puntos de supervisión. Oficina Zonal Oficina encargada de la administración y supervisión de las operaciones de las Unidades de servicio en provincias, responsable del razonable empleo de recursos para el adecuado cumplimiento del servicio en atención a los contratos, bases de concurso, adjudicaciones y otros de nuestros Clientes. Centro de control Oficina encargada de centralizar las novedades producidas en su zona.

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Sala de Instrucción Espacio físico debidamente equipado, donde se imparte sesiones de instrucción y capacitación al personal de la Empresa. Prendas de Uniforme Conjunto estandarizado de prendas de vestir que usan los miembros de la organización durante el desarrollo de las actividades de Servicio de Vigilancia y Control, las mismas que se detallan: África Corbata Camisas Pantalón Chompas Capotín Correaje (Correa, Vara y Thaly) Marbete Silbato Porta silbato En caso de clientes especiales: borceguíes Dotación Prendas de uniforme a ser entregado al personal asignado a un cliente, según especificaciones acordadas mediante contrato suscrito. Internamiento de prendas Acción de devolución de las prendas de vestir nuevas o usadas por el personal, para recibir la nueva dotación, al término de su contrato o cuando ha sido dado de baja. Almacén de prendas Lugar o espacio físico para el almacenaje de prendas. Requerimiento Memorándum, correo electrónico o comunicación verbal de la Gerencia de Operaciones especificando las competencias requeridas, adicionales a las establecidas en el Manual de Organización de Funciones, de acuerdo a las necesidades de cada contrato. Inscripción Registro de información detallada del postulante, que incluye las características según la norma de DICSCAMEC dentro del Sistema de Captación de Personal. Documentación Básica del Postulante

Copia legible de DNI vigente Copia del Certificado de quinto de secundaria Partida de Nacimiento en fotocopia simple Documentación Complementaria Cuando el postulante, termina el circuito de captación de personal, para proceder con el alta debe firmar la declaración jurada ESVICSAC-RR-HH-OD-01, y luego de haber aprobado el Curso Básico DICSCAMEC deberá completar la documentación complementaria:

Certificado de Salud y/o Carné de Sanidad para trabajo, expedido por el Área de Salud del MINSA y/o Municipalidades.

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Original del Certificado de Antecedentes Policiales vigente a la fecha de ingreso.

Original del Certificado Judicial de Antecedentes Penales vigente a la fecha de ingreso.

Original del Certificado de Antecedentes Judiciales a Nivel Nacional.

02 Fotografías tamaño carné a colores

Certificados de Trabajos anteriores en fotocopias (según corresponda).

Otros documentos que a criterio de la Empresa se requieran como necesarios de acuerdo a las funciones a desarrollar.

Los Certificados de Antecedentes Policiales, Judicial de Antecedentes Penales y Judiciales a Nivel Nacional en original serán derivados a la Gerencia de Operaciones para el trámite de las licencias de arma, conservándose solo fotocopias de los mismos en el legajo personal. Evaluación

Evaluación Física

Evaluación Psicológica. Postulante Aspirante a un cargo operativo. Proceso de Alta Exportación de datos al Sistema de Personal para dar inicio al Proceso de Incorporación e impresión de Contrato de Trabajo. Perfil del Puesto Requisitos de educación, conocimiento, experiencias, características físicas e intelectuales y de habilidades específicas, que serán determinadas por el cliente ó por la Empresa. C.C.S.P. Curso de Capacitación en Seguridad Privada. Posición Crítica BASC Puesto de trabajo dentro de la empresa, que podría estar afecto a contaminación con agentes del narcotráfico o terrorismo, en razón de su manejo de información clasificada de clientes, trabajadores o directivos de la empresa; así como de participación en el manejo y control de la carga, accesos a instalaciones y almacenes.

IV. DESCRIPCIÓN

UNIFORMIZACIÓN DE PRESENTACION DE LOS LOCALES ZONALES

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Uso de los Locales a Cargo de los Supervisores Zonales El Supervisor Zonal una vez que ubica un predio acorde para el buen funcionamiento de la Oficina zonal, remite los documentos sustentatorios del predio entregados por el arrendatario (titulo de dominio, recibo de luz, recibo de agua, etc) al departamento de logística, quien mediante un memorándum comunica a la Asesoría Legal para que confeccione el contrato respectivo, para la firma correspondiente de la Gerencia General, siendo derivado luego a Contabilidad y Tesorería para el pago respectivo del arrendamiento. Luego se procede a la firma del contrato por el arrendatario quien se queda con una copia y otra copia al departamento de logística (GAF), para que realice el alta en los cargos de la empresa. Distribución de las Instalaciones en el Local del Supervisor Zonal A. Oficina del Supervisor Zonal – Centro de Control

Ambiente adecuado para atender visitas y realizar coordinaciones con los clientes de su zona de responsabilidad; así también servirá de Centro de Control. Como mínimo debe tener un escritorio con su respectiva silla para el supervisor zonal y visita, teléfono, computadora e impresora operativa. Asimismo debe tener un armario que le sirva para el debido control de la documentación actual y pasiva de la empresa de acuerdo a lo normado por los procedimientos del SIG.

B. Centro de Control

Elabora el parte diario de ocurrencias, coordina el desplazamiento de personal y/o unidades móviles; así como también el control y seguimiento del rol de servicio y supervisión a las unidades de servicio. Comunica las novedades del servicio al Centro de Control LIMA mediante correo (email) y/o telefonía celular, debiendo contar para tal fin con los respectivos medios de comunicación RPC, RPM (de tener en servicio) y radio. El Centro de Control deberá tener en un lugar visible información especifica en lo que respecta a : cantidad de personal total en la zona, cantidad de Clientes, cantidad de unidades y puestos, cantidad de personal SEA y armamento asignado a la zona y su respectiva distribución, unidades móviles a su disposición, otros. Durante el día esta función debe ser cubierta por el Apoyo administrativo. Durante la noche esta función debe ser cubierta por personal operativo “SEA” quien estará debidamente uniformado portando en todo momento su equipo de seguridad, armamento, carné DICSCAMEC y Licencia para portar arma.

C. Aula de Instrucción

Ambiente debidamente adecuado para realizar la orientación, instrucción y capacitación del personal de agentes de la empresa. Dicho ambiente debe estar implementado por los siguientes artículos :

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- Mínimo 20 carpetas individuales. - Un proyector (de ser posible) - Material diverso para la instrucción (Cd’s, papelografos, otros) - Una pizarra ACRÍLICA - Cuatro ventiladores (dependiendo de la zona y el tamaño del aula). - DVD - Televisor.

D. Sala de descanso del Supervisor Zonal

Ambiente debidamente adecuado para alojar en sus horas de descanso al Supervisor Zonal; asimismo debe estar acondicionado para recibir la visita inopinada del control especial realizada por el personal que la Gerencia General designe.

E. Armería

Ambiente debidamente adecuado bajo las normas establecidas por la DICSCAMEC; el cual será de uso exclusivo para el armamento y municiones asignados a la zona.

F. Almacén (prendas y útiles escritorio)

- Ambiente debidamente adecuado para guardar los artículos (prendas, linternas, chalecos, borceguíes, útiles de escritorio), en forma ordenada en sus respectivos anaqueles.

- Debe tener al día su bin card (tarjeta de control visible) de los artículos existentes en el almacén.

- El almacén debe tener su extinguidor debidamente cargado y operativo. - El almacén debe mantenerse limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y

manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para clasificación y localización.

- En el almacén se debe. custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado.

- El almacenamiento y conservación de los bienes deberá adecuarse y dar cumplimiento a los procedimientos del SIG.

G. Zona de Estacionamiento

Espacio suficiente para el adecuado estacionamiento de una unidad móvil, el mismo que deberá estar debidamente señalizado.

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INTERNAMIENTO Y DISPOSICION FINAL DE PRENDAS USADAS

PROCEDIMIENTO DE INTERNAMIENTO

- El agente al recoger su dotación de Invierno o verano deberá internar previamente la dotación que se le asignó la temporada anterior. Si el agente no cumpliera con esta devolución no se la hará entrega de la nueva dotación o prenda.

- Una vez entregada la prenda usada, el almacén generará una guía de devolución y entregará

una copia como cargo. - Se hará entrega de la nueva dotación de temporada mediante una guía d salida y se

entregara un cargo por ello. - En el caso de las provincias, las prendas usadas se recibirán en los almacenes de la

Oficina Zonal. PROCEDIMIENTO DE DISPOSICIÓN FINAL - Para el caso de Lima, el Jefe de Logística y/o Asistente de Almacén gestionaran la

disposición final, mediante el empleo de servicios de incineración o depósito en rellenos sanitarios, observando la normas vigentes sobre manejo responsable de Residuos Sólidos.

- Para el caso de las Oficinas Zonales en Provincias, el Supervisor Zonal o Residente, según

sea el caso, deberá gestionar la disposición final de la ropa usada en el ámbito de su jurisdicción, mediante el empleo de facilidades de incineración o depósito en rellenos sanitarios debidamente autorizados.

- Los Supervisores Zonales de provincias deberán agotar gestiones de cooperación mutua con

los Hospitales de ESSALUD que cuentan con facilidades de incinerador, para la incineración periódica de la ropa usada, indicando que se trata de residuos sólidos NO peligrosos, calificado por el DS 057-2004-PCM, Anexo 5 LISTA B. RESIDUOS NO PELIGROSOS (Numeral B3.3.12)

- Toda acción de incineración de prendas usadas deberá quedar debidamente registrada y

detallada, mediante la suscripción de sendas Actas de Verificación, por los responsables de tal acción.

- El original de dicha acta deberá ser archivada en forma cronológica y constituir un archivo

más de la Lista Maestra de Registros SIG; copia de dicha acta deberá ser remitida al Almacén Central en Lima, con copia al RED.

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ACCIONES A REALIZAR PARA LLEVAR A CABO EN LIMA Y PROVINCIAS EL PROCESO DE CAPTACIÓN DE PERSONAL OPERATIVO

Lima: El Gerente de Operaciones o Jefe de Operaciones genera el requerimiento, especificando si corresponde a una posición crítica y lo dirige al Gerente de Administración y Finanzas quien a su vez lo deriva al Jefe de Departamento de Recursos Humanos. Provincia: El Gerente de Operaciones o Jefe de Operaciones o Supervisor Zonal o Encargado de Zona disponen el inicio del proceso de captación y selección de personal, especificando si corresponde a una posición crítica. Lima: El Jefe de Departamento de Recursos Humanos solicita al Jefe del Departamento de Logística, la convocatoria vía publicación en diarios de mayor circulación, con las especificaciones del cargo o puesto, en caso de no contar con el numero de postulantes requeridos en la base de datos de la empresa. Provincia: Se mantiene una cartera de postulantes en espera de una vacante (de uno a tres como mínimo) El Asistente de Captación o Supervisor Zonal Encargado de Zona según corresponda realiza la selección a partir de la presentación del postulante con documentación básica (Ver 3.3) y selecciona en base al cumplimiento de las especificaciones del perfil de puestos y/o necesidades del cliente. El Asistente de Captación realiza la inscripción en el Sistema de Captación de Personal, en el que se ingresa los datos del postulante. Evaluación Física El Asistente de Captación o Supervisor Zonal Encargado de Zona según corresponda realiza la evaluación física del postulante consignando los siguientes datos en el Formato ESVICSAC RRHH-F-02:

Edad

Talla

Observación de Ausencia de Discapacidad Física y/o Mental Evaluación Psicológica El Asistente de Captación o Supervisor Zonal * Encargado de Zona según corresponda deriva a los postulantes a un especialista para la evaluación psicológica con las siguientes consideraciones: Informe de Evaluación Psicológica - Evaluación de Habilidades - de acuerdo al Perfil de Cargo del puesto que corresponde, utilizando el formato ESVICSAC-RRHH-F-08. El Informe de Evaluación Psicológica – Evaluación de Habilidades * permite determinar en los postulantes lo siguiente:

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Capacidad de alerta y reacciones rápidas. (proactividad, organizado, motivador, toma de decisiones, creativo, iniciativa, características de líder)

Sentido común para afrontar situaciones diarias. (raciocinio lógico, análisis y síntesis, memoria, juicio social, concentración)

Flexibilidad y permeabilidad de pensamiento. (tolerancia a la frustración, disciplinado, sentido de responsabilidad)

Control de sus emociones - estabilidad emocional. (tolerancia a las frustración, trabajo bajo presión, sentido de responsabilidad, disciplinado, organizado)

Identificación e integración activa al trabajo grupal. (trabajo en equipo, trabajo bajo presión)

Principios Morales - responsabilidad, honestidad y confiabilidad. (disciplinado, proactivo, colaborador, cortesía, discreto, iniciativa)

Buena capacidad de Persuasión. (capacidad de mando, cortés, características de líder)

Elasticidad y cordialidad en el manejo de relaciones interpersonales. (tolerancia a la frustración, autocontrol emocional)

Capacidad de Liderazgo y don de mando. (proactividad, asertividad, motivador, lograr sus propósitos en forma positiva, cuenta con ideas nueva, su objetivo primordial es el éxito, adaptable a la incertidumbre y no frena su capacidad de iniciativa)

Buena capacidad de retención al visualizar su ambiente (memoria fotográfica), minucioso, detallista y muy cuidadoso. (inteligencia: capacidad de raciocinio lógico, capacidad de análisis y síntesis, memoria, sentido común, juicio social, concentración, nivel de pensamiento: puede ser abstracto ó concreto funcional)

Descarte de Síndrome Orgánico Cerebral - trastornos neurológicos y tendencias a conductas psicóticas o esquizofrenia. (salen indicadores en las pruebas psicológicas y por lo tanto se le considera NO APTO, porque ya requieren de atención médica especializada)

Categoría mental: mínima promedio, normal, normal brillante y superior. (son las categorías que arrojan los examinados de acuerdo a su evaluación de inteligencia, el resultado de la categoría mental indica el nivel de pensamiento)

Descarte de Conductas Antisociales. (si en la evolución psicológica se detecta estas conductas – secuelas de violencia, pandillaje, etc.) en el examinado, el diagnóstico es NO APTO)

Descarte de Tendencias delincuenciales, suicidas, alcoholismo y drogadicción. (si en la evaluación psicológica se detecta estas conductas – depresión endógena y conductas sociópatas o psicopatológicas – en el examinado, el diagnóstico es NO APTO)

Lima: El Asistente de Captación informa al Jefe de Departamento de Recursos Humanos la lista de aquellos candidatos que aprobaron las dos etapas de evaluación física y psicológica y la de examen toxicológico, en caso de posiciones críticas. Provincia: El Supervisor Zonal * Encargado de Zona recibe el informe psicológico emitido por profesional competente y con registro en el Colegio Profesional correspondiente, en los cuales se califica como APTO al postulante.

La Sección de Trámites Especiales o Supervisor Zonal Encargado de Zona según corresponda

prepara la documentación administrativa (solicitud de trámite, carta de presentación, Anexo 2 DICSCAMEC, Voucher de Pago y copia del DNI de cada participante y lista de participantes), para obtener la visación de la DICSCAMEC, que autoriza el inicio del curso de capacitación en seguridad privada.

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La Sección de Tramites Especiales o Supervisor Zonal Encargado de Zona según corresponda presenta el expediente ante la instancia pertinente, para solicitar el inicio del curso que se llevara a cabo en el aula de instrucción de la empresa. La Oficina de Instrucción, transfiere el resultado de la evaluación obtenida de cada participante al Sistema de Instrucción. La Sección de Tramites Especiales y/o Supervisor Zonal o Encargado de Zona acreditado ante la DICSCAMEC gestiona el carné para cada agente y si fuera necesario la licencia para prestar servicio armado. El Asistente de Captación (Lima) y/o Supervisor Zonal o Encargado de Zona (Provincia) solicita la documentación complementaria (indispensable para la contratación), y gestiona el llenado de los siguientes documentos:

Solicitud de Empleo : ESVICSAC-RRHH-F-01

Informe de Evaluación Psicológica – Evaluación de Habilidades : ESVICSAC-RRHH-F-08

Declaración Jurada Varios : ESVICSAC-RRHH-OD-01 Lima: El Gerente de Operaciones solicita a la Gerencia de Administración y Finanzas, el alta de los candidatos aptos y acreditados ante la DICSCAMEC (Carné DICSCAMEC), para ser incorporados a la empresa.

Provincia: Una vez que el Supervisor Zonal o Encargado de Zona remite por courrier la relación de personal acreditado ante la DICSCAMEC acompañado de toda la documentación básica y complementaria más formatos internos, el Gerente de Operaciones solicita a la Gerencia de Administración y Finanzas, el alta de los candidatos aptos y acreditados ante la DICSCAMEC (Carné de DICSCAMEC), para ser incorporados a la empresa. La Gerencia de Administración y Finanzas dispone que la Jefatura de Recursos Humanos proceda a dar de alta. Lima: El Jefe de Recursos Humanos dispone que el Asistente de Captación exporte los datos del personal seleccionado al Sistema de Personal para que el Asistente de Personal imprima los contratos. Provincia: El Jefe de Recursos Humanos dispone que el Asistente de Personal ingrese los datos del personal seleccionado al Sistema de Personal para que imprima los contratos.

En el caso de contratación de personal que va a laborar en puestos críticos de la empresa, se deberá de solicitar necesariamente los siguientes requisitos, los cuales deberán de ser periódicamente reevaluados conforme se establece en el listado personal critico.

REQUISITO EJECUTOR

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Visita Domiciliaria ESVICSAC

Examen Toxicológico ESVICSAC

Estudio de Seguridad para Empleados

ESVICSAC

Antecedentes Penales Postulante

Antecedentes Policiales

Postulante

Antecedentes Judiciales

Postulante

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PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER SINIESTROS A NIVEL NACIONAL

ANTES DE LOS HECHOS

- Revisar tanto al ingreso como a la salida del personal y publico en general, maletines, paquetes, entre otros, empleando obligatoriamente el detector de metales (Garrett).

- Revisar los vehículos sin excepción (maletera y salon9; asimismo, emplear el visor rodante

(espejo). - Revisar las ambulancias, observando someramente con que equipos médicos ingresan y

salen. - Revisar camillas cuando se desplazan de un lugar a otro sin pacientes, para detectar posible

hurto de instrumental medico entre las sabanas y frazadas. - Revisar los coches que trasladan ropa sucia con el mismo propósito señalado en el párrafo

anterior. - Revisar la basura utilizando un puntero.

DURANTE LOS HECHOS

1. Conocimiento del hecho - Constatación propia (cuando el Agente detecta el siniestro). - Comunicación verbal o escrita 8por parte del cliente). 2. Comprobación del hecho - Producido el siniestro deberá extremar las medidas de seguridad en las vías de acceso y de

ser posible señalar una sola puerta de salida. - Concurrencia del personal operativo ESVICSAC al lugar de los hechos, a fin de verificar la

comisión del siniestro, con presencia del cliente o personal PNP. - Actuar con tino y serenidad, en tal forma de no dejarse impresionar ni sugestionar por las

circunstancias o personajes presentes en la escena del delito. - Tener en cuenta la influencia del factor tiempo, que es imprescindible para recoger indicios,

datos y/o información. - No desestimar ninguna información por mas contradictoria o absurda que parezca. - Tomar apuntes concretos para luego evaluarlos y analizarlos cuidadosamente. - Examinar con minuciosidad el lugar de la comisión dl ilícito penal, tratando de acumular los

indicios por mas insignificantes que puedan parecer, que lleven al esclarecimiento del hecho.

3. Demostrar la pre existencia del bien

Durante el proceso investigatorio se deberá exigir que el cliente sustente la pre existencia del bien siniestrado, para cuyo efecto deberá presentar: Factura, boleta, Resolución de donación, carpeta patrimonial, último inventario de bienes, etc.

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4. Investigaciones preliminares en el lugar de los hechos - Aislamiento y protección de la escena del delito, ya sea en campo abierto o lugar cerrado. - Establecer la fecha y hora de su perpetración. - Verificar in situ que bienes fueron siniestrados, así como sus características (forma y

tamaño) y su valor aproximado (monto). - En la escena describir los detalles en forma panorámica, estableciendo la hora, vías de

acceso, como se descubrió el hecho, disposición de puertas, ventanas o tragaluces (abiertas o cerradas) y si presentan signos de violencia.

- Perennizacion de la escena mediante la fotografía, filmación, croquis o dibujo. - Establecer las vías de ingreso y salida que pudiera haber utilizado el autor (es) del siniestro. 5. Interrogatorios y entrevistas - Entrevistar a la persona que se percato del siniestro. - Entrevistar a la persona que estaba a cargo del bien y establecer donde se hallaba. - Entrevistar a las personas que hacen uso del bien, asi como a la persona que vio por última

vez el bien. - Entrevistar a la persona (s) que poseen llave del ambiente. - Entrevistar a los AVPs.

6. Informe sobre la investigación preliminar

- Formular el informe, estableciendo responsabilidad o no, identificando en lo posible al presunto autor (es), cómplice, encubridor, receptor, etc.

DESPUÉS DE LOS HECHOS

Comunicación del siniestro y observancia de la norma ISO 9001 (Siniestros en el Servicio del Cliente) - El encargado de la Unidad donde ocurrió el siniestro deberá elaborar un reporte preliminar de

lo acontecido y remitirlo a la Gerencia de Operaciones dentro de las veinticuatro (24) horas, sin perjuicio de la comunicación oportuna al Centro de Control.

- En caso de que en ilícito penal se encuentre involucrado nuestro personal de Agentes, se

deberá hacer la comunicación oportuna a la Oficina de Control Patrimonial y Seguros, a fin de activar nuestra póliza de deshonestidad.

- Igualmente, en los casos en que exista probada negligencia por parte del personal de

ESVICSAC, se efectuara la comunicación al Seguro por intermedio de la Oficina de Control Patrimonial y Seguros.

- Seguimiento en la dependencia policial del sector donde ocurrió el siniestro, hasta la

culminación del proceso investigatorio, debiendo obtenerse obligatoriamente una copia del parte o atestado policial.

- La Gerencia de Operaciones en coordinación con la Asesoría legal darán respuesta

inmediata a todos los requerimientos solicitados por el cliente sobre aspectos de siniestros, bajo responsabilidad.

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- De acuerdo al contrato y después de un análisis preliminar realizado por el Jefe de siniestros en caso de presumirse que hay responsabilidad del personal de la empresa, se repondrá el bien siniestrado inmediatamente, paralelamente a la investigación interna que se realiza .

- Estricto cumplimiento de las normas establecidas en el ISO 9001. SINIESTROS EN PROVINCIAS Ante la ocurrencia de un siniestro en las redes zonales. El Supervisor Zonal además de observar los Procedimientos Operativos señalados anteriormente deberá efectuar similares actividades a las del Asistente de Siniestros y con quien deberá establecer un enlace permanente de conformidad a lo normado en el ISO 9001.

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USO DE VEHÍCULOS, CONTROL DE COMBUSTIBLES Y MANTENIMIENTO

Uso de la Flota Vehicular

Alta de una unidad móvil

La Gerencia de Administración y Finanzas a través del Departamento de Logística

(auxiliar de control vehicular) se encarga de crear la Ficha Técnica de la unidad en el

Módulo de Control de Vehículos consignando los datos según el formato establecido para

el mismo. Asimismo, es responsable de la actualización de ésta en forma permanente.

Asignación de una unidad móvil

Los vehículos asignados a las diferentes unidades orgánicas de ESVICSAC deberán ser utilizados exclusivamente para el desempeño de sus funciones, evitando su uso para fines particulares o propósitos diferentes a los cuales hubieran sido específicamente asignados.

Los conductores a quienes se les entrega un vehículo para la comisión de servicio, serán responsables del uso, cuidado, seguridad, conservación del mismo y deberán asumir los daños y perjuicios ocasionados durante la comisión, en caso que estos sean producidos por negligencia, impericia o irresponsabilidad en la conducción o estacionamiento del vehículo.

Los vehículos deberán ser conducidos por el personal que tenga licencia de conducir vigente para el tipo o clase de vehículo autorizado.

Los vehículos administrativos deberán pernoctar indefectiblemente en el patio de estacionamiento de ESVICSAC, bajo responsabilidad de sus respectivos conductores; siempre y cuando no se encuentre en comisión de servicio con su Gerente.

Los vehículos asignados a operaciones que no se encuentren de comisión de servicio, deberán pernoctar indefectiblemente en el patio de estacionamiento de ESVICSAC.

Responsabilidad

- Gerencia de Administración y Finanzas

- Gerencia Comercial

- Gerencia de Operaciones

- Jefe de Control Interno.

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Uso de la unidad

Unidades asignadas a Gerencias Administrativas

El chofer designado es responsable de llenar el registro diario vehicular con los datos

listados(según modelo) , responsable de entregar al Auxiliar de control vehicular todos los

viernes a las 1500 hrs el formato visado por su Gerente. Asimismo, deberá tener al día la

siguiente información en Modulo de control de vehículos:

Fecha Zona Placa Responsable Kilometraje de inicio de la comisión de servicio. Cantidad de galones (si abasteció combustible) Tipo de combustible Proveedor donde fue abastecido. Kilometraje al momento de terminar la comisión de servicio.

Unidades asignadas a Gerencia de Operaciones

El chofer designado es responsable de llenar el registro diario vehicular con los datos

listados (según modelo), los que deberá entregar al Supervisor Especial del Centro de

Control todos los viernes a las 1500 hrs el formato visado por su Gerente. Asimismo, el

responsable del Centro de Control envía la información al asistente de control de vehicular

quien ingresa en el día la siguiente información en el Modulo de control de vehículos:


Unidades destinadas a Supervisión Zonal en Lima

Cada zona de supervisión debe de tener una unidad destinada de forma fija, solo

rotándola por medida de fuerza mayor (mantenimiento, siniestro).

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El Supervisor Zonal es responsable del relevo de la unidad al inicio y termino del turno y

eventualmente cuando una unidad sea usada en dos zonas en el mismo turno por motivo

de fuerza mayor. Deberá registrar este relevo en el registro diario vehicular que será

llenado y firmado por los chóferes asignados a la unidad.

El Supervisor Zonal es responsable de ingresar en el modulo de control de vehículos de

forma diaria y por turno (al inicio y fin del recorrido) con carácter de obligatorio la siguiente

información:


Unidades destinadas por necesidad del cliente - Unidades con Coordinador o

Supervisor Zonal

El Supervisor Residente revisa que cada chofer asignado a la unidad llene la hoja de ruta

diaria por turno y la ficha de relevo de vehículos.

Realiza un resumen semanal de domingo a sábado en el formato resumen semanal de la

hoja de ruta y la envía al coordinador o supervisor zonal.

El Coordinador recaba un resumen semanal de Hoja de Ruta (formato en Excel) de las

hojas de ruta de cada unidad operativa del cliente, él es responsable de ingresar todos los

lunes antes de las 9:00 am los siguientes datos al módulo de control de vehículos.

Fecha Zona Placa Responsable Kilometraje de inicio de la comisión de servicio. Cantidad de galones (si abasteció combustible) Tipo de combustible Proveedor donde fue abastecido. Kilometraje al momento de terminar la comisión de servicio. Si existiese una unidad solo con supervisores residentes por turno, el supervisor residente

encargado será el responsable de registrar la información al módulo de control de

vehículos según procedimiento descrito en el párrafo anterior.

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Unidades destacadas en provincia

Unidades destacadas para Supervisión Zonal o necesidad de servicio

El Supervisor Zonal es responsable de ingresar diariamente los siguientes datos en el

módulo de control de vehículos:

Fecha Zona Placa Responsable Kilometraje de inicio de la comisión de servicio. Cantidad de galones (si abasteció combustible) Tipo de combustible Proveedor donde fue abastecido. Kilometraje al momento de terminar la comisión de servicio. Precio por galón (si abasteció combustible) Numero de factura o vale (si abasteció combustible)

El Supervisor Zonal es responsable del relevo de la unidad al inicio, termino del turno y

eventualmente cuando una unidad sea usada en dos zonas en el mismo turno por motivo

de fuerza mayor. Debe registrar este relevo en la ficha de recepción de vehículo que será

llenada y firmada por los chóferes asignados a la unidad

Unidades destinadas por necesidad del cliente

El Supervisor Residente de la unidad revisa que cada chofer asignado a la unidad llene la

Hoja de Ruta diaria por turno y la ficha de relevo de vehículos.

El Supervisor Residente realizará un resumen semanal de domingo a sábado de cada

unidad destinada a la operación del cliente en el formato Resumen Semanal de hoja de

ruta y la envía al Supervisor Zonal.

El Supervisor Zonal visa la información y la ingresa al Modulo de Control de vehículos

todos los días lunes antes de las 9:00 de la mañana. Los datos a ingresar son los

siguientes:

Fecha Zona Placa Responsable Kilometraje de inicio de la comisión de servicio. Cantidad de galones (si abasteció combustible) Tipo de combustible Proveedor donde fue abastecido. Kilometraje al momento de terminar la comisión de servicio. Precio por galón (si abasteció combustible) Numero de factura o vale (si abasteció combustible)

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En caso de unidades que no tengan supervisor residente, el chofer responsable

(designado por el Supervisor Zonal) realizara el resumen correspondiente, también será

responsable de registrar los relevos de la unidad de forma diaria en la Cartilla de

Recepción de Vehículo.

En caso de unidades que por naturaleza del servicio no retornen a la base en forma

diaria. el Supervisor residente o chofer será responsable de realizar este resumen y

entregarlo al supervisor Zonal cada vez que regrese a la base para abastecer.

Suministro de combustible

Las Gerencias con vehículos asignados para su uso, deberán presentar un presupuesto

anual de consumo de combustible a la Gerencia de Administración y finanzas.

La Gerencia de Administración y Finanzas a través del Departamento de Logística

contrata a estaciones de servicio confiables el suministro de combustible, a las cuales se

les brinda la siguiente información como medida de control, para ser abastecida con la

tarjeta de combustible en vigencia.

Placas de vehículos autorizados Chóferes asignados a las unidades Nro de DNI de los chóferes asignados. Kilometraje al momento de abastecer (esta es tomada por la estación de servicio)

El Jefe del Departamento de Logística es el responsable de actualizar esta información.

El Supervisor Especial del Centro de Control mantiene centralizadas las tarjetas de

combustible y las entregara solo en caso de abastecimiento del vehículo, bajo su

supervisión.

El Auxiliar de control vehicular mantiene centralizadas las tarjetas de combustible de las

unidades administrativas a cargo de los Gerentes.

Está terminantemente prohibido el suministro de combustible en galoneras u otro

recipiente.

El suministro de combustible para los vehículos de operaciones se hará

diariamente y se realizara en dos turnos:

- 0630 hrs - 1830 hrs

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El suministro de combustible para los vehículos administrativos a cargo de los

Gerentes se realizará los días martes y jueves en un solo turno:

- 1000 hrs El Auxiliar de control vehicular deberá llevar un software de control de suministro de

combustible.

Operaciones en Lima

Entrega de tarjetas de combustible

La Gerencia de Administración de Finanzas a través del Supervisor Especial del Centro

de Control, entrega las tarjetas de combustible para cada vehículo disponible.

Recepción y administración de tarjetas de combustible en las Gerencias

Administrativas.

Gerente a cargo o su Asistente.

Recepción en Gerencia de Operaciones

El Supervisor del Centro de Control es el responsable de recepción y distribución de las

tarjetas de combustible a los choferes de cada vehículo asignado a ellos y al de los

Supervisores Zonales según necesidad.

Rendición de Consumo de tarjetas de Combustible

Gerencias Administrativas

El auxiliar de control vehicular entrega semanalmente (día lunes 1500 hrs) al

Departamento de Logística( Asistente de Servicios Generales), el consumo de

combustible de la semana por cada vehículo de acuerdo al formato establecido.

Gerencia de Operaciones

El Supervisor Zonal o Chofer debe entregar al Supervisor Especial del Centro de Control

el formato de consumo de combustible que se ha utilizado durante la semana.

El Supervisor Especial del Centro de Control con el VB del Gerente de Operaciones,

entrega semanalmente (día lunes) al Departamento de Logística (Asistente de Servicios

Generales), el reporte por placa del módulo de control de vehículos del consumo de

combustible utilizado durante la semana.

Operaciones en Provincias

Gestión previa

Gerencia de Administración y Finanzas, a través del Departamento de Logística contrata a

estaciones de servicio confiables el suministro de combustible, a las cuales se les brinda

21

la siguiente información como medida de control, está debe de figurar en cada ticket

electrónico de compra (no se dará validez a los ticket o boletas no electrónicos, es decir a

mano).

Placas de vehículos autorizados Chóferes asignados a las unidades No de DNI de los chóferes asignados Kilometraje al momento de abastecer (esta es tomada por la estación de servicio)

El Supervisor Zonal encargado de la administración de vales y/o ticket de combustible

debe recibir los vales mediante carta oficial de la empresa donde indique cantidad de

vales y numeración correlativa de los mismos.

Cuando sea por crédito, vale decir que no existe vale de por medio se fija un consumo

máximo de galones por unidad.

Tarjetas de combustible

El Supervisor Especial del Centro de Control es el responsable de recabar las tarjetas de

combustible del departamento de logística.

El Supervisor Zonal es el responsable de administrar las tarjetas según necesidad de

consumo.

Está terminantemente prohibido el suministro de combustible en bidones y/o

galoneras, salvo en caso de que por necesidad del servicio las unidades menores

no puedan acceder a la estación.

Cada vez que se abastezca en bidones y/o galoneras el supervisor zonal da cuenta

al Centro de Control.

Crédito de combustible

El Supervisor Zonal es responsable de administrar el suministro de combustible para cada

unidad, basado en el presupuesto mensual establecido. Cada ticket impreso de compra

de la estación debe tener la siguiente información:

Placa Nombre del chofer y/o responsable DNI Kilometraje al momento de abastecer. Rendición de consumo de combustible

22

El Supervisor Zonal es responsable de enviar el primer día útil de cada mes la factura de

la estación de servicio adjuntando el reporte por placa del modulo de control de vehículos,

los vales ordenados por placa, número y kilometraje de abastecimientos. Dicha factura

debe comprender los consumos de combustibles del 1ero al 30 o 31 del mes facturado.

Dicho envío se dirige a Gerencia de Operaciones para su conformidad y luego derivado al

Auxiliar de Servicios Generales en el Departamento de Logística para su trámite

respectivo.

Mantenimiento de unidades

La Gerencias con vehículos asignados deben establecer el programa anual del servicio

de mantenimiento preventivo de acuerdo al kilometraje de cada vehículo y requerir dicho

servicio oportunamente a la Oficina de Logística.

Procedimiento en Lima y Provincia

Mantenimiento preventivo

La tercera semana de cada mes, basado en la proyección de mantenimiento que arroja el

módulo de control de vehículos, las Gerencias con unidades asignadas, envían los

requerimientos de mantenimiento preventivo al Auxiliar de control vehicular, dicho

requerimiento consta de los siguientes datos:

Fecha exacta del mantenimiento Placa Kilometraje Los mantenimientos preventivos se guían según cartilla del fabricante en el cual detalla el

tipo de servicio que requiere la unidad de acuerdo al kilometraje.

El Auxiliar de control vehicular debe verificar que el presupuesto remitido por el proveedor

coincida con la planilla de mantenimiento, de acuerdo al kilometraje establecido.

El Asistente de control vehicular emite las órdenes de servicio y las entrega debidamente

firmadas el día anterior a las 9:00 am. a la Gerencia respectiva.

El auxiliar de control vehicular deberá llevar un software de control de mantenimiento

vehicular.

Mantenimiento correctivo

23

Los mantenimientos correctivos se harán de acuerdo a necesidad, previo informe de las

Gerencias con asignación vehicular al Auxiliar de control vehicular. Dicho requerimiento

consta de los siguientes datos.

Placa Kilometraje Tipo de reparación. Sustento de la reparación.

El Departamento de Logística cruza información del requerimiento con el auxiliar de

control vehicular sobre el historial de mantenimiento de la unidad en el módulo de

mantenimiento y sigue con el instructivo de compras.

El Auxiliar de control vehicular deberá tener y conocer el manejo de software del historial

de cada vehículo de la empresa.

Traslado de la unidad

El chofer asignado lleva la unidad al taller que corresponda según orden de servicio, es

obligación del mismo realizar el seguimiento de la reparación, permanencia en el taller

(cuando no sea taller del fabricante) durante el tiempo necesario o hasta cuando el

vehículo sea reparado; así como la verificación de los trabajos contratados, revisa

también que sean satisfactorios y realizados dentro del plazo previsto.

Al momento de retornar a la oficina con la unidad, debe entregar la conformidad del

mantenimiento a la Gerencia de la cual depende, en el caso de Gerencia de Operaciones

se entrega al Centro de Control y en el caso de vehículos administrativos, con el Auxiliar

de control vehicular.

En el caso de provincia, el Supervisor Zonal envía una copia de la documentación vía

correo electrónico al Auxiliar de control vehicular para la actualización del registro y la otra

debe de ser adjuntada a la factura del servicio prestado al momento de enviar a oficina en

Lima.

Registro de Mantenimientos

El Departamento de Logística a través del Auxiliar de control vehicular, lleva el registro de

los mantenimientos realizados en el módulo de mantenimiento, quien le informa al

Asistente de Servicios Generales. El ingreso de la información debe realizarse dentro de

las 48 horas de recibida la conformidad del servicio.

24

PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA CONTROL DE ARMAMENTO Y MUNICIONES

De acuerdo a la cartilla de seguridad Operativa y a las normas ya establecidas por la

DICSCAMEC, se les comunica y se les recuerda lo siguiente:

A. Las armas y municiones deberán estar guardadas en un lugar que cuenten con la

medida de seguridad que el caso requiere (caja metálica con candado y empotradas),

la llave deberá estar en poder del Supervisor Residente y/o encargado según sea el

caso.

B. Los SUPERVISORES RESIDENTES y/o ENCARGADOS deberán efectuar el control

directo sobre el uso y la tenencia del armamento de la Empresa, entregando los

mismos solamente al personal SEA autorizado, cuya licencia de portar armas este

vigente, cuidando que los Agentes simples no manipulen ni porten armamento.

C. Si por efectos del servicio fuera necesario trasladar un arma de una Unidad a otra,

esta será efectuada por el SUPERVISOR ZONAL, debiendo realizar el traslado con la

munición (doce cartuchos), chaleco y licencia respectivamente, para lo cual cada

arma deberá estar emparejada con un chaleco.

D. El armamento del personal que se encuentra de vacaciones o ha sido dado de BAJA,

deberá ser internado al ALMACEN DE LOGISTICA (para las Unidades de LIMA), o de

la zona según sea el caso (Provincias), evitando de esta forma que existan en las

Unidades armas que no tienen uso.

E. Los Supervisores Zonales de Lima deberán ingresar al sistema del Modulo de Armas

los traslados que efectúan de una Unidad a otra, dentro de las veinticuatro horas de

haberse producido el traslado; para el caso de provincias, deberán remitir vía correo

en el Formato correspondiente esta información, para que el Asistente Armero o

Auxiliar Armero la ingresen al sistema.

F. Queda estrictamente prohibido, que los Agentes se desplacen con el armamento

fuera de las instalaciones de la Unidad a la cual está asignado.

G. De acuerdo al MOF de la Empresa, los SUPERVISORES ZONALES son los

responsables de todas las Unidades a su cargo en lo que respecta a los aspectos

Administrativos y Operativos y los SUPERVISORES RESIDENTES y/o

ENCARGADOS, son responsables de todos los bienes de la Empresa asignados a la

Unidad a su cargo.

H. El incumplimiento de las disposiciones indicadas, originara la adopción de las

medidas Administrativas y disciplinarias que el caso amerite.

25

ENVIO DE ENCOMIENDAS Y SOBRES DE PROVINCIAS A LIMA Y VICEVERSA

A. Remitir los despachos por TEPSA en los que su costo de remisión es más barato. B. Remitir los despachos por Nex Courier en los que su costo de remisión es más barato

y en los que no cubre el envío la empresa TEPSA. C. Las armas y municiones se deben continuar enviando por Nex Courier o Bussines

Services. Quienes tienen autorización de DICSCAMEC. D. Mantener los envíos de sobres por la empresa OLVA, ya que sus costos son iguales

o menores (entre 7.00 y 4.66 soles) a los de TEPSA. Además, de que cumple con eficacia en la entrega puntal de los mismos.

E. En el caso de remisión de paquetes de provincias a Lima, solo se remitirá lo relacionado existencias que tengan relación al ISO 14000(medio ambiente), lo demás se devolverá a menos que no sean autorizadas por la Gerencia General.

F. Para el caso de la remisión de sobres de provincias a Lima, los supervisores zonales son responsables de buscar la mejor oferta económica para la remisión de los mismos.

26

ACCIONES PARA EL CESE DE PERSONAL

CESE POR LA COMISION DE FALTA GRAVE

A. Ante la comisión de una falta laboral y que pudiera considerarse como falta grave, el

funcionario que conozca de este hecho deberá comunicar en forma inmediata y por

escrito vía correo al área del Recursos Humanos y Legal, para recibir las

instrucciones del caso.

B. El área de Recursos y el Departamento de Asesoría Legal, en forma inmediata instruirán por escrito, al funcionario que conoce de la falta recomendándole las acciones que debe adoptar.

C. El funcionario que conoce de la falta deberá disponer una investigación sobre los hechos y elevará un informe a la Gerencia General, alcanzando las pruebas que respalden la falta laboral.

D. La Gerencia General derivará a la Asesoría Legal para la evaluación de los hechos y formulará la carta de cargos así como las cartas de sanción correspondientes, las mismas que serán firmadas por el Gerente General y/o la Gerencia de Administración de Finanzas. En casos de sanciones que no se consideren faltas graves podrán ser impuestas por las Gerencia de Línea y por Jefes Zonales.

CESE POR TERMINO DE CONTRATO

A. El Departamento de Recursos Humanos deberá comunicar a todas las áreas los vencimientos de contrato al 15 y 30 de cada mes y deberá ser los primeros días de cada mes.

B. El jefe de área donde labora el trabajador deberá calificar al personal a su cargo informando al departamento de Recursos Humanos para determinar la renovación o término del vínculo laboral.

C. Todo cese de personal por término de contrato deberá ser comunicado por el Departamento de Recursos Humanos al área donde labora el trabajador con una anticipación de por lo menos 15 días a la fecha de cese.

D. El Departamento de Recursos Humanos y de Asesoría Legal determinarán si un trabajador con contrato a plazo fijo debe o no ser prorrogado su contrato.

E. Ningún Gerente de Línea ni Supervisor Zonal podrá disponer el cese de un trabajador si previamente no cuenta con opinión favorable de las áreas de Recursos Humanos y Asesoría Legal.

F. Ningún Gerente de Línea ni Supervisor Zonal podrá trasladar, remover o modificar los cargos del personal si previamente no cuenta con la autorización de la Gerencia General y con la opinión de la Asesoría Legal y el Departamento de Recursos Humanos.

G. Los Gerentes de Línea y los Supervisores Zonales antes de contratar a personal operativo deberán contar con la aprobación del Departamento de Recursos Humanos.

27

ACCIONES PARA LA APLICACIÓN DE SANCIONES AL PERSONAL QUE COMETAN FALTAS E INFRACCIONES

PRINCIPIOS

Antes de la aplicación de toda medida disciplinaria debe evaluarse objetivamente los

hechos y tenerse en cuenta los siguientes principios:

A. Principio de Razonabilidad.- Deberá existir un motivo objetivamente probado, suficiente y una relación de causalidad entre la falta cometida y la medida disciplinaria a aplicarse al trabajador.

B. Principio de Proporcionalidad.- La sanción deberá aplicarse en proporción con la falta cometida, asimismo, en lo posible deberá aplicarse un mismo criterio para sancionar casos similares.

C. Principio de Inmediatez.- La falta deberá comunicarse al trabajador inmediatamente de conocida o investigada la falta a fin de que efectúe su descargo. La sanción deberá aplicarse en plazos razonables, después de vencido el plazo otorgado al trabajador para que efectúe su descargo.

D. Principio Doble sanción. No se puede sancionar a un trabajador dos veces por la misma falta.

PROCEDIMIENTO

1. Cometida una falta por un trabajador, el Jefe inmediato deberá verificar si dicha falta

se encuentra dentro de los siguientes supuestos:

a) Que, el trabajador haya faltado injustificadamente al trabajo por más de 3 días consecutivos ó 5 días alternados durante un período de 30 días.

b) Que, el trabajador llegue al trabajo en estado etílico o se encuentre en dicho estado durante su horario de trabajo.

c) Que, el trabajador cometa agresión de palabra u obra en contra de su compañero de trabajo o de sus jefes inmediatos.

d) Que, el trabajador se haya apropiado indebidamente de los bienes o servicios de la empresa o de los clientes donde presta servicios en provecho propio o de terceros.

e) Que el trabajador se niegue en forma reiterada a cumplir las órdenes emitidas por sus superiores.

f) Que el trabajador llegue tarde en forma reiterada a sus labores o a sus turnos de trabajo.

g) La entrega a terceros de información confidencial relacionada con su trabajo y que ocasione perjuicio a la empresa.

2. En todos los casos señalados en el punto anterior el Jefe inmediato deberá poner en conocimiento, en el plazo más breve posible, del Departamento de la Asesoría Legal de la empresa considerando los siguientes puntos:

28

a) Nombre y apellidos del trabajador o trabajadores involucrados en la falta. b) Lugar, hora y fecha en que se cometió la falta. c) Descripción lo más completa posible de la falta cometida. d) Nombre completo de las personas o trabajadores que hayan estado presentes

cuando se cometió la falta y la información escrita de éstos sobre los hechos. e) Actas de incautación en caso de apropiación de bienes o información completa

de los servicios de la empresa o de terceros que hayan sido materia de apropiación indebida.

f) Documentos, de ser el caso, que acrediten la comisión de la falta. g) Otros que puedan servir de sustento de la falta cometida.

3. En el caso del inciso 1b, antes de informar a la Asesoría Legal, verificado el estado

etílico del trabajador, se le deberá conducir a la Comisaría del sector para se efectúe

el dosaje etílico. En caso de negativa de éste se deberá disponer se retenga al

trabajador y pedir apoyo de la Policía Nacional del sector para que el trabajador sea

conducido para que se efectúe dicho examen. Es obligación de la Policía Nacional

prestar dicho apoyo conforme lo establece el Inciso e) del artículo 25 del Texto Único

Ordenado del Decreto Legislativo 728, aprobado por D.S.003-97-TR. En caso de

negativa del trabajador a efectuarse el dopaje etílico la Policía Nacional deberá dejar

constancia de este hecho, por cuanto dicha constancia es prueba de la comisión de la

falta.

Debe tenerse presente que de no existir examen de dosaje etílico no es posible

acreditar la falta grave, motivo por el cual es responsabilidad del Jefe de área cumplir

con esta obligación.

DE LA CARTA DE CARGOS.

A. Recibida la información completa por el Departamento de Asesoría Legal, sobre las

faltas señaladas en el punto 3.1, deberá formular una carta de cargos al trabajador

y/o trabajadores involucrados para la firma del Gerente General o Gerente de

Administración y Finanzas, para que efectúen su descargo en el plazo de 6 días

calendarios, pudiendo disponer la inasistencia del trabajador por el mencionado

lapso, de cuyo hecho se pondrá en conocimiento del Jefe encargado en el área

donde el trabajador presta servicios.

B. Recibida o no la carta de descargo por parte del trabajador involucrado en el plazo

antes señalado, el Departamento de la Asesoría Legal evaluará los hechos y los

documentos que la sustentan y elevará un informe a la Gerencia General

recomendando la sanción a aplicarse y el proyecto de la carta correspondiente.

OTRAS FALTAS

29

Cuando un Jefe de área (Gerente, Jefe de Departamento, Supervisor), tome conocimiento

de cualquier otra falta no considerada en el punto 3.1., deberá seguir el siguiente

procedimiento:

A. Obtener toda la información necesaria sobre la comisión de la falta a fin de que la

sanción a aplicarse se encuentre debidamente sustentada. (Reunir documentos,

declaración de testigos, Etc).

B. Solicitar en forma inmediata al Departamento de Recursos Humanos se informe si el

trabajador que ha cometido la falta tiene otras sanciones anteriores.

C. En el caso que tuviera más de 3 sanciones (amonestación escrita o suspensiones; es

decir 4 sanciones), el responsable del área deberá poner en conocimiento del

Departamento de Asesoría Legal de la empresa, siguiendo el mismo procedimiento

establecido en el punto 3.2, por cuanto la reiterancia en las faltas se considera falta

grave.

D. En el caso que el trabajador no tenga más de 3 faltas el Jefe de área facultado

procederá a solicitar al trabajador efectúe su descargo dentro de un plazo de 48 horas,

comunicándole la falta cometida. La mencionada carta o memorándum deberá

contener toda la información sobre las circunstancias en que se cometió el hecho

tomando como referencia el modelo (Anexo No. 3)

E. Recibida o no la carta de descargo el Jefe de área facultado sancionará directamente

teniendo en cuenta los principios señalados en el punto II de la presente Directiva.

DEL DOCUMENTO DE SANCION

A. En los casos de despido la carta donde se imputa la falta grave deberá contener en forma objetiva los hechos que motivan el cese, las circunstancias en la que ocurrieron los hechos, la norma aplicable y las pruebas que la sustentan.

B. La carta de cese se efectuar cuidando el principio de inmediatez.

C. En el caso de sanciones de amonestación o suspensión en las labores efectuadas

directamente por los Jefes de área deberá contener en forma precisa el día, hora y

las circunstancias en que se cometieron los hechos, las pruebas que la sustentan y

el artículo pertinente del Reglamento Interno de Trabajo. (Anexo No. 1 Y 2). Copia de

la mencionada sanción será remitida al Departamento de Recursos Humanos.

D. La sanción de suspensión sin goce de haber no podrá efectuarse por más de 5 días.

30

USO DE LA CAJA CHICA

MONTO AUTORIZADO

La Gerencia de Operaciones determinará el monto del Fondo Fijo de Caja Chica asignado

a cada Oficina Operativa de Provincias en función a un presupuesto de necesidades de la

zona. El Fondo Fijo de la Jefatura de Tesorería de Lima se fija en S/. 5,000.00 (Cinco Mil

y /00 Nuevos Soles); asimismo, se determina un Fondo Fijo de S/. 2,000.00 (Dos Mil y /00

Nuevos Soles) asignado a la Sección de control vehicular y un Fondo Fijo de emergencia

por la cantidad de S/. 500.00 (Quinientos y /00 Nuevos Soles) asignado al Centro de

Control de la Gerencia de Operaciones.

PERIODO DE ROTACION

El monto asignado a cada Oficina Operativa de Provincias será calculado para un período

de 30 días, por lo tanto, su reposición es mensual. Se exceptúa de esto al Fondo Fijo de

Tesorería de Lima cuya rotación no se encuentra sujeta a un plazo determinado.

FINALIDAD

El Fondo de Caja Chica de Provincias está destinado esencialmente a la supervisión del

servicio, y al pago de bienes y servicios regulares de la oficina zonal.

El Fondo Fijo de Tesorería de Lima está destinado para el pago de bienes y servicios que

por su naturaleza, monto, necesidad y/o urgencia no se efectúan de acuerdo al

Procedimiento de Compras.

El Fondo de Caja Chica de la Sección de control vehicular será exclusivamente para el

mantenimiento de la operatividad de los vehículos de la empresa.

El Fondo de Caja Chica del Centro de Control de la Gerencia de Operaciones será

exclusivamente para gastos de emergencia los fines de semana y días feriados, solo con

autorización de la Gerencia General.

Queda establecido que los retiros provisionales y/o gastos por el Fondo Fijo de Tesorería

no podrán exceder, por cada pago, del 10% del monto asignado.

RESPONSABILIDAD

El responsable del manejo de los fondos de Caja Chica en las Oficinas Operativas de

Provincias es el Supervisor Zonal designado por la Gerencia de Operaciones. El

responsable de los fondos de la Caja Chica de la Sede Central en Lima es el Jefe del

Dpto. de Tesorería para la custodia del efectivo, administración y uso conforme a las

disposiciones que determine la empresa. El responsable del manejo de los fondos de

Caja Chica en la Oficina de Control Vehicular es el Jefe del Dpto. de Tesoreria. El

31

responsable de los fondos de la Caja Chica del Centro de Control será designado por el

Gerente de Operaciones.

El encargado del fondo deberá dar cumplimiento estricto a lo dispuesto en la presente

directiva y a las disposiciones adicionales que la empresa establezca sobre el tema,

siendo responsable del uso y custodia de fondos, y del control y registro de los

documentos que sustenten los gastos efectuados con la Caja Chica. Así mismo firmará

una Carta Compromiso autorizando el descuento respectivo en caso de mal uso de los

fondos. Si fuese reemplazado por otro trabajador, está obligado a liquidar de inmediato el

Fondo Fijo haciendo un Acta de Entrega de documentos y/o dinero al nuevo responsable.

SUSTENTACION DE EROGACIONES

A. Por los retiros temporales se llenará un Recibo de Caja con el sello de “Provisional”, debidamente autorizado, el mismo que deberá ser rendido con comprobantes en un lapso no mayor de 48 horas, al término del cual el responsable del fondo se encuentra autorizado a cursar el descuento respectivo de los haberes del firmante.

B. Los documentos que sustenten los gastos de la Caja Chica deberán ser comprobantes de pago autorizados por la SUNAT como son: facturas, boletas de venta, tickets, boletos de viaje, recibos de honorarios (con fotocopia del DNI), etc. Sólo en casos de reconocida imposibilidad los gastos serán sustentados con Recibos de Caja adjuntando documentos que muestren fehacientemente dicho gasto.

C. Sólo se aceptarán Boletas de Venta por montos menores al 5% de una UIT y provenientes de proveedores que no estén autorizados a otorgar facturas, como son aquéllos que se encuentran en el Régimen Único Simplificado. Todos los documentos sin excepción deberán consignar el nombre de “ESVICSAC” con RUC Nº 20100162076. En el caso de los Boletos de Viaje deberá consignarse, además, el nombre del pasajero.

D. Todos los gastos de movilidad deberán ser sustentados con la Planilla de Movilidad detallando el recorrido efectuado y los tiempos incurridos en ello.

E. No serán reembolsados los gastos personales, cambio de cheques personales o de terceros, adquisición de licores; en general, realizar pagos que no guarden correspondencia con las actividades de la empresa.

F. Los gastos incurridos por la supervisión en zonas fuera de su residencia (pasajes, alojamiento, alimentación) deberán indicar en la parte posterior el motivo del gasto, la ciudad y fecha de realización.

G. Todos los comprobantes deben contar con el detalle de los bienes o servicios recibidos, no debiéndose aceptar si estos no están bien especificados por el proveedor. Los de alimentación pueden ser detallados o por consumo. Asimismo, deberán llevar en el reverso el sustento del gasto realizado y refrendado por quien lo efectuó.

H. El consumo de combustibles deberá rendirse con ticket electrónico del surtidor que especifique el nombre y RUC de la empresa, número de placa, tipo de combustible, kilometraje, cantidad de galones y precio unitario. En el reverso deberá figurar el kilometraje del vehículo. Se adjuntará la hoja de recorrido de los lugares visitados y los tiempos incurridos.

I. El consumo de lubricantes, mantenimiento y reparación de vehículos se rendirá con facturas que contendrán, obligatoriamente, la placa y el kilometraje del vehículo.

J. Los gastos de las Oficinas Operativas de Provincias no relacionados con la operatividad del servicio o no frecuentes, deben ser previamente autorizados por el área respectiva vía correo electrónico, cuya impresión se adjuntará.

32

K. Cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas y Oficina de Control Interno.

REPOSICION DEL FONDO

Para la solicitud de Reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, el responsable deberá tener

en cuenta lo siguiente:

A. Llenar el Reporte de Caja Chica en el formato establecido, donde se indique el efectivo en Caja Chica, los vales provisionales, el reembolso solicitado y el total del fondo autorizado.

B. Llenar el Anexo indicando el Nº de Orden, Fecha, Nº de Comprobante, Descripción del Gasto e Importe.

C. Adjuntar los comprobantes que sustenten debidamente cada gasto, los mismos que deberán reunir los requisitos establecidos, además deberán estar numerados en orden correlativo y llevar la firma y sello del responsable del Fondo Fijo, así como el sello de cancelado.

D. Las Oficinas Operativas remitirán su Reporte de Rendición de Caja Chica a la Gerencia de Operaciones quien validará la sustentación de gastos y lo tramitará a la Gerencia de Administración y Finanzas para su registro y reposición.

E. Los comprobantes que sustenten los gastos de la Caja Chica de Tesorería deberán contar con el visto bueno del Gerente de Administración y Finanzas, y en su ausencia por el Gerente General.

F. No se aceptarán documentos con tachones, borrones, enmendaduras, ilegibles o deteriorados. Estos no podrán tener fecha anterior a la de reposición del fondo.

G. La apertura de Fondos de Caja Chica se efectuará al inicio del año. Los Supervisores Zonales deberán liquidar su Fondo Fijo el día 25 de cada mes, debiendo dejar efectivo no menor del 20% del fondo para afrontar gastos mientras se realiza la transferencia. Por término del año y cierre del Ejercicio Económico, la rendición de diciembre se hará el último día del mes con la liquidación final del Fondo Fijo y depósito del sobrante.

H. El Fondo Fijo será repuesto hasta por el importe autorizado o menos. Los comprobantes que resulten en exceso al monto autorizado, así como los que no cumplan con los requisitos establecidos en la presente Directiva, no serán considerados dentro de la reposición.

I. Simultáneamente al pedido de reposición, las Oficinas Operativas remitirán copia de su Reporte de Rendición de Caja Chica a la Oficina de Control Interno vía correo electrónico.

J. Las Oficinas Operativas remitirán copia de su Reporte de Rendición de Caja Chica a la Oficina de Control Interno mensualmente vía correo electrónico, para su control y verificación de la sustentación de estos gastos.

SANCIONES

A. El incumplimiento del plazo señalado para efectuar la rendición de Caja Chica dará lugar a una llamada de atención verbal.

B. La reincidencia en el incumplimiento del plazo establecido por tres veces consecutivas dará lugar a una amonestación por escrito con copia al legajo personal por incumplimiento de funciones.

33

C. Constituyen faltas graves que serán comunicadas al Ministerio de Trabajo para la destitución del trabajador, sin perjuicio de las acciones civiles y/o penales que inicie la empresa, los siguientes hechos: adulteración y/o falsificación de documentos y/o rendición con comprobantes falsos por compras o servicios no reales o sobrevaluados.

D. Para asegurar el uso adecuado del fondo, la Gerencia de Administración y Finanzas deberá realizar los arqueos en forma periódica y sorpresiva de los fondos de Caja Chica.

V. DIVERSOS

A. Las Gerencias apoyaran y verificaran que las necesidades que no puedan ser solucionadas con la caja chica, sean solucionadas por estas.

B. Las reparaciones y mejoramientos que se realicen en la presentación del local, serán

asumidos por la caja chica del Supervisor Zonal.

C. La Oficina Zonal debe contar con un panel publicitario de acuerdo a lo dispuesto en Anexo 01 a la presente directiva.

D. El local debe estar siempre en óptimas condiciones de ser verificado por el cliente y dependencias afines a la función de la empresa (DICSCAMEC, Ministerio de Trabajo, Auditorias, entre otros).

E. La Oficina Zonal deberá tener en un lugar visible el “Libro de Reclamaciones”.

F. La oficina zonal deberá contar con un “Cuaderno de Audiencias” (entrevistas con

el personal) el mismo que deberá ser firmado por la persona entrevistada

indicando la fecha, hora de atención y de forma resumida el motivo de la

entrevista.

G. Los ambientes de la oficina deberán estar debidamente identificados con su

respectivo nombre (“Armería”, “Almacén”, etc.), en un lugar visible y de muy buena

presentación (tamaño rectangular 24cm x 10 cm).

H. El Supervisor debe tener presente que ningún artículo del Almacén debe ser

replegado a la ciudad de Lima, sin autorización de la Gerenci8a General.

I. La presente directiva reemplaza la Directiva Nº 001-GAF-GG-ESVICSAC-2011 de

27 dic 2011 y sus disposiciones no se oponen a las del Manual de Procedimientos

SIG.

J. El entrenamiento físico es de CARACTER OBLIGATORIO, de acuerdo a las

condiciones meteorológicas de la respectiva zona.

34

K. El cumplimiento de las disposiciones consideradas en la presente directiva,

deberán ser materia de verificación por el Jefe de Control Interno, el Jefe de

Logística y por los Auditores en las visitas de Auditoría Interna.

L. Estricto cumplimiento a la lista de verificación de las normas establecidas en el

ISO 9001, 14001, 18001 y BASC.

M. El Departamento de logística debe tener como mínimo diez proveedores por cada

artículo que es necesario su adquisición.

35

Anexo 01: DISPOSICIONES PARA LA COLOCACION DE PANEL PUBLICITARIO

40

ANEXO 02 : DOCUMENTOS A TENER EN CUENTA PARA USO DE CAJA CHICA

ESVICSAC

COD. CONCEPTO IMPORTE

Efectivo en Caja :

Vales Provisionales :

Reembolso en tránsito :

Presente reembolso :

TOTAL FONDO FIJO S/.

__________________________

Contabilidad

Códigos:

01 Compra de bienes de consumo o mobiliario

03 Servicios prestados por terceros

04 Pago de tasas y/o tributos

05 Gastos de supervisión

RESUMEN DE GASTOS

R E P O R T E D E C A J A C H I C A Nº _ _ _ _ _ _ _ _ _

Del __________________ al ___________________ del _______

ARQUEO DEL FONDO FIJO

__________________________

Responsable del Fondo

TOTAL PRESENTE REEMBOLSO S/.

41

ESVICSAC

Nº

ORDENFECHA

TIPO

DCTO.Nº DCTO. DESCRIPCION DEL GASTO IMPORTE

F/. Factura TOTAL S/.Bol. Boleto de viaje

T/. Ticket

B/V. Boleta de Venta

R/H. Recibo de honorarios

R/. Recibo ________________________________Plla. Planilla de movilidad Sello y firma del responsable del Fondo

ANEXO AL REPORTE DE CAJA CHICA Nº _ _ _ _ _ _ _

Del __________________ al ___________________ del _______

42

CARTA DE COMPROMISO

El que suscribe Sr. ___________________________________ identificado con D.N.I. No.____________, trabajador de la Empresa de Seguridad, Vigilancia y Control S.A.C., - ESVICSAC - actualmente responsable de la utilización de los recursos destinados a la Oficina Administrativa de _____________, me comprometo a usar el Fondo Fijo Renovable para los fines que fueron establecidos y de lo cual tengo amplio conocimiento, el mismo que recibo en la fecha por la cantidad de S/. _____________. Asimismo, me comprometo a efectuar la rendición de cuentas mensualmente, con documentos veraces que sustenten los gastos. De no cumplir con el compromiso anteriormente indicado, autorizo el descuento correspondiente de mis haberes y/o liquidación de Beneficios Sociales, en virtud de lo cual firmo la presente Carta de Compromiso. ___________, ____de ___________del ______. ___________________________

43

ACTA DE ENTREGA DEL FONDO FIJO En la ciudad de ______________, a las ____ horas del día ____ del mes de _________ del _____, yo ________________________________ doy inicio a la entrega del Fondo Fijo de Caja Chica al Sr. _______________________________ quien en adelante se hará cargo del manejo y control de los recursos asignados a la Oficina Administrativa de _________________, y en su presencia procedo de inmediato a efectuar el arqueo de valores respectivo, el que se muestra a continuación:

Concepto Cantidad Importe S/.

- Billetes de 200.00

- Billetes de 100.00

- Billetes de 50.00

- Billetes de 20.00

- Billetes de 10.00

- Monedas de 5.00

- Monedas de 2.00

- Monedas de 1.00

- Monedas de 0.50

- Monedas de 0.20

- Monedas de 0.10

- Comprobantes cancelados

- Planillas de movilidad

- Reposición en tránsito (1)

- Diferencia no sustentada (2)

TOTAL FONDO FIJO S/.

(1) Adjunto fotocopia de la rendición en trámite de reposición. (2) Explicación de la diferencia:

A las ____ horas del día mencionado en la introducción de este documento, damos por terminada la presente Acta de Entrega, firmando ambos trabajadores en señal de conformidad.

_____________________________ _____________________________ Responsable saliente Responsable entrante

Nota.- Adjunto Declaración Jurada de No Adeudos.

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DECLARACION JURADA DE NO ADEUDOS Yo, _____________________________________________, identificado con DNI No. ____________________ encargado del manejo y control del Fondo Fijo de Caja Chica de la Oficina Administrativa de ________________________ desde el ____ de _______________ del ______ hasta el ____ de _______________ del ______, declaro bajo juramento que a la fecha no dejo deudas pendientes a la Empresa de Seguridad, Vigilancia y Control S.A.C. por prestación de servicios o adquisiciones ordenadas por mi persona durante el período mencionado. Por lo tanto, en caso de haber reclamos por deudas originadas durante mi permanencia y no rendidas en su oportunidad, autorizo a quien corresponda se me apliquen las sanciones por incumplimiento de las normas de la empresa y el descuento correspondiente de mis haberes y/o liquidación de Beneficios Sociales por el perjuicio económico ocasionado. _____________, _____ de _________________ del ________

_____________________________ Responsable saliente

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