INFORME DE GESTION COMANDANCIA

SEPTIEMBRE

BENEMERITO CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS

AÑO: 2015

HONORABLE CONSEJO DE OFICIALES

Tte. Azarías Hincapié Medina Comandante

Introducción

La pretensión del presente informe es dar cuenta sobre el desarrollo de actividades realizadas en el primer mes de gestión de la comandancia del Benemérito Cuerpo de bomberos voluntarios de Tuluá.

En el informe se abordan aspectos relacionados con la evaluación y estado de las áreas que actualmente operan en la institución. Para la elaboración del informe se tuvo en cuenta los archivos digitales existentes, las entrevistas con los responsables de cada área, la recopilación parcial sobre contratación, y la información recolectada por el mismo desempeño del cargo.

Desarrollo

1. ACTA DE ENTREGA INSTITUCIONAL1.1.Actividades: se inicia proceso de entrega de instalaciones, procesos que se

desarrollan e infraestructura.1.2.Resultados: aun no se completa la entrega1.3.Dificultades: Se debe tener en cuenta, que el procedimiento de entrega se hace de

una manera en la que se dificulta tener un registro preciso de cada aspecto relacionado con el cargo de Comandante y de los recursos en general de la institución por las siguientes causas:

1.3.1. la elección del Cargo de Comandante fue realizada el día 22 de agosto de 2015 quedando una semana Hábil para la entrega del cargo, dificultando hacer un empalme de funcionamiento y descripción de cargos administrativos y operativos, y en general del funcionamiento institucional.

1.3.2. Se presentaron inconvenientes de fuerza mayor y justificable para el comandante Saliente (quien entrega) de tipo personal y de salud que le impidieron poder hacer la diligencia de entrega, a pesar de la buena intención que se ha tenido para realizar dicha diligencia antes de la fecha de entrega del cargo (31 de agosto de 2015).

1.4.Respuesta a las dificultades: Se inicio desde el primer día de posesión del cargo y con apoyo del personal de planta, el conocimiento de la descripción de cargos y procesos.

1.4.1 Recolección de datos: documentación entregada por el Comandante saliente:1.4.1.1 Informe de Gestión de fecha 16 de septiembre de 2015 (3 folios); donde

se describe el estado de planta física, subestación, aspectos generales como: Maquinaria, contratación con las ARL (Positiva, Colpatría, Colmena), el número de unidades activas entre voluntarias y empleados.

1.4.1.2 Informe de Contratación (3 folios no fechados) con terceros: personas jurídicas y naturales vinculadas al programa SAES, ARL Colmena, ARC Sitios, Banco de Bogotá, Apuestas S.A., Apartamentos, Tarifas de Desfiles, Viajes de Agua, Jefes de área (sin manuales de funciones) Jefe de Subestación, Almacén, Convenio con la Alcaldía, Recarga de Extintores.

1.4.1.3 Informe de Revisoría Fiscal de fecha 16 de septiembre de 2015 (3 folios), el informe se hace a la fecha agosto 31 de 2015.

1.4.1.4 Convenio con la CVC, (8 folios) convenio de asociación CVC No. 044 de 2014, celebrado entre la Corporación Autónoma Regional del Valle CVC y la Asociación de Cuerpos de Bomberos Voluntarios del Valle del Cauca. El cual cobija al Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tuluá.

1.4.1.5 Circular Externa No. 0000040 – Para las Instituciones prestadoras de servicios de salud. Reclamaciones SOAT y Entidades Aseguradoras Autorizadas. De fecha 10 de Agosto de 2012. (1 folio).

1.4.1.6 Propuesta económica para cobro y conciliación de atenciones en SOAT, presentada por el señor Jhon Jairo Mejía Restrepo, quien es el intermediario en el cobro de SOAT ante las aseguradoras a nombre de Administraciones Eficiencia SAS. El documento propuesta esta soportado y certificación por parte del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Caldas el cual tiene la firma de la Comandante Tte. Gladys Liliana González Mejía, anexa los requisitos para la inscripción en aseguradoras., modelo de convenio. (5 folios).

1.4.1.7 Resolución de personal de reservas expedido por la Gobernación del Valle, con su respectivo Estatuto, Nombre del personal que lo conforma. (18 folios).

1.4.1.8 Contrato de prestación de servicios de salvavidas con la entidad Comfenalco. (14 folios).

1.4.1.9 Resumen estadístico de los incidentes reportados desde el 1 de enero de 2015 al 2 de octubre de 2015, reporte de ingresos por servicio de ambulancia hasta el 31 de agosto de 2015, mano de obra del personal tripulante de ambulancia. (3 folios).

1.4.2 Cumplimiento en las actividades: Se realizaron entrevistas individuales y colectivas con el personal de planta con el fin de aclarar roles y desempeños en cauda una de las áreas al igual que el direccionamiento estratégico hacia una nueva perspectiva en la creación de espacios de diálogo y oportunidades para el crecimiento personal y fortalecimiento institucional.

2 EVALUACION POR AREAS2.1 ACTIVIDADES:

2.1.1 Área de Salud:2.1.1.1 ANALISIS DE RENDIMIENTO FINANCIERO2.1.1.2 CENTRALIZACION DEL AREA EN LA CAMPIÑA2.1.1.3 INICIO DE ESTRUCTURACION DE PROCESOS DE

AREA2.1.2 Área de extintores:

2.1.2.1 ANALISIS DE RENDIMIENTO FINANCIEROS

2.1.2.2 EVALUACION DE PROCESOS

2.1.3 Área de Seguridad industrial2.1.3.1 ANALISIS DE RENDIMIENTO FINANCIERO2.1.3.2 EVALUACIÓN DE PROCESOS

2.1.4 ÁRE OPERATIVA2.1.4.1 INICIO DE ESTRUCTURACION DE PROCESO DE

MANTENIMIENTO2.1.4.2 LEVANTAMIENTO DE FORMATOS

2.2 RESULTADOS2.2.1 Área de Salud: en el aspecto financiero al 31 de agosto se

observa una pérdida de ($ 26.092.898). no presenta estructuración de procesos, no posee responsable de área, no existe proyección.

2.2.2 Área de Extintores: en el aspecto financiero al 31 de agosto se observa una ganancia de ($ 28.221.343). no presenta estructuración de procesos, no posee responsable de área, no hay proyección ni técnica ni económica.

2.2.3 Área de Seguridad Industrial: en el aspecto financiero al 31 de agosto se observa una ganancia de ($ 2.697.550).

2.2.4 Área Operativa: Diagnostico inicial de estado del parque automotor, inicio del Plan de mantenimiento preventivo, inventario de implementos de maquinas, inventario de almacén.

2.3 Dificultades: en general se encuentra falencias organizacionales, procedimentales y de capacitación del personal según cada área.

2.4 Respuesta a las dificultades :De acuerdo a los informes estadísticos por Departamento y las entrevistas con cada uno de los responsables de cada área se pudo establecer donde no hubo un cumplimiento del 100% donde los ítems más representativos fueron: ausencias, dificultades, inconsistencias y fallas humanas, técnicas, operativas, administrativas;

por acción, omisión, o desconocimiento por falta de un manual de funciones entre otros congéneres para los cuales se pueden establecer las siguientes soluciones:

2.4.1 Área de Salud:2.4.1.1 CENTRALIZAR AREA EN LA ESTACION CAMPIÑA2.4.1.2 INICIO DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

2.4.2 Área de Extintores:2.4.2.1 PROCESOS DE ANALISIS

2.4.3 Área de Seguridad Industrial:2.4.3.1 EVALUACION DE PROCESOS

2.4.4 Área Operativa:2.4.4.1 Implementación de formularios de

procesos( almacén, orden de servicio, historia de mantenimiento, control de combustible, lista de chequeo)

3 Propuestas para el periodo octubre

3.1 Descentralización de áreas3.2 Inicio de proceso educativo por áreas ( técnico y desarrollo humano)3.3 Inicio de levantamiento de procesos del área extintores3.4 Propuesta de reglamento interno de trabajo3.5 Creación del comité de convivencia laboral3.6 Reinicio de la estructuración del Área de educación3.7 Inicio de levantamiento de procesos financieros

Tte. Azarías Hincapié MedinaComandante