Informe de gestión G&D Consulting Group S.A.S

Calle 23 # 19-04 oficina 201 Armenia – Quindío, Colombia

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CONTENIDO

PAG.

1. INFORME DE AUDITORIA 3

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 7

3. MISION, VISION, POLITICA INTEGRAL 9

4. PRINCIPIOS CORPORATIVOS 10

5. OBJETIVOS CORPORATIVOS 14

6. MATRIZ DE PERSPECTIVA 15

7. DOFA 17

8. ORGANIGRAMA GRUPO ECONOMICO 18

9. ORGANIGRAMA ZONA FRANCA S.A.S 19

10.MANUAL DE FUNCIONES 20

11.MAPA DE RIESGOS 23

12.PROCEDIMIENTOS 27

13.EVALUACION DE CONTROL INTERNO 28

14.ANALISIS FINANCIERO 40

15. INDICADORES DE GESTION 42

16.NORMOGRAMA 44


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INFORME DE AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL

MAGNETRÓN ZONA FRANCA S.A.S

VIGENCIA 2012


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Abril de 2014


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AUDITORÍA DE GESTIÓN

La Compañía G&D CONSULTING GROUP S.A.S en desarrollo de sus funciones, practicó auditoría con enfoque integral a la Empresa MAGNETRÓN ZONA FRANCA S.A.S

En desarrollo del proceso auditor se evaluaron las áreas: Contratación, Financieras, de Gestión y al Sistema de Control allí empleado.

Los hallazgos se dieron a conocer a la administración durante el desarrollo de la auditoría por lo que se espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad y con ello a una eficiente administración de sus recursos (Financieros, Recursos Humanos, etc.)

La responsabilidad de G&D CONSULTING GROUP consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales además de la calidad y eficiencia del sistema de control allí empleado y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

Concepto sobre la Gestión y los Resultados

La entidad cumplió con el 75% de las metas y objetivos propuestos para la vigencia fiscal 2012. Los resultados esperados para la misma vigencia eran del 80%, es decir no se obtienen los resultados esperados. Se debe implementar un cambio en la estructura de operaciones de tal manera que los resultados sean congruentes con la posición competitiva de la Organización.

Opinión sobre los Estados Contables

Hemos auditado el balance General Clasificado de la Compañía MAGNETRÓN ZONA FRANCA S.A.S al 31 de Diciembre de 2012, junto con los correspondientes Estados de Resultados y de Flujos de Efectivo comparativos para el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la administración de la compañía. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestra auditoría la cual efectuamos de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría


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generalmente aceptadas (NAGA) según ley 43 de 1990 artículo 7. En nuestra opinión los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la compañía a 31 de Diciembre de 2012, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha, de acuerdo con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados según decreto 2649 de 1993 y la ley Estatutaria interna.

Opinión sobre las Contrataciones, legalidad de las contrataciones y criterios de selección

Hemos auditado el proceso de contratación de la Compañía MAGNETRÓN ZONA FRANCA S.A.S por lo cual dictaminamos que se cumple a cabalidad con el reglamento interno y conducto regular de la organización, guardando copias y original de las hojas de vida, realizando las respectivas pruebas psicológicas y técnicas a las que haya lugar e implementando con rigurosidad el cumplimiento del perfil previamente diseñado para cada puesto vacante de la organización. Se lleva un efectivo control documental (Archivo) en la Compañía MAGNETRÓN ZONA FRANCA S.A.S Las condiciones y ambiente laboral de la empresa están dados de acuerdo al cumplimiento del Código Sustantivo del Trabajo.

Opinión sobre el Funcionamiento y aplicación del Sistema de Control

En nuestra opinión la conducción de la organización, el control e información de las operaciones es razonable ya que su aplicación permite el manejo adecuado de los bienes y las actividades del personal están dadas bajo un entorno de control de las mismas. Encontramos los pronunciamientos de conducta y valores éticos que se espera de todos los miembros de la organización a la hora de desempeñar sus actividades. Se lleva una capacitación constante del personal. Por otra parte la estructura organizacional, la delegación de autoridad y responsabilidad y las políticas de recursos humanos se adecúan a las necesidades de la organización y tienen un impacto positivo e integrado en el desarrollo de las operaciones indicando esto potencial confiabilidad de su situación y sus operaciones en el mercado, también hallamos que los recursos (Humanos, Materiales y Financieros) disponibles han sido utilizados en forma eficiente y bajo los criterios técnicos que aseguran la integridad, custodia y registro oportuno de los mismos. Se lleva un eficiente control y minimización de


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riesgos. La circulación y comunicación de la información está dada dentro del tiempo indicado por lo que las responsabilidades son cumplidas oportunamente.

Dictamen

De conformidad con lo establecido en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, y como resultado de la auditoría correspondiente a la vigencia 2012, el concepto sobre la gestión, teniendo en cuenta los principios de eficiencia, eficacia y equidad es favorable, la opinión sobre los estados contables es positiva y la calificación del Sistema de Control Interno lo ubica en un nivel de riesgo Bajo.

ANYI KATERINE MARIN

Integrante de D&G Consulting Group S.A.S


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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DATOS GENERALES:

Nombre: MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S

Número de Identificación Tributaria: 900.159.718-8

Dirección comercial: ZONA FRANCA DEL EJE CAFETERO BODEGA 50

Domicilio: LA TEBAIDA

Teléfono: (6) 747 97 16

Actividad Principal: 2711 FABRICACION DE MOTORES, GENERADOES Y TRANSFORMADORES ELECTRICOS

Objeto social: PRODUCCION, COMERCIALIZACION, DISTRIBUCION Y VENTA DE TRANSORMADORES SUS PARTES Y ACCESORIOS, DE MATERIAS PRIMAS PARA SU FABRICACION.

CONSTITUCION

Se constituye por escritura pública N° 0001662 de la notaria sexta de Pereira del 15 de junio de 2007, inscrita el 28 de junio de 2007 bajo el número 00025089 del libro IX, se constituyó la persona jurídica MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.

Por acta N° 000016 de la asamblea general ordinaria de Pereira del 30 de abril de 2012, inscrita el 31 de mayo de 2012 bajo el número 00032296 del libro IX, la sociedad su cambio de MAGNETRON ZONA FRANCA S.A por el de: MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S

CAPITAL

Capital autorizado: $10.000.000.000,00

Capital suscrito: $5.500.000.000,00

Capital pagado: $5.500.000.000,00


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Valor nominal Acción: $1.000.000,00

ORGANOS DE LA SOCIEDAD.

La sociedad tiene un órgano de dirección, denominado asamblea general de accionistas, un órgano de administración que será la junta directiva y un órgano de ejecución que será el representante legal, también tendrá un órgano de control que será el revisor fiscal.

Funciones Junta Directiva: autorizar al representante legal para celebrar actos o contratos en cuantía superior al 50% del capital pagado, autorizar al representante legal adquirir, enajenar o gravar activos fijos de la sociedad cuyo valor exceda de dos mil salarios mínimos mensuales.

Funciones del Represente Legal: administra y representa legalmente ante terceros, cuando los actos y contratos de las cuantías superen el 50% del capital pagado deberá pedir autorización previa de la junta directiva, podrá nombrar directivos de la sociedad y fijarles su remuneración, con el apoyo del comité de nombramientos, nombrar o promover a todos los empleados y dependientes de la sociedad, decidir sobre la estructura administrativa de la sociedad, convocar a la asamblea general de accionistas.


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MISION

Producir y comercializar transformadores para la distribución de la energía eléctrica, promoviendo el desarrollo de tecnologías e ingeniería nacionales, la calidad y la ética.

VISION

Obtener un óptimo posicionamiento de la Compañía en el sector eléctrico nacional e internacional, con base en la actualización tecnológica, la diversificación de nuestros productos y la capacitación permanente del recurso humano en programas de mejoramiento continuo.

POLITICA INTEGRAL

MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S, a través del uso eficiente de sus recursos, el compromiso de su personal y el mejoramiento continuo de su sistema integrado de gestión, suministra oportunamente a sus clientes productos competitivos y conformes, teniendo como base la prevención de lesiones y enfermedades del personal, el control de los factores de riesgo, la prevención de actividades ilícitas y la contaminación del medio ambiente, mediante el cumplimiento del marco legal y otros requisitos vigentes aplicables.


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PRINCIPIOS CORPORATIVOS

RESPONSABILIDAD AMBIENTAL

MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S., es una organización comprometida con la preservación del medio ambiente, a través de la identificación y control de sus aspectos ambientales significativos. Para ello cuenta con un Sistema de Gestión Ambiental que involucra modernas obras de infraestructura y el mantenimiento de una cultura permanente de su recurso humano hacia el respeto por su entorno.

SEGURIDAD

MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S. establece un permanente control sobre sus procesos, para entregar a sus clientes un producto en óptimas condiciones de seguridad, evitando actividades ilícitas que puedan afectar la ética y el buen nombre de la organización.

Para tal fin trabajamos con personal idóneo y comprometido para cumplir con cada uno de los estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística del comercio internacional (almacenamiento, transporte, embarque, entrega al cliente) de nuestros productos


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.

CREATIVIDAD E INNOVACION

Analizamos los constantes cambios tecnológicos, en búsqueda de las nuevas técnicas y herramientas que nos permitan alimentar el proceso de mejora continua para cada uno de nuestros productos y servicios. Combinamos creatividad, conocimiento y tecnología para obtener siempre los mejores resultados, de la mano de todos nuestros colaboradores.

INTEGRIDAD Y HONESTIDAD

Entendemos a la lealtad comercial como base de la gestión empresarial, preservando los intereses de los clientes, mediante la aplicación de los principios de ética, transparencia y reserva que nos permiten construir sobre estos pilares una sólida y duradera relación comercial.


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SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S. es una Organización comprometida con el cuidado integral de su personal, a través de la identificación de los peligros presentes en cada uno de los procesos productivos de la organización. Esta información conjunta con el análisis de los indicadores de accidentalidad, la investigación de accidentes de trabajo y tomando como base el marco legal vigente, nos esta llevando a generar una cultura de seguridad. Para afianzar lo anterior, se han establecido unos objetivos estratégicos encaminados a reducir la accidentalidad y prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo tales como: Trabajo seguro en alturas, Control de energías peligrosas, Uso adecuado de los Elementos de Protección, Atención de Emergencias, entre otros.

La salud integral de nuestros colaboradores es fundamental, por tal motivo desarrollamos actividades encaminadas no solo a la recuperación, sino a la prevención, fomentando el autocuidado.

La Organización garantiza el cumplimiento de la legislación vigente en el tema de Salud Ocupacional, a través de la documentación e implementación de procedimientos.

El cumplimiento de las normas se hace extensivo al personal contratista, velando por la integridad no solo del personal propio sino de contratistas y visitantes.

Con el propósito de evaluar sus avances en materia de Seguridad y Salud Ocupacional, la Organización, está iniciando el proceso de documentación y ajuste de sus procesos para poder aplicar a la certificación OHSAS 18001.


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PRINCIPIOS


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OBJETIVOS COORPORATIVOS

Aprendizaje:

Contar con un talento humano capacitado para sostener el crecimiento. Fortalecer la cultura organizacional y de mejora continua.

Contar con tecnología e información que soporten la estrategia.

Procesos Internos:

Asegurar prácticas administrativas de clase mundial. Gestionar integralmente el riesgo.

Garantizar un abastecimiento de materia prima y producto terminado a nuestros clientes.

Gestionar el crecimiento nacional e internacional de la empresa.

Posicionar la empresa a nivel internacional.

Consolidar el modelo de responsabilidad corporativa

Gestionar las condiciones del negocio desde el punto de vista legal y regulatorio

Cliente:

Incrementar las operaciones en el mercado Norte Americano. Tener reconocimiento como productor de transformadores eléctricos con

responsabilidad corporativa y prácticas de clase mundial

Financiera:

Optimizar los costos y gastos. Incrementar los ingresos nacionales e internacionales.


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MATRIZ DE PERSPECTIVA

MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S

PERSPECTIVA OBJETIVO GENERAL ESTRATEGIA INDICADORES

FINANCIERA

• Optimizar los costos y gastos.

• Incrementar los ingresos nacionales e internacionales.

Desarrollar nuevos proveedores de MP con mejores precios.

Reducir los gastos de produccion y administrativos.

Aumentar la presencia con asesores comerciales en todo el país y a nivel internacional para aumentar las ventas.

Ofrecer un producto mas barato que el que ofrece la competencia con los mismos estandares de calidad.

Introducir innovación en nuestros productos lo cual los diferenciará de otros.

Reduccion de costos y gastos.

Incremento en ventas.

CLIENTES

• Incrementar las operaciones en el mercado Norte Americano.

• Tener reconocimiento como productor de transformadores eléctricos con responsabilidad corporativa y prácticas de clase mundial.

Satisfación del cliente.

Servicio Postventa.

Captación de clientes nuevos en el mercado.

Posicionar la imagen de la empresa a traves de prácticas de cultura corporativa que le permita operar con responsabilidad social y ambiental.

Quejas Posventa.

Clientes Nuevos.

Aumento de nùmero de visitas a página web.

Reducción de desperdicios.


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PROCESOS INTERNOS

• Asegurar prácticas administrativas de clase mundial.

• Gestionar integralmente el riesgo.

• Garantizar un abastecimiento de materia prima y producto terminado a nuestros clientes.

• Gestionar el crecimiento nacional e internacional de la empresa.

• Posicionar la empresa a nivel internacional.

• Consolidar el modelo de responsabilidad corporativa.

• Gestionar las condiciones del negocio desde el punto de vista legal y regulatorio.

Documentar y estandarizar los procesos.

Promover y acatar las normas de seguridad industrial e inspeccionar exaustivamente los procesos internos de producción con el fin de disminuir las no conformidades y riesgos.

Evaluar la aplicación de los reglamentos internos y procedimientos de abastecimientos y rotación de producto terminado y materias primas con el fin de garantizar el correcto funcionamiento de los almacenes de MP Y PT.

Mejorar los procesos de distribución tanto a nivel nacional como internacional con el fin de disminuir los tiempos de entrega.

Incorporar nuevas tecnologias e innovación en nuestros procesos tanto operativos como administrativos.

Generar sinergia en nuestros procesos para garantizar un ambiente competitivo a nivel internacional.

Mejorar la calidad de nuestros productos.

Garantizar las buenas practicas de la organización con el medio ambiente y la sociedad.

Procesos documentados.

No. accidentes de trabajo.

No. de no conformidades en los procesos.

Desabastecimientos de MP y PT.

Retrasos en entregas a clientes.

Productos nuevos.

Resultados de procesos de trabajo en equipo.

No conformidades presentadas en el PT.

Aportes a nivel ambiental y social.

Multas fiscales.

APRENDIZAJE Y DESARROLLO

• Contar con un talento humano capacitado para sostener el crecimiento.

• Fortalecer la cultura organizacional y de mejora continua.

• Contar con tecnología e información que soporten la estrategia.

Promover el desarrollo de nuestra gente capacitando el personal en nuestros procesos.

Garantizar un clima laboral adecuado dentro de la organización e incentivar a los empleados a participar de los sispas, kaizen etc.

Proporcionar todas la herramientas y acompañamiento necesario durante la ejecución de las estrategias con el objetivo de cultivar el liderazgo y el trabajo en equipo.

Capacitaciones realizadas.

Medición del clima organizacional.

No.de sispas presentados y ejecutados.

Cumplimiento de metas a corto y largo plazo.


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DOFA

Debilidades

• No se posee con la infraestructura propia para la prestación del servicio.

• No se cuenta con el personal suficiente capacitado para el manejo de esta operación.

Oportunidades

• Tener nuevos ingresos vinculados a una de las actividades de empresa, prestación de servicios logísticos.

• Establecer una alianza estratégica con los proveedores.

Fortalezas

• Tener información inmediata de las existencias de material que posee el proveedor, la cual podemos disponer rápidamente para producción.

• Poder tomar decisiones frente a la producción, en base a las existencias del material para la misma.

Amenazas

• Los proveedores tiene mayor capacidad de negociación con la competencia nuestra.

• La competencia se puede hacer más competitiva en precio y tiempo.


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ORGANIGRAMA GRUPO ECONOMICO


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ORGANIGRAMA ZONA FRANCA S.A.S


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MANUAL DE FUNCIONES


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ESTRUCTURA DE PROCESOS (MAPA DE RIESGOS)

MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S

PROBABILIDAD

5. Casi seguro 57-60-25 04-44-61

4. Probable 11 563. Posible 58-59 15-51-52

2. Improbable 01-10 53

1. Raro 2

Insignif icante Menor Moderado Mayor Catastrofico

IMPACTO 1 2 3 4 5

Insignificante: Perdida financiera entre 0 y 99 SMLV

Menor: Perdida financiera entre 100 y 999 SMLV

Moderado: Perdida financiera entre 1000 y 4999 SMLV

Mayor: Perdida financiera entre 5000 y 9999 SMLV

Catastrofico: Perdida financiera mayor a 10000 SMLV

Riesgo Bajo

Riesgo Moderado

Riesgo Alto

Riesgo Extremo

CONSECUENCIAS

SISTEMA DE GISTION EN CONTROL Y SEURIDAD BASCMATRIZ DE RIESGOS ANEXO I-BZF-12

MATRIZ DE RIESGOS (SITUACION INICIAL)


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PROBABILIDAD

5. Casi seguro

4. Probable 59-60-61 563. Posible 11-25 - 44-57-59

2. Improbable 1-10 15-52-58-51

1. Raro 2-4 53

Insignif icante Menor Moderado Mayor Catastrofico

IMPACTO 1 2 3 4 5

Casi Seguro: Es posible que ocurra más de 1 vez en el año.

Probable: Es posible que ocurra 1 vez en el año.

Posible: Es posible que ocurra 1 o más veces cada 5 años o más.

Improbable: Es posible que ocurra 1 o más veces cada 10 años o más.Raro: Es posible que ocurre 1 o más veces cada 25 años o más.

CONSECUENCIAS

MATRIZ DE RIESGOS RESIDUAL


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PROCEDIMIENTOS


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EVALUACION AMBIENTE DE CONTROL

CONTROLESFactor: Integridad y Valores Éticos SI NO1. Interés de la dirección superior por la Ética.

1.1. ¿Existe un Código de Ética aprobado por las instancias correspondientes de la Entidad?

X

1.2. ¿El Código de Ética ha sido difundido mediante talleres o reuniones para explicar su contenido?

X

2. Comunicación y ejemplos éticos de la dirección superior.2.1. ¿La dirección superior predica con el ejemplo sobre el comportamiento ético pretendido?

X

2.2. ¿La dirección superior propicia una cultura organizacional con énfasis en la integridad y el comportamiento ético?

X

2.3. ¿Se conocen vulneraciones a la ética funcionaria por parte de los ejecutivos de la entidad?

X

3. Respuesta a la integridad y los valores éticos.

3.1. ¿Existe una cultura de rendición de cuentas con características de integridad, confiabilidad y oportunidad?

X

3.2. ¿Los funcionarios prestan colaboración para cumplir las exigencias excepcionales de la entidad relacionadas con el servicio a los usuarios?

X

3.3. ¿Existe conocimiento de actos fraudulentos o contrarios a la Ética que involucren a los funcionarios que ejecutan las operaciones?

X

4. Inducción a todos los funcionarios sobre el comportamiento ético pretendido, independientemente de su jerarquía.4.1. ¿La entidad ha exigido la aceptación formal del Código de Ética por parte de todos los funcionarios sin distinción de jerarquías?

X

4.2. ¿La entidad realiza inducción a los nuevos funcionarios en cuestiones éticas?

X

5. Eliminación o reducción de incentivos que pueden propiciar que el personal se involucre en actos fraudulentos, ilegales o no éticos.5.1. ¿Se han eliminado las presiones para cumplir con objetivos de gestión que no hayan sido consensuados con los responsables de su cumplimiento?

X

Noha código, primero hay que elaborarlo.


CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL AMBIENTE DE CONTROL

EMPRESA AUDITADA: MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S AUDITADO POR: ANYE KATERINE

Establecer buzon de información donde puedan denunciar actos anti

éticos.

Realizar comites eticos con reunión trimestralmente.

Se recomienda que el área de Gestión Integral realice seguimientos a la ética

Realiza divulgación del código de ética dos veces al año

Se recomienda tener un código de ética empresarial.

CUMPLE OBSERVACIONES

Incluir dentro del reglamento interno un código de ética


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6. Implantación de acciones para vigilar y detectar comportamientos contrarios a la ética.6.1. ¿La dirección superior ha propiciado la creación de un Comité de Ética para vigilar, difundir y tratar las cuestiones relacionados con la Ética?

X

6.2. ¿Existen mecanismos de protección al denunciante sobre el conocimiento de posibles violaciones de otros empleados de la copañía.

X

6.3. ¿Se investigan y documentan las posibles violaciones a la Ética?

X

6.4. ¿Existen quejas de los usuarios por actitudes soberbias de los funcionarios vinculados con la entidad?

X

6.5. ¿Se sancionan los comportamientos contrarios a la Ética?X

7. Implantación de acciones correctivas en respuesta a las desviaciones de políticas y procedimientos aprobados o vulneraciones al Código de Ética de la entidad.7.1. ¿Los funcionarios conocen las consecuencias por vulneraciones al Código de Ética?

X

7.2. ¿Se comunican al interior de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre vulneraciones al Código de Ética?

X

SUMATORIA 6 12


Establecer un mecaanismo de control sobre actos éticos.




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CONTROLESFactor: Administración Estratégica SI NO1. Consistencia de objetivos de corto, mediano y largo plazo.

1.1. ¿Los objetivos estratégicos son consistentes con lamisión de la entidad?

X

1.2. ¿Los objetivos de gestión son consistentes con losobjetivos estratégicos?

X

2. Elaboración del Plan Estratégico de la entidadconsiderando el marco normativo vigente.2.1. ¿Las estrategias son consistentes con los planesMisionales de la empresa?

X

2.2. ¿Las estrategias han sido elaboradas sobre la base de las normas y leyes básicas que rige a la entidad?

X

3. Elaboración del Presupuesto sobre la base de los objetivos de gestión de la entidad.3.1. ¿Los objetivos de gestión de cada una de las áreas son consistentes con los objetivos de gestión institucionales?

X

3.2. ¿Se han definido metas para poder medir el rendimiento de los departamentos funcionales de la organización?

X

3.3. ¿Se han definido indicadores de eficacia y eficiencia para poder realizar el seguimiento?

X

3.5. ¿El presupuesto de la entidad constituye la expresión numérica de las operaciones programadas para cada una de las áreas y unidades de la entidad?

X

4. Difusión interna del contenido del Plan Estratégico de laentidad.

4.1. ¿Los funcionarios tienen acceso y conocen el contenido del Plan Estratégico de la entidad?

X

4.2. ¿Los responsables de cada área conoce la importancia y contribución de las operaciones a su cargo respecto del cumplimiento de las estrategias y de los objetivos institucionales?

X

5. Seguimiento del Plan Estratégico de la entidad.5.1. ¿Existe información periódica, oportuna y confiable para el seguimiento del Plan Estratégico y el avance de las estrategias?

X

5.2. ¿Existe información sobre cambios en el entorno que puedan afectar el cumplimiento de las estrategias?

X

5.3. ¿Existen ajustes de las estrategias en función a los cambios significativos del entorno?

X

SUMATORIA 13





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31

CONTROLESFactor: Sistema Organizativo SI NO1. Manual de Organización y Funciones (MOF).

1.1. ¿El MOF contiene el Organigrama que representa la estructura organizacional vigente?

X

1.2. ¿El MOF describe las funciones de todos los niveles jerárquico superior e intermedios de la organización?

X

2. Adecuación de la estructura organizacional para lasoperaciones que se deben desarrollar en cumplimiento delos objetivos y la consecución de la misión.2.1. ¿La entidad ha identificado los usuarios y las necesidades de servicio?

X

2.2. ¿La entidad ha identificado sus áreas estratégicas a efectos de fortalecimiento para mejorar la calidad de los servicios vinculados con las mismas?

X

2.3. ¿La entidad revisa y modifica la estructura organizacional de acuerdo con los cambios significativos en los objetivos o la experiencia de rendimientos insatisfactorios en gestionesanteriores?

X

2.4. ¿Existe una adecuada dimensión de las áreas y unidades administrativas en comparación con las sustantivas para el cumplimiento de los objetivos de gestión?

X

3. Diseño de procesos y procedimientos orientados alcumplimiento de los objetivos de gestión.3.1. ¿Existen procedimientos operativos de aplicación uniforme para la prestación de servicios de la entidad?

X

3.2. ¿Los procedimientos incorporan actividades de control? X

4. Diseño de procedimientos administrativos para apoyar eldesarrollo de las operaciones.

4.1. ¿Existen procedimientos administrativos para la implementación de los sistemas de administración?

X

4.2. ¿Los procedimientos incorporan actividades de control? X

5. Difusión del Manual de Procesos y de los reglamentosespecíficos.5.1. ¿Las áreas y unidades administrativas y sustantivas cuentan con los reglamentos específicos y el manual de procesos para aplicarlos como herramientas de gestión?

X

6. Actualización y ajuste de los procesos y procedimientos deacuerdo con los cambios estructurales, la tecnología6.1. ¿Existen mecanismos formales para la revisión,actualización y perfeccionamiento de los procedimientos de acuerdo con las necesidades?

X

7. Supervisión y monitoreo de las operaciones de lasunidades desconcentradas de la entidad.7.1. ¿La entidad exige rendiciones de cuenta y ejercecontroles periódicos sobre las actividades de las áreas y unidades desconcentradas?

X

SUMATORIA 10 3

Incluir en los procedimientos mecanismos de control.




Realizar procedimiento sobre sistemas administrativo.

Incluir en los procedimientos mecanismos de control.


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32

CONTROLESFactor: Asignación de Responsabilidades y Niveles deAutoridad SI NO1. Elaboración del Manual de Puestos y el ReglamentoInterno.1.1. ¿Existe un Reglamento Interno para el personal de la entidad?

X

2. Asignación de responsabilidades para la toma dedecisiones sobre la base de los niveles de autoridad.2.1. ¿Los funcionarios que toman decisionesadministrativas y operativas significativas tienen el nivel de autoridad correspondiente?

X

3. Adecuación de la cantidad y experiencia del personal parael cumplimiento de sus objetivos.3.1. ¿Existe personal suficiente para el desarrollo de lasfunciones de cada una de las unidades organizacionales?

X

SUMATORIA 3 0



CUMPLEOBSERVACIONES


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33

CONTROLESFactor: Filosofía de la Dirección SI NO1. Logro de objetivos de gestión.

1.1. ¿La dirección superior exige el cumplimiento de objetivos bajo criterios de eficacia y eficiencia en el marco legal que rige las actividades de la entidad?

X

2. Consideración de los riesgos internos y externos.2.1. ¿Existe exigencia de la dirección superior para que se identifiquen y evalúen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos?

X

2.2. ¿La dirección superior es consciente de los riesgospresentes y potenciales que pueden afectar la eficacia y la eficiencia de su gestión?

X

3. Estilo gerencial desarrollado por la dirección superior.

3.1. ¿Existen evidencias de un estilo participativo desarrollado por la dirección superior?

X

3.2. ¿Existen evidencias del desarrollo de un estiloparticipativo por parte de los responsables jerárquicos más importantes?

X

3.3. ¿La dirección superior instruye la creación de Comités para el tratamiento de problemas de gestión institucional?

X

3.4. ¿Los Comités permiten tomar decisiones oportunas y consensuadas?

X

4. Definición de políticas administrativas y operativas porparte de la dirección superior.

4.1. ¿Existen políticas formales que constituyan guías de pensamiento para el desarrollo de las operaciones?

X

5. Aplicación de controles gerenciales por la DirecciónSuperior.5.1. ¿La dirección superior exige información por excepción para efectuar controles y tomar las acciones correctivas que resulten pertinentes?

X

6. Importancia de la información financiera para la rendiciónde cuentas.6.1. ¿Existen evidencias de la exigencia de la direcciónsuperior para lograr confiabilidad y oportunidad respecto de la información financiera?

X

6.2. ¿La dirección superior exige el cumplimiento de plazos para la presentación de la información financiera por parte de la Unidad Contable?

X

6.3. ¿La dirección superior exige el cumplimiento de plazos para la presentación del informe de la Unidad de Auditoría Interna sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros?

X





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34

7. Respeto por el control interno.7.1. ¿La dirección superior toma acciones oportunasprocurando corregir las deficiencias del control interno?

X

7.2. ¿La dirección superior exige el respeto de los controles internos establecidos y mantiene una actitud de no tolerancia sobre incumplimientos significativos?

X

8. Respeto por la independencia de la Unidad de AuditoríaInterna en cuanto a la programación, ejecución y comunicación del resultado de sus actividades.8.1. ¿La UAI depende jerárquicamente de la máximaautoridad ejecutiva?

X

8.2. ¿La UAI dispone de los recursos suficientes para poder dar cumplimiento.

X

9. Ejemplos de comportamiento ético por la dirección superior.9.1. ¿Los niveles inferiores perciben que la direcciónsuperior actúa con justicia en sus decisiones respecto de la administración de personal?

X

9.2. ¿La dirección superior ha eliminado las desigualdades en el trato que perjudican al clima organizacional perjudicando el compromiso de los servidores públicos con la entidad?

X

SUMATORIA 18


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35

CONTROLESFactor: Competencia del Personal SI NO1. Competencia y experiencia de los ejecutivos que ocupanlos cargos de mayor responsabilidad.1.1. ¿La máxima autoridad ejecutiva y sus asesores directos tienen formación profesional y experiencia acorde con las operaciones principales que desarrolla la entidad?

X

1.2. ¿Los responsables jerárquicos de las áreas y unidades tienen experiencia en las operaciones que están bajo su responsabilidad?

X

2. Determinación de perfiles de puestos de acuerdo con elnivel de responsabilidad y la naturaleza y la complejidadde las operaciones a desarrollar.2.1. ¿La entidad ha establecido los requisitos de competencia requeridos para los puestos clave o trabajos específicos que necesitan un alto nivel de desempeño profesional?

X

3. Evaluación preliminar de los postulantes.

3.1. ¿Existen procedimientos para evaluar específicamente la competencia profesional al momento de la incorporación del funcionario a la entidad?

X

3.2. ¿La entidad constituye Comités de Selección paraevaluar objetivamente el nivel de competencia de los postulantes a los puestos vacantes?

X

3.3. ¿Existe evidencia que demuestre que los funcionarios poseen los conocimientos y habilidades requeridos?

X

4. Inducción a todos los funcionarios sobre el comportamiento ético pretendido, independientemente de su jerarquía.4.1. ¿La evaluación de desempeño provee información para mejorar el desempeño y tomar medidas correctivas?

X

5. Elaboración de programas de capacitación para losservidores públicos de carrera.5.1. ¿Los programas de capacitación están fundamentados en las necesidades detectadas principalmente por los resultados de la evaluación del desempeño?

X

SUMATORIA 8





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36

CONTROLESFactor: Políticas de Administración de Personal SI NO1. Elaboración de políticas para la administración delpersonal.1.1. ¿Se actualizan las políticas de acuerdo con las circunstancias?

X

2. Política para selección del personal.2.1. ¿Se someten a un examen especialmente minucioso los historiales o currículum vitae que presentan cambios frecuentes de trabajo o períodos amplios de inactividad?

X

2.2. ¿Se investiga si los candidatos han tenido procesos o si tienen procesos pendientes con la Ley.

X

3. Políticas para la promoción del personal.

3.1. ¿Son transparentes los criterios para las promociones verticales en la entidad?

X

3.2. ¿Se considera específicamente para las promociones que los candidatos no hayan tenido cuestionamientos o problemas vinculados con la Ética?

X

4. Política de estabilidad de los servidores públicos quedemuestren desempeños adecuados.

4.1. ¿Existe interés manifiesto y sincero de la entidaden mantener y capacitar a los funcionrios con buenos desempeños y comportamientos éticos?

X

5. Difusión de las políticas de administración de personal.5.1. ¿Los funcionarios de todas las dependencias de la entidad conocen las políticas de administración de personal definidas por la dirección superior?

X

5.2. ¿La comunicación de las políticas de administración de personal forma parte del proceso de inducción de los nuevos funcionarios que se incorporan a la entidad?

X

6. Aplicación de políticas de administración de personal.6.2. ¿Se ha determinado formalmente quién o quiénesdeben aplicar las distintas políticas para el manejo del personal?

X

SUMATORIA 9





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37

CONTROLESFactor: Auditoría Interna SI NO1. Apoyo a la Unidad de Auditoria Interna (UAI) por parte dela Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE).1.1. ¿La MAE ha emitido y difundido el documento deapoyo formal a la UAI junto a la Declaración Propósito Autoridad y Responsabilidad (PAR)?.

X

1.2. ¿La UAI tiene acceso irrestricto a todas las áreas, archivos e información sin restricciones?

X

2. Imagen positiva y respeto por el trabajo de la UAI.2.1. ¿Las unidades funcionales proporcionan oportunamente la información requerida?

X

2.2. ¿La MAE de la entidad implanta las recomendaciones aceptadas en los tiempos comprometidos?

X

3. Independencia de la UAI para ejecutar su Labor.

3.1. ¿La UAI coordina con la MAE de la entidad previa ala elaboración de su plan de auditoria?

X

3.2. ¿La UAI ejecuta las auditorías programadas sin que la MAE obstaculice su realización?

X

4. Imparcialidad para la emisión de los informes de auditoría.

4.1. ¿Los auditores internos han firmado la Declaración de Independencia para la presente gestión?

X

4.2. ¿Las auditorías cubren las áreas más significativas de la entidad; como también, aquellas que presenten un mayor nivel de riesgos?

X

4.3. ¿Los hallazgos encontrados son informados a la MAE para que establescan los correctivos necesarios?

X

5. Rendición de cuentas de la UAI.5.1. ¿La UAI elabora y remite a la MAE, susinformes de actividades en tiempo y forma oportuna?

X

6. Procedimientos para las actividades de la UAI.6.1. ¿La UAI cuenta con un manual de procedimientos de auditoría interna para el ejercicio de sus actividades?

X

7. Competencia de los auditores.7.1. ¿El responsable de la UAI tiene el nivel de experiencia y competencia necesarias para el desempeño adecuado de sus funciones?

X

7.2. ¿Los Funcionarios de la UAI tienen la competencia necesaria para cubrir la diversidad y complejidad de las operaciones desarrolladas por la entidad?

X

SUMATORIA 12 1

Se recomienda dejar esta declaración por escrito como soporte.





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38

CONTROLESFactor: Atmósfera de Confianza SI NO1. Comunicación sin barreras para facilitar el acercamientoentre los distintos niveles organizacionales.1.1. ¿La entidad ha establecido y difundido una política de puertas abiertas?

X

1.2. ¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan presentar propuestas o sugerencias?

X

1.3. ¿Los funcionarios perciben que las propuestas o sugerencias son analizadas en los niveles correspondientes?

X

1.4. ¿La dirección superior promueve e incentiva laproposición de mejoras, y efectúa reconocimientos a los servidores funcionarios que las han sugerido?

X

2. Comunicación efectiva para favorecer la confianza mutua.2.1. ¿Los emisores conocen si los mensajes han sidocorrectamente entendidos por los receptores antesde la ejecución de las instrucciones correspondientes?

X

3. Reconocimiento de los esfuerzos que realizan losfuncionarios en términos de eficacia y eficiencia.3.1. ¿Se aplican reconocimientos psicosociales y/oeconómicos que se merecen los funcionarios de acuerdo con las posibilidades de la entidad?

X

3.2. ¿Se mejoran las condiciones de trabajo solicitadasfehacientemente por los funcionarios a la dirección superior?

X

4. Trabajo participativo y cooperativo.

4.1. ¿Existen adecuados niveles de colaboración por parte de los funcionarios para que la entidad alcance y mejore su eficiencia operativa?

X

4.2. ¿Existen instancias de coordinación para trabajos de competencia compartida entre áreas?

X

SUMATORIA 8 1

Se recomienda hacer evalución despues de toda divulgación





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39

SI NO1. Integridad y valores éticos 6 12 18 33% 67% 100%2. Administración estratégica 13 0 13 100% 0% 100%3. Sistema organizativo 10 3 13 77% 23% 100%4. Asignación de resp y niveles de autoridad 3 0 3 100% 0% 100%5. Filosofía de la dirección 18 0 18 100% 0% 100%6. Competencia del personal 8 0 8 100% 0% 100%7. Políticas de administración de personal 9 0 9 100% 0% 100%8. Auditoría interna 12 1 13 92% 8% 100%9. Atmósfera de confianza 8 1 9 89% 11% 100%SUMATORIA 87 17 104 84% 16% 100%

EVALUACION DEL AMBIENTE DE CONTROL

% NO CUMPLE

TOTAL %

AUDITADO POR: ANYE KATERINEEMPRESA AUDITADA: MAGNETRON ZONA FRANCA S.A.S

CUMPLEFACTORES TOTAL % CUMPLE

NIVEL 2 Entre 16% y 80%

NIVEL 3Entre 81% y 100%

Se muestra un grado mínimo de eficiencia pero hay puntos que mejorarSe muestra eficacia pero no se puede descuidar el sistema de control interno.

NIVELES RANGO CUMPLIMIENTO

NIVEL 1 <= 15%

CONCLUSION

Es ineficaz y hay que hacer acciones de mejora


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40

ANALISIS FINANCIERO

INDICADORES FINANCIEROS

Nota: Los valores están expresados en miles de pesos

Indicadores de Líquidez

26.790.568$ 21.472.280$

26.790.568 - 10.435.43221.472.280$

1,25$ Razón Corriente Activo CorrientePasivo Corriente

→ =

Pasivo Corriente

Capital Neto de Trabajo → = 5.318.288$

Por cada peso que se debe cancelar antes de un año, la empresa posee

$1,25 paracubrirlos con activos corrientes en diciembre de 2012

La empresa tiene un superávit de activos corrientes de $5.318.288 para cubrir las obligaciones a corto plazo

en diciembre de 2012

La empresa posee $0,76 en sus activos corrientes sin contar el inventario

para cubrir cada $1 de pasivos a corto plazo, en diciembre de 2012

Activo Cte - Pasivo Cte 26.790.568-21.472.280

Prueba Ácida (Activo Corriente - Inventarios) → = 0,76$


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41

Indicadores de Actividad

49.983.954$ 8.345.543$

57.888.103$ 3.767.531$

Indicadores de Rentabilidad

7.485.511$ 57.469.465$

898.283$ 8.527.290$

Rotación de Inventarios Costo de ventas del período → = 6Inventario promedio de mcías

La empresa posee un inventario que se convierte 6 veces en dinero o en

cuentas por cobrar

Rotación de Activos Fijos Ventas → = 15$ Activo fijo bruto

Por cada $1 de activo fijo, la empresa vendió durante el 2012 $15

Las ventas netas generaron una utilidad bruta del 13,03%

Rendimiento del Patrimonio (ROE)

(Utilidad neta/Patrimonio)*100 → = 10,53 Las utilidades netas corresponden al 10,53% del Patrimonio

Margen Bruto → = 13,03(Utilidad Bruta/Ventas Netas)*100


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42

INDICADORES DE GESTION

20480

212

248

4848

412

548

1

1348

5

448

650

MÉRITOS= 0,08 En promedio La cantidad de trabajadores calificados por insatisfacción en la empresa está representada en el 8%

ACCIDENTALIDAD= 0,12 En promedio La cantidad de trabajadores accidentados con incapacidad en la empresa está representada en el 8%

ANTIGÜEDAD 0,27 En promedio La antigüedad del personal de la empresa está representada en el 27%

DISCIPLINARIOS= 48

0,10En promedio La cantidad de sanciones por trabajador en la empresa está representada en el 10%

PERSONAL REMUNERADO-

SMMLV=48

0,02 En promedio el personal de la empresa remunerado con el smmlv está representado en el 2%

REPRESENTACIÓN DE CARGOS DIRECTIVOS=

0,33 En promedio el personal directivo de la empresa está representado en el 33%

REPRESENTACIÓN DE CARGOS-MUJERES=

0,10 En promedio los cargos ocupados por mujeres en la empresa está representado en el 10%

ROTACIÓN EXTERNA =0,042

En promedio la cantidad de retiros de la organización es del 4,2%

PROPORCIONALIDAD= 1,00 El personal permanente de la empresa está representado en un 100%

AUSENTISMO= 0,042 El promedio de ausentismo en horas laborales es de aproximadamente el 4,2% en el mes

ROTACIÓN INTERNA =0,17 En promedio la rotación interna de traslados o ascensos es

del 17%


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43

315

30.000.000 En promedio el dinero presupuestado para capacitación del personal de la empresa está representado en un 2% del total de las ventas presupuestadas en el mes.

0,021.700.000.000

CAPACITACIÓN=

SELECCIÓN= 0,20 En promedio La cantidad de seleccionados que pasan la prueba en la empresa está representada en un 20%


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44

NORMOGRAMA.REGISTRO: CODIGO

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS R-PQ9-01

GESTIÓN INTEGRAL ANEXO AL PROCEDIMIENTO HOJA

1/1

SI NO

CERTIFICADO DE CONSTITUCION Y

GERENCIAESTATUTO DE RENTAS Administración y

finanzasCONCEJO MUNICIPAL DE LA

TEBAIDA (QUINDIO) 3 MESESMATRIZ DE RIESGOS DEL ANALISTA DE

IMPUESTOS-intranet-transferencias -matri z de ri esgos .

X CERTIFICADO

REGISTRO UNICO TRIBUTARIO

DECRETO 2820 Administración y finanzas

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO INDEFINIDA

MATRIZ DE RIESGOS DEL ANALISTA DE IMPUESTOS-intranet-transferencias -matri z

de ri esgos .

X RUT ACTUALIZADO

INSCRIPCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Ley 14 de 1983 Administración y finanzas

SECRETARIA DE ACIENDA DE ARMENIA INDEFINIDA

MATRIZ DE RIESGOS DEL ANALISTA DE IMPUESTOS-intranet-transferencias -matri z

de ri esgos .

X DECLARACIONES TRIBUTARIAS

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE

TRABAJO Y REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

RESOLUCIÓN 3805 DE 1994 Gestión Humana

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL INDEFINIDA DIVULGACIÓN AL PERSONAL X CARTELERAS DE

DIVULGACIÓN

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DE

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD

INDUSTRIAL SySO

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL INDEFINIDA DIVULGACIÓN AL PERSONAL X

AUTORIZACIÍON PARA LABORAR HORAS

EXTRAS

RESOLUCIÓN 003 DE 2012 Gestión Humana MINISTERIO DE TRABAJO 1 AÑO DIVULGACIÓN AL PERSONAL X CARTELERAS DE

DIVULGACIÓN

CERTIFICADO DE CARENCIA POR TRÁFICO DE ESTUPERFACIENTES

CERTIFICADO DE CARENCIA Seguridad

DIRECCIÓN NACIONAL DE ESTUPERFACIENTES 5 AÑOS ABOGADOS X CERTIFICADO

LEY 388/97 Gestión Integral CONGRESO DE COLOMBIA INDEFINIDA LICENCIA URBANISTICA X LICENCIA

ACUERDO 026 DEL 2000 Gestión IntegralCONCEJO MUNICIPAL DE LA

TEBAIDA (QUINDIO) INDEFINIDAAC-ZF-ANAQUEL#4-ESTAN-L-DOCUMENTOS

LEGALES ZF xLICENCIA

URBANISTICA

Ley 526 DE 1999 Administración y finanzas

CONGRESO DE COLOMBIA INDEFINIDA INFORME TRIMESTRAL ANTE LA UIAF X INFORME

Res olución 285 de 2007

Ventas, Administración y

finanzas

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE INFORMACION Y

NALISIS FINANCIEROINDEFINIDA INFORME MENSUAL ANTE LA UIAF X INFORME

CODIGO PENAL LEY 599 DE 2000 Seguridad CONGRESO DE COLOMBIA INDEFINIDA ABOGADOS X INFORMES

ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN

LEY 1474 de 2011 SeguridadMINISTERIO DEL INTERIOR Y DE

JUSTICIAINDEFINIDA ABOGADOS X INFORMES

RÉGIMEN DE CAMBIOS INTERNACIONALES

DECRETO 008 DE 2000 Comercio exteriorJUNTA DIRECTIVA DEL BANCO DE

LA REPUBLICA INDEFINIDAPROCEDIMIENTOS-MANUALES-intranet-

medios magneticos dian X

F-10 INFORME MENSUAL

INFORMACIÓN EXOGENA-

TRIMESTRALCAPACIDAD DE

ALMACENAMIENTO Y ACONDICIONAMIENTO DE DISPOSITIVOS MEDICOS

RESOLUCION 4002 DE 2007 Gestión Integral

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL INDEFINIDA

AC-ZF-ANAQUEL#4-ESTAN-L-DOCUMENTOS LEGALES ZF X CERTIFICADO

PERMISO PARA INICIO DE ACTIVIDADES COMO

USUARIO INDUSTRIALRESOLUCIO 5532 Comercio exterior DIAN INDEFINIDA

AC-ZF-ANAQUEL#4-ESTAN-L-DOCUMENTOS LEGALES ZF X CERTIFICADO

PERMISO PARA TENENCIA Y PORTE DE ARMAS DE

FUEGODECRETO 2368 DE 2012 Seguridad Nacional

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ANUAL SEGURIDAD NACIONAL X CERTIFICADO

GRUPO MAGNETRON ZONA

FRANCA SAS

TEMA DOCUMENTO LEGAL PROCESO SOLIDARIO

ENTIDAD EMISORA VIGENCIA

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANALISIS FINANCIERO

PERMISO USO DE SUELOS

MECANISMO DE CUMPLIMIENTO

CUMPLIMIENTOEVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO


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