1. Tabla de Contenido > Captulo 6. Promover el inters en asuntos comunitarios > Seccin 13. Crear folletos > Crear folletos Seccin Principal Contribucin de Chris Hampton. Editado por Jerry Schultz y Kate Nagy. Traducido por Vernica Echegaray. Revisado en espaol por Adriana Tolentino Qu es un folleto? Cul puede ser el propsito de un folleto? A quines dirigir un folleto? Qu hacer con los folletos? Cmo planificar un folleto? Cmo escribir y disear un folleto? Qu es un folleto? Un folleto es un trozo pequeo de papel impreso que generalmente consiste en una sola hoja. Un folleto tpico es trptico y mide 21,6 x 28 cm. o 21,6 x 35,5 cm., aunque pueden tener diferentes tamaos y cantidades de pliegues. A menudo, tambin se los denomina panfletos o volantes. Cul puede ser el propsito de un folleto? Un folleto puede explicar el propsito de una organizacin y los servicios que presta. Se est haciendo una presentacin de la organizacin para un grupo que no la conoce? Se necesita para una reunin con un organismo potencial patrocinador? Se va a entrevistar a un grupo de posibles voluntarios? Un folleto puede ser de utilidad en casi toda situacin en la que se necesite presentar al grupo ante alguien nuevo. Si no se puede comentarle a alguien la informacin bsica de la organizacin en dos o ms oraciones cul es su misin, qu servicios brinda, quin est a cargo, cmo se la puede contactar, cmo est constituido el grupo, etc. , definitivamente se debe considerar disear un folleto. Un folleto puede responder a las preguntas frecuentes sobre la organizacin. Si se est cansado de contestar preguntas tales como Qu debo hacer para recibir sus servicios? o Qu debo hacer si quiero ser voluntario?, entonces tambin se debe considerar disear un folleto. Obviamente, un folleto no har que las personas dejen de hacer todas esas preguntas, pero puede otorgar una manera rpida de contestarlas.

2. Un folleto puede ofrecer informacin instructiva o sobre salud ms especfica. Si existe un proceso especfico por pasos que se desea explicar a las personas, un folleto es una manera muy til de transmitir esa informacin. Por ejemplo, si se desea educar a las personas sobre cmo manejar adecuadamente la carne cruda para evitar contraer salmonela, un folleto puede ser lo necesario. Si se desea explicar los diferentes tipos de trastornos del sueo, se puede hacer un folleto o, si desea brindar informacin ms detallada, una serie de folletos uno sobre insomnio, uno sobre narcolepsia, uno sobre apnea del sueo, etc. Un folleto le indica al lector cmo puede saber ms sobre la organizacin. En el caso en que se intente hacer que las personas tengan un inters en algo por ejemplo, ser voluntarios o hacer una contribucin se puede utilizar un folleto como un llamado a la accin y ste puede brindar ms informacin sobre cmo se puede participar exactamente. En un folleto, se puede incluir informacin sobre la historia del grupo y cmo se form; adems puede acercar a la personas a los comits o al personal especfico relacionado con sus intereses. Un folleto puede hacer que las personas sepan sobre un programa o evento especfico. Se est planeando un gran evento anual para recaudar fondos tal como una caminata o un recital? Patrocina el grupo un departamento de conferenciantes o un servicio de asesoramiento entre iguales? Se podran proporcionar los detalles de estos programas o eventos especiales en un folleto. A quines dirigir un folleto? Un folleto puede estar dirigido a un grupo o grupos especficos o al pblico en general. Se debe pensar en los grupos que generalmente se interesan por la informacin sobre la organizacin, as como en los grupos en los que se deseara generar un inters y decidir si se desea disear folletos que apunten especficamente a cada uno de esos grupos. Algunos de los grupos a los que se podra dirigir un folleto incluyen: posibles miembros o voluntarios posibles clientes posibles patrocinadores posibles socios y defensores en la comunidad la prensa el pblico en general Qu hacer con los folletos? Los folletos son un medio extremadamente flexible para transmitirle al pblico o a los grupos objetivo la informacin sobre la organizacin. stas son algunas de las cosas que se puede hacer con los folletos: enviarlos por correo a las personas objetivo (listas de correo, personas que llaman a la oficina para solicitar informacin, etc.) adjuntarlos a propuestas o informes dejrselos a los clientes despus de una visita dejarlos en lugares de fcil acceso incluirlos en carpetas de prensa y de presentaciones distribuirlos en clases o talleres drselos a posibles empleados o voluntarios hacerlos circular en reuniones, ferias, conferencias, seminarios 3. Si se va a tomar el trabajo de hacer folletos para el grupo, es necesario asegurarse de que estn disponibles en todo lugar donde ste se represente. Cmo planificar un folleto? 1. Reunir ideas y ejemplos. Como con cualquier otro tipo de material impreso que se planee producir, es buena idea comenzar recopilando muestras de folletos interesantes. Es necesario familiarizarse con los estilos, los grficos y el tipo de redaccin que se puede implementar o usar como modelo para el propio folleto de la organizacin en cuestin. 2. Aportar ideas para el proyecto. Primero, se debe decidir qu informacin debe contener el folleto. Debido a que un folleto es relativamente pequeo, se puede necesitar limitar la informacin que se trata de incluir; por ejemplo, probablemente no se podrn incluir las descripciones detalladas de la historia completa, la misin, los objetivos, el estado fiscal, los cinco proyectos anuales ms importantes de la organizacin adems de un directorio del personal y la biografa de los lderes de la organizacin. Cuando se est decidiendo qu informacin se incluir, las siguientes preguntas pueden ser de utilidad: cul ser el pblico (o pblicos) objetivo para el folleto? Cun abundante es el presupuesto y cunto tiempo se tiene para armar el folleto? Luego, se debe decidir a quin llamar para los aportes iniciales para el proyecto, a quin se necesitar para producir el folleto y de quin se recibirn comentarios y sugerencias respecto a los borradores de ste. 3. Hacer un bosquejo. Esto permitir decidir cmo se desea que el folleto est organizado y qu puntos se desean exponer. Si se est trabajando en un folleto de informacin general, ste debe contener los objetivos y el propsito de la organizacin. 4. Organizar los temas en una secuencia lgica, de manera que se ajusten al diseo general del folleto. En qu orden se desea que se presente la informacin? Puede ser de utilidad doblar un trozo de papel simulando la forma en que estar plegado el folleto y hacer un bosquejo. Cmo escribir y disear el folleto? Pautas generales para la redaccin Sobre todo, hacerlo simple! Escribir en forma concisa y clara. A continuacin algunos consejos: Utilizar oraciones breves. Las oraciones excesivamente largas o sin puntuacin pueden ser demasiado confusas para los lectores. Evitar los tecnicismos. No se debe asumir que el pblico utilizar el mismo tipo de lenguaje y terminologa que los miembros de la organizacin. Evitar el uso de clichs. Son muy comunes y trillados. Se deben descartar frases como el ojo del huracn o la punta del iceberg. Evitar las redundancias. No se deberan repetir las mismas frases o ideas una y otra vez, y se debera utilizar una palabra que sea realmente similar a otra que se acaba de emplear. Una frase como "La violencia de las pandillas es un problema comunitario en ascenso" puede expresarse ms fcilmente y con menos redundancia si se dice "La violencia de las pandillas est aumentando en nuestra comunidad", todos saben que es un problema, por lo que decirlo resulta redundante. Utilizar la ortografa correcta. Obviamente se deben evitar los errores de ortografa y erratas, pero adems se deben evitar los errores ortogrficos intencionales y cursis. Los errores 4. ortogrficos intencionales que se pueden observar a diario (tales como Karnicera Karne Kruda) pueden hacer que la organizacin parezca no profesional, daando su credibilidad y la imagen que desea dar a la comunidad. Evitar la voz pasiva. La voz activa es generalmente ms directa y fcil de comprender que la pasiva: Siempre debe lavarse las manos despus de tocar carne cruda es mejor que Sus manos deben ser lavadas despus de tocar carne cruda, por ejemplo. Siga estos consejos y cree un borrador del folleto. Primero, determine la ubicacin y el espacio que necesitar para el texto. Puede escribir el texto, luego recortarlo y pegarlo en un trozo de papel doblado en la forma y el tamao de su folleto esto puede darle una idea del espacio que tiene disponible. No olvide que tal vez deba resumir el texto para que ms adelante encaje en el diseo del folleto. Consejos sobre cmo disear el folleto uno mismo En un folleto tpico se tienen 6 caras, aunque independiente de la cantidad de caras, se debe tener en cuenta qu debe ir en qu lugar. La portada necesitar al menos un ttulo, el nombre de la organizacin y posiblemente un logotipo. El siguiente es un diseo tpico de folleto. No necesariamente se debe disear todo folleto de la misma manera; por ejemplo, se puede tener ms de tres caras pero probablemente se deba incluir algunos de estos elementos. Diseo tpico de un folleto de 3 caras: Parte externa: Parte interna: 1 informacin de contacto (solapa) 2 direcciones de correo (contratapa) 3 (tapa) 4 caractersticas / beneficios 5 caractersticas / beneficios 6 accin Informacin de contacto: esto a menudo termina siendo la solapa interna o la contratapa del folleto, debe contener todas las formas en que se puede contactar a la organizacin (nombres, direcciones, nmeros de telfono y fax, direccin del sitio web). Direcciones de correo: una de las caras externas del folleto debe tener una direccin de contacto de la organizacin y un rea en blanco en la que se pueda pegar una estampilla o escribir una direccin. Esto ahorrar el costo de los sobres! Tapa: debe contener el nombre de la organizacin, logotipo y eslogan, pero no demasiado. Se debe evitar que sea demasiado cargada y desordenada; pero debe ser atractiva para hacer que el lector sienta inters en abrir el folleto y leerlo. Caractersticas/beneficios: por lo general esto se incluye en el interior del folleto. Esta parte del folleto debe comentar algo sobre lo que hace el programa y cules son los beneficios para quienes participan en l. Accin: qu puede hacer el lector? Esto puede centrarse en cmo los voluntarios pueden ponerse a trabajar y ayudar al grupo o coalicin, o puede enfocarse en cmo los voluntarios pueden beneficiarse a s mismos con los servicios. Puede incluir ambas opciones si as se desea. En cualquier otra parte, si se desea: una breve risea sobre la organizacin, las instrucciones 5. para tener acceso o utilizar los servicios que brinda, cmo se fund o informacin sobre los empleados. Si bien los folletos estndar de 3 caras son los ms comunes, se puede disear cualquier tipo de folleto que se desee. A continuacin algunos ejemplos sobre cmo puede plegarse un simple folleto de 21,6 x 35,5 cm: Ejemplo: Pliegues para un folleto de 21,6 x 35,5 cm. La herona es nociva Diseo computarizado vs. Diseo manual Los prximos pasos dependen realmente de si se va a disear el folleto manualmente o por computadora. Si se har por computadora, se pueden usar programas como Adobe PageMaker y QuarkXPress, los cuales son ms que adecuados para un folleto simple, incluso es posible crear folletos simples en algunos programas procesadores de texto. Los pasos siguientes slo se aplican si se va a llevar a cabo el proceso manualmente no obstante, es recomendable leerlos aun si se har todo el trabajo en una computadora. Crear un modelo Un modelo significa un papel doblado en la forma de su folleto terminado, con los espacios claramente marcados para todos los elementos. Esto servir como un prototipo para utilizar de referencia mientras se finaliza el diseo. Se puede comenzar con un trozo de papel del mismo tamao del que se utilizar para el folleto real. Despus, plegar el papel en la manera en que se doblar el producto terminado (como ya hemos mencionado, el ms comn es el folleto trptico de 6 caras). Despus, escribir el texto para el folleto y ubicarlo y pegarlo en las caras interiores del modelo. Si se piensa utilizar grficos dentro del folleto, se deben marcar sus ubicaciones y tamaos aproximados. Hacer un tablero para pegar Un tablero para pegar proporciona una superficie sobre la cual fijar el modelo y disear el folleto (vea el ejemplo a continuacin). Se debe utilizar un papel grueso, un panel para pegar carteles o un cartn que sea 2,5 cm. ms grande que el tamao del folleto. Tambin, se debe usar un bolgrafo o lpiz cuyos trazos no se reproduzcan. Este tipo de bolgrafo o lpiz escribe lneas azules muy claras que no aparecen en fotocopias y se consiguen en libreras comerciales y artsticas. Despus, dibujar marcas de corte stas indican dnde irn las esquinas, afuera del rea de impresin. Luego, marque las lneas de doblez. Por ltimo, marcar los mrgenes. Todo lo que se disee en la pgina debe quedar dentro de los mrgenes a menos que se desee que 6. una determinada imagen "sangre" se es el trmino que se utiliza para una imagen impresa que llega ms all del borde del papel. Luego, preparar el texto. Incluso si no se utiliza una computadora para el diseo final, puede ser buena idea hacerlo en esta parte los folletos escritos a mquina tienden a verse realmente baratos y amateur. Se debe decidir qu tipografa(s) se desea; como regla general, no se debe utilizar ms de 3 4 en un solo documento ya que lo hace parecer demasiado recargado. Poner todas las partes en su lugar, utilizando el modelo como gua. Hacer todas las revisiones necesarias. A menos que se mande a imprimir el folleto profesionalmente, es mejor utilizar diseos simples (ilustraciones sencillas en blanco y negro) y evitar las fotografas. Sin embargo, si se van a incluir fotografas, no se deben pegar. La persona de la imprenta necesitar tenerlas separadas del tablero para prepararlas para la impresin. Nuevamente, utilizando un lpiz o lapicera azul no reproducible, marcar el espacio en el que ir la fotografa, luego marcar los cuadros y reversos de las fotografas para facilitarle a la persona de la imprenta determinar en qu lugar va cada fotografa. Por ltimo, pegar todo en su lugar. Utilizar pegamento vinlico, as se podr modificar la ubicacin de los elementos segn se requiera. Ejemplo: Tablero para pegar Revisar el trabajo y pedir comentarios Primero verificar que no haya errores, despus pedir otras opiniones objetivas de tantas personas como sea necesario, entre ellas personas ajenas al grupo. Se deben pedir opiniones honestas y usar esos comentarios para decidir cul ser la versin final. Preparar el folleto para la impresin Cuando se est convencido de que el folleto est listo para imprimirse, hacer una solapa con papel nuevo para cubrir y proteger el folleto y pegarlo al tablero con cinta adhesiva como se muestra a continuacin. 7. Ejemplo: Cmo proteger un tablero para pegar Ya estamos listos para llevarlo a la imprenta! Mandarlo a imprimir o fotocopiar Es posible evitar, o al menos reducir, los costos de pagarle a un profesional. Se puede averiguar si alguien en el grupo trabaja para una imprenta o conoce a alguna persona que lo haga. Se puede contactar a las imprentas de la zona para ver si alguna de ellas desea donar u ofrecer tarifas reducidas por sus servicios (consulte el Captulo 46, Seccin 11: Solicitar contribuciones y apoyo con donaciones en especie). Distribuir el producto final Esto puede parecer tonto, pero es un hecho desafortunado que grupos comunitarios a menudo hagan el gran esfuerzo y la inversin de imprimir pilas y pilas de folletos que luego terminan simplemente guardadas en una caja o en el escritorio de alguien para siempre. Se debe hacer que la distribucin sea parte del plan de comunicaciones antes de empezar. Se debe formar un comit, de ser necesario, y hacer una lista de lugares en los que se desea distribuir sus folletos. Se debera averiguar en cada lugar de la lista si simplemente se pueden enviar los folletos por correo o si es necesario llevarlos personalmente. Finalmente, es necesario asignar a voluntarios o miembros del personal como responsables de la distribucin de carteles, folletos y volantes en un determinado plazo. Para resumir Crear un folleto puede ser una tarea ardua, sin embargo, un folleto puede ser una herramienta valiosa para explicar de qu se trata la organizacin, contestar preguntas, educar al pblico o promover un evento. Siguiendo los pasos que se explican en esta seccin, la organizacin puede producir folletos con apariencia profesional que mejoren en gran medida su habilidad de comunicarse eficientemente con una amplia variedad de pblicos. 8. Fomentamos la reproduccin de este material, pero pedimos que se le d crdito a la Caja de Herramientas Comunitarias: http://ctb.ku.edu. Recursos Adler, E. (1991). Developing and producing brochures. Palo Alto, CA: Health Promotion Resource Center. Adler, E. (1991). Print that works: The first step-by-step guide that integrates writing, design, and marketing. Palo Alto, CA: Bull Publishing. Aspen Reference Group. (1997). Community health education and promotion: A guide to program design and evaluation. (C. Schust, ed.) 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