IMPLANTACION Y EVALUACION

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizar. Su finalidad es poner en marcha el Sistema desarrollado y someterlo a procesos de evaluación. Durante la puesta en marcha y evaluación, el Equipo de proyecto debe acompañar al usuario. Para hacer entrega al usuario para que comience su Operación.

Para llegar a una implantación correcta es necesario seguir algunos pasos, utilizaremoz como ejemplo la Operación de un corazón a un enfermo, es un ejemplo de implantación…el Enfermo es la Organización y le Corazón el Nuevo Sistema

La fase de diagnóstico, este comienza en las Organizaciones cuando deducen necesitar un Nuevo sistema, para mejorar los procesos

La preparación, el levantamiento de información, las entrevistas, el análisis de los procesos y hasta la instalación del software, preparación de las facilidades necesarias y capacitación a los usuarios.

La operación en sí o el proceso de implantación del nuevo sistema.

La recuperación post-operatoria.

Fin de la Implantación del sistema

El seguimiento constante, le dará acceso a toda la información necesaria

Es precisa una revisión intensiva con el fin de comprender en su totalidad al sistema actual y los problemas relacionados con el. No se excluye ningún área a menos que no tenga relación con el alcance del estudio en términos de los objetivos deseados y de la definición del problema por lo tanto, la búsqueda o análisis será integral e incluirá las siguientes áreas:

Áreas sujetas a análisis Descripción

1.- Revisión de los hechos históricos. En ellas se identifican los logros u los puntos importantes que han influenciado a la organización a lo largo del tiempo.

.2.- Análisis de las entradas. En esta área se identifica en donde se usan lo documentos fuentes para capturar los datos originales.

3.- Revisión de los métodos y procedimientos. En esta fase se trata de comprender las relaciones entre las entradas, los archivos que se tienen y las salidas.

4.- Revisión de los archivos. Esta fase permite que logre la comprensión de la cantidad y tamaño de los archivos conservados por los departamentos.

5.- Análisis de las salidas. Aquí se determinan que tan bien, los informes

actuales cubren las necesidades de la organización.

6.- Revisión del control interno. Señala los puntos de control que son críticos para el mantenimiento de las operaciones eficientes del proceso de datos.

7.- Análisis de los requerimientos de personal actuales.

Ayuda a precisar el personal actual en términos de la clase por habilidad y por la escala de salarios.

8.- Revisión de los volúmenes actuales de trabajo.

Identifica las cargas de trabajo promedio y pico, así como las cargas de trabajo al final del mes.

9.- Revisión de otros requisitos y consideraciones.

En este paso se localizan las partidas importantes que sean criticas al sistema actual.

Diagrama de flujo del sistema actualEl mejor método para organizar los hechos obtenidos en la investigación anterior consiste en utilizar alguna forma de diagrama de flujo.El diagrama de flujo del sistema permite localizar el origen de los datos de entrada determinar su paso a través de cada fase de proceso y de comunicación hasta ser archivados y finalmente señala como y cuáles son los archivos de salida deseados, muchos de ellos en forma de informes.

También se necesita personal adicional que represente los diversos departamentos afectados por los cambios en el sistema. Esto es muy necesario debido a que la participación y la cooperación de todas las áreas funcionales, representadas por su personal departamental, es la clave para implantar un nuevo sistema exitosamente.

Requerimientos del nuevo sistemaDespués que el diseñador de sistemas ha revisado los datos del sistema actual y la información contenida en el informe de la investigación exploratoria, en particular la recomendación del sistema se determinan los requerimientos de los nuevos sistemas.

Entre los requisitos principales se incluyen:

Requisito Descripción

1.- Formulación de nuevas políticas Deben de ser consistentes con los objetivos de la organización

Se refiere a la necesidad de reducir la complejidad y la cantidad de excepciones del sistema.

2.- Entradas planeadas Se enfoca en la captura inicial de los datos-fuente en un forma inicial procesable por la maquina cuando se diseña un nuevo sistema son importantes lo elementos de restricción de tiempo en la entradas y las variaciones en los volúmenes de ingreso.

3.- Nuevos métodos y procedimientos

Se refiere al diseño de nuevos métodos y procedimientos que produzcan las salidas deseadas dadas ciertas entradas y archivos de datos.

4.- Archivos de datos que es necesario llevar

Se refiere a la cantidad de datos que estarán contenidos en los archivos, ya sea que tales archivos estén en línea o fuera de línea. El diseño eficiente de sistemas señala que los almacenamientos de datos se deben conservar a un nivel mínimo.

5.- Salidas necesarias Se centra en el desarrollo de una salida que satisfaga los requerimientos del usuario. Es aconsejable que los usuarios de la información trabajen junto con los diseñadores de sistemas con el objeto de que se especifican bien el formato, el grado de detalle deseado, el grado de precisión deseado y la frecuencia del informe.

6.- Consideraciones del control interno

Se refiere al establecimiento de puntos de verificación y control que aseguren que lo que se ha procesado es preciso, de igual manera el control interno se centra en asegurarse de que ninguna persona tenga la responsabilidad total sobre la operación entera.

Es preciso observar que se debe diseñar al nuevo sistema en términos generales. El diseñar un sistema considerando solo un proveedor de equipo es restrictivo, reduce el potencial del sistema y con frecuencia también reduce el éxito final del sistema proyectado.

Factores humanosLos requisitos anteriores del nuevo sistema no quedan completos hasta que se consideren los factores humanos en la codificación y la representación de los datos.Los diseñadores de sistemas deben de considerar el elemento humano así como los procedimientos, datos y maquinas antes de que finalicen cualquier diseño. Cuando resulta ser necesario hacer un trueque ,se le da preferencia al elemento humano sobre las maquinas.

Es preciso identificar los errores sistemáticos, hasta el grado en que se puedan detectar. Todavía mas también debe de diseñarse un sistema de manera que sirva como interfaz para cualquiera que desee estar en contacto con sus resultados. Este requisitos e aplica igualmente a las necesidades así como a las de los clientes.

Diseño Del Nuevo SistemaLa determinación de los requerimientos anteriores se realiza concurrentemente con el diseño del nuevo sistema; después de todo un sistema no es nada mas que el total de sus partes. El diseño de un sistema implica tomar decisiones acerca de cada una de sus partes; entradas planeadas, archivos a ser mantenidos, salidas deseadas y métodos y procedimientos de procesamiento de datos que eslabonen las entradas con las salidas.

Pasos del diseño de sistemas

1. Determinar las entradas, los archivos y las salidas de información.2. Diseñar muchas posibilidades de diseño de sistemas a través de un criterio de

bloques o modular.3. Preparar los diagramas de flujo que muestren las relaciones modulares.4. Seleccionar las alternativas mas adecuadas.5. Comparar los beneficios tangible e intangibles.6. Seleccionar el diseño que mejor satisfaga los requisitos.

7. Preparar los diagramas de flujo y las tablas de decisión.8. Documentar el diseño final para el concurso de proveedores.

Selección del equipo e implantación del sistema

Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comúnmente no los son. Esta es la razón para incluir la selección del equipo dentro del esquema de trabajo del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicación de un nuevo equipo de procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta que se coloca las ordenes con los fabricantes respectivos.

Además se examinan los factores significativos que intervienen en la selección del equipo de procesamiento de datos así como datos importantes para la implantación del sistema la revisión periódica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras.

Criterios Para Selección Del EquipoPara una conclusión exitosa del estudio el criterio de selección del equipo que adopte el comité de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos métodos básicos en las selección del equipo solo uno de ellos se recomienda.

Criterio recomendadoEl criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta información incluye: Información general acerca de la compañía, sus planes futuros de procesamiento, y una lista de las especificaciones de los nuevos sistemas. Las particularidades que se refieren a estas especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes.

Criterio alterno

El segundo criterio es ilógico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los datos compilados por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes del equipo que hagan una investigación propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes llevan a la compañía su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y diseñan un nuevo sistema ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de las operaciones y los ahorros de costos.

Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas imprácticos por lo tanto, es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo.

Selección Del EquipoLa selección del equipo la realiza el grupo de estudio al terminar el diseño de sistemas. Sus etapas básicas incluyen:

1. Determinar quienes serán los proveedores fabricantes del equipo.2. Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo.3. Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes.4. Seleccionar al proveedor fabricante del equipo.

Determinación De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo

Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su representantes y se le invita a una reunión de orientación acerca del sistema propuesto; durante el curso de la reunión se les instruye acerca de las áreas a ser convertidas al del nuevo sistema; acerca de los problemas generales que encontraran de los volúmenes aproximados (presentes y futuros) y de otros datos importantes.

Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores Fabricantes

Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su interés la compañía hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores interesados.Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente de los datos contenidos en el informe de investigación exploratoria y de los desarrollados durante el diseños de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes áreas:

• Información general acerca de la compañía.• Planes futuros para el procesamiento de datos.• Especificaciones del nuevo sistema.• Diagramas de flujo del nuevo sistema.• Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante.

Evaluación De Propuestas De Los Fabricantes Proveedores

Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus propuestas, en la mayoría de los casos lo adecuado seria 60 días aproximadamente aunque en los sistemas grandes y avanzados tal vez sean necesarios algunos meses más.

Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los fabricantes proveedores. Entre estos tenemos:

Criterio Descripción

1.- Extensión de la automatización propuesta

Se refiere a la cantidad de equipo nuevo de procesamiento de datos que es propuesta para el nuevo sistema.

2.- Desempeño total Se refiere a la cantidad de datos que pueden ser procesados por el sistema de computo dentro de un periodo de tiempo especifico.

3.- Tipo de equipo Se enfoca en la marca, numero de modelo y la cantidad del equipo básico y periférico relacionado junto con sus capacidades, características de operación y técnicas.

4.- Entrega del equipo Se refiere al tiempo de entrega definitiva del equipo junto con el tiempo necesario para verificar el mismo basándose en las premisas del usuario.

5.- Requerimientos de instalación

Se refiere a las dimensiones y peso de cada una de las pieza que forman el equipo junto con los requisitos de potencia y alambrado necesario para si instalación dentro de la empresa.

6.- Soporte o asistencia del proveedor

Se refiere a la cantidad y tipo de soporte o asistencia que se espera de los proveedores fabricantes del equipo.

7.- Disponibilidad y calidad del soporte lógico (software)

Se centra en el apoyo del soporte lógico (software) que soporta el equipo.

8.- Contratos de mantenimiento Se refiere a la conservación del equipo en un buena condición operativa usualmente el fabricante proveedor proporciona sin costo este servicio bajo el contrato de venta, pero esto no es así cuando se compra el equipo.

9.- Otras cnsideraciones Incluye la capacidad para manejar excepciones y partidas poco usuales, la disponibilidad de maquinas compatibles para procesar datos en una emergencia los costos de tiempo extra y cosas similares.

Selección De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo

La selección de los proveedores fabricantes del equipo es una tarea difícil para el comité del estudio de factibilidad. El proceso de selección es mucho mas fácil si el equipo propuesto es idéntico al que se tiene en todos sus propósitos prácticos.

Tabla de decisión para el proceso de evaluación

Uno de los métodos para evaluar el equipo es la utilización de una tabla de decisión. El empleo de una tabla de decisión para hacer la evaluación final no solo define los criterios importantes en una notación compacta, si no que también que se haga una evaluación objetiva ya que los valores se han de determinar antes de recibir las propuestas del proveedor fabricante.

Método de ponderación para el proceso de evaluación

Un criterio alternativo para seleccionar el equipo es el método de ponderación que consiste en asignar diferentes valores de peso a cada uno de los criterios.A cada proveedor fabricantes se le da una evaluación para cada factor de ponderación en la mayoría de los casos la calificación es menor que el valor absoluto del factor de ponderación.

Firma del contrato para el equipo

La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto nivel que ha estado en contacto con los dos comités lleva el estudio de factibilidad a su termino formal, sin embargo antes de que se firme oficialmente el contrato, el ejecutivo haría bien en presentar el contrato al abogado para que lo interprete y le añada los addendums necesarios para proteger al usuario.

El análisis de sistemas, el diseño de sistemas y la selección del equipo que son los pasos principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de sistemas.

Cuadro De Implantación De Sistemas

Etapa Descripción

1.- Adiestramiento a usuarios Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño de sistemas.

2.- Prueba del sistema por usuarios Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que aprendió en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma.

3.- Aprobación de resultados de la prueba

La aprobación de los resultados de la prueba la deberán hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les reporte al finalizar el tiempo de prueba.

4.- Conversión al sistema Consiste en la implantación de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del diseño de sistemas.

5.- Liberación del sistema Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por parte de los comités de factibilidad y técnico.

Recordemos el ejemplo anteriormente mencionado

Ya con la decisión del paciente de someterse en formará de los pasos que se van a ejecutar desde ese momento hasta su total recuperación, le dará acceso a toda la información necesaria. No sólo le aclara los beneficios, que serán obvios, también debe advertirle de los riesgos, de la necesidad que el paciente se comprometa a seguir rigurosamente las indicaciones pre y post operatorias, de lo difícil y hasta doloroso que será la etapa de recuperación. Pero también lo motivará a transitar todo este proceso con energía y decisión porque al final se sentirá bien, hará más, dejará de lado la minusvalía que le causaba su corazón enfermo.

De aquí en adelante, lo más importante para garantizar el éxito del proceso (sea de la operación que usamos como ejemplo o sea la implantación de un sistema) es la constancia y el compromiso de ambas partes, médico y paciente, en no cejar en el deseo de mejorar.

Las consecuencias de retroceder en la decisión, alargar el proceso no seguir las indicaciones, no solucionarán nada y nuestro paciente seguirá con la misma situación de enfermedad que lo llevó hasta este punto y quizás empeore.

Luego de iniciado el proceso, lo ideal es seguir adelante, nunca detenerlo. ¿Se imaginan a un paciente que en la mesa de operación, con el pecho abierto y el corazón a la vista, le diga al cirujano que mejor se espera unas semanas más antes de seguir?. Igual pasa con la implantación de un sistema. Siempre hay que seguir, estar preparados, superar los obstáculos que se van a presentar, intentar hacerlo con el menor trauma posible en beneficio del paciente.

En el momento que terminó la operación no puede decirse que el paciente está sanado. Va en ese camino pero esos primeros momentos son los más delicados, se pasa a una sala de recuperación con condiciones ideales y para cuidados especiales. Cualquier recaída sería fatal en ese momento.

Ya con la operación finalizada y los primeros cuidados post-operatorios realizados se puede decir que se logró el primer objetivo. En este punto, para nuestro caso la implantación del sistema terminó con éxito.

Ahora viene el seguimiento o para nosotros laAtención y Soporte a usuarios. Imagínese ahora a nuestro paciente, que después de ser dado de alta en el hospital, se olvida del tratamiento, no cumple la dieta y no visita más a un médico especialista. Está reconocido que este paciente necesita mantenerse dentro y va a requerir de atención continua por el resto del tiempo, con más intensidad en las primeras semanas reduciéndola a medida que todo el Organismo se adapta al nuevo corazón.

El lapso de tiempo hasta su total recuperación dependerá de la fuerza de voluntad de nuestro paciente y al cumplimiento riguroso a las indicaciones sin perder de vista nunca su deseo de sanar. Mientras mayor sea el compromiso, más corto será el tiempo de recuperación y de comenzar a disfrutar de los beneficios de una buena salud.

ntentamos ilustrar con este ejemplo, sólo con un conocimiento muy general de los aspectos médicos, que un proceso de Implantación y no de Implementación es el que mejores beneficios da. Que es largo, complejo, a veces “doloroso” pero no por eso deja de ser favorable.

Al igual que para un buen médico, no hay mejor satisfacción que haber transitado de la mano del paciente este camino y ver cómo se recupera al pasar del tiempo.

EvaluaciónLa evaluación de un sistema se lleva a cabo para indentificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

Evaluación Operacional

Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su factibilidad de uso ,tiempo de respuesta , lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización

Impacto Organizacional

Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información interno y externo.

Opinión de los Administradores.

Evaluación de las actitudes de directivos y administradores dentro de la Org.asi como de los U.F(Usuarios Finales)

Desempeño del Desarrollo

La evaluación del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de Proyectos. También incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

Desafortunadamente la evaluación de sistemas no siempre recibe la atención que se merece, asi que para llevar una buena evaluación es necesario llevar los siguientes pasos;

1. Decidir al comienzo del proyecto

2. Incluir el costo en el presupuesto

3. Acordar quienes son las partes interesadas en la evaluación

4. Redactar los Términos de Referencia (TdR)

5. Finalizar el presupuesto para la evaluación.

6. Seleccionar a los miembros del equipo

7. Desarrollar el programa y la agenda de la evaluación

8. Planear como se dará seguimiento a las recomendaciones

9. Dar instrucciones al equipo de evaluación

10. Finalizar los TdR para la evaluación

11. Recibir y chequear la calidad del informe

12. Revisar la evaluación

13. Aprobar cualquier pago al equipo evaluador

14. Asegurarse de dar seguimiento a las recomendaciones

15. Informar otras personas sobre lo aprendido

PREPARANDO LOS TERMINOS DE REFERENCIA

Es primordial tener unos TdR claros si se quiere que la evaluación produzca información útil. vale la pena pasar tiempo en el detalle de los TdR de modo que todo el mundo esté de acuerdo en lo que se espera de la evaluación. Y a continuación listamos algunos de los temas de discusión más importantes:

Propósito ¿Por qué tiene lugar una evaluación? ¿A qué preguntas va a contestar laEvaluación?

Momento ¿Cuándo se espera que tenga lugar la evaluación?

Metodología ¿Cómo se va a recoger la información?

Los Términos de Referencia (TdR), contienen especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, comité, conferencia, negociación, etc. Estos son creados antes de la etapa de diseño del proyecto.

Dan un camino claro para el progreso, especificando qué necesita ser alcanzado, por quién y cuándo. Debe ser, entonces, una lista de resultados que concuerden con los requerimientos, alcance y limitaciones existentes.

SELECCION DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPOEs importante pensar con cuidado quién tiene las habilidades, experiencia y actitud necesarias para la evaluación. ¿Tienen las personas propuestas habilidades participativas? ¿Saben escuchar? ¿Hay hombres y mujeres en el equipo? Es buena idea entrevistar a los candidatos para ver si serán capaces de llevar a cabo esta tarea. Para ello, los entrevistadores deberán pensar en las habilidades que les parecen necesarias para realizar la evaluación y luego deberán hacer una lista de cinco o seis habilidades y tipos de experiencia. Las cualidades listadas a continuación son esenciales para cualquiera que esté involucrado en una evaluación:

_ Capacidad de llevarse bien con gente de distintas culturas y antecedentes_ Estilo personal no amenazador_ Capacidad de analizar y diagnosticar situaciones_ Experiencia y habilidades técnicas relevantes.

Si el líder del equipo tiene que escribir el informe, entonces también es esencial que tenga una excelente capacidad para resumir y expresarse por escrito. Si se contratan varios consultores, hay que pensar si es importante para uno de ellos tener los mismos valores y creencias que los demás. Pregúntese también si el consultor sería capaz de hacer comentarios que ofendan a alguien.

Etapas finales de una evaluación.

Aquí se listan algunos temas en los que hay que pensar hacia el final de la evaluación:

_ Celebrar un taller al final de la evaluación va a permitir discutir sobre lo que hay que hacer de ahora en adelante, y apropiarse de las recomendaciones acordadas. _ Es importante presentar los resultados de modo que sean fáciles de entender para todos.

_ Habrá que ponerse de acuerdo sobre lo que hay que hacer en adelante y quién lo hará. Esta decisión podrá ser tomada durante el taller o en otra reunión poco después.