INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL JUNIO DE 2016 de Gestin 2016/Inform… · 1 Resolución 133 de...

INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

JUNIO DE 2016

PATRICIA BONILLA SANDOVAL Contralora General de Medellín

SEBASTIAN LOPEZ VALENCIA Jefe Oficina Asesora de Planeación

GABRIEL JAIME PUERTA CÁRDENAS Profesional Universitario 2

MEDELLÍN, JULIO DE 2016

Evaluación de gestión institucional junio 2016 NEV AU EG 7300 02 06 16

CONSEJO DE DIRECCIÓN 1

Patricia Bonilla Sandoval Contralora de Medellín

Darío Alberto Bonilla Giraldo

Subcontralor

Carlos Fernando Borja Jiménez Secretario General

Efigenia Suescún Vega

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Sebastian Lopez Valencia Jefe Oficina Asesora de Planeación

Adelita Johanna Martínez Londoño

Jefe Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones

Luis Alfonso Barrera Sosa Jefe Oficina Asesora Jurídica

Cesar Augusto Hernández Sanmartín

Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

Julio Humberto Arboleda Mejía Contralor Auxiliar de Apoyo Técnico

Luis Eduardo Álvarez Vera

Contralor Auxiliar de Recursos Físicos y Financieros

Leticia Orrego Pérez Contralora Auxiliar de Talento Humano

Alberto Vargas Cárdenas

Contralor Auxiliar Participación Ciudadana

1 Resolución 133 de abril 27 de 2016


Diana Milena Escobar García Contralor Auxiliar de Desarrollo Tecnológico

CONTRALORES AUXILIARES DE AUDITORÍA FISCAL - CAAF

Francisco Felipe Pulgarín Hernández CAAF Cultura y Recreación

Gloria Elena Rodríguez Escobar CAAF EPM Filiales Aguas

Gloria Estella Zuluaga Ramírez CAAF EPM II

Carlos Ignacio Uribe Tirado CAAF Obras Civiles

Carlos Mario Escobar Franco CAAF EPM I Asuntos Administrativos

Carlos Alberto Trujillo Vergara CAAF Telecomunicaciones

Óscar Darío Castañeda Rendón CAAF Municipio I

Paula Andrea Zapata Uribe CAAF Municipio II

Rossy Liliana Lozano García CAAF Educación

Elkin de Jesús Arteaga Gonzalez CAAF Aguas y Saneamiento Básico

Carlos Enrique Henao Quintero CAAF Ambiental

Juan Diego Castrillón Tobón CAAF EPM Filiales Energía

Carlos Alberto Correa Zapata CAAF Servicios de Salud y

Empresas Sociales del Estado

Rubén Darío Pulgarín Ortiz CAAF Movilidad y Servicios de

Transporte Público

Erika Celeny Zuleta Zabala CAAF Gobernabilidad y Organismos de

Control

Juan Fernando Castrillón Benjumea CAAF Municipio III


ENTIDADES AUDITADAS

Los alcances de las Contralorías Auxiliares de Auditoría Fiscal fueron establecidos por las resoluciones 016 del 5 de febrero de 2013, 152 de octubre 28 de 2013 y 165 del 21 de julio de 2015, como se relaciona a continuación:

Nro. ENTIDAD AUDITADA

1 Municipio de Medellín

2 Empresas Públicas de Medellín E.S.P. - EPM

3 Empresa de Transporte Masivo del Valle de Aburrá Ltda. – Me tro de Medellín Ltda.

4 Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P

5 Empresa de Desarrollo Urbano - EDU

6 Aguas de Urabá S.A. E.S.P.

7 Instituto de Deporte y Recreación - INDER

8 Institución Universitaria Tecnológico Pascual Bravo

9 Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia

10 Agencia de Educación de Medellín - SAPIENCIA

11 Edatel S.A.

12 Empresa para la Seguridad Urbana - ESU

13 Terminales de Transporte de Medellín S.A.

14 Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P. - CENS

15 Emtelco S.A.

16 E.S.E. Metrosalud

17 Instituto Social de Vivienda y Hábitat de Medellín - ISVIMED

18 Regional de Occidente S.A. E.S.P.

19 Empresa de Energía del Quindío S.A. E.S.P. - EDEQ

20 UNE EPM Telecomunicaciones S.A.

21 Administrador del Patrimonio Escindido de Empresas Varias de Medellín E. S. P. – APEV -

22 Aeropuerto Olaya Herrera de Medellín

23 Agencia de Cooperación e Inversión de Medellín y el Área Metropolitana - ACI

24 Agencia para las Alianzas Públicas Privadas - APP

25 Aguas de Malambo S.A. E.S.P.

26 Aguas oriente Antioqueño S.A E.S.P.

27 Aguas Nacionales Empresas Públicas de Medellín S.A. E.S.P.

28 Asociación Canal Local de Televisión de Medellín - Telemedellín

29 Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina

30 Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. - CHEC

31 Corporación Hospital Infantil Concejo de Medellín

32 Electrificadora de Santander S.A. E.S.P. - ESSA

33 Empresas Públicas de Oriente (EPO)

34 EPM Inversiones S.A.

35 Fondo de Valorización del Municipio de Medellín - FONVALMED

36 Fundación EPM

37 Hospital General de Medellín, Luz Castro de Gutiérrez E.S.E.

38 Instituto Tecnológico Metropolitano - ITM

39 Metroparques

40 Metroplús S.A.

41 Orbitel Servicios Internacionales S.A - OSI Rionegro

42 Plaza Mayor Medellín S.A.

43 Telefónica de Pereira S.A.

44 Concejo de Medellín

45 - 48 Curadurías Urbanas de Medellín

49 Personería de Medellín


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION .......................................................................................................... 5

1. RESULTADOS DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL ............................................ 6

1.1 LÍNEA ESTRATÉGICA I. CONTROL FISCAL .................................................... 6

1.1.1 OBJETIVO ESTRATÉGICO 1: Incrementar los beneficios del control fiscal y mejorar los métodos de auditoría para generar valor a las entidades auditadas. Ponderación (35%) ............................................................................................. 6

1.1.2 OBJETIVO ESTRATÉGICO 2. Generar, incorporar y transferir conocimiento en

el ámbito de la gestión fiscal, aportando soluciones a las distintas problemáticas a nivel institucional y de la ciudad. ............................................ 23

1.2 LÍNEA ESTRATÉGICA II. PARTICIPACIÓN CIUDADANA .............................. 28

1.2.1 OBJETIVO ESTRATÉGICO 3. Incrementar la participación ciudadana en el ejercicio del control social como complemento al control fiscal, buscando el reconocimiento y la valoración de nuestra misión institucional. ........................ 28

1.3 LÍNEA ESTRATÉGICA III. GESTIÓN ADMINISTRATIVA ................................ 39

1.3.1 OBJETIVO ESTRATÉGICO 4. Mejorar el direccionamiento estratégico de la Entidad para lograr el éxito sostenido, la modernización organizativa y su liderazgo. .......................................................................................................... 39

1.3.2. OBJETIVO ESTRATÉGICO 5. Mejorar el desarrollo tecnológico y de las

comunicaciones a fin de fortalecer los procesos y contribuir a la construcción de una Entidad más abierta, eficiente, transparente y visible a la ciudadanía. ...... 57

1.3.3. OBJETIVO ESTRATÉGICO 6. Desarrollar las competencias de los funcionarios

de la Entidad, mejorar sus condiciones y medio ambiente de trabajo y proporcionar estímulos que contribuyan al incremento de la productividad y el desempeño laboral. .......................................................................................... 66


2. CUMPLIMIENTO CUNTITATIVO DE LOS OBJETIVOS DEL PLAN

ESTRATÉGICO 2016-2019 .............................................................................. 78

3. DESEMPEÑO DE LOS INDICADORES DE PROCESOS ................................ 79

4. CONCLUSIONES .............................................................................................. 94

5. RECOMENDACIONES ..................................................................................... 96


LISTA DE CUADROS

Cuadro 1. Auditorías ejecutadas a junio de 2016 .............................................................................. 7

Cuadro 2. Auditorías más relevantes a junio 30 de 2016 ................................................................. 7

Cuadro 3. Conceptos de los factores del componente control financiero ...................................... 8

Cuadro 4. Comparativo dictámenes de las entidades auditadas por la Contraloría General de

Medellín año 2014-2015. ...................................................................................................................... 10

Cuadro 5. Beneficios del proceso auditor a junio 30 de 2016 ........................................................ 15

Cuadro 6. Beneficios cualitativos a junio 30 de 2016 ...................................................................... 15

Cuadro 7. Hallazgos y deficiencias surgidas del proceso auditor a junio 30 de 2016 ............... 17

Cuadro 8. Hallazgos fiscales a junio 30 de 2016 ............................................................................. 17

Cuadro 9. Fenecimientos de la cuenta entidades auditadas a junio 30 de 2016 ........................ 19

Cuadro 10. Actualización archivo permanente en cada C.A.A.F ................................................... 21

Cuadro 11. Beneficios de control fiscal, proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción

Coactiva a junio de 2016 ...................................................................................................................... 22

Cuadro 12. Estadísticas proceso Responsabilidad Fiscal junio 30 de 2016 ............................... 23

Cuadro 13. Estadísticas Proceso Jurisdicción Coactiva junio 30 de 2016................................... 23

Cuadro 14. Actividades de Participación Contralorías Escolares junio 2016 .............................. 32

Cuadro 15. Informe General del Estado de las SPC a junio 30 de 2016 ..................................... 35

Cuadro 16. Eventos de promoción a la participación ciudadana junio 30 de 2016 .................... 38

Cuadro 17. Temas de estudio año 2016 ........................................................................................... 41

Cuadro 18. Estadísticas básicas del proceso de gestión jurídica .................................................. 42

Cuadro 19. Estado de las acciones de mejoramiento junio de 2016 ............................................ 53

Cuadro 20. Ejecución presupuestal a junio 30 de 2016 .................................................................. 56


Cuadro 21. Porcentaje de cumplimiento Gobierno en Línea. Junio 2016 .................................... 61

Cuadro 22. Ejecución del PETI ........................................................................................................... 61

Cuadro 23. Seguimiento software de Gestión documental mercurio ............................................ 63

Cuadro 24. Porcentaje de ejecución mantenimiento y soporte técnico ........................................ 66

Cuadro 25. Ejecución Plan de bienestar social a junio 30 de 2016 .............................................. 68

Cuadro 27. Plan Táctico de Capacitación vigencia 2016 ................................................................ 74

Cuadro 28. Cumplimiento de los objetivos del Plan estratégico a junio de 2016 ....................... 78

Cuadro 29. Indicadores de eficiencia por proceso ........................................................................... 79

Cuadro 30. Eficiencia Costo promedio Mano de Obra Auditorias ................................................. 80

Cuadro 31. Eficiencia Costo promedio Mano de Obra Auditorias ................................................. 82

Cuadro 32. Costo promedio horas hombre utilizadas en actividades no esenciales del proceso

.................................................................................................................................................................. 84

Cuadro 33. Indicadores de eficacia por proceso .............................................................................. 87

Cuadro 34. Calidad promedio proceso auditor ................................................................................. 90

Cuadro 35. Oportunidad Promedio ..................................................................................................... 92

Cuadro 36. Indicador de efectividad ................................................................................................... 93


LISTA DE GRÁFICOS pág. Grafico 1. Estado de las solicitudes a junio 30 de 2016 .............................................. 35


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INTRODUCCION Los resultados obtenidos de la gestión institucional a junio de 2016 tienen una especial importancia, debido a que muestra los logros incipientes del primer semestre de gestión del cuatrienio 2016–2019, y con ello, la posibilidad de ajustar el direccionamiento definido en el plan estratégico institucional y en los diferentes planes, que determinan, el que hacer de la gestión de la entidad para el cumplimiento de su misión. La evaluación de la gestión institucional refleja el cumplimiento del “Plan Estratégico 2016–2019. ¡Con tu participación Medellín crece! de cada uno de los objetivos, programas y proyectos y metas, definidos en este plan, las cuales comenzaron a ser ejecutadas de forma armónica por las diferentes áreas, a través de los procesos de que dispone la entidad. Metodológicamente la evaluación se realizó con base en el proceso de la gestión institucional y su alcance comprendió los logros obtenidos en el primer semestre de 2016, de todos los procesos y todas las dependencias de la entidad. La alta dirección debe considerar los resultados que se presentan en este informe con el fin de realizar los ajustes que considere necesarios en los objetivos, programas, proyectos y metas y facilitar la mejora continua como elemento dinamizador de la gestión institucional.


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1. RESULTADOS DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Los resultados de la gestión institucional a junio 30 de 2016, según las metas del Plan Estratégico 2016- 2019. ¡Con tu participación Medellín crece!, son los siguientes. 1.1 LÍNEA ESTRATÉGICA I. CONTROL FISCAL 1.1.1 OBJETIVO ESTRATÉGICO 1: Incrementar los beneficios del control fiscal y mejorar los métodos de auditoría para generar valor a las entidades auditadas. Ponderación (35%) ESTRATEGIA 1: Fortalecimiento del Control Fiscal Programa 1.1. Fortalecimiento de la gestión del proceso auditor para el incremento de la eficiencia, calidad y oportunidad de las auditorías fiscales PROYECTO 1.1.1. Planeación, ejecución, resultados e impacto del proceso auditor Meta. Formulación y ejecución del Plan General de Auditoría (PGA) con la participación de todos los funcionarios de las Contralorías Auxiliares de Auditoría Fiscal (CAAF), considerando el Modelo de Criterios de Riesgo Fiscal establecidos en la Guía de Auditoría Territorial (GAT). El Plan General de Auditoría PGA, para la vigencia 2016 fue adoptado y aprobado mediante la siguiente resolución. Resolución 297 de diciembre 30 de 2015 Para la vigencia 2016, se programaron 138 ejercicios de control fiscal de los cuales, 67 fueron ejecutados a junio 30; 48 terminadas (45 son auditorías especiales fiscales y financieras, dos (2) especiales a obras públicas y una auditoría regular al Concejo de Medellín). Adicionalmente, 47 auditorías en la fase de ejecución e informes, con un avance equivalente de 19 ejercicios fiscales (10 regulares+ 9 especiales), para un cumplimiento del 49%. Los 53 ejercicios de auditoría restantes, se ejecutarán en el segundo semestre.


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Cuadro 1. Auditorías ejecutadas a junio de 2016

Auditoría 2016

Auditoría Regular 11

Auditoría Especial 56

Informe Especial 0

Auditoría Expres 0

Total Ejecutado 67

Total Programado 138

% Cumplimiento 49% Fuente: Informe de gestión junio 30 de 2016 Subcontraloría

Cobertura del control fiscal a junio 30 de 2016 La cobertura del primer semestre de los 52 sujetos de control, se han realizado ejercicios de control a 46 entidades con una cobertura del 88%. Auditorías más relevantes Cuadro 2. Auditorías más relevantes a junio 30 de 2016

Auditoría Entidad Resultado

Auditorías Especiales Evaluación Fiscal y

Financiera 2015

Municipio de Medellín y sus

Entidades Descentralizadas

En el primer semestre del año 2016, la Contraloría General de Medellín realizó a 45 entidades la evaluación fiscal y financiera. De estas, 41 obtuvieron un dictamen LIMPIO (sin salvedad) y 4 con SALVEDAD (IU Tecnológico Pascual Bravo, Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones, Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina y Agencia Alianza Público Privada), no se presentó ninguna con dictamen negativo. El propósito fue establecer si los estados financieros de las 45 entidades, reflejaron razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera.

Fuente: Informe de gestión junio 30 de 2016 Subcontraloría

Resultados del Informe de las finanzas del Municipio de Medellín y sus entidades descentralizadas. Los estados contables de las entidades del Municipio de Medellín, cumplieron las normas prescritas por la Contaduría General de la Nación, emitiéndose 41 dictámenes sin salvedad y 4 con salvedades.


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En lo relacionado con la gestión presupuestal, 39 entidades obtuvieron concepto favorable, es decir el 100 % de las evaluadas en este factor. En la gestión financiera, una vez analizado el resultado de los indicadores Ebitda, margen Ebitda y estructura de caja, para aquellas empresas a las cuales se les aplican los mismos, se determinó que en general las entidades a excepción de Aguas de Malambo y Aguas de Urabá, no presentan riesgos de tipo operativo y de estructura financiera, obteniendo una calificación positiva. En cuanto la gestión financiera del municipio de Medellín y teniendo como fundamento los indicadores evaluados, se concluye que este Ente Territorial presenta niveles de liquidez, solvencia y endeudamiento adecuados; además, cumple con los límites de gastos establecidos en la Ley 617 de 2000. En resumen, al consolidar los resultados de la evaluación de los estados contables, gestión presupuestal y gestión financiera, se obtuvo un puntaje de 90 puntos sobre una escala de 100, para un concepto favorable en la vigencia 2015. Cuadro 3. Conceptos de los factores del componente control financiero

Grupo Entidad Gestión

Presupuestal Estados

Contables Gestión

Financiera Total Concepto

Central Municipio de Medellín 90 100 84 89 Favorable

Entidades con Transferencias

del Ente Central

Instituto de Vivienda y Hábitat Municipio Medellín

96 100 87 92 Favorable

Empresa de Desarrollo Urbano


Instituto de Deporte y Recreación


Agencia de Cooperación Internacional


Museo Casa de la Memoria

99 100 N/A 100 Favorable

Servicios Públicos

Empresas Públicas de Medellín E.S.P.


EMVARIAS E.S.P. 98 100 93 96 Favorable

Central Hidroeléctrica de Caldas S. A. E.S.P.


Empresa de Energía del Quindío S. A. E.S.P.

100 100 91 95 Favorable

Centrales Eléctricas del Norte de Santander S. A. E.S.P.


Electrificadora de 96 100 92 95 Favorable


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Contables Gestión


Santander S. A. E.S.P.

Empresas Públicas de Oriente S.A E.S.P.


Aguas de Urabá S. A. E.S.P.


Aguas Nacionales EPM S. A.E.S.P.


Aguas de Occidente S. A. E.S.P.


Aguas del Oriente Antioqueño S. A. E.S.P.


Aguas de Malambo S. A. E.S.P.


Transporte

Metro de Medellín Ltda.


Terminales de Transporte de Medellín


Aeropuerto Olaya Herrera de Medellín

100 100 92 95 Favorable

Metroplús 85 100 N/A 96 Favorable

Salud

Hospital General de Medellín ESE


Metrosalud ESE 88 100 95 96 Favorable

Hospital Concejo de Medellín


Educación

Instituto Tecnológico Metropolitano


Institución Univesitaria Tecnológico Pascual Bravo


Institución Univesitaria Colegio Mayor de Antioquia


Agencia para la Educación Superior de Medellín "SAPIENCIA"


Tic´s

UNE EPM Telecomunicaciones S.A.

N/A 100 79 87 Favorable

Orbitel Servicios Internacionales S.A E.S.P.


Edatel S.A E.S.P. N/A 100 90 94 Favorable

Emtelco S.A.S. N/A 100 77 86 Favorable

Empresa de Telecomunicaciones



10



Contables Gestión


de Pereira S.A.

Colombia Móvil S.A. E.S.P.


Otras Entidades

Fondo de Valorización del Municipio de Medellín


Plaza Mayor Medellìn Convenciones y Exposiciones


Empresa para la Seguridad Urbana


Metroparques 80 100 71 81 Favorable

Telemedellín 91 100 90 93 Favorable

EPM Inversiones 99 100 100 100 Favorable

Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina


Fundación EPM 91 100 100 99 Favorable

APEV 89 100 99 98 Favorable

Agencia Alianza Público Privada

100 0 85 61 Desfavorable


Cuadro 4. Comparativo dictámenes de las entidades auditadas por la Contraloría General de Medellín año 2014-2015.

Grupo Entidad Opinión

2014 Opinión

2015 Estado

Salud

Hospital General de Medellín ESE. Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Metrosalud ESE. Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Hospital Concejo de Medellín Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Educación

Instituto Tecnológico Metropolitano -ITM- Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual Institución Universitaria Tecnológico Pascual Bravo

Sin Salvedad

Salvedad Desmejoró Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia

Sin Salvedad

Sin Salvedad Igual

Agencia para la Educación Superior de Medellín. "SAPIENCIA"

Sin Salvedad

Sin Salvedad Igual

Tic´s UNE EPM Telecomunicaciones S.A.

Sin Salvedad

Sin Salvedad Igual

Orbitel Servicios Internacionales S.A ESP Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Tic´s Edatel S.A. E.S.P. Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual


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Grupo Entidad Opinión

2014 Opinión

2015 Estado

Emtelco S.A.S. Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A. Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Colombia Móvil S.A. E.S.P. Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Otras Entidades

Fondo de Valorización del Municipio de Medellín Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones

Sin Salvedad

Salvedad Desmejoró

Empresa para la seguridad Urbana -ESU- Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Metroparques Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Telemedellín Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

EPM Inversiones Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina

Sin Salvedad

Salvedad Desmejoró

Fundación EPM Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

APEV Sin

Salvedad Sin

Salvedad Igual

Agencia Alianza Público Privada Sin

Salvedad Salvedad Desmejoró


Resultados del Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente.

El numeral 7 del Artículo 268 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 en su artículo 46; establecen que las contralorías deben presentar a sus respectivas corporaciones, en nuestro caso, al Honorable Concejo del municipio de Medellín, un Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente. El informe elaborado durante el primer semestre de 2016. En cuanto al estado de los recursos naturales y del ambiente a través de indicadores ambientales, se destaca como a nivel poblacional, en Medellín viven 2.464.322 habitantes, siendo un 65,25% de la población total estimada para el Valle de Aburrá; situación que genera una fuerte presión sobre los recursos naturales. Dicha población se ha venido afectando por la alta concentración de contaminantes, es así como la tendencia observada en enfermos por Infecciones Respiratorias Agudas y las enfermedades diarreicas es al incremento entre 2012 y 2014.


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En cuanto a la calidad del aire, se tiene como en 2015 se dieron incidencias de altos niveles de material particulado PM2,5 y ozono en el centro de la ciudad y hacia el sur del Valle de Aburrá. Es así como la concentración de PM2,5, superó la norma colombiana, en 6 de las 7 estaciones de monitoreo, mientras para el caso del ozono, se registraron altos niveles en la Loma de los Balsos, en el Poblado, en el Barrio Miraflores y en Villa Hermosa, siendo ello una señal de alerta por tratarse de sitios de la periferia predominantemente residenciales. El Índice de Calidad del Aire (ICA) señala como en el norte del Valle de Aburrá, los ICA obtenidos fueron mayormente “Buenos”, mientras los problemas de contaminación son más críticos en el sur con categorías de “Dañina a grupos sensibles” y “Dañina a la salud”. En cuanto a la emisión a la atmósfera de contaminantes, las fuentes móviles, sobre todo los camiones, motocicletas y automóviles, son los mayores responsables de dichas emisiones, generando más del 79% de estas, llegando incluso hasta el 97,8% para el caso del monóxido de carbono. En lo que respecta al clima, los resultados de las mediciones meteorológicas en la estación Olaya Herrera, muestran que según la tendencia entre los años 1976 y 2015, hay un fenómeno de “calentamiento” de +1,55 °C en 40 años, con una tasa de 0.386 °C por década, situación que también se evidenció en las estaciones meteorológicas de la Red de Monitoreo de Calidad de Aire del Valle de Aburrá. Estas variaciones en el clima, se han visto reflejadas en eventos de emergencias por desastres, cuyas curvas son consecuentes con las temporadas de lluvia y períodos secos vividos en los últimos años. Como resultado del monitoreo de ruido, se observó que la mayoría de los datos tomados en las estaciones ubicadas en la Universidad Nacional de Colombia - Facultad de Minas y en el Politécnico Jaime Isaza Cadavid, incumplieron la norma colombiana para el ruido ambiental en el día y en la noche, mientras en el Museo de Antioquia, en la noche se registra excedencias en un 100% de sus datos, y en Plaza Mayor, se incumple en un 49,8%. El tráfico automotor incide en gran medida en los altos niveles, pues las estaciones que tienen influencia de esta actividad, presentan los mayores indicadores de ruido. De otro lado, el río Medellín presentó altos niveles de contaminación, con incrementos en el contenido de materia orgánica, sobre todo a su paso por el centro del valle, mientras el comparativo histórico entre 1997 y 2015, el 67% de las estaciones de monitoreo bajó la concentración de oxígeno disuelto y en el 60% de las estaciones, aumentó la concentración de la DBO5. En cuanto a la calidad del agua de las quebradas afluentes del río Medellín, se destaca como en 2015,


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ninguna de las quebradas monitoreadas por Red Río obtuvo la calificación del índice de calidad ICACOSU de “buena” o “aceptable”, observándose además como en los últimos 5 años el número de quebradas monitoreadas por EPM que clasifica en la categoría de calidad “deficiente” ha venido aumentando, pasando de 32,4% a 51,9%. Se ha detectado como el principal factor contaminante del aire y causante de desajustes climáticos en el Valle de Aburrá es el tráfico automotor que cada vez se incrementa más, pues 2015 en Medellín hubo una cantidad estimada de vehículos circulantes de 1.273.223, con una variación frente a 2009 del 49%, mientras en este mismo período, el número de vehículos matriculados activos adscritos a la Secretaría de Movilidad del Municipio de Medellín, se presentó con una variación del 31,3% al pasar de 183.716 a 241.258 unidades. La superficie de zonas verdes por habitante aún se mantiene lejos de los estándares nacionales e internacionales, siendo de 1,87 m2/hab., estando en un 81,3% de déficit frente a las metas establecidas por la OMS, espacios vitales para la mitigación de impactos generados por la contaminación en los centros urbanos, gracias a su efecto amortiguador tanto de la concentración de contaminantes, como de las islas de calor urbanas. Los altos niveles de contaminación, más las condiciones geográficas, aunado a ciertas condiciones climáticas y meteorológicas que se dieron a comienzos de 2016, generaron un evento de contaminación tal que la autoridad ambiental se vio abocada a declarar el “nivel de contingencia atmosférica en el Valle de Aburrá”. En dicho evento ocurrido en marzo de 2016, los niveles de material particulado PM2,5, PM10 y Ozono estuvieron muy por encima la norma colombiana, y los niveles históricos, presentándose sobre el Valle de Aburrá el fenómeno de smog, mientras las estaciones reportaban un índice de calidad ambiental de “Dañino” para la salud de los habitantes, por ello las autoridades ambientales y municipales establecieron una serie de medidas restrictivas, unas con el fin de proteger a la población y otras con el fin de evitar la emisión de más contaminantes al aire. La contingencia ambiental de marzo de 2016, se convierte en un campanazo de alerta para autoridades, entidades, gremios, administraciones municipales en general y la sociedad civil. De ahí que como un aporte para la solución de la problemática ambiental de la ciudad no solo en cuanto a la calidad del aire se refiere, sino también a otros aspectos ambientales, la Contraloría General de Medellín está en proceso de instaurar una Mesa para el Control Fiscal Ambiental, con la participación del municipio de Medellín, autoridades y entes territoriales


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vinculados con la gestión ambiental en la ciudad, con el fin de coadyuvar en procura de la solución a las problemáticas. Otro tema de interés abordado, fue el de la gestión de las redes de conectividad ecológica (RCE) en la ciudad de Medellín. Dichas redes son ecosistemas urbanos o rurales conformados por “Nodos”, unidos entre sí por un conjunto de corredores biológicos que consolidan finalmente una matriz ambiental. Estas son de vital importancia pues la red ecológica urbana del Valle de Aburrá contiene 1.589,5 ha de suelo verde, lo que representa el 73.8% de la superficie total de espacio público verde urbano, espacio que se debe proteger para la biodiversidad que aún existe en Medellín y facilitar el disfrute de estos espacios verdes por parte de la comunidad. La inversión ambiental efectuada por el Municipio de Medellín y sus entidades descentralizadas en el año 2015, fue de de 479.777,49 millones de pesos, que frente a la inversión en 2014 de 421.323,78 millones de pesos, presentó una variación del 13.87%, con una tendencia creciente en los últimos 10 años. Entre las inversiones ambientales más representativas, están las de Empresas Públicas de Medellín E.S.P con 236.317,58 millones de pesos y una variación positiva del 18,46% frente a la vigencia anterior; seguida por el Municipio de Medellín con 121.093,60 millones de pesos y una variación positiva del 6,22; y Empresa Varias con 44.064,35 para una variación del 9,93%respecto a 2014. Finalmente, se presenta un resumen de las Auditorías ambientales realizadas por la Contraloría General de Medellín en 2015, destacándose como durante el año 2015, la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Ambiental realizó nueve auditorías especiales ambientales a entidades y secretarías del Municipio de Medellín y además, participó en la Auditoría Regular del Municipio de Medellín. En el marco de dichas evaluaciones se encontraron 12 hallazgos con incidencia administrativa y dos con presunta incidencia fiscal por un valor de $742.618.648. Meta. Formulación y ejecución del Plan de Capacitación a los Sujetos de Control El Plan de capacitación para los sujetos de control, para la vigencia 2016 fue formulado, adoptado y aprobado mediante la siguiente resolución. Resolución 297 de diciembre 30 de 2015 Las capacitaciones para los sujetos de control, están programadas para el segundo semestre.


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Meta. Medición cuantitativa y especialmente cualitativa de los beneficios del proceso auditor. Los beneficios del control fiscal constituyen el valor agregado representado en recursos públicos que la Contraloría General de Medellín le acredita a la comunidad en general, como resultado de los ejercicios del control fiscal a los Sujetos de Control (Administración Central y entidades descentralizadas). La metodología de la Contraloría General de Medellín, estructura los beneficios cuantificables por ahorro y por recuperación, cuyos resultados a junio 30 de 2016 fueron un total de beneficios cuantitativos obtenidos del proceso auditor por observaciones y seguimiento a los planes de mejoramiento, estos suman 4, valorados en $ 1.612.592.839, distribuidos así: Cuadro 5. Beneficios del proceso auditor a junio 30 de 2016

Nº Sujeto de Control Valor a junio 30 de 2016

1 Municipio de Medellín 1.588.917.100

2 Agencia de Cooperación e Inversión de Medellín y el Área Metropolitana - ACI

2.114.299

3 Instituto de Deporte y Recreación - INDER 2.279.376

4 Instituto Social de Vivienda y Hábitat de Medellín - ISVIMED

19.282.064

4 Total Período 1.612.592.839 Fuente: Informe de gestión junio 30 de 2016 Subcontraloría

Adicionalmente, los beneficios cualitativos son los siguientes. Cuadro 6. Beneficios cualitativos a junio 30 de 2016

N°

Nombre de la Auditoría

Sujeto Vigilado Origen Descripción

1 Fiscal y Financiera

vigencia 2015

Central Hidroeléctrica de

Caldas S.A. E.S.P. - CHEC

Proceso Auditor-

Observaciones

Una vez revisado el contrato y de acuerdo con la NIC 16 ($826.959.401,30) la CHEC, procedió a reclasificar la cuenta del costo 75 y dio de baja a la cuenta 16 ya que la entidad tenía clasificado en esta cuenta como activo el “Terreno Purnio” donde no era un terreno si no unas adecuaciones.

2 Auditoría Regular Concejo de

Medellín

Proceso Auditor-

Observaciones

La gestión inmediata realizada por la entidad para liquidar los contratos, después del requerimiento por parte de equipo auditor.


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N°

Nombre de la Auditoría

Sujeto Vigilado Origen Descripción

3 Fiscal y Financiera

vigencia 2015

Institución Universitaria Tecnológico

Pascual Bravo

Proceso Auditor-

Seguimiento Plan de

Mejoramiento

Mejoramiento del proceso de inventarios.


Meta. Medición de Indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso auditor. Indicadores proceso sanciones fiscales Este proceso ubicado en el área misional a cargo de la Subcontraloría tiene como objetivo “Sancionar actos de indisciplina fiscal o incumplimiento de los principios de la gestión fiscal, por parte de los servidores públicos o particulares que manejen bienes o fondos de los entes auditados, acorde con los artículos 99, 100, 101 y 102 de la ley 42 de 1993, con el propósito de que la Contraloría ejerza un control fiscal eficiente y oportuno”. Durante el primer semestre 2016 se concluyeron 4 procesos sancionatorios, los cuales terminaron en archivo. Los indicadores de Calidad cumplieron en 100% con los requisitos contemplados en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993 y artículo 47 y siguientes de la ley 1437 del 2011. No se han cargado en Isolucion ya que estamos en espera de la asesoría para realizar esta tarea. Indicadores proceso consolidación de la información Este proceso ubicado en el área misional a cargo de la Subcontraloría tiene como objetivo “Consolidar los resultados de las evaluaciones ambiental, fiscal y financiera con el fin de dar cumplimiento al mandato constitucional y legal establecido”. Los indicadores de estas 2 evaluaciones, se calcularan cuando terminen las evaluaciones. Riesgos: síntesis de los riesgos del proceso y el control realizado sobre los mismos Las diferentes C.A.A.F realizaron sus respectivos análisis.


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Estadísticas y casuísticas del proceso auditor Cuadro 7. Hallazgos y deficiencias surgidas del proceso auditor a junio 30 de 2016

Concepto Cantidad Valor

(cifras en pesos)

Hallazgos Administrativos con Presunta Incidencia Fiscal 13 575.095.243

Hallazgos Administrativos con Incidencia Administrativa 173

Hallazgos Administrativos con Presunta Incidencia Disciplinaria

6

Hallazgos Administrativos con Incidencia Presunta Penal 0

Total 192 575.095.243


Cuadro 8. Hallazgos fiscales a junio 30 de 2016

CAAF N° Nombre de la Auditoría Nombre Entidad

Cantidad Hallazgos

con Incidencia

Fiscal

Cuantía Traslado Hallazgos

con Incidencia

Fiscal

7718 1 Auditoría Especial Evaluación Fiscal y Financiera 2015

Electrificadora de Santander S.A. E.S.P. - ESSA

1 5.150.000


Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. - CHEC

3 295.709.966


Empresa de Energía del Quindío S.A. E.S.P. - EDEQ

1 2.577.400


Aguas de Urabá S.A. E.S.P. 2 2.081.945

7720 5 Auditoría Especial Evaluación Fiscal

y Financiera 2015 Aguas de Malambo S.A. E.S.P. 2 6.714.826


y Financiera 2015 Instituto de Deporte y Recreación -

INDER 1 3.600.418


y Financiera 2015 Metroplús S.A. 1 129.169.074


y Financiera 2015 Aeropuerto Olaya Herrera de

Medellín 1 106.000.000


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CAAF N° Nombre de la Auditoría Nombre Entidad

Cantidad Hallazgos

con Incidencia

Fiscal

Cuantía Traslado Hallazgos

con Incidencia

Fiscal


y Financiera 2015 Institución Universitaria Colegio

Mayor de Antioquia 1 24.091.614

9 Total 13 575.095.243


Casuística Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. – CHEC En revisión de las cuentas contables se observó que la empresa realizó un pago por $745 millones, para cumplir con la resolución RDO 513 del 28 de marzo del 2014, de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales UGPP por unas inconsistencias encontradas en la empresa. La UGPP le impuso un pago por valor de $453 millones, más los intereses, que fueron de $292 millones, para un total de $745 millones. En vista de lo anterior y de acuerdo al análisis del equipo auditor, se presenta un hallazgo con presunta incidencia fiscal por valor de $292.533.189 que corresponde a los intereses moratorios generados. Aeropuerto Olaya Herrera Se presentó un hallazgo con presunta incidencia fiscal por $106 millones de pesos debido a que el Aeropuerto Olaya Herrera no pagó oportunamente una cuota parte y/o bono pensional de un exfuncionario al FONPRECON (Fondo de Previsión Social del Congreso de la República), es decir el pago se hizo de forma extemporánea, lo cual generó intereses en concordancia con lo indicado en el artículo 12 del Decreto 1748 de 1995 modificado por los Decretos 1474 y 1513 de 1998 en sus artículos 3 y 5 respectivamente, que define: “en el sector público, tanto el emisor como el responsable de cuota parte que no pague el bono o su cuota parte en F (fecha límite en que debería haberse pagado el bono sin intereses de mora), reconocerán intereses de mora a la tasa efectiva anual tm1”.


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Metroplús S.A. Se observó que hubo incumplimiento tanto del Municipio de Medellín en el giro inmediato de los recursos para el pago oportuno del fallo (laudo arbitral proferido el 1 de octubre de 2010 por el Tribunal de Arbitramento Sociedad Colombiana de Ingenieros por valor de $914.329 millones), como también se presentó incumplimiento en las obligaciones de Metroplús S.A. para gestionar el pago de los intereses moratorios, por ser la encargada de administrar y ejecutar los recursos aportados por la Nación y los municipios, conforme al Convenio de cofinanciación del Proyecto. Lo anterior, le generó unos intereses moratorios por $129.169.074, constituyéndose en hallazgo con presunta incidencia fiscal. Meta. Medición de satisfacción del cliente según valoración del ente auditado. La ejecución de la meta inicia en el segundo semestre de 2016 Meta. Conformación de grupos de estudios sobre las metodologías y mejores prácticas de auditoría. La ejecución de la meta inicia en el segundo semestre de 2016 Meta. Incremento del fenecimiento de las cuentas de las entidades auditadas, según Mandato Constitucional. La Contraloría a través de las Contralorías Auxiliares de Auditoría Fiscal – CAAF-, realiza los fenecimientos de la cuenta de los sujetos de control mediante la aplicación del proceso auditor en la modalidad de regula. Para la vigencia 2016, las CAAF tienen programadas en el plan de acción 19 auditorías regulares, las cuales, permitirán con su ejecución el fenecimiento o no de la cuenta. A junio 30 de 2016, se ha emitió el fenecimiento de la cuenta del Concejo de Medellín. Cuadro 9. Fenecimientos de la cuenta entidades auditadas a junio 30 de 2016

Asunto Número de Entidades

Nombre de la Entidad

Fenecimiento 1 Concejo de Medellín


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Fenecimiento con Observaciones

0

No Fenecimiento 0

1


PROYECTO 1.1.2 Mejoramiento de los procesos auditor y consolidación de la Información Meta. Formulación de propuesta ante el Sistema Nacional de Control Fiscal (SINACOF) para el rediseño de la GAT. Inicia en el segundo semestre del 2016 y programada para entregarse en el año 2017. Meta. Redefinición del rol del líder de proyectos frente al rol de los contralores auxiliares. La redefinición del rol del líder de proyectos frente al rol de los contralores auxiliares, está programada para el segundo semestre. Meta. Ajustar proceso consolidación de la información para la gestión y resultados. Esta meta esta programa para ejecutarse en el año 2018 Meta. Mejoramiento de la matriz de riesgo fiscal. Esta meta está incluida en Formulación de propuesta ante el Sistema Nacional de Control Fiscal (SINACOF). Otras Actividades de la Subcontraloría La Subcontraloría ha realizado 3 capacitaciones en:

NIIF y Vigencias Futuras

Temas Jurídicos

Gestión Transparente


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La Subcontraloría y las Contralorías Auxiliares de Auditoría Fiscal son corresponsables de la Meta: Formulación y ejecución del plan de mejoramiento para optimizar el uso de los sistemas de información existentes en la Entidad, donde participan en Gestión Transparente. Meta. Recopilar en cada CAAF la norma interna y externa que le rige a cada uno de los sujetos de control de su alcance (archivo permanente). Cuadro 10. Actualización archivo permanente en cada C.A.A.F

No C.A.A.F. Archivo Permanente

Actualizado En proceso de actualización

1 C.A.A.F. MUNICIPIO 1 X

2 C.A.A.F. MUNICIPIO 2 X

3 C.A.A.F. MUNICIPIO 3

X

4 C.A.A.F. EPM FILIALES ENERGÍA X

5 C.A.A.F. EPM 2 - ENERGIA X

6 CAAF. EPM FILIALES AGUAS X

7 CAAF. TELECOMUNICACIONES X

8 CAAF. EPM 1-ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

X

9 C.A.A.F. SERVICIOS DE SALUD Y EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO

X

10 C.A.A.F. CULTURA Y RECREACIÓN X

11 C.A.A.F. EMP 3 - AGUAS Y SANEAMIENTO BÁSICO

X

12 C.A.A.F. MOVILIDAD Y SERVICIOS DE TRANSPORTE PÚBLICO

X

13 C.A.A.F.GOBERNABILIDAD Y ORGANISMOS DE CONTROL

X

14 C.A.A.F. OBRAS CIVILES X

15 C.A.A.F. EDUCACION X

16 C.A.A.F. AMBIENTAL

X

Fuente: Informe de gestión junio 2016 C.A.A.Fs


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Programa 1.2. Fortalecimiento de la gestión del proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en el insumo y las interacciones con el proceso Auditor. Proyecto 1.2.1. Planeación, ejecución, resultados e impacto del proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Meta. Implementación de grupos de estudio para la retroalimentación de los hallazgos fiscales y la comunicación de las decisiones con las CAAF. No se reporta información Meta. Medición cuantitativa y cualitativa de los beneficios del proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Cuadro 11. Beneficios de control fiscal, proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva a

junio de 2016

Origen del beneficio Junio 30 de 2016

Proceso de Responsabilidad fiscal $8.578.493

Cobro coactivo $71.819.167

TOTAL $80.397.660

Fuente: Informe de gestión Contraloría Auxiliar de Talento Humano junio 2016

Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. No reporta indicadores de gestión del proceso. No reporta gestión de riesgos del proceso Estadísticas proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva


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Cuadro 12. Estadísticas proceso Responsabilidad Fiscal junio 30 de 2016

N° procesos con los que inició la vigencia

Procesos iniciados en la vigencia

Total procesos tramita-dos en la vigencia

Fallos con responsabilidad fiscal

Fallos sin responsabilidad fiscal

Archi-vos por no mérito

Archivos por Pago

Imputacio-nes de responsabi-lidad fiscal

Valor presunto detrimento en la vigencia

Valor recuperado en procesos de R.F.

112 35 147 4 10 12 1 5 $18.114.372.406 $8.578.493


Dentro de los grados de consulta surtidos por la Oficina Asesora Jurídica, debe tenerse en cuenta que 27 de ellos corresponden a decisiones tomadas por la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal, a saber: cuatro (4) fallos de responsabilidad fiscal, diez (10) fallos sin responsabilidad fiscal, doce (12) archivos por no mérito y un (1) archivo por causa de pago. Cuadro 13. Estadísticas Proceso Jurisdicción Coactiva junio 30 de 2016

Año N° de procesos con los que se inició la vigencia

Procesos iniciados en la vigencia

Total procesos tramitados en la vigencia

Valor detrimento patrimonial en la vigencia

Valor recuperado en proceso de J.C.

Junio 30 de 2016 19 2 21 $38.524.445 $71.819.167


1.1.2 OBJETIVO ESTRATÉGICO 2. Generar, incorporar y transferir conocimiento en el ámbito de la gestión fiscal, aportando soluciones a las distintas problemáticas a nivel institucional y de la ciudad. ESTRATEGIA 2: Desarrollo de la investigación y fortalecimiento de la asesoría técnica. Programa 2.1. Puesta en funcionamiento del Centro de Investigación, Estudios y Análisis de la Contraloría General de Medellín-CIEA. Proyecto 2.1.1. Centro de Investigación, Estudios y Análisis de la Contraloría General de Medellín (CIEA).


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Meta. Reglamentación del funcionamiento del proceso de investigación, estudios y análisis y condiciones, roles y dedicación de funcionarios. A través del Convenio de cooperación con la Corporación Universitaria Americana se recibió la asesoría para la reglamentación del Centro de Investigación, Estudios y Análisis- CIEA y a través del Comité se recomendó a la señora Contralora la expedición del acto administrativo correspondiente a la Resolución 143 del 5 de mayo de 2016. Meta. Formulación y ejecución del plan de investigación, estudios y análisis. Se ha formulado ya el Plan de Investigación, Estudios y Análisis, el formato de solicitud de Investigación y el memorando de asignación de la misma, los cuales serán enviados a Planeación para ser incorporados a los Planes Institucionales y dispuestos en ISOLUCIÓN. Se avanzó en el proceso de estudios previos para la contratación de un investigador que haga el acompañamiento a todos los procesos de investigación. Se realizó seguimiento al curso de Metodología de La investigación realizado con EAFIT, para el Centro de Investigación, Estudios y Análisis-CIEA, Mesa de Trabajo N° 02-2016. Nueve anteproyectos de investigación en curso. Programa 2.2. Mejoramiento de la gestión del proceso de Apoyo Institucional. Proyecto 2.2.1. Planeación, ejecución, resultados e impacto del proceso apoyo institucional. Meta. Fortalecimiento de los convenios nacionales e internacionales con la academia y con otras organizaciones, a fin de obtener beneficios y oportunidades para la Entidad: asesorías técnicas, capacitaciones, intercambio de buenas prácticas, entre otros. Con la Corte de Cuentas de la República del Salvador se ha mantenido una estrecha relación a través de un convenio de cooperación, el cual ya ha culminado, no obstante en el presente año tuvimos una visita de funcionarios de


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esa entidad y del gobierno de la República, para el acompañamiento en la implementación del programa de Contralorías Escolares. El convenio interadministrativo de Coadyuvancia N° 44 de 2012 suscrito con la Auditoría General de la República continua vigente y su fecha de terminación está prevista para septiembre de 2017. El convenio de cooperación técnica suscrito con la Contaduría General de la Nación continua vigente. El convenio interadministrativo de cooperación suscrito con la Contraloría General de Antioquia continua vigente. Se renovó el convenio con la Organización Latinoamericana y del Caribe y Entidades Fiscalizadoras Superiores- OLACEFS y se tramitó el pago correspondiente a la membrecía anual a cargo nuestro. Se mantiene el convenio marco de cooperación con la Corporación Universitaria Americana, para el acompañamiento, fortalecimiento y asesoría al Centro de Investigaciones, Estudios y Análisis- CIEA de la Contraloría General de Medellín. Se está tramitando Carta de Intención con la Escuela Superior de Administración Pública- Regional Antioquia-Chocó, para el acompañamiento, capacitación y certificación de actividades de Participación Ciudadana. Se avanza en la celebración de convenio interadministrativo de cooperación con la Contraloría de Montería. Se solicitó al SENA la celebración de convenio para pasantías de estudiantes de archivo y organización documental. Se adelanta el trámite de Convenio para prácticas de estudiantes universitarios con la Fundación Universitaria Luis Amigó. Se adelanta el trámite de Convenio para prácticas de estudiantes universitarios con el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid. Se adelanta el trámite de Convenio para prácticas de estudiantes universitarios con la Universidad Cooperativa de Colombia.


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Se avanza en la celebración de convenio con la Universidad EAFIT para el fortalecimiento de nuestro Centro Documental a través de convenio interbibliotecario. Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso apoyo institucional. No reportó Indicadores No reportó Gestión de riesgos ESTRATEGIA 3: Diseño de un sistema de Gestión del Conocimiento en la Entidad Programa 3.1. Implementar el sistema de gestión del conocimiento sistemático con apoyo de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC). Proyecto 3.1.1. Gestión del conocimiento. Meta. Diseño del proceso para la implementación del sistema de gestión del conocimiento. Para estas metas se invitó un conferenciante que inició su intervención con cinco retos principales que deben tener los directivos de la Contraloría General de Medellín y una reflexión relacionada con el trabajo en equipo. Se tiene trabajo en equipo, liderazgo y confianza: Durante el ejercicio desarrollado por todos los funcionarios para el fortalecimiento del liderazgo y la confianza, se construyó un importante trabajo en equipo. Meta. Desarrollo gradual de las etapas del ciclo del conocimiento de la Entidad con el apoyo de las TIC (identificar, capturar, adaptar, organizar, almacenar, aplicar, compartir y crear). Igual que la meta anterior, Para estas metas se invitó un conferenciante que inició su intervención con cinco retos principales que deben tener los directivos de la Contraloría General de Medellín y una reflexión relacionada con el trabajo en equipo.


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Se tiene trabajo en equipo, liderazgo y confianza: Durante el ejercicio desarrollado por todos los funcionarios para el fortalecimiento del liderazgo y la confianza, se construyó un importante trabajo en equipo. Meta. Implementación de una plataforma de aprendizaje virtual para compartir y facilitar el conocimiento en línea a los funcionarios de la Entidad. No reportó información Meta. Formulación e implementación de una estrategia de “gestión del cambio” para la adaptación de la organización a las diferentes transformaciones por factores internos y externos. Para esta meta se invitó un conferenciante que inició su intervención con cinco retos principales que deben tener los directivos de la Contraloría General de Medellín y una reflexión relacionada con el trabajo en equipo. Se tiene trabajo en equipo, liderazgo y confianza: Durante el ejercicio desarrollado por todos los funcionarios para el fortalecimiento del liderazgo y la confianza, se construyó un importante trabajo en equipo.


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1.2 LÍNEA ESTRATÉGICA II. PARTICIPACIÓN CIUDADANA

1.2.1 OBJETIVO ESTRATÉGICO 3. Incrementar la participación ciudadana en el

ejercicio del control social como complemento al control fiscal, buscando el

reconocimiento y la valoración de nuestra misión institucional.

ESTRATEGIA 4: Fortalecimiento de la participación ciudadana y el control social Programa 4.1. Incremento de la participación ciudadana para el ejercicio del control social. Proyecto 4.1.1. Escuela de Capacitación y Formación para la Participación Ciudadana y Organizaciones Sociales (ESPACIOS). Meta. Seminario Contralores Escolares (contralores elegidos en las Instituciones Educativas – IE). Programado para segundo semestre del año Meta. Seminario para el control social (dirigido a Juntas de acción comunal, Juntas administradoras locales, líderes barriales, veedurías, entre otros) Programado para segundo semestre del año Meta. Seminario municipalidad, Control social y transparencia un Mundo por descubrir. Meta Cancelada memo 7571 14/07/2016) Meta. Seminario Sector productivo, Control social y transparencia un Mundo por descubrir. Programado para segundo semestre del año Meta. Curso: El Control social una cultura por descubrir (presencial y virtual). Programado para segundo semestre del año


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No obstante que las metas del proyecto de Escuela de Capacitación y Formación para la Participación Ciudadana y Organizaciones Sociales, están programadas para el segundo semestre, en el primer semestre del año se realizaron 14 acciones de capacitación orientadas a la participación ciudadana y el control social para el cuidado y buen uso de los recursos públicos, con la participaron 759 personas Entre las capacitaciones se resaltan las siguientes:

Capacitación sobre Contralorías Escolares a la delegación de la República El Salvador y Alemana que visitaron la Entidad con el fin de conocer más del tema y llevar la propuesta al vecino país, programa que se viene replicando en dicha Nación. En articulación con la Universidad Luis Amigó, también se capacitó a los funcionarios de la República el Salvador en el tema Semilleros Infantiles para la participación ciudadana. Se realizó un foro en la Fundación Universitaria Luis Amigó con la participación de la Contraloría General de Medellín y la asistencia de 287 personas donde el tema central fue la venta de las acciones de EPM a ISAGEN. Capacitación a la asociación de usuarios de Savia Salud en el tema de veeduría Ciudadana de la Ley 850 de 2003. Capacitación Asociación de vivienda Comunitaria los Libertadores del barrio Belén Rincón. Capacitación estudiantes de la Universidad Pontificia Bolivariana en el tema de control fiscal, control social y participación ciudadana. Actualización a funcionarios de la CAPC en temas control social y veeduría ciudadana. Capacitación a los Contralores Escolares y sus enlaces para el trámite interno de las SPC. Proyecto 4.1.2. Contralorías Escolares Meta. Sensibilización


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Son acciones orientadas a los estudiantes de las instituciones educativas de la ciudad que aspiran a ser elegidos Contralores Escolares, sobre las funciones de la Contraloría Escolar para el cuidado y buen uso de los recursos públicos. Se realizaron 14 actividades con la con la participación de 1.637 personas, donde se promovió la participación de los jóvenes a elegir y ser elegido Contralor Escolar. Meta. Elección El 11 de marzo del presente año, la Contraloría General de Medellín, acompañó la fiesta de la Democracia Escolar, con la participaron de más de novecientos estudiantes que se postularon y aspiraron a ser elegidos Contralores Escolares en las instituciones públicas y privadas de la ciudad. En la jornada fueron elegidos 276 Contralorías Escolares, entre ellas, 46 de instituciones privadas y 26 contralorcitos de primaria.

El Contralor, el Personero y la Secretaría de Educación del Municipio de Medellín, acompañaron el evento de apertura al proceso de elección en las instituciones educativa oficiales de la ciudad en la institución educativa San Agustín, allí se vivió una jornada democrática con mucho entusiasmo y responsabilidad, que evidencian el liderazgo y el compromiso de los jóvenes con sentido de lo público, en la población educativa.

En el evento también se hicieron presentes funcionarios del Ministerio de Educación y de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador y la República Alemana, delegación que visitó la Contraloría General de Medellín con el fin de conocer el proceso y las etapas de la Contraloría Escolar.

Fuente: Informe de gestión C.A de Participación ciudadana


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Igualmente, Funcionarios de la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana también visitaron 7 instituciones educativas acompañando a más de 800 estudiantes en promedio por colegio para un total de 5.600 personas. Meta. Posesión El 27 de abril del presente año en el recinto del Concejo de Medellín, con la

asistencia de 419 personas, la Contralora General de Medellín posesionó a los 276 Contralorías Escolares que fueron elegidos por mayoría de votos en sus colegios, allí los jóvenes se comprometieron al cuidado y buen uso de los recursos públicos, como también a promover la cultura del cuidado de los bienes públicos en su institución educativa. El evento contó con la participación del señor Alcalde, Personero, Secretarios de Educación, Participación, Jefes de Núcleo, Rectores, Docentes, estudiantes, entre otros. Meta. Acompañamiento En el primer semestre, se realizaron 17 acompañamientos con la participación de 1.053 estudiantes de diferentes instituciones educativas de la ciudad. Resaltando entre ellos, 13 encuentros zonales en sitios estratégicos de la ciudad con la participación de más de 300 estudiantes de las instituciones públicas y privadas de la ciudad, donde participaron Contralores Escolares, Personeros Estudiantiles y Representantes de los Estudiantes en la construcción de sueños de la ciudad del futuro con base en las siete dimensiones del Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín 2016-2019 generando propuestas para ser socializadas al señor Alcalde en un gran evento que será programado en el segundo semestre del año. Para ello, se articularon acciones con las Secretarías de Educación, Juventud, Participación Ciudadana y la Personería de Medellín Acompañamos a los Contralores Escolares que hacen parte del Acuerdo de Voluntades en la ciudad de Medellín donde un grupo de estudiantes de diferentes instituciones educativas se han comprometido a promover la calidad de la educación desde la convivencia, la gestión social, y el cuidado de lo Público realizan actividades de promoción y sensibilización. Meta. Rendición de cuentas

Meta programada para el 3 de noviembre del presente año


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Hacemos parte de la Mesa de Democracia Escolar conformada por las Secretarías Municipales de: Educación, Juventud, Participación Ciudadana, Personería y Contraloría General de Medellín, donde se articulan acciones orientadas a fortalecer la participación democrática escolar en las instituciones educativas de la ciudad, entre ellas, la figura de la Contraloría Escolar. Hemos asistido a 11 reuniones de la Mesa con la participación de 112 personas un promedio de 10 por reunión. En resumen, el programa de Contralorías Escolares, registra a junio 30 de 2016 una participación importante de 8.828 personas. Ver cuadro 14. Cuadro 14. Actividades de Participación Contralorías Escolares junio 2016

Fuente: Informe de gestión C.A de Participación junio de 2016

Asesoría Corte de Cuentas de la República de El Salvador

También se prestó asesoría a la Corte de Cuentas de la República de El Salvador, que visitaron la Contraloría General de Medellín del 7 al 11 de marzo del presente año, con el fin de seguir conociendo el Programa Contraloría Escolar, el cual se viene replicando en la vecina nación centroamericana.

Metas Acciones

ejecutadas Participantes

Reuniones Mesa Democracia Escolar 11 112

Contralorías Escolares Sensibilización 14 1.637

Contralorías Escolares Elección 1 5.600

Contralorías Escolares Posesión 1 419

Contralorías Escolares Acompañamiento 17 1.053

Contralorías Escolares Rendición de cuentas *

Asesoría Corte de Cuentas República El Salvador 1 7

Total 45 8.828

* Meta programada para el segundo semestre del año


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Registro fotográfico C.A. de Participación Ciudadana

La delegación fue recibida en la Sala de Juntas de la Entidad por la Contralora de Medellín quien les dio la bienvenida y les ofreció la disponibilidad de los funcionarios a compartir con ellos todo el tema relacionado con el programa Contraloría Escolar, experiencia exitosa que viene generando conciencia social en la población estudiantil de la ciudad para el cuidado y buen uso de los recursos públicos En la visita, la Corte de Cuentas de la República El Salvador hizo entrega de un reconocimiento a la Contraloría General de Medellín por el trabajo que se viene liderando en Medellín con relación al programa Contraloría Escolar para el cuidado y buen uso de los recursos públicos. Con la delegación se realizaron actividades académicas y protocolarias en las instituciones educativas Héctor Abad Gómez, Rosa Lía Suárez, Fundación Universitaria Luis Amigó, Concejo y Alcaldía de Medellín. En la Fundación Universitaria se les compartieron conocimiento relacionado con los semilleros infantiles y la formación de agentes formadores para la transformación de las comunidades.


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La delegación visitó las Instalaciones del Concejo de Medellín en compañía de la Contralora General de Medellín, allí, dialogaron con la presidenta de esa corporación y con el alcalde de la ciudad. Proyecto 4.1.3. Acciones para la participación ciudadana (ACCIONES) Meta. Encuentros con el sector Productivo. Meta CANCELADA (memo 7571 14/07/2016) Meta. Encuentros con las instituciones de Educación superior e instituciones de educación para el trabajo (no formal) Meta aplazada para la vigencia 2017 Meta. Planes de difusión del curso (presencial y virtual) Meta aplazada para la vigencia 2017 Meta. Encuentro Municipal de JAC por el control social. Metas programadas para el segundo semestre de 2016 Meta. Encuentro Municipal de JAL por el control social. Metas programadas para el segundo semestre de 2016 Meta. Visitas planeadas a la CGM: Expedición Pedagógica y Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. Metas programadas para el segundo semestre de 2016 Proyecto 4.1.4. Gestión de las Solicitudes de Participación Ciudadana (SPC). Meta. Administración, ejecución y control de las SPC Durante el primer semestre de 2016, la contraloría ha recibido 245 solicitudes de participación ciudadana SPC, de las cuales, fueron archivadas 212 SPC, se


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encuentran en proceso 33, estas últimas, están dentro de los términos de ley para darles respuesta definitiva. (Ver cuadro 15) Cuadro 15. Informe General del Estado de las SPC a junio 30 de 2016

Tipo

No de solicitudes a junio 30 de 2016

% Participación

SPC Solicitudes Participación ciudadana Archivadas 212 87%

SPC Solicitudes Participación ciudadana en proceso 33 13%

SPC Solicitudes Participación ciudadana anuladas 0 0%

SPC Solicitudes Participación ciudadana tramitadas 245 100% Fuente: Sistema de información de Participación Ciudadana – C. A. de Participación Ciudadana

Grafico 1. Estado de las solicitudes a junio 30 de 2016

Fuente: Sistema de información de Participación Ciudadana – C. A. de Participación Ciudadana

Del total de solicitudes atendidas 42 SPC, se les ha dado trasladaron a otras entidades, en cumplimiento del artículo 33 del Código Contencioso Administrativo y del Decreto 01 de 1984 al ente respectivo.


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Proyecto 4.1.5. Resultados e impacto de la participación ciudadana. Meta. Medición sistemática de la satisfacción al cliente frente a los eventos de promoción realizados a la ciudadanía. Meta programada para diciembre de 2016 Meta. Medición del reconocimiento y valoración de la Entidad por parte de la ciudadanía. Se aplicó a través de redes sociales (Facebook y Twitter) una encuesta de

percepción con una única pregunta ¿Qué percepción tiene usted de la función que

cumple la Contraloría General de Medellín? Las opciones de respuesta eran de 1

a 5 siendo 1 la más baja calificación y 5 la máxima para Facebook. En twitter las

opciones de respuesta eran: buena, regular, mala y ninguna. Los resultados

fueron los siguientes:

FACEBOOK:

Resultados:

Estadísticas:

- 212 personas alcanzadas.

- 100 personas visitaron la encuesta, 9% de los visitantes participaron, de los

cuales 70% eran hombres y 20% mujeres.

- 62% respondieron desde computador y 38% desde dispositivos móviles.

- Tiempo promedio usado para responder la encuesta: 23 segundos


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TWITTER

Resultados:

Estadísticas:

- 171 impresiones (número de veces que se muestra la publicación)

- 10 interacciones (El número total de veces que un usuario ha interactuado

con un tuit. Esto incluye todos los clics en cualquier parte del tuit, retuits,

respuestas, seguimientos y favoritos)

- 9 votos

- 1 “me gusta”

Como no es una muestra representativa, ya que en Facebook contamos

con 7.179 “me gusta” y en twitter 769 seguidores concluimos que no es una

muestra representativa de la población, en consecuencia, deberá aplicarse

de nuevo o buscar otra alternativa durante el presente año

Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso Participación Ciudadana. Esta medición estaba establecida hacerla anualmente. Síntesis de los riesgos del proceso y el control realizado sobre los mismos Proyecto 4.1.6. Participación activa en redes interinstitucionales de control social. Meta. Red Departamental de Apoyo al Control Social.


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Apoyamos la Red Institucional de Apoyo al Control Social, la cual es una instancia de coordinación interinstitucional para la promoción y el apoyo del control ciudadano en el Departamento de Antioquia, contribuyendo a fortalecer los principios de la función administrativa, en especial los concernientes a la transparencia y la moralidad pública. En el primer semestre la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana ha acompañado dos eventos de la Red, con la participación de 25 personas por evento. La finalidad de la RED es lograr pactos para satisfacer las necesidades de apoyo mutuo y promover la cooperación para capacitar, asistir y acompañar acciones de control ciudadano, además de generar procesos efectivos de control social a nivel territorial mediante la capacitación y constitución de veedurías o grupos de control social y el impulso de una administración municipal orientada al ciudadano. Meta. Red de Transparencia y Participación Ciudadana Programada para el segundo semestre del año. Otras actividades de la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana La Contraloría General de Medellín hizo presencia institucional en 10 zonas de la ciudad donde la Alcaldía de Medellín realizó jornadas para la construcción del Plan De Desarrollo Municipal 2016-2019. En los eventos participaron aproximadamente 1.900 ciudadanos, donde la Contraloría General de Medellín aplicó 771 encuestas, en las cuales se evidencia que el 2,98% de la población no conocen el Plan de Desarrollo Municipal y el 3,1% no conocen la Contraloría General de Medellín, (CGM) situación que amerita ser tenida en cuenta en con el fin de establecer acciones para el conocimiento y posicionamiento de la Entidad en la comunidad para que conozcan la razón de ser del Organismo de Control Fiscal. Cuadro 16. Eventos de promoción a la participación ciudadana junio 30 de 2016

Eventos de Promoción a la Participación Ciudadana

Acciones Ejecutadas

Participantes

Acompañamiento institucional construcción Plan de Desarrollo Municipio de Medellín 2016 -2019 10 1.900

Semana de la participación ciudadana 2 257


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Presentación institucional en otras actividades de promoción a la participación 5 511

Acompañamiento Juntas administradoras locales 2 59

Acompañamiento institucional posesión dignatarios Juntas de Acción Comunal y Comités de vivienda Comunitaria vigencia 2016 1

Total 20 2.727 Fuente: Informe de gestión junio 30 de 2016. C.A de Participación Ciudadana

En la Semana de la participación ciudadana en el mes de febrero del presente año, se articularon acciones con la Secretaría de Participación Ciudadana del Municipio de Medellín, donde se capacitaron 257 personas entre ellos, líderes y veedores de la ciudad. Los veedores fueron empoderados en el tema de la Ley 1757 de 2015 que reglamenta las Juntas de Acción Comunal. Con la participación de 511 personas, la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana, hizo presencia en los territorios de la ciudad y acompañó al Comité organizador en la programación para elección de dignatarios de las Jutas de Acción Comunal día 24 de abril del presente año. Con la participación de 59 personas se realizó acompañamiento a 2 eventos con asistencia de Juntas Administradoras Locales, entre ellas, una en el sector de la Comuna 14 sector del barrio El Poblado. La Contraloría General de Medellín, hizo presencia institucional en el evento de posesión de dignatarios de más de 400 Juntas de Acción y Comités de Vivienda Comunitaria, actividad que se realizó el 29 de junio del presente año en el Pabellón Amarillo de Plaza Mayor donde asistieron más de 4.000 personas, entre ellas, el Alcalde la Ciudad Federico Restrepo, Concejales, Secretarios de Despacho, funcionarios públicos y líderes comunitarios de todas las comunas y corregimiento de la ciudad de Medellín. 1.3 LÍNEA ESTRATÉGICA III. GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1.3.1 OBJETIVO ESTRATÉGICO 4. Mejorar el direccionamiento estratégico de la Entidad para lograr el éxito sostenido, la modernización organizativa y su liderazgo.


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ESTRATEGIA 5: Fortalecimiento del liderazgo y compromiso de la Alta Dirección Programa 5.1 Estructura de la agenda que focalice la gestión del Consejo de Dirección para la toma de decisiones. Proyecto 5.1.1. Gerenciamiento de la Agenda del Consejo de Dirección. Meta. Monitoreo de los asuntos y temas de la Agenda del Consejo de Dirección, incluidos los del Sistema Integral de la Gestión. Se atendieron y monitorearon todos los asuntos y temas de la agenda del Consejo de Dirección, que fueron tratados durante seis Consejos de Dirección adelantados durante el correspondiente semestre. En el Sistema Mercurio reposan los documentos correspondientes. Programa 5.2. Unificación de criterios legales que garanticen la seguridad jurídica y la defensa extrajudicial o judicial de la Entidad. Proyecto 5.2.1. Seguridad jurídica para la gestión institucional. Meta. Establecimiento y aplicación de la política de unificación de criterios legales. Con la finalidad de lograr la meta establecida, la Oficina Asesora Jurídica definió los siguientes temas de estudio, a fin de que la Contraloría establezca una política y aplique criterios unificados en sus procesos:


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Cuadro 17. Temas de estudio año 2016

Item Descripción Fecha inicioFecha

Finalización

Estado

actualAvance

1Caducidad en los procesos de responsabilidad

fiscal 01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

2AIU. La obligatoriedad de la demostración de

los imprevistos para su reconocimiento 01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

3Etapa probatoria en los procesos verbales de

responsabilidad fiscal01/05/2016 31/12/2016 Finalizado 8%

4Constitución en parte civil en los procesos

penales 01/05/2016 31/12/2016 Finalizado 8%

5 Gestor fiscal y gestión fiscal 01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

6Acción de repetición vs. Proceso de

Responsabilidad Fiscal01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

7 Indexación 01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

8 Reajuste contractual 01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

9 Diseños que no se ejecutan 01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

10 Pólizas 01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

11Cómputo y suspensión de términos en los

procesos de responsabilidad fiscal. 01/05/2016 31/12/2016 Finalizado 8%

12

Representación judicial de la Contraloría

General de Medellín en los procesos diferentes

al contencioso administrativo

01/05/2016 31/12/2016 Pendiente 8%

T O T A L 100%

% de avance 25% Fuente: Informe de gestión Oficina Asesora Jurídica junio de 2016

Están redactados los conceptos relacionados con los temas 3 y 11; falta la socialización al interior de la entidad. Avance 25%. Meta. Unificación y actualización del COLA (Calendario de Obligaciones Legales y Administrativas) y del Normograma (normativa interna y externa). Actualmente la oficina Asesora Jurídica está implementado una mejora al proceso de “Gestión Jurídica” tendiente a:

Fusionar en un solo procedimiento las actividades correspondientes al procedimiento “Soporte Jurídico” y “Soporte judicial”. La finalidad es lograr mejores niveles de eficiencia y eficacia del proceso.

Administrar el Normograma y el COLA de manera más racional, en el sentido de simplificar la normativa, fusionarlos en un solo documento que estará disponible en la intranet. Igualmente se designó a un funcionario para que haga la actualización permanente.


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Avance: 50%. Se espera terminar esta tarea en julio de 2016 en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación. Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso de Gestión Jurídica. Los indicadores del proceso gestión Jurídica medidos y cargados al módulo de indicadores de Isolución. Los riesgos del proceso gestión Jurídica, a la fecha han sido gestionados efueron gestionados en el mapa de riesgos, y están cargados en el expediente de mercurio. Avance: 100% A continuación se presentan las estadísticas correspondientes al proceso de gestión jurídica, correspondientes a los procedimientos de soporte jurídico y judicial. Cuadro 18. Estadísticas básicas del proceso de gestión jurídica

Derechos de petición 10

Conceptos jurídicos 27

Autos (grado de consulta y apelaciones) 37

Revisión resoluciones Despacho del Contralor 32

Procesos de Vivienda 6

Intervención en el proceso de contratación de la Contraloría

General de Medellín5

Asesorías a contralorías auxiliares 26

Contratos urgencia manifiesta 1

Otros (notificaciones y otros) 82

SUBTOTAL 226

SOPORTE JUDICIAL (PERSPECTIVA EXTERNA)

Procesos Judiciales 21

Memoriales con destino a juzgados y tribunales 5

Procesos Hipotecarios. Demandas 12

Exhortos atendidos 1

Audiencias juzgados y tribunales 4

Otros (seguimiento procesos rama judicial) 43

SUBTOTAL 86

G R A N T O T A L 312

SOPORTE JÚRIDICO (PERSPECTIVA INTERNA) SUBTOTAL

Fuente: Archivo Oficina Asesora Jurídica


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SOPORTE JURÍDICO

La Oficina Asesora Jurídica en cumplimiento de sus funciones, intervino en la proyección de autos de grado de consulta y apelación, emisión de conceptos, revisión y/o asesoría de diferentes documentos para la firma del Contralor, el Secretario General y demás áreas de la entidad. Dentro de la gestión del semestre, se destacan los grados de consulta tramitados (37) y las asesorías las distintas contralorías auxiliares (26).

SOPORTE JUDICIAL La Oficina Asesora Jurídica adelanta la representación judicial del Ente de Control, ante las distintas jurisdicciones para defender los intereses de la entidad, por causa de demandas originadas en los procesos de responsabilidad fiscal o laborales; o bien interponiendo demandas de carácter ejecutivo relativas al programa de vivienda. La Contraloría General de Medellín viene interviniendo en 21 procesos judiciales, donde ha sido demandado o llamado en garantía. De otra parte, la Oficina asesora Jurídica ha interpuesto 12 demandas por concepto de créditos hipotecarios otorgados por el ente de control. Debe anotarse que durante el período de 2016, no ha habido otros fallos adversos a la entidad, relacionados con sus procesos misionales o de apoyo, lo cual es un indicador de la efectividad de las políticas de prevención del daño antijurídico, implementadas mediante Resolución 196 de 2011. Igualmente debe destacarse, que actualmente la Oficina Asesora Jurídica prepara una ponencia para socializarla con el Comité Regional de Moralización, sobre la intervención de las Contralorías en los procesos penales, a fin de recuperar por esa vía el daño patrimonial al Estado. Programa 5.3. Mantenimiento de la infraestructura física y suministro de bienes y servicios de la Entidad. Proyecto 5.3.1. Administración de recursos físicos y de servicios.


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Meta. Fijación y cumplimiento de la política de asignación y distribución de espacios en la Entidad. Se realizó levantamiento en plano ubicando la asignación de puestos de trabajo por cada funcionario, determinando la disponibilidad para satisfacer la demanda por el ingreso de nuevo personal como resultado del concurso de méritos. En este análisis se definió que existen los puestos de trabajo suficientes para ubicar al nuevo personal, por lo que existen algunos disponibles y además, se liberan los puestos de los provisionales que deben retirarse de la Entidad. La ocupación de los puestos de trabajo se ha ido realizando buscando la menor afectación posible, ocupando transitoriamente los puestos vacantes mientras entra la totalidad del personal que pasó el concurso. Como el ingreso del nuevo personal no está en relación directa con el personal que se retira o con los movimientos internos que se van generando, se ha permeado un poco la estructura de asignación de puestos en relación con su área respectiva de auditoría, lo cual se pretende corregir al momento que ingrese la totalidad del nuevo personal y se reasignen los movimientos internos, lo cual es responsabilidad de la Secretaría General. Al 30 de junio se ha asignado la totalidad de puestos que se han requerido. La distribución acorde con las auditorias o áreas administrativas respectivas tiene un avance del 85%. Meta. Formulación y ejecución del Plan de Mantenimiento de la Infraestructura Física y de Prestación de Servicios. El plan de mantenimiento de la infraestructura física está enfocado a las actividades de aseo y mantenimiento general, tanto de las áreas privadas como de las áreas comunes. En cuanto al aseo de las áreas privadas al 30 de junio se han intervenido todos los elementos plasmados en el plan y se han realizado la mayoría de actividades en las frecuencias indicadas. Las actividades no ejecutadas, desmanchado, pulida y brillada de pisos y modular archivos y bodegas, no se realizaron en el primer semestre, en espera de la asignación de recursos, dado que para su ejecución se requiere la consecución de algunos insumos (baldosas de grano para reposición y


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estanterías metálicas), los que están previstos realizarse en parte por contratación que igualmente está programada en el Plan. El aseo de las áreas comunes se ha realizado a la totalidad de los elementos, con las actividades y frecuencia establecida en el Plan. Este componente podría decirse que se encuentra en un avance al 30 de junio del 97%. En relación con el mantenimiento de las áreas privadas, éste se ha realizado a la totalidad de los elementos indicados en el Plan, con las actividades y frecuencia establecida. Igual situación se ha cumplido con el mantenimiento de las áreas comunes. El componente de mantenimiento se encuentra en un avance al 30 de junio del 98%. La actividad sin ejecutar, lechada y cambio de piezas en piso de baldosa de grano, estaba pendiente de la asignación de recursos para la consecución de las respectivas baldosas. En cuanto a los contratos indicados en el Plan y con los cuales se busca apoyar los componentes de aseo y mantenimiento, al 30 de junio se adelantó el proceso contractual para la instalación de las películas de control solar y decorativa. Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso de Gestión de recursos físicos y de servicios. Los indicadores del proceso Gestión de recursos físicos y de servicios tienen periodicidad de medición anual, a la fecha se está procesando y dando inicio al cargue en Isolucion, programando para el registro total el 31 de julio de 2016. Los riesgos descritos en el proceso, se encuentran controlados y no se ha presentado la materialización de ninguno de ellos. Las metas estipuladas en el plan de acción de la dependencia se vienen cumpliendo en un 100%. Proyecto 5.3.2. Adquisición de bienes y servicios Meta. Formulación y ejecución del Plan de Adquisiciones


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El Plan de adquisiciones, para la vigencia 2016 fue adoptado y aprobado mediante la Resolución 297 de diciembre 30 de 2015 Para el año 2016, el Plan Anual de Adquisiciones de la Contraloría General de Medellín tiene un presupuesto programado de $ 5.688.354.870, del cual se han comprometido $ 3.018.571.101, correspondiente al 53% del valor total planeado, asimismo se han ejecutado (pagado) $ 846.048.538, equivalente al 28% de tal concepto. Desde el 01 de enero y hasta el 30 de junio se han celebrado 91 contratos, 70 de estos mediante la modalidad de contratación directa, cinco a través de Selección Abreviada de Menor Cuantía y 16 por Mínima Cuantía. Meta. Evaluación de proveedores De los noventa y dos contratos realizados por la Contraloría General de Medellín al 30 de Junio de 2016, se han evaluado solamente cuatro contratos con una calificación de excelente. Para un promedio del cuatro por ciento (4%) de la totalidad de los contratos. Se tiene cuatro (4) contratos con la evaluación de los Proveedores Meta. Ajuste del Proceso de Gestión de Suministro de Bienes y Servicios. Está en proceso de mejora, se tienen anotaciones de las reuniones relacionadas con la revisión del proceso. Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso de Gestión Suministro de Bienes y Servicios. No reporta información Programa 5.4. Fortalecimiento del sistema de planeación, monitoreo y evaluación de la gestión institucional de la CGM. Proyecto 5.4.1. Planeación y evaluación de la gestión institucional Meta. Ajuste de los procesos de planeación y de autoevaluación institucional.


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A partir de mayo de 2016 se da inicio a la elaboración de los estudios previo para contratación de la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la Oficina Asesora de Planeación, en la migración y simplificación del sistema de gestión de la calidad de la Contraloría General de Medellín hacia los nuevos cambios de la NTC-ISO 9001:2015 (última actualización), y la dinamización del modelo actual bajo un enfoque más simple, práctico y entendible para los usuarios de dicho sistema de gestión. A finales de junio es aprobado en Comité de Compras, se elabora el contrato para ser suscrito por las partes el cual se iniciará el 11 de julio de 2016. Meta. Puesta en operación del Módulo de Indicadores de Isolucion. Las actividades desarrolladas para el logro de esta meta, se han cumplido en tres etapas a saber: Primera etapa Se capacitaron 33 funcionarios (Mínimo uno por dependencia) designados por los jefes inmediatos, en el módulo de indicadores de Isolucion Segunda etapa Se realizó capacitación en el puesto de trabajo a cada funcionario, para la creación, Medición y visualización de indicadores en el módulo de pruebas de Isolucion. Tercera etapa Se está realizando asesoría personalizada para crear, medir y visualizar de indicadores en el ambiente de producción de Isolucion El porcentaje de avance de esta meta es de 65% Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso de Planeación Institucional Los indicadores de gestión para el proceso de Planeación Institucional son de periodicidad anual. Los riesgos fueron evaluados y serán socializados en grupo primario que se realizará el 15 de julio de 2016.


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Meta. Realizar evaluación Nivel de madurez del Sistema Integral de Gestión La meta se realiza cada dos años, y será programado para el 2017 Meta. Realizar diagnóstico sobre los servicios internos de la entidad. La meta se realiza cada dos años, y será programado para el 2017 Meta. Realizar diagnóstico clima organizacional. La medición se tiene programada para ser realizada en el segundo semestre de 2016 con la ARL Positiva. Meta. Realizar diagnóstico Gestión Ética Por Resolución 10 del 2009 de la Contraloría General de Medellín, el Diagnóstico de la Gestión Ética, se debe realiza con corte a noviembre de cada año Programa 5.5. Rediseño institucional de la Contraloría General de Medellín. Proyecto 5.5.1. Adecuación Organizacional. Meta. Revisión de la estructura organizacional de la Entidad. Meta. Ajuste de la planta de cargos de la Entidad de acuerdo a la Norma. Meta. Mejoramiento del Manual de Funciones y Competencias de la Entidad. El Departamento de la Función Pública recomendó ajustar el Acuerdo 66 de 2012, mediante actos administrativos independientes, así: Estructura Administrativa, Planta de Personal y Manual de Funciones, es decir, se debe presentar al Concejo de Medellín, tres (3) proyectos de Acuerdo, para cumplir con el requisito exigido por el Decreto 2484 de 2014. Por lo anterior, la Señora Contralora envió oficio a la Oficina asesora de planeación para que se conforme un equipo de trabajo integrado por la Oficina Asesora de Planeación, quien lo debe coordinar, Oficina Asesora Jurídica, Contraloría Auxiliar de Talento Humano y desde luego la Secretaría General, encargada de direccionar los correspondientes proyectos de Acuerdo.


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Programa 5.6. Fortalecimiento de la gestión ambiental en la Entidad. Proyecto 5.6.1. Gestión ambiental institucional Meta. Documentar un procedimiento para la gestión ambiental de la entidad La meta se ejecutará en el 2017 Meta. Formulación y ejecución del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA). La meta se ejecutará en el 2017 Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso de Gestión ambiental institucional. La meta se ejecutará en el 2017 Programa 5.7. Mejoramiento del sistema integral de gestión de la Entidad. Proyecto 5.7.1. Sistema Integral de Gestión de la Entidad. Meta. Ajuste del sistema integral de gestión de la Entidad, de acuerdo con la ISO 9001:2015 y otros cambios normativos. A partir de mayo de 2016 se da inicio a la elaboración de los estudios previo para contratación de la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la Oficina Asesora de Planeación, en la migración y simplificación del sistema de gestión de la calidad de la Contraloría General de Medellín hacia los nuevos cambios de la NTC-ISO 9001:2015 (última actualización), y la dinamización del modelo actual bajo un enfoque más simple, práctico y entendible para los usuarios de dicho sistema de gestión. A finales de junio es aprobado en Comité de Compras, se elabora el contrato para ser suscrito por las partes el cual se iniciará el 11 de julio de 2016. Meta. Digitalización de la documentación (hojas de vida y expedientes jurídicos).


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Con relación a la digitalización de la documentación, específicamente de las historias laborales de los funcionarios, la contraloría auxiliar de Talento Humano realizó la siguiente acción de mejora que comprende un plan que se ejecutaría en aproximadamente 18 meses, en caso de asignarse los recursos necesarios para su desarrollo. Acción de mejora – consecutivo 94 Contraloría Auxiliar de Talento Humano Descripción 1. Solicitar a la oficina de Control Interno la ampliación de la vigencia de la presente acción de mejora a diciembre 31 de 2017, lo anterior atendiendo a que es una mejora escalonada y de alto impacto para el proceso y la entidad. 2. Asignar un funcionario para el escaneo de las historias laborales y darle los permisos para subirlas al sistema Mercurio y actualizarlas cuando sea necesario; o en su defecto gestionar la contratación para este proceso. 3. Atendiendo a las circunstancias actuales, iniciar el proceso con los funcionarios vinculados recientemente, garantizando que a diciembre 16 del 2016, las historias laborales de los funcionarios vinculados en 2015 y 2016, estén escaneadas y montadas en Mercurio. 4. Destinar el primer semestre del año 2017 para procesar las historias laborales de los demás funcionarios activos, y el segundo semestre del 2017 para los funcionarios inactivos. De la Oficina Asesora Jurídica. La Digitalización de la documentación hace referencia los procesos judiciales donde la Contraloría es parte procesal o llamado en garantía. A la fecha se terminó la fase de revisión y ajuste del subproceso de “Soporte judicial”. Aún falta la habilitación de claves para cargar la información. No obstante debe tenerse en cuenta que ambos subprocesos (jurídico y judicial) van a ser fusionados. En mesa de trabajo del 24 de junio del año en curso, se analizó la información que debería indexarse a los expedientes, y se acordó que los autos relacionados con los grados de consulta, apelaciones y otros relacionados con el proceso de


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responsabilidad fiscal, deben ser cargados al sistema Mercurio por la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal, dado que la oficina Asesora Jurídica sólo proyecta los actos para la firma de la Contralora, los que a su vez los remite a dicha área. En todo caso en la revisión del proceso de gestión jurídica se hará claridad al asunto en la hoja de vida, y procedimiento. Avance: 50% Meta. Asesorar y capacitar en la metodología para la gestión del riesgo y verificar la efectividad de los controles en el Módulo de Riesgos de Isolucion. Para abordar el tema de los riesgos, esta Oficina Asesora programó para el mes de junio la realización del seguimiento a los riesgos de la entidad, enfatizando en la sensibilización del manejo de los mismos al nivel directivo, donde cada jefe asistió con un funcionario de enlace de su área. Es de anotar, que todos los procesos tienen identificados riesgos con sus respectivos controles, para prevenir la probabilidad de ocurrencia o mitigar el impacto ante un evento; al igual que las acciones de control con su respectivo indicador de análisis. En cuanto al manejo del módulo de riesgos en el aplicativo Isolucion, durante el mes de junio se realizó capacitación sobre el manejo del módulo, a la cual asistieron funcionarios de la Oficina Asesora de Planeación y de Control Interno; con el fin de realizar coordinadamente su implementación a diciembre 31 de 2016. Meta. Formulación y ejecución del Programa General de Auditorías Internas (incluye evaluaciones independientes). El Plan de Auditoría (Programa General de Auditorías Internas), para la vigencia 2016 fue adoptado y aprobado mediante la Resolución 297 de diciembre 30 de 2015 El Plan fue actualizado y en este, se programaron para el año 2016, la realización

de Evaluaciones Independientes, Auditorías Internas de Calidad y el cumplimiento

de las Obligaciones Legales Administrativas – COLA.


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Evaluaciones Independientes: a la fecha se ha avanzado en la realización de 5 de las 13 que se encuentran programadas para el año 2016, y se ha cumplido en lo programado a la fecha:

E.I. Acuerdos de Gestión E.I. al Sistema de Control Interno Contable E.I. Proceso Gestión Financiera, procedimientos de Presupuesto y

Tesorería. E.I. Proceso Gestión de Recursos Físicos y de Servicios E.I. Al proceso Auditor; comunicado informe preliminar.

Auditorías internas de calidad: se reprogramó la realización de éstas para un solo ciclo que se llevará a cabo durante el mes de julio de esta anualidad, lo cual fue aprobado en acta de Comité Coordinador de Control Interno.

Cumplimiento del Calendario de Obligaciones Legales Administrativas – COLA; a la fecha se ha dado cumplimiento a la realización de 14 informes que a continuación se relacionan, de acuerdo con la normativa y periodicidad establecida para cada uno de ellos; igualmente han sido publicados en la página web de la entidad.

Autoevaluación de la gestión OACI 2015 Informe Ejecutivo Anual Evaluación del Sistema de Control Interno vigencia

2015, según DAFP. Informe Control Interno Contable vigencia 2015, según CGN Informe Pormenorizado de Control Interno; con corte febrero, en

construcción con corte a junio 30 Informe de seguimiento y verificación de publicación en la página web del

plan anticorrupción de la CGM; incluyendo seguimiento a riesgos de corrupción; con corte a abril.

Informe Austeridad en el Gasto, primer trimestre de 2016 Informe sobre las quejas, sugerencias y reclamos; con corte a Diciembre

2015. Informe Derechos de Autor Software Informe ejecutivo al ejercicio presupuestal de la Contraloría General de

Medellín. Consolidación plan de mejoramiento institucional para la AGR como

resultado de la Auditoría Regular a la vigencia 2015. Informe de avance al plan de mejoramiento AGR; con corte a junio Informe de Gestión OACI


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Informe de avance al plan de mejoramiento institucional; con corte a junio de 2016.

Informe de Seguimiento a los Riesgos; con corte a junio de 2016. Meta. Administración del Plan de Mejoramiento institucional a través del módulo de mejoramiento en Isolucion. A junio 30 de 2016, Como resultado del seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Control Interno, el avance del cumplimiento del plan de mejoramiento presenta una eficacia global promedio del 61.25%; correspondiéndole a las Acciones Correctivas 100% de cumplimiento, a las Acciones Preventivas un 50%; a las Notas de Mejora les corresponde un 33.76%, tal como se detalla a continuación: Cuadro 19. Estado de las acciones de mejoramiento junio de 2016

Fuente: Modulo de Mejoramiento aplicativo ISOLUCION a junio 30 de 2016

Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso de evaluación y seguimiento. Con respecto al seguimiento de los indicadores del proceso Evaluación y Seguimiento, estos fueron analizados en grupo primario del mes de mayo. Los riesgos del proceso Evaluación y seguimiento son gestionados y controlados a través del mapa de riesgos del proceso. Estos, fueron analizados en grupo primario del mes de mayo.


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Meta. Revisión y ajuste de la interacción de los procesos. La ejecución de esta meta se incorporó en la de “Ajuste del sistema integral de gestión de la Entidad, de acuerdo con la ISO 9001:2015 y otros cambios normativos”, toda vez que hace parte de los temas que allí se llevaran a cabo pues se hará una revisión a los procesos Proyecto 5.7.2. Gestión Documental. Meta. Ajustar el proceso de gestión documental acorde con el Decreto 2609 de 2012. Se actualizó el proceso gestión documental teniendo en cuenta parcialmente el título V de la Ley 594 de 2000 y los artículos 58 y 59 de la Ley1437 de 2011, en lo relacionado con los archivos en Mercurio, SEVEN e ISOLUCIÓN como se puede verse en los parámetros de control de los procesos de la Entidad, en el archivo central y general. Se documentó la Política de Operación del proceso gestión documental. Meta. Elaborar e implementar el Programa de Gestión Documental (PGD). No reporta información Meta. Formular y ejecutar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). Con la ejecución del Pinar se da cumplimiento a la transparencia y del derecho de acceso a la información Pública Nacional, especialmente, en el artículo 16 “Archivos” y Decreto 2609 de 2012, principalmente el artículo 8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental”. La Segunda verificación y revisión dio como resultado que las tablas de retención documental se encontraban diseñadas y ordenadas por procesos y no por dependencias de sus funciones no manteniendo la distribución orgánica – funcional que permitiera facilitar a los funcionarios de las dependencias responsables la correcta identificación de las series y subseries documentales. Por lo que se debe actualizar las TRD de la CGM, según lo establecido en el Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013 ‘Por el cual se reglamentan parcialmente los


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Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental. Además se debe actualizar y organizar los inventarios documentales de los archivos Gestión y Central (General), usando el Formato Único de Inventario documental según el Acuerdo No. 042 de 2002. Referente al archivo las instalaciones y la temperatura no es la adecuada para tener allí estos documentos, lo que es importante para la conservación de los mismos. Este lugar esta entregado por comodato a la CGM por el Municipio de Medellín; se han adelantado gestiones en función de que sea mejoradas las instalaciones En este momento se está actualizando el PINAR y debe replantearse la meta que se establece en el Plan de Acción. Programa 5.8. Mitigación del riesgo financiero de la CGM. Proyecto 5.8.1. Gestión financiera. Meta. Formulación de estudio de viabilidad financiera de la CGM. La meta será ejecutada en el 2017 Meta. Formulación y ejecución del Plan Financiero anual de la Entidad (Presupuesto). PRESUPUESTO El presupuesto de la Entidad para el año 2016, fue aforado en $31.715 millones, el cual ha sido adicionado en $767 millones como efecto de la solicitud de ajuste a la meta inflacionaria determinada por el Banco de la República para la vigencia 2016, obteniendo un presupuesto total de $32.482 millones. A la fecha de corte presenta una ejecución acumulada de $14.220 millones cuyo porcentaje asciende a 43.78%. En el primer semestre se han obtenido recaudos por cuotas de fiscalización por $15.858 millones, que corresponde al 50% de lo programado.


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En el siguiente cuadro, se muestra los componentes de la ejecución presupuestal de gastos, en millones de pesos con corte a 30 de junio de 2016 Cuadro 20. Ejecución presupuestal a junio 30 de 2016

Concepto Presupuesto

Definitivo Ejecución

Acumulada % de

Ejecución

GASTOS DE PERSONAL 23,278,939,252 10,069,317,952 43.26%

GASTOS GENERALES 6,953,607,795 3,364,554,612 48.39%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 2,249,112,247 786,032,682 34.95%

Totales 32,481,659,294 14,219,905,246 43.78% Fuente: informe de ejecución presupuestal a junio 30 de 2016

Es de anotar, que en el concepto de gastos de personal se agrupan todos los registros inherentes y relacionados con el personal, incluidos los parafiscales y la seguridad social. Los gastos generales comprenden las adquisiciones de bienes y servicios, entre los cuales están: compra de equipo, materiales y suministros, mantenimientos, viáticos y gastos de viaje, comunicaciones estratégicas, relaciones con la comunidad, bienestar social e incentivos, capacitación entre otros. Las transferencias contienen los valores estimados para los conceptos de préstamos hipotecarios, cesantías, sentencias, fallos y reclamaciones. En los rubros de capacitación y préstamos hipotecarios, la Contraloría General de Medellín, cumple con las apropiaciones presupuestales, según las normas vigentes. Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso de Gestión Financiera. Los indicadores del proceso Gestion Financiera tienen periodicidad de medición anual, a la fecha se está procesando y dando inicio al cargue en Isolucion, programando para el registro total el 31 de julio de 2016. Los riesgos descritos en el proceso, se encuentran controlados y no se ha presentado la materialización de ninguno de ellos.


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Como estadísticas del proceso financiero se tienen los informes de ejecución presupuestales de ingresos, egresos con sus respectivos pac cada mes. Así mismo, se generan y conservan los estados contables requeridos por la normativa vigente. 1.3.2. OBJETIVO ESTRATÉGICO 5. Mejorar el desarrollo tecnológico y de las comunicaciones a fin de fortalecer los procesos y contribuir a la construcción de una Entidad más abierta, eficiente, transparente y visible a la ciudadanía.

ESTRATEGIA 6: Fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones Programa 6.1 Fortalecimiento de las comunicaciones internas y externas de la Entidad. Proyecto 6.1.1 Gestión de Comunicación Pública. Meta. Revisión y ajuste de las políticas de comunicación. Una vez revisada la política de operación que sirve de cimiento a la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones hemos decidido darle continuidad a la misma ejecutando cada uno de los objetivos allí establecidos. Hará parte de nuestras actividades durante el segundo semestre adelantar cambios de forma, más no de fondo sobre estas políticas. Se ha dado cumplimiento al objetivo de mantener informados a los clientes internos y externos a través de los diferentes medios de comunicación disponibles. Se han emitido a la fecha 12 boletines de prensa, se ha mantenido información oportuna clara y verás a través de las redes sociales, microprograma de T.V., sistema de sonido interno, carteleras digitales, correo electrónico institucional, boletines internos y emisión de pauta pedagógica. Actualmente se trabaja en la actualización del sitio web y la Intranet. Es importante resaltar que se dio dinamismo a los contenidos y se refrescó el vocabulario empleado para crear mayor cercanía con los diferentes públicos y a través de ello mejorar la percepción hasta ahora generada. Con el cambio de administración se implementó una mejora a todos los canales de comunicación de la Entidad. Se fortaleció el manejo de redes sociales, para que la comunidad sea parte activa a través de ellas del que hacer de la entidad. El microprograma de


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televisión reestructuró sus secciones, refrescó su imagen, contenidos, y cuenta con un nuevo presentador, además tuvo un cambio de horario significativo que genera mayor audiencia. Los canales empleados en la presente vigencia permiten la retroalimentación. La información suministrada es clara, veraz, concisa, oportuna, actual, fresca, pertinente, verificada y aprobada en caso de ser necesario. Los canales de comunicación empleados de forma interna son transversales a la Entidad y dentro de las estrategias externas la pretensión es abarcar la totalidad de la ciudadanía con el propósito de mejorar la percepción e invitar a la comunidad a participar a través del control social en beneficio de nuestra gestión fiscal. La imagen corporativa se aplica con pulcritud de acuerdo al manual de identidad gráfica establecido en todos los productos de la Entidad. En aras de recuperar la identidad de lo que se conocía como Biblioteca, se le reconoció a dicho espacio con el nombre de Centro de documentación especializado, prestando atención a los usuarios y facilitando para préstamo y consulta material referente a control fiscal y administración pública. Se adelantan procesos para modernizar el espacio a través de la adquisición de nuevo mobiliario institucional y nuevo material bibliográfico. Se adelantó convenio con la universidad EAFIT para préstamo interbibliotecario y se ha participado de forma activa de las reuniones, encuentros e intercambios propuestos por la Red de Bibliotecas de la ciudad a la cual pertenecemos. El “estilo” generado por la nueva administración ha beneficiado enormemente el clima organizacional. En el ejercicio de los principios transparencia que deben tener los actos de la Contraloría General de Medellín, se han emitido mensajes de pedagogía ciudadana y a la fecha se estructuran la rendición de cuentas y los informes de gestión a la sociedad con el propósito de generar credibilidad y confianza en el cumplimiento de la misión institucional. Lineamiento de política: La pedagogía ciudadana sobre control fiscal se materializará mediante los programas establecidos y coordinados por la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana y a través de los diferentes medios de difusión establecidos por la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones Los pronunciamientos o intervenciones de origen institucional hasta ahora emitidos han sido consecuente con la filosofía de la organización donde se reflejen


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los valores y principios institucionales. La vocería ha sido de la Contralora o quien ella expresamente delegue tal como está establecido en la política de la dependencia. La Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones ha sido el enlace que une a la Entidad con los medios masivos de comunicación para la divulgación de la información institucional. Meta. Formulación y ejecución del Plan de Comunicación Institucional (Decreto 943 de 2014 Manual Técnico MECI). Esta dependencia estableció un Plan de Comunicaciones para la presente

vigencia donde contempla objetivos, metas, públicos, productos, lineamientos,

financiación, evaluación y plan de mejora el cual ya se encuentra dispuesto en

Isolucion.

A través de la formulación y ejecución del Plan de Comunicación Institucional la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones apuesta por una gestión integral, capaz de conceptualizar, planear, gestionar, ejecutar y evaluar todos los procedimientos de comunicación que tienen lugar en la Entidad. La ejecución de dicho Plan se ha venido desarrollando con normalidad dentro de

los principios de transparencia, eficiencia y participación.

Meta. Comunicar los resultados del ejercicio del control fiscal y posicionar la imagen de la entidad a través de los medios de comunicación definidos en el plan de comunicaciones. Se han comunicado los ejercicios de control fiscal de forma oportuna, clara y transparente. En cada acto comunicacional se ha logrado reflejar la imagen de la Entidad facilitando su reconocimiento y posicionamiento. Los canales de comunicación interna empleados por la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones son múltiples para llegar a todos los empleados con mensajes concisos, buscando la integración de los funcionarios con el logro de los objetivos institucionales. Los medios de comunicación externa definidos en el buscan generar impacto en la ciudadanía y los diversos grupos de interés, para mantener informado al público en general con respecto a las acciones de la Contraloría General de Medellín. Los diferentes productos u emisiones de la Oficina Asesora de Comunicaciones responden al objetivo planteado dentro del Plan Estratégico y de igual manera al Plan de Comunicaciones. Se han modificado los formatos, la imagen y los


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contenidos. Con el cambio de administración se ha refrescado el discurso propendiendo más cercanía con los diferentes públicos y facilitar la comunicación de resultados del ejercicio de control fiscal. La Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones está dando cumpliendo dentro de los cronogramas establecidos con eficiencia, eficacia y efectividad en todas las actividades propuestas para el 2016 Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso Comunicación Pública La Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones mide para la presente vivencia

dos (2) indicadores: uno de eficiencia y el otro de satisfacción del usuario. El

objetivo del primero es medir el grado de utilización de los recursos ($) en la

obtención de los productos; y el del segundo, medir la satisfacción del cliente

interno y externo del proceso de comunicaciones. A la fecha se está realizando la

carga de los mismos en el sistema Isolucion.

Frente a los riesgos de la Oficina Asesora de Prensa y comunicaciones se han identificado dos: información errada y daño o pérdida de material bibliográfico del Centro de Documentación Especializado. En la presente vigencia no se han materializado dichos riesgos. Programa 6.2 Fortalecimiento de la gestión de las TIC en la Entidad. Proyecto 6.2.1 Gestión TIC. Meta. Definición, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI) (Decreto 415 de 2016), alineado con Estrategia GEL y de la Estrategia Anticorrupción y Atención al Ciudadano. El Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI 2016), está elaborado en un 100%; igualmente está aprobado por el comité de Gobierno en Línea, desde el 16 de julio del presente y se publicado en el sistema de Gestión Integral Isolucion, el cual está articulado con la estrategias de Gobierno y estas acciones han permitido darle respuesta a la Estrategia Anticorrupción y atención al ciudadano así: Se implementó los componentes de GEL, tal y como se muestra en el siguiente consolidado y se está consolidando el plan táctico de GEL, para el año 2016-2019


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Cuadro 21. Porcentaje de cumplimiento Gobierno en Línea. Junio 2016

GEL CGM (de Julio a Diciembre 2016)

2016 2016 (2016) % DE CUMPLIMIENTO

TIC Para Gobierno Abierto 80 59 21

TIC Para Servicios 70 51 19

TIC Para la Gestión 30 51 SOBRESALIENTE

Seguridad y Privacidad de la Información 30 36 ALTO

PORCENTAJES DE CUMPLIMIENTO

Fuente: Informe de gestión junio de 2016. C.A Desarrollo Tecnológico

Para la presente vigencia se ha logrado un 93% de cumplimiento en las metas. Para El 7% restante se vienen implementando mejoras prácticas para los temas de TIC para gobierno abierto y TIC para servicios. A la fecha se vienen implementando estrategias en algunos componentes específicos de GEL, como datos abiertos, uso y apropiación, entre otros, los cuales fueron establecidos como compromisos en el Comité GEL de julio 2016. La implementación de los criterios de Gobierno en línea han permitido darle respuesta a la Estrategia Anticorrupción y Atención al Ciudadano, así: Se tiene implementado mecanismos Web Services, para atender al ciudadano sus SPQyR (SPC), lo que permite atender en tiempo real y oportuna las solicitudes de los ciudadanos. Se publicitan en la Web los informes Fiscal y Financiero, Ambiental y los resultados de las Auditorias, de los Entes Auditados, promoviendo la participación ciudadana a través de estos canales. Se mantienen activos los canales a través de la Web, para participación del ciudadano y se realizan pautas pedagógicas sobre el control fiscal que permiten llegar a un público más amplio a través de las redes sociales y la Web. Cuadro 22. Ejecución del PETI

META %

Implementar los criterios de gobierno en línea definidos en el plan táctico año 2016.

93%


62

Diagnóstico de infraestructura. 50%

Implementación acciones garanticen mantenimiento

100%

Prestación servicios que presta la red en constante funcionamiento.

94%

Formulación y ejecución del Plan de Contingencias

100%

Elaboración de un diagnóstico del nivel de funcionalidad de cada uno de los sistemas. de información

50%

Formulación y ejecución del plan de mejoramiento para optimizar el uso de los sistemas de información existentes en la Entidad.

0%

Construcción del PETI 2017-2019 50%

Elaboración del plan de mantenimiento.

100%

Implementación de Gestión Transparente

55%


El avance para la presente vigencia en la ejecución del PETI a la fecha es de un 69.2%. Logros Obtenidos: SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DOCUMENTAL Mercurio: La utilización del software de Gestión documental ha permitido conservar la memoria Institucional y el ahorro de papel, teniendo en cuenta que la radicación de documentos internos, se hace desde cualquier puesto de trabajo, y se deja el memorando y radicado digital, ahorrando gastos, en $ 10.179.345 pesos en papelería de enero a junio 2016 así:


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Cuadro 23. Seguimiento software de Gestión documental mercurio

Total de documentos Recibidos 1877

Total de documentos Recibidos ingresados a ruta 305

Total de documentos Recibidos anulados 5

Total de documentos Internos 6966

Total de documentos Internos Gestionados por ruta 1213

Total de documentos Internos anulados 226

Total de Documentos Externos 2792

Total de documentos Externos anulados 39

TOTAL DOCUMENTOS RADICADOS 11635

ESTIMADO DE AHORRO DE PAPEL E IMPRESIÓN* $ 10.179.345

SEGUIMIENTO A CORRESPONDENCIA ENERO A JUNIO 2016


*cifra estimada: costo unitario de impresión en la CGM suministrada por Colvista ($97.21) por cantidad de documentos radicados, por promedio de hojas por radicado (3), por el promedio estimado de copias de documento (3). La utilización del software Integral de Gestión, Isolucion ha permitido tener todo el sistema de la calidad documentado, administrado y contralado; referente al módulo mejoramiento permite al auditor de la calidad registrar su auditoría en tiempo real y a la Entidad llevar un seguimiento de las acciones de mejora, y el tratamiento a las no conformidades, además los funcionarios y la comunidad pueden consultar nuestros documentos e informes que hacen parte del sistema integral de gestión a través de este medio que está dispuesto en la página Web. Meta. Formulación y ejecución del Plan de Contingencias. Se formuló un plan de contingencia, en un 100% y está publicado en la intranet, el cual es un programa alternativo para que la Entidad pueda recuperarse de un desastre informático y restablecer sus operaciones con rapidez. El plan de contingencias ejecuta un conjunto de normas, procedimientos y acciones básicas que se toman para afrontar de manera oportuna, adecuada y efectiva, ante la eventualidad de incidentes, accidentes y/o estados de


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emergencias que pudieran ocurrir en las instalaciones o en el datacenter, que afecten las operaciones normales de los recursos informáticos de la Entidad Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del proceso de Gestión Tecnología de la Información (TI). Los indicadores de gestión del proceso de gestión de tecnología están calculados y en proceso de cargue al aplicativo Isolucion. Los riesgos se encuentran elaborados a fecha de junio de 2016 y se encuentra publicados en el software de Mercurio, se encuentra en el expediente 7842 y tipo de expediente evaluar la gestión y retroalimentar el proceso. ESTRATEGIA 7: Optimización del uso de los sistemas de información de la Entidad Programa 7.1 Operatividad integral de los sistemas de información existentes en la Entidad: Seven, Kactus, Isolucion, Mercurio y Gestión Transparente. Proyecto 7.1.1 Gestión de los sistemas de información. Meta. Elaboración de un diagnóstico del nivel de funcionalidad de cada uno de los sistemas de información de la Entidad. Se elaboró la metodología para realizar el diagnostico, basado en las prácticas de las Tic, y está en su ejecución en un 50%. Se realizó igualmente con el software de Seven y Kactus, 50 % de cumplimiento.

El software Mercurio; sistema de información Documental se detectó que su utilización en cuanto al módulo de correspondencia, se está utilizando en un 80%, teniendo en cuenta que este porcentaje la tendencia es a la baja debido al ingreso de nuevo personal, y el retiro de las personas que tenían el conocimiento, los procesos que están automatizados se ha dejado de utilizar un 30%, porque su utilización es considerada redundante con otro software o por desconocimiento.


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Como estrategia es importante revaluar que procesos automatizados es pertinente que se continúen o capacitar al personal, porque una de las causas es desconocimiento del personal que ingresa nuevo a la Entidad. El Software Isolucion, Sistema Integral de Gestión, se detectó que hay un módulo que no se está utilizando (Planeación Estratégica) y la causa es la falta de conocimiento por parte de los usuarios, para esto se tiene definidas horas de capacitación con el proveedor, en el presente año. En cuanto a la funcionabilidad se identificó en el caso del módulo de mejoramiento, que cuando el auditor se equivoca, no se puede hacer una corrección o reversar la etapa de auditoría, quedando bloqueado y el administrador debe llamar a soporte (Bogotá) para la corrección por base de datos, se propone al proveedor que desarrolle utilidades que permitan al administrador del software en la Entidad hacer dichas correcciones por programa y ser eficientes en desarrollo de la auditoria. Para el cargue de algunos procesos, cuando se va a actualizar este, el software demora y eso vuelve la tarea de actualización muy dispendiosa y lenta. SHARPOINT: administración de la página web y de la intranet, se encuentra en un 35% ejecutado, se cambió imagen institucional y se vienen desarrollando nuevos componentes. En un trabajo con la Oficina Asesora de Comunicaciones, se direccionan los componentes de creación y publicación, los cuales son dispuestos en la página web y la intranet. Igualmente son evaluados de manera inmediata por los funcionarios enlaces asignados para esta tarea. Igualmente se viene cumpliendo el tema de GEL sobre los desarrollo de la página, no obstante eestá pendiente de la reinstalación del servidor de sharpoint por parte de la firma TICLINE, para superar los daños presentados en el año 2015, con la migración. Meta. Formulación y ejecución del plan de mejoramiento para optimizar el uso de los sistemas de información existentes en la Entidad. El diagnostico se encuentra en etapa de ejecución


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Meta. Mantenimiento y soporte técnico de los aplicativos El mantenimiento de Software y Hardware a permitido darle continuidad a los servicios de red, impresión, Gestión Documental, Sistema Integral de Gestión, la página Web e Intranet, el software administrativo y financiero Seven y de Talento Humano y liquidación Kactus. Cuadro 24. Porcentaje de ejecución mantenimiento y soporte técnico

ACTIVIDADES % Ejecución

MANTENIMIENTO PREVENTIVO APLICATIVOS KACTUS Y SEVEN 50%

MANTENIMIENTO PREVENTIVO APLICATIVO ISOLUCION 50%

ATENCION MESA DE AYUDA, SOPORTE TECNOLOGICO Y MANTENIMIENTO A SOFTWARE MERCURIO

50%

SERVICIOS DE INGENIERIA PARA INSTALACION, ACOMPAÑAMIENTO Y SOPORTE SOFTWARE GESTION TRANSPARENTE

55%

SERVICIOS DE INGENIERIA EN LA ADMINISTRACION DE SERVIDORES, DATASTORAGE, MANTENIMIENTO A LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

30%

SERVICIOS OPERATIVOS Y LOGISTICOS EN LA ADMINISTRACION DE LA PLATAFORMA DE IMPRESIÓN DE TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA CGM

30%

SOPORTE, MANTENIMIENTO Y MESA DE AYUDA A GRANJA SHAREPOINT PARA MIGRACION Y DESARROLLOS DE PAGINA WEB E INTRANET CGM

50%

SERVICIO DE DIAGNOSTICO DE FALLA GENERALIZADA EN COMPUTADORES DE ESCRITORIO ACER VERITON X490G

80%

MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO Y ASISTENCIA TECNICA A EQUIPOS Y ELEMENTOS DE LA PLANTA TELEFONICA IP DE LA CGM

3.0%

1.3.3. OBJETIVO ESTRATÉGICO 6. Desarrollar las competencias de los funcionarios de la Entidad, mejorar sus condiciones y medio ambiente de trabajo y proporcionar estímulos que contribuyan al incremento de la productividad y el desempeño laboral. ESTRATEGIA 8: Fortalecimiento del Talento Humano


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Programa 8.1 Fortalecimiento del Bienestar Social y diseño y desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST (Decreto 1072 de 2015). Proyecto 8.1.1 Bienestar social y seguridad y salud en el trabajo. Meta. Formulación y ejecución del Plan de Gestión del Talento Humano: Capítulos Bienestar Social y Seguridad y Salud en el Trabajo El Plan de gestión de Talento Humano, para la vigencia 2016 fue adoptado y aprobado mediante la resolución 297 de diciembre 30 de 2015. El plan de Bienestar social, ejecuta un número importante de metas que contribuyen a mejorar el clima laborar, al logro de los objetivos institucionales y a la satisfacción de los funcionarios y sus familias. Ver cuadro 25. El presupuesto de este plan es de $ 905.254.000 que incluyen adicionalmente, las actividades del comité de deportes y las de salud ocupacional Las metas ejecutadas están enmarcadas en los proyectos de: dimensión física, comité de deportes, dimensión social- laboral, dimensión intelectual y dimensión afectiva. Ver cuadro 25.


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Cuadro 25. Ejecución Plan de bienestar social a junio 30 de 2016

Programa

Proyecto Metas Cant. Fecha Benef Func. Total Nº

Meses

Costo c/u Valor x

programa %

Prom .Mes

BIEN

ESTAR

SOC

IAL

DIMENSIÓN FÍSICA

Acondicionamiento físico

1 Ene-Dic

110 200 310 12 $ 7.291.667 $ 87.500.000

5,80%

Ejecutado 1 marzo a junio

75 95 170 4 $ 64.771 $ 11.011.000

Programa de Natación

1 Ene-Dic

50 50 100 12 $ 57.570 $ 1.727.100

Ejecutado 1

marzo a junio

37 13 50 4 $ 1.727.100 $ 1.727.100

Sub-total

$ 105.500.000

COMITÉ DE DEPORTES

Entrenamientos, Clases Grupales en

la entidad y Materiales

1 Feb-Dic

110 200 310 12 $ 2.500.000 $ 35.000.000

3,05%

1 Febrer

o - junio

0 30 30 5

Torneos y Competencias

1 Ene-Dic

50 50 100 12 $ 3.500.000 $ 20.000.000

Sub-total $ 55.000.000

DIMENSIÓN SOCIAL-LABORAL

Paseos - caminatas - días de Sol

7 Feb. - Nov.

800 364 1.164 6 $ 15.000.000 $ 90.000.000

19,45%

2 marzo a junio

62 62 124 2 $ 15.000.000 $ 45.000.000

Programas de vacaciones recreativas

2 jun-octu

200 0 200 2 $ 47.500.000 $ 95.000.000

1 junio 80 80 1 Aún no ha llegado la

factura

Aprovechamiento del tiempo libre

1 ener-

dic 50 20 70 10 $ 4.000.000 $ 40.000.000

1 marzo a junio

33 40 73 4 $ 268.616 $ 19.608.970

Programa de pre-pensionados

1 feb-dic 0 25 25 11 $ 818.182 $ 9.000.000

1 julio a diciem

bre

Programa de Incentivos

1 dic 0 20 20 1 $ 20.000.000 $ 20.000.000

1 marzo a junio

28 28 3 $ 734.901 $ 20.577.238

Convenios actividades culturales: cine, teatro, conciertos, etc.

1 feb-dic 210 400 610 11 $ 2.727.273 $ 30.000.000

Programas de Integración

1 ener-

dic 0 2.010 2.010 12 $ 4.583.333 $ 55.000.000

2 marzo a junio

32 32 3 $ 84.615 $ 4.400.000

Ingreso a Parques

1 abri-dic

334 200 534 8 $ 1.094.250 $ 8.754.000

1 abril -junio

73 55 128 3

Auxilio por enfermedad Catastrófica

1 Enero -dic

334 200 534 8 $ 625.000 $ 5.000.000

Sub-total

$ 352.754.000


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Programa

Proyecto Metas Cant. Fecha Benef Func. Total Nº

Meses

Costo c/u Valor x

programa %

Prom .Mes

DIMENSIÓN INTELECTUAL

Programa estímulo educativo

4 Jun-Nov

0 175 110 2 $ 125.000.000 $ 200.000.000

13,80%

Matrículas empresariales

4 Feb- Nov

150 150 300 4 $ 5.000.000 $ 25.000.000

Gestión del Cambio e Innovación

1 Feb- Nov

0 335 335 1 $ 25.000.000 $ 25.000.000

Sub-total $ 250.000.000

DIMENSIÓN AFECTIVA

Encuentros de pareja

2 Mar-Sep

30 30 60 2 $ 1.454.545 $ 24.000.000

2,95%

1 junio 15 15 30 1

Encuentros para el Alma

3 Abr-

Jul-Oct 0 36 36 3 $ 10.000.000 $ 30.000.000

Sub-total $ 54.000.000 45,05

%

Sub-total IMPORTANTE: Tener en cuenta que faltan varias facturas por recibir de

los proveedores. $ 102.324.308

Subtotal Programas de Bienestar social

$ 762.254.000

Subtotal Programas de Salud Ocupacional

$ 88.000.000

Subtotal Programas del Comité de deportes

$ 55.000.000

TOTAL $ 905.254.000

Fuente: Informe de gestión C.A. de Talento Humano junio de 2016.


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Meta. Formulación del Plan para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST Se formuló el plan para la implementación del SGSST, según decreto 1443, en este se contemplan actividades para la vigencia 2016 tal como se describen en el cuadro 26. Cuadro 26. Plan para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo – SGSST

PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

ACTIVIDAD AÑO 2016

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

p

E

P

E curso SG SST

P

E C apacit ación de 3 0 hopras para b r igad ist as

P

E campañas

P

E curso invest igacion de A T 3 y 2 4 capacit acion f o ro

P

E

P

E

P

E

P

E

C ON V EN C ION ES

P

E

Estructura empresarial

Preparación y atención de

emergencias

Promoción y Prevención en

Salud

Investigación de incidentes

y accidentes de trabajo

Actividades para la

implementación de

Sistema de SST según

Decreto 1443

Sistema de Gestión en

S&SO -

OHSAS 18001

Programas de Vigilancia

Epidemiológica

Gestión en la prevención

de enfermedades

laborales

Gestión para el Control de

Incidentes y accidentes de

trabajo

Fuente: informe de gestión C.A. Talento Humano junio 30 de 2016


71

Dentro de las actividades realizadas de este plan se cuentan:

Apertura y uso del Gimnasio: el 1 de febrero se entregó por parte de la copropiedad el reglamento de uso del gimnasio ubicado en el piso 9, para ser utilizado en el horario de las 5:30 a 7:30 am, de 12:00 m. a 2:00 p.m. y de 5:00 a 7:00 p.m. e inició su uso el 5 de abril de 2016, siendo utilizado en promedio por 7 funcionarios al día, con el siguiente detalle:

MES PROMEDIO USO

Abril 7

Mayo 8

Junio 6

Julio 7

Se está fortaleciendo el grupo de brigadistas, con una capacitación de 30 horas en los siguientes temas:

Horas Temas

6 Formación contra incendio

12 Primeros Auxilios

3 Búsqueda y Rescate

8 Entrenamiento a campo abierto

Se continúan con las campañas de Auto cuidado, camine seguro, orden y aseo, oficinas saludables.

Conferencias relacionadas con el autocuidado, enfermedades de aparición súbita, enfermedades respiratorias, riesgo público y seguridad vial.

Desde el 26 de mayo se dio inicio a la sensibilización para la elección de los representantes por parte de los empleados ante el COPASST, con fecha de elección el 14 de julio de 2016, para la vigencia 2016 – 2018.

Se tiene contratado con el Grupo EMI el Servicio de Área Protegida para urgencias y emergencias, en las instalaciones del Edificio Miguel de Aguinaga pisos 5, 6, 7, 8, 9; Edificio la Libertad Piso 15, Oficinas de la CGM en el Piso 11 del Municipio, y Archivo histórico en el Sótano de la Alpujarra.

Se cambiaron las 10 espumas de los filtros de agua de Niken.


72

Se continúa con las visitas de inspección a los puestos de trabajo y se está implementando la dotación de protector en espiral para recoger los cables que están regados debajo de dichos puestos, acogiendo de esta manera las recomendaciones de la ARL presentadas en el informe DME el año pasado.

Durante este semestre se presentaron 3 accidentes laborales (AL), solo uno con 10 días de incapacidad, los otros dos no generaron incapacidad.

Para el mes de julio se tiene programado con la ARL Positiva realizar la valoración médica de los deportistas y recibir recomendaciones por parte del deportólogo antes de que inicien con los juegos de representación.

Entre el mes de mayo y junio se estuvo realizando los trámites contractuales para la medición del riesgo psicosocial, contratándose al proveedor RH positiva, quienes utilizaran la batería del ministerio para hacer la medición en los meses de julio, agosto y septiembre.

El 29 de junio se recibió informe de la ARL Positiva, en el cual se presenta el porcentaje de avance en la implementación del SG SST: “Interpretación del Gestor”:

Se evidencia un óptimo cumplimiento de las actividades establecidas en los diferentes programas:

o Estructura Empresarial 25%, preparación y atención de emergencias 75.56%, de prevención y protección colectiva individual 33.33%, investigación de incidentes, accidentes de trabajo 48%.

o En cuanto a gestión para el control de incidentes y accidentes de trabajo, gestión para el control de incidentes y accidentes, gestión en la preparación de enfermedades profesionales y programas de vigilancia epidemiológica, no se han empezado, debido a que estas actividades se desarrollarán en el segundo semestre del año como está previsto.

Se adjunta informe de la ARL Positiva. Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del Proceso de Gestión del Talento Humano: procedimientos Bienestar social y Seguridad y salud en el trabajo. Los once indicadores de gestión del proceso Talento Humano fueron cargados y analizados en el módulo Isolucion. Solo el indicador de riesgo psicosocial no fue


73

analizado porque se reprogramó su medición para el segundo semestre de 2016, debido a la alta movilidad de personal que está enfrentando la entidad y a que un gran porcentaje de los jefes son nuevos. Los resultados de los indicadores correspondientes a la vigencia 2015 fueron satisfactorios, alcanzando lo planeado. En el indicador de eficacia: Formación, que hace referencia a la capacitación de los funcionarios, a junio 30 de 2016, cuenta con 334 funcionarios capacitados/339 total funcionarios de la entidad, lo que equivale al 98.52%. Los riesgos identificados en el proceso son controlados gracias a que las acciones para evitar que se presenten hacen parte del día a día y por lo tanto eso minimiza la posibilidad de su ocurrencia. Con relación al riesgo en la inexactitud al evaluar requisitos de las solicitudes de capacitación, se controla mediante la presentación de estas al Comité de Capacitación, y allí se evalúa el cumplimiento de los requisitos de fondo y se valida que todos los solicitantes cumplan con los requisitos de la resolución 196 de 2010. Proceso Disciplinario: (Secretaría General) Una investigación con radicado 003 de 2015 se terminó el 16 de mayo de 2016, archivo En el año 2016 ha llegado una queja y dio lugar al radicado 001 de 2016 y se archivó el 27 de abril de 2016 Programa 8.2. Desarrollo de las competencias y mejoramiento del desempeño laboral. Proyecto 8.2.1 Capacitación, formación y evaluación del desempeño. Meta. Formulación y ejecución del Plan de Gestión del Talento Humano: Capítulo Plan Institucional de Formación y Capacitación, (Circular Externa 100-010-2014 de la Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP).


74

En promedio entre enero y junio de 2016, hemos tenido 800 participaciones en las capacitaciones realizadas, y el total de funcionarios han asistido por lo menos a una capacitación. Durante el primer semestre de 2016, se llevaron a cabo 21 eventos académicos, con un costo aproximado de $ 35.655.410.

Cuadro 27. Plan Táctico de Capacitación vigencia 2016

# NECESIDADES PLAN ESTRATÉGICO PROGRAMA Fecha realización 2016No de

Funcionarios

Duración

horasPresupuesto

Costo

promedio1 PROGRAMA DE INDUCCIÓN

CORPORATIVAProyecto 17: capacitación interna,

Programa 8: Desarrollo del Talento

Humano.

Genérico -

Desarrollo

Institucional

1 Evento 25 y 26 de febrero.

2 Evento 4 y 5 de mayo.

3 Evento 23, 24 y 28 de mayo.Aprox 30

personas48 0 $ -

2 PROGRAMA DE RE-

INDUCCIÓN CORPORATIVAProyecto 17: capacitación interna,


Humano.

Genérico -

Desarrollo

Institucional

1 Evento Celebración Dia del Servidor Publico, 27 de

junio.334 8 $ 10,092,000 $ 10,092,000

4 SOLICITUDES

INDIVIDUALES DE

CAPACITACIÓN

Proyecto 17: capacitación interna,


Humano.

Genérico -

Desarrollo

Institucional

Solicitud Adelita Johana Martinez, IX cumbre mundial

de comunicaciones, (Reconocimiento $1,085,210) 8,

9, 10 junio, Argentina

Solicitud Carlos Ignacio Uribe Tirado Diplomado gestión

de proyectos con metodologia PMI y Microsoft proyect,

(Reconocimiento $3,055,000), inicia 16 de abril

1

1

24

$1.085.210

$3.055.000

$ 4,140,210

5 PROYECTO DE GESTIÓN

DEL CONOCIMIENTOProyecto 17: capacitación interna,


Humano.

Genérico -

Desarrollo

Institucional

Conferencia de 45 minutos para el grupo directivo en

pleno, a cargo del proveedor Didier Muñoz, presentando

lo realizado con el proyecto Gestión del Conocimiento

en el 2014 y 2015, sensibilizandolos para la continuidad

este año.29 2 0 $ -

9 ACTUALIZACIÓN EN

INFORMACIÓN TÉCNICA

ESPECIFICA

1



Humano.

Proyecto 1 : Vigilancia y control,

Programa 1: Recursos seguros.

Especifico -

Aprendizaje

Individual

Presentación programas SEVEN y KACTUS, 25

Asistentes, 12 de mayo 2016, $0. Sala de Juntas

Capacitación auditores de calidad en Riesgos,

Indicadores e Isolución, Proveedor Isolucion (auditoria

48, Riesgos 14, indicadores 31

Entrenamiento aplicativo ISOLUCION, para Proceso

Misional 41 asistentes, Proceso Administrativo 14

asistentes, Secretarias 19 asistentes, $0, Sala de

Juntas.

25

48

14

31

41

14

19

2

24

6

0

0

0

$99.527.865

$ -

10 ACTUALIZACIÓN EN

AUDITORIA ACORDE A LO

ESTABLECIDO EN LA GUÍA

DE AUDITORIA TERRITORIA

GAT



Humano.



Misional

Desarrollo

Misional

Capacitación realizada por Jose Vidal: Capacitación

sobre las NIIF de cara a las auditorias fiscales y

finanieras, 26,27,28 de enero, sala de capacitación, $0.

132 asistentes

Capacitación manejo de la Plataforma de SIA

OBSERVA 8sistema integral de auditoria), Auditoria

General de la Republica, 26 enero, 52 asistentes, sala

de capacitación

132

52

3 horas

3 horas

$ 0

$ 0

$ -

11 ACTUALIZACIÓN

NORMATIVAProyecto 17: capacitación interna,


Humano.



Misional

Desarrollo

Misional

Seminario de actualización gestión efectiva del Control

Interno, bogota, 14 y 15 abril. Adriana Cano, Leocadia

Hinestroza.F&C.

VI Congreso Nacional de talento Humano, 21, 22, 23 de

abril, bogota, Leticia Orrego, JUan Carlos Buitrago,

Irene Otero, Luis Dernando David. F&C.

Taller actualización aspectos teorico-practicos de

procedimiento verbal y ordinario de responsabilidad

fiscal, bogota, 19 y 20 mayo. Sigifredo Ch, Cesar

Augusto Hr, Luis Alfonso Bar.F&C.

VIII Congreso Nacional de Presupuesto Publico,

bogota, 9, 10 y 11 de junio. Jorge h jaramillo, Nicolas

Duque. F&C.

18° Congreso Andesco, Cartagena, 29, 30 junio y 1

julio, Luis Humberto Ossa, Jhon Freddy Pelaez, Gloria

Elena Rodriguez, Elkin Artehaga, Carlos Alberto

Trujillo, Horacio Augusto Moreno.

Seminario Marco Normativo Aplicable a las Entidades

de Gobierno, 28 junio al 1 de julio, Almacentro, 13

asistentes $0.

2

4

3

2

6

13

16

20

16

16

20

24

$1.910.000

$4.220.000

$2.865.000

$2.110.000

$10.092.000

$ 21,197,000

13 CAPACITACIÓN

SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO



Humano.



Especifico -

Aprendizaje

Individual

Capacitación a Brigadistas

Conferencias Campañas Trabajo Seguro

Foro en SG SST decreto 1072, Proveedor Icontec, 3 de

mayo, Medellín.

30

20 aprox

1

30

6

8

$ 226,200 $ 226,200

PLAN TÁCTICO DE CAPACITACIÓN - VIGENCIA 2016

2% del valor total del presupuesto corporativo para el 2016 $659.275.271

fuente: informe de gestión junio 30 de 2016. Talento Humano


75

# NECESIDADES PLAN ESTRATÉGICO PROGRAMA Fecha realización 2016No de

Funcionarios

Duración

horasPresupuesto

Costo

promedio1 PROGRAMA DE INDUCCIÓN

CORPORATIVAProyecto 17: capacitación interna,


Humano.

Genérico -

Desarrollo

Institucional

1 Evento 25 y 26 de febrero.

2 Evento 4 y 5 de mayo.

3 Evento 23, 24 y 28 de mayo.Aprox 30

personas48 0 $ -

2 PROGRAMA DE RE-

INDUCCIÓN CORPORATIVAProyecto 17: capacitación interna,


Humano.

Genérico -

Desarrollo

Institucional

1 Evento Celebración Dia del Servidor Publico, 27 de

junio.334 8 $ 10,092,000 $ 10,092,000

4 SOLICITUDES

INDIVIDUALES DE

CAPACITACIÓN



Humano.

Genérico -

Desarrollo

Institucional

Solicitud Adelita Johana Martinez, IX cumbre mundial

de comunicaciones, (Reconocimiento $1,085,210) 8,

9, 10 junio, Argentina

Solicitud Carlos Ignacio Uribe Tirado Diplomado gestión

de proyectos con metodologia PMI y Microsoft proyect,

(Reconocimiento $3,055,000), inicia 16 de abril

1

1

24

$1.085.210

$3.055.000

$ 4,140,210

5 PROYECTO DE GESTIÓN

DEL CONOCIMIENTOProyecto 17: capacitación interna,


Humano.

Genérico -

Desarrollo

Institucional

Conferencia de 45 minutos para el grupo directivo en

pleno, a cargo del proveedor Didier Muñoz, presentando

lo realizado con el proyecto Gestión del Conocimiento

en el 2014 y 2015, sensibilizandolos para la continuidad

este año.29 2 0 $ -

9 ACTUALIZACIÓN EN

INFORMACIÓN TÉCNICA

ESPECIFICA

1



Humano.



Especifico -

Aprendizaje

Individual

Presentación programas SEVEN y KACTUS, 25

Asistentes, 12 de mayo 2016, $0. Sala de Juntas

Capacitación auditores de calidad en Riesgos,

Indicadores e Isolución, Proveedor Isolucion (auditoria

48, Riesgos 14, indicadores 31

Entrenamiento aplicativo ISOLUCION, para Proceso

Misional 41 asistentes, Proceso Administrativo 14

asistentes, Secretarias 19 asistentes, $0, Sala de

Juntas.

25

48

14

31

41

14

19

2

24

6

0

0

0

$99.527.865

$ -

10 ACTUALIZACIÓN EN

AUDITORIA ACORDE A LO

ESTABLECIDO EN LA GUÍA

DE AUDITORIA TERRITORIA

GAT



Humano.



Misional

Desarrollo

Misional

Capacitación realizada por Jose Vidal: Capacitación

sobre las NIIF de cara a las auditorias fiscales y

finanieras, 26,27,28 de enero, sala de capacitación, $0.

132 asistentes

Capacitación manejo de la Plataforma de SIA

OBSERVA 8sistema integral de auditoria), Auditoria

General de la Republica, 26 enero, 52 asistentes, sala

de capacitación

132

52

3 horas

3 horas

$ 0

$ 0

$ -

11 ACTUALIZACIÓN

NORMATIVAProyecto 17: capacitación interna,


Humano.



Misional

Desarrollo

Misional

Seminario de actualización gestión efectiva del Control

Interno, bogota, 14 y 15 abril. Adriana Cano, Leocadia

Hinestroza.F&C.

VI Congreso Nacional de talento Humano, 21, 22, 23 de

abril, bogota, Leticia Orrego, JUan Carlos Buitrago,

Irene Otero, Luis Dernando David. F&C.

Taller actualización aspectos teorico-practicos de

procedimiento verbal y ordinario de responsabilidad

fiscal, bogota, 19 y 20 mayo. Sigifredo Ch, Cesar

Augusto Hr, Luis Alfonso Bar.F&C.

VIII Congreso Nacional de Presupuesto Publico,

bogota, 9, 10 y 11 de junio. Jorge h jaramillo, Nicolas

Duque. F&C.

18° Congreso Andesco, Cartagena, 29, 30 junio y 1

julio, Luis Humberto Ossa, Jhon Freddy Pelaez, Gloria

Elena Rodriguez, Elkin Artehaga, Carlos Alberto

Trujillo, Horacio Augusto Moreno.

Seminario Marco Normativo Aplicable a las Entidades

de Gobierno, 28 junio al 1 de julio, Almacentro, 13

asistentes $0.

2

4

3

2

6

13

16

20

16

16

20

24

$1.910.000

$4.220.000

$2.865.000

$2.110.000

$10.092.000

$ 21,197,000

13 CAPACITACIÓN

SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO



Humano.



Especifico -

Aprendizaje

Individual

Capacitación a Brigadistas

Conferencias Campañas Trabajo Seguro

Foro en SG SST decreto 1072, Proveedor Icontec, 3 de

mayo, Medellín.

30

20 aprox

1

30

6

8

$ 226,200 $ 226,200

PLAN TÁCTICO DE CAPACITACIÓN - VIGENCIA 2016

2% del valor total del presupuesto corporativo para el 2016 $659.275.271

fuente: informe de gestión junio 30 de 2016. Talento Humano


76

Meta. Realzar la evaluación anual del desempeño. La evaluación del desempeño laboral y comportamental de los empleados de carrera, se realiza en los formatos del sistema tipo previsto para el efecto por la Comisión Nacional del Servicio Civil, que es la entidad administradora de la carrera especial de las contralorías, y para ello se tiene en cuenta la reglamentación establecida en los Acuerdos 137 y 138 de 2010, al igual que la Resolución 078 de 2015, contentiva de los factores para acceder al nivel sobresaliente. El seguimiento laboral y comportamental de los empleados provisionales se realizó según lo indicado en la Resolución 247 de 2012 de la Contraloría General de Medellín que adoptó el formato para dicho seguimiento, la cual dejó expresamente consignado, que la finalidad del seguimiento es conocer en qué porcentaje aporta cada funcionario provisional al cumplimiento de las metas y planes institucionales. La evaluación del periodo 2014 arrojó un promedio de calificación para los funcionarios de carrera del 98,72% dentro del rango del 100%, y para el periodo 2015 fue de 99,86%; los funcionarios provisionales obtuvieron en el 2014 un resultado promedio de 99,03% dentro del rango de 100%, y para el año 2015 fue de 99,50%. El consolidado de la evaluación del desempeño laboral del periodo 2015, arrojó unos resultados de desempeño de sus funcionarios de carrera en la escala sobresaliente, y los provisionales estuvieron dentro de un porcentaje del 99.50% frente al máximo referente de 100%; lo que permite concluir, que la entidad contó con un personal con calidad destacada para el logro de las metas institucionales propuestas para el periodo 2015, desde el aporte de las actividades propias de cada uno de los cargos vigentes. Meta. Medición de indicadores de gestión, evaluación de riesgos y generación de estadísticas del Proceso de Gestión del Talento Humano: procedimiento de capacitación. Los once indicadores de gestión del proceso Talento Humano fueron cargados y analizados en el módulo Isolucion. Solo el indicador de riesgo psicosocial no fue analizado porque se reprogramó su medición para el segundo semestre de 2016, debido a la alta movilidad de personal que está enfrentando la entidad y a que un gran porcentaje de los jefes son nuevos.


77

Los resultados de los indicadores correspondientes a la vigencia 2015 fueron satisfactorios, alcanzando lo planeado. En el indicador de eficacia: Formación, que hace referencia a la capacitación de los funcionarios, a junio 30 de 2016, cuenta con 334 funcionarios capacitados/339 total funcionarios de la entidad, lo que equivale al 98.52%. Los riesgos identificados en el proceso son controlados gracias a que las acciones para evitar que se presenten hacen parte del día a día y por lo tanto eso minimiza la posibilidad de su ocurrencia. Con relación al riesgo en la inexactitud al evaluar requisitos de las solicitudes de capacitación, se controla mediante la presentación de estas al Comité de Capacitación, y allí se evalúa el cumplimiento de los requisitos de fondo y se valida que todos los solicitantes cumplan con los requisitos de la resolución 196 de 2010.


78

2. CUMPLIMIENTO CUNTITATIVO DE LOS OBJETIVOS DEL

PLAN ESTRATÉGICO 2016-2019 El cumplimiento de los objetivos del Plan Estratégico 2016- 2019 ¡Con tu participación Medellín crece, a través, del cumplimiento de las metas asociadas a cada uno de estos, es de 35% para el primer semestre respecto de las metas del año y del 16% con respecto al cuatrienio. Cuadro 28. Cumplimiento de los objetivos del Plan estratégico a junio de 2016

Fuente: Cuadro de mando 2016 CGM

Este cumplimento se explica por varias razones, entre las cuales se consideran: La aprobación del plan estratégico se dio en el mes de abril, tres meses después de la posesión de la señora contralora general de Medellín, según lo estipula el artículo 129 de la ley 1474 de 2011, fueron aproximadamente 4 meses en los cuales algunas metas se ejecutaron con fundamento en los planes del período anterior. Un número importante de metas, fueron programadas para su ejecución en el segundo semestre de 2016. El 90% del cuerpo directivo es nuevo en la entidad. No obstante lo anterior, el porcentaje de cumplimiento parcial representa un avance importante para el logro consolidado de los objetivo de la vigencia y del cuatrienio respectivamente.

AÑO CUMPLIMIENTO AÑO CUMPLIMIENTO ACUMULADO

CUATRIENIO

Junio 2016 35% 16%


79

3. DESEMPEÑO DE LOS INDICADORES DE PROCESOS

Los indicadores de gestión asociados a los procesos de la Contraloría General de Medellín, tienen definidas frecuencias de medición semestrales, anuales y bianuales, esto, dificulta que se obtengan resultados consolidados de las mediciones, sin embargo, con la puesta en funcionamiento del módulo de indicadores de Isolucion, se presentan resultados parciales de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, de los proceso que registraron mediciones a junio de 2016. Indicadores de eficiencia Registraron mediciones del indicador de eficiencia los procesos de autoevaluación institucional, evaluación y seguimiento, gestión talento humano, gestión jurídica, planeación institucional, rendición de la cuenta y el proceso auditor este último del nivel misional. Los procesos administrativos registraron niveles de eficiencia iguales o mayores a la meta establecida, con excepto el de las auditorías internas de calidad 2016, no obstante el nivel de desempeño promedio para estos procesos es excelente. Cuadro 29. Indicadores de eficiencia por proceso

Proceso Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Autoevaluación Institucional

Eficiencia Autoevaluación Institucional

Anual % 100,00 100,06 100,06 %

Resultado Proceso 100,06 %

Evaluación y Seguimiento Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Eficiencia OACI a junio 30 de 2016

Semestral % 100,00 117,50 117,50 %

Eficiencia auditorias de calidad ciclo 2016

Semestral % 100,00 90,10 90,10 %



80


Gestión del Talento Humano Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Eficiencia Gestión Talento Humano

Anual % 100,00 100,00 100,00 %


Gestión Jurídica Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Eficiencia Gestión Jurídica Semestral % 100,00 100,00 100,00 %


Planeacion Institucional Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Eficiencia Planeación Institucional

Anual % 100,00 100,06 100,06 %


Rendición de la Cuenta Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Eficiencia Rendición de la Cuenta Anual % 100,00 100,00 100,00 %


Fuente: Módulo de indicadores de Isolucion CGM.

Para el Proceso auditor, la eficiencia está definida por tres indicadores a saber: Eficiencia Costo promedio Mano de Obra Auditorias La lectura e interpretación de este indicador con base en los resultados registrado en la columna de cumplimiento es la siguiente: Si el cumplimiento es igual o mayor que 100% es eficiente Si el resultado es menor que 100% es ineficiente Cuadro 30. Eficiencia Costo promedio Mano de Obra Auditorias

Proceso Auditor Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Eficiencia Costo promedio Mano

de Obra Auditorias Especiales

Semestral $ 51.614.496,00 33.251.041,00 135,58%


81

Generales CAAf Gobernabiliadad

y Organismos de Control

Eficiencia costo promedio mano

de obra Auditoria Especial

Evaluación Fiscal Y Financiera

2015 INDER

Semestral $ 100,00 100,00 100,00%




2015 TELEMEDELLIN

Semestral $ 21.134.878,00 100,00 0,00%


de obra Auditoría Especial

Mantenimiento Unidades

Satelitales - INDER

Semestral $ 100,00 100,00 100,00%


de Obra CAAF M3 Semestral $ 48.497.707,00 60.407.849,33 75,44%


de obra especial general CAAF

Movilidad

Semestral $ 44.265.782,00 36.769.432,00 116,93%


de obra especial general CAAF

Telecomunicaciones

Semestral $ 58.196.255,00 51.640.031,00 111,27%


de obra especiales generales -

EPM CAAF EPM 3 Aguas y

Saneamiento Básico

Semestral $ 46.199.141,00 21.748.321,00 152,92%




2015 Casa de la Memoria

Semestral $ 100,00 100,00 100,00%

Eficiencia costo promedio total

mano de obra Regular EPM

vigencia 2015

Anual $M 518.654,00 631.584,00 78,23%

Eficiencia - Costo Promedio

Mano de Obra - Auditorías

Especiales Generales CAAF

Semestral $ 48.206.578,00 38.113.942,50 120,94%


82

EPM Filiales Aguas


de Obra AR Generales 2015

CAAF Gobernabilidad y

Organismos de Control

Semestral $ 62.046.454,00 62.046.454,00 100,00%


de Obra Informe Auditorías

Especiales Generales Obra

Civiles

Semestral $ 43.304.809,00 52.095.917,00 79,70%

Eficiencia Costo Total Mano de

Obra Auditoría Fiscal y

Financiera Empresas Públicas de

Medellín E.S.P. CAAF EPM1

Semestral $ 170.826,00 57.249.812,33 0,00%

Resultado Proceso

Fuente: Módulo de indicadores de Isolucion

Exceptuando los registros a revisar (color rojo), solo tres (3) de 10, muestran un nivel inferior a 100%, resultado que debe ser analizado por los responsables pera tomar las acciones correctivas pertinentes. Eficiencia Costo promedio Mano de Obra Auditorias La lectura e interpretación de este indicador con base en los resultados registrado en la columna de cumplimiento es la siguiente: Si el cumplimiento es igual que 100% es eficiente, la mano de obra se utilizó en su totalidad Si el resultado es menor que 100% es ineficiente, sin embargo debe consultarse la tolerancia inferior, si esta es igual a 100% se confirma la ineficiencia. Si el resultado está entre la meta establecida y la tolerancia inferior, es eficiente Cuadro 31. Eficiencia Costo promedio Mano de Obra Auditorias


Eficiencia - % Utilización

Promedio de la Mano de Obra -

Auditorías Especiales Generales

- CAAF EPM Filiales Aguas

Semestral % 100,00 94,47 94,47%

Eficiencia % Utilización promedio

de la Mano de Obra Informe

Semestral % 100,00 99,73 99,73%


83


Obra Civiles

Eficiencia % Utilización de la

Mano de Obra Auditoría Fiscal y


Medellín E.S.P. CAAF EPM1

Semestral % 100,00 96,00 96,00%


de la Mano de Obra AE

Generales 2015 CAAF

Gobernabilidad y Organismos de

Control

Semestral % 100,00 99,60 100,40%


de la Mano de Obra Auditoria

especial general CAAF EPM1

Semestral % 100,00 96,60 96,60%


de la Mano de Obra AR

Generales 2015 CAAF


Control

Semestral % 100,00 99,30 100,70%


de la Mano de Obra Aud.

Especiales generales CAAF EPM

3 Aguas y Saneamiento Básico

Semestral % 100,00 100,00 100,00%


de la Mano de Obra Aud.

Especiales generales CAAF

Movilidad

Semestral % 100,00 971,75 971,75%


de la Mano de Obra Auditoria

Especial Evaluación Fiscal Y

Financiera 2015 INDER

Semestral % 100,00 100,00 100,00%


de la Mano de Obra Auditoría

Especial Mantenimiento

Unidades Satelitales - INDER

Semestral % 100,00 100,00 100,00%


de la Mano de Obra Auditorías

Especiales generales CAAF

Telecomunicaciones

Semestral % 100,00 99,00 99,00%


84


de la Mano de Obra CAAF M3 Semestral % 100,00 97,30 97,30%


de la Mano de Obra Regular

EPM vigencia 2015

Anual % 100,00 95,00 95,00%

Eficiencia (%) Utilización

promedio de la Mano de Obra

Auditoria Especial Evaluación

Fiscal Y Financiera 2015

TELEMEDELLIN

Semestral % 100,00 100,00 100,00%

Resultado Proceso


Los niveles de cumplimiento de este indicador son buenos si se tiene en cuenta que ninguno está por debajo de 90% Costo promedio horas hombre utilizadas en actividades no esenciales del proceso La lectura e interpretación de este indicador con base en los resultados registrado en la columna de cumplimiento es la siguiente: Si el cumplimiento es igual o mayor que 100% es eficiente, es decir, el costo promedio (Valor real) disminuyó respectos de la meta establecida. Si el resultado es menor que 100% es ineficiente Cuadro 32. Costo promedio horas hombre utilizadas en actividades no esenciales del proceso


Eficiencia costo promedio horas

hombre utilizadas en actividades

no esenciales del proceso

Auditoría Especial Evaluación

Fiscal Y Financiera 2015

TELEMEDELLIN

Semestral $ 20.757.469,00 20.700.755,00 100,27%

Eficiencia - Costo promedio

Horas Hombre Utilizadas en

Actividades no Esenciales del

Semestral $ 2.511.758,00 1.778.667,67 129,19%


85

Proceso - Auditorias Especiales

Generales - CAAF EPM Filiales

Aguas

Eficiencia Costo promedio Horas

Hombre Utilizadas en


Proceso Informe Auditorías

Especiales Generales Obra

Civiles

Semestral $ 893.188,00 136.284,67 184,74%

Eficiencia "Costo Horas Hombre

Utilizadas en Actividades no

Esenciales del Proceso AR

Generales 2015 CAAF


Control

Semestral $ 290.253,00 290.253,00 100,00%

Eficiencia Costo Horas Hombre

Utilizadas en Actividades no

Esenciales del Proceso Auditoría

Fiscal y Financiera Empresas

Públicas de Medellín

E.S.P.CAAF EPM 1

Semestral $ 4.078.907,00 5.569.130,00 63,47%

Eficiencia Costo horas hombre

utilizadas en actividades no

esenciales del proceso Auditoria

Regular EPM vigencia 2015

Anual $M 22.795,00 30.082,00 68,03%




Proceso AE Generales 2015

CAAF Gobernabilidad y


Semestral $ 1.464.688,00 95.869,00 193,45%



no esenciales del proceso Aud.

especial general CAAF EPM 3

Aguas y Saneamiento Básico

Semestral $ 778.564,00 73.723,00 190,53%



no esenciales del proceso Aud.

especial general CAAF

Movilidad

Semestral $ 870.896,00 874.647,75 99,57%


86




Auditoría Especial

Mantenimiento Unidades

Satelitales - INDER

Semestral $ 21.291.769,00 100,00 200,00%





Fiscal Y Financiera 2015 Casa

de la Memoria

Semestral $ 100,00 100,00 100,00%





Fiscal Y Financiera 2015 INDER

Semestral $ 17.761.015,00 100,00 200,00%




Proceso Auditoria Especial

General CAAF EPM1

Semestral $ 692.344,00 2.464.818,50 0,00%




Auditoría especial general CAAF

Telecomunicaciones

Semestral $ 1.457.109,00 298.590,00 179,51%




Proceso CAAF M3

Semestral $ 899.734,00 1.081.767,33 79,77%


Resultado Tipo de Indicador 104,25 %

GRAN TOTAL 104,25 %

Fuente : módulo de indicadores de Isolucion

Con excepción de tres mediciones que registran niveles de cumplimiento por debajo de 100%, las cuales se deben analizar para tomar correctivos, las demás, presentan resultados excelentes en el desempeño del proceso respecto de este indicador.


87

Indicadores de eficacia Registraron mediciones del indicador de eficacia los procesos de autoevaluación institucional, evaluación y seguimiento, gestión talento humano, gestión documental, gestión jurídica, planeación institucional, rendición de la cuenta y el proceso auditor este último del nivel misional. Cuadro 33. Indicadores de eficacia por proceso


Autoevaluación Institucional

Diagnostico calidad de los servicios Bianual % 5,00 4,37 87,40 %

Diagnostico nivel de madurez del SIG

Bianual UND 3,10 3,00 96,77 %

Eficacia Cumplimiento de informes de autoevaluación

Semestral UND 27,00 27,00 100,00 %


Evaluación y Seguimiento Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Eficacia de las auditorias de calidad 2016

Semestral % 0,00 52,17 100,00 %

Eficacia Global a junio 30 de 2016 Semestral % 100,00 66,26 66,26 %

Eficiencia E y S 2016-2019 Semestral % 100,00 94,67 94,67 %

Estado de las acciones Semestral % 0,00 12,00 100,00 %


88




Disciplinario Anual % 100,00 100,00 100,00 %

Disciplinario Caducidad Anual % 0,00 0,00 100,00 %

Disciplinario Prescripción Anual % 0,00 0,00 100,00 %

EDL Evaluación del Desempeño Laboral

Anual % 100,00 99,19 99,19 %

Formación Talento Humano Anual % 100,00 99,70 99,70 %

Suministro Talento Humano Planta provista

Anual % 100,00 97,35 97,35 %

Suministro Talento Humano Requisitos

Anual % 100,00 100,00 100,00 %


Gestión Documental Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

eficacia correspondencia satisfacción del cliente

Anual % 5,00 5,00 100,00 %


Gestión Jurídica Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Eficacia actos administrativos Semestral % 100,00 100,00 100,00 %


89


Eficacia conceptos jurídicos emitidos Semestral % 100,00 100,00 100,00 %

Eficacia procesos judiciales Semestral % 100,00 100,00 100,00 %


Planeacion Institucional Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Cumplimiento de Objetivos Anual % 100,00 107,00 107,00 %

Modificaciones de planes Anual % 10,00 54,00 0,00 %


Rendición de la Cuenta Periodicidad Unidad Meta Real Cumplimiento

Calidad del producto rendición de la cuenta

Cada que se genere

% 100,00 99,40 99,40 %



La eficacia en el logro de los objetivos reportada por varios de los procesos administrativos registró niveles de cumplimiento promedio del 99.4%, resultado que es satisfactorio, sin embargo, deben revisarse aquellas mediciones que no alcanzaron las metas establecidas y aquellos mediciones inconsistente, resaltadas en color rojo La eficacia del proceso auditor, está determinada por dos (2) indicadores a saber: Eficacia - Calidad Promedio


90

Los niveles de desempeño alcanzados del proceso auditor a través de este indicador muestran un resultado promedio del 99.40% lo cual representa un nivel óptimo. La inconsistencia en cifras asociadas en algunas mediciones debe ser analizadas y corregidas para garantizar coherencia en los resultados. Cuadro 34. Calidad promedio proceso auditor


Eficacia - Calidad Promedio del

Informe de Auditoría - Auditorías

Generales Especiales - CAAF EPM

Filiales Aguas

Semestral % 100,00 100,00 100,00%

Eficacia Calidad del Informe de

Auditoría Auditoría Fiscal y


Medellín E.S.P. CAAF EPM 1

Semestral % 100,00 100,00 100,00%

Eficacia Calidad promedio del

Informe de Auditoría Auditorias

Regulares Generales 2015 CAAF


Control

Semestral % 100,00 100,00 100,00%


Informe de Auditoría AE Generales

2015 CAAF Gobernabilidad y


Semestral % 100,00 100,00 100,00%


Informe de Auditoría auditoria


Semestral % 100,00 100,00 100,00%


Informe de Auditoría CAAF M3 Semestral % 100,00 99,67 99,67%


Informe de Auditoría Especial

General CAAF EPM 3 Aguas y

Saneamiento Básico

Semestral % 100,00 100,00 100,00%


91



General CAAF Movilidad

Semestral % 100,00 100,00 100,00%



General CAAF Telecomunicaciones

Semestral % 100,00 100,00 100,00%


Informe de Auditoría Informe


Semestral % 100,00 100,00 100,00%


Informe de Auditoria proceso

auditoria Especial Evaluación Fiscal

Y Financiera 2015 INDER

Semestral % 100,00 17.712.487,00 17712487,00%


Informe de Auditoría proceso

auditoría Especial Evaluación Fiscal

Y Financiera 2015 Casa de la

Memoria

Semestral % 100,00 15.115.982,00 15115982,00%


Informe de Auditoría proceso

Auditoría Especial Mantenimiento

Unidades Satelitales - INDER

Semestral % 100,00 29.191.792,00 29191792,00%


Informe de Auditoría Regular EPM

vigencia 2015

Anual % 100,00 100,00 100,00%



Oportunidad Promedio El indicador de oportunidad registra terminaciones tempranas y entregas en los términos establecidos y en consecuencia, se cumple satisfactoriamente. Se deben revisar y corregir las inconsistencias resaltadas en color rojo.


92

Cuadro 35. Oportunidad Promedio


Eficacia Oportunidad del Informe de

Auditoría AR Generales 2015 CAAF


Control

Semestral ND 0,00 -1,00 100,00%

Eficacia - Oportunidad Promedio del

Informe de Auditoría - Auditorias

Generales Especiales - CAAF EPM

Filiales Aguas

Semestral UND 0,00 -1,83 100,00%

Eficacia Oportunidad del Informe de

Auditoría Auditoría Fiscal y


Medellín E.S.P. CAAF EPM 1

Semestral ND 0,00 -12,00 100,00%

Eficacia Oportunidad promedio del

Informe de Auditoría - Especial

General CAAF Telecomunicaciones

Semestral ND 0,00 0,00 100,00%


Informe de Auditoría AE Generales

2015 CAAF Gobernabilidad y


Semestral ND -3,00 -8,00 0,00%


Informe de Auditoría auditoria


Semestral ND 0,00 0,00 100,00%


Informe de Auditoría CAAF M3 Semestral ND 0,00 -0,67 100,00%


Informe de Auditoria de la Auditoria

Especial Evaluación Fiscal Y

Financiera 2015 TELEMEDELLIN

Semestral ND 0,00 880,00 100,00%



Evaluación Fiscal Y Financiera 2015

Casa de la Memoria

Semestral ND 0,00 654,00 100,00%



Semestral ND 0,00 1.072,00 100,00%


93

Mantenimiento Unidades Satelitales

- INDER


Informe de Auditoría Especiales

General CAAF EPM 3 Aguas y

Saneamiento Básico

Semestral ND 0,00 -3,00 100,00%


Informe de Auditoría Especiales

General CAAF Movilidad

Semestral ND 0,00 -3,50 100,00%


Informe de Auditoría Informe


Semestral I/D-H 0,00 0,00 100,00%


Informe de Auditoría Regular EPM

vigencia 2015

Anual ND 0,00 0,00 100,00%

Resultado Proceso %


Cuadro 36. Indicador de efectividad


Tasa de accidentalidad Anual % 0,00 5,37 100,00 %


Resultado Tipo de Indicador 100,00 %

GRAN TOTAL 100,00 %

Conformidad del Producto La Contraloría General de Medellín no tiene productos no conformes


94

4. CONCLUSIONES A junio de 2016, los niveles de cumplimiento de las metas del Plan Estratégico 2016 – 2019. ¡Con tu participación Medellín crece!, de la Contraloría General de Medellín, registran un avance del 35% y 16%, para la vigencia y para el cuatrienio respectivamente, con lo cual, se evidencia una ejecución importante y un reto para consolidar el logro de los objetivos al final del año. El número total de auditorías ejecutadas en junio de 2016 fue de 67, estas, representan un cumplimiento del 49%, comparadas con el número total de auditorías (138) programadas para el la vigencia. Las auditorías garantizan la gestión fiscalizadora de la Contraloría General de Medellín, la protección de los recursos públicos en beneficio de la comunidad y de las partes interesadas, a la vez, que le han permitido una cobertura del 88%, sobre las entidades sujetos de control, que junio de 2016 fueron 52 entidades, todas ellas auditadas en el temas de las finanzas, contratación y actividades ambientales para los informes correspondientes. Como resultado parcial del proceso auditor se resaltan los 192 hallazgos (fiscales, administrativo, disciplinarios y penales) derivados de la aplicación del proceso auditor a junio de 2016, de estos, 13 con incidencia fiscal valorados en $575.095.243 todos estos, tramitados ante la instancia competente para iniciar el proceso de resarcimiento, tal como lo ordena la constitución y la ley y en cumplimiento de la misión institucional. La Contraloría General de Medellín, a través del Proceso Auditor y el Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, generó a junio de 2016, beneficios de control fiscal para la comunidad de Medellín, por $1.692.990.499 lo que la hace, una entidad de control fiscal, generadora de valor agregado y en consecuencia eficiente, eficaz y efectiva. Se resalta el hecho que la contraloría General de Medellín, cuente con un centro de investigaciones, estudios y análisis CIEA, a través del cual se viene realizando de forma incipiente, actividades para orientar el proceso de investigación en la entidad. La Contraloría General de Medellín sigue siendo referente internacional con el programa Contralorías Escolares, lo cual es altamente positivo para la entidad y la ciudad de Medellín, a junio 30 de 2016, se eligió 276 contralores escolares para el


95

cuidado y buen uso de los recursos públicos, con lo que se evidencia una vez más, la participación activa de la comunidad y la buena gestión de la entidad. La oportunidad en el trámite de las Solicitudes de Participación ciudadana (SPC), muestra una entidad comprometida con la comunidad y un reto a futuro para brindar más alternativas de acceso al ciudadano. Con el estudio jurídico de un número importante de temas de interés legal, la Contraloría General de Medellín, a través de la Oficina Asesora Jurídica, viene desarrollando criterios unificados aplicables a los procesos de la entidad. La Contraloría General de Medellín, con la implementación del módulo de indicadores de Isolucion, a lo cual, han contribuido todos los directivos y los funcionarios designados, facilitará el almacenamiento y uso de la información relacionada para el análisis de datos, lo cual redundará en la cultura de la medición de la entidad. La gestión administrativa interna registra logros importantes en el sistema integral de gestión, las componentes del control interno y el mejoramiento continuo, también en el clima laboral, con los programas de capacitación, el bienestar social y seguridad y salud en el trabajo, adicionalmente, con el desarrollo tecnológico, el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles, el suministro de los recursos presupuestales, la adquisición de bienes, la comunicación pública, todo estos elementos representan el apoyo institucional para el logros que permiten día a día alcanzar los resultados y el cumplimiento de la misión institucional.


96

5. RECOMENDACIONES

Cada directivo con su equipo de trabajo debe analizar las metas del Plan Estratégico 2016-2019. ¡Con tu participación Medellín crece!, de las cuales, son responsables con el fin de tomar acciones que garanticen su ejecución y cumplimiento de forma oportuna. Igualmente, pueden proponer ajustes y modificaciones a sus compromisos con el visto bueno de la señora contralora. Es importante que para el tema de los indicadores de gestión de los proceso, se utilice de forma permanente y sistemática, el módulo de indicadores de Isolucion.

INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL JUNIO DE 2016 de Gestin 2016/Inform… · 1 Resolución 133 de...

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