INDICE Pág.

Ingreso al sistema ..................................... 2

Menú principal, esquema de catálogos ..................................... 3

Ventanas de catálogosDependencia, estructura de clave .................................

.... 4

Artículos ..................................... 6

Municipios y Localidades ..................................... 7

Marcas y Tipos ..................................... 8

Color Material y Estado de Uso ..................................... 9

Generalidades sobre los reportes ..................................... 10

Botones de funciones ..................................... 12

Esquema de los módulos del sistema ..................................... 13

Captura de equipo de cómputo ..................................... 15

Alta de bienes ..................................... 16

Baja de bienes ..................................... 17

Modificación de bienes ..................................... 18

Búsqueda de bienes en general ..................................... 19

Reportes de equipo de cómputo ..................................... 20

Captura de mobiliario y equipo ..................................... 21

Reportes de mobiliario y equipo ..................................... 22

Captura de vehículos ..................................... 24

Reportes de vehículos ..................................... 25

Captura de armamento ..................................... 26

Reportes de armamento ................................. 27

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....Procesos .................................

.... 28

Tarjetas de resguardo ..................................... 29

Utilerías ..................................... 31

Datos de exportación ..................................... 32

Anexos ..................................... 35

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INGRESO AL SISTEMA

1 2 3

1).- Botón de acceso. Para iniciar la sesión, aparece el cuadro de dialogo de captura de clave.

2).- Clave de acceso. Capture su clave de acceso y presione <ENTER>, si la clave es correcta se inicia la sesión, si no oprima el botón “Cancela” para volver a intentar.

El sistema acepta una clave por default pero se puede solicitar su cambio y la alta de una o unas claves al departamento de informática de la Dirección General de Control Patrimonial.

3).- Finalizar Sesión

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MENU PRINCIPAL

El menú de catálogo nos sirve para actualizar las dependencias, artículos, municipios y localidades, marca y tipo, material, color, uso y tipo de asignación. Es importante mencionar que después de cualquier cambio en los catálogos, se debe realizar lo siguiente:

Entrar al menú de Procesos -- Prepara archivos de sistema -- Botón proceso Salir

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ESQUEMA DE CATALOGOS

De no realizar estos pasos, cuando usted consulte su información, encontrará que no coincide la descripción de un artículo con la clave que capturó.

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Ventanas de catálogos

DEPENDENCIA

Esta ventana permite dar de alta, baja o algún cambio en la estructura de la dependencia.

El número de la Dependencia y la descripción es proporcionado por la Dirección General de Organización y Documentación.

Se agrega el nombre del responsable de la Dependencia, así como sus apellidos.

Se debe dar de alta la estructura de la dependencia hasta nivel jefatura de departamento o equivalente, comenzando con los niveles superiores, es decir:

201 GUBERNATURA2011 SECRETARIA PARTICULAR20111 SECRETARIA PRIVADA21111A OFICINA DEL C. SECRETARIO PRIVADOETC.

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ESTRUCTURA DE LA CLAVE DE DEPENDENCIAS

2

0 1 1 1 1 A 0 0 0 0 0

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SECRETARIA

ENTIDAD

DIRECCION GENERAL

DIRECCION DE AREA

SUBDIRECCION

DEPARTAMENTO

UNIDAD

PODER

ARTICULOS

Hay tres botones de alta: un botón para “Activo Genérico”, otro para “Grupo de Activo” y otro para “Nombre Especifico”, así como su respectiva baja.

Para poder dar de alta el Grupo de Activo se necesita ya contar con el Activo Genérico al igual que para el Nombre Especifico tienen que estar los dos anteriores.

Para el Activo Genérico su clave es de cuatro números, para el Grupo de Activo su clave es de dos números y el Nombre Especifico es de cuatro números, los ceros a la izquierda también cuentan.

Para consultas se da clic en el botón del mismo y se despliega una ventana con todos los artículos, se busca el deseado y se da doble clic para regresar a la ventana anterior.

Nota: Los códigos de artículos que no se encuentren en su sistema deben ser pedidos primero vía telefónica, de no tenerlos catalogados, entonces se piden por oficio a la Subdirección de Bienes Muebles de la Dirección General de Control Patrimonial. Es esta la forma de actualizar los catálogos de artículos de cada dependencia; es decir no es importante que tengan la última versión del catálogo sino solo los necesarios.

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MUNICIPIOS Y LOCALIDADES

En la ventana de municipios y localidades también tiene que existir el municipio antes de la localidad para poder dar de alta.

En el municipio su clave es de tres posiciones al igual que en el de localidades, al colocar la clave en cualquiera de los dos se despliega el nombre del municipio o de la localidad.

Para consultas se da clic en el botón del mismo y se despliega una ventana con todos los municipios, se busca el deseado y se da doble clic para regresar a la ventana anterior.

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MARCAS Y TIPOS

En la ventana de marcas y tipo también tiene que existir el tipo de bien antes de la marca y estos antes que el tipo.

En el tipo de bien su clave es de dos posiciones, tres para la marca y dos para el tipo, al colocar la clave en cualquiera de los campos se despliega su respectiva descripción.

Para consultas, se pone el cursor sobre el campo requerido y se da clic en el botón “Consulta”, se despliega una ventana con todos los tipos de bien o las marcas o el tipo, se busca el deseado y se da doble clic para regresar a la ventana anterior.

Ejemplos de tipos de bien:

AR ArmamentoEC Equipo de ComputoEO Equipo de oficina FT FotocopiadoraLZ LuzMB MobiliarioRC Radio ComunicaciónSM SemovientesTF TeléfonoVA VariosVH Vehículos o Helicóptero

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COLOR, MATERIAL Y ESTADO DE USO

Esta ventana es similar a la de material y estado de uso la clave se compone al principio par una letra que puede ser C de color, M de material y E de estado de uso, siguiendo dos dígitos.

En el estado de uso no hay que dar más altas ya que está clasificado por bueno, regular y malo.

En el caso de color y material para dar de alta se verifica que número progresivo sigue para poder dar una clave.

Siempre después de cualquier modificación, alta o baja se da un clic en el icono de graba.

Nota: el menú de catálogo se va ha utilizar siempre y cuando se quiera dar de alta, baja o modificación en la base de datos.

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GENERALIDADES SOBRE LOS REPORTES

Se explicará la funcionalidad de la ventana de los reportes aquí y se debe tomar en cuenta que para todos los reportes de los diferentes módulos es lo mismo.

1 2 3 4 5 6

1.-) Botones para ir a la primera hoja, anterior, siguiente, última.

2.-) Indica en que número de página estamos.

3.-) Botón para mandar a imprimir. Le aparecerá la ventana para imprimir todo “All” o solo algunas páginas “Pages”.

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4.-) Nos sirve para que la información de nuestro reporte la podamos pasar a un archivo de word, excel, dbase, txt, etc. Se selecciona el formato “Format” y por lo regular el destino “Destination”, es el disco duro “Disk file”

5.-) Si el reporte en pantalla no es legible, podemos utilizar esta opción para ampliar, o también para disminuir.

6.-) Nos indica el total de registros en nuestro reporte.

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BOTONES DE FUNCIONES

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Para eliminar registros, la información que se da de baja tiene que estar visualizada en pantalla.

Visualiza registros en forma de tabla del módulo actual en que se encuentre,

estando en la tabla dar doble clic sobre el registro a seleccionar y esto lo regresará a

la ventana anterior.

Para agregar registros del módulo en que se encuentra (equipo de cómputo, mobiliario,

vehículos, etc.)

modificaciones al registro actual

Graba todo lo capturado en las ventanas a la base de datos

Regresa a la ventana principal del programa

Regresa al primer registro capturado

Avanza un registro de donde se encuentra actualmente

Regresa un registro de donde se encuentra actualmente

Avanza al ultimo registro.

ESQUEMA DE LOS MODULOS DEL SISTEMA

1).-Eq. De Computo

2).-Mobiliario

3).-Vehículos

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4).-Armamento

6).-Proceso

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EQUIPO DE COMPUTO

Este es el menú de equipo de cómputo, donde podemos tener tres opciones que son captura y edición, búsquedas y reportes, las búsquedas pueden ser por número de serie del equipo de cómputo y por el modelo de la computadora.

Los reportes del equipo de cómputo se pueden generar por cuatro opciones con municipio, sin municipio, por serie y por modelo.

En esta ventana se realizan las alta, bajas ó modificaciones del equipo de cómputo.

El número de inventario siempre es de 10 dígitos.

Se puede localizar rápidamente un bien, si se digita el número de inventario y se presiona <ENTER>.

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ALTA DE BIENES

Al presionar el botón de alta nos habilita los campos para capturar los datos correspondientes. Es importante mencionar que si algún dato proporcionado no existe o no es válido, el registro no será dado de alta.

Para el activo genérico si no recordamos o no sabemos la clave, ponemos el cursor en el primer cuadro, le agregamos un cero y le damos <ENTER>, con esto entra a la ventana de consultas de activo genérico mostrándonos todos los activos existentes, localizamos el deseado y con doble clic se selecciona y se registra a la ventana de captura, al igual este procedimiento lo podemos realizar con el Grupo de Activo, Nombre Especifico, Secretaría.

El valor que se captura no debe ser menor a 17 salarios mínimos zona “C” este valor debe ser registrado y conservado actualizado por el mismo usuario en el catálogo de artículos con la clave 9999 99 9999. Para el caso en que el bien a registrar tenga un valor menor al indicado (donación, comodato, etc) este se puede dar de alta con un valor ficticio y después de darlo de alta entrar a modificarlo con el valor real.

El usuario es el que tiene en asignación el equipo de cómputo, esto hay que modificarlo siempre y cuando se cambie de usuario.

Para el tipo de bien no es necesario anotarlo pues ya es automático.

La característica es cuando cuenta con algo diferente el equipo o como poderla distinguir a las demás, la segunda característica nos puede servir para hacer observaciones, como por ejemplo que esta en comodato o fue donada.

En el campo de material la flecha despliega una lista disponible de materiales (plata, plástico, madera, etc.).

En el caso de serie se debe capturar el número de serie del equipo.

En el campo de estado de uso, apuntando en la flecha se despliegan tres opciones que pueden ser bueno, regular y malo.

En el caso del modelo se debe capturar el modelo del equipo.

En color la flecha que se ve en el campo despliega todos los colores que están dentro del catálogo de colores, así eligiendo el requerido.

Para el municipio si ya se sabe cual es la clave se digita y en seguida despliega el municipio o si no se sabe se pone un cero y se le da <ENTER>, despliega la pantalla de municipios se busca el que se necesita se posesiona el cursor y se da dos clic, desplegándolo, igual en el de localidad.

En fecha de adquisición es cuando se adquirió el equipo de cómputo, en la fecha de asignación y la fecha de firma en el momento que el usuario lo tiene a su resguardo.

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BAJA DE BIENES

Esta operación es idéntica en todos los módulos por lo que se explicara aquí únicamente. Solo puede darse de baja un bien cuando este ha sido autorizado por las instancias correspondientes.

Si se confirma la baja por transferencia, se le pide el número de folio con el que se autorizó la misma mediante la primera de las imágenes que se muestran a continuación. La segunda imagen se muestra cuando fue negativa la respuesta, dando oportunidad a realizar de forma definitiva la baja de bien.

Para continuar con la baja debe ser tecleado el número de folio el cual puede ser de hasta 20 dígitos, al dar <ENTER> se prepara la baja mostrando el primero de los mensajes que se muestran a continuación para el caso de baja por transferencia. Cuando de trata de baja para almacén el sistema muestra el segundo mensaje y en caso de continuar con la baja regresa a la ventana en que se muestran los datos del bien.

Cuando sale del módulo envía el mensaje “Este proceso puede tardar unos minutos”, que es cuando aplica la baja realmente, por lo que se recomienda se deje terminar el proceso y no se apague la PC repentinamente o se reinicialice.

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MODIFICACIÓN DE BIENES

Para realizar modificaciones a cualquier bien dentro de los diferentes módulos del sistema, basta con teclear el número de inventario y si este existe, le aparecerán sus datos en pantalla.

Una vez con los datos en pantalla presione el botón “Modifica” y efectué lo necesario, al terminar presione el botón “Grabar”.

Es importante mencionar que si usted modifico la clave de secretaría, dirección o departamento, esto se considera como una transferencia.

Si por error usted asignó un bien a una u. administrativa que no correspondía, y esta información no ha sido reportada a la Dirección General de Control Patrimonial, puede libremente corregir sin que se genere un movimiento de transferencia.

Ver procedimiento anexo para transferencias.

El número de inventario no se puede modificar, si detecta alguno incorrecto lo debe dar de baja consultando el procedimiento para esto.

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BÚSQUEDA DE BIENES EN GENERAL

Para todos los módulos existe una opción de “Búsquedas”, en los cuales podemos hacer las búsquedas de los bienes existentes en la base de datos, el proceso tarda unos segundos. Solo se explicará en esta parte esta operación.

Podemos pedir que busque una secuencia parcial de números y letras, por ejemplo en el módulo de equipo de cómputo la búsqueda de un modelo que contenga “LS” nos traería

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REPORTES DE EQUIPO DE COMPUTO

Con municipio. Listado general de equipo de cómputo ordenado por Unidad Administrativa y número de inventario con totales por U. Administrativa, Incluye municipios.

Sin municipio. Listado general de equipo de cómputo ordenado por Unidad Administrativa y número de inventario con totales por U. Administrativa, no incluye municipios.

Por serie

Por modelo.

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CAPTURA DE MOBILIARIO Y EQUIPO

La forma de capturar altas y modificaciones, realizar consultas y bajas es igual que en equipo de cómputo, a diferencia de que aquí no se captura modelo ni serie.

Los bienes que aquí se capturan son muebles equipo electrónico de oficina que no sea equipo de cómputo, etc,

Esta ventana incluye dos botones de copiar y pegar, útiles cuando se esta dando de alta bienes similares y que solo cambian datos como número de inventario, fechas, etc.

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REPORTES DE MOBILIARIO Y EQUIPO

A diferencia de los demás módulos, casi todos los reportes de aquí, contemplan todos los bienes muebles, es decir vehículos, armamento, etc.

Detallados con municipios, sin municipios, por usuario y por “claves de dependencia, Act. Gen, Gr. Act. y Nombre esp.”

En este ultimo reporte se pueden sacar reportes de una dependencia o unidad administrativa, si proporciona la clave de un activo genérico se filtrará la información por este campo también así para todos los campos mostrados.

Los botones de “Exclusiva” y “Completa” se refieren a que de la clave de dependencia o unidad administrativa proporcionada se filtrará solo lo que corresponda a esa clave o incluya sus áreas subordinadas.

Por ejemplo si captura los datos: 20111, 004, 03; y presiona el botón de “Exclusiva” su reporte contendrá solo los bienes referentes a equipo de computo de la oficina del C. Secretario Privado de la Gubernatura.

Cabe hacer mención que por ser un reporte de detalle, este aparece con totales hasta nivel de nombre específico del bien, lo cual es una desventaja en cuanto a total de hojas impresas pero una ventaja por el detalle proporcionado.

Estadísticas resumen de activo genérico por secretaría, resumen de activo genérico, resumen por nombre especifico y activo genérico. Este último es muy útil para saber de manera rápida el total de bienes que se tienen y su valor.

Por fecha de adquisición. Por fecha de alta en el sistema Por fecha de baja para almacén. Esta opción es para obtener la información del

archivo histórico, es decir todas las bajas que ha realizado desde la pantalla de su sistema.

Por folio y fecha de baja por transferencia. Esta opción es para obtener la información del archivo de transferencias, es decir todas las bajas que ha realizado desde la pantalla de su sistema de aquellos bienes que pueden ser reactivados debido a su reingreso físico al inventario.

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Por factura y fecha de adquisición. Este reporte permite indicar un intervalo de fechas de compra.

Por número de inventario. Si no proporciona el número de inventario y ejecuta el reporte, le traerá toda la información de su sistema con totales por unidad administrativa y en orden por número de inventario.

Por número de inventario consecutivo. Si no proporciona una clave de dependencia su reporte contendrá un encabezado de “Todas las áreas de x dependencia” sin cortes y por consecutivo de inventario. Si proporciona una clave entonces este contendrá todas las áreas subordinadas a partir de la proporcionada.

Por claves de dependencia, Act. Gen., Gr. Act. y Nombre Esp. Este reporte es casi igual que el explicado en la opción de “Detallados” solo que los totales se efectúan a nivel unidad administrativa.

Por usuario. El nombre que proporcione debe ser idéntico al capturado para cada bien.

Mobiliario y equipo por departamento. Este reporte solo emite el mobiliario y equipo electrónico, por tal motivo en la lista de opciones se encuentra separado por una línea.

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CAPTURA DE VEHÍCULOS

Para la serie del vehículo se debe capturar el número del VEHÍCULO, del mismo modo el número del motor, las placas y Registro Federal VEHÍCULOS.

El inciso y Póliza es tomado de la póliza de aseguramiento del vehículo, el modelo es el año del carro.

Esta ventana incluye dos botones de copiar y pegar, útiles cuando se esta dando de alta bienes similares y que solo cambian datos como número de inventario, fechas, etc.

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REPORTES DE VEHÍCULOS

Con municipio. Sin municipio Por serie Por motor Por placas Por R.F.V. Por inciso Por modelo, marca y tipo Por poliza e inciso Por dependencia marca y tipo

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CAPTURA DE ARMAMENTO

Para la marca del armamento se debe seleccionar de la lista al presionar la flecha del campo, al igual que para el tipo.

El calibre es capturado así como el número de serie y numero de l. Colectiva.

Esta ventana incluye dos botones de copiar y pegar, útiles cuando se esta dando de alta bienes similares y que solo cambian datos como número de inventario, fechas, etc.

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REPORTES DE ARMAMENTO

Con municipio Sin municipio Por No. de serie Por calibre Por licencia colectiva Por calibre y marca Por dependencia marca y tipo Por modelo

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PROCESOS

Cuando se realiza la instalación se selecciona procesos y posteriormente prepara archivos del sistema, ya no es necesario reindexar debido a que aquí mismo se realiza este proceso. La concentración y separación de bienes no se recomienda debido a que se pasa por alto todas las validaciones del sistema y se puede duplicar considerablemente los números de inventario.

En los reportes el diagnostico de datos le permitirá obtener veintinueve tipo de errores en el sistema como son números de inventario con longitud menor a diez dígitos, espacios en las claves de artículos, claves inexistentes tales como color material uso, modelos de vehículos con longitud menor a cuatro, etc.

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Se da un clic para realizar el proceso

Indica el tiempo de proceso

TARJETAS DE RESGUARDO

Para imprimir tarjetas de resguardo “lado 1” se proporciona la clave de dependencia o U. Administrativa, se indica si solo la clave proporcionada o incluir las subordinadas, y finalmente el o los números de inventario.

al presionar el botón “Continuar” le aparecerá una ventana como la que se muestra para que finalmente mande imprimir. Debe colocar sus hojas impresas de lado contrario para que estas contengan la tarjeta de resguardo “lado 2” que se muestra en la figura.

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Con la finalidad de proporcionar más opciones para el control de la asignación de bienes muebles, se implementó un segundo formato en el cual se muestra toda la información sobre una sola cara considerando un espacio para la firma del resguardatario como se muestra a continuación:

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UTILERIAS

Indices.- genera índices

Respaldo.- Se utiliza para realizar un respaldo de la información del sistema en disquete de 3 ½ “, al presionar el botón se pide seleccionar si el disquete esta en el drive “A:” o “B:”, actualmente las computadoras solo traen el drive “A:”, después de seleccionar el drive aparece un botón de proceso presionarlo y dar <ENTER> cuando se le indique.

Esta información es la que se envía a la Dirección General de Recursos Materiales los 5 primeros días hábiles de cada año, y contiene los archivos rtmueb.dbf, rtmueb.mdx, rthist.dbf, rthist.mdx, rtdepu.dbf, rtdepu.mdx, rttransf.dbf y rttransf.mdx

Si usted llegara a tener problemas con el respaldo, puede compactar los archivos indicados los cuales se encuentran en el directorio c:\sareco\salaminb.

Restaura.- Regresa la información que usted respaldo previamente en disquete a su sistema, después de terminar esta operación debe realizar lo siguiente:

ir al menu de Procesosseleccionar Preparar archivos del sistemaoprimir boton procesoterminar

esto con la finalidad de actualizar cada uno de los módulos de equipo de cómputo, mobiliario, vehículos, etc.

En el menú de salir solamente se le da aceptar en el recuadro que aparece

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DATOS DE EXPORTACION.

En esta ventana se puede obtener información de manera selectiva de la base de datos del sistema y contenerla en una tabla temporal, la cual se puede imprimir y/o copiar a un disquete.

Ejemplos de utilización de esta ventana:

Para mandar información solicitada por alguna entidad y que no necesariamente sea un respaldo completo del sistema

Agregar por

Puede agregar bienes de la siguiente forma:

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por dependencia y artículo

Se quiere agregar de la unidad administrativa “Departamento de informática” los CPU, se teclearía en los campos respectivos: 209230402 0004 03 1900 y presionar el botón Aplica. Si de todas las áreas de su dependencia quiere agregar el parque vehicular, entonces solo teclearía 0019 en el segundo campo; y así, a el nivel que usted requiera.

por Num. Inventario

Al seleccionar esta opción podrá indicar un numero de inventario a la vez y al presionar Aplica se agregará a la información que esta filtrando.

Borrar registro seleccionado.

Al hacer doble click con el mouse sobre un renglón de la lista de datos de exportación, le aparecerá un mensaje que pide se confirme si se quita el renglón. Estos registros que usted esta borrando

pueden ser rehabilitados (todos a la vez) nuevamente con el botón , pero al salir de la ventana se eliminará definitivamente los registros marcados.

Cabe hacer mención que la tabla sobre la que esta trabajando no tiene nada que ver con el estado actual de los datos de su sistema ya que esta es temporal.

Buscar número de inventario

Al estar complementando la información en su tabla temporal, el número de registros que este manejando puede ser tal que ya no sea posible localizar con agilidad un bien en particular, para esto se edita un numero de inventario en el campo mostrado y se presiona el botón que tiene la imagen de una lupa, si el numero de inventario se encuentra en su tabla se posicionará en el registro.

Reporte por

De los registros que tenga en su tabla temporal puede usted imprimir un listado con las opciones que se muestran, al presionar el botón con el rayito amarillo.

Vaciar la tabla

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Si usted quiere dejar sin registros su tabla temporal para un nuevo requerimiento, presione el botón que se muestra.

Copiar la tabla temporal a diskette.

Ya que tiene la información que necesita en su tabla temporal coloque un diskette formateado en la

unidad “A:>” de su computadora y presione el botón para que esta se compacte y se grabe. Si tiene problemas y no se realiza el proceso de respaldo, entonces puede compactar con alguna utilería como “winzip” el archivo “rtexport.dbf” que se encuentra en el directorio “c:\sareco\salaminb”.

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ANEXOS

I.- Ocasionalmente al estar operando el sistema, aparece un mensaje en ingles que dice que “el sistema esta inestable” y pide se conteste si para continuar o no para salir. Se debe contestar no y volver a entrar. El error es de origen del paquete en que se programo.

II.- En versiones superiores a Windows 98 no funciona la utilería para respaldar ni restaurar por lo que hay que utilizar alguna utilería como WINZIP. Los archivos a compactar son rtmueb.dbf, rtmueb.mdx, rthist.dbf, rthist.mdx,rtdepu.dbf, rtdepu.mdx, rtransf.dbf y rttransf.mdx del directorio “c:\sareco\salaminb”.

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