Inf Aplicada Administracion II

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inf Aplicada Administracion II

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  • 1

    TEXTO UNIVERSITARIO

    COMPILADO DE INFORMTICA APLICADA A LA ADMINISTRACIN II

    Carlos Hernn Pomape Cobin

    Cdigo.. Compilador

  • 2

    INFORMTICA APLICADA A LA ADMINISTRACIN II Serie UTEX Primera Edicin 2015

    Carlos Hernn Pomape Cobin

    De esta edicin Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote

    Jr. Leoncio Prado N 443 Chimbote, Ancash Per

    Telf.: (043) 327846.

    Texto digital

    Decreto Legislativo 822 Ley sobre el Derecho de Autor

    Artculo 43.- Respecto de las obras ya divulgadas lcitamente, es permitido sin

    autorizacin del autor:

    a) La reproduccin por medios reprogrficos, para la enseanza o la realizacin de

    exmenes en instituciones educativas, siempre que no haya fines de lucro y en la medida

    justificada por el objetivo perseguido, de artculos o de breves extractos de obras

    lcitamente publicadas, a condicin de que tal utilizacin se haga conforme a los usos

    honrados y que la misma no sea objeto de venta u otra transaccin a ttulo oneroso, ni

    tenga directa o indirectamente fines de lucro.

  • 3

    NDICE GENERAL

    NDICE GENERAL.............................................................................................................. 3 PRESENTACIN DEL DOCENTE... 4

    INTRODUCCIN... 5

    UNIDADES DE APRENDIZAJE... 6

    PRIMERA UNIDAD: LOS SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVO, CONTABLE, FINANCIERO EN LA EMPRESA TABLAS AUXILIARES....................................................................................................... ........ 7

    CAPITULO I: LA EMPRESA Y LOS SISTEMAS.... 9

    CAPITULO II: LA EMPRESA Y LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE72

    CAPTULO III: CONFIGURACION DEL SISTEMA CONTABLE FINANCIERO SISCONT... 81

    CAPTULO IV: EL PLAN DE CUENTAS EN LA COMPUTADORA... 85

    CAPTULO V: AMARRE DE LAS CUENTAS EN EL SISTEMA CONTABLE...117 CAPTULO VI: LOS DOCUMENTOS MERCANTILES.. 124 CAPTULO VII: LOS ARCHIVOS AUXILIARES..... 136 RESUMEN....139

    AUTOEVALUACIN..... 141 SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIN.... 142 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.... 143

    SEGUNDA UNIDAD: OPERACIONES RUTINARIAS, GENERACION Y ANALISIS DE LA INFORMACION... 144

    CAPTULO I: EL VOUCHER (GENERANDO APERTURA DEL SISTEMA).....146 CAPITULO II: DETALLE DE LOS INGRESOS DE LA APERTURA... 149

    CAPITULO III: EL VOUCHER DE COMPRA Y VENTA. 151

    CAPITULO IV: EL VOUCHER DE CAJA BANCOS, DIARIO Y RETENCIONES.153

    CAPITULO V: PROCESO DE ACTUALIZACION DE MONEDA EXTRANJERA.155

    CAPITULO VI: AMARRES AUTOMATICO MENSUAL......157 CAPITULO VII: ANALISIS DE INFORMACION DE LIBROS AUXILIARES.....159

    CAPITULO VIII: ANALISIS DE INFORMACION DE LIBROS PRINCIPALES..163

  • 4

    RESUMEN..191

    AUTOEVALUACIN........192

    SOLUCIONARIO DE LA AUTOEVALUACIN...193 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS194

  • 5

    PRESENTACIN DEL DOCENTE

    El docente, Carlos Hernn Pomape Cobin, es Licenciado

    en Administracin con estudios de Maestra en Ingeniera de

    Sistemas, est adscrito a la Escuela Profesional de

    Administracin y dicta la asignatura de Informtica Aplicada a la

    Administracin I.

    .

    Su experiencia profesional sustenta ms de 15 aos, haciendo estudios de

    sistemas y asesorando proyectos informticos para la pequea y mediana empresa de

    nuestro pas.

    Ha dirigido proyectos de sistemas durante 10 aos en el rubro automotriz,

    abarrotes y agroqumicos en la ciudad de Lima

    Desde el ao 2000 est involucrado en la docencia universitaria, transmitiendo

    sus experiencias de gestin empresarial en la facultad de Ciencias Contables

    Financieras y Administrativas.

    Es creador del perfil de los cursos de Informtica Aplicada a la Administracin de

    la carrera profesional de Administracin, consolidando un eje de mejora continua a

    travs de la red de docentes tutores del curso a nivel nacional.

    Particip en la Universidad como encargado del primer proyecto para efectos de

    conseguir cambios paradigmticos en los docentes, buscando lograr el uso masivo de

    tecnologa informtica en la comunidad universitaria, siendo el primer Jefe de

    Tecnologa de Informacin y Comunicaciones (TIC) y gestor de las emblemticas Aulas

    Virtuales de la Universidad; tambin particip como Jefe encargado del rea de

    Aprendizaje Digital.

  • 6

    INTRODUCCIN

    La asignatura de Informtica Aplicada a la Administracin II se encuentra en el VI

    Ciclo de estudio de la Carrera Profesional de Administracin y su estudio es fundamental

    para proporcionar al alumno los conocimientos tcnicos en el manejo de la gestin

    administrativa contable y financiera con la finalidad de generar el registro ordenado y

    sistmico de los diferentes documentos en el proceso administrativo.

    Esta asignatura cuenta con 02 unidades, denominndose la primera Los

    Sistemas de Informacin Administrativos, Contables, financiero en la Empresa Tablas

    Auxiliares, cuyo objetivo es poseer una visin global del proceso de aprendizaje del

    curso, para conocer y comprender la empresa y los sistemas, los sistemas de

    informacin contable en el mbito empresarial, aplicacin del sistema de informacin,

    manejando el plan de cuentas en la computadora, los documentos mercantiles y las

    tablas auxiliares. La segunda unidad tiene por nombre Operaciones

    rutinarias, generacin y anlisis de la informacin, cuyo objetivo es registrar, procesar y

    operar documentos de gestin administrativa y contable, aplicando el uso de los voucher

    de apertura, detalles de los ingresos, voucher de compra y venta, voucher de caja bancos

    diarios y retenciones, proceso de actualizacin de moneda extranjera, amarres de mes y

    anlisis de la informacin a travs de los libros principales y auxiliares haciendo uso de

    software especializado.

    Estimado alumno sea pues bienvenido a estudiar esta asignatura tan importante

    para la gestin de empresas con uso de tecnologa, en la cual podrs aplicar los

    conocimientos tericos obtenidos en los ciclos anteriores y que servirn para modelar tu

    prctica.

    Dejamos este Libro texto como material bsico de consulta para que sea parte

    tambin de tu formacin profesional.

    Carlos Pomape Cobin

  • 7

    UNIDADES DE APRENDIZAJE

  • 8

    PRIMERA UNIDAD

    LOS SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y FINANCIERO EN LA EMPRESA

    TABLAS AUXILIARES

  • 9

    El contenido de la Primera Unidad ha sido tomado de:

    Giraldo, D. (2009). Fundamentos de Contabilidad en la nueva economa. Lima:

    Editora FECAT EIRL. Captulo 1, pg. 14-29

    Recuperado el 11 de Enero, 2015, desde

    http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html

    Recuperado el 20 de Enero, 2015, desde

    http://www.perucontable.com/softwarecontable/

    Giraldo, D. (2010). Contabilidad General Bsica. Tomo I. Lima: Editora FECAT

    EIRL. Captulo 1, pg. 26-41

    Roque, J. (2013). Contabilidad Computarizada con Siscont. Lima: Empresa

    Editora Macro EIRL. Captulo 1, pg. 29-35

    Giraldo, D. (2010). Contabilidad General Bsica. Tomo I. Lima: Editora FECAT

    EIRL. Captulo 2, pg. 69-78

    Roque, J. (2013). Contabilidad Computarizada con Siscont. Lima: Empresa

    Editora Macro EIRL. Captulo 3, pg. 43-51

    Recuperado el 27 de Diciembre, 2014, desde

    bv.ujcm.edu.pe/links/cur_contabilidad/ContabGeneral-2.pdf

    CAPITULO I: LA EMPRESA Y LOS SISTEMAS

    Tomado de: http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html

    1. LOS SISTEMAS Y LA EMPRESA.

    La empresa es una organizacin de partes interrelacionadas operando de

    modos diferentes a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales, que adopta

    una estructura determinada por su interaccin con su medio ambiente, formando a su

    vez un entorno condicionante de los subsistemas y elementos que se integran en l.

    Una empresa como un sistema, est compuesto de mltiples partes

    dinmicos interconectadas de manera compleja creando coordinacin y accin

    comn precisas para actuar con oportunidad, en evolucin permanente bajo la accin

    del universo exterior, y que debe ser orientado hacia la realizacin de objetivos. Los

  • 10

    sistemas permiten aprovechar, convenientemente, los datos que aportan el entorno y

    los productos informativos procedentes de sus mismos componentes.

    Buena parte del sistema es de ndole informtica, as como medio de gestin

    de la empresa, permiten que se realice un direccionamiento escalonado al objetivo

    del sistema total y coordinar entre s una serie de redes menores de decisin.

    2. POR QU LA EMPRESA DEBE APLICAR LOS SISTEMAS.

    De manera fundamental existen dos motivos: La razn estructural; si la

    empresa es un ser vivo y en estado de evolucin, debe poseer una filosofa

    adecuada y una capacidad orgnica acordes con ese fin. No basta con poseer

    elementos aislados, hay que tenerlos interrelacionados y comprometidos de tal

    manera en los fines comunes. El concepto de sistemas, suministra a la empresa el

    modelo para una organizacin cambiante capaz de operar con xito en un medio

    dinmico.

    La razn instrumental; el sistema es un instrumento muy importante para el

    desarrollo exitoso empresarial utilizando como un todo y en conjunto, permitiendo la

    entrada (alimentacin), el proceso y realimentacin de informacin en el transcurso

    de sus operaciones.

    3. EL MEDIO AMBIENTE.

    El sistema como un todo, est dirigida a incrementar las posibilidades de xito

    en todo enfrentamiento con otros sistemas competitivos en su espacio es decir su

    medio ambiente. Puesto que la empresa es un sistema abierto relacionado con una

    serie de sistemas que afectan de una forma directa definiendo su comportamiento,

    buscando su equilibrio y ventajas maximizada solo por uno de ellos.

    El medio ambiente ejerce ciertas acciones sobre la empresa, manifestando

    una influencia a la que sta responde mediante su adaptacin, o su resistencia

    segn su flexibilidad.

    De cualquier modo la organizacin busca absorber los factores que dificultan

    su comportamiento, o bien aprovechar aquellos otros que los pueden favorecer para

    su progreso y obtencin del incremento de sus objetivos.

    La adaptacin se lleva a cabo mediante decisiones adaptativas que afectan

    en alguna forma a la estructura de los sistemas de la empresa sus relaciones, entre

    s y con el entorno.

    4. SISTEMAS QUE FORMAN LA EMPRESA.

  • 11

    La empresa como un sistema abierto en una constante interrelacin con su medio

    tiene su estructura en subsistemas que podemos diferenciar en tres grupos de la

    siguiente manera:

    a) Subsistemas de:

    Recursos humanos

    Recursos financieros

    Recursos tecnolgicos

    Recursos logsticos

    La transformacin de los recursos conduce al producto final, bienes o

    servicios, que caracterizan a la actividad de la empresa.

    Este elemento procesador en la estructura del sistema total, interacciona al

    personal con las operaciones que deben ser realizadas y que son definidas por los

    procedimientos diseados para atender a las funciones y tareas de la actividad.

    La adaptacin de personas y operaciones se verifica a travs de la

    estructura de la empresa es la disposicin que adoptan las personas a fin de

    realizar las operaciones utilizando los recursos precisos.

    b) Sistemas operativos

    Se interaccionan los sistemas de recursos a travs de la aplicacin que es

    requerida de estos para cumplir los objetivos del sistema total. Su direccin

    depende del sistema de gestin (management) de la empresa, que de esta forma

    verifica la actividad fsicamente.

    c) Sistema decisional

    Representa la red de decisiones que son tomadas a todos los niveles para

    dirigir las operaciones empresariales. Por ello es un sistema de carcter corporativo,

    que afecta a todos los componentes del sistema total y que efecta las decisiones en

    nombre de la organizacin.

    Estas decisiones se instrumentan en las funciones bsicas que componen el

    ciclo del management tradicional, originndose los sistemas corporativos siguientes:

    Sistema de planificacin

    Sistema de informacin

    Sistema de control

    Entre el sistema total y su entorno se producen transferencias de informacin, bienes

    y servicios al igual que entre los subsistemas de la empresa entre s.

  • 12

    5. EL CICLO DE LOS SISTEMAS CORPORATIVOS EN LA EMPRESA.

    La naturaleza de los actos y la toma de decisiones efectuadas, bien por un

    individuo o bien por una organizacin, frente a un estado cualquiera del mundo fsico

    y econmico que los rodea, posee en esencia caractersticas similares.

    Podemos considerar primeramente el esquema del acto humano. Guarda este

    esquema una secuencia lgica entre tres funciones:

    Volicin

    Ejecucin

    Comprobacin

    La volicin es el acto de voluntad que pone en marcha el acto en forma

    dirigida. El hombre tiene la voluntad de realizar el acto con un fin, as determina,

    ordena, la actuacin de aquellos rganos que pueden cumplirlo, dando lugar a la

    ejecucin. Una vez realizada sta, la voluntad que representa la direccin del

    proceso pasa a conocer el resultado, es decir, a comprobar si la ejecucin ha

    cumplido con lo que la voluntad determin. En caso contrario se repetira el acto con

    las correcciones oportunas.

    En la empresa, la direccin se halla frente al medio fsico econmico animada

    por las motivaciones que representan el cumplimiento de sus fines. En consecuencia,

    se produce un direccionamiento de las acciones y decisiones para conseguir esos

    fines con los recursos disponibles; esto entraa la realizacin o ejecucin de

    determinadas acciones. En la empresa, al ser un conjunto de individuos, se requiere

    en el acto de voluntad se exprese a travs de una va jerrquica, o sea en forma de

    mandato. Este da lugar a la realizacin de la actividad que expresa su contenido.

    Consecuentemente se produce la comprobacin, el control en este caso, que

    permite al proceso director conocer si se ha verificado la accin y tomar las

    oportunas medidas en caso contrario.

    Es decir, que las tres funciones del acto humano se configuran en el sujeto

    orgnico en:

    La direccin por sistemas

    Mando

    Actividad

    Control

    Realizado el acto, la direccin se encuentra ante tres factores:

    Sus fines

    El estado del medio ambiente, una parte del cual se debe a la actividad realizada.

    La respuesta de la accin que el control le da a conocer.

  • 13

    Ya hemos citado anteriormente que se trataba de cumplir con los fines utilizando

    unos recursos dados.

    La direccin, a la vista del estado de los recursos dados y de los factores indicados,

    responde a: Quin? Y Dnde?

    En la estructura.

    As cuenta con la evolucin dinmica de la estructura orgnica a travs de la

    cual, y mediante las instrucciones de la funcin organizacin, puede la direccin

    acomodar los recursos en forma ms general a la actuacin.

    El objeto principal de la dinmica de la organizacin es satisfacer ciertas

    necesidades estructurales; el criterio que los determina est sujeto a un cambio

    gradual con el tiempo. Este cambio lo precisa en directrices concretas la direccin,

    cuyo criterio evoluciona frente al medio y la posibilidad de aprovecharlo en beneficio

    de sus objetivos.

    Ahora bien, un cambio en la organizacin, ya sea aadiendo nuevas

    actividades o alterando las existentes, comprende no slo el proceso de seleccin

    por el cual la organizacin va resultando ms y mejor adaptada al medio, sino que

    exige tambin un proceso que podemos llamar de iniciacin. A travs de este

    proceso se generan nuevas posibilidades se examina sus consecuencias.

    De aqu deviene el origen de dos importantes sistemas corporativos: una

    rama del sistema de informacin y otra del sistema de control.

    La direccin ejerce su funcin determinativa que da origen a una rama

    descendente del sistema de informacin, a travs del cual se dan las normas y reglas

    pues permiten inspirar la realizacin de todos los actos individuales en una igualdad

    de criterio en el tiempo y el espacio.

    La nocin del control implica el concepto de objetivo en un acto simple, ste

    es bien sencillo, puesto que se reduce a verificas si el acto se ejecut o no. En un

    organismo complejo y en el que se ejecutan gran nmero de actividades diversas, el

    proceso no es tan sencillo. Para establecer la comparacin entre los resultados y lo

    que deba de haber sido e introducir si es oportuno las correcciones precisas, la

    direccin ha de poseer las premisas definidas que permitan decidir sobre la

    actuacin de cada elemento.

    Luego de haber considerado el quin, donde y cmo, respondemos al:

    Cuando?

    Para integrar en el tiempo la accin procedente.

  • 14

    La direccin tiene aqu una funcin por la que sita en el tiempo la actuacin del

    conjunto a travs de los conocimientos histricos de la tendencia. Esta funcin es la

    de planificacin que da lugar al sistema del mismo nombre Que sucede?

    En esta fase se recoge sistemticamente la informacin operativa y la

    exterior, que definen el conjunto de informaciones que ponen a la direccin en

    contacto con su medio: el mundo externo a la organizacin y la actuacin y

    comportamiento de la misma.

    La empresa se asemeja ms a una orquesta sinfnica, en la cual varios y

    diferentes instrumentistas tocan en conjunto diversas partituras como un equipo

    integrado y enlazado. La organizacin precisa, funcionar como una orquesta afinada

    y armonizada. Todo tiene caractersticas que ninguna de las partes posee. En

    general, una orquesta, no tiene grandes msicos solistas, ni virtuosos, pero msicos

    altamente productivos como un todo.

    Lo importante no es lo que cuesta el capital ni cuanto capital est siendo

    invertido en el negocio. Lo importante es la productividad del capital: lo que l

    produce como retorno a la organizacin, al cliente y a la sociedad. O as mismo en el

    sentido de crecer dada vez ms con una mejor sincronizacin sistemtica.

    Desde que en 1494, Fray Lucas Pacciolo difunda su teora de la contabilidad por

    partida doble, han sido muchos los sistemas y procedimientos que se han aplicado

    para el registro contable de las operaciones realizadas por un ente, pero ninguno

    logro imponerse tan rpido, como los sistemas y procedimientos computarizados que

    han convertido en obsoleto a todos sus procesadores.

    Qu es la Contabilidad dentro de la Gestin de Negocios?

    De acuerdo con las definiciones y el contenido hallamos demasiados criterios

    apoyados por unos y criticados por otros.

    Para los europeos, especialmente para los italianos y los espaoles, no hay

    duda de que la contabilidad es una ciencia y as la definen y sustentan con muy

    valederas y poderosas razones. En cambio para los tratadistas de la escuela sajona

    no pasa de ser una tcnica.

    Cuatro vocablos estn en discusin y lo primero que habra que hacer es

    conocer y analizar cada uno de ellos con detenida paciencia y observacin. Esto son:

  • 15

    Ciencia:

    Conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas. Cuerpo

    formado de doctrina metdicamente ordenado, que constituye un ramo.

    De acuerdo a la definicin que antecede y al concepto de ciencia de esos

    dos primeros conceptos habra bastante para interpretar solamente con la frase de

    "conocimiento cierto de las cosas por sus principios causas

    La Economa no es ni precisa ni exacta y sin embargo, se la considera

    ciencia.

    La Sociologa, la Poltica, etctera, seran casos muy parecidos a ste.

    Tcnica:

    Conjunto de procedimientos de que se sirve una ciencia, arte o habilidad para

    usar procedimientos y recursos. Es la forma o artificio de que nos valemos para

    realizar una tarea de registro, mientras que el anlisis de los hechos contables es la

    tarea cientfica; se trata de las cosas que no se presentan como simples

    registraciones de comprobantes o circunstancias que requieren su registro en los

    libros contables.

    Arte:

    Virtud, disposicin e industria para hacer alguna cosa. Acto o facultad

    mediante los cuales, valindose de la materia, de la imagen o del sonido, expresa el

    hombre lo material o lo inmaterial, y crea copiando o fantaseando. Conjunto de

    preceptos y reglas necesarios para hacer bien una cosa.

    Disciplina:

    Doctrina, institucin de una persona, especialmente en lo moral. Arte, facultad

    o ciencia. Observancia de las leyes y ordenamientos de una profesin o instituto. El

    diccionario sigue con las acepciones sin que lo que agrega sirva para mucho de lo

    que deseamos saber sobre el tema que nos atae.

    Si tomamos al pie de la letra lo que antecede no cabe ninguna duda que para

    aprender contabilidad recibimos una instruccin personal aunque no nos llegue

    demasiado a lo moral. No hacemos arte y s algo de ciencia porque estudiamos la

    aplicacin de normas y principios generalmente aceptados que nos sealan la

    conducta a seguir en cada paso contable que realizamos a fin de que los estado

    contables sean lo ms equitativos posible y no como ms convenga a cada cual, en

    cada momento o para cada caso.

  • 16

    Para movilizar los recursos de cualquier nacin se requiere un sistema

    contable eficiente y que dar el resultado de la probable utilizacin y

    aprovechamiento de cada uno de ellos sin desperdicio ni desmedro de ningn

    componente integrante del todo que es el del pas.

    LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA

    Es una ciencia dinmica que estudia la forma de registrar, clasificar, analizar e

    informar los hechos reales de las operaciones mercantiles, administrativas que

    realiza la empresa; para determinar la situacin econmica y financiera en un tiempo

    determinado

    Antes de la aparicin de la escritura china y de la maya, que fueron

    invenciones relativamente tardas, hacia el ltimo siglo del cuarto milenio A.C., los

    funcionarios de las ciudades-estados sumerias de la Mesopotmica, como por

    ejemplo Uruk haban desarrollado un sistema para asentar cifras, pictogramas e

    ideogramas sobre superficies de arcilla preparada al efecto.

    En Uruk, en 1920 y 1930 un equipo de arquelogos alemanes sac a la luz

    numerosos ejemplos de estos asientos arcaicos. Estudios realizados posteriormente

    han permitido determinar que el repertorio de caracteres empleado por los escribas

    de Uruk era amplio y se lo estima en no menos de 1500 signos independientes. La

    mayor parte de stos son ideogramas enteramente abstractos y los escasos

    pictogramas representan animales salvajes como el lobo o el zorro, elementos de

    tecnologa avanzada por el carro o la maza.

    Aunque la mayor parte de los textos de Uruk no han sido an descifrados,

    algunas identificaciones permiten deducir que los escribas de Uruk registraban,

    principalmente, asuntos como transacciones comerciales y ventas de tierras. Algunos

    de los trminos que aparecen con mayor frecuencia son los de pan, cerveza, oveja ,

    ganado mayor y vestimenta.

    En Uruk las tabillas fueron encontradas en un conjunto de dependencias del

    templo; del resto la mayor parte sali a la luz en las ruinas de casas privadas, en las

    que la presencia de sellos y de tapones de arcilla para jarras marcados con

    improntas testimonia cierto tipo de actividad mercantil.

    Investigadores de la Universidad de Chicago realizaron un anlisis de los

    archivos del palacio de Nuzi, una ciudad iraqu del segundo milenio A.C., que

    provenan de excavaciones realizadas en los aos 1927 y 1931. Tales estudios

  • 17

    permiten informar sobre la existencia de un sistema de asientos que utilizaba fichas.

    Segn los textos de Nuzi, dichas fichas se empleaban con fines contables; se deca

    de ellas que estaban depositadas, transferidas y suprimidas.

    El investigador Leo Oppenheim imagin un tipo dual de sistema contable en

    los textos de Nuzi; adems de los documentos uniformes de los escribas,

    administracin palaciega posea unas cuentas tan tangibles paralelas. Por ejemplo,

    una ficha de una clase determinada podra representar cada uno de los animales de

    los rebaos del palacio. Cuando en la primavera hubieran nacido nuevos animales,

    se aadira un nmero igual de fichas nuevas; cuando se sacrificaban animales, se

    sustraera el nmero apropiado de fichas.

    El gran yacimiento arqueolgico Elamita de Susa, cuyos niveles son

    anteriores a los de Nuzi, permiti confirmar la existencia en dicha ciudad de un

    sistema contable similar. Los receptculos de fichas de Susa, a diferencia de los de

    Nuzi, eran esferas de arcilla huecas que Pierre Amiet, del Museo de Louvre,

    denomin "bullae".

    Las fichas que contiene son hechas de arcilla modeladas en una gran variedad de

    formas geomtricas, que incluyen esferas, discos, cilindros, conos y tetraedros.

    El hallazgo de Amjet fue de gran significacin pues no solo demostr que las

    bullae y fichas existan al menos un milenio y medio antes de que aparecieran en

    Nuzi, sino que puso tambin de manifiesto que eran tanto o ms antiguas que los

    primeros documentos escritos de Uruk.

    Investigaciones posteriores permitieron concluir que este tipo de fichas

    estaban presentes, virtualmente, en todas las colecciones de los museos de

    artefactos del perodo Neoltico del Asia Occidental.

    En efecto, se haban hallado en lugares que van desde el lejano oeste, como

    Beldibi, en lo que hoy es Turqua sudoccidental, hasta el lejano oriente como Chanhu

    Daro, en lo que hoy es Paquistn. Se han exhumado fichas incluso en un yacimiento

    del octavo milenio A.C. a orillas del Nilo en las proximidades del Jartm. Al principio

    pareca imposible que pudiera haber una relacin entre las fichas de l poca neoltica

    y las de Susa ya que un mnimo de 5000 aos separaban estos dos grupos de

    fichas. Pero el hallazgo de fichas de arcilla similares en yacimientos representativos

    de perodos ms tardos, del sptimo milenio A.C. al cuarto y an posteriores,

    permite inferir la existencia de un sistema de contabilidad que haca uso de fichas, se

    haba difundido por toda el Asia occidental desde una poca tan remota como el

    noveno milenio A.C. hasta pocas tan cercanas como el segundo milenio.

  • 18

    El sistema parece haber sido casi idntico a otros muchos mtodos de

    contabilidad primitivos, e incluso no tan primitivos. Los fillogos clsicos estn

    familiarizados con el sistema romano de hacer clculos con guijarros. Hasta el final

    del siglo XVIII, el Tesoro Britnico operaba todava con fichas para calcular los

    impuestos. Los pastores de Irak hasta nuestros das, emplean guijarros para llevar la

    cuenta de las cabezas de sus rebaos, y el baco constituye an el instrumento

    normal del clculo en los mercados de Asia. El arcaico sistema de fichas de Asia

    occidental era, quiz, algo ms complicado que sus correlatos posteriores.

    Considerado en su totalidad, el sistema tena unas 15 clases principales de

    fichas, divididas en unas 200 subclases, basadas en el tamao, marcas o variacin

    fraccional como el caso del cuarto, mitad y tres cuartos de esfera.

    En resumen, los primeros ejemplos de escritura en Mesopotamia constituyen

    al parecer, una novedosa aplicacin, a finales del cuarto milenio A.C. de un sistema

    de registro, que era nativo del Asia Occidental, desde los primeros tiempos neolticos

    en adelante. Desde esta perspectiva, la aparicin de la escritura en la Mesopotamia

    representa un paso lgico en la evolucin de un sistema de contabilidad que se

    origin hace unos 11 mil aos.

    En nuestro continente americano la civilizacin inca haba desarrollado un

    sistema de numeracin sumamente complejo e ingenioso que permita representar

    todas las operaciones necesarias para la vida cotidiana, disponer de informacin

    precisa y actualizada sobre los recursos del imperio y conservar un registro de todos

    los clculos.

    Este sistema, denominado "quipu" (palabra quechua que significa nudo) se

    compona de una cuerda principal horizontal de la que colgaban piolines multicolores

    reunidos en grupos y en los cuales aparecan intervalos regulares diferentes tipos de

    nudos.

    Estos quipus cumplan funciones muy diversas. Servan, por ejemplo, de

    base para la representacin de hechos litrgicos o cronolgicos, desempeaban el

    papel de almanaques, pero por sobre todo, se utilizaban con fines contables. El color

    de los piolines, la cantidad y ubicacin relativa de los nudos, el grosor de los grupos y

    separacin tenan significados muy precisos. Adems se los conservaba

    celosamente cuando se quera mantener en memoria las operaciones efectuadas por

    lo cual constituan herramientas estadsticas de gran valor relativas a todo lo que

    ocurra en el imperio: evaluacin de las cosechas, nmero de animales cazados,

  • 19

    censo de poblacin registro civil, fijacin de la base imponible, inventarios de los

    recursos materiales y humanos.

    Afinidad y dependencia

    La mayor parte de los autores establecen una relacin de afinidad entre la

    contabilidad y la Economa Poltica o simplemente la Economa, el Derecho, la

    Estadstica y las Finanzas.

    La relacin entre contabilidad y Economa Poltica es muy amplia y hasta se

    podra decir que ambas se complementan ya que si analizamos sus relaciones desde

    el punto de vista de la Contabilidad Pblica o del a Contabilidad Social veremos que

    son una parte de la otra.

    Considero que es ms apropiada la denominacin de Economa Poltica ya

    que el vocablo Economa plantea dudas sobre su contenido; en cambio cuando se

    alude a Economa Poltica se sabe a ciencia cierta a donde quiere llegar el de esa

    ciencia. Por otra parte, el diccionario la define correctamente cuando expresa que la

    Economa Poltica es la "Ciencia que trata de la produccin y las distribucin de la

    riqueza". La contabilidad registra y analiza cmo, cundo y cunto se produce y

    agrega lo ms importante, el coste incurrido. Si se indaga en ella un poco ms en

    detalle nos puede brindar tambin el costo social que la economa no puede calcular

    en toda su realidad si no dispone de la informacin contable.

    La Economa Poltica busca los grandes criterios y tendencias hacia el

    implacable sistema hedonista. Toso deseamos lograr lo ms con lo menos; la

    contabilidad en cambio nos dir cundo y cuntos hay para dar el ms y cuntos hay

    recibirlos. En materia de remuneraciones la Economa Poltica establecer pautas

    ideales de salarios; pero la Contabilidad Predictiva , la Contabilidad Presupuestaria o

    la Contabilidad Pblica sealarn las limitaciones y posibilidades de hacer las

    asignaciones. La Economa Poltica fijara planes y metas a alcanzar, la Contabilidad

    le marcar las necesidades inversin y la forma de obtener los recursos.

    En la relacin de la Contabilidad con el Derecho, habra que considerar varias

    ramas del derecho: el Derecho Pblico el Derecho Laboral ; el Derecho Financiero; el

    Derecho Econmico y el Derecho Civil Algunos suelen hacer una divisin ms

    amplia entre Derecho Pblico y Derecho Privado, abarcando este el Civil y al

    Comercial, al Derecho Laboral al Derecho Financiero y al Derecho Econmico, etc.

    De todos modos son derechos y colaboran ampliamente con la Contabilidad. El

  • 20

    Derecho establece las normas y las reglas de juego a las que ese deben de atener

    las personas, sin embargo de nada serviran todas las obras, explicaciones, jueces y

    aplicaciones si no hubiera forma de establecer el vnculo o el hecho; dato que

    proporciona la Contabilidad con prontitud para que el Derecho pueda proceder y para

    que la justicia se funde en la realidad.

    En buena parte de los casos los hechos se producen antes de que se

    instrumenten o llegue el hecho jurdico y las leyes no siempre pueden tener luego

    aplicacin; en cambio la puede tener la Contabilidad que har su registracin para

    proporcionar luego los elementos necesarios.

    Cada operacin comercial puede producir en cambio un hecho jurdico o no;

    origina sin excepcin un hecho contable.

    La contabilidad brinda elementos que el Derecho utiliza con buenos

    resultados. El Derecho por su parte, crea delimitaciones, separaciones, obligaciones

    y derechos propiamente dichos que la contabilidad debe reflejar en sus

    registraciones.

    Relaciones con la Informtica: La avanzada tecnologa de la informtica constituye

    un extraordinario medio por medio del cual se puede llevar con mayor exactitud la

    contabilidad mercantil. Porque mediante la informtica se pueden condensar

    esquemas tcnicos de contabilidad que permiten visualizar de manera precisa y

    detallada las diferentes actividades que realiza el comerciante en sus respectivas

    reas comerciales, y denotar de esa manera, una proyeccin del curso de sus

    negociaciones bien, en el mbito interno o externo o con particular referencia ante el

    Estado en su carcter de contribuyente.

    La ciencia y la informtica aplicadas a la contabilidad hacen que se pueda desarrollar

    una mejor actividad profesional, al considerar esa tcnica como un medio tambin de

    agilizar y facilitar su trabajo.

    La produccin del documento informtico que configura un sistema diferente al de la

    contabilidad comn y corriente, es decir, la contabilidad manual, hace que esa

    contabilidad se produzca por medio de maquinas, que vienen a ser las intermediarias

    del proceso informativo, con resultado a la informacin definitiva, para dar origen de

    esa manera a los respectivos libros de contabilidad. Estos libros principales y

    auxiliares, conformados de acuerdo con la Ley, producen y constituyen en esos

    casos, los verdaderos Libros de Contabilidad de la Empresa.

  • 21

    Con esta produccin documental entendemos que se plantea all una coexistencia

    del documento electrnico (cd., discos duros, archivos magnticos, etc.) con el

    documento papel conformador de los libros de contabilidad. Lo que sin lugar a duda

    tiene vital importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre los

    comerciantes por hechos de comercio, como entre no comerciantes, y entre

    comerciantes con el Fisco Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza jurdica del

    caso planteado, se tendr que considerar la valoracin en s de dichos documentos,

    y llegar a la conclusin de su posibilidad de admisin y anlisis respectivo.

    De all que, por ejemplo una inspeccin fiscal de parte de la Superintendencia

    Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT), puede practicarse tanto en los libros

    de contabilidad propiamente dichos, como en los respectivos soportes informticos o

    documentos electrnicos que existan con relacin a dicha contabilidad, en los que se

    podrn observar la valoracin misma, tanto de la informacin existente en ese

    documento electrnico, como de la contabilidad elaborada como producto de esa

    informacin.

    Todo ese conjunto de documentos, tienen plenos efectos jurdicos de carcter

    probatorio, pero que sin embargo su conservacin, es obligatoria para los libros en

    s, mas no para el soporte electrnico, pues, lo que importa e interesa es que los

    libros deben tener al mismo tiempo los respectivos soportes o comprobantes de

    facturacin con base en los cuales se ha pasado esa informacin al computador, y

    ste las ha ordenado con impresin para la posterior elaboracin del reporte original

    por lo que tiene que coincidir la facturacin inicial con el resultado final de la

    informacin

    Esto quiere decir por tanto, que si bien es cierto que el documento electrnico

    puede formar parte de la contabilidad, sin embargo su existencia y conservacin no

    son necesarias para la legalidad misma de dicha contabilidad, pues una legal

    contabilidad, aquella llevada de acuerdo con la Ley, no requiere de la conservacin

    de los correspondientes soportes electrnicos, sino de la facturacin que es la que

    tiene en definitiva que ser conservada y reflejada en los respectivos libros de

    contabilidad.

    Por estas razones el sistema electrnico a los efectos de la contabilidad del

    comerciante, debe considerarse, como ya se indic, un valiossimo medio tcnico

    mediante el cual los comerciantes, por una parte, y los contadores por la otra,

    puedan agilizar y visualizar de manera ms efectiva y rpida, sus respectivas

    actividades profesionales; los primeros, teniendo una informacin inmediata del curso

    de sus negociaciones, y los segundos, una mejor manera de elaborar sus trabajos,

  • 22

    pero que al fin y al cabo, tanto los unos como los otros, deben tener la prudencia

    necesaria de no darle absoluta credibilidad a esa informacin, pues la misma est

    sujeta o expuesta a fallas tcnicas o humanas que pueden reflejar una versin

    diferente a la verdad verdadera, lo que podra originar consecuencias desfavorables

    por tergiversacin de los hechos que compagina la verdadera situacin comercial y

    patrimonial del comerciante en ejercicio de sus actividades econmicas.

    Relaciones con la Estadstica. Esta ciencia analiza hechos yendo desde los ms

    pequeos hasta los ms grandes y a la inversa. Sin embargo nada le serviran los

    mtodos que aplica si careciera de la informacin adecuada y sta en buena medida

    le ser brindada por la contabilidad por medio de las registraciones individuales y de

    conjunto.

    La contabilidad tambin recurre a los mtodos estadsticos para establecer

    los hechos futuros, en especial en la Contabilidad Presupuestaria o Contabilidad

    Predictiva por lo que ambas se complementan con mucha frecuencia y dan buenos

    resultados. Mientras una proporciona elementos para que construya con sus

    mtodos los resultados de cada encuesta la otra le proporciona las tendencias o las

    posibilidades para que proyecte el futuro.

    Cuando pasamos de la Contabilidad Histrica a la Contabilidad predictiva,

    entramos ya en el campo de la Administracin. Si bien nunca la contabilidad es un fin

    en si mismo, en la Contabilidad Predictiva se pueden apreciar mejor su condicin de

    instrumento, herramienta o medio de administracin.

    Relaciones con las Finanzas La Contabilidad Pblica Social constituye finanzas

    aplicadas y por lo tanto son en muchos casos parte de una y de otra. Lo nico que

    no est integrado en su totalidad es la contabilidad de los entes independientes, que

    no siempre son privados, sino que tambin pueden ser pblicos y tener su

    ordenamiento independiente como lo son las empresas del Estado, de las provincias

    o de las municipalidades que aunque parecen privadas son decapital pblico. En

    tales supuestos habra buenas razones para intercambiar datos a fin de una mejor

    marcha de las cosas.

    Las finanzas necesitarn informacin contable para establecer determinados

    tributos que requerir para cumplir con los planes previstos y que estarn expuestos

    y determinados en la Contabilidad Pblica. De esa manera, la correspondencia ser

  • 23

    amplia y recproco para saber unos sobre qu deben de aplicar el tributo y los otros

    cul ser el monto que debern tributar por la aplicacin de la norma en vigor.

    Tampoco ser olvidada la necesidad de registrar y controlar tanto los ingresos

    como los egresos de todos los recursos del Estado por medio de la Contabilidad

    como as tambin el control de todos lo bienes y derechos que conforman el

    patrimonio del Estado.

    Como este no es un tema para tratar aqu dejo a cada lector la posibilidad de

    elaborar sus propias ideas y sacar sus conclusiones sobre cada uno de los casos ya

    que mi deseo es hacer una muy breve relacin de las cosas y no profundizarlas.

    Podemos principalmente manifestar que es la Contabilidad es la ciencia de

    instrumento primordial, para controlar los resultados de los negocios. Su importancia

    tiene que ver con la vida econmica de una nacin y del mundo. Constituye un

    instrumento y lenguaje de los negocios.

    Si no existiera la contabilidad el giro de un negocio sera un desorden total sin

    sentido comn, si no le fuera posible apreciar su real movimiento, sobre todo en la

    actualidad en que la organizacin contable constituye un instrumento y lenguaje de

    los negocios, cualquiera sea su naturaleza.

    Por medio de la contabilidad podemos conocer la marcha y curso de los

    negocios, la historia detallada de las operaciones realizadas, en cualquier poca del

    ao, y obtener el resultado de los beneficios habidos en la empresa

    Limitaciones por la heterogeneidad de los elementos Por ser los componentes

    del activo y del pasivo de las haciendas componentes de distinta conceptualizacin y

    variables en los valores normales asignados a cada partida no habr posibilidad de

    medicin adecuada en cuanto a la variacin que puede tener cada elemento

    integrante de ese patrimonio con sus respectivas incidencias en el conjunto. Por lo

    tanto, habr sobrevaluaciones o subvaluaciones en la mayor parte de los casos

    aunque se mantengan sistemas de valuacin tcnicamente correctos.

    Limitaciones en los sistemas. Son muchos los sistemas de valuacin que se dan

    para que los valores se aproximen a la realidad; todos los empleados hasta el

    presente resultan deficientes en su forma y en su eficacia, pudindose determinar

    que habra dos razones para esos desvos o limitaciones que seran:

  • 24

    1 Asignacin defectuosa al establecer el valor normal o corriente en plaza del bien.

    2 La imposibilidad de determinar las depreciaciones y previsiones en funcin del

    desgaste, deterioro o faltante, incobrabilidades, mermas, roturas o efectos fortuitos

    desconocidos en ese momento

    .

    Limitaciones del factor humano Las personas encargadas de realizar las tareas

    contables son seres humanos que tienen sus propias limitaciones y no se pueden

    valuar sus eficiencias e ineficiencias con precisin, pueden ser muy buenos los

    sistemas implantados en una organizacin y desastrosos en otros puestos de

    iguales formas, maneras y objetivos si el factor humano los deform y estrope

    Limitaciones inflacionarias: la inflacin que sufren la casi totalidad de los

    pases en el mundo actual obliga a tomar medidas paliativas para corregir el

    deterioro de la moneda en los patrimonios de las haciendas y hasta el presente,

    todas las soluciones encaradas tuvieron grandes limitaciones en su aplicacin. Esto

    plantea otro interrogante y el reconocimiento de otra limitacin muy importante y ms

    perniciosa que las dems

    Limitaciones informativas: Son las que pueden ser causadas por la

    ineficiencia del sistema o la defectuosa preparacin de la informacin

    Informacin incompleta o deficiente que no brinda los elementos necesarios

    como para poder abrir un juicio real sobre su verdadero sentido y realidad de lo que

    su mensaje presenta y representa.

    Puede alterarse la uniformidad de la informacin y por lo tanto se deforma su

    contenido e interpretacin.

    Tambin puede ocurrir el caso inverso: que se mantenga la uniformidad de

    las formas y que se alteren los medios que determinan la uniformidad, como pueden

    ser los valores base de clculo. La inflacin, la guerra u otras circunstancias que

    modifican totalmente la informacin como elemento uniforme

    Alteracin de eficiencia por la mala eleccin de fechas para determinadas

    tareas como pueden ser las fechas de cierre de cada ejercicio. No resulta igual la

    medida ni la forma si se valan los inventarios en el punto ms alto que cuando se la

    hace en el ms bajo. Se presentan dificultades en la asignacin de valor a cada bien,

    la laboriosidad de recontar y la tarea de calcular los valores or unidades. Todo eso

    tiene un costo adicional que no es insignificante puesto que al ser muy engorroso,

  • 25

    impide desarrollar las tareas normales con dedicacin y eficiencia y en definitiva no

    se logra ni una cosa ni la otra.

    La Contabilidad Computarizada estar capacitada en el registro de

    Operaciones Financieras, Econmicas, Productivas y de Servicio de las

    Organizaciones.

    Esta adquisicin de conocimientos, habilidades y destrezas se har mediante

    la realizacin de las siguientes acciones:

    Registrar las Operaciones Financieras, Econmicas, Productivas y de Servicio de

    las Empresas respetando los principios de contabilidad.

    Disear Software de aplicacin Financiero-Contable.

    Construir y probar Software de aplicacin Financiero-Contable.

    Participar en la interpretacin de los Estados Financieros de las Organizaciones.

    La Contabilidad Computarizada Aplicada a la Contabilidad General y Control

    Bancario

    ofrece a empresas profesionales que realizan labor docente, proporcionarles los

    conocimientos sobre principios, estrategias y habilidades didcticas metodolgicas

    que contribuyan al fortalecimiento en el uso y manejo de metodologas modernas de

    enseanza aprendizaje.

    Objetivos:

    1) Comprender en la prctica la relacin de los trminos contables utilizados en el

    campo laboral con el utilizado en un sistema de contabilidad general

    computarizada.

    2) Aplicar los conocimientos tcnicos financieros bsicos en el uso del software,

    para obtener reportes y consultas para la toma de decisiones

    3) Analizar la lgica del Sistema de Contabilidad General Computarizada en

    comparacin del trabajo contable en la oficina

    4) Aplicar las tcnicas del software, para realizar trabajos prcticos de la propia

    empresa donde desempean las labores contables, para consolidar los

    conocimientos.

    Estructura de un cdigo de Cuentas de Contabilidad General

  • 26

    En la codificacin de un plan de cuenta para Contabilidad General existen

    ciertas reglas comunes que es conveniente respetar. Debern definirse los grupos,

    las cuentas principales, las sub.-cuentas y las cuentas auxiliares para codificarlas en

    formas sistemtica, respetando la uniformidad de los campos o niveles de forma que

    exista una clara separacin entre los grupos de cuentas. Veamos la estructuracin

    de un cdigo de cuentas, tambin denominado formateo en el argot de la

    computacin.

    En los sistemas computarizados de contabilidad la estructura del cdigo de

    cuentas suele tener de dos a cinco niveles y de seis a doce dgitos, de acuerdo con

    la naturaleza de la empresa y al desglose de los anlisis requeridos. Los niveles

    pueden estar formados por uno o ms dgitos e indicaran los cortes o informes que

    nos proporcionar el sistema. El primer y segundo nivel suelen suministrar

    informacin resumida destinada a los directivos y los restantes niveles para los

    gerentes de departamentos.

    Veamos algunos ejemplos de estructuras de cdigo de cuenta

    :

    xxx-xxx

    2 niveles 6 dgitos

    xx-xx-xx

    3 niveles 6 dgitos

    xx-xx-xxx

    3 niveles 7 dgitos

    xx-xx-xx-xxx

    4 niveles 9 dgitos

    xxx-xx-xx-xxx

    4 niveles 10 dgitos

    xxx-xx-xxx-xxxx

    4 niveles 12 dgitos

    Seguidamente preparemos dos cdigos de cuentas, el primero constar de

    dos niveles con seis dgitos aplicable a una pequea empresa dedicada a la compra

    y venta de mercancas elaboradas. El segundo constar de cuatro niveles y doce

    dgitos y se podr aplicar a una empresa industrial. En ambos casos los

    prepararemos en forma resumida, pues un plan de cuentas para ser codificado en

  • 27

    base a doce dgitos puede constar de un nmero tan elevado de cuentas, que para

    relacionarlas podramos necesitar de cien a ciento cincuenta paginas.

    Caractersticas de los Paquetes Estndar

    Uno de los campos donde se han desarrollado ms sistemas computarizados es el

    de la gestin de empresa comerciales y, dentro del mismo, en el rea contable.

    Seguidamente le indicar algunos de los sistemas ms generalizados:

    Contabilidad General.

    Contabilidad Industrial

    Facturacin.

    Cuentas por Cobrar

    Control de inventario

    Anlisis de Ventas

    Cuentas por pagar

    Control de compras

    Anlisis de Compras

    Control Activos Fijos

    Control de Bancos

    Control de Valuacin de obras.

    Control de Construccin

    Administracin de Inmuebles.

    Casi todas las firmas dedicadas al desarrollo de software disponen de

    algunos de estos sistemas o de todos ellos. Usted puede comprar en la firma Al

    sistema contabilidad general; en la firma B el de facturacin. En este caso, no es

    aconsejable, cada sistema trabajar en forma independiente y ser muy difcil

    integrarlos. Mi recomendacin es la siguiente: si ha decidido comprar sistemas en

    forma de paquetes, despus de haber determinado sus necesidades presentes y las

    posibles ampliaciones futuras, investigue detenidamente la firma de software con la

    cual piensa negociar. Procure que le proporcione la direccin de algunos de sus

    clientes, vistelos y compruebe resultados, si esto no le convencen o no cubren sus

    necesidades, investigue en otra firma, pues una vez que adquiri uno o dos sistemas

    y desea seguir computarizando el rea contable, suele resultar ventajoso seguir

    comprndolos en la misma firma de software, especialmente si piensa integrar los

    sistemas.

  • 28

    La mayora de los sistemas paquetes para el rea contable estn preparados para

    trabajar en dos formas diferentes:

    a. Independientes

    b. Interactivos (Integrados)

    Sistemas independientes Un sistema independiente es aqul que no est

    interconectado o integrado a ningn otro sistema. Por ejemplo: un sistema de

    nmina, controla nicamente la nmina; uno de inventarios controla solamente los

    inventarios, no es necesario informarle si una venta se realiz de contado o a crdito

    puesto que ese sistema nada tiene que ver con el control de efectivo o con los

    clientes de la empresa. Un sistema de contabilidad industrial, controlar los costos de

    produccin, pero no el aumento o disminucin del capital social de la empresa, el

    cual se registrar en el sistema de contabilidad general. Un sistema para el control

    de bancos y conciliaciones bancarias, no podr controlar una compra de activo fijos,

    ni las depreciaciones que deber soportar una compra de activos fijos, ni las

    depreciaciones que deber soportar ese tipo de activo, etc.

    Sistemas integrados El avance espectacular en la tecnologa de los denominados

    discos duros y de los microprocesadores : 80286, 80386, 80486 y actualmente el

    Core 2 Duo, ha convertido a las computadoras personales en pequeos y gigantes

    con una gran capacidad de almacenamiento (actualmente en terabytes) y permitido

    el trabajo de multiusuarios en base a las denominadas redes de micros.

    Clasificacin de las computadoras: Existen diferentes tipos de computadoras y

    dentro de cada uno de ellas, una gran diversidad de categoras. Para efectos de esta

    introduccin las clasificar en tres grupos:

    1. Macrocomputadoras

    Debe entenderse que cuando digo macro no me refiero al volumen fsico,

    sino a la cantidad de informacin que puede procesar y relacionar entre si una

    computadoras, especialmente en el anlisis correlacin, de suma importancia en

    problemas de matemticas, biologa fsica atmica, estudios especiales, etc. La

    capacidad de procesamiento en las microcomputadoras, aunque no es ilimitada, es

    realmente muy grande

  • 29

    Slo a ttulo informativo cabe mencionar que, en todo el mundo, no debe

    llegar a un centenar el nmero de microcomputadoras en servicio. Solamente un

    nmero limitado de naciones industrializadas y de alta tecnologa, estn en

    capacidad de poder poseer y manejar este tipo de computadoras que llegan a

    realizar millones de operaciones por segundo y cuyo costo puede sobrepasar los 50

    millones de dlares

    Algunos de estos macros se encuentran dentro de verdaderas fortalezas

    construidas a prueba de toda clase de calamidades naturales o artificiales. Estados

    Unidos Rusia, Inglaterra, Japn por mencionar algunos pases y algunos centros de

    investigaciones cientficas o blicas, saben de la influencia geopoltica y econmica

    que les pueden proporcionar estos monstruos.

    2. Mainframe (tipo convencional)

    Dentro del grupo mainframe, que son las normalmente empleadas por las

    grandes empresas, podran incluirse las denominadas minis computadoras. Suelen

    partir de una memoria real de 520 KB y llegar a 60 MB. La capacidad de sus

    memorias auxiliares, discos duros, cintas, etc., prcticamente es ilimitada. Este tipo

    de computadoras admiten la adaptacin de unidades de control de terminales

    remotos con lo cual se forman grandes redes. Sus equipos perifricos son de alta

    velocidad Por ejemplo sus impresoras tienen una capacidad de trabajo muy grande,

    el promedio est comprendido entre 1200 y 4000 lneas por minuto, (una lnea suele

    tener entre 80 a 132 caracteres).

    .

    3. Microcomputadoras (computadoras personales)

    Podramos definir a una computadora personal como aquella en la cual su

    unidad central de proceso (CPU) est constituida por un microprocesador, por datos,

    no los procesa, los almacena. Es posible que el operador reciba ciertas seales de

    control para comprobar que la transmisin ha sido recibida y grabada sin errores.

    Cuando se trabaja fuera de lnea, el procesamiento se realiza generalmente,

    aplicando un mtodo denominado procesamiento en lotes. En estos casos, cada

    terminal registra normalmente las operaciones que le corresponde, las cuales se van

    almacenando en disco, cintas o cualquier otro soporte de memoria. Fjese que los

    datos estn registrados, pero no procesados. Cuando la computadora est libre o

    bien al final del da, requiere de cada terminal las operaciones que han registrado, las

    introduce en sus memorias auxiliares y las va procesando en forma de lotes

  • 30

    FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD

    Nos permite dar informacin de un hecho econmico - administrativo que realizan

    las empresas.

    Tiene la finalidad de registrar todas las operaciones que realiza la empresa, para

    luego preparar peridicamente los estados financieros.

    Nos permite adems cmo hacer la claridad del monto de las obligaciones y los

    derechos del comerciante o de la empresa.

    FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD

    Analizar y clasificar mediante un procedimiento ordenado y cronolgico.

    Registrar, hacer conocer por asientos, las actividades de un negocio.

    Resumir las actividades mercantiles de las operaciones que afectan al dinero.

    Recoge y refleja las variaciones ocurridas en perodos distintos comparativos..

    Informa las relaciones capaces de producirlas

    Refleja las provisiones administrativas - contables y controlarlas.

    Ha de estar rodeada de garantas legales.

    Los mtodos utilizados han de responder a un correcto sistema tcnico adoptado

    a las necesidades de la empresa.

    No deben enmendarse nunca (no se debe borrar, raspar, tachar, romper, la

    escritura es con tinta azul y los subrayados con tinta roja).

    Toda anotacin contable ha de tener una justificacin lgica, jurdica y

    matemtica en una operacin administrativa y contable, demostrable.

    Producir la especializacin de perodos de tiempo, para sealar sucesivas

    situaciones de la empresa.

    Estas situaciones han de presentarse en forma continuada, sin retrasos, a

    medida que las operaciones se realicen.

    Responder a la verdad de los hechos y tambin a la exactitud de las

    valoraciones a los mismos asignados.

  • 31

    CLASIFICACIN DE LOS LIBROS CONTABLES

    1. Aspecto Legal: Libros Principales y Obligatorios.

    2. Aspecto Tcnico: Libros Auxiliares y Voluntarios.

    Libros Principales y Obligatorios

    Estos libros tienen que ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de

    todas las operaciones que se registran.

    Libro de Inventario y Balances

    Libros Caja Tabular e italiana

    Libro Diario

    Libro Mayor

    Libros Auxiliares obligatorios y Voluntarios:

    Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa,

    los libros auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares

    voluntarios no necesitan ser legalizados y sirve para el control interno, y para

    determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad.

  • 32

    Auxiliares

    Obligatorios

    Voluntarios

    Registro de Ventas

    Registro de Compras

    Planilla de Remuneraciones

    Libro de Actas (para que los

    accionistas anden sus acuerdos)

    Registro de Activos

    Registro de Ingresos (para

    profesionales - Renta de 4ta.)

    Registro de Retenciones (Rentas 2da.

    y 5ta.Cat)

    Registro de Retenciones a

    Proveedores.

    Libro Bancos - Conciliaciones

    Libro Krdex de Existencias

    Libro Caja Chica

    Cuentas Corrientes

    Registro de Letras por Cobrar

    Registro de Letras por Pagar

    Registro de Importacin y de

    Exportacin

    Registro de Control de Inventarios

    Registro de Krdex de Proveedores

    Registro de Krdex de Clientes

    DISPOSITIVOS LEGALES SOBRE EL USO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

    Rgimen nico Simplificado (RUS)

    Para el efecto del simplificado, los contribuyentes no estn obligados a llevar libros

    de contabilidad, excepto Planilla de Remuneraciones.

    Rgimen Especial de Renta (RER)

    EMPRESAS UNIPERSONALES

    Para caso de IGV, Impuesto Selectivo al Consumo e Impuesto a la Renta

    Registro de compras y Registro de ventas.

    Para efectos laborales: Planilla de remuneraciones.

  • 33

    EMPRESAS JURDICAS:

    Para caso de I.G.V, Impuesto Selectivo al, Consumo e Impuesto a la Renta,

    Registro de compras, Registro de ventas y Registro de activos.

    Para caso laboral: Planilla de Remuneraciones.

    Para caso de sociedades: Libro de Actas y transferencia de acciones.

    Libro de Inventario y Balances.

    Rgimen General (RG)

    EMPRESAS UNIPERSONALES:

    Para caso de impuesto a la Renta: Libro caja e Inventario y Balances.

    Para caso de IGV, Impuesto Selectivo al Consumo e Impuesto a la Renta:

    Registro de compras y Registro de ventas.

    Para caso laboral: Planilla de Remuneraciones.

    Para caso de Impuesto a la Renta: Libros: Inventario y Balances, Caja, Diario y

    Mayor.

    Para caso de IGV, Impuesto Selectivo al Consumo e Impuesto a la Renta:

    Registro de compras y Registro de ventas.

    Para caso laboral: Planilla de remuneraciones

    EMPRESAS CONSIDERADAS COMO PERSONAS JURDICAS

    Las personas jurdicas estn obligadas a llevar contabilidad completa, Inventario y

    Balances, caja, Diario, Mayor, Registro de compras, Registro de Ventas, Registro de

    Activos Fijos, Registro de Retenciones a Proveedores, Planilla de Remuneraciones y

    Libro de Actas.

    PERIODO DE LAS OPERACIONES CONTABLES

    PERIODO ECONMICO O EJERCICIO CONTABLE: Es el tiempo comprendido

    entre el 02 de Enero al 31 de Diciembre de cada ao, en el cual la empresa efecta

    sus operaciones. Existen dos clases de perodo econmico:

  • 34

    1. Perodo Econmico Regular

    Comprendido del 02 de Enero al 31 de Diciembre de cada ao.

    02 Enero 31 de Dic.

    Perodo econmico regular Igual a 360 das comerciales

    2. Perodo Econmico Irregular

    Comprendido en la fecha que da inicio sus actividades la empresa, hasta el 31 de

    diciembre de cada ao. Por ejemplo:

    La casa comercial Giraldo inicia sus actividades comerciales el 15 de Abril del

    2005, Su perodo econmico es del 15 de Abril al 31 de Diciembre del 2005 y el

    ao 2006 ya regulariza su perodo econmico, con el reinicio del ao de sus

    operaciones.

    15 abril 31 Dic.

    Perodo econmico irregular

    LAS OPERACIONES CONTABLES SE REALIZAN BAJO LA UTILIZACIN DEL

    PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO ES NECESARIO SABER COMO ESTA

    ESTRUCTURADO

    Todas estas cuentas tienen un cdigo numrico, cuya estructura es la siguiente:

    Primer dgito: CLASES

    Las clases son conjuntos de cuentas de naturaleza heterognea. Plan Contable

    General Revisado tiene 10 clases:

    Clase 1:

    Clase 2:

    Clase 3:

    Clase 4:

    Clase 5:

    Clase 6:

    Activos: disponible y exigibles

    Activos: Existencias

    Activos fijos y diferidos

    Pasivos exigibles y no exigibles

    Patrimonio

    Compras y gastos (prdidas)

  • 35

    Clase 7:

    Clase 8:

    Clase 9:

    Clase 0:

    Ventas e ingresos (ganancias)

    Saldo Intermediarios de Gestin

    Cuentas Analticas

    Cuentas de Orden

    Segundo dgito: CUENTAS PRINCIPALES

    Dentro de cada clase se encuadran conjuntos de cuentas. Como consecuencia,

    cada cuenta se identifica con dos cifras. Ejemplos

    Cuenta 20:

    Primer dgito; 2 - Grupo de Existencias

    Segundo dgito; 0 - Mercaderas

    Cuenta 50:

    Primer dgito; 5 - Grupo de patrimonio

    Segundo dgito; 0 - Capital

    Tercer dgito: DIVISIONARIAS

    Son un desglose de las cuentas, y se identifican con tres cifras. Ejemplo: 12.1

    Clase 1.

    Cuenta principal: 12 CLIENTES

    12.1: Facturas por cobrar

    Primer dgito; 1 - Grupo de deudores por operaciones.

    Segundo dgito; 2 - Clientes

    Tercer dgito; 1 - Clientes que nos han aceptado una factura.

    Cuarto dgito: SUBDIVISIONARIAS

    Desagregacin de las divisionarias. Se identifican con cuatro cifras. Ejemplo:

    40.11 Impuesto a las Ventas

    Primer dgito; 4 - Grupo de acreedores por operaciones.

    Segundo dgito; 0 - Tributos por pagar

    Tercer dgito; 1 - Gobierno Central

    Cuarto dgito; 1 -Impuesto a las Ventas.

    Otros cdigos: SUBDIVISIONARIAS AUXILIARES

    Tratan de identificar los elementos individuales que pueden incluirse en

  • 36

    cada subdivisionaria. El nmero de dgitos es variable y depende de las

    caractersticas de cada empresa.

    Ejemplo: I.G.V.: 40.111

    El cdigo aadido a la cuenta subdivisionaria, es decir, 1, es el nmero de

    identificacin del Impuesto General a las Ventas -IGV.

    Las subdivisionarias auxiliares pueden tener ms cdigos, ejemplo:

    12.111111 Representa a 11,111 clientes por cobrar, segn el lugar de

    procedencia (nacionales y/o extranjeros), tipo de moneda (nacional y/o

    extranjera), Tipo de clientes (mayorista y/o minorista), condiciones de operacin

    (contado y/o crdito), nombre del cliente (empresa y/o persona natural)

    LIBRO DIARIO

    Aspecto legal:

    Segn el Cdigo de Comercio en su Art. 38 Dice:

    En el Libro Diario se asentar por primera vez (asiento N 1 de Apertura o

    Reapertura) el resultado del Libro Inventario y Balances dividido en una o varias

    cuentas consecutivas, seguirn, despus da a da todas sus operaciones,

    expresando cada asiento con Cargo y Descargo de las respectivas cuentas, segn

    los documentos contables.

    El Libro Diario es un libro principal y obligatorio de foliacin simple, en ello se

    registran las transacciones operacionales que la empresa realiza.

    Este libro es importante, porque nos va a reflejar todo el movimiento operacional que

    la empresa efecta en forma cronolgica, clara y ordenada, es decir da a da, mes a

    mes segn seala el calendario, indicando claramente quien es el deudor y quien es

    el acreedor, por medio del diario se demuestra claramente el mecanismo de la

    ciencia de la partida doble, porque cada operacin registrada en este libro consta de

    un dbito y de un crdito, equivalente, entre s.

    Su estudio facilita enormemente la buena marcha de cualquier negocio,

    resultando una ptima gua para las empresas. Las cuentas que tienen movimientos

    en este libro sern las mismas que se empleen en el Libro Mayor.

    La creacin de los asientos contables en este libro deben ser de acuerdo a los

    documentos que dan fe a la transaccin operacional.

    Aspecto Tcnico:

    Generalmente las empresas segn sus magnitudes de las operaciones,

  • 37

    realizan muchas transacciones, si registrara en forma diaria documento por

    documento, las pginas del Libro Diario se acabaran en menos de un tiempo fijado,

    para sustituir eso utilizamos un formato de documento llamado VOHUCHER donde

    resumimos en un solo asiento, uniendo las cuentas por homogeneidad con sus

    respectivos importes y as ahorrar las hojas del Libro Diario, tambin podemos

    recurrir a los libros auxiliares y al finalizar cada mes trasladamos en forma resumida

    al Libro Diario y este traslado recibe el nombre de CENTRALIZACIN.

    La legalizacin se efecta en la primera pgina con el Notario Pblico, cada

    una de las pginas deben ser debidamente foliados y sellados.

    Cabe recalcar que el Libro Diario es el pilar de todos los libros, en este libro

    se centralizan cada fin de mes las operaciones que afectan ya sean a los libros

    Principales y/o Auxiliares.

    UBICACIN DEL LIBRO DIARIO EN EL PROCESO CONTABLE INTEGRADO

    LA CUENTA: Es la representacin numrica llamada tambin cdigo segn el Plan

    Contable, que se aplica a todas las empresas de acuerdo a las operaciones

    realizadas, estas cuentas representan valores, bienes y obligaciones derivadas de la

    actividad de la empresa.

    Las cuentas facilitan el registro uniforme de las operaciones en los libros de

    Contabilidad.

    Ejemplo con la cuenta 10 Caja y Bancos.

    10 Caja y Bancos

    10.4 Cuentas Corrientes

    10.41 Moneda Nacional

    10.41.1 Banco Latino

    En este ejemplo la Cuenta Principal es la 10 su nombre Caja y Bancos se debe

    subrayar con tinta roja y en el Sistema Computarizado debe ir en negrita.

    La divisionaria es la 10.4 Cuentas Corrientes.

    Si observamos el Plan Contable General Revisado slo existen la Cuenta 10 y la

    Divisionaria 10.4, a partir de la Subdivisionaria 10.41 a ms dgitos en sta o

    cualquier cuenta se crean Divisionarias de acuerdo a la necesidad de cada empresa.

    UBICACIN DE LAS CUENTAS

    Las Cuentas se ubican en el Debe y tambin en el Haber.

  • 38

    1. EN EL DEBE: Recibe este nombre el uso del lado izquierdo (ver el rayado) del

    libro, el cul est constituido por los valores que ingresan a la cuenta, por los gastos

    y prdidas producidos en una operacin contable, el "Debe" recibe el nombre de

    Cargo o Dbito.

    2. EN EL HABER: Columna constituida por las salidas de la cuenta, los ingresos o

    las ganancias obtenidas y se ubica en el lado derecho, el "Haber" recibe tambin el

    nombre de Abono o Crdito.

    3. EL SALDO

    Es la diferencia entre el debe y el haber de los importes de una cuenta. Los saldos

    son Deudores y Acreedores.

    3.1 SALDO DEUDOR

    Cuando el Debe es mayor que el Haber

    3.2 SALDO ACREEDOR

    Cuando el Haber es mayor que el Debe, y el Saldo es NULO cuando el

    Debe es igual al Haber, denominndose Cuenta Saldada.

    CONTENIDO DE LA CUENTA

    Toda Cuenta debe contener lo siguiente:

    1. El ttulo de la partida a que se refiere.

    2. Total de los aumentos y el total de las disminuciones.

    3. Fecha y detalle o razn de cada uno de los aumentos o disminuciones.

    4. El importe neto de la partida en una determinada fecha.

    5. El saldo el importe neto es igual al saldo inicial, ms los aumentos habidos,

    menos las disminuciones.

    CARGOS O ABONOS DE LAS CUENTAS

    1. LAS CUENTAS SE DEBITAN O SE CARGAN POR:

    1.1. Aumento en el Activo

    1.2. Disminucin en el Pasivo

    1.3. Disminucin en el Patrimonio

    1.4. Disminucin en los Ingresos

    1.5. Aumento en los Gastos

  • 39

    2. LAS CUENTAS SE ACREDITAN O ABONAN POR:

    2.1. Disminucin en el Activo

    2.2. Aumento en el Pasivo

    2.3. Aumento en el Patrimonio

    2.4. Aumento en los Ingresos

    2.5. Disminucin de los Gastos

    Las Columnas ubicadas en el Libro Diario van a tener funciones especficas,

    teniendo para ello que todos los cdigos de las cuentas principales del Plan Contable

    General Revisado se ubicarn y registrarn en la primera columna.

    Las divisionarias se registrarn en la segunda columna.

    En la columna ancha se registrarn los asientos y la glosa, una vez que se haya

    registrado el asiento contable se traza una lnea horizontal, significa que se da por

    concluido dicho asiento, en cada glosa se debe registrar la fecha de la operacin.

    LA GLOSA

    Viene a ser la explicacin breve y clara del asiento registrado en el Libro Diario, el

    motivo de la operacin.

    EL ASIENTO CONTABLE

    Es todo acto operacional registrado en el Libro Diario, para ello se tiene que tener los

    documentos que respalden dicho registro.

    CLASES DE ASIENTOS CONTABLES EN EL LIBRO DIARIO

    Segn la naturaleza de las operaciones que se registran se clasifican en:

    1. ASIENTO DE APERTURA

    Es el primer asiento que se registra en el Libro Diario y es el traslado de las

    cuentas del Balance de Inventario Inicial (activo, pasivo y patrimonio) se realiza en

    cualquier mes del ao cuando se constituye la empresa.

    2. ASIENTO DE OPERACIONES (ASIENTOS SIMPLES Y COMPUESTOS)

    Transacciones operacionales que se registran de acuerdo a los documentos, en

    forma cronolgica.

    2.1 ASIENTOS SIMPLES

  • 40

    Son asientos contables que estn conformados con una cuenta deudora y

    otra cuenta acreedora, segn comprobantes de pago.

    2.2 ASIENTOS COMPUESTOS

    Asientos contables conformados por dos a ms cuentas deudoras y ms de

    dos cuentas acreedoras, segn comprobantes de pago.

    SEGN LOS ASIENTOS SIMPLES Y COMPUESTOS SE CLASIFICAN EN:

    a. ASIENTO POR NATURALEZA

    Se denomina asientos por naturaleza a toda operacin original que realiza la

    empresa, o a todo documento que origina un asiento contable.

    b. ASIENTO POR TRANSFERENCIA (POR DESTINO)

    Es la transferencia de los asientos por naturaleza de las cuentas de gasto de la

    clase 6 al centro de costos, utilizando como enlace a las cuentas de las clases

    2 y 9 del P.C.G.R.

    c. ASIENTOS DE CENTRALIZACIN

    Es el resumen que se efecta cada fin de mes en asientos contables de los

    libros: Caja Tabular, Registro de Compras, Registro de Ventas, Planilla de

    Remuneraciones, Registro de Letras por Cobrar, Registro de Letras por Pagar,

    Libro krdex de Existencias, Libro Bancos, Libro Caja chica,... al Libro Diario.

    d. ASIENTO DE AJUSTES

    Son asientos (operaciones) que se efectan antes de cerrar un ejercicio

    contable, con la finalidad de regularizar las cuentas, instaurar provisiones para

    que un Balance General revele con exactitud el estado patrimonial de la

    empresa.

    e. ASIENTOS DE TRASLADO O DE CANCELACIN

    Al trmino del periodo econmico las Clases 6, 7, 8 y 9 del P.C.G.R. tienen

    asientos de cancelacin en el Libro Diario, utilizando como enlace la Clase 8.

    f. ASIENTO DE CIERRE

    Se utilizan las cuentas del Patrimonio, Pasivo y Activo, para saldar sus

    respectivos saldos.

  • 41

    e. ASIENTO DE REAPERTURA

    Reversin del asiento de cierre, es decir activo, pasivo y patrimonio y se

    registran en el primer asiento del Libro Diario.

    PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO

    EL PLAN CONTABLE: El Plan de Cuentas es el instrumento contable mediante el

    cual se puede codificar, uniformizar y registrar las operaciones econmicas y

    financieras de las empresas; as como medir sus resultados econmicos y contribuir

    a mejorar la gestin empresarial.

    El Plan Contable consta de un conjunto de rubros o cuentas debidamente

    sistematizadas de acuerdo a la realidad operativa econmica y financiera de las

    empresas.

    El Plan Contable General Revisado fue aprobado por resolucin CONASEV

    (Comisin Nacional Supervisora de Empresa y Valores) N 006-84-EF6/94.10.

    CODIFICACION DE LAS CUENTAS: Las cuentas en nuestro pas han sido

    codificadas teniendo en consideracin el criterio numrico decimal debido a la

    facilidad para la identificacin de las cuentas.

    - Para las Cuentas Principales se designa dos dgitos.

    - Para las Cuentas divisionarias se designa tres dgitos.

    Para las Cuentas Subdivisionarias se designa cuatro dgitos.

    Ejm.:

    Cuenta Principal = 40 TRIBUTOS POR PAGAR

    Cuenta divisionaria = 401 Gobierno Central

    Cuentas Subdivisionarias = 401.1 I.G.V.

    401.7 Imp. a la Renta

    ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS DEL PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO

  • 42

    A. CUENTAS DE BALANCE

    Son aquellas que intervienen en la elaboracin del estado financiero denominado

    balance y que evidencia la situacin econmica y financiera de la empresa. Son

    cuentas que han tenido movimiento o variaciones durante el ejercicio econmico.

    Estn compuestas por las cuentas de la clase 1, 2, 3, 4 y 5.

    Asimismo, se le puede identificar como cuentas de activo corriente, activo no

    corriente, pasivo corriente, pasivo no corriente y patrimonio.

    Las cuentas del activo obedecen su ordenamiento al criterio de liquidez

    decreciente.

    Las cuentas del pasivo obedecen su ordenamiento al criterio de exigibilidad

    decreciente.

    Las cuentas del patrimonio, al criterio de restriccin decreciente.

    B. CUENTAS DE GESTIN

    Son las cuentas que intervienen en las operaciones corrientes de la empresa, es

    decir las utilizadas en el ejercicio de sus actividades de produccin y /o

    comercializacin, y son establecidas y desarrolladas en atencin a su mayor grado

    de utilizacin en el ejercicio econmico.

    Estn conformadas por las cuentas de la clase 6 y 7.

    C. CUENTAS DE RESULTADOS O SALDOS INTERMEDIOS DE GESTION

    Son las cuentas que estn identificadas con la generacin o el tratamiento del

    resultado de las actividades econmicas de las empresas, hasta la obtencin de la

    utilidad o prdida neta del ejercicio econmico.

    Est constituida por la clase 8

    D. CONTABILIDAD ANALITICA O CUENTA DE COSTOS

    Son las cuentas que representan o estn identificadas con los costos en que

    incurren las empresas para producir y comercializar bienes y/o servicios. Son de

    carcter interno y las empresas estructuran sus cuentas segn sus necesidades

    de informacin y de organizacin.

  • 43

    Se ha reservado para estas cuentas la clase 9.

    E. CUENTAS DE ORDEN O DE CONTROL

    Agrupa las cuentas que representan compromisos o contingencias que dan origen

    a una relacin jurdica con terceros, sin aumentar ni disminuir el patrimonio de la

    empresa, ni influir en sus resultados, pero su ejecucin eventual podr significar

    una modificacin en la situacin financiera de la empresa.

    Estas cuentas no han sido normadas, por lo que las empresas tendrn que

    establecer su estructura de acuerdo a su organizacin y/o necesidades de registro

    contable.

    Para estas cuentas se ha reservado la clase 0.

    LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

    Son documentos mercantiles en los cuales se registran en forma ordenada

    cronolgica y analtica todas las operaciones econmicas y financieras que realiza la

    empresa. El contenido constituye prueba plena de las transacciones comerciales

    realizadas.

    OBJETIVOS E IMPORTANCIA

    A) Son documentos que registran y controlan los ingresos y egresos de los valores

    de las empresas, para poder determinar el estado de prdidas y ganancias.

    B) Demuestran la situacin econmica y financiera de la empresa brindando

    seguridad a los deudores y acreedores.

    C) Es constancia o prueba plena de las operaciones que ha ejecutado la empresa.

    D) Son documentos que garantizan a terceros y a segundos los resultados de las

    operaciones del ente productivo.

    CLASIFICACIN

    Los libros de contabilidad se clasifican teniendo en consideracin dos aspectos:

  • 44

    Aspecto legal y aspecto tcnico.

    ASPECTO LEGAL

    Se clasifican en libros obligatorios y potestativos o voluntarios.

    Libros Obligatorios. Son aquellos libros exigidos por el cdigo de comercio y leyes

    especiales. Son los siguientes:

    - El Libro de Inventarios y Balances.

    - El Libro Diario.

    - El Libro Caja.

    - El Libro Mayor.

    - El Libro de Planillas de Pago de Remuneraciones.

    - El Libro Registro de Compras.

    - El Libro Registro de Ventas.

    - El Libro de Actas, etc.

    Libros Voluntarios.- Son aquellos que la empresa puede utilizar teniendo en cuenta

    sus necesidades y el Sistema de Contabilidad empleado. Son los siguientes:

    - El Libro de Caja Chica o Fondo Fijo.

    - El Libro Bancos o Cuenta Corriente.

    - El Libro de Clientes.

    - El Libro de Proveedores.

    - El Libro de Letras por Cobrar.

    - El Libro de Letras por Pagar, entre otros

    ASPECTO TECNICO

  • 45

    Se clasifican en Libros Principales y Auxiliares.

    Libros Principales. Son aquellos libros indispensables en donde se centralizan

    todas las operaciones de la Empresa, informando en el momento oportuno y en

    forma veraz la situacin econmica y financiera, adems de constituir instrumento

    principal de prueba en caso de juicio. Son los siguientes:

    - El Libro de Inventarios y Balances

    - El Libro Diario.

    - EL Libro Caja.

    - El Libro Mayor.

    Libros Auxiliares.- Son aquellos que permiten una mejor aplicacin del Sistema

    Contable, que sirven de complemento a los Libros Principales, ya que registran en

    forma detallada y analtica cada una de las operaciones de la empresa. Son los

    siguientes:

    - El Libro Bancos o de Cuenta Corriente.

    - El Libro de Caja Chica o de Fondo Fijo.

    - El Libro de Letras por Cobrar.

    - El Libro de Letras por Pagar.

    - El Libro de Planilla de Pago de Remuneraciones, etc.

    Personas obligadas a llevar libros de contabilidad

    Para las personas jurdicas, referida a las empresas generadoras de renta de tercera

    categora, es obligatorio llevar contabilidad completa, es decir deben utilizar todos los

    libros obligatorios. Lo dispone as el artculo 65 del D. Leg. 774, Ley del Impuesto a la

    Renta.

    Otros perceptores de renta de tercera categora, cuyos ingresos brutos anuales no

    superen las 100 UIT (Unidad Impositiva Tributaria), slo deben llevar los siguientes

    libros:

  • 46

    - Registro de ventas

    - Registro de compras

    - Libro de Inventario y Balances

    - Libro Caja

    Cuando los ingresos superan las 100 UIT, ya estn obligadas a llevar contabilidad

    completa.

    Legalizacin de los Libros de Contabilidad

    Los Libros de Contabilidad para ser utilizados deben ser previamente legalizados por

    el Notario Pblico (D. L. N 26002 Ley del Notariado), quien en el primer folio til

    certificar la apertura respectiva de los libros de contabilidad.

    La legalizacin consiste en consignar en el primer folio til, lo siguiente:

    a) Nmero (asignado por el Notario).

    b) Nombre o razn social de quien solicita la legalizacin.

    c) Objeto o nombre del libro.

    d) Nmero de folios.

    e) Lugar y fecha en que se otorga.

    f) Sello y firma del Notario.

    Debemos sealar que si el contribuyente o la empresa ha terminado un libro y desea

    iniciar otro; el solicitante debe acreditar la conclusin de ste, para que proceda la

    legalizacin del nuevo libro.

    EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.- Es aquel libro principal y obligatorio

    de foliacin simple, que debe llevar toda empresa para determinar el estado y las

    cuentas que muestran las operaciones que se han realizado durante todo el ejercicio

    o perodo econmico. Tambin se dice que es el documento donde se evidencia la

    situacin econmica y financiera de la empresa, considerando el importe y

    naturaleza del activo, pasivo y capital.

  • 47

    INVENTARIO.- Es la relacin detallada y pormenorizada de los bienes, valores y

    derechos, as como de las obligaciones deudas y compromisos que posee una

    empresa, y que le permiten determinar con exactitud, su activo y pasivo para saber

    cual es su capital al iniciar o finalizar sus actividades econmicas.

    Clases de Inventarios:

    a.- Inventario Inicial.- Denominado tambin inventario de apertura o inventario

    nmero uno, y viene a ser la relacin detallada de todos los bienes y valores, as

    como de las obligaciones y deudas que tienen las empresas al iniciar sus

    operaciones econmicas lo que nos permite conocer el valor de nuestro activo y

    pasivo, para determinar el capital inicial.

    Partes del Inventario Inicial

    I.- Activo: Corriente y no corriente.

    II.- Pasivo: Corriente y no corriente

    III.- Resumen

    IV.- Balance de Inventario

    b.- Inventario de Cierre. Denominado tambin final, y es la misma relacin de todos

    los activos y pasivos de una empresa, pero al finalizar el perodo econmico, y

    que nos permite determinar las ganancias o prdidas y como consecuencia el

    incremento o disminucin del capital.

    Partes del Inventario de cierre.

    I.- Activo: Corriente y no corriente.

    II.- Pasivo: Corriente y no corriente

    III.- Resumen

    IV.- Comparacin

    V.- Balance de Inventario

  • 48

    c.- Inventario Especial.- Llamado tambin de situacin, es la relacin especfica y

    valorada de una parte del activo o de una parte del pasivo, que ejecutamos con

    la finalidad de conocer la real situacin de una empresa, sobre el aspecto que

    nos interesa.

    RESUMEN: Es el tercer paso que se incluye en el inventario, que consiste en la

    comparacin del total activo con el total pasivo, cuya diferencia nos determina el

    capital de la empresa, siempre que el activo sea mayor que el pasivo.

    El capital puede ser inicial o de cierre, segn sea la poca de elaboracin del

    inventario.

    BALANCE DE INVENTARIO: Viene a ser el resultado del inventario, siendo la

    relacin detallada de las cuentas que forman el activo y pasivo en forma balanceada

    o equilibrada con la cuenta capital, las reservas y las utilidades que viene a ser una

    operacin de orden o de equilibrio.

    EL LIBRO DIARIO: Es un libro principal y obligatorio, de foliacin simple, que

    llevan las empresas, en donde se registran todas las operaciones que se realizan

    a travs de todo el ejercicio econmico, da a da, por partida doble y en forma

    cronolgica.

    Segn el Art. 38 del Cdigo de Comercio, al referirse al Libro Diario,

    literalmente dice:

    En el Libro Diario se asentar por primera partida el resultado del inventario inicial,

    segn el sistema de contabilidad que se adopte, seguirn despus, da por da todas

    las operaciones expresando en cada asiento el cargo y descargo de las respectivas

    cuentas.

    ASIENTO DE APERTURA: Se denomina asiento de apertura del Libro Diario, al

    primer asiento que se registra y que contiene el Balance del Inventario Inicial, es

    decir todas las cuentas del activo (deudoras) con las cuentas de Pasivo (acreedoras).

    Dicho de otra forma al hacer el asiento de apertura, se cargan las cuentas del activo

    y se abonan las cuentas del pasivo. Despus de este asiento se seguirn registrando

    las operaciones regulares del perodo econmico.

  • 49

    GLOSA O RESUMILLA: Es la explicacin del porqu del registro en el Libro Diario,

    en la que en forma resumida, pero comprensible se anota el documento que se

    utiliz para efectuar dicho registro o asiento contable.

    EL LIBRO CAJA: Es considerado un libro principal y obligatorio de foliacin doble,

    en donde se registran los ingresos y egresos del dinero en efectivo o cheques de las

    empresas por las diversas operaciones comerciales realizadas.

    REGISTROS EN EL LIBRO CAJA: Los registros o anotaciones en el Libro Caja

    siempre se inician en el Debe, anotando en la segunda columna de importes

    (totales), la existencia del dinero que indica el inventario inicial.

    Tambin puede iniciarse con una cobranza o ingreso de dinero, el mismo que

    se anotar en la columna de importes parciales.

    El dinero que ingresa se registra en el debe, representado por cuentas; el

    dinero que sale se registra en el haber, tambin representado por cuentas.

    Los importes o cantidades correspondientes a los distintos cobros o pagos se

    anotarn en la primera columna (parciales). Cuando se presenta el caso de varios

    conceptos relacionados a una misma cuenta, cada una de ellas llevar su importe en

    la columna denominada falsa y el total de la operacin ir en la primera columna

    (parciales), al finalizar el movimiento de cobros y pagos del mes el total se anotar

    en la segunda columna.

    PAGOS CON CHEQUE: La experiencia y la prctica profesional ha credo

    conveniente que los pagos con cheque sean contabilizados en el Libro Caj