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INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES
TITULO: PROPUESTA DE DISEÑO Y DISTRIBUCIÓN EN PLANTA EN LA
OFICINA DE IMPUESTOS Y HACIENDA EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE
PLATO MAGDALENA.
PRESENTADO POR: SERGIO DAVID PEÑA MONTES
CÓDIGO: 2015116122
PRESENTADO A:
ING. JOSÉ LUIS LOBO DÍAZ
ESPECIALISTA EN GERENCIA DE MERCADEO
TUTOR DE PRÁCTICAS PROFESIONALES
DRA. JACKELIN MOJICA MEJIA
ESPECIALISTA EN GESTIÓN PUBLICA
JEFE INMEDIATO DE PRÁCTICAS PROFESIONALES
TUTOR EMPRESARIAL
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
FECHA DE ENTREGA:
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TABLA DE CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN ................................................................................ 6
2. OBJETIVOS Y/O FUNCIONES ........................................................... 7
2.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................... 7
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................ 7
2.3 FUNCIONES DEL PRACTICANTE ................................................. 7
3. JUSTIFICACION ................................................................................ 8
3.1 JUSTIFICACIÓN TEORICA ............................................................ 8
3.2 JUSTIFICACION METODOLÓGICA ............................................... 9
3.3 JUSTIFICACIÓN PRACTICA .......................................................... 9
4. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ............................................... 10
4.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ............................................ 10
4.2 MISIÓN ......................................................................................... 12
4.3 VISIÓN .......................................................................................... 13
4.4 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES ................................................. 13
4.5 HORARIOS ................................................................................... 15
4.6 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL ................................................ 16
5. SITUCIÓN ACTUAL .......................................................................... 16
6. BASES TEORICAS RELACIONADAS ................................................ 23
7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES .................................................... 24
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7.1 FASE I: LEVANTAMIENTO DE LA PLANTA ACTUAL .................. 24
7.2 FASE II: ESTUDIO TÉCNICO-FINANCIERO ................................ 25
7.2.1 ADECUACIONES LOCATIVAS ................................................. 26
7.3 FASE III: DISEÑO DE UNIDADES NUEVAS ............................... 26
7.3.1 COMPARACIÓN DE ÁREAS .................................................... 28
7.3.2 MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA ........................................ 31
7.3.3 DISTRTIBUCIÓN ACTUAL VS DISTRIBUCIÓN MEJORADA, RIESGOS Y
SOLUCIONES ....................................................................................... 32
8. CRONOGRAMA ................................................................................ 33
9. PRESUPUESTO ............................................................................... 34
10. CONCLUSIONES Y LINEAS FUTURAS .......................................... 35
11. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................... 37
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INDICE DE ILUSTRACIONES
Tabla 1: Identificación de la empresa.
Tabla 2: Áreas de la Alcaldía Municipal.
Tabla 3: Horarios y turnos de la entidad.
Imagen 1: Organigrama institucional
Imagen 2: Situación actual de tesorería
Imagen 3: Situación actual de apoyo a la gestión.
Imagen 4: Ilustración de teclados, escritorios y mouse
Imagen 5: Ilustración del estado actual de las sillas.
Imagen 6: Diagrama causa-efecto
Tabla 4: Asignaturas presentadas dentro de las practicas.
Imagen 7: ilustración de los planos de la empresa.
Tabla 5: Precios de materiales de construcción.
Tabla 6: Costo de mano de obra.
Tabla 7: Cronograma de actividades de adecuación.
Imagen 8: Comparación de planos.
Imagen 9: Espacio actual vs mejora de instalaciones de contabilidad y presupuesto
Imagen 10: mejora vs actual instalación de tesoreria
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Tabla 8: costo de equipo de oficina.
Tabla 9: Costo total del proyecto
Tabla 10: Riesgos y mejoras de la distribución actual vs la redistribución
Imagen 11: Cronograma del proyecto.
Tabla 11: Presupuesto.
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1. PRESENTACION
El presente informe se dará a conocer un proyecto que tiene como finalidad aprovechar
los espacios dentro de la ALCALDIA MUNICIPAL DE PLATO MAGDALENA, Con el fin
de crear unas nuevas áreas estratégicas que favorezcan a mitigar los riesgos
ocupacionales que actualmente se presentan en la empresa. Puntualmente el proyecto
lleva por título “PROPUESTA DE DISEÑO Y DISTRIBUCION EN PLANTA EN LA
OFICINA DE IMPUESTOS Y HACIENDA EN LA ALCALDIA MUNICIPAL DE PLATO
MAGDALENA”. Este consiste en suministrar una propuesta para la remodelación de la
oficina de Secretaria de Hacienda para aprovechar el espacio que actualmente se
conoce.
La decisión de realizar el proyecto surge principalmente porque la organización cuenta
con el suficiente espacio, pero no con la distribución ni los implementos de trabajo
necesarios para la realización de las actividades que aquí se realizan. Por otra parte,
la ampliación de la oficina de Hacienda busca la disminución de los tiempos en los
procesos administrativos y también reducir los accidentes laborales.
Con la implementación de esta distribución en planta se pretende tener una
estandarización en estos procesos de apoyo y administrativos. El diseño contará de la
nueva ubicación del área de contabilidad, presupuesto, auxiliar administrativo y
tesorería contará con medidas de bioseguridad y traerá beneficios tales como la
sinergia en los procesos administrativos como se muestra más adelante.
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2. OBJETIVOS Y/O FUNCIONES
2.1 OBJETIVO GENERAL
Realizar una propuesta diseño y distribución en planta en la oficina de impuestos y
hacienda en la Alcaldía Municipal de Plato Magdalena.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
I. Realizar una inspección de área para determinar posibles aprovechamientos
de espacios y distribución de medidas.
II. Desarrollar planos de las nuevas medidas y mejoras propuestas con el fin de
optimizar los espacios dentro de la oficina.
III. Hacer estudio para identificar materiales y costos de la nueva oficina.
IV. Optimizar los espacios de la oficina hacienda e impuestos municipales para
mejorar la productividad de los trabajadores.
2.3 FUNCIONES DEL PRACTICANTE:
Dentro de las prácticas profesionales me desempeñe dentro de la secretaria de
hacienda cumpliendo las siguientes funciones:
I. Diseño de formularios para los pagos de impuestos.
II. Parametrización para el sistema de liquidación, control y fiscalización.
III. Depuración de base de datos contribuyentes de los diversos impuestos.
IV. Crear el inventario de inmuebles del municipio de Plato.
V. Apoyo al pago de nóminas.
VI. Creación de gráficos estadísticos para la toma de decisiones administrativas.
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VII. Diseño de planos de la oficina de hacienda.
VIII. Creación de mapa de procesos de tesorería y contabilidad.
IX. Recolectar y analizar datos de los procesos.
X. Descubrir una nueva forma de distribución de espacios para disminuir los
riesgos laborales.
3. JUSTIFICACIÓN
Este proyecto será de gran utilidad porque ayudará al aprovechamiento del espacio
con el que cuenta la oficina de secretaria de hacienda, la cual comprende diversas
dependencias como lo son: despacho de tesorería, contabilidad, presupuesto, el
proyecto comprende la creación de unos escritorios personalizados para que sobre
más espacio, la oficina de tesorería alternará de lugar, puesto que el lugar donde se
encuentra será implementado un cubículo donde funcionará como recepción de
persona tanto externas como internas en la empresa , solicitudes, quejas y reclamos,
esto traerá consigo mayor privacidad y organización dentro de los procesos de la
secretaría.
Este proyecto se justifica por las siguientes razones:
3.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
La propuesta busca considerar a través de la aplicación de conceptos teóricos como:
distribución en planta, salud y seguridad en el trabajo, sistema de costeo de
operaciones, ciencia y propiedad de los materiales, presupuesto y toma de decisiones
privacidad y optimización de espacios lo que permitirán verificar y establecer conceptos
para el contexto de la alcaldía municipal.
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“La distribución de planta es un concepto relacionado con la disposición de las
máquinas, los departamentos, las estaciones de trabajo, las áreas de almacenamiento,
los pasillos y los espacios comunes dentro de una instalación productiva propuesta o
ya existente. La finalidad fundamental de la distribución en planta consiste en organizar
estos elementos de manera que se asegure la fluidez del flujo de trabajo, materiales,
personas e información a través del sistema productivo.” (muños, c. 2004).
Por otro lado, se busca la optimización de espacios para el mejor aprovechamiento de
la oficina para que los procesos de entrada y salida de dinero sea más fluido.
3.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA
Este proyecto sigue una estructura clara, aunque no hay antecedente de la creación
de estos proyectos en la oficina se identifican los problemas actuales e inconvenientes
probables a futuro posibles soluciones.
Para el desarrollo de esta investigación se aplicaron los requisitos que exige la
universidad de la magdalena para la ejecución de trabajos de proyecto de grado, como
lo son las normas APA (actualizadas), entre otras.
3.3 JUSTIFICACIÓN PRACTICA
Actualmente los profesionales se encargan de realizar su trabajo sin tener privacidad,
ni el espacio suficiente para hacer sus tareas diarias, esto hace que se incrementen los
tiempos de trabajo y la productividad.
Para el cumplimiento de los objetivos propuestos, se emplearán de técnicas de
investigación, y referenciar condiciones que presenta la infraestructura física, para
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posteriormente establecer observaciones correctivas. Consecuente al desarrollo de la
propuesta se verán resultados como:
i. Reducción del riesgo de la salud y aumento de la seguridad de los trabajadores.
ii. Simplificación de los procesos.
iii. Incremento en la productividad.
iv. Utilización eficiente del espacio.
Este proyecto permitirá encontrar alternativas para mejorar los procesos que hacen
parte esencial de pagos de impuestos, nóminas y demás. El aprovechamiento de áreas
y ampliación de las oficinas de Secretaría de hacienda brindara reducción en los
tiempos de procesos administrativos y prevención con medidas de bioseguridad al
personal.
4. GENERALIDADES DE LA EMPRESA:
A continuación, se presentará lo concerniente a la estructura organizacional que cuenta
la empresa y sus generalidades.
4.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Tabla 1: Identificación de la empresa
Razón Social Alcaldía Municipal de Plato Magdalena
NIT 830061724-6
Dirección Principal Calle 4 con Carrera 13
Ciudad Domicilio Principal Plato Magdalena
Teléfono 891780051-4
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ARL Positiva
Clase de riesgo I, II
Antigüedad operacional 115 años
Número de empleados 100
Fuente: Página oficial Alcaldía Municipal Plato
Tabla 2: Áreas de la Alcaldía Municipal.
ÁREAS Y ENCARGADOS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
A. DESPACHO DEL ALCALDE
1. Alcalde
2. Asesor
3. Asesor
4. Profesional Universitario
5. Inspector de Tránsito
B. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
6. Director Departamento Administrativo
7. Asesor
8. Profesional Universitario
9. Técnico Operativo
C. SECRETARÍA DE GOBIERNO
10. Secretario de Despacho
11. Profesional Universitario
12. Comisario de Familia
13. Inspector de 3ª a 6ª Categoría
14. Subcomandante de Bomberos
Asistencial (Bomberos)
15. Técnico Administrativo
16. Auxiliar Administrativo
D. SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
17. Secretario de Despacho
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18. Profesional Universitario
19. Profesional Universitario
20. Profesional Universitario
Líder de Programa – Secretaría de Despacho
Líder de Programa – Secretaría de Despacho
21. Técnico Operativo
22. Técnico Operativo
E. SECRETARÍA DE HACIENDA
23. Secretario de Despacho
24. Tesorero General
25. Profesional Universitario
Profesional Universitario – Secretaría de Despacho
Fuente: Manual de funciones municipal. (2020). Recuperado de: http://www.plato-
magdalena.gov.co/NuestraAlcaldia/Paginas/Objetivos-y-Funciones.aspx
4.2. MISIÓN
La misión de la empresa es la siguiente:
“Con el concurso de toda la comunidad dentro de un ambiente de tolerancia,
participación, concertación y bajo el criterio gerencial para el ente territorial, es decir,
administrando lo público con eficiencia y honestidad; con la participación, o sea,
teniendo en cuenta las necesidades de la gente y con un alto sentido de
descentralización que incluya las necesidades locales sin perjuicio del interés
departamental y nacional; observando la autonomía y los límites de nuestro
ordenamiento jurídico; obtendremos como resultado un desarrollo coherente con los
niveles departamental y nacional y los objetivos y metas de nuestro programa de
gobierno, el cual será el fundamento de nuestro plan de desarrollo y en consecuencia
los planes operativos anuales de inversiones, que siempre apuntarán a mejorar la
calidad de vida y el bienestar social de nuestra comunidad.”
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4.3 VISIÓN
La misión de la empresa es la siguiente:
“Posesionar al municipio de plato magdalena, dentro de un escenario productivo,
operativo y sostenible de progreso integral, de paz, convivencia, seguridad y
participación ciudadana, en donde la inversión social apunte a resultados procurando
que toda la comunidad sin distingos disfrute del bienestar social de su crecimiento y
desarrollo socioeconómico.
Igualmente estimular y reactivar en todas sus dimensiones la participación del sector
privado, debidamente organizado, en las diferentes manifestaciones empresariales y
productivas.”
Fuente:http://www.plato-magdalena.gov.co/NuestraAlcaldia/Paginas/Mision-y-
Vision.aspx#:~:text=Posesionar%20al%20Municipio%20de%20Plato,del%20bienestar%20social%20
de%20su
4.4 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
Para garantizar la ejecución transparente del plan de desarrollo, estará cimentada en
los siguientes principios rectores:
Concertación y participación: así como el programa de gobierno fue el producto de un
proceso de concertación y participación de los diferentes actores sociales, políticos y
económicos del municipio, el plan de desarrollo se derivará de aquél, así como todas
las actuaciones estarán enmarcadas dentro de estos dos principios.
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La participación busca además de involucrar a la comunidad como actora y gestora de
su propio desarrollo, convertirla en fuente de recursos mediante el aporte de mano de
obra no calificada en aquellas obras de interés general que requieran de su concurso.
Así mismo, se estimularán las diferentes instancias y mecanismos de participación
comunitaria y ciudadana establecidas por la ley, creando una nueva cultura
democrática.
Focalización: dando cumplimiento a los mandatos de nuestra constitución la inversión
social del municipio se orientará hacia el mejoramiento de la calidad de vida de la
población más pobre y vulnerable, con base en el sistema de identificación de
beneficiarios sisbén y la estratificación socioeconómica.
Sostenibilidad: con este principio se busca garantizar la continuidad de aquellas obras
de infraestructura social más importantes, que habiendo sido iniciadas y/o terminadas
por las administraciones anteriores requieren de inversiones adicionales y
complementarias para asegurar su real y verdadero beneficio. No incurrir en el error de
iniciar las actuaciones que impliquen desarrollo, organización e inversión social bajo el
esquema de arrancar nuevamente del puerto, pues se trata de tomar el mando de una
nave que ya está en alta mar.
Gestión de recursos: sabemos que los recursos que genera el municipio y aquellos que
le llegan por derecho propio de otros niveles territoriales no son suficientes para
financiar todas las obras de inversión social que requiere el desarrollo local. De allí que
se requiera gestionar recursos adicionales ante los diferentes fondos del nivel nacional
entre otros, fondo nacional de regalías, finagro, entidades del sistema financiero y
demás instituciones del orden internacional, nacional y/o departamental que tengan la
función y posibilidad de financiar obras para el desarrollo municipal.
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Eficacia y eficiencia: se determinará con claridad la misión, propósito y metas de cada
una de las dependencias de la administración municipal, definiendo al ciudadano como
centro de su actuación, al mismo tiempo se buscará optimizar el uso de los recursos
financieros, humanos y técnicos.
Publicidad y transparencia: todos los actos de la administración serán de público
conocimiento, se facilitará el acceso de los ciudadanos a los mismos para que ejerzan
su fiscalización de conformidad con la ley.
Moralidad: las actuaciones del gobierno local se regirán únicamente por la ley y la ética
propia del ejercicio de la función pública.
Imparcialidad: se garantizará los derechos de todas las personas sin ningún género de
discriminación, conforme a la constitución y la ley.
http://www.plato-magdalena.gov.co/MiMunicipio/Paginas/Informacion-del-Municipio.aspx
4.5 HORARIOS
Tabla 3: Horarios y turnos de la entidad.
TIPO HORARIO
ADMINISTRATIVO 8:00 - 12:00 ; 14:00 - 18:000
LUNES- VIERNES
CONSERJES
6:00 - 14:000; 14:00 - 22:00; 22:00 ; 6:00
LUNES A DOMINGO
ASEO 6:00 - 10:00 - 14:00 - 16:00
LUNES A DOMINGO
Fuente: elaboración propia
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4.6 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
Imagen 1: Organigrama institucional de la ALCALDIA MUNICIPAL.
Fuente: organiframa. (2021). Recuperado de:
http://www.platomagdalena.gov.co/NuestraAlcaldia/Paginas/Organigrama.aspx
5. SITUACION ACTUAL
En estos momentos la secretaria de hacienda cuenta con un espacio que puede ser
más aprovechable, hay procesos que toman más tiempos por la ubicación de las
personas y pierde un poco de atención por el ingreso de personal no autorizado ante
los procesos de pago, recaudo y demás tareas de la oficina.
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También, el flujo de información, aunque cumple un orden no lo hace en la planta
puesto que puestos de trabajos están ubicados en extremos y sin ningún orden de ciclo
de trabajo.
Son factores de riesgos actuales existentes los que a continuación se mencionará:
Sillas no ergonómicas: Esto sucede por la falta de muebles adecuados para el
trabajo diario también, por los excesivos tiempos en las mismas posturas que
puede causar enfermedades lumbales y demás.
Computadores y mesas no aptas: Dado que los teclados y mouses son muy
rígidos y muy poco cómodos, pueden causar fracturas y desgastes en dedos.
Pantallas sin filtro: Pasa porque las pantallas no tienen filtros para evitar los
desgastes visuales.
Espacios mal utilizados, atribuyéndole a la instalación una mala organización
que puede causar accidentes laborales, ineficiencia e ineficacia en los procesos
de tesorería.
NOTA: para salvaguardar la identidad de las personas se le ha tapado los ojos
y parte del rostro.
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Imagen 2: Situación actual de tesorería.
Fuente: elaboración propia
En la siguiente ilustración podemos observar las instalaciones de trabajo de algunos
de los empleados pertenecientes a la oficina, evidentemente el escritorio no se
encuentra acto para laborar diariamente las 8 horas que permanece el empleado en su
espacio de trabajo.
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Imagen 3: Situación actual de apoyo a la gestión.
fuente: elaboración propia
Algunos elementos involucrados en el trabajo cotidiano del trabajador como: mouse y
teclado resultan muy incómodos, ya que no se encuentran diseñados para jornadas
continuas, por lo que se debe invertir en unos más ergonómicos que guarden la salud
y promuevan la eficiencia en el trabajo.
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Imagen 4: Ilustración de teclados, escritorios y mouse.
Fuente: elaboración propia
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Por otra parte, se logra evidenciar que las sillas no son lo suficientemente confortables,
pueden ser causantes de enfermedades laborales en espalda y columna como:
tortícolis, dorsalgia; ya que obligan al individuo a optar una mala postura.
Imagen 5: Ilustración del estado actual de las sillas.
Fuente: elaboración propia.
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Mala distribución de
espacios
Estrés laboral
Accidentabilidad
No se aprovecha todo el espacio
OPTIMIZACIÓN DEL
ESPACIO DE LA
OFICINA DE LA
OFICINA DE HACIENDA
FACTOR HUMANO ESPACIOS DE LA
OFICINA
Todo lo anteriormente expuesto se plasmará por medio de un diagrama ISHIKAWA,
que se muestra a continuación:
Imagen 6: diagrama causa-efecto.
Fuente: elaboración propia
Demoras constantes
Flujos no
constantes
TRANSPORTE DE
INFORMACIÓN
No cuentan con una distribución optima de
los equipos de trabajo
Falta de señalización de
las áreas
EQUIPO
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También podemos relacionar en la siguiente tabla algunos riesgos por los inadecuados
equipos de oficinas:
6. BASES TEÓRICAS RELACIONADAS
En el siguiente cuadro se quiere dar a conocer aquellas asignaturas vistas durante el
transcurso del periodo académico que permitieron desarrollar favorablemente el
proyecto de prácticas profesionales.
Tabla 4: Asignaturas presentadas dentro de las practicas.
Asignatura
Ciclo
Temas
aplicados al
Proyecto
Aportes
gracias a la
asignatura
Docente
Herramientas
Ingenieriles
GESTION DE
PROYECTOS
Profesional
Diagrama de
GANTT
Construcción
del
cronograma
del proyecto.
Albeiro
Díaz
Office Excel
FINANZAS Y
PRESUPUESTO
Profesional
Presupuesto
Consolidar
presupuesto
Eder Castro
Office Excel
SEMINARIO III
General
Creación de un
proyecto de
investigación.
Construcción
proyecto de
grado
Edwin
Causado
Normas de
trabajos.
DISEÑO Y
DISTRIBUCION
DE PLANTAS
Profesional
Herramientas
para
implementar
una distribución
en planta
Modelos de
distribución
en planta
Fabio
Villarreal
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GESTION DE
PROYECTOS
Profesional
Diagrama
causa y efecto
Albeiro Diaz
Diagrama
Ishikawa
DISEÑO Y
DISTRIBUCION
DE PLANTAS
Profesional
Implementacion
de Sofware de
diseño
Utilizacion de
Sofware de
diseño
Fabio
Villarreal
AutoCAD,
Sketchup
DIPRO
General
Asesoramiento
en proyectos
Mejoras en
proyecto de
grado
José Luis
Lobo Díaz
Acompañamiento
académico
CONTROL
ESTADISTICO
DE CALIDAD
Profesional
Diagrama de
Pareto
Analizar las
causas
iniciales
Manuel
Campuzano
Teorema,
indicadores.
SISTEMA DE
GESTION DE
CALIDAD
Profesional
Descripción de
procesos y
subprocesos
Analizar y
describir
procesos,
para mejoras
Jose
Vergara
SG-SST
Profesional
Riesgos
laborales
Mejoramiento
de areas de
trabajo
Jose de
Castro
Gallego
Fuente: elaboración propia.
7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
Desarrollar planos de las nuevas medidas y mejoras propuestas con el fin de optimizar
los espacios dentro de la oficina.
7.1 FASE I: LEVANTAMIENTO DE LA PLANTA ACTUAL
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Para iniciar con la fase del levantamiento se realizó un reconocimiento (Diseño de
planos) al lugar donde se pretendía tomar las medidas, permitiendo reconocer todos
los detalles o elementos que componen estas áreas a tratar.
Utilizando una cinta métrica (Herramienta de medición) y con la colaboración de
miembros de la empresa (Jefe de contabilidad), con el método de perpendiculares se
tomaron las medidas para crear un dibujo del croquis diseñado por el practicante de
las zonas que serán intervenidas, esto se realizó el día 23 de diciembre del año 2020,
lo mas complejo de realizar las medias fue hacerlo en las partes más altas de la oficina.
El dibujo del croquis permitirá la siguiente etapa del proceso del levantamiento de las
áreas, esta consiste en la utilización de las Herramientas REVIT 2018 y SKETCHUP
2020 PRO.
La digitación se realiza para determinar de manera precisa estas zonas críticas. La
escala utilizada para realizar estos planos de las oficinas es 1:100, Lo anterior es la
equivalencia a un 1 cm del plano es igual a un 1 metro de la realidad.
Todas las medidas están en metros.
A continuación, es un ejemplo del levantamiento realizado por el aprendiz, para el presente proyecto se
desarrolló en AutoCAD y se encuentra en el archivo adjunto de PDF
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Imagen 7: ilustracion de los planos de la empresa .
Fuente: elaboracion propia
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7.2 FASE II: ESTUDIO TÉCNICO-FINANCIERO.
En las siguientes tablas se presentan detalladamente los valores de la inversión.
7.2.1 Adecuaciones locativas.
Tabla 5: Precios de materiales de construcción.
COTIZACION DE MATERIALES DE CONSTRUCCION
CANTIDAD DESCRIPCION VALOR UNI VALOR TOTAL
35 Lamina de Yeso $ 20.000 $ 700.000
1200 Tornillo de lamina $ 20 $ 24.000
1000 Tornillo Estándar $ 20 $ 20.000
1 Cuñete de Mastik $ 35.000 $ 35.000
3 Rollo de cinta malla $ 10.000 $ 30.000
2 Rodillo $ 5.000 $ 10.000
1 Brocha de 3" $ 5.000 $ 5.000
74 Base 6 $ 6.000 $ 444.000
25 Principales $ 3.500 $ 87.500
29 Canaletas $ 6.000 $ 174.000
3 Cajas de 2 tacos $ 25.000 $ 75.000
5 Toma corriente $ 7.000 $ 35.000
5 Tubos eléctricos $ 3.000 $ 15.000
5 Curvas $ 700 $ 3.500
1 Bolsa de Cemento $ 19.000 $ 19.000
TOTAL $ 1.677.000
Fuente: propia
Estos costos están sujetos a cambios, fueron realizados el 9 de enero del 2021 en la
ferretería DONDE KEVIN.
7.3 FASE III: DISEÑO DE UNIDADES NUEVAS.
Tabla 6: Costo de mano de obra.
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COSTO DE MANO DE OBRA
MANO DE OBRA $ 1.000.000
ADMINISTRACION, IMPREVISTOS Y UTLIDAD
COSTO AIU 30% $ 803.100
TOTAL $ 1.803.100
Fuente: elaboración propia
Tabla 7: Cronograma de actividades de adecuación.
ACTIVIDAD
INIC IO DEL PLA N
DURACI ON DEL PLAN
DIAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9 1 0
Derrumbe de paredes 1 1
Trazado 1 1
Desmonte de mallas 1 1
Armada de estructura cielo
2
1
Armada estructura tabique
3
1
Instalación de tuberías 4 1
Instalación laminas draywall
4
2
Instalación laminas superwoard 5
5
2
Instalación cinta malla 6 1
Masillado con mastik 6 1
Lijado de superficie 7 1
Cableado eléctrico 7 1
Instalación de ventana 7 1
Pintura sobre muros y cielo raso
8
1
Instalación vidrios 9 1
Instalación de accesorios eléctricos
9
1
Limpieza 10 1
Fuente: propia.
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7.3.1 Comparación de áreas
Imagen 8: Comparación de planos.
fuente: elaboración propia.
En la imagen anterior podemos visualizar los cambios realizados en este proyecto.
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Gracias a que el almacén se mudara a otra parte del palacio municipal se aprovechara
ese espacio para crear una oficina en la que podrá estar la instalación de presupuesto
y de contabilidad, esto hace que la información fluya de mejor manera, los dos contaran
con su propia fotocopiadora.
Imagen 9: Espacio actual vs mejora de instalaciones de contabilidad y presupuesto.
Fuente: Elaboracion propia.
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Imagen 10 : Mejora vs actual instalación de tesoreria
Fuente: Elaboración propia.
Dentro de este proyecto se cambió algunos detalles como son los siguientes:
I. Se elimino el almacén puesto que la alcaldía cuenta con un nuevo archivo general y ese espacio puede ser aprovechado de la mejor manera.
II. La tesorería cambiara de puesto, tomara un espacio de 2,12 metros * 4,36 metros.
III. Se agregará una recepción para tener mayor privacidad y mayor orden dentro de los procesos de pagos y recaudos.
IV. Por otro lado, en la parte de apoyo a la gestión se aprovecha el espacio para incluir un escritorio para dos personas e incluir otro funcionario para las labores de la oficina, se agregó una cafetera y una base para guardar vasos, platos y demás.
V. Se juntó a contabilidad con presupuesto para hacer más fluida la información y tener mayor privacidad, siendo la instalación de contabilidad la que más frecuentan los visitantes.
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7.3.2 Muebles y equipos de oficina.
Tabla 8: costo de equipo de oficina.
COSTO DE MAQUINARIA Y EQUIPO
DESCRIPCI ON
PROVEEDO R
CANTIDA D
PRECIO UNITARIO
TOTAL
SILLA EJECUTIVA
SOLUZIONI 4 $ 250.000 $
1.000.000 SILLA DE ESPERA
SOLUZIONI 1 $ 112.000 $
112.000
SILLA CROMO
SOLUZIONI 1 $ 850.000 $
850.000
Portátil Asus X512da Ryzen 7 3700u 12gb Ssd 512gb Vega 10 Hu
COMPULAG O
1
$ 2.860.000
$ 2.860.000
CELULAR SAMSUNG A01
CLARO MOVIL
1
$ 378.000 $
378.000
Aire acondicionad o OLIMPO ON/OFF 12000 BTU
SUPER TIENDAS OLIMPICA
4
$ 850.000
$
3.400.000
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110V - TWC12QB- A3NNC2A
Multifuncional Laser Monocromati ca Lexmark Mb2236adw
COMPULAG O
1
$ 650.000
$
650.000
Cafetera Negra marca Oster De 4 Tazas
CASA OSTER
1
$ 87.000
$ 87.000
ESCRITORI OS EN L
SOLUZIONI 4 $ 810.000 $
3.240.000
Pc Celeron Mesa Pantalla 19 Hdmi 1tb - 4gb Ddr4 Windows
COMPULAG O
2
$ 1.790.000
$ 3.580.000
TOTAL $
16.157.000 Fuente: elaboración propia
NOTA: Estos precios son tomados de diferentes proveedores como Soluzioni, Mercado Libre, Claro
móvil y demás, están sujeto a cambio. Consultado el 9 de enero de 2021.
Tabla 9: Costo total del proyecto.
COSTO TOTAL
MAQUINARIA Y EQUIPO $ 16.157.000 82,28%
MANO DE OBRA $ 1.803.000 9,18%
MATERIALES DE CONSTRUCCION $ 1.677.000 8,54%
TOTAL $ 19.637.000 100,00%
Fuente: elaboración propia
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7.3.3. Distribución actual vs distribución mejorada, riesgos y soluciones.
Tabla 10: Riesgos y mejoras de la distribución actual vs la redistribución
Distribucion actual Distribucion mejorada
Rie
sg
o
Caidas
So
lucio
n
Se mejorará la ubicación de objeto, cableados y demás que obstruyan el paso de los profesionales de la instalacion.
Caidas de objeto
Se ubicarán de mejor manera las fotocopiadoras, los escritorios, los archivos, etc. Para evitar que caigan objetos pesados sobre la humanidad de los trabajadores. - eliminar papeles, desperdicios y obstáculos contra los que se pueda tropezar y que puedan suponer un riesgo de accidente laboral para los trabajadores.
Contactos electricos
Distribuir de mejor forma el cableado dentro de la oficina, señalizando lugares donde esta el circuito eléctrico
Fatiga mental Se harán pausas activas.
Fatiga postular
Dentro del presupuesto se agregó la compra de sillas, escritorio, mouse, teclados.
Incendio
Mejorar posiciones de toma corriente, computadores, fotocopiadoras, scanner
Golpes o choques con objetos inmóviles
Agregandole pocisiones a cada objeto para disminuir choques dentro de la oficina.
Fuente: elaboración propia
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8. CRONOGRAMA
Imagen 11: Cronograma del proyecto.
FASES
ACTIVIDAD
INIC IO DEL PLA N
DURACI ÓN DEL PLAN
DIAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
DIAGNOSTI CO
PLANTEAMIEN TO DEL PROBLEMA
1
3
IDENTIFICACI ON DE LAS CAUSAS
2
2
ESTUDIO FISICO DE LA PLANTA
2
2
FASE 1
LEVANTAMIEN TO FISICO DE LA PLANTA
4
1
DIGITACION EN REVIT
5
3
FASE 2
REQUERIMIEN TOS MUEBLES Y EQUIPO DE OFICINA
8
2
REQUERIMIEN TOS REMODELACI ON
8
2
REQUERIMIEN TOS DE HERRAMIENT A
8
2
Fuente: elaboración propia.
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9. PRESUPUESTO
El siguiente presupuesto no se encuentra vinculado con el presupuesto que
corresponde a la obra en general; sino al de la creación documental del mismo, las
horas fueron relacionas con las prestadas durante las prácticas profesionales.
Tabla 11: Presupuesto
Fecha martes, 26 de enero de 2021
PROPUESTA DE DISEÑO Y DISTRIBUCIÓN EN PLANTA EN LA OFICINA DE IMPUESTOS Y HACIENDA EN LA ALCALDÍA
MUNICIPAL DE PLATO MAGDALENA. Proyecto
Responsabl e
SERGIO DAVID PEÑA MONTES
Cliente ALCALDIA MUNICIPAL DE PLATO MAGDALENA
Ítems Concepto Hora
s Precio por
hora Total
1 Trabajo de
investigación 90
$ 4.000,00
$ 360.000,00
2 Digitalización de
planos 30
$ 120.000,00
3 Renderización 40 $
160.000,00
Total $
640.000,00 Fuente: elaboración propia.
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10. CONCLUSIONES Y LINEAS FUTURAS
La posibilidad de mejora y nueva distribución es una actividad en la que deben ser
tenidos en cuenta los individuos que se encuentran directamente relacionados con la
oficina, puesto que son ellos los que observan y visibilizan los inconvenientes y cuáles
serían las mejoras que optimizarían el trabajo en dicha área, en esta ocasión se hizo
una reducción del despacho de la secretaria de hacienda para generar más espacio al
apoyo de gestión, a los procesos de presupuesto y contabilidad, así mismo al espacio
de tesorería.
Después de realizar los análisis de distribución en plata de la oficina de Secretaria de
Hacienda en la Alcaldía Municipal de Plato Magdalena se puede concluir que:
i. La redistribución de la oficina de Secretaría de Hacienda de la Alcaldía Municipal
de Plato Magdalena no solo proporcionará un mejor flujo de comunicación, sino
que también logrará sintetizar el procesamiento de información administrativa.
Por lo que garantizará la seguridad, comodidad y satisfacción del personal
ii. Logrará implementar algunas prácticas que evitarán el riesgo para la salud y el
ambiente laboral, como lo es el distanciamiento entre el personal administrativo,
por lo que asegurará de manera óptima la fluidez de material y empleados. En
otras palabras, reducirá el índice de accidentes y crea un ambiente de trabjao
positivo
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iii. El estudio técnico muestra la viabilidad de este proyecto, el cual generara
mejoras en los procesos que se realizan dentro de la oficina de la Secretaría de
Hacienda
iv. La exclusión del almacén logra optimizar diversos procesos dentro de la oficina,
puesto que fue enviando a otra parte de la Alcaldía Municipal; justamente al
frente de la oficina de planeación, lo que tiene como finalidad la disminución de
riesgos laborales, aprovechamiento de los espacios para el mejoramiento de
flujo de información e intercomunicación, lo que haría más eficiente el trabajo
del personal de esa área.
v. Los empleados tendrán mayor motivación en el trabajo, ya que se hizo la
reducción de espacios en la oficina de tesorería para realizar el diseño de una
recepción dentro de la oficina, lo que generaría un mejor flujo de entrada y salida
de información dentro del espacio de la oficina de tesorería.
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BIBLIOGRAFIA
FORERO, Juan Diego y CARDONA Daniel. Evaluación económica de proyectos de distribución de planta. Proyecto de Grado para optar el título de Ingeniero Industrial. Cali, Colombia: Universidad Icesi. Facultad de Ingeniería. 2012.
VÁSQUEZ, Laura y RODRÍGUEZ, María Andrea. Guía para la Realización de
Proyectos de Redistribución de Planta en Cali. Proyecto de Grado para optar el título de Ingeniero Industrial. Cali, Colombia: Universidad Icesi. Facultad de Ingeniería. 2012.
RIVERA, L., CARDONA, L., VÁSQUEZ, L. & RODRÍGUEZ, M. (2012). Selección de alternativas de redistribución de planta: Un enfoque desde las organizaciones.
Revista S&T, 10(23), 9-2
VERGEL RAMÍREZ, John Jairo. Propuesta y análisis del diseño y distribución de planta Alfering limitada sede II. Proyecto de grado Ingeniería Industrial. Santa Marta: Universidad del Magdalena. 2009.