TRABAJO DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL II

Sistema de

Gestión

Documental

SANDRO SALAZAR PINEDA

Docente:

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIDBA

GESTIÓN DOCUMENTAL II-G3

BUCARAMANGA

2015

1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se

deben de tener en cuenta para su implementación.

Un Sistema de Gestión Documental (SGD),

es básicamente un software encargado de

gestión los documentos electrónicamente

con el fin único de conservación a largo

plazo.

2. Indague y explique cada una de las generalidades

del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

A. Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo metadatos de cuadros de clasificación documental: en esa organización que se haga a estos

documentos se debe incluir claves de metadatos para

ubicarlos con más facilidad.

B. Establecer plazos de conservación y eliminación

para la información y los documentos electrónicos de archivo en la TRD y en la TVD: tomar muy en cuenta los

tiempos estipulados en estas dos tablas para llevar a

cabo una correcta conservación y eliminación de documentos.

2. Indague y explique cada una de las generalidades del

sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

C. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa

de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD: hacer el proceso de eliminación de la

documentación que haya perdido el valor primario y

secundario respectivamente.

D. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento : que estos documentos

sean auténticos, que no se pueda alterar esa

documentación ya que perdería su esencia.

2. Indague y explique cada una de las generalidades del

sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

F. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los

documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos: que en

cualquier momento que se necesite un documento o se

requiera para alguna diligencia administrativa se pueda

utilizar sin ningún problema.

G. Preservar los documentos y sus agrupaciones

documentales, en series y subseries a largo plazo,

independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación : que en forma indistinta del

medio tecnológico que se utilice, se debe preservar toda

la documentación que tiene valor primario y secundario

tanto en series como en subseries.

3. Usted está en una entidad en la cual se va a

implementar un Sistema de Gestión Documental, y es

llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las

características que debe reunir dicho Sistema.

Indague y elabore una tabla en la cual incluya las

características mínimas que debe reunir el sistema y

explique en qué consiste cada una de ellas.

Desde mi punto de vista referiría de una vez al

Decreto 2609 de 2012, dando todos mis puntos de

vista para que el montaje de ese SGD sea el más

óptimo al igual que les colaboraría en todo lo que

estuviese a mi alcance para tal fin.

Característica Explicación

Conformidad: Se debe respaldar la gestión mediante procesos

administrativos.

Interoperabilidad Que se puedan integrar y operar con otros sistemas

informáticos para una mejor gestión.

Seguridad: Deben prestar la seguridad de la documentación

para evitar la alteración de los mismos.

Metadescripción Que tenga sus respectivos para poder orientar los

procesos no interesa que sean automatizados.

Adición de

Contenidos

Que sea permisivo en cuando a la adición de cierta

documentación a través de metadatos.

Diseño y

Funcionamiento

Que sea funcional y básico, lo más simple posible

para que el usuario pueda darle un manejo acorde.

Gestión Distribuida: Que se pueda importar y exportar la documentación

a gran escala no interesa que sea a otros sistemas.

Disponibilidad y

Acceso:

Conservar todas las características del documento

electrónico y pueda ser fácil recuperación.

Neutralidad

Tecnológica:

Se puede utilizar cualquier tecnología, pero

conservando las normas establecidas para el caso.

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de

Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con

dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes

desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

La empresa que visité es la EMAB (Empresa Municipal de

Aseo de Bucaramanga), actualmente acabaron de

implementar el Sistema de Gestión Documental al interior de

la empresa, llamado SIGED (Sistema de Gestión Documental), el cual cuenta con un módulo muy oportuno para la unidad

de Correspondencia y/o Ventanilla Única, así mismo para la

captura de la información y alimentación del software, el

cual puede hacer búsquedas por diferentes parámetros.

5. Indague en la misma entidad lo siguiente:

- ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para

la selección del sistema de Gestión de documentos?

Los criterios que se tuvieron en cuenta para la selección de

este sistema, SIGED, es porque la ingeniera que lo vendió es

profesional en Ciencias de la Información y a la vez es

Ingeniera de Sistemas, por lo tanto ella tiene un conocimiento más amplio respecto del tema y se consideró

era la persona más idónea para facilitar el software, el cual

es entregado con licencia e instalado en diez puntos de la

empresa.

- ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

La persona encargada comenta que a pesar que no tienen

mucho tiempo con el software, la ingeniera que proveyó

dicho sistema, le tiene claves de acceso a todos los

documentos para que no se puedan alterar, así mismo

cada usuario de los diez puntos instalados, tienen la

viabilidad de ver la información más no poder alterarla, ello

con el fin que esa información un sufra ningún cambio que

vaya a estar en contra de las políticas de la empresa e incumpliendo parámetros que tienen que ver con el tema

de archivo.

6. Elabore un trabajo en PowerPoint indique en él, el nombre

de la entidad visitada y persona que atendió la visita. Dicho

trabajo debe contener fotografías propias producto de la

visita o imágenes libres de derechos de autor, acordes con lo investigado.

La entidad visitada fue la EMAB (Empresa Municipal de Aseso

de Bucaramanga).

La funcionaria que me atendió se llama BELCY NIÑO, es

Técnica en Asistencia en Administración Documental del

Sena, Regional Santander.

NOTA: no se pudo tomar fotografías al interior de la EMAB,

debido a que por reglamento interno está prohibido llevar a

cabo esa actividad (solo me facilitaron la foto de la entrada a la empresa. La información que me suministraron lo hicieron

porque mostré el carnet de identificación como estudiante

del programa CIDBA.

EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

BIBLIOGRAFÍA

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-

aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-gestion-

de-documentos-v1.pdf

Decreto 2609 de 2012. Capítulo III.

Metodología para implantar un Sistema de

Gestión Documental en una Organización.

Tema 4. Unidad 4.