INFORME DE AUDITORIA INTERNA

PROGRAMA

Ubicación: CENTRAL

Proceso o territorial: Proceso: SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Año auditoría: 2016

Fecha de ejecución de la auditoría:

07-07-2016 / 15-09-2016

Introducción:

El Instituto Geográfico Agustín Codazzi como entidad comprometida con la calidad en la ejecución de sus procesos, incluido el quehacer del Laboratorio Nacional de Suelos, así como con la preservación ambiental, consciente de los impactos ambientales generados por las actividades que desarrolla, en la presente y anteriores vigencias ha venido trabajando en el mantenimiento y mejora de los Sistemas de Gestión de Calidad y Sistema de Gestión Ambiental, por esta razón, dentro del presente programa se contemplarán las actividades de auditoría a los dos (2) mencionados sistemas, que hacen parte del Sistema de Gestión Integrado de la entidad, con el propósito de verificar el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001:2008/ NTCGP 1000:2009,NTC- ISO 14001:2004 y NTC-ISO/IEC 17025:2005.

Objetivo programa:

Determinar si se encuentra establecido, documentado, implementado adecuadamente, mantenido y mejorado el Sistema de Gestión Integrado en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), en la en la Sede Central y Direcciones Territoriales en cada uno de sus procesos, frente a los requisitos de las normas ISO 9001:2008/ NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestión de Calidad, e ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental, así como en relación con los requisitos legales, requisitos legales ambientales, requisitos del cliente/usuario, los establecidos por la Entidad, y en relación con la norma NTC ISO/IEC 17025:2005, determinar la conformidad del cumplimiento de los requisitos de la misma, en el Laboratorio Nacional de Suelos de la Subdirección de Agrología del Instituto Geográfico Agustín Codazzi IGAC; todo lo anterior con el propósito de identificar oportunidades de mejora.

Alcance programa:

Las auditorías internas a los Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental cubrirán los veinte (20) procesos que aplican en la Sede Central del Instituto, así como los procesos que aplican en las Direcciones Territoriales. El primer ciclo de auditorías se realizará en la Dirección Territorial Magdalena. El segundo ciclo de auditorías se ejecutará en la Sede Central en la ciudad de Bogotá. El periodo a auditar será del 01 de septiembre de 2015 a la fecha de la elección de la auditoria interna.

En lo que respecta a la auditoria a la norma NTC ISO/IEC 17025:2005, la misma cubrirá los requisitos de la norma en todas las áreas del Laboratorio Nacional de Suelos.

Recursos programa:

Para el desarrollo de las auditorías internas a los Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental, se requiere principalmente el recurso humano idóneo, el cual será seleccionado según la necesidad y el perfil establecido para realizar la auditoria, teniendo en cuenta que el personal designado para conformar el equipo auditor, se elegirá dentro de los servidores públicos actualmente vinculados al Instituto Geográfico Agustín Codazzi como funcionarios o como contratistas por prestación de servicios. Se necesita disponibilidad de tiempo por parte del personal que se desempeñarán como auditores, con el fin de llevar a cabo de forma satisfactoria las actividades inherentes a Planeación, ejecución y realización de informes de las auditorías internas. Se requiere contar con la disponibilidad presupuestal para los viáticos y gastos de desplazamiento necesarios, para los funcionarios y contratistas que deben desplazarse a la Dirección Territorial Magdalena, la cual ha sido seleccionada para la realización de la auditoría interna.

Criterios de auditoría:

Los criterios de auditoría a tener en cuenta en la realización de los dos (2) ciclos de auditoría programados, son los siguientes. ISO 9001:2008/ NTCGP 1000:2009 Sistemas de Gestión de Calidad. ISO 14001:2004.- Sistemas de Gestión Ambiental. NTC ISO/IEC 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración Manual del Sistema de Gestión Integrado. Documentación del Sistema de Gestión Integrado y en general los requisitos internos de la Entidad. Documentos que soportan los procesos internos del Laboratorio Nacional de Suelos. Normatividad ambiental y otros requisitos legales aplicables. Resolución de IDEAM No 176 de 2003 - Procedimiento de Acreditación Requisitos del cliente/usuario

Criterios de planificación de la auditoría:

Los criterios de planificación para la realización de las auditorías internas, tenidos en cuenta por parte de la Oficina de Control Interno para los dos (2) ciclos programados, son los siguientes: Direcciones Territoriales no auditados en la vigencia 2015. Resultado última Auditoría Externa. Resultado del Informe de seguimiento a ACPM y Administración del riesgo. Cambios relacionados con estructura interna y norma legal o política. Resultados del Diagnóstico Ambiental Vigencia 2016 Se seleccionó una dirección territorial por región del país, con el fin de

identificar posibles dificultades culturales, climáticas, sociales, ambientales, entre otras. Los documentos que soportan los criterios de la planificación de la Auditoría se encuentran en la Oficina de Control Interno.

Procedimiento auditoría:

La Auditoría Interna a los Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental, se realizará de acuerdo con el Manual de Procedimientos documentado P13000-01 Auditorías Internas al Sistema de Gestión Integrado- SGI, en el cual se definen las responsabilidades para cada una de las instancias y actividades.

Selección auditores internos SGI:

La selección del grupo auditor para la auditoría a los Sistemas de Gestión de calidad y Ambiental, se realizará conforme a los lineamientos establecidos en el perfil de auditor dispuesto en el Manual de Procedimientos P13000-01 Auditorías Internas al Sistema de Gestión Integrado- SGI, teniendo en cuenta la educación, formación relacionada con SGI, formación como auditor y la experiencia en la realización de auditorías al SGI. Una vez se cuente con el cumplimiento de requisitos por parte de los auditores, se generarán los equipos de auditoría que se desempeñaran como tal, en las Direcciones Territoriales y en la Sede Central

Riesgos del programa de auditoría:

El proceso Evaluación y Control de la Gestión Interna, ha identificado en su vigente matriz de mapa de riesgos de gestión del proceso, los riesgos relacionados con Incumplimiento en el programa o plan de auditoría e Incumplimiento de los criterios de auditoría. Es de resaltar que la mencionada matriz de mapas de riesgos de gestión, cuenta con las diferentes etapas de la administración del riesgo (Identificación, Análisis del Riesgo Inherente, Valoración del Riesgo, Análisis del Riesgo Residual, manejo del riesgo residual y Plan de Contingencia, lo que permite la adecuada gestión de los riesgos asociados al programa de auditoria interna al SGI.

PLAN GENERAL

Objetivo:

Determinar si se encuentra establecido, documentado, implementado adecuadamente, mantenido y mejorado, el Sistema de Gestión Integrado en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) en el proceso SERVICIOS ADMINISTRATIVOS frente a los requisitos de las normas ISO 9001:2008/ NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestión de Calidad, e ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental, así como en relación con los requisitos del cliente / usuario, legales, legales ambientales y los establecidos por la Entidad, con el propósito de identificar oportunidades de mejora.

Alcance:

La auditoría cubrirá las actividades desarrolladas por todos los GIT del proceso de servicios administrativos Se revisará la gestión y actividades realizadas durante el periodo comprendido entre el 01 de septiembre de 2015 hasta la fecha de la auditoría.

Criterios:

Los criterios de auditoría a tener en cuenta son los siguientes. ISO 9001:2008/ NTCGP 1000:2009 Sistemas de Gestión de Calidad. ISO 14001:2004.- Sistemas de Gestión Ambiental. Documentación del Sistema de Gestión Integrado y los requisitos establecidos por la Entidad Normatividad ambiental y otros requisitos legales aplicables. Requisitos del cliente/usuario

Recursos: Disponibilidad del recurso físico y humano por parte del proceso para poder adelantar la auditoría.

Auditor principal: Luz Mary Palacios / CONTRATISTA

Líder de proceso: Elizabeth Garcia Gonzalez / COORDINADORA GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

RESULTADOS DE AUDITORÍA

Aspectos positivos identificados durante la auditoría

Se evidencia el compromiso del líder del proceso y de los servidores del mismo en el mantenimiento del SGI y en la atención de la auditoría.

Recomendaciones sobre el proceso de auditoría

N/A

Conclusiones

El SGI en el proceso de Servicios Administrativos se encuentra establecido, documentado, implementado adecuadamente, mantenido y mejorado, frente a los requisitos de las normas ISO 9001:2008/ NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestión de Calidad, e ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental, así como en relación con los requisitos legales, legales ambientales y los establecidos por la Entidad, sin embargo es importante que se realicen las gestiones necesarias para atender las No Conformidades y Oportunidades de mejora descritas en este informe.

Comentarios adicionales:

Fecha de cierre: 25-08-2016

Anexos: - LISTAS AUDITORIA.pdf

NO. REQUISITOS DESCRIPCIÓN CLASIFICACIÓN ANEXOS

1 . - . OPORTUNIDAD DE MEJORA

Los funcionarios y contratistas del GIT de Servicios Administrativos tienen conocimiento general del Sistema de Gestión Integrado SGI, sin embargo durante la auditoría se pudo observar

Oportunidad de Mejora

algunas debilidades en la interiorización de temas como los riesgos del proceso, programas ambientales, matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales y generalidades del sistema.

2 . - . OPORTUNIDAD DE MEJORA

En el Almacén General se pudo observar la existencia de la copia de recibido del inventario de bienes a cargo de los funcionarios y se encuentra en la carpeta individual de cada uno de ellos, así como la entrega mensual de la segunda copia al GIT de Financiera y GIT Contabilidad por correo electrónico; estos comprobantes son entregados en cumplimiento a lo establecido en el Manuel de Procedimiento P20605-01 - Ingreso y Egreso de Bienes, sin embargo, sería importante utilizar solo el medio de entrega establecido en dicho manual, que para este caso es el memorando interno de tramitación o contemplar la posibilidad de ampliar los medios de entrega de dicha información.

Oportunidad de Mejora

3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - . Manuales de Procedimientos

Se realizó el seguimiento a la ejecución de la acción correctiva No. 1239 del año 2015, la cual se encuentra abierta y vencida, debido a que no han realizado la actividad de actualización del manual de preparación y atención de emergencias ambientales, la cual tiene fecha de compromiso 30 de octubre de 2015, y tampoco se han documentado acciones para subsanar el incumplimiento, contraviniendo lo establecido en

No Conformidad

Real

el numeral 5.3 del Manual de Procedimiento P12100-04/16.V10 - acciones correctivas, preventivas y de mejora ACPM.

4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - . Manuales de Procedimientos

Durante la auditoría se evidenciaron registros sin diligenciar en su totalidad, como es el caso de los registros de asistencia F20100-03/14.V6 sin cerrar, formatos de autorización de entrada F20600-03/15.V4 sin firmas, formatos de Registro mensual de generación de RESPEL F40600-48/14.V2 sin firmas y sin cerrar, lo que contraviene a lo establecido en el Manual de procedimiento de elaboración, actualización y control de documentos establecidos en el SGI - P12100-01/15 v12

No Conformidad

Real

5 ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009 - 4.2.4 Control de los registros

Las Tablas de Retención Documental - TRD vigentes del GIT de Servicios Administrativos, establece 2 años de retención en el archivo de gestión y luego la eliminación de la serie 2060.71 servicios y seguridad, sin embargo durante la auditoría se evidenció que en el inventario documental vigente del proceso, tienen registrada documentación de los años 2011, 2012 y 2013 y las carpetas físicas se encuentran en el archivo de gestión. Esa situación ocurre también con la serie 2060.63 de pólizas que determina 2 años de retención en el archivo de gestión y 15 años en archivo central, y a la fecha no han realizado la transferencia respectiva. Lo anterior contraviene lo estipulado en las TRD Versión 3.

No Conformidad

Real

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - . Manuales de Procedimientos LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - . Formatos

Al momento de la auditoria y una vez revisada la Matriz de identificación y evaluación del cumplimiento legal ambiental y otros requisitos que se suscriban - F20604-02, cargada en la IGACNET, no fue identificada como legislación ambiental vigente el Decreto 1076 del 26 de mayo de 2015 Decreto único reglamentario del sector Ambiente y Desarrollo Sostenible que compila la normatividad asociada a temas ambientales, lo anterior contraviene lo descrito en el manual de procedimientos P20604-01/14.V4 Identificación y evaluación del cumplimiento legal ambiental y otros requisitos que se suscriban que establece que se debe realizar la actualización de la información requerida en la matriz identificación y evaluación del cumplimiento legal ambiental y otros requisitos, cuando se realicen cambios en la normatividad legal ambiental aplicable.

No Conformidad

Real

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto Distrital 357 de 1997 articulo 5 a disposición final de los materiales a los que se refiere el presente Decreto deberá realizarse en las escombreras distritales, en las estaciones de transferencia debidamente autorizadas por el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente, DAMA o en los rellenos de obra autorizados

En DT cuentan con certficado hulia arquitecto encargado Luis Alejandro Cifuentes envia certificado de escombros 4,12 toneladas en marzo 2016 con la empresa ciudad limpia Utilizan el formato de generacion y disposicion de escombros F20602 -08/14.V1 control interno del IGAC. En sede central cuentan con acta de comite de obra 23 de junio 2016 se entregan certifados cuando liquiden contrato No ha

Conforme

por las autoridades de planeación distrital

presentado comparendos a la fecha

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Resolución 3957 de 2009 de la Secretaria Distrital de Ambiente - Art. 5 Registro de Vertimientos. Todo Usuario que genere vertimientos de aguas residuales, exceptuando los vertimientos de agua residual doméstica realizados al sistema de alcantarillado público está obligado a solicitar el registro de sus vertimientos ante la Secretaria Distrital de Ambiente SDA.

Registro de vertimiento sede central ante la secretaria de ambiente 2014EE1115 radicado 11 de febrero de 2014 igac solicitud y dan respuesta el dia 24 de febrero del 2014 En el 2016 no cuenta pero ya iniciaron con los pliegos de condiciones por cambio de resolucion y asi saber que tipo de requerimientos para la caracterizacion 01 de mayo de 2016 en cuanto a la caracterizacion cuentan con informacion de años anteriores 2014 con la empresa higiene ambiental octubre del 2014

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto Presidencial 4741 de 2005 articulo 28: De la Inscripción en el Registro de Generadores. Los generadores de residuos o desechos peligrosos están obligados a inscribirse en el Registro de Generadores de la autoridad ambiental competente de su jurisdicción

Cuentan con el manejo de residuos peligrosos un Instructivo manejo de residuos peligrosos especiales I20604-01/ 15.V3 y Directiva 3, de igual forma el manual de gestion integral de residuos convencionales y potencial aprovechable P20604-04/14v1. Llevan acabo el Registro mensual de generacion de residuos con el formato F40600-48/14.V2 (se evidencia la falta de cierre de la informacion y firma del encargado) Se organizan se peso fecha y descripicion de peligrosidad y tipo de embalado, cuentan con la señalizacion pertinente y rutas de recoleccion, su almacenaientop no supera los 6 meses, en cuanto a certificado de residuos peligrosos no se cuenta con gestor actualmente en el caso de post consumo Cuentan con certificado de la fundacion del

Conforme

quemado 26 de enero 2016, 70 toner entregados y uno con el nombre devarias marcas 98 unidades 05/07/2016 con uniples y luminarias 189 kl 6/05/2016 . Regristo de generador de residuos peligrosos solicitud en la secretaria de ambiente 2014/06/25 radicado secretaria 2014ER104358 responden en la fecha 04/sept/2015 no se actualiza se realiza por unica vez , pero realizanactualizacion del reporte anual de los residuos peligrosos. cuentan con Capacitaciones 2016/02/agosto en temas de SGI, separacion en fuente, rutas de recoleccion, fichas seguridad, horarios de recoleccion (dos veces al dia en cuanto al papel) los peligrosos dos veces al dia para evitar desorden empresa elite. Cuentan con el Programa de contigencia: preparacion y respuesta ante emergencia ambientales P20604- 05/14.V1 se esta realizando una actualizacion para unificar solo un plan de contigencia trabajan de la mano con monica sandoval y stephania bautista el 10/agosto/2016 se remite plan de emergencia con modificaciones en el Manejo de amoniaco se basan en el instructivo de manejo de residuos peligrosos en el caso de meta, hulia y norte de santander (tienen amonico a un en sus oficinas) envian debidamente rotulado, embalado, manejan formato F40600-48 ejemplo de norte de santander abril

10kilogramos, envian no superior a 6 meses de almacenamiento El envio de amoniaco es en carro del IGAC entregan oficio al conductor para tener constacia del reactivo a movilizar Solicitaron ministerio de justia y derecho en cuanto a las condiciones o requerimientos de movilizacion 2015EE13053 el dia 27/11/2015 (respuesta no requieren regristo 28 diciembre del 2015 resolucion 0001 art 10. Firmada por Nubia Pacheco Gomez)

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto No. 2331 de 2007 del Ministerio de Minas y Energía por el cual se establece una medida tendiente al uso racional y eficiente de energía eléctrica. Artículo 2: Plazo. A partir de la vigencia del presente decreto, los proyectos de, construcción de edificios, en proceso de planeación, diseño, aprobación de autoridad competente o en ejecución, cuyos usuarios sean entidades oficiales de cualquier orden, deberán prever la utilización de bombillas ahorradoras de energía específicamente Lámparas Fluorescentes Compactas (LFC) de alta eficiencia. En relación con las edificaciones ya construidas, cuyos usuarios sean entidades oficiales de cualquier orden, tendrán plazo hasta el 31 de diciembre de 2007 para sustituir todos los bombillas incandescentes por bombillas ahorradoras de energía

Basados en el Programa de uso eficiente de energia cuentan con inventerio de luminarias elaborado 28 de junio 2016. En el caso de la DT: CAQUETA Y HULIA cuenta con cambio de luminarias ahorradoras plan de trabajo del promaga registrado en el formato F20604-04/14.v1 Desde año 2015 se han realizado cambios en la sede central, pero esos cambios no sean ejecutado en todas las areas esto debido a los cambiosen el plan de ejecucion por temas de presupuesto, pendientes por susutituir en luminarias 3439 y las ya sustituidas Led 356

Conforme

específicamente Lámparas Fluorescentes Compactas (LFC) de alta eficiencia.

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ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009 - 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos ISO 14001:2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL - 4.5.1 Seguimiento y medición

Se informa que no se reciben PQRD en el proceso

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Resolución 180606 de 2008 del Ministerio de Minas y Energía. Artículo 5: Monitoreo y seguimiento. El ahorro en el consumo de energía como resultado de la aplicación de esta medida se efectuará con base en la información sobre los usuarios oficiales reportada por los comercializadores de energía a través del Sistema Unico de Información de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Adicionalmente las entidades a las cuales aplica la presente resolución deberán reportar semestralmente al Ministerio de Minas y Energía la información relacionada con la aplicación de la presente medida en el formato anexo el cual hace parte integral de la presente resolución y que será publicado en la página web del Ministerio de Minas y Energía para su diligenciamiento y el envío respectivo deberá hacerse a través del correo electrónico urepublicas@minminas.gov.co Parágrafo. El primer informe sobre sustitución y uso de

El reporte se realiza dos veces al año En el 2015 cuentan con reporte enviado el 20 de noviembre 2015 con radicado 15EE12690 y en el 2016 el 01 de julio con radicado 2016EE7841

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fuentes lumínicas deberá ser presentado a más tardar el 30 de junio de 2008, con información desde junio de 2007.

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto 3102 de 1997 del Ministerio Desarrollo Económico, por el cual se reglamenta el artículo 15 de la Ley 373 de 1997 en relación con la instalación de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de agua - Artículo 2 Obligaciones de los usuarios. Hacer buen uso del servicio de agua potable y reemplazar aquellos equipos y sistemas que causen fugas en las instalaciones internas.

se utilizan sistemas ahorradores y llevan a cabo la Directiva N 3 para el ahorro y uso eficiente de agua

Conforme

14 . - . OPORTUNIDAD DE MEJORA

Se verifica el reporte de los indicadores en archivo soporte del proceso, sin embargo, en el IGACNET no está cargado el reporte de los indicadores con corte 30 de junio. Se verifica el indicador de consumo de agua en el que se establece que la meta de consumo será de 1066 metros cúbicos, para el mes de junio se evidencia un incumplimiento ya que el consumo reportado fue de 2349 metros cúbicos; sin embargo, a pesar de haber excedido el consumo programado, en la hoja de vida del indicador se muestra el semáforo en azul, lo que indica, de acuerdo a la definición, un alcance mayor a lo planeado del resultado, la anterior situación no es coherente ya que se consumió más del doble de lo programado,

Conforme

por lo que se debe revisar la formulación del indicador para que la lectura y análisis de los resultados sea la correcta. Debido a que el proceso ya había realizado la solicitud de reporte del indicador en el IGACNET y que ya había solicitado el ajuste de la fórmula del indicador a la Oficina Asesora de Planeación, esta no conformidad será tratada como transversal por el proceso de direccionamiento estratégico

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto Presidencial 4741 de 2005 Obligaciones del Generador. De los residuos o desechos peligrosos

cuentan con Capacitaciones 2016/02/agosto en temas de SGI, separacion en fuente, rutas de recoleccion, fichas seguridad, horarios de recoleccion (dos veces al dia en cuanto al papel) los peligrosos dos veces al dia para evitar desorden empresa elite Segun lo revisado el cuarto de residuos no sobrepasa su capacidad y se encuentra debidamente rotulados y cuentan con kit de derrames.

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Ministerio del Medio Ambiente - Resolución 1511 de 2010 articulo 11 Del acopio de Residuos de Bombillas. En los centros de acopio, se podrán desarrollar actividades de separación y/o clasificación de los residuos por tipo de tecnología o tipo de uso, como actividades previas a una gestión ambiental adecuada. La capacidad del centro de acopio no deberá exceder, en volumen, 32 m3. Si se excede el límite establecido se entenderá que se trata de un almacenamiento y en

las luminarias no se encuentran separadas por proovedor ni por tecnologia, aseguran que no es un requisito para su entrega, toda la documentacion la registran en el formato F40600-48/14.V2

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consecuencia se le aplicarán las normas ambientales establecidas para este

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Resolución 1457 de 2010 del Ministerio Ambiente Articulo 14 : Obligaciones de los consumidores. Para efectos de aplicación de los Sistemas de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Llantas Usadas

En el manejo de llantas usadas estan formalizando un convenio con la ANDI (rueda verde), enviaron solicitud 08 de agosto 2016 para la gestion de las llantas entregados 30 en cantidad. Cuentan con certificado de recoleccion gestionado en el 2015/20/enero con 291 llantas no especifican si es Rin 15 o superior en actualmente no solicitan la informacion, en el convenio que se esta formalizando si solicitan la informacion Las llantas adquiridas no se tomo ningun criterio en colombia compra eficiente no quedo nada establecido el tipo de llantas. En el contrato de alquier no exigen estas disposiciones ya que no tienen una norma para aplicacion

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Resolución 1188 de 2003 del DAMA - Artículo. 5 Obligaciones de las entidades prestadoras del servicio de acueducto. Son obligaciones de las entidades prestadoras del servicio público de acueducto

Cuenta con clausula ambiental establecida para gestion del aceite contrato numero 18327/2016 toyocars empresa, cuenta con los certificados tipo de generados, fecha , cantidad de galones ejemplo el 31 marzo 2014 con 192,50 kilogramos, Estan inscritos con la autoridad competente Procesoil ltda El vehiculo se dirige a la empresa y realizan los cambios de aceite desde el 2015 la iniciativa. Los soportes son eviados a elizabeth garcia y posteriormente entregados a mauricio Garcia, 2016IE5135 enviada toda la documentacion referente al certificado de cumplimiento

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normativo ambiental enviado por Jose Antonio Cuervo represebtante legal de Toyocars lo guardan por 5 años Cuentan con las socializaciones en el manejo de emergencias fugas e incendios (anteriormente reportadas)

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Resolución 1297 de 2010 del Ministerio del Medio Ambiente

Cuentan con certificado de la fundacion del quemado 26 de enero 2016, con 70 toner entregados y uno con el nombre devarias marcas 98 unidades el dia 05/07/2016 con uniples y luminarias 189 kl 6/05/2016

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Ley 140 del 1994 art. 11 Registro. A más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la colocación de la Publicidad Exterior Visual deberá registrarse dicha colocación ante el alcalde del municipio, distrito o territorio indígena respectivo o ante la autoridad en quien está delegada tal función.

No lo requieren en la sede central y en el caso de las DT un ejemplo sucre se realizo solictud y respuesta el dia 05 de agosto 2014 registrado con numero 2014-1692 se realiza solo una vez

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto 1299 de 2008 del Ministerio del Medio Ambiente art. 1:El presente decreto reglamenta el Departamento de Gestión Ambiental de las empresas a nivel industrial, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1124 de 2007.

Cuentan con registro del 21 de diciembre 2013 ante la secretaria de ambiente por el señor Alberto Acero Aguirre

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Ministerio de vivienda ciudad y territorio Decreto 2981-2013 art. 18 Características de los recipientes retornables para

Tema ya tratado en el post consumo evidenciado en material reciclable.

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almacenamiento de residuos sólidos

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Ley 1383 de 2010, Artículo 8 El artículo 28 de la Ley 769 de 2002 quedara así: Artículo 28. Condiciones tecnomecánicas, de emisiones contaminantes y de operación. Para que un vehículo pueda transitar por el Territorio Nacional, debe garantizar como mínimo un perfecto funcionamiento de frenos, del sistema de dirección, del sistema de suspensión, del sistema de señales visuales y audibles permitidas y del sistema de escape de gases; y demostrar un estado adecuado de llantas, del conjunto de vidrios de seguridad y de los espejos y cumplir con las normas de emisiones contaminantes que establezcan las autoridades ambientales.

Cuentan con certificado tecnico mecanica a nivel nacional para vehiiculos y realizan seguimeinto para saber cual esta proximoi a vencer. No cuentan con multas. se han realizado Socializaciones con los conductores 2016/05 y 08 de febrero Huella de carbono apliacan el formato descrito y se dilengia mensual lo realiza el conductor y entregan a gestion ambiental SC y DT, donde incluye tipo de vehiculo y placa reporte hasta julio realizan un analis anual y asi conocer la cantidad de arboles para compensar basado en el apliactivo de ecopetrol

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Ley del congreso de Colombia 697 de 2001. Artículo 1. Declárase el Uso Racional y Eficiente de la Energía (URE) como un asunto de interés social, público y de conveniencia nacional, fundamental para asegurar el abastecimiento energético pleno y oportuno, la competitividad de la economía colombiana, la protección al consumidor y la promoción del uso de energías no convencionales de manera sostenible con el medio

Reporte de agua, este se realiza bimestral, presentan reporte hasta la fecha abril y junio, comparativo de la linea base para observar cambios de consumo en SC. En las DT en algunos casos no reportan ya que se realisan pagos directos por la administracion Control de realizacion: registro y seguimiento de un servicio de mantenimiento F20602-02/09.V2 el reporte es mes a mes y se pasa a la señora Libia y una vez se programa se firma a la persona de mantenimiento que realiza el cambio o actividad El invntario esta organizado por SC

Conforme

ambiente y los recursos naturales

con ubicacion , tipo de equipo y consumo de energia segun el equipo se actualiza una (1) vez al año y el formato que utilizan es F20604-08/14.V1 denominado inventario de equipos electricos y electronicos

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Resolución 00932 de 2015 Secretaría Distrital de Ambiente Por la cual se Modifica y Adiciona la Resolución 1115 de 2012.

No se disponen escombros en areas del IGAC. utilizan el formato F20602 -08/14.V1 control interno del IGAC No ha presentado comparendos a la fecha, En sede central cuentan con acta de comite de obra 23 de junio 2016 se entregan certifados cuando liquiden contrato, Se basan en el instructivo se lleva el paso a paso de control diligenciando el formato mencionado. La cantidad de escombros no requiere un registro Ellos aplican una cartilla gestion integral de residuos de Construccion y demolicion de escombros se esta actualizando (lo esta realizando javier gamboa) 19 de agosto 2016 envio Nancy gomez para su revision

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ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009 - 5.3 Política de la calidad ISO 14001:2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL - 4.2 Política ambiental

Se hacen socializaciones, se verifica la realizada el 16 de agosto de 2016 y 18 de febrero de 2016

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ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009 - 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos ISO 14001:2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL - 4.5.1 Seguimiento y medición

Se evidencia la realización los dos comités de mejoramiento para la vigencia 2016, los cuales se desarrollaron dentro del término establecido y con los temas definidos en el manual de procedimiento. Así mismo, se verifica el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el segundo comité,

Conforme

correspondientes al inventario de cajas y el cronograma de entrega de kit de derrames.

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - . Formatos LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - . Manuales de Procedimientos

Se revisa resolución 903 del 15 de julio de 2016 por la que se da de baja los inventarios de algunos elementos sinestrados, se verica el acta de baja de elementos del primero de julio de 2016 en la carpeta evaluada se evidencia la trazabiulidad del tramite, se revisa la resolucion 903 de 2016 con acta del primero de julio de 2016 acorde a lo establecido en el procedimiento.

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Resolución 372 de 2009 del Ministerio de Ambiente Articulo 5 DE LOS CONSUMIDORES O USUARIOS FINALES DE BATERÍAS PLOMO ÁCIDO. Para efectos de los Planes de Gestión de Devolución de Productos Posconsumo de Baterías Usadas Plomo Acido

la Gestion la realiza con la empresa ecoreciclar vision colombia, ellos la compran, evidencia el dia 03 de febrero 2016, con 55 unidades se realiza atraves del plan post consumo

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto Presidencial 4741 de 2005 Obligaciones del Generador. De los residuos o desechos peligrosos

Los residuos que se generan son: Toner, luminarias, baterias, en el LNS residuos peligrosos de las diferentes areas de analisis, material reciclable, esta se realiza por la separacion de la fuente, entregan a guillermo de servicios administrativos (apoyo) para el cuarto de almacenamiento, llaman a la empresa ecoreciclar vision colombia , entregan solo cuando tienen gran cantidad aproximadamente 20 dias, reportan entrega el dia 03 de febrero de 3893 kilogramos (papel, carton, plastico, vidrio, baterias, periodico y chatarra )

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Llevan acabo el Registro mensual de generacion de residuos con el formato F40600-48/14.V2 (se evidencia la falta de cierre de la informacion y firma del encargado) Se organizan se peso fecha y descripicipo embalado de forma adecuada, entregan por el tema de post consumo en el tema de luminarias envian a luminarias ( 6 de mayo envian 189), Los toner se entregan al dueño de la marca Envieron correo solicitando el certificado el 14 de julio de 2016. En el 2015 con prosarct realizaban entrega de luminsrias 9 julio del 2015 56,5 kilos Cuentan con el manejo de residuos peligrosos un Instructivo manejo de residuos peligrosos especiales I20604-01/ 15.V3 y Directiva 3, de igual forma el manual de gestion integral de residuos convencionales y potencial aprovechable P20604-04/14v1

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto 1575 de 2007 del Ministerio de Protección Social, Por el cual se establece el Sistema para la Protección y Control de la Calidad del Agua para Consumo Humano - Articulo 10: Todo usuario es responsable de mantener en condiciones sanitarias adecuadas las instalaciones de distribución y almacenamiento de agua para consumo humano a nivel intradomiciliario

Se realiza por el programa de uso eficiente del agua en SC programado en el mes de junio 2016 con contrato para lavado de tanques y mantenimiento de motobambas con la empresa Ingeneria de Bombas y Plantas contrato número 18219 /2016, dejan como evidencia orden del servicio realizado, con fecha con 25 y 26 de junio 2016 En DT el programa tiene planeado lavado dos veces al año, la DT envian solictud a Jeniffer Abril (servicios admistrativo) ella elabora el pac para el recurso de lavado, se Evidencia certificado ejemplo de Santander envio por la adminastradora Ligia Cardenas

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GArcia 19 de abril 2016 y Nariño en 2015 julio administradora maria candelaria gavilanes

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ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009 - 8.5.1 Mejora continua ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009 - 8.5.2 Acción correctiva ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009 - 8.5.3 Acción preventiva ISO 14001:2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL - 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

Se revisa la acción 1421, la cual tiene las actividades vigentes, se revisó la acción 1370 la cual cuenta con los reportes al día y se encuentra vigente, de la 1369 no hay reportes de tres de las cuatro acciones formuladas, dos de estas tienen fecha de vencimiento octubre de 2016. La acción 1368 se encuentra vigente con reportes al día, La 1367, no se encuentran publicadas las evidencia del control mensual al SOAT en el aplicativo.

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ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009 - 6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia ISO 14001:2004 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL - 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

Se conoce por los auditados los lineamientos asociados al ahorro de agua en el Instituto y explican las buenas prácticas que realizan para su implementación.

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - . Manuales de Procedimientos LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - . Formatos

Se evidencia la implementación de las actividades descritas en el manual de procedimiento de acuerdo a lo documentado, el cronograma para la identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales, fue enviado mediante circular 59 de 11.02.2016 a las DT y para la sede central se realizó en el 2015 mediante circular 74 del 25.02.2016.

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REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES - . Decreto Presidencial 4741 de 2005 Obligaciones del Generador.

Cuentan con fichas de seguridad correspondientes a los detergentes que utilizan tienen conocimiento del que hacer en caso de emergencia e

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De los residuos o desechos peligrosos

intoxicación Cuentan con ruta de recolección en la pared