IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y …
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IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO EN LA “CLÍNICA VETERINARIA MASCOTAS”, DE CONFORMIDAD CON EL DECRETO 1072 DEL 2015 Y LA RESOLUCIÓN 1111 DEL 2017 MARIA PAULA CABRERA CORONADO FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DE AMÉRICA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C 2019
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IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO EN LA “CLÍNICA VETERINARIA MASCOTAS”, DE CONFORMIDAD
CON EL DECRETO 1072 DEL 2015 Y LA RESOLUCIÓN 1111 DEL 2017
MARIA PAULA CABRERA CORONADO
FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DE AMÉRICA
FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C 2019
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IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO EN LA “CLÍNICA VETERINARIA MASCOTAS”, DE CONFORMIDAD
CON EL DECRETO 1072 DEL 2015 Y LA RESOLUCIÓN 1111 DEL 2017
MARIA PAULA CABRERA CORONADO
Proyecto integral de grado para optar el título de INGENIERO INDUSTRIAL
Orientador Germán Antonio Huertas Forero
Químico
FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DE AMÉRICA
FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C. 2019
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Nota de aceptación:
Químico Germán A. Huertas Forero
Ing. Mónica Y. Suárez Serrano
Ing. Oscar O. González Peña
Bogotá D.C., Febrero de 2019.
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DIRECTIVAS DE LA UNIVERSIDAD
Presidente de la Universidad y Rector del Claustro
Dr. JAIME POSADA DÍAZ
Vicerrector de Desarrollo y Recursos Humanos
Dr. LUIS JAIME POSADA GARCÍA-PEÑA
Vicerrectora Académica y de Posgrados
Ing. ANA JOSEFA HERRERA VARGAS
Decano Facultad de Ingenierías
Ing. JULIO CESAR FUENTES ARISMENDI
Director Programa Ingeniería Industrial
Ing. JULIO ANÍBAL MORENO GALINDO
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Las directivas de la Fundación Universidad de América, los jurados calificadores y el cuerpo docente no son responsables por los criterios e ideas expuestas en el presente documento. Estos corresponden únicamente al autor.
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DEDICATORIA
Este trabajo de grado va dedicado principalmente a Dios por darme los conocimientos y las habilidades para culminar mis estudios de manera satisfactoria. A mis padres Jairo Cabrera y Nubia Coronado quienes me brindaron su apoyo, comprensión y amor constante durante el proceso y a todos mis amigos que siempre estuvieron apoyándome.
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco a la Clínica Veterinaria Mascotas por creer en mí y permitirme desarrollar el trabajo de grado en sus instalaciones, por brindarme todo su apoyo y acompañamiento y hacer posible la culminación satisfactoria de este proyecto. A la Universidad de América, a mis profesores quienes estuvieron allí brindándome todos sus conocimientos y enseñanzas para formar una profesional integra.
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CONTENIDO pág.
RESUMEN 21
INTRODUCCIÓN 23
1.DIAGNÓSTICO 24 1.1 ORGANIGRAMA 24 1.2 OBJETIVO 24 1.3 ALCANCE 25 1.4 CRITERIOS 25 1.5 METODOLOGÍA 25 1.6 DESARROLLO 25 1.7 MATRIZ DOFA 26 1.8 RESULTADOS 27 1.8.1 Entrevista 27 1.8.2 Lista de chequeo 28 1.8.3 Resultados matriz DOFA 28
2. MATRIZ LEGAL 30 2.1 DESARROLLO 30 2.2 RESULTADOS 31 2.3 COPASST 31 3. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y MITIGACIÓN DE RIESGOS 33 3.1 OBJETIVO 33 3.2 ALCANCE 33 3.3 METODOLOGÍA 33 3.4 RESULTADOS 40
4. PLAN DE MEJORAMIENTO 41
5. POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 43 5.1 METODOLOGÍA 43 5.2 DESARROLLO 43 5.3 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 44 5.4 OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 44
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES 46 6.1 ORGANIGRAMA PROPUESTO 46 6.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES 46
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7. PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÒN 47 7.1 OBJETIVO 47 7.2 ALCANCE 47 7.3 DESARROLLO 47 7.4 RESULTADOS 48
8. PROGRAMA DE FORMACIÓN 50 8.1 OBJETIVO 50 8.2 ALCANCE 50 8.3 DESARROLLO 50 8.4 RESULTADOS 51
9. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 53 9.1 OBJETIVO 53 9.2 ALCANCE 53 9.3 DESARROLLO 53 9.4 CONDICIONES GENERALES 56 9.5 MAPA DE PROCESOS 57
10. INDICADORES DE GESTIÓN 60
11. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 70 11.1 CICLO PHVA 71 11.2 IMPLEMENTACIÓN 72
12. MEDIDAS DE PREVENCIÓN ANTE EMERGENCIAS 74 12.1 OBJETIVO 74 12.2 ALCANCE 74 12.3 DESARROLLO 74 12.4 RESULTADOS 74
13. AUDITORIA INTERNA 76 13.1 OBJETIVO 76 13.2 ALCANCE 76 13.3 AUDITOR 77 13.4 METODOLOGÍA 77 13.5 DESARROLLO 77 13.6 RESULTADOS 78
14. PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS 79
15. ESTUDIO FINANCIERO 88 15.1 COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SG-SST 88
10
15.2 SANCIONES 89 15.3 RESULTADOS 92
16. CONCLUSIONES 93
17.RECOMENDACIONES 95
BIBLIOGRAFÍA 96 ANEXOS 98
11
LISTA DE FIGURAS
pág. Figura 1. Organigrama 24
Figura 2. Jerarquía según GTC-ISO/TR 10013 de 2002 53
Figura 3. Estructura documental de la Clínica Veterinaria Mascotas 54
Figura 4. Mapa de procesos 58
Figura 5. Ciclo PHVA 72
Figura 6. Implementación definitiva del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo 73
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LISTA DE CUADROS
pág.
Cuadro 1. Matriz DOFA 26 Cuadro 2. Criterios 27 Cuadro 3. Identificación de peligros 34 Cuadro 4. Descripción de niveles de daño 35 Cuadro 5. Determinación del nivel de deficiencia 36 Cuadro 6. Determinación del nivel de exposición 37 Cuadro 7. Determinación del nivel de probabilidad 37 Cuadro 8. Significado de los diferentes niveles de probabilidad 37
Cuadro 9. Determinación del nivel de consecuencia 38 Cuadro 10. Determinación del nivel de riesgo 38
Cuadro 11. Significado del nivel de riesgo 39 Cuadro 12. Aceptabilidad del riesgo 39
Cuadro 13. Plan de mejoramiento 42 Cuadro 14. Cronograma programa de sensibilización 47
Cuadro 15. Cronograma programa de formación 50 Cuadro 16. Encabezado 55 Cuadro 17. Tipo de documento 56
Cuadro 18. Ubicación del documento 56 Cuadro 19. Final del documento 56
Cuadro 20. Procesos Clínica Veterinaria Mascotas 59
Cuadro 21. Indicadores del SG-SST 64
Cuadro 22. Fases para la implementación del SG-SST 70 Cuadro 23. Plan de Acciones Correctivas 80
Cuadro 24. Costos implementación 88
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LISTA DE TABLAS
pág.
Tabla 1. Resultados diagnóstico 28 Tabla 2. Resultados evaluación 51 Tabla 3. Resultados estándares mínimos auditoria interna 78 Tabla 4. Resumen costos totales de implementación 89 Tabla 5. Criterios de proporcionalidad y razonabilidad para la cuantía de la sanción a los empleadores 92
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LISTA DE GRÁFICAS
pág.
Gráfica 1. Resultado procentual del diagnóstico 28 Gráfica 2. Valor porcentual resultados evaluación 51 Gráfica 3. Resumen valor porcentual de los costos de implementación 89
15
LISTA DE FOTOGRAFÍAS
pág.
Fotografía 1. Programa de sensibilización 49
Fotografía 2. Programa de formación 52
Fotografía 3. Programa de formación 52
Fotografía 4. Plan de emergencias 75
Fotografía 5. Plan de emergencias 75
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LISTA DE ANEXOS
pág. Anexo 1. estándares mínimos resolución 1111 de 2017 98
Anexo 2. matriz legal 103
Anexo 3. registró de asistencia votación y acta de conformación copasst ......... 108
Anexo 4. matriz de identificación de peligros y mitigación de riesgos ............. 111
Anexo 5. plan de mejoramiento ............. 117
Anexo 6. política y objetivos del sg-sst .................... 124
Anexo 7. manual de funciones ............ 126
Anexo 8. matriz de roles y responsabilidades ..................... 137
Anexo 9. programa de sensibilización ................ 139
Anexo 10. folleto programa de sensibilización 141
Anexo 11. hoja de vida experta ............ 144
Anexo 12. programa de formación ............... 151
Anexo 13. registro asistencia programa de formación .. 155
Anexo 14. evaluación de conocimientos ................. 157
Anexo 15. procedimiento para el control de documento ........................... 159
Anexo 16. procedimiento para el control de registros ............................. 162
Anexo 17. procedimiento para auditorias internas ...................... 165
Anexo 18. formato entrega de elementos de protección personal (epp) ........ 169
Anexo 19. listado maestro ............ 171
Anexo 20. plan de emergencias ............ 173
Anexo 21. presentación plan de emergencias ................... 181
Anexo 22. folleto plan de emergencias .................. 185
Anexo 23. formato de asistencia plan de emergencias ........................ 188
Anexo 24. hoja de vida auditor ............. 190
Anexo 25. acta de apertura y cierre de auditoria interna ............................ 197
Anexo 26. estándares mínimos resolución 1111 de 2017 ............... 200
Anexo 27. informe de auditoria interna ................... 209
Anexo 28. costos de implementación 212 Anexo 29. manual del SG-SST 218
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GLOSARIO
A continuación se evidenciaran los conceptos básicos para la Implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, definidos en el Decreto 1072 de 2015. ACCIÓN CORRECTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. ACCIÓN DE MEJORA: acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política. ACCIÓN PREVENTIVA: acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
ACTIVIDAD NO RUTINARIA: actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o actividad que la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución. ACTIVIDAD RUTINARIA: actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha planificado y es estandarizable. ALTA DIRECCIÓN: persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa. AMENAZA: peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales. AUTORREPORTE DE CONDICIONES DE TRABAJO Y SALUD: proceso mediante el cual el trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo. CENTRO DE TRABAJO: se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada. CICLO PHVA: procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continúo a través de los siguientes pasos:
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Planificar: se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas. Hacer: implementación de las medidas planificadas. Verificar: revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los resultados deseados. Actuar: realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud de los trabajadores. CONDICIONES DE SALUD: el conjunto de variables objetivas y de autorreporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora. CONDICIONES Y MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO: aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a) Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; d) La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales. DESCRIPCIÓN SOCIODEMOGRÁFICA: perfil sociodemográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo. EFECTIVIDAD: logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia. EFICACIA: es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. EFICIENCIA: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EMERGENCIA: es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y
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primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud. EVALUACIÓN DEL RIESGO: proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción. EVENTO CATASTRÓFICO: acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente el funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en instalaciones, parálisis total de las actividades de la empresa o una parte de ella y que afecta a la cadena productiva, o genera destrucción parcial o total de una instalación. IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO: proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este. INDICADORES DE ESTRUCTURA: medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos, políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo. INDICADORES DE PROCESO: medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-SST. INDICADORES DE RESULTADO: medidas verificables de los cambios alcanzados en el periodo definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del sistema de gestión. MATRIZ LEGAL: es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables. MEJORA CONTINUA: proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este campo, de forma coherente con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de la organización. NO CONFORMIDAD: no cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros. PELIGRO: fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.
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POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: es el compromiso de la alta dirección de una organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su alcance y compromete a toda la organización. REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. RENDICIÓN DE CUENTAS: mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su desempeño. REVISIÓN PROACTIVA: es el compromiso del empleador o contratante que implica la iniciativa y capacidad de anticipación para el desarrollo de acciones preventivas y correctivas, así como la toma de decisiones para generar mejoras en el SG-SST. REVISIÓN REACTIVA: acciones para el seguimiento de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad. REQUISITO NORMATIVO: requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma vigente y que aplica a las actividades de la organización. RIESGO: combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: la SST es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. (Decreto 1443 de 2014, art. 3) SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: el (SG-SST) consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. VALORACIÓN DEL RIESGO: consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado.
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RESUMEN
El objetivo de este trabajo de grado es la implementación del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo de conformidad con las exigencias del Decreto
1072 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo” en la Clínica
Veterinaria Mascotas, esto con el fin de minimizar los riesgos y peligros a los que
se encuentran expuestos sus trabajadores y de esta forma lograr un ambiente
laboral adecuado en el cual todos puedan cumplir con sus funciones en las
condiciones más optimas, seguras y confiables, y asimismo cumplir con la norma.
Inicialmente se realiza un diagnóstico, por el cual se conoció el estado inicial de la
empresa con base al nivel de cumplimiento de la implementación del sistema, se
realizó por medio de la tabla de valores y calificación de los estándares mínimos de
la Resolución 1111 de 2017, seguido de la elaboración de las matrices
correspondientes al sistema, tales como la matriz legal, la cual permitió identificar
las diferentes normas, leyes, resoluciones y decretos que aplican a la empresa y la
matiz de identificación de peligros y mitigación de riesgos, con el fin de identificar
los peligros y evaluar los riesgos a los que se encuentran expuestos los
trabajadores. Se formula el correspondiente plan de mejoramiento por medio de un
diagrama de Gantt, el cual permite conocer la programación y ejecución de las
actividades y a su vez el tiempo. Lo anterior genera la creación de una política y
unos objetivos los cuales garantizaran el compromiso por parte de la empresa con
sus trabajadores.
Seguidamente se establece la matriz de roles y responsabilidades, la cual se realiza mediante el manual de funciones con el fin de determinar las responsabilidades que recaen a los trabajadores de acuerdo a su cargo. Se desarrolló un programa de sensibilización y formación, una estructura documental necesaria para el correspondiente control, identificación y conservación de las diferentes actividades, los indicadores de gestión los cuales evalúan el comportamiento y desempeño del sistema y las adecuadas fases para realizar la implementación de dicho sistema. Posteriormente se procede a determinar las medidas de prevención ante emergencias, las cual se establecieron mediante un plan de emergencias. Finalmente se realizó la auditoria interna con el fin de evaluar el cumplimiento de la implementación del sistema la cual dio como resultado un plan de acciones correctivas para así lograr identificar y analizar las principales causas de las no conformidades encontradas, terminando con un estudio financiero en el cual se realiza la comparación de la inversión si se implementa el sistema, contra la no implementación lo que hará que la empresa incurra en sanciones. Palabras claves: sistema, peligro, riesgo, gestión, seguridad, salud, implementación.
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ABSTRACT The objective of this degree work is the implementation of the Occupational Health and Safety Management System in accordance with the requirements of Decree 1072 of 2015 "Single Regulatory Decree of the Labor Sector" in the Clínica Veterinaria Mascotas, this in order to minimize the risks and the dangerous ones. Initially a diagnosis is made, so it is known as the initial state of the company based on the level of compliance with the application of the system, it is met in the middle of the table of values and the qualification of the minimum levels of the resolution 1111 of 2017 Monitoring of the matrices corresponding to the system, stories such as the legal matrix, which identify the different norms, laws, resolutions and decrees that apply to the company and the subject of hazard identification and risk mitigation, with La search for risks. The formula of the improvement plan of the middle of a Gantt chart, which allows to know the programming and the execution of the activities and its time. The above generates the creation of a policy and objectives that guarantee the commitment of the company with its workers. Next to the matrix of roles and responsibilities, which is done through the manual of functions in order to determine the responsibilities that fall to the workers according to their load. It is a program of awareness and training, a necessary documentary structure for the control, identification and maintenance of the different activities, management indicators, which evaluates the behavior and performance of the system and the adaptation of information. Subsequently, it will be determined through an emergency plan. Finally, the internal audit was carried out in order to evaluate compliance with the implementation of the system, which resulted in a plan of corrective actions to identify and analyze the main causes of the non-compliance found, ending with a study financial in the How is the comparison of the investment made is the system implemented. Keywords: system, danger, risk, management, security, health, implementation.
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INTRODUCCIÓN
Cada día que pasa la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo adquiere mayor importancia, a tal punto que ya se considera necesaria y obligatoria para los diferentes procesos que desarrolla la empresa. Mediante el Decreto 1072 de 2015 se agrupo todo lo relacionado a la normativa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y de la mano de la Resolución 1111 de 2017 se establecen las pautas que deben seguir las empresas para el cumplimiento de la normativa. El propósito de las empresas es reducir al máximo los riesgos y peligros a los que se encuentran expuestos sus trabajadores, puesto que es una obligación de carácter imperativo por la Ley a todas las empresas sin importar su razón social, su número de integrantes ni mucho menos la actividad económica a la que pertenezcan. Las empresas deberán comprometerse a brindar un ambiente laboral adecuado, eficiente y pertinente en el cual todos los trabajadores puedan cumplir sus funciones en las condiciones más óptimas, seguras y confiables. Por ende el objetivo del trabajo de grado es implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la Clínica Veterinaria Mascotas, empresa dedicada a la prestación servicios veterinarios para pequeños animales y al comercio al por mayor o por contrata de productos veterinarios, en donde se analizaran cada una de las no conformidades, las cuales no minimizan el grado de cumplimiento frente a la implementación del sistema, con el constante apoyo de la Alta Dirección y todos los trabajadores de la empresa, de conformidad a las exigencias del Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 1111 de 2017.
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1. DIAGNÓSTICO
Con el diagnóstico del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) realizado en la Clínica Veterinaria Mascotas, se pretende identificar los problemas y a su vez el estado actual de la empresa de acuerdo a las exigencias expuestas en el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6 y la Resolución 1111 de 2017.
1.1 ORGANIGRAMA
La Clínica Veterinaria Mascotas cuenta actualmente con quince (15) trabajadores en sus instalaciones y cuenta con un organigrama el cual está encabezado por el Gerente General y finalmente se divide en tres (3) áreas de trabajo como se muestra en la Figura 1. Figura 1. Organigrama
Fuente: Clínica Veterinaria Mascotas
1.2 OBJETIVO
Determinar el nivel de cumplimiento del SG-SST de conformidad con el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 1111 de 2017.
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1.3 ALCANCE
Se realizó en todas las áreas de la Clínica Veterinaria Mascotas.
1.4 CRITERIOS
Decreto 1072 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.
Decreto 052 de 2017
Resolución 1111 de 2017 – Estándares Mínimos del SG-SST.
1.5 METODOLOGÍA
Se realizó mediante una entrevista al Gerente General, puesto que la empresa no cuenta con ningún documento ni registro relacionado al SG-SST, en donde se evaluó el estado actual del SG-SST en la empresa mediante la calificación de los ítems que contiene la tabla de valores de los Estándares Mínimos de la Resolución 1111 de 2017 (ver Anexo 1). Matriz DOFA. Se define Matriz DOFA “a la sigla que alude a debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. El concepto aparece en un tipo de análisis que aplican las empresas para conocer sus mejores características internas y los riesgos que provienen del exterior"1. Se realizó mediante la identificación de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la empresa respeto al SG-SST.
1.6 DESARROLLO
Para la revisión del cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST, se llevó a cabo una reunión con el Gerente General, En donde se le dio una calificación a cada ítem de la lista de chequeo establecida en la Resolución 1111 de 2017 (ver Anexo 1). Herramientas para el desarrollo. La tabla de calificación de los estándares mínimos cuenta con un total de 7 columnas las cuales de distribuyen así:
En la primera se dan a conocer las normativas que establecen los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
1 Definición DOFA {en línea}. {consultado el 24 de julio de 2018}. Disponible en: { https://definicion.de/dofa/}
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En la segunda se determinan los criterios a evaluar por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
En la tercera se fija el modo de verificación respecto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST).
En la cuarta se anota con una equis (X) si la empresa cumple totalmente con el criterio.
En la quinta se anota con una equis (X) si la empresa no cumple con el criterio.
En la sexta se anota con una equis (X) si el criterio no aplica para la empresa.
En la séptima se fija la calificación según la tabla de valores de los estándares mínimos.
1.7 MATRIZ DOFA
Por medio de la matriz DOFA se busca conocer las amenazas internas y externas de la organización en término de SG-SST (Ver Cuadro1). Cuadro 1. Matriz DOFA
DOFA
DEBILIDADES 1. No realizan capacitaciones
respecto al SG-SST. 2. Los trabajadores no utilizan de
forma adecuada los Elementos de Protección Personal (EPP).
3. No cuenta con la documentación correspondiente al SG-SST.
FORTALEZAS 1. Más de 20 años de experiencia
en el mercado. 2. Alto compromiso por parte de
la gerencia en la implementación del SG-SST.
3. Personal calificado para ejecutar cada una de las actividades.
OPORTUNIDADES 1. Entidades públicas y privadas
brindan curso virtual gratis de las 50 horas en el SG-SST para los trabajadores.
2. Excelente ubicación del establecimiento.
3. Incorporación de las nuevas tecnologías a la profesión.
DO D1. O1. Mediante los programas de capacitación se busca que todos los empleados adquieran los conocimientos suficientes del SG-SST y las normativas que aplican.
FO F2. O1. Exigir a los trabajadores encargados del SG-SST a realizar el correspondiente curso de las 50 horas.
AMENAZAS 1. La competencia ya cuenta con
su SG-SST implementado. 2. Aumento en el mercado laboral
veterinario a bajo costo. 3. Sanciones por incumplimiento
de las exigencias estipuladas por la ley.
DA D1. A3. La no implementación del SG-SST le generaría a la empresa multas desde 6 hasta 150 SMLV.
FA F2. A1. Implementar inmediatamente el SG-SST, con el fin de garantizarles a sus trabajadores un ambiente de trabajo seguro y confiable, para lograr una ventaja competitiva frente a los demás.
Fuente: elaboración propia
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1.8 RESULTADOS
Los resultados evidenciaran las falencias y necesidades que tiene la empresa en relación al SG-SST y se establecerá el plan de mejoramiento que requiera de acuerdo al estado actual de esta, el cual se determinara de acuerdo a la tabla de criterios que establece la Resolución 1111 de 2017. Cuadro 2. Criterios
CRITERIO VALORACIÓN ACCIÓN
Si el puntaje obtenido es menor al 60%
CRITÍCO
Realizar y tener a disposición del Ministerio del Trabajo un Plan de
Mejoramiento de Inmediato.
Enviar a la respectiva Administradora de Riesgos
Laborales a la que se encuentre afiliada la empresa o contratante,
un reporte de avances en el término máximo de tres (3) meses
después de realizada la autoevaluación del Estándares
Mínimos.
Seguimiento anual y plan de visita a la empresa con valoración crítica por parte de Ministerio del trabajo.
Si el puntaje obtenido está entre el 61% y 85%
MODERADAMENTE ACEPTABLE
Realizar y tener a disposición del Ministerio del Trabajo un Plan de
Mejoramiento.
Enviar a la Administradora de Riesgos Laborales un reporte de avances en el término máximo de
seis (6) meses después de realizada la autoevaluación de
Estándares Mínimos.
Plan de visita por parte del Ministerio del Trabajo.
Si el puntaje obtenido es mayor o igual al 86%
ACEPTABLE
Mantener la calificación y evidencias a disposición del
Ministerio de Trabajo, e incluir en el Plan Anual de Trabajo las
mejoras detectadas. Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, Resolución 1111 de 2017 {en línea}. {Consultado el 4 de junio de 2018}. Disponible en: {http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/647970/Resoluci%C3%B3n+1111-+est%C3%A1ndares+minimos-marzo+27.pdf} 1.8.1 Entrevista. Mediante la entrevista se logró conocer el estado actual de la empresa y los problemas críticos que posee respecto al SG-SST.
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1.8.2 Lista de chequeo. Al finalizar con la calificación de los criterios, se lograron identificar qué criterios cumple, que criterios no cumple y que criterios no aplican en la empresa y a su vez el correspondiente valor porcentual (Ver Tabla 1.). La Clínica Veterinaria Mascotas cumple con un total de 9 criterios, equivalentes a un 15% (Ver Gráfica 1.), lo que demuestra que la empresa respecto al SG-SST se encuentra en un estado crítico, por lo que se debe realizar un plan de mejora con el fin de llevar a la empresa a un estado aceptable. Tabla 1. Resultados diagnóstico
Criterio Cumple totalmente
No cumple
No aplica
Número de ítems
I Planear 3 19 0 22
II Hacer 6 24 0 30
III Verificar 0 4 0 4
IV Actuar 0 4 0 4
Total 9 51 0 60
Valor porcentual
15% 85% 0% 100%
Fuente: elaboración propia
Gráfica 1. Resultado procentual del diagnóstico
Fuente: elaboración propia
1.8.3 Resultados matriz DOFA. . Existen 4 tipos de estrategias:
Las FO, las cuales se basan en el uso de las fortalezas internas de la empresa como objeto de aprovechar las oportunidades externas. Las DO, que tienen como objetivo la mejora de las debilidades internas valiéndose de las oportunidades externas.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
CUMPLE TOTALMENTE NO CUMPLE NO APLICA
0%
85%
15%
29
Las FA, las cuales se basan en la utilización de las fortalezas de la empresa con el fin de evitar o reducir el impacto de las amenazas. Las DA, que tienen como objetivo denotar las debilidades internas y eludir las amenazas ambientales2. De acuerdo con la matriz DOFA se establecieron para la Clínica Veterinaria Mascotas las siguientes estrategias:
D1. O1. Mediante los programas de capacitación se busca que todos los empleados adquieran los conocimientos suficientes del SG-SST y las normativas que aplican.
F3. O2. Exigir a los trabajadores encargados del SG-SST a realizar el correspondiente curso de las 50 horas.
D1. A3. La no implementación del SG-SST le generaría a la empresa multas desde 6 hasta 150 SMLV.
F2. A1. Implementar inmediatamente el SG-SST, con el fin de garantizarles a sus trabajadores un ambiente de trabajo seguro y confiable, para lograr una ventaja competitiva frente a los demás.
2 Estrategias de la matriz DOFA. {en línea}. {consultado el 27 de diciembre de 2018}. Disponible en: { https://www.mercadotecniatotal.com/mercadotecnia/estrategias-de-marketing-derevidas-de-un-foda/ }
30
2. MATRIZ LEGAL
La matriz legal es de gran importancia, ya que mediante ella se conocerá toda la información normativa nacional que recae a todas las empresas dependiendo las actividades que realizan, ya sean propias o esenciales de la actividad principal, para así lograr que tanto la gerencia como los empleados velen por el cumplimiento de los requisitos legales que le incurren. De conformidad con el Decreto 1072 de 2015 la matriz legal es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables3. La Cínica Veterinaria Mascotas es un establecimiento de comercio el cual tiene como actividades económicas según el código CIIU las siguientes:
7500 Actividades veterinarias.
4610 Comercio al por mayor a cambio de una retribución o por contrata.
Adicional la Clínica Veterinaria Mascotas, cuenta con un registro mercantil No. 94540.
2.1 DESARROLLO
La Clínica Veterinaria Mascotas no cuenta con una matriz legal elaboradora, por lo que se realizó una entrevista con el Gerente General donde dio a conocer a mayor profundidad los Decretos, Resoluciones y leyes que le aplican a la empresa, ya sean por su actividad principal o por las normativas que aplican a nivel nacional. Para la construcción de la matriz legal se tomó el formato del SENA (ver Anexo 2). Herramientas para el desarrollo. La matriz legal está conformada por 9 columnas distribuidas así:
La primera columna es la calificación de las normativas, se divide en dos partes, la primera donde se anota una equis (X) si la normativa es específica; es decir, las que aplican a la actividad principal de la empresa, y la segunda donde se anota una equis (X) si la normativa es general; es decir, las que aplican a todas las empresas en el territorio nacional.
3 Decreto 1072 de 2015. {en línea}. {consultado el 03 de junio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/0/DUR+Sector+Trabajo+Actualizado+a+15+de+abril++de+2016.pdf/a32b1dcf-7a4e-8a37-ac16-c121928719c8}
31
En la segunda se colocan las respetivas normativas, ya sea Resolución, Decreto o Ley y las actualizaciones y/o correcciones de las mismas.
En la tercera se ubica el año de emisión de las normativas.
En la cuarta se coloca la disposición que la regula.
En la quinta se ubica el artículo aplicable o si es el caso la normativa en su totalidad.
En la sexta se coloca la descripción del requisito, aquí se describe brevemente el contenido de la norma.
En la séptima se coloca el responsable, esta se ubica la persona encargada de actualizarla cada que se requiera.
En la octava se anota con una equis (X) si la matriz cuenta o no con una evidencia de actualización en la normativa hasta la fecha actual.
La novena se colocan las observaciones para la actualización de documentos y la explicación de términos.
2.2 RESULTADOS
Por medio de la matriz legal se identificaron las normas que debe cumplir la Clínica Veterinaria Mascotas por las actividades que realiza y relacionadas con el SG-SST independientemente de su actividad principal, esto con el fin de conocer que normas se están cumpliendo y que normas se están evadiendo. Se pudo evidenciar que la Clínica Veterinaria Mascotas cumple con diferentes normas que en su gran mayoría corresponden a las de su actividad principal y a su vez incumple con algunas de las normas respectivas al SG-SST, puesto que según el Decreto 052 de 2017 todas las empresas sin importar su razón social ni el número de empleados debe cumplir en su totalidad con las exigencias presentadas en el Decreto 1072 de 2015.
2.3 COPASST
El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) en la Clínica Veterinaria Mascotas se conformará por dos trabajadores. Su principal función es vigilar y controlar las medidas de seguridad para así prevenir al máximo los accidentes e incidentes que se puedan presentar en las instalaciones de la empresa.
32
Para la conformación del COPASST se tomaron los formatos de SAFETYA. Conformación del COPASST. Se realizó una convocatoria a todos los trabajadores de la Clínica Veterinaria Mascotas, para realizar la votación de elección del COPASST, al ser una empresa con quince (15) trabajadores, la ley estipula que se debe conformar por dos trabajadores donde uno será representante del empleador y el otro será representante de los trabajadores. Antes de iniciar la votación se verifico mediante la lista de asistencia (Ver Anexo 3) que se cumplía con el quórum, al comprobar que se contaba con el porcentaje (%) de trabajadores requeridos para la elección del COPASST, se realizó la presentación de los candidatos e inmediatamente se procedió a la votación por parte de los trabajadores. Al finalizar se conocieron los resultados de las votaciones y los integrantes que conformaran el COPASST y posteriormente se diligencio el acta de conformación del COPASST (Ver Anexo 3).
33
3. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y MITIGACIÓN DE RIESGOS
La matriz de identificación de peligros y mitigación de riesgos tiene como objetivo identificar las amenazas a las que se encuentran expuestos cada uno de los trabajadores y la apropiada valoración de riesgos, con el propósito de evitar y moderar los incidentes y accidentes que se puedan presentar en la empresa.
3.1 OBJETIVO
Identificar los peligros y evaluar los riesgos a los que se encuentran expuestos los trabajadores de la Clínica Veterinaria Mascotas, de tal forma que se creen los controles requeridos para evitar y minimizar los incidentes y accidentes de trabajo.
3.2 ALCANCE
Se realizó en todas las áreas de la Clínica Veterinaria Mascotas.
3.3 METODOLOGÍA
Para la elaboración de la matriz de identificación de peligros y mitigación de riesgos fue necesario el aporte de todas las áreas de la empresa, esto con el propósito de evaluar los diferentes procesos y actividades que se realizan; la matriz se realizó de acuerdo a los aspectos que propone la Guía Técnica Colombiana GTC 45 del 2010, Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional. Para identificar y clasificar los riesgos a los que cada trabajador se encuentra expuesto de acuerdo a las actividades que realiza, se lleva a cabo mediante la siguiente tabla de peligros expuesta en GTC 45 (Ver Cuadro 3.) Además de identificar los tipos de peligros a los que se encuentran expuestos los trabajadores, también se debe tener en cuenta los niveles de daño que pueden generar a las personas (Ver Cuadro 4.)
34
Cuadro 3. Identificación de peligros
CLASIFICACIÓN
Biológico Físico Químico Psicosocial Biomecánico
s Condiciones de seguridad
Fenómenos naturales
Virus Ruido (de impacto,
intermitente, continuo)
Polvos orgánicos
inorgánicos
Gestión organizacional (estilo de mando, pago, contratación,
participación, inducción y capacitación, bienestar social, evaluación del
desempeño, manejo de cambios).
Postura (prolongada mantenida,
forzada, antigravitacion
al)
Mecánico (elementos o partes de máquinas, herramientas, equipos,
piezas a trabajar, materiales proyectados sólidos o fluidos).
Sismo
Bacterias Iluminación (Luz
visible por exceso o deficiencia)
Fibras
Características de la organización del trabajo (comunicación, tecnología,
organización del trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor).
Esfuerzo Eléctrico (alta y baja tensión,
estática). Terremoto
Hongos Vibración (cuerpo
entero, segmentaria)
Líquidos (nieblas y
rocíos)
Características del grupo social de trabajo (relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en equipo).
Movimiento repetitivo
Locativo (sistemas y medios de almacenamiento), superficies de trabajo (irregulares, deslizantes,
con diferencia de nivel), condiciones de orden y aseo
(caídas de objeto).
Vendaval
Ricketsias Temperaturas
extremas (calor y frío) Gases y vapores
Condiciones de la tarea (carga mental, contenido de la tarea, demandas emocionales, sistemas de control,
definición de roles, monotonía, etc).
Manipulación manual de
cargas
Tecnológico (explosión, fuga, derrame, incendio).
Inundación
Parásitos Presión atmosférica (normal y ajustada)
Humos metálicos,
no metálicos
Interfase persona – tarea (conocimientos, habilidades en relación con la demanda de la tarea, iniciativa,
autonomía y reconocimiento, identificación de la persona con la tarea
y la organización).
Accidentes de trabajo Derrumbe
Picaduras Radiaciones
ionizantes (rayos x, gama, beta y alfa).
Material particulado
Jornada de trabajo (pausas, trabajo nocturno, rotación, horas extras,
descansos).
Públicos (robos, atracos, asaltos, atentados de orden público, etc
)
Precipitaciones (lluvias,
granizadas, heladas).
Mordeduras
Radiaciones no ionizantes (láser,
ultravioleta, infrarroja, radiofrecuencia,
microondas).
Trabajo en alturas
Fluidos o excrementos
Espacios confinados
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: {http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178}
35
Cuadro 4. Descripción de niveles de daño
Categoría del daño Daño leve Daño moderado Daño extremo
Salud
Molestias e irritación (ejemplo: dolor de cabeza), enfermedad temporal que produce malestar (ejemplo: diarrea)
Enfermedades que causan incapacidad temporal. Ejemplo: pérdida parcial de la audición, dermatitis, asma, desordenes de las extremidades superiores.
Enfermedades agudas o crónicas, que generan incapacidad permanente parcial, invalidez o muerte.
Seguridad
Lesiones superficiales, heridas de poca profundidad, contusiones, irritaciones del ojo por material particulado.
Laceraciones, heridas profundas, quemaduras de primer grado; conmoción cerebral, esguinces graves, fracturas de huesos cortos.
Lesiones que generen amputaciones, fracturas de huesos largos, trauma cráneo encefálico, quemaduras de segundo y tercer grado, alteraciones severas de mano, de columna vertebral con compromiso de la médula espinal, oculares que comprometan el campo visual, disminuyan la capacidad auditiva.
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178} Según la GTC 45 de 2010 “la evaluación de los riesgos corresponde al proceso de
determinar la probabilidad de que ocurran eventos específicos y la magnitud de
sus consecuencias, mediante el uso sistemático de la información disponible”4.
De acuerdo a lo estipulado en la GTC 45 de 2010 para evaluar el nivel del riesgo
(NR), se debería determinar lo siguiente:
NR = NP x NC
En donde:
NP = Nivel de probabilidad, según el numeral 2.24 es el producto nivel de
deficiencia por el nivel de exposición.
NC = Nivel de consecuencia, según el numeral 2,21 es la medida de la severidad
de las consecuencias.
A su vez, para determinar el NP se requiere:
NP = ND x NE
4 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-045 {En línea}. {consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: {
http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178 }
36
En donde:
ND = Nivel de deficiencia, según el numeral 2.22 es la magnitud de la relación
esperable entre (1) el conjunto de peligros detectados y su relación casual directa
con posibles incidentes y (2), con la eficacia de las medidas preventivas existentes
en un lugar de trabajo.
NE = Nivel de exposición, según el numeral 2.23 es la situación de exposición a
un peligro que se presenta en un tiempo determinado durante la jornada laboral.
Para determinar el nivel de deficiencia (ND) se utilizan los siguientes criterios. (Ver
Cuadro 5.)
Cuadro 5. Determinación del nivel de deficiencia
Nivel de deficiencia
Valor de ND Significado
Muy Alto (MA) 10 Se ha(n) detectado peligro(s) que determina(n) como posible la generación de incidentes o consecuencias muy significativas, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula o no existe, o ambos.
Alto (A) 6 Se ha(n) detectado algún(os) peligro(s) que pueden dar lugar a consecuencias significativa(s), o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es baja, o ambos.
Medio (M) 2 Se han detectado peligros que pueden dar lugar a consecuencias poco significativas o de menor importancia, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es moderada, o ambas.
Bajo (B) No se asigna
valor
No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es alta, o ambos. El riesgo está controlado. Estos peligros se clasifican directamente en el nivel del riesgo y de intervención cuatro (IV).
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178} Para determinar el nivel de exposición (NE) se utilizan los siguientes criterios. (Ver
Cuadro 6.)
Para determinar el NP se combinan los resultados de los Cuadros 5 y 6, en el
Cuadro 7.
37
Cuadro 6. Determinación del nivel de exposición
Nivel de exposición Valor de
NE Significado
Continua (EC) 4 La situación de exposición se presenta sin interrupción o varias veces con tiempo prolongado durante la jornada laboral.
Frecuente (EF) 3 La situación de exposición se presenta varias veces durante la jornada laboral por tiempos cortos.
Ocasional (EO) 2 La situación de exposición se presenta alguna vez durante la jornada laboral y por un periodo de tiempo corto.
Esporádica (EE) 1 La situación de exposición se presenta de manera eventual. Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178} Cuadro 7. Determinación del nivel de probabilidad
Niveles de probabilidad Nivel de exposición (NE)
4 3 2 1
Nivel de deficiencia (ND)
10 MA - 40 MA - 30 A – 20 A - 10
6 MA – 24 A – 18 A – 12 M – 6
2 M – 8 M – 6 B – 4 B - 2 Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178} El resultado del Cuadro 7, se interpreta de acuerdo con el significado que aparece
en el Cuadro 8.
Cuadro 8. Significado de los diferentes niveles de probabilidad
Nivel de probabilidad Valor de NP Significado
Muy Alto (MA) Entre 40 y 24 Situación deficiente con exposición continua, o muy deficiente con exposición frecuente. Normalmente la materialización del riesgo ocurre con frecuencia.
Alto (A) Entre 20 y 10 Situación deficiente con exposición frecuente u ocasional, o bien situación muy deficiente con exposición ocasional o esporádica. La materialización del riesgo es posible que suceda varias veces en la vida laboral.
Medio (M) Entre 8 y 6 Situación deficiente con exposición esporádica, bien situación mejorable con exposición continuada o frecuente. Es posible que suceda el daño alguna vez.
Bajo (B) Entre 4 y 2 Situación mejorable con exposición ocasional o esporádica, o situación sin anomalía destacable con cualquier nivel de exposición. No es esperable que se materialice el riesgo, aunque puede ser concebible.
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178}
38
A continuación, se determina el nivel de consecuencias según los parámetros del
Cuadro 9.
Cuadro 9. Determinación del nivel de consecuencia
Nivel de consecuencia NC Significado
Daños personales
Mortal o catastrófico (M) 100 Muerte (s)
Muy grave (MG) 60 Lesiones o enfermedades graves irreparables (Incapacidad permanente o invalidez)
Grave (G) 25 Lesiones o enfermedades con incapacidad laboral temporal (ILT).
Leve (L( 10 Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad.
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178} Los resultados de los Cuadros 8 y 9 se combinan con el Cuadro 10 para obtener el nivel de riesgo, el cual se interpreta de acuerdo con los criterios del Cuadro 11. Cuadro 10. Determinación del nivel de riesgo
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178} Según la GTC 45, una vez determinado el nivel del riesgo, la organización debería
decidir cuáles riesgos son aceptables y cuáles no, esto se realiza mediante el
cuadro de aceptabilidad del riesgo. (Ver Cuadro 12).
Se requiere la elaboración de un plan de acciones para controlar los riesgos que se encontraron después de la valoración de riesgos, se debe decidir si se quiere mejorar los controles ya existentes y el plazo para accionarlos.
39
Cuadro 11. Significado del nivel de riesgo
Nivel de riesgo Valor de NR Significado
I 4000 – 600 Situación crítica. Suspender actividades hasta que el riesgo esté bajo control. Intervención urgente.
II 500 – 150 Corregir y adoptar medidas de control inmediato. Sin embargo, suspenda actividades si el nivel de riesgo está por encima o igual de 360.
III 120 – 40 Mejorar si es posible. Sería conveniente justificar la intervención y su rentabilidad.
IV 20
Mantener las medidas de control existentes, pero se deberían considerar soluciones o mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar que el riesgo aún es aceptable.
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178} Cuadro 12. Aceptabilidad del riesgo
Nivel de riesgo Significado
I No Aceptable
II No Aceptable o Aceptable con control especifico
III Aceptable
IV Aceptable
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GTC 045 de 2010. {En línea}. {Consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: { http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178} De acuerdo a la GTC 45, una vez completada la valoración de los riesgos la organización deberá estar en capacidad de determinar si los controles existentes son suficientes o necesitan mejorarse, o si se requieren nuevos controles5. Para mejorarlos o reemplazarlos se requieren las siguientes medidas de intervención presentadas en la GTC 45:
Eliminación: modificar un diseño para eliminar el peligro, por ejemplo, introducir dispositivos mecánicos de alzamiento para eliminar el peligro de manipulación manual.
5 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-045 {En línea}. {consultado el 01 de julio de 2018}. Disponible en: {
http://idrd.gov.co/sitio/idrd/sites/default/files/imagenes/gtc450.pdf }
40
Sustitución: reemplazar por un material menos peligros o reducir la energía del sistema (por ejemplo, reducir la fuerza, el amperaje, la presión, la temperatura, etc.).
Controles de ingeniería: instalar sistemas de ventilación, protección para las máquinas, enclavamiento, cerramientos acústicos, etc.
Controles administrativos: señalización, advertencias: instalación de alarmas, procedimientos de seguridad, inspecciones de los equipos, controles de acceso, capacitación personal.
Equipos / elementos de protección personal: gafas de seguridad, protección auditiva, máscaras faciales, sistemas de detención de caídas, respiradores y guantes.
3.4 RESULTADOS
Después de realizar la matriz de identificación de peligros y mitigación de riesgos (Ver Anexo 4), se evidencio un riesgo critico en el área de clínica en la zona de rayos X, puesto que se presentan radiaciones ionizantes las cuales son muy perjudiciales si no se emplean los cuidados requeridos para la manipulación de esta, según lo establecido en la GTC 45, al considerarse una situación crítica se deben suspender actividades hasta que el riesgo esté bajo control, lo que requiere de una intervención urgente, con el fin de minimizar los riesgos. Además, la Clínica Veterinaria Mascotas deberá establecer e implementar protocolos de seguridad que permitan la mitigación de los riesgos para así garantizar un ambiente laboral adecuado, eficiente y pertinente en el que todos puedan cumplir sus funciones en las condiciones más óptimas, seguras y confiables. La matriz de identificación de peligros y mitigación de riesgos (Ver Anexo 4), fue revisada y aprobada por la Gerencia.
41
4. PLAN DE MEJORAMIENTO
Según el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.11.7, el plan de mejoramiento se realiza con el fin de que se efectúen los correctivos tendientes a la superación de las situaciones irregulares detectadas en materia de seguridad y salud en el trabajo y demás normas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
A continuación, se evidencia el cronograma de las actividades en el cual se evidencia la programación y ejecución adecuada de cada una de las actividades propuestas en el tiempo estimado, con el fin de lograr cumplir los requisitos establecidos en el Decreto 1072 de 2015. El Cuadro 13, muestra el tiempo de programación y ejecución de las actividades con sus respectivos responsables. A partir del plan de mejoramiento se estructura la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salid en el Trabajo. (Ver Anexo 5).
42
Cuadro 13. Cronograma de actividades
Fuente: elaboración propia
PLAN DE MEJORAMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE PROGRAMADO/
EJECUTADO
2018
MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOV
7 14 21 28 4 11 18 25 2 9 16 23 30 6 13 20 27 3 10 17 24 1 8 15 22 29 5 12
Realizar diagnóstico
Autor P
E
Elaboración de la matriz legal
Autor
P
E
Elaboración de la matriz de
identificación de riesgo
Autor
P
E
Realizar plan de
implementación Autor
P
E
Elaboración de la política y los
objetivos Autor
P
E
Diseñar programa de
sensibilización Autor
P
E
Ejecutar programa de
formación Autor
P
E
Elaboración de la estructura documental
Autor P
E
Ejecutar indicadores de
gestión Autor
P
E
Implementación SG-SST
Autor P
E
Diseñar medidas de prevención
ante emergencias
Autor P
E
Auditoria interna
Autor P
E
Plan de acciones
Autor P
E
Estudio
financiero Autor P
E
43
5. POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es de gran importancia ya que por medio de esta se debe establecer un compromiso tanto de la Gerencia como de todos los niveles de la empresa para garantizar el cumplimiento de todas las exigencias y así lograr identificar y controlar los riesgos y peligros a los que se encuentran expuestos todos los trabajadores sin importar el área de trabajo y el tipo de contrato.
5.1 METODOLOGÍA
Para la formulación y elaboración de la política de SST fue necesario el aporte del Gerente General, la contadora y un trabajador elegido como representante de todos sus compañeros, con el propósito de que se divulgue y acoja todas las áreas de la empresa.
5.2 DESARROLLO
La Clínica Veterinaria Mascotas no cuenta con una Política de SST elaborada, por lo que se procedió a realizar una breve reunión con el Gerente General, la contadora y el trabajador elegido, en la que se dialogó sobre la importancia de contar con una política y unos objetivos que cumplan con todos los requerimientos. Los aportes para la elaboración de la política de SST se realizaron de acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, capítulo 6, artículo 2.2.4.6.6, en el que se habla de los requisitos que debe cumplir la política de SST de todas las empresas:
Establecer el compromiso de la empresa hacia la implementación del SST de la empresa para la gestión de los riesgos laborales.
Ser específica para la empresa y apropiada para la naturaleza de sus peligros y el tamaño de la organización.
Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa.
Debe ser difundida a todos los niveles de la organización y estar accesible a todos los trabajadores y demás partes interesadas, en el lugar de trabajo; y
44
Ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, actualizada acorde con los cambios tanto en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), como en la empresa6.
5.3 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La Clínica Veterinaria Mascotas es una empresa dedicada a la prestación de servicios y venta de productos veterinarios para pequeños animales, comprometida a velar por la seguridad y salud de todos sus trabajadores, identificado y evaluando a tiempo los riesgos y peligros presentes en todas las áreas de la empresa que puedan generar incidentes e accidentes de trabajo y así garantizarle a sus empleados un ambiente de trabajo seguro y confiable en el cual puedan cumplir con todas sus funciones en las condiciones más óptimas. A su vez la empresa se compromete al buen uso de los recursos y desechos de residuos generados por las actividades que se realizan para así garantizar la protección del medio ambiente. Para cumplir con las exigencias expuestas en el Decreto 1072 de 2015 respecto a la política de SST, la Clínica Veterinaria Mascotas se compromete a difundir la política en todas las áreas de la empresa, la cual será pública y accesible a todos los trabajadores y partes interesadas. La política y los objetivos de SST fueron revisados y aprobados por la Gerencia (Ver anexo 6).
5.4 OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Después de realizar la política de SST se deberán establecer los objetivos de SST de acuerdo a la política formulada, con el fin de garantizar el cumplimiento de esta. Según el Decreto 1072 de 2015, capítulo 6, artículo 2.2.4.6.7, los objetivos de la política de SST deben incluir como mínimo los siguientes objetivos sobre los cuales la organización expresa su compromiso:
Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles.
Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en la empresa; y
6 Decreto 1072 de 2015. {en línea}. {consultado el 05 de agosto de 2018}. Disponible en: {
http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/0/DUR+Sector+Trabajo+Actualizado+a+15+de+abril++de+2016.pdf/a32b1dcf-7a4e-8a37-ac16-c121928719c8}
45
Cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales7.
De acuerdo con esto la Clínica Veterinaria Mascotas establece los siguientes objetivos de la política de SST: 1. Identificar, evaluar y controlar los riesgos y peligros presentes en cada área de
trabajo. 2. Establecer controles para mantener y mejorar las condiciones de trabajo,
garantizando un ambiente de trabajo confiable y seguro.
3. Realizar campañas de prevención de accidentes e incidentes.
4. Cumplir con todas las exigencias legales en SST. De acuerdo a los objetivos planteados anteriormente se establecieron unas metas:
1. Alcanzar un nivel de riesgo aceptable en el 2018.
1. Cumplir en un 85% con los programas de sensibilización y formación.
2. Cumplir en un 90% con el programa de promoción y prevención.
3. Culminar el año 2018 con un 80% de la implementación como mínimo.
7 Decreto 1072 de 2015. {en línea}. {consultado el 05 de agosto de 2018}. Disponible en: {
http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/0/DUR+Sector+Trabajo+Actualizado+a+15+de+abril++de+2016.pdf/a32b1dcf-7a4e-8a37-ac16-c121928719c8}
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6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los roles y responsabilidades de los trabajadores de la Clínica Veterinaria Mascotas están establecidos de acuerdo con el organigrama propuesto (Ver Figura 2) y se encuentran especificados en el respectivo Manual de Funciones (Ver Anexo 7).
6.1 ORGANIGRAMA PROPUESTO
El organigrama actual de la empresa no era muy claro, por lo que se procedió a proponer un nuevo organigrama el cual fue revisado y aprobado por la Alta Dirección. Figura 2. Organigrama propuesto
La Gerencia General delegó inicialmente como responsable del SG-SST al Director Clínico, ya que de acuerdo con los resultados obtenidos en el Diagnóstico (Ver Anexo 1) y la Matriz de Identificación de Peligros y Mitigación de Riesgos (Ver Anexo 4) se evidencio que es el área donde se encuentran más vulnerables los trabajadores, esta asignación será rotativa dentro de la Alta Dirección.
6.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los roles y responsabilidades de la Clínica Veterinaria Mascotas se establecieron mediante una matriz en la cual se especificaron los diferentes roles y sus respectivas responsabilidades en los puestos de trabajo respecto al SG-SST (Ver Anexo 8). En esta matriz se encontrarán las responsabilidades correspondientes a la Gerencia, los jefes o directores de cada área de la empresa, los trabajadores y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
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7. PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÒN Mediante el programa de sensibilización se busca concientizar y motivar a los trabajadores de la importancia de la implementación del SG-SST en la empresa.
7.1 OBJETIVO Concientizar y motivar a los trabajadores en la importancia de la implementación del SG-SST en la empresa, de acuerdo al Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 1111 de 2017. 7.2 ALCANCE Se realizó en todas las áreas de la empresa. 7.3 DESARROLLO Se realizó una breve charla en la que se dio a conocer la importancia de la implementación del SG-SST (Ver Cuadro 14). Cuadro 14. Cronograma programa de sensibilización
Actividad Contenido Duración Responsable
SENSIBILIZACIÓN
Presentación a todos los empleados.
Entregar folletos a los empleados.
Exponer el diagnóstico.
Dar a conocer la matriz legal.
Exponer la matriz de identificación de peligros y mitigación de riesgos.
Exponer la Política y los objetivos del SG-SST.
Dar a conocer los roles y responsabilidades.
Publicar el contenido en las carteleras de la empresa.
1 hora y 20 minutos
Alta Dirección y Autor
Fuente: elaboración propia La presentación del programa de sensibilización se realizó el día 3 de septiembre de 2018, en el que se dio a conocer la importancia de la implementación del SG-
48
SST en la Clínica Veterinaria Mascotas y a su vez lograr que los trabajadores se concienticen, aporten y participen activamente en el proceso. Se realizó mediante una presentación (Ver Anexo 9) donde se les dio a conocer los resultados obtenidos después de realizar los pasos lógicos necesarios para la implementación del SG-SST y se enfatizó en los resultados obtenidos de la Matriz de Identificación de Peligros y Mitigación de Riesgos (Ver Anexo 4) donde se evidenciaron los diferentes riesgos a los que se encuentran expuestos cada uno de los trabajadores de la empresa y como base y apoyo se entregaron unos folletos (Ver Anexo 10) en los que incluía toda la información necesaria y pertinente para comprender más a fondo el SG-SST.
7.4 RESULTADOS
Con el programa de sensibilización se logró que tanto la gerencia como los trabajadores tomaran conciencia de lo importante que es implementar el SG-SST en la empresa, para así garantizar que todos se sientan seguros y confiables en sus lugares de trabajo donde puedan desarrollar todas sus funciones en condiciones óptimas y adecuadas, con el fin de evitar al máximo los accidentes e incidentes que se puedan presentar. Se evidencio alta participación por parte de los trabajadores en el trascurso de la presentación del programa de sensibilización, donde realizaron diferentes preguntas relacionadas al SG-SST, por consiguiente, se logró un alto compromiso por parte de los trabajadores y la gerencia, donde se comprometieron a participar activamente en todas las actividades y procesos relacionados a la implementación del SG-SST. Para comprobar el nivel de compromiso de los trabajadores con respecto a la implementación, se realizará un seguimiento semanal, donde se generará un reporte a la Gerencia cada dos meses evidenciando que trabajadores realmente muestran interés y una participación activa en los diferentes procesos y actividades relacionados con la implementación y a su vez los trabajadores que no muestran interés alguno. El programa de sensibilización se realizó en las instalaciones de la Clínica Veterinaria Mascotas, después de terminada la jornada laboral como se puede evidenciar a continuación. (Ver Fotografía 1).
49
Fotografía 1. Programa de sensibilización Fuente: elaboración propia
50
8. PROGRAMA DE FORMACIÓN
Por medio del programa de formación se busca que los trabajadores adquieran conocimiento sobre el SG-SST y la importancia de su implementación para así lograr que tengan un ambiente laborar seguro y confiable y lograr prevenir en un máximo los accidentes e incidentes que se encuentren en el lugar de trabajo. 8.1 OBJETIVO Que los trabajadores adquieran conocimientos sobre el SG-SST de conformidad con las exigencias del Decreto 1072 de 2015. 8.2 ALCANCE Se realizó en todas las áreas de la empresa. 8.3 DESARROLLO El programa de formación fue dirigido y ejecutado por la señora Martha Liliana Nogales Gómez especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo (Ver Anexo 11) quien se encargó de dar a conocer los aspectos más importantes relacionados al SG-SST, con el objetivo de minimizar los peligros y riesgos existentes en todas las áreas de la empresa. Se realizó mediante una charla en términos de Seguridad y Salud en el Trabajo. (Ver Cuadro 15.) Cuadro 15. Cronograma programa de formación
Actividad Contenido Duración Responsable
PROGRAMA DE FORMACIÓN
Presentación de la especialista.
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Riegos laborales presentes en los entornos de trabajo.
Que deben hacer cuando ocurran accidentes.
1 hora y 30 minutos
Especialista en SST
Fuente: elaboración propia.
51
El programa de formación se realizó el día 3 de septiembre de 2018, con el fin de que los trabajadores adquieran conocimiento del SG-SST, eso se realizó por medio de la presentación hecha por la especialista (Ver Anexo 12). Por medio de la lista de asistencia (Ver Anexo 13) se logró la participación de 12 trabajadores un equivalente al 80%, por la cual se evidencio que tres (3) trabajadores no asistieron.
8.4 RESULTADOS
El programa de formación tuvo una duración aproximada de 110 minutos, debido a la alta participación de los trabajadores, donde se resolvieron todas las dudas a sus preguntas. Al finalizar la capacitación se realizó una evaluación de conocimiento sobre los temas vistos a todos los trabajadores (Ver Anexo 14), el cual consta de 4 preguntas, dando una totalidad de 48 preguntas resultas, teniendo como resultado 34 preguntas correctas, 11 preguntas erróneas y 3 preguntas invalidas (Ver Tabla 2.), equivalente al 71% correctas, 23% incorrectas y 6% invalidas (Ver Gráfico 2.). Las preguntas correctas corresponden a las que respondieron acertadamente, las preguntas incorrectas a las que respondieron erróneamente y las preguntas invalidas a las que dejaron en blanco, no entendibles y con tachones. Tabla 2. Resultados evaluación
Pregunta No Correctas Incorrectas Invalidas
1 9 3 0
2 10 2 0
3 7 3 2
4 8 3 1
TOTAL 34 11 3
Valor porcentual 71% 23% 6% Fuente: elaboración propia Gráfica 2. Valor porcentual resultados evaluación
Fuente: elaboración propia
0%
20%
40%
60%
80%
CORRECTAS ERRÓNEAS INVALIDAS
71%
23% 6%
52
El programa de formación se realizó en las instalaciones de la Clínica Veterinaria Mascotas, después de terminada la jornada laboral como se puede evidenciar a continuación. (Ver Fotografía 2 y 3). Fotografía 2. Programa de formación Fuente: elaboración propia Fuente: elaboración propia Fotografía 3. Programa de formación
Fuente: elaboración propia
53
9. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
De acuerdo a las exigencias expuestas en el Decreto 1072 de 2015 sobre la documentación, la Clínica Veterinaria Mascotas deberá conservar todos los documentos relacionados con la implementación del SG-SST de manera legible y a su vez de fácil identificación y acceso a las personas interesadas en consultarlos. 9.1 OBJETIVO Establecer los criterios para la elaboración y el control de los diferentes documentos relacionados al SG-SST. 9.2 ALCANCE Aplica en todas las áreas y actividades de la empresa los cuales estén relacionadas directamente con los documentos que soportan el SG-SST. 9.3 DESARROLLO Para realizar la documentación relacionada con el SG-SST en la Clínica Veterinaria Mascotas, se tomó como guía GTC-ISO/TR 10013 de 2002 “Directrices para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad”, la estructura documental de los sistemas de gestión se puede describir de forma jerárquica, la cual facilita la distribución, conservación y entendimiento de los documentos (Ver Figura 2)8. Figura 3. Jerarquía según GTC-ISO/TR 10013 de 2002
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO 10013 {En línea}. {consultado el 20 de septiembre de 2018}. Disponible en: { http://www.mincit.gov.co/loader.php?lServicio=Documentos&lFuncion=verPdf&id=71402&name=GTC_ISO_10013.pdf&prefijo=file} 8 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO 10013 {En línea}. {consultado el 20 de septiembre de 2018}. Disponible en: {
http://www.mincit.gov.co/loader.php?lServicio=Documentos&lFuncion=verPdf&id=71402&name=GTC_ISO_10013.pdf&prefijo=file}
54
En la Clínica Veterinaria Mascotas se dividió en cinco (5) niveles jerárquicos la estructura documental como se muestra en la Figura 3. Figura 4. Estructura documental de la Clínica Veterinaria Mascotas
Fuente: elaboración propia Nivel 1
Manual de funciones.
Manual del SG-SST. Nivel 2
Política de SST.
Procedimiento de control de documentos.
Procedimiento de control de registros.
Procedimiento de auditoria interna. Nivel 3
Decreto 1072 de 2015.
Decreto 052 de 2017.
55
Resolución 1111 de 2017. Nivel 4
Formato de actas de comité.
Formato de asistencia.
Formato de entrega de elementos de protección personal (EPP).
Nivel 5
Registro de actas de comité.
Registro de capacitaciones en SST.
Registros de entrega de EPP. Estructura de los documentos. Se aplica a todos los documentos relacionados con el SG-SST, todos los documentos cuentan con un encabezado en Arial 12 como se muestra en el cuadro 16, la cual consta de: Cuadro 16. Encabezado
VERSIÓN: ##
CÓDIGO: ##-AA-BB
PÁGINA: 1 DE 1 FECHA: DD-MM-AAA
NOMBRE DEL DOCUMENTO Fuente: elaboración propia
LOGO: el logo de la Clínica Veterinaria Mascotas se utilizará en todos los documentos y es autorizado y elaborado por la empresa.
NOMBRE DEL DOCUMENTO: el título describirá el documento que se está elaborando.
VERSIÓN: número de versiones existentes, la cual indica las revisiones y modificaciones del documento.
CÓDIGO: los códigos de la documentación se asignan de acuerdo a la siguiente estructura ##-AA-BB, donde:
##: Número consecutivo del documento AA: Tipo de documento (Ver Cuadro 17)
56
BB: Ubicación del documento (Ver Cuadro 18) Cuadro 17. Tipo de documento
Documento Abreviatura
Manual MA
Plan PL
Formato FO
Plano PN
Acta AC
Procedimiento PC
Política PO
Programa PR
Informe IN
Matriz MZ Fuente: elaboración propia Cuadro 18. Ubicación del documento
Área Abreviatura
Gerencia General GG
Dirección Administrativa DA Fuente: elaboración propia
FECHA: Se actualiza cada vez que se le realicen modificaciones al documento
bajo la forma DD-MM-AAAA
Al finalizar el documento se podrá evidenciar quien elaboró, revisó y aprobó el
documento, esto con el fin de identificar que personas estuvieron liderando el
proceso correspondiente a cada documento (Ver Cuadro 19).
Cuadro 19. Final del documento
Elaboró Revisó Aprobó
FIRMA FIRMA FIRMA
CARGO Y NOMBRE CARGO Y NOMBRE CARGO Y NOMBRE Fuente: elaboración propia 9.4 CONDICIONES GENERALES De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015 se evidenciarán las correspondientes condiciones generales para todos los documentos relacionados con el SG-SST.
ELABORÓ: responsable de la elaboración del documento.
57
REVISÓ: responsable del seguimiento de la elaboración del documento.
APROBÓ: responsable de la revisión final del documento.
El empleador debe conservar todos los documentos que soportan el SG-SST, garantizando que sean legibles, accesibles y de fácil identificación, así mismo deberá delegar un responsable el cual tendrá acceso a todos los documentos y garantizara que siempre se encuentren en buenas condiciones, la conservación puede ser de forma física y/o electrónica.
Los resultados de los perfiles epidemiológicos de la salud y de mediciones y monitoreo de las áreas de trabajo, los registros de las actividades de capacitación y suministro de los elementos de protección personal (EPP), se deben conservar por un periodo de veinte (20) años a partir del momento en que finaliza la relación laboral con el trabajador.
Garantizar la comunicación a los trabajadores sobre el SG-SST:
Instalar canales para recolectar inquietudes, ideas y aportes relacionados al SG-SST, esto con el fin de que los trabajadores adquieran compromiso y conocimiento al respecto.
Se estableció el procedimiento de control de documentos del SG-SST correspondientes a la empresa (Ver Anexo 15) y el procedimiento de control de registros (Ver Anexo 16) para garantizar el adecuado uso, su actualización constante y la conservación de los diferentes documentos. Adicionalmente se diseñó un formato para la entrega de los elementos de protección personal (Ver Anexo 18), con el fin controlar la entrega y el uso de estos por parte de los trabajadores.
9.5 MAPA DE PROCESOS
Para la implementación del SG-SST en la Clínica Veterinaria Mascotas se tendrán en cuenta los procesos operativos y de control, debido a que son los de gran relevancia en el sistema de gestión, como se muestra a continuación:
58
Figura 5. Mapa de procesos
Fuente: elaboración propia
59
Cuadro 20. Procesos Clínica Veterinaria Mascotas
Procesos estratégicos Son procesos establecidos por la Alta Dirección los cuales son encargados de definir y establecer los objetivos y políticas de la empresa. En la Clínica Veterinaria Mascotas los procesos estratégicos son los siguientes: 1. Planeación estratégica. 2. Comunicación interna. 3. Gestión de la calidad. 4. Atención al cliente.
Procesos operativos Son procesos que generan el producto o servicio que se le entrega al cliente. En la Clínica Veterinaria Mascotas los procesos operativos son los siguientes: 1. Proceso de consultas: Se examina y evalúa la mascota, finalmente se médica y determina si
necesita cuidados especiales (hospitalización). 2. Proceso de laboratorio y diagnóstico por imagen: Toma de exámenes de sangre, ecografías
y rayos x. 3. Proceso de hospitalización: Las mascotas están al cuidado de los médicos veterinarios,
mediante controles constantes y medicamentos que requieran. 4. Proceso de cirugía: La empresa por medio de médicos veterinarios realiza todo tipo de
procedimientos quirúrgicos en pequeños animales. 5. Proceso de servicios de belleza: Baño, peluquería, corte de uñas y limpieza de glándulas,
oídos y ojos, por personal especializado. 6. Proceso de higiene oral: Se realiza examen para evaluar si es apto para el procedimiento, si
así es, se procede a colocar anestesia inhalada y finalmente realización de la profilaxis dental.
Procesos de apoyo Son los procesos encargados de soportar los procesos operativos de la empresa. En la Clínica Veterinaria Mascotas los procesos de apoyo son los siguientes: 1. Contabilidad. 2. Compras. 3. Recursos Humanos.
Procesos de control Son procesos que se realizan para hacer seguimiento a las diferentes actividades de la empresa esto con el fin de identificar los errores y corregirlos lo antes posible. En la Clínica Veterinaria Mascotas los procesos de control son los siguientes: 1. Observación: El jefe de cada área será el encargado de observar y analizar que todos los
trabajadores realicen de forma correcta sus actividades y utilicen los elementos de protección personal que cada uno requiera.
2. Seguimiento: Mediante formatos de entrega y uso de los elementos de protección personal. 3. Revisión por la Alta Dirección: La Alta Dirección realizara revisiones mediante la aplicación
de metodologías establecidas por la Clínica Veterinaria Mascotas con el fin de asegurar la eficiencia y mejoramiento continuo del sistema de gestión.
4. Auditoria Interna: Se realiza con el fin de verificar la conformidad del SG-SST de conformidad con el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 1111 de 2017.
Fuente: elaboración propia El autor hace entrega de un total de 20 documentos los cuales fueron revisados y aprobados por la Alta Dirección debidamente enumerados en el listado maestro (Ver Anexo 19) esto con el objetivo de respaldar la implementación del SG-SST en el momento que se requiera, ya sea para una auditoria interna o externa.
60
10. INDICADORES DE GESTIÓN
De conformidad con el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6, articulo 2.2.4.6.19, estipula
que se debe definir si los indicadores son cualitativos o cuantitativos según
corresponda, por medio de estos se evaluara la estructura, el proceso y los
resultados del SG-SST. Los indicadores deberán alinearse al plan estratégico de la
empresa y a su vez hacer parte del mismo. Cada indicador debe contar con una
ficha técnica que contenga las siguientes variables:
1. Definición del indicador.
2. Interpretación del indicador.
3. Límite para el indicador o valor a partir del cual se considera que cumple o no
con el resultado esperado.
4. Método de cálculo.
5. Fuente de la información para el cálculo.
6. Periodicidad del reporte.
7. Personas que deben conocer el resultado.
De acuerdo con el Artículo 2.2.4.6.20, para la definición y construcción de los
indicadores que evalúan la estructura, el empleador debe considerar entre otros, los
siguientes aspectos:
La política de seguridad y salud en el trabajo y que esté comunicada.
Los objetivos y metas de seguridad y salud en el trabajo.
El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma.
La asignación de responsabilidades de los distintos niveles de la empresa frente
al desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
La asignación de recursos humano, físicos y financieros y de otra índole
requerida para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
61
La definición del método para identificar los peligros, para evaluar y calificar los
riesgos, en el que se incluye un instrumento para que los trabajadores reporten
las condiciones de trabajo peligrosas.
La conformación y funcionamiento del Comité Paritario o Vigía de seguridad y
salud en el trabajo.
Los documentos que soportan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST.
La existencia de un procedimiento para efectuar el diagnóstico de las
condiciones de salud de los trabajadores para la definición de las prioridades de
control e intervención.
La existencia de un plan para la prevención y atención de emergencias en la
organización.
La definición de un plan de capacitación en seguridad y salud en el trabajo.
De acuerdo con el Artículo 2.2.4.6.21, para la definición y construcción de los
indicadores que evalúan el proceso, el empleador debe considerar entre otros:
Evaluación inicial (línea base).
Ejecución del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su
cronograma.
Ejecución del plan de capacitaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Intervención de los peligros identificados y los riesgos priorizados.
Evaluación de las condiciones de salud y de trabajo de los trabajadores de la
empresa realizada en el último año.
Ejecución de las diferentes acciones preventivas, correctivas y de mejora,
incluida las acciones generadas en las investigaciones de los incidentes,
accidentes y enfermedades laborales, así como de las acciones generadas en
las inspecciones de seguridad.
Ejecución del cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus
resultados, si aplica.
62
Desarrollo de los programas de vigilancia epidemiológica de acuerdo con el
análisis de las condiciones de salud y de trabajo y a los riesgos priorizados.
Cumplimiento de los procesos de reporte e investigación de los incidentes,
accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Registro estadístico de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de
trabajo y ausentismo laboral por enfermedad.
Ejecución del plan para la prevención y atención de emergencias.
La estrategia de conservación de los documentos.
De acuerdo con el Artículo 2.2.4.6.22, para la definición y construcción de los
indicadores que evalúan el resultado, el empleador debe considerar entre otros:
Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables.
Cumplimiento de los objetivos en seguridad y salud en el trabajo – SST.
El cumplimiento del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su
cronograma.
Evaluación de las no conformidades detectadas en el seguimiento al plan de
trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo.
La evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora, incluida las
acciones generadas en las investigaciones de los incidentes, accidentes de
trabajo y enfermedades laborales, así como de las acciones generadas en las
inspecciones de seguridad.
El cumplimiento de los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los
trabajadores, acorde con las características, peligros y riesgos de la empresa.
La evaluación de los resultados de los programas de rehabilitación de la salud
de los trabajadores.
Análisis de los registros de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de
trabajo y ausentismo laboral por enfermedad.
Análisis de los resultados en la implementación de las medidas de control en los
peligros identificados y los riesgos priorizados.
63
Evaluación del cumplimiento del cronograma de las mediciones ambientales
ocupacionales y sus resultados si aplica.
Los indicadores en la Clínica Veterinaria Mascotas se definen para evaluar el SG-
SST.
Con el acompañamiento de la Administradora de Riesgos Laborales ARL POSITIVA
se establecieron una serie de indicadores los cuales se utilizaran para determinar el
cumplimiento del SG-SST ya sea cuantitativo o cualitativo con el fin de realizarle un
seguimiento a la mejora continua del mismo (Ver Cuadro 21).
Los indicadores se determinan diariamente y su reporte se realiza mensualmente,
esto con el fin de identificar el comportamiento de cada uno de estos.
64
Cuadro 21. Indicadores del SG-SST
TIPO DE INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
DEFINICIÓN COMO SE MIDE FUENTE DE
INFORMACIÓN RESPONSABLE
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
UNIDAD INTERPRETACIÓN
RESULTADO
Índice de Frecuencia de Accidentes de
Trabajo
Es la relación entre el número total de A.T con y sin incapacidad, registrados en un periodo y el total de las HHT durante un periodo multiplicado por K (constante igual a 240.000). El resultado se interpreta como número de AT ocurridos durante el último año por cada 100 trabajadores de tiempo completo.
IFAT =(N° TOTAL DE ACCIDENTES DE TRABAJO EN
EL AÑO / N° HORAS
HOMBRES TRABAJADAS
AÑO)*K9.
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Número
Por cada 100 trabajadores, se
presentan X Accidentes de
Trabajo en el año
RESULTADO
Índice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo con Incapacidad
Expresa el total de AT
incapacitantes ocurridos durante el último año, por
cada 100 trabajadores de
tiempo completo.
IFIAT= (N° DE A.T EN EL AÑO CON INCAPACIDAD /
N° HORAS HOMBRES
TRABAJADAS AÑO)*K
SG-SST Coordinador de SST Mensual Número
por cada 100 trabajadores, se
presentan X Accidentes de Trabajo con
incapacidad en el año
RESULTADO
Índice de Severidad de Accidentes de
Trabajo
Es la relación entre el número de días perdidos y cargados por accidentes de
Trabajo, durante un periodo y el total de HHT durante un periodo y
multiplicado por K
ISAT= (N° DIAS PERDIDOS Y
CARGADOS POR ACCIDENTES DE TRABAJO AÑO /
N° HORAS HOMBRES
TRABAJADAS AÑO)*K
SG-SST Coordinador de SST Mensual Días
por cada 100 trabajadores, se
presentan X Accidentes de Trabajo con
incapacidad en el año
9 Explicación de K. {en línea}. {consultado el 01 de febrero de 2019}. Disponible en {https://es.scribd.com/doc/73235700/Indicadores-en-Salud-Ocupacional}
65
Cuadro 21. (Continuación)
TIPO DE INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
DEFINICIÓN COMO SE MIDE FUENTE DE
INFORMACIÓN RESPONSABLE
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
UNIDAD INTERPRETACIÓN
RESULTADO
Índice de Lesiones
Incapacitantes por A.T
Corresponde a la relación entre los índices de frecuencia y severidad de
Accidentes de Trabajo con
Incapacidad. Es un índice global
de comportamiento
de lesiones incapacitantes que no tiene unidad, su
utilidad radica en la
comparación entre diferentes
periodos.
ILIAT=(IFIAT *ISAT)/ 1000
DEL IFIAT E ISAT
Coordinador de SST
Mensual
RESULTADO Tasa
Accidentalidad
Relación del número de casos de
accidentes de trabajo,
ocurridos durante el
período con el número
promedio de trabajadores en
el mismo período
TA = N° AT / N° PROMEDIO DE
TRABAJADORES SG-SST
Coordinador de SST
Mensual Porcentaje
Por cada 100 trabajadores expuestos se presentan X
accidentes en el período.
RESULTADO Índice de
severidad del Ausentismo
Es la relación entre los días
de incapacidad por enfermedad común y el total
de HHT, multiplicado por
240.000.
ISA=N° DIAS DE AUSENCIA POR
CAUSA DE SALUD DURANTE EL ULTIMO AÑO *
240.000 N° HORAS HOMBRE
PROGRAMADAS EN EL AÑO
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Número
por XXXX horas programadas en el
año se pierden XXX días por
incapacidad de enfermedad común
( XXX horas)
66
Cuadro 21. (Continuación)
TIPO DE INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
DEFINICIÓN COMO SE MIDE FUENTE DE
INFORMACIÓN RESPONSABLE
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
UNIDAD INTERPRETACIÓN
RESULTADO Porcentaje de
Tiempo Perdido
Muestra el porcentaje
perdido en un año con relación
al tiempo programado.
%TP=(N° DIAS U HORAS
PERDIDAS EN EL AÑO / N° DIAS U
HORAS PROGRAMADAS
EN EL PERIODO) X 100
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Porcentaje
Se perdió en el XXXX, el XX% de
tiempo por incapacidades.
RESULTADO Cobertura Inducción
Muestra el porcentaje de personas que
reciben la inducción
(Número de personas que
asisten a la Id./ Número de
personas que ingresan en el periodo) X 100
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Porcentaje
XX % de las personas nuevas
asistieron a la inducción
RESULTADO % Cubrimiento
EPP
Proporción de trabajadores que reciben los EPP
(Número de EPP entregados / Número de EPP requeridos) X
100
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Porcentaje
XX% de los EPP requeridos fueron
entregados
RESULTADO % uso EPP
Muestra el porcentaje de personas que usan los EPP
(Trabajadores que usan EPP en
el período de tiempo /
Número de EPP entregados) X
100
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Porcentaje
El XX% de los trabajadores usas
el EPP
RESULTADO %Inspecciones
realizadas
Muestra el porcentaje de Inspecciones
(Número de inspecciones realizadas / Número de inspecciones
planeadas) X 100
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Porcentaje
El XX% de las inspecciones planeadas se
realizaron
RESULTADO Eficiencia
condiciones mejoradas
Relación entre los efectos del
sistema de gestión y los
gastos correspondientes
de recursos e insumos.
Gastos totales de esta área /
Número total de condiciones ambientales peligrosas
controladas.
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Número
$$ es el costo de cada una de las
condiciones encontradas
aproximadamente
67
Cuadro 21. (Continuación)
TIPO DE INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
DEFINICIÓN COMO SE MIDE FUENTE DE
INFORMACIÓN RESPONSABLE
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN UNIDAD
INTERPRETACIÓN
RESULTADO % Condiciones mejoradas
Muestra el porcentaje de condiciones mejoradas
(Número de condiciones mejoradas / Número de condiciones
encontradas) X100
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Porcentaje
XX% de loa EPP
requeridos fueron
entregados
RESULTADO Acciones correctivas
(Acciones correctivas realizadas / No de No
Conformidades encontradas) X 100
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Porcentaje
XX% de las no
conformidades tienen
acciones X correctivas
ESTRUCTURA Política de SST Divulgación de la política de SST
Documento de la Política de SST
firmada, divulgada y fechada.
Cumplimiento de requisitos de
norma.
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Cumplimiento
El documento
de la Política de SST se firmada,
divulgada y fechada.
ESTRUCTURA Objetivos y metas Objetivos y metas
de seguridad divulgados
Objetivos y metas de seguridad
escritos y divulgados.
SG-SST Coordinador de
SST de Gerencia
Mensual Cumplimiento
Los objetivos y metas de
seguridad se encuentran escritos y
divulgados.
ESTRUCTURA Plan de trabajo anual
Áreas con Plan de Trabajo anual
en SST
N° de áreas de la empresa con Plan anual de trabajo en SST/Total áreas de
la empresa.
SG-SST Coordinador de
SST de Gerencia
Mensual Número
Número de actividades
del plan anual de trabajo
cumplidos
ESTRUCTURA Responsabilidades Asignación de
responsabilidades
N° total de Jefes con delegación de responsabilidad en SGSST/Total de
Jefes de la estructura.
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Número
Número total de Jefes con responsabili
dades
68
Cuadro 21. (Continuación)
TIPO DE INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
DEFINICIÓN COMO SE MIDE FUENTE DE
INFORMACIÓN RESPONSABLE
FRECUENCIA DE
MEDICIÓN UNIDAD
INTERPRETACIÓN
ESTRUCTURA Identificación de peligros y
riesgos
Método definido para la
identificación de peligros
Método definido para la
identificación de peligros.
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Cumplimiento
identificación de peligros realizado
ESTRUCTURA Funcionamiento del Copasst
Funcionamiento del COPASST
La empresa cuenta con un COPASST en
funcionamiento y con delegación de funciones.
SG-SST COPASST Mensual Número
Número de reuniones
anuales del Copasst
ESTRUCTURA Recursos Asignación de
Recursos Humanos
N° de recursos humanos
disponibles según tamaño de
la empresa.
SG-SST
Gerente Jefes de Área
COPASST Coordinador de
SST
Mensual Número
Número de Comités en
funcionamiento y número de
encargados del SGSST
ESTRUCTURA Plan de emergencias
Sedes con Plan de emergencia
N° de sedes con plan de
emergencia/ N° total de
trabajadores.
SG-SST Coordinador de SST comité de emergencias
Mensual Número Número de
sedes con plan de emergencias
ESTRUCTURA Capacitación en SST
Áreas con Plan de capacitación anual en SST
N° de Áreas con plan de
capacitación anual en
SST/Total de áreas
SG-SST Coordinador de
SST Mensual Porcentaje
XX% de personas
capacitadas
PROCESO Autoevaluación Evaluación
inicial del SG-SST
Sumatoria de porcentaje por
cada uno de los ítems evaluados
evaluación inicial del SGSST
Coordinador de SST
Copasst Otras áreas
Mensual Porcentaje XX% de
cumplimiento del SG SST
PROCESO Ejecución del plan de trabajo
Ejecución del plan de trabajo en el SGSST
(N° de actividades
desarrolladas en el periodo en el
plan/ N°. de actividades
propuestas en el periodo en el
plan de trabajo) x 100
plan anual de trabajo en SST
Coordinador de SST
Mensual Porcentaje
XX% de actividades
cumplidas del plan de trabajo
69
Cuadro 21. (Continuación)
TIPO DE INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
DEFINICIÓN COMO SE MIDE FUENTE DE
INFORMACIÓN RESPONSABLE
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
UNIDAD INTERPRETACI
ÓN
PROCESO Intervención de peligros y
riesgos
Intervención de los peligros identificados
N° total de peligros intervenidos en el periodo/total de
peligros identificados
Inspecciones de seguridad
matriz de riesgos investigaciones
de at reportes del
copasst
Coordinador de SST Mensual Porcentaje
XX% de peligros intervenidos
PROCESO Plan de accidentalidad
Ejecución del plan de
intervención de la
accidentalidad
N° de actividades desarrolladas en la intervención de los
riesgos prioritarios/actividades propuestas para la intervención de los riesgos prioritarios
Análisis de la accidentalidad
investigación de at
reporte de incidentes
Gerente Jefes de Área
COPASST Área de Gestión de la SST
Mensual Porcentaje
XX% de actividades
cumplidas del plan de
intervención de riesgos
PROCESO Investigación de accidentes e incidentes
Porcentaje de accidentes/ incidentes
investigados
N° de accidentes /incidentes
investigados/ N° de accidentes/incidentes
reportados
Reporte de accidentes/incid
entes
Gerente Jefes de Área
COPASST Área de Gestión
de la SST
Mensual Porcentaje XX% de
investigaciones realizadas
PROCESO Simulacros
Porcentaje de simulacros
realizados por sede
N° de simulacros realizados/ N° de
simulacros programados
Plan anual de trabajo en sst
Gerente Jefes de Área
COPASST Área de Gestión
de la SST
Mensual Porcentaje XX% de
simulacros ejecutados
Fuente: ARL POSITIVA
70
11. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
De acuerdo a la Resolución 1111 de 2015, el Artículo 10 establece las fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, con su respectiva actividad, responsable y tiempo para su ejecución. (Ver Cuadro 22) Cuadro 22. Fases para la implementación del SG-SST
FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
1 Evaluación
inicial
Es la autoevaluación realizada por la empresa con el fin de identificar las prioridades y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo para establecer el plan de trabajo anual de la empresa del año 2018, conforme al artículo 2.2.4.6.16 del Decreto 1072 de 2015.
Las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con la asesoría de las Administradoras de Riesgos Laborales y según los Estándares Mínimos.
De junio a agosto de
2017
2
Plan de mejoramiento conforme a la
evaluación inicial
Es el conjunto de elementos de control que consolida las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las debilidades encontradas en la autoevaluación. Durante este periodo las empresas o entidades deben hacer lo siguiente: Primero: Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos. Segundo: Establecer el plan de mejora conforme a la evaluación inicial. Tercero: Diseñar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y formular el plan anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo año 2018.
Las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con la asesoría de las Administradoras de Riesgos Laborales y según los Estándares Mínimos.
De septiembre a diciembre de
2017
3 Ejecución
En la puesta en marcha del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) se realiza durante el año 2018, en coherencia con la autoevaluación de Estándares Mínimos y plan de mejoramiento. En el mes de diciembre del año 2018, el empleador o contratante o entidad formula el plan anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del año 2019.
Las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con la asesoría de las Administradoras de Riesgos Laborales y según los Estándares Mínimos.
De enero a diciembre de
2018
4 Seguimiento
y plan de mejora
Es el momento de la vigilancia preventiva de la ejecución, desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). En esta fase la empresa deberá: Primero: Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos. Segundo: Establecer el plan de mejora conforme al plan del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ejecutado en el año 2018 y lo incorpora al plan del sistema de gestión que se está desarrollando durante el año 2019.
Las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con la asesoría de las Administradoras de Riesgos Laborales y según los Estándares Mínimos. El seguimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y al cumplimiento al plan de mejora se realizara por parte del Ministerio del Trabajo y Administradoras de Riesgos Laborales.
De enero a marzo de
2019
71
Cuadro 22. (Continuación)
FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
5 Inspección, Vigilancia y
Control
Fase de verificación del cumplimiento dela normativa vigente sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
La efectuara el Ministerio del Trabajo conforme a los Estándares Mínimos establecidos en la presente Resolución.
De abril de 2019 en adelante
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, Resolución 1111 de 2017 {en línea}. {Consultado el 4 de junio de 2018}. Disponible en: {http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/647970/Resoluci%C3%B3n+1111-+est%C3%A1ndares+minimos-marzo+27.pdf} CICLO PHVA
La implementación se ejecutó mediante el “ciclo PHVA o también conocido como ciclo Deming, este ciclo constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo en las organizaciones, mediante los diferentes pasos del ciclo PHVA las empresas pueden:
Planificar: Definir los objetivos y cómo lograrlos de acuerdo a las políticas organizacionales y las necesidades de los clientes.
Hacer: Ejecutar lo planeado, en su desarrollo se puede evidenciar los problemas que se tienen en la implementación y a si mismo se identificaran las oportunidades de mejora y su implementación.
Verificar: Comprobar que se hayan ejecutado los objetivos previstos mediante el seguimiento y la medición de los procesos, confirmando que estén acordes a las políticas.
Actuar: Se realizan las acciones para el mejoramiento del desempeño de los procesos”10.
Para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo se requiere establecer las diferentes actividades correspondientes a cada una de las fases del ciclo PHVA (Ver Figura 5). Planear:
Política del SG-SST.
Objetivos del SG-SST.
10 Definición ciclo PHVA {En línea}. {consultado el 10 de octubre de 2018}. Disponible en: { https://www.gerencie.com/ciclo-
phva.html}
72
Capacitaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Archivo de los documentos. Hacer:
Diagnóstico.
Matriz de identificación de peligros y mitigación de riesgos.
Plan ante emergencias.
Documentación del SG-SST.
Verificar:
Auditoria interna. Actuar:
Plan de acciones correctivas. Figura 6. Ciclo PHVA Fuente: elaboración propia 11.1 IMPLEMENTACIÓN La implementación del SG-SST en la Clínica Veterinaria Mascotas se ejecutó a lo largo del desarrollo de las diferentes actividades requeridas para el cumplimiento de las exigencias normativas.
73
Se realizó una pequeña reunión con todos los trabajadores de la empresa, con el fin de informar y dar a conocer los procedimientos diseñados para cada proceso operativo y a su vez contar con la opinión de cada uno de trabajadores y su voto de aprobación. La Resolución 1111 de 2017 estipula que entre junio de 2017 y abril de 2019 todas las empresas deben llevar a cabo la implementación del SG-SST, por consiguiente la Clínica Veterinaria Mascotas da cumplimiento total al artículo 11 “implementación definitiva del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de enero del año 2020 en adelante” de la Resolución 1111 de 2017, lo que quiere decir que se dejaran listos y aprobados todos los planes de mejora de los año posteriores (Ver Figura 6). Figura 7. Implementación definitiva del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Fuente: MINISTERIO DE TRABAJO, Resolución 1111 de 2017 {en línea}. {Consultado el 4 de junio de 2018}. Disponible en: {http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/647970/Resoluci%C3%B3n+1111-+est%C3%A1ndares+minimos-marzo+27.pdf}
74
12. MEDIDAS DE PREVENCIÓN ANTE EMERGENCIAS
En la Clínica Veterinaria Mascotas se diseñó un plan de emergencias, tomando todas las medidas de prevención ante cualquier eventualidad que pueda presentarse (Ver Anexo 20).
12.1 OBJETIVO
Informar a todos los trabajadores de la empresa lo que deben realizar si se llegase a presentar alguna emergencia dentro de las instalaciones.
12.2 ALCANCE
Aplica para todas las áreas de la empresa, incluyendo a los visitantes.
12.3 DESARROLLO
Para dar a conocer el plan de emergencias que se diseñó, se realizó una breve charla, en la que se explicó de que constaba y la importancia de que todos conocieran las acciones que deberían tomar si se presentara alguna situación que altere el estado normal de la empresa. Se realizó el día 20 de octubre de 2018 en las instalaciones de la Clínica Veterinaria Mascotas por medio de una presentación (Ver Anexo 21) en que se explicó el contenido del plan de emergencias y se enfatizó en los planes de acción ante amenazas, la señalización y el sistema de alarma que se utilizara en la empresa y como apoyo se entregó a cada uno de los trabajadores un folleto (Ver Anexo 22) que contenía toda la información relacionada con el plan de emergencias. Por medio de la lista de asistencia (Ver Anexo 23), se logró la participación de 9 trabajadores un equivalente al 60%, lo cual evidencia la ausencia de 6 trabajadores.
12.4 RESULTADOS
Se logró el compromiso por parte de la Gerencia General y los trabajadores a dar cumplimiento al plan de emergencias y a su vez en aprender y conocer que acciones deben tomar ante la presencia de cualquier emergencia. La charla se realizó en las instalaciones de la Clínica Veterinaria Mascotas, después de terminada la jornada laboral como se puede evidenciar a continuación. (Ver Fotografía 4 y 5).
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Fotografía 4. Plan de emergencias Fuente: elaboración propia Fotografía 5. Plan de emergencias Fuente: elaboración propia
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13. AUDITORIA INTERNA
De conformidad con el Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.29 y la Resolución 1111 de 2017, artículo 4, el empleador deberá realizar una auditoria anual esto con el fin de identificar las diferentes fallas y oportunidades de mejora en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
13.1 OBJETIVO
Determinar el grado de cumplimiento de los estándares mínimos que estipula la Resolución 1111 de 2017, esto con el fin de conocer las inconsistencias que no dejen prosperar la implementación del SG-SST como lo estipula la ley.
13.2 ALCANCE
De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, articulo 2.2.4.6.30 “alcance de la auditoria de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo” deberá abarcar entre otros los siguientes aspectos: 1. El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo.
2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado.
3. La participación de los trabajadores.
4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas.
5. El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), a los trabajadores
6. La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
7. La gestión del cambio.
8. La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones.
9. El alcance y aplicación el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) frente a proveedores y contratistas.
10. La supervisión y medición de los resultados.
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11. El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa.
12. El desarrollo del proceso de auditoría.
13. La evaluación por parte de la lata dirección.
13.3 AUDITOR
Debido a que la empresa no cuenta con una persona competente, tuvo que recurrir a la subcontratación de una persona externa para la realización de la auditoria al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (Ver Anexo 24).
13.4 METODOLOGÍA
Se realizara siguiendo el procedimiento para auditorías internas (Ver Anexo 17).
13.5 DESARROLLO
El día 22 de octubre de 2018, se llevó a cabo la auditoria interna en la Clínica Veterinaria Mascotas a cargo del Ingeniero Germán Felipe López Duque persona competente para realizarla por su experiencia y conocimiento como se puede evidenciar en su hoja de vida (Ver Anexo 24). Se procedió a darle inicio a la auditoria interna por medio del Acta de Apertura (Ver Anexo 25), en la cual se evidencia la asistencia tanto de los auditados como del auditor. Se realizó la correspondiente presentación del equipo auditor conformado por el auditor líder y el autor, a todos los trabajadores de la Clínica. Posteriormente se reúne con el Gerente General para realizar una revisión de los documentos, esto con el fin de evaluar y examinar el grado de cumplimiento de los estándares mínimos por medio de la lista de chequeo presentada en la Resolución 1111 de 2017 (Ver Anexo 26). Después de evaluar cada ítem de la lista de chequeo se procedió a realizar el informe de la auditoria interna (Ver Anexo 27) y se finaliza con un Acta de cierre (Ver Anexo 25).
78
13.6 RESULTADOS
Después de examinar y evaluar nuevamente el grado de cumplimiento de los estándares mínimos por medio de la lista de chequeo presentada en la Resolución 1111 de 2017, se lograron los siguientes resultados (Ver Tabla 3), en los que se puede evidenciar que en de un total de 60 ítems evaluados, la empresa cumple un total de 32 ítems equivalente a un 53%. Tabla 3. Resultados estándares mínimos auditoria interna
Criterio Cumple totalmente
No cumple
No aplica
Número de ítems
I Planear 13 8 1 22
II Hacer 16 14 0 30
III Verificar 3 1 0 4
IV Actuar 0 4 0 4
Total 32 27 1 60
Valor porcentual
53% 45% 2% 100%
Fuente: elaboración propia El resultado de la auditoria interna arrojo un cumplimiento de los estándares mínimos de un 50,75%, aunque se evidencia un aumento significativo del 38,25% en comparación con el resultado que arrojo el diagnostico, la empresa sigue estando en un estado crítico respecto al SG-SST, lo cual indica que la empresa deberá establecer un plan de acciones correctivas con el fin de llevarla a un estado aceptable.
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14. PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS
Según el artículo 2.2.4.6.33 Acciones preventivas y correctivas del Decreto 1072 de
2015, el empleador deberá garantizar que se definan e implementen las acciones
preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión
y medición de la eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), de las auditorias y de la revisión por la Alta Dirección.
De los 60 ítems evaluados mediante la lista de chequeo de la Resolución 1111 de
2017, se presentaron no conformidades en 27 de ellos, por lo cual se propone una
acción correctiva para cada una de las no conformidades (Ver Cuadro 23).
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Cuadro 23. Plan de Acciones Correctivas
Ciclo Estándar Criterio Acción correctiva Responsable Fecha de
cumplimiento
Planear Recursos
El Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo y los miembros del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo y sus respectivos miembros (Principales y Suplentes) se encuentran capacitados para poder cumplir las responsabilidades que les asigna la ley.
Realizar capacitaciones periódicas a los miembros del COPASST.
Alta Dirección Enero de 2019
Planear Recursos La empresa conformó el Comité de Convivencia Laboral y este funciona de acuerdo con la normativa vigente.
Conformar el correspondiente comité de convivencia.
Alta Dirección Enero de 2019
Planear Recursos
Todos los trabajadores, independientemente de su forma de vinculación y/o contratación y de manera previa al inicio de sus labores, reciben capacitación, inducción y reinducción en aspectos generales y específicos de las actividades por realizar que incluya entre otros, la identificación de peligros y control de los riesgos en su trabajo, y la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Asimismo, se proporcionan las capacitaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con las necesidades identificadas.
Realizar la inducción y la reinduccion con los correspondientes registros.
Alta Dirección Enero de 2019
Planear Recursos
Los responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo cuentan con el certificado de aprobación del curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas definido por el Ministerio del Trabajo.
Los responsables deberán realizar el curso de las cincuenta (50) horas en seguridad y salud en el trabajo.
Alta Dirección Enero de 2019
81
Cuadro 23. (Continuación)
Ciclo Estándar Criterio Acción correctiva Responsable Fecha de
cumplimiento
Planear Gestión integral
del SG-SST
La empresa realizó la evaluación inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, identificando las prioridades para establecer el plan de trabajo anual o para la actualización del existente y fue realizada por el responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o si fue contratada, por la empresa con personal externo con licencia en Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo o conforme, verificando que la persona que diseñe, ejecute e implemente el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo tenga la formación y cursos solicitada en los artículos 5° y 6° de la presente resolución.
Realizar identificación y evaluación de las prioridades.
Alta Dirección Enero de 2019
Planear Gestión integral
del SG-SST
Quienes tengan responsabilidad sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo rinden cuentas anualmente sobre su desempeño.
Realizar los informes anualmente de rendición de cuentas respecto a las actividades de seguridad y salud en el trabajo.
Alta Dirección Enero de 2019
Planear Gestión integral
del SG-SST
La empresa estableció un procedimiento para la identificación y evaluación de las especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo, de las compras y adquisición de productos y servicios, como por ejemplo los elementos de protección personal.
Elaborar el correspondiente procedimiento para la identificación y evaluación de las especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo de las compras y adquisiciones de productos y servicios.
Alta Dirección Enero de 2019
82
Cuadro 23. (Continuación)
Ciclo Estándar Criterio Acción correctiva Responsable Fecha de
cumplimiento
Planear Gestión integral
del SG-SST
La empresa dispone de un procedimiento para evaluar el impacto sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo que se pueda generar por cambios internos o externos.
Elaborar el correspondiente procedimiento para evaluar el impacto sobre la Seguridad y salud en el Trabajo respecto a los cambios internos y externos que puedan presentarse en la empresa.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de la
salud
Hay como mínimo, la siguiente información actualizada de todos los trabajadores, del último año: la descripción socio demográfica de los trabajadores (edad, sexo, escolaridad, estado civil), la caracterización de sus condiciones de salud, la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la salud de los trabajadores tanto de origen laboral como común, y los resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales.
Realizar el registro de toda la información requerida para el cumplimiento total de criterio.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de la
salud
Están definidas y se llevaron a cabo las actividades de medicina del trabajo, promoción y prevención, de conformidad con las prioridades que se identificaron en el diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores y los peligros/riesgos de intervención prioritarios.
Desarrollar las actividades necesarias y pertinentes para minimizar los peligros y riesgos a lo que se encuentran expuestos los trabajadores.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de la
salud
Se informa al médico que realiza las evaluaciones ocupacionales los perfiles del cargo, con una descripción de las tareas y el medio en el cual se desarrollará la labor respectiva.
Comprobar que el médico recibiera todos los documentos de soporte respecto a los perfiles de cargo y las descripciones de los cargos correspondientes.
Alta Dirección Enero de 2019
83
Cuadro 23. (Continuación)
Ciclo Estándar Criterio Acción correctiva Responsable Fecha de
cumplimiento
Hacer Gestión de la
salud
Se realizan las evaluaciones médicas de acuerdo con la normativa y los peligros a los cuales se encuentre expuesto el trabajador. Asimismo, se tiene definida la frecuencia de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas según tipo, magnitud, frecuencia de exposición a cada peligro, el estado de salud del trabajador, las recomendaciones de los sistemas de vigilancia epidemiológica y la legislación vigente. Los resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales serán comunicados por escrito al trabajador y constarán en su historia médica.
Realizar e interpretar los exámenes médicos ocupacionales, teniendo en cuenta los perfiles del cargo y el medio en el cual se desarrolla.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de la
salud
La empresa debe tener la custodia de las historias clínicas a cargo de una institución prestadora de servicios en Seguridad y Salud en el Trabajo o del médico que practica los exámenes laborales en la empresa.
Realizar seguimiento a las historias clínicas de los trabajadores.
Alta Dirección Enero de 2019
84
Cuadro 23. (Continuación)
Ciclo Estándar Criterio Acción correctiva Responsable Fecha de
cumplimiento
Hacer Gestión de la
salud
La empresa acata las restricciones y recomendaciones médico-laborales por parte de la Empresa Promotora de Salud (EPS) o Administradora de Riesgos Laborales (ARL) prescritas a los trabajadores para la realización de sus funciones. Asimismo, y de ser necesario, se adecua el puesto de trabajo, se reubica al trabajador o realiza la readaptación laboral. Se anexa soportes de entrega a quienes califican en primera oportunidad y/o a las Juntas de Calificación de Invalidez los documentos que son responsabilidad del empleador que trata la norma para la calificación de origen y porcentaje de la pérdida de la capacidad laboral.
Realizar, interpretar y dar seguimiento a los exámenes médicos ocupacionales realizados a los trabajadores de la empresa teniendo en cuenta el perfil del cargo, las tareas que desarrollan y el medio en el cual se desarrollan.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de la
salud
Hay un programa para promover entre los trabajadores estilos de vida y entorno saludable, incluyendo campañas específicas tendientes a la prevención y el control de la farmacodependencia, el alcoholismo y el tabaquismo, entre otros.
Ejecutar un programa para promover estilos de vida y entornos saludables, con los registros correspondientes.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de la
salud
La empresa investiga todos los accidentes e incidentes de trabajo y las enfermedades cuando sean diagnosticadas como laborales, determinando las causas básicas e inmediatas y la posibilidad de que se presenten nuevos casos.
Establecer un procedimiento para la investigación de incidentes y accidentes.
Alta Dirección Enero de 2019
85
Cuadro 23. (Continuación)
Ciclo Estándar Criterio Acción correctiva Responsable Fecha de
cumplimiento
Hacer Gestión de la
salud
Hay un registro estadístico de los incidentes y de los accidentes de trabajo, así como de las enfermedades laborales que ocurren; se analiza este registro y las conclusiones derivadas del estudio son usadas para el mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Realizar el registro estadístico actualizado de todos los incidentes y accidentes de trabajo y a su vez de las enfermedades laborales ocurridas en el trascurso del año y el del año anterior.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de peligros y riesgos
La empresa tiene definida y aplica una metodología para la identificación de peligros y evaluación y valoración de los riesgos de origen físico, ergonómico o biomecánico, biológico, químico, de seguridad, público, psicosocial, entre otros, con alcance sobre todos los procesos, actividades rutinarias y no rutinarias, maquinaria y equipos en todos los centros de trabajo y en todos los trabajadores independientemente de su forma de vinculación y/o contratación. Identificar con base en la valoración de los riesgos, aquellos que son prioritarios.
Realizar un procedimiento para la identificación de peligros y la evaluación y valoración de riesgos.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de peligros y riesgos
La empresa donde se procese, manipule o trabaje con agentes o sustancias catalogadas como carcinógenas o con toxicidad aguda, causantes de enfermedades, incluidas en la tabla de enfermedades laborales, prioriza los riesgos asociados a estas sustancias o agentes y realiza acciones de prevención e intervención al respecto.
Identificar, evaluar y prevenir los riesgos presentes.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de peligros y riesgos
Se realizan mediciones ambientales de los riesgos prioritarios, provenientes de peligros químicos, físicos y/o biológicos.
Realizar las correspondientes mediciones con el fin de minimizar los riesgos y peligros.
Alta Dirección Enero de 2019
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Cuadro 23. (Continuación)
Ciclo Estándar Criterio Acción correctiva Responsable Fecha de
cumplimiento
Hacer Gestión de peligros y riesgos
Se realiza el mantenimiento periódico de las instalaciones, equipos y herramientas, de acuerdo con los informes de las inspecciones o reportes de condiciones inseguras.
Diligenciar y evidenciar las inspecciones realizadas a las instalaciones, equipos y herramientas requeridas las el desarrollo de las actividades.
Alta Dirección Enero de 2019
Hacer Gestión de amenazas
Se encuentra conformada, capacitada y dotada la brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, organizada según las necesidades y el tamaño de la empresa (primeros auxilios, contra incendios, evacuación, etc.).
Conformar, capacitar y dotar la brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con sus correspondientes soportes.
Alta Dirección Enero de 2019
Verificar Verificación del
SG-SST
La Alta Dirección revisa una vez al año el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; sus resultados son comunicados al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o al Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Elaborar informes anuales para determinar el estado del SG-SST y a su vez comunicarlo al COPASST.
Alta Dirección Enero de 2019
Actuar Mejoramiento
La empresa garantiza que se definan e implementen las acciones preventivas y/o correctivas necesarias con base en los resultados de la supervisión, inspecciones, la medición de los indicadores del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo entre otros, y las recomendaciones del COPASST o Vigía.
Realizar auditoria internas anuales con el establecer las correspondientes acciones correctivas.
Alta Dirección Enero de 2019
87
Cuadro 23. (Continuación)
Ciclo Estándar Criterio Acción correctiva Responsable Fecha de
cumplimiento
Actuar Mejoramiento
Cuando después de la revisión por la Alta Dirección del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se evidencia que las medidas de prevención y control relativas a los peligros y riesgos en Seguridad y Salud en el Trabajo son inadecuadas o pueden dejar de ser eficaces, la empresa toma las medidas correctivas, preventivas y/o de mejora para subsanar lo detectado.
Ejecutar las acciones correctivas ya implementadas.
Alta Dirección Enero de 2019
Actuar Mejoramiento
La empresa ejecuta las acciones preventivas, correctivas y de mejora que se plantean como resultado de la investigación de los accidentes y de los incidentes y la determinación de las causas básicas e inmediatas de las enfermedades laborales.
Mostrar los soportes correspondientes a las acciones preventivas y/o correctivas establecidas.
Alta Dirección Enero de 2019
Actuar Mejoramiento
Se implementan las medidas y acciones correctivas producto de requerimientos o recomendaciones de autoridades administrativas, así como de las Administradoras de Riesgos Laborales.
Emplear las recomendaciones dadas por las Administradores de Riesgos Laborares respecto a las acciones correctivas.
Alta Dirección Enero de 2019
Fuente: elaboración propia
88
15. ESTUDIO FINANCIERO
Mediante el estudio financiero se determinará la inversión y los costos necesarios para la realización y sostenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que deberá asumir la Clínica Veterinaria Mascotas para cumplir con las exigencias del capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015.
15.1 COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SG-SST
A continuación, se evidencia cada uno de los costos que la empresa debe incurrir con el fin de obtener la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en su totalidad, se realizan con base a 10 trabajadores ubicados en los cargos operativos y los 5 restantes pertenecen al área administrativa (Ver cuadro 24). Cuadro 24. Costos implementación
Costos de implementación del SG-SST en la Clínica Veterinaria Mascotas
Recursos técnicos
Recursos Cantidad Valor unitario Valor total
Señalización 51 $15.000 $765.000
Extintores 3 $79.990 $239.970
Camilla 1 $145.000 $145.000
Silbato de emergencia 4 $5.000 $20.000
Linterna 3 $17.900 $53.700
Cinta antideslizante 1 $88.670 $88.670
Botiquín 1 $63.500 $63.500
SUBTOTAL $1.375.840
Exámenes médicos ocupacionales
Exámenes médicos de ingreso 15 $40.000 $600.000
Exámenes médicos periódicos 15 $40.000 $600.000
SUBTOTAL $1.200.000
Dotación
Guantes 10 $17.000 $170.000
Gafas de seguridad 6 $8.500 $51.000
Bata 7 $43.250 $302.750
Tapabocas 10 $10.000 $100.000
Delantal 3 $61.800 $185.400
SUBTOTAL $809.150
Otros recursos
Capacitación 1 $100.000 $100.000
Auditoria interna 1 $360.000 $360.000
Papelería 1 $150.000 $150.000
Refrigerio 1 $120.000 $120.000
SUBTOTAL $730.000
TOTAL $4.114.990 Fuente: elaboración propia
89
A continuación, se evidencia el resumen de los costos totales de implementación de cada área y su correspondiente valor porcentual. Tabla 4. Resumen costos totales de implementación
Recursos Valor total en pesos ($) Valor porcentual
Recursos técnicos $1.375.840 33%
Exámenes médicos ocupacionales $1.200.000 29%
Dotación $809.150 20%
Otros recursos $730.000 18%
TOTAL $4.114.990 100% Fuente: elaboración propia Gráfica 3. Resumen valor porcentual de los costos de implementación
Fuente: elaboración propia
15.2 SANCIONES
De conformidad con el Artículo 2.2.4.6.36 sanciones del Decreto 1072 de 2015, El incumplimiento a lo establecido en el presente capítulo y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, será sancionado en los términos previstos en el artículo 91 del Decreto Ley número 1295 de 1994, modificado parcialmente y adicionado por el artículo 13 de la Ley 1562 de 2012 y las normas que a su vez lo adicionen, modifiquen o sustituyan. Parágrafo. Las Administradoras de Riesgos Laborales realizarán la vigilancia delegada del cumplimiento de lo dispuesto en el presente capítulo e informarán a
33%
29%
20%
18%
Recursostécnicos
Exámenesmédiosocupacionales
Dotación
Otros recursos
90
las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo los casos en los cuales se evidencia el no cumplimiento del mismo por parte de sus empresas afiliadas. En el artículo 13 de la Ley 1295 de 2012, se evidencias las sanciones aplicables en el cual indica: Modifíquese el numeral 2, literal a), del artículo 91 del Decreto-Ley 1295 de 1994, de la siguiente manera: El incumplimiento de los programas de salud ocupacional, las normas en salud ocupacional y aquellas obligaciones propias del empleador, previstas en el Sistema General de Riesgos Laborales, acarreará multa de hasta quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes, graduales de acuerdo a ,la gravedad de la infracción y previo cumplimiento del debido proceso destinados al Fondo de Riesgos Laborales. En caso de reincidencia en tales conductas o por incumplimiento de los correctivos que deban adoptarse, formulados por la Entidad Administradora de Riesgos Laborales o el Ministerio de Trabajo debidamente demostrados, se podrá ordenar la suspensión de actividades hasta por un término de ciento veinte (120) días o cierre definitivo de la empresa por parte de los Direcciones Territoriales del Ministerio de Trabajo, garantizando el debido proceso, de conformidad con el artículo 134 de la Ley 1438 de 2011 en el tema de sanciones. Adiciónese en el artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 115 del Decreto 2150 de 1995, el siguiente inciso: En caso de accidente que ocasione la muerte del trabajador donde se demuestre el incumplimiento de las normas de salud ocupacional, el Ministerio de Trabajo impondrá multa no inferior a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, ni superior a mil (1000) salarios mínimos legales mensuales vigentes destinados al Fondo de Riesgos Laborales; en caso de reincidencia por incumplimiento de los correctivos de promoción y prevención formulados por la Entidad Administradora de Riesgos Laborales o el Ministerio de Trabajo una vez verificadas las circunstancias, se podrá ordenar la suspensión de actividades o cierre definitivo de la empresa por parte de las Direcciones Territoriales del Ministerio de Trabajo, garantizando siempre el debido proceso. El Ministerio del Trabajo reglamentará dentro de un plazo no mayor a un (1) año contado a partir de la expedición de la presente ley, los criterios de graduación de las multas a que se refiere el presente artículo y las garantías que se deben respetar para el debido proceso. Para las empresas es importante evitar todo tipo de sanciones relacionadas al incumplimiento de las normas, por ende, es importante mencionar y tener en cuenta el Decreto 472 de 2015 por el cual se reglamentan los criterios de graduación de las multas por infracciones a las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales.
91
En el artículo 4 del Decreto 472 de 2015 se estipulan los criterios para graduar las multas por infracciones a las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables, conforme a los establecido en los artículos 134 de la Ley 1438 de 2011 y 12 de la Ley 1610 de 2013:
La reincidencia en la comisión de la infracción.
La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión por parte del Ministerio del Trabajo.
La utilización de medios fraudulentos o de persona interpuesta para ocultar la infracción o sus efectos.
El grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan aplicado las normar legales pertinentes.
El reconocimiento o aceptación expresa de la infracción, antes del decreto de pruebas.
Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados.
La ausencia o deficiencia de las actividades de promoción y prevención.
El beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero.
La proporcionalidad y razonabilidad conforme al número de trabajadores y el valor de los activos de la empresa.
El incumplimiento de los correctivos y recomendaciones en las actividades de promoción y prevención por parte de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) o el Ministerio del Trabajo.
La muerte del trabajador. Posteriormente se evidencia que el artículo 5 del Decreto 472 de 2015 establece los criterios de proporcionalidad y razonabilidad, conforme al tamaño de la empresa de acuerdo a lo prescrito en el artículo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2 de la Ley 905 de 2004 y el artículo 51 de la Ley 1111 de 2006 y conforme a lo establecido en los artículos 30 y 13 de la Ley 1562 de 2012 y con base en los siguientes parámetros:
92
Tabla 5. Criterios de proporcionalidad y razonabilidad para la cuantía de la sanción a los empleadores
Tamaño de la empresa
Número de trabajadores
Activos totales en número de SMMLV
Artículo 13, inciso 2º Ley 1562 (de 1 a 500 SMMLV)
Artículo 30, Ley 1562 (de 1 a 1.000 SMMLV)
Artículo 13, inciso 4º de la Ley 1562 (de 20 a 1.000 SMMLV)
Valor multa en SMMLV
Microempresa Hasta 10 < 500 SMMLV De 1 hasta 5 De 1 hasta 20 De 20 hasta 24
Pequeña empresa
De 11 a 50 501 a < 5.000
SMMLV De 6 hasta 20 De 21 hasta 50
De 25 hasta 150
Mediana empresa
De 51 a 200 100.000 a
610.000 UVT De 21 hasta
100 De 51 hasta
100 De 151 hasta
400
Gran empresa De 201 o
mas > 610.000 UVT
De 101 hasta 500
De 101 hasta 1000
De 401 hasta 1000
Fuente: Decreto 472 de 2015. {en línea}. {Consultado el 14 de Noviembre de 2018}. Disponible en: {https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/Juridica/Decretos/D0472015.pdf }
15.3 RESULTADOS
La no implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo le generaría a la empresa multas entre 6 y hasta 150 SMMLV, en 2018 el SMMLV se encuentra en $781.242 lo cual significa que el costo de las multas estaría entre $4.687.452 y $117.186.300, lo cual sería para la empresa un gasto innecesario y además correrían el riesgo de la suspensión de actividades o en el peor de los casos el cierre definitivo de la empresa, mientras que si la empresa hace la implementación incurría únicamente en un total de $4.114.990 lo cual se considera una inversión para la empresa debido a que esto ayudara al crecimiento de la empresa, se realizaron cotizaciones de los recursos necesarios para el cumplimiento del SG-SST (Ver Anexo 28).
93
16. CONCLUSIONES
En el diagnóstico realizado a través de la tabla de valores de los estándares
mínimos dada por la Resolución 1111 de 2017, se concluyó que empresa tiene
un cumplimiento del 15% respecto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
De conformidad al resultado del diagnóstico la Clínica Veterinaria Mascotas no
cuenta con una matriz legal, por ende, se elaboró una matriz legal, la cual arrojo
un total de 7 Decretos, 10 Leyes y 12 Resoluciones.
De conformidad al resultado que arrojo el diagnostico se elaboró una matriz de
identificación de peligros y mitigación de riesgos, la cual permitió identificar las
diferentes amenazas a las que se encuentran expuestos los trabajadores y la
apropiada valoración del riesgo, con el fin de establecer controles, esta fue
revisada y aprobada por la Alta Dirección.
En la matriz de identificación de peligros y valoración de los riesgos, se evidencio
que el área de rayos X tiene un riesgo alto, por lo tanto, se establecieron
controles con el fin de minimizar los peligros que puedan afectar la integridad de
los trabajadores.
De acuerdo a las no conformidades encontradas en el diagnostico se establecio
un plan de mejoramiento para cada hallazgo no cumplido, con las
correspondientes actividades a desarrollar, responsables y fecha de
cumplimiento.
De conformidad con lo arrojado por la matriz de Identificación de Peligros y
Mitigación de Riesgos se formuló una política y objetivos del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual fue revisada y aprobada por la Alta
Dirección.
De acuerdo al resultado del diagnóstico se elabora la matriz de roles y
responsabilidades y el manual de funciones de los trabajadores de la Clínica
Veterinaria Mascotas.
Con el programa de sensibilización y formación, se logró que lo trabajadores
tuvieran una recepción positiva, ya que el 71% de los trabajadores tienen
claridad de la importancia de la implementación.
94
Se implementa la estructura documental para la empresa, bajo las directrices de la Guía Técnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013 de 2002, “Directrices para la documentación del sistema de gestión de la calidad”, que arrojó como resultado un total de 20 documentos.
Se establecieron los indicadores de gestión los cuales evalúan la estructura, el proceso y los resultados del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de garantizar la mejora continua.
Se realizó la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, con el fin de mejorar las condiciones de trabajo de los trabajadores.
Se realizó una auditoria interna, en la cual se evidencio un aumento significativo
del 38,25% respecto al diagnóstico, es decir que se alcanzó un 50,75% de
cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
De acuerdo al resultado que arrojo la auditoria interna, se estableció un plan de
acciones correctivas para las no conformidades, con el fin de que la empresa
lleve la implementación de SG-SST al 100%.
95
17. RECOMENDACIONES
Llevar a cabo el plan de acciones correctivas con el fin de llevar a un 100% el
cumplimento de los estándares mínimos de la Resolución 1111 de 2017.
Realizar seguimiento a los indicadores de gestión.
Solicitar apoyo de la ARL (POSITIVA) para realizar capacitaciones periódicas.
Garantizar la entrega de los correspondientes elementos de protección personal
adecuados para cada trabajador.
Realizar auditorías internas cada año con el fin de determinar y conocer las no
conformidades presentes en la empresa.
Generar compromiso por parte de los trabajadores en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Establecer un presupuesto destinado al mantenimiento anual del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
96
BIBLIOGRAFÍA
ARL POSITIVA. INDICADORES DE GESTIÓN Disponible en:{ https://positivaeduca.positiva.gov.co/cdPositiva/web/web/pages/b2/b_4.html} CLÍNICA VETERINARIA MASCOTAS. Historia y antecedentes de la empresa. Decreto 472 de 2015. “Por el cual se reglamentan los criterios de graduación de las multas por infracción a las Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales, se señalan normas para la aplicación de la orden de clausura del lugar de trabajo o cierre definitivo de la empresa y paralización o prohibición inmediata de trabajos o tareas y se dictan otras disposiciones. GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-045 DE 2010. Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional. GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-ISO/TR 10013 de 2002. Directrices para la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Trabajos escritos: presentación y referencia bibliográficas. Bogotá D.C.: ICONTEC, 2008. NTC 1486. MANRRIQUE CASTAÑEDA, ANDRÉS FABIÁN. VERA TRIANA, OSCAR LEONARDO. Implementación del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, bajo los parámetros establecidos en el decreto 1072 del 26 de mayo del 2015, para la empresa industrias payasito S.A.S. MINISTERIO DE TRABAJO, Decreto 1072 de 2015. Decreto único reglamentario del sector trabajo. MINISTERIO DE TRABAJO, Resolución 1111 de 2017. Estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. MINISTERIO DE TRABAJO, Decreto 052 DE 2017. “Por medio del cual se modifica el artículo 2.2.4.6.37 del Decreto 1072 de 2015, Decreto único reglamentario del sector trabajo, sobre la transición para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 19011 de 2012. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. ROJAS SALINAS, JORGE IVAN. Implementar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo teniendo en cuenta el decreto 1072 de 2015 en la empresa marca empresarial S.A.S.
97
SÁENZ SEGURA, JUAN SEBASTIÁN. Implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo en la empresa productora Multipark S.A.S de acuerdo con el decreto 1072 de 2015. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA. Formato matriz legal. Disponible en: { http://www.sena.edu.co/es-co/Paginas/default.aspx} Sullivan, William G.; Wicks, Elin M. y Luxohoj, James T. Ingeniería económica DeGarmo. Duodécima Ed. México: Pearson educación, 2004, 736P.
UNIVERSIDAD AMÉRICA DE COLOMBIA. Plantillas de portada y contraportada para proyecto de grado, propuesta. Disponible en: { http://www.uamerica.edu.co/}
98
ANEXO 1. ESTÁNDARES MÍNIMOS RESOLUCIÓN 1111 DE 2017
99
100
101
102
103
ANEXO 2. MATRIZ LEGAL
104
105
106
107
108
ANEXO 3. REGISTRÓ DE ASISTENCIA VOTACIÓN Y ACTA DE CONFORMACIÓN
COPASST
109
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-FO-GG
PÁGINA: 1 DE 1
FORMATO DE VOTANTES ELECCIÓN COPASST
FECHA:
No. NOMBRE CEDULA CARGO
110
Hoy _____ de ___________________de dos mil____________(20__) en las instalaciones de la Clínica Veterinaria Mascotas se realizó la convocatoria para la elección del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), así:
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Dentro del total de los trabajadores de la empresa, se realizó la respectiva votación para la elección de los candidatos al COPASST, obteniendo como resultados la elección de las siguientes personas:
NOMBRE REPRESENTANTE PRINCIPAL SUPLENTE
Derly Cerquera Chala Empleador X
Angi Tatiana Alarcón Trabajadores X
Doris Mercedes Ramirez Empleador X
Leydy Tadira Romero Trabajadores X
____________________________ Doris Mercedes Ramirez Moreno C.C 36.375.529 Directora Clínica
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 005-AC-GG
PÁGINA: 1 DE 1 FECHA: 01-09-2018
ACTA DE ELECCIÓN DEL COPASST
111
ANEXO 4. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y MITIGACIÓN DE RIESGOS
112
113
114
115
116
117
ANEXO 5. PLAN DE MEJORAMIENTO
118
119
120
121
122
123
124
ANEXO 6. POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SG-SST
125
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-PO-GG
PÁGINA: 1 DE 1 FECHA: 15-08-2018
POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La Clínica Veterinaria Mascotas es una empresa dedicada a la prestación de servicios y venta de productos veterinarios para pequeños animales, comprometida a velar por la seguridad y salud de todos sus trabajadores, identificado y evaluando a tiempo los riesgos y peligros presentes en todas las áreas de la empresa que puedan generar incidentes e accidentes de trabajo y así garantizarle a sus empleados un ambiente de trabajo seguro y confiable en el cual puedan cumplir con todas sus funciones en las condiciones más óptimas. A su vez la empresa se compromete al buen uso de los recursos y desechos de residuos generados por las actividades que se realizan para así garantizar la protección del medio ambiente. Para cumplir con las exigencias expuestas en el Decreto 1072 de 2015 respecto a la política de SST, la Clínica Veterinaria Mascotas se compromete a difundir la política en todas las áreas de la empresa, la cual será pública y accesible a todos los trabajadores y partes interesadas.
OBJETIVOS METAS
1. Identificar, evaluar y controlar los riesgos y peligros presentes en cada área de trabajo.
2. Establecer controles para mantener y mejorar las condiciones de trabajo, garantizando un ambiente de trabajo confiable y seguro.
3. Realizar campañas de prevención de
accidentes e incidentes. 4. Cumplir con todas las exigencias
legales en SST.
1. Alcanzar un nivel de riesgo aceptable en el 2018.
2. Cumplir en un 85% con los programas
de sensibilización y formación. 3. Cumplir en un 90% con el programa de
promoción y prevención. 4. Culminar el año 2018 con un 80% de la
implementación como mínimo.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
126
ANEXO 7. MANUAL DE FUNCIONES
127
CARGO
Nombre del cargo: Gerente General
Jefe inmediato: No aplica
Dependencia: Administrativo
Nº de cargos: 1
PROPÓSITO PRINCIPAL
Dirigir, administrar, controlar las diferentes actividades y garantizar el cumplimiento de todas las funciones de la empresa.
REQUISITOS
Educación: Profesional en administración de empresa, ingeniería industrial
Experiencia: Dos (2) años de experiencia profesional relacionada
FUNCIONES
1. Representar a la empresa en todas las tomas de decisiones. 2. Seleccionar, capacitar y contratar el personal que considere adecuado. 3. Planificar las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa. 4. Garantizar el cumplimiento de los procesos y actividades que se realizan
en la empresa. 5. Asignar y comunicar a cada trabajador sus correspondientes
responsabilidades. 6. Promover, garantizar y apoyar la implementación del SG-SST. 7. Realizar y autorizar pagos de nómina y/o a proveedores. 8. Velar por un buen ambiente laboral. 9. Asignación de recursos para las diferentes necesidades de la empresa. 10. Mantener relación con sus proveedores y clientes. 11. Realizar actividades para la prevención de accidentes e incidentes de
trabajo.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 127 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
128
CARGO
Nombre del cargo: Director Clínico
Jefe inmediato: Gerente General
Dependencia: Administrativo
Nº de cargos: 1
PROPÓSITO PRINCIPAL
Dirigir y garantizar el cumplimiento de las actividades correspondientes a su área.
REQUISITOS
Educación: Profesional en Medicina Veterinaria y Zootecnia
Experiencia: Dos (2) años de experiencia profesional relacionada
FUNCIONES
1. Dirigir, planificar y supervisar todas las actividades a su cago. 2. Apoyar la implementación del SG-SST. 3. Promover el buen trato a sus clientes y pacientes. 4. Garantizar y fomentar el uso de los elementos de protección personal
(EPP) de sus trabajadores a cargo. 5. Gestionar y supervisar los trabajadores a cargo. 6. Actualizar las competencias profesionales. 7. Asesorar de manera permanente su equipo de trabajo. 8. Velar por el bienestar de sus trabajadores. 9. Garantizar el cumplimiento de las normativas.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 128 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
129
CARGO
Nombre del cargo: Director Administrativo y Director Comercial
Jefe inmediato: Gerente General
Dependencia: Administrativo
Nº de cargos: 2
PROPÓSITO PRINCIPAL
Dirigir y garantizar el cumplimiento de las actividades correspondientes a su área.
REQUISITOS
Educación: Profesional administración de empresas, ingeniería industrial
Experiencia: Dos (2) años de experiencia profesional relacionada
FUNCIONES
1. Dirigir, planificar y supervisar todas las actividades a su cago. 2. Apoyar la implementación del SG-SST. 3. Promover el buen trato a sus clientes y pacientes. 4. Gestionar y supervisar los trabajadores a cargo. 5. Actualizar las competencias profesionales. 6. Asesorar de manera permanente su equipo de trabajo. 7. Velar por el bienestar de sus trabajadores. 8. Garantizar el cumplimiento de las normativas.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 129 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
130
CARGO
Nombre del cargo: Veterinario
Jefe inmediato: Director Clínico
Dependencia: Operativo
Nº de cargos: 5
PROPÓSITO PRINCIPAL
Brindar servicios de consulta, prevención, diagnóstico y tratamientos de enfermedades, trastornos y lesiones de animales
REQUISITOS
Educación: Profesional en Medicina Veterinaria y Zootecnia
Experiencia: Tres (3) años de experiencia profesional relacionada
FUNCIONES
1. Realizar diagnóstico y control de los animales. 2. Realizar los exámenes de laboratorio necesarios en cada consulta. 3. Brindar apoyo a sus compañeros. 4. Ejecutar intervenciones quirúrgicas y no quirúrgicas 5. Acudir a las diferentes charlas y capacitaciones realizadas por la empresa. 6. Llevar registros genealógicos de los animales. 7. Realizar tomas de rayos X. 8. Conservar en buen estado los equipos y su lugar de trabajo. 9. Realizar informes de las actividades que realiza. 10. Subir las historias clínicas al sistema. 11. Apoyar la implementación del SG-SST.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 130 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
131
CARGO
Nombre del cargo: Contador
Jefe inmediato: Director Administrativo
Dependencia: Administrativa
Nº de cargos: 1
PROPÓSITO PRINCIPAL
Dirigir, examinar y presentar toda la información contable y tributaria de la empresa, a través de los estados financieros de forma clara y completa.
REQUISITOS
Educación: Profesional en contaduría publica
Experiencia: Dos (2) años de experiencia profesional relacionada
FUNCIONES
1. Registrar, analizar e interpretar la información financiera. 2. Elaborar estados financieros para fines contables. 3. Manejar diferentes programas de contabilidad. 4. Asesorar a la empresa en temas contables y financieros. 5. Elaborar y presentar los correspondientes informes sobre la situación
financiera de la empresa que exija los entes de control. 6. Realizar y presentar las declaraciones tributarias de orden nacional y
municipal. 7. Apoyar la implementación del SG-SST.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 131 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
132
CARGO
Nombre del cargo: Revisor Fiscal
Jefe inmediato: Gerente General
Dependencia: Administrativa
Nº de cargos: 1
PROPÓSITO PRINCIPAL
Revisar y evaluar sistemáticamente los actos y operaciones desarrolladas en la empresa en materia fiscal, comercial y/o contable.
REQUISITOS
Educación: Profesional en contaduría pública con especialización en revisoría fiscal.
Experiencia: Dos (2) años de experiencia profesional relacionada
FUNCIONES
1. Dar a conocer al Gerente las irregularidades que encuentre. 2. Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las leyes. 3. Colaborar con las entidades que inspeccionan y vigilan a las empresas. 4. Realizar inspecciones y solicitar informes de los movimientos en la
empresa. 5. Convocar reunión con el Gerente General cada vez que lo vea necesario. 6. Enviar a la superintendencia copia del acta de reunión dentro de un
periodo de quince (15) después de realizada. 7. Cumplir con las normas que exige la legislación colombiana.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 132 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
133
CARGO
Nombre del cargo: Recepcionista
Jefe inmediato: Director Comercial
Dependencia: Administrativa
Nº de cargos: 1
PROPÓSITO PRINCIPAL
Atender a todas las personas ajenas a la empresa.
REQUISITOS
Educación: Técnico y/o tecnólogo
Experiencia: Un (1) año de experiencia profesional relacionada
FUNCIONES
1. Recibir paquetes y documentos que ingresan a la empresa. 2. Recibir y realizar llamadas de las diferentes áreas de la empresa y clientes. 3. Controlar la entrada de las diferentes personas que visitan la empresa. 4. Almacenar ordenadamente los documentos de la empresa. 5. Contar con una base de datos con los números los clientes y proveedores
de la empresa. 6. Apoyar la implementación del SG-SST. 7. Cumplir con las reglas impuestas por la Gerencia General.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 133 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
134
CARGO
Nombre del cargo: Conductor
Jefe inmediato: Director Comercial
Dependencia: Administrativa
Nº de cargos: 1
PROPÓSITO PRINCIPAL
Llevar y recoger las mascotas y paquetes relacionados con la empresa. De ser necesario realizar pagos bancarios y compra de materias requeridas en la empresa.
REQUISITOS
Educación: Bachiller
Experiencia: No requiere experiencia
FUNCIONES
1. Recoger y llevar las mascotas y paquetes. 2. Realizar pagos bancarios. 3. Organizar su tiempo para estar disponible cada que lo requieran. 4. Comprar materias requeridas en la empresa. 5. Realizar diligencias que requiera la empresa. 6. Apoyar la implementación del SG-SST. 7. Cumplir con las reglas impuestas por la Gerencia General.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 134 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
135
CARGO
Nombre del cargo: Peluquero
Jefe inmediato: Director Comercial
Dependencia: Operativo
Nº de cargos: 1
PROPÓSITO PRINCIPAL
Encargado de cuidar estéticamente a las mascotas.
REQUISITOS
Educación: Bachiller
Experiencia: Seis (6) meses de experiencia relacionada.
FUNCIONES
1. Bañar las mascotas 2. Peluquear las mascotas. 3. Realizar limpieza de glándulas. 4. Realizar limpieza de oídos, ojos y uñas, determinando si existe alguna
irregularidad y de ser así comunicárselo a sus dueños. 5. Apoyar la implementación del SG-SST. 6. Utilizar de forma correcta los elementos de protección personal. 7. Cumplir con las reglas impuestas por la Gerencia General.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 135 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
136
CARGO
Nombre del cargo: Aseadora
Jefe inmediato: Dirección administrativa
Dependencia: Operativo
Nº de cargos: 1
PROPÓSITO PRINCIPAL
Encargado de cuidar estéticamente a las mascotas.
REQUISITOS
Educación: Bachiller
Experiencia: Seis (6) meses de experiencia relacionada.
FUNCIONES
8. Bañar las mascotas 9. Peluquear las mascotas. 10. Realizar limpieza de glándulas. 11. Realizar limpieza de oídos, ojos y uñas, determinando si existe alguna
irregularidad y de ser así comunicárselo a sus dueños. 12. Apoyar la implementación del SG-SST. 13. Utilizar de forma correcta los elementos de protección personal. 14. Cumplir con las reglas impuestas por la Gerencia General.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-MA-GG
PÁGINA: 136 DE 1
FECHA: 13-10-2018
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
137
ANEXO 8. MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
138
139
ANEXO 9. PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN
140
141
ANEXO 10. FOLLETO PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN
142
143
144
ANEXO 11. HOJA DE VIDA EXPERTA
145
146
147
148
149
150
151
ANEXO 12. PROGRAMA DE FORMACIÓN
152
153
154
155
ANEXO 13. REGISTRO ASISTENCIA PROGRAMA DE FORMACIÓN
156
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-FO-GG
PÁGINA: 1 DE 1
FORMATO DE ASISTENCIA A PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SST
FECHA: HORA INICIO: HORA DE FINALIZACIÓN :
CAPACITADOR: ______________________________________ CEDULA: ______________________________
No. NOMBRE TELEFONO FIRMA
157
ANEXO 14. EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS
158
NOMBRE: ____________________________________ CEDULA: ____________________ 1. ¿En qué consiste el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST)? RTA: __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 2. ¿Por qué es importante implementar el SG-SST? RTA: ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ 3. De acuerdo a la charla ¿Qué riesgos se encuentran en su área de trabajo? Nombre por lo
menos 3 RTA: 1._________________ 2._________________ 3._________________ 4. Diga los 4 pasos del ciclo PHVA expuesto en el Decreto 1072 de 2015 RTA: 1._________________ 2._________________ 3._________________ 4.__________________
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-FO-GG
PÁGINA: 158 DE 1
FECHA: 03-09-2018
EVALUACIÓN CAPACITACIÓN DEL SG-SST
159
ANEXO 15. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
160
1. OBJETIVO Definir las pautas para la elaboración, modificación y revisión de los diferentes documentos que soportan la implementación del SG-SST. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los documentos relacionados con la implementación del SG-SST, desde su revisión y aprobación por la Alta Dirección. 3. DEFINICIONES
Procedimiento: Método para desarrollar una actividad de forma eficaz.
Documento: Información registrada en diferentes tipos de soporte.
Aprobación: Aceptación de los diferentes documentos. 4. GENERALIDADES
En la Clínica Veterinaria Mascotas se realizó la estructura documental con base a la Guía Técnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013 de 2002 “Directrices para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad”. Todos los documentos que soportan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo entraran en vigencia una vez tengan la aprobación de la Alta Dirección. 5. RESPONSABLES El encargo del SG-SST es directamente responsable de la elaboración, modificación, comunicación y sostenimiento de los diferentes documentos que soportan la implementación del sistema y a su vez la Alta Dirección se responsabilizara por la revisión y aprobación de cada uno de estos.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-PR-DA
PÁGINA: 160 DE 2 FECHA: 9-10-2018
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
161
6. REVISIÓN Los documentos son revisados por la Dirección Administrativa el cual fue delgado por la Gerencia General. Es el encargado de dar su opinión acerca del documento y de si se requiere corregir antes de su aprobación. 7. APROBACIÓN Los documentos son aprobados por la Dirección Clínica el cual fue delegado por la Gerencia General. Es el encargado de aprobar todos los documentos, debido a que es el responsable de las decisiones tomadas con respecto la implementación del SG-SST.
8. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Todos los documentos que soportan la implementación del SG-SST de la empresa serán entregados física y digitalmente al Director Administrativo delegado por la Gerencia General. Estos documentos deben estar debidamente almacenados y a disposición de todos los empleados de la empresa que requieran consultarlos
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-PR-DA
PÁGINA: 2 DE 2 FECHA: 9-10-2018
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
162
ANEXO 16. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS
163
1. OBJETIVO Establecer las pautas para la elaboración, almacenamiento, identificación y control de los diferentes registros necesarios para la implementación del SG-SST. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los registros relacionados con la implementación del SG-SST en la Clínica Veterinaria Mascotas, desde que se diligencian y se aprueban por la Alta Dirección. 3. DEFINICIONES
Formato: Documento que tiene como objetivo almacenar datos.
Registro: Documento que contiene datos obtenidos.
Procedimiento: Método para desarrollar una actividad de forma eficaz.
Almacenamiento: Guardar y proteger los diferentes registros y documentos. 4. CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS Todos los registros usados para dar soporte a la implementación del SG-SST de la empresa serán entregados física y digitalmente al Director Administrativo delegado por la Gerencia General. Estos registros deben estar debidamente almacenados y a disposición de cualquier empleado de la empresa que quiera o desee consultarlos. Los registros serán conservados dependiendo el periodo de tiempo que se requieran o hasta que se realice alguna actualización del formato. De acuerdo al artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015 es responsabilidad del empleador conservar los correspondientes registros que soportan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de manera controlada y garantizando que sean legibles y de fácil identificación.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-PR-DA
PÁGINA: 163 DE 2 FECHA: 9-10-2018
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS
164
El empleador deberá conservar los siguientes registros por un periodo de tiempo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la Clínica Veterinaria Mascotas:
Registro de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo;
Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal. 5. ARCHIVO El archivo de los registros estará en las instalaciones de la empresa de forma física y digital.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-PR-DA
PÁGINA: 2 DE 2 FECHA: 9-10-2018
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
165
ANEXO 17. PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
166
1. OBJETIVO
Definir la técnica a seguir para la ejecución de las auditorías internas del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la empresa, en la que se
establecerán los responsables, las exigencias y las actividades necesarias para
cada una de los ciclos, esto con el fin de dar cumplimiento a la normativa legal
vigente.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las auditorías internas en la fase de desarrollo
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que se realicen en la
Clínica Veterinaria Mascotas.
3. DEFINICIONES
Auditoria: verificar que un suceso ocurra de acuerdo a lo planeado.
Auditoria interna: actividad independiente y objetiva, realizada con el fin de mejorar las operaciones de una empresa.
Auditor líder: Persona con aptitudes y conocimientos para llevar a cabo una auditoria.
No conformidad: es el incumplimiento de algún requisito de dicho sistema.
Acta: certificado escrito de un suceso.
Lista de chequeo: Herramienta utilizada para evaluar el cumplimiento de requisitos.
Acción preventiva: medida que se utiliza para anticiparse a la causa de la dificultad con la intensión de eliminarla.
Acción correctiva: medida que se lleva a cabo para eliminar la causa de una dificultad.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 003-PR-DA
PÁGINA: 166 DE 3 FECHA: 9-10-2018
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
167
4. RESPONSABLE
El encargado del SG-SST es el responsable de la elaboración, modificación y comunicación de este procedimiento a su vez la Alta Dirección se responsabilizara por la revisión y aprobación de cada este. Los auditores son directamente responsables de la aplicación y ejecución del procedimiento tal y como está establecido en el documento. 5. ACTA DE APERTURA Inicialmente se realiza la presentación de las personas que estarán presentes en dicha auditoria y de inmediato se prosigue a la revisión y socialización de todos los documentos de la empresa respecto a la auditoria interna, con el fin de determinar si existe alguna inconsistencia en la empresa. En la Clínica Veterinaria Mascotas se diseñó un formato acta de apertura de la auditoria interna (Ver Anexo 25). 6. INFORME DE AUDITORÍA Una vez se dé por finalizada la auditoria, el auditor deberá realizar un informe dando a conocer el resultado obtenido y a su vez conocer el grado de avance logrado durante la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El informe tiene que ser comunicado al responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y a la Alta Dirección, esto con el fin de que se establezcan las medidas preventivas y correctivas. En la Clínica Veterinaria Mascotas se diseñó un formato informe de auditoría (Ver Anexo 27). 7. ACTA DE CIERRE Se realiza con el fin de dar por terminada la auditoria, en esta etapa ya se tiene que saber qué medidas se tomaran para corregir las no conformidades que arroje esta.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 003-PR-DA
PÁGINA: 2 DE 3 FECHA: 9-10-2018
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
168
Y posteriormente se debe proceder a desarrollar el plan de acciones correctivas para así lograr la mejora continua del sistema. 8. ALMACENAMIENTO El archivo de la documentación relacionada a las auditorías realizadas en la Clínica Veterinaria Mascotas se encontrara en las instalaciones de la empresa de forma física y digital. El Gerente General delego al Director Administrativo para la conservación de los mismos.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 003-PR-DA
PÁGINA: 3 DE 3 FECHA: 9-10-2018
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
169
ANEXO 18. FORMATO ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)
170
NOMBRE:
CARGO:
Cada trabajador se compromete al uso adecuado de los elementos de protección personal entregados para el correspondiente desarrollo de las
actividades.
FECHA ELEMENTO ENTREGADO
RECIBE EN BUEN ESTADO FIRMA
SI NO
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 003-FO-DA
PÁGINA: 170 DE 1 FECHA: 16-10-2018
ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Autor: Maria Paula Cabrera Director Administrativo: Derly Cerquera
Director Clínico: Doris Mercedes Ramírez
171
ANEXO 19. LISTADO MAESTRO
172
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
CÓDIGO NOMBRE UBICACIÓN FECHA
002-MA-GG Manual de funciones Gerencia General 13/10/2018
001-PO-GG Política de SST Gerencia General 15/08/2018
001-MZ-DA Matriz de roles y responsabilidades Dirección Administrativa 30/08/2018
001-AC-DA Acta elección COPASST. Gerencia General 01/09/2018
002-AC-GG Acta auditoria interna Gerencia General 20/10/2018
001-IN-DA Informe auditoría interna Dirección Administrativa 22/10/2018
001-PLGG Plan de mejoramiento Gerencia General 10/08/2018
002-PL-GG Plan de emergencias Gerencia General 16/10/2018
001-PR-DA Procedimiento control de documentos Dirección Administrativa 19/10/2018
002-PR-DA Procedimiento control de registros Dirección Administrativa 19/10/2018
003-PR-DA Procedimiento de auditoria interna Dirección Administrativa 19/10/2018
004-PR-DA Procedimiento para consultas Dirección Administrativa 09/10/2018
005-PR-DA Procedimiento para laboratorio clínico y
diagnóstico por imagen Dirección Administrativa 09/10/2018
006-PR-DA Procedimiento para hospitalización Dirección Administrativa 09/10/2018
007-PR-DA Procedimiento para cirugía Dirección Administrativa 09/10/2018
008-PR-DA Procedimiento para higiene oral Dirección Administrativa 09/10/2018
009-PR-DA Procedimiento para belleza Dirección Administrativa 09/10/2018
001-FO-DA Formato asistencia Gerencia General 01/09/2018
002-FO-GG Formato evaluación de conocimientos
programa de formación Gerencia General 03/09/2018
003-FO-DA Formato entrega de elementos de
protección personal (EPP) Dirección Administrativa 16/10/2018
173
ANEXO 20. PLAN DE EMERGENCIAS
174
1. INTRODUCCIÓN
En la actualidad es de mucha importancia que las empresas estén preparadas ante cualquier situación que altere el estado normal de la empresa, ya sea una amenaza, desastre natural o un problema social, por esto es importante tener un plan de emergencias para de esta forma prevenir a los empleados y así lograr la menor afectación a la seguridad y salud de ellos. Debido a que todas las emergencias se tratan diferente es importante tener un respaldo estableciendo diferentes planes de acciones correspondientes a cada una de las emergencias que puedan ocurrir. 2. JUSTIFICACIÓN El plan de emergencia es considerado la mejor estrategia para la solución de las diferentes amenazas registradas en el análisis de vulnerabilidad realizado en la empresa con el fin de estar preparados ante cualquier eventualidad que pueda presentarse y lograr minimizar los efectos que pueda ocasionar. 3. OBJETIVO GENERAL
Implementar un plan de emergencias el cual permitirá a todos sus trabajadores tener conocimiento de cómo actuar en caso de que se presentara alguna de las diferentes eventualidades, esto con el fin de prevenir y minimizar las amenazas que puedan afectar a la empresa ya sea con pérdidas humanas y/o materiales. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4.1 Realizar inventario para tener conocimiento de los recursos existentes en la
empresa.
4.2 Ejecutar un análisis de vulnerabilidad para identificar las amenazas que puedan presentarse en la empresa.
4.3 Asignar los recursos necesarios para la implementación del plan de
emergencias.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 002-PL-GG
PÁGINA: 174 DE FECHA: 16-10-2018
PLAN DE EMERGENCIAS
175
5. ALCANCE Aplica para todos los trabajadores de la Clínica Veterinaria Mascotas sin importar su tipo de contratación ni su área de trabajo, del mismo modo se tendrán en cuenta todos los visitantes externos tales como clientes, proveedores y personas que concurran la empresa. 6. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Razón social: Clínica Veterinaria Mascotas
Nit: 12.106.119-8
Dirección: Avenida la Toma No. 12-37
Ciudad: Neiva – Huila
Número de pisos: un (1) piso
Horarios de trabajo: Lunes a Viernes 7:00 AM A 12:00 PM y 2:00PM A 6 PM – Sábados 7:00 AM A 5:00 PM
Teléfono: 875 7598 – 874 2979
7. INVENTARIO DE RECURSOS Ante una emergencia la empresa cuenta con los siguientes recursos:
Botiquín de primero auxilios: Una (1) unidad
Extintores: Tres (3) unidades
Camillas: 0
Alarma: 0 En caso de alguna situación que altere el estado normal de la empresa es importante que cuenten con la información necesaria de los lugares más cercanos que puedan contribuir en caso de que se presente una emergencia tales como:
Cruz roja colombiana
Bomberos oficiales Neiva
176
Cai de los periodistas
Clínica Medilaser 8. ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD Por medio del análisis de vulnerabilidad se espera conocer el grado de exposición en el que se encuentra la empresa, es este análisis se incluirán los principales afectados por una eventualidad tales como lo son las personas, los recursos y los procesos.
DIAMANTE DE RIESGO El diamante de riesgo cuenta con cuatro cuadrantes los cuales se dividen de la siguiente manera: En la parte izquierda se encuentra la vulnerabilidad de los recursos En la parte derecha se refleja la vulnerabilidad de los sistemas y procesos En la parte superior se refleja la vulnerabilidad de las personas En la parte inferior se encuentra la amenaza
CALIFICACIÓN DE LAS AMENAZAS
COLOR EVENTO DEFINICIÓN
Posible Es aquel fenómeno que puede suceder o es factible porque no existen razones históricas y científicas para decir que no sucederá.
Probable Es aquel fenómeno esperado del cual existen razones y argumentos técnicos y científicos
para creer que sucederá.
Inminente Es aquel fenómeno esperado que tiene alta
probabilidad de ocurrir.
PERSONAS
RECURSOS
AMENAZA
SISTEMAS Y PROCESOS
PROCESOS
177
CALIFICACIÓN DE VULNERABILIDAD
RANGO APRECIACIÓN COLOR
0.0 - 1.0 Baja Verde
1.1 - 2.0 Media Amarillo
2.1 – 3.0 Alta Rojo
ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD
AMENAZA DE INCENDIO
VARIABLE A CALIFICAR
APRECIACIÓN
BUENO 0.0-1.0 REGULAR 1.1-2.0 MALO 2.1-3-0 PERSONAS
Organización 0,5
Capacitación 0,5
Dotación 0,5
TOTAL 1,5
RECURSOS
Materiales 1,5
Edificación 1.0
Equipos 1,5
TOTAL 1,0 3,0
SISTEMAS Y PROCESOS
Servicios públicos 0
Sistemas alterno 1,0
Recuperación 0,5
TOTAL 1,5
9. PLAN DE ACCIÓN En el plan de acción se encontrara el cómo actuar ante cualquier eventualidad que pueda afectar el estado actual de la organización. Se evidenciara en dos (2) fases el durante y el después, se diseñó un plan de acciones para cada una de las amenazas que se podrían presentar en la empresa. 9.1 PLAN DE ACCION AMENAZA DE SISMO O TERREMOTO En caso de presentarse una amenaza de sismo o terremoto deberá tener presente las siguientes recomendaciones: Durante
Conservar la calma y transmitirla a todos los trabajadores.
Alejarse de objetos que puedan lastimarlo.
178
Ubicarse en un lugar que tenga estructura resistente.
No correr, puede ser peligroso.
Evitar el pánico.
Apagar equipos.
Acatar recomendación del personal de apoyo.
Después
Prestar ayuda a quien lo requiera y evitar moverlos si desconoce la manera de hacerlo.
No ingresar a zonas donde estén objetos rotos.
Evacuar.
Llamar a las autoridades competentes. 9.2 PLAN DE ACCION AMENAZA DE INCENDIO En caso de presentarse una amenaza de incendio deberá tener presente las siguientes recomendaciones: Durante
Conservar la calma y transmitirla a todos los trabajadores.
Apague equipos electrónicos.
Suspenda paso de gas.
Si no está capacitado, evacue la zona.
Diríjase al punto de encuentro.
Si el lugar está lleno de humo, agáchese y salga gateando. Después
No tocas ni remover escombros.
No ingrese al lugar.
179
9.3 PLAN DE ACCION AMENAZA DE EXPLOSIÓN En caso de presentarse una amenaza de explosión deberá tener presente las siguientes recomendaciones: Durante
Conservar la calma y transmitirla a todos los trabajadores.
Si no conoce el procedimiento de primeros auxilios, evacue la zona.
Diríjase al punto de encuentro. Después
No ingrese al lugar sin ser autorizado.
No toque ni mueva nada que se encuentre en el lugar.
Llame inmediatamente a las autoridades competentes. 10. PLAN DE CONTINGENCIA
Una vez identificados los puntos críticos de la empresa y que los trabajadores tengan conocimiento a las acciones que deben realizar si se llegara a presentar una situación que altere el estado normal de la empresa. 10.1 SEÑALIZACIÓN En todas las instalaciones de la empresa deberán existir los diferentes tipo de señalización según lo requiera cada área, esto de pende netamente de las diferentes actividades que se realicen. La empresa deberá disponer de elementos esenciales para dar respuesta inmediata ante una emergencia tales como lo son las señalizaciones, botiquín, extintores y camillas que estén a disposición de todas las personas que recurren la empresa. 10.2 SISTEMA DE ALARMA
El sistema de alarma es de gran importancia ante cualquier eventualidad, todos los empleados deben tener conocimiento de la ubicación y el sistema de alarma que se emplee ante una emergencia en la organización.
180
En la Clínica Veterinaria Mascotas, al ser una empresa pequeña su sistema de alarma es por medio de pitos, los cuales estarán ubicados en puntos estratégicos y cada área de la empresa contara con uno, los pitos se utilizaran únicamente en caso de emergencia. 10.3 SIMULACROS En la Clínica Veterinaria Mascotas se realzara como mínimo un simulacro una vez al año, esto con el fin de que todos los trabajadores tomen conciencia y sepan cómo actuar ante cualquier acontecimiento que pueda presentarse en la empresa.
181
ANEXO 21. PRESENTACIÓN PLAN DE EMERGENCIAS
182
183
184
185
ANEXO 22. FOLLETO PLAN DE EMERGENCIAS
186
187
188
ANEXO 23. FORMATO DE ASISTENCIA PLAN DE EMERGENCIAS
189
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-FO-GG
PÁGINA: 1 DE 1
FORMATO DE ASISTENCIA A CAPACITACIÓN PLAN DE EMERGENCIAS
FECHA: HORA INICIO: HORA DE FINALIZACIÓN :
CAPACITADOR: ______________________________________ CEDULA: ______________________________
No. NOMBRE TELEFONO FIRMA
190
ANEXO 24. HOJA DE VIDA AUDITOR
191
G E R M Á N F E L I P E L Ó P E Z
D U Q U E
INFORMACIÓN PERSONAL
Estado civil: Soltero
Nacionalidad: Colombiana
Cedula: 1.033.720.227
Lugar de nacimiento: Bogotá
Dirección: Cra 23C # 48A-19 Sur
Teléfono: 7676842
Celular: 318 3540033
E-mail: [email protected]
PERFIL LABORAL
Ingeniero de petróleos con conocimientos teórico-prácticos en aéreas tales como yacimientos, perforación, control de pozos, geología, laboratorios, producción, facilidades de superficie, simulación de yacimientos, entre otros. Presento un excelente desempeño en los diferentes paquetes de Office especialmente en Excel, teniendo un buen dominio en todo el tema relacionado con la ofimática. Diseño de planes de mejoramiento institucional a nivel de calidad, seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental. Elaboración y Diseño de procesos, manuales de funciones, estadísticos, diseño de documentos y gestión documental. Poseo conocimiento sobre el manejo técnico y sistemático en el área de tesorería, contabilidad y cartera como es la autorización de pagos financieros, generación de comprobantes de pagos, elaboración de informes financieros, y contabilidad. Excelentes relaciones interpersonales, habilidades de planeación y organización con liderazgo, capacidad de decisión y manejo de personal.
192
EDUCACIÓN
2014 -ACTUALMENTE INGENIERIA INDUSTRIAL
(VIII Semestre)
UNIVERSIDAD DE AMERICA
2017 POSGRADO NEGOCIOS INTERNACIONALES E
INTEGRACION ECONÓMICA
UNIVERSIDAD DE AMERICA
2014 INGENIERIA DE PETROLEOS
UNIVERSIDAD DE AMERICA
2014 DIPLOMADO EN AUDITORIA INTERNA EN HSQRS
CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD
2008 TECNICO EN GESTIÓN CONTABLE Y
FINANCIERA
SENA CENTRO DE ATENCIÓN A BOGOTA
2005 COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA VALVANERA
BACHILLER ACADEMICO MODALIDAD EN ADMINISTRACIÓN Y
CONTABILIDAD
193
EXPERIENCIA LABORAL
DOCENTE UNIVERSITARIO (2014-2017):
Catedrático en las asignaturas de Física I (mecánica) y Algebra Lineal, para el programa profesional de Ingeniería de las Artes Digitales, además encargado de diseñar y elaborar los respectivos laboratorios y prácticas para las asignaturas. Catedrático en la asignatura de Matemáticas para los programas profesionales de Diseño de Modas, Publicidad y Mercadeo. Catedrático en la asignatura de Matemática Financiera y Producción y Productivdad para el programa profesional de Administración de Empresas.
Corporación Escuela de Artes y letras. Tel: 6505400
COORDINADOR DE PROCESOS DE CALIDAD (Enero 2014 – Enero 2017):
Encargado de diseñar y hacer levantamientos de procesos; elaborar planes de mejoramiento institucionales y por áreas; elaborar manuales de funciones; realizar manuales de procesos, procedimientos y actividades; estadísticos, diseño y elaboración de documentos y gestión documental.
Corporación Escuela de Artes y letras. Tel: 6505400
ASISTENTE DE CREDITO Y CARTERA, ASISTENTE CONTABLE Y FINANCIERO (Periodos 2014 y 2010 - 2011):
Encargado de elaborar informes financieros, contables y de créditos; créditos educativos con entidades financieras; autorización de créditos y descuentos; atención al cliente, renovaciones de créditos y recepción de documentación; contabilizar gastos, nominas e ingresos; generar comprobantes.
Corporación Escuela de Artes y letras. Tel: 6505400
INSTRUCTOR DE INFORMATICA (Julio 2013 – Julio 2014):
Instructor de los módulos de informática I, II, III y IV. Enseñar a los estudiantes todo lo relacionado al uso del computador, historia, ofimática básica y media, principios de programación y lógica matemática.
Fundación Educativa Don Bosco. Tel: 2350806
194
TECNICO AUXILIAR DE TESORERIA (2007 – Julio 2008):
Encargado de autorizar pagos financieros; realizar reportes de los pagos a las clínicas, IPS y EPS; elaborar soportes de pago a terceros.
HumanaVivir. Tel: 7462010
REFERENCIAS
GERMÁN FELIPE LÓPEZ MONTAÑA DIRECTOR DE HUMANIDADES FUNDACIÓN UNIVERSIDAD AMERICA CEL.: 316 5441804
LUZ AMPARO DUQUE CUBILLOS COORDINADORA DE TALENTO HUMANO FUNDACION EDUCATIVA DON BOSCO TEL.: 2950412 - 3124154260
______________________________________
GERMÁN FELIPE LÓPEZ DUQUE
C. C. No. 1.033.720.227
195
196
197
ANEXO 25. ACTA DE APERTURA Y CIERRE DE AUDITORIA INTERNA
198
ACTA DE APERTURA
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-AC-DA
PÁGINA: 198 DE 1 FECHA: 20-10-2018
ACTA DE AUDITORÍA INTERNA
HORA INICIO: 2:00 PM FECHA: 22-10-2018
AUDITOR LIDER: Germán Felipe López Duque
1. PRESENTACIÓN
Se hace apertura de la auditoria interna del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, con la presentación del equipo auditor conformado por el autor y el auditor líder a todos los trabajadores de la empresa. Posteriormente se da inicio a la reunión con el Gerente General realizando una revisión de los documentos, con el fin de examinar y evaluar el cumplimiento de los estándares mínimos en la empresa. 2. PROPOSITO
El auditor expone a los asistentes el propósito de la auditoria, el cual consiste en Inspeccionar y evaluar la eficiencia y el estado actual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 3. ASISTENTES
AUDITORES FIRMA AUDITADOS FIRMA
Germán Felipe López Duque
Doris Mercedes Ramírez Moreno
Maria Paula Cabrera Coronado
Derly Johana Cerquera Chala
Angi Tatiana Alarcon Losada
199
ACTA DE CIERRE
____________________ Germán Felipe López Auditor
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-AC-DA
PÁGINA: 2 DE 2 FECHA: 22-10-2018
ACTA DE AUDITORÍA INTERNA
HORA DE FINALIZACIÓN : 5:30 PM FECHA: 22-10-2018
A las 5:30 PM del lunes 22 de octubre de 2018 en la Clínica Veterinaria Mascotas se finalizó la auditoria interna del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los hallazgos se evidenciaran en el informe.
200
ANEXO 26. ESTÁNDARES MÍNIMOS RESOLUCIÓN 1111 DE 2017
201
202
203
204
205
206
207
208
209
ANEXO 27. INFORME DE AUDITORIA INTERNA
210
FECHA AUDITORIA: 22-10-2018 DURACIÓN AUDITORIA: 3 Hrs y 30 Min
FECHA INFORME: 24-10-2018
1. OBJETIVO
Evaluar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo de conformidad a los requisitos expuestos en el Decreto 1072 de2015.
2. CRITERIOS
Decreto 1072 de 2015, DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR
TRABAJO.
Resolución 1111 de 2017, ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA
EMPLEADORES Y CONTRATANTES.
GTC 045 de 2010, GUÍA PARALA IDENTIFICACIÓN DE LOS PLIGROS Y LA VALIACIÓN DE LOS RIESGOS EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL.
NTC-ISO 19011, DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL.
3. ALCANCE
Todos los niveles de la empresa 4. ACTIVIDADES Durante la auditoria se ejecutaron las siguientes actividades:
Reunión de apertura de la auditoria.
Entrevista para la revisión y recopilación de las evidencias.
Reunión de cierre de la auditoria. La auditoría se realizó en base a los criterios evaluados de la lista de chequeo de la Resolución 1111 del 2017.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-IN-DA
PÁGINA: 210 DE 2 FECHA: 22-10-2018
INFORME AUDITORÍA INTERNA
211
5. RESULTADOS Se evaluaron 60 ítems establecidos en los estándares mínimos de la Resolución 1111 de 2017 de conformidad con el ciclo PHVA, de los cuales la empresa cumple con 32 de ellos, aunque hubo un aumento significativo del 38,25% la empresa sigue en estado crítico con un 50,75% implementado, lo que significa que se deberá establecer un plan de acciones correctivas con el fin de llevarla a un estado aceptable.
NÚMERO DE NO CONFORMIDADES
Planear 9
Hacer 14
Verificar 1
Actuar 4
Por medio de la auditoría interna se puede evidenciar que la empresa no tuvo el compromiso requerido en tiempo y recursos financieros para alcanzar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo que no fue posible llevarla a un estado aceptable.
_________________ Germán Felipe López Auditor
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-IN-DA
PÁGINA: 2 DE 2 FECHA: 22-10-2018
INFORME AUDITORÍA INTERNA
212
ANEXO 28. COTIZACIÓN COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN
213
SEÑALES DE EMERGENCIA La empresa adquirió 53 señales.
EXTINTORES
CAMILLA
214
SILBATO DE EMERGENCIA
LINTERNA
CINTA ANTIDESLIZANTE
215
BOTIQUIN
GUANTES
216
TAPABOCAS
GAFAS DE SEGURIDAD
217
BATA
DELANTAL
218
ANEXO 29. MANUAL DEL SG-SST
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TABLA DE CONTENIDO
pág
INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 220
1. OBJETIVOS ..................................................................................................... 221
1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 221
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 221
2. ALCANCE ........................................................................................................ 221
3. MARCO CONCEPTUAL-LEGAL ..................................................................... 221
3.1 MARCO CONCEPTUAL ................................................................................ 221
3.2 MARCO LEGAL ............................................................................................. 226
4. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA .................................................................. 227
4.1 DATOS DE IDENTIFICACIÓN ....................................................................... 227
4.2 NÚMERO DE EMPLEADOS .......................................................................... 228
4.3 JORNADA LABORAL .................................................................................... 228
4.4 SEGURIDAD SOCIAL ................................................................................... 228
4.5 ORGANIGRAMA ............................................................................................ 228
5. DIAGNÓSTICO DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO ................................ 229
5.1 DIAGNÓSTICO GENERAL ............................................................................ 229
5.2 DIAGNÓSTICO DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO .............................. 229
6. POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO ............................................................................................................ 230
7. ROLES Y RESPONSABILIDADES .................................................................. 230
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................ 233
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-MA-GG
PÁGINA: 219 DE 15
FECHA: 15-11-2018
MANUAL DEL SG-SST
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INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es la herramienta de gestión que tiene como objetivo administrar todos los recursos de la empresa con el fin de incentivar las buenas prácticas, para así, minimizar los riesgos y peligros presentes en el área de trabajo y a su vez prevenir los accidentes y enfermedades de trabajo que puedan presentarse a raíz de estos. En este manual se evidenciaran todas las actividades que se desarrollaron con el fin de dar cumplimiento a la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, esto se realizó de conformidad con las exigencias del Decreto 1072 de 2017 y con el apoyo de la Resolución 1111 de 2017.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-MA-GG
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MANUAL DEL SG-SST
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1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL Demostrar el compromiso que existe por parte de la Alta Gerencia con todos los trabajadores de la Clínica Veterinaria Mascotas en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, esto con el fin de generar un ambiente de trabajo confiable.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Cumplir con las exigencias legales que le apliquen a la empresa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Generar conciencia en todas las áreas de la empresa.
Determinar e identificar todas las condiciones inseguras presentes en cada puesto de trabajo.
Vigilar y cuidar el estado de salud de los trabajadores.
Realizar auditorías periódicas con el fin de conocer a tiempo las irregularidades en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. ALCANCE
La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo va dirigida a todos los trabajadores y visitantes de la Clínica Veterinaria Mascotas.
3. MARCO CONCEPTUAL-LEGAL
3.1 MARCO CONCEPTUAL
ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. ACCIÓN DE MEJORA: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.
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CÓDIGO: 001-MA-GG
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MANUAL DEL SG-SST
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ACCIÓN PREVENTIVA: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
ACTIVIDAD NO RUTINARIA: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o actividad que la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución. ACTIVIDAD RUTINARIA: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha planificado y es estandarizable. ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa. AMENAZA: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales. AUTORREPORTE DE CONDICIONES DE TRABAJO Y SALUD: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo. CENTRO DE TRABAJO: Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada. CICLO PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continúo a través de los siguientes pasos: Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas. Hacer: Implementación de las medidas planificadas. Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los resultados deseados.
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Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud de los trabajadores. CONDICIONES DE SALUD: El conjunto de variables objetivas y de autorreporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora. CONDICIONES Y MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a) Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; d) La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales. DESCRIPCIÓN SOCIODEMOGRÁFICA: Perfil sociodemográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo. EFECTIVIDAD: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia. EFICACIA: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EMERGENCIA: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud.
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EVALUACIÓN DEL RIESGO: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción. EVENTO CATASTRÓFICO: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente el funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en instalaciones, parálisis total de las actividades de la empresa o una parte de ella y que afecta a la cadena productiva, o genera destrucción parcial o total de una instalación. IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este. INDICADORES DE ESTRUCTURA: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos, políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo. INDICADORES DE PROCESO: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-SST. INDICADORES DE RESULTADO: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el periodo definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del sistema de gestión. MATRIZ LEGAL: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables. MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este campo, de forma coherente con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de la organización. NO CONFORMIDAD: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros.
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PELIGRO: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Es el compromiso de la alta dirección de una organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su alcance y compromete a toda la organización. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. RENDICIÓN DE CUENTAS: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su desempeño. REVISIÓN PROACTIVA: Es el compromiso del empleador o contratante que implica la iniciativa y capacidad de anticipación para el desarrollo de acciones preventivas y correctivas, así como la toma de decisiones para generar mejoras en el SG-SST. REVISIÓN REACTIVA: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad. REQUISITO NORMATIVO: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma vigente y que aplica a las actividades de la organización. RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: La SST es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. (Decreto 1443 de 2014, art. 3)
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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: El (SG-SST) consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. VALORACIÓN DEL RIESGO: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado.
3.2 MARCO LEGAL
RESOLUCIÓN 2400 DE 1979 por la cual se establecen las normas sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo. LEY 09 DE 1979 norma para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones. DECRETO NO 614 DE 1984 por el cual se determinan las bases para la administración y funcionamiento de la Salud Ocupacional en el país. DECRETO 2257 DE 1986 por el cual se regulan las actividades relacionadas con la investigación, prevención y control de la Zoonosis. RESOLUCIÓN NO 2013 DE 1986 elección, funciones y actividades del comité de medicina, higiene y seguridad industrial, hoy comité paritario de Salud Ocupacional. RESOLUCIÓN NO 1016 DE 1989 organización, funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional en las empresas y establece pautas para el desarrollo de los subprogramas. LEY 100 DE 1993 por la cual se crea el Sistema General de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones, garantizar a los trabajadores pago oportuno de la seguridad social y la buena atención por parte de las EPS. DECRETO 2676 DE 2000 por el cual se reglamenta ambiental y sanitariamente la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares.
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RESOLUCIÓN 1164 DE 2002 por el cual se adopta el manual de procedimiento para la Gestión Integral de los Residuos Hospitalarios y similares. LEY 828 DE 2003 por la cual se garantiza la afiliación y pago de la Seguridad Social a todos los trabajadores. RESOLUCIÓN 1555 DE 2005 por la cual se determina el procedimiento para obtener el certificado de aptitud física, mental y coordinación motriz. RESOLUCION 1401 DE 2007 Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo. LEY 1355 DE 2009 por la cual se promueven las pausas activas durante la jornada laboral. DECRETO 1563 DE 2016 por el cual se reglamenta la afiliación voluntaria al Sistema General de Riesgos Laborales.
4. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
La Clínica Veterinaria Mascotas presta servicios veterinarios a pequeños animales y a su vez comercializa productos veterinarios.
4.1 DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Razón social: Clínica Veterinaria Mascotas
Nit: 12.106.119-8
Dirección: Avenida la Toma No. 12-37
Ciudad: Neiva – Huila
Número de pisos: un (1) piso
Teléfono: 875 7598 – 874 2979
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PÁGINA: 9 DE 15 FECHA: 15-11-2018
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4.2 NÚMERO DE EMPLEADOS
La Clínica Veterinaria Mascotas actualmente cuenta con un total de 15 trabajadores, de los cuales 6 están en el área administrativa (Alta Dirección, comercial, financiero) y 9 en el área operativa.
4.3 JORNADA LABORAL
La jornada laboral está estipulada así: De lunes a viernes 7:00 am - 12:00 pm y 2:00 pm – 6:00 pm Sábados de 8:00 am – 5:00 pm Jornada continua.
4.4 SEGURIDAD SOCIAL
La Clínica Veterinaria Mascotas se encuentra afiliada a la ARL POSITIVA.
4.5 ORGANIGRAMA
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-MA-GG
PÁGINA: 2280 DE 15
FECHA: 15-11-2018
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5. DIAGNÓSTICO DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO
5.1 DIAGNÓSTICO GENERAL
Cuentan con matriz legal.
Cuentan con matriz de identificación de peligros y mitigación de riesgos.
Cuentan con la política y objetivos del SG-SST.
Cuentan con una matriz de roles y responsabilidades.
Cuentan con un COPASST.
Cuentan con un plan de mejoramiento.
Se realizaron programas de sensibilización y formación a todos los trabajadores.
5.2 DIAGNÓSTICO DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO
La Clínica Veterinaria Mascotas, cuenta con amplias y buenas instalaciones. Área administrativa Oficina ubicada en el primer piso con una sola puerta de acceso, cuenta con 3 escalones para subir a ella. No cuenta con iluminación natural debido a que no posee ventanas, el único ingreso de luz es por la puerta debido a que esta se encuentra hecha en vidrios, no cuentan con ventilación. Área operativa Ubicada en el primer piso con dos accesos a través de la puerta principal de la empresa o la del garaje, cuenta con varios escalones a través del recorrido. En el área de belleza no cuentan con iluminación suficiente, ni con la temperatura adecuada, tienen ventilación natural debido a que queda en un área como de patio. El tránsito de personas deberá ser con mucha precaución debido a que existen muchos altibajos y el piso en algunas ocasiones se encuentra húmedo, los trabajadores utilizan los elementos de protección personal que se les suministra.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-MA-GG
PÁGINA: 2291 DE 15
FECHA: 15-11-2018
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Riesgos
LOCATIVO: Demarcación de áreas.
FISICO: Exposición al ruido, secador industrial.
ERGONÓMICO: Malas posturas y trabajo prolongado.
PSICOLABORAL: Estrés, monotonía en el trabajo.
MECÁNICO: Manejo de elementos corto punzantes.
6. POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La Clínica Veterinaria Mascotas es una empresa dedicada a la prestación de servicios y venta de productos veterinarios para pequeños animales, comprometida a velar por la seguridad y salud de todos sus trabajadores, identificado y evaluando a tiempo los riesgos y peligros presentes en todas las áreas de la empresa que puedan generar incidentes e accidentes de trabajo y así garantizarle a sus empleados un ambiente de trabajo seguro y confiable en el cual puedan cumplir con todas sus funciones en las condiciones más óptimas. A su vez la empresa se compromete al buen uso de los recursos y desechos de residuos generados por las actividades que se realizan para así garantizar la protección del medio ambiente. Para cumplir con las exigencias expuestas en el Decreto 1072 de 2015 respecto a la política de SST, la Clínica Veterinaria Mascotas se compromete a difundir la política en todas las áreas de la empresa, la cual será pública y accesible a todos los trabajadores y partes interesadas.
7. ROLES Y RESPONSABILIDADES
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la Clínica Veterinaria Mascotas está bajo la responsabilidad de la Alta Dirección con apoyo de las Direcciones, trabajadores y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-MA-GG
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FECHA: 15-11-2018
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MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROL RESPONSABILIDADES
GERENCIA
Suministrar los correspondientes elementos de protección personal (EEP) de acuerdo a la actividad que desarrollen.
Revisar anualmente el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Establecer y dar a conocer las responsabilidades de cada uno de los trabajadores en el SG-SST.
Garantizar capacitaciones en el SG-SST a todos sus empleados.
Reportar de inmediato accidentes laborales a la ARL.
Comunicar la política del SG-SST a todos los niveles de la organización.
Ejecutar plan de acciones correctivas.
Velar por que sus trabajadores siempre cuenten con un lugar de trabajo en adecuadas condiciones generando seguridad y confianza.
Garantizar el compromiso y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros.
DIRECCIÓN
Incentivar al cumplimiento de las normativas en SST.
Investigar y reportar de inmediato accidentes de trabajo.
Apoyar en plan de formación en el SG-SST.
Establecer medidas preventivas para minimizar los riesgos y peligros presentes en las áreas de trabajo.
Incentivar a los trabajadores a que asistan a las reuniones y capacitaciones del SG-SST, para lograr su participación en el proceso de implementación.
Concientizar a los trabajadores de la importancia del SG-SST.
TRABAJADORES
Conocer y entender la política del SG-SST.
Cumplir con los protocolos de seguridad establecidos por la empresa.
Participar activamente en las actividades relacionadas con el SG-SST.
Informar a la empresa de forma clara el estado de su salud.
Autocuidado integral de su salud.
Informar inmediatamente al empleador de los posibles riesgos y peligros presentes en su lugar de trabajo que puedan ser perjudiciales para su salud.
Conocer sus responsabilidades de acuerdo al cargo.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-MA-GG
PÁGINA: 2313 DE 15
FECHA: 15-11-2018
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COOPASST
Velar por un ambiente de trabajo seguro y confiable para los trabajadores.
Promover y acompañar las investigaciones de accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Realizar inspecciones periódicamente en las áreas de trabajo.
Proponer a la empresa actividades en SST.
Servir de intermediario entre la alta dirección y los trabajadores en situaciones relacionadas con SST.
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-MA-GG
PÁGINA: 2324 DE 15
FECHA: 15-11-2018
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8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: 001-MA-GG
PÁGINA: 233 DE 15 FECHA: 15-11-2018
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