Informe Auditoría PIE 1er.Sem.2014.pdf

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CORPORACI N MUNICIPAL DE PUENTE ALTOContraloría Interna - Unidad de Control Interno

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INFORME AUDITORÍA

EGRESOS Y EJECUCIÓN DEL GASTO

PROGRAMA INTEGRACIÓN ESCOLAR

1er SEMESTRE AÑO 2014

Puente Alto, diciembre 2014


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Índice

Resumen Ejecutivo…………………………………………………………….. 3

INFORME DE AUDITORÍA EGRESOS Y EJECUCIÓN DEL GASTO PROGRAMA

INTEGRACIÓN ESCOLAR

I. Marco Legal…………….………………………………………………………. 4

II. Objetivo y alcance del trabajo realizado…………………………………… 5

III.

Metodología utilizada………………………………………………………… 5

IV.

Del Proceso de Obtención de la Muestra…………………………………... 6

IV.1. Estadística General del Proceso…………..…………………………… 8

V. Resultados y Observaciones……………………………………………………. 8

V.1. Cuadro Comparativo del Cumplimiento………………………………. 10

V.2. De los Egresos Observados……………………………………………… 12

V.3. Verificación del proceso que genera el egreso………………………… 14

VI. Limitaciones…………………………………………………………………….. 14

VII.

Hallazgos………………………………………….…………………………….. 15

VIII. Conclusiones………………………………………….………………………… 16

IX. Recomendaciones…….………………………………………………………… 17


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Resumen Ejecutivo

El presente informe tiene por objetivo entregar los resultados de la auditoríaefectuada a los egresos y ejecución del gasto del Programa de Integración Escolar(PIE) para el periodo comprendido entre el 01 de enero y 30 de junio del año 2014. Sualcance abarca la revisión de los documentos de respaldo, para verificar el cabalcumplimiento de los procedimientos establecidos en la Corporación Municipal dePuente Alto (CMPA), para este tipo de compromisos institucionales, enmarcados en suManual de Compras de Bienes y Contratación de Suministros y Servicios.

El proceso de auditoría se efectuó sin la utilización de alguna técnica estadística paradeterminar una muestra, porque el tamaño a examinar es de una cuantía apta paraauditar el 100% del universo, de acuerdo a la información extraída del sistema ERPManager, consignada en el primer semestre del periodo 2014. Se emitieron 32 egresoscargados al Programa de Integración Escolar.

Del total de 32 egresos extraídos del sistema Manager, la documentación de 29 de ellos(90,63% del total), fue entregada por el Departamento de Contabilidad.

Los 3 egresos faltantes, no fueron entregados por el Departamento de Contabilidadpara su auditoría, correspondiendo a un 9,38% del total del universo. Se recibe unaconfirmación del Jefe de Contabilidad, respaldando el hecho de no poder entregar la

documentación de los egresos, debido a que no fueron hallados en los archivos delDepartamento.

Finalmente se presenta en detalle la investigación, los resultados, las observaciones,las conclusiones y las recomendaciones que se estiman pertinentes.


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INFORME DE AUDITORÍA DE LOS EGRESOS Y EJECUCION DEL GASTO

PROGRAMA INTEGRACIÓN ESCOLAR CORRESPONDIENTE AL AÑO 2013.

I. Marco Legal

Competencia y razones de la auditoría

De acuerdo al Plan de Auditoría, Definido para la Unidad de Control Interno de laCorporación Municipal de Puente Alto y dando cumplimiento al Artículo 29, letraa) de la Ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades y susmodificaciones, se hace entrega del informe de auditoría de egresos y ejecución del

gasto del Programa de Integración Escolar (PIE), es decir, del ejercicio realizadocon cargo al presupuesto del Plan Anual de Desarrollo Educativo Corporativo2014.

Marco Regulatorio

- Ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, Art. 133 sobre lafiscalización de las Corporaciones en que el Municipio tenga participación.

-

Ley Nº10.336 de Organización y atribuciones de la Contraloría General de laRepública, Art.25: “La Contraloría General de la República fiscalizará lacorrecta inversión de los fondos públicos que cualquier persona o institución decarácter privado perciban por leyes permanentes a título de subvención oaporte del Estado para una finalidad específica y determinada. Estafiscalización tendrá solamente por objeto establecer si se ha dadocumplimiento a dicha finalidad.

- DFL N°1-3063/1980 del Ministerio del Interior-

Ley Nº20.422, febrero 2010. sustitutiva de la Ley Nº19.284 de 1994, establecenormas sobre igualdad de oportunidades e inclusión social de personas condiscapacidad.

-

Ley Nº20.201 del 2007, modifica el DFL Nº2 de 1998, de Educación sobreSubvenciones de Establecimiento y otros cuerpos legales.


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II. Objetivos y alcance del trabajo desarrollado

La auditoría tuvo por finalidad revisar la documentación de respaldo paraverificar su veracidad, fidelidad y autenticidad, su consecuente registro y la

correcta percepción y aplicación de los recursos involucrados, que sustenta losgastos incurridos, de acuerdo con la normativa vigente, para el periodocomprendido entre el 01 de enero y el 30 de junio 2014.

III.

Metodología utilizada

La auditoría se desarrolló de conformidad con los principios, normas yprocedimientos de control aprobados por la Corporación Municipal de Puente Alto(CMPA), incluyendo, por lo tanto el análisis de los registros y documentos.

De acuerdo con el objetivo de esta auditoría, se consideraron los siguientesaspectos:

1. Documentos pertinentes al egreso: Se verifica la existencia de losdocumentos necesarios, conforme al procedimiento normal, para que elegreso en particular cumpla con dichos requisitos.

2. Verificación del proceso que generó el egreso. Se verifica si el proceso que

dio origen al egreso fue el adecuado, de acuerdo a las normas yprocedimientos.

3. Legalidad del gasto. Acción destinada a constatar que se ha cumplido conlas normas legales vigentes que tienen injerencia.

4. Documentos originales. Los documentos atingentes que se verifican yrespaldan el egreso y su cometido deben ser en original o certificados comotal.

5. Acreditación del gasto. Se verifica la certeza o realidad del gasto que se

documenta.

6. Firmas pertinentes. Se verifica que el egreso registre las firmasautorizadas correspondientes.

7.

Cotizaciones, si procede. Se verifican las cotizaciones consideradas paradecidir la compra.


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8.

Autorizaciones. Las autorizaciones que debe tener una determinadacompra, de acuerdo al Manual de Compras de Bienes Contrataciones deSuministros y Servicios

IV. Del Proceso de Obtención de la Muestra

El estudio consideró la totalidad de los egresos cargados al Programa de IntegraciónEscolar durante el primer semestre del 2014, debido a que el tamaño a examinar esde una cuantía apta para ser auditada al 100% como universo, de acuerdo a lainformación extraída del sistema ERP Manager, la cual determinó un monto total de$89.724.390.- El subtotal de los gastos del primer semestre 2014, considerando losítems de gastos en personal, gastos generales, fondos por rendir y gastos de periodosanteriores, según lo informado por el Departamento de Contabilidad fue de$89.769.879.- La diferencia de $45.489.- detectada no se puede determinar a quécorresponde.

Gráficas de los gastos informados por Contabilidad

Gastos 1er Semestre 2014 Totales

Gastos en Personal 27.301.000

Materiales e Insumos 22.846.955

Gastos Generales 39.055.050

Fondos por Rendir 100.020

Gastos año Anterior 466.854

89.769.879$


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Cuadro de egresos solicitados:

Fecha Egreso Valor Glosa

1 07/01/2014 44 1.770.000 PAGA FAE Nº 58, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA

2 13/01/2014 87 6.450.458 PAGO ELECTRONICO DIA 21/01/20143 16/01/2014 198 2.741.721 PAGA FA Nº 283985, COMERCIAL PLAZA EGAÑA LIMITADA4 29/01/2014 296 100.850 PAGA CPV Nº 74, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE5 29/01/2014 295 123.500 PAGA CPV Nº 75, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE6 06/02/2014 415 67.208 PAGA FA Nº 719332, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA.7 11/02/2014 482 906.719 PAGA FA Nº 1208215, PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE8 11/02/2014 483 12.000.000 PAGA FAE Nº 974, REPSI CAPACITACIÓN LIMITADA9 21/02/2014 596 1.293.206 PAGO ELECTRONICO DIA 27/02/2014

10 27/02/2014 710 4.941.040 PAGA FA Nº 1208221, PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE11 27/02/2014 711 22.900 PAGA FA Nº 34767, ASISTENCIA Y GESTIÓN INTERNACIONAL S.A.12 27/02/2014 712 443.970 PAGA FEL Nº 641, IMPORTADORA Y EXPORTADORA CORELLA LTDA.

13 27/02/2014 713 193.302 PAGA FA Nº 722283, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA.14 27/02/2014 714 10.000.000 PAGA FELE Nº 973, REPSI CAPACITACIÓN LIMITADA15 12/03/2014 887 1.694.302 PAGA FACTURAS, IMPRESIONES CREATIVAS S.A.16 21/03/2014 1051 1.958.964 PAGA FACTURAS, ASISTENCIA Y GESTIÓN INTERNACIONAL S.A.17 07/04/2014 1227 1.442.000 PAGA FAE Nº 151, LUZ LECARO LEAL18 11/04/2014 1278 1.825.000 PAGA FAE Nº 65, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA19 15/04/2014 1299 118.100 PAGA CPV Nº 90, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE20 02/05/2014 1585 1.442.000 PAGADO CON CH2 Nº 150421 06/05/2014 1601 342.900 HONORARIOS PROCESO ELECTRONICO 08/05/201422 07/05/2014 1605 2.800.500 PAGA FAE Nº 67, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA23 28/05/2014 1887 5.038.031 PAGA VARIAS FACTURASN, COMERCIAL PLAZA EGAÑA LIMITADA

24 28/05/2014 1885 10.993.203 PAGO PROVEEDORES 09/06/2014 - PROCESO ELECTRONICO25 04/06/2014 2011 985.364 PAGA FA Nº 732821, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA.26 04/06/2014 2012 11.244.000 PAGA FAE Nº 6347, CENTRO DE ESPECIALIDADES PEDIATRICAS SUR-ORIENTE L27 04/06/2014 2041 2.800.500 PAGA FAE Nº 69, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA28 06/06/2014 2069 102.390 PAGA CPV Nº 100, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE29 10/06/2014 2104 148.530 PAGA CPV Nº 102, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE30 25/06/2014 2458 35.700 PAGA CPV Nº 525, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE31 25/06/2014 2464 63.063 PAGA FA Nº 722566, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA.32 25/06/2014 2423 5.634.969 PAGO PROVEEDORES PROCESO ELECTONICO 02/07/2014

89.724.390$ /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////Total

Nota. El estudio se hizo sólo de 32 registros. Hubo 3 egresos que no pudieron ser examinados, porque nose tuvieron a la vista.


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Estadística General del Proceso:

ESTADÍSTICA DEL UNIVERSO

SUMA TOTAL DE LOS EGRESOS

89.724.390.-

PROMEDIO VALOR POR EGRESO

2.803.887.-

VALOR MAXIMO DE EGRESO

12.000.000.-

VALOR MÍNIMO DE EGRESO

22.900

CANTIDAD DE EGRESOS

32

V. Resultados y Observaciones

Se hace presente que no se contó con la totalidad de egresos requeridos por la muestra,por el hecho que 3 egresos no fueron hallados. En este contexto, se realizó un examendel 90,63% de ella, es decir se examinaron 29 egresos del total extraído en el sistemaERP Manager del 1er semestre 2014.

Egresos %

Total de egresos extraídos 32 100%

Egresos examinados 29 90.63%

Egresos examinados Sin Observación 21 72,41% Egresos examinados Con Observación 8 27.59% Egreso no Entregado 3 9.38%

■ Promedio general de cumplimiento1 83,6 %

■ romedio general de incumplimiento 16,4 %

1 Referido al cumplimiento de los aspectos considerados en la auditoría como son: Legalidad,Documentos Originales, Acreditación, Firmas y Autorizaciones.


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- Gráfica del destino de los egresos auditados correspondientes al primersemestre PIE 2014

Rubro o destino Monto

Articulos de oficina 18.903.417

Capacitaciones 27.847.759

Colaciones 67.208

Honorarios 342.900

Movilización 629.070

Evaluaciones médicas 11.244.000

Textos escolares 1.981.864Transporte 10.310.000

Total 71.326.218$


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V.1. Cuadro comparativo del cumplimiento de los aspectos considerados:

Este cuadro explica la relación de cumplimiento de los 29 egresos examinadosefectivamente. De ello se obtiene el porcentaje pertinente en relación al atributo

auditado de forma independiente por cada egreso, es decir, que por cada transacción seregistran uno o más cumplimientos de los aspectos y de forma análoga, losincumplimientos dentro del total de ellos.

Estandar para evaluar el criterio de selección

riterio Si No

Todos "Cumplen" x

Todos "Cumplen" excepto 1 no cumple, que sea "Acreditacion del gasto" x

Más de 2 "No cumple" x

Todos "No cumplen" x

umple aspectos


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El criterio de selección se utiliza para estandarizar la evaluación de cumplimiento delos aspectos a ser evaluado, de acuerdo a la variada gama de opciones que se obtuvo enla auditoría, donde existe cumplimiento en algunos de sus aspectos que son másimportantes que otros.

El gráfico establece los porcentajes de cumplimiento e incumplimiento de los aspectos

auditados. El aspecto de menor cumplimiento es la “Documentos pertinentes al egreso”del egreso, con un 41,4% de incumplimiento y, los aspectos que mejor cumplen son“Cotización” y “Firmas pertinentes”, con un cumplimiento pleno (100%).


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V.2. De los egresos observados:

A.

Glosa: Paga FA Nº 283985, Comercial Plaza Egaña Ltda.

Motivo:

Pago por compra de útiles de oficina.

-

Obs.: El comprobante se divide en el pago de 3 facturas asignadas a PIE,Una de ellas por un monto de $155.546.- está contabilizado a un centro decosto errada en su clasificación, pues corresponde a otro programa(Administración Educación).y fue cargada al programa PIE.

B. Glosa : Paga CPV nº 75, Maria Soledad Abarca Olave.

Motivo: Pago de movilización profesionales del programa PIE.

- Obs.: Se agregó una movilización para el día 25 de diciembre, el cualcorresponde a un día feriado. Se cotejó con la información recibida de ladirección del programa.

Egreso nº Fecha Monto ($)

198 16/01/2014 2.741.721


295 29/01/2014 123.500


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C.

Glosa: Pago Facturas Nº65, 67 y 69, Carlos Andrés Zamorano Sepúlveda.

Motivo:

Traslado de niños Proyecto Integración

-

Obs.: No se adjunta documento que acredite que dispone de un conductorcontratado. A su vez, no se adjunta informe ITS y el prorrateo no estávalidado por la encargada del programa.

D. Glosa: Paga FAE Nº 973 y 974, Repsi Capacitación Ltda.

Motivo:

Pagos de cursos de capacitación del personal.

-

Obs.: Faltan antecedentes de respaldo, que validen el listado del personalcapacitado y la asistencia (los antecedentes fueron recibidos posteriormente,al momento de realizarse la auditoría)

D. Glosa: Paga FA Nº 1208221, Pontificia Univ. Católica de Chile

Motivo: Pago de curso de capacitación del personal.

Egresos nº Fecha Monto ($)

1278 11/04/2014 1.825.000

1605 07/05/2014 2.800.500

2041 04/06/2014 2.800.500

Egresos nº Fecha Monto ($)

483 11/02/14 12.000.000

714 27/02/14 10.000.000


710 27/02/14 4.941.040


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-

Obs.: Faltan antecedentes de respaldo, que validen el listado del personalcapacitado y la asistencia (los antecedentes fueron recibidos de maneraposterior, al momento de realizarse la auditoría).

V.3. Verificación de proceso que genera el egreso.

La información ha sido obtenida de 2 fuentes, una de ellas es la extraída del

programa Manager, donde se seleccionaron los egresos con el centro de costos

del programa PIE (Código 135, en dicho sistema). La segunda fuente es la

documentación física recepcionada de los archivos de Contabilidad.

Se solicitó los registros computacionales de las actividades de los profesionales

del programa PIE, para realizar una verificación y confirmación de servicios

prestados y rutas de movilización de los profesionales, con las planillas

enviadas por la dirección del mismo programa.

VI. Limitación al alcance de la Auditoría

1)

No fue posible emitir una opinión sobre los Egresos N°44, 1885 y 2423, por

el hecho que no se tuvieron a la vista, representando el 20,51% de los

registros en la muestra definida (universo). Cabe mencionar que estos

documentos fueron solicitados en más de una oportunidad, para certificar

su validez, sin tener éxito.


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VII. Hallazgos

1.

En el proceso de efectuar la confirmación en terreno, de aquellos registros

que mostraron un grado de incertidumbre, se seleccionó; “Las

capacitaciones del personal” por su cuantía y por la información de

respaldo que deben contener los dichos cursos, cabe mencionar que los

respaldos fueron debidamente solicitados para validar su ejecución en

tiempo y forma, lo cual garantiza que los recursos se están utilizando

correctamente.

2.

Se verificó la concordancia entre los costos asignados a los programas y los

prorrateos, donde se detectaron 3 diferencias entre los egresos revisados.

Dos de ellos afectan la legalidad del pago, en forma indirecta, ya que se

trata de un error en su contabilización. A continuación se detallan:

- Se cancela en el egreso nº 198, consumos de oficina y se le asignan

erróneamente $155. 554.- Dicho monto corresponde al centro de costos “Fondos

para Fines Educacionales”.

-

Con respecto a las movilizaciones el egreso nº 295, dentro de su detalle

indica que se requirió utilizar colectivos el día 25 de diciembre el cual,

corresponde a un día feriado. El transporte corresponde a otro día, no indicado.

- Otro hallazgo detectado es el egreso nº 1.585 que fue cargado

erróneamente en un centro de costo distinto al que originalmente debía ser,

este corresponde al centro de costo “Atención a Menores”.


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VIII. Conclusiones

Como resultado de la auditoría realizada a los 29 egresos tenidos a la vista del

Programa Integración Escolar correspondiente al Área de Educación, para el

primer semestre del 2014, se llega a las siguientes conclusiones:

1) De los egresos analizados de la ejecución del gasto del Programa Integración

Escolar realizado en el 2014, hubo un cumplimiento promedio del 83,6% de

los aspectos considerados. El aspecto de menor cumplimiento es“ Acreditación del gasto”, con un 62,07% y el aspecto que mejor cumple son:

“Firmas pertinentes” y “Cotizaciones” con el 100%, de cumplimiento. El

riesgo asociado a la acreditación del gasto reviste una ponderación de

“riesgo de nivel medio”, lo cual debe ser analizado y tener un seguimiento

continuo.

2) A fin de evitar que se asignen los erróneamente los centros de costos a los

programas, se solicitará el avance de cumplimiento del programa a contar

de las próximas auditorias, para efectuar la comparación financiera.

3) En total se realizaron observaciones a 8 de los 29 egresos que componen la

muestra, lo que equivale a un 27,59 % del total de los egresos examinados.

Cabe considerar que en cada egreso se identifican uno o más aspectos

observados, distribuyéndose la relación porcentual para cada uno de ellos.

4) De acuerdo a la revisión correspondiente al primer semestre del 2014, se

puede inferir que, se ha mejorado el control del envío de información, puesto

que se redujo considerablemente la falta de estos en las solicitudes de pagos


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IX. Recomendaciones

1)

Es esencial que el Departamento de Contabilidad, el Departamento de

Abastecimiento y Departamento de Operaciones, continúen con el seguimiento

a los egresos con observación, para evitar retrasos en los pagos e incumplir con

los convenios pactados.

2)

De acuerdo a las solicitudes de los comprobantes solicitados, cabe mencionar

que la cuantía de aquellos que no han sido enviados es bastante elevada

($18.398.172.-), al igual que en la auditoría anterior, esta situación no debe

volver a ocurrir en el futuro, puesto abre una brecha importante en la revisión

de los documentos, quitando validez al mismo proceso, por lo cual se

recomienda mejorar el sistema de almacenaje y custodia de los comprobantes

de pago, egresos y documentos de traspaso, para que estos no se extravíen.

3)

De acuerdo a la revisión de los egresos se observó que 2 de los documentosfueron cargados erróneamente, por lo cual se sugiere un mejor control y una

visación de los prorrateos.

4)

Se sugiere que el Departamento de Abastecimiento y de Operaciones continúe

con aplicar el uso de las medidas correctivas para evitar las observaciones

efectuadas, en el cumplimiento total de las cláusulas establecidas en los

contratos formalizados entre la CMPA y terceros (ausencia de cotizacionesprevisionales cuando corresponde, listado de trabajadores, informes ITO, etc.).

5)

Nuevamente se solicita revisar y modificar el formato y contenido del informe

ITS y el ITO, por el hecho que en el periodo en estudio, dicho informe no


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permitió describir fielmente la situación de los servicios prestados, por ejemplo

el cumplimiento de los plazos, la conformidad de la recepción o los grados de

avances de las obras (Ver el anexo del informe de auditoría anterior 2013).

6) Respecto al ítem traslado, se sugiere que se envíe la planilla cada vez que se

vuelvan a solicitar los fondos, sin dejar fuera de este proceso que la jefatura del

programa revise las planillas de rendición de las movilizaciones con mayor

frecuencia. Su omisión reviste un “riesgo de nivel medio”, en la medida que no

exista un control. Se reduce mediante la supervisión y chequeo de las

movilizaciones de forma continua.

7) Para el cumplimiento de los procedimientos es conveniente incorporar

herramientas de gestión de riesgos, con el fin continúo de mitigar los efectos

que ellos producen en el incumplimiento de procedimientos, acciones u

omisiones en la entrega de documentación completa y de forma oportuna,

asignando índices que indiquen probabilidad de ocurrencia e impacto a las

actividades.

PCB/RJM/rjm

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