Archivo electrónico Fernando Hernández Galán Consultor de Ventas.
Implementación y uso del archivo electrónico
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Presentación de Maria Isabel Vargas, dictada en el seminario "Gestión del Conocimiento: El Liderazgo del Profesional de la Información", el día 25 de junio de 2014, en la Pontificia Universidad Católica del Perú.
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IMPLEMENTACIÓN Y USO
DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO
Maria Isabel Vargas Billon
Responsable del Proyecto de Digitalización del
Centro de Información (CI)
Estudio Osterling Abogados
Estudio Osterling Abogados• Es una firma de asesoría jurídica y considerado como uno de los estudios más
destacados del país.
• Las áreas de práctica son: Seguros, Reaseguros y Bancario
Derecho Civil y Contratos
Corporativo
Laboral, Recursos Humanos y Seguridad Social
Litigios, Estrategias y Solución de Controversias
Propiedad Intelectual
Minería, Recursos Naturales y Medio Ambiente
Tributario
• Entre el gran número de clientes que conforman la cartera del Estudio están: PRIMA AFP S.A.
PROFUTURO AFP
RIMAC INTERNATIONAL CIA. DE SEGUROS Y REASEGUROS.
VOLCÁN COMPAÑÍA MINERA S.A.A.
COMPAÑÍA MINERA ANTAMINA S.A
SANOFI-AVENTIS DEL PERÚ S.A.
LOS PORTALES S.A.
Centro de Información (CI)
• En 1996 se crea el CI y seaprueba la organización yautomatización de los procesosde Archivo, Biblioteca, Normas yJurisprudencia, así como, losservicios.
• El CI cuenta con un grupo deprofesionales de Bibliotecología yCiencias de la Información, deHistoria y auxiliares que ayudanen las labores del CI.
• En el año 2000 se inicia unproyecto de digitalización delArchivo y otras fuentes(Jurisprudencia). Sin embargo,no se consigue el financiamiento.
Centro de Información (CI)
• El trabajo del CI está dividido en cuatro procesos
importantes que tiene que ver con:
Sistema de Archivo
Sistema de Normas Legales
Jurisprudencia
Biblioteca y Hemeroteca
Centro de Información (CI)
• 2005-2006.- Proyecto de desarrollo de plataforma web de lasbases de datos en Winisis.
• 2006-2007.- Proyecto Portal del EO: proyecto integral queincluye las bases de datos del CI en Winisis e incorporaprocedimientos internos que potenciarían el desarrollo de lasfunciones de cada trabajador del CI: Suscripciones, Circulación,Adquisiciones, Estadísticas, etc. Sin embargo, no se logró elacceso directo de los usuarios finales a los recursos a través delportal, con la excepción del abogado que promovió el proyecto,y el equipo de su área.
Web del CI
Portal Web del Estudio
Proyecto de digitalización de archivo
• 2009-2012.- Proyecto de Digitalización. Al sufrir el siniestro laempresa que nos brindaba servicio de almacenamiento yresguardo de documentos históricos (inactivos) y se perdierabuena cantidad del acervo archivístico del EO, se presentó lapropuesta de digitalizar todo la documentación del archivo. Seevaluaron las alternativas de tercerización e intermedias.
• Se decidió por la opción ‘en casa’: digitalizar y organizar losarchivos electrónicos para acceder a ellos a través de nuestraplataforma en web y el portal.
Proyecto de digitalización de archivo
De camino al cambio…
• Existe un proyecto en curso para optimizar el sistema completo delCI, por el cual se intenta lograr lo siguiente: La migración sin pérdida de las BD Winisis a la BD del sistema propuesto.
Que se genere automáticamente backups de cada base de datos.
Un campo para poder usar código de barras para las bases que describandocumentos físicos.
Módulo de circulación (préstamos): que permita la interacción entre el usuarioy el CI con opción para usar el sistema de código de barras.
Que se permita búsquedas sobre búsquedas. Es decir, en un resultado sepodrá especificar algo así como: ‘Buscar solo en los resultados’ de maneraque se pueda ir haciendo más específica la búsqueda y evitar ruidoinformativo.
Incluir una opción para buscar sólo en los archivos electrónicos que seencuentren en las distintas base de datos.
La Diseminación Selectiva de la Información –DSI- a través de la cual seenvíen a los usuarios, por grupos de interés y a todos según se requiera.
Todas las BD tendrán la facilidad de permitir los hipervínculos a documentosen texto completo en cualquier tipo de formato (zip, doc, pdf, xls, ppt, gif, jpg,etc.).
De lo aprendido…
• El valor que tiene el profesional de la información.
• No postergar el cambio de tecnologías.
• Sustentar el costo/beneficio.
• Evaluación de hardware y software por especialistas.
• El control de calidad permanente.
• Trabajo en equipo y en cooperación.
