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INFORME DE AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL

Modalidad Exprés

CONCEJO MUNICIPAL DE SAN ANTERO Denuncia N°18 de 2016

INFORME FINAL

CGDC-AGOSTO -2016

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Contralor Departamental de Córdoba Emilio Otero Dajud

Vice contralor Julio Eliecer lora Hernández

Contralor Auxiliar Delegado para el Control Fiscal

Omar Andrés Montes Díaz

Equipo de Auditores:

Integrante del Equipo Auditor Diego. E. Sánchez Caraballo

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TABLA DE CONTENIDO

Página

1 CARTA DE CONCLUSIONES 4 2 RESULTADO DE AUDITORIA 5

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Montería Doctor ELOMARDY PEREZ ALVIS Honorable Concejal San Antero- Córdoba Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría Territorial, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Exprés al Concejo Municipal de San Antero, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia y eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en la gestión de legalidad y financiera. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento de Córdoba. La responsabilidad de la Contraloría General del Departamento de Córdoba consiste en producir un Informe de Auditoría Exprés que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General del Departamento de Córdoba., consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.

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CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO Se conceptúa que no se cumplió con los principios de la gestión fiscal, fundamentados en la eficiencia, eficacia y economía; toda vez que no se evidencia una adecuada relación entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. RELACIÓN DE OBSERVACIONES En desarrollo de la presente auditoría, se configuraron cuatro (4) observaciones administrativas, de las cuales 3 presentan incidencia disciplinaria y dos pueden generar presunto alcance fiscal por valor de $ 9.043.521. RESULTADO DE LA AUDITORIA 1.1 ANTECEDENTES.

Manifiesta el denunciante que “la anterior secretaria y el presidente del periodo 2.015 de esta corporación (concejo Municipal de San Antero) no ha querido hacer entrega oficial de dicho cargo a mi persona, y revisados los archivos de esta corporación del periodo antes descrito, hemos encontrado cuentas sin firmar pagadas, acuerdos que no existen, actas que no existen, contratos pagados sin el debido informe, contratos de suministro sin soportes legales, es decir en general un desorden administrativo total.” 1.2 DESARROLLO DE LA AUDITORIA EXPRÉS De acuerdo con las irregularidades expresadas en la denuncia, que dieron originen a la Auditoria Exprés, se realiza una solicitud al presidente de la Corporación los siguientes documentos.

Contratos de suministro y prestación de servicios vigencia 2015, objeto de la denuncia.

Certificación de actas y acuerdos que no reposan en los archivos de la Corporación.

Pagos efectuados por concepto de viáticos vigencia 2015.

Revisada la información y documentación aportados por la Corporación, se evidenciaron los siguientes hechos:

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HALLAZGO N°1: No se realizó el proceso de empalme administrativo. Durante la ejecución del proceso auditor, se solicitó el acta del informe de gestión que debió presentar al separarse del cargo que ocupó el señor ARGEMIRO ALFONZO TAPIAS HERNANDEZ, en calidad de presidente de la Corporación en la vigencia 2015; documento que no fue suministrado argumentándose que no se realizó el proceso de entrega y recepción de los recursos públicos mediante acta de informe de gestión. Es evidente que en el concejo Municipal de San Antero se presentó incumplimiento a la ley 951 de 2005 y la circular conjunta 018 de 2015, emitida por la contraloría general de la nación y la procuraduría general de la nación; toda vez que tanto la administración saliente y la administración entrante no conformaron el comité de proceso de empalme entre ambos equipos, las cuales debieron realizarse en el mes de noviembre y diciembre de 2015 considerándose falta disciplinaria grave al no cumplir con las disposiciones legales en mención. Tal como se consagra en el artículo 34 numeral 1 de la ley 734 de 2002. Criterio: Ley 951 de 2005, Resolución N° 017 de 2015, art 23 y art 34 de la ley 734 de 2002 Causa: debilidades administrativas Efecto: traumatismo en los procesos e incumplimiento de disposiciones generales. El anterior hallazgo es de tipo administrativa con presunta incidencia disciplinaria.

Hallazgo N° 2: Cuentas de viáticos pagadas sin soportes legales La corporación suministró cuentas pagadas por concepto de viáticos y transporte ejecutadas en la vigencia 2015, en estas se evidenciaron las siguientes inconsistencias: RELACION DE VIATICOS SIN PERMANENCIAS

N° Comprobante de pago

Nombre Beneficiario Destino N° días

Valor pagado Fecha Observación

272 Argemiro Tapias Hernández

Montería

3 315.000

09-dic no tiene permanencia

271 francisco Bravo López Montería

1 105,000

09-dic No tiene permanencias. comprobante de egreso sin firma


Montería

1 105,000

12-nov no tiene permanencia

235 Argemiro Tapias Monterí 1 10-nov no tiene permanencia

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Hernández a 105,000


Montería

1 105,000

18-ago no tiene permanencia


Montería

1 105,000

13-jul no tiene permanencia


Montería

1 105,000

25-jun no tiene permanencia


Montería

1 105,000

11-jun no tiene permanencia


Montería

1 105,000

26-may no tiene permanencia


Montería

1 105,000

16-abr no tiene permanencia


Montería

1 105,000

13-abr no tiene permanencia


Montería

1 105,000

23-feb no tiene permanencia


Montería

1 105,000

10-feb no tiene permanencia

TOTAL 1,575,000.00

La Corporación Concejo Municipal al cancelar viáticos sin soportes que evidencien el cumplimiento de la asistencia a la diligencia que dio origen a este pago, se considera que se generó para la entidad un posible detrimento al patrimonio Público de la Corporación debido a una gestión fiscal ineficiente, ineficaz, inoportuno y antieconómico, tal como se consagra en el artículo 6to de la ley 610 de 2000. Por otra parte es de resaltar que sobre el tema de viáticos, se tienen las siguientes aseveraciones:

Los concejales no son empleados públicos ni trabajadores oficiales, sino servidores públicos elegidos popularmente para integrar el Concejo municipal, sin vínculo laboral con el municipio en donde desempeñan sus funciones, no tienen derecho a devengar viáticos.

La anterior precisión la hizo la Subdirección de Fortalecimiento Institucional Territorial de la Dirección General de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda en concepto 4873 del 13 de febrero de 2015, al responder una consulta que en tal sentido le hiciera el presidente del Concejo Municipal de Barrancabermeja al Ministerio del Interior, la cual finalmente fue remitida para su estudio y respuesta a la mencionada dependencia del Ministerio de Hacienda. Básicamente la pregunta apuntaba a establecer si dentro del presupuesto de funcionamiento del concejo municipal podía crearse un rubro para viáticos del presidente en los casos en que éste deba desplazarse a otras ciudades en el ejercicio de la función corporativa.

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La respuesta del Ministerio de Hacienda es precisa y contundente:

“En primera instancia es importante anotar que al tenor de lo previsto en el artículo 42 del Decreto 1042 de 1978, los viáticos constituyen un factor salarial que perciben los empleados públicos que se encuentren en comisión de servicios. Así las cosas, teniendo en cuenta que los concejales no son empleados públicos, sino servidores públicos, elegidos popularmente para integrar el órgano corporativo municipal de elección popular, que no tienen vínculo laboral alguno con el municipio en donde desempeñan sus funciones, no tienen derecho a devengar viáticos. “

Para responder la pregunta el Ministerio de Hacienda se apoya en la Cartilla elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública “Régimen Laboral de los diputados, concejales y ediles en Colombia”, publicada en mayo de 2010, página 69.

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en concepto de octubre 11 de 1996, señaló lo siguiente frente a los viáticos y gastos de viaje:

“No es viable jurídicamente la aprobación de un acuerdo que regule viáticos y gastos de viaje en favor de los concejales, porque la situación administrativa de la comisión que da lugar al reconocimiento de tales emolumentos solo se predica de los empleados y trabajadores estatales, calidad que no ostentan los miembros de los Concejos.”

Y termina el Ministerio diciendo:

“Por las razones expuestas, no es posible reconocer viáticos a los concejales, pues no existe autorización legal para que los servidores públicos elegidos popularmente para integrar este órgano corporativo, los perciban.”

Con fundamento en las normas anteriormente citadas se puede inferir que la conducta del presidente del Concejo Municipal de San Antero, al autorizar el pago de viáticos a los Concejales en la vigencia 2015, vulneró lo establecido en la Ley 734 de 2002 art. 34 numeral 1°. Criterio: Ley 610 de 2000 art. 6°, Ley 734 de 2002 art. 34 numeral 1°, concepto 4873 del 13 de febrero de 2015, artículo 42 del Decreto 1042 de 1978, Cartilla elaborada por el

Departamento Administrativo de la Función Pública “Régimen Laboral de los diputados, concejales y ediles en Colombia Causas: debilidades en el control y manejo del proceso de tesorería Efecto: Posible detrimento al patrimonio publico

http://www.gerencie.com/remuneracion-por-comisiones.html

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El anterior hallazgo es de tipo administrativa con presunta incidencia fiscal y disciplinaria. Hallazgo N°3: debilidades en los pagos realizados en los contratos de Suministro y mantenimiento. En la vigencia fiscal 2015 la Corporación realizo pagos de contratos de suministro y mantenimiento los cuales presentaron las siguientes inconsistencias:

RELACION DE SUMINISTRO Y MANTENIMIENTOS 2015

Comprobante

de pago

Nombre beneficiario

Objeto Valor pagado

Fecha Observación

232

Granero juan diego Y/ó Omar Betancur

suministro de elementos al concejo municipal

707.814 14-oct no tiene factura , ni orden de compra , no tiene cámara de comercio

43

Almacén Max gangas O Hernán Bedoya

suministro de elementos oficina

500.000 24-feb no tiene factura , ni orden de compra

72

Richar Padilla López

suministro de elementos oficina y mantenimiento computador

600.000 31-mar no tiene factura , ni orden de compra , no tiene cámara de comercio orden de cobro, Certificado Dian , cedula del contratante , no tiene recibido a satisfacción

66

julio cesar cárdenas manjares

mantenimiento muebles concejo

1.400.000 13-may no tiene orden de suministro , formulario Dian , Cedula del beneficiario , Comprobante de egreso no firmado

188

Granero juan diego y/ó Omar Betancur


600.000 18-ago no tiene factura , ni orden de compra , no tiene cámara de comercio

142


suministro de elementos al cocnejo municipal

600.000 19-jun no tiene factura , ni orden de compra , no tiene cámara de comercio

92

Granero juan diego y/ó Omar

suministro de elemento

600.000 19-jun no tiene factura , ni orden de compra , no tiene cámara de comercio

10



Betancur s al concejo municipal

44



500.000 25-feb no tiene orden de suministro , formulario Dian , Cedula del beneficiario , Comprobante de egreso no firmado

42



600.000 23-feb no tiene factura , ni orden de compra , no tiene cámara de comercio

28



500.000 25-feb no tiene orden de suministro , formulario Dian , Cedula del beneficiario , Comprobante de egreso no firmado

Jorge Luis Ricardo Gutiérrez

Prestación de servicios como asesor presupuestal y financiero en el honorable concejo Municiapl de San antero

860.707 se evidencio un pago realizado al señor Jorge Luis Ricardo Gutiérrez, sin contrato alguno, sin informe de actividades, adicionalmente se evidencia comprobante de pago sin firma del ordenador.

TOTAL 7.468.521

Las cuentas anteriormente descritas al ser canceladas sin el lleno de los requisitos legales se consideran que vulneraron lo establecido en el decreto 111 de 1996 en su artículo 113 el cual expresa “Los ordenadores y pagadores serán solidariamente

responsables de los pagos que efectúen sin el lleno de los requisitos legales. La Contraloría General de la República velará por el estricto cumplimiento de esta disposición (L. 38/89, art.

62; L. 179/94, art. 71). Generando así para la entidad un posible detrimento al patrimonio en la suma de $ 7.468.521, al tenor de lo consagrado en el artículo 6to de la ley 610 del 2000. Criterio: Ley 610 de 2000 art. 6° y decreto 111 de 1996 en su artículo 113 Causas: debilidades en el control y manejo del proceso de tesorería Efecto: Posible detrimento al patrimonio publico El anterior hallazgo es de tipo administrativa.

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Hallazgo N°4: Actas y acuerdos los cuales no reposan en el archivo físico de la Corporación. Lo anterior se evidencia en certificación expedida por el secretario General del Concejo Municipal de San Antero, donde manifiesta lo siguiente: “Certifica que en los archivos del concejo Municipal de San Antero no reposan las actas correspondientes al 4° periodo ordinario de noviembre del 2015. Como los acuerdos relacionados N°017 de 23 de noviembre 2015. “por el cual se fijan las escalas de remuneración correspondientes a los empleados que hacen parte de la planta temporal de la empresa social del estado Iris López Duran del Municipio de San Antero para la vigencia fiscal y el acuerdo N°019 estatuto tributario”.

Teniendo en cuenta lo manifestado por el presidente actual del Concejo Municipal de San Antero y lo certificado por el secretario de la misma Corporación, es evidente que existe un desorden administrativo en los archivos de la entidad, generado en gran parte por no hacer entrega oficial de los documentos y bienes que estuvieron bajo su custodia en la vigencia fiscal 2015, lo anterior vulnerando lo establecido en la ley 594 de 2000 en su artículo 15, el cual expresa “RESPONABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS. Los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregaran los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad que haya lugar en caso de irregularidades” La conducta del presidente del Concejo Municipal de San Antero vigencia fiscal 2015, al no realizar la entrega formal del archivo documental de la Corporación, vulnera lo consagrado en el artículo 34 numeral 1 de la ley 734 de 2002. Criterio: Ley 734 de 2002 art. 34 numeral 1°y ley 594 de 2000 en su artículo 15. Causa: debilidades administrativas Efecto: traumatismo en los procesos e incumplimiento de disposiciones generales. El anterior hallazgo es de tipo administrativa.

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1.3. CONCLUSIONES En el desarrollo de la auditoria Express en la cual se adelantó la denuncia número 18 de 2016, la cual argumenta que “la anterior secretaria y el presidente del periodo 2.015 de esta corporación (concejo Municipal de San Antero) no ha querido hacer entrega oficial de dicho cargo a mi persona, y revisados los archivos de esta corporación del periodo antes descrito, hemos encontrado cuentas sin firmar pagadas, acuerdos que no existen, actas que no existen, contratos pagados sin el debido informe, contratos de suministro sin soportes legales, es decir en general un desorden administrativo total.” Se consolidan (4) observaciones administrativas, de las cuales 2 presentan presunta incidencia disciplinaria y una genero un presunto alcance fiscal por valor de $1.575.000 Además se conceptúa que no se cumplió con los principios de la gestión fiscal, fundamentados en la eficiencia, eficacia y economía; toda vez que no se evidencia una adecuada relación entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. DIEGO EDUARDO SANCHEZ CARABALLO Auditor

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