iiii1111111iiiii-iii1111111111111111131111111111111€¦ · Calle 11 No. 8-17 Codigo Postal: 111711...

ALCALOIA MAYORDE BOGOTA DC

SECRETARiA DE GOBIERNO

MEMORANDOBogota

Al contester por favor cite estos datos:Radicado No. 20181500083293

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PARA: Dr. JAVIER ALFONSO ALBA GRIMALDOSAlcalde Local de Bose

DE: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Asunto: Resultado Evaluacion Sistema de Control Intern° Contable 2017

Respetado alcalde

En cumplimiento de lo establecido en los articulos 30, 40 y 50 de la Resolucion 357 de 2008de la Contaduria General de la NaciOn "For medio de la cual se adopta el procedimiento deControl Interno Contable y de reporte de informe anual de evaluacion a la ContaduriaGeneral de la Nacion", y el articulo de la ley 87 de 1993 "For la cual se establecen normaspara el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictanotras disposiciones".

A continuaci6n, se presenta el informe de evaluacion del Sistema de Control Intern°Contable para la vigencia 2017, que se adelantO en el Fondo de Desarrollo local de Bose.Esta evaluaciOn comprende la revisiOn integral del proceso contable donde intervienen losresponsables de la informaci6n financiera, economica, social y ambiental de los Fondos deDesarrollo Local.

METODOLOGiA

• Se solicito al contador del Fondo de Desarrollo Local de Bosa, informacion al relacionadacon la documentaci6n financiera y contable y los estados financieros al 31 de diciembre de2017, edemas de manuales, instructivos, politicas y procedimientos que sustentaran elproceso contable.

• Se solicito autoevaluaciOn y evidencias de cada componente del cuestionario adoptadopar la Contaduria General de la Nacion, mediante la Resolucion 357 de 2008, diligenciandoy reportando a la Oficina de Control su resultado.

• Ejecuci6n de visitas al Fondo de Desarrollo Local de Bose, en 2017 y 2018 para validar yresponder cada pregunta del cuestionario enunciado en el item anterior, verificando lasevidencias en sitio.

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01 de febrero de 2018

ALCALDIA MAYOROE BOGOTA 0 C

SECRETARIA OE GOBIERNO

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iiiii111111411-1iiii101111r1111111111111111111111111111111111• Los rangos de interpretaci6n de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluaciondel control interno contable, establecidos por la Contaduria General de la NaciOn, son lossiguientes, de conformidad con la Resolucion 357 de 2008, de la Contaduria General de laNaci6n.

RANGO CRITERIO1.0- 2.0 INADECUADO2.0 — 3.0 (NO INCLUYE 2) DEFICIENTE3.0 —4.0 (NO INCLUYE 3) SATISFACTORIO4.0 — 5.0 (NO INCLUYE 4) ADECUADO

OBJETIVO

Evaluar el sistema de control interno contable de los hechos que se registran y que se Ilevana cabo dentro del proceso de contabilidad en las diferentes etapas del ciclo contable, desdeel acto administrativo que ordena la apertura de los libros de contabilidad, hasta el cierre delos mismos, los cuales deben ajustarse al Plan General de la Contabilidad Publica. Loanterior, con el proposito de determinar el nivel de confiabilidad que existe en lapresentaci6n de la informaci6n que se genera a diario y si las actividades de control que seejecutan son eficaces y eficientes en la prevencion del riesgo inherente a la gesti6n contabley financiera.

ALCANCE

La evaluacion realizada por la Oficina de Control Interno corresponde a la valoraciOncuantitativa y cualitativa de las distintas etapas del ciclo contable en el Fondo de DesarrolloLocal de Bosa.

RESULTADO

Conforme a la verificacion y evidencia documental y procedimental, la calificaciOn que seasign6 a cada pregunta oscila entre 1 y 5. Esta valoracion corresponde al grado decumplimiento y efectividad de cada criterio o acci6n de control. La escala de calificaciOnse interpreta de la siguiente forma:

1. No cumple2. Se cumple Insatisfactoriamente3. Se cumple aceptablemente4. Se cumple en alto grado5. Se cumple plenamente

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•BOGOTAMEJORPAPA TODOS

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1FiiiIiiiiiiii°11i-oir11111i111111111111111111R11111111111111SegOn la estructura del cuestionario, las calificaciones fina es relacionadas con los controlesasociados a cada actividad del proceso contable se obtienen dividiendo el valor de lasumatoria de las calificaciones de cada pregunta entre la cantidad de preguntas que se hanformulado, es decir se obtiene de un promedio aritmetico, presentando los siguientesresultados:

RANGOS DE INTERPRETACION DE LASCALIFICACIONES 0 RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1.0 — 2.0

2.0 — 3.0 (no incluye 2.0)

3.0 — 4.0 (no incluye 3.0)

DEFICIEf4TE. 1

SATISFACTORIO.,4.0 — 5.0 no inclu e 4.0 ADECUADE

De acuerdo con lo anterior, el promedio de la evaluaciem del Sistema de Control Intern°Contable del Fondo de Desarrollo Local de Bose se ubice) en ADECUADO, a continuaciem,se presenta el desagregado por etapa:

NOMERO EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJEOBTENIDO

1 CONTROL INTERNO CONTABLE1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO *MS 1Oji

1.1.1 IDENTIFICACION1.1.2 CLASIFICACION1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3,75

1.2 ETAPA DE REVELACION kLi1'21 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS

INFORMES

1'Z2 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LAINFORMACION

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS

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•

99GOTAmEJOR

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numb% MAYORDE socarA DC


1. CONTROL INTERNO CONTABLE

1.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO

Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20181500083293Fecha 14-02-2018

I 1111111111111111 11111 11111 11111 11111 IIDI DVI 11111 11111E111111111 11111111

De conformidad con el Plan General de Contabilidad PUblica, es la etapa "en la cual seincorpora, en el estado de situaciOn financiera o en el estado de resultados, un hechoecon6mico que cumpla la definiciOn de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gash. Elreconocimiento de un hecho econ6mico implica identificaciOn, clasificaciOn, medici6n yregistro".

FORTALEZAS

• El Manual Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002, indica los productos einformes del proceso contable. de igual manera, hace referenda a la documentaciony soportes del proceso contable y el Instructivo de causacion y hechos econ6micos,referencia los documentos fuente o soporte de las transacciones.

• Las causaciones revisadas cumplen con los documentos fuente establecidos en elinstructivo de causacion y hechos econornicos y son adecuados para soportar lascifras reflejadas en los Estados Financieros, estos documentos se archivan en elfolder Onico de cada contrato.

• Se conocen y aplican las normas relacionadas con el Regimen de ContabilidadPOblica y son de permanente consulta para la correcta aplicacion de tratamientoscontables para el Fondo de Desarrollo Local.

• Los comprobantes de contabilidad revisados en el Fondo de Desarrollo Local estanrespaldados con documentos idoneos por tanto los registros que muestran los libroscontables se encuentran soportados debidamente.En los documentos identificados con; CGN_2005_001_Saldos_y_Movimientos,CGN_2005_002_Saldos_de_Opraciones_Reciprocas y Balances Comparativo2016 - 2017 se constata que las notas contables explican de forma clara y detalladala informaci6n contenida en el balance.

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ALCAMIA MAYORDe BOGOTA DC


DEBILIDADES

Al contestar por favor cite estos datos:Radicado No. 20181500083293Fecha: 14-02-2018

• A nivel del Fondo de Desarrollo Local no se encuentra documentado el controladministrativo enunciado en el numeral (8) del Manual Politica Contable Nivel Local2L-GAR-M002, relacionado con actualizar y divulger anualmente los requerimientosy fechas de reporte de la informacien contable

• En la verificacion de cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificaciOn de lastransacciones, hechos u operaciones realizadas, se identifica, mediante el reportede saldos contrarios, que hay cuentas que estan pendientes de registro y ajuste.

• Se aportaron las conciliaciones con almacen que arroja el sistema, sin embargo,no se observa la novedad del error del calculo de amortizaciones. Adicionalmente,el sistema ha generado inconvenientes en el almacen y con los terceros.

• Se evidencia que se realiza la conciliaciOn de la multa, sin embargo, en el detalleno se cuenta con clasificacion de cuentas de orden, cobro persuasivo y cobrocoactivo.

• El FDL de Bose ha presentado continuamente novedades en el reporte de saldoscontrarios, lo que indica errores en el registro de la informacion que generareproceso.

• La gestion de los riesgos contables debe ser complementada con aquellos eventosque pueda afectar la calidad, claridad y confiabilidad de la informacion contable, asicomo el riesgo de tener cuentas sin conciliar que van pasando de una vigencia aotra, con el fin de que los controles que establezcan sean efectivos y permitansolucionar y evitar la materializacion de eventos que vayan en contravia delRegimen de Contabilidad Publica.

1.2. ETAPA DE REVELACION

De acuerdo con el Plan General de Contabilidad Publica, es la "etapa que sintetiza yrepresenta la situaci6n, los resultados de la actividad y la capacidad de prestaciOn deservicios o generaciOn de flujos de recursos, en estados, informes y reportes con flab/es,relevantes y cornprensibles".

FORTALEZAS

• Los saldos de los Estados Financieros presentados a diciembre 31 de 2017reportados en el formato CGN_001 a la Direccion distrital de Contabilidad, coincidencon los saldos de los libros de contabilidad.

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*Lour*. Bravaoe sosorti CC


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• En el inicio de la revision, se puede constatar que los saldos a 31 de diciembre seencuentran generados de acuerdo con el marco normativo 357, el nuevo marconormativo 620 se implementara para la vigencia 2018.

• Para verificar la conformidad de las notas explicativas a los estados contables, conlas formalidades establecidas en el Regimen de Contabilidad POblica, se validanlas notas contra el Balance, documentos identificados con;CGN_2005_001_Saldos_y_Movimientos,CGN_2005_002_Saldos_de_Opraciones_Reciprocas y Balances Comparativo2016 - 2017.

• Para la verificacion de la consistencia entre las notas a los estados contables y lossaldos revelados en los estados contables, se toma como muestra la Nota - 7(Propiedad Planta y Equipos) y el Libro Auxiliar, la cuenta 1-9-20-05 (Bienes enComodato) para verificar la fidelidad de los datos registrados en las notas con losvalores de la cuenta en el libro auxiliar.

• La informaci6n Contable se utilize para la elaboracion de informes de gesti6n y paralas actas de entrega de cargo empalme, y en ellas se toman las cifras de balancepara determinar las obligaciones y derechos que posee la entidad. Se aportaron losinformes de gestion anexos a los dos empalmes realizados, de acuerdo con losradicados nOmeros 20175710068962 y 20174210202262; 20175710168042.

DEBILIDADES

• En concordancia con el Manual politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 elmantenimiento, actualized& y parametrizaci6n del SI_CAPITAL este a cargo de laSecretaria Distrital de Gobierno - Direcci6n de Tecnologias e informaci6n,dependencia que ha realizado las modificaciones generales. No obstante, para loscierres de los meses de septiembre y octubre se presentaron dificultades en losmOdulos de almacen e inventarios.

• verificando que por inconvenientes en el sistema no se han presentado a tiempo losinformes y reportes a los entes de control, se mantiene la no conformidad y lacalificaci6n se mantiene.

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1.3. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

FORTALEZAS


riiriii1111iii(11i-Iii)111118111111111111111111111111KIIIII

• Las actividades del proceso contable son ejecutadas por un ProfesionalUniversitario c6digo 219 grado 15, que tiene claramente definido su propOsito y susfunciones al ejercer coma Contador del Fondo de Desarrollo Local y una contratistacon actividades de apoyo a la gesti6n y ejecuciOn de actividades de contabilidad yalmacen.

• El proceso contable cuenta con: el Manual de Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 el Procedimiento para la adquisiciOn y administracion de bienes y servicioslocal 2L-GAR-P1, y el Instructivo caused& y registro de hechos econornicos 2L-GAR-I3, el manual de politica contable es constantemente actualizado y difundido atraves del Sistema de Gesti6n.

• El procedimiento para la adquisicion y administracion de bienes y servicios local 2L-GAR-P1 contiene en el numeral 2. La descripcion de actividades del procedimiento,represented° mediante flujograma donde se establece: actividad, responsable,descripcion de la actividad y registro. En cuanto a la forma coma circula lainformed& a traves de la Entidad se tiene un formato de hoja de ruta, el cual esfirmado por el responsable de cada proceso donde se le da tramite a cadadocumento, este se encuentra contemplado en el Instructivo caused& y registro dehechos econ6micos.

DEBILIDADES

• No se evidencia un proceso de gestiOn del riesgo adecuado, coordinado y apropiadopor los participantes dentro del proceso contable, en el que se permita evidenciar latrazabilidad e implemented& de controles efectivos. En algunos casos sematerializan riesgos y los controles asociados en las matrices no se hanimplementado o no est& asociados directamente con la prevenciOn del riesgo.

• No se evidencia la realizaciOn de autoevaluaciones peri6dicas, se mantiene elhallazgo anterior. El FDLAN, no aporta evidencia de las autoevaluaciones medianteseguimientos a las matrices de riesgos por procesos, cada tres meses se realize unanalisis que incluye evaluar si se materialize) el evento de riesgo, causas, controlesy consecuencias-.

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BOGOTAmEJOR

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ALC.ALDIA MAYORDE BOGOTA DC



11101111011111111 11111 11111 111111111111111111111 111111111111111111

AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES YRECOMENDACIONES REALIZADAS

• No se este cumpliendo a cabalidad con las fechas de rendiciOn de los informes oreportes a entes de control, para lo cual es necesario establecer el cronograma yhacerle el seguimiento adecuado.

• Se evidencia cumplimiento de la realized& del Comite de Sostenibilidad Contable,en el cual se han toma las decisiones con respecto a manejo de los bienes y seaprob6 contrataci6n para realized& de aval& de bienes inmuebles del Fondo deDesarrollo Local.

RECOMENDACIONES

• El Fondo de Desarrollo Local no ha realizado actualized& del cronograma dereporte de informaci6n contable desde el 31/12/2014; se recomienda actualizar lainformaci6n y realizar el proceso de divulged& correspondiente.

• Se encuentra pendiente por depurar, el 30% del reporte de saldos coritrarios; estadepuracion este programada para finalizar en el primer trimettrel der'Po 2018.1

• Realizar el registro de las cuentas que estan pendientes; identificadas en laverificacion de cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificaci6n de lastransacciones, hechos u operaciones realizadas.

• Se deben fortalecer los mecanismos para realizar verificaciones periodicas ycomprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y porlos valores correctos; lo anterior, teniendo en cuenta que, aunque existe la carpetade ajustes y reclasificaciones, no es suficiente, pues el reporte de saldos contrarios,indica que no se hacen las verificaciones periodicas de comprobaciOn.

• Implementer mecanismos de control ante el proceso manual que se adelanta conlas bases de datos en Excel, ante la falta de integraci6n de los aplicativos SI ACTUAy SIPROJ. Es importarite hacer validacion de la informed& para no cometererrores en las concinaciones.

• El Fondo de Desarrollo Local aporto Onicamente el libro impreso Mayor 2016, seevidencia el acta de apertura suscrita por el representante legal del FDLB, el dia 31de mayo de 2016, que consta de 150 folios; en cumplimiento con lo establecido enel Regimen de Contabilidad POblica, este libro este impreso hasta el mes de marzoy las firmas no tienen los nombres de quien corresponde; de otra parte, no se aportoevidencia del Libro diario el dia de la visite.

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SECRETARk DE GOBIERNO


111iIiii.1111iiii-11V111111811 011E111111111111111111111111111v• La gestion de los riesgos contables debe ser complementada con aquellos

eventos que pueda afectar la calidad, claridad y confiabilidad de lainformacion contable, asi como el riesgo de tener cuentas sin conciliar quevan pasando de una vigencia a otra, con el fin de que los controles queestablezcan sean efectivos y permitan solucionar y evitar la materializacionde eventos que vayan en contravia del Regimen de Contabilidad Pithlica. Deigual forma es relevante hacer el seguimiento trimestral a dichos controlescon el fin de retroalimentar al proceso contable y a los demas con los quetenga relacion.

Cordialmente,

6kaMEDINA MURIL

0ck-LADY _HANNA

Elabord: Olga Milena Cor-Qt-Aprobe/Reviso: Lady Johanna Medina.

CC: Or. Ivan Casas Ruiz — Subsecretario de Gestien Local

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SECRETAFEA DE GOBIERNO


riiiIiiii1111iiii°111i-11V11111181111111o11111111111m11111111111111 CONTROL INTERNO

CONTABLE4,1

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,1

1.1.1 IDENTIFICACIDN 4,4

1 4,Se tienen debidamenteidentificados los productos delproceso contable que debensuministrarse a las demas areasde la entidad y a los usuariosexternos?

4,0 Se conocen los productos por parte delContador y en la Politica Contable 2L-GAR-M002, en el numeral 11, hace referenda alos Reporte de informes contables deperiodicidad mensual, trimestral y anual. ElFondo de Desarrollo Local no ha realizadoactualizacion del cronograma de reporte deinformaciOn contable desde el 31/12/2014, elcual tiene documentados y divulgados losproductos del proceso Contable.

2 e,Se tienen debidamenteidentificados los productos de losdernas procesos que seconstituyen en insumos delproceso contable?

4,0 El Manual Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002, contiene en el numeral (4)Responsables del proceso contable, en elnumeral (7) las responsabilidades de lasareas de gesti6n frente al proceso contable yen el numeral (10) Indica los productos einformes del proceso contable, a nivel delFondo de Desarrollo Local no se encuentradocumentado el control administrativoenunciado en el numeral (8) relacionado conactual izar y divulger a n ua lmente losrequerimientos y fechas de reporte de lainformaciOn contable.

3 e,Se tienen identificados en laentidad los procesos que generantransacciones, hechos yoperaciones y que por lo tanto seconstituyen en proveedores deinformaciOn del proceso contable?

5,0 El Manual Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002, en el numeral (5) relacionadocon la identificaciOn de los bienes, derechosy obligaciones del Fondo de Desarrollo Localy en el numeral (10) indica los productos einformes del proceso contable.

4 e,Existe una politica mediante lacual as transacciones, hechos yoperaciones realizados encualquier dependencia del entepdblico, son debidamenteinformados al area contable atraves de los documentos fuente osoporte?

5,0 El Manual Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 en el numeral (3) hace referenciaa la documentaciOn y soportes del procesocontable y el lnstructivo de causaci6n yhechos econOmicos 2L-GAR-I3, hacereferenda alas documentos fuente o soportede las transacciones.

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5 /Se cumple la politics mediante lacual las transacciones, hechos yoperaciones realizados encualquier dependencia del entepOblico, son debidamenteinformados al area contable ahaves de los documentos fuente osoporte?

4,0 Las transacciones revisadas cumplen con elManual Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 referente a la documentaciOn ysoportes del proceso contable y con elI nstructivo de causaciOn y hechoseconomicos con los documentos fuente osoporte de las transacciones; se aportaronmemorandos de ju rid ica sobre lasnovedades de las multas.

6 tLos hechos financieros,econ6micos, sociales yambientales realizados por laenfidad contable p0blica son defocil y confiable medici6nmonetaria?

5,0 Los hechos financieros, econOmicos,sociales y ambientales realizados por elFondo de Desarrollo Local se encuentranregistrados en la moneda oficial (pesoscolombianos).

7 tLas cifras existentes en losestados, informes y reportescontables se encuentransoportadas con el documentoid6neo correspondiente?

5,0 Las causaciones revisadas cumplen con losdocumentos fuente establecidos en elinstructivo de causaciOn y hechoseconornicos 2I-GAR-13 y son adecuadospara soportar las cifras reflejadas en losEstados Financieros, estos documentos searchivan en el folder Unica de cada contrato.Contabilidad, Ileva aparte un archivo de losregistros contables de causaciOn de losgastos por derivados de contratos todos losmeses Onicamente.

8 tSon adecuadas y completes lasdescripciones que se hacen de lastransacciones, hechos uoperaciones en el documentofuente o soporte?

4,0 Las cuentas y subcuentas revisadas y que sehan utilizado en el Fonda de DesarrolloLocal, para la clasificaci6n de transaccionescorresponden a las del catalog° general decuentas y estas son adecuadas.

9 d,Las personas que ejecutan lasactividades relacionadas con elproceso contable conocensuficientemente las normas querigen la administracien pOblica?

5,0 Contabilidad este conformada por lacontadora quien es profesional universitario219 grado 15 y un contratista como apoyo acontabilidad y almacen, se constat6 que lacontadora posee suficiente conocimiento dela administraci6n publica.

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Iiiiliiii1111111iii-111111110111111111111111111111111111111111110 e,Las personas que ejecutan las

actividades relacionadas con elproceso contable conocensuficientemente el Regimen deContabilidad Ptiblica aplicablepara la entidad?

5,0 Contabilidad este conformada par lacontadora quien es profesional universitario219 grado 15 y un contratista como apoyo acontabilidad y almacen, quienes tienensuficiente conocimiento de la contabilidadpublica.

11 tLos hechos financieros,econ6micos, sociales yambientales que han sido objetode identificaciOn estan soportadosen documentos id6neos y deconformidad con la naturaleza delos mismos?

4,0 Mediante la verificaciOn de libros diarios deLIMAY y OPGET, y las carpetas solicitadas,se observ6 que los hechos econOmicoscuentan con los soportes idOneos pararealizar los registros.

12 tLos documentos fuente querespaldan los hechos financieros,econOrnicos, sociales yambientales contienen lainformaci6n necesaria pararealizar su adecuadaidentificaciOn?

4,0 Los documentos soporte revisados cuentancon la informaci6n necesaria para identificarel nOmero de contrato al que pertenece, elperiodo que se esta cobrando, el concepto,y se anexan los dernas documentos queaplican y que son exigidos para su causaciOncoma: Informes de actividades,, paps deseguridad social, facturas, certificaciOn yasistencia de ediles a las sesionesprogramadas. Se aportaron carpetas quecorresponden a ajustes y reclasificaciones,soportadas con formatos de notas decontabilidad, que permiten ampliar elconcepto del ajuste, con los soportesidoneos.

13 tLos hechos financieros,economicos, sociales yambientales que han sido objetode identificaciOn fueroninterpretados de conformidad conlo establecido en el Regimen deContabilidad POblica?

3,5 Frente al resultado generado en el reporte desaldos contrarios se identificado que el 70%fueron depurados y coma compromiso delFonda de Desarrollo Local, el 30% restantenos indican que este se realizara durante elprimer trimestre del ano 2018, por lo tanto, elresultado nos indica que los hechosfinancieros fueron interpretados deconformidad con lo establecido en elRegimen de Contabilidad POblica.

1.1.2 CLASIFICACIDN 4,1

14 tLos hechos financieros,econOrnicos, sociales yambientales Ilevados a cabo en losprocesos proveedores de la

4,0 Los proveedores coma: Empresas deservicios pCiblicos, contratistas, ediles, yproveedores de bienes y servicios, seencuentran contenidos en el instructivo

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I 1101 0111 11111 11111 11111 liii 1011 1101 1101 11111 11111 11111 lii 11111 IIIentidad han sido incluidos en elproceso contable?

causaci6n y registro de hechos econ6micos,c6digo 2L-GAR-13Nersion 5.

15 t Los hechos financieros,econOmicos, sociales yambientales realizados por laentidad contable pUblica son defad y confiable clasificaciOn en elCatalog° General de Cuentas?

4,0 En el Fonda de Desarrollo Local se hanregistrado los hechos econOmicos deacuerdo con la clasificaciOn en el catalog°general de cuentas.

16 tSon adecuadas las cuentasutilizadas para la clasificacion delas transacciones, hechos uoperaciones realizadas por laentidad contable pOblica?

4,0 Las cuentas, subcuentas y auxiliaresutilizadas en el FDLT, para el registro dehechos econOmicos son adecuadas deacuerdo con la naturaleza y dinamicaestablecidas en el Regimen de ContabilidadPUblica.

17 tLa clasificaciOn de lastransacciones, hechos yoperaciones corresponde a unacorrecta interpretaci6n tanto delmarco conceptual como delManual de Procedimientos delRegimen de Contabilidad POblica?

4,0 Las transacciones revisadas se realizan deforma coherente entre el marco conceptualdel Plan General de Contabilidad POblica y elmanual de procedimientos del regimen deContabilidad Publica.

18 tEl Catalog° General de Cuentasutilizado para la clasificaciOn de loshechos financieros, econOmicos,sociales y ambientales,corresponde a la Ultima versi6npublicada en la pagina web de laContaduria General de la NaciOn?

5,0 El catalog° general de cuentas se encuentraactualizado, segun el Manual PoliticaContable 2L-GAR-M002. El desarrollo,parametrizaciOn, actualizacion, creacion deterceros y cuentas estan a cargo de laDirecci6n de Tecnolog las e Informacion de laSecretaria Distrital de Gobierno, bajo losrequerimientos del area contable del F.D.L.

19 tSon adecuadas las cuentas ysubcuentas utilizadas para laclasificacien de las transacciones,hechos u operaciones realizadas?

4,0 Las cuentas y subcuentas revisadas y que sehan utilizado en el Fondo de DesarrolloLocal, para la clasificaciOn de transaccionescorresponden a las del catalog° general decuentas y estas son adecuadas; no obstante,el reporte de saldos contrarios indica que haycuentas que ester) pendientes de registro yajuste.

20 4,Se elaboran y revisanoportunamente las conciliacionesbancarias para establecer losvalores objeto de clasificaciOn,registro y control del efectivo?

4,0 Se evidenciaron las conciliaciones contesoreria, se aportaron los correoselectr6nicos que perm iti6 verificar el envio delas mismas a la Secretaria de Hacienda.

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rlifiii11111iiii-fiiiii18111111111111111111111111111111Ell21 tSe ejecutan periedicamente

conciliaciones de saldosreciprocos con otras entidadespOblicas?

4,0 El FDL de Bosa, realize perbdicamenteconciliaciones de operaciones reciprocascon la UMMV.

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3,8

22 Se realizan periedicamenteconciliaciones y cruces de saldosentre las areas de Presupuesto,Contabilidad, Tesoreria, y dernesAreas y/o procesos de la enfidad?

4,0 Se aportaron las conciliaciones con almacenque arroja el sistema, no obstante, en ellosno se observe la novedad del error delcelculo de amortizaciones. Asi mismo elsistema ha generado inconvenientes en elalmacen y con los terceros. Contabilidadaport6 el cruce de informaci6n con multasencontrendose depuradas, aunque no estanclasificadas como conciliacien de cuentas deorden, cobro persuasivo y cobro coactivo.

23 4,Se realizan perbdicamentetomas fisicas de bienes, derechosy obligaciones y se confronta conlos registros contables para hacerlos ajustes pertinentes?

4,0 Se evidenci6 la toma fisica de bienes encomodato, se constat6 la contratacien delavalu6 mediante verificaciOn fisica delContrato # 0151 de 2017, cuyo objeto esrealizar el avalue de los bienes muebles einmuebles, a cargo del Fondo de DesarrolloLocal de Bosa.

24 4,Las cuentas y subcuentasutilizadas revelan adecuadamentelos hechos, transacciones uoperaciones registradas?

3,0 El FDL de Bose ha presentadoconfinuamente novedades en el reporte desaldos contrarios, lo que indica que lassubcuentas utilizadas no son las adecuadaspara el registro de un hecho o unatransacciOn.

25 z,Se hacen verificacionesperiOdicas para comprobar que losregistros contables se hanefectuado en forma adecuada ypor los valores correctos?

2,0 Aunque existe la carpeta de ajustes yreclasificaciones, no es suficiente pues elrepOrte de saldos contrarios, indica que nose hacen las verificaciones periedicas decomprobaci6n.

26 4,Se efectOan los registroscontables en forma cronolOgica yguardando el consecutivo de loshechos, transacciones uoperaciones realizadas, cuando aeste Ultimo haya lugar?

4,0 Los registros contables revisados se hanrealizado de forma cronolOgica, losconsecutivos de causacien no se generanpara cada Fondo de Desarrollo Local. Losunicos en orden consecutivo son las Ordenesde pago y se encuentran en el proceso deconciliacion de tesoreria y presupuesto.

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111101 1110 11111 11111 11111 0111 1110 1101 1101111111111 101 JIll 11111027 iSe generan listados de

consecutivos de documentos parahacer verificaciones decompletitud de registros?

4,0 Se genera listado de 6rdenes de pago perentidad donde se pueden verificar losconsecufivos de estos registros, los cualesson validados con un archivo consecufivofisico que tienen en contabilidad; para losdemas documentos no se realiza validaciOnal no tener un consecutivo exclusivo paracada fondo.

28 6Se conoce y aplica lostratamientos contab lesd iferencia les existentes entreentidades de gobierno general yempresas pUblicas?

5,0 Se conocen y aplican las normasrelacionadas con el Regimen deContabilidad PUblica y son de permanenteconsulta para la correcta aplicaciOn detratamientos contables para el Fondo deDesarrollo Local.

29 tEl proceso contable opera en unambiente de sistema de integradode informaci6n y este funcionaadecuadamente?

2,0 El SI CAPITAL es el aplicativo ufilizado paragenerar la informaci6n Financiera, el cual nofunciona en un ambiente integrado con losmOdulos SAE y SAI ni con los aplicativos SI-ACTUA y SIPROJ. Sin embargo, seconstata mediante entrevista que losaplicativos SAE y SAI funcionanintegralmente y de manera adecuada y losaplicativos SI ACTUA y SIPROJ no estanintegrados y para lograr un resultado seconstruyen bases de datos en Excel.

30 LSon adecuadamente calculadoslos valores correspondientes a losprocesos de depreciaciOn,provisbn, amortizaciOn,valorizaciOn, y agotamiento, segOnaplique?

3,0 Los calculos de depreciaci6n se realizan deforma automatica, utilizando el matodo delinea recta a traves del modulo de almacen,esta informaci6n se registra en el aplicativoLI MAY afectando las cuentascorrespondientes, no se fienen establecidosmecanismos de control para verificarperiedicamente los calculos paradepreciaciones y amortizaciones; laprofesional indica que realizaron pruebas alos tramos viales y encontraron que elsistema no los calcula, entrega evidencia einforma que ese calculo no ha sidosolucionado en el sistema.

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SECRETARiA DE GOEIERNO IiiiIiii111111iiiii11111i11111111111111111111111111111111111131 4,Los registros contables que se

realizan fienen los respectivosdocumentos soportes idOneos?

4,0 Las causaciones revisadas cuentan con unexpediente Onico para cada uno de loscontratos, donde se evidencia la hoja de rutspara cada pago y los documentos soporte enconcordancia con el instructivo de causaci6ny registro de hechos econemicos con cOdigo2L-GAR-I3 donde indica las instrucciones ydocumentos soporte para causacien, lospagos seleccionados para revision porconcepto de servicios ptiblicos, honorarios aEdiles y contratos de prestaciOn de serviciostienen los soportes definidos en elinstructivo.

32 /yam el registro de lastransacciones, hechos uoperaciones se elaboran losrespectivos comprobantes decontabilidad?

5,0 El Fondo de Desarrollo cumple con elregistro de transacciones y operacionesmediante la elaboraciOn de comprobantes decontabilidad en el aplicativo SI CAPITAL.

33 4,Los libros de contabilidad seencuentran debidamentesoportados en comprobantes decontabilidad?

5,0 Los comprobantes de contabilidad revisadosen el Fondo de Desarrollo Local estanrespaldados con documentos idOneos portanto los registros que muestran los libroscontables se encuentran soportadosdebidamente.

1.2 ETAPA DE REVELACION 4,2

1.2.1 ELABORACION DE ESTADOSCONTABLES Y DEMASINFORMES

4,1

34 4,Se elaboran y diligencian loslibros de contabi I idad deconformidad con los parametrosestablecidos en el Regimen deContabilidad P0blica?

3,0 ' El Fondo de Desarrollo Local epodeunicamente el libro impreso Mayor 2016, seevidencia el acta de aperture suscrita por elrepresentante legal del FDLB, el dia 31 demayo de 2016, que consta de 150 folios; encumplimiento con lo establecido en elRegimen de Contabilidad Peblica, este libroeste impreso hasta el mes de marzo y lasfirmas no fienen los nombres de quiencorresponde; de otra parte, no se aport6evidencia del Libro diario el dia de la visite.

35 tLas cifras contenidas en losestados, informes y• reportescontables coinciden con los saldosde los libros de contabilidad?

5,0 Los saldos de los , Estados Financierostrimestrales de marzo, junio y septiembre de2017 reportados en el formato CGN_001 a la

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111111 010 11111 0111 11111111 11111 1101 1101 hill liii 1011 11111 liii IllDirecci6n distrital de Contabilidad, coincidencon los saldos de los libros de contabilidad.

36 L,Se efectia el mantenimiento,actualizaciOn y parametrizaciOnnecesarios para un adecuadofuncionamiento del aplicativoutilizado para procesar lainformaciOn?

3,0 En concordancia con el Manual politicaContable Nivel Local 2L-GAR-M002 elmantenimiento, actualizaciOn yparametrizaciOn del SI_CAPITAL este acargo de la Secretaria Distrital de Gobierno -Direccion de Tecnologias e informaciOn,

• dependencia que ha realizado lasmodificaciones generales. No obstante, paralos cierres de los meses de septiembre yoctubre se presentaron dificultades en losmOdulos de almacen e inventarios.

37 tSe elaboran oportunamente losestados, informes y reportescontables al representante legal, ala Contaduria General de laNaciOn, a los organismos deinspecciOn, vigilancia y control, y alos demas usuarios de lainformaci6n?

3,0 Los Informes para la Direccien Distrital deContabilidad, correspond ientes a "losformatos trimestrales CGN_001 Saldos ymovimientos y CGN_002 Operacionesreciprocas", fueron transmitidos asi: elprimer trimestre el dia 10 de abril y unasegunda vez el 24 de abril, el segundotrimestre el 10 de Julio y el tercer trimestre el18 de octubre.

38 6Las notas explicativas a losestados contables cumplen con lasformalidades establecidas en elRegimen de Contabilidad POblica?

5,0

,

En el inicio de la revisiOn, se puede constatarque los saldos a 31 de diciembre, seencuentran generados de acuerdo con elmarco normafivo 357, el nuevo marco

• normativo 620 se implementara para lavigencia 2018.Para verifica car la conformidad de las notasexplicativas a los estados contables, con lasformalidades establecidas en el Regimen deContabilidad Publica, se validan las notascontra el Balance, documentos identificadoscon;CGN_2005_001_Saldos_y_Movimientos,CGN_2005_002_Saldos_de_Opraciones_Reciprocas y Balances Comparativo 2016 -2017.

39 tEl contenido de las notas a losestados contables revela en formasuficiente la informaciOn de fipocualitativo y cuantitativo fisico quecorresponde?

5,0 En los documentos identificados con;CGN_2005_001_Saldos_y_Movimientos,CGN_2005_002_Saldos_de_Opraciones_Reciprocas y Balances Comparativo 2016 -2017 se constata que las notas contables

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SECRETARiA DE GOBIERNO Iiiiii11111111111ii-11i111111111111111.111111111111111111111111111explican de forma clara y detallada lainformaci6n contenida en el balance.

40 tSe verifica la consistencia entrelas notas a los estados contables ylos saldos revelados en losestados contables?

5,0 Para la verificacian de la consistencia entrelas notas a los estados contables y los saldosrevelados en los estados contables, se tomacomo muestra la Nota - 7 (Propiedad Plantay Equipos) y el Libro Auxiliar, la cuenta 1-9-20-05 (Bienes en Comodato) para verificar lafidelidad de los datos registrados en lasnotas con los valores de la cuenta en el libroauxiliar.

1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION YCOMUNICACION DE LAINFORMACION

4,2

41 L,Se presentan oportunamente losestados, informes y reportescontables al representante legal, ala Contaduria General de laNaci6n, y a los organismos deinspeccion, vigilancia y control?

3,0 verificando que por inconvenientes en elsistema no se han presentado a tiempo losinformes y reportes a los entes decontrol, semanfiene la no conformidad y la calificaci6nse mantiene.

42 i.Se publica mensualmente en 4,0 Se evidencia en el acta la publicacion para eldia 2 de febrero de 2018, tambien seevidencia en la certificacion de los EstadosFinancieros la aprobaci6n del Alcalde Local.

luqar visible y de facil acceso a lacomunidad el balance general y elestado de actividad financiera,econamica, social v ambiental?

43 isSe utiliza •un sistema deindicadores para analizar einterpretar la realidad financiera,econamica, social y ambiental dela entidad?

5,0 El Fondo de Desarrollo Local, si presentOevidencia de indicadores financierosgenerados en el balance yen las Notas a losestados Financieros

44 tLa informaciOn contable seacomparia de los respectivosanalisis e interpretaciones quefacilitan su adecuada comprensiOnpor parte de los usuarios? •

5,0 Se evidencio que si va acompartiada de lasNotas contables a los estados Financierosque contienen el analisis e interpretaciOnpara la adecuada comprension del usuario.

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Iiiiiiiiii1111111-1iiiiiiolli1111111111111i11111111111111111145 tLa informaciOn contable es

utilizada para cumplir propositosde gestiOn?

5,0 La informacien Contable se utiliza para laelaboraciOn de informes de gestiOn y para lasactas de entrega de cargo empalme, y enellas se toman las cifras de balance paradeterminar las obligaciones y derechos queposee la entidad. Se aportaron los infamiesde gest& anexos a los dos empalmesrealizados, de acuerdo con los radicadosraimeros 20175710068962 y20174210202262; 20175710168042.

46 t,Se asegura la entidad depresentar cifras homogeneas a losdistintos usuarios de lainformaciOn?

3,0 La fuente de la informaci6n Financiera es elaplicativo SI_CAPITAL, aunque contabilidadrealice verificaciOn de sus registros yseguimiento a las cuentas, el reporte desaldos contrarios presenta novedadesconstantemente sobre la realidad de lossaldos contables.

1.3 OTROS ELEMENTOS DECONTROL

4,1

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,1

47 LSe identifican, analizan y se lesda tratamiento adecuado a losriesgos de indole contable de laentidad en forma permanente?

3,0 Se tiene identificado un riesgo de indolecontable, en la acfividad NOmero 4 "Nocamp/jr con los ProcedimientosAdministrativos y Contables para el Manejoy Control de los Bienes de acuerdo con lanormatividad vigente". Cada ties meses serealiza un analisis que incluye evaluar si sematerializo el evento de riesgo, causas,controles y consecuencias.

48 tExiste y funciona una instanciaasesora que permita gestionar losriesgos de indole contable?

4,0 El Fondo de Desarrollo Local cuenta con unapersona coma promotor para la mejora, que,en coordinacian con la Oficina Asesora dePlaneaciOn de la Secretaria Distrital deGobierno, son las instancias asesorasencargadas de la gestiOn los riesgos detodos los procesos.

49 z,Se realizan autoevaluacionesperibdicas para determinar laefectividad de los controlesimplementados en cada una de lasactividades del proceso contable?

3,0 No se evidencia la realizacian deautoevaluaciones peri6dicas, se mantiene elhallazgo anterior El FDLAN, no aportaevidencia de las autoevaluaciones medianteseguimientos a las matrices de riesgos porprocesos, cada tres meses se realiza unanalisis que incluye evaluar si se materializ6

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1 111111 111111111111111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 11111 IIIel evento de riesgo, causas, controles yconsecuencias".

50 6Se han establecido claramenteniveles de autoridad yresponsabilidad para la ejecuci6nde las diferentes actividades delproceso contable?

5,0 Las actividades del proceso contable sonejecutadas par un Profesional Universitariocedigo 219 grado 15, que tiene claramentedefinido su propOsito y sus funciones alejercer coma Contador del Fonda deDesarrollo Local y una contratista conactividades de a poyo a la gestiOn y ejecuci6nde actividades de contabilidad y almacen.

51 z,Las pollticas contables,procedimientos y dernas practicesque se aplican internamente seencuentran debidamentedocumentadas?

5,0 El proceso contable cuenta con: el Manualde Politica Contable Nivel Local 2L-GAR-M002 Version 2, vigente desde el 22 dediciembre de 2014; el Procedimiento para laadquisicien y administraci6n de bienes yservicios local 2L-GAR-P1 VersiOn 3, vigentedesde el 6 de septiembre de 2013 y ellnstructivo causaci6n y registro de hechoseconernicos 2L-GAR-I3 VersiOn 5 vigentedesde el 22 de febrero de 2013..

52 tLos manuales de pollticas,procedimientos y dernas practicescontables se encuentrandebidamente actualizados, ysirven de gula u orientaci6nefectiva del proceso contable?

4,0 El manual de politica contable,procedimiento e instructivo, se utilizan ysirven de gula para la ejecucien deactividades del proceso contable. Los cualesno se encuentran actualizados de acuerdocon la estructura organizacional de la SDGDecreto 411 de 2016.

53 4,Se evidencia par medio deflujogramas, u otra tecnica omecanismo, la forma coma circulala informaci6n a traves de laentidad y su respecfivo efecto en elproceso contable de la entidad?

5,0 El procedimiento para la adquisicien yadministracion de bienes y servicios local 2L-GAR-P1 contiene en el numeral 2. LadescripciOn de actividades delprocedimiento, representado medianteflujograma donde se establece: actividad,responsable, descripcien de la actividad yregistro. En cuanto a la forma coma circula lainformacion a traves de la Entidad se tieneun formato de hoja de ruta, el cual es firmadopar el responsable de cede proceso dondese le da tramite a cada documento, este seencuentra contemplado en el I nstructivocausacien y registro de hechos econemicos.

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riiiii11111iiii-i111i11111111111111111111111111III54 e,Se ha implementado y ejecuta

una politica de depuraciencontable permanente y desostenibilidad de la calidad de lainformaci6n?

4,0 se evidencia la realizacion del Comite deSostenibilidad Contable, de donde se hantornado decisiones en la vigencia 2017; seevidencian soportes de reuniones y comites,donde se han realizado depuraciones en un70% y el 30% como compromiso para el2018.

55 e,Los bienes, derechos yobligaciones se encuentrandebidamente individualizados enla contabilidad, bien sea por elarea contable o en bases de datosad m i n istradas por otrasdependencias?

4,0 Al revisal las cuentas a nivel de libros auxiliary comprobantes de diario se evidencia, queel Fondo de Desarrollo Local tieneindividualizados los bienes, derechos yobligaciones.

56 e,Los costos histOricos registradosen la contabilidad son actualizadospermanentemente de conformidadcon lo dispuesto en el Regimen deContabilidad Pablica?

4,0 El Fondo de desarrollo local mantiene loscostos histericos actualizados, revisa loscalculos de depreciacion para validar lossaldos acumulados y a su vez paracomprobar que estos presentan valoresrazonables.

57 e,Se cuenta con un area contabledebidamente estructurada deconformidad con la complejidad,desarrollo tecnologico y estructuraorganizacional de la entidad?

5,0 El equipo de contabilidad este conformadopor una Profesional Universitario 219 grado15, que ejerce la fund& de ContadorPublic° del Fondo de Desarrollo Local y uncontratista como apoyo en contabilidad yalmacen.

58 e,Los funcionarios involucrados enel proceso contable cumplen conlos req uerim lentos tecnicosserialados por la enhdad deacuerdo con la responsabilidadque demanda el ejercicio de laprofesi6n contable en el sectorpOblico?

4,0 El profesional que se desempeila comocontador y la Contratista de apoyo acontabilidad cumplen con los requerimientostecnicos exigidos por la Entidad.

59 e,Se ha implementado una politicao mecanismo de actualizaciOnpermanente para los funcionariosinvolucrados en el procesocontable y se Ileva a cabo en formasatisfactoria?

4,0 El profesional asisti6 a las capacitacionesrealizadas por la Secretaria de Gobierno y laSecretaria de Hacienda.

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riiiiiii11111iiii11V1111118111111111111111111111i1111111111III60 eiSe producen en la entidad

informes de empalme cuando sepresentan cambios derepresentante legal, o cambios decontador?

5,0 Se evidenciaron dos (2) informes deempalme, correspondiente al cambio dealcaldes.

61 LExiste una politica para Ilevar acabo en forma adecuada el cierreintegral de la informacionproducida en todas las areas odependencias que generanhechos financieros, econOmicos,sociales y ambientales?

3,0 El Manual de Politica Contable Nivel Local,en el numeral 9, Cierres contables, hacereferenda a los plazos de cierres mensuales,trimestraies y anuales; no obstante, elcronograma de reporte de informaciOncontable se encuentra desactualizado.

62 z,Los soportes documentales delos registros contables seencuentran debidamenteorganizados y archivados deconformidad con las normas queregulan la materia?

3,0 En el instrucfivo 2L-GAR-I3, en las Politicasde OperaciOn, hace menden) a expedientesunicos para cada proceso contractual, estosse relacionan en las tablas de retenciandocumental que se encuentran en procesode a probaci6n.

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