III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense

1

Seminarios y Formación

III Jornada de Buenas Prácticas :

Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense

Javier Gimeno Perelló

José Antonio Berbes Cardós

Madrid – XX de XXXXXXX de XXXX

2


2010 - 2013

3


Plan Estratégico BUC 2010-2013

Líneas estratégicas

1. Personas

2. Organización y calidad

3. Infraestructuras

4. Servicios

5. Biblioteca y sociedad

6. Colecciones

7. Patrimonio bibliográfico1. Personas

4


1. Personas

1. Completar los estudios en curso de evaluación del desempeño del personal con vistas a una actualización de la RPT que redistribuya de forma justa y equitativa los efectivos disponibles en los distintos centros y servicios.

1.1 Diseñar una propuesta de modificación de la actual RPT para adecuar los perfiles y competencias profesionales de los puestos de trabajo a las nuevas necesidades de la BUC.

1.2 Elaborar un estudio de los recursos humanos necesarios para cubrir las necesidades prioritarias de la biblioteca.

1.3 Establecer un protocolo de actuación para cubrir con la máxima celeridad los puestos vacantes de atención preferente.

5


Evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño es MÁS que la evaluación del rendimiento

6



Mientras que la evaluación del rendimiento es el resultado final del trabajo desarrollado…

7



La evaluación del desempeño es el análisis sistemático y periódico de las funciones desarrolladas por el conjunto de la plantilla en los diferentes puestos de trabajo

8



Objetivos:

- conocer el panorama general del trabajo realizado en el servicio

- identificar aspectos susceptibles de mejora

9



para la toma de decisiones sobre la política de personal:

- evaluando carencias y debilidades

- identificando necesidades objetivas

- racionalizando la distribución del personal

- estableciendo o mejorando los planes de formación

10



- reformulando procedimientos de trabajo

- incorporando nuevas tecnologías

- adoptando medidas de estímulo y motivación

- mejorando el desarrollo profesional

11



OBJETIVO FINAL:

Mejorar la calidad del servicio público para satisfacer las necesidades y los derechos de los usuarios

12


¿Cómo se evalúa el trabajo?

• Preguntando a nuestros usuarios

• Preguntando al personal

• Con datos estadísticos

13

Evaluación del desempeño en la Biblioteca de la Universidad Complutense

14

¿Evaluación del desempeño?

¿Qué es evaluar el desempeño?

Analizar en qué se concreta nuestro trabajo.

¿Para qué se evalúa?

• Para conocer de manera objetiva y contrastada cómo estamos trabajando.

• Para mejorar. Para reforzar nuestras técnicas de trabajo

15

¿Cómo se evalúa el trabajo?

• Preguntando a nuestros usuarios

• Preguntando al personal

• Con datos estadísticos

Analizando todo ello

16

Análisis objetivo de datos

Producción

Datos estadísticos

Dedicación

Cuadro de Reparto de tareas (CRT)

17

¿Control de la dedicación?

• Realizado mediante encuestas de Evaluación del Desempeño suministrada a todo el personal de la biblioteca.

19

Trabajador A

Actividades principales Dedicación

• Adquisición 5 %

• Proceso técnico 25 %

• Búsqueda y colocación 10%

• Préstamo 10%

• PI 10%

• Control y manten. colec. 10%

• Información 20%

• Formación usuarios 10%

• Apoyo docencia 15%

• Extensión cultural 5%

100%

Trabajador B




• Búsqueda y colocación 20 %

• Préstamo 0%

• PI 10%

• Control y manten. colec. 15 %

• Información 5 %



• Extensión cultural 5%

100%

Cuadro de reparto de tareas (CRT)

20

PETC como unidad de tiempo

• La unidad básica de análisis utilizada ha sido el concepto PETC (Personal Equivalente a Tiempo Completo), referencia correspondiente a una jornada laboral de 35 horas semanales distribuidas entre 215 días trabajados al año (1505 horas anuales). El PETC permite conocer el tiempo de dedicación del personal a cada actividad considerando todas las casuísticas posibles (reducciones de jornada, horarios según tipo de personal, bajas, sustituciones, traslados, becarios, etc.)

21

Ejemplo

1. Personal de la biblioteca

BIBLIOTECA X

(1 trabajador equivalente a tiempo completo (PETC) = 1.505 h./año, 215 jornadas/año)

Trabajadores

35 h./semana = 4 PETC

35 h./semana (de baja 6 meses en 2010) = 0,5 PETC

31 h./semana = 1,7 PETC

becaria 5 h. = 25 h./semana = 0,7 PETC

becario 3 h.= 15 h./semana = 0,4 PETC

9 personas 7,3 TTC

22

Biblioteca X Σ % dedicación




• Búsqueda y colocación 70%

• Préstamo 125%

• PI 60%

• Control y mant. colec. 60%

• Información 65%



• Extensión cultural45%

• Tareas organizativas 30%

Biblioteca X Σ TTC dedicados

Actividades principales TTC dedicados

• Adquisición 0,75

• Proceso técnico 1,10

• Búsqueda y colocación 0,70

• Préstamo 1,25

• PI 0,60

• Control y mant. colec. 0,60

• Información 0,65

• Formación usuarios 0,53

• Apoyo docencia 0,35

• Extensión cultural 0,45

• Tareas organizativas 0,30

7,3 TTC

Resultados de dedicación

23

Horas de dedicación

% tiempo dedicación

PETC Humanidades Btcas. tipo A BUC

Adquisición 3.386,3 7,3% 2,3 Adquisición 6,2% 5,8% 5,3%Proceso técnico 6.237,7 13,4% 4,1 Proc. Téc. 16,3% 16,7% 15,8%

Búsqueda y colocación de ejemplares 10.931,2 23,5% 7,3 Búsqúeda 17,7% 14,0% 11,2%Préstamo 10.565,1 22,7% 7,0 Préstamo 20,8% 21,9% 17,7%

Préstamo interbibliotecario 2.847,0 6,1% 1,9 Prést. Intbib 5,2% 5,1% 6,1%Control y mantenimiento de la colección 3.870,2 8,3% 2,6 Ctrol. Colec. 8,5% 9,3% 8,8%

Información 4.298,6 9,2% 2,9 Información 12,1% 12,3% 12,0%Formación de usuarios 1.201,5 2,6% 0,8 Formación u 3,3% 3,7% 3,6%

Apoyo a la docencia 602,0 1,3% 0,4 Apyo. Doc. 1,9% 2,1% 2,4%Extensión cultural 149,2 0,3% 0,1 Ext. cult. 1,3% 1,0% 1,5%

Tareas organizativas 1.851,2 4,0% 1,2 Tar. Org. 4,5% 5,3% 2,1%Asistencia cursos de formación 176,8 0,4% 0,1 Asis. Cur. 1,5% 1,9% 8,9%

Otras actividades 411,0 0,9% 0,3 Otras 0,8% 1,0% 4,5%Total 46.527,7 100% 30,9 Total horas 151767,0 305468,8 622864,2

% del tiempo dedicaciónGHI

Total tiempo de dedicación anual

Cuadro 1. Cuadro 2

Dedicación del PETC a cada tarea según el área profesional: directiva, técnica, auxiliar y becarios. Incluye el total de horaactividades por cada área profesional.Gráficos: rojo: área directiva, naranja: área técnica, amarillo: área auxiliar, Azul: becarios

Reparto de tareas del PETC entre los turnos de mañana y de tarde. Incluye el nº total de horas de dedicación del PETC en cadaGráficos(amarillo: turno de mañana, azul: turno de tarde)

su área su tipo a la BUC

Adquisición 1,1% 1,4% 2,0%Proc. Téc. -2,9% -3,3% -2,4%Búsqúeda 5,8% 9,5% 12,3%Préstamo 1,9% 0,8% 5,0%

Prést. Intbib 0,9% 1,0% 0,1%Ctrol. Colec. -0,2% -0,9% -0,5%Información -2,9% -3,1% -2,8%Formación u -0,7% -1,2% -1,0%Apyo. Doc. -0,6% -0,8% -1,1%Ext. cult. -1,0% -0,7% -1,2%Tar. Org. -0,5% -1,3% 1,9%Asis. Cur. -1,2% -1,5% -8,5%

Otras 0,1% -0,1% -3,6%Más tiempo de dedicación que la mediaMenos tiempo de dedicación que la media

Diferencial en el % del tiempo de dedicación con respecto a:

Cuadro 3

Dedicación del PETC a cada tarea según el área profesional: directiva, técnica, auxiliar y becarios. Incluye el total de horas dedicadas al conjunto de las

Reparto de tareas del PETC entre los turnos de mañana y de tarde. Incluye el nº total de horas de dedicación del PETC en cada turno.

24

Evaluación comparativadel desempeño

Producción Dedicación

Biblioteca X 32,7% 21,7%

Biblioteca Y 39,2% 37,6%

Biblioteca Z 28,12% 40,7%

100% 100%

ADQUISICIÓN

25

Ejemplo de análisis del desempeño de un servicio en una biblioteca

26

1. Datos estadísticos de PI de la biblioteca de Geografía e Historia

27

2005 2006 2007 2008 2009 2010GHI - F. Geografía e Historia PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIOP.I.: transacciones totales 2.154 2.084 2.256 2.583 3.082 3.300GHI - F. Geografía e Historia P.I.: Solicitados por la BUCP.I. Libros: España conseguidos 190 173 178 225 313 321P.I. Libros: extranjero conseguidos 106 0 126 127 148 137P.I. Libros: intercentros UCM conseguidos 162 125 124 154 256 274P.I.: total de libros solicitados por la biblioteca 478 306 447 528 733 761P.I. Copias: España conseguidos 86 81 79 161 242 274P.I. Copias: extranjero conseguidos 58 47 92 134 206 186P.I. Copias: intercentros UCM conseguidos 31 49 26 61 66 110P.I. total de copias solicitadas por la biblioteca 194 186 213 359 540 595P.I. conseguidos por la Biblioteca (no intercentros) 443 302 478 647 909 918P.I.: Total de copias y libros no intercentros solicitados por la Biblioteca 462 310 499 663 949 964

P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca) 672 492 660 887 1.273 1.356

2005 2006 2007 2008 2009 2010GHI - F. Geografía e Historia P.I.: Solicitados a la BUCP.I. Libros: España servidos 575 556 522 557 580 509P.I. Libros: extranjero servidos 38 29 45 55 48 18P.I. Libros: intercentros UCM servidos 217 295 312 334 382 453P.I.: total libros solicitados a la biblioteca 914 1.008 1.001 1.037 1.066 1.025P.I. Copias: España servidos 335 364 356 418 468 592P.I. Copias: extranjero servidos 11 18 23 17 22 15P.I. Copias: intercentros UCM servidos 98 73 79 95 159 191P.I.: total de copias enviadas 444 455 458 530 649 798P.I.: total de copias solicitadas a la biblioteca 568 584 595 659 743 919P.I. servidos por la Biblioteca al exterior 959 967 946 1.047 1.118 1.134P.I.: solicitudes externas 1.132 1.177 1.148 1.228 1.227 1.251P.I.: transacciones (solicitudes a la biblioteca) 1.482 1.592 1.596 1.696 1.809 1.944

Estadísticas para los centros y parámetros seleccionados

28

2. Análisis de la evaluación del desempeño PI de la biblioteca de Geografía e Historia

2.258

1.806

2.606

2008 2009 2010

F. Geografía e Historia

Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI

2.583

3.0823.300

2008 2009 2010

F. Geografía e Historia

P.I.: transacciones totales

29

0

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600

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1200

1400

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MAPA DE REPARTO DE TAREAS EN EL PERSONAL DE PLANTILLA DE LA BIBLIOTECA. 2008

OtrasTar. Org.Ext. cult.

Apyo. Doc.Formación uInformaciónCtrol. Colec.Prést. IntbibPréstamoBúsqúedaProc. Téc.Adquisición

30

OtrasAsis. Cursos

Tar. Org.Ext. cult.


0

200

400

600

800

1000

1200

1400

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31

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OtrasAsis. Cursos

Tar. Org.Ext. cult.


32

GHI

0

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1.000

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P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca)

Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI: año 2008

2008

33

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2009

34

GHI

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0 500 1.000 1.500 2.000 2.500

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2010

35

Encuesta de evaluación del desempeño. Año 2010

Personas de plantilla encuestadas 419

PERSONAL TIPOFUNCIONARIO 336 80,2%INTERINO 36 8,6%LABORAL 41 9,8%CONTRATO RELEVO 6 1,4%

SEXOHOMBRES 117 27,9%MUJERES 302 72,1%

Promedio de edad del personalÁrea MAÑANA TARDE

1. Directiva 53,5 48,12. Técnica 51,2 45,73. Auxiliar 50,6 48,1

36

Personal 2010

• 425 personas de plantilla

• 44 becarios

394

410

429436

432425

2005 2006 2007 2008 2009 2010

BIBLIOTECA COMPLUTENSE

Miembros de personal de plantilla

140 140131

75

45 44

2005 2006 2007 2008 2009 2010

BIBLIOTECA COMPLUTENSE

Becarios total

37

Personal de plantilla de la BUC

0

20

40

60

80

100

120

20-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 61-65 66-70

Distribución del personal de la BUC según la edad. año 2010

Menos de 46 años 31%

Más de 45 años

69%

38

Porcentaje de tiempo de dedicación al total de tareas

% de dedicación 2008 2009 2010Variación 2008-2010

Adquisición 6,3% 5,8% 5,4% -0,9%

Proceso técnico 17,2% 16,8% 16,2% -1,0%

Búsqueda y colocación de ejemplares 11,8% 11,3% 11,1% -0,7%

Préstamo 18,7% 17,8% 17,8% -0,9%

Préstamo interbibliotecario 5,4% 5,9% 6,2% 0,7%

Control y mantenimiento de la colección 8,6% 8,9% 9,0% 0,4%

Información 12,0% 12,3% 11,9% -0,2%

Formación de usuarios 3,1% 3,6% 3,6% 0,5%

Apoyo a la docencia 2,0% 2,4% 2,5% 0,5%

Extensión cultural 0,8% 1,1% 1,4% 0,6%

Tareas organizativas 8,8% 8,9% 9,0% 0,2%

Asistencia cursos de formación 1,6% 2,0% 0,3%

Otras actividades 4,8% 3,4% 3,6% 0,2%

39

Distribución del tiempo de dedicación por grupo de actividad

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

2008 2009 2010

% de dedicación anual a las tareas de: Adquisición + Proceso técnico

0,0%

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15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

2008 2009 2010

% de dedicación anual a las tareas de: Búsqueda y colocación de ejemplares + Préstamo + PI + Control y

mantenimiento de la colección

40

Distribución del tiempo de dedicación por grupo de actividad

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

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35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

2008 2009 2010

% de dedicación anual a las tareas de: Información + Formación de usuarios + Apoyo a la docencia + Extensión

cultural

0,0%

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20,0%

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30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

2008 2009 2010

% de dedicación anual a tareas organizativas + asistencia a cursos de formación + otras tareas

41

Horas anuales de dedicación

90,2% 93,8% 94,6%

9,8% 6,2% 5,4%

2008 2009 2010

% del tiempo de actividad

Personal Becarios

2008 2009 2010Personal 576.807 593.545 575.391Becarios 62.480 39.320 32.599

42

Porcentaje de dedicación a las diferentes tareas según género

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Adquisición

Proceso técnico

Búsqueda y colocación de ejemplares

Préstamo

Préstamo interbibliotecario

Control y mantenimiento de la colección

Información

Formación de usuarios

Apoyo a la docencia

Extensión cultural

Tareas organizativas

Asistencia cursos de formación

Otras actividades

Distribución de las tareas por género

Hombres Mujeres

29%

71%

% del total de horas desempeñadas

HombresMujeres

43

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

Distribución de las tareas por área profesional

4. Becario

3. Auxiliar

2. Técnica

1. Directiva

44

Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de dedicación según tipo de personal

79%

8%7%

1%

5%

Distribución de las horas por tipo de personalFUNCIONARIO INTERINO LABORAL CONTRATO RELEVO BECARIO

45

Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de dedicación según el área profesional

16%

22%

57%

5%

Distribución de las tareas por área profesional

1. Directiva 2. Técnica 3. Auxiliar 4. Becario

46

Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de dedicación según el turno de trabajo

32%

31%8%

29%

Distribución de las tareas por turno

J.P. MAÑANA J.P. (TARDE) TARDE

47

Porcentaje de dedicación según el turno de trabajo

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Adquisición

Proceso técnico

Búsqueda y colocación de ejemplares

Préstamo

Préstamo interbibliotecario

Control y mantenimiento de la colección

Información

Formación de usuarios

Apoyo a la docencia

Extensión cultural

Tareas organizativas

Asistencia cursos de formación

Otras actividades

Distribución de las tareas por turno

J.P. MAÑANA J.P. (TARDE) TARDE

III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense

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