INFORME DE AUDITORIA INTERNA · REFERENCIA NOMBRE DE AUDITORIA FECHA DE REALIZACIÓN FECHA DEL...

Código: EI-F-05 V-0 Página 1 de 19

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

REFERENCIA NOMBRE DE AUDITORIA FECHA DE

REALIZACIÓN

FECHA DEL

INFORME

I-CIC-01 Control Interno Contable. INICIO CIERRE

26/02/2018 26/01/2018 26/02/2018

PROCESO /AREA AUDITADA AUDITOR LIDER / AUDITOR

Gestión Financiera Jaime Alexander Bustamante Vargas

EQUIPO DE AUDITORES AUDITORES ACOMPAÑANTES

No Aplica No Aplica

1. CRITERIOS:

Contaduría General de la Nación, Resolución 357 de 2008.

Contaduría General de la Nación, Instructivo 003 de 2017 (Cambio del periodo contable 2017 -

2018, reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso

contable).

Normatividad asociada a los procesos de gestión financiera. 2. OBJETIVOS:

3. ALCANCE:

La Evaluación del Sistema de Control Interno Contable de la Entidad de enero a diciembre de

2017. 4. LIMITACIONES PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA:

No se presentaron.

5. DOCUMENTOS EXAMINADOS:

Caracterización del proceso de Gestión Financiera (GF-C-01 Versión 4).

Procedimientos de Gestión Financiera, cinco (5).

Formatos asociados al proceso, seis (6).

Informes Chip de saldos y movimientos.

Matriz de riesgos del proceso y de corrupción de Gestión Financiera

Saldos y movimientos por PCI de enero a diciembre (Reporte consolidado SIIF).

Auxiliares de contabilidad generados por Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

Cuentas por cobrar.

Estados Financieros publicados junto con las notas a los Estados Financieros.

6. PLAN DE MUESTREO

No Aplica

Verificar la existencia, aplicación y cumplimiento de los objetivos asignados al control interno

contable durante la vigencia 2017.



7. RESUMEN DEL INFORME:

Normas Criterio Número de

Incumplimientos

No Aplica No Aplica 0

Total de Incumplimientos

8. INFORME

8.1 FORTALEZAS

El Grupo de Gestión Financiera cuenta con profesionales con experiencia en contabilidad pública, ejercen

sus labores con efectividad y coherencia en las normas reguladoras en materia contable, al proceso

financiero, los procedimientos y formatos diseñados para él, teniendo en cuenta los parámetros

dispuestos por el SIGI.

Efectúan revisión y ajuste de cuentas, garantizando la consistencia y confiabilidad en las cifras

reportadas en los Estados Financieros y demás información relacionada a las entidades competentes y

los entes de control, la cual ha sido allegada oportunamente conforme a los plazos fijados y de acuerdo

a los requerimientos.

Los informes y cifras reflejadas en los Estados Financieros, denotan consistencia y contienen razón de

causalidad, permitiendo confiabilidad y calidad en la revelación de la información.

La documentación que soporta la información contable se encuentra organizada y archivada de acuerdo

a las normas de archivo dispuestas.

8.2 CUMPLIMIENTO DE PRINCIPIOS

El presente informe no verifico el cumplimento de principios, los mismo se evaluaron en el marco de las auditorias A-GF-SIC-01 - Gestión Financiera, Presupuestal y Control Interno Contable.

8.3 CONTENIDO

CONTROL INTERNO CONTABLE

Comportamiento del Control Interno Contable de la ANDJE, comparativo vigencias 2012 al 2017.

No EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

CONTABLE Año 2012

Año 2013 Año 2014

Año 2015

Año 2016

Año 2017

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3,38 3,60 4,13 4,17 4,74 4,83

1,1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,03 3,89 4,46 4,38 4,84 4,74

1.1.1 IDENTIFICACION 3,85 4,31 4,62 4,38 4,85 4,85

1.1.2 CLASIFICACION 4,50 3,63 4,50 4,50 5,00 4,63

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3,75 3,75 4,25 4,25 4,67 4,75

1,2 ETAPA DE REVELACION 3,36 3,71 3,88 4,12 4,50 5,00

1.2.1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

3,71 4,43 4,43 4,57 5,00 5,00

1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

3,00 3,00 3,33 3,67 4,00 5,00

1,3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2,75 3,19 4,06 4,00 4,88 4,75

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 2,75 3,19 4,06 4,00 4,88 4,75

El control interno contable de la ANDJE para la vigencia 2017 se calificó como ADECUADO, de acuerdo a los parámetros que establece la Resolución 357 de 2008 de la CGN. Con un puntaje del 4.83, presento una mejora con en relación al a vigencia anterior del 2.11%.



No EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Año 2017 Interpretación

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,83 ADECUADO

1,1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,74 ADECUADO

1.1.1 IDENTIFICACION 4,85 ADECUADO

1.1.2 CLASIFICACION 4,63 ADECUADO

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,75 ADECUADO

1,2 ETAPA DE REVELACION 5,00 ADECUADO

1.2.1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

5,00 ADECUADO

1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

5,00 ADECUADO

1,3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,75 ADECUADO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,75 ADECUADO

Control Interno Contable por Etapas del proceso Contable

La etapa de revelación fue la mejor ponderada con un puntaje de 5,00 fruto del ejercicio de

autoevaluación que se realiza al proceso contable y financiero y al acatamiento de las

recomendaciones dadas en auditorías precedentes.

3,37 3,594,13 4,16

4,73 4,83


Variación del Control Interno Contable 2012 a 2017

PUNTAJE OBTENIDO 2012 PUNTAJE OBTENIDO 2013 PUNTAJE OBTENIDO 2014


4,033,35

2,75

3,89 3,713,18

4,453,88 4,064,37 4,11 4,00

4,834,50

4,874,74 5,00 4,75

ETAPA DE RECONOCIMIENTO ETAPA DE REVELACION OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

Variación Etapas del Proceso Contable 2012 a 2017





Se evidencia mejora continua en el Control Interno Contable de la entidad reflejada en:

Mejores controles en la revisión de cuentas por pagar

Publicación mensual de los estados financieros.

Reporte oportuno de la información contable Publica en CHIP.

Revisión anual al mapa de riesgos del proceso y de corrupción.

Actualización constante del ejercicio profesional y normativo de los servidores públicos y

contratistas, que ejercen las funciones en el área contable, financiera y presupuestal.

9. DESCRIPCIÓN DEL (LOS) INCUMPLIMIENTO (S)

REQUISITO INCUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

No Aplica No Aplica No Aplica

10. RECOMENDACIONES:

Culminar el manual de políticas contables de la entidad. Establecer controles conjuntos con el área de Gestión de Bienes y Servicios que permitan una

correcta clasificación contable de las licencias adquiridas.

Firma Auditor Designado y Equipo Auditor Firma Jefe de Control Interno ANDJE

Informe realizado Electrónicamente por:

Jaime Alexander Bustamante Vargas No. Radicado: 20181020004393

OFICINA DE CONTROL INTERNO.

Firmado Electrónicamente por:

Luis Eberto Hernandez León No. Radicado: 20181020004393

OFICINA DE CONTROL INTERNO – Jefe



ANEXO No. 1

EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2017 PUBLICADO EN CHIP

923272459 - Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

GENERAL C.I.C.

01-01-2017 al 31-12-2017


CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE

CODIGO NOMBRE CALIFICACIÓN

ACTIVIDAD (Unidad)

OBSERVACIONES

PROMEDIO POR

ACTIVIDAD (Unidad)

CALIFICACIÓN POR ETAPA

(Unidad)

CALIFICACIÓN DEL SISTEMA

(Unidad)

1 .....EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

4,82

1.1 ........1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO

0 N.A. 4,73

1.2 ........1.1.1 IDENTIFICACIÓN 0 N.A. 4,84

1.3

..................1.SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS?

5

Si, están establecidos en los procesos y procedimientos con las dependencias del ANDJE y los entes externos como la CGN, el MHCP, la CGR, la Cámara Representantes, entre otras entidades de carácter público y privado.

1.4

..................2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE?

5

Si, en la caracterización del proceso se encuentra identificado, en este documento están determinados los objetivos, alcance, responsables, actividades y su interacción dada a través de las entradas y salidas asociadas, frente a los respectivos proveedores y clientes. (formato GF-C-01) y Procedimientos documentados en el SIGI.

1.5

..................3. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL PROCESO CONTABLE?

5

Los proveedores de información hacia el proceso contable y financiero, están definidos en las caracterizaciones del sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI de la Agencia, para todas las dependencias que conforman la Entidad a través de los Procedimientos.

1.6

..................4. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?

5

Si La agencia cuenta con un Sistema Integrado de Gestión Institucional, denominado SIGI en el cual se encuentran documentados los lineamientos y procedimientos para el envío de la información al área Financiera.



1.7

..................5. SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?

5

Si, cada uno de los procesos tiene la responsabilidad de enviar la información oportuna y en los formatos establecidos, de acuerdo a los procedimientos adoptados en el SIGI.

1.8

..................6. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA?

5

Si, todas las operaciones se encuentran registradas en el aplicativo SIIF, la cuales están soportadas en documentos fuente, lo que permite una fácil y confiable medición monetaria. En lo relacionado con los recursos del proyecto BID y los de Controversias Internacionales de los rubros de Inversión y transferencias, son incorporados al Presupuesto General de la Nación por parte del Ministerio de Hacienda y crédito Público. Por lo tanto al momento de efectuar los respectivos pagos, se realizan a la tasa de cambio del día de su cancelación informado por el Banco de la República.

1.9

..................7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIENTE?

5

Si, todas las transacciones realizadas en la Agencia, están incluidas en los comprobantes contables (documentos idóneos como son: consignaciones, extractos, facturas, listados de inventarios, contratos, entre otros).

1.10

................8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE?

5

Sí, en los comprobantes contables y en los soportes; las descripciones de las cifras, son adecuadas y completas, los cual permite una fácil interpretación para cualquier usuario de la información.

1.11

................9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA?

5

Si, en el manual de funciones de la Entidad, están establecidos cada uno de los perfiles necesario para ejercer los cargos del Grupo de Gestión Financiera, adicionalmente el grupo cuenta con funcionarios de amplia experiencia en el sector público.

1.12

..............10. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD?

5

Si, el funcionario del perfil Contable tiene conocimiento del Régimen de Contabilidad Pública, además cuentan con ejemplares suficientes de consulta y con la página web de la Contaduría General de la Nación, donde esta publicado toda la información normativa incluyendo el Régimen de contabilidad pública. Igualmente asisten a las capacitaciones que realiza la Contaduría General de la Nación.

1.13

..............11. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE LOS MISMOS?

4

Las transacciones están identificadas de acuerdo a su naturaleza y razón de causalidad con el hecho económico que las genera; las mismas, están soportadas con documentos idóneos que cumplen con los requisitos legales para el respaldo de los registros contables.



1.14

..............12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA IDENTIFICACIÓN?

5

Si, los soportes de los registros contables, contienen la información necesaria y suficiente que respaldan cada una de las transacciones efectuadas. Dicho soporte obedece a los requerimientos legales, de manera que se constituye en hecho probatorio de la transacción realizadas.

1.15

..............13. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

4

Si, los hechos y transacciones financieras, se encuentran parametrizados en el aplicativo SIIF II (lineamientos dados por la Contaduría General de la Nación). Sin embargo, cada uno de los registros son analizados por el funcionario del perfil contable del Grupo de Gestión Financiera, el cual, si considera que no corresponden la operación realizada por el sistema, realiza los ajustes necesarios por medio de comprobantes manuales.

1.16 ........1.1.2. CLASIFICACIÓN 0 N.A. 4,62

1.17

................14. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES DE LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE?

5

Si, los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en el grupo de Presupuesto y Pagaduría son incorporados automáticamente a través del SIIF II, adicionalmente se registran todos los hechos reportados por las demás áreas proveedoras de información al Grupo de Gestión Financiera: Secretaria General (Bienes y servicios), Jurídica y nómina.

1.18

................15. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS?

5

Si, los registros contables se efectúan de acuerdo a lo dispuesto en el catálogo de cuentas que se encuentra descrito en el Régimen de Contabilidad Pública.

1.19

................16. SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA?

4

Si, los hechos y transacciones financieras, se registran con base en el Régimen de Contabilidad Pública, parametrizadas en el SIIF II (lineamientos dados por la Contaduría General de la Nación) y el perfil contable del Grupo de Gestión Financiera realiza reclasificaciones de ser necesario.

1.20

................17. LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

4

Si, la clasificación de las transacciones, hechos y operaciones son automáticos y están parametrizadas en el SIIF II (lineamientos dados por la Contaduría General de la Nación), cumpliendo con el marco conceptual y el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Sin embargo el perfil contable del Grupo de Gestión Financiera, analiza las operaciones realizadas en el aplicativo y de ser el caso realiza los ajustes necesarios.

1.21

................18. EL EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA

5

Si, el Catálogo General de Cuentas se encuentra parametrizado en el SIIF II y es actualizado por la Entidad correspondiente, cada vez que se requiere.



VERSIÓN PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN?

1.22

................19. SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS ?

4

Si, los hechos son registrados en base al Catálogo General de Cuentas, utilizando la cuenta y subcuenta adecuada y respectivas, de manera que los Estados Financieros reflejan la realidad de las operaciones.

1.23

................20. SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO?

5

Si, el Funcionario del perfil contable realiza conciliaciones bancarias mensualmente, a las cuentas corrientes que tiene la ANDJE con el Banco Davivienda, las cuales se encuentran debidamente conciliadas y no presentan partidas pendientes de depurar a 31 de Diciembre de 2017.

1.24

................21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS?

5

Si, el funcionario del perfil contable remite correos a las Entidades públicas con las cuales se tienen Operaciones Reciprocas y realiza seguimiento permanente a los saldos.

1.25 ........1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES

0 N.A. 4,75

1.26

................22. SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA ENTIDAD?

5

Si, la información entre los perfiles de presupuesto, pagaduría y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF II, por lo cual la Información registrada es la misma para las tres áreas. Sin embargo el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones entre estos grupos y las demás que reportan información a contabilidad, la cual es realizada mensualmente

1.27

................23. SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?

4

Si, los inventarios son tomados por la Secretaria General - bienes y servicios quienes son los responsables de la toma física (formato GBS-F-09) y el grupo de Contabilidad realiza conciliación contable semestral de los bienes.

1.28

................24.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS?

4

Si, los hechos se registran con base en el Catálogo General de Cuentas, utilizando la cuenta y subcuenta adecuada y respectiva en el aplicativo SIIF II. Cómo es un aplicativo en línea, cada una de las transacciones registradas revelan los hechos económicos efectuados, de manera que los Estados Financieros reflejan la realidad de las operaciones.

1.29

................25.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS?

5 Si, el perfil contable mensualmente efectúa análisis a cada una de las cuentas del Balance.

1.30

................26. SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR?

5

Si, las transacciones contables se efectúan en orden cronológico, de acuerdo al consecutivo de comprobantes dado por el SIIF II, el cual es automático.



1.31

................27. SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS?

5

Si, en el aplicativo SIIF II, son generados los consecutivos de forma automática de cada una de las transacciones realizadas y periódicamente el perfil contable genera listados (no es impreso, en atención a la política de cero papel).

1.32

................28. SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS?

5

Si, la contabilidad de la Agencia se rige de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación. Teniendo en cuenta que somos una Entidad del sector General.

1.33

................29. EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE?

5

Si, el Grupo de Gestión financiera conformado por el grupo de contabilidad, pagaduría y presupuesto, opera en el Sistema Integrado de información financiera-SIIF II, de conformidad con lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Adicionalmente se utiliza un aplicativo para el manejo de nómina, módulo que no esta en funcionamiento en el SIIF II, al cual la Entidad ha solicitado que se le realicen mejoras y actualizaciones normativas necesarias para su buen funcionamiento.

1.34

................30. SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE?

4

Los cálculos correspondientes a los bienes muebles, son adecuados, se realizan en forma manual. En cuanto a las provisiones de nomina se realizaran de manera automática por medio del aplicativo Sara.

1.35

................31. LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS?

5 Si, todos los registros contables cuentan con el soporte respectivo

1.36

.............. 32. PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

5

Si, se elaboran los comprobantes contables manuales y automáticos a través del aplicativo SIIF II, consecutivamente.

1.37

.............. 33 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

5

Si, los libros de contabilidad son el reflejo de los registros contables y se encuentran debidamente soportados con los respectivos comprobantes de contabilidad, tanto manuales como automáticos. Los mismos son certificados trimestralmente con los Estados Financieros.

1.39 ........1.2 ETAPA DE REVELACIÓN

0 N.A. 5,00

1.40 ........1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

0 N.A. 5,00

1.41

................34. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5

Los libros contables de la Entidad son generados a través del aplicativo SIIF Nación de forma electrónica, y se certifican trimestralmente con los Estados Financieros.



1.42

................35. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

5

Los Estados Contables son generados a través del SIIF II de manera automática y las cifras presentadas en los Estados Financieros, son consistentes con las reportadas en los libros de contabilidad.

1.43

................36. SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN?

5

Si, por parte de los proveedores (Ministerio de Hacienda y Crédito Público- aplicativo SIIF II y Unión Soluciones- SARA) es realizado el mantenimiento y actualización utilizados en la Entidad

1.44

................37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?

5

Los Estados Contables, informes y reportes contables son elaborados y enviados de forma oportuna a los entes de control, de acuerdo a los plazos establecidos.

1.45

................38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5

Las notas de contabilidad cumplen con los formatos establecidos para el cargue a través del CHIP, adicionalmente son elaboradas en Word y publicadas en la página web de la Entidad.

1.46

................39. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE?

5

Si, están estructuradas de acuerdo a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y detallan la información cualitativa y cuantitativa correspondiente.

1.47

................40. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES?

5

Las notas son verificadas con los Estados Contables y los saldos que se enuncian en las notas concuerdan con los datos registrados en el Balance.

1.48

........1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

0 N.A. 5,00

1.49

................41. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL?

5

Si, los informes y reportes contables son enviados a los entes de control oportunamente, de acuerdo a los plazos establecidos.

1.50

................42.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL?

5

Los Estados Financieros son publicados mensualmente en los televisores que se encuentran ubicados en el segundo y tercer piso, Adicionalmente, son publicados en la página WEB de la ANDJE.



1.51

................43.SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA ENTIDAD?

5

La Entidad cuenta con indicadores de carácter financiero de tipo presupuestal, que permiten evidenciar la realidad financiera y de ejecución.

1.52

................44.LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?

5

Si, mediante las Notas a los Estados Financieros se interpretan, para una mejor comprensión por parte de los Usuarios

1.53

................45.LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN?

5

La información Contable es susceptible de ser base de toma de decisiones, sin embargo la información presupuestal sirve de apoyo a la alta dirección para efectos de gestión

1.54

................46. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?

5

La entidad generada siempre toda la información requerida desde el Aplicativo SIIF II, por lo cual es la misma para todo usuario.

1.55 ........1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

0 N.A. 4,75

1.56 ........1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS

0 N.A. 4,75

1.57

................47. SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE?

5

si, la Entidad los tiene identificado en el mapa de riesgos y en el proceso de gestión Financiera-SIGI y realiza seguimiento de manera anual.

1.58

................48. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

5

La entidad contó con la asesoría y acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación y conjuntamente con los funcionarios del grupo Interno de trabajo de gestión financiera, se establecieron los lineamientos para el montaje del sistema de administración de riesgos. (Teniendo en cuenta que el sistema es responsabilidad de cada funcionario, dentro del marco del desarrollo de sus funciones).

1.59

................49. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

5

Se tienen controles definidos en cada uno de los procedimientos del proceso financiero, no obstante el funcionario del perfil contable realiza autoevaluación y autocontrol sobre las cuentas contables. a demás se cuenta con otro punto de control efectuada por el Coordinador (a) del Grupo de Gestión Financiera.

1.60

................50. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

5 En el manual de funciones se encentran establecidos los niveles de autoridad en el proceso contable.

1.61

................51. LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS?

4

Los registros contables se efectúan de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, y adicionalmente se tienen lineamientos y procedimientos los cuales se encuentran documentados en el SIGI.

1.62 ................52. LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS

4 La entidad cumplió con lo establecido en el Régimen de contabilidad pública y políticas estratégicas de la Agencia, en



PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB

cuanto a la caracterización del proceso de Gestión Financiera y los respectivos procedimientos asociados, se encuentran aprobados y actualizados

1.63

................53. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?

5

La entidad cuenta con flujograma, en el cual se evidencia la caracterización del Proceso de Gestión Financiera y los cinco (5) procedimientos aprobados.

1.64

................54. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?

5

Con la Resolución 086 de 2016 se creó el comité técnico de sostenibilidad contable, en la cual se establecen las funciones en lo referente a la depuración contable, de igual forma se sigue con lo estipulado en la Resolución 357 de 2008 de la CGN

1.65

................55. LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS DEPENDENCIAS?

4

Los bienes en la Agencia no se individualizan a nivel contable, esta tarea es realizada por la Secretaria General-Bienes y servicios, quienes son los responsables de la individualización de los bienes. Para este tratamiento de control se realiza una relación en Excel que es suministrada al proceso contable, como soporte. Para el resto de conceptos, como es el caso de los derechos y obligaciones, se encuentran individualizados a nivel de tercero en SIIF Nación.

1.66

................56. LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

4

El ingreso de bienes servicios se realiza al momento de la adquisición. Su costo se registra al valor de la compra de adquisición. (se realiza el proceso de depreciación /amortización mensualmente).

1.67

................57 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD?

5

Los funcionarios que ejercen las funciones en el área contable, presentan las competencia profesional requeridas y se dispone con la segregación de funciones establecida en el manual de funciones.

1.68

................58. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO?

5

Los funcionarios del Grupo tienen la formación profesional en Contaduría Pública y realizan funciones contables de acuerdo a los requerimientos exigidos por la entidad y al perfil del cargo.

1.69

................59. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS

5

El equipo de trabajo del área financiera participa activamente en las capacitaciones que organiza SIIF Nación y la contaduría General de la Nación.



FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA SATISFACTORIA?

1.70

................60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR?

5

Si, la Agencia como política, realiza empalme a los servidores públicos cuando se efectúan cambios en el cargo de Representante Legal.

1.71

................61. EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES?

5

Se siguió lo establecido en el régimen de contabilidad pública, los lineamientos dados por la CGN, y los de cierre establecido por el SIIF II.

1.72

................62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA?

5

Si, la documentación que soporta los registros contables, cumple con los requerimientos normativos y de Gestión de la Calidad, mediante las Tablas de Retención Documental.

2.1 FORTALEZAS 0

El Grupo de Gestión Financiera cuenta con profesionales con experiencia en contabilidad pública, ejercen sus labores con efectividad y coherencia en las normas reguladoras en materia contable, al proceso financiero, los procedimientos y formatos diseñados para él, teniendo en cuenta los parámetros dispuestos por el SIGI. -Efectúan revisión y ajuste de cuentas, garantizando la consistencia y confiabilidad en las cifras reportadas en los Estados Financieros y demás información relacionada a las entidades competentes y entes de control, la cual ha sido allegada oportunamente conforme a los plazos fijados y de acuerdo a los requerimientos. -Los informes y cifras reflejadas en los Estados Financieros, denotan consistencia y contienen razón de causalidad, permitiendo confiabilidad y calidad en la revelación de la información. -La documentación que soporta la información contable se encuentra organizada y archivada de acuerdo a las normas de archivo dispuestas.

2.2 DEBILIDADES 0

No se cuenta con un manual de políticas contables en la entidad- No se cuenta con indicadores financieros que permitan evaluar la gestión financiera de la entidad. - Se evidenciaron falencias en los cálculos de amortizacion de intangibles. -No se cuenta con los módulos de Inventarios, Nómina, Contratos entre otros. En el SIIF II.



2.3

AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS

0

El Grupo de Gestión Financiera efectuo la revision de los riesgos en cuanto a su identificación, controles, causas, acciones y valoracion.-Se fortalecieron los mecanismos de presentacion oportuna y publicacion de la informacion financiera economica social y ambiental.-Se continua trabajando y actualizando para el fortalecimiento e implementacion de las normas internacionales de contabilidad para Gobierno.

2.4 RECOMENDACIONES 0

Culminar con el manual de políticas contables de la entidad.-Realizar la interface de la nómina en medio magnético con los lineamientos dados por SIIF II para cargas masivas. -Dar cumplimiento al nuevo marco normativo que entra en vigor a partir de enero e 2018.



ANEXO No. 2

EVIDENCIA CARGUE EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2017 EN

CHIP



ANEXO No. 3

CERTIFIACIÓN CARGUE EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2017 EN

CHIP

INFORME DE AUDITORIA INTERNA · REFERENCIA NOMBRE DE AUDITORIA FECHA DE REALIZACIÓN FECHA DEL...

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