Importancia de archivar Importancia de archivar

Msc. Katia Silvia Mauricio Vásquez

La Forma mas Moderna de Archivar.mov.mp4

La Nación

Denuncias contra 12 "U" privadasOperan sin permisos o imparten carreras noreconocidas

Durante un año, Raquel XXXX recibió los cursos de licenciatura eneducación en una sede de la Universidad XXXXX. Para sorpresasuya, ni la sucursal ni la carrera estaban reconocidas por el órganoque regula la enseñanza universitaria privada: el Consejo Nacionalque regula la enseñanza universitaria privada: el Consejo NacionalDe Educación Superior Privada (Conesup).

………el mismo documento del Conesup señala: "Según losarchivos que custodia esta Secretaría, la Universidad XXXXtiene autorizada la sede central que está ubicada en San José.No se le ha aprobado otras sedes ni aulas descentralizadas"…

La Nación"Estamos frustradas"Unas 200 auxiliares de enfermería sin título

La tarea de Sophia X y Carmen X no es nada fácil. Todoslos días, en medio de jeringas, sueros y equipos, ayudan a aliviarel dolor de decenas de personas.

Ellas trabajan como auxiliares de enfermería del Hospital XXXXX ydesde hace año y medio esperan el título del Diplomado de ladesde hace año y medio esperan el título del Diplomado de laUniversidad XXXX, donde estudiaron entre 1997 y 1998. "Nos dimos cuenta de que algo no andaba bien por variasReuniones que sostuvimos entre nosotros los compañeros. Fuimosal Conesup para informarnos y nos dimos cuenta de que el títuloque nos iban a dar era ilegal , ya que revisaron los archivosEl caso está en manos de la Corte Suprema…

La Nación El Archivo Eclesiástico de la CuriaMetropolitana

Costa Rica cuenta con dos archivos históricos de primeraimportancia: el Archivo Nacional de Costa Rica y elArchivo Eclesiástico de la Curia Metropolitana…

La documentación, producida por la Iglesia Católica desdesu arribo a estas tierras, es patrimonio nacional de lossu arribo a estas tierras, es patrimonio nacional de loscostarricenses. La documentación es utilizada principalmente porgenealogistas, historiadores, antropólogos, demógrafos,biólogos y sociólogos, entre otros, en investigaciones quefacilitan la reconstrucción, aunque parcial, de la historia denuestro pueblo. Gran cantidad de investigadores llegan al Archivo de la Curia en busca de sus raíces familiares.

La NaciónDestacan importancia para investigaciones� Archivos históricos de España colgados en Internet� Portal permite revisar hoy más de 20 millones de documentosOfrecen imágenes digitalizadas de textos completos y también mapas

Millones de documentos de los archivos históricos de España

están ahora a disposición de toda persona con acceso a Internet.

El Ministerio de Cultura de ese país presentó la semana pasada

el Portal de Archivos Españoles, donde ya colocó 19 millones de

imágenes y 1,7 millones de textos …..Patrimonio nacional y valor científico cultural

La NaciónFuentes para la investigación en Centroamérica

� Las fuentes documentales en Centroamérica han sufrido diferentes suertes a través de los siglos. Mucha documentación se perdió hace cientos de años, otras más recientemente en guerras o por la desidia de quienes debían custodiarla adecuadamente. Tenemos el Archivo de la Catedral de Tegucigalpa, que conserva información sacramental capitalina desde 1684 hasta nuestros días, la cual fue microfilmada por completo.

� Contamos con el Archivo Nacional de Honduras, en estado muy deplorable, microfilmado lamentablemente en forma parcial. …Es urgente su microfilmación antes de que los documentos desaparezcan por la acción del tiempo y el descuido del hombre. ..

� Archivo de El Salvador del Palacio Arzobispal conserva las series sacramentales de diferentes partes del país desde 1741 al presente, pero tales series están muy incompletas. incompletas.

� Pese a que la ciudad de Panamá fue fundada en 1519, la documentación sacramental que se conserva es relativamente reciente y empieza en 1742. Esta se halla custodiada en el Archivo Parroquial de Nuestra Señora de La Merced, en el casco viejo y ya fue microfilmada.

� La gran mayoría de archivos parroquiales nicaragüenses está perdidos, principalmente a consecuencia de la guerra interna que culminó con la caída de Anastasio Somoza….

� Guatemala; este archivo (abierto al público hasta 1987) custodia documentación muy diversa de gran valor histórico y genealógico. Entre otros asuntos, se pueden hallar ordenaciones sacerdotales, capellanías, fundaciones, cofradías, hermandades, expedientes y dispensas matrimoniales, limpiezas de sangre, juicios civiles y criminales, divorcios y juicios testamentarios.

Archivar

Quiere decir organizar documentos.

Se trata de guardar o recoger la documentación

clasificada y ordenada según unas normas

básicas con el fin de poder encontrar la

información con la mayor facilidad y el menor

tiempo todo.tiempo todo.

Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de documentos

ALMACÉN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. Papeles sueltos, diarios, fotocopias... Documentos importantes que hayque conservar clasificados yordenados.

2.Pocas personas saben lo que hay,ni como encontrar nada.

Base de datos donde se relaciona elinventario de los documentos con ladescripción

3. Es difícil encontrar y consultar en un Están organizados de acuerdo a un 3. Es difícil encontrar y consultar en un papel.

Están organizados de acuerdo a un formato( a-z) ( fechas) (No de código)

3. Los papeles llegan como pueden y nadie sabe de dónde proceden.

Traslado organizado (transferencia).

4. Cada persona conserva o eliminalo que le parece oportuno.

Consulta y préstamo de ladocumentación de forma ágil. No se puede eliminar ningún documento

5. Todo el mundo puede acceder. Acceso para el personal autorizado.

� Archivar◦ Permite conocer el pasado

◦ Nuestra Historia

◦ Resuelve casos jurídicos legales

◦ Territoriales, árboles genealógicos

◦ Colabora con el desarrollo de nuevos conceptos en la Investigación científica

◦ Autenticidad, fiabilidad, veracidad ◦ Autenticidad, fiabilidad, veracidad en los informes de los diferentes tipos de ciencias

Ejemplo; casos médicos, demarcación

de lotes

1500 180017001600

� El archivista es un gestor de información , algunas de sus competencias.

� apoya la administración para que desarrolle sus funciones con rapidez, eficiencia y economía;

� salvaguarda los derechos y deberes de las personas contenidos en los documentos,

� coordina la organización de los archivos de oficinas,

� custodia los documentos que son prueba de los actos de los funcionarios

� es el responsable de guiar el proceso de valoración, selección y eliminación documental

MercadeoEl proceso social y administrativo por el que los grupos e

individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar

bienes y servicios

El mercadeo tiene como objetivo principal favorecer el

intercambio entre dos partes que ambas resulten beneficiadas.

Para que se produzca, es necesario que se den

cinco condiciones:

1. Debe haber al menos dos partes.

2. Cada parte debe tener algo que supone valor para la otra.

3. Cada parte debe ser capaz de comunicar.

4. Cada parte debe ser libre de aceptar o rechazar la oferta.

5. Cada parte debe creer que es apropiado.

� Las herramientas de la marketing son 4P

1. Producto: Es el bien o servicio que se vende en el mercado. Los productos pueden ser tangibles o intangibles

La relación del producto La relación del producto vrsvrs con los archivos con los archivos Tiene dos características

� Intangibilidad al ser un servicio y su

� Tangibilidad al ser un producto que se puede manipular

�� ¿ Quienes son nuestros clientes o nuestro ¿ Quienes son nuestros clientes o nuestro público consumidor ?público consumidor ?

Se entiende por consumidor al individuo que requiere satisfacer cierta necesidad a través de la compra u obtención de determinados productos o servicios para lo cual debe llevar a cabo algún tipo de operación transacción. algún tipo de operación transacción. Estas operaciones pueden ser muy básicas y simples o extremadamente complejas e involucrar a corporaciones de gran tamaño. Para que exista un consumidor, siempre tiene que haber otro ente que provea el servicio (o proveedor) y un producto u objeto por el cual se establece toda la operación.

2. Precio; es el costo por el cual se paga el producto puede ser bajo o puede ser alto, en este último nos da un status

La relación del precio vrs con los archivos

� El archivo es un producto que tiene un valor al ser Patrimonio

Nacional de los Costarricenses.

� También dentro de los archivos tenemos diferentes líneas de

productos por ejemplo tenemos los archivos que se encuentra en la curia, archivos de registro médico, archivos legales, archivos de fotográficos.

� No todos los archivos son de uso público.

� Hay algunos que se pagan por su uso; por ejemplo los archivos fotográficos para uso de publicidad. fotográficos para uso de publicidad.

� Venta del profesional como asesor del diagnostico archivístico de

una empresa.

� Algunos de uso exclusivo de

la institución.

3. Plaza Es donde se distribuyen los

productos y servicios en el mercado

La relación de la plaza vrs con los archivos

Los archivos se pueden encontrar en diferentes lugares

ya sean en el mercado Nacional o a nivel Internacional

� Por ejemplo el juzgado de Moravia

� Internacional

4. Promoción es la actividad que permite dar a

conocer nuestros productos y servicios en el

mercado nacional o internacional

La promoción tiene cuatro características, que

partiendo de estos conceptos podemos desarrollar

una estrategia para darnos a conocer en el

mercado como un producto y servicio innovador.

�Publicidad

�Promoción

�Técnicas de ventas

�Relaciones Públicas

�� Publicidad:Publicidad: es una técnica para dar a conocer nuestros productos y servicios a través de medios masivos o medios alternativos en los mercados. Se dice que la publicidad incentiva el consumo de productos

�� Relación de los archivos o archivistas Relación de los archivos o archivistas vrsvrs la publicidad la publicidad ◦ Por medio de anuncios podemos dar a conocer nuestro productos y

servicios. ( prensa, radio, tv, desarrollo de un documental y otros)

◦ Publicar a través de los medios de comunicación la importancia de la carrera de archivista. Los beneficios que le pueden ofrecer a la carrera de archivista. Los beneficios que le pueden ofrecer a la empresa privada o instituciones públicas.

◦ En el caso de los productos “archivos” promocionarlos con una estrategia global. Sacarle provecho a internet.

�� Promoción: Promoción: se defina como una estrategia de dar valores agregados al producto. Ejemplo 50% más, alguna regalía, probar el producto.

Relación de los archivos o archivistas Relación de los archivos o archivistas vrsvrs la promociónla promoción� Promocionar el producto desarrollando charlas gratuitas.

Pueden presentarse casos reales

� Desarrollar estrategias de publicidad cruzada; es decir, un conjunto de instituciones interesadas para bajar un conjunto de instituciones interesadas para bajar costos y beneficiarse entre ellas desarrollan un spot prensa, radio o televisión. Ejemplo: UCR, UTN, Ministerio y Archivo Nacional

�� Las Relaciones PúblicasLas Relaciones Públicas. Es una estrategia en donde se utiliza a personas líderes de opinión para darle credibilidad al consumo del producto o servicio.

Relación de los archivos o archivistas Relación de los archivos o archivistas vrsvrs lalaRelaciones PúblicasRelaciones Públicas

◦ Podemos aprovechar las fortalezas del producto y desarrollar planes de divulgación gratis. Tener contacto con los medios de comunicación ( publicity )

◦ Entrevistar a personajes públicos y que manifiesten la ◦ Entrevistar a personajes públicos y que manifiesten la importancia de archivar en sus investigaciones y además, la necesidad del mercado de tener profesionales en esta área.

�� Técnicas de ventas. Técnicas de ventas. Son las formas en que las los agentes de ventas se relacionan con el consumidor

Relación de los archivos o archivistas Relación de los archivos o archivistas vrsvrs la técnicasla técnicasde ventas.de ventas.

� Es un producto que tiene relación con los clientes cara a cara. Por lo tanto es importante desarrollar charlas de servicio al cliente, programas de motivación con el personal, identidad, liderazgo

Reflexiones Reflexiones � Los archivos son Patrimonio Nacional tenemos la

obligación de conservarlo y custodiarlo no sólo para su uso o disfrute de las generaciones actuales, sino también para las futuras.

� Proponer un colegio profesional.

� Implementar una estrategia de mercadeo y publicidad para los archivos y los profesionales de publicidad para los archivos y los profesionales de esta área para Costa Rica

� Desarrollar una propuesta de internacionalidad de nuestros productos

� VIDEO

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS - FUENTES DE INFORMACIÓN - INFILTRADOS.mp4

� VIDEO

Gestión documental el secreto de los Reyes Magos.mp4

� Muchas gracias

Msc.Msc. Katia Mauricio VásquezKatia Mauricio Vásquez