iea-1_capitulo_1
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AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOSIMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1
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CONCEPTO DE PROYECTO
Un conjunto de acciones o actividades que se ejecutan en serie y/ o en
paralelo cuyo fin es producir un producto, servicio o resultado único en
un período limitado. Debe tener un inicio y un punto de finalización
•Temporalidad•Resultados únicos•Elaboración progresiva o escalonada
Caractersticas de todo proyecto
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
CUANDO TERMINA UN
PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO3
¿Cuándo terminar?
Las siguientes condiciones establecen si se da por terminado un proyecto:
Se alcanzaron los objetivosCuando se determina que no se podrán alcanzar los objetivos
Se termina la necesidad que dio origen al proyecto
Se toma la decisión de cancelarlo
TIPOS DE PROYECTOS Y SUS RESULTADOS
FINALES
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•
NIDIA GIORGIS DE OROZCOIMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1
Aspecto Operaciones Proyecto
Temporalidad Continuas Limitados en el tiempo
Unicidad Repetitivas Únicos (una sola vez)
Iniciación Dan inicio con el negocio, y
continúan durante la vida de la
empresa
Se gestiona el inicio del proyecto y se
determina objetivo, alcance,
limitaciones, etc.
Planificación Se planifican Se planifican
Ejecución Se ejecutan Se ejecutan
Seguimiento y control Se da seguimiento y control Se da seguimiento y control
Cierre Son continuas Se da cierre
Diferencias Similitudes
Las operaciones son continuas y
repetitivas.
Es decir no tienen un límite de tiempo
para realizarse. El proyecto por el
contrario es temporal
Realizado por equipo de personas o
personas individuales
Las operaciones son repetitivas. El
proyecto es único. Normalmente no se
vuelve a desarrollar el producto, servicio
o resultado.
Tienen limitaciones en recursos
Se planifican, se les da seguimiento y se
controlan
Diferencias y similitudes que existen entre un
proyecto y el trabajo operativo realizado en las
empresas
NIDIA GIORGIS DE OROZCO5 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1
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La tarea de descomposición de actividades consiste en subdividir los
elementos del proyecto en componentes lo suficientemente pequeños para
facilitar las tareas de programación, ejecución y control. Para ello es
necesario:
JERARQUIZACIÓN DE PROYECTOS
Identificar los elementos principales del proyecto
Identificar los componentes de dichos elementos
¿Dónde acaba la descomposición? Cuando se disponga de:
•entradas y salidas definidas
•obtención de estimaciones adecuadas de duración y costos
Comprobar la corrección de la descomposición
•¿son los componentes inferiores necesarios y suficientes?
•¿se puede programar y presupuestar cada componente?
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
EN FORMA PIRAMIDAL
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PROGRAMA
PROYECTO
SUBPROYECTO
FASE
ACTIVIDAD
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CARACTERÍSTICAS DE UNA SALIDA
ENTREGABLE
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Es susceptible de ser medidaExiste un producto que permite verificarle tal
como una especificación
Reporte de estudio de viabilidadUn documento de diseño detallado o un
prototipo
Una salida entregable (Deliverable) tiene las siguientes características:
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
PARA DETERMINAR LAS FASES ES
NECESARIO ANALIZAR LOS SIGUIENTES
ELEMENTOS
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• Cómo son las actividades con las que se relaciona, • Cuáles son los datos de entrada (resultados de la fase anterior,
documentos o productos requeridos para la fase, experiencias de proyectos anteriores),
•¿Cómo son los datos de salida? (resultados a utilizar por la fase posterior,experiencia acumulada, pruebas o resultados efectuados) y
•La estructura interna de la fase
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
LAS FASES TÍPICAS EN UN
PROYECTO SON
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• Nace de la idea e integración del equipo de administración del proyecto. Sus entregables son el acta de inicio y acuerdo del proyecto y un enunciado del alcance del proyecto
Inicial
• Por lo general sus entregables son un plan, línea base, avance y aceptación
Intermedia
• Por lo general sus entregables son el producto y/o servicio final
Final
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
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Las precedencias pueden ser
de tres tipos:
Técnicas (Por ejemplo: los cimientos antes que la estructura).
Procedimentales: determinadas por la política y procedimientos de la organización (p.ej. el plan de calidad antes que el diseño detallado)
organización (p.ej. el plan de calidad antes que el diseño detallado)
• los recursos (Por ejemplo: vacaciones del personal, época de demanda del producto, etc.)
• la administración (Por ejemplo: el estudio de impacto ambiental antes que la ejecución de la obra)
• por el contexto (climatología, otros proyectos relacionados)
Impuestas por:
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
ELEMENTOS IMPORTANTES A
CONSIDERAR EN UN PROYECTO
•Responsable de la administración del proyectoAdministrador del proyecto
•Persona u organización que utilizará el servicio o producto del proyecto
Cliente / usuario
•Involucrados directos en el trabajo del proyecto.Organización que ejecuta
•Grupo que realiza el trabajo en el proyectoMiembros del equipo del
proyecto
•Grupo involucrado en la administración del proyecto
Equipo de administración del proyecto
•Proveedores de recursos financierosPatrocinadores
•Dada su posición en la organización cliente o persona ejecutora pueden influir positiva o negativamente en el curso del proyecto
Personas con Influencia
•Oficina de Administración del Proyecto, por su responsabilidad directa o indirecta en el resultado del proyecto
PMO (Program ManagementOffice)
NIDIA GIORGIS DE OROZCOIMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 112
REQUERIMIENTOS DE UN PROYECTO
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PARÁMETRO CONTROL A TRAVÉS DE:
Calidad Especificaciones
Costo Presupuesto
Tiempo Plan (programación)
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RAZONES POR LAS QUE SE DECIDE
HACER UN PROYECTO
Control:
Se requiere
mayor
exactitud y
consistencia
en la
información
que se
produce
Razones por las que se decide hacer un Proyecto
Comunicación:
Indudablemente
se requieren
mejoras en la
comunicación e
integración de
las diferentes
áreas de la
organización
Costo:
Se quiere
realizar un
monitoreo y
reducción de
costos. Permite
elegir entre
opciones menos
costosas y
mantener los
estándares de
calidad,
exactitud, etc
Capacidad:
Las
condiciones en
la oficina en
cuanto a
capacidades y
volúmenes han
cambiado, o se
requiere un
acceso más
rápido a la
información
Competitividad:
En el marco de la
competencia, la
automatización
puede ayudar en la
atracción de
clientes, al mejorar
servicios permite
disminuir las
posibilidades a los
competidores con
el uso apropiado
de la información
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO
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•Depende del alcance del mismo proyecto. Un proyecto puedecomprender un simple estudio de viabilidad del desarrollo de unproducto, o su desarrollo completo o, llevando la cosa al extremo,toda la historia del producto con su desarrollo, fabricación ymodificaciones posteriores, hasta su retiro del mercado.
El alcance del ciclo.
•Depende del área o temática del proyecto o bien de la organización(interés de reflejar la división en fases, aspectos de la divisióninterna o externa del trabajo)
Las características (contenidos) de las fases en que dividen el ciclo
•Las estructuras existentes son: lineal, con prototipado, o en espiralLa estructura de la sucesión de las
fases
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
CICLO LINEAL PARA UN
PROYECTO DE ELABORACIÓN DE
UN SERVICIO NUEVO
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Definición de requerimientos
Diseño de Servicio
Implementación básica del servicio
Apelación por el cliente
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO CON PROTOTIPADO
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Selección del PrototipoSelección del Prototipo Selección del Prototipo
Especificaciones
Iniciales
Especificaciones
Completas
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CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO EN ESPIRAL
18 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
PROCESOS DE UN PROYECTO
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1. Procesos inicializadores
2. Procesos de ejecución
3. Procesos de planeación
4. Procesos de controladores
5. Procesos de Cierre
Interrelación entre fases y grupos de
procesos en la vida de un proyecto
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE
ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO
Y PROCESOS PREVIOS
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Es necesario estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea
interno o externo a la organización. Se deben elaborar los estudios
técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad. Además, se debe
realizar una estimación de los recursos necesarios y los costes
generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se
apoya el cliente (que puede ser la propia organización en el caso de
proyectos internos) para decidir sobre la realización o no del proyecto.
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO
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Métodos de Selección de Proyectos
Establecer puntos de
control para elementos:
Calidad, costo y
puntualidad
(tiempo)
Monitoreo y Control
Supervisar la ejecución:
Tomar acciones
correctivas que se
reflejarán en la
programación y ejecución
del proyecto
Utilizar el diagrama de
control de proyectos
Ejecución
Ejecutar cada actividad y
poner en acción el
proyecto
Supervisar la ejecución
Elaborar diagrama de
eventos importantes
Consultar constantemente
las especificaciones del
proyecto; calidad, costo y
tiempo
Al concluir, entrega de
resultado, detalles del proyecto
y evaluación final
Tiempos involucrados, lo más
pronto que puede comenzarse, lo
más tarde que puede hacerse y
la duración.
Especificaciones para la
calidad
Planeación Planificación y
programación
Responsable
Costos involucrados
Definición clara del
objetivo del proyecto
Iniciación
Lista de resultados
para considerar que
el proyecto tuvo éxito
Definición preliminar
del proyecto
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Objeto de aprendizaje elaborado por
Nidia Irasema Giorgis Ramazzini
de Orozco
2015
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