INFORME DE AUDITORÍA GESTION DE TRAMITES Y SERVICIOS...
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INFORME DE AUDITORÍA GESTION DE TRAMITES Y SERVICIOS AMBIENTALES
PRESENTADO POR:
SAMUEL SAJAUT CAICEDO
Jefe de Control Interno
LUIS ALBERTO VERGARA PALACIO
Auditor par
AUDITADO
LUIS EDUARDO CAICEDO CAMPO
Director (E)
SANTA MARTA, MAGDALENA
VIGENCIA 2018
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TABLA DE CONTENIDO
1. PRESENTACIÒN ............................................................................................................................................................... 3
2. ANALISIS DE GESTIÒN DEL PROCESO ........................................................................................................................... 4
3. HALLAZGOS .................................................................................................................................................................. 13
3.1. DESCRIPCION DE LOS HALLAZGOS...................................................................................................................... 13
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1. PRESENTACIÒN
En el marco de las funciones que le competen a la Oficina de Control Interno en especial las consagradas en la Ley 87 de
1993, se llevó a cabo la auditoría interna al proceso de gestión de tramites ( observando este de manera integral a través de
la intervención de las diferente unidades funcionales desde de la entrada hasta la salida del producto final), conforme a lo
establecido en el Programa de Auditoria Interna de la vigencia 2018 y el Plan de Auditoria de la respectiva vigencia;
cumpliendo de esta forma con los roles que debe ejercer la Oficina de Control Interno en la entidad.
Debido a la relevancia del procesos de Gestión de Tramites en las actividades misionales de la entidad, se incluyó en el
Programa de Auditoria de la vigencia 2018, buscando así, identificar oportunidades de mejora que permitan ser más eficiente
el proceso para lograr una mayor satisfacción de los clientes – usuarios.
De forma general el informe se compone en primera parte de un Análisis de la Gestión del Proceso donde se explican
aspectos importantes de proceso auditados y de los mecanismos de análisis de la información que de ejecutaron en el
desarrollo de la auditoria, en estos se describe de forma detallada como se obtuvieron resultado los hallazgos o no
conformidades detectadas, seguidamente se presenta una matriz de hallazgos, los cuales comprenden de una descripción
de los aspectos que se considera que se deben someter a mejoramiento para lograr una mejor gestión, además se indican
las posibles causas y consecuencias de la materialización del hallazgos y que lo convierten en un potencial riesgo para la
gestión institucional, también se indican los criterios de referencia que sustentan el hallazgo y los posibles responsables de
la no conformidad o ejecución de las acciones de mejorar para subsanar la falencia identificada. Y se incluyen algunas
recomendaciones por parte de la Oficina de Control Interno, para mejorar la gestión del proceso.
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2. ANALISIS DE GESTIÒN DEL PROCESO
De acuerdo con el concepto del Sistema Unificado de Información de Tramites – SUIT, un Trámite se entiende como el
conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que
deben efectuar los ciudadanos ante una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones
administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es
un producto o un servicio.
Se concibe como Trámite Ambiental, el proceso que debe surtir cualquier usuario (persona natural o jurídica, pública o
privada) ante la autoridad ambiental para acceder al uso, aprovechamiento o movilización de los Recursos Naturales
Renovables o para el desarrollo de proyectos, obras o actividades de equipamiento e infraestructura dentro de la jurisdicción.
Las entidades deben inscribir sus trámites y otros procedimientos de cara al ciudadano, dando cumplimiento a la ley 962 de
2005 artículo 1º en la que se contempla:
• Toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se
exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá
informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el Sistema
Único de Información de Trámites.
• Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea
exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT, cuyo
funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos
de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal.
Además, el artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012 establece:
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• Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito
sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y
Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que verificará que el mismo
cuente con el respectivo soporte legal.
En este orden de ideas, de acuerdo con la información suministrada por el área ambiental en la entidad se desarrollan dos
grupos de tramites: a) Los que requieren Auto de Inicio de Tramite y b) Los que no requieren Auto de Inicio de Tramite.
En el grupo en el que se requiere Auto de Inicio de Tramite, el usuario antes de realizar la evaluación respectiva de sus
tramite debe pagar los derechos para que la entidad continúe con sus tramite.
Tabla No 1.
Requieren Auto de Inicio de Tramite
No Tramite
1 Licencia Ambiental
2 Modificación de Licencia Ambiental
3 Permiso de Aprovechamiento Forestal
4 Permiso de vertimiento
5 Renovación de Permiso de vertimiento
6 Permiso de Emisiones Atmosféricas
7 Renovación de Permiso de Emisiones Atmosféricas
8 Concesión de aguas Subterraneas o superficiales
9 Renovación de Concesión de aguas Subterraneas o
Superficiales
10 Permiso de Prospección
11 Permiso de Ocupación de Cauces
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Por otra parte, en el grupo en los que no se requiere Auto de Inicio de Tramite, primero se realizan las evaluaciones
respectivas y después de emitidos los actos administrativos, el usuario realiza el pago.
Tabla No 2.
No Requieren Auto de Inicio de Tramite
No Tramite
1 Publicidad Exterior Visual
2 Tala y Poda
3 Medidas de Manejo Ambiental
4 Escombros
5 Planes de Contingencia
6 Viabilidad Ambiental
Teniendo en cuenta, lo anteriormente explicado se evidencio que a la fecha el DADSA, solo tiene inscrito en SUIT el tramite
de “Permisos de Vertimiento”, además este único tramite inscrito aun no se encuentra en registrado en la Estrategia de
Racionalización de tramites. Sin embargo, es importante resaltar que la entidad, desde mediados de la vigencia 2016,
vienen adelantando la implementación del sistema de información Hepk Desk, el cual consiste en un desarrollo web, con el
cual la entidad realiza un seguimiento operativo a la gestión de los tramites solicitado por los usuarios, dicho mecanismo a
permitido una mejor gestión en la entidad.
Continuando con el análisis de la gestión de tramites en la institución, se empezó tomando aleatoriamente algunos casos
específicos desde la herramienta Help Desk, en los cuales se pudieron identificar algunas situaciones susceptibles de
mejoramiento. Los cuales se describen a continuación:
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ANÁLISIS DE CASOS:
• CASO: 3G CONSTRUCTORES
De acuerdo con las indagaciones realizadas por la auditoria la empresa 3G CONSTRUCTORES , realizo solicitud de tramites
de Publicidad Exterior Visual mediante ticket 171205011, de cual se expidió inicialmente la factura 5312, y que luego fue
anulada mediante comprobante de ingreso N° 1-001262 y se actualiza la obligación mediante la factura N° 6016 por valor
de 14.835.000. , como consta en el siguiente documento contable.
Particularmente llama la atención, en el seguimiento que la auditoria realiza al trámite en el helpdesk, que según el señor
ANIBAL PALMERA indica que en los casos en que el permiso P.E.V. se deba a una renovación automática, no se elabora
concepto técnico, se hace un comunicado interno. Lo que indica que el personal, desconoce en parte los procedimientos del
trámite, bien sea porque no se les ha explicado o porque estos no están documentados y/o disponibles.
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Por otra parte, el usuario después de recibida la factura 6016, radica el ticket 180219026, donde comunica que desiste del
tramite solicitado, debido a que considera el costo del permiso muy elevado, situación que direcciona la atención del análisis
del trámite en la actividad de liquidación de los servicios ambientales.
Para el caso, tomado como ejemplo se obtuvo la siguiente liquidación:
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• CASO. Sierra Laguna: De acuerdo con los alegatos del usuario, con fecha 25 de octubre recibió la factura N° 5816
y la liquidación de la viabilidad ambiental ES1080, para remoción de sedimentos en el canal lagos del dulcino, dicho
valor liquidado para esta viabilidad fue por valor de $1.856.000. En su defensa el usuario indica que para periodos
anteriores esta misma viabilidad tuvo un costo de $ 358.000, alega además que presento mediante radicado N°
170912025 del 12 de septiembre de 2017, certificación con firma de contador publico indicando el valor del proyecto
según lo establecido en la resolución 1280 de 2010. A pesar de estas aclaraciones dadas por el usuario a la fecha
se observa más de 120 días, sin, solucionar la petición de usuario.
Observando la situación de los casos en mención, se identificaron dos situaciones particulares, la primera desistimiento del
tramite o solicitudes de reliquidación por valores elevados en la facturación y segundo largos periodos para dar por finalizada
la solicitud de trámite, por tales motivos se decidió realizar una búsqueda exhaustiva enfocada en los tramites que se
solicitaron reliquidación, dado que se identifica una problemática en este aspecto, a continuación se explica, como se
desarrolló el análisis de la información de la liquidación de tramites ambientales.
• Liquidación De Servicios Ambientales
El Artículo 96 de la Ley 633 de 2000 establece “Tarifa de las licencias ambientales y otros instrumentos de control y manejo
ambiental. Modificase el artículo 28 de la Ley 344 de 1996, el cual quedará así: "Artículo 28. Las autoridades ambientales
cobrarán los servicios de evaluación y los servicios de seguimiento de la licencia ambiental, permisos, concesiones,
autorizaciones y demás instrumentos de control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos.
Los costos por concepto de cobro de los citados servicios que sean cobrados por el Ministerio del Medio Ambiente entrarán
a una subcuenta especial del Fonam y serán utilizados para sufragar los costos de evaluación y seguimiento en que deba
incurrir el Ministerio para la prestación de estos servicios. De conformidad con el artículo 338 de la Constitución Nacional
para la fijación de las tarifas que se autorizan en este artículo, el Ministerio del Medio Ambiente y las autoridades ambientales
aplicarán el sistema que se describe a continuación.
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La tarifa incluirá: a) El valor total de los honorarios de los profesionales requeridos para la realización de la tarea propuesta;
b) El valor total de los viáticos y gastos de viaje de los profesionales que se ocasionen para el estudio, la expedición, el
seguimiento y/o el monitoreo de la licencia ambiental, permisos, concesiones o autorizaciones y demás instrumentos de
control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos; c) El valor total de los análisis de laboratorio u otros
estudios y diseños técnicos que sean requeridos tanto para la evaluación como para el seguimiento. Las autoridades
ambientales aplicarán el siguiente método de cálculo: Para el literal a) se estimará el número de profesionales/mes o
contratistas/mes y se aplicarán las categorías y tarifas de sueldos de contratos del Ministerio del Transporte y para el caso
de contratistas Internacionales, las escalas tarifarias para contratos de consultoría del Banco Mundial o del PNUD; para el
literal b) sobre un estimativo de visitas a la zona del proyecto se calculará el monto de los gastos de viaje necesarios,
valorados de acuerdo con las tarifas del transporte público y la escala de viáticos del Ministerio del Medio Ambiente; para el
literal c) el costo de los análisis de laboratorio u otros trabajos técnicos será incorporado en cada caso, de acuerdo con las
cotizaciones específicas. A la sumatoria de estos tres costos a), b), y c) se le aplicará un porcentaje que anualmente fijará el
Ministerio del Medio Ambiente por gastos de administración. Las tarifas que se cobran por concepto de la prestación de los
servicios de evaluación y de los servicios de seguimiento ambiental, según sea el caso, no podrán exceder los siguientes
topes: 1. Aquellos que tengan un valor de dos mil ciento quince (2.115) salarios mínimos mensuales vigentes tendrán una
tarifa máxima del cero punto seis por ciento (0.6%). 2. Aquellos que tengan un valor superior a los dos mil ciento quince
(2.115) salarios mínimos mensuales vigentes e inferior a los ocho mil cuatrocientos cincuenta y ocho (8.458) salarios mínimos
mensuales vigentes tendrán una tarifa máxima del cero punto cinco por ciento (0.5%). 3. Aquellos que tengan un valor
superior a los ocho mil cuatrocientos cincuenta y ocho (8.458) salarios mínimos mensuales vigentes, tendrán una tarifa
máxima del cero punto cuatro por ciento (0.4%). Las autoridades ambientales prestarán los servicios ambientales de
evaluación y seguimiento a que hace referencia el presente artículo a través de sus funcionarios o contratistas. Los ingresos
por concepto de los permisos de importación y exportación de especies de fauna y flora silvestres no Cites, los establecidos
en la Convención Internacional sobre Comercio de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres Cites, los de
fabricación y distribución de sistemas de marcaje de especies de la biodiversidad y los ingresos percibidos por concepto de
ecoturismo ingresarán al Fondo Nacional Ambiental, Fonam".
Conforme con estos lineamientos en la Resolución 1280 de 2010 se adoptó la Tabla Única para la aplicación de los criterios
definidos en el sistema y método determinado en la Ley 633 para la liquidación de la tarifa. Es de aclarar que la utilización
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de la Tabla Única para determinación de las tarifas de proyectos iguales o menores a 2.115 SMLV, queda limitada al valor
superior de tarifas establecidas en el artículo primero de la resolución 1280 de 20101
En este orden de ideas, se contrastaron la aplicación de las normas mencionadas anteriormente con la liquidación y
facturación de los tramites y/o servicios ambientales realizados por entidad, en el tiempo objeto de estudio.
Para el respectivo seguimiento se tomaron una muestra de trámites radicados por la entidad y los cuales se solicitó su
reliquidación, para identificar las causas que han generado esta situación:
N° TICKET USARIO TIPO DE
TRAMITE
N° de
Factura
CAUSA DE SOLICITUD DE LA
RELIQUIDACION
171116017 Sierra Laguna Viabilidad 5816 El valor liquidado para la viabilidad esta
muy elevado con respecto al valor
cancelado con respecto a la vigencia
anterior. No se calculó el valor a pagar
de acuerdo con el valor del proyecto.
Valor de la Factura $ 1.856.000
171117010 Ecoloasis Plan de
Contingencia
5584 El usuario manifiesta no contar con
presupuesto para pagar la factura. Valor
de la Factura. $ 9.483.000
171206004 Wilfrido Reyes Carpio Favorabilidad
Ambiental
5587 El usuario manifiesta que el valor
facturado es superior al valor del
proyecto. Valor de la Factura. $
1.856.000
1 PARÁGRAFO 1º. Resolución 1280 de 2011 - Si de la aplicación de la tabla única resulta un mayor valor a cobrar para la prestación de los servicios de evaluación y seguimiento de las licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de manejo y control ambiental de proyectos, obras o actividades cuyo valor sea inferior a 2115 salarios mínimos mensuales (SMMV) las autoridades ambientales deberán cobrar el menor valor resultante entre el costo total del servicio y la tarifa máxima establecida en el artículo primero del presente acto administrativo.
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171221009 Luz Daris Zambrano Favorabilidad
Ambiental
5975 El usuario manifiesta que el valor
facturado es superior al valor del
proyecto. Valor de la Factura. $
1.856.000
171222029 Inverviel S.A.S. Permiso de
Vertimiento.
5732 N.D.
171228074 Tropical Coffe Permiso de
Vertimiento.
5998 Sugiere que existe inadecuado
procedimiento en la liquidación del
pago. Valor de la Factura.
$ 7.466.000
180209019 Gourmet Paisa Permiso de
Vertimiento
6165 Valor de la Factura. $ 2.895.000
180221024 Multi desarrollos
Urbanos
Plan de
Contingencia
6148 La liquidación de la factura no esta
conforme a lo establecido en la
Resolución 1280 de 2018.
180518027 Hospedaje Casa
Guissipe
Medidas de
Manejo Ambiental
6634 Solicita reliquidación considerando que
la obra no genera impactos ambientales
negativos. Valor de la Factura. $
7.839.000
1802190090 Jet Sky Nautica Viabilidad
Ambiental
4629
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3. HALLAZGOS
3.1. DESCRIPCION DE LOS HALLAZGOS
N° DESCRIPCION CRITERIO
1 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: En la liquidación de los servicios
ambientales de la entidad, no se esta tomando como criterio los
lineamientos en la Resolución 1280 de 2010, con la cual se adoptó
la Tabla Única para la aplicación de los criterios definidos en el
sistema y método determinado en la Ley 633 para la liquidación
de la tarifa. Es de aclarar que la utilización de la Tabla Única para
determinación de las tarifas de proyectos iguales o menores a
2.115 SMLV, queda limitada al valor superior de tarifas
establecidas en el artículo primero de la resolución 1280 de 20102
CAUSA: El procedimiento establecido por la entidad para la
liquidación de los servicios ambientales, no esta considerando
lineamientos establecidos en Resolución 1280 de 2011.
CONSECUENCIA: solicitudes de reliquidación de servicios
facturados
RESPONSABLE: Director
Evidencias/documentos:
Resolución 1280 de 2010, Ley 633
Resolución 1280 de 2010
2 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: Se identificaron liquidaciones de
servicios que superan los rangos establecidos en la Resolución
1280 de 2011, esto se debe principalmente a que el proceso
carece de evidencia objetiva que indique el valor real del proyecto,
Evidencias/documentos:
Articulo 1 y 2 de la Resolución 1280 de
2011
2 PARÁGRAFO 1º. Resolución 1280 de 2011 - Si de la aplicación de la tabla única resulta un mayor valor a cobrar para la prestación de los servicios de evaluación y seguimiento de las licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de manejo y control ambiental de proyectos, obras o actividades cuyo valor sea inferior a 2115 salarios mínimos mensuales (SMMV) las autoridades ambientales deberán cobrar el menor valor resultante entre el costo total del servicio y la tarifa máxima establecida en el artículo primero del presente acto administrativo.
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obra u actividad, lo que no hace confiable la información para
determinar las bases de aplicación de la liquidación. Además, es
de observarse se que en la aplicación de la Tabla Única se carece
de un sistema de información para el costeo de los elementos
básicos de liquidación, como es el caso de los tiempos invertidos
en el desarrollo del trámite y los costó por hora de honorarios del
personal que ejerce las actividades y tareas del proceso. De igual
forma, se debe considerar al facturar el servicio lo establecido en
el PARÁGRAFO 1º. RESOLUCIÓN 1280 de 2011 - “Si de la
aplicación de la tabla única resulta un mayor valor a cobrar para la
prestación de los servicios de evaluación y seguimiento de las
licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y
demás instrumentos de manejo y control ambiental de proyectos,
obras o actividades cuyo valor sea inferior a 2115 salarios mínimos
mensuales (SMMV) las autoridades ambientales deberán cobrar
el menor valor resultante entre el costo total del servicio y la tarifa
máxima establecida en el artículo primero del presente acto
administrativo”
CAUSA: Deficiencias en las herramientas de liquidación de
evaluación y seguimiento de licencias, permisos, concesiones,
autorizaciones y demás instrumentos de manejo y control
ambiental.
CONSECUENCIA: Posibles sobrecostos
RESPONSABLE: Director
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3 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: La entidad no tiene diseñada
herramientas idóneas para obtener los valores reales de los
proyectos o actividades a los cuales debe hacer evaluación para
el otorgamiento de permisos ambientales. Para lo cual se deben
analizar tramite por tramite cuales serían los insumos básicos del
proceso3, para obtener el valor real de los Proyectos. Se sugiere
además que se hagan caracterizaciones de los procesos.
CAUSA: No se han determinado los elementos de entrada
relacionados con los requisitos del producto y/o servicio.
CONSECUENCIA: Deficiencias en el proceso por falta de
insumos.
RESPONSABLE: Director, Jefe Oficina Ambiental
Evidencias/documentos:
Numeral. 7.3.2 Elementos de entrada
para el diseño y desarrollo NTC GP:
1000-2009
4 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: La entidad no tiene registrado
sus trámites en el Sistema Único de Información de Tramites,
tampoco se han establecido una estrategia de racionalización del
único tramite registrado en el SUIT.
CAUSA: No se ha realizado las gestiones pertinentes en la
plataforma SUIT
Evidencias/documentos:
Articulo 40
Decreto 019 DE 2012
3 Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto y/o servicio y mantenerse registros (véase el numeral 4.2.4). Estos elementos de entrada deben incluir: a) los requisitos funcionales y de desempeño, b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables, c) la información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable, y d) cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean adecuados. Los requisitos deben estar completos, sin ambigüedades y no deben ser contradictorios.
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CONSECUENCIA: Ausencia de información del usuario con
respecto a los tramites de la entidad.
RESPONSABLE: Director,