INDICADORES DE DESEMPEÑO LOGÍSTICO - KPIs

• "Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede administrar".

• Cuando se pretende iniciar un proceso de evaluación de la gestión logística de una organización, es imperativo extraer un conjunto de indicadores conocidos como KPI (Key Performence Indicators).

• Son medidas de rendimiento cuantificables aplicados a la gestión logística que permiten evaluar el desempeño y el resultado en cada proceso de:– Recepción– Almacenamiento– Inventarios– Despachos – Distribución– Entregas– Facturación – Flujos de información entre las partes de la cadena

logística.

• El objetivo de los indicadores, o KPIs, es mejorar la gestión y los resultados de la empresa.

• Son herramientas : – de evaluación de la gestión – de diagnostico – de comunicación – de información – de motivación – de mejora continua

De manera global los KPIs, permiten : •Comunicar sobre la gestión •Seguir los resultados de las acciones correctivas puestas en marcha. •Identificar y corregir disfuncionamientos •Comparar los resultados conseguidos con los objetivos •Tener una visión sintética y exacta de los medios disponibles y de sus tasas de utilización •Comparar su empresa con la competencia (benchmarking)

Los KPIs logísticos deben de:Los KPIs logísticos deben de:

•Relacionarse con la misión, visión, estrategia corporativa y factores de competitividad de la organización.•Enfocarse en el método para conseguir resultadosEnfocarse en el método para conseguir resultados, no tanto en los resultados mismos.•Ser significativos y enfocados en la acciónsignificativos y enfocados en la acción: de tal manera que los trabajadores puedan mejorar el resultado de los indicadores mediante su trabajo.•Ser coherentes y comparablescoherentes y comparables, en la medida de lo posible deben ser estándar para permitir evaluaciones comparativas (benchmarking) entre diversas organizaciones.

• Identificar el proceso logístico a evaluar• Definir el objetivo principal• Recolectar información• Comparar• Mejorar continuamente el indicador

“ Lo que no se mide, no se conoce … Lo que no se conoce, no se controla … Y lo que no se controla no se puede mejorar”

Busca medir el nivel del servicio que la empresa presta a sus clientes, tanto internos como externos. Incluye:•Pedidos Entregados a Tiempo – On Time Delivery•Pedidos Entregados Completos – Fill Rate•Ciclo de la Orden de Compra – Lead Time•Documentación sin Problemas•Sincronización de la Información

PEDIDOS ENTREGADOS A TIEMPO• Mide el nivel de cumplimiento de la compañía

para realizar la entrega de los pedidos, en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente.

Un pedido podrá ser considerado como recibido a tiempo a pesar de que el cliente lo registre en el sistema de información en un momento posterior a la recepción física de la mercancía.

Caso entregas parciales, si cualquiera de las entregas no cumple con las condiciones estipuladas de plazo de entrega, la orden de compra en su totalidad deberá ser afectada, considerándose como no entregada a tiempo.

Ejemplo:

• La compañía proveedora Y, recibió durante el periodo de enero a diciembre del año anterior, un total de 150.000 órdenes de compra. De ese total de pedidos, llegaron a las instalaciones de sus clientes, en el periodo acordado o en las fechas establecidas, 115.500 pedidos.

% Entregas a Tiempo = 115.500 = 77% 150.000

El nivel de cumplimento en Pedidos Entregados a Tiempo es del 77% El nivel de cumplimento en Pedidos Entregados a Tiempo es del 77%

PEDIDOS ENTREGADOS COMPLETOS – FILL RATE:

• Mide el nivel de cumplimiento de la compañía en la entrega de pedidos completos al cliente.

• Establece la relación entre lo solicitado y lo realmente entregado al cliente.

• Puede evaluarse de tres maneras:– Referencias, – Unidades de Productos– Pedidos.

Pedidos Entregados Completos – Fill RateREFERENCIAS Número de referencias entregadas/recibidas completas en el periodo X

/Total de referencias solicitadas para el período X

UNDIADES DE PRODUCTOS

Número de unidades de producto entregadas/recibidas en el periodo X/Número total de unidades de producto solicitadas para el período X

PEDIDOS Número de pedidos entregados/recibidos completos en el periodo X/Total de pedidos solicitados para el periodo X

Para calcular el "Total de referencias solicitadas para el periodo X" se suma el número de referencias de cada pedido que debe entregarse en el período X. Para calcular el "Total de referencias solicitadas para el periodo X" se suma el número de referencias de cada pedido que debe entregarse en el período X.

Unidades de producto, debe definirse en la forma en que habitualmente el producto se solicita en la orden de compra (unidad de comercialización detallista o no detallista). Unidades de producto, debe definirse en la forma en que habitualmente el producto se solicita en la orden de compra (unidad de comercialización detallista o no detallista).

Indicador en pedidos, se considera un pedido como entregado/recibido completo, aquel que contiene todas las unidades solicitadas, de cada una de las referencias contenidas en el pedido.

Indicador en pedidos, se considera un pedido como entregado/recibido completo, aquel que contiene todas las unidades solicitadas, de cada una de las referencias contenidas en el pedido.

Ejemplo Pedidos Entregados Completos en Referencias

El nivel de cumplimento de pedidos entregados completos en referencias es del 72% El nivel de cumplimento de pedidos entregados completos en referencias es del 72%

Ejemplo Pedidos Entregados Completos en Unidades de producto:

Ejemplo Pedidos Entregados Completos en Número de Pedidos:

• La compañía proveedora Y, despachó en el periodo de enero a diciembre del año anterior, un total de 150.000 órdenes de compra. De ese total solamente llegaron a las instalaciones de sus clientes 105.000 pedidos completos, que correspondían tanto en unidades como en referencias.

El nivel de cumplimento en pedidos entregados completos en número de pedidos es del 70% El nivel de cumplimento en pedidos entregados completos en número de pedidos es del 70%

CICLO DE LA ORDEN DE COMPRA (LEAD TIME):

• Controlar el tiempo que transcurre entre el momento en que el cliente realiza el pedido y el momento en que éste recibe físicamente la mercancía.

• Este indicador debe expresar el ciclo normal de reorden y por lo tanto debe calcularse excluyendo los pedidos urgentes y los pedidos programados.

Tiempo de atención de cada pedido: diferencia entre la fecha de recepción de la mercancía (timbre de recepción) y la fecha de generación de la orden de compra por parte del cliente (esta fecha de generación de la Orden de Compra debe ser la fecha contenida en el pedido

Tiempo de atención de cada pedido: diferencia entre la fecha de recepción de la mercancía (timbre de recepción) y la fecha de generación de la orden de compra por parte del cliente (esta fecha de generación de la Orden de Compra debe ser la fecha contenida en el pedido

- La unidad de medida en la que se expresa el indicador es horas.- La unidad de medida en la que se expresa el indicador es horas.

Ejemplo:• La compañía proveedora Y, presentó el mes anterior,

los siguientes ciclos de orden de compra:

• El cliente realiza una orden de compra el día martes, 15 febrero a las 10:00 AM.• Luego de 2 horas la orden de compra llega a la compañía proveedora, y se inicia el proceso de

alistamiento del producto por un período de 8 horas. • Al día siguiente, siendo las 8:00 AM el transportador recoge la mercancía e inicia el proceso de

transporte. • Este último tarda 1 día en hacer la entrega. 24 hrs• El pedido llega físicamente a las instalaciones del cliente el día 17 de febrero, a las 6:30 AM. 6,5 hrs• Ciclo de la orden de compra: 44.5 horas. (14 +24+6,5 horas)

SERVICIO AL CLIENTESERVICIO AL CLIENTE• Nivel de cumplimiento entregas al cliente: calcular el

porcentaje real de las entregas oportunas y efectivas

Formula: Formula: Total de Pedidos no Entregados a TiempoTotal de Pedidos Despachados

Impacto: Impacto: sirve para controlar los errores que se presentan en el momento de entregar los pedidos

• Calidad de la facturación: porcentaje de error de facturas

Formula: Formula: Facturas Emitidas con ErroresTotal de Facturas Emitidas

Impacto: Impacto: generación de retrasos en los cobros, y mal imagen al cliente

• Causales de notas crédito: calcular porcentaje real de facturas con problemas

Formula: Formula: Total Notas Crédito

Total de Facturas Generadas

Impacto: Impacto: controlar errores que se presentan en la empresa

• Pendientes por facturar: numero de pedidos no facturados

Formula: Formula: Total Pedidos Pendientes por Facturar

Total Pedidos Facturados

Impacto: medir el impacto del valor de los que faltan por facturar

SERVICIO AL CLIENTESERVICIO AL CLIENTE

ABASTECIMIENTOABASTECIMIENTO• Calidad de los pedidos Generados:Calidad de los pedidos Generados:

Descripción: numero y porcentaje de pedidos sin retraso

Formula: Formula: Productos Generados sin Problemas x 100

Total de pedidos generados

Impacto: Impacto: cortos en los problemas de los pedidos erróneos.

ABASTECIMIENTOABASTECIMIENTO• Entregas perfectamente recibidas:Entregas perfectamente recibidas:

Descripción: numero y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas

Formula: Formula: Pedidos Rechazados x 100

Total de Órdenes de Compra Recibidas

Impacto: Impacto: costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

• Nivel De Cumplimiento de los proveedores: calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercancía

Formula: Formula: Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100

Total Pedidos Recibidos

Impacto: Impacto: identifica el nivel de efectividad en los proveedores de la empresa y que están afectando el nivel de recepción oportuna de mercancía en la bodega de almacenamiento, así como su disponibilidad para despachar a los clientes

ABASTECIMIENTOABASTECIMIENTO

• DescripciónDescripción:: Para llevar un control de las órdenes que presentan reclamos o quejas porque el producto ha llegado dañado u otras causas

• Objetivo Estratégico: Objetivo Estratégico: Erradicar las causas de quejas por daños en los productos entregados

• Métrica: Métrica: Cantidad de Órdenes con reclamo / Cantidad total de Órdenes x 100

• Meta: Meta: Escalable, inferior al 2%• Dirección: Dirección: Minimizar• Grado de dificultad: Grado de dificultad: Bajo: son dos datos que generalmente

se llevan bien en las bases de datos operativas. Es importante especificar la causa del reclamo para profundizar en las mejoras a tomar

Indicador de UtilizaciónCociente entre la capacidad utilizada y la disponible

Capacidad utilizada

Utilización =

Capacidad disponible

Indicador de RendimientoCociente entre la producción real y la esperada

Nivel de producción real

Rendimiento=

Nivel de producción esperada

Clases de Indicadoresde Gestión

Indicador de ProductividadCociente entre los valores reales de la producción y los esperados

Valor real producción

Productividad = x 100

Valor esperado de la producción

INVENTARIOSINVENTARIOS• Índice de rotación de mercancías: Índice de rotación de mercancías: número de veces que el capital

invertido se recupera a través de las ventas

Formula: Formula: Ventas Acumuladas x 100 Inventario Promedio

Impacto: Impacto: deben mantener un elevado índice de rotación, requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar este principio hay que tener una excelente comunicación con el cliente y el proveedor

• Índice de duración de mercancías: Índice de duración de mercancías: indica cuantas veces dura el inventario que se tiene

Formula: Formula: Inventario Final x 30 días Ventas Promedio

Impacto: Impacto: altos niveles en este indicador, demuestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.

• Exactitud del inventario: Exactitud del inventario: se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio tienen irregularidades

Formula: Formula: Valor Diferencia ($)

Valor Total de Inventarios

Impacto: Impacto: se toma la diferencia en costos del inventario teórico versus el físico inventariado para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución.

ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO• Costo de almacenamiento por unidad: Costo de almacenamiento por unidad: relacionar el costo de

almacenamiento y el número de unidades almacenadas

Formula: Formula: Costo de almacenamiento Número de unidades almacenadas

Impacto: Impacto: Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es mas rentable

• Costo por unidad despachada: Costo por unidad despachada: porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos del centro de distribución

Formula: Formula: Costo Total Operativo Bodega Unidades Despachadas

Impacto: Impacto: Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en l a bodega o centro de distribucion

• Nivel de cumplimiento del despacho: Nivel de cumplimiento del despacho: consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de las mercancías a los clientes.

Formula: Formula: Número de despachos cumplidos x 100

Número total de despachos requeridos

Impacto: Impacto: sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución

• Costo por metro cuadrado: Costo por metro cuadrado: consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega

Formula: Formula: Costo Total Operativo Bodega x 100

Área de almacenamiento

Impacto: Impacto: sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arredramiento y compara con otras cifras de bodegas similares

TRANSPORTETRANSPORTE• Comparativo del transporte (rentabilidad vs gasto): Comparativo del transporte (rentabilidad vs gasto): medir el costo

unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio

Formula: Formula: Costo Transporte propio por unidadCosto de contratar transporte por unidad

Impacto: Impacto: sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte par las mercancías

• Nivel de utilización de los camiones: Nivel de utilización de los camiones: consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a la capacidad, volumen y peso

Formula: Formula: Capacidad Real UtilizadaCapacidad Real Camión (kg, mt3)

Impacto: Impacto: sirve para conocer el nivel de utilización real de los camiones

FINANCIEROSFINANCIEROS• Costos logísticos: Costos logísticos: controlar los gastos logísticos en la

empresa

Formula: Formula: Costos Totales Logísticos Ventas Totales de la Compañía

Impacto: Impacto: representan un porcentaje significativo de las ventas totales

• Márgenes de contribución: Márgenes de contribución: calcular el porcentaje real de las márgenes de rentabilidad

Formula: Formula: Venta Real Producto Costo Real Directo Producto

Impacto: Impacto: controlar y medir nivel de rentabilidad y toamr los correctivos necesarios

• Ventas perdidas: Ventas perdidas: determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas

Formula:Formula: Valor Pedidos no Entregados Total Ventas Compañía

Impacto: Impacto: se controlan por la compañía al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos genrados

• Costos por cada 100 pesos despachados: Costos por cada 100 pesos despachados: de cada 100 u.m. que se despachan que porcentaje obtiene la empresa

Formula: Formula: Costos Operativos Bodegas Costo de las Ventas

Impacto: Impacto: costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las ventas de la empresa.