Implantacion De Alfresco by Queres , Iberia Roadshow 2008
-
Upload
queres -
Category
Technology
-
view
2.689 -
download
0
description
Transcript of Implantacion De Alfresco by Queres , Iberia Roadshow 2008
IMPLANTACIÓN DE ALFRESCO
Julián Cerviño - Queres Tecnologías
Índice
� “Sabores” de la Gestión Documental
� Situación Inicial
� Situación Objetivo
� ¿Cómo alcanzamos el objetivo?� ¿Cómo alcanzamos el objetivo?
� Metodología
� Fases de Proyecto
� Costes
“Sabores” de la Gestión de Contenidos
� DM (Document Management)� Objetivo: facilitar el trabajo diario� Estructura flexible, orientado a la colaboración
� RM (Records Management)� Objetivo: depósito seguro para los documentos relevantes� Objetivo: depósito seguro para los documentos relevantes� Rigurosos controles de conservación, estructura muy rígida
� WCM (Web Content Management)� Objetivo: crear, gestionar y publicar contenido en web� Workflows de publicación, control de versiones y entornos
WCMRMDMAlfresco
Situación Inicial
� Más de un sistema de gestión documental:
� servidor de ficheros
� carpetas compartidas
� correo
� O ninguno !!!
� Inconvenientes:
� Poco control de la documentación, ni en el acceso ni en la conservación
� Dificultades a la hora de localizar información
� No hay gestión del conocimiento
Situación Final
� Un único sistema de gestión documental
� Ventajas
� Seguridad en el acceso y en la conservación
� Localización rápida de la información� Localización rápida de la información
� Reutilización del conocimiento por la Organización
� Plus Alfresco
� Integración con otros sistemas (ERP, CRM, KB, …)
� Acceso desde cualquier parte (internet)
� Establecimiento de procedimientos (workflows)
¿Cómo alcanzamos el objetivo?
A) El Pausado• Análisis Global y Profundo• Diseño Completo• Parametrización Compleja• Construcción Compleja• Implantación Global (si llegamos hasta aquí)
B) El InconscienteB) El Inconsciente• Descarga una versión de Internet• Instalación en 10 minutos• Comenzar a trabajar• PUM !!!
C) El Ágil• Análisis con visión global, pero enfocado en un par de unidades de negocio• Diseño Incremental e Iterativo• Parametrización Sencilla• Construcción (si fuese imprescindible) Sencilla• Implantación Gradual
Metodología
� ISO 15489: norma para la gestión de documentos de archivo
� DIRKS: metodología de diseño e implementación de Sistemas de Gestión de Registros. Basada en la ISO 15489.� Ventajas:
� Genérica: guía sobre el por qué y el cómo hacerlo, pero no prescribe cómo debe ser el sistemaprescribe cómo debe ser el sistema
� Multi-Fase: proporciona pasos concretos que pueden adaptarse a las necesidades de cada proyecto
� Sistemática: proporciona un juego de actividades que minimizan el riesgo de perder el foco durante el desarrollo del proyecto
� Iterativa e Incremental: permite repetir el proceso y ampliar el alcance y el detalle inicial
� Centrada en el usuario: el proceso prima la participación de los usuarios en el análisis de las actividades
Metodología – Cuestionario Base
� Preguntas habituales en las entrevistas de toma de requisitos:1. ¿Cuál es la función de su departamento?2. ¿Cuáles son las principales actividades realizadas en su
departamento?3. ¿Cómo se relacionan estas actividades con las del resto de la
Organización?¿Qué tipo de documentación se genera?4. ¿Qué tipo de documentación se genera?
5. ¿Cuál es la estructura inicial de la documentación que maneja?6. ¿Todas las personas tienen los mismos permisos o existen alguna
restricción?7. ?Tiene su departamento alguna relación con terceros (proveedores,
clientes, …)?8. …
Metodología – Ficha de Actividad
Unidade OSI
Función F4. Obtención, análise e difusión de información sobre a SI
Actividade A1. Monitorización da evolución da SI
Descrición da actividade Elaboración e mantemento dun conxunto de indicadores que permitan monitorizar a evolución da
Sociedade da Información.
Realización de estudos para o seguimento e a innovación das políticas desenvoltas en materia de
Sociedade da Información.
Transaccións Elaboración de enquisas
Realización de estudos
Requisitos da actividade Plantillas
Resultará de utilidade dispor no sistema de xestión documental das plantillas das enquisas
Versionado
Os documentos necesitan manter as versións
Documentos asociados Cuestionarios
Informes xerais
Actores externos N/A
Tipo de necesidade consulta, creación, modificación, plantillas, versionado
Fonte Acta - Mapa Documental OSI.doc
Metodología – Ficha de Tipo
TIPO DOCUMENTAL: Discurso/Notas de prensa
Descrición Discursos e notas de prensa que se redactan ou se recollen
Volume Entre 10 e 20
Tipo Versionado Gardar versións
Transformacións ODT a PDF, DOC a PDF
Susceptible de
reutilización
Non
Plantilla NonPlantilla Non
TIPO DE SOPORTE
Formato .odt, .doc
Tamaño Entre 100 KB y 2 MB
ATRIBUTOS
Nome Descrición Tipo de dato Tamaño máximo Repetible Obrigatorio
Título Título do documento Alfanumérico 150 Non Si
Autor Persoa que xera o documento Alfanumérico 150 Non Si
Data Data na que se creou o
documento
Data 10 Non Si
RELACIÓN CON OUTROS TIPOS DE DOCUMENTOS
Tipo de documento Descrición da relación Repetible
Presentación Presentación que acompaña ao discurso (só no caso do discurso) Non
Diseño – Modelo de Contenidos
Diseño – WorkFlows
OTRI 1 G.J. 1
OTRIGabinete
Jurídico
OTRI 1
OTRI
OTRI 1OTRI 1 G.J. 1G.J. 1
OTRIGabinete
Jurídico
OTRI 1OTRI 1
OTRI
IniciarFinalizar
OTRI 1
OTRI 2
OTRI 3
G.J. 1
G.J. 2
G.J. 3
OTRI 1
OTRI 2
OTRI 3
IniciarIniciarFinalizarFinalizar
OTRI 1OTRI 1
OTRI 2OTRI 2
OTRI 3OTRI 3
G.J. 1G.J. 1
G.J. 2G.J. 2
G.J. 3G.J. 3
OTRI 1OTRI 1
OTRI 2OTRI 2
OTRI 3OTRI 3
Alfresco – Parametrización XML
� XML de Definición de Tipos de Alfresco
Alfresco – Configuración Interfaz Web
� Metadatos en Alfresco
Fases de Proyecto
Análisis• Funciones y Actividades• Mapa Documental• Requisitos
Análisis• Funciones y Actividades• Mapa Documental• Requisitos
Diseño• Modelado de Contenidos• Flujos de Trabajo
Diseño• Modelado de Contenidos• Flujos de Trabajo
� Proyecto tipo:� Duración habitual
� 3-4 meses
� Integración� LDAP• Flujos de Trabajo
• Integraciones• Flujos de Trabajo• Integraciones
Implementación• Parametrización• Construcción
Implementación• Parametrización• Construcción
Implantación• Entorno de Producción• Formación
Implantación• Entorno de Producción• Formación
� LDAP
� CIFS
� Modelado de Contenidos y Estructura
� Flujos de trabajo básicos
� Sin extensiones ni desarrollos a medida
Costes
� Conceptos:
� Implantación� Modelado
� ParametrizaciónImplantaciónlImplantaciónl
Soporte AlfrescoSoporte Alfresco
� Puesta en marcha
� Soporte de Alfresco� Seguridad
� Disponibilidad
�Mantenimiento� Resolución de dudas
� Mejoras iterativas e incrementales
Coste Total
MantenimientoMantenimiento