Informe de Gestión Institucional sobre resultados,...
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Periodo 1 de enero al 31 de diciembre 2015 Informe de Gestión Institucional sobre resultados, 2015. Steven Núñez Rímola Jefe, Unidad de Planificación Institucional INF-UPI-002-2016 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Febrero 2016
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Periodo 1 de enero al
31 de diciembre 2015
Informe de Gestión Institucional sobre resultados, 2015.
Steven Núñez Rímola
Jefe, Unidad de Planificación Institucional
INF-UPI-002-2016
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Febrero 2016
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Tabla de contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 5
Objetivos del Informe de Gestión Institucional .................................................................................. 6
Estrategia Metodológica ..................................................................................................................... 7
Principales logros alcanzados durante el 2015 ................................................................................. 10
1. Principales logros alcanzados por la Gestión Política durante el año 2015 .......................... 12
2. Principales logros alcanzados por la Gestión Administrativa durante el año 2015 .............. 15
A. Nivel Directivo ................................................................................................................... 16
B. Instancias Asesoras: .......................................................................................................... 17
C. Nivel Departamental ......................................................................................................... 19
D. Otros Logros ...................................................................................................................... 20
Medidas correctivas establecidas a las metas incumplidas .............................................................. 21
Hallazgos ........................................................................................................................................... 26
Mejoras por implementar ................................................................................................................. 28
Fuentes de información ..................................................................................................................... 29
Anexos ............................................................................................................................................... 31
Anexo N°1: Cuadro resumen sobre informes de gestión según su área, periodo 1 de enero al 31
de diciembre de 2015.................................................................................................................... 31
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Resumen ejecutivo
Es de gran importancia conocer el porcentaje de cumplimiento del Plan Anual Operativo
(PAO) durante el año 2015, dicho resultado se logra a partir del análisis de la información
remitida por parte de las diferentes unidades funcionales, tanto a nivel administrativo como
a nivel político, para el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del
2015. De dicha información se pueden extraer hallazgos importantes sobre los logros
alcanzados durante ese año, así como aquellas metas inconclusas, establecidas en el PAO
2015. Algunos de estos hallazgos se mencionan a continuación:
En primera instancia, y considerando a las 25 unidades funcionales que conforman la
Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, al menos el 92% de estas
unidades participaron del proceso de evaluación mediante la entrega oficial del informe de
gestión solicitado.
Cabe destacar, que tanto el nivel directivo como las instancias asesoras y el nivel operativo,
participaron en su totalidad para la realización del informe. El nivel con menor participación
corresponde al nivel político con un 66,6% de participación. Sin embargo, existe un
incremento de participación en este nivel con respecto a informes anteriores. Las unidades
políticas que no hicieron entrega del informe, no disponen actualmente de un Plan Anual
Operativo 2015. A pesar de lo anterior, el despacho de la Viceministra de Asuntos Políticos
y Diálogo Ciudadano hizo entrega del informe sin disponer de un PAO 2015.
Tomando en consideración las unidades que participaron en este proceso, existe un
incremento importante de participación, en la realización del informe de gestión basado en
resultados, en comparación con el nivel de participación que se obtuvo en el informe de
seguimiento del mismo año. Así mismo, se presenta un 90,4% de ejecución del Plan Anual
Operativo Institucional 2015, en términos generales. Lo cual significa un avance respecto a
lo alcanzado en el informe de seguimiento, en más de 10 puntos porcentuales, y
sobrepasando en un punto porcentual la ejecución del Plan Anual Operativo del 2014,
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siendo las unidades que conforman el nivel operativo las que alcanzaron un mayor
porcentaje de ejecución del PAO 2015.
Otro dato relevante que se desprende de la información remitida, es que de la totalidad de
148 metas establecidas a nivel institucional, al menos el 74% de estas son metas
consideradas como concluidas, ya que obtuvieron un porcentaje de avance igual o superior
al 95%. Sin embargo, existen al menos 12 metas a nivel institucional que se consideran como
metas incumplidas las cuales registran menos de un 49% de avance. El 50% de este tipo de
metas (incumplidas) se hayan en el nivel operativo.
Es importante destacar que dentro de los logros más trascendentales que se llevaron a cabo
durante el 2015, vinculados a las metas establecidas, se haya la aprobación de al menos 54
leyes, la aplicación de 5 proyectos en materia de accesibilidad y discapacidad en Casa
Presidencial, la realización de 12 campañas publicitarias y 33 mensajes emitidos en cadena
Nacional de Radio y Televisión y, la formalización de 33 planes priorizados de desarrollo
cantonal del Programa Tejiendo Desarrollo.
Por otro lado, dentro de las medidas correctivas mencionadas, llama la atención la
necesidad de llevar a cabo la asignación de presupuesto para llevar a cabo algunos
proyectos, dentro de los cuales destacan los siguientes:
Creación de una aplicación para sistemas operativos Android y Ios por parte de la
Dirección de Información y Comunicación.
Estudios de opinión y tracking por parte de la Dirección de Información y
Comunicación.
Ejecución de proyectos del Programa Tejiendo Desarrollo a cargo del Despacho de
la Primera Dama.
Plan Institucional de Capacitación a cargo de la Oficina de Gestión Institucional de
Recursos Humanos.
Respecto al acatamiento de la guía mediante la cual se solicita la remisión del Informe a
cada unidad, se siguen presentando informes que incumplen con lo establecido para la
elaboración del mismo, así como la entrega tardía de ellos. Un hallazgo relevante es que se
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hizo evidente la existencia de Planes Anuales Operativos con indicadores que no permiten
medir todo el trabajo realizado por la unidad funcional, lo que provocó la existencia de
logros importantes no medibles cuantitativamente dentro del PAO.
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GLOSARIO DE TERMINOS1
Nivel político: Es aquel del que emanan las políticas, objetivos, estrategias, planes,
programas y normas de la entidad y como tal exige el cumplimiento
de ellas al mismo tiempo que ejerce la orientación y dirección de la
organización.
Direcciones: Es la unidad encargada de dirigir, coordinar y controlar las acciones
desarrolladas por las direcciones administrativas y técnicas de la
institución.
Nivel operativo: En este se agrupan las unidades administrativas de las instituciones
públicas que ejecutan las decisiones o lineamientos del nivel superior,
para cumplir los objetivos organizacionales y garantizando la
presentación de los servicios públicos. Este nivel es responsable
directo ante el Nivel Político o Directivo de planificar, organizar,
dirigir, coordinar y controlar las actividades sustantivas dirigidas al
logro de los objetivos institucionales.
Instancias Asesoras: En el nivel superior se pueden adicionar unidades staff que cumplen
competencias asesoras principalmente a la alta jerarquía, pero
también al resto de la organización. Algunas de ellas tienen su propio
asidero legal y, por tanto, son de incorporación obligatoria, tal es el
caso de la Auditoria Interna y Planificación Institucional.
1Glosario de Términos de Planificación Presupuesto y Evaluación: Costa Rica / Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica - San José, CR: MIDEPLAN, 2012.
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Introducción
El Plan Anual Operativo (PAO) 2015 es “el conjunto de actividades coordinadas e
interrelacionadas que buscan cumplir con un objetivo. Este generalmente debe ser
alcanzado en un período de tiempo previamente definido y respetando un presupuesto, por
lo que su formulación es en términos trimestrales, anuales o plurianuales de productos
previstos, tareas, plazos y responsabilidades” (MIDEPLAN, 69:2012). Contemplando lo
anterior, la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia realizaron el “Plan
Anual Operativo Institucional 2015”, en donde se consolidan los planes de trabajo de al
menos el 88% de las unidades que lo conforman.
Dado que la Unidad de Planificación Institucional (UPI), asume, entre sus labores, realizar el
seguimiento y la evaluación respectiva a la planificación estratégica y operativa
institucional, surge el presente informe de gestión con el fin de realizar una evaluación
sobre el alcance y la ejecución del PAO propuesto y aprobado durante el 2015, así como dar
a conocer los principales resultados generados a partir del cumplimiento de dicho plan. Para
ello, se remitió el oficio UPI-160-2015 dirigido a todas las unidades funcionales de la
institución, en donde se solicitó el informe de gestión sobre resultados, en el periodo
comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015, en dicho oficio se les remitió la
guía para realizar el informe, lo que permite, con mayor facilidad, la consolidación de la
información necesaria para realizar el análisis y la evaluación de los resultados generados a
partir del cumplimiento del PAO 2015.
Por ende, este informe le permitirá a la administración visualizar los alcances obtenidos en
relación con lo planificado, así como generar las medidas de control necesarias para
subsanar las debilidades presentadas durante el 2015, que afectaron, de manera directa, el
cumplimiento de las metas reflejadas en el PAO.
Dichos resultados, permitirán a la administración: realizar el proceso de toma de decisiones
con mayor confianza y transparencia, enfatizar los logros alcanzados, fortalecer los
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mecanismos de trabajo que resultaron siendo efectivos, erradicar las malas prácticas
administrativas, y controlar todos los bienes y servicios que están bajo la tutela de la
Administración.
Objetivos del Informe de Gestión Institucional
Objetivo General:
Evaluar la gestión institucional realizada durante el periodo comprendido entre el 1
de enero al 31 de diciembre del 2015, tomando como base el Plan Anual Operativo
Institucional 2015, con el propósito de brindarle, a las autoridades institucionales la
información necesaria que permita facilitar el proceso de toma de decisiones.
Objetivos Específicos:
1. Dar a conocer los principales logros alcanzados por parte de las distintas unidades
funcionales, tanto a nivel político como administrativo, a partir del cumplimiento
de los objetivos propuestos en el Plan Anual Operativo 2015.
2. Reflejar las metas inconclusas y sus respectivas medidas correctivas, que proponen
las unidades funcionales, para subsanar los atrasos evidentes en el cumplimento de
las metas anuales propuestas.
3. Informar a la administración sobre los principales hallazgos encontrados en el
periodo sujeto de análisis, así como algunas mejoras por implementar en la
elaboración de los próximos planes anuales operativos y sus respectivos informes
de gestión.
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Estrategia Metodológica
Para la elaboración del presente “Informe de gestión Institucional sobre resultados 2015”,
la Unidad de Planificación Institucional, teniendo en consideración el actual organigrama
que define la estructura organizativa de la Presidencia de la República y Ministerio de la
Presidencia, determinó hacer una división en dos grandes áreas, primeramente un nivel
político conformado por el despacho del Presidente de la República, los despachos de las
dos Vicepresidencias, el despacho del Ministro de la Presidencia y Viceministros de la
Presidencia. Por otro lado, se contempla otra área, que para efectos de este informe, se le
denomina nivel administrativo, la cual está conformado por las instancias asesoras,
direcciones, departamentos y otras unidades funcionales administrativas no reflejadas en
el organigrama.
Por ende, se les solicitó a las 25 unidades funcionales que conforman la Presidencia de la
República y Ministerio de la Presidencia, tanto a nivel administrativo como a nivel político,
la remisión de un informe de gestión sobre resultados del 2015, para evaluar el
cumplimiento del Plan Anual Operativo de cada unidad funcional. Para ello, se confeccionó
una guía que establecía los parámetros a seguir para elaborar el informe. Dentro de los
aspectos contemplados en la guía se destacan los siguientes:
Porcentaje de cumplimiento de la ejecución del PAO en cada unidad funcional.
Misión.
Objetivos.
Porcentaje de cumplimiento por indicador.
Descripción de los logros alcanzados.
Medidas correctivas sobre indicadores con porcentajes de cumplimiento
parcialmente concluidos o no cumplidos en su totalidad.
Cabe destacar, que al menos el 92% de estas unidades participaron del proceso de
evaluación mediante la entrega oficial del informe de gestión solicitado.
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Para una mejor comprensión, de la participación obtenida en el presente informe, se
presenta la siguiente tabla:
Tabla 1: Participación de las unidades funcionales de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia en el Informe de Gestión Institucional sobre resultados, 2015.
Niveles Cantidad de
unidades funcionales
Cantidad de unidades funcionales
que remitieron el informe
Porcentaje de
participación (%)
Nivel Político 6 4 66,6
Direcciones 2 2 100
Nivel operativo 13 13 100
Instancias Asesoras 3 3 100
TOTAL 25 23 92
Fuente: Elaboración propia de la UPI con base a la cantidad de informes de gestión sobre resultados recibidos para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015.
Una vez remitido el informe, por las distintas unidades funcionales, se realizó un trabajo de
retroalimentación con cada una de ellas, permitiendo una mejor valoración de todos los
informes en lo que respecta a la forma y fondo de los mismos. Esto con el fin de que al
momento de recopilar los datos, se contara con el mismo formato y con la misma línea de
información para la realización del análisis descriptivo del informe.
Al disponer de dicha información, y con el fin de realizar el informe de gestión institucional,
la UPI, realizó un diagnóstico sobre la situación actual del Ministerio de la Presidencia y
Presidencia de la República a través de la elaboración de una matriz que contempló los
aspectos más relevantes recabados en el informe, dando a conocer los antecedentes y la
situación actual de toda la institución, las variables consideradas fueron las siguientes:
Porcentaje de avance de la unidad funcional.
Objetivo con mayor porcentaje de avance.
Logros alcanzados.
Acciones no llevadas a cabo.
Medidas correctivas que presenta cada unidad funcional.
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Metas concluidas, parcialmente concluidas e incumplidas.
Sobre este último punto se elaboró la siguiente ponderación para realizar una clasificación
de las metas según el porcentaje de avance obtenido en el PAO 2015:
Clasificación de las metas según porcentaje de avance
Porcentaje de avance
Metas concluidas 95%-100%
Metas Parcialmente concluidas
94%-50%
Metas incumplidas 49%-0%
Así mismo, como se puede evidenciar en el presente informe, se realizó un análisis
meramente descriptivo en donde se dan a conocer tanto datos cualitativos como
cuantitativos, que le permitirán a la administración conocer el porcentaje de cumplimiento
y el estado de gestión actual de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia.
Existen dos unidades funcionales que ante la no remisión del Plan Anual Operativo 2015,
no realizaron el informe de gestión. Por otro lado, en lo que respecta al informe de gestión
presentado por parte del despacho de la Viceministra de Asuntos Políticos y Diálogo
Ciudadano, este no podrá ser tomado en consideración ya que el mismo no cumplió con los
lineamientos establecidos en la guía para realizar el informe, por ende, la información
suministrada no es vinculante con la información requerida para realizar la evaluación
respectiva. Cabe decir, que dicho despacho no dispone de un Plan Anual Operativo 2015,
sin embargo, cuanta con un plan para el 2016 por lo que podrá realizar los informes
subsiguientes que se suscitarán en el transcurso del año.
En virtud de lo anterior, en los siguientes apartes se exponen los resultados de las dos áreas
contempladas, organizadas a nivel político y administrativo, para una mayor comprensión.
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Principales logros alcanzados durante el 2015
Una vez consolidado y aprobado el Plan Anual Operativo, las diferentes unidades
funcionales se avocan a cumplir una serie de metas allí establecidas, mediante la realización
de las actividades o tareas debidamente planificadas, con el fin de llevar a cabo los objetivos
estratégicos institucionales.
Según el ámbito en el que se encuentren, los indicadores formulados tienden a ser más
operativos o más estratégicos, generando productos que se evalúan según lo planificado,
mediante las metas señaladas en cada plan.
En lo que respecta propiamente a la gestión institucional del nivel administrativo, la misma
tiende a ser mucho más operativa que a nivel político, esto debido a que sus funciones, en
su mayoría, no producen resultados de gran impacto que trasciendan el quehacer
institucional, sin embargo, la no consecución de los objetivos planteados, en el Plan Anual
Operativo, produce un efecto negativo que perjudica la realización de las metas
establecidas en todo el aparato institucional, por ello es de gran importancia establecer los
mecanismos de planificación necesarios que permitan un mayor control y transparencia
sobre el sistema administrativo de la Presidencia de la República y Ministerio de la
Presidencia.
En lo que respecta al 2015, el Plan Anual Operativo Institucional se cumplió en un 90,4% lo
cual significa un avance respecto a lo alcanzado en el informe de seguimiento, en siete
puntos porcentuales. A continuación, se presenta, en la siguiente tabla, el porcentaje de
cumplimiento del “Plan Anual Operativo Institucional 2015” en las distintas áreas que
conforman la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia.
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Tabla 2: Porcentaje de cumplimiento del PAO 2015 según nivel para la
Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia
Niveles Porcentaje de Cumplimiento
(%)
Nivel Político 90,4
Nivel Directivo 70,3
Nivel Operativo 93,4
Instancias Asesoras 89,2
Fuente: Elaboración propia de la UPI, con datos suministrados en los informes de gestión de las diferentes unidades funcionales, 2016.
Según la información que se desprende de la tabla anterior y contemplando que se trata
del periodo que abarca del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015, se puede visualizar que
ninguna de las áreas contempladas cumplió en su totalidad con las metas establecidas en
el PAO 2015, siendo las unidades que conforman el nivel operativo las que alcanzaron un
mayor porcentaje de ejecución de dicho plan. Por otro parte, el nivel directivo presenta el
porcentaje más bajo, con un 70,3%; cabe recordar que dichas direcciones corresponden a
la Dirección General y la Dirección de Información y Comunicación.
Más específicamente, de un total de 148 metas, 109 alcanzaron más de un 95% de avance,
mientras que 27 metas se catalogaron como parcialmente concluidas por alcanzar un
porcentaje de avance que se ubica en un rango de 94% a 50%. Contemplando el
organigrama institucional la distribución del cumplimiento de metas se visualiza de la
siguiente manera:
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Tabla 3: Cantidad de metas según clasificación en las áreas que conforman la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia 2015.
Nivel Político
Cantidad de Metas 18
Cantidad de Metas Concluidas 14
Cantidad de Metas Parcialmente concluidas 3
cantidad de Metas Incumplidas 1
Instancia Asesora
Cantidad de Metas 39
Cantidad de Metas Concluidas 25
Cantidad de Metas Parcialmente concluidas 11
cantidad de Metas Incumplidas 3
Nivel Directivo
Cantidad de Metas 12
Cantidad de Metas Concluidas 6
Cantidad de Metas Parcialmente concluidas 4
Cantidad de Metas Incumplidas 2
Nivel Operativo
Cantidad de Metas 79
Cantidad de Metas Concluidas 64
Cantidad de Metas Parcialmente concluidas 9
Cantidad de Metas Incumplidas 6
Fuente: Elaboración propia de la UPI con base a la información suministrada por las diferentes Unidades Funcionales, 2016.
A partir de dicho panorama, y según las áreas contempladas para realizar la evaluación de
la gestión realizada a partir del cumplimiento del PAO 2015, se desarrolla a continuación el
análisis respectivo de cada una de dichas áreas.
1. Principales logros alcanzados por la Gestión Política durante el año 2015
Desde el año 2014, y hasta la fecha, se ha presentado un incremento en la participación de
las unidades que conforman el área política, tanto así que al menos el 50% de las unidades
que conforman esta área cuentan con un Plan Anual Operativo debidamente establecido y
aprobado, permitiendo una mayor transparencia sobre las funciones que estas realizan
como también un mayor conocimiento sobre los logros alcanzados durante el año. Por
ende, la elaboración de los informes de gestión en esta área resultan ser un instrumento
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que coadyuva a la planificación política, para el ordenamiento de sus funciones y la
consecución de sus objetivos.
Los objetivos planteados, al igual que en el área administrativa, son traducidos en
indicadores y metas establecidas, en el corto plazo, a lo interno de cada Despacho, lo que
permite el análisis y la medición de cada meta trazada.
Cabe destacar que, según la última actualización del organigrama institucional, aprobado
por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) el 26 de febrero
de 2015, el nivel político, de la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia,
está conformado por las siguientes unidades políticas:
Despacho del Presidente de la República.
Despacho del Primer Vicepresidente.
Despacho de la Segunda Vicepresidencia.
Despacho del Ministro de la Presidencia.
Despacho de la Viceministra de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano.
Despacho del Viceministro de Asuntos Políticos y Legislativos.
De las anteriores unidades que conforman el nivel político cuatro de ellas hicieron la entrega
respectiva del informe, sin embargo, para efectos del presente informe, la información
remitida por el Viceministerio de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano, no será tomado en
consideración, por cuanto no cumple con el formato, ni la información necesaria para
realizar el análisis de los resultados obtenidos; aunque cabe resaltar toda la labor realizada
en relación a la temática de Gobierno Abierto y la coordinación interinstitucional, llevada a
cabo, alrededor de diferentes temáticas.
Por consiguiente, los despachos políticos a considerar son los siguientes: Despacho de la
Primera Vicepresidencia, Ministerio de la Presidencia y Despacho del Viceministro de
Asuntos Políticos y Legislativos. Dichos despachos lograron en promedio un 90% de avance
en la ejecución del PAO 2015.
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Entre los principales logros detectados se hallan los siguientes:
- Primera Vicepresidencia: refleja un 100% de avance en su Plan Anual Operativo y
sus logros más sobresalientes son los siguientes:
La propuesta de Política y Proyectos para Generar Crecimiento Económico y
Empleo.
Seguimiento y apoyo a las políticas de inversión pública mediante la Creación de
la Comisión Nacional de Inversión Pública que tiene como objetivo incentivar la
inversión de Obra Pública para generar crecimiento de empleo a corto plazo.
Avances en el proceso de adhesión a la OCDE.
- Despacho del Ministro de la Presidencia: presenta un 89,5% de ejecución sobre el
PAO propuesto, al que cabe mencionar se le realizaron una serie de ajustes producto
del cambio de Jerarca, sin embargo, dentro de los avances más significativos se
destacan los siguientes:
Se ha elaborado una propuesta para mejorar el seguimiento y ejecución de
proyectos socioeconómicos claves de la Administración.
Se han monitoreado todas las sesiones legislativas y se han gestionado todos los
proyectos de ley que son claves para la Administración Solís Rivera.
Se han realizado mesas de diálogo en Guanacaste que agrupa una gran cantidad
de solicitudes de la ciudadanía, con la participación bimensual de los jerarcas
correspondientes. Además, por parte del Ministerio de la Presidencia se le da
seguimiento a los acuerdos alcanzados en las mesas de diálogo.
También en el Gran Área Metropolitana y la Región del Caribe se realizan mesas
de diálogo, en el primero se desarrollaron 39 diálogos con distintos sectores
económicos y sociales; en el segundo, referente al Caribe, se logró cumplir con
30 reuniones mensuales.
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- Despacho del Viceministro de Asuntos Políticos y Legislativos: presenta un 81,8% de
avance en la ejecución de las metas planteadas en el PAO 2015, dentro de los
avances más significativos destacan los siguientes:
Se elaboraron 78 decretos ejecutivos de convocatoria a sesiones extraordinarias
de los cuales 69 se encuentran en trámite.
Se aprobaron un total de 54 leyes, donde cuatro de estas recibieron aprobación
en primer debate (Ley para mejorar la lucha contra el contrabando, el préstamo
para el mercado regional mayorista de la región Chorotega, el impuesto a los
moteles y la primer ley para transferencia de competencias a las
municipalidades) y una en primer y segundo debate (adición de un artículo a la
Ley de Protección al Trabajador).
2. Principales logros alcanzados por la Gestión Administrativa durante el año
2015
El nivel administrativo está integrado por las direcciones, las instancias asesoras, el nivel
departamental y otras unidades funcionales no visibles en el organigrama institucional.
Por ende, actualmente el nivel administrativo lo conforman un total de 19 unidades
funcionales, de las cuales se contó con la participación de la totalidad de las mismas,
desglosándose de la siguiente manera:
Nivel directivo: Dirección General y la Dirección de Información y Comunicación,
Instancias asesoras: Unidad de Planificación Institucional, Asesoría Jurídica y el
Despacho de la Primera Dama.
Nivel departamental: Tecnologías de la Información, Financiero, Servicios
Generales, Proveeduría, Transportes, Oficina de Gestión Institucional de Recursos
Humanos, Protocolo, Giras, Leyes y Decretos y la Secretaría del Consejo de
Gobierno.
Unidades Funcionales Administrativas: Archivo Central, Consultorio Médico,
Gestión Documental y Cocina Presidencial.
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Tomando en consideración este nivel se reporta que el mismo alcanzó, en términos
generales, un 84% de cumplimiento en el Plan Anual Operativo 2015, registrando 95 metas
con un porcentaje de ejecución mayor al 95%, lo que se cataloga como metas concluidas.
Entre las unidades que lograron una ejecución completa del Plan Anual Operativo 2015
destacan las siguientes:
Departamento de Transportes.
Departamento Financiero.
Secretaría del Consejo de Gobierno.
Departamento de Servicios Generales.
Consultorio Médico.
Departamento de Protocolo.
A continuación se hace una descripción de los logros más sobresalientes por cada nivel
administrativo:
A. Nivel Directivo:
Dirección General: En lo que respecta a esta dirección, y debido a su naturaleza, cuenta con
dependencias a cargo; por ende, su tarea es coordinar, documentar y dar seguimiento a la
labor de las unidades administrativas, por lo que muchos de los logros registrados están
directamente relacionados a dichas dependencias, las cuales se analizarán en el nivel
departamental respectivamente, sin embargo, durante el 2015, se lograron metas
trascendentales, en materia de discapacidad, las cuales se mencionan a continuación:
Se logró la aplicación de 5 proyectos en materia de accesibilidad y discapacidad en
Casa Presidencial que son:
o Opciones de accesibilidad en el portal de intranet.
o Campaña de concientización llamada NotiAccesibles.
o Se dispuso un 5% de espacio de parqueos para las personas con algún tipo
de discapacidad.
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o Se evaluaron las condiciones del espacio laboral de varios funcionarios con
algún tipo de discapacidad y se atendieron las solicitudes de cambio de
mobiliario.
o Se gestionó el acceso a capacitaciones en materia de accesibilidad y
discapacidad.
Dirección de Información y Comunicación: Los logros detectados en esta dirección están
vinculados en dar a conocer la gestión gubernamental mediante los canales de
comunicación y publicidad institucional. Entre sus logros se destacan los siguientes:
Se realizaron 12 campañas publicitarias (CELAC, Un año de acciones del Gobierno en
Guanacaste, Tributos, Presupuesto 2016, entre otras).
Se realizaron 33 mensajes que fueron emitidos en Cadena Nacional de Radio y
Televisión en temáticas como pobreza, empleo, presupuesto, desarrollo local, y
derechos humanos.
B. Instancias Asesoras:
Unidad de Planificación Institucional: Los logros más destacados de la UPI están
directamente relacionados con la temática de control interno y la planificación operativa
institucional, incluyendo las etapas de diagnóstico, programación y evaluación. Dichos
logros son los siguientes:
Elaboración del Plan Anual Operativo 2016.
Elaboración del POI 2016 (Matriz de Articulación Plan Presupuesto y Ficha Técnica).
Elaboración del informe anual de la Gestión Presupuestaria 2014.
Informe de Gestión Institucional 2014.
Informe de seguimiento sobre la gestión institucional 2015.
Informe Institucional sobre el Sistema Específico de Valoración de Riesgos 2014-
2015.
Elaboración del informe consolidado institucional de autoevaluación 2015.
Realización del Plan de Trabajo, y conformación de la comisión para elaborar el Plan
Estratégico Institucional (PEI).
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Despacho de la Primera Dama: Los logros más destacados en este despacho están
relacionados con el Programa Tejiendo Desarrollo, el control y seguimiento de asuntos
municipales, y la gestión realizada en actividades y temáticas sociales. Dichos logros se
presentan a continuación.
Se lograron formalizar 32 planes priorizados de desarrollo cantonal del Programa
Tejiendo Desarrollo y 33 proyectos aprobados para iniciar con la etapa de ejecución.
Aprobación en Plenario de la Ley No. 9329 sobre transferencia de competencias a
las municipalidades.
Se dio seguimiento a 9 programas sociales (prevención del embarazo Adolescente,
Seguridad Alimentaria y Nutricional, Prevención de la violencia contra las mujeres,
Cantones amigos de la Infancia, Infraestructura escolar, Unidad cardiaca del Hospital
Nacional de Niños, responsabilidad social, Albergue Transitorio y proyecto piloto
para escalar el fortalecimiento de los Comités Cantonales de la Persona Joven).
Asesoría Jurídica: Una de las tareas principales que debe cumplir la Asesoría Jurídica es
atender todo lo relacionado a pronunciamientos o informes jurídicos, tanto a lo interno de
las comisiones establecidas en el Ministerio de la Presidencia y Presidencia de la República
como en los respectivos despachos; dentro de los logros más sobresalientes se hayan los
siguientes:
25 criterios técnicos solicitados en las diferentes comisiones.
Creación y consolidación de la inspección policial institucional.
Elaboración del decreto y la directriz sobre diversidad sexual.
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C. Nivel Departamental
Las Unidades que conforman el nivel departamental tienen funciones operativas, las cuales
están ligadas a las tareas ordinarias que permiten la consecución de los objetivos
establecidos en el PAO, por lo que el logro principal de cada una de estas unidades se vincula
con el hecho de cumplir, tanto eficaz como eficientemente, las labores asignadas. Sin
embargo, una vez analizados todos los informes presentados por las 10 áreas que
conforman el nivel departamental, llama la atención algunos de logros alcanzados, que a
consideración de la UPI, resultan trascendentales para la administración. Algunas de estos
logros alcanzados se señalan en la siguiente tabla:
Tabla 3: Logros alcanzados más sobresalientes a Nivel Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia, según objetivo.
Unidad Funcional
Objetivo Logro Alcanzado
Giras Organizar las giras y visitas del señor Presidente y demás jerarcas de Casa Presidencial.
-Se desarrolló una propuesta estratégica e integral de salidas del Señor Presidente y se consolidó con éxito.
Consultorio Médico
Realizar un diagnóstico de la situación de salud en el escenario laboral de Casa Presidencial y un plan que responda a las necesidades de atención integral detectadas en el mismo, a fin de dar cumplimiento a los lineamientos del reglamento de la modalidad de atención integral de medicina de empresa de la CCSS.
-Se elaboraron los dos documentos requeridos (Análisis de la situación de salud en el escenario laboral y el Plan de Atención Integral), acordes a los requerimientos y formato establecidos por la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud de la CCSS. -El 98,1% de las solicitudes de consulta médica fueron efectivamente efectuadas.
Departamento de Tecnologías de la Información
Desarrollar e implementar sistemas informáticos.
Se implementaron cinco nuevos sistemas: 1-Evaluación del desempeño. 2- Gestión de los procesos de recursos humanos. 3- Gestión documental. 4- Sistema Documental Integrado. 5- Sistema de Compras, Visión 2020.
Departamento de Recursos Humanos
Capacitar al personal de la institución logrando una mejor ejecución de las tareas asignadas y propiciando a su vez el crecimiento profesional de los funcionarios.
Con el INA se impartieron los cursos de: -Seguridad y Salud Ocupacional. -Redacción de Informes Técnicos. -Ética y Ejercicio Profesional. -Operador de Aplicaciones Ofimáticas. -Inglés conversacional para Sector Comercial
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-LESCO. -Programa de Entrenamiento Brigada Institucional de Atención de Emergencias. -Servicio al Cliente.
Coordinar todas las acciones que se desarrollan en los subprocesos de selección, clasificación, provisión, mantenimiento y seguimiento de acuerdo con las necesidades institucionales y a los lineamientos legales establecidos en materia de Gestión de Recursos Humanos.
-Se realizaron 33 nuevos estudios de carrera profesional y el ajuste para 80 de los estudios vigentes. -Se registran 312 funcionarios que cumplen con el control de marca. -Se realizaron 13 estudios ocupacionales para la contratación de personal capacitado y que ocupe puestos de acuerdo con sus capacidades académicas.
Fuente: Elaboración de la UPI con los datos suministrados por las diferentes unidades funcionales a nivel departamental de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, 2016.
Cabe destacar que las 10 unidades funcionales a nivel administrativo, analizadas en este
apartado, presentan avances de relevancia dentro de las funciones que realizan, dichos
avances se pueden observar en el anexo N°1, con mayor detalle.
D. Otros Logros
En el informe de gestión, presentado por la Dirección General, hacen manifiesto la
existencia de algunos logros importantes que no están relacionados directamente con
ningún objetivo establecido en el PAO, por lo que la consecución de los mismos no son
medibles mediante indicadores y metas, sin embargo, es trascendental darlos a conocer a
la administración. Dichos logros son los siguientes:
Intranet: Se desarrolló una mejora sustancial en el portal INTRANET, la cual se
consolida en una versión mucho más atractiva e inclusiva, pensada primordialmente
para fomentar la creación de vínculos de utilidad entre departamentos y despachos;
abriendo espacios para la expresión y facilitando así, los procesos administrativos
internos.
Reducción en el gasto: Para el pago de horas extras, la Administración Solís Rivera
redujo el gasto al pasar de ¢50,2 millones que registró el periodo 2014 a ¢15,8
millones durante el 2015. En cuanto al pago de telecomunicaciones se pasó de los
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¢61,8 millones en el 2014 a los ¢15,8 millones en el 2015. Algo similar sucedió con
la cuenta de combustibles que pasó de ¢72,7 millones en el 2014 a los ¢55,9 millones
durante el 2015.
Medidas correctivas establecidas a las metas incumplidas
Existen una serie de metas que se catalogan como parcialmente cumplidas (que van del
94% al 50% de ejecución) y otras catalogadas como incumplidas (que van del 49% al 0% de
ejecución). Por ende, este aparte hace referencia a las metas que no se lograron efectuar,
y su respectiva medida correctiva.
Cabe destacar que algunas unidades funcionales por diferentes motivos, obtuvieron un
menor porcentaje de avance, en la ejecución del PAO 2015, con respecto a otras unidades.
Dichas unidades son las siguientes:
Departamento de Giras de Información Territorial.
Dirección General.
Dirección de Información y Comunicación.
Sin embargo, existen al menos 12 metas, a nivel institucional, que quedaron rezagadas en
su etapa de ejecución y que obstaculizaron de cierto modo el cumplimiento de los objetivos
propuestos. Por ende, este aparte hace referencia únicamente a esas metas incumplidas
que alcanzaron menos del 49% de avance, en donde cada una cuenta con una medida
correctiva. A continuación, se presenta la información de dichas metas incumplidas, la
unidad responsable, lo que se dejó de hacer y su respectiva medida correctiva:
22
Tabla 4: Metas incumplidas y su respectiva medida correctiva según unidad para Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia.
Unidades Metas
Porcentaje de cumplimiento de
la meta
Lo que no se logró Medida correctiva
Viceministerio de Asuntos Políticos y
Legislativo.
Conseguir el 100% de aprobación de los Proyectos Legislativos presentados por el Ejecutivo. 27,2%
De 198 proyectos de ley presentados por el Poder Ejecutivo no se aprobaron 144 proyectos.
La aprobación de Proyectos de Ley, no depende del Poder Ejecutivo, sino de la voluntad política de 9 Partidos representados en la Asamblea Legislativa. El porcentaje de aprobación en mucho depende de los acuerdos de negociación e intereses de los legisladores.
Despacho Primera Dama.
50% de proyectos convocados en tema de gobierno local que reciben seguimiento. 25%
Hay proyectos presentados que no reciben seguimiento.
Restablecimiento de proyectos prioritarios en comisión con consulta a gobiernos locales.
70 proyectos interinstitucionales, del Programa Tejiendo Desarrollo, formulados y aprobados para ejecutar. 47,1%
Se había propuesto como meta alcanzar 70 proyectos formulados y aprobados, sin embargo solo se lograron 33.
Continuar con la articulación de Ministerios, Instituciones y empresa privada, con el fin de obtener presupuesto.
Dirección de Información y Comunicación.
100% de avance en la creación de una aplicación para sistemas operativos Android y Ios. 0%
No se avanzó en el cumplimiento del objetivo debido a falta de presupuesto.
Esta unidad argumenta que la aplicación se desarrollará durante el 2016.
23
Realizar 3 estudios de opinión en el año (1 por cuatrimestre), y al menos 12 estudios tracking (1 mensual). 0%
No se avanzó debido a su
cancelación.
No establecen ninguna medida correctiva y
utilizan como justificante que por falta de
presupuesto se canceló el cumplimiento de la
meta
Departamento Transporte.
15 % de renovación de la flotilla vehicular. 0%
No fue posible canjear los
vehículos en desuso, debido a
que los avalúos estaban muy
bajos.
Según indican, se decidió proceder con los
trámites de des inscripción para donarlos.
Archivo Central.
250 unidades audiovisuales inventariadas. 0%
No se logró inventariar ninguna
unidad audiovisual, debido a que
en el tercer trimestre del 2015 se
tuvo que trasladar todos los
medios audiovisuales a cajas para
realizar la remodelación del
depósito del Archivo Central, por
lo que la información no estaba
accesible en ese periodo de
tiempo.
Retomar el indicador en el I semestre del 2016
para cumplir con la meta establecida.
Departamento de Giras e Información
Territorial.
100 % de seguimiento a los acuerdos y compromisos acordados durante giras y visitas. 0%
No se logró dar seguimiento a
ninguno de los acuerdos y
compromisos acordados durante
las giras y visitas.
El Departamento de Giras e Información
Territorial ya no está realizando esta tarea. Sin
embargo, establecen como medida correctiva
realizar un replanteamiento de las funciones
del Departamento.
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Oficina de Gestión Institucional de
Recursos Humanos.
Alcanzar el 100% del Plan Institucional de Capacitación (funcionarios capacitados –presupuesto ejecutado para tal fin). 45%
No se logró obtener capacitaciones ofrecidas en tiempo a entes privados por los excesivos requisitos que solicita la Directriz 23-H, solo se logró con universidades e instituciones públicas.
Para el 2016, no existe contenido económico para la partida de capacitación por lo que se tratará de aprovechar los cursos impartidos por el INA, el CECADES, y el Centro de Investigación y Formación Hacendaria.
100% del programa de inducción implementado a funcionarios de nuevo ingreso. 0%
Ningún funcionario de nuevo
ingresó recibió la inducción.
Se modificó la planificación para que este
proceso fuera realizado durante el 2016.
*100% conformada comisión para proceso de teletrabajo. *100% ejecución del Plan Piloto de Teletrabajo. 0%
No se conformó la comisión para
el proceso de teletrabajo y no se
ejecutó a ningún funcionario el
plan piloto de teletrabajo.
Se tiene previsto para el mes de marzo del 2016
conformar la comisión de teletrabajo.
UPI.
100% de avance en el desarrollo del Plan Estratégico Institucional. 30%
No se terminó de realizar el PEI,
sin embargo se realizó la
presentación del Plan de Trabajo
PEI y se creó la comisión PEI.
Se tiene planificado durante el 2016 la
realización de las encuestas, entrevistas y
talleres y por ende sacar el producto final, lo
que es igual al PEI.
Fuente: Elaboración de la UPI con los datos suministrados por las diferentes unidades funcionales de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, 2016.
25
Tal como se aprecia en la tabla anterior, para aplicar las medidas correctivas, el 33% de las
metas, en condición de incumplidas, requieren la asignación de presupuesto para llevar a
cabo los proyectos, dichos proyectos son los siguientes:
Creación de una aplicación para sistemas operativos Android y Ios.
Estudios de opinión y tracking.
Ejecución de proyectos del Programa Tejiendo Desarrollo (la ejecución de los
proyectos del Programa Tejiendo Desarrollo depende de la asignación de
presupuesto que realicen las instituciones involucradas en cada uno de los
proyectos).
Plan Institucional de Capacitación.
Otro dato que resulta interesante para la administración, es que al menos un 25% de metas
incumplidas no podrán llevarse a cabo, dichas metas son las siguientes:
Seguimiento a los acuerdos y compromisos acordados durante giras y visitas.
Renovación de al menos el 15% de la flotilla vehicular.
Estudios de opinión y tracking (en primera instancia este proyecto no se le asigno
presupuesto, aunado a lo anterior, no es de interés, por parte de la jefatura del
Ministerio de Información y Comunicación, llevar a cabo este proyecto).
En lo que respecta a la única meta incumplida a nivel político, esta meta está directamente
relacionada con los acuerdos y negociaciones que se dan entre las diferentes fracciones que
conforman la Asamblea Legislativa, por lo que en realidad se trata de una meta sobre
estimada, ya que resulta materialmente imposible lograr que todos los proyectos de ley,
presentados por el Poder Ejecutivo, sean aprobados. Cabe decir, que el Plan Anual
Operativo 2015, del despacho del Viceministro de Asuntos Políticos y Legislativos, fue
establecido durante la gestión de Daniel Soley y no se realizó una solicitud de ajuste por
parte del Viceministerio a cargo del Sr. Luis Paulino Mora.
Por ende, tal como se analiza y refleja en el cuadro anterior, el no cumplimiento de las
metas establecidas, tiene un efecto negativo para todo el sistema administrativo de la
26
Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, ya que afecta el cumplimiento de
los objetivos institucionales.
Es importante, que la administración tome en cuenta este tipo de medidas correctivas, así
como las que se observan en el anexo 1, y con ello subsanar las debilidades existentes que
impiden el logro de los objetivos institucionales.
Hallazgos
En el proceso de consolidación y al analizar la información suministrada mediante los
diferentes informes de gestión remitidos, se logró constatar que existe una debilidad en el
detalle que brindan las unidades funcionales en términos generales, es debido a lo anterior
que se dificulta la elaboración del presente informe.
En este aparte se hace referencia a las debilidades detectadas al momento de analizar la
información remitida, a continuación se indican los principales hallazgos encontrados:
Planes Anuales Operativos que resultan ser ordinarios y poco estratégicos: Se debe
a la existencia de PAO´s que resultan ser tan ordinarios y rutinarios, que dejan de
lado la medición de metas claves para la administración, lo que dificultó, a algunas
unidades funcionales, manifestar los logros alcanzados, debido a que no existía una
correlación entre dichos logros y los indicadores establecidos en el PAO.
Sobreestimación de las metas propuestas: Existen algunas metas establecidas con
altos porcentajes de cumplimiento, que resultan materialmente imposible llevar a
cabo su consecución, debido a factores externos que resultan ser independientes
de la gestión que pueda realizar la unidad.
Subestimación de las metas propuestas: Se debe al establecimiento de metas sin un
parámetro, por lo que se cumplen fácilmente. Producto de ello se encontraron
muchos informes con la totalidad de cumplimiento pero sin que se mida la gestión
realizada a profundidad por parte de la unidad.
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Pertinencia del indicador: Existen una serie de indicadores que no miden los
objetivos manifiestos en el PAO sino el trabajo ordinario de las unidades, que se
realiza día a día, generando altos porcentajes de avance sin que se esté logrando el
fin del objetivo propuesto. Por ende, los indicadores deben formularse de tal
manera que midan productos a partir de las actividades ordinarias.
Resistencia a establecer medidas correctivas que vayan a subsanar las metas
parcialmente concluidas o metas incumplidas: Hay una gran resistencia por parte de
las unidades de mencionar medidas correctivas sobre las metas parcialmente
concluidas o metas incumplidas, por lo que no se realiza una descripción clara y
concreta de las medidas correctivas a implementar para subsanar las debilidades
presentadas.
Realización de cambios sustanciales en el Plan Anual Operativo: El Despacho del
Ministro de la Presidencia, Proveeduría, la Dirección General y el Departamento
Financiero, realizaron cambios al Plan Anual Operativo 2015, en donde algunos de
estos cambios eran completamente justificables, sin embargo, existieron cambios
drásticos que modificaron la totalidad de los objetivos anteriormente propuestos,
variando completamente sus indicadores y metas. Se dejó de medir aspectos
importantes, relacionados con los objetivos estratégicos de la unidad, para
enfocarse en medir aspectos rutinarios de la gestión. En un caso específico la
variación de dicho plan tuvo como resultado un 100% de avance, desde el análisis
realizado en el primer semestre.
Debilidad en la formulación de objetivos: Dicha situación se detecta cuando los
objetivos definidos obedecen a actividades ordinarias de la unidad, ocasionando que
la existencia de este tipo de objetivos no logren dar a conocer los productos finales
que debe establecer cada unidad.
Informes entregados tardíamente: En el oficio remitido, en donde se solicitó el
informe de gestión, se dispuso como fecha límite de entrega para el 18 de enero, sin
embargo el último informe recibido fue presentado el 27 de enero, lo que ocasionó
una demora importante en la revisión y análisis de los mismos. Por consiguiente,
28
afectó la elaboración y presentación, ante la administración, del “Informe de gestión
institucional sobre resultados, 2015”.
Mejoras por implementar
a) Para las unidades funcionales a nivel político y administrativo:
1. Se insta a las diferentes unidades funcionales a realizar una valoración total del
PAO propuesto para el 2016, de tal manera que sea ajustado a las necesidades y
objetivos estratégicos de cada Departamento.
2. Dar mayor tratamiento a los objetivos para que sean consecuentes con los
indicadores, las metas establecidas, y las acciones a realizar, con el fin de que se
corrobore su congruencia con la razón de ser de la unidad funcional.
3. Acatar el plazo y formato establecido por la Administración en la entrega del
informe de gestión, con el fin de facilitar y/o agilizar en tiempo y procesamiento
de datos, por consiguiente no afectar la calendarización y la evaluación del grado
de avance de la gestión institucional.
4. A nivel político se debe agregar más indicadores que permitan realmente medir
en su totalidad el objetivo propuesto.
5. Se debe incentivar la relación interdepartamental para el logro de objetivos que
requieren de la participación de varias unidades funcionales a la vez.
b) Para la Unidad de Planificación Institucional:
1. Programar capacitación dirigida a los funcionarios para la realización de los
informes de gestión, según corresponda.
2. Dar seguimiento a las medidas correctivas establecidas para llevar a cabo las
metas propuestas que no se cumplieron a cabalidad.
3. Buscar un valor agregado al ejercicio que permita establecer una mayor
responsabilidad y compromiso, por parte de las distintas Unidades Funcionales
sobre la realización del informe de gestión, y a los resultados que este genere.
29
Fuentes de información
-MIDEPLAN (2012). Glosario de términos de planificación, presupuesto y evaluación en
Costa Rica.
-Oficio DPV-007-2016 de fecha 18 de enero de 2016, emitido por Marianella Monge Quirós,
Directora de Despacho Primera Vicepresidencia.
-Oficio DM-0045-2016 de fecha 22 de enero del 2016, emitido por Lorena Villalobos Varela,
Directora Despacho Ministro de la Presidencia,
-Oficio DVMP-FRM-012-2016 de fecha 13 de enero de 2016, emitido por Federico Royo
Madriz, Director de Despacho Viceministro de la Presidencia.
-Oficio SCG-XCHR-019-2015 de fecha 12 de enero de 2016, emitido por Xinia Chacón
Rodríguez, Secretaria del Consejo de Gobierno.
-Oficio DPD-0722-2016 de fecha 27 de enero de 2016, emitido por Marlen Mora Rodríguez,
Jefa de Despacho Primera Dama.
-Oficio DJ-030-2016 de fecha 19 de enero de 2015, emitido por Marvin Carvajal Pérez,
Director Jurídico.
-Oficio GDP-1-404-16 de fecha 21 de enero de 2016, emitido por Sonia López Cortés,
Coordinadora del Departamento de Gestión Documental.
-Informe de gestión sin número, emitido por Steven Núñez Rímola, Director de Planificación
Institucional el 08 de enero de 2016.
-Informe de gestión sin número, emitido por Boris Ramírez, Director de Información y
Comunicación el 21 de enero de 2016.
-Informe de gestión sin número, emitido por el sr. Luis Carlos Marín funcionario de
Protocolo el 18 de enero de 2016.
-Informe sin número, emitido por Willian Solórzano Toruño, Director de Cocina Presidencial
el 18 de enero de 2016
30
-Oficio DTI-004-2016 de fecha 18 de enero de 2016, emitido por Álvaro Rodríguez Cortés,
Director de Tecnologías de Información.
-Oficio LYD-4883/01/16-C de fecha 18 de enero de 2016, emitido por Carmen Ma. Masís
Aguilar, Directora de Leyes y Decretos.
-Oficio DPGIT-20-01-2016 de fecha 20 de enero de 2016, emitido por Paola González
Castillo, Directora de Giras.
-Oficio DG-MCH-027-2016, de fecha 21 de enero de 2016, emitido por Mireya Chavarría
Quesada, Directora General.
-Oficio DT-022-2016, de fecha 18 de enero del 2016, emitido por María Elena Pérez Artavia,
Jefa del Departamento de Transportes.
-Oficio DF-0055-2016, de fecha 18 de enero de 2016, emitido por Jenny Sánchez Cerdas,
Jefa de la Dirección Financiera.
-Oficio DRH-0038-16, de fecha 18 de enero del 2016, emitido por Angélica Vega Hernández,
Jefa de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos.
-Oficio PI-016-2016, de fecha 18 de enero de 2016, emitido por Andrés Arias Rodríguez,
Proveedor Institucional.
-Oficio DSG-051-2016, de fecha 25 de enero de 2016, emitido por María de los Ángeles
Sánchez Salazar, Jefe del Departamento de Servicios Generales.
-Oficio AC-004-2016, de fecha 14 de enero de 2016, emitido por Ricardo Zúñiga Zúñiga, Jefe
del Archivo Central.
-Oficio CML-043-2015, de fecha 18 de diciembre de 2016, emitido por Adrían Rechnitzer
Mora, Consultorio Médico Laboral.
31
Anexos
Anexo N°1: Cuadro resumen sobre informes de gestión según su área, periodo 1 de enero al 31 de diciembre de 2015.
Unidad Funcional
Porcentaje de Avance
Objetivos con mayor porcentaje de avance
Logros realizados más sobresalientes según objetivos de mayor
avance
Indicador con menos avance
% de avance de
dicho indicador
Lo que no se realizó Medidas
correctivas
Nivel Político
Ministerio de la Presidencia.
89,5%
Establecer los enlaces de coordinación entre la
Presidencia y la Asamblea Legislativa por medio de sesiones monitoreadas,
cabildeos y negociaciones; para materializar las
prioridades y proyectos del gobierno.
Se han monitoreado todas las sesiones legislativas y se han gestionado todos los proyectos de ley que son claves.
Porcentaje de proyectos
prioritarios comunicados de
manera estratégica.
50%
Se tuvo reuniones con el Ministerio de la Comunicación para enfatizar en la difusión de resultados.
Contratar a un profesional en comunicación política.
Servir de enlace con las organizaciones de la
sociedad civil y los sectores productivos para conocer
sus necesidades, prioridades y proyectos.
Se han realizado mesas de diálogo en Guanacaste que agrupa una gran cantidad de solicitudes de la ciudadanía, con la participación bimensual de los jerarcas correspondientes. Además, por parte del Ministerio de la Presidencia se le da seguimiento a los acuerdos alcanzados en las mesas de diálogo. También en la Gran Área Metropolitana y la Región del Caribe, en la primera se desarrollaron 39
32
diálogos con distintos sectores económicos y sociales; en el segundo a lo referente al Caribe se logró cumplir con 30 reuniones mensuales.
Viceministerio de asuntos políticos y
legislativos.
81,8%
Realizar mediante estrategias de
comunicación y diálogo político acuerdos en el
Plenario para concretar los objetivos planteados por el Gobierno de la República
(este objetivo es el de menor avance sin embargo
es de los logros más sobresalientes).
Se elaboraron 78 decretos ejecutivos de convocatoria a sesiones extraordinarias de los cuales 69 se encuentran en trámite. Se aprobaron un total de 54 leyes: Recibieron aprobación, cuatro en primer debate (ley para mejorar la lucha contra el contrabando, el préstamo para el mercado regional mayorista de la región Chorotega, el impuesto a los moteles y la primer ley para transferencia de competencias a las municipalidades) y uno en primer y segundo debate (adición de un artículo a la Ley de Protección al Trabajador).
Porcentaje de proyectos legislativos
aprobados en la Asamblea
Legislativa por el Poder Ejecutivo.
27,2% (la meta era
alcanzar el 100%)
De 198 proyectos de ley se aprobaron 54 proyectos.
La aprobación de Proyectos de Ley, no depende del Poder Ejecutivo, sino de la voluntad política de 9 Partidos representados en la Asamblea Legislativa. El porcentaje de aprobación en mucho depende de los acuerdos de negociación e intereses de los legisladores.
Primera Vicepresidencia de la República.*
100%
La propuesta de Política y Proyectos para Generar Crecimiento y Empleo. Seguimiento y apoyo a las políticas de inversión pública. Avances en el proceso de adhesión a la OCDE.
Mejorar la estrategia de comunicación con el objetivo de visualizar más los acuerdos llevados a cabo en el Consejo Presidencial Económico. Incrementar los canales de comunicación con las unidades externas para la presentación de temas relevantes del Consejo Presidencial Económico. Optimizar el canal de transmisión de los acuerdos con el Grupo Asesor del Consejo Económico.
33
Nivel Directivo
Dirección General.
78,7%
Coordinar, documentar y dar seguimiento a la labor
de las unidades administrativas con la finalidad de cubrir los requerimientos de la
Presidencia de la República y Ministerio de la
Presidencia a través de los planes de trabajo y en concordancia con los informes de labores.
Se logró la aplicación de 5 proyectos en materia de accebilidad y discapacidad en Casa Presidencial que son: Opciones de accesibilidad en el portal de intranet. Campaña de concientización llamada NotiAccesibles Se dispuso un 5% de espacio de parqueos para las personas con algún tipo de discapacidad Se evaluaron las condiciones del espacio laboral de varios funcionarios con algún tipo de discapacidad y se atendieron las solicitudes de cambio de mobiliario Se gestionó el acceso a capacitaciones en materia de accesibilidad y discapacidad.
Porcentaje de avance del proyecto del diseño de un sistema de Expediente Único para el periodo 2015 en el departamento de Recursos Humanos.
50%
Se tenía planificado cumplir en su totalidad con el proyecto del Diseño de un Sistema de Expediente único para el periodo 2015 en el departamento de Recursos Humanos pero solo se logró el 50% de avance ya que el mismo se suspendió.
Por recomendación del departamento de Recursos Humanos y la Comisión de Selección y Eliminación Documental (CISED)el proyecto se suspendió hasta que la comisión nacional en materia documental defina la conveniencia de la ejecución del proyecto.
Dirección de Información y Comunicación.
61,9%
Implementar la publicidad institucional para
fortalecer la comunicación de la gestión
gubernamental.
Se realizaron 12 campañas publicitarias (CELAC, Un año de acciones del Gobierno en Guanacaste, Tributos, Presupuesto 2016, entre otros) y 33 mensajes que fueron emitidos en Cadena Nacional de Radio
Porcentaje de avance del
proyecto creación de una aplicación
para sistemas operativos Android
y ios.
0
No se avanzó en el cumplimiento del objetivo debido a falta de presupuesto.
Se desarrollara la aplicación para el próximo año.
34
y Televisión en temática como pobreza, empleo, presupuesto, desarrollo local, derechos humanos.
Cantidad de estudios de
opinión y tracking realizados, en relación con lo programado.
- No se avanzó debido a su cancelación.
Se canceló por faltante de presupuesto.
Instancias Asesoras
UPI 91,3%
Implementar el sistema de planificación estratégica y operativa institucional, en las áreas políticas, técnicas
y administrativas, incluyendo las etapas de
diagnóstico, programación y evaluación.
Elaboración del Plan anual Operativo 2016 Elaboración del POI 2016 Elaboración del informe anual de la Gestión Presupuestaria 2014 Informe de Gestión Institucional 2014 Informe de seguimiento sobre la gestión institucional 2015.
% de avance en el desarrollo del Plan
Estratégico Institucional.
30%
No se terminó de realizar el PEI, sin embargo se realizó la presentación del PLAN de Trabajo PEI y se creó la comisión PEI.
Se tiene planificado durante el 2016 la realización de las encuestas, entrevistas y talleres y por ende sacar el producto final que es el PEI.
Coadyuvar en el diseño, implementación,
seguimiento, evaluación y mejoramiento del Sistema
de Control Interno y sus herramientas para
promover un adecuado ambiente de control.
Realización del informe Institucional sobre el Sistema Específico de Valoración de Riesgos 2014-2015 Realización del informe de seguimiento sobre los riesgos en condición de precaución o inaceptables 2014-2015 Elaboración del informe consolidado institucional de autoevaluación Elaboración del informe de seguimiento de autoevaluación.
- - - -
35
Asesoría Jurídica
92,2%
Atender todo lo relacionado como
Dirección jurídica dentro de las comisiones del
Ministerio de la Presidencia y la
Presidencia de la República.
Se han emitido 25 criterios técnicos solicitados en las diferentes comisiones.
% de vehículos desinscritos y traspaso.
71.3% (la meta era
cumplir con el 80%)
De 121 vehículos que se pretenden desinscribir solo se han llevado a cabo 71 desinscripciones.
Se está trabajando en un decreto mediante el cual se desinscriba la totalidad de vehículos pendientes en un solo trámite.
Asesorar en todo lo que corresponde a los
diferentes despachos.
Creación y consolidación de la inspección policial institucional. Elaboración del decreto y la directriz sobre diversidad sexual.
% de asuntos en trámite
77% (la meta era
cumplir con el 85%)
De 47 solicitudes ingresadas sobre temas legales de los programas DIS y UEI no se han podido atender 10 solicitudes.
Mejorar el tiempo en que se tramitan los procesos investigativos.
Primera Dama 83,9%
Articular instituciones para responder a las
necesidades definidas por los y las actores en el marco del programa tejiendo Desarrollo.
Se lograron formalizar 33 planes priorizados de desarrollo cantonal del Programa Tejiendo Desarrollo. Se formularon 210 proyectos y de estos se aprobaron 33.
Número de proyectos interinstitucionales formulados y aprobados en los Consejos de Coordinación Cantonal Interinstitucional.
47,1%
Se había propuesto como meta alcanzar 70 proyectos formulados y aprobados, sin embargo solo se lograron 33.
Continuar con la articulación de Ministerios, Instituciones y empresa privada, con el fin de obtener presupuesto.
Seguimiento de la comisión de asuntos
municipales en la Asamblea Legislativa, para
el monitoreo de los proyectos de ley de interés
para diversos actores locales y gobierno
municipales.
Dictamen Unánime en comisión en asuntos municipales y aprobación en plenario de la Ley No. 9329 sobre transferencia de competencias.
% de proyectos convocados en tema de gobierno local que reciben seguimiento.
25% (la meta era
alcanzar un 50%)
Hay proyectos presentados que no reciben seguimiento.
Restablecimiento de proyectos prioritarios en comisión con consulta a gobiernos locales.
36
Acompañar, asesorar y gestionar programas, actividades, y eventos relacionados con las
temáticas sociales en las que se ve relacionada
directamente la Primera Dama.
Se dio seguimiento a 9 programas sociales (prevención del embarazo Adolescente, Seguridad Alimentaria y Nutricional, Prevención de la violencia contra las mujeres, Cantones amigos de la Infancia, Infraestructura escolar, Unidad cardiaca del Hospital Nacional de Niños, responsabilidad social, Albergue Transitorio, proyecto piloto para escalar el fortalecimiento de los Comités Cantonales de la Persona Joven.
- - - -
Nivel Departamental
Tecnologías de la Información
96% Desarrollo e
implementación de Sistemas
Se implementaron cinco nuevos sistemas: Evaluación del desempeño, gestionamiento de los procesos de recursos humanos, gestión documental. Además, se implementaron dos aplicaciones externas: Sistema Documental Integrado, Sistema de Compras, Visión 2020
Cantidad de actualizaciones de los servidores con nuevas tecnologías y distribuir mejor
las cargas.
80% Solo se instalaron cuatro licencias.
Durante este año se está implementando control semanal de los respaldos realizados. El encargado de servidores ingresó en este periodo, por lo que se está mejorando el trabajo en servidores.
37
Financiero 100%
Vigilar que la ejecución presupuestaria del
Ministerio de la Presidencia y Presidencia
de la República, sea acorde al ordenamiento jurídico y
la normativa técnica impartida por la Dirección General de Presupuesto Nacional, por medio del
adecuado análisis, aprobación, visado,
registro y pago de los documentos que se
presenten a la Dirección Financiera, para cumplir
con las disposiciones emitidas por Ente Rector.
Se realizó la aprobación y visado de 100% del total de las solicitudes recibidas y se brindó el acompañamiento a los programas presupuestario que conforma el título 201-202.
- - - -
Protocolo 100%
Organizar, coordinar, asistir y supervisar las actividades y eventos protocolarios en que
participe el señor Presidente, la Primera
Dama y las Vicepresidencias tanto dentro como fuera del
país.
Se recibieron 231 invitaciones y se lograron atender la totalidad. La participación se da en actividades tales como Cumbre de Mandatarios, Reuniones bilaterales, Foros, Conferencias y se destaca la participación en la II Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno de la CELAC, en el que Costa Rica fue el anfitrión y se trataron temas como: Seguridad, Comercio y Cooperación. A nivel nacional se recibieron invitación de 231 actividades, de las cuales el señor Presidente atendió 155.
- - - -
38
Secretaria Consejo
Gobierno 100%
Levantar y firmar las actas de Consejo de Gobierno.
48 actas realizadas que corresponden a las 48 sesiones de Consejo de Gobierno correspondientes a todo el 2015.
- - - -
Asistir al Presidente como su secretario particular en
el desempeño de sus funciones de Presidente de
Consejo.
La Secretaría del Consejo de Gobierno ha asistido al Presidente del Consejo de Gobierno durante todas las sesiones ordinarias y extraordinarias, por lo cual fueron elaboradas las agendas para cada una de las sesiones y se emitieron las certificaciones.
- - - -
Firmar, comunicar y ejecutar todos los actos relativos al despacho de los asuntos del Consejo,
cuando ello no corresponda al Presidente y al respectivo Ministro.
Se ha firmado, ejecutado y comunicado, según corresponde, todos los actos que corresponden a la Secretaría del Consejo de Gobierno.
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Departamento de Transporte
100%
Brindar el servicio de transporte a los Jerarcas y funcionarios Programas:
021- Presidencia de la República, 034 Ministerio
de la Presidencia y al Programa 027 Información
y Comunicación.
Se logró atender 5080 solicitudes de traslado, que le permitió a las personas funcionarias cumplir con sus deberes mediante boletas.
Porcentaje de vehículos
canjeados. 0%
No fue posible canjear los vehículos en desuso, debido a que los avalúos estaban muy bajos.
Se decidió proceder con los trámites de desinscripción para donarlos.
39
Proveeduría 94,4%
Planear, ejecutar y controlar las compras
solicitadas por los Programas ejecutantes.
Se tramitaron un total de 735 solicitudes de pedido, en la cual Presidencia de la República solicito 416 y el Ministerio de la Presidencia 316.
Cantidad bajas de bienes por desecho o donación.
50%
La Administración previo que durante el año 2015 se realizaría donación de bienes en desuso, así como la baja de vehículo, este último proceso no pudo ser concluido en su totalidad.
Para el 2016 se procederá a concluir con los trámites correspondientes para realizar la baja de vehículos institucionales y se está en coordinación con el Departamento de Transporte.
Departamento de Giras e
Información Territorial
73%
Organizar las giras y visitas del señor Presidente y demás jerarcas de Casa
Presidencial.
Se desarrolló una propuesta estratégica e integral de salidas del señor Presidente.
Porcentaje de giras para seguimiento
de acuerdos. 0
No se pudo avanzar en el primer semestre con el 50% debido por el trabajo de investigaciones.
El Departamento Giras e Información Territorial ya no está realizando esta tarea.
Realizar investigaciones en temas estratégicos a nivel
territorial.
Se realizaron 6 giras de campos y se logró elaborar el respectivo informe de investigación.
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Servicios Generales
100%
Velar por el mantenimiento de la infraestructura y los
activos institucionales, por medio de un servicio
oportuno de la Dirección para mejorar la eficiencia de los y las colaboradores
de la institución.
Se ha realizado remodelación a la Sala de Credenciales, baños de Primera Dama y Atención Ciudadana, la bodega de Cocina Presidencial, las oficinas del Tribunal del Servicio Civil. Además de la ampliación del Despacho de Ministro de la Presidencia.
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Mantener aseadas y limpias las instalaciones de
la Casa presidencial, por medio del tratamiento eficaz por parte de los
encargados de limpieza para un desenvolvimiento
de las funciones en un ambiente limpio.
Se dio mantenimiento y aseo de toda el área de la Casa Presidencial mediante labores de aseo.
Leyes y Decretos
92%
Tramitar las leyes ante Ministerios que han sido
aprobadas por la Asamblea Legislativa, para que sean sancionadas por el Poder
Ejecutivo y finalmente tramitar su publicación.
Se recibieron 54 leyes aprobadas por la Asamblea Legislativa de las cuales la totalidad fueron tramitadas al Ministro correspondiente y posteriormente sancionadas por el Presidente de la República, y una vez firmadas, remitidas a la Imprenta Nacional para su publicación.
% de avance de la II etapa del proyecto Presidencia Digital.
50%
No se realizó la II etapa del proyecto ya que la Dirección General desistió de implementar un posible programa que se iba a diseñar.
Se dio aval para continuar con la etapa del sistema On Base, dicho sistema ya está configurado para ingresar los decretos, directrices y fe de erratas. Además, se hizo una mejora al sistema de tal manera que cada ministerio ingrese los actos administrativos al sistema.
Departamento de Recursos
Humanos 81,1%
Coordinar todas las acciones que se
desarrollan en los subprocesos de selección,
clasificación, provisión, mantenimiento y
seguimiento de acuerdo con las necesidades
institucionales y a los lineamientos legales
establecidos en materia de Gestión de Recursos
Humanos.
Se realizaron 33 nuevos estudios de carrera profesional y el ajuste para 80 de los estudios vigentes. Se registran 312 funcionarios que cumplen con el control de marca. Se realizaron 13 estudios ocupacionales para la contratación de personal capacitado y que ocupe puestos de acuerdo con
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sus capacidades académicas.
Capacitar al personal de la institución logrando una mejor ejecución de las
tareas asignadas y propiciando a su vez el
crecimiento profesional de los funcionarios.
Con el INA se impartieron los cursos de: Seguridad y Salud Ocupacional, Redacción de Informes Técnicos, Ética y Ejercicio Profesional, Operador de Aplicaciones Ofimáticas, Inglés conversacional para Sector Comercial, LESCO, Programa de Entrenamiento Brigada Institucional de Atención de Emergencias y Servicio al Cliente.
Porcentaje de funcionarios capacitados.
Se alcanzó un 39% y la
meta era lograr el 100%.
No se logró obtener capacitaciones ofrecidas en tiempo a entes privados por los excesivos requisitos que solicita la Directriz 23-H, solo se logró con universidades e instituciones públicas.
Para el 2016, no existe contenido económico para la partida de capacitación por lo que se tratará de aprovechar los cursos impartidos por el INA, el CECADES, y el Centro de Investigación y Formación Hacendaria.
Porcentaje del presupuesto utilizado para capacitación.
Se alcanzó un 45% y la
meta era lograr el 100%.
Porcentaje de funcionarios nuevos que recibieron los módulos.
0% de un 100%
Ningún funcionario de nuevo ingresó recibió la inducción.
Se planificó para que este proceso fuera realizado durante el 2016.
42
Porcentaje avance en la conformación de la comisión e implementación del plan piloto de Tele Trabajo.
0% de un 100%
No se conformó la comisión para el proceso de teletrabajo y no se ejecutó a ningún funcionario el plan piloto de teletrabajo.
Se tiene previsto para el mes de marzo del 2016 conformar la comisión de teletrabajo.
Unidades Funcionales Administrativas
Archivo Central 97,2%
Asesorar y capacitar a los funcionarios de Casa Presidencial sobre la
existencia de los procedimientos archivísticos y la
importancia de la adecuada conservación de
los documentos que se producen y reciben en
cada oficina.
Se realizaron 20 asesorías presenciales que era meta establecida que consiste desde la clasificación hasta la elaboración de tablas de plazos.
Cantidad de unidades audiovisuales inventariadas.
0 unidades (la meta era
alcanzar 250
unidades)
No se logró inventariar ninguna unidad audiovisual, debido a que en el tercer trimestre del 2015 se tuvo que trasladar todos los medios audiovisuales a cajas para realizar la remodelación del depósito del Archivo central, por lo que la información no estaba accesible en ese periodo de tiempo.
Retomar el indicador en el I semestre del 2016 para cumplir con la meta establecida.
Consultorio Médico
100%
Realizar un diagnóstico de la situación de salud en el escenario laboral de Casa Presidencial y un plan que responda a las necesidades
de atención integral detectadas en el mismo, a fin de dar cumplimiento a
los lineamientos del reglamento de la
modalidad de atención integral de medicina de
empresa de la CCSS.
Se elaboró y presentó el Análisis de la Situación de Salud en el Escenario Laboral y su correspondiente Plan de Atención Integral.
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Procurar una asistencia médica eficaz y oportuna al
trabajador de la institución.
El 98,14 de las solicitudes de consulta médica fueron efectivamente efectuadas.
Cocina Presidencial
80%
Llevar un inventario de entradas y salidas de la
materia prima con el fin de verificar el uso razonable
de estas.
Se implementaron hojas diarias de inventario de la bodega para verificar la salida de productos razonablemente.
% de ejecución del gasto en la subpartida alimentos y
bebidas.
80% El presupuesto asignado no se ejecutó en un 20%.
Se necesita contratar al menos una persona con conocimientos de salonería para atender a los diferentes despachos.
Gestión Documental
95%
Gestionar la correspondencia recibida
en Casa Presidencial remitida por la sociedad
civil y los sectores, mediante oficios a jerarcas
e interesados para satisfacer las demandas
ciudadanas sociales.
Se tramitó toda la correspondencia que ingresa a la Unidad.
Tiempo promedio total de respuesta
a las cartas recibidas.
90%
Se tenía planeado que en promedio se dure 10 días hábiles pero se está tardando en promedio 12 días hábiles.
A partir de la fecha en que se asignó al funcionario la correspondencia, se le otorga un plazo de cinco días para redactar las respuestas y pasarlo a firma de la coordinadora.
Fuente de datos: Elaboración propia de la UPI con base a la información remitida por las distintas unidades funcionales en los Informes de gestión, 2016.
Nota: *El formato que se establece en la tabla para el Despacho de la Primera Vicepresidencia tiende hacer distinto ya que los logros realizados y las medidas
correctivas no se encuentran vinculados a las metas establecidas en el PAO 2015 de dicha unidad.
